Эффективное планирование, или Как не превратиться в «Шурочку. Виды эффективного планирования

Оксана Клименко Ведущий тренер-консультант по проектному менеджменту, руководитель направления «Управление проектами» компании Just Consulting , г. Москва
Журнал «Новый менеджмент », № 11 за 2007 год

Что нужно делать для того, чтобы свой самый ценный ресурс — время — использовать оптимально? Как научиться планировать качественно и точно следовать намеченному? Какие навыки необходимы для успешного выполнения ежедневных планов?

Начнем с примера. Новый день руководитель компании встречает с надеждой успеть сделать все запланированное на сегодня, а если получится, то хорошо еще бы пару встреч в расписание втиснуть и позвонить важному партнеру, с которым давно собирался поговорить, да все никак не получалось. С таким оптимистичным настроем руководитель/топ-менеджер отправляется на работу. Он приходит в офис, погружается в дела и вскоре ловит себя на мысли, что сделать все задуманное сегодня будет весьма проблематично. Возникают срочные вопросы, требующие немедленных решений, и план меняется до неузнаваемости. Снежный ком дел превращается в лавину, времени катастрофически не хватает, и под конец рабочего дня руководитель, недовольный собой, переносит все, что не успел сделать сегодня, на завтра.

Бытует мнение, что если план не выполняется на сто процентов, то мы работаем неэффективно. Это один из весьма распространенных мифов о планировании, и, конечно же, он, как и все мифы, не претендует на достоверность. Прежде всего, нужно понять, что план — это не догма , а постоянно изменяющийся управленческий инструмент. Согласитесь, при резкой смене погоды, мы тоже порой испытываем отрицательные эмоции: то слишком жарко, то осень с дождями и ветром пришла не вовремя, то снег растаял раньше, чем нужно… Но погода все равно будет меняться — независимо от нашего настроения. И надо воспринимать это как данность. Так и с планированием. Чем спокойнее мы будем реагировать на необходимость постоянной корректировки планов и скорее признаем аксиомой то, что план в процессе исполнения меняется всегда , тем успешнее сможем его реализовать.

Классифицируйте все дела, которыми занимаетесь

Есть много способов эффективного планирования, о них написаны книги, статьи, по ним разработаны специализированные тренинги и семинары. Всему этому можно и нужно учиться. Известны также разные типы планирования, среди которых наиболее распространенные — стратегическое, тактическое и оперативное или текущее. Мы остановимся только на нескольких моментах оперативного планирования, заслуживающих отдельного внимания. Потому что именно ежедневные нагрузки и перегрузки в расписании руководителя вызывают наибольшее напряжение. Как этого избежать? Рассмотрим несколько классификаций, которые помогут руководителю более осознанно и четко осуществлять ежедневное планирование.

Один из способов планирования — по времени рабочего дня:

• утро (что нужно сделать в самом начале рабочего дня);
• день (задачи на первую и особенно вторую половину дня);
• вечер (вопросы, которые можно решить под конец или даже по окончании рабочего дня).

То есть все предстоящие на завтра дела группируются в три блока в зависимости от вашего личностного типа («жаворонок» вы или «сова»). Задачи, требующие значительных усилий, лучше решать тогда, когда ваша работоспособность самая высокая.

Следующий способ — по видам деятельности:

• письма;
• работа с документами;
• совещательная деятельность внутри компании (рабочие встречи, собрания и др.);
• совещательная деятельность вне компании (встречи и переговоры с партнерами, поставщиками, клиентами и др.).

Воспользовавшись такой классификацией при определении объема работы на следующий день, вы сможете, во-первых, оценить, дел какого типа получилось больше всего, и во-вторых — скорректировать их таким образом, чтобы устранить однообразие. В идеале, руководителю нужно выделить определенные часы на работу с письмами и другими документами и отметить их в рабочем расписании.

Можно также сортировать ежедневные дела по областям менеджмента:

• финансы;
• сбыт;
• производство;
• маркетинг;
• управление персоналом и т.д.

Перечень составляется в соответствии с видом бизнеса компании. Он (перечень) должен быть достаточно полным, чтобы ничего не забыть и все учесть. Что даст такое планирование? Во-первых, все предстоящие дела (проведение встреч и участие в них, составление и анализ документов) можно четко соотнести с областью управления и конкретными людьми, которые этими делами занимаются и отвечают за их выполнение. А это, в свою очередь, позволяет ставить задачи своим подчиненным — (скажем, подготовить необходимую информацию для встречи). Во-вторых, по истечении месяца можно будет, например, проанализировать, какой области уделяется достаточно внимания, а какой — меньше, и узнать причины. И, наконец, такой анализ позволит в будущем более равномерно и целенаправленно планировать свою работу.

С учетом того, что любой процесс проходит определенные стадии, можно выделить еще один вид классификации ежедневных дел — по стадиям процесса :

• инициирование (все дела, которые нужно начать, то есть инициировать);
• планирование (мероприятия, находящиеся в стадии разработки и требующие составления планов);
• исполнение (дела, которые реализуются сейчас);
• анализ (работа с документами, отчетами, а также решение других задач мыслительного характера);
• контроль (мероприятия, цель которых — проверка работы тех или иных подразделений и сотрудников, наблюдение за выполнением проектов и др.);
• завершение (дела, которые нужно закончить).

Теперь надо выбрать две классификации, наиболее для вас удобные и понятные, которые смогут стать для вас наиболее эффективными инструментами планирования рабочего дня.

Для примера рассмотрим сортирование дел по областям менеджмента и по стадиям процесса.

Составляем таблицу (см. ниже). В первую колонку вписываем стадии процесса, в первую строку — области менеджмента. В ячейках на пересечении располагаем предстоящие дела. Удобно также применять различные маркеры, отмечая мероприятия определенными буквами и цветами. Можно обозначать буквами желательное время дня: У — утро, Д — день, В – вечер. Можно разным цветом выделить приоритетность (красный — очень важно, желтый — важно, зеленый — менее важно).

Важно заполнять такую матрицу постепенно в течение дня, по мере возникновения задач. В готовом виде матрицу дел можно передать своему помощнику для внесения корректировок в расписание на следующий день или делать это самостоятельно. Таким образом, вместо хаотичного списка дел у вас получится структурированная таблица, удобная и наглядная. Останется только соотнести их с определенными днями и часами.

Возможно, вы выберете для себя два других вида классификации, более подходящих именно вам. В любом случае, планирование сразу в двух плоскостях дает гораздо больший эффект, чем составление обычного длинного списка дел, которые с трудом можно втиснуть в рабочие часы.

Совершенствуйте и развивайте навыки планирования

Не секрет, что для успешного планирования требуются определенные навыки. Это сосредоточение на главном, выстраивание логических цепочек, расстановка приоритетов гибкость мышления, работа с большим объемом информации, системное видение целостной картины и т.д. Если в течение дня в расписании происходят изменения, пригодится умение быстро и легко переключаться с одной темы на другую, подчас никак не связанную с предыдущей. В малых и средних компаниях можно наблюдать такую картину. Руководитель работает с документами, сосредоточив все свое внимание на отчете, содержащем важные финансовые показатели за определенный период. И вдруг в кабинет заходит, например, начальник отдела и, как в известной отечественной комедии, воздев руки к небу, взывает: «Шеф! Все пропало!». После чего, с трудом сдерживая волнение, говорит о том, что работа на грани провала, что изменить что-либо практически невозможно и что вся надежда на руководителя. Приходится за несколько секунд переключиться с отчета на отдел, проанализировать ситуацию и быстро принять эффективное управленческое решение.

Можно ли развивать в себе навыки текущего планирования, которые помогут справляться с непредвиденными изменениями планов? Приведем ряд простых упражнений, цель которых — научиться эффективно планировать и ориентироваться в процессе выполнения намеченных на день дел. Каждое из них занимает по времени несколько минут (можно выполнять их, например, в перерывах между сложными заданиями), и при более-менее регулярной тренировке вы сможете значительно повыситьсвою эффективность в сфере планирования задач.

Упражнение «Мишень». Это упражнение развивает способность концентрировать внимание на одном важном деле. На листе бумаги нарисуйте большую мишень — как в тире. Расположите дела предстоящего дня в произвольном порядке в кругах мишени, оставив точку в центре свободной. Более отдаленные по времени дела можно расположить на листе вне области мишени. Чем больше разных дел и мероприятий вы вспомните, тем лучше. Теперь смотрите в центр мишени и сосредоточьте внимание на каком-то одном деле. Удерживайте внимание на нем одну минуту. Затем переведите взгляд на другие записи, имеющиеся на листе, как будто вы наблюдаете со стороны, дав себе тем самым небольшой отдых. Снова смотрите в центр мишени, сконцентрировавшись на каком-то другом деле, тоже одну минуту. Таким образом, чередуя концентрацию внимания на одном с просмотром многих других дел, можно хорошо натренироваться в умении выделять главное и отбрасывать второстепенное, что позволит при планировании быстрее определять первостепенные и наиболее важные задачи.

Упражнение «Переключение телевизора». Эту простую и хорошо всем знакомую процедуру в психологическом контексте называют «синдромом кнопки». Мысленно представьте себе, что у вас в руках пульт от телевизора. Попробуйте «переключать» мысли с одной темы на другую — при каждом нажатии на кнопку воображаемого пульта. Выбирайте тот темп переключения, который вам удобен. Вначале можно это делать медленно, потом постепенно ускорять. Как вариант — можно чередовать длительность обдумывания дел. Главное — чтобы «кнопка на пульте» означала для Вас сигнал к переключению с темы на тему. Таким образом вы научитесь быстро переводить внимание с одного вопроса на другой, не застревая в одной теме надолго.

Упражнение «Свяжи слова». Творческие задания требуют от исполнителя гибкости мышления. Привычка мыслить стандартно — не лучший помощник для выработки оптимального решения и едва ли поможет добиться желаемых результатов. Креатив и спонтанность — столь же значимые составляющие эффективного мыслительного процесса, как логичность, и системность. Развивать такие навыки можно с помощью игры. Задание следующее: в паре слов, совершенно не связанных между собой, нужно найти нечто общее. Вначале можно составить список из пар слов (5-6 пар), затем, поочередно в каждой стараться находить общее. Например, «крокодил» и «линейка». Что между ними общего? Как вариант, — то, что они оба могут быть зеленого цвета. Такая тренировка развивает гибкость мышления и помогает успешно находить оптимальные варианты решения задач за минимальное время.

Упражнение «Дерево». Часто для того, чтобы правильно расставить приоритеты, нужно спланировать все дела по принципу важности или фундаментальности: основательные, на базе которых выполняются все остальные, и небольшие, но тоже необходимые. Нарисуйте на листе бумаги дерево — от корней до листьев. И распределите задачи следующим образом: корни — базовые, основные приоритетные дела; ствол — стратегические направления развития; ветви — мероприятия по областям менеджмента или отдельным направления бизнеса; листья — конкретные задачи.

Получив наглядное изображение информации, приступайте к дальнейшей работе — вносите уточнения, отбирайте персонал для работы по отдельным направлениям, для выполнения конкретных заданий и т.д.

Планируйте ежедневно, постоянно, развивайте свои навыки, совершенствуйте умения, изобретайте новые методы и способы. Пусть процесс планирования станет для вас позитивным и креативным занятием. Успехов вам в планировании и в бизнесе!

Календарь – один из эффективных инструментов планирования. Любая из нас, начав управлять временем, рано или поздно понимает – без календаря и ни туда, и ни сюда. Действительно, не зря еще в 4236 году до нашей эры древние египтяне сверялись с календарем и определяли, когда и как они будут обрабатывать землю.

В основе любого календаря лежат наблюдения: за солнцем или луной, за приливами и отливами. Но так как самую сложную работу за нас уже сделали, разбив время на сутки, недели и месяцы, займемся делами попроще. Мы будем наблюдать за собой и составлять свой календарь!

Календари бывают разные…

Один из первых календарей, встречающихся в системе флай, это «Семейный Календарь» . Вещь нужная и полезная! Конечно, ваша память превосходна, но лучше записать дни рождения родственников и другие памятные даты вашей семьи. Семейный календарь поможет каждому помнить о разных датах, поэтому важно, чтобы он был общедоступным. Если есть возможность повесить такой календарь на холодильник или стену, мимо которой ежедневно ходят все родственники, то без лишних напоминаний каждый из них сможет планировать время с учетом семейных традиций. Да и вовремя вспоминать про подарки будет легче.

Другой тип календаря – ежедневник ! О нем мы поговорим сегодня. У вас конечно уже есть «Контрольный журнал», он составлен, изредка дополняется новыми заметками, но носить с собой его неудобно.

Для ежедневного планирования я использую календарь-ежедневник, но не датированный. Мне пришлось не один год проверять на прочность планирование с ежедневником, чтобы определиться с лучшим вариантом. Вам тоже следует экспериментировать, наблюдать и пробовать. Я покупала ежедневники с датами А5 формата, покупала большие тетради и альбомы и чертила в них неделю, пробовала маленький блокнотик – в каждой системе меня что-то не устраивало и мешало работать.

Три на три!

Наиболее приемлемый вариант получился после применения системы три на три. Идея заключается в том, чтобы:

• Каждый месяц года разбить на три составляющие: месяц, неделя, день.
• Каждый день представить состоящим из трех частей: утро, день, вечер.
• Помнить, что жизнь состоит из трех сфер: работа, семья-дом, личное время.
• Каждый день ставить ОДНУ цель в каждой из сфер, т.е. планировать три обязательных дела.

Месяц –неделя – день

Для такой системы очень удобны ежедневники без дат. На первом чистом развороте я черчу месяц. Процесс может показаться трудоемким, но сложности возникают только первый раз, дальше все значительно проще.

Начертив весь месяц, я стараюсь прикинуть дела обязательные в этом месяце. Согласитесь, «взрослые» дела достаточно сезонны, и как бы мы ни пытались готовить сани летом, кое-что перенести никак нельзя. Я вношу даты рождения родственников и друзей, записываю, когда надо отправить поздравительные открытки, отмечаю походы к стоматологу, день, когда точно надо оплатить счета, дни отчетов по работе, в общем, все то, что произойдет в месяце грядущем.

Следующий разворот посвящается неделе. Сюда, но уже более подробно вношу обязательные на этой неделе дела: как в будни, так и на выходные.

Дальше начинается самое интересное. Свой день я представляю разделенным на три части: утро, день и вечер. Ночь в этой схеме не учитывается, т.к. я предпочитаю ночью спать, но для сов, возможно деление на день, вечер, ночь. Важно определить какие именно дела вы собираетесь делать, и в какое время суток. Не вызывает сомнений – некоторые дела перенести никак не возможно. Например, я обязательно хожу на базар три раза в неделю, но чтобы купить все необходимое именно у нужной хозяйки вставать следует очень рано, а на базаре быть часам к 7 утра. Разместив обязательные дела по времени, я занимаюсь расстановкой целей.

Не секрет, жизнь каждой женщины вписывается в трио: работа, дом-семья, «я-любимая». Также не секрет, обычно только одной сфере уделяется должное внимание, какая-либо вторая хромает, иногда даже на две ноги, а третья… да, что уж тут вспоминать, третья почти отсутствует. Вот тут-то поможет постановка целей по сферам жизни. На каждый день недели я определяю три обязательных дела, по одному для каждой сферы. Три дела, без свершения которых день будет прожит не полностью! Главное, помнить – нельзя откладывать выполнение дел из какой-либо сферы, вы достойны прожить каждый день жизни полноценно!

Итог

Каждый вечер, минут пять, уделяю анализу дня прошедшего и планированию дня следующего, не забывая сверяться с делами, запланированными на весь месяц. Это очень важно, ведь сначала тяжело контролировать все дела сразу. Если мне сложно придумать дело дня в какой-либо сфере, я пользуюсь «списком отложенных дел». Он очень выручает при постановке целей, и незаметно исчезает при регулярном использовании этого метода.

Каждую неделю я делаю 21 дело, а это не так уж и мало!

Здравствуйте, дорогие друзья!

В сегодняшней статье мы поговорим о самом ценном, что есть в нашей жизни. О том, что используется незаметно, отдается даром или проводится с пользой. Нам часто его не хватает и даже двадцать четыре часа в сутки, кажутся нам минимумом, который не в состоянии удовлетворять все наши . Так что, узнали? Да-да, речь пойдет о времени. Как вместить в свой день все необходимое?

Что нужно для того, что бы маневренно использовать минуты для достижения максимального эффекта ? В сегодняшнем материале вы сможете найти полезные инструкции и способы контроля стрелок циферблата. Эффективное использование времени — это тот инструмент, без которого не обойтись современному человеку в не менее современном мире.

Что такое время?

Время - это иллюзорное и совсем немаленькое напоминание о том, что жизнь быстротечна. Его можно увидеть на фотографиях, с ним можно познакомиться в зеркале, его можно узреть, посмотрев на своих детей, отметив то, как же быстро они растут.

Каждый день, как огромный супермаркет, без скидки и акции предлагает нам новые двадцать четыре часа для реализации себя в пространстве. Мы либо используем время эффективно, либо наблюдаем за происходящим. А вы все успеваете за день? У большинства из нас нет гувернанток, прислуг и поваров.

Колоссальное количество времени поедает быт, работа и маниакальное желание все успеть: учеба, дом, работа, встречи с друзьями, не забыть навестить родителей и бабушек, выбрать подарок ко дню рождения любимого человека и т. д. Ситуации и жизненные обстоятельства иногда наваливаются на нашу голову и с треском проваливают крышу, которая уже чуть-ли не едет от суматохи невыполненных дел.

Часто ли вы ощущали надобность в помощнике или очередном гаджете, который упростит вашу жизнь?

Мой персональный помощник

Современные гаджеты отменный повод освоить новинки и прибегнуть к электронной помощи . На сегодняшний день их число растет как грибы и радует самых избалованных и изощренных покупателей. Органайзеры, планшеты, записные книги - все это создано для того, что нам с вами жилось проще. Приложения, которые за считанные секунды устанавливаются на телефон, с радостью и не унылым оповещением, будут помогать вам планировать свое время и не забывать то, что их маленький, искусственный мозжечок забыть не сможет, даже если бы ему захотелось.

Человек по своей натуре существо и делает все для того, чтобы количество приложенных усилий оправдалось на 100%. Но иногда, когда время и так не подчинено нам и выскальзывает сквозь пальцы, выделить десять минут для того, чтобы описать все нужное в приложении или сделать заметки в блокноте кажется просто непосильной задачей. Знакомо, не так ли?

Есть верный способ справиться со сложившейся ситуацией и временным хаосом. В роли Чипп и Дейла выступает планирование своего собственного дня.

Как научиться планировать свой день?

Планирование - это то, о чем нам часто говорили родители в детстве. Четкое разделение задач, их построение и структурирование, играет роль хорошего и качественного блокатора неупорядоченности. Ведь вспомните, сделал уроки - пошел на прогулку, выгулял собаку, вынес мусор или помыл посуду — можешь посмотреть любимые мультфильмы.

Сделал дело, гуляй смело!

Теоретически ничего не изменилось, за исключением того, что прошло время, мы повзрослели и привыкли решать свои проблемы ситуативно. То бишь то, что уже навалилось на нашу и без того замученную головушку. Как с этим быть? Как бороться?

Как правильно организовать день и выбрать стратегию планирования?

Наверняка, каждый перед сном или с утра думает о том, что нужно сделать и когда это лучше всего внедрить в свой тайм-менеджмент дел. Планировать свой день можно по-разному. Научившись это делать на краткосрочную перспективу дня, можно смело переходить к планам на неделю, месяц и года.

Таким образом, каждая минута вашей драгоценной жизни не будет проведена впустую.

Умение расставлять приоритеты - приобретаемый навык, который так нужен нам для того, что бы грамотно распределять нагрузку.

Планирование условно можно разделить на два пункта:

Краткосрочное планирование

Все то, что вы как СуперМен, можете изменить или скорректировать на протяжении суток.

Краткосрочное планирование - это уникальный способ выгодно распределить энергозатратные действия для решения повседневных дел и удачно лавировать в их перестроении, подвижке для оптимального достижения количества выполненных пунктов.

Краткосрочное планирование включает в себя составление списков дел или задач, которые вы хотели бы выполнить завтра, сегодня или в течении часа.

Долгосрочное планирование

Планировать на более длительные временные дистанции можно научиться с помощью данного пункта. Вы хотели поехать в отпуск летом? Выжить после глобального ремонта гостиной? Распределите время и силы с умом. Долгосрочное планирование включает в себя краткосрочное и одно не может исключать второе.

Спешу прописать один важный совет. В планировании нет место условностям. Очень важно анализировать каждую маленькую деталь , одаривая ее властью. Картина вашего времени, сложена из маленьких пазлов и если нарушить гармонию, шедевра в результате не будет. Разберем на примере.

Долгосрочное планирование: сделать ремонт в гостиной. Казалось бы, что не понятного? А давайте копнем глубже и заметим весь объем айсберга. В своем гаджете или блокноте, вам потребуется разукрупнить пункт подетально, с учетом времени, места и события.

Например, сделать ремонт в гостиной до конца 2016 года:

• выделить бюджет (10.000 у.е.)
• найти дополнительный доход в размере 400 у.е. ежемесячно
• проработать интерьер с дизайнером до сентября 2016 и т. д.
• определиться со стилем ремонта

Каждый пункт можно делить на детали до бесконечности или вашего полного удовлетворения тем, что все лаконично, просто и понятно . И в итоге, цель будет достигнута. Миссия выполнена! Вы - молодец.

Планирование дня и с чего начать?

Как правильно составить план на день, спросите вы? Не обойдусь без совета. Отменно работает стратегия планирования в том случае, если вы сложные задачи будете выполнять первостепенно. Часто мы не хотим сразу окунаться в омут с головой и выполнять не приятные, не интересные или нудные дела, оттягивая такое удовольствие на вечер.

Результативность работы нашего мозга под закат солнца, менее эффективна нежели с утра. Поэтому, наберитесь терпением и решите глобальные вопросы тогда, когда ваше серое вещество максимально эффективно, то есть утром.

Отлично данная тактика применима в организации рабочего дня. Если вас уже ждет аврал, как можно скорее выделите самые сложные и нужные задачи, для победного их решения с криком «Банзай!». Таким образом, вы освободите свой день от ненужных переживаний и сможете с удовольствием похвалить себя, отметив данный пункт как выполненный.

Планирование и его виды, рассчитаны на то, что в скором будущем вы станете настоящем повелителем времени своего дня, а тем самым и жизни. Ежедневно работая в своем приложении, гаджете или органайзере, вы взрастите полезную привычку, которая сможет стать поводом быть лучше завтра нежели вчера.

Достижение результата напрямую зависит от вас и от вашего желания контролировать свое время и проживать максимально ярко и результативно каждый свой день. Действие ради действия без - пустое содрогание пространства. О чем мечтаете? ?

Расписав все шаги по этапам, вы с радостью отметите то, что в вашей голове это казалось намного страшнее и объемней, нежели в электронном экране или листе блокнота. Шаг за шагом, выполняя задачу за задачей, ваша успеваемость и оперативность повысится, а хаос, неупорядоченность и страх прямо пропорционально снизятся.

На этом, пожалуй, я закончу свои эпичные мысли и оставлю вас один на один с осознанием времени и его силы. Надеюсь, минуты, что мы провели с вами вместе, принесут пользу, а советы представленные в этой статье, помогут справиться с потоком задач, учет которых вести легко и просто.

Дорогие друзья, подписывайтесь на обновление блога, в комментариях расскажите о том, как планируете свое время вы? Порекомендуйте его друзьям в социальных сетях для прочтения и да будет нам с вами запланированное счастье!

До скорого на блоге elenarou. Пока пока.

Продуктивность и результативность работы, напрямую зависит от правильного формулирования поставленных задач и их выполнения, поэтому здесь играет ключевое значение. В первую очередь, нужно знать, что планирование – это осуществление определенных рабочих моментов, выбор временного промежутка для их реализации, и непосредственный контроль результатов. Данные аспекты очень важны, и имеют некоторые нюансы. Если их знать, тогда вы сможете достичь максимальной эффективности при выполнении дневного плана.

Постановка задач

Главным моментом в формировании ежедневного плана, является верная постановка задач. Необходимо не только выделить время для их решения, но и правильно определить каждую из них. Многие люди довольно банально прописывают пункты для плана: провести встречу или собрание, сделать презентацию, подготовить отчет и тд. Все эти задачи нацелены на процесс, а не на результат. Однако, чтобы достичь эффективного планирования , нужно озвучить постановку задачи. К примеру, существует надобность пополнить штат еще одним работников, данная цель прописана в плане на определенный день и имеет следующую формулировку: «провести 3 собеседования». Вместо этой распространенной фразы, следует писать: «нанять одного человека». Если после проведения собеседований, наниматель так и не нанял нового работника, значит поставленная цель осталась не достигнутой. Такой подход к поставленной задаче позволит отметить, был ли достигнут план за отведенной на это время, и какой результат был получен. Помимо этого, вы сможете проанализировать личную эффективность.

Правило Парето и расстановка приоритетов

Многие полагают, что определение приоритетности задач – это ключ к эффективному планированию . Однако, давайте проанализируем, так ли это на самом деле? В этом нам поможет правило Парето, которое звучит следующим образом – 80% результата дает 20% усилий. Зачастую подобный принцип встречается в бизнесе, так, например, 20% сотрудников в состоянии принести 80% пользы или 20% усилий, могут дать 80% прибыли. Становиться понятным, что стоит все усилия сконцентрировать на выполнении этих 20% задач.

Однако предугадать, какие именно усилия войдут в данные 20%, как правило, очень сложно или практически невозможно. Система приоритетов подразумевает наличие навыков эффективного планирования, то есть умение определять важные задачи от менее существенных. Человек прилагает максимум усилий, чтобы сделать все дела, которые якобы кажутся приоритетными и значимыми. В результате он выполняет только некоторую часть из плана.

Согласно , лишь 20% данных задач, способны принести наибольший результат. А так как 20% от общей части – это не много, чем 20% от общих дел, поэтому наибольшего результата добьётся тот человек, который делает все дела из плана, а не ограничивается значимыми задачами. Ключевой вывод из ориентированное на эффективное планирование – это обязательное выполнение всего, что было изначально запланировано. В таком случае, 100% объем плана будет сохраняться, а значит те задачи, которые способны принести максимум результата, будут наверняка выполнены.

Планирование рабочего дня

Грамотное планирование – это ключ к выполнению 100% го объема задач. Оно должно быть систематическим и охватывать определенный временной промежуток. К примеру, каждый вечер удобно составлять план на завтрашний день. Затраченное время на процесс планирования, не столь важно. Существенно, чтобы оно было конкретно определенно и постоянно осуществлялось. При эффективном планировании важно учитывать масштабные события и те, которые повторяются регулярно. Это может стать основой плана, а остальные дела просто будут привязываться к нему. Не забудьте при составлении плана оставлять незначительные временные «окна» на случае, если одна из задач потребует большего времени на выполнения. Так не произойдет накладки, и вы сможете все дела выполнять вовремя.

Навыки стратегического планирования предполагает правильную оценку своих сил. То есть объем установленных задач, должен соответствовать действительным возможностям. Чтобы оценить свою результативность, нужно постоянно контролировать выполнение всех пунктов плана. Так вы сможете увидеть, какие задачи постоянно не реализуются, почему это происходит, и в чем заключается сложность. В итоге, вы выявите причины низкой эффективности.

Итак, подводя итог, эффективное планирование рабочего процесса подразумевает грамотную постановку задач, систематическое составление плана, обязательное выполнение всех установленных дел и анализ собственной деятельности.

Наверняка с вами бывает так, что в конце тяжелого дня вы чувствуете себя опустошенным не из-за того, что устали, а потому что не достигли ни одной существенной . У каждого из нас имеются оправдания этому: бесконечные встречи, частые отвлечения, срочные дела. Но результат один и тот же - вы не успели сделать ничего из того, что заранее запланировали. Так как же научиться планировать свои дела так, чтобы у вас оставалось время на все – важные задачи, семью, развлечения?

Важность планирования

Если вы планируете эффективно и с умом, то это умение позволяет вам:

• Понимать, за какое время реально достичь определенной цели.
• Убеждаться, что у вас есть достаточно времени для выполнения самых важных задач.
• Планировать время на случай непредвиденных обстоятельств.
• Избегать брать на себя такое количество дел, которые вы не сможете выполнить.
• Упорно работать над своими личными и карьерными целями.
• Иметь достаточно времени на семью, друзей, саморазвитие и хобби.
• Достигать .

Время нельзя купить или замедлить, зато его можно потратить впустую и сожалеть о прошлом. Планирование помогает получать удовольствие от настоящего и стремиться преуспеть в будущем.

Как планировать свое время

Многие вещи лучше всего делать прямо сегодня и сейчас, однако начать планировать лучше всего в начале недели или месяца и делать это регулярно. Впрочем, если вы фрилансер, то можете начать сейчас.

Существуют сотни самых разных методик и приложений, которые позволят вам эффективно планировать свое время. Например:

• Wunderlist
• Trello
• Todoist
• Any.do

Эти сервисы удобны, они позволяют вводить легко данные, получать обратную связь в виде графиков и дополнительной информации.

Определите доступное время

Наверняка у вас есть дела, которые вы делаете каждый день и тратите на них определенное количество времени. Есть соблазн включить и его, но будьте реалистами - вам нужно планировать свободное время. Заранее решите, сколько свободного времени потратите на работу, сколько на саморазвитие, а сколько на здоровье, семью и развлечения.

Распланируйте основные действия

Какие действия вам обязательно нужно совершить для того, чтобы гарантированно сделать свою работу хорошо? Исходите именно из этого, не делайте ее плохо, не забирайте это время.

Определите дела с высоким приоритетом

Именно эти дела должны быть на первом месте для вас, что совсем не обязательно означает делать их в первую очередь (для них может быть определенное время, не зависящее от вас). Это значит выделить время для тщательной подготовки.

Например, ваш главный приоритет - изучить за год. Вы записались на курсы и трижды в неделю вам нужно быть в определенном месте с шести до восьми часов вечера. Вы не должны пропустить ни одного урока, позаботиться о том, чтобы не опаздывать на курсы и делать все домашние задания, если они есть. Это ваш главный приоритет. Помните также, что одного посещения курсов будет недостаточно, потому что высоких результатов человек достигнет только когда будет вплетать новый навык в свою повседневную жизнь. В случае с английским это означает читать книги и смотреть фильмы на этом языке. Вы можете делать это не каждый день, но ходить на курсы и быть на них подготовленными обязаны.

Планируйте время для непредвиденных обстоятельств

Типичная ошибка новичков в планировании - думать, что все пройдет именно так, как запланировано. В нашем мире подвести может кто и что угодно: люди, обстоятельства, погодные условия, валютный курс, политика государства, собственный организм. Поэтому будьте мудрее и выделяйте несколько часов на всякий случай.

Распланируйте дискреционное время

Дискреционное время - это время, которое остается между вашими заданиями в том случае, если вы их выполнили раньше, чем предполагали. А также это сознательно выделенный период времени, во время которого вы хотите достичь целей. Все зависит от ваших ценностей и приоритетов. Для некоторых людей это может быть прочтение книжки или просмотр фильма.

Анализируйте свою деятельность

При планировании будет недостаточно пытаться успеть сделать все дела. Вам понадобится искать возможно вечный баланс. Даже самые успешные люди являются крайне гибкими при планировании - они , свой организм и его возможности для того, чтобы с каждой неделей совершенствовать свой список дел. Также вы можете делегировать свои обязанности, просить о помощи и отправлять задачи на аутсорсинг.

Для более глубокого понимания планирования, пройдите курс по . В нем вы сможете узнать о его основах, а также выбрать методику, подходящую именно вам.

Желаем вам удачи!