Как избавиться от нехватки времени. Как справиться с нехваткой времени

Нехватка времени – дефицит временного ресурса, который проявляется в том, что человек многое не успевает.

Причины

Специалисты по тайм-менеджменту считают, что проблема вовсе не в нехватке времени. В чем же тогда?

Важность . Времени всегда не хватает на важные дела. Ведь если бы мы не успели что-то малозначительное, то даже не заметили бы этого. Вывод – необходимо правильно распределять дела на срочные и важные, терпящие отлагательств и вообще бесполезные.

Совет : Используйте матрицу Эйзенхауэра для правильной расстановки приоритетов. Тогда все важное вы будете успевать, а неважное не принесет вам никаких неприятностей и душевных страданий.

Объемы . Планировать мало так же плохо, как планировать много. И вот почему. Если вы наметили мало дел, вы нерационально отнеслись к драгоценному ресурсу – времени. Конечно, вы довольны выполненным планом, но если план ничтожен, очень трудно испытывать радость от его реализации. С другой стороны опасно планировать слишком много. Ведь физически невозможно переделать десятки дел за день, как бы сильно вы ни старались.

Совет . Планируйте адекватно своей скорости работы и другим обстоятельствам. Для этого проведите хронометраж , который покажет, куда уходит время. С этой же целью можно воспользоваться системой учета времени Любищева . В соответствии с полученными данными вы сможете более адекватно планировать свое время и успевать реализовывать свои планы.

Эмоции . Очень часто сосредоточиться на выполнении важных задач нам мешают эмоции. Кому-то не дает покоя утренняя перебранка с мужем, кого-то мучает мысль, что он слишком мало зарабатывает. А еще нас отвлекают чужими проблемами через аську, социальные сети, телефонные звонки (привет подружкам).

Совет . Научитесь отгораживаться от посторонних мыслей и мешающих вам людей. Поймите, что прямо сейчас ваша задача состоит в другом, а эмоциями делу не поможешь. Устраните все, что может отвлекать вас от выполнения нынешней задачи, успокойтесь и попытайтесь сосредоточиться. Поймите, что сумма, указанная в расчетном в конце месяца, гораздо важнее, чем очередная (уже третья в этом месяце) ссора вашей подруги Светы с ее бойфрендом. По крайней мере, для вас.

Неумение говорить «нет» . Очень часто решать наши собственные задачи и добиваться целей нам мешают люди, которым мы так и не научились говорить «нет». Только вы собрались засесть за важную статью, как забегает коллега, которая просит «одним глазком» взглянуть на список вопросов к интервью. Вы начинаете читать, обсуждать, втягиваетесь в долгую беседу, и это «минутное дело» отрывает вас от работы на целый час. А там уже и до обеда недалеко. Время упущено, голова уже «несвежая». Словом, неумение сказать «нет» привело к тому, что ваша работа пострадала из-за чужой проблемы, к которой вы не имеете никакого отношения.

Совет . Говорить «нет» может не каждый. Гораздо проще сказать «давай через часик» или «зайди, пожалуйста, после обеда». А сами занимайтесь тем, что важно для вас прямо сейчас.

Рутинная работа . Очень часто сосредоточиться на важном, главном мешает большое число мелких рутинных заданий. Все их можно выполнить быстро – в этом как раз и состоит ваша ошибка, когда вы решаете вначале «переделать мелочь», чтобы она «на вас не висела». В результате уходит драгоценное время, на важную сложную работу не остается ни времени ни сил.

Совет . Во-первых, старайтесь делать рутинную работу как только она появилась. Это значит сразу отвечайте на письма, записывайте в телефонную книгу нужные номера телефонов, передавайте информацию коллегам и т.д. Во-вторых, для рутинных дел используйте образовавшиеся интервалы времени. Допустим, до конца рабочего дня осталось 40 минут. Ни на что серьезное сил, разумеется, уже нет. Вместо того, чтобы весело болтать с коллегами по кабинету, используйте это время как раз для мелких дел. Тогда они не будут у вас накапливаться и занимать драгоценное время следующего дня.

Мотивация . Очень вероятно, что вы слишком долго «раскачиваетесь» и работаете медленно из-за низкой мотивации . Возможно, вы «засиделись» в этой должности или считаете, что вам «не доплачивают». Выходит, что вы зря «просиживаете штаны» на работе. Во-первых, вы ничего не делаете для того, чтобы решить проблему низкой мотивации (не ищете новую работу, не пытаетесь добиться прибавки и т.д.). Во-вторых, из-за того, что вы не стараетесь, вы не можете достичь «потолка заработной платы» даже в этой должности.

Совет . В данном случае проблема заключается вовсе не в нехватке времени. Вы должны либо что-то сделать для изменения ситуации, либо перестать жаловаться и смириться, а также делать все от вас зависящее на нынешнем месте работы.

Как все успевать?

Обозначьте личностные ценности. Другими словами, решите, что для вас более важно. Не отступайте от своих ценностей – поставьте на их основе цели. Пусть дела, приближающие вас к поставленным целям, всегда выполняются в первую очередь.

Планируйте день , неделю, месяц, если умеете – год и больше.

Записывайте все важное, чтобы не забывать и не ввергать себя в состояние цейтнота , аврала.

Начинайте свой день с главных дел, мелкие же вопросы решайте между делом.

Делегируйте, если у вас есть такая возможность. Если не получается делать это на работе, делегируйте в других сферах – например, дома. Если ваши домочадцы все уши прожужжали вам про то, что хотят тот самый вкусный торт, который вы делали два месяца назад, пусть уберут в квартире. Ни при каких обстоятельствах не увеличивайте объем времени, выделенный на домашние дела. Пусть он остается фиксированным. В жизни есть вещи намного важнее, чем сладость, которую слопают за полчаса.

Стелите соломку. Народная мудрость гласит: знал бы где упадешь, соломки подстелил бы. Вот и вы стелите соломку по мере возможности. Это значит всегда продумывайте не только план «А», но и план «Б», страхуйтесь (даже если вас называют перестраховщиком), тщательно собирайте полезную информацию. Пусть на каждый случай у вас будет продуман запасной вариант.

Наведите порядок на столе , в документах , на рабочем столе компьютера. Во многих случаях это облегчит вам работу.

Если вам не хватает времени на большую, сложную работу (вас постоянно отвлекают и т.д.), научитесь разбивать ее на части. Что-то можно сделать утром, до планерки, что-то отложить на после обеда. Слона всегда легче есть по кускам. То же самое касается и домашних дел. Если мыть посуду сразу, а не складывать ее в раковину, вам не потребуется на уничтожение груды тарелок целый час. Если вы не терпите генеральных уборок , наводите порядок по 20 минут каждый день. Это освободит ваши выходные для действительно приятных дел и позволит как следует отдохнуть вместо того, чтобы потратить физические и моральные силы на домашнюю работу, после которой не хочется идти ни гулять, ни в гости, ни в кино.

Не тратьте время на ерунду. Может оказаться, что ваша личная результативность сильно страдает из-за привычки часами зависать в аське или вконтакте. Согласитесь, это несерьезно. Особенно для человека, который хочет жить успешно и интересно.

Многим на сегодняшний день знакома проблема, связанная с нехваткой времени. Эффективно использовать собственное время можно только тогда, когда известны ответы на два важных вопроса. На что расходуется время? Почему времени не хватает?

Причин нехватки времени много, они имеют тесную взаимосвязь между собой. Примером может служить ситуация, когда Вы не организовываете работу, не планируете заранее свой рабочий день, следствием будет нехватка времени. А вот обратная ситуация: Вы ощущаете нехватку времени, не планируете рабочий день, Вы спешите, стараетесь выполнить все дела одновременно, хватаетесь за всё сразу. Видно, что получается замкнутый круг. Выбраться из такого замкнутого круга поможет планирование собственного времени. Вот тут-то и необходимо знать, на что Вы расходуете время и выявить основные причины, ведущие к дефициту времени.

Возможные причины дефицита времени

1. Большое количество срочных, рутинных заданий, дел. Зачастую работа по этим делам отнимает много времени.

2. Чрезмерная суетливость в делах. Суетливость может быть следствием импульсивности, особенностей человека, а может быть и результатом плохой организованности дня.

3. Отсутствие мотивации труда или слабая мотивация туда. По этой причине происходит зарождение низкой производительности труда, а отсюда и нехватка времени.

4. Работы не распределены по степени их важности, либо же распределены, но неконкретно, нечетко. Отсюда желание заняться более простыми, легкими делами, не обращая внимания на степень их важности. Как следствие - нехватка времени на решение важных, основополагающих задач.

5. Непредвиденные, обусловленные некачественным планированием дела. Например, непредвиденные посетители, телефонные звонки, дела, за которые Вы беретесь, не имея смелости сказать «нет». Все эти, казалось бы, мелкие дела занимают большое количество времени, которое должно быть потрачено на запланированные важные дела.

6. Спешка. Решая дела в спешке нельзя хорошо сконцентрироваться, сосредоточиться на выполняемой в данное время задаче. Спеша, Вы постоянно сбиваетесь и вместо того, чтобы пойти по наиболее рациональному пути, идете по пути, который первым придет Вам на ум. Это не очень хорошая тенденция.

7. Регулярная работа на дому. Задачи, решаемые Вами на работе, относятся в первую очередь к интеллектуальной деятельности. Рабочий процесс, не завершившись в рабочее время, плавно перетекает в Ваше личное свободное время. Вместо того чтобы организм отдохнул, он тратит энергию, происходит интеллектуальный труд. Следствием может стать хроническая усталость, то есть потеря работоспособности, потеря здоровья.

«У меня на работе аврал!», «По делам полный завал!», «Я живу в постоянном цейтноте!» – сколько раз в неделю вы произносите одну из подобных фраз? Или, возможно, состояние абсолютной нехватки времени стало для вас постоянным и неизбежным? Успокойтесь! Да, время не имеет цены, да, его всегда не хватает, но в ваших силах решить эту проблему хотя бы отчасти.

Начало начал

Мудрые говорили, чтобы изменить положение вещей, надо изменить свое отношение к ним. Выздоравливает только тот, кто в это верит, становится богатым лишь тот, кто к этому готов, а умело управляет своим временем исключительно тот, кто способен изменить подход к работе.

Любое дело начинайте с организационных моментов. С вечера спланируйте свой день, соберите необходимые вещи и документы, подготовьте все данные, в конце трудового дня наведите порядок на рабочем месте. Мелочи? Но посчитайте, сколько времени пропало даром оттого, что вы забыли о назначенной деловой встрече, не захватили из дома важный документ, полдня проискали в завалах на рабочем столе стикер с телефоном клиента. Самоорганизация – первый шаг на пути борьбы с нехваткой времени.

Ключевые моменты

Бывали ли у вас ситуации, когда вы вот-вот закончите крупный проект, но начальник слезно просит вас о том, чтобы параллельно взять на себя обязательства по другому проекту, или коллега умоляет помочь ему с «самым важным» для него (!) делом? В конечном итоге, вы срывали по срокам практически оконченный и блестяще, но почти выполненный, проект, не успевали помочь коллеге и получали нагоняй от руководителя за некачественную работу. Как этого избежать? Ответ прост – выучите всего 3 буквы и повторяйте их каждый раз, когда это необходимо. Эти 3 буквы «Н», «Е» и «Т». Понятно, о чем идет речь?

Вам дали задание, которое по вашим подсчетам займет часа два? Значит, установите срок в три часа и ни в коем случае не соглашайтесь сдать работу досрочно. Иначе вы рискуете попасть в ситуацию, когда из-за непредвиденных форс-мажоров ваш рабочий график будет сорван, а задание так и не выполнено. Ваше кредо – оставлять время про запас.

Научитесь расставлять приоритеты. Начинайте рабочий день с выполнения наиболее важных, сложных и масштабных дел. Просмотреть контракт вы успеете по дороге домой, звонок в отдел кадров займет 15 минут, уборку же рабочего места, как мы уже договорились, откладывайте на конец дня. Мелкие поручения, отвлекающие вас от выполнения сложной задачи, должны стоять в последних рядах списка дел.

Не делайте сегодня то, что можно отложить на завтра. Парадокс? Именно в нем и состоит еще один секрет борьбы с «пожирателями» времени. Вы работаете над срочным проектом – значит, электронную почту можно просмотреть и попозже. Не отвлекайтесь на мелочи, сосредоточьтесь на главном.

Планируйте все и всегда: от того, что вы собираетесь надеть на деловую встречу, до списка архиважных дел на сегодня. Вам не нужен поминутный план, от которого нельзя отклониться, но базовый стержень в любом случае должен быть. В течение дня сверяйтесь со своим планом, внося корректировки и делая пометки сразу же, не откладывая на потом, иначе вы обязательно об этом забудете.

В послеобеденное время частенько клонит в сон, и как только вы ни стараетесь сосредоточиться на работе, цифры уплывают куда-то вдаль, а буквы начинают рисовать немыслимые узоры? Если сил закончить старое или начать новое нет, посвятите время получению полезных знаний: полистайте справочник, просмотрите новости и, наконец, проверьте почту.

В заключении

Не берите на себя слишком много обязательств и никогда не делайте за зря чужую работу!

Ну что, все начали удивляться, откуда у вас столько свободного времени? Значит, вы усвоили изложенные уроки!

В XIV столетии появились часы, и мы превратились в пленников времени, которое стало контролировать все сферы нашей жизни. Время превратилось во врага.

Мы стараемся выжать из отпущенного нам времени все, что можно. Однако, возможно, все наоборот: это время выжимает из нас все силы.

Бег по кругу циферблата

И вот уже 700 лет мы стараемся выжать из отпущенного нам времени все, что можно. Однако результаты современных исследований говорят о том, что, возможно, все наоборот: это время выжимает из нас все силы.

Ощущение хронической нехватки времени - это, возможно, болезнь, причем такая же распространенная, как обычная простуда, и столь же вредная для организма, как хронический стресс . Ощущение, будто ты попал в тиски времени, становится причиной многих, если не всех, симптомов стресса, в том числе повышения частоты сердечных сокращений и кровяного давления, бессонницы, приступов беспричинной тревоги, мышечного напряжения и постоянной раздражительности. Подавляющее ощущение того, что время подгоняет, заставляет спешить и наши собственные биологические часы, что ведет к преждевременному старению и может стать причиной преждевременной смерти.

К чему приводит гонка за временем?

Попытки угнаться за временем могут:

Нарушить работу сердца: исследования показали, что у людей, одержимых нехваткой времени, вероятность инфаркта вдвое выше, чем у людей спокойных и менее зависимых от времени;

Усилить выработку таких гормонов, как адреналин, которые способствуют повышению мышечного напряжения и содержания в крови холестерина и других веществ, сужающих просвет артерий, что увеличивает вероятность сердечно-сосудистых заболеваний;

Нарушить нормальное питание. Жизнь «на бегу» обычно сопровождается таким же стереотипом питания, а когда вы торопитесь, то чаще всего «на бегу» хватаете сладости, чипсы, гамбургеры, выпечку и тому подобную еду, перегруженную жирами и холестерином;

Снизить эффективность иммунной системы. Для некоторых людей лихорадочный темп жизни может быть способом подавить раздражение или другие отрицательные эмоции.

Однако чем упорнее мы загоняем внутрь неприятные мысли, тем сильнее они воздействуют на иммунную систему, делая нас более восприимчивыми к гриппу, насморку и другим респираторным заболеваниям.

Приговорите себя к строгому режиму

На первый взгляд, наилучшим средством от постоянного давления времени может показаться продолжительный расслабляющий отдых. На самом деле это всего лишь временное решение проблемы. В конце концов хроническая спешка, от которой вы сбежали, встретит вас снова, когда вы вернетесь к работе. Наилучшим выходом могут стать те меры, которые легко вписываются в вашу повседневную жизнь . Вы можете внести кое-какие коррективы в свою повседневную работу и домашнюю обстановку, которые позволят вам быстрее отойти от напряжения дня.

1. Чем больше разных обязанностей вы на себя взвалите, тем сильнее будете ощущать на себе гнет времени. Сосредоточьтесь на каком-нибудь одном деле, и вы будете реже смотреть на часы. Всегда убирайте с рабочего стола все бумаги и инструменты, не нужные в данный момент.

2. Не берите на себя новые обязанности, если и так вам их уже отпущено щедрой рукой. Одно из лучших средств от нехватки времени - вежливый, но твердый отказ от некоторых нагрузок.

3. Почувствовав, что время начинает поджимать, устройте себе маленькую передышку: прервите свои действия, сделайте паузу в общении.

4. Ежедневно уделяйте лично себе, по крайней мере, 15-20 минут, даже если не удалось переделать все дела в своем списке. Ведь вы же каждый день чистите зубы утром и вечером, чтобы не было кариеса. Используйте это время как хотите: погуляйте, почитайте, займитесь медитацией.

5. На конец дня планируйте самые легкие, несрочные дела. Это поможет вам сбросить напряжение загруженного дня и избавиться от чувства нехватки времени перед уходом домой. В последние полчаса почитайте специальный журнал или наведите порядок на рабочем месте.

6. Вернувшись домой, выделите некоторое время на то, чтобы прийти в себя после работы. Посидите несколько минут в машине, прогуляйтесь с собакой, поиграйте с детьми или примите теплый душ, смывая напряжение дня. Подобный ритуал помогает «переключить скорость».

7. Если у вас туго со временем, то наверняка у ваших близких тоже. В такой ситуации легко потерять связь друг с другом. Совместные мероприятия (вылазки на природу всей семьей, совместные ужины) ослабляют зависимость от времени и разобщенность.

Научитесь жить здесь и сейчас

Постоянная спешка заставляет человека забывать о своих простейших физиологических потребностях. Абсолютно всем нам нужен досуг, чтобы расслабиться и восстановить силы. Под досугом следует понимать время, когда на человека не давит ответственность . Один из способов освободиться от исступленной гонки - завести себе какое-нибудь спокойное хобби, не требующее спешки, например заняться коллекционированием, садоводством.

Работаете вы или отдыхаете, рекомендуется погружаться в любимое дело, работу или хобби так глубоко, чтобы потерять счет времени. Давление времени ощущается только тогда, когда вы испытываете сожаление о прошлом или беспокойство о будущем. Научившись сосредоточиваться на текущем моменте, вы будете меньше ощущать себя в тисках времени. Если вы замедлите темп жизни и начнете жить в настоящем времени, здесь и сейчас, давление времени не ощущается.

Как бы мы ни пытались растянуть время, все равно в сутках остаются те же 24 часа. Каждую неделю на работу и развлечения нам отпущено целых 168 часов, 10080 минут, или 604800 секунд. Значительную часть времени мы проводим в беготне и суете, пытаясь все успеть. За чрезвычайно напряженный ритм жизни мы расплачиваемся стрессами и болезнями. Между тем, «если вы способны воспринимать течение времени без спешки и суеты - это уже само по себе богатство» .