Как навести идеальный порядок на рабочем столе в офисе и дома? Яркий настольный органайзер. Документы и личные вещи

Японцы считают, что с помощью порядка и стандартов можно решить 80 % проблем в бизнесе. Порядок экономически выгоден.

И это можно доказать. Но статья о другом. Друзья, сегодня я с удовольствием делюсь с вами уникальным инструментом для изменения жизни - 5С.

5С - это пять слов на буку «С». Применяя их последовательно, вы наведете порядок где угодно. С 5С вы быстро получите блестящий результат.

Вот этапы, которые нужно пройти:

• Сортировка.
• Свои места для всего.
• Содержание в чистоте.
• Стандартизация.
• Самосовершенствование.

С теорией покончено. Давайте посмотрим, как вам применить технологию 5С на своем рабочем столе.

Прежде чем начинать уборку выделите себя полчаса-час времени и определите две зоны.

Первая - это «Карантин», куда сложите все предметы, которые жалко выкинуть, но на рабочем столе и в тумбочке им не место.

Вторая - «Мусор», где складываем все, что нужно выбросить (можно использовать обычную корзину для мусора).

Приступаем к первому этапу - Сортировке.

Если вы всерьез взялись за дело, посмотрите на свой рабочий стол - вы видите его таким последний раз.

Посмотрели? А теперь уберите со столешницы абсолютно все, включая монитор и лотки с документами! Снимайте их на пол, на стулья или соседние столы.

Следующий шаг - приведите в первозданное состояние клавиатуру, монитор, мышку и прочие предметы. Берите влажную тряпку и начинайте оттирать.

Свои места для всего

Как только вы отмыли рабочие принадлежности, возвращайте их назад. В этом вам помогут три вопроса.

Возьмите вещь в руку и спросите себя:

• Нужен ли мне этот предмет?

• Если да, то нужен ли он в том количестве, что есть сейчас?

• Если, да то должен ли этот предмет находиться тут (на моем столе)?

Для окончательной проверки задайте себе контрольный вопрос: как часто я пользуюсь этим предметом?

Если несколько раз в день - смело оставляйте на столе. Если реже, предмет уходит в зону «Карантина».

Самая большая ошибка - пытаться сразу определить место для «проблемной вещи». Пойдете по этому пути, порядок будете наводить очень-очень долго.

Так что не наступайте на эти грабли, смело откладывайте все, что под вопросом, в «Карантин». Когда приберетесь на столе, разберетесь с каждой вещью отдельно.

Придирчивому осмотру подвергается все, начиная с документов в лотках и заканчивая канцтоварами в настольном органайзере. Канцтовары оставлять исключительно в одном экземпляре!

Просмотрите все бумаги в рабочих лотках. Часть из них уже наверняка устарела, некоторые вообще непонятно откуда взялись. Выбрасывайте без сожаления все, что ненужно и непонятно зачем лежит.

На одном лотке приклейте надпись «Входящие» (вспоминаем GTD), на другом - «Сделанное».

Все текущие документы сложите в лоток «Входящие». После наведения порядка будет понятно с чего начать работу.

Все обработанные документы переходят в лоток «Сделано». Так вам будет видно, сколько всего вы сделали за день (или неделю).

В результате на столешнице должны остаться те вещи, которыми вы пользуетесь по нескольку раз на день.

Убрали со стола, приступайте к уборке в тумбочке.

Последовательность та же - вытащить все, протереть ящик от пыли, вернуть обратно лишь нужные вещи.

Если у вас в тумбочке три ящика, то в верхний кладутся вещи, которыми пользуетесь два-три раза в неделю. В средний - те, что используются раз в десять дней, а в нижнем оставляете личные вещи (кружка, сахар, перчатки и т.д.)

После этого этапа у вас должна заметно пополниться корзина с мусором и зона карантина.

Содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование

После первых двух этапов ваш стол выглядит непривычно чистым и пустым? Если да, вы все сделали верно.

Первое время вас будет донимать ощущение, будто чего-то не хватает. Это нормально, просто ваши глаза еще не привыкли к новому виду.

Чтобы бардак не вернулся, нужно решить, когда и как вы будете поддерживать созданный порядок.

Этим ритуалом вы закрываете рабочий день и переключаетесь на отдых. В пятницу советую сделать уборку в лотках и проверить на актуальность дела, скопившиеся во «Входящих» и очистить лоток «Сделано».

О стандартах

В моем понимании стандарт - это наилучший способ выполнения той или иной работы. Стандартом вашего порядка станет фотография прибранного рабочего места. Распечатайте фото и повесьте его над столом. Теперь вы ни за что не забудете, как должен выглядеть ваш стол после работы. Любые отклонения будут сразу же заметны. Вам останется лишь поддерживать и совершенствовать чистоту.

Если вы все сделали правильно, утром вас встретит непривычно чистый стол. И тогда вы скажете себе и мне большое спасибо за шанс начать день с чистого листа.

Когда порядок появится на столе, он будет сильно контрастировать с общим бардаком. Поэтому не успокаивайтесь и начинайте прибирать в соседних шкафах, в комнате, доме.

Не нужно торопиться убрать все и сразу. Быстро только кошки под лавкой. Поэтому расчищайте свои завалы постепенно.

Часто бывает так, что после проведения дня 5С офис полностью преображается. Меняется пространство, сотрудник, клиенты и даже бизнес.

Однажды после такой уборки мы освободили большую захламленную кладовку и запустили в ней производство жалюзи! Вот такой эффект от порядка.

Все понимают, что не сложно один раз провести генеральную уборку, сложно постоянно поддерживать порядок. Поэтому начните практиковаться со своего рабочего места.

Со временем чистота будет повсюду, а усилия на ее поддержание окупятся с лихвой. Вслед за видимыми изменениями вокруг начнут меняться ваши мысли, мысли повлекут новые дела, а новые дела создадут новую жизнь. Вашу новую жизнь.

Возможно, вы тоже испытаете непередаваемое ощущение свободы выбора и уверенного покоя. Именно так начинается мой день. Удачи!

Вряд ли кто-то поспорит с тем, что любая работа идет гораздо успешнее, если все необходимое - под рукой. Но этого “необходимого” может накопиться такое количество, что беспорядок на столе становится неизбежен. Если вас такая ситуация раздражает и мешает сосредоточиться, - значит, пора всерьез подумать о том, как рационально разместить на рабочем столе все мелочи и бумаги.

подготовим рабочий стол к порядку:

Мы советуем начать с проверки “диспозиции”. Окиньте взглядом свой рабочий стол и решите: все ли, размещенное на нем сейчас, действительно должно располагаться именно на столешнице? Возможно, имеет смысл поискать некоторым мелочам другие, более рациональные места хранения. Попробуйте сделать эти 3 шага, вероятно, объем вещей, которые надо хранить на столе, значительно уменьшится.

шаг №1 - проверьте рациональность хранения в ящиках :

Если в комплекте с вашим рабочим столом идет вместительный ящик, скорее всего, он уже активно используется. Однако, вы уверены, что любую мелочь там легко найти?

Нет? Тогда вам непременно надо обзавестись внутренними отсеками! Прозрачные контейнеры и разделители, коробки с низкими бортами, маленькие подносы и даже кухонный пластиковый лоток для столовых приборов - все это отлично рассортирует мелочи в ящиках рабочего стола, а их поиск станет элементарным делом. Вот, как это может выглядеть:

1.

2.

3.

шаг №2 - возможна ли установка дополнительных модулей-надстроек :

Если ваш рабочий стол можно назвать широким (больше 50-55см) или такую длину, что сбоку от монитора есть еще достаточно места, либо вы используете ноутбук, - во всех этих случаях подумайте: можно ли приобрести для стола “надстройку” - с полками и ящиками?

4.

5.

6.

шаг №3 - используйте боковые поверхности стола :

Если в ходе двух предыдущих шагов вы поняли, что места все-таки недостаточно, - воспользуйтесь оригинальным решением: переместите часть мелочей или даже бумаг на боковые стойки рабочего стола. В этом вопросе вам помогут

Кухонные рейлинги + кольца для карнизов + папки с карманами;
магнитные планки, например, те, что предназначены для ножей;
крючки, контейнеры для подвеса на рейлинги или настенные стаканы для ванной

7.

8.

9.

как хранить на рабочем столе канцтовары и бумаги:

Теперь, когда вы уже определились, что непременно должно размещаться на столешнице, пора вдохновляться идеями хранения мелочей.

хранение ручек, карандашей, фломастеров и канцелярских мелочей:
Если вам надо, чтобы эти мелочи всегда были под рукой (причем, в большом количестве), - прятать их в ящики не имеет смысла. Симпатичные стаканы, лотки, коробочки, тканевые карманы, деревянные подставки, низкие вазы из толстого стекла - подойдет все, что вам нравится по виду и будет достаточно вместительным.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

хранение мелких бумаг и писем:

Даже сегодня, когда письма, открытки и счета чаще всего приходят к нам по электронной почте, от небольших бумаг с временной актуальностью избавиться не удается. Впрочем, это могут быть и листки для записей из блока (для размещения которых вы никак не обзаведетесь пробковой или магнитной доской). Чтобы избавиться от раздражения в этом мелком хаосе, поищите симпатичные мини-стойки или подставки для удобного хранения небольших бумаг. Например, такие:

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

хранение визиток:

Обычно их размещают в визитницах, но если несколько визиток всегда должны быть под рукой, - создайте для них такой “мини-уголок”:

28.

29.

30.

хранение важных документов:

Некоторые документы требуется хранить довольно долго. А возможно, ваша работа связана с большим количеством листов А4. Оптимально, конечно, найти для них место на полках или стеллаже. Но если что-то должно быть постоянно под рукой (т.е. на столе), - используйте готовое решение: минимум папок = максимум отсеков в них.

31.

32.

33.

смешанное хранение (ассорти):

Для маленького рабочего стола и\или если вы решили, что на столешнице будет храниться минимум вещей и бумаг, будут оптимальны многофункциональные подставки. Разные размеры отсеков подойдут для разных мелочей. Если вам нравится креативный вид, - найдите небольшой поднос, лоток или красивую крышку от коробки, а внутри разместите то, что требуется.

34.

35.

36.

37.

38.

39.

40.

41.

42.

– это не только удобное расположение вещей. Это еще и наша визитная карточка: отражение порядка в нашей голове, в мыслях, делах. Утверждение имеет и обратную силу: наведя порядок на рабочем столе, вы существенно уменьшите хаос в своих мыслях.

В одном из экспериментов были обнаружены интересные факты. Участники поочередно заходили в комнату, где были расположены рабочие столы с разной степенью беспорядка на них. Так вот, максимальные колебания артериального давления и учащение пульса (маркеры стресса, волнения) были зафиксированы у участников, которые садились за столы, на которых был выраженный беспорядок . Меньше колебались эти параметры при «работе» за пустым столом. И практически не менялись показатели стресса при рассадке за рабочие столы, где был наведен порядок , т.е. стрессовыми такие столы не являлись. Кроме того, в процессе «работы», когда испытуемым давали задания на внимательность и скорость выполнения, лучших результатов достигали те, кому достались рабочие столы с порядком на них.

Кстати, как определить, что на рабочем столе пора наводить порядок ? Ответ прост: как только вы начинаете тратить чуть больше времени, чем обычно, на поиск нужного.

Рабочий стол – зона особого внимания

На рабочем столе несколько зон, и наше внимание распределяется на них по-разному. В активном внимании мы можем удерживать 1 объект – дело, мысль о чем-либо, предмет. Что может находиться в этой зоне? Это монитор, ноутбук, рабочая тетрадь – то, с чем вы непосредственно работаете. И это центр рабочего стола, его главная рабочая зона . Вот почему нужно максимально освободить эту зону от лишних предметов: каждый из них оттягивает внимание на себя и внимание попросту рассеивается.

Существует еще и так называемое пассивное внимание . Оно удерживает в своем фокусе до 7 объектов. Это все, что окружает центральную зону вашего рабочего стола. Как видите, количество предметов в ней тоже должно быть ограничено. Это те предметы, которые мы видим боковым зрением. Сюда относятся: стикеры с напоминаниями о важных или срочных делах, записная книжка, документы, которые понадобятся вам в работе в ближайшее время, телефон и т. д.

И зона удаленного внимания – самая далекая от центральной рабочей зоны. Там может находиться все, что редко используется в работе. Самый подходящий вариант для разгрузки первых двух зон внимания – стена над рабочим столом . Лотки с документами, стенд, : картинки с целями, фотографии, ваши персональные мотиваторы.

Теперь вы знаете, как важно содержать рабочий стол в порядке и самое время этот порядок навести.

1. Удалите из главной зоны рабочего стола все лишнее. Оставьте то, с чем непосредственно вы будете работать в ближайшее время.
2. Держите во второй зоне внимания не более 7 предметов. Если вы что-то добавляете в эту зону, такое же количество предметов удалите из нее.
3. Перенесите лишние, редко используемые предметы с рабочего стола на стену. Оборудуйте полку, повесьте доску для стикеров.
4. Наводите порядок в главной зоне рабочего стола ежедневно в конце дня, в остальных зонах – не реже 1 раза в неделю. Поддерживайте порядок на рабочем столе, сделайте его привычным для себя.
5. Рассортируйте документы по категориям и создайте отдельные папки для каждой, подпишите их. Используйте вертикальные лотки для папок и документов – они экономят место и в них легче найти нужный документ.
6. Распределите папки с документами по степени срочности. Соответственно, срочные должны находиться ближе к зоне активного внимания. Отдельную папку назовите «кайрос». В ней должны находиться документы с привязкой к определенному моменту: «отдать Сидорову, когда он зайдет ко мне», «взять с собой, когда пойду к начальнику отдела» и т.д. «Кайрос» — удобный момент, обстоятельства для совершения дела.
7. Пользуйтесь стикерами. Выписывайте на них приоритетные задачи, помещайте стикер в зоне внимания, рядом с активной рабочей зоной вашего стола. Но не слишком увлекайтесь, не превращайте стол в разноцветную игрушку.
8. Канцелярские принадлежности всегда должны лежать в одном и том же месте. Пользуйтесь настольными организаторами, предварительно убрав из них все лишнее. Вы сами знаете, что вам нужно в работе, а что – нет. И не держите ничего «про запас».
9. Не загромождайте стол оргтехникой. Все что можно, уберите из зоны активного внимания, если только ваша работа не состоит в сканировании и распечатке документов. Используйте беспроводные технологии: для мыши, клавиатуры, принтера, сканера. Груда проводов на рабочем столе – настоящий пожиратель внимания.
10. Обязательно держите возле рабочего стола корзину для мусора. Возьмите за правило «кормить» корзину регулярно. Выделите для этого время, например: в 12 часов покормить корзину. У вас точно найдется, что в нее выбросить, эта техника работает на все 100%.

А как выглядит ваш рабочий стол? Жду комментариев!

Вряд ли кто-то поспорит с тем, что любая работа идет гораздо успешнее, если все необходимое — под рукой. Но этого «необходимого» может накопиться такое количество, что беспорядок на столе становится неизбежен. Если вас такая ситуация раздражает и мешает сосредоточиться, — значит, пора всерьез подумать о том, как рационально разместить на рабочем столе все мелочи и бумаги, чем мы и займемся в новом мини-сериале.

Собирая идеи для этой коллекции, мы ориентировались на то, что важную тему полок и стеллажей для домашнего офиса мы уже рассматривали в специальном выпуске (ссылка в конце галереи). Надеемся, вы их уже используете. Что же касается небольших бумаг, которые надо держать перед глазами, — вспомните о настенных досках-органайзерах, о которых мы тоже рассказывали.

Так что здесь мы оставим в стороне настенные способы хранения (полки и доски), а сосредоточимся именно на столе, ведь некоторые предметы, необходимые вам для работы и других занятий, удобно хранить именно там. Идеи, собранные в этом мини-сериале, можно использовать для организации пространства своего домашнего офиса, рабочего стола школьника, а если есть возможность (и желание) — также в офисе за пределами дома.

Этот мини-сериал мы разделили на 2 части:

• в первой вы увидите 39 фото идей хранения мелочей на рабочем столе , включая рациональное использование ящиков и боковых поверхностей, а также — ориентируясь на сортировку предметов, которым надо найти удобное место;

• — о креативных способах хранения мелочей на рабочем столе (еще 27 фото идей ) + 12 эффектных коллекций от известного интернет-магазина.

Пусть наша подборка поможет вам в создании порядка на рабочем столе, а сама работа приносит только позитивные эмоции и отличные результаты!

__________________________

подготовим рабочий стол к порядку:

Мы советуем начать с проверки «диспозиции». Окиньте взглядом свой рабочий стол и решите: все ли, размещенное на нем сейчас, действительно должно располагаться именно на столешнице? Возможно, имеет смысл поискать некоторым мелочам другие, более рациональные места хранения. Попробуйте сделать эти 3 шага, вероятно, объем вещей, которые надо хранить на столе, значительно уменьшится.

шаг №1 — проверьте рациональность хранения в ящиках:
Если в комплекте с вашим рабочим столом идет вместительный ящик, скорее всего, он уже активно используется. Однако, вы уверены, что любую мелочь там легко найти?

Нет? Тогда вам непременно надо обзавестись внутренними отсеками! Прозрачные контейнеры и разделители, коробки с низкими бортами, маленькие подносы и даже кухонный пластиковый лоток для столовых приборов — все это отлично рассортирует мелочи в ящиках рабочего стола, а их поиск станет элементарным делом. Вот, как это может выглядеть:

• кухонные рейлинги + кольца для карнизов + папки с карманами, см. фото-1;
• магнитные планки, например, те, что предназначены для ножей, см. фото-2;
• крючки, контейнеры для подвеса на рейлинги или настенные стаканы для ванной, см. фото-3.

Хотите быть с нами на связи каждый день? Добро пожаловать на нашу Планету Вдохновения Вконтакте! Загляните, пролистайте! Нравится? Присоединяйтесь и получайте вдохновение каждый день!

__________________________

как хранить на рабочем столе канцтовары и бумаги:

Теперь, когда вы уже определились, что непременно должно размещаться на столешнице, пора вдохновляться идеями хранения мелочей. Подробнее о том, ГДЕ можно их разместить, читайте во второй части нашего мини-сериала, а здесь сосредоточимся на том, ЧТО может потребоваться вам для работы за столом.
хранение ручек, карандашей, фломастеров и канцелярских мелочей:
Если вам надо, чтобы эти мелочи всегда были под рукой (причем, в большом количестве), — прятать их в ящики не имеет смысла. Симпатичные стаканы, лотки, коробочки, тканевые карманы, деревянные подставки, низкие вазы из толстого стекла — подойдет все, что вам нравится по виду и будет достаточно вместительным.

Рабочее место - это персональный ЦУП. От того, насколько рационально оно организовано, зависит производительность. Мы расскажем, как навести порядок на рабочем столе и стать продуктивнее.

На Западе есть специальность "профессиональный организатор". Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования. Лиза Заслав - один из таких специалистов: "Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени".

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43-45 см от вас. Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше. "Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь". (Эмми Трейгер, профессиональный организатор из Чикаго) Другой эксперт, Эндрю Меллен, подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно. "Когда напоминалок слишком много, они бесполезны". (Эмми Трейгер) Будьте умеренны - делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно. Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают. "Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого". (Лиза Заслав) Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте "общение" с электронной почтой

Email - это по-прежнему самый удобный способ коммуникации в интернете. Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма. Профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой. Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки. Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой - для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам: важные и срочные; срочные и неважные; важные и несрочные; несрочные и неважные. Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны. На большинство людей беспорядок действует негативно, снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе? "Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него". (Эндрю Меллен)