Как привести в порядок свой рабочий стол. Кабинетную жизнь можно улучшить даже за счет мелочей

Рабочее место - это персональный ЦУП. От того, насколько рационально оно организовано, зависит производительность.

Мы расскажем, как навести порядок на рабочем столе и стать продуктивнее.

На Западе есть специальность "профессиональный организатор". Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.

Лиза Заслав - один из таких специалистов: "Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени".

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.

Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.

"Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь". (Эмми Трейгер, профессиональный организатор из Чикаго)

Другой эксперт, Эндрю Меллен, подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.

"Когда напоминалок слишком много, они бесполезны". (Эмми Трейгер)

Будьте умеренны - делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.

Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.

"Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого". (Лиза Заслав)

Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте "общение" с электронной почтой

Email - это по-прежнему самый удобный способ коммуникации в интернете. Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.

Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.

Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой - для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам: важные и срочные; срочные и неважные; важные и несрочные; несрочные и неважные. Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны.

На большинство людей беспорядок действует негативно, снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?

"Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него". (Эндрю Меллен)

Как навести порядок

Рабочие места могут быть самыми разными, а вот у офисных работников рабочее место чаще всего представляет собой рабочий стол в кабинете, на котором находится какое-то количество оргтехники (в зависимости от надобности в ней в связи с выполнением должностных функций работником), телефон для связи, а также различные канцтовары, необходимые для ежедневного использования работником в процессе выполнения должностных обязанностей. Это – тот минимум, которым обеспечивает работника работодатель. Однако минимализм встретить на рабочих столах офисных клерков удается далеко не всегда.

Клерк в англоязычных странах – это служащий, работник офиса . С некоторых пор данное определение стало применяться и в России в отношении работников офиса, чья работа не связана с физическим трудом.

Разберемся, что же служит причиной отсутствия минимализма на рабочих столах офисных работников?

Причина 1: недоукомплектация персонала канцтоварами и иными товарно-материальными ценностями, помогающими установить и поддерживать порядок на рабочем месте клерка, а зачастую и просто необходимыми для этой цели.

Пример: работнику выдали ручки, карандаши, степлер, скрепки, но не выдали органайзер для них, в связи с чем у работника на столе вполне закономерно в беспорядке лежат эти мелкие канцтовары.

Причина 2: Слабая дисциплина на предприятии работодателя, характеризующаяся как отсутствием локального нормативного акта, регламентирующего корпоративные ценности и стиль поведения, так и отсутствием реального контроля со стороны руководства за дисциплиной на предприятии.

Пример: на рабочем столе сочетаются и деловые бумаги, и фото любимой собачки, и кактус (есть поверье, что он снимает магнитное поле от монитора), и сувенир с моря (коллега привез-подарил), поделка ребенка из детского сада и прочие милые, но не имеющие отношения к работе мелочи.

Причина 3: Перегруженность одного специалиста большим количеством различных дел, требующих ежедневного внимания работника.

Пример: рабочие столы судебных приставов, секретарей судебных заседаний, ежедневно в рамках различных дел готовящих по несколько документов разной направленности и значения.

Причина 4: Неорганизованность рабочего пространства. Наиболее часто причиной этому служит субъективный человеческий фактор.

Пример: неспроста многие творческие люди предпочитают хаос на рабочем месте. Парадокс, но он им помогает ….сосредоточиться!

Разобравшись с причинами отсутствия порядка, представляющего собой минимализм на рабочем столе офисного клерка, стоит выяснить и следующий вопрос: а нужен ли этот минимализм и если нужен, то – зачем?

Необходимость установления требований к содержанию работниками своих рабочих мест каждый работодатель определяет для себя сам. Для этого он оценивает следующие факторы:

Безопасность условий труда. Обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда закреплены ст. 212 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ). Наличие бесконтрольно разбросанной бумаги, складирование папок с деловыми бумагами в проходах может стать причиной нарушения правил пожарной безопасности, за которое привлечен к административной ответственности будет…работодатель как предприятие – юридическое лицо (или его ответственное за противопожарное состояние должностное лицо).

Ответственность за нарушение требований пожарной безопасности в офисном здании будет наступать по ст. 20.4 КоАП РФ. Так, например, складирование бумажных папок в проходах может быть квалифицировано по п. 4 ст. 20.4 КоАП РФ как нарушение требований пожарной безопасности к эвакуационным путям, эвакуационным и аварийным выходам, что для юридического лиц может закончиться наложением штрафа в размере от ста пятидесяти тысяч до двухсот тысяч рублей, ну и, конечно, предписанием об устранении нарушения.

Требования к порядку хранения информации на бумажных носителях . Если организация небольшая, соответственно, и документооборот у нее – небольшой. Легкий беспорядок при хранении актуальных и архивных документов, как правило, легко ликвидируется к концу года, когда большинство служб все деловые бумаги подшивают в папки, описывают, формируют в дела и сдают в архив. В более крупных предприятиях со значительным документооборотом неорганизованность в хранении деловых бумаг может привести к любым негативным последствиям: утере важного документа, расстройстве важной сделки, срыву переговоров или командировок, к допуску просрочек в выполнении обязательств, и даже, в том числе как следствие – к начислению штрафов, неустоек.

Пример: после долгого согласования различных редакций договор был наконец-то подписан сторонами. Но по причине его потери среди остальных бумаг на рабочем столе старшего менеджера и затруднений в восстановлении актуальной редакции, в которой договор и был подписан, был пропущен срок перечисления аванса контрагенту, в связи с чем на указанную сумму подлежала начислению неустойка в соответствии с условиями договора, что не входило в планы предприятия.

Требования к информационной безопасности и к сохранению коммерческой и иной тайны. Не рассматривая вопросы гостайны, где порядок хранения документов урегулирован на законодательном уровне, каждый современный работодатель является обладателем той ли иной информации, составляющей коммерческую тайну.

Статьей 5 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" определен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Отличия общедоступной информации от информации, доступ к которой ограничен, установлены Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Пример: рабочее место работника, занимающего должность кредитного инспектора банка, находится вне офиса, на арендованном работодателем участке здания, помещения, магазина. Крайне важно установить правило, согласно которому при оформлении документов с клиентом на своем рабочем месте в целях ограничения доступа посторонних лиц к информации работодателя, работник не должен держать на поверхности стола документы, не относящиеся к текущей сделке, а также правило об обязанности работника каждый раз при покидании рабочего места блокировать доступ к компьютеру. Эти меры позволят минимизировать или даже исключить риск раскрытия коммерческой тайны работодателя – банка, а также персональных данных клиента, с которым работником от имени банка оформляется сделка.

Наличие требований к корпоративному стилю . Многие организации стремятся поддерживать свой бренд визуализацией признаков бренда на служебной одежде работников, их рабочих столах. Например, при помощи одинаковых галстуков, которые работники должны носить в офисе. Или при помощи корпоративного цвета офисной мебели, включая рабочие столы. В большинстве случаев регламентация стиля одежды не встречается отдельно от регламентации состояния офисного пространства на рабочих местах.

Итак, работодатель проанализировал указанные факторы и пришел к выводу, что необходимо закрепить свои требования к организации рабочего пространства на рабочих столах своих работников. Как это сделать, в каком акте закрепить, и в каком объеме?

Чтобы каждый работник выполнял определенные требования, не относящиеся непосредственно к его должностным обязанностям, закрепленным в трудовом договоре и/или должностной инструкции, эти требования необходимо:

1. Сформулировать,

2. Закрепить их в локальном нормативном акте (общем для всех работников),

3. Принять локальный акт,

4. Ознакомить с ним всех работников под роспись.

После выполнения данных действий работодатель вправе рассматривать нарушение требований как нарушение дисциплины и привлекать нарушителя к дисциплинарной ответственности.

1. Образцы формулировок требований к порядку на рабочем столе.

Для примера приводим два образца формулировок требований к порядку на рабочем столе офисного работника и в его рабочей зоне (рядом с рабочим местом).

Образец 1 (краткий)

… Работник Предприятия обязан соблюдать порядок на рабочем столе/рабочем месте, не допуская:

Размещения предметов, не имеющих отношение к выполняемым функциям,

Размещения отвлекающих внимание предметов,

Предметов, опасных для жизни и здоровья и/или не соответствующих требованиям безопасности.

Несоблюдение работником Предприятия указанных требований признается нарушением трудовой дисциплины, и может повлечь за собой привлечение к дисциплинарной ответственности.

Образец 2

(подробный)

Требования к порядку на рабочем столе и в рабочей зоне

Сотрудник Предприятия при исполнении служебных обязанностей обязан поддерживать чистоту на рабочем месте в течение рабочего дня, не допуская:

Переполнения корзины для бумаг,

Наличия использованной бумаги и иного мусора рядом с корзиной для бумаг,

Наличия на поверхности рабочего стола пятен и остатков пищи,

Наличия на поверхности рабочего стола следов от поставленной посуды,

Беспорядка на рабочем столе и в рабочей зоне (пространства вокруг рабочего места), в том числе возникающем при необоснованном размещении чрезмерно большого количества рабочих материалов на рабочем столе одновременно.

По окончании рабочего дня все рабочие материалы должны быть перемещены в запирающиеся места хранения (шкаф, сейф, запирающийся ящик письменно стола и пр.) для исключения риска ознакомления с ними посторонних лиц, в том числе работников Предприятия, непосредственно не работающих с указанными рабочими материалами .

Допускается оставление на поверхности рабочего стола и в рабочей зоне в доступном для посторонних лиц, в том числе иных работников Предприятия канцелярских принадлежностей, растиражированных или распечатанных инструкций, положений и иных локальных актов Предприятия, регулирующих рабочий процесс.

1. В течение рабочего дня на столе сотрудника Предприятия могут находиться следующие предметы:

Монитор, жесткий диск компьютера,

Клавиатура, мышь,

Сканер и принтер (на дополнительном рабочем столе),

Телефон, включая рабочий мобильный, а также личный мобильный, но в количестве не более 1 шт.,

Рабочие материалы, включая папки, чертежи, таблицы, письма вместе с конвертами и иные рабочие материалы на бумажных носителях,

CD и флэш-диски с рабочими материалами,

Иные рабочие информационные носители,

Канцтовары, необходимые для работы, в упорядоченном, аккуратном состоянии (ручки, карандаши, ластики, скрепки, скобы, степлер и пр.),

Калькулятор,

Бумага для заметок,

Стикеры для работы с рабочими материалами,

Иные предметы, необходимые для выполнения служебных функций и служебного задания.

2. Запрещается в рабочее время размещать на поверхности рабочего стола:

Документы личного содержания (письма, квитанции об оплате, дипломные работы и пр.),

Прессу (газеты, журналы), каталоги товаров, за исключением нерабочего времени, включая обеденный перерыв,

Личные фотографии,

Фотографии иных лиц, включая родственников, животных, а также фотографий или изображений знаменитостей: актеров, политиков, видных экономических и научных деятелей и пр.,

Сувениры независимо от тематики и размера, в том числе корпоративные сувениры Предприятия,

Планшеты и иные личные информационные устройства, не используемые в служебных целях,

Чашки, ложки и иную посуду для приема пищи и жидкостей.

3. Запрещается в любое время размещать в рабочей зоне, включая рабочий стол и дополнительный рабочий стол:

Радиоприемники,

Цветы в горшках и вазах.

4. Запрещается размещать и использовать в кабинетах независимо от времени и местоположения рабочих мест:

Чайники,

Тостеры,

СВЧ-печи,

Иные электронные устройства для приготовления и разогревания пищи .

Перечисленные в п.п. 2-3 предметы могут быть размещены в иных частях рабочего стола и/или иных предметах рабочей зоны (на тумбочке и т.д.)

5. Запрет на размещение в рабочее время предметов на рабочем столе, перечисленных в пунктах 2-4, не относится к случаям размещения данных предметов работниками, непосредственно работающими с данными предметами в силу служебных обязанностей. Например, размещение каталога канцтоваров на рабочем столе завхоза.

6. Запрещается использовать стикеры с информацией и без таковой для размещения их на рабочем столе, мониторе, стене, шкафах. Для обеспечения напоминания о важном событии, встрече рекомендуется использовать программу расписания в ПО компьютера, или пользоваться планингом или ежедневником.

7. Несоблюдение работником Предприятия требований к порядку на рабочем столе и рабочей зоне является нарушением трудовой дисциплины, и может повлечь за собой наложение дисциплинарного взыскания.

Образец № 2 более четко формулирует требования работодателя, минимизируя риск сомнений в квалификации размещенного на рабочем столе/рабочем месте предмета как имеющего отношение к выполняемым работником функций и не угрожающего безопасности условий труда, и, следовательно, риска признания размещения предмета как не образующего состава нарушения дисциплины.

Удивительно, но факт! Приведенный пример подобной регламентации разрешенных и запрещенных к размещению на рабочем столе предметов не обязательно исключит риск хаоса в бумагах на рабочем столе конкретного работника. Некоторые работники при выполнении особо сложных заданий склонны использовать максимально возможное количество информационных материалов (как правило, - на бумажных носителях) одновременно, что не будет являться нарушением дисциплины и требований локального акта работодателя. Рабочий момент, так сказать….

2. Где закрепить требования?

Вариант 1: логичнее всего закрепить требования к обустройству порядка на рабочем месте в локальном акте, регулирующем корпоративный стиль (например, в Кодексе корпоративной этики).

Вариант 2: если такого акта на предприятии нет, то можно создать отдельный небольшой локальный акт об этом, дав ему соответствующее наименование. Например, «Требования к содержанию рабочего места» или «Правила организации пространства рабочего стола» и т.д.

Вариант 3: закрепить данные требования как часть иного локального акта, подходящего по содержанию. Однако в этом случае следует иметь в виду, что для принятия и изменения некоторых локальных актов работодателя ТК РФ установлены особые процедуры, нарушение которых может привести к признанию локального акта недействительным. Если работодатель готов к этим трудностям, данный вариант может рассматриваться как равноценный остальным.

3. Правила принятия локального акта.

Статьей 372 ТК РФ установлен порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов.

Работодатель в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников.

Выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Указанное согласование проекта локального акта может и затянуться: могут потребоваться дополнительные консультации между указанными сторонами. Но и это не гарантирует разрешения разногласий. При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган первичной профсоюзной организации также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном ТК РФ.

Требование о принятии того или иного локального акта только с учетом выборного органа первичной профсоюзной организации не сформулировано в единой норме ТК РФ, а закреплено в различных статьях. Так, если работодатель решит закрепить требования к порядку на рабочем месте в Правилах внутреннего трудового распорядка, который в силу требований ст. 190 ТК РФ обязан быть в каждой организации, он обязан будет учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.

Если же работодатель решит выбрать первый или второй вариант закрепления требований, и коллективным договором не будет установлено обязательного требования к учету мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, никаких действий, предусмотренных ст. 372 ТК РФ предпринимать не потребуется.

4. Порядок ознакомления работников с локальным актом и новыми требованиями.

Обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, закреплена в ст. 22 ТК РФ.

Впервые с локальным нормативным актом работники знакомятся при приеме на работу (до подписания трудового договора). Это требование установлено ч. 3 ст. 68 ТК РФ. Потом – после утверждения вновь принимаемых локальных актов или внесения изменений в действующие локальные акты.

Есть несколько вариантов ознакомления работников с принятым локальным актом.

Вариант 1 : сделать к локальному акту ознакомительный лист, в котором каждый работник проставляет личную подпись и дату ознакомления. Минусы предлагаемого варианта: чем больше трудовой коллектив, тем больше будет становиться лист ознакомления; общая «трепка» документа не пойдет ему на пользу – как бумажный носитель, данный документ быстро обветшает.

Вариант 2: отбирать у каждого работника расписку, сделанную на отдельном листе, об ознакомлении с конкретным локальным актом, которую затем подшивать в личное дело. Минус: существует риск утери отдельного листа как документа, если своевременно его не подшить в дело.

Вариант 3: в качестве приложения к трудовому договору указать, с какими актами работник был ознакомлен при приеме на работу. Минус: такой вариант представляет собой разовое действие; впоследствии работодателю придется выбирать иной вариант ознакомления с локальными актами, принимаемыми работодателем в период работы работника.

Вариант 4: отбирать подписи в ознакомлении в специально заведенном для этого журнале, где указываются локальные акты и даты ознакомления с ними работников, проставляющих в журнале личные подписи. Минус – риск утраты журнала с последующим риском возникновения затруднений в восстановлении полного объема информации в нем.

Как видим, каждый вариант ознакомления с локальными актами работников – не идеален, каждый имеет некоторые минусы. Оценить удобство и целесообразность того или иного варианта каждый работодатель должен для себя сам.

Выводы:

Установить свои требования к порядку на рабочих столах в офисах законно и даже не сложно.

Предпочтительнее закрепить максимально подробные требования к тому, что может размещаться работниками на рабочем столе, а что – нет. Расплывчатые, общие запреты рискуют быть нарушенными и даже остаться ненаказанными.

Требования должны быть облечены в форму локального нормативного акта организации.

В каком акте эти требования закрепить - решает каждый работодатель самостоятельно в зависимости от состояния нормативной базы на конкретном предприятии, а также объема данных требований. При этом необходимо помнить о требованиях ТК РФ к порядку принятия некоторых локальных актов.

За нарушение требований придется нарушителей наказывать. В том числе в качестве превентивной меры как образец для остальных работников.

Прим. автора: конкретные и подробные требования к порядку обращения с конфиденциальной информацией, составляющей какую-либо охраняемую законом тайну, устанавливаются в отдельном специальном локальном акте. Например, в «Положении о коммерческой тайне Предприятия», «Порядок охраны конфиденциальном информации на Предприятии» и т.д.

Прим. Автора: более подобные требования к отсутствию посторонних электрических приборов на рабочих местах, как правило, закрепляются в отдельном специализированном локальном акте организации, регламентирующем правила пожарной безопасности на рабочем месте.

О том, какой вы человек, можно судить по многим критериям и параметрам, в том числе и по тому, какой у вас порядок на рабочем столе. Не зря существует много пословиц и поговорок на эту тему, трансформированных нами в процессе приобретения жизненного опыта:

«Скажи мне, кто твой друг, и я скажу, кто ты»

«Скажи мне, какой породы твоя собака, и я скажу, кто ты»

«Скажи мне, во что ты одет, и я скажу, кто ты»

Отчасти это правда, ведь нас другие люди всегда могут оценить по признакам, которые бросаются в глаза при первом знакомстве, а какой человек на самом деле, могут знать только самые близкие, друзья и родные.

Порядок на рабочем столе. Как вы к этому относитесь?

Любите ли вы порядок или беспорядок, любите ли вы черное или белое — это личные предпочтения человека, которые могут меняться с течением времени, удивительного в этом ничего нет Но есть общепринятые модели поведения, которые навязываются обществом самому же себе, а любое отклонение от этих норм воспринимается уже как нечто нетривиальное, доступное немногим.

«Покажи мне свой рабочий стол, и я скажу тебе, кто ты» — как вы считаете, можно ли узнать характер человека по его рабочему столу, вернее по тому, как он организован? Порядок или беспорядок на рабочем столе, говорят о его владельце многое, но однозначно трактовать это многое никто не берется. Только в силу личных предпочтений и своего отношения к вопросу.

Мы с детства приучаем своих детей к порядку на письменном столе, в портфеле, в ранце, в шкафу с одеждой. Считается, что при этом становится выше. Стараемся, чтобы они научились следить за своими вещами и держали их в порядке. Кого-то из детей удается приучить к порядку, а кто-то, со временем превращаясь во взрослых дяденек и тетенек, с наслаждением организуют вокруг себя хаос и беспорядок, в котором чувствуют себя, как рыба в воде.

Одна девушка поделилась воспоминаниями из детства, когда ее папа, очень организованный человек, не выдерживал ее бардачного стола, и наступал момент, когда он приходил с мусорным ведром, и смахивал одним движением руки весь «беспорядок» в корзину. Были слезы, крики, уговоры, — ничего не помогало: папа же не понимал, что для дочки это самый настоящий порядок, в котором с завязанными глазами можно найти любую вещь за секунду.

Иногда я воспринимаю наше отношение к ситуации на рабочем столе человека, как восприятие нами человека-левши или человека-правши. Быть может вы помните времена, когда левшу насильно заставляли становиться правшой еще в начальной школе? Так и с внутренней организованностью человека происходит — сколько не переучивай, все-таки комфортно ему в его бардаке и беспорядке на рабочем столе.

А иногда осознание того, что правила значительно облегчают нашу жизнь, заставляют не только себя организовывать, но и других людей побуждать к этому.

Люблю, когда на столе порядок, и нет ничего лишнего и не отвлекающего от главного. Компьютер или ноутбук, клавиатура, ручка, ежедневник — обязательные атрибуты рабочего стола современного делового человека. Интересно, что генеральную уборку в этом случае приходится проводить очень редко. Руки как-то сами собой в нужное время убирают лишние вещи, кроме тех, о которых я написала, в ящики стола и раскладывают по нужным папкам. Редко-редко бывает, когда не закончив какое-то дело, оставляешь все, как есть до следующего рабочего дня. В основном, для этого использую закладки, чтобы знать, на чем остановилась вчера.

«Наиболее остро в порядке нуждаются те, кто не может обрести гармонию в душе, они пытаются найти ее посредством наведения порядка вокруг себя. Вспомните детей, вот у них-то как раз с гармонией все в порядке, поэтому наведя в своей комнате жуткий беспорядок, они его просто не замечают, как будто его никогда и не было».

Знаю, что есть много людей, которые любят порядок, но не стерильность, и имеют полную гармонию в душе. И наоборот, помню как-то услышанный случай об одном успешном бизнесмене, который встречал гостей и партнеров в идеально чистом кабинете. Но в этой комнате была дверь в другую, где царил полнейший беспорядок — там этот человек работал. Он никому не позволял входить в эту комнату, в этой комнате он был бог и царь одновременно.

На блогах известных блогеров иногда встречаются конкурсы на лучшее рабочее место. Уверяю, что ни разу не победил стол, заваленный бумагами и разными принадлежностями и вещами. Чаще всего побеждал нестандартный подход и отличный дизайн. Все-таки порядок на рабочем столе приветствуется многими из нас.

Давайте попробуем оценить несколько рабочих столов по пятибалльной шкале и сопоставить свой рабочий стол с тем, который каждому из нас больше всего понравился. А в комментариях можно об этом написать.

Итак, первый рабочий стол:

0 баллов: Полный бардак!

Вещи на столе не поддаются классификации взглядом.

Свободной поверхности стола нет.

На столе стоит посуда с остатками чая/кофе или другими напитками, или едой.

Найти нужную вещь весьма затруднительно…

1 балл: Творческий беспорядок!

Общий вид похож на «Полный бардак».

Вещи на столе относятся к одной теме занятий.

Во внешнем хаосе хозяин может найти любую нужную вещь.

2 балла: Творческий порядок!

Вещей на столе много, но они разложены по группам.

Мелкие вещи разложены в коробки.

Рабочие инструменты чистые.

3 балла: Порядок!

На столе только необходимые вещи.

Все вещи разложены по группам.

Тетради, блокноты, книги – закрыты.

Инструменты стоят в подставках.

Оба локтя свободно можно положить на стол.

Поверхность стола чистая (нет пыли, грязи и т.п.)

4 балла: Идеальная чистота!

На столе только:

Оргтехника

Подставка с ручками

Часы

Подставки для бумаг (с бумагами или без)

1-2 украшения

Поверхность стола чистая

5 баллов: Минимализм!

Если на вашем столе столько мелочей и бумаг, что некуда поставить кружку, то пора принимать экстренные меры. Не все так плохо? Можно сделать еще пару шагов для достижения идеала. Пусть Эйнштейн и говорил, что «только дурак нуждается в порядке - гений господствует над хаосом», позволю себе с ним не согласиться. Если вы не Эйнштейн и бардак на столе объективно отвлекает, снижает вашу эффективность и способствует стрессу, лучше стимулировать свою креативность другим способом. Всего несколько полезных шагов и ритуалов из этой статьи приблизят вас к победе - чистому, организованному и вдохновляющему на свершения столу.

Шаг 1. Порядок на столе начинается с размусоривания

Есть люди, которые обожают выкидывать лишние бумажки, а есть те, для кого этот шаг будет самым непростым, но начать с него необходимо. Пусть в мусор полетят просроченные документы, неактуальные заметки, сломанная канцелярия и прочая ненужная мелочь.

Шаг 2. Правильная сортировка

Посмотрите скептическим взглядом на все, что осталось после уборки. То, чем вы пользуетесь каждый день, можно оставить на поверхности стола или в ближайшем ящике. То, что вы берете раз в неделю и реже, отправьте на хранение в шкаф или на полки. Так вам будет проще поддерживать пространство организованным и чистым, а изредка встать из-за компьютера, чтобы сходить за вещью - только полезная разминка.

Шаг 3. Система хранения

Инвестировать в продуманные органайзеры - хорошая идея. Важно, чтобы они были удобными персонально для вас и, что важно, радовали глаз, тогда порядок поддерживать будет приятнее. Здорово, если в органайзере будет место для зарядки телефона, а еще лучше беспроводной ее вариант - это избавит вас от лишних проводов под рукой.

Шаг 4. Мусор в мусорку

Поскольку обещание себе «я выкину эту бумажку, когда в следующий раз буду вставать» практически никогда не работает, просто поставьте рядом со столом небольшую и симпатичную мусорную корзину.

Шаг 5. Хранение мелочей

Как бы вы ни старались, различные мелочи все равно будут скапливаться на вашем рабочем столе. Вместо того, чтобы фанатично следить за ними, заведите небольшой поднос, миску или любую другую ёмкость, куда вы будете их сбрасывать. Главное - все же перебирать ее время от времени.

Шаг 6. Усмирение проводов

Мы уже подсказали вам про беспроводную зарядку для телефона, но это явно не единственный кабель, который будет вас беспокоить. Добавьте к оснащению вашего рабочего стола специальные органайзеры для проводов. Если провода слишком длинные, скрутите лишнюю длину колечками и скрепите зажимом для бумаг - как на фото ниже. Можно даже приклеить цветные стикеры к проводам и подписать их: отличный лайфхак не только, чтобы не запутаться в однотипных шнурах, но и существенно повышающий шанс вернуть свое имущество после того, как вы одолжили его коллегам.

Шаг 7. Справочные документы рядом

Если у вас в работе есть документы, с которыми вы все время сверяетесь (инструкции, таблицы - что угодно), важно, чтобы они были легко доступны и не терялись в других бумагах. Организуйте место для этих «справочников» на стене около рабочего стола или в настольном органайзере. Для пущего эффекта можно пометить этот документ ярким стикером, положить в уникальную папку или заключить в рамочку.

Шаг 8. Вдохновляющий декор

Декору на рабочем столе - быть! Даже если вы ярый минималист, 1-2 вещи сделают все только лучше. Здесь важно выдержать баланс: декор должен вдохновлять, но при этом не отвлекать. А еще его должно быть ровно столько, чтобы оставалось место не только для полезных вещей, но и для пустого пространства. Самым полезным декором признаны горшечные растения или цветы в вазе - они снижают нервное напряжение аж на 37%!

Также хороши мотивирующие открытки и постеры, любимые кружки, а канцелярия, которую не стыдно выложить в инстаграм, будет не только вдохновляющей, но и полезной. Если ваш стол стоит у стены, используйте это пространство не только для навесных органайзеров, но и для или красивых досок для записи планов и идей.

Шаг 9. Вечерний ритуал

Порядок недостаточно один раз создать, его нужно поддерживать. Для этого поможет ритуал, который важно совершать перед уходом домой:

• рассортируйте вещи по органайзерам;
• очистите стол от всего лишнего;
• протрите его тряпочкой с чистящим составом (храните его в столе);
• опустошите мусорную корзину;
• помойте чашку.

Подумайте, с чего вы начинаете свой день, поскольку то, как вы проводите рабочее утро - хороший показатель качества остального дня. Если вы сперва записываете дела в блокнот, пусть он лежит перед клавиатурой с закладкой на нужной странице и красивой ручкой рядом. Если проверяете почту, пусть ничто не встает на пути между вами и компьютерной мышью. Привыкли начинать утро с кофе? Поставьте кружку на самом видном месте.

Шаг 10. Повторять раз в квартал

Создайте еще один ритуал, который проводится 4 раза в год: вашему столу все равно понадобится генеральная уборка. Чтобы не забывать о ней, можно ставить напоминания и пометки в календаре, но как нам кажется, гораздо приятнее приурочить уборку к началу нового времени года. В первый рабочий день весны или осени радуйте себя свободным, как чистый лист, столом.

Работа занимает огромную часть нашей жизни: ведь трудимся мы пять, а то и шесть дней в неделю. Поэтому, безусловно, работа должна приносить удовлетворение. И это зависит не только от того, нравится она нам или нет, но и от того, правильно ли организовано рабочее место. Вот об этом мы и поговорим.

Порядок на рабочем месте

Это не так уж сложно, нужно лишь сделать несколько простых шагов.

1. Спросите себя: так ли уж вы уверены в том, что творческой личности нужен беспорядок, или просто пребываете в плену этого стереотипа? Действительно ли вам комфортно находиться в хаосе? Вряд ли. Кроме того, беспорядок на вашем столе и вокруг него создает не очень хорошее впечатление о вас у коллег. Они могут думать, что вы неорганизованная, а значит, безответственная личность. Чтобы избежать этого, измените свое отношение к порядку. Не поддавайтесь на собственные отговорки, что у вас нет на это времени. Ведь достаточно один раз создать удобную систему поддержания порядка, чтобы в дальнейшем не тратить на это время.
2. Проведите весеннюю уборку. Разберите все стопки со старыми документами. Все, что можно, выбросьте, то, что вам еще может понадобиться, оставьте. Но обязательно придумайте, как хранить эти документы таким образом, чтобы при необходимости можно было быстро найти требуемое.
Подумайте, что вам нужно для выполнения своих повседневных обязанностей. Только эти вещи и должны находиться на вашем столе. Все остальное можно убрать подальше и доставать при необходимости.
Нужно также продумать систему хранения документов, классификацию их по папкам. И выбрать место (не слишком далеко от вашего стола, но и не на нем са-мом), где можно будет эти папки хранить. Если в течение дня вы будете пользоваться некоторыми папками, возьмите себе за правило в конце дня обязательно возвращать их на место.
3. Каждый день выделяйте небольшой временной промежуток (10—15 минут) для поддержания порядка. Если вы склонны забывать о мелких делах — поставьте себе напоминание в компьютере или мобильном телефоне.
4. Составляйте списки. Маленькие отрывные листочки удобны для того, чтобы оставлять сообщения на столе у своего коллеги, но не для составления списков дел. Планируйте в блокноте. Составляйте список дел на день или на неделю, сортируя их по приоритетности. Обозначайте дедлайны, напоминания, подробности вроде телефонных номеров. Тогда у вас под рукой будет вся необходимая информация, что сэкономит ваше время.
5. Обеспечьте себя необходимыми подручными средствами. Нередко в офисе царит хаос из-за того, что коллеги берут со стола друг друга степлеры, бумаги, ручки и т. д. и владелец вынужден тратить время на поиски своих вещей. Постарайтесь обеспечить себя всем необходимым и попросите коллег сразу же возвращать вещи на место, если они берут их на время.
6. Если вы работаете за компьютером, изучайте но-вые программы. К примеру, позволяющие вам планировать свой день и эффективно управлять временем. Такие программы гораздо удобнее в эксплуатации, чем обычные блокноты.