Когда выплачивать учебный отпуск до или после. Правила оплаты учебного отпуска по трудовому кодексу

Порядок предоставления учебного отпуска

Целевым назначением ежегодных дополнительных отпусков, указанных в части 1 статьи 116 ТК РФ, является обеспечение работников отдыхом большей продолжительности в связи с особым характером работы, ее условиями, воздействием на здоровье вредных производственных факторов, а также в связи с защитой от неблагоприятных последствий работы в таких условиях.
Нормы, регулирующие ежегодные отпуска, законодатель включил в раздел V «Время отдыха» Трудового кодекса. А положения, касающиеся учебных отпусков (ст. 173-177 ТК РФ), отнесены к разделу VII «Гарантии и компенсации». Согласно статье 164 ТК РФ такие отпуска являются средством реализации работником своих прав в области социально-трудовых отношений.
Законодательное закрепление гарантий на дополнительные учебные отпуска работникам, совмещающим работу с обучением, не обусловлено характером и условиями работы и не связано с влиянием такой работы на здоровье работника. В отличие от ежегодных оплачиваемых отпусков учебные отпуска имеют иное целевое назначение. Их целью является учеба (причем успешная), совмещаемая с работой.
Из буквального толкования норм статей 173-176 ТК РФ следует вывод: дополнительные оплачиваемые отпуска в связи с обучением не являются «ежегодными дополнительными оплачиваемыми отпусками», о которых идет речь в статье 120 и части 1 статьи 116 ТК РФ. В пользу данного утверждения свидетельствует и различный подход законодателя к порядку суммирования дополнительных ежегодных отпусков с ежегодными оплачиваемыми отпусками и порядку присоединения к учебным отпускам ежегодных оплачиваемых отпусков.
В первом случае на основании части 2 статьи 120 ТК РФ работодатель обязан суммировать дополнительный ежегодный отпуск с основным ежегодным. А во втором - присоединение ежегодных оплачиваемых отпусков к учебным отпускам (независимо от их оплаты) согласно части 2 статьи 177 ТК РФ допустимо лишь по СОГЛАШЕНИЮ работодателя и работника.
3. Следующий критерий разграничения ежегодных оплачиваемых отпусков и учебных отпусков - основание их предоставления.
Основание для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска - время фактической работы и иные периоды времени, дающие право на отпуск (ст. 121 ТК РФ). Основанием предоставления учебных отпусков является успешное совмещение работником обучения в соответствующих образовательных учреждениях, либо его допущение к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего профессионального образования или в имеющие государственную аккредитацию иные образовательные учреждения.
Кроме того, в соответствии с пунктом 4 ст. 17 Федерального закона от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» отдельным основанием для возникновения у работника права на учебный отпуск является справка-вызов из вуза, орма которой приведена в приложении № 1 к приказу Минобразования России от 13 мая 2003 г. № 2057.

Работник вправе претендовать на учебный отпуск, если

Как правильно оформить учебный отпуск

Учебным отпуском называется отсутствие работника на предприятии по уважительным причинам, связанным с обучением в училище или институте. Производительность предприятия напрямую коррелирует со степенью профессиональной подготовки и квалификации ее сотрудников. Предприниматель заинтересован в повышении уровня подготовки кадров, поэтому, а это неразрывно связано с обучением.

Кому полагается?

Для того, чтобы сотрудник начал обучение, начальство направляет его в ученический отпуск. Если в получении образования в учреждении, соответствующем государственным стандартам, заинтересован руководитель, то время, пошедшее на обучение включается в трудовой стаж, как если бы он не покидал своего рабочего места, а также идет в счет гарантированного отпуска по графику.

Для того, чтобы иметь возможность отпуска по учебе необходимы соблюсти следующие условия:

• работник впервые поступает в ВУЗ.
• работник присутствует в штатном списке компании или стажируется.
• сотрудник намеревается стать заочником или поступить на вечернее отделение.

Отпуск при очной форме не имеет оплаты.

Льготные условия и возможность учиться во время работы имеют также лица, поступающие в аспирантуру, соискатели и докторанты. Их права занесены в отдельный закон «О высшем и послевузовском образовании» от 22 августа 1996 №125 Федерального Закона. Лица, которые являются претендентами в аспирантуру, получают отпуск, равный тридцати календарных дням, которые попадают под оплату по месту работы.

За служащим закреплено право выбрать не одно, а несколько учебных заведений, но закон оставляет право гарантий и льгот лишь по отношению к одному из них.

Предприниматель может не отпустить на учебу сотрудника, работающему не на полную ставку, т.е. совместителя (I часть статьи 287 ТК РФ).

Учебный отпуск и трудовой кодекс

Основные нюансы в отношении отпуска по учебе регулируются 26 главой Трудового кодекса РФ от 30 декабря 2001 № 197 Федерального Закона. Вопрос о гарантиях и компенсациях работников регулируется 173 статьей из Трудового Кодекса РФ и предписывает льготы для лиц, проходящих подготовку к вступительным экзаменам, допущенных к прохождению вступительных экзаменов и студентов – заочников и вечерников.

Учебное заведение, которое выбрал сотрудник, должно иметь установленный или подтвержденный государственный аккредитационный статус образовательного учреждения.

Если же он совмещает должность на предприятии с обучением в ВУЗе, не получившем аккредитацию, то он может рассчитывать на какие-либо гарантии со стороны предприятия только если данные случаи прописаны в трудовом договоре. (6 часть 173 статьи, 6 часть 174 статьи, 2 часть 175 статьи, 2 часть 176 статьи и 1 часть 177 статьи Трудового Кодекса РФ).

Оформление учебного отпуска

Для выдачи отпуска по учебе необходимы такие документы: свидетельства о государственном лицензировании учебного заведения (копия) и зачетная книжка, свидетельствующая об успешном прохождении учебы. В это входит и сдача всех задолженностей — контрольных, курсовых и лабораторных работ.

Для очередного отпуска на сессию надо написать заявление и представить справку — вызов, удостоверяющую место учебы гражданина, и предоставляющую ему возможность отпуска в этот период. Справка-вызов в обязательном порядке содержит определенные сроки, на основе которых работодатель подписывает заявление.

Работодатель по собственной инициативе вправе направить сотрудника на обучение. Детали предоставления отпуска и оплаты прописываются в «ученическом договоре», заключенном межу сторонами. В случае, если работник заинтересован во втором высшем образовании, ему будет отказано в получении отпуска и оплаты.

Учебное заведение обязано предоставить студенту справку — вызов, гарантирующую ему предоставление учебного отпуска.

Сроки предоставления и продолжительность учебного отпуска

Сроки предоставления ученического отпуска различны, в зависимости от курса обучения и статуса учебного заведения:

При обучении сотрудника в средне-специальных профессиональных заведениях (училищах, техникумах) он вправе получить отпуск длительностью тридцать календарных суток в начальные два курса и сорок дней дается на оставшиеся курсы. Когда сдается государственный экзамен дается один месяц, учебный отпуск для защиты диплома составляет два месяца.

Данные сроки регламентирует 174 статья Трудового Кодекса РФ.

Немного иначе обстоит дело с учащимися институтов. Им предоставляется больше календарных дней на сдачу межсессионных экзаменов:

• В период первого и второго курса для сдачи сессии предоставляется 40 дней, на последующие 50.
• На подготовку и защиту итоговой работы отводится четыре месяца.

Сотрудники-вечерники имеют право семичасовой рабочий день часов в период десяти месяцев для подготовки дипломной работы.

Количество отпускных дней на время окончания учебного заведения определяется 173 статьей. Трудового Кодекса РФ. Учебный отпуск на диплом дается на три месяца, на сдачу государственных экзаменов — один.

Оплата ученического отпуска

Оплачивается ли учебный отпуск?

Данный вид отпуска оплаты заслуживает так же, как и ежегодные, на основе среднего значения заработной платы последних двенадцати месяцев. Для высчитывания средней величины заработка при выплате отпускных берутся все выплаты сотрудника, исходя из которых формируется зарплата.

Если в предоставляемом отпуске присутствуют праздничные нерабочие дни, учебный отпуск не продлят, но оплатят нерабочие дни, так как они попадают в период предоставления данного отпуска.

Законодательством предусмотрены права работника в случае его заболевания на момент очередного учебного отпуска. Если недуг пришелся на время отпуска и продолжилась после его завершения, оплата больничного будет производиться с первого календарного дня нахождения сотрудника на рабочем месте. Больничный во время учебного отпуска не оплачивается.

Учебный и ежегодный отпуск

Пример № 1: Сотрудник ЗАО «Аист» находится в ежегодном отпуске, но ему сообщают, что скоро в университете начнется итоговая сдача экзаменов и он обязан устранить все имеющиеся задолженности по экзаменам и зачетам. Может ли он рассчитывать на предоставление учебного отпуска работнику со стороны начальства?

Законодательство однозначно говорит что нет, но если такая необходимость существует, сотрудник обязан прервать ежегодный отпуск и перенести его оставшиеся дни на другой период времени.

Учебный и декретный отпуск

Пример № 2: Работница завода ОАО « Маяк» имеет малолетнего ребенка и пребывает в отпуске по декрету, а также параллельно учится в институте. Близится период сдачи экзаменов, у нее есть справка-вызов, которую она собирается предоставить работодателю. Может ли она рассчитывать на отпуск по учебе?

Данный вид отпуска она вправе получить только в том случае, если прервет декретный отпуск.

Сотруднику и работодателю важно прийти к взаимопониманию в данном вопросе. Квалифицированные кадры, получившие достойное образование, должны быть по достоинству оценены руководством и коллегами по производству. Важно уважать права и интересы работников и с пониманием относиться к их благой цели – профессионально самосовершенствоваться и получать достойное образование. Будущий же студент не должен забывать о том, что работодатель не откажет в отпуске, а, наоборот, одобрит его инициативу, если все формальности и документы будут правильно соблюдены и не останется вопросов по предоставлению льгот и гарантий.

Некоторым сотрудникам полагается учебный отпуск. Трудовой кодекс статья 173 говорит, кому и когда он положен. Разберемся, в каких случаях работодатель обязан предоставить сотруднику, совмещающему работу с учебой, учебный отпуск для сдачи очередных экзаменов, подготовки и защиты дипломной работы.

А также какими документами оформляются учебные отпуска и как происходит оплата учебного отпуска? Облагаются ли выплаты за время учебного отпуска зарплатными налогами и включаются ли в расходы?

В этой статье вы найдете:

• как происходит оплата учебного отпуска
• учебный отпуск: оплата и оформление
• как расчитать страховые взносы и НДФЛ при оплате учебного отпуска

Гарантии и компенсации для сотрудников, совмещающих работу с обучением, установлены в статьях 173-176 ТК РФ. Их условно можно разделить на три группы: предоставление дополнительных отпусков, оплата проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно, сокращение продолжительности рабочей недели.

Порядок предоставления указанных льгот зависит от того, какое образование получает работник (начальное профессиональное, среднее или высшее), по какой форме обучения он учится (очной, очно-заочной (вечерней) или заочной), а также есть ли у учебного заведения государственная аккредитация.

Предоставление гарантий и компенсаций работникам в связи с обучением

Предоставляя льготы сотрудникам, совмещающим работу с обучением, работодатель должен руководствоваться следующими положениями. Чтобы определиться с порядком расчетов заучебный отпуск - открываем Трудовой кодекс статья 173.

Под гарантиями понимаются средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений (ст. 164 ТК РФ)

1. Гарантии и компенсации, предусмотренные в статьях 173-176 ТК РФ, полагаются работникам только при получении ими образования соответствующего уровня впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ). Иными словами, работодатель не обязан предоставлять учебный отпуск, оплачивать проезд к месту обучения и сокращать рабочую неделю сотруднику, получающему второе высшее образование. Но из этого правила есть одно исключение. Льготы могут быть сохранены, если работник, уже имеющий профессиональное образование соответствующего уровня, учится по направлению работодателя. Необходимость такого обучения должна быть предусмотрена в трудовом договоре или специальном соглашении об обучении, заключенном между работником и работодателем в письменной форме.
2. Если работник учится одновременно в нескольких учебных заведениях, гарантии и компенсации предоставляются ему в связи с обучением только в одном из них (ч. 3 ст. 177 ТК РФ). В каком именно - выбирает сам работник.
3. Установленные льготы полагаются работникам только по основному месту работы. То есть работодатель не обязан предоставлять учебный отпуск и другие льготы лицам, работающим у него по совместительству (ч. 1 ст. 287 ТК РФ). Однако он имеет право это сделать, так как законодательство не содержит прямого запрета.
4. Все льготы в связи с обучением предоставляются, только если учебное заведение, в котором учится работник, имеет государственную аккредитацию. Наличие у образовательного учреждения государственной аккредитации подтверждается свидетельством о государственной аккредитации. Оно выдается сроком на пять лет и без приложения (приложений), в котором приведены сведения об аккредитованных образовательных программах, недействительно. Обратите внимание: по собственной инициативе работодатель имеет право предоставить работнику учебный отпуск и другие льготы, даже несмотря на отсутствие у учебного заведения, где учится сотрудник, государственной аккредитации (ст. 173-176 ТК РФ). В подобной ситуации возможность и порядок предоставления указанных льгот устанавливаются в трудовом или коллективном договоре.
5. Для предоставления льгот в связи с обучением организационно-правовая форма образовательного учреждения, в котором учится сотрудник, значения не имеет.
6. Гарантии и компенсации полагаются работнику независимо от того, по какой специальности он учится и связана ли она с его нынешними должностными обязанностями. Ведь такое требование не содержится в Трудовом кодексе.
7. При предоставлении льгот не важно, поступил сотрудник в учебное заведение самостоятельно или был направлен на обучение работодателем.
8. Установленные льготы полагаются работнику независимо от того, когда он начал учиться в образовательном учреждении - до поступления на работу к данному работодателю либо в то время, когда уже трудился у него.
9. Отдельные виды льгот (оплата учебного отпуска и проезда) предоставляются только успешно обучающимся сотрудникам. Трудовой кодекс не дает определения данному понятию, не содержится оно и в других нормативных актах. Считается, что студент обучается успешно, если не имеет академической задолженности за предыдущий семестр, выполнил все работы (курсовые, лабораторные), сдал зачеты по всем дисциплинам, предусмотренным учебным планом, и допущен к очередной сессии. Отметим, что для оформления учебного отпуска работник должен не только написать соответствующее заявление, но еще и приложить к нему справку-вызов из образовательного учреждения. В этом документе помимо прочих сведений содержится также информация о том, что студент является успешно обучающимся. Иными словами, подтверждением успешности обучения служит наличие справки-вызова из учебного заведения.
10. Работодатель должен предоставить сотруднику учебный отпуск независимо от того, сколько времени он проработал в данной организации. Дело в том, что в Трудовом кодексе не установлено каких-либо требований к стажу работы, дающему право на использование указанного отпуска.
11. По просьбе работника и с согласия работодателя к учебному отпуску может быть присоединен ежегодный оплачиваемый отпуск (ч. 2 ст. 177 ТК РФ).
12. По собственной инициативе работодатель имеет право предоставить обучающемуся работнику учебный отпуск большей продолжительности по сравнению с той, которая установлена Трудовым кодексом. Порядок предоставления и длительность такого отпуска должны быть указаны в трудовом или коллективном договоре.

Кому предоставляется учебный отпуск

Отпуска в связи с обучением предоставляются как работникам, которые уже обучаются в учебных заведениях, так и тем, кто только поступает в них. Учебные отпуска бывают оплачиваемыми и без сохранения заработной платы (табл. 2).

Если сотрудник учится по заочной или очно-заочной (вечерней) форме обучения в образовательном учреждении высшего или среднего профессионального образования, на время учебных отпусков за ним сохраняется средний заработок (ст. 173 и ст. 174 ТК РФ). Иными словами, такие отпуска ему оплачиваются. Обратите внимание: речь идет только о тех работниках, которые успешно учатся.

Образовательными учреждениями высшего профессионального образования являются университеты, академии, институты. А среднего профессионального образования - техникумы и колледжи

При обучении по очной форме в образовательном учреждении высшего или среднего профессионального образования работнику полагаются лишь неоплачиваемые учебные отпуска (2 ст. 173 и ст. 174 ТК РФ).

Допустим, сотрудник успешно учится в образовательном учреждении начального профессионального образования (профессиональном училище или профессиональном лицее) либо в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении (школе, гимназии или лицее). Независимо от формы обучения студентам указанных учебных заведений полагаются оплачиваемые отпуска для сдачи экзаменов.

Таблица 1. Учебный отпуск с сохранением за работником среднего заработка

Работодатель обязан предоставить оплачиваемый учебный отпуск работнику, если он учится в аспирантуре (адъюнктуре) заочно. Кроме того, отпуск с сохранением среднего заработка полагается:

• сотрудникам, которые допущены к вступительным испытаниям (экзаменам) в аспирантуру (адъюнктуру);
• аспирантам (адъюнктам), докторантам и соискателям - для завершения диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук или доктора наук.

Информация о продолжительности и назначении отпусков для указанных категорий работников приведена в табл. 3.

Учебный отпуск: оплата проезда к месту обучения и обратно

Работникам, которые учатся в учебных заведениях, расположенных в других городах, работодатель обязан один раз в учебном году оплатить проезд к месту нахождения образовательного учреждения и обратно. Данная льгота полагается лишь успешно обучающимся сотрудникам. Причем в полном размере стоимость проезда компенсируется только тем работникам, которые учатся заочно в образовательных учреждениях высшего профессионального образования (ст. 173 ТК РФ). Сотрудникам, обучающимся в вузах по очной форме, проезд не оплачивается. Если работник получает образование заочно в среднем специальном учебном заведении (техникуме или колледже), работодатель обязан возместить ему лишь 50% стоимости проезда к месту учебы и обратно (3 ст. 174 ТК РФ).

Таблица 2. Учебные отпуска без сохранения за работником заработной платы

Как сокращается рабочая неделя на время учебного отпуска

Во время обучения сотрудника в высшем или среднем специальном учебном заведении его рабочая неделя не сокращается. То есть наравне с остальными сотрудниками он трудится по 40 часов в неделю. Однако по просьбе обучающегося на десять учебных месяцев перед началом написания дипломного проекта (работы) или перед сдачей государственных экзаменов ему может быть установлена рабочая неделя, сокращенная на семь часов (ч. 4 ст. 173 и ч. 4 ст. 174 ТК РФ). То есть (при нормальной продолжительности рабочей недели) она сокращается до 33 часов в неделю (40 ч - 7 ч).

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ)

Сокращение работнику продолжительности рабочей недели осуществляется на основании его письменного заявления.

Допустим, работник - студент вуза является инвалидом I или II группы. Значит, ему и так устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени - не более 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ). Но поскольку сотрудник совмещает работу с получением образования, по его желанию в течение десяти месяцев перед написанием дипломной работы или сдачей госэкзаменов рабочая неделя ему может быть сокращена еще на семь часов - до 28 часов в неделю (или до 5 часов 36 минут в день).

Если работник учится в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении, на время учебного года ему также может быть сокращена продолжительность рабочей недели (ч. 3 ст. 176 ТК РФ). Для этого сотрудник (как и в случае с обучением в вузе или среднем специальном учебном заведении) должен обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Однако при обучении в указанном общеобразовательном учреждении рабочая неделя сокращается на один рабочий день либо рабочие дни (смены) в течение недели сокращаются на количество часов, приходящихся на один рабочий день. Так, при пятидневной рабочей неделе продолжительность рабочего дня должна быть сокращена на 1 час 36 минут (8 ч? 5 дн.), что составит 6 часов 24 минуты.

За время освобождения от работы в связи с сокращением рабочей недели сотруднику выплачивается 50% среднего заработка по основному месту работы, но не ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ). Это правило распространяется как на работников, получающих высшее или среднее специальное образование, так и на обучающихся в вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях (ч. 4 ст. 173, ч. 4 ст. 174 и ч. 3 ст. 176 ТК РФ)

Таблица 5. Сокращение рабочего времени работникам, совмещающим работу с учебой

Учебный отпуск: документальное оформление

Учебный отпуск оформляется по тем же правилам, что и ежегодный оплачиваемый отпуск. То есть работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в связи с обучением. Отличие лишь в одном: к заявлению работник должен приложить справку-вызов из образовательного учреждения, в котором он обучается. Используйте этот образец.

Высшие, а также средние учебные заведения, имеющие государственную аккредитацию, оформляют справки-вызовы по формам, которые утверждены приказом Минобразования России от 19.12.13 № 1368.

Справка-вызов состоит из двух частей: непосредственно справки-вызова и отрывной части к ней - справки-подтверждения, которая заполняется образовательным учреждением после окончания сессии и является оправдательным документом

После сдачи сессии (защиты дипломной работы, сдачи госэкзаменов) работник должен подтвердить, что во время учебного отпуска он действительно находился в образовательном учреждении. Для этого ему следует представить работодателю справку-подтверждение за подписью руководителя (ректора, иного уполномоченного лица) учебного заведения.

Непредставление сотрудником справки-подтверждения может быть квалифицировано как отсутствие на рабочем месте без уважительной причины. Значит, если работник находился в оплачиваемом учебном отпуске и по его окончании не предъявил справку-подтверждение, организация имеет право удержать с него сумму выплаченных отпускных.

На основании заявления сотрудника компания издает приказ о предоставлении ему учебного отпуска. Как и в случае с другими видами отпусков, такой приказ составляется по форме № Т-65. После этого в личной карточке работника (форма № Т-25) делается отметка о предоставлении учебного отпуска. Если на время отпуска за работником сохраняется средний заработок, организация составляет записку-расчет по форме № Т-60, в которой определяет сумму выдаваемых отпускных.

К заявлению о предоставлении работнику ежегодного дополнительного отпуска в связи с обучением в аспирантуре (адъюнктуре) он должен приложить справку из образовательного учреждения о том, что учится в аспирантуре (адъюнктуре).
Отпуск для написания диссертации на соискание ученой степени кандидата или доктора наук предоставляется при наличии письма-рекомендации ученого совета образовательного учреждения, в котором указаны время и сроки предоставления такого отпуска.

Чтобы организация оплатила работнику проезд к месту обучения и обратно, по возвращении из учебного отпуска он должен написать соответствующее заявление и приложить к нему проездные документы и справку-подтверждение из учебного заведения. Напомним, что эту справку работник и так обязан предъявить работодателю в подтверждение того, что во время учебного отпуска он находился в образовательном учреждении и сдавал сессию (госэкзамены) или защищал диплом.

Если работник, совмещающий работу с учебой, желает, чтобы организация установила ему сокращенную рабочую неделю, он должен обратиться к работодателю с письменным заявлением об этом. В заявлении целесообразно также указать, какой вариант сокращения рабочего времени сотрудник намерен использовать: дополнительный свободный от работы день в неделю либо сокращение ежедневной продолжительности рабочего дня (смены).

Выбранный вариант сокращения продолжительности рабочей недели закрепляется в соглашении между работником и работодателем, которое заключается в письменной форме

Учебный отпуск: оплата и оформление

Итак, работнику полагается оплачиваемый учебный отпуск.

Чтобы рассчитать причитающуюся ему сумму отпускных, необходимо руководствоваться общими правилами исчисления среднего заработка. Они установлены в статье 139 ТК РФ и Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Иными словами, средний заработок для оплаты учебного отпуска рассчитывается точно так же, как и для оплаты ежегодного основного отпуска.

При любом режиме работы средний заработок для оплаты учебного отпуска по Трудовому кодексу определяется исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих началу учебного отпуска (ч. 3 ст. 139 ТК РФ)

В табеле учета рабочего времени оплачиваемый учебный отпуск отражается буквенным кодом У или цифровым кодом 11, а учебный отпуск без оплаты - УД или 13

Отметим, что оплачиваемые учебные отпуска, предоставляемые работникам в связи с обучением, в статьях 173-177 ТК РФ именуются дополнительными отпусками с сохранением среднего заработка. Но в соответствии со статьей 116 ТК РФ дополнительные оплачиваемые отпуска полагаются лишь определенным категориям сотрудников за работу в неблагоприятных условиях - на вредных или опасных работах, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и др. Дополнительный учебный отпуск к данной категории отпусков не относится. Ведь его предоставление связано с учебой сотрудника (защитой дипломного проекта, сдачей госэкзаменов) и не зависит от фактически отработанного времени.

Следовательно, работодатель не обязан присоединять учебный отпуск к ежегодному основному оплачиваемому отпуску, как это делается при предоставлении дополнительных оплачиваемых отпусков. Однако по просьбе работника учебный отпуск может быть объединен с его основным отпуском (ч. 2 ст. 177 ТК РФ).

Допустим, учебный отпуск или его часть совпали с ежегодным оплачиваемым отпуском работника по графику отпусков, утвержденному в организации на текущий год. Работодатель должен предоставить такому сотруднику учебный отпуск согласно справке-вызову из учебного заведения и перенести ежегодный отпуск или его часть на другое время с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ).

В отличие от ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков учебный отпуск не продлевается на нерабочие праздничные дни, приходящиеся на него. Дело в том, что отпуск в связи с обучением предоставляется именно на то количество дней, которое указано в справке-вызове. Даже если в этом промежутке времени есть нерабочие праздничные дни, они подлежат оплате в общем порядке. Основание - пункт 14 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Пример 1

В ноябре 2019 года секретарю-референту ЗАО «Олимпус» Н.И. Мельниковой предоставлен отпуск для сдачи экзаменов в Московском педагогическом государственном университете. В справке-вызове из вуза указано, что учебный отпуск предоставляется на 25 календарных дней с 2 по 26 ноября 2019 года включительно. Средний дневной заработок Н.И. Мельниковой за расчетный период составил 510 руб.

На период учебного отпуска приходится один нерабочий праздничный день - 4 ноября. Несмотря на это, продолжительность учебного отпуска не увеличивается, то есть сотрудница должна выйти на работу 27 ноября 2019 года. Кроме того, праздничный день, как и другие выходные дни, приходящиеся на период учебного отпуска, подлежит оплате. За время учебного отпуска Н.И. Мельниковой следует начислить отпускные в сумме 12 750 руб. (510 руб. ? 25 дн.).

Если сотрудник заболел во время учебного отпуска, такой отпуск на период его болезни не продлевается. Более того, за дни болезни, совпавшие с учебным отпуском, пособие по временной нетрудоспособности ему не выплачивается. Так сказано в подпункте 1 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ и подпункте «а» пункта 17 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию. Но если до окончания учебного отпуска работник так и не выздоровел, начиная со дня, когда он должен был выйти на работу, ему начисляется пособие по временной нетрудоспособности.

Оплата учебного отпуска: налогообложение выплат работникам, совмещающим работу с учебой

Рассмотрим, может ли организация при расчете налога на прибыль учесть расходы, произведенные ею в связи с предоставлением и оплатой работникам учебных отпусков и других установленных льгот, и какие налоги и страховые взносы она должна начислить с данных выплат.

Оплата любого отпуска, в том числе учебного, производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Налог на прибыль

Расходы на выплату среднего заработка, сохраняемого за работником согласно законодательству РФ на время учебного отпуска, а также расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно относятся к расходам на оплату труда и, следовательно, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Об этом говорится в пункте 13 статьи 255 НК РФ.

Отметим, что в названном пункте речь идет только о тех оплачиваемых учебных отпусках, предоставление которых предусмотрено действующим законодательством - Трудовым кодексом или Законом № 273-ФЗ. Но работодатели имеют право предоставлять учебные отпуска и в других случаях (например, при получении сотрудником второго высшего образования или при обучении в вузе, не имеющем государственной аккредитации). В таких ситуациях учебные отпуска предоставляются на основании трудового или коллективного договора. Расходы на их оплату нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Ведь в пункте 24 статьи 270 НК РФ указано, что в целях налогообложения не учитываются расходы на оплату отпусков, предоставляемых по коллективному договору дополнительно сверх предусмотренных действующим законодательством.

Допустим, работник получает образование в среднем специальном учебном заведении, имеющем государственную аккредитацию, но расположенном в другом городе. В соответствии с частью 3 статьи 174 ТК РФ работодатель один в раз в учебном году обязан оплатить 50% стоимости проезда до места обучения и обратно. Однако в трудовом договоре, заключенном с работником, может быть установлено, что организация полностью компенсирует все расходы на проезд до места учебы и обратно, причем не один раз в учебном году, а каждую сессию. При расчете налога на прибыль компания вправе включить в расходы лишь 50% стоимости проезда (один в раз в учебном году). Остальные суммы возмещения, выплачиваемые работнику, она не сможет учесть в расходах в целях налогообложения прибыли (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации, устанавливаются коллективным или трудовым договором

Как уже говорилось, согласно Трудовому кодексу обязанность работодателя предоставить учебный отпуск и другие льготы не ставится в зависимость от того, связана ли получаемая работником специальность с его должностными обязанностями.

Не содержится такого ограничения и в Налоговом кодексе. То есть организация вправе включить в расходы суммы отпускных, начисленных сотруднику за время учебного отпуска, даже если он обучается по специальности, не соответствующей его трудовым функциям. Кроме того, один раз в учебном году компания может учесть в расходах сумму компенсации работнику стоимости проезда к месту учебы и обратно, выплаченную в соответствии со статьей 173 или 174 ТК РФ.

Пример 2

Кладовщик ООО «Стандарт» Д.И. Виноградов, проживающий и работающий в г. Торжке Тверской области, учится заочно на втором курсе в Колледже телекоммуникаций при Московском техническом университете связи и информатики по специальности «радиосвязь, радиовещание и телевидение». В его трудовом договоре указано, что после успешной сдачи зимней сессии организация компенсирует работнику 100% стоимости проезда к месту нахождения образовательного учреждения и обратно. Стоимость проезда к месту учебы для сдачи летней сессии работодателем не компенсируется.

Допустим, с 8 по 22 декабря 2019 года работник находился в учебном отпуске и сдавал зимнюю сессию. За время учебного отпуска ему было начислено 6225 руб. По окончании учебного отпуска сотрудник вышел на работу и предъявил справку-подтверждение из образовательного учреждения и железнодорожные билеты на проезд до Москвы и обратно на сумму 1140 руб. Вместе с зарплатой за декабрь 2019 года работнику была выплачена компенсация стоимости проезда в размере 1140 руб.

Несмотря на то что специальность, по которой учится Д.И. Виноградов, не связана с его должностными обязанностями, организация вправе признать в расходах оплату учебного отпуска по Трудовому кодексу и компенсацию в размере 50% стоимости проезда до места учебы и обратно. В декабре 2019 года ООО «Стандарт» включит в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, 6795 руб. (6225 руб. + 1140 руб. X 50%). Остальные 50% стоимости проезда, которые организация выплатила работнику, она не может учесть в целях налогообложения на основании пункта 24 статьи 270 НК РФ.

В случае сокращения продолжительности рабочей недели работнику, обучающемуся в высшем или среднем специальном учебном заведении либо в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении, имеющем государственную аккредитацию, за время освобождения от работы выплачивается 50% среднего заработка, но не ниже МРОТ (ст. 173, 174 и 176 ТК РФ). Суммы среднего заработка, начисленного за время освобождения от работы по указанным обстоятельствам, тоже относятся к расходам на оплату труда и учитываются при расчете налога на прибыль. Основанием является пункт 6 статьи 255 НК РФ.

Если организация решит оплачивать дополнительный свободный от работы день в полном размере и пропишет это условие в трудовом или коллективном договоре, в целях налогообложения она сможет признать лишь выплаты в размере, установленном Трудовым кодексом, то есть 50% среднего дневного заработка сотрудника.

Оплата учебного отпуска: страховые взносы на обязательное пенсионное страхование

С отпускных, начисленных работнику за время учебного отпуска, организация должна также уплатить страховые взносы в ПФР.

Если организация-работодатель оплачивает сотруднику стоимость проезда к месту учебы и обратно в размерах и порядке, установленных в статьях 173 и 174 ТК РФ, с сумм такой оплаты страховые взносы в ПФР не нужно. Дело в том, что указанные выплаты относятся к компенсационным и не облагаются взносами.

Оплата в размере 50% среднего заработка, сохраняемая за работником на периоды освобождения от работы, предусмотренная законодательством в связи с сокращением продолжительности рабочей недели, облагается страховыми взносами в ПФР на общих основаниях.

Предположим, по собственной инициативе организация предоставляет сотрудникам оплачиваемые учебные отпуска в случаях, не предусмотренных Трудовым кодексом, либо оплачивает проезд к месту учебы и обратно чаще одного раза в учебном году. Порядок предоставления и оплаты таких отпусков, проезда и других льгот закреплен в трудовом или коллективном договоре. Начисленные отпускные или суммы возмещения стоимости проезда организация не вправе включить в расходы в целях налогообложения прибыли (п. 24 ст. 270 НК РФ). Значит, на данные суммы не нужно начислять страховые взносы.

Оплата учебного отпуска: налог на доходы физических лиц

Средний заработок, сохраняемый за работником на период учебного отпуска, а также выплачиваемый за время освобождения от работы в связи с сокращением продолжительности рабочей недели, является его доходом, облагаемым НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ). Иными словами, организация-работодатель при выплате указанных сумм должна удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. При этом не важно, на основании какого документа предоставляется учебный отпуск и сокращается рабочая неделя - Трудового кодекса или трудового (коллективного) договора. В любом из указанных случаев данные суммы облагаются НДФЛ.

Оплата стоимости проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно (один раз в учебном году) относится к компенсационным выплатам, связанным с возмещением расходов на повышение профессионального уровня работников.

Работнику, который учится заочно в высшем или среднем специальном учебном заведении, имеющем государственную аккредитацию, стоимость проезда к месту учебы и обратно работодатель обязан компенсировать один раз в учебном году

Подобные выплаты не облагаются НДФЛ согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ. Об этом Минфин России напомнил в письме от 24.07.07 № 03-04-06-01/260.

Отметим, что в пункте 3 статьи 217 НК РФ речь идет только о тех компенсациях, которые установлены действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ либо решениями представительных органов местного самоуправления, и лишь в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Значит, если согласно Трудовому кодексу работодатель не обязан оплачивать работнику стоимость проезда к месту учебы и обратно, но делает это добровольно, с выплаченных сумм он должен удержать НДФЛ и уплатить его в бюджет.

При совмещении работы и учёбы, работник имеет право на предоставление ему работодателем учебного отпуска. Он никак не связан с основным отпуском, но может быть к нему присоединён. В зависимости от формы обучения и от категории получаемого образования, у работника будет оплачиваемый учебный отпуск или нет.

К заявлению прикладывается первый лист справки-вызова. Вторая часть отдаётся работодателю после того, как работник посетит учебное учреждение, сдаст сессию, вступительные экзамены или защитит дипломную работу. Эта справка является подтверждением того, что работник не зря использовал свой отпуск. То есть, успешно обучается в учебном заведении и имеет право получить следующий отпуск при необходимости.

Предоставление учебного отпуска при получении первого высшего образования

При получении первого высшего образования, работодатель обязан оплачивать сотруднику учебный отпуск в том случае, если:

• он обучается по заочной или очно-заочной форме обучения;
• учебное заведение имеет государственную аккредитацию.

Работодатель может предоставить сотруднику учебный отпуск даже в том случае, если учебное учреждение не имеет государственной аккредитации. Но такое положение должно быть прописано в коллективном договоре или же в другом нормативном локальном акте работодателя.

Работодатель обязан оплачивать работнику:

• 40 календарных дней оплачиваемого отпуска для сдачи сессии на первых двух курсах обучения;
• 50 календарных дней оплачиваемого отпуска для сдачи сессии на последующих курсах;
• до 4 месяцев оплачиваемого отпуска для прохождения государственной аккредитации и защиты дипломной работы.

Работник уходит в отпуск на основании заявления, приложением к которому является первая часть справки-вызова. Форма справки утверждена Минобразования России приказом от 19 декабря 2013 г. № 1368. Заявление же пишется в произвольной форме.

Работодатель не имеет права отказать работнику в предоставлении учебного отпуска. Это является нарушением трудового законодательства.

Учебный отпуск предоставляется всем сотрудникам, совмещающим работу и получение образования. Он не зависит от основного отпуска, но при возможности может присоединиться к нему. Как оплачивается учебный отпуск на работе, зависит от многих нюансов. Далеко не во всех случаях положено сохранение заработной платы во время прохождения сотрудником сессии, сдачи экзаменов. ТК РФ четко регулирует права и обязанности сторон.

Из этой статьи вы узнаете:

• всю информацию об учебном отпуске по ТК РФ;
• длительность учебного отпуска работникам, совмещающим работу с обучением;
• правила оформления учебного отпуска;
• как производится оплата учебного отпуска.

Учебный отпуск по ТК РФ

Работодатель обязан предоставлять учебный отпуск в нужное время вне зависимости от того, отработал сотрудник больше 6-12 месяцев или нет. Опираясь на ст. 287 ТК РФ , можно отметить, что работник может получить отпуск только по основному месту работы. Если он выполняет обязанности по совместительству , дополнительные дни отдыха ему придется брать за свой счет.

Работодатель обязан предоставить учебный отпуск ТК сотрудникам, которые совмещают работу с получением:

• высшего образования по программам магистратуры, бакалавра, а также поступающим на обучение, что регулируется ст. 173 ТК РФ ;
• высшего образования, подразумевающего подготовку кадров высшей квалификации в соответствии со ст. 173.1 ТК РФ ;
• среднего профессионального образования, а также поступающим на обучение согласно ст. 174 ТК РФ ;
• основного или среднего общего образования по очно-заочной форме, что отражено в ст. 176 ТК РФ .

Если учебный отпуск совпадает с другим, например, по уходу за ребенком, то для его получения предыдущий отпуск должен быть прерван. Несмотря на то, что законом предусмотрено получение дополнительного образования с сохранением рабочего места, получить дополнительные дни, которые необходимы для прохождения сессии, возможно далеко не во всех случаях.

Предоставление учебного отпуска возможно в следующих случаях:

• Когда работник получает образование такого уровня в первый раз. Отпуск не может быть предоставлен, если сотрудник получает второе высшее образование, среднее профессиональное. В этом случае основной отпуск следует переносить на те даты, когда предстоит сессия, сдача экзаменов.
• Если образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию. Но в договоре могут быть зафиксированы и другие права работника, поэтому нужно ориентироваться и на него.

Учебный отпуск предоставляется только на основании справки-вызова, которую работник может получить в образовательном учреждении. Кроме того, дополнительные дни, когда сотрудник может не выходить на работу, положены лишь при успешном обучении. Для их получения, сотрудник пишет заявление, а работодатель издает приказ.

Приказ на учебный отпуск выглядит следующим образом:

Учебные отпуска работникам, совмещающим работу с обучением: длительность

Предоставление учебного отпуска работнику возможно на разный промежуток времени, что регулируется ст. 173-176 ТК РФ . Максимальное время отпуска зависит от типа образования, программ и прочих нюансов.

Согласно ст. 173 ТК РФ , при обучении в высших учебных заведениях для прохождения сессии предоставляется:

• на 1-ом и 2-ом курсе обучения - 40 дней;
• на последующих курсах- 50 дней.

Согласно ст. 174 ТК РФ , при получении среднего профессионального обучения на время сессии предоставляется отпуск:

• на 1-ом и 2-ом курсе обучения - 30 дней;
• на последующих курсах- 40 дней.

Учебный отпуск должен предоставляться длительностью до 4 месяцев, если работник проходит государственную аккредитацию или защищает дипломную работу.

Согласно ч. 2 ст. 173 ТК РФ , в 2017 году работодатель должен предоставить 15 календарных дней неоплачиваемого отпуска работнику для:

• прохождения вступительных экзаменов;
• итоговых экзаменов, если сотрудник является слушателем подготовительных курсов.

Кроме неоплачиваемого или оплачиваемого учебного отпуска предусмотрены и иные льготы.

Перед началом итоговой аттестации сотрудник имеет право на сокращенную рабочую неделю согласно ч. 4 ст. 173 ТК РФ . Длительность рабочего времени ограничено - до 7 часов в неделю. Работник может брать дополнительный отгул по 1 рабочему дню или же трудиться ограниченное количество времени.

На время освобождений специалист получает только 50% от среднего заработка, но не ниже МРОТ. Об этом сказано в п. 4 ст. 173 ТК РФ . Кроме того, работодатель должен оплатить один раз в год дорогу до места учебы и обратно, но эти суммы не облагаются страховыми взносами.

Скачайте документы по теме:

Оформление учебного отпуска: действия сотрудника и отдела кадров

Как оплачивается учебный отпуск и в каком объеме, зависит от конкретной ситуации, поэтому не всегда сотрудники могут рассчитывать на компенсацию. Несмотря на это, оформляется он по одному принципу. Если работодатель категорически отказывается предоставить дополнительные отгулы , необходимые для сдачи сессии, поступления, сотрудник может обратиться в прокуратору.

При нарушении прав работодателю грозит наложение штрафов, так как нужно неукоснительно соблюдать действующее трудовое законодательство.

Студент, которому необходимо сдать сессию или пройти итоговую аттестацию, должен написать заявлением на имя работодателя. Строго установленной формы заявления на учебный отпуск не предусмотрено, но в нем нужно отразить главную информацию.

Дополнительно следует запросить справку в учебном заведении, которую отдают в отдел кадров. Это делает непосредственно работник, а не работодатель.

Примерная структура заявления:

• В правом верхнем углу указывается: должность, а также ФИО руководителя работодателя; полное наименование работодателя, в том числе организационно-правовая форма; текущая должность и ФИО заявителя; структурное подразделение, если предприятие крупное;
• Посередине листа пишется слово «Заявление»;
• В «теле» необходимо отразить причину - предоставление учебного отпуска. Нужно написать наименование учебного заведения, основания, продолжительность отпуска. Можно переписать информацию из справки-вызова. Также нужно указать, оплачивается ли учебный отпуск или нет;
• Ниже ставится подпись заявителя с расшифровкой фамилии, а также дата составления заявления.

На основании написанного работником заявления, а также предоставленной справки с учебного заведения, отдел кадров формирует приказ о том, что учебный оплачиваемый отпуск ТК РФ предоставлен. В некоторых случаях заработная плата на период обучения не может сохраняться за работником, что также регулируется действующим законодательством.

Важно! Первая часть справки-вызова отдается работодателю сразу! Вторая лишь после того, как работник сдаст сессию, экзамены или же защитит дипломную работу.

После оформления всех документов, бухгалтер оформляет записку-расчет, где будет указан средний заработок. Отдел кадров фиксирует данные об учебном отпуске в личной карточке работника (форма № Т-2 ), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а ), а также в табеле учета рабочего времени (форма № Т-13 или № Т-12 ).

Оплата учебного отпуска: что нужно учитывать бухгалтеру

Оплачиваемый учебный отпуск ТК РФ предоставляется только тем сотрудникам, которые получают высшее, среднее образование впервые. При этом важно, чтобы форма обучения была заочной или очно-заочной. В других случаях работник должен совмещать основной отпуск с периодом прохождения сессии, сдачи экзаменов, поступления.

Если получение дополнительного образования было по желанию организации, за работником должна сохраняться заработная плата. Это должно происходить даже если он получает второе высшее или среднее специальное образование, проходит курсы повышения квалификации.

Работник может получать образование в любых типах учебных заведений:

• в ВУЗе;
• в техникуме или колледже;
• в вечерней школе или гимназии;
• в училище.

Когда нужен учебный отпуск, как он оплачивается - решается индивидуально, но в соответствии с законом. При этом работодатель не должен выплачивать денежные средства за пропуски работы, если сотрудник не сдал сессию с первого раза. Т.е. в этом случае он должен брать дни за свой счет.

Учебный отпуск, оплата положена лишь тем сотрудникам, которые попадают в перечисленный выше список, т.е. соответствуют всем установленным критериям. Чтобы рассчитать, какая сумма положена к выплате, требуется сложить все доходы за год, разделить их на 12 месяцев, а потом на 29,3 дня (именно это число является средним за год), а не на 30, как это зачастую делают неопытные кадровики или бухгалтеры.

Таким образом удастся получить сумму, полагающуюся за один день. Деньги должны быть выплачены за три дня до начала отпуска.

Работодатель не вправе отказать сотруднику в предоставлении учебного отпуска, даже если он не попадает в разряд оплачиваемых, например, когда специалист получает второе, третье высшее образование. Но в этом случае работнику гораздо выгоднее совмещать ежегодный оплачиваемый отпуск с периодом сессии, сдачей экзаменов.

Работодатель может не менять график отпусков, но дни, когда специалист будет отсутствовать на рабочем месте, должны быть предоставлены. Увольнять сотрудника организации, чтобы принять нового, нельзя, даже если в период временного отсутствия сохраняется высокая потребность в специалисте, например, при сезонных работах.