Мой Блокнотик (9) "Список незаконченных дел". Как завершить то, что вы начали

Незаконченные дела наваливаются, накапливаются, захламляют наш дом, нашу работу, нашу голову. Они крутятся, крутятся, крутятся в голове, отнимая место, занимая его вместо чего-то нового. Они грызут наш мозг и не дают сосредоточиться на том, что нужно сделать сейчас.

Само время работает против вас. Когда-то все началось с небольшой кучки, но со временем она выросла, и превратилась в огромную гору.

Эти незавершенные дела кажутся трудными, и были бы намного проще, если бы вы разобрались с ними сразу, когда они только появились. А сейчас они превратились в настоящую проблему.

Что делать?

А если завершить их? Довести до конца. Освободить место — и буквально, и фигурально. Очистить рабочий стол от хлама, освободить свою голову, освободить свое время.

Если бы это было так просто! Чтобы закончить все эти незаконченные дела — надо время и силы. А их и на новые и важные не хватает. Вопрос — где взять время и силы на то, чтобы закончить старые и сосредоточиться на новых?

Чтобы закончить незаконченные дела — нужны силы и время. А где их взять, если все силы из вас высасывают незаконченные дела?

Плюс некоторые дела просто невозможно закончить — они зависли в подвешенном состоянии, и висят. И давят, давят, давят…

А некоторые снова и снова лезут к нам в голову. Иногда делаешь что-то важное — и ловишь себя, что в это же время думаешь совершенно о другом. Не важном, но обидном! Или грустном. Ясно, что надо выбросить это из головы, но не получается!

Вот как с этим бороться?

Нужен хороший метод — как доводить дела до конца

Такой, чтобы:

• не требовал слишком много времени и сил. Простой.
• работал бы для дел, которые сейчас невозможно закончить.
• помогал выбросить из головы те дела, которые лезут в голову снова и снова, и не отключаются.

И такой способ есть!

Я использую его — и он отлично справляется с самыми разными делами. Помогает избавиться от накопившихся дел, бумаг и всякого такого.

Метод «Завершаем незаконченные дела»

Любое незаконченное дело можно завершить. Поставить мысленно галочку — !

3 шага к завершению дела:

1. Главное — итог в одном предложении.
2. Оценить плюсы и минусы.
3. Что дальше — 3 варианта:

1) Дело закончено;
2) Этот этап закончен, но само дело нужно продолжать;
3) Этот вариант не работает. Меняем на другой или вообще отказываемся.

Теперь разберем каждый пункт подробнее.

1. Главное — итог в одном предложении. Примеры:

• дело сделано. Отлично получилось.
• слава богу, это закончилось. Отлично! Выбросить и забыть как страшный сон.
• хорошо продвинулись вперед. Продолжаем.
• отстаю. Надо прибавить.
• не выходит каменный цветок! Надо что-то менять.

2. Итоги — плюсы и минусы.

• Я обычно записываю по 3 плюсы и минуса. Иногда получается больше.
• Даже если дело завершилось неудачно, всегда есть вещи, которые вы сделали хорошо, ну или хотя бы неплохо. Их стоит записать, чтобы повторить в будущем.
• И даже если дело завершилось идеально, всегда есть что-то, что пошло не так, или стоило бы сделать иначе. Записываем их, чтобы в будущем не повторять.

• Все сделано, дело закрыто. Уходим отметить.
• Все, этот этап закончен. Следующий этап — вернуться к делу через неделю (или через месяц, или через полгода, и т.д.). Добавляем в календарь, и ставим галочку «сделано».
• Этот вариант не работает так, как надо. Меняем на другой. Плюсы и минусы учли, теперь разворачиваемся — и движемся в новом направлении.

Если дело закончено, то все просто. Но если конца не видно, и все идет не так, как нужно? Опять же, может быть несколько вариантов.

• Просто отказываемся от дела.
  — Например, отложить на время. Снова вернуться — через три месяца (записать в календарь).
  — через три месяца может выяснится, что дело само решилось. Или что теперь у вас все получается легче. Или что надо сменить курс действий.
  — на сейчас — дело закончено. Можно выкинуть его из головы. Когда придет время — вернетесь.
• Еще вариант — не получается. Но надо продолжать.
  — можно сменить курс. Например, начать заниматься каждый день по 2-3 часа. Поменять преподавателя. Или провести мозговой штурм и найти нужное решение.

На самом деле, вариантов великое множество. Что главное?

С помощью метода «Завершения незаконченных дел» вы говорите себе и своему мозгу: это дело сейчас закончено. Если понадобится - я вернусь к нему (через 12 дней. Или через 4 часа). Но сейчас - это место свободно.

Так вы освобождаете место, время и силы для новых дел. И можете заниматься ими спокойно и сосредоточенно, не отвлекаясь. Не думая «эх, не так я ему ответила! Надо было сказать вот так и так!»

Вот, например, моя запись «Завершения» неприятного разговора

1) Главное - ты сделала это!

2) Оценка итогов:
Плюсы:
— Сделано - спокойно и без суеты.
— Вместо долгих споров — все сделано за 1 день.
— Больше всего помогла четкая формулировка — что конкретно ты хочешь, и какой компромисс возможен.

Минусы:
1) Ты слишком бурно реагируешь.
2) Сначала чуть не впала в истерику. Только потом начала обдумывать и формулировать.
3) Главный минус - тебе трудно было оставаться спокойной. Что тут скажешь? Тренируйся.

Точно так же метод «Завершения» можно применить к любому делу, которое вам нужно закончить. Решиться на ; провести редизайн сайта, который откладывался несколько месяцев; решить вопрос со страховой компанией; начать или закончить ремонт; разобраться в залежах бумаг и сложить наконец все важные документы в одно место и т.д.

Когда вы начнете завершать те дела, которые висят у вас над душой, вы заметите кое-что важное:

• Когда вы завершите несколько несколько незаконченных дело, то почувствуете огромное облегчение. Как будто освободилось место в жизни освободилось. Для чего-то нового.
• Оказывается, многие дела, которые давно вам надоедали, можно закончить легче и проще, чем вы думали. Мы просто боялись начать, а когда начали — надо просто довести до конца.

Метод «Завершение дел» не требует от вас сверхусилий. Вы можете использовать его так, как он описан. Можете изменить так, как вам нравится. Дело за малым:

Выберите одно незавершенное дело. Лучше всего что-то простое и несложное. Завершите его. Потом выберите следующее — и так далее.

Попробуйте — и освободите в своей жизни место для чего-то нового и интересного.

Список незавершенных дел – перечень дел, которые должны быть выполнены, однако по каким-то причинам перекочевывают изо дня в день, забирая энергию, подрывая уверенность в себе и движение вперед.

Актуальность

У каждого из нас найдутся дела, которые никак не удается выполнить. Как правило, мы сами откладываем выполнение таких дел на потом из-за того, что они как-то связаны с другими нашими эмоциями. Обычно проблема заключается в одной из следующих вещей:

• дело сложное (например, начать готовиться к экзамену, сделать генеральную уборку в квартире, выучить иностранный язык и т.д.);
• дело неприятное, требующее от нас внутренних усилий (позвонить сестре и помириться, помыть окна, посетить стоматолога и т.д.).

Могут быть и другие причины. Важно при этом лишь одно – вы хотели бы найти в себе силы решить эти проблемы, чтобы они перестали «висеть» на вас , вызывая чувство неуверенности в себе, комплекс вины, отвлекая от важных дел, принося вам массу негативных эмоций.

Группировка незавершенных дел и работа со списком

Незавершенные дела можно группировать по различным основаниям. Во-первых, можно сгруппировать дела по времени, которое требуется для их выполнения . Например, можно составить список дел или выделить маркером одного цвета дела, которые могут быть выполнены…

• за 15 минут;
• за 30 минут;
• за 1 час.

Если дело нужно делать больше часа, лучше разбить его на куски, чтобы упростить задачу. Вы удивитесь, когда увидите, что многие дела требуют буквально 3-5 минут, но «висят» в вашем списке несколько недель подряд, портя вам настроение. Вторая проблема – это то, что мы часто преувеличиваем сложность дел. Например, воображаем себе, что уже на первом этапе выполнения возникнут какие-то препоны – например, вы считаете, что вам не дадут какую-то информацию и могут потребовать дополнительные запросы, что заберет время и силы. Однако эта проблема существует лишь в вашем воображении – начав выполнять дело, вы с удивлением обнаружите, что предполагаемая проблема так и не возникла. Но даже если все так и будет, оттягивание сбора информации только усугубляет ситуацию – как говорится, чем раньше начнете, тем раньше закончите.

Как работать с делами разной продолжительности?

• Можно уговорить себя быстро разделаться со всеми короткими делами, требующими дл выполнения 5-10 минут. Список может сократиться почти вдвое, и вы вздохнете с большим облегчением.
• Также вы можете себе поставить «планку» в 2-3 часовых дела (то есть кусков крупного проекта) каждый день. Если времени на это нет, поставьте задачу в одно крупное и, к примеру, три мелких дела.
• Если вы не представляете, сколько потребуется для выполнения дела, вы можете поставить таймер и выполнять его намеченный отрезок времени – например, полчаса. Если дело не завершено, запишите его в список снова. Плюс в том, что дело сдвинулось с мертвой точки и, возможно, вы более-менее прояснили себе, сколько времени оно займет.

Работать с делами удобно при помощи таймера. Он мерно «тикает», вы сосредоточенно работаете, что знаете, что впереди «тоннеля» есть свет.

Во-вторых, можно сгруппировать невыполненные дела по сферам . Например, невыполненные задачи на работе, по хозяйству, в спорте, в иностранном языке. Что дает такая группировка? Во-первых, чтобы не пугать себя значительными объемами дел, вы можете предоставить себе свободу, позволив выполнить по одному делу из каждой категории на ваш выбор. Такая равномерность (то есть посвящение времени не только рабочим делам, но также здоровью, саморазвитию и наведению чистоты дома) формирует ощущение гармоничной жизни. И, безусловно, двигает выполнение дел.

Работа со сложными делами

• Для каждого сложного дела важно прописать шаги. Очень важно написать первый шаг для такого дела. Первый шаг сделать легко по сравнению со всей той «дорогой», что вам предстоит пройти. Но очень часто достаточно начать для того, чтобы уже не хотелось бросать, а хотелось быстрее завершить. Например, если вы очень сильно не хотите убирать в квартире , уговорите себя хотя бы пропылесосить. Во время этого процесса, возможно, вы уберете все лишние вещи, а помыть после этого пол покажется вам сущим пустяком, с которым вы легко справитесь.

• Очень часто бывает, что само дело пустячное, но требует большой подготовки. Например, вы давно отправили бы отчет, если бы другие отделы вовремя дали вам все данные. Займитесь подготовкой к делу, прописав «путь» как отдельные пункты.
• Есть дела, которые кажутся бесконечными, например, изучение иностранного языка . Если не определить для себя критерии успеха, вам будет всю жизнь казаться, что вы его не доучили. Дело будет «висеть» на сердце тяжелым камнем. Для таких случаев очень важно определить критерии выполнения задачи. Например, научиться вести диалог на иностранном языке на базовые темы (например, «Покупки», «В транспорте», «В аэропорту»).

• Если вы хотите научиться более четко планировать свою работу или другую деятельность, ведите в течение какого-то времени хронометраж . Так вы точно узнаете, сколько у вас займет мытье окон, а сколько вы обычно принимаете ванну, сколько времени требуется для чтения каждых 10 страниц деловой книги (чтобы потом высчитать, сколько примерно времени требуется на то, чтобы одолеть всю книгу).
• Если вы хотите в большей степени учитывать при выполнении дел вдохновение, всегда выбивайте себе разумный срок для выполнения дела и не откладывайте все на последний день. Хотя многие и утверждают, что «подготовить целую презентацию за одну ночь» доставляет им особое, ни с чем не сравнимое удовольствие, такой подход забирает все силы – после презентации у вас не останется сил ни на что. Кроме того, такой подход повышает риск ошибок, технических неполадок, стресса и раздражения начальства. Всегда лучше оставить запас времени, чтобы было время на правки и на работу в свое удовольствие. В конце концов, люди работают не только ради результата, но и ради процесса. Пусть они оба доставляют вам радость!

Ссылки

• Что делать со списком незавершенных дел , женская социальная сеть myJulia.ru

ФОТО Getty Images

Этот широко известный в психологии феномен был открыт в 1920-е годы нашей соотечественницей Блюмой Зейгарник 1 . В то время она проходила стажировку в Берлине у знаменитого психолога Курта Левина. Как-то раз в кафе Левин обратил ее внимание на странную закономерность. Официант превосходно запоминал все детали заказа, даже не прибегая к записям. Но выполнив его, уже не мог вспомнить, что именно заказывали предыдущие посетители. Это наблюдение дало толчок для серьезного эксперимента, в ходе которого Зейгарник установила (и описала в своей дипломной работе) важную особенность нашей памяти: мы гораздо лучше (примерно в два раза) запоминаем незаконченные действия, чем те, которые были завершены.
Если задача была поставлена и не выполнена, наш мозг продолжает напоминать нам об этом, и мы невольно вновь и вновь мыслями возвращаемся к ней. Этот эффект проявляется в нашей жизни на каждом шагу.

Стресс, многозадачность и эффект Зейгарник

О том, что многозадачность мешает мозгу продуктивно работать и провоцирует стресс, написано немало. Это напрямую связано с эффектом Зейгарник. План разных дел, который вы держите в уме, это, в сущности, список незавершенных дел, от которых мозг не может отключиться и постоянно вам о них напоминает. В итоге вы не можете сосредоточиться на том деле, которым заняты в данный момент. Лучший способ справиться с такого рода стрессом - «материализовать» свой мысленный план, «выгрузив» его на бумагу, в компьютер или телефон. Таким способом вы как бы «убеждаете» свой мозг, что эти задачи будут выполнены чуть раньше или чуть позже, и он перестает бомбардировать вас напоминаниями о них.

Нами управляет ожидание награды

Эффект Зейгарник проявляется в том, что мозг напоминает нам о невыполненной задаче. Но он никак не помогает нам приступить к ее выполнению. Размышлять о задаче и засучить рукава, чтобы действовать, - разные вещи, хотя первое предшествует второму. И здесь на нас прежде всего действует другой фактор - ожидание награды.
Предположим, перед вами стоит две задачи: почитать учебник и посмотреть в интернете фильм. Периодически мозг напоминает вам об этих несделанных делах. Но какое из них вы завершите, зависит от того, какой награды вы от них ожидаете и какая из них для вас предпочтительней.
Для большинства из нас предпочтительней, то есть приятней, посмотреть фильм, чем сидеть над учебником. И скорей всего, вторую задачу мы будем откладывать под разными предлогами.
Если стоящая перед нами задача достаточно сложна и мы впадаем в прокрастинацию, не зная, с какого конца к ней подойти, лучший способ - начать хоть с чего-то. Предпочтительней - с самого легкого. Дело начато - значит, оно будет закончено.

Навязчивые мелодии и завлекательные сериалы

Еще одно проявление эффекта Зейгарник - звучащая у нас в голове мелодия, от которой невозможно избавиться. Допустим, мы услышали некую песню. Но запомнить ее целиком не удалось, лишь небольшой фрагмент без конца прокручивается у нас в памяти.
Почему происходит такое «застревание»? Для нашего мозга песня, которую мы не полностью запомнили, - это незавершенное действие. Он повторяет известный ему фрагмент в попытках «достроить» песню целиком. Но это невозможно, так как в памяти она не отложилась.
Если же мы прослушаем песню еще и еще раз и наконец запомним ее всю, мозг посчитает задачу выполненной и избавит нас от наваждения.
Кстати, эффект Зейгарник может объяснить и ту зависимость от сериалов, в которую попадают миллионы людей. В конце каждой серии сценарист прописывает так называемый «крючок»: это некая интригующая ситуация (тайна, угроза, препятствие и т.п.), исход которой можно будет узнать только из следующей серии. Герой падает со скалы… героиня падает в обморок, получив какое-то письмо… вертолет, на котором летят герои, начинает падать… И даже если сериал не очень увлек зрителя, что-то подталкивает его узнать продолжение - другими словами, он попадает на этот «крючок». Нам необходимо, чтобы действие завершилось!

Corbis/Fotosa.ru

Англицизм «прокрастинация» (от англ. procrastination — «промедление») имеет в русском языке массу емких, даже ласковых аналогов: «тянуть кота за хвост», «тянуть резину», «канителить» и т.д. Как ни назови, все это суть внутренний саботаж.

Прокрастинаторы — отнюдь не бездельники. Часто это деятельные и страшно занятые люди. Правда, заняты они по большей части делами второстепенными и незначительными:

«Без конца отодвигая срок исполнения важных задач, мы фактически роем себе яму. И чем дольше буксуем, тем она становится глубже, — говорит профессор психологии Чикагского университета Джозеф Феррари (Joseph Ferrari), около десяти лет изучающий проблему прокрастинации. — Сначала мы испытываем напряжение и чувство вины за несделанные дела и сорванные дедлайны, а затем пытаемся свернуть горы в один момент, закономерно переживая из-за низкого качества своей работы. Результат — постоянный ».

Почему мы тянем с выполнением важных дел?

Прокрастинаторами не рождаются. «В психологии принято считать, что прокрастинация — это защитная реакция, — поясняет доктор Феррари. — Например, вы оттягиваете сдачу важного отчета на работе, потому что боитесь критики. Или передвигаете дату отпуска, опасаясь, что коллега подсидит вас, пока вы будете отдыхать».

Чтобы убить в себе прокрастинатора, первое, что придется сделать, — это выяснить, осознать и проанализировать причину отодвигания дедлайнов. И не затягивайте с этим! Все страхи прокрастинатора можно свести к трем.

— Страх неудачи

Беспощадный внутренний критик постоянно нудит: «А вдруг не получится? Какой будет позор! Может, начать попозже?» Так старт будущего дела может переноситься бесконечно, несмотря на искреннюю заинтересованность в результате.

— Страх успеха

Этот страх появляется в школьном возрасте, но тянется часто за человеком всю жизнь: «Достаточно пару раз отличиться, и с тебя требовать начнут вдове больше. Зачем мне это?» Так человек приобретает внешнюю отрешенность, хотя сама по себе работа или учеба ему может быть искренне интересна.

— Сопротивление

Как правило, возникает, когда человек начинает ощущать внешний контроль над своей жизнью. Например, молодоженов атакуют родственники по поводу детей: «Давайте уже! Чего вы с малышом тянете?» Ради того чтобы продемонстрировать свою независимость, пара не торопится заводить детей и придумывает оправдания вроде карьеры и прочих важных дел.

С чего начать заканчивать

Разобравшись с причиной прокрастинации, вы создаете благоприятные условия для завершения подвисших проектов. Далее, как говорится, уже дело техники. Вот несколько простых правил.

— Распределяйте дела по двум критериям — срочности и важности. Срочные выполняйте в первую очередь, не раздумывая, особенно если они неприятные. Брайан Трейси (Brian Tracy), один из лучших мировых специалистов по развитию личности, называет этот прием «съесть лягушку». Не нужно думать о том, какая она противная и скользкая, — будет только хуже. Надо проглотить и забыть. «Звонок в налоговую, поздравление навязчивой родственницы с юбилеем, оплата счетов, сдача пальто в химчистку — все это "лягушки", — объясняет Трейси. — Они занимают минимум времени, но при этом мы способны растягивать их на немыслимые расстояния. Однако как только вы возьмете за правило в начале каждого дня избавляться хотя бы от одной "лягушки", ваше отношение и к другим, более важным делам в корне изменится».

— Долгосрочные сложные задачи вроде покупки новой квартиры, организации свадьбы на 100 персон, планирования отпуска или открытия своего бизнеса разделяйте на этапы. «К таким делам стоит относиться как к слонам, — советует один из ведущих тренеров московского психологического центра «Новый проект » Сергей Шишков . — Съесть их сразу целиком не получится, не стоит льстить себе. Однако, если масштабные дела затягивать, они рискуют "протухнуть". Заведите себе железное правило: каждый день — по кусочку». Сегодня вы арендуете ресторан для будущего торжества, завтра — рассылаете приглашения гостям, послезавтра — выбираете платье и туфли. Другого способа съесть слона просто не существует.

— И не забывайте про психолингвистику: старайтесь меньше употреблять выражение «мне надо это сделать» и почаще — «я хочу это сделать». Таким образом, ваше подсознание постепенно изменит негативное отношение к делам и нагрузкам на более конструктивное и оптимистичное.

Владимир Кусакин - Как стать более продуктивным, управляя своим временем

Мне так и хочется добавить расхожую фразу: «Время – деньги!»
Очень часто именно эти две вещи бывают основными барьерами для достижения Ваших целей. Интересно, что если Вы научитесь управлять временем, у Вас сразу же повысится способность обладать бо`льшим количеством денег. Вообще, деньги – это жутко интересная тема, которую мы рассмотрим в одном из следующих писем.

Вы когда-нибудь видели собаку, которая гонится за машиной и страшно самозабвенно лает. А что она сделает, если догонит?
Я иногда тоже гнался в своей жизни за чем-то, подобно той собаке. Но до тех пор, пока у меня не появилась достойная цель, у меня были барьеры со временем и деньгами.

Сегодня я хочу предложить вам одну из лучших статей на эту тему Клауса Хилгерса. Я сам неоднократно прибегал к советам, описанным в этой статье, и моя жизнь менялась кардинально.

Управление временем или КАК СДЕЛАТЬ СВОЮ ЖИЗНЬ ЛУЧШЕ

Клаус Хилгерс (Klaus Hilgers) имеет более чем двадцатилетний опыт работы консультантом по управлению. Он президент своей консалтинговой компании Epoch Consultants, которая находится в США. Г-н Хилгерс использует эффективные программы управления временем (Timemanagement), чтобы помочь руководителям научиться справляться с перегрузкой на работе, лучше управлять своим временем и уровнем стресса.

Незаконченные дела….
опасны для вашего здоровья!

В суете рабочих будней, находясь под прессом неотложных дел, мы привыкаем неосознанно перекладывать ответственность за свою жизнь на различные обстоятельства, –экономические, личные, любые другие, но такой подход совершенно не оставляет нам времени для творчества.

Успешное управление всеми сторонами жизни: семьёй, карьерой, финансами, отдыхом, физическим и духовным аспектами, – является ключевым моментом успешной, продуктивной жизни.

Если вы хотите справиться со стрессом, вызванным множеством проблем, требующих немедленного решения, то первое, что вам нужно делать – это посмотреть, какой образ жизни вы ведёте или к какому образу жизни вас «привели». Многие из нас вместо того, чтобы управлять собственной жизнью, доверяют это управление обстоятельствам.

Чтобы понять, каким образом можно раскрыть природную способность управлять своей жизнью, необходимо определить свой замысел: «Для чего я всё это делаю?», «Каков замысел моей компании?», «Каков замысел моей должности?», «Каков замысел моих взаимоотношений с ______(имя)?». Вашим замыслом может быть: «поставить детей на ноги», или «быть успешным художником, музыкантом, инженером, продавцом и т.д.».

Ответьте на вопросы теста, чтобы проанализировать свой образ жизни:

1. Ваши карманы набиты бумажками, на которых вы записываете, что нужно сделать?
2. Вам сложно сосредоточиться на выполнении работы, потому что вы думаете о других делах, которые нужно сделать?
3. Вы часто отстаёте от графика и пытаетесь наверстать упущенное?
4. Вы начали множество новых проектов, но не завершаете их?
5. Когда вы что-либо делаете, то вас постоянно отвлекают, и это влияет на скорость вашей работы?
6. Вы часто вспоминаете о том, что не сделали что-то важное в тот момент, когда уже слишком поздно?
7. Вы приходите домой с ощущением, что ничего не успели сделать на работе, чувствуете себя очень уставшим и единственное на что вы способны – это смотреть телевизор?
8. Вы считаете, что не можете выделить время на физические упражнения, отдых или даже на простые развлечения?

Если вы ответили «ДА» хотя бы на один вопрос, это значит, что вы не очень хорошо управляете своей жизнью. Вопрос в следующем… «Кто управляет вашей жизнью?» Вы управляете своим временем, или обстоятельства диктуют вам распорядок дня?

Прямо сейчас вы можете подумать: «У меня нет времени на планирование. Я так занят тем, что справляюсь и улаживаю различные ситуации в своей жизни, что у меня просто нет времени для планирования. Я даже не написал цели на текущий год, а сейчас уже март. Я знаю, что мне нужно написать их, но мне кажется, это никогда не произойдёт».

Почему же возникает такая ситуация? Серьёзная проблема, мешающая доводить дела до конца, – это не заканчивать то, что было начато. Множество людей, вместо того, чтобы завершать дела, склонны накапливать незавершённые циклы, известные как «несделанные дела и недоделки». А это и создаёт стресс.

Завершение задачи, по сути, отличается от того, что вы просто прекращаете работать над её выполнением. Когда что-то «завершено», оно существует «в полной мере, в полном объёме», «в нём нет отсутствующих частей», оно «полное и совершенное», – Словарь Вебстера (Webster’s New World Dictionary).

Когда задача завершена, вы можете «выбросить её из головы» – вы больше не держите её в памяти. Вы чувствуете удовлетворённость. Вы готовы приступить к следующему делу, вы готовы созидать. Вы чувствуете себя хорошо!

Многие из нас вместо «завершённой работы» окружают себя «незавершёнными делами». «Меня не волнует, что здесь ошибка, я не буду это переделывать», или «переправлю-ка я эту работу куда-нибудь ещё… какая разница». На самом деле в таких эмоциях нет ничего удивительного: завершение начатой работы – самое трудное дело. Выполнить последний процент работы обычно труднее, чем предыдущие девяносто девять. Мы сопротивляемся тому, чтобы завершить дела и позволяем им оставаться незаконченными. Невыполненные задачи становятся нашими старыми друзьями…старыми, добрыми… «смертельными» друзьями.

Возможно, сейчас вы подумаете: «Но у меня же нет времени, чтобы полностью завершать дела!». Хорошо, давайте же посмотрим на некоторые последствия незавершённой работы.

НЕЗАВЕРШЁННАЯ РАБОТА НАНОСИТ СМЕРТЕЛЬНЫЙ УДАР ПО:

• Вашему времени
• Вашему вниманию
• Вашей энергии
• Вашему здоровью

Смотрите, что происходит, если вы завершаете только девяносто процентов работы или просто оставляете что-то незавершённым, или же делаете работу только для того, чтобы от неё избавиться:

1. На следующее утро эта работа вновь появляется на вашем столе для внесения исправлений или дополнений, поэтому на самом деле вам приходится выполнять её дважды.
2. На производстве возрастает количество брака.
3. Даже если вам не к чему придраться, вы сами не чувствуете удовлетворения от этой работы.
4. Из-за того, что память загромождена множеством незавершённых дел, о которых вам нужно помнить, вы не можете сконцентрироваться на текущей работе.
5. Вам не хватает энергии.
6. Вам сложно сосредоточиться.
7. Вы чувствуете, что тратите много времени впустую.
8. Вы чувствуйте усталость и раздражительность.
9. Любые ситуации вы воспринимаете как источник дополнительного стресса.
10. Вам становится всё труднее управлять, поскольку вы находитесь в состоянии постоянного стресса (это сопровождается различными физическими проявлениями: плохим пищеварением, головными болями, нервозностью и т.д.).

К незавершённым делам относятся:

• Невыполненная работа.
• Письменная и устная коммуникация, не улаженная должным образом.

Звучит достаточно скверно, не правда ли? Можете ли вы на самом деле позволить себе не завершать дела при условии, что при завершении работы вы получаете:

1. Удовлетворение.
2. Большее количество энергии.
3. Увеличение скорости работы (Чем больше вы выполняете, тем больше можете выполнить! Всё ускоряется!).
4. Способность созидать, начинать новое.

Завершение – это всегда начало чего-либо нового. Завершение высвобождает энергию и внимание, что значительно изменяет то, как вы воспринимаете себя и свою жизнь.

«Как же мне начать?», – удивитесь вы, «Я погряз в проблемах!», «Я не могу делать всё сразу!».

Это правда, но вам и не нужно делать всё сразу. Существуют несколько принципов управления временем.

В своей статье «Как справляться с работой», Л. Рон Хаббард дал такой совет:
«Делайте её СРАЗУ.
Один из лучших способов сократить вашу работу наполовину – это не делать её дважды».
Бывало ли так, что вы брались за какой-либо документ, просматривали его и откладывали в сторону, а затем, позже, возвращались к нему снова? Это и есть двойная работа.

Составьте список незавершённых дел, определите даты завершения и завершите их.

Организуйте свою работу: определите место для своих вещей и всегда возвращайте их на место.

Используйте такую систему хранения документов, чтобы вы могли легко найти то, что вам нужно.

Пользуйтесь электронными календарями и отслеживайте по ним выполнение задач.

Затем сформулируйте для себя цели по различным направлениям и спланируйте шаги по достижению этих целей. Сформулируйте цели в отношении:

1. Финансов
2. Карьеры
3. Здоровья
4. Улучшения физического состояния
5. Улучшения питания
6. Управления в условиях стресса
7. Взаимоотношений с другими людьми

Когда вы будете составлять еженедельные и ежедневные планы в соответствии с вашими приоритетными целями, когда вы будете достигать этих целей, вы будете испытывать удовлетворение; именно оно будет вашей наградой и вашей мотивацией завершать следующие задачи. Поставьте себе цели – на год, на месяц, на неделю, на день, а также любые долгосрочные цели. Расставьте их по приоритетам, запланируйте шаги, которые приведут к достижению этих целей и затем выполните каждый шаг. При составлении плана обязательно предусмотрите время на улаживание непредвиденных обстоятельств.

Следующий шаг к тому, чтобы лучше управлять своим временем (он самый большой и важный) – это выполнять всё, что вы делаете тщательно и до полного завершения, пока вы не будете полностью удовлетворены сделанным.
Используйте персональную систему тайм-менеджмента (управления временем), которая может быть на вашем компьютере. Система должна включать в себя разделы для планирования целей, для составления плана на неделю и на день, календари дел на месяц, раздел финансов, раздел для заметок, проектов, адресов и т.д.

Чтобы помочь вам лучше управлять своим временем, я хочу сформулировать всё сказанное выше ещё раз в виде следующих рекомендаций:

1. Сформулируйте свои цели и расставьте их по приоритетам.
2. Регулярно составляйте план на неделю.
3. Выполняйте задачи в соответствии с приоритетами.
4. Задавайте себе вопрос: «Как я могу в данный момент использовать своё время наилучшим образом?» и поступайте именно так.
5. «Если вам что-то не нужно, избавьтесь от этого». Исследования показывают, что восемьдесят процентов бумаг, помещённых в папки, никогда не просматриваются заново. Поэтому если вы их выбросите, то ничего плохого не случится.
6. Записывайте то, что вам нужно сделать, не держите всё это в голове. Вы будете чувствовать себя лучше.
7. Совершенно нормально, если вы будете просить тех, с кем вы общаетесь, писать вам просьбы или задания по электронной почте. В этом случае вы не забудете их выполнить.
8. Организуйте хорошую систему хранения информации.
9. Выполняйте работу полностью.
10. Выполняйте работу «сейчас».

Начните управлять своей жизнью, используя принципы, которые мы обсуждали в этой статье, и вы увидите, как ваша жизнь станет более продуктивной, более рациональной и будет приносить вам гораздо больше удовольствия. Начните прямо сейчас!