Окна эйзенхауэра как планировать дела. Что такое матрица эйзенхауэра

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

1. срочные и важные;
2. важные, но не срочные;
3. срочные, но не важные;
4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

• Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

• Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

• Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

• Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

• Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
• Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Пришло время подробнее остановиться на одном из его инструментов: матрице Эйзенхауэра.

Почему она так популярна уже десятки лет и не теряет актуальности? Давайте разберемся, в чем суть методики и как ее применять на практике.

Дуайт Эйзенхауэр остался в памяти потомков как мудрый стратег и продуктивный практик. Ему удалось закончить войну в Корее, прекратить преследования инакомыслящих внутри страны и добиться ряда других весомых результатов во внешней и внутренней политике. А еще благодаря ему мы сегодня имеем возможность пользоваться методикой, которая получила название матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Разработать эту своеобразную таблицу политику столь высокого ранга пришлось самому, поскольку другие теории не удовлетворяли его в полной мере. А успевать постоянно решать массу грандиозных задач под силу далеко не каждому, даже столь «матерому» менеджеру высшего звена.

Сегодня фото с изображением этой схемы очень популярны на самых разных онлайновых ресурсах. Матрица - это разделенная на 4 квадранта страничка, куда вписываются задачи разной степени важности и срочности.

1. Первый или квадрант А включает те дела, которые требуют принятия неотложных мер.
2. В секторе В спрятаны не менее важные, но не столь срочные задачи.
3. Под литерой С размещаются не самые главные по значимости мероприятия, но которые требуют быстрого реагирования.
4. В последний квадрант D можно отложить, как в долгий ящик, дела несрочные и не относящиеся к особо значимым.

Самые главные, не терпящие отлагательств

Если в зоне А матрицы приоритетов Эйзенхауэра ничего не значится, автора документа можно поздравить. Значит, он успевает выполнять задуманное вовремя, и авральных действий не требуется.

Но порой без таких задач не обойтись.

Что же уместно расположить в квадранте А?

• Задачи, которые требуют оперативного выполнения, иначе не избежать серьезных проблем;
• Нерешенные задачи, реально грозящие откинуть вас назад от поставленной цели;
• «Пожарные» проблемы со здоровьем.

Пример из последнего пункта: признаки резкого ухудшения здоровья, которые требуют вызова врача на дом или срочного посещения кабинета в поликлинике. По работе это может быть важнейшая встреча с партнером по бизнесу, которая решит вопрос с инвестированием. Или сдача госэкзамена студентом, вызов на дом аварийной службы, если ощущается запах газа и т.д.

Существенные, но не торопящие

В — это главная зона планирования. Тут «живут» жизненно и производственно значимые задачи, которым нужен взвешенный подход и довольно длительный период решения. Торопиться с их реализацией не стоит, лучше обратить внимание на качество реализации поставленных целей. У кого это удается, тот и становится самым успешным в своем деле.

Здесь можно запрограммировать подготовку курсовой работы, налаживание отношений с новым бизнес-партнером, следование рекомендациям доктора, выбор дизайна для ремонта квартиры и т.д.

Чего надо всерьез опасаться, так это «переселения» намеченных тут мероприятий в квадрант А, то есть, в разряд «горящих».

Срочные, но не приоритетные

«Разгребать завалы» приходится не только в приоритетных направлениях деятельности. Накапливается куча мелких, нудных дел, которые откладывали до последнего момента, и вдруг они навалились разом, и приходится одним махом рубить этот «гордиев узел».

Иногда такие проблемы нам подкидывают другие, например, шеф поручил вам срочную работу коллеги. Просто потому что считает, что вы справитесь лучше. А у вас и своих дел выше крыши! Вот и мечетесь: то ли возгордиться своей незаменимостью, то ли честно сказать начальнику, что работать за двоих, да еще и за одну зарплату, у вас нет никакого желания. Тем более досадно, что коллега-неумеха ту же зарплату получит, «сидя на печи». Несправедливо!

Статья в тему:

Особенно, если и на дом работу не возьмешь: там тоже форс-мажор, внезапно нагрянувшие родственники или иные гости. Или те же свояки слезно просят помочь с переездом в новую квартиру. И вторая половина вас обязательно включит в «группу быстрого реагирования».

А назавтра или послезавтра после всех этих дел обязательно придется ликвидировать последствия недосмотра уже в своих задачах и планах, посредством занесения их в сектор С шаблона Эйзенхауэра.

Несрочные и неглавные

Нельзя все время заниматься только тем, что нужно, должно и что ведет успеху. Да и физически это нереально. Надо отдыхать, развлекаться, принимать желанных гостей, отправляться в путешествия, ходить на спектакли, кататься на речном трамвайчике и т.д.

В нашей жизненной программе эти моменты не назовешь ни главными, ни даже весьма существенными.

Но без них нам, как минимум, скучно. А это тоже влияет на самочувствие и самореализацию. И потом, тот, кто не умеет отдыхать, и в работе вряд ли достигнет многого: просто «перегорит» или «сломается».

Часть из этих задач можно отнести и к другим секторам, особенно, если они существенно влияют на здоровье и работоспособность.

Но точно в группу D попадут «пожиратели времени» типа длинных и бессодержательных телефонных разговоров, иных вариантов пустого времяпрепровождения. Тот же телевизор крадет массу времени, не говоря уже о «зависании» в социальных сетях или компьютерных играх.

Что поможет эффективно использовать матрицу

Cоставить матрицу - это полдела. Ведь надо выполнять все ее «указания». А для этого помнить о приоритетных делах и именно с них начинать свой день. Расписать алгоритм достижения этих важнейших целей, анализировать сделанное, отмечать ошибки и намечать пути их исправления.

Будьте настойчивыми и последовательными, меньше раскачивайтесь и отвлекайтесь на мелочи, не позволяйте другим «садиться себе на шею» и обязательно выберите максимально удобные и близкие вам варианты релаксации, отдыха, восстановления сил.

Статья в тему:

Как это работает на практике?

«Хозяин времени» - так называется тренинг Евгения Попова, который развивает и конкретизирует положения ряда известных классических методик тайм-менеджмента.

Порой мы штудируем массу ценной литературы, соглашаемся с авторами мудрых идей. Но как это все применить на практике, остается непонятным. Вот для этого-то и разработан курс видеоуроков Евгения Попова.

Он сам прошел путь от теории, изучения наследия прошлого, к собственным практическим наработкам. Этот курс выверен его движением по лестнице успеха. Он сам научился многому, а сейчас щедро делится этими знаниями и умениями с нами. Загляните в его «школу», и многое, казавшееся сложным, обретет понятные очертания.

На сегодня у меня все о науке правильно планировать время и «укрощать» его стремительный бег. Задавайте вопросы, я с удовольствием отвечу всем, кто искренне стремится к самосовершенствованию.

Приглашайте сюда коллег, друзей, знакомых, пусть и они обретут умение рационально использовать каждый прожитый час.

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра .

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже , но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании , или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

– сверху – все срочные дела;

– справа – все важные дела;

– снизу – все не срочные дела;

– слева – все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.

Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.

Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

Управление временем (или тайм-менеджмент) – полезное умение, позволяющее не запутаться в бесконечном потоке текущих дел. Одной из самых простых и эффективных методик самоорганизации посредством расстановки приоритетов является матрица Эйзенхауэра.

Родоначальником технологии считается известный американский военный и политический деятель. В середине прошлого века целеустремленность, работоспособность и дисциплинированность позволили полковнику Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру занять пост президента США.

В чём суть технологии?

Определяясь с приоритетностью имеющихся дел, Эйзенхауэр руководствовался двумя критериями – срочностью и важностью. Чтобы представить матрицу наглядно, следует на бумажном листе построить систему координат. Ось Х будет обозначать степень значимости дел, ось У – их срочность. В результате построения должно получиться четыре квадранта.

В верхнем левом углу следует записать все срочные, но малозначимые дела. К таковым относятся задачи категории «форс-мажор». Они, как правило, возникают внезапно, а их выполнение не занимает много времени. Вместе с тем, реализация заданий из этого квадранта не приближает человека к достижению глобальных целей. К неважным срочным делам относятся: починка стиральной машинки, отправка письма, поздравление кого-либо с днём рождения.

Квадрант, образовавшийся в верхнем правом углу, предназначен для значимых задач, требующих скорейшего выполнения. Подобные дела, если их не сделать вовремя, могут стать причиной проблем со здоровьем. Если такие задания касаются работы, от скорости их реализации зависит продвижение по карьерной лестнице, финансовое благополучие. Примеры срочных важных дел: подготовка презентации, защита дипломной работы, поход к врачу с острой болью.

В нижнем правом квадранте должны оказаться значимые задачи, требующие неспешного выполнения. Несмотря на то, что такие дела не к спеху, работать над их реализацией необходимо систематически. Если этого не делать, спустя какое-то время они перекочуют из несрочной категории в срочную. Специалисты по тайм-менеджменту советуют вписывать в этот квадрант все занятия, повышающие качество жизни человека, а также способствующие саморазвитию. К таковым относятся: спортивные тренировки, образовательные курсы, регулярные медицинские обследования.

Нижний левый квадрант – удел «потешных» дел. Выполнение заданий, вписанных в этом углу, не приносит никакой практической пользы, однако доставляет эмоциональное удовлетворение. Если же поддаться соблазну, сконцентрировавшись на реализации занятий данного сегмента, вскоре выяснится, что на остальные, более важные вещи не хватает времени. В тайм-менеджменте всё, что отвлекает от выполнения основных задач, принято называть хронофагами. К «пожирателям времени» относятся: просмотр телевизора, зависание в социальных сетях, болтовня по телефону.

Как правильно применять технологию?

Матрица приоритетов Эйзенхауэра – не только инструмент планирования, но и своеобразный тест. Анализ наполнения каждого квадранта даёт представление о том, насколько рационально человек использует время. Большое число задач в верхнем левом сегменте (срочные/неважные) свидетельствует об отсутствии умения отделять главное от второстепенного. На практике это выливается в постоянную занятость без видимой отдачи. Консультанты по тайм-менеджменту рекомендуют таким работникам уделять меньше внимания сиюминутным проблемам, краткосрочным целям и другим несущественным мелочам.

Матрица Эйзенхауэра с преобладающим числом записей в верхнем правом квадранте (срочные/важные) указывает на неумение работника распределять нагрузку или его неспособность придерживаться составленного ранее плана. Последнее, как правило, происходит, когда человек неадекватно оценивает свои возможности. Например, он отводит на подготовку доклада 2–3 часа, а в реальность тратит весь рабочий день. В итоге все оставшиеся запланированные задачи он вынужден переносить на завтра. А далее незавершённые дела накапливаются, как снежный ком, и, наконец, наступает момент, когда делать всё надо впопыхах на последней минуте.

Лучше всех с задачей оптимизации времени справляется работник, у которого в матрице доминирует нижний правый угол (несрочные/важные). Умение правильно расставлять приоритеты, планировать и адекватно рассчитывать силы позволяет ему работать на перспективу, то есть не только быть занятым, но и получать дивиденды от своих трудов. Таких людей работодатели характеризуют как организованных, ответственных и пунктуальных. Высокая оценка в глазах начальства, естественно, влияет на карьерное продвижение.

Больше всего задач оказалось в нижнем левом углу? Повестка дня, заполненная в основном несрочными/неважными делами, сигнализирует о том, что пора разобраться с «пожирателями времени». В тайм-менеджменте зловредной признаётся любая неэффективная деятельность. Хронофагом может быть, например, хобби, отнимающее слишком много времени. Если увлечение (даже очень полезное) перестаёт быть занятием на досуге, мешает основному виду деятельности, его необходимо поместить во временные рамки и строго следить за соблюдением отведённого лимита.

Как исправить ситуацию?

Если матрица Эйзенхауэра выявила проблемы планирования и расстановки приоритетов, необходимо задействовать и другие инструменты тайм-менеджмента. Например, рекомендуется практиковать постановку долгосрочных целей, разделять большие задачи на малые, беспощадно бороться с хронофагами.

Оптимизировать временные затраты помогут и следующие практические советы, касающиеся матрицы Эйзенхауэра:

• Число задач в сегменте «срочно и важно» необходимо свести до минимума – одной-двух.
• Если нерешённых проблем накопилось много, часть полномочий можно делегировать другим сотрудникам.
• Концентрировать внимание необходимо на участке «важно и не срочно»: там должно быть больше всего заданий.
• Расписывая сроки на выполнение задач, надо адекватно оценивать временные затраты.
• Необходимо стремиться к тому, чтобы раздел «не важно и не срочно» был пустым.

Если причина неэффективности кроется в хронофагах, их следует найти и обезвредить. В данном случае пригодится такой инструмент как ведение хронометража дня. Обязательным условием на работе и в быту должно стать выполнение одного дела за один раз. Нельзя откладывать большие задачи на потом: их необходимо делать каждый день понемногу. Ещё одна ценная способность, позволяющая долго и плодотворно трудиться, – умение отдыхать.

Выходные дни можно посвятить увлечениям или саморазвитию, например, прочитать одну из этих книг:

• Аллен Дэвид. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса.
• Архангельский Глеб. Тайм-драйв: как успевать жить и работать.
• Гений Анатолий. Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра.
• Зайверт Лотар. Ваше время – в Ваших руках.
• Лидс Реджина. Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове.
• Фьоре Нейл. Лёгкий способ перестать откладывать дела на потом.

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на достижение результата, а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты - что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

• проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
• то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
• дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность - те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы - в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) - синим, а черным - неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.