Тайм-менеджмент для разгильдяев. Управление временем — тайм-менеджмент

Мы продолжаем обзор интересных, полезных и по возможности бесплатных онлайн-помощников. Сегодня речь пойдет о тех сервисах и приложениях, которые помогают нам управлять временем (своим и сотрудников) и быть более эффективными. Рассмотрим и простейшие «to-do» листы, и сложные системы, позволяющие хранить документы и координировать работу с сотрудниками. Ведь на каждый сервис найдётся свой пользователь, не правда ли?

Итак, 15+ ресурсов для планирования и управления временем.

http://nowdothis.com — минималистичный сервис для одного списка дел. Вводите свой список в окошко, и сервис предлагает вам нажать кнопку “Сделано” после завершения каждого дела. Подходит тем, у кого есть четкий и понятный план, и кто при этом любит отмечать галочками выполненные пункты. Не подходит тем, у кого гибкий график и плавающий список дел.

http://www.plan-your-time.com/to-do/ — здесь вы тоже можете составить свой список дел, отмечая галочками выполненные. Кроме этого сервис считает, сколько времени потрачено на завершение каждого дела. Но если между делами надо сделать паузу или поменять задачи местами, список придется составлять заново.

http://todolist.ru — тоже простейший онлайн-сервис для составления уже нескольких списков дел. Можно составлять списки на несколько дней вперед. Функционал тоже достаточно ограничен – просто списки, как в бумажном ежедневнике, и ничего лишнего. Зато бесплатно.

http://todoist.com — удобный планировщик задач с версией онлайн и для разных гаджетов. Можно устанавливать цели и планировать конкретные шаги в рамках их исполнения. Можно создавать совместные задачи, делегировать и контролировать их исполнение. Интересная особенность – сервис считает так называемую «карму» — производительность пользователя. Минимальный набор функций бесплатен, за расширенные придется заплатить, но по сути Google делает всё то же самое бесплатно (читайте дальше).

https://www.google.com/calendar/render — это календарь, который всё время с вами, на любом устройстве – мобильном или стационарном, своём или чужом. Календарь может напомнить о запланированном событии, причем не только вам, но и всем участникам — по электронной почте и SMS. Как прочие Гугловские сервисы, календарь бесплатный.

https://calendar.yandex.ru — ну вы поняли 🙂

http://miniplan.ru от создателей Мегаплана. Сочетает в себе списки дел, электронный календарь с напоминаниями и симпатичные интерактивные часы, на которые можно добавлять свои дела. Миниплан бесплатен и подходит только для личного планирования – на то он и мини.

http://yaware.ru — онлайн-система учета рабочего времени и продуктивности. Подходит для тех, кто работает в Интернете. Вы добавляете в систему сайты, на которых бываете по работе (или не по работе:)), определяете их в разряд полезных, бесполезных и нейтральных. Система отслеживает, сколько времени в день вы проводите на каждом из ресурсов, и предоставляет отчет в конце дня. При этом учитывается только то время, в которое вы действительно работаете с ресурсом, просто открытые и не используемые вкладки система игнорирует. На сайте есть бесплатный доступ к учету собственной продуктивности и платные пакеты с расширенными опциями для учета времени сотрудников. Есть приложения для смартфонов.

http://motivateclock.ru — похожая программа. Скачивается и устанавливается на компьютер, есть версия только для Windows. Программа бесплатная, только для личного использования, корпоративного варианта нет.

http://www.leadertask.ru — еще один похожий сервис, электронный ежедневник, который работает онлайн, на смартфонах, с компьютера и даже с флешки. Тоже дает возможность координировать планы с командой, синхронизировать задачи на разных устройствах и так далее. Есть бесплатная версия для личного пользования, несколько платных пакетов, коробочный вариант для корпоративных клиентов.

https://www.wunderlist.com/ru — облачный сервис по хранению данных и распределению задач. Это система списков дел и набор инструментов по работе с ними. Можно ставить задачи, делить их на подзадачи, устанавливать сроки, связывать задачи между собой, ставить напоминания, делиться своими задачами с другими людьми и так далее. Сервис подходит как для личного планирования (бесплатно), так и для бизнес-целей (уже за деньги), синхронизируется между разными устройствами.

http://evernote.com/intl/ru/ — сервис, набравший сейчас бешеную популярность. Это программа и веб-сервис для хранения больших объемов заметок, причем заметки могут быть любого формата – текстовые, изображения, аудио, видео, с вложенными файлами. Кроме того, сервис работает как система управления проектами, помогая не просто хранить кучу информации, а упорядочивать её и при необходимости делиться ею. Открывается везде – онлайн, с компьютеров и телефонов, и синхронизирует вашу информацию. Есть минимальный бесплатный пакет и платные версии с расширенными функциями (скажем, в платном аккаунте можно собрать целую электронную библиотеку или видеотеку). К Evernote в комплект разработаны симпатичные вспомогательные сервисы – например, Skitch, о котором мы . И еще при желании можно подключить google-почту и google-календарь.

https://getpocket.com — расширение для браузера, по функциям аналог Evernote, только не для заметок и файлов, а для web-страниц. Вы сохраняете все страницы, которые не можете посмотреть прямо сейчас – получается план для прочтения на будущее. Внутри сервиса есть удобная функция по очистке страниц от мусора – рекламы, лишних ссылок и пр. Это помогает экономить время и читать только полезный контент. За деньги появляется поиск, система тегов и функция формирования электронной библиотеки (если авторы отмеченных вами статей решат их удалить, статьи всё равно останутся в вашем pocket).

http://worksection.com — система, которая совмещает хранение файлов с планированием времени. Бесплатно вы можете сохранять файлы любого формата. За дополнительную плату появляется календарь с напоминаниями и расширенные функции: таймер, учет времени, финансов и пр. Также можно работать над проектами с участием помощников. Сервис позволяет ставить задачи и контролировать их выполнение, учитывать эффективность рабочего времени сотрудников, считать затраты, устраивать групповые чаты и т.д.

Когда вы только начинаете работать, то у вас все ясно и понятно, задач не так много, вы представляете как с ними работать. Но со временем появляется мысль «у меня столько задач!!! что с ними делать? за что взяться?», либо просто приходит осознание, что задач накопилось очень много. В этом случае вам поможет тайм-менеджмент.

Как правило, у многих он ассоциируется с жесткими привязками ко времени и четким заранее составленным планом. Но все знают, что разработчиков нельзя загонять в рамки. Тем не менее каждый разработчик должен уметь правильно и эффективно организовать/спланировать своё рабочее время. Давайте подумаем как можно подойти к этому процессу.

Тайм-менеджмент по сути это совокупность действий по тренировке осознанного контроля над временем, посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и эффективность.

Как правильно подойти к этому процессу? Мне нравится подход в гибких методологиях разработки. Чем же они так нравятся разработчикам? Думаю, что тем, что их можно подстраивать под себя. Главная идея, из которой я предлагаю исходить - это набор правил, при этом каждый может выбирать из них те, что подходят именно ему, может дополнять, исходя из своих потребностей.

В этой статье я попробую сформулировать те правила, к которым пришла для себя за время своей работы, глядя на то, что было бы полезно мне и членам моей команды.

Для начала рассмотрим основную идею тайм-менеджмента. То есть возьмем то, что не напугает разработчика.

Принцип, который необходимо положить в основу - составление списка задач. Посмотрите на свои задачи и проставьте у каждой приоритет и сколько вы думаете затрать на нее времени (да, оценивать правильно временные затраты тоже нужно уметь, но это отдельная тема). Если у вас слишком много задач, то подумайте, по какому критерию вы можете сократить рассматриваемый список задач. Например, вы можете отобрать только задачи в ближайшую версию исправления, только задачи в текущий спринт (если вы работаете по Scrum) и так далее. И именно с этим списком и стоит работать.

Итак, все дела списка разделите на 4 группы:
Срочные и важные;
Важные, но не срочные;
Срочные, но неважные;
Не срочные и неважные.

Теперь у каждой задачи проставим время, которое мы потратим на ее решение. И, помня, что у нас всего 8 рабочих часов в день, составим список задач на сегодня. Это правило 1 . В отличие от позиции тайм-менеджмента, что список стоит составлять накануне вечером, я считаю, что нужно составлять этот список, как только вы придете на работу. То есть в начале рабочего дня. На мой взгляд, в этот момент вы более четко понимаете состояние дел. Накануне вечером можно сделать пометки, что бы вы хотели сделать завтра.
Так вы будете видеть перед собой ЦЕЛЬ.

Правило 2
Очень важно, что все задачи вы должны планировать исходя из того, чтобы сделать их ровно в рабочий день. Никак не больше. Не планируйте работать сверхурочно без крайней необходимости. Это приведет только к усталости. Лучше потратить свободное время на саморазвитие и чтение профессиональной литературы.

Правило 3
Не забудьте учесть, что у вас чистых рабочих меньше, чем 8 часов. Нужно учесть время на перерывы, отдых физический. Разработчик не должен все время сидеть за компьютером. Запланируйте, что хотя бы по 15 минут каждые два часа вы будете выгонять себя, вставать и просто пройдетесь и проветритесь. При этом эффективность работы только вырастет. Это поможет, не теряя темпа, успеть сделать то, что не смог бы сделать без отдыха.
НО, не нужно злоупотреблять. На перерыв можно потратить максимум полчаса, иначе мозг слишком расслабляется и теряется рабочий настрой.

Правило 4
В этом списке должны быть не только важные и долгие задачи, но и лёгкие, быстрые, чтобы на них можно было переключить внимание, расслабиться. Для разработчика это крайне важно. Задачи можно выполнять в любом порядке, но тем не менее рекомендуется начинать с важных. И обязательно начать с тех, которые меньше всего хочется делать.

Правило 4*
Установите лимит времени на решение задачи. Если вы безрезультатно (именно безрезультатно!) сидите над задачей больше 2 часов, то пришла пора переключиться на другую задачу. У вас в списке есть такие задачи в разряде простых. Мы их специально для этого и включили.

Если вы пообещаете себе, что посвятите сегодня той или иной задаче не более часа или двух, начать работу с ней станет намного легче. Также имеет смысл устроить мозговой штурм, привлечь коллег.

Правило 5
Составьте список минимум и список максимум. Список минимум должен быть выполнен обязательно. К тому же при его выполнении вы почувствуете удовлетворенность собой. Список максимум нужен, если останется время. Если вы не успели свою программу минимум, то вы неправильно оцениваете свои силы, нужно подходить к этому более тщательно.

Если вы научились выполнять список минимум и у вас уже который день подряд остается время на список максимум, то пора увеличивать список минимум. И да, опять же - снова смотреть почему вы неправильно оценили время на задачи.

Правило 6
Зафиксируйте где-то список: на бумаге или в электронной версии. Но так, чтобы он был у вас перед глазами. Это поможет видеть сколько уже сделано и сколько еще осталось. Также вы получите эмоциональное удовлетворение при вычеркивании очередной задачи из списка, а это даст дополнительную мотивацию. Поэтому очень важно именно вычеркивать задачи, а не удалять.

Правило 7
Запланируйте время на форс-мажоры. Как гласит закон Мёрфи “если что-то может случиться, то это обязательно случится”. Как правило, разработчики чувствуют такие моменты.

Теперь рассмотрим работу с тяжелыми задачами. Теми, которые почему-то кажутся нам неподъемными. Как восход на Эверест. Они пугают нас либо тем, что мы не знаем как к такой задаче подступиться, либо нам не хочется общаться с ее автором/заказчиком. Следующие несколько правил именно о таких задачах.

Правило 8
Если у вас появилась неподъемная задача, за которую вы не хотите приниматься или не знаете как оценить, то она должна встать первой в вашем списке. Это потенциальная черная дыра и может оказаться неразрешимой для вас (потребуется помощь другого, привлеките его) или слишком затратной по времени, что грозит тем, что вы ее просто не успеете сделать. Начните с нее, возвращайтесь к ней в течение дня, пока она не станет для вас понятной, попробуйте разбить ее на более мелкие.
Также может помочь просто рассказать кому-то из коллег о задаче, отобразить ее на доске или даже просто рассказать вслух о проблеме.
Как только хочется отложить задачу на завтра, то это знак, чтобы заняться ей прямо сейчас.

Небольшой лайфхак: старайтесь выполнить задачи так, чтобы если у вас и осталась эта неподъемная задача, то только она одна. Иначе у вас не будет удовлетворения и будет зависание на одной этой задаче и ряд невыполненных других.

Правило 9
Если вам нужна концентрация, используйте турбо-режим. Он действительно работает. Для этого на определенное время отключите все средства связи (skype, icq и др.), поставьте табличку, чтобы вас не отвлекали, оденьте наушники и не реагируйте ни на что. В эти 25 минут вы занимаетесь только решением одной конкретной задачи. Не отвлекайтесь ни на что. Главное не злоупотреблять этим, особенно в крупных компаниях. “Помидорка” должна требоваться вам максимум 2-3 раза в день.

В работе каждого разработчика важна мотивация. Это, конечно, отдельная тема, но способствует выполнению составленного списка. Поэтому ей посвящены следующие несколько правил.

Правило 10
Мотивируйте себя. Мотивация это тоже часть работы над собой. Увидев что-то мотивирующее, не забывайте про это через пять минут, сохраните и возвращайтесь к этому за дополнительной дозой мотивации. Пусть это будет фото Стива Джобса, или ваш ребенок, ради которого вы хотите стать лучше, или даже песня, которая помогает вам работать.

Правило 11
Музыка также может мотивировать. И поможет сконцентрироваться. Подберите для себя такие плейлисты. Тем не менее, не стоит постоянно сидеть в наушниках. Уделяйте время и коллегам. Также есть мнение, что помогают сконцентироваться звуки шумов: звук поезда или перелета.

Правило 12
Ставьте себе цели. Да, они должны быть какие-то в стиле “сегодня я сделаю список минимум” или “сегодня сделаю эту задачу обязательно”. Важно к чему-то стремиться. Всегда к чему-то стремиться. Подумайте, к чему приведет в перспективе решение вашей задачи, как отразиться на работе программы, что даст пользователю. Представьте общую картину, как будет работать продукт, если вы сделаете задачу и если нет.

Правила 13 и 14
То, что вы и так наверняка знали: обязательно высыпайтесь перед работой и не переедайте в обед. Это приводит к лени, что плохо сказывается на работе.

В заключение я хочу привести два наиболее действенных способа мотивации, на мой взгляд.

Первый иллюстрируется фразой Артемия Лебедева «Как поддерживать мотивацию? Да никак - оставайтесь в жопе».

Второй заключается в том, чтобы ничего не делать. В буквальном смысле НИЧЕГО. Потому что, когда мы начинаем лениться, мы читаем статьи в интернете, смотрим видео на youtube, переписываемся с кем-то и т.д. Поэтому, по своей сути наша лень - это бесполезные действия.

Как же это работает? Вы решаете (а лучше - записываете на бумаге), во сколько вы это дело начнете и сколько времени будете им заниматься. Допустим, вы начнете заниматься задачей. Пусть это будет, к примеру, 11:00. В 11:00 вы начинаете бороться с ленью, а именно - ничего не делать. То есть вы перестаете вообще что-либо делать. Просто сидите или стойте. Лежать не надо, это приведет организм в состояние сна. Вскоре вы почувствуете, что можете приняться за задачу.

Если же во время работы вы снова почувствуете приступ лени - опять прекращаете что-либо делать. И вскоре снова вернетесь в работоспособное состояние.

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».

С. Ричардсон

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей - ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант , даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Самодисциплина - первый шаг к личной свободе

Управление временем - основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес... ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина - жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм - менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля , позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм - менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».

Авраам Линкольн

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.

На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:

• Категория А - срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
• Категория Б - решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
• Категория В - задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
• Категория Г - дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.

По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные , оставляя за бортом то, что действительно важно.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовнии прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

АВС - анализ

Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:

• Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
• К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
• Группа С - задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.

Самостоятельная организация рабочего времени

Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.

Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:

• Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
• Повышается производительность;
• Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
• Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
• Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.

Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:

1. Основные рабочие задачи;
2. «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».

Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.

Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания - самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.

Метод «Помидора»

Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.

Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам . В получасовой интервал входило время максимальной концентрации - 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.

Тайм-менеджмент, основные, особенно актуальные правила.

Вероятно вы хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>

Не секрет, что мы живём в мире, где события, дни, годы сменяют друг друга с огромной скоростью и часто опускаются руки от того, что настигает ощущение, что ты крутишься как белка в колесе и, так и ничего не успеваешь.

Как часто хочется, чтобы в сутках было как минимум часов 30. И как часто нехватка времени ведёт к растущему недовольству жизнью, собой, а это уже прямой путь к депрессиям, синдрому хронической усталости и болезням.

Есть ли выход из этой ситуации? Давайте разбираться.

Тайм-менеджмент — кто не успел тот опоздал. Как всё успеть за день

В современном мире время – это основное богатство и ресурс, правильное использование которого ведёт к успеху. А для инфобизнесмена, время – это деньги и если Вы ловите себя на мысли, что вы за компьютером сидите 2-3 часа, но по сути ничего не сделали для пользы своего Интернет бизнеса, то такое можно приравнять к потере денег.

Если такие мысли посещают каждый день, значит, каждый день Вы теряете деньги. И эту ситуацию надо менять. Время это ограниченный ресурс, если ты потерял его сегодня, то не сможешь восполнить завтра.

И вообще, каждому из нас отпущено определённое время, и ни за какие деньги мы не сможем этот лимит увеличить. Так что давайте учиться тратить время с пользой.
Сколько дел не сделано, а сколько ещё предстоит не сделать. Шутка.

И чтобы шутка не стала повседневным балластом, который тянет назад, начинаем изучать способы как всё успевать за день, как навести в голове порядок и приучить организм к последовательному ряду действий.

Управление временем — тайм-менеджмент

Есть специальное учение – тайм-менеджмент, обучащее техникам правильного управления своим временем. Существует большое количество тренингов, семинаров по тайм-менеджменту.

Есть отдельные направления Time management: тайм-менеджмент для женщин, тайм-менеджмент для детей, тайм-менеджмент для руководителей и даже экстремальный тайм-менеджмент.

Если вы думаете, что проблема нехватки времени и умения им управлять, это только проблема современности, это не так. Так еще в 20-е годы 20 века создаются целые институты, изучающие научную организацию труда и эффективное использование времени.

Был создан центральный институт труда, директором которого был А.К. Гастев. Был известен метод биолога А.А. Любищева – хронометраж, заключающийся в анализе количества времени, которое человек тратит на то или иное действие и выработке наиболее эффективного распоряжения своим временем.

Кафедра Time management

Есть и кафедра тайм менеджмента, которую открыли уже в наши дни в 2007 году на базе финансово-промышленного университета «Синергия».

В современные дни эффективное управление своим временем, это важное направление и необходимые знания, без которых не может быть построен успешный бизнес, что очень актуально, в том числе и для начинающих инфобизнесменов.

Ведь задача инфобизнесмена, да и любого человека, ведущего свои дела через Интернет это свобода, то есть возможность больше времени заниматься любимым делом, быть с семьёй, путешествовать, и здесь без обладания навыками тайм-менеджмента не обойтись.

Хочу сразу вас предостеречь, не надейтесь, что прочитав кучу популярных книг по тайм менеджменту, вы сразу сможете организовать свою жизнь так, как вы хотите.

Да, постепенно так и будет, но сначала придётся много потрудиться. Для этого надо приобрести навык – навык регулярных действий, которые сберегут уйму времени и позволят выполнять больше полезных действий, отличать главное от второстепенного и выбирать приоритеты.

Тайм-менеджмент, или, как всё успевать на работе за день. Time management для руководителей, женщин, детей

Его девизом является – успевать жить и работать. В организации времени Глеб Архангельский большое внимание придаёт организации отдыха. Причём как перерывов среди рабочего дня, так и отпуска и даже сна. Считая, что полноценный отдых увеличивает продуктивность.

У известного инфобизнесмена и есть книга «Экстремальный тайм-менеджмент», которую легко скачать на просторах Интернета. Советую прочитать.

В электронном виде книгу Николая Мрочковского и Алексея Толкачёва «Экстремальный тайм-менеджмент» можно скачать перейдя по ссылке нажав кнопку социальной сети внизу

Суть книги Николая Мрочковского в том, что в лёгкой ненавязчивой форме описывается как за неделю неудачник Глеб, который ничего не успевает по жизни, под руководством своего успешного соседа Макса изменяет свою жизнь.

Причём во всех сферах, на работе, с родственниками, с девушками, выполняя рекомендации Макса, Глеб меняется и становится более успешным.

Книга легко читается, так как выдержана в художественном стиле.
Лично для себя, изучив работы разных авторов по тайм-менеджменту, я сформулировал следующие правила, которых и стараюсь придерживаться.

Правила Time management

• Первое Правило Тайм-Менеджмента

Определиться с тем, чего вы хотите и зачем вам это нужно. Поставить цели. Следует отметить, что цели должны быть реальные, пусть у вас их будет несколько, одна будет перетекать в другую, но вы должны точно знать, как эти цели осуществить.

• Второе Правило Тайм-Менеджмента

Планируем. Я делаю это на маркерной доске, которая находится при работе перед глазами. Пишу то, что нужно сделать на следующий день перед сном. Маркерная доска делится на два столбца.

Слева столбец с жёсткими заданиями, справа столбец с мягкими заданиями, то есть с второстепенными.

В жёсткие задания вписываем обязательное задание на следующий день, которое не сделать нельзя, если конечно, не случится форс-мажор (жена рожает, затопили соседи, на дом упал метеорит, угнали машину).

Кстати, футбольная игра любимой команды не меняет планы. Вам надо сделать задание и всё. Другого быть не может.

Либо вносите в свой список и футбол тоже. Смысл в чётком планировании и выработке навыка исполнения.

Жёсткое задание по времени исполнения не должно занимать более половины дня. В связи с этим надо реальнее оценивать объёмы работ.

Это приходит с опытом и сложным назвать нельзя. Если решение задачи требует нескольких действий, то лучше её разделить на этапы. Почему лучше писать на маркерной доске?

Удобно, когда постоянно у тебя перед глазами висит приоритетное дело. Когда дело выполнено вы его стираете, испытывая удовлетворение.

Празднование малых достижений

А наибольший кайф, когда вечером перед вами совсем чистая доска, на которой есть место написать дела на следующий день. То есть у тренеров по мотивации даже есть обязательное условие на тренингах по успеху- празднование малых достижений.

Так празднуя малое, решая малые задачи, мы поедаем по кускам большого слона – наши глобальные цели, к которым стремимся.

Ранее я писал про инфобизнесмена , у которого есть полезное мотивационное видео, где он рассказывает, как съесть большого слона. Посмотрите это видео, оно впечатляет.

Планирование должно быть по времени, ведь, что толку, если вы сделаете все что запланируете, но при этом лишите себя сна, занятий здоровьем.

Поэтому планы должны быть реальные, выполнимые в отведённое рабочее время. Да, это возможно, ведь, имея чёткий план действий, вы не будете отвлекаться на дела, которые не запланированы, а значит, все успеете.

Ведь, если проанализировать, сколько времени тратится на общение в социальных сетях, аськах, на перекуры, перерывы, отвлечения на другие дела, то становится, очевидно, почему ничего не успеваете.

Электронную почту и страницы соцсетей проверяйте один раз с утра и не занимайтесь пустой перепиской. Тот, кто не планирует, всегда будет не успевать, отвлекаться на второстепенные задачи, и будет неудачником, виня других, хотя дело в неумении организовать свою работу.

Второе правило тайм-менеджмента у нас получилось такое развёрнутое. Переходим к третьему правилу, очень важному правилу успешных людей – правилу выставления приоритетов.

• Третье Правило Тайм-Менеджмента

Все дела распределяем по их значимости. Наверху у нас самые главные дела, а затем второстепенные. С утра делаем самое важное.

Не то задание, которое легко сделать или быстрее сделать, а самое главное на сегодня. Это очень важно.

Есть даже правило от известного бизнес-консультанта (про историю успеха которого можете почитать статью на блоге), которое называется «съесть лягушку».

А проще говоря, если в начале дня выполнили самое трудное дело (съели лягушку), то потом будет намного легче, ведь самое неприятное с вами уже произошло.

Так здесь работает ещё и матрица или квадрат Дэвида Эйзенхауэра. Смысл в том, что все дела делятся на четыре группы: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.

К тому же бывает, что некоторые неважные дела либо несрочные, что называется, рассасываются, то есть теряют свою актуальность, по ряду независящих от вас причин, и их уже просто не надо делать.

Здесь следует еще упомянуть о том, что нужно для себя определить список тех дел, которые вообще не приблизят вас к вашей цели, но отнимут ваше время.

Лучше составить список таких дел и постепенно, анализируя свой день, вносить туда все новые и новые дела, которым можно сказать нет.

Третье Правило Тайм-менеджмента также у нас малым не получилось, так как является очень важным и требует осмысления. Переходим к Четвёртому Правилу Тайм-менеджмента.

• Четвёртое Правило Тайм Менеджмента

Порядок и успех в делах – порядок на вашем рабочем месте. Да, да, связь прямая. Вспомните, сколько времени вы тратите на поиски нужной бумаги или нужного файла в компьютере.

Организуйте ваше рабочее место так, чтобы вам было приятно на нём находиться.

Все ярлыки программ я вывожу в верхнюю горизонтальную строку, ярлык корзины ставлю справа внизу. Всё, кроме этого плюс виджета погоды и времени у меня ничего нет.

Вы скажите, что у вас много программ и значки едва умещаются на пяти строках. Значит, заведите две-три папки: папку с браузерами, важными программами и папку с редко использующимися программами.

Большинство ярлыков можно положить в эти папки и по мере необходимости, открывая папку запускать их.

Посмотрите на скриншот, как это выглядит на моём компьютере. Скриншот кликабелен и его можно увеличить.

Таким образом, Вы избавитесь от беспорядка на рабочем столе, от каши в голове. Без порядка будьте уверены, что каша в голове обязательно будет.

Когда то у меня рабочий стол был совсем другой. Спасибо тренингу «Антикаша в голове», который помог осмыслить важность порядка.

Не только у меня хорошие отзывы про тренинг »Антикаша в голове», мои партнёры тоже положительно отзываются о пользе для себя после прохождения обучения.

А мы переходим к Пятому Правилу Тайм-менеджмента.

• Пятое Правило Тайм-Менеджмента

Не забываем использовать время в пути, например, за рулем или в ожидании чего-то.

За рулем или в общественном транспорте можно слушать аудиокниги. Например, Николая Мрочковского «Экстремальный тайм-менеджмент», или Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».

А на рабочем месте применить советы в жизнь.

• Шестое Правило Тайм-Менеджмента

Если кто-то вашу задачу может выполнить с наименьшими затратами, чем вы сами, делегируйте ему это дело. В системе тайм менеджмента это так и называется метод делегирования.

Например, при ведении блога, часть статей вы можете отдать писать копирайтерам. Прочитайте статью про , где есть ссылки на биржи контента. Там Вы можете заказать статью.

• Седьмое Правило Тайм-Менеджмента

Используем в построении своего бизнеса научный подход, а именно закон Парето. Заключается он в том, что 20% усилий приводят к 80% результата, а остальные 80% усилий к 20% результата.

Таким образом, концентрируемся на первых 20% усилий. Например, выделяем тех клиентов или те дела, которые приносят 80% прибыли и концентрируемся на их выполнении.

Если Вы занимаетесь , то делайте то, что приносит Вам деньги. В оставшееся время можете заниматься блоговедением, SEO оптимизацией, раскруткой и продвижением блога.

• Восьмое Правило Тайм-Менеджмента

Любите себя, давайте себе бонусы за выполненные задачи. Причём, пусть эти вознаграждения будут не в конце большого дела, а в середине или даже в начале, авансом.

Лучшие книги по тайм-менеджменту

Представляю подборку полезных книг по тайм-менеджменту.

• Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
• Глеб Архангельский «Тайм Драйв»
• Брайан Трейси «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку»
• Трейси «Результативный тайм-менеджмент»

• «Управляй своим Временем»
• Мэтью Эдлунг «Время — деньги. Как подчинить время и заставить его работать на вас: в бизнесе, в творчестве, в личной жизни»
• Джулия Моргенстерн «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью»
• Стив Прентис «Интегрированный тайм-менеджмент»
• Дон Аслетт, Кэрол Картаино «Как успевать жить и работать»
• Лотар Зайверт «Ваше время – в Ваших руках»
• «Жёсткий тайм-менеджмент»

• Тимати Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть»
• Алан Лакейн «Искусство успевать»
  
• Реджина Лидс «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»
• Кэрри Глисон «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности»

Тайм-менеджмент для разгильдяев

• Карьера в IT-индустрии

«Провести время?! Ишь чего захотела! Время не проведешь!» /Л.Кэролл. «Алиса в стране чудес». Пер. Б.Заходера/

Муза - музой, а дела делать надо даже тем, кто не любит расписаний. Для таких людей могут быть небезынтересны мои принципы тайм-менеджмента, которые я вывел для себя эмпирическим путем. Отчасти, следование этим правилам способствовало тому, что я в течение последних 2-х лет развивал, и, кажется, небезуспешно, свой собственный бизнес.

Итак, правила эти просты: надо составить SLA по времени выполнения задач в зависимости от времени, требующегося на их выполнение. В моем случае SLA выглядит так:

1. Все что может быть сделано за 3 минуты, надо делать немедленно

Например, вместо того, чтобы запланировать звонок Иванову, вы берете и звоните этому Иванову прямо сейчас. Этим самым вы не только ускоряете все рабочие процессы, но и избегаете ненужного оверхеда по времени на планирование мелких дел.

2. Все, что может быть сделано за 30 минут, надо сделать сегодня.

Например, если вам надо написать письмо Петрову, вы открываете окно нового сообщения в почтовом клиенте, вписываете туда email Петрова и продолжаете заниматься текущими делами. В конце дня, закрывая ненужные окна перед тем, как выключить компьютер, Вы обнаружите это письмо и обязательно должны будете его написать перед уходом домой с работы.

3. Все, что может быть сделано больше, чем за 30 минут, надо сделать на этой неделе.

По моему глубокому убеждению, если индивидуальную задачу нельзя решить за неделю, то это неправильная задача, т.к. она не была должным образом разбита на части и делегирована. Поэтому если на часах - 9 вечера пятницы, а к какой-то из задач этой недели вы еще не приступали - значит это ваша вина, что часть задачи не была вовремя передана Сидорову, поэтому придется вам ложиться на амбразуру и решать эту задачу без посторонней помощи.

Эти 3 простые правила позволяют свести к минимуму процесс планирования и ускорить взаимодействие вас с внешним миром, а значит - и все проекты и процессы, которые вы ведете (точно так же как при загрузке сайта уменьшение пинга на 50 мс приводит к ускорению загрузки всего сайта на секунды). Недостаток этих правил один - они периодически приводят к авралам. Но, как известно, у русского человека всего 2 состояния - аврал и застой, поэтому авралы иногда надо искусственно создавать, чтобы добиться ощутимых результатов. А чтобы не выдохнуться от чрезмерного числа авралов и не получить отрицательного эффекта от них в личной жизни, можно, например, запретить себе работать по выходным и/или взять за обыкновение общаться с членами семьи по утрам, а не по вечерам.

Помимо вышеперечисленных правил планирования времени с помощью принципов SLA у меня есть еще 3 принципа организации дел, которые я позаимствовал у Винни-Пуха:

а. Ходите в гости по утрам

Назначайте важные встречи на утро, чтобы застраховаться от возможного сдвига своего графика

б. Ходите кругами, а не туда-сюда

Старайтесь совмещать несколько дел сразу. Если едете на встречу в какой-то район города, то вспомните, нет ли у вас других дел в этом или соседнем районах. Если что-то с кем-то обсуждаете, вспомните, можно ли еще что-то обсудить с этим человеком.

в. Не забывайте вовремя подкрепиться

Без пищи (физической и духовной) мозг быстро перестает работать. Особенно хорошо, когда удается подкрепиться в компании коллег или партнеров, обсуждая перспективы развития технологий, которыми вы занимаетесь или просто последние новости индустрии - вам не придется самому выискивать потом эти новости в Интернете, тратя на это драгоценное время. А самое главное, во время таких обменов мнениями обычно и приходят все самые лучшие идеи, которые потом остается только реализовывать.

Спасибо за внимание тем, кто дочитал до конца, буду рад вопросам, комментариям и особенно советам!

Update: ненужный оверхед также создается переключением между задачами. Старайтесь этого избегать, и тогда следование п. 1 не приведет к переходу от важных дел к текучке.