Тайм-менеджмент: Правило двух минут. Полезное правило двух минут

Склонность человека к систематическому откладыванию дел “на потом” называют прокрастинацией. И надо сказать, такое качество встречается нередко; вряд ли найдется человек, хотя бы раз не испытывавший подобного побуждения. Как правило, всегда найдется какая-нибудь “веская” причина - стресс, усталость, стремление к выполнению мелких (якобы остро необходимых) дел и т.д. Отдельные случаи прокрастинации, скорее всего, не будут иметь решающего значения, но хроническая форма приведет к серьезным проблемам, в том числе финансовым. При почти неизбежны нервные потрясения, ухудшения отношений с окружающими и подобные негативные ситуации. Существует очень простое правило двух минут, которое способно помочь преодолеть желание отложить дела, приступать к их выполнению и достигать намеченных целей.

Большинство дел, в отношении которых появляется желание их отложить, в действительности несложны. У вас вполне достаточно знаний, опыта и сил для того, чтобы их выполнить, вы просто придумываете причины, чтобы отложить начало выполнения.

Правило двух минут имеет всего две части, тем не менее вы сможете преодолеть лень и затягивание дел. Просто вдумайтесь в него, возьмите на вооружение, и вы легко отодвинете лень в сторону.

Если необходимое действие укладывается в две минуты, то просто выполните его!

Эту мысль выразил Дэвид Аллен (David Allen) в своем бестселлере “Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса”.

Оглянитесь на прошедший день, как много дел, умещавшихся в две минуты, были отложены! Мытье посуды после еды, не создавая посудного хранилища в раковине. Ежедневная уборка без устройства “генеральных уборок”, занимающих подчас целый день. Пришло напоминание о дне рождения сослуживца - сразу поздравили, приятная эмоция будет и у вас, и у сослуживца.

Как быть, если у вас цель, требующая не двух минут, а двух часов? Старт за две минуты не даст ей уйти “на потом”.

Разумеется, далеко не все намеченные планы можно осуществить за две минуты. Но абсолютно каждому делу может быть дан старт в двухминутный период. Возникает вопрос: зачем давать старт делу, если его нельзя будет закончить? Вопрос имеет ответ, он находится во второй части правила двух минут.

Секрет находится в законе физики, из которого мы знаем, что тело будет в покое до тех пор, пока не получит импульс к движению. Данный закон распространяется и на процессы человеческой жизни. Если делу дан стартовый импульс, то его продолжение пойдет намного легче.

Случалось ли вам, заглянув в холодильник за бутербродом, употребить количество еды, соизмеримое с хорошим обедом? А приходилось ли, заглянув в интернет за конкретной информацией, увлечься и просидеть, читая, пару часов, при этом получив знания, о которых и не думали? Правило двух минут позволяет создавать некоторые полезные привычки.

Давно хотели заняться спортом? Сделайте несколько упражнений, приступить к выполнению повторно будет много проще.

Думаете о ? Съешьте фрукт или овощ из холодильника, завтра захотите ещё!

Любая полезная привычка начинается с первого действия, с этих замечательных “двух минут”. Правило двух минут не даст гарантии результата, но даст стимул на выполнение дел, не откладывая.

Иногда причиной откладывания дел “на потом” является не надуманный фактор, а опасение за конечный результат, то есть сомнение в собственных силах, в опыте или умении. Просто начните делать то, что нужно! Чаще всего, уже после самого первого выполненного этапа дело идет, как по рельсам, и результат вас порадует.

Две минуты - это 120 секунд. Вам не кажется, что само звучание “120 секунд” определяет больший период времени? Значит, и сделать можно больше!

Правило двух минут гласит - то, что можно сделать меньше чем за 2 минуты, следует сделать прямо сейчас.

Многие дела удобнее и выгоднее сделать прямо сейчас , не откладывая их в долгий ящик. Это такие дела, как короткий ответ на электронное письмо, просмотр журнала на наличие интересного материала, положить квитанцию за квартиру в папку с квитанциями. Лучше сделать и забыть. А в итоге – дело движется.

Когда следует применять правило двух минут

Конечно, применять правило следует именно тогда, когда следует. Универсальный принцип, который предлагает Дэвид Аллен в книге Getting Things Done – если перед вами дело, определитесь, нужно ли его делать вообще сейчас. И если нужно – то займет ли это дело меньше 2-х минут? Если да – делайте его сейчас же. Если нет – отложите.

Привычка

Полноценная система делопотока конечно на этом не заканчивается, но выработав привычку делать дела, которые займут меньше 2-х минут, можно достичь существенного прироста производительности. Эта привычка экономит кучу нервов и времени

Конечно, 2 минуты – это чисто условное время. При наличии достаточного количества времени это может быть и 5 минут. Ничего страшного, если дело займет 3 с половиной минуты вместо 2-х. Даже если это будет 20 минут – в следующий раз вы уже будете знать, сколько времени уходит на данный тип дел и запланировать время выполнения его соответственно.

Много дел по домашнему хозяйству могут быть сделаны менее, чем за 2 минуты. Положить вещь на своё место вероятно займет не на много больше времени, чем ежели вы её кинете там, где находитесь сейчас. А в перспективе результат существенно различается – порядок, когда все вещи лежат на своих местах, или беспорядок, который периодически необходимо разгребать.

Может оказаться, что у вещи не окажется своего места – обычно именно такие вещи и валяются где попало. Тут самое время определить это место. Самый простой способ – вспомнить о том, когда вы ею пользовались в последнее время и где. Очевидно, что вещи удобно хранить поблизости с местом, где эта вещь может пригодиться: так канцелярские предметы удобно хранить в одном месте на рабочем столе, книги – на полках, неподалёку от рабочего места, детские игрушки – в корзине или коробке для игрушек, рядом с “игровой площадкой”.

Причина беспорядка

Причина беспорядка дома, на работе, в папке inbox не в характере, а в тех методах работы, которым мы обучены. Организованности можно (и нужно!) научиться. Узнав как это делать и попробовав на практике, хорошо выработать привычку действовать именно таким образом. А из набора привычек складывается то, что мы называем “характером человека”.

Современный человек редко свободен от дел – постоянно найдется то, с чем нужно разобраться. Работа, уборка, ответы на электронные письма, поход в магазин – все это важные дела, которые требуют внимания. Однако многие сталкиваются с недостатком времени. Рабочих писем накопилось так много, что на ответы потребуется несколько часов. Квартира настолько заросла пылью и грязью, что уборка может занять целый день! Чтобы экономно расходовать свое время, не утонуть в огромном снежном коме дел, необходимо усвоить правило двух минут. Что это такое и как это работает?

Getting Things Done

Правило 2 минут было придумано Дэвидом Алленом. Он описал методику в своей книге «Getting Things Done» (что в переводе означает «доведение дел до завершения»). Этот труд посвящен сохранению времени, рациональному его использованию. Дэвид Аллен учит своих читателей повышению личностной эффективности. Его методика была одобрена научными изданиями, она практикуется во многих странах мира. Именно в книге «Getting Things Done» было сформулировано правило двух минут: если дело потребует две минуты, то нужно выполнить его прямо сейчас! Что же означает этот принцип на практике?

Суть правила двух минут

У каждого человека в течение дня накапливаются незначительные дела и мелкие задачи. Положить вещи в шкаф, помыть за собой чашку, ответить на письмо, позвонить коллеге, вынести мусор. Согласитесь, что все эти задачи потребуют даже меньше, чем две минуты. Однако мы склонны откладывать их в долгий ящик, не придавать им значения. К концу дня таких мелких дел накопится так много, что будет сложно с ними справиться за короткий срок. Если следовать правилу 2 минут, то можно избежать этого нагромождения небольших заданий. У правила есть свой алгоритм, по которому необходимо оценивать каждое дело, за которое вам предстоит взяться.

Алгоритм правила двух минут

Правило не означает, что вы должны выполнять все свои задания с секундомером, а по истечении двух минут немедленно бросать начатое. Ничего страшного, если дело потребует 3 или даже 5 минут. Даже если вы потратите на него все 20, то приобретете полезный опыт – будете знать, сколько времени нужно на выполнение заданий такого рода. Суть правила двух минут в том, чтобы быстро справиться со всеми незначительными делами в течение дня. Ведь гораздо проще ответить на одно письмо, чем потом отвечать на 10 писем. Через какое-то время вы научитесь эффективно планировать свое время, рационально его использовать. Более того, при огромном количестве дел может существенно пострадать качество их выполнения. Гораздо проще сделать хорошо одно дело за две минуты. Подшейте важный документ в папку, и вам не придется потом искать его. Помойте грязную тарелку, и вам не придется вечером мыть гору посуды. Договоритесь заранее о встрече, и вам не придется переносить свои планы в последний момент. Методика работает и по отношению к рабочим обязанностям, и в случае с домашними делами, и для решения личных вопросов.

Правило двух минут – это не решение всех проблем, это удобная методика, которая позволит вам упростить рабочий день. Если освоить это правило и применять его на практике, то вы будете больше успевать, но меньше уставать. У вас не будет вороха дел или обязательств, которые психологически давят и заставляют тратить часы на их выполнение. Правило 2 минут позволит существенно повысить вашу личностную эффективность.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Реальный способ побороть прокрастинацию – правило двух минут , с помощью которого вы сможете .

Для начала давайте разберемся, что такое прокрастинация . Прокрастинация – это способность человека откладывать дела на потом , понимая необходимость сделать их сейчас. В переводе с английского языка Procrastination означает промедление, медлительность , затягивание.

Многие знают таких людей (или мы сами являемся одними из них), которые и могли бы сделать достаточно много, если бы они не прокрастинировали (замедляли) свой жизненный путь. Они откладывают свои дела до последней минуты и сами страдают от того, что не получают вещи вовремя. Не часто человек вслух может сказать: «я ленивый », но гораздо чаще он осознает это в своей голове. Причины лени таких людей в том, что они тратят всю свою энергию на борьбу с искушением мгновенного удовлетворения при выполнении рутинных задач. Но самое худшее в том, что они не оставляют места для действительно важных вещей, таких как их любимое хобби, или любая деятельность, которая повышает их чувство собственного роста.

Именно для таких людей было создано правило двух минут, которое помогает победить прокрастинацию и лень, не откладывать дела на потом, а решать их вовремя.

Правило двух минут, которое вызывает немедленные действия

Относительно размера задачи или проекта правило двух минут может применяться двумя способами:

1. Делать короткие и легкие задания сразу, чтобы избежать загромождения пространства и ума.
2. Применять для крупных проектов и дел, которые требуют много времени и усилий.

Как гласит первый закона Ньютона — объекты, находящиеся в покое, остаются в покое, объекты, находящиеся в движении, остаются в движении. В данном случае правило двух минут означает завершение двухминутного дела за один раз. Это помогает человеку не чувствовать себя разбитым, побороть лень и начать работать легко. Вскоре действие набирает обороты, увеличивает время, а в итоге улучшает производительность. Согласно исследованиям в Университете Флиндерс в Аделаиде, Австралия, способ начать любой большой проект – это разбить его на такое количество микро задач, насколько это возможно, и завершение которых приведет к увеличению мотивации , необходимой для дальнейшей работы.

Причины прокрастинации

• Чувство быть недостаточно хорошим. Для многих людей причиной отложить дело на потом является убеждение, что они не обладают нужными .
• Подавленность из-за размера задачи. Еще одна распространенная причина медлительности – сопротивление, которое испытывают люди, когда сталкиваются с большими, отнимающими много времени проектами.
• Необходимость мгновенного удовлетворения. Как правило, люди склонны откладывать свои дела из-за отсутствия желания бороться , а делать только самые приятные и неприхотливые дела.

Правило двух минут предусматривает решение во всех трех случаях, так как оно помогает избавиться от начальных сомнений. За две минуты деятельности наши доверительные уровни начинают расти и наша потребность в удовлетворении уменьшается, а сам процесс становится достаточно приятным. Как упоминалось ранее, правило двух минут одинаково эффективно для больших задач, поскольку оно помогает сместить фокус от большого конечного результата к малым крохотным двухминутным шагам.

Как применять правило двух минут

1. Начните с малого

   Давайте возьмем задачу например, похудеть. Для большинства людей, которые пытаются сбросить лишние килограммы, это один из самых больших проектов. Поэтому, применяя правило двух минут, вместо того, чтобы требовать от себя немедленных результатов, вы должны подготовить путь, работая над небольшими, не связанными между собой делами. Выполнение повседневных работ по дому, которые входят в категорию двухминутных заданий, помогут вам установить основу для развития мышления, способного подтолкнуть вас к действию. Со временем движущая сила возьмет свое, что сделает работу более естественной и легкой, и вскоре вы сможете побороть лень и перенести свое внимание к более сложным вопросам.

2. Поднимите планку

   После того, как вы развили привычку делать мелкие двухминутные задачи, настало время применить тот же принцип с большими проектами. Принимая различные стратегии похудения в двухминутных действиях, которые помогут начать процесс, все дело не будет казаться столь требовательным. Кроме того, согласно правилу двух минут, пока вы идете через легко достижимые цели, ваша будет расти, что создаст для вас почву, чтоб бороться с прокрастинацией. Поначалу этими двухминутными действиями могли бы быть, к примеру: составить список низкокалорийной пищи или одеться и выйти из дома для пробежки. Вы двигаетесь вперед и начинаете чувствовать в себе больше сил, чтоб установить дополнительные микро-цели.

3. Отложите вознаграждение

   Не ищите мгновенное удовлетворение и не рискуйте потерять энергию, делая дела, которые не имеют первостепенного значения на этот момент, такие задачи вам стоит отложить на конец. При этом правило двух минут предусматривает повышение своей мотивации , так как теперь у вас есть что-то, чего вы с нетерпением ждете. Посмотрите интересный фильм после занятий пилатесом, так вы не только улучшите свою внешность и здоровье, но и обретете спокойствие, как награду, которую вы заработали.

Правило двух минут помогает бороться с прокрастинацией, улучшает продуктивность, увеличивает самооценку и уверенность в себе, а соответственно и других людей в вас. Поэтому не откладывайте дела и победите лень с помощью правила двух минут!

Сохраните для себя эту статью как напоминание о движении вперед. И помните, что дорогу осилит идущий.

Ранее, в разделе «Лучший ребёнок » и статье «Как справиться с детьми? » мы был вопрос управления временем. Сегодня — супер-рецепт по управлению времененм: правило ДВУХ минут. Тайм-менеджмент , или, собственно, управление временем, буквально дышит правилом двух минут. Которое — частный случай другого правила, о чём позже.

Правило ДВУХ минут при тайм- очень просто: чтобы было время на важные дела, всегда делайте ДВУХ-минутные дела сразу , как только возникли. Само собой, две минуты — ориентир. Дела могут занять и минуту, и пять. Но в среднем — две минуты.

Что это за двухминутные дела и почему выполнять сразу как возникли? Сначала — ответ на первый вопрос.

Двухминутные дела — это

• помыть тарелку
• загрузить стирку
• погладить рубашку
• заточить карандаш
• вытереть пыль с монитора
• убрать с пола тряпку
• протереть окно
• подмести пол на кухне
• подсчитать расход по счётчикам
• поставить книгу на полку
• разгрести завал на столе
• заполнить протокол и подколоть его к документам
• и так далее.

Теперь: почему двухминутные дела делать сразу? Потому что, и это во-первых, они копятся. «Что же тут плохого?» — спросите вы. Отвечаем: приведённый выше список, если всё делать не сразу, уйдёт минимум полчаса интенсивной работы, не отвлекаясь. А с отвлечением на интернеты, письма, звонки, телевизоры — до полутора часов.

А по ходу, сразу при обнаружении, оно занимает ДВЕ минуты. Видите разницу?

Итак, первые бонусы правила ДВУХ минут:

1. Меньше времени на нудное,
2. Больше — на удовольствия.

Теперь о второй причине важности правила ДВУХ минут.

Представьте: вы заметили, что нужно подмести пол. Но не подмели. И 1 % вашего внимания остался «висеть» на незаконченном деле — ведь пол всё-таки нужно помыть; нужно выделить время, нужно втиснуть в другие дела… На это и тратится «висящее» внимание. Далее, точно так же не завершены

• поставка книг на место,
• развешивание белья,
• грязная кастрюля
• и ещё пара десятков нужных «висяков».

Что осталось от внимания? Какие-то жалкие две трети. И это лишь за 30 несделанных малых дел за день. А если сюда добавить сложные дела, требующие огромного количества внимания? И неожиданности, непредвиденности, форсмажоры, усиленно внимание жрущие?

Только и остаётся внимания, чтобы вечерком в телевизор пялиться.

Поэтому более общее правило управления временем:

завершайте дела ТУТ ЖЕ при появлении

Что вы получите? Минимум:

1. Это очень приятно, когда ум не держит в памяти сотни требующих выполнения мелочей.
2. Очень приятно, когда сложная работа спорится.
3. Очень приятно, когда есть время и возможность получать удовольствие от работы.

Почему сложно получить удовольствие даже от приятной работы? Внимание на «висяках», а удовольствие воспринять нечем.

Согласны, это сложно. Сами не всегда так делаем. Но, по сравнению с прошлым, разница огромна. Как минимум, удовольствие от жизни и работы растёт и крепнет 🙂

Удачного применения правила ДВУХ минут при тайм-менеджменте!