Закон эйзенхауэра. По следам эйзенхауэра, или выбор приоритетов

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Известно, что каждая минута, потраченная на планирование деятельности, экономит 10 минут исполнения . Чтобы запланировать работу на следующий день, требуется 10-12 минут. При этом важно понимать, что в начале рабочего дня на то же самое планирование уйдет порядка часа. Почему? Причину можно обозначить расхожей фразой «сначала надо собраться с мыслями».

Утром планировать сложнее, поскольку мозг медленно просыпается и вступает в активную фазу работы. Одно дело проснуться с уже готовым распорядком дня и просто следовать намеченным планам, что бы ни пыталось им помешать, другое - попытаться спланировать уже начавшийся день, когда будут вклиниваться всякие социальные мелочи, текучка, неожиданные звонки. Все это будет отвлекать от расстановки приоритетов и расчета времени.

Итак, минута планирования экономит 10 минут реального времени , то есть 10-12 минут в конце рабочего дня сэкономят 100-120 минут следующего грамотно распланированного дня, то есть на 25% повысят ежедневную производительность, что в месяц может составить вплоть до 4-5 полноценных сэкономленных рабочих дней. Кроме того, разработка четкого плана на день не только экономит время , она повышает эффективность .

Законы жанра: принципы Парето и Эйзенхауэра

Существует два приоритетных принципа для планирования чего бы то ни было, в том числе и рабочего дня.

Это принцип Парето , исповедующий эффект концентрированного напряжения, и принцип Эйзенхауэра - принцип градации по приоритетам. В принципе Парето используется гипотеза о том, что концентрация на самой важной деятельности наибольшим образом влияет на достижение желаемых результатов (правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах ведет к получению 80% результатов).

Принцип же Эйзенхауэра разделяет задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (А - важные и срочные; выполнять немедленно; В - важные, несрочные; определить сроки или временные отрезки для выполнения; С - не важные, но срочные - в идеале делегировать).

В соответствии с этими принципами на каждый день обязательно должен быть составлен план , состоящий из важных дел, на которые необходимо тратить не менее 20% времени, а также дел меньшей важности. При этом в идеале надо крупные задачи разбить на мелкие и делегировать полномочия , если это допустимо.

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.). Специалисты рекомендуют включать в эту группу и «неприятные» задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения.

Очень важно при планировании понимать наиболее приоритетные направления и не давать текучке, требованиям социальной активности (так или иначе, мы тратим какое-то время на общение с коллегами) и прочим моментам отвлекать вас от заданного «картой дня» маршрута. Рекомендуется также не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день; а заодно планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для вас время рабочего дня.

Разумеется, все мы разные, и каждый сам может отследить свое самое продуктивное время, но существуют некоторые обобщенные правила распорядка дня. Скажем, считается, что продуктивность работы действительно может зависеть от дня недели (понедельник - не для новых глобальных дел, пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов). Теоретически и по времени для выполнения творческих или трудных заданий следует выбирать промежутки с 10 часов утра и до 12 часов и с 15 до 17 часов.

В этом контексте планированию может поспособствовать следование общему шаблону , в котором определены временные промежутки для ежедневных рутин и для решения вопросов каждого конкретного дня.

Выглядеть это может примерно так:

9:00-10:00 - почта, месседжеры (важно в момент основной работы отключать средства мгновенной коммуникации, иначе никакой экономии времени не выйдет), сверка сделанного ранее плана;
10:00-12:00 - работа по важным задачам;
12:00-13:00 - обед, почта, месседжеры, резерв времени;
13:00-15:00 - работа по текущим задачам;
15:00-17:00 - работа по важным задачам;
17:00-18:00 - почта, месседжеры, срочные и не важные дела, планирование на завтра.

При наличии шаблона запланировать остается именно конкретные задачи в блоках А, Б и В. По возможности, как мы уже оговаривали, крупные дела нужно дробить, а небольшие однородные задачи группировать и выполнять сериями. Шесть раз поговорить по телефону по 10 минут не то же самое, что час уделить звонкам, поскольку в этом случае шесть раз приходится производить соответствующую подготовку к однородной деятельности. Зачем?

Сопутствующие секреты планирования рабочего дня

Но не столько важен сам факт составления списка на день, сколько подход и ряд сопутствующих компонентов. Так, не обязательно, например, записывать дела: можно сформулировать план и в голове . Или, например, можно не расписывать день по минутам, делая извечную ставку на форс-мажор, но точно знать, какие у тебя реально сроки по делам и при каком выходе из графика следует опустить не важные дела или прекратить заниматься тем, что отрывает сильно больше времени.

Полезно также плотно и вкусно завтракать перед работой (это залог энергии), начинать работу в одно и то же время (это правило самодисциплины), начинать день не с кофе и сигарет с коллегами, а с перепроверки плана дна, а заодно - и об этом очень многие забывают чаще всего - согласовывать план дня с секретарем и участвующими в этом плане сотрудниками.

Помогает сосредоточиться на главном и не захламленный стол, и умение «выторговывать время» (честно признавать недостаток времени на задание, если тебе ставят нереальные сроки), и отрицание импульсивных действий и решений (кто-то что-то написал в письме - захотелось резко отреагировать, на это ушло время и нервы, это совершенно лишнее), и избегание действий, которые могут вызвать нежелательные последствия (излишнее любопытство или попытка выслужиться могут привести к увеличению обязанностей без увеличения времени на их исполнение).

Казалось бы, напрямую к планированию это не относится, но в действительности это очень помогает структурировать каждый конкретный день работы, а в идеале и недели, и месяцы.

К аналогичным небольшим секретам относятся также: правило конструктивных пауз (отдыхать - нужно, но только эти минуты отдыха в течение дня тоже следует планировать), правило завершенного действия (в идеале нужно заканчивать все начатое точно в срок) и правило максимального сосредоточения (нельзя заниматься одновременно несколькими делами сразу).

Если держать все эти несложные законы в голове, не забывать планировать каждый следующий день , можно не только сэкономить время, но и в целом максимально повысить свою эффективность, что неизбежно приведет к успеху в делах и дальнейшему развитию к лучшему.

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

срочные и важные;
важные, но не срочные;
срочные, но не важные;
не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Принцип эйзенхауэра

Согласно этому принципу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. В зависимости от этих критериев выделяются четыре группы дел:

Срочные и важные дела. За них следует приниматься тут же и самому.

Срочные, но не очень важные (менее важные) дела. Здесь руководителю не стоит проявлять поспешность. Если задача, несмотря на срочность, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-то особых качеств.

Важные, но не срочные дела. Их не требуется выполнять безотлагательно, они могут подождать. Проблемы с такими делами начинаются тогда, когда они превращают ся в срочные. А поскольку это происходит неизбежно, можно рекомендовать следующее: лучше всего важные, но не срочные дела либо отложить, либо полностью или частично поручить своим подчиненным. Кстати сказать, этим вы не только сэкономите время, но и сможете способствовать повышению мотивации своих сотрудников.

Несрочные (менее срочные) и неважные (менее важные) дела. Эти дела можно вообще не делать безо всякого Ущерба. Наберитесь мужества и для этих дел используйте корзину для бумаг.

А сейчас мы поговорим о втором очень важном аспекте планирования, а именно о планировании рабочего времени.

В важности такого разговора едва ли необходимо кого-либо убеждать. «И куда только ушло мое время», - говорят многие руководители, загруженные работой. К сожалению, для нашего руководящего состава не иметь времени и работать как можно больше (дольше) стало своеобразным символом статуса, служебного положения и Даже предметом гордости. Но дело здесь, конечно, не в перегрузке работой, а в простом неумении планировать собственное время. Исследователь в области менеджмента А. Маккензи в результате многочисленных опросов высшего управленческого персонала сделал вывод, что из ста менеджеров лишь одному (1\%) хватает времени для решения всех дел. Десятерым (то есть 10\%) его требуется на 10\% больше, сорока (40\%) - на 25\% больше, а остальным не хватает даже 50\% дополнительного времени. И это, конечно, свидетельствует не о количестве дел и загруженности менеджеров, а о массовом неумении рационально использовать свое время. Не случайно поэтому в современном менеджменте существует раздел, который называется «Менеджмент времени». Давайте познакомимся с психологическими аспектами менеджмента времени. Начнем с цитат:

«Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь, тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь» (А. Лейкен).

«Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим» (П. Друкер).

«Умение распоряжаться временем, наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей, выступает фактором, который пред-1 определяет ваш успех или неудачу» (3. Зиверт).

«Самое важное в вашей жизни - это в конечном счете ваше время» (А. Лейкен).

Из чего складывается менеджмент времени? Во-первых, из нахождения и устранения «поглотителей» времени руководителя и, во-вторых, из умения планировать рабочий день. Сначала рассмотрим наиболее часто встречающиеся «поглотители», или «ловушки» времени! Попробуйте в своей работе устранить хотя бы пять из них и это будет прекрасный результат.

Ловушки времени

Нечеткая постановка целей.

Отсутствие приоритета в целях.

Попытки слишком много делать за один раз.

Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

Плохое планирование рабочего дня.

Личная неорганизованность («заваленный» письменный стол).

Чрезмерная трата времени на корреспонденцию, бумаги.

Плохое ведение документации.

Недостаток мотивации.

Поиски записей, записок, адресов, телефонных номеров.

Недостатки в кооперации и разделении труда.

Отрывающие отдел телефонные звонки.

Незапланированные посетители.

Неспособность сказать «нет».

Неполная запоздалая информация.

Отсутствие самодисциплины.

Неумение довести дело до конца.

Нерабочая обстановка (посторонний шум).

Затяжные совещания.

Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

Отсутствие обратной связи.

Болтовня на частные темы.

Излишняя коммуникабельность.

Деловые записи сверх меры.

Синдром откладывания.

Желание знать все факты.

Длительность ожидания (например, деловой встречи).

Спешка, нетерпение.

Слишком редкое делегирование дел.

Недостаточный контроль и самоконтроль.

Перейдем теперь к анализу принципов эффективного планирования рабочего дня. Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые я предложу вашему вниманию, не носят, конечно, обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль - он для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Двадцать пять правил планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

¨ правила начала дня;

¨ правила середины дня;

¨ правила окончания дня.

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Ваш бизнес. Срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело. В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел:

1. Срочное и важное:

Разрешение кризисов;

Неотложные задачи;

Проекты, у которых подходят сроки сдачи.

2. Важное, но не срочное:

Планирование новых проектов;

Оценка полученных результатов.

3. Срочное, но не важное:

Некоторые звонки;

Некоторые совещания;

Рассмотрение неотложных материалов;

4. Не срочное и не важное:

- Рутинная работа;

Некоторые письма;

Некоторые звонки;

1. Срочные и важные дела . Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для Вашего бизнеса. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Менее срочные и важные задачи . Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично Вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.

3. Срочные и менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под “тиранию” спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

4. Менее срочные и менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

Принцип Парето

Принцип Парето заключается в следующем: примерно 20% усилий и времени обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80 % усилий и времени дают всего лишь 20 % результата.

В каких областях может применяться принцип Парето?

Принцип Парето действительно работает и может применяться в самых разных областях. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году, и с тех пор подтверждался количественными исследованиями в самых различных сферах жизни . Согласно этому принципу:

20% населения земного шара владеют 80% всех мировых богатств

20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия

20% клиентов определяют 80% доходов компании.

Как можно использовать принцип Парето в вашем бизнесе (повседневной жизни)?

Вы можете найти для себя немало полезных идей, применив принцип Парето в вашей собственной работе. Например, оцените долю действительно нужных книг в шкафу, долю полезной информации в газете, долю нужных файлов на диске аашего компьютера…

Большая часть действий представляет собой пустую трату времени. Они не дают почти ничего для достижения ощутимых результатов. Поэтому вместо того, чтобы бесконечно подстегивать себя и перенапрягаться, следует, напротив, сократить усилия, отказавшись от почти бесплодных. Разобравшись, какие направления вашей работы наиболее перспективны, постарайтесь достичь успеха именно здесь, а не пытайтесь повышать показатели по всем направлениям сразу. Проще говоря, делайте только то, что у вас получается лучше всего.