Чек лист таблиці базових програм і дій. Як виглядає чек-лист: зразки

Творче, уважне та серйозне ставлення до роботи є важливою складовою сучасного бізнесу. Однак творчий початок завжди був тісно пов'язаний із непередбаченими витратами робочого часу, невизначеністю в оцінці праці, необхідністю уточнення вартості виконаної роботи.

Існує велика кількість завдань, які не вимагають високої кваліфікації та можуть бути вирішені шляхом точного та якісного виконання послідовності простих дій. Чек-лист – це саме такий варіант розв'язання задачі.

Область застосування ідеї

Послідовність простих операцій має застосування як вирішення відповідальних завдань, які виконують кваліфіковані фахівці, так інших завдань, із якими може впоратися звичайний робочий, студент чи школяр.

Чек-лист - це зразок правильного записаний у вигляді послідовності максимально простих, максимально точних і лаконічних, але повних дій, які потрібно зробити, наприклад:

літак злетів;
сходити до магазину та купити те, що мама попросила;
побудувати бізнес;
досягти якоїсь мети;
перевірити чи зробити щось для чогось.

Конвеєр колись здійснив революцію у промисловості, причому виявився корисним у виробництві не лише простих деталей, а й складних машин, механізмів, продуктів харчування, спортивних товарів, одягу, взуття.

Ідеально, коли чек-лист – це десяток мінімально необхідних, простих дій:

ідеальна проста дія - проста, безумовна вказівка щось зробити;
ідеальна вказівка не створює варіантів, але така дія виконується строго по черзі;
ніяких безладних переміщень все робиться строго за планом і за контентом кожного пункту листа.

Ціль (завдання) буває велика, і на одному аркуші не всяке рішення вмістити можна. Однак ніщо не заважає скласти кілька чек-листів, які виконуються послідовно різними робітниками у певні проміжки часу.

Планування розв'язання задачі

Планування – важлива складова будь-якої справи. Чек-лист - це теж план, а не лише вирішення завдання. Можна скласти план дій у разі непередбаченої ситуації, план поведінки під час аварії чи стихійному лиху, розпорядок дня дитячому таборі відпочинку. Розклад занять в інституті чи школі – теж тест-продукт на «простий інтелект», оскільки у такого роду чек-листі є умови. Наприклад, парні чи непарні дні, тижні.

Людина завжди планувала все, що робила, але робила це несвідомо. Поява поняття «чек-лист» - приклад, як звичайне і звичне несвідоме входить у компетенцію свідомого, отримує нове значення і кардинально нове якість.

Сам собою цей термін відносно молодий, але історія його ідеї та її застосування налічує сотні років. Швидше за все, перші папіруси з регламентацією послідовності простих дій використовувалися в давнину, інакше важко пояснити моменти розквіту древніх цивілізацій, так само як і причини їх падіння.

Зразок: чек-лист із встановлення демона FTP

Це зразок, написаний якось і використовуваний багато років. Тут нічого не оформлено красиво, написано в юніксоїдному стилі, але практично.

Взагалі, подібні чек-листи народжуються як результат тривалого адміністрування, що виконується системним адміністратором. Як правило, через два-три роки, після сотень інсталяцій, адміністратор пише собі та колегам таку пам'ятку. Це реальний чек-лист: негарний, але практичний.

Зразок красивого непрактичного чек-листа

Тут все правильно написано, але це не чек-лист. Зокрема, «Логотип» - це насамперед дієслова:

створити;
як створити;
що врахувати;
що відкинути.

За кожним таким дієсловом має стояти кілька рекомендацій.

Апеляція до слогана розумна, але створення слогана - це творчість, а його перевірка - це тривала практика (в реальному живому інтернеті при масовому напливі відвідувачів), ні те, ні інше до чек-листа ніяк не відноситься.

І так за кожним пунктом.

Реально "літаючий" чек-лист (фрагмент) для Boeing 737

Саме так має бути оформлений чек-лист. Фраза – проста відповідь. Тобто проста дія та простий результат.

Це лише фрагмент документа, причому написаний англійською мовою, але в даному конкретному випадку не мова важлива, а точність декларації дії та перевірки результату її виконання.

Тестові галузі застосування

Практичні застосування чіткого плану дій:

спортивні змагання;
бухгалтерський облік;
перевірка продукції підприємства;
аудит компанії;
слідчі заходи;
запуск космічного корабля і т.д.

Практично будь-яка сфера життя і діяльності може бути визначена асортиментом різних маленьких планів: чек-лист перевірки №1, №2, №3 тощо.

Особливе значення сувора регламентація дій має у відповідальних сферах діяльності, наприклад у підготовці хірурга до операції, коли медичний персонал, усі лікарі та медсестри - кожен у межах своєї компетенції - виконує строго регламентований перелік дій. Зазвичай все робиться «на автоматі», але професійна етика вимагає всі дії виконувати «папірець».

Чек-лист - це незамінний документ під час сертифікації та регламентації виробництва та тестування продуктів харчування, дитячих товарів, перевірки роботи машин та механізмів.

Інтернет-технології та прості операції

Будь-яке операційне втручання потребує високої кваліфікації хірурга. Але він також вимагає належного виконання простих операцій. Зокрема, всі інструменти на операційному столі повинні лежати строго у певних місцях, пацієнт має бути підготовлений до операції не лише фізіологічно, а й морально.

Чек-лист (зразок послідовності дій) - це програма, не алгоритм, і його важко віднести до програмування у прямому значенні цього слова, але інтернет-технології призвели до необхідності створення та виконання безлічі рутинних, але дуже важливих операцій.

Створення веб-ресурсу вимагає як мінімум трійки Apache, PHP та MySQL або її аналога на базі іншого сервера, іншого інтерпретатора та бази даних. Встановлення цієї трійці – мінімально необхідна чітка послідовність дій.

Помилка тут загрожує неможливістю роботи взагалі. Сучасне інтернет-програмування характеризується тим, що алгоритми сервера, інтерпретатора та мови програмування браузера не думають, але якщо чого не розуміють, то однозначно не роблять!

Запис помилки в журнал обов'язково декларуються, але часто записаного в журнал недостатньо для пошуку проблеми.

Інтернет-програмування: прості розв'язання складних проблем

Чек-лист – це вирішення проблеми. Практика інтернет-програмування на JavaScript та PHP, зокрема, при об'єктно-орієнтованому стилі листа допускає лише два варіанти вирішення проблеми:

Професійна інтуїція.
Тест-Кейс.

Третього не дано. Тестовий інструментарій у програмуванні давно дуже розвинений. Також існує маса додаткових засобів для перевірки коду, а розробники мов програмування приділяють багато часу та сил створенню засобів налагодження та пошуку помилок.

Але визначити, де, на якому рівні, в якій саме підсистемі об'єктів загальної системи сталася нагода, може тільки автор (автор) коду, ну або просунутий тест-кейс, до створення якого доклав руку досвідчений майстер.

Ідеальне рішення – робити чек-лист на рівні коду, коли не людина, а сам створений ним об'єкт піклується про виконання своєї власної функціональності, а також контролює свій стан та свої стосунки з іншими об'єктами.

Інтернет просування, SEO

Відколи інтернет став доступний масовому відвідувачеві (а тема "чек-лист як тест продукт" завжди була доступна масам), у сферу SEO ринув потік одноманітних ідей. Пропонувалися абсолютно тривіальні послідовності, та якщо з довірливих покупців вибивалися цілком реальні гроші з порожніх і безпідставних підставах.

технічна складова;
внутрішня ідеалізація контенту;
семантичне заповнення ядра ресурсу;
контент: як є і як має стати;
комерційний момент; монетизація ресурсу;
зовнішні обставини;
регіон просування;
поведінковий момент у образі відвідувача тощо.

Але метою розумних слів були гроші. Довірливі покупці, оплачуючи «працю» авторів чек-листів, стимулювали виробництво такої продукції, що зовсім не добре. Але цей процес призвів до того, що тема просування розширилася до максимально можливої межі та створила умови для узагальнення інформації.

Репродукування в галузі інформації - природний процес, і сьогодні кожен бажаючий отримує реальне просування власного ресурсу в будь-якому варіанті:

мінімальні витрати через власний потенціал;
максимальні витрати через кваліфікованого майстра.

Чек-лист сьогодні - це реальний та ефективний інструмент досягнення бажаного в його формальній частині та абсолютно повна свобода у творчому моменті мети, що досягається.

Віртуальний простір простих ідей

Матеріальна складова у житті, на роботі, у соціально-економічній сфері загалом набула стабільності. Фундаментальні основи успішного досягнення бажаного стали очевидними. Чек-лист - приклад того, як творча складова пішла у віртуальний простір.

Рівень кваліфікації споживачів та авторів ідей перейшов у нову якість. Це обнулило позиції та зумовило формування асортименту нових завдань та потребу в нових рішеннях. Світ знову став досконалішим, і знову нова якість була зумовлена простим і природним кроком уперед.

Це список, що містить низку необхідних перевірок для будь-якої роботи. Зазначаючи пункти списку, ви, команда чи фахівець, можете дізнатися про стан чи коректність виконання цієї роботи.

Працюючи над проектом, чи ви ловили себе на думці, що повторюєте очевидні помилки вже не вперше? Або помічали, що при виконанні знайомого завдання співробітники роблять одні й самі помилки, марно витрачаючи час?

Чек-листи можуть застосовуватися в різних сферах: існують чек-листи для офіціантів, пілотів, маркетологів, веб-дизайнерів.

Нижченаведені правила для чек-листів допоможуть вам та вашим співробітникам створювати корисний та якісний продукт.

Правила складання чек-листів

Один пункт – одна операція

Пункти чек-листа – це мінімальні повні операції. Наприклад, замовити виготовлення візиток і доставити візитки в офіс - це 2 різні операції. Тому в чек-листі вони відображаються окремими пунктами:

- візитки замовлені;
- візитки доставлені до офісу.

Пункти написані у ствердній формі

Мета чек-листа – перевірка готовності завдання, тому краще складати пункти у ствердній формі – «замовлені, доставлені». Порівняйте формулювання: «замовити візитки» та «візитки замовлені». Другий варіант потребує більшої відповідальності.

Оптимальна кількість пунктів – до 20

Чек-листи не повинні бути довгими. Оптимальна кількість пунктів – до 20. Якщо потрібно, краще розбити завдання на кілька етапів та скласти до кожного етапу окремий чек-лист.

Ефективне використання чек-листів:

Тестування

Після складання чек-листа пройдіть подумки всі пункти разом із співробітником. Допишіть те, що було втрачено. Розставте пункти у правильному порядку. Внесіть редагування.

Оформлення

Чек-лист має виглядати естетично - тоді з ним буде приємніше працювати.

Зручний доступ

Організуйте спільний доступ співробітникам до документів, щоб у потрібний момент їх легко було роздрукувати. Віддрукуйте список у вигляді таблиці (якщо чек-лист заповнюється щодня).

Читайте також: Топ - 30 сайтів Уанета за серпень 2018

Переваги використання чек-листів:

структурування інформації у співробітника При записуванні необхідних дій у співробітника чітко вимальовується необхідна послідовність завдань;
підвищення швидкості навчання нових працівників. Не потрібно повторювати кілька разів послідовність операцій. Достатньо провести короткий інструктаж та дати чек-лист для самостійної роботи;
високий результат; зменшення кількості помилок. Як уже говорилося на початку статті, чек-листи допомагають уникнути проколів та помилок через неуважність;
взаємозамінність працівників;
економія робочого часу - співробітники значно менше часу витрачатимуть на переробку завдань.

Андрій Маноха, креативний директор інтернет-агентства UaMaster

Область потреби у контролі залежить від структури та виду діяльності конкретної організації. Для правильної перевірки роботи компанії необхідно регулярно проводити. Ця процедура просто неможлива без коректно складеного чек-листа.

Поняття чек-листа для внутрішнього аудиту

Чек-лист з аудиту може знадобитися для перевірки всієї діяльності організації чи якоїсь однієї галузі, процесу чи підрозділи. Цей документ раніше заповнювали у вигляді паперового носія, пізніше почали з'являтися електронні версії Word і Excel. Зараз існують спеціалізовані додатки для , але попередні методи, як і раніше, актуальні.

Стандартний бланк чек-листа з проведення аудиту містить 6 стовпців:

Номерний рядок.
Перевірена вимога ISO.
Деталізовані питання.
Метод оцінки вимоги, що перевіряється.
Позначка результату перевірки.
Коментарі аудитора чи комісії.

Саме поняття чек-лист дослівно перекладається як «контрольний список» і може застосовуватися навіть для аудиту діяльності одного співробітника компанії.

Нормативно-правова база

Згідно з Федеральним законом від 30.12.2008 №307 «Про аудиторську перевірку» регулюється складання чек-листів різних видів, але це стосується зовнішнього аудиту. Законодавчо дозволено проводити внутрішній аудит залученими компаніями.Керівництво може запросити співробітника щодо перевірки, а чи не створювати комісію з своїх працівників.

Ст.19 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» від 6 грудня 2011 року зобов'язує проводити внутрішній аудит. Це стосується перевірки бухгалтерської сфери, інші галузі діяльності контролюються відповідно до особистих переваг організації.

Функції документа

Головними завданнями чек-листа є контроль та структурування інформації про поточні процеси будь-якого виду діяльності. Це свого роду контрольний перелік питань, що дозволяє провести планомірний аналіз і виявити недоліки у роботі конкретної ланки організації.

Крім контролюючої функції з урахуванням даних чек-листа можливе складання подальшого плану розвитку чи зміни структури компанії. Також за результатами внутрішнього аудиту допустима оцінка компетентності співробітників відділу компанії або цілого , що перевіряється .

Етапи заповнення чек-листа для внутрішнього аудиту СМК із прикладами описані нижче.

Етапи заповнення

У процесі контролю структура чек-листа має значення. При його розробці необхідно враховувати логічну послідовну процедуру, яка виключає постійне повернення до вже розглянутих аспектів. Це дозволить збудувати коректну структуру не лише самого контрольного списку, а й допомогти у правильному його заповненні.

Насправді заповнення грамотно складеного чек-листа дуже просте.

На першому етапі необхідно вникнути у зміст пункту перевірки, прочитати питання чи ознайомитися з контрольованим критерієм.
Далі слід уточнити метод оцінки та провести її відповідно до цього пункту. Це може бути огляд, інтерв'ю, опитування, вивчення документації чи інший спосіб оцінювання.
На третьому етапі необхідно ввести або вписати результати контролю у відповідний стовпець чек-листа.
Також у низці документів буває і пункт із коментарями аудитора. Якщо він присутній у контрольному списку, його необхідно заповнити до переходу до наступного питання.

Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту ви можете завантажити.

Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту

Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту.

У статті розглянемо зразок чек-листа. Так називають зручний і зрозумілий спосіб контролю будь-якої складної чи багатоступінчастої операції. Спектр застосування контрольних списків настільки широкий, що інформація про них буде одночасно корисна творчим людям, учням та студентам, підприємцям, керівникам компаній та спеціалістам різних напрямків.

Що таке «чек-лист»

Навіть якщо поняття "чек-лист" здається вам незнайомим, майже напевно ви з ним не раз зустрічалися. Найчастіше так називають список послідовних дій (або кроків), які необхідно зробити, щоб досягти будь-якої мети. Також може використовуватись для перевірки виконання всіх пунктів або операцій для вирішення задачі.

Простіше кажучи, це список дій, які потрібно робити одна за одною, щоб дійти кінцевого результату.

Сфера використання таких аркушів настільки широка, що з великим ступенем упевненості можна сказати: кожна людина колись становила собі «список справ».

Однак, у рамках цієї статті ми розглянемо, як чек-листи допомагають у підприємництві та організації роботи окремих співробітників та цілих компаній.

«Чек-лист» - це список дій, які потрібно робити одна за одною, щоб дійти кінцевого результату.

У яких сферах використовуються чек-листи

Користу чек-листів для виробництва оцінили вже багато підприємців, керівників та працівників. Коли необхідно працювати в режимі багатозадачності (а в сучасних умовах це майже завжди), список справ допомагає проконтролювати виконання всіх операцій. Всі цілі та завдання у такому разі не потрібно пам'ятати.

Найчастіше контрольні списки в різних формах можна зустріти в:

авіації (пілоти перед зльотом перевіряють готовність літака за особливим порядком);
будівництві;
медицині (від процедур до найскладніших хірургічних операцій);
бухгалтерії та аудиті;
менеджмент, у тому числі у продажах;
освіту.

Таким чином, контрольні списки використовуються у сферах, де потрібна постійна концентрація, а від виконання кожного пункту залежить успіх всього заходу (а в авіації та медицині – життя людей). Розберемо окремі різновиди чек-листів.

Використання чек-листів в окремих галузях

Зародившись у сфері авіації, контрольні списки давно переросли застосування лише у галузі. Незважаючи на переконання деяких людей, у тому, що найважливіше забути не можна, практика показує протилежне. У сучасному світі дуже багато відволікаючих факторів, тому іноді навіть доведена до автоматизму дія відбувається з помилкою. Щоб цього уникнути, розумно застосовувати чек-листи. Як вони використовуються у різних сферах?

Контрольні списки у сфері громадського харчування

У закладах громадського харчування контрольні списки використовуються постійно та не в одиничному екземплярі. Наприклад, чек-лист відкриття ресторану допомагає керуючим та працівникам готувати заклад до початку роботи, забезпечуючи прийняті стандарти обслуговування.

Для кожної зміни зазвичай готується окремий лист, із зазначенням номера, дати, прізвища управителя. В такому випадку контрольний лист - фактично документ звітності. Якщо щось піде не за планом, керівник може вивчити його і зрозуміти, які помилки були допущені менеджером.

Перевірка плану заходів на день (дні народження, ювілеї).
Перевірка готівки в касі.
Організація збирання.
Наявність звітних листів на кухні та в туалеті.
Перевірка всіх співробітників (запізнення, зовнішній вигляд тощо).
Початок роботи кухні.

Зрозуміло, цей перелік зразковий, кожен ресторан розробляє свій. Окремо може бути розроблений порядок дій для кожної посади, наприклад чек-лист для офіціантів ресторану, для працівників кухні тощо. Такі документи зазвичай зберігаються недовго, трохи більше місяця (на випадок виникнення будь-якої проблемної ситуації).

У закладах громадського харчування контрольні списки використовуються постійно та не в одиничному екземплярі.

Чек-листи у сфері клінінгу

У сфері професійного прибирання контрольні списки також знайшли широке застосування. Наприклад, чек-лист прибирання приміщень. Зразок такого списку може бути виконаний у кількох варіантах:як план дій та як звітний документ. Розглянемо обидва варіанти.

Як план дій чек-листи прибирання зазвичай використовуються професійними клінінговими компаніями при наданні послуг організаціям та приватним клієнтам. Так як у такому випадку йдеться саме про професійне прибирання, список дій допомагає досягати необхідного рівня якості. Може включати такі пункти:

Прибирання пилу, вологе прибирання, догляд за меблями.
Миття вікон.
Миття підлоги.

Сенс цього листа – допомогти співробітнику орієнтуватися на місці, виконати всі пункти та надати послуги зі збирання максимально якісно, щоб у клієнта не виникло претензій. За бажанням клієнта в чек-лист можуть включатися інші завдання.

Також контрольні списки можу використовуватись як звітний документнаприклад, для прибирання туалетів. З такими листами стикалися майже всі люди. Зазвичай вони висять у вбиральні кафе та ресторанів. Пункти таких чек-листів містять не перелік завдань, а час збирання. Виконавши прибирання, працівник ставить свій підпис навпроти кожного пункту. Такий документ допомагає керуючому закладу контролювати та перевіряти своєчасне виконання прибирання.

Чек-листи у продажу

Будь-які співробітники, пов'язані з активним продажем, повинні використовувати чек-листи для підвищення ефективності своєї роботи. У першу чергу контрольні списки потрібні для спілкування з клієнтом, особливо по телефону.

Більшість холодних дзвінків закінчується провалом, тому що менеджер не спілкується з клієнтом, а зачитує йому готовий текст. Більше того, навіть на кожне запитання чи заперечення у менеджерів передбачений шаблон. Це зручно в роботі - не потрібно думати і складати свою відповідь - але практично абсолютно марно. Клієнтам такий підхід не подобається.

Контрольний список може допомогти організувати більш живе спілкування, а отже, підвищує можливість продажу. Чек-лист менеджера з продажу повинен включати такі пункти:

Знайомство.
Мета дзвінка.
Пропозиція.
Уточнення деталей, діалог із клієнтом, відповіді на заперечення.
Продаж (запрошення тощо).
Прощання.

Такий варіант кращий за готовий алгоритм продажу, коли менеджер зачитує шаблонні фрази монотонним голосом. З ним, можливо, складніше працювати на перших етапах, але в результаті він буде більш результативним, оскільки більше схожий на індивідуальний підхід до клієнта.

Також чек-листи можуть використовуватись для оцінки ефективності роботи не окремого менеджера, а всього відділу продажу. У такому разі вони містять такі питання:

Чи розроблена в компанії маркетингова стратегія?
Доведено і план продажу до співробітників?
Чи розроблені алгоритми продажу та чек-лист співробітників?
Чи ведеться база клієнтів?
Скільки дзвінків на день здійснюють співробітники?
Скільки дзвінків припадає на 1 продаж кожного співробітника?
Скільки триває в середньому телефонна розмова?
Як виконується план продажу (на добу, на тиждень, на місяць).

Таким чином, постійний контроль та методичне виконання всіх пунктів дозволить підвищити ефективність роботи кожного працівника, особливо у сфері продажу. Важливо, щоб керівники організацій серйозно ставилися до складання чек-листів та прищеплювали звичку використати такий вид тайм-менеджменту всім співробітникам.

Будь-які співробітники, пов'язані з активним продажем, повинні використовувати чек-листи для підвищення ефективності своєї роботи.

Як чек-лист допомагає таємним покупцям

Завдання таємного покупця – комплексна оцінка роботи окремого продавця та всього магазину в цілому.У такому випадку, без контрольного списку параметрів, що вимірюються, не обійтися. Зазвичай у таких списках пункти оцінюються за п'ятибальною шкалою або просто так/ні. Чек-лист таємного покупця повинен включати такі пункти:

Контакт із покупцем:
- продавець підходить першим, видається;
- доброзичливий, ввічливий;
- охайний зовнішній вигляд;
- зацікавлений, усміхнений.
Володіння інформацією:
- виявляє потреби покупця, задаючи питання, у тому числі відкриті та уточнюючі;
- розповідає про товари, що зацікавили клієнта;
- пропонує аналоги, про які покупець не знає;
- впевнено володіє матеріалом про товари.
Презентація послуг компанії:
- розповідає про діючі акції та знижки;
- пропонує взяти участь у програмах лояльності (оформити картку, отримати бонуси, передплатити розсилку).
Робота з запереченнями:
- не відгукується негативно про думку покупця, не називає її хибною;
- не сперечається відкрито, пропонує альтернативу;
- висловлює аргументовані контраргументи.
Завершення продажу:
- підбиває підсумок діалогу;
- інформує про додаткові властивості товару, про які не йшлося у попередній бесіді;
- розповідає порядок дій для здійснення покупки (де примірювальна, де каса, де зона видачі тощо);
- дякує за купівлю та вибір магазину.

Можливі як простіші, так і складніші варіанти чек-листів таємних покупців. Однак що більше деталей розповість таємний покупець, то кращеТому краще розробити досить об'ємну і докладну анкету про роботу співробітників магазину.

Чек-листи в особистому тайм-менеджменті

Чек-листи можна використовувати як організації роботи підприємств, а й у особистому плануванні.Наприклад, якщо у компанії не прийнято використовувати чек-листи, але працівник бачить у цьому необхідність, він обов'язково має створити такий контрольний список для себе.

Це спростить виконання поточної роботи, дозволить виявити найефективніші алгоритми виконання тих чи інших операцій. Робота з чек-листу зніме частину психологічного навантаження - навіть складний проект, розбитий на частини, стає більш здійсненним. А відсутність ризику щось забути і є приємним бонусом при плануванні.

Робота з чек-листу зніме частину психологічного навантаження - навіть складний проект, розбитий на частини, стає більш здійсненним.

Як грамотно скласти чек-лист

Щоб чек-лист спрацював як треба, потрібно грамотно його скласти. Ось кілька рекомендацій:

Список має бути простим та коротким. Не потрібно складати докладний твір, потрібно виділити головне і записати дуже простими словами. При одному погляді на лист має бути ясно, що робити.
Пункти мають бути послідовні та взаємопов'язані. Пам'ятайте, це алгоритм досягнення лише однієї мети. Чек-лист передбачає ступінчастий підхід до завдання. Тобто переходьте до другого пункту лише після виконання першого.
Вносити виправлення. Фіксуйте у чек-листі всі зміни, доопрацювання та покращення.
Якщо ви складаєте особистий чек-лист, робіть його зручним для себе. Використовуйте виділення кольором, курсив, великі літери. У такому разі не потрібно турбуватися про те, наскільки зрозумілим є лист іншим людям.
Чек-лист повинен поміститися на 1 аркуш, якщо ви робите його в паперовому вигляді або вписуватися в розмір екрана комп'ютера або телефону без перегортання, якщо ви віддали перевагу електронному варіанту. Оптимально – 5-7 пунктів.

Де зберігати чек-лист

Залежно від призначення чек-листів може бути кілька варіантів їх зберігання:

Особисті контрольні списки зберігаються у щоденниках, телефонах і комп'ютерах. Найпростіші чек-листи "що не забути при виході з дому" доречно розмістити біля вхідних дверей.
Робочі та службові чек-листи співробітників потрібно розміщувати на виду на робочому місці або в електронному вигляді на робочому столі комп'ютера.
Колективні чек-листи повинні розміщуватися в місцях, де доступні всім співробітникам, що беруть участь у їх виконанні.

Висновок

Чек-лист - відмінний варіант планування роботи та підвищення її ефективності. Такі контрольні списки знайшли застосування практично у всіх сферах діяльності: від авіації та медицини до громадського харчування та професійного прибирання. Грамотно складений алгоритм допоможе без страху підходити навіть до найсерйозніших і багатоступінчастих завдань.

Встигнути зробити все, нічого не забути і ні в чому не помилитись! Ви будете здивовані, але саме з подібними думками лягають спати або встають вранці багато сучасних людей. Які тільки методи та засоби не використовуються для підвищення професійної та особистої продуктивності. Хтось ставить будильники та нагадування на особистих електронних пристроях, хтось «по-старому» обклеює все навколо себе різнокольоровими стікерами. Але існує й один дійсно зручний варіант, який працює – чек-лист. Що це таке і чи всім підійде цей чарівний засіб?

Чарівні списки, перевірені у польотах

Вважається, що спочатку чек-листи почали використовувати в авіації. Управління літаком включає ряд виконання безлічі складних операцій в певній послідовності. І без системи нагадувань навіть досвідчений пілот із помічником може помилитися, а помилки у такій справі можуть мати тотальні наслідки. Саме тому як додаткове «страхування» авіаторам на кожен політ пропонується чек-лист. Що це? По суті, список, що складається з окремих дій, необхідних для виконання, у даному випадку організований у правильній послідовності. Так як цей інструмент ідеально працює в авіації, його взяли на озброєння і громадянські люди, професії яких далекі від авіаційних.

Кому будуть корисні чек-листи і для чого?

Щоденні системи нагадування стануть у нагоді будь-якій людині, яка бажає підвищити особисту продуктивність. Тайм-менеджмент - це та область знань, основні принципи і техніки якої однаково успішно може використовувати і керівник, і підприємець-початківець і будь-яка домогосподарка. Змінюється лише конкретика, оскільки кожен вид діяльності має свою специфіку. У стандартному своєму варіанті чек-лист – це перелік дій та завдань. Але якщо це необхідно, можна скласти його у вигляді списку якихось окремих предметів. Багато хто веде списки покупок - а це, по суті, теж чек-листи, так само як і будь-який кулінарний рецепт, записаний стовпчиком у вигляді набору компонентів із рекомендаціями щодо дозування. Між іншим, практично у всіх закладах громадського харчування такі нагадування висять на кухні для кухарів, щоб ті могли готувати швидше, користуючись підказками по вазі порції та кожного конкретного продукту, що використовується у певній страві. Найчастіше чек-лист створюється однієї людини, але якщо певне завдання вирішуватиметься групою осіб, список також виручить. У цьому випадку необхідно розбити справу/кінцеву мету на підпункти, кожен із яких виконуватиме один співробітник. Далі кожне завдання закріплюється за певним виконавцем і за потреби той розписує її собі поетапно в особистому чек-листі.

Загальні правила складання

Якщо ви хочете стати продуктивнішим і встигати більше без зайвої метушні, саме час спробувати скласти свій перший чек-лист. Такий план повинен мати чітку структуру та привабливий зовнішній вигляд. Бажано також дотримуватись тимчасової послідовності (відмовитися від неї можна, якщо всі завдання безстрокові). Уникайте довгих пунктів, бажано, щоб кожне завдання виражалося 3-4 словами, і обов'язково використовуйте дієслова. Як скласти чек-лист, який працюватиме? Все просто - виберіть зручний для себе формат: папір, нотатка в телефоні або файл на комп'ютері. Усього у вас має бути дві колонки, у першій буде записаний номер і сформульовано саме завдання, а у другій - ставиться позначка в міру виконання. Фахівці радять не викреслювати зроблені справи, а саме помічати їх галочками чи хрестиками.

Формулюйте завдання правильно

Для того, щоб ваші чек-листи дійсно почали працювати, важливо навчитися правильно формулювати завдання. Справи, які виконуються регулярно, можна не розписувати на підпункти, а ось разові завдання та доручення бажано розбивати на підпункти. Наприклад: переговори з новими клієнтами бажано записати як мінімум з трьома позначками, виділивши собі ті теми, які обговорити потрібно. Якщо вам необхідно надіслати щоденний звіт, пишемо завдання одним пунктом. Обов'язково записуйте все, що ви можете забути. Для скорочення часу виконання справ також можна робити в чек-листі і розгорнуті позначки, наприклад, вносити контактну інформацію тих, з ким ви плануєте зв'язатися.

Деякі фахівці з ділового планування радять записувати в чек-лист завдання так, начебто вони вже виконані. Відповідно писати не «треба зробити…», а «….зроблено!». Це досить ефективний, з погляду психології, прийом, проте до нього потрібно звикати деякий час. Зручно використовувати систему маркування. Вибирайте найбільш зручний для себе варіант: текстовиділювачі, підкреслення. Але постарайтеся не захоплюватися виділенням, інакше у вас вийде занадто строкатий та яскравий чек-лист. Заповнення списку справ слід вести одним кольором, а для виділення використовуйте не більше двох кольорів, відзначаючи справді найважливіше.

Не намагайтеся встигнути все

Популярне питання серед тих, хто тільки-но починає працювати зі списками справ: чек-лист - що це, план роботи на тиждень чи щоденний? Довгострокові цілі та справи необхідно записувати окремо. Чек-лист - це міні-список, розрахований на один день. Загальна кількість пунктів не повинна перевищувати 20. В іншому випадку ви або не впораєтеся або перевтомитесь, а ці обидва варіанти не мають нічого спільного з продуктивністю. Упорядкування чек-листа може бути регулярним вечірнім чи ранковим ритуалом. Наприкінці дня саме час переглянути свій список та зрозуміти, чи всі намічені справи були виконані у потрібному обсязі.

Перевірка обов'язкова

Отже, припустимо, ви закінчили складання свого першого чек-листа. Що ж робити далі? Все просто, тепер саме час уважно його прочитати та перевірити. По-перше, важливо дійсно нічого не забути і не проґавити. По-друге, під час перевірки ви можете щось скоригувати та доповнити за потреби. І тільки якщо вас все влаштовує, можна брати чек-лист у роботу. Намагайтеся не забувати своєчасно ставити позначки про виконання справ. Якщо вам здається, що створення чек-листів – це довго і складно, поспішаємо вас переконати. Для зручності можна зберігати деякі шаблони, наприклад, списки для збору речей у відрядження або основні завдання на кожен день (за умови, що вони повторюються). У середньому заповнення чек-листа займає не більше 10-15 хвилин разом із перевіркою, важливо лише вибрати час, коли вас ніхто і ніщо не відволікатиме.

Інструмент для аналізу

Чек-лист - це не тільки інструмент для нагадування та підвищення продуктивності. Використовувати списки справ можна й у корпоративному середовищі. Керівник може складати чек-листи для своїх підлеглих та з їх допомогою відстежувати та контролювати процес виконання завдань. Стане в нагоді даний інструмент і в тому випадку, якщо ви тільки починаєте працювати над собою, шукаєте найбільш підходящі методики та варіанти розподілу денної активності. У цьому випадку також необхідно щодня перевіряти кількість чи відсоткове співвідношення виконаних справ та невирішених завдань та далі формувати нову програму наступного дня на основі отриманих результатів. Виходить, що на запитання: "Чек-лист - що це таке?" можна відповісти наступним чином: інструмент підвищення та оцінки продуктивності.