Ефективне планування часу: рекомендації. Які цілі переслідує ефективне планування

Що дозволяє виділити та розставити пріоритети, залишається матриця Ейзенхауера. Її початок було покладено 14 жовтня 1890 одночасно з народженням її засновника Дуайта Ейзенхауерау місті Деніссон, штат Техас. Сім'я Ейзенхауерів була звичайною і нічим особливим не вирізнялася.

Під час церемонії закладення будівлі музею Ейзенхауера 4 червня 1952 року Дуайт сказав: «Пізніше я зрозумів, що ми були дуже бідними. Ми знали тільки те, що не втомлювалися нам повторювати наші батьки – всі шляхи відкриті для вас. Не лінуйтеся, скористайтеся ними». Батьки, Девід і Айда цими можливостями ніколи не користувалися, при цьому всі свої надії покладали на своїх синів. Вони розвинули в них такі якості як самостійність, чесність та цілеспрямованість. Саме ці якості надалі відіграли ключову роль у житті одного із синів – видатної людини, чоловіка, батька, генерала та президента США.

Вміння володіти собою Дуайту прийшло не раптом і не відразу. Шлях до оволодіння цією навичкою був довгим і цікавим. Перші здібності лідера та організатора у нього виявилися під час організації дружніх матчів з футболу чи бейсболу між школами. Наступне розвитокі вдосконалення своїх здібностей продовжилося у військовій академії, а згодом – у регулярній армії. За свої досягнення Дуайт Ейзенхауер був удостоєний звання майора і в 1925 був направлений до командирської та штабної школи Лівенуорта, штат Канзас.

Відмінною рисою школи була методика викладання. Навчання полягало у створенні конкретних військових ігор. Слухачі отримували завдання у вигляді вступних, до яких входила інформація про ворожі з'єднання, чисельність противника, особливості місцевості, позиції, обрану стратегію та інші показники. Керуючись отриманими даними, командувачам потрібно було організувати роботу штабу, визначити зони відповідальності між своїми підлеглими та виробити чіткий план дій, спрямований на виконання бойового завдання.

Навантаження у штабній школі були на межі людських можливостей, але не для Дуайта Ейзенхауера. Він вміло почав застосовувати розроблену ним методику планування і розстановки пріоритетів, яка не тільки не втратила своєї актуальності, але і є однією з ключових в галузі планування. Запропонована Ейзенхауером методика дозволяє розсортувати справи одночасно за терміновістю та важливістю. Він виділив чотири критерії, за якими можна визначити та виділити найбільш пріоритетні завдання для подальшого впливу на підсумковий результат. Важливість визначається тим, наскільки результат виконання впливає діяльність.

Терміновість одночасно визначається двома факторами:

• Наскільки швидко треба розв'язати завдання;
• Як взаємопов'язане виконання завдання із тимчасовим інтервалом.

Відповідно до матриці Ейзенхауера необхідно віднести кожну справу до одного з чотирьох критеріїв:

Матриця Ейзенхауера

До кожного із чотирьох зазначених критеріїв належить певний перелік справ. Їх ми розберемо трохи докладніше. У таблиці 1.1. наведено перелік ключових показників, відповідних одному з чотирьох критеріїв, за якими можна визначити, чи підпадає під них те чи інше завдання чи ні.

Таблиця 1.1. Показники терміновості та важливості завдань

Тип завдань: «Терміново та важливо»

У цей квадрант потрапляють справи, які або вийшли з-під контролю, або не були заплановані і виникли раптово. Все, що відповідає наведеним критеріям у зазначеному квадранті, належить вирішити самостійно та оперативно. Зволікання у вирішенні таких завдань може призвести до значної шкоди та втрат. Якщо список справ, що потрапили в даний квадрант, не зменшується, а навпаки, регулярно поповняться, то можна зробити висновок, що є проблеми з плануванням. Рішенням буде перегляд своєї діяльності та проходження спеціалізованого навчання методикам ефективного планування.

Тип завдань: «Важливо, але не терміново»

Це основні завдання, які має вирішувати менеджер будь-якого рівня. Дані задачі відносяться до завдань, орієнтованих на майбутнє. Застосовуючи правило 80/20 або принцип Парето, сформулювавши його так: «20% справ – це ключові справи, які необхідно виконати для отримання 80% результату», ви починаєте ефективно, а найголовніше, правильно використовувати свій робочий час. Більше того, ви вмієте розставляти пріоритети та досконало володієте навичками самоорганізації.

Досягнення успіху необхідно докласти максимум зусиль. Потрібне певне старання, спрямоване виконання справ, визначених як важливі, але з термінові. На ці завдання має йти максимальна кількість часу. Своєчасне вирішення цих завдань надалі запобігатиме багатьом кризовим ситуаціям, а виникнення нових можливостей стане нормою. Залишається додати: "Так тримати!".

Два квадранти, що залишилися, є звичайними поглиначами часу. Я б не став витрачати на їх опис свій час, але все ж таки, для розуміння процесу роботи з матрицею Ейзенхауера, постараюся коротко викласти їх суть.

Тип завдань: "Терміново, але не важливо"

Якщо в цей квадрант починає потрапляти все більше справ, то у вас проблеми, які необхідно терміново вирішувати, або просто не вмієте розставляти пріоритети. Ви робите абсолютно все, окрім своєї роботи.

Пам'ятайте ліричну комедію режисера Ельдара Рязанова"Службовий роман"? Ви вже здогадалися, якого героя я вирішив навести приклад? Звісно, ​​це громадськість Шура. Щоб усе повернулося на своє місце, вам треба згадати своє призначення. А для цього просто програйте наступний епізод, змінюючи ролі. Уявіть себе з одного боку Людмилою Прокопівною, а з іншого – тією самою Шурою, і проговоріть наступний діалог:

Л.П.: Шура, якщо пам'ять мені не зраджує, ви числитеся в бухгалтерії?

Ш.: На мою думку так.

Л.П.: Ви це добре пам'ятаєте?

Ш.: Так, на мою думку

Л.П.: От ідіть і займіться своєю справою

А як ми вже визначили, ваша справа – це вирішення важливих, але не термінових завдань.

Тип завдань: "Неважливо і не терміново"

Мені вас щиро шкода. Ви просто марнуєте життя і витрачаєте свою енергію на абсолютно непотрібні справи. Якщо ви перегоріли на роботі та починаєте помічати, що стали частіше вбивати час, то можна сказати, що ваша діяльність стала неефективною.

Рішення одне – терміново пройти спеціалізоване навчання з особистої ефективності, мотиваціїта методикам ефективного планування.

Вперше статтю було опубліковано на Executive.ru 20 жовтня 2013 року в рубриці «Творчість без купюр». Реанонсована у контентному блоці в рамкахспеціального проекту редакції

Джерело фото: twitter.com, особисті архіви автора

Вітаю, дорогі друзі!

У сьогоднішній статті ми поговоримо про найцінніше, що є у нашому житті. Про те, що використовується непомітно, надається даремно або проводиться з користю. Нам часто його не вистачає і навіть двадцять чотири години на добу, здаються нам мінімумом, який не в змозі задовольняти всі наші. То що, впізнали? Так-так, мова йтиме про час. Як вмістити у свій день все потрібне?

Що потрібно для того, щоб маневрено використовувати хвилини для досягнення максимального ефекту? У сьогоднішньому матеріалі ви зможете знайти корисні інструкції та способи контролю стрілок циферблату. Ефективне використання часу - це той інструмент, без якого не обійтися сучасній людині в не менш сучасному світі.

Що таке час?

Час - це ілюзорне і дуже велике нагадування про те, що життя швидкоплинне.Його можна побачити на фотографіях, з ним можна познайомитися в дзеркалі, його можна побачити, подивившись своїх дітей, відзначивши те, як швидко вони ростуть.

Щодня, як величезний супермаркет, без знижки та акції пропонує нам нові двадцять чотири години для реалізації себе у просторі. Ми або використовуємо час ефективно, або спостерігаємо за тим, що відбувається. А ви все встигаєте за день? Більшість із нас не має гувернанток, прислуг та кухарів.

Колосальна кількість часу поїдає побут, робота та маніакальне бажання все встигнути: навчання, дім, робота, зустрічі з друзями, не забути відвідати батьків та бабусь, вибрати подарунок до дня народження коханої людини тощо. Ситуації та життєві обставини іноді навалюються на нашу голову і з тріском провалюють дах, який уже мало не їде від метушні невиконаних справ.

Чи часто ви відчували потребу у помічнику чи черговому гаджеті, який спростить ваше життя?

Мій персональний помічник

Сучасні гаджети чудовий привід освоїти новинки і вдатися до електронної допомоги. На сьогоднішній день їх кількість зростає як гриби і радує найрозпещеніших і витончених покупців. Органайзери, планшети, записники- все це створено для того, що нам з вами простіше жило. Програми, які за лічені секунди встановлюються на телефон, з радістю і не похмурим оповіщенням, будуть допомагати вам планувати свій час і не забувати те, що їх маленький, штучний мозок забути не зможе, навіть якби йому захотілося.

Людина за своєю натурою істота і робить все для того, щоб кількість зусиль виправдалася на 100%. Але іноді, коли час і так не підпорядкований нам і вислизає крізь пальці, виділити десять хвилин для того, щоб описати все потрібне в додатку або зробити нотатки в блокноті здається просто непосильним завданням. Знайомо, чи не так?

Є вірний спосіб впоратися зі ситуацією, що склалася, і тимчасовим хаосом. У ролі Чіпп і Дейла виступає планування свого дня.

Як навчитися планувати свій день?

Планування – це те, про що нам часто говорили батьки у дитинстві. Чіткий поділ завдань, їх побудова та структурування відіграє роль хорошого та якісного блокатора невпорядкованості. Адже згадайте, зробив уроки – пішов на прогулянку, вигуляв собаку, виніс сміття чи помив посуд – можеш подивитись улюблені мультфільми.

Зробив справу гуляй сміливо!

Теоретично нічого не змінилося, за винятком того, що минув час, ми подорослішали та звикли вирішувати свої проблеми ситуативно. Тобто те, що вже навалилося на нашу і без того замучену головушку. Як із цим бути? Як боротись?

Як правильно організувати день та вибрати стратегію планування?

Напевно, кожен перед сном чи зранку думає про те, що потрібно зробити і коли це найкраще впровадити у свій тайм-менеджмент справ. Планувати свій день можна по-різному.Навчившись це робити на короткострокову перспективу дня, можна сміливо переходити до планів на тиждень, місяць та рік.

Таким чином, кожну хвилину вашого дорогоцінного життя не буде змарновано.

Уміння розставляти пріоритети - навичка, яка так потрібна нам для того, щоб грамотно розподіляти навантаження.

Планування умовно можна поділити на два пункти:

Короткострокове планування

Все те, що ви, як СуперМен, можете змінити або скоригувати протягом доби.

Короткострокове планування - це унікальний спосіб вигідно розподілити енерговитратні дії для вирішення повсякденних справ та вдало лавірувати у їх перебудові, переміщенні для оптимального досягнення кількості виконаних пунктів.

Короткострокове планування включає складання списків справ або завдань, які ви хотіли б виконати завтра, сьогодні або протягом години.

Довгострокове планування

Планувати більш тривалі часові дистанції можна навчитися з допомогою даного пункту. Ви хотіли поїхати у відпустку влітку? Вижити після глобального ремонту вітальні? Розподіліть час і сили з розумом. Довгострокове планування включає короткострокове і одне не може виключати друге.

Поспішаю прописати одну важливу пораду. У плануванні немає місце умовностям. Дуже важливо аналізувати кожну маленьку деталь, обдаровуючи її владою. Картина вашого часу складена з маленьких пазлів і якщо порушити гармонію, шедевра в результаті не буде. Розберемо з прикладу.

Довгострокове планування: зробити ремонт у вітальні. Здавалося б, що незрозумілого? А давайте копнем глибше і помітимо весь обсяг айсбергу. У своєму гаджеті або блокноті, вам потрібно розукрупнити пункт подетально, з урахуванням часу, місця та події.

Наприклад, зробити ремонт у вітальні до кінця 2016 року:

• виділити бюджет (10.000 у.о.)
• знайти додатковий дохід у розмірі 400 у. щомісяця
• опрацювати інтер'єр з дизайнером до вересня 2016 року тощо.
• визначитися зі стилем ремонту

Кожен пункт можна ділити на деталі до нескінченностіабо вашого повного задоволення тим, що все лаконічно, просто і зрозуміло. І в результаті, мети буде досягнуто. Місія виконана! Ви молодець.

Планування дня та з чого почати?

Як правильно скласти план на день, спитаєте ви? Не обійдуся без поради. Відмінно працює стратегія планування в тому випадку, якщо ви складні завдання виконуватимете першочергово. Часто ми не хочемо відразу занурюватися у вир із головою і виконувати не приємні, не цікаві чи нудні справи, відтягуючи таке задоволення на вечір.

Результативність роботи нашого мозку під захід сонця менш ефективна ніж з ранку. Тому, наберіться терпінням і вирішіть глобальні питання тоді, коли ваша сіра речовина є максимально ефективною, тобто вранці.

Добре така тактика застосовна в організації робочого дня. Якщо на вас вже чекає аврал, якнайшвидше виділіть найскладніші та потрібні завдання, для переможного їх вирішення з криком «Банзай!». Таким чином, ви звільните свій день від непотрібних переживань і зможете із задоволенням похвалити себе, позначивши цей пункт як виконаний.

Планування та його види, розраховані те що, у найближчому майбутньому ви станете справжнім повелителем часу свого дня, а тим самим життя. Щодня працюючи у своєму додатку, гаджеті або органайзері, ви виростите корисну звичку, яка зможе стати приводом бути краще завтра, ніж учора.

Досягнення результату залежить від вас і від вашого бажання контролювати свій час і проживати максимально яскраво і результативно кожен свій день. Дія заради дії без - порожнє здригання простору. Про що мрієте? ?

Розписавши всі кроки по етапах, ви з радістю відзначите те, що у вашій голові це здавалося набагато страшнішим і об'ємнішим, ніж в електронному екрані або аркуші блокнота. Крок за кроком, виконуючи завдання за завданням, ваша успішність та оперативність підвищиться, а хаос, невпорядкованість та страх прямо пропорційно знизяться.

На цьому, мабуть, я закінчу свої епічні думки і залишу вас віч-на-віч з усвідомленням часу та його сили. Сподіваюся, хвилини, що ми провели з вами разом, принесуть користь, а поради, представлені в цій статті, допоможуть впоратися з потоком завдань, облік яких вести легко і просто.

Дорогі друзі, підписуйтесь на оновлення блогу, у коментарях розкажіть про те, як плануєте свій час ви? Порекомендуйте його друзям у соціальних мережах для прочитання і нехай буде нам із вами заплановане щастя!

До швидкого на блозі elenarou. Бувай.

У кожного з нас бувають ситуації, коли починаєш скаржитися, що нічого не встигаєш. Щоб уникнути подібних проблем, слід використовувати замість необдуманого виконання своїх обов'язків ефективне планування часу. Пропоную вашій увазі свої рекомендації, як планувати час, щоб все і завжди встигати.

Без щоденного плану особисто я не бачу свого життя вже багато років. На даний момент я працюю на трьох абсолютно не пов'язаних одна з одною роботах, встигаю приділяти час сім'ї, періодично вибираюся на відпочинок на природу, і при цьому нічого не завалив.

Бувають, звичайно, періоди, коли трудова активність спадає, і виникають непередбачувані складнощі, проте, в основному, невиконання планів у мене пов'язане з абсолютно об'єктивними причинами – захворів, змінилися функціональні обов'язки на роботі тощо.

Головні правила, як планувати час

Якщо ви не знаєте, як планувати час, мої рекомендації обов'язково будуть для вас корисними. Представлю їх списком:

1. Перше, про що слід обов'язково подбати, – придбати планувальник справ. Це може бути все, що завгодно, починаючи від блокноту, планувальника в телефоні, комп'ютері і т.д. Головна вимога, щоб ваш інструмент планування завжди був перед очима.

Я для цих цілей використовую записник у телефоні. Це дуже зручно, адже можна вивчити свій план в автобусі, на робочому місці, в магазині, тобто скрізь, де ви не знаходилися б.

Досить часто я бачу, як знайомі та родичі використовують списки зі справами, прикріплені на стіну чи холодильник. Це непоганий варіант, якщо ви працюєте або виконуєте свій план вдома.

В іншому випадку, виходячи на вулицю, всі ваші справи залишаються на вашій стіні або холодильнику, а отже, ймовірність щось не встигнути або забути становить майже 100%.

1. Обов'язково розписуйте пункти плану. Наприклад, якщо ви займаєтеся спортом, то не підійде включення до списку справ пункту «спорт» або «тренування». Не полінуйтеся розписати план детальніше, вказавши, наприклад, "30 віджимань", "5 хвилин розминки", "10 підтягувань" і т.д.

Ви запитаєте, в чому полягає смисл таких розписів? Все дуже логічно. Викреслити одне слово спорт набагато простіше, ніж проігнорувати цілий перелік невеликих справ. У результаті, ви займатиметеся спортом набагато частіше і якісніше саме при докладному плануванні часу.

1. Грамотно складений план передбачає включення як разових, а й щоденних справ. Іноді люди не записують у свої плани справи, пов'язані з побутом, походами в магазин та ін Якщо постійно нехтувати цими завданнями, то вже зовсім скоро ви виявите, що живете в бруді, харчуєтеся напівфабрикатами, давно не робили щоденну ранкову зарядку. Думаю, не потрібно довго пояснювати, як ці зміни позначаться на якості вашого життя.

Якщо планування справ не дає результатів

Якщо планування справ не дає вам очікуваних результатів, то ви щось робите не так чи ще не виробили в собі звичку планувати. У жодному разі не здавайтеся.

Вже через місяць планування вам стане значно легше, а через рік використання планів ви досягнете такого результату, що зможете давати поради іншим.

«Хороший план сьогодні кращий за дуже хороший план завтра»
Платон

Час лише вдосконалює нас.

Правильно спланована робота чи інший вид діяльності є запорукою успішного виконання поставленого завдання і є інструментом самоорганізації. Для того, щоб ви могли навчитися самостійно планувати свій час та діяльність, ми наводимо кілька конкретних кроків, які допоможуть вам. Однак, перш за все, необхідно розібратися з термінологією та зрозуміти, чому так важливо правильно планувати свій час та роботу. Напевно, ви знаєте, що успішні люди чудово володіють інструментом планування.

Планування діяльності є одним із секретів успішної людини.

Нижче наведено причини, які пояснюють, чому планування – це важливий інструмент у питанні самоорганізації та самовдосконалення.

Планування діяльності – це мапа вашого дня.
Якщо ви навчитеся планувати свій час та справи з вечора, з настанням нового дня ви виграєте щонайменше годину часу активної діяльності. З вечора ви здатні запланувати не лише час пробудження та підйому, але й скласти план роботи на кожну годину наступного дня. Зазвичай людина, яка не склала плану дій на день, від однієї до п'яти хвилин витрачає на те, щоб визначити поле діяльності. Але за цей період неможливо правильно визначити пріоритетні завдання та другорядні, неможливо врахувати все те, що потребує вашої уваги. Вирішивши скласти ефективний план дій, людина, яка не звикла до цього, витратить щонайменше годину робочого часу. Розуміючи, що час буде витрачено, людина, як правило, вирішує не складати жодного плану, а діяти за натхненням: «що пам'ятаю, те й роблю». Але такий підхід зовсім позбавлений ефективності. Приступивши до одного завдання, людина раптом згадує про інше, ще важливіше завдання, перемикає на неї свою увагу. У процесі він відволікається, оскільки думки перемикаються з одного на інше. У результаті не виконано жодне, ні друге завдання. Найчастіше людина поспішає виконати термінові справи. Але термінове не означає справді важливе і значуще для самої людини. Навряд чи термінова справа позитивно вплине на подальше життя людини.

Одна хвилина часу, витрачена планування своєї діяльності, економить десять хвилин, витрачених виконання поставленої задачи. Таким чином, навчившись планувати свою діяльність, ви зможете отримувати 200 відсотків віддачі вкладеної енергії.

Тому, хто звик планувати роботу на завтра, не потрібно понад дванадцять хвилин, щоб розписати всі необхідні справи, розподіливши їх у пріоритетному порядку. Витрачені напередодні дванадцять хвилин дадуть можливість заощадити дві години продуктивності, що, безумовно, якісно підвищує рівень продуктивності вашої роботи. Якщо помножити цей час на кількість днів у календарному місяці, то вийде, що за місяць ви здатні заощаджувати до п'яти робочих днів. Здорово, чи не так!

Планування діяльності вчить правильно визначати пріоритети.
Уміння правильно визначати пріоритетні напрямки діяльності допомагає позначати найважливіші, перспективні та значні місця. Часто відбувається так, що людина витрачає час на те, що йому до душі, на те, що приносить йому задоволення. Однак, пріоритетне місце має бути відведене тому, що необхідно виконати. Небажання концентруватися і надавати перевагу головному призводить до того, що людині так і не вдається досягти поставленої мети.

Планування діяльності програмує розум людини.
Ви, напевно, неодноразово стикалися з такою ситуацією, коли залежно від того, наскільки чітко сформульовано ваше бажання, воно з більшою чи меншою легкістю втілюється в життя. Планування - це унікальний процес, який допомагає людині усвідомити, чого насправді вона прагне і в результаті втілює ці прагнення в життя.

Іноді людина лише думає, що їй необхідно виконати якусь справу. Але насправді він легко може обійтися без цього. Такі справи, що мають надуману важливість, мають низький пріоритет і з часом, зовсім зникають зі списку обов'язкових для виконання.

Розберемо конкретні методи планування.

Щовечора виділяйте час для того, щоб скласти план, в якому будуть за ступенем важливості перераховані всі справи, які вам необхідно виконати. З настанням нового дня приступайте до виконання справи, записаної під пунктом 1. Не переходьте до наступного завдання, доки завершите перше. Дотримуйтесь черговості виконання всіх записаних вами справ. Не переходьте до наступного, не завершивши попереднє. Зупинитися і недоробити ви можете лише в тому випадку, якщо втручаються обставини, які ви змінити не в змозі. Але і в цьому випадку докладіть всіх зусиль, щоб якомога коротші терміни завершити розпочате. Впоравшись з одним завданням, приступайте до вирішення наступного.

Методи та способи планування.

1. Планування для початківців
   Для того, щоб навчитися планувати свою роботу, на початковому етапі вам знадобиться лише ручка та аркуш паперу. Запишіть усі справи та плани, які вам необхідно буде виконати завтра. Справи мають бути розподілені за ступенем важливості їхнього виконання. У міру виконання кожного пункту викреслюйте його зі списку. У цьому методі немає нічого складного, але спробувавши виконувати свої дії відповідно до плану, ви здивуєтеся тому, наскільки цей спосіб ефективний. Даний метод дозволяє планувати розвиток подій одного дня. З часом ви усвідомлюєте, що ви можете планувати своє життя на більш тривалий термін.
2. Поліпшення умов планування
   Для того, щоб покращити умови, в яких ви плануєте майбутні справи, вам потрібно буде придбати: щоденник, щоденник та календар планування. Розберемо докладніше.

Щоденник– спеціальний блокнот, у якому записані ваші зустрічі та необхідні справи на кожен майбутній день. Ви можете використовувати щоденник також і для того, щоб фіксувати в ньому найважливіші пункти дня, тижня або місяця. Щоденник дає можливість записувати важливі думки, що спадають на думку. Слід ставитись до щоденника як до місця, в якому зосереджена найбільш важлива та значуща інформація щодо подій майбутнього дня. Щовечора необхідно виділяти час для того, щоб записати майбутні події та справи, які ви виконуватимете наступного дня. Тут діє одне правило: « Не приступайте до нового дня, не завершивши його планування». Завдяки цьому правилу ви з часом зрозумієте, що у ваших силах планувати не лише події майбутнього дня, а й стежити за своїм здоров'ям, покращувати свій добробут, підвищувати якість життя. Коли ви не плануєте наступного дня, найменшою втратою стане одна година втраченого часу, найбільшою – весь день. Не визначивши пріоритети, людина вдається до виконання другорядних справ. У результаті, він добігає кінця дня з думкою про те, що весь день витрачено невідомо на що, а результату немає.

Висновки, пов'язані з необхідністю використання щоденника:

1. Внесіть упорядкованість у своє життя. Складіть докладний план майбутніх справ та подій, які потрібно виконати наступного дня.
2. Проаналізуйте записане. Розподіліть справи за рівнем важливості. До того, як ви розпочнете виконання справ, повинні бути розставлені чіткі пріоритети.
3. Привчайте себе витрачати сили лише на виконання важливих та значущих справ, які приведуть вас до бажаного результату. Зумівши виробити звичку складати план майбутнього дня, ви зможете значно підвищити продуктивність праці.

Щоденник– письмовий (електронний) носій, що містить у собі ті мудрі та значущі думки, які ви коли-небудь зустрічали у своєму житті. Мудра ідея може виходити практично від будь-якої людини. Безцінна думка може прийти до вас будь-якої миті. Для того, щоб не втратити і не забути її, потрібен щоденник. Не давайте шансу гарній ідеї вислизнути від вас. Велика думка здатна докорінно змінити життя людини. Щоденник – це така річ, яка завжди має бути поруч із людиною.

Календар планування.Використання календаря планування (планера) дозволяє складати плани на більш тривалий термін, ніж один день. Коли ви розумієте, що планування на один день є ефективним, це означає, що ви можете планувати справи на більш тривалий термін – тиждень. Діє аналогічне правило: « Не приступайте до справ наступного тижня, доки не завершите її планування».

Освоївши планування тижня, переходьте до наступного етапу – починайте планувати свої дії на місяць наперед. І тут також діє правило: « Не приступайте до справ наступного місяця, доки ви не запланували його».

Після цього ви зможете формувати цілі майбутнього дня відповідно до тих, що ви поставили на більш тривалий термін: три місяці, півроку та рік. Можливо, зараз ви думаєте про те, що планування діяльності забирає час, викликає деяку напругу. Але, навчившись планувати своє життя, ви зможете досягти набагато серйознішого і вагомішого результату, ніж якщо ви не освоїте цю науку. Кожна вчинена вами дія буде більш осмисленою та ефективною в порівнянні з незапланованою роботою. Так, ви повинні підійти до планування з почуттям відповідальності та дисциплінованості. Але навчившись планувати, ви станете господарем часу. Саме собою планування допомагає зрозуміліше і чітко формулювати майбутні відносини, що допомагає швидше реалізувати поставлену мету. Уміння постійно планувати свій час дає можливість визначати той вид діяльності, який має більш значні пріоритети. Це також веде до підвищення ефективності виконаної роботи.

У статті ми з вами почали розбирати тему управління часом, тепер поговоримо про правила планування.

Як казав Бенджамін Франклін «Час – гроші». Цю аксіому ми використовуємо вже понад 250 років.

Але деякі сучасні філософи бізнесу вважають, що час та капітал є рівнозначними поняттями лише за двома ознаками:

• час та гроші є обмеженими ресурсами;
• час та гроші мають вартість.

На думку багатьох інших, час набагато цінніший, тому що:

• ви не зможете отримати більше часу за жодні гроші;
• ніхто не отримує більше часу або менше вашого.

"У вас є рівно стільки часу, скільки його було у Мікеланджело, Леонардо да Вінчі, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Ейнштейна" - Джексон Браун;

• гроші можна позичати, а час — ніколи;
• гроші можна витратити завтра, а час лише сьогодні.

Незважаючи на розбіжність поглядів у питанні рівнозначності часу та капіталу, очевидно те, що час є обмеженим у будь-якій сфері бізнесу, а планування є ефективним інструментом для управління цим безцінним ресурсом.

…«Плани — марні, планування — безцінно» Дуайт Девід Ейзенхауер, 34 президент США.

Тому, якщо ви хочете максимально ефективно використати свій потенціал часу, пам'ятайте кілька основних правил планування.

Основні правила планування:

1. Ніколи не починайте день, якщо він ще не розпланований на папері.

Якщо ваша мета не записана, її немає взагалі. Список намічених завдань - це карта, яка не дасть вам зійти або відхилитися зі шляху до поставленої мети.

2. Робота з написаним списком запланованих справ збільшує загальну результативність вашої діяльності з першого дня планування.

З вечора готуйте список завдань, які потрібно виконати наступного дня. Завдяки цьому ви завжди знатимете, з чого розпочати свій день.

3. Працюйте за складеним вами список протягом усього дня.

Якщо у вас виникне нове завдання, внесіть його з урахуванням пріоритетності по відношенню до раніше запланованих завдань. Після виконання чергового завдання зі списку обов'язково викреслюйте його. Це принесе вам почуття задоволеності своєю роботою, додасть ентузіазму і надихне виконання наступних завдань.

4. Плануйте від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від життєвої мети до плану на день.

У кожній справі ставте фіксовані терміни, коли вона має бути завершеною. …»Одна закінчена результативна задача коштує півсотні напівзакінчених завдань.» - Малкольм Форбс.

5. Складне завдання завжди діліть на дрібні завдання.

Тут добре допомагає дерево рішень, де ключове завдання – дерево, а підзавдання для її виконання – гілки. Продовжуйте «розгалуження» до тих пір, поки процес виконання завдання не стане простим і прозорим. Тут дуже допоможе програма MindManager, за допомогою якої ви зможете легко створити інтерактивну візуальну інтелектуальну карту.

Перш ніж починати щось робити, згадайте про основні правила плануванняя і не забудьте про правил 10/90 10% часу, витраченого на планування до початку виконання завдання, заощадить 90% часу для його вирішення. І успіх вас точно гарантовано!

І насамкінець коротеньке відео про планування свого часу від Стівена Кові, спеціаліста з питань керівництва, управління життям, викладача та консультанта з організаційного управління.