Хаос дедлайн: як планувати справи, щоб все встигати. Зміна пріоритетів та управління черговістю

Працюючи по 24 години на день, люди намагаються реалізувати себе і досягти успіху. Однак ключ до досягнення заповітної мрії - не в тому, щоб витрачати на роботу все більше і більше часу: за допомогою кількох нескладних правил можна працювати ефективніше, докладаючи при цьому набагато менше зусиль.

1. Враховуйте свій біологічний годинник

У книзі з довгою назвою Спіть заради успіху! Все, про що ви хотіли знати, але були надто втомленими, щоб запитати» два вчені-психологи стверджують, що підвищити віддачу від роботи дозволяє не фанатичний трудоголізм, а розмірений та постійний графік з повноцінним часом для сну – не менше 7-8 годин. Автори показують, як впливає сон на загальне відчуття життя і здоров'я, отже - і продуктивність праці. Але це лише початок: кожна людина має підібрати для себе оптимальний порядок життя. Наприклад, найпродуктивніший період для більшості «жайворонків» - час з 10.00 до 13.00. Це найкращий годинник для прийняття критичних рішень (якщо вирішили попросити боса про підвищення, сходіть до нього саме в цей час), а також для зайняття справами, які ви намагаєтеся відкласти на потім. Потім приблизно до 15.00 триває період, у який краще відпочити, - якщо й не можна витратити ці дві години на обід, можна хоча б приділити час обов'язкам, які не вимагають особливої ​​концентрації, - наприклад, відповідям на електронні листи. З 15.00 до 18.00 – другий продуктивний період, причому він відрізняється від першого: у цей час краще зайнятися чимось, що потребує не активних дій, а посидючості та уваги: ​​наприклад, зводити баланс, планувати захід тощо. З 19.00 до 21.00 – час активного відпочинку: ви можете витратити цей час на те, щоб дізнатися щось нове. Але після 21.00 всі роботи повинні бути закінчені, інакше ви ризикуєте отримати безсоння.

Dr. James B. Maas, Rebecca S. Robbins «Sleep for Success! Everything You Must Know About Sleep But are Too Tired to Ask» (AuthorHouse, 2011).

2. Пам'ятайте про правило 80/20

Це правило, яке іноді називають законом Парето (біда лише в тому, що італійський економіст відкрив його сто років тому зовсім з іншого приводу), описує закономірність, згідно з якою 80% результату приносять 20% зусиль. Важливо зрозуміти, які саме завдання мають критичну важливість, і направити основну енергію на вирішення саме цих завдань. Такий підхід радить британський інвестор та бізнес-консультант Річард Кох у книзі, яка встигла стати класикою для венчурних підприємців: немає сенсу витрачатися на те, що не відіграє жодної ролі. Кох закликає не плутати свою стратегію зі звичайним тайм-менеджментом: завдання не в тому, щоб викроювати час на все, що ви вважаєте за потрібне, а в тому, щоб відсікти ту частину «потрібного», яка насправді не відіграє важливої ​​ролі. Автор пропонує низку технік, які дозволяють досягти успіху не лише в бізнесі, а й у особистому житті, докладаючи щодо скромних зусиль.

Richard Koch "80/20 Principle: The Secret of Achieving More with Less" (Nicholas Brealey Publishing, 1997).

3. Закінчуйте все, що можна закінчити

Isabelle Royer "Why Bad Projects Are So Hard To Kill", Harvard Business Review, 2003, Issue 12.

4. Оперуйте цифрами

«Мені здається, що…», «Думається, що…»: ці фрази – справжні пожирачі часу та зусиль. Якщо спиратися на приблизні уявлення про ситуацію, ви з великою ймовірністю отримаєте хибну картину і виберете неправильну стратегію. Тим часом багато хто піддається точним вимірам - у тому числі й ефективність зусиль. Якщо вам здається, що ви мало заробляєте, вивчіть ринок праці та дізнайтесь, чи дійсно вам платять менше, ніж тим, хто працює на аналогічній посаді та має порівняльний досвід роботи. Якщо ви підозрюєте, що в тому, що вам не вдається працювати ефективно, винні ваші колеги, складіть список ситуацій, в яких вони дійсно завдають шкоди вашій праці, - і постарайтеся звести їх до мінімуму. Застосовуйте вимірювання під час вирішення будь-яких завдань - наприклад, протестуйте два різних методи розв'язання однієї й тієї завдання і порівняйте їх ефективність: час, який ви витратили, число цілей, які вдалося досягти.

Douglas K. Smith Make Success Measurable! A Mindbook-Workbook для Setting Goals and Taking Action» (John Wiley & Sons, 1999).

5. Записуйте цілі та методи їх досягнення

У 1979 році співробітники програми МВА Гарвардського університету провели цікаве дослідження, опитавши студентів-випускників, чи записують вони свої плани на майбутнє. Лише 3% відповіли позитивно, ще 13% повідомили, що мають плани, але вони їх не записують. Зрештою, 84% сказали, що у них поки що немає цілей у житті. Через десять років дослідники знову опитали тих же респондентів, намагаючись дізнатися, чого вони досягли в житті. Результати були разючими: ті 13%, у кого були цілі, але хто не записував їх на папері, заробляли в середньому вдвічі більше за ті 84%, у кого не було цілей. Але це було ще не все: ті 3%, які записували свої цілі, заробляли в середньому в десять разів більше, ніж 97%, разом узяті! Іншими словами, саме ці 3% вибилися в мільйонери лише за 10 років, ставши топ-менеджерами великих компаній. Бізнес-тренер Марк Маккормак, який розповідає про це дослідження, радить записувати не лише цілі, а й передбачувані шляхи їх виконання. Позначте мету. Потім спробуйте визначити завдання, які потрібно вирішити для її досягнення. Тепер виберіть інструменти, якими ви скористаєтеся для вирішення кожної із завдань. Визначте перешкоди, які можуть виникнути на шляху. Якщо ви малюватимете все це на папері, користі буде набагато більше, ніж якби ви ніяк не аналізували свої бажання.

Mark McCormack "What They Don't Teach You in the Harvard Business School" (Bantam Books, 1986).

Приділіть всього 10 хвилин часу на саморозвиток і дізнайтеся, як все встигати і бути на висоті!

Воно має приголомшливі властивості зупинятися на місці, коли ми займаємося чимось нудним і нелюбимим, і, буквально наступного дня летіти зі швидкістю кілька сотень кілометрів на секунду, якщо нам весело чи потрібно впоратися з багатьма справами… на жаль…

Мало яка людина не хотіла б придбати такого цінного союзника і навчитися.

Так от уявіть собі, що є люди, що приборкали годинник і їм більше не потрібно піклуватися про те, як усе встигати.

Ну, як же навчитися все встигати?

Була колись у мене колишня колега по роботі Настя.

Недурна, активна, виконавча – хороша дівчина.

Але є в неї одна величезна вада, яка заважає і їй, і всьому її колективу: непунктуальність у виконанні справ.

Запара – це власне її друге ім'я, а й неврози від нагромаджених завдань – постійні супутники.

При цьому не можна сказати, що вона просто лінуватися і нічого не хоче робити, це пояснювало б ситуацію Насті.

Вона постійно чимось зайнята і начебто намагається все виконувати, але чогось незмінно не вистачає, щоб усе встигнути!

Я вважаю, що основні проблеми моєї колеги через те, що вона:

1. Не вміє планувати свого часу.
2. Постійно відволікається.
3. Не здатна концентрувати увагу на чомусь одному.
4. Не знає, як вести особистий щоденник успіху.
5. Бере він більше, ніж може подужати.

Як усе встигати: початок!

Навчитися виконувати всі завдання своєчасно так само просто, як і запрограмувати своє життя на успіх.

Люди навіть не здогадуються, що більшість проблем та перешкод у своєму житті вони створюють самі.

Варто виявити лише трохи зусиль і все вийде навіть краще, ніж ви очікували.

Звичайно, лінивці, які не бажають працювати над собою, ніколи не зрозуміють, як усе встигати, і так і будуть борсатися серед невиконаних справ без надії побачити світ наприкінці тунелю.

Як ви знаєте: «Перемогти в будь-якій битві можна лише вибравши правильну зброю!»

Так ось приборкання часу вам потрібно почати з покупки гарного блокнота, ручки та годинника.

Витрата невелика, а ось користь від цього придбання буде величезною.

«Для початку уявіть собі, що година – це не просто одиниця виміру часу. Це товар, який можна обміняти за гроші, освіту, задоволення, здоров'я та інші ресурси. Достатньо лише визначити, що саме вам необхідно.»

Але найголовніше - ви повинні зрозуміти, що людина, яка відчуває себе втомленою і нездоровою, в принципі не зможе працювати продуктивно.

Тому візьміть за правило:

Висипатися:

заповітне правило для 7-8 годин потрібного сну придумано не дурнями.

Правильно харчуватися:

не лише тим, що смачно, а й тим, що корисно.

Свіжі овочі та фрукти мають бути постійними гостями на вашому столі.

Займатися спортом:

фізична активність як підвищує імунітет, а й дає заряд бадьорості.

Списки справ – все ваше!

Я сподіваюся, ви вже купили гарний блокнот та ручку, щоб вести свій щоденник успіху?

Отож: візьміть за звичку ввечері або вранці писати списки справ, які ви плануєте закінчити протягом дня.

Причому не пишіть їх від балди, а біля кожного пункту позначайте час, необхідний для його виконання.

Зробили справу?

Викресліть його зі списку.

Також можна створювати окремі переліки глобальних планів на місяць чи рік.

Поки не закінчили роботу, поборіть бажання залізти у Фейсбук або на сайт УНІАН, скиньте телефонний виклик від подружки, відмовтеся від кави.

Усім цим можна зайнятися у перерві.

Чи не нагрібайте обов'язків більше, ніж зможете потягнути!

У кожної людини є межа її можливостей: у когось вона зовсім маленька, у когось – дуже вражаюча.

Ваше завдання – визначити своє!

Колега Таня може за день написати 5 статей, а ви лише 3, як не намагаєтесь?

Тоді не варто випрошувати у шефа 5 завдань, потім сидіти до півночі, не встигати, нервувати та отримувати наступного дня «наганяку».

Краще виконайте три свої завдання вчасно та якісно!

Підтримуйте порядок на робочому місці!

Навіть якщо ваше робоче місце – власна квартира, не потрібно перетворювати її на звалище.

По-перше, зайві предмети відволікають, по-друге, ви витрачаєте час на те, щоб знайти в цих завалах щось потрібно, по-третє, безладдя розхолоджує і не дає настроїтися на лад.

Оптимізуйте робочий процес.


Кожну справу, в тому числі і домашню, можна спростити і скоротити час на її виконання, якщо виявити трохи кмітливості.

Ось, наприклад, файли, які мені потрібні для роботи щодня, скопійовані до окремої папки, хоча всі електронні документи я зберігаю в тематико-хронологічних папках.

Використовуйте сучасні гаджети.

Готуючи обід, ви напевно із задоволенням вдаєтеся до допомоги кухонного комбайна, мультиварки, електром'ясорубки і т.д., а не робите все вручну, марнуючи сили і час.

Такого ж принципу слід дотримуватись у будь-якій справі!

Винагороджуйте себе за успіх.

Зробили швидко та якісно одну справу – попийте чаю зі смачним тістечком, інше – гляньте стрічку новин у Фейсбуці, третє – підіть на прогулянку тощо.

Не тупцюйте на одному місці.

Люди можуть доводити себе до істерики в пошуках тільки їм зрозумілої досконалості.

Пам'ятайте, що найкраще – ворог гарного.

Не варто зациклюватись на якихось дурних ідеалах, якщо це гальмує ваше просування вперед.

Чи не накопичуйте невиконані справи.

Забудьте про фразу: "Зроблю завтра!".

Сьогодні - це сьогодні, і все заплановане ви повинні встигнути закінчити до півночі.

Якщо щодня щось відкладати, то рано чи пізно лавина невиконаних завдань вас накриє.

Не бійтеся просити допомоги.

Іноді через гордість (чи дурість?) ми боїмося звертатися навіть до найближчих людей за допомогою.

Якщо ви не встигаєте, то попросіть маму приготувати вечерю, чоловіка забрати дитину з саду, подругу-колегу відповісти на дзвінок від клієнта і т.д.

від відомого відеоблогера Павла Багрянцева:

"Як усе встигати і вести одночасно безліч проектів?"

Ви можете випробувати їх усі і вибрати для себе найбільш оптимальні, можете комбінувати ці поради, а можете придумати щось своє.

Головне – почати діяти, а не просто щодня стогнати: Як все встигати?!».

Корисна стаття? Не пропустіть нові!
Введіть e-mail та отримуйте нові статті на пошту

Ми часто навантажуємо себе справами, від яких легко можна відмовитися, вважає автор книги з тайм-менеджменту та мама чотирьох дітей Марина Ярославцева. Вона пропонує скласти список того, що робиться просто за звичкою, і ділиться своїми знахідками щодо спрощення життя та полегшення прибирання.

Наприклад, немає жодної необхідності прасувати повзунки та пелюшки. І півроку життя немовля сім'я спокійно може поспати на непрасованих простирадлах (і рідкісний чоловік помітить різницю).

Якщо немовля на вулиці спить у візку — нехай гуляє балконом. Він спить, ви займаєтеся своїми справами, не потрібно дві години катати його навколо будинку. Виняток — якщо мамі це приносить задоволення: гуляти, дивитися на всі боки, активно рухатися, базікати з такими ж мамами, заходити в магазини.

Не обов'язково розставляти всі іграшки на поличці по лінійці - заведіть красиву пластикову коробку і збирайте всі туди, хвилина - і в дитячому порядку.

Багато господарок гладять речі двічі: після прання і перед тим як одягнути. Адже випрасуваний одяг, який згорнули й поклали на полицю, все одно меніться по складках. Жінки по-різному виходять із цього становища. Деякі мої знайомі прибрали полиці з шаф і зробили два рівні вішалок. Шукати одяг так простіше, і він не меніться. Інші ж просто акуратно вішають при сушінні і після непрасування складають у шафу, а упорядковують, тільки коли ці речі збираються надягати.

Ну як: ви готові скласти свій список непотрібних справ для того, щоб перестати їх робити? А поки ви над цим роздумуєте, розповім, що я змінила в нашому домі для того, щоби менше робити і більше встигати.

6 секретів порядку

Мені не хотілося витрачати свій дорогоцінний час, сидячи з дітьми в пісочниці. Це спонукало нашу родину змінити місце проживання. Ми продали квартиру в багатоповерхівці та переїхали до приватного будинку, де наші четверо дітей могли спокійно без моєї участі грати у дворі.

Система зберігання.Наступним моїм кроком було влаштування будинку. Я раз і назавжди вирішила для себе – відкритих ніш має бути мінімальна кількість. Більше полиць-пилозбірників — більше збирання. У закриту шафу можна акуратно покласти багато речей, які не чіплятимуть очей. Якщо це на увазі, то відразу псує зовнішній вигляд кімнати і створює відчуття безладдя. Це стосується і полиць для взуття, і вішалок для одягу — у мене все закрито дверцятами.

Покриття підлоги.Потім я позбулася паласів та килимових покриттів. Поки діти були малюками, мені доводилося багато зусиль, видаляючи плями. Ми постелили ламінат, який я легко протираю шваброю. У мене є один ворсистий килим, він дуже практичний, на ньому зовсім не видно сміття, вимагає пилососа не частіше ніж раз на тиждень і відмінно миється пароочисником.

М'які меблі.Дещо інакше я вчинила з диваном у вітальні, на якому ми всією нашою великою сім'єю проводимо багато часу. І — о жах! — ми на ньому ще й їмо під час домашніх переглядів. Врятував мене безрозмірний чохол із мікрофібри. Такі чохли одягаються і знімаються буквально за 1-2 хвилини, без проблем стираються в машинці, гладити їх не потрібно, а вигляд завжди на п'ятірку. Раніше ж я в поті чола відтирала з оббивки дивана сліди від соків чи піци, і не завжди успішно. Багато хто дорікне мені, що треба їсти строго на кухні, але не хочеться позбавляти сім'ю традиції, яка нас об'єднує і радує. Мені простіше раз на тиждень засунути чохол у прання.

Відро для сміття.Діти часто промахувалися повз нього, після цього чоловік купив таке, що кріпиться всередину шафи до стінки і за бажання виїжджає. Він закріпив його вгорі, під самісінькою стільницею, тож тепер промахнутися складно. До цього додалося ще два плюси: не треба нагинатися, щоб викинути сміття, і під цебром звільнилося місце, куди я поставила гарний ящик для овочів.

Кухонні ящики.Мене виводили з себе розсипані крупи, спеції, крихти. Тепер усі крупи живуть у мене в банках (прозорих, щоб було видно вміст), а невеликі пакети я закріплюю спеціальними прищіпками (одна моя подруга користується звичайними прищіпками для білизни, а інша — канцелярськими затискачами).

Часто буває, кинеш і думаєш: «А потім приберу, справа двох секунд». За кілька днів доводиться на прибирання витрачати вже навіть не хвилини, а годинник. Якщо речі часто поселяються не там, де ви визначили їм місце, подумайте, можливо, варто це місце змінити?
Ось розповідь однієї мами. Вона довго лаяла доньку за те, що та не вішає рюкзак на гачок у передпокої, і він весь час валяється в кімнаті. Вона продовжувала її лаяти, доки не зрозуміла, що доньці зручніше тримати рюкзак під рукою. Прикрутивши гачок біля її столу, вона вирішила проблему рюкзака.

Білизна.Невигладжена білизна була моїм жахом. Я не могла гладити відразу ж після сушіння, і ця гора, яка завжди на очах, зводила мене з розуму. При плануванні шафи в спальні я зробила спеціальне відділення, куди прибираю білизну, і займаюся прасуванням із чистою совістю раз на тиждень.

Так само роблю і з брудною білизною. Ми поміняли місцями ванну та туалет. Туалет був маленький, і ми вмонтували в цю кімнату невелику ванну, яка трьома сторонами вперлася в стіни, а з одного повісили шторку. Вийшла така своєрідна душова кабінка.

У кімнаті, де стояла ванна, поставили унітаз та шафу. На ньому стільниця з урізаною раковиною, під нею за дверцятами місце для брудної білизни, упаковок туалетного паперу та прального порошку (у нас завжди великі запаси). Поруч — пральна машина, над якою вузька шафа до стелі — там зберігається побутова хімія, косметика, фен, манікюрне приладдя, рушники. Тепер там ідеально, тому що на увазі тільки гарний комплект на стільниці.

Марина Ярославцева

Придбати цю книгу

Обговорення

Постільна білизна можна прати акуратно складеною в стопочку - тоді з машинки вона виходить так само складеною. І сушити також. Це прибирає витрати часу на складання білизни, і не потрібно прасувати.

Дуже корисні поради у статті, я також використовую правильні засоби для прибирання, які швидко та ефективно допомагають, наприклад, для підлоги Glorix, для ванни та кухні Cif.

Я ось взагалі практично ніякі речі не прасую:))) просто сушу їх - якщо вони того вимагають - в розправленому стані і акуратно потім або розвішую на вішалки, або складаю на полиці. Білизна постільна не прасую. набагато все полегшилося!

Цікаві поради.

Була книжка така "Будинок, де завжди чисто". Там також багато таких рекомендацій.

Коментувати статтю "Список непотрібних справ: як менше робити і більше встигати"

Мені здається важливіше правильно витрачати. Приклад мої батьки - за радянських часів вони заробляли по 200 руб, коли в інших зп була список непотрібних справ: як менше робити і більше встигати. Дівчатка, як часто ви вдома забираєтеся? і що вважається "добрим прибиранням...

Обговорення

Чоловік із мамою ще не розлучився. Прогноз неважливий. Навіщо собі ускладнювати життя таким. Тільки якщо ви – у ролі рятівниці від депресій та психозів. Ви потягнете таке?
Сенс є - якщо вам із ним краще, ніж без нього. У відносинах має бути легко і приємно, хоч би на початку. А тут на початку вже розбіжність інтересів. Заради чого тоді? І причому тут витрати та доходи.
Послухайте Лабковського. Може допомогти.

48 років та з мамою? Які стосунки з таким?

На генеральне прибирання іноді беру тиждень на рік, за цей час встигаю зробити прибирання У вас дорога займає годину в один кінець - дуже добре, але ви ще годину витрачаєте на ранкові збори. ...

Обговорення

Вибачте, я неполіткоректно напишу, так що якщо не хочете засмучуватися, то далі не читайте. Але, можливо, мій пост допоможе вам подивитися на справи домашні під іншим кутом. Так ось, уявіть, про що ви згадуватимете з радістю, коли сил, здоров'я, мобільності залишиться зовсім мало? Про те, як за неохайними сусідами ванну прибирали, або про те, як по виставках гуляли або з дочкою в обійми кіно дивилися або сиділи рукоділку. Ось і дійте відповідно. Виділіть собі куточок на кухні, де ви зможете салат нарізати і поставити мультиварці, і підтримуйте чистоту тільки там. Купуйте бактерицидні серветки, і протирайте раковину або сидіння унітазу перед використанням. Раз на тиждень дочка може підлогу помити і у ванній забратися, це не довго і не складно, в молодості. І виділіть собі півтора. Години перед сном, коли ви все кидаєте де стоїте, і в обов'язковому порядку робите те, що любите. Звичайно, вам ще хочеться про доньку подбати, але на все життя із запасом не подбаєш. А згадувати через багато років вона буде не чистоту в квартирі, а ваше спільне проведення часу. Я бажаю вам більше сил!

У всіх свої умови побуту та звички. У мене схожі на вас. Все життя працюю ненормовано, читай більше 8ч. У середньому -12г. Дорога в один бік більше години. Встати, просто вмитися, не фарбуватися і одягнути аби що, не можу. Збори не менше години. Субота – відпочинок. Просто сплю півдня. Без цього я не людина. Неділя - готування (вистачає до середи), прибирання, але не генеральне, прання. На генеральне прибирання іноді беру тиждень на рік, за цей час встигаю зробити прибирання, ремонт, погуляти з дітьми. Але відпустки шкода, тому зважуюсь на це не щороку. Протягом тижня допомагає чоловік, має стабільний графік, їжу часто купую в робочій їдальні. Сім'я звикла. Якось так живемо вже років 20. побутовим Речизмом не страждаємо, спілкування добираємо у відпустці. Чесно кажучи, часто відвідує думку, що життя минає даремно. Але від нудної роботи, я б померла, а тим більше. Встигають у все, це ті у яких вдома свекрухи мами няні і ті, які працюють від дзвінка до дзвінка, мають можливість відлучатися з роботи у своїх справах.