Використання або витратити час на. Не сподівайтеся запам'ятати цікаву думку

Людина, яка ніколи не замислювалася про те, наскільки ефективно вона використовує свій час, зрештою стикається з ситуацією, коли нескінченну низку справ, кожна з яких по-своєму важлива, вже неможливо втиснути не тільки в робочі години, а й у ті 24 години, якими обчислюються доба. Адже наступна доба загрожує новими справами, такими ж невідкладними, і людина починає розуміти, що становище її безвихідне.

Дуже багато часу найчастіше йде на виконання робіт, загалом і загалом марних.

Напевно, кожен бодай раз у житті стикався з такою ситуацією. На межі цейтноту, розуміючи, що нічого не встигаємо, і від цього втрачаючи здатність міркувати тверезо, ми готові схопитися разом за все, хоча інтуїція підказує, що це все одно не допоможе. Найкраще, що можна зробити в такій ситуації – заспокоїтися і 15-20 хвилин просто посидіти, нічого не роблячи. А після цього змиритися з тим, що чогось ви сьогодні все-таки не встигнете, і виділити для себе ті справи, які ще реально зробити за час, що залишився.

Перелік справ, які необхідно переробити за день, включає не лише ділові зустрічі, роботу з документацією та інше щодо професійних обов'язків менеджера. Навіть якщо ви відчайдушний трудоголік і нескінченно віддані своїй фірмі, ви так само, як і будь-яка інша людина, повинні певний час поїсти, поспати та відпочити. Це звичні заняття, що повторюються, яких не можна уникнути і які, зрозуміло, вимагають часу.

Крім повсякденних занять, які пов'язані з життєзабезпеченням та за визначенням передбачувані, майже жодного дня не обходиться без того, щоб не виникло чогось несподіваного та дуже часто термінового.

Ще одна група занять, яку можна виділити, структуруючи свій день – це заплановані справи. У цей блок входить значна частина того, що необхідно зробити на роботі, а також деякі побутові дрібниці теж дуже корисно заздалегідь розподілити за часом і за ступенем важливості.

Щоб правильно розподілити всі згадані види занять протягом свого дня, необхідно передусім вирішити собі, які мають найбільшу, які — найменшу значимість, т. е. необхідно розставити пріоритети.

Імовірність виникнення термінових справ також необхідно враховувати тому, хто хоче використати свій час раціонально.

Слід зазначити, що у організаціях, де приділяється достатньо уваги мотивації та професійне зростання залежить від реального вкладу працівника у загальний успіх фірми, особисті та корпоративні цілі зазвичай взаємопов'язані й одні досягаються з допомогою інших.

Пріоритетність того чи іншого явища для кожної конкретної людини залежить насамперед від того, які життєві цілі ставить перед собою ця людина. Але якщо він займає керівну посаду в будь-якій організації, то свої особисті цілі він повинен співвідносити з корпоративними цілями і, виходячи з цього, створювати список пріоритетів, на яких потрібно зосередити увагу в першу чергу.

Якщо в список ваших особистих цілей входять матеріальне благополуччя та кар'єрне зростання, то найнадійніший спосіб досягти цього – докласти всіх зусиль для ефективного досягнення цілей організації, в якій ви працюєте. А для цього необхідно навчитися визначати, на що потрібно витрачати час насамперед.

Перелік областей, де менеджер може встановлювати пріоритети, досить широкий. Але оскільки основні напрями роботи керівника – це робота з людьми та робота з інформацією, то саме на них необхідно звернути увагу насамперед.

Встановлюючи пріоритети у сфері особистих контактів із людьми, менеджер спочатку має скласти список тих, з ким йому доводиться найчастіше спілкуватися. Фіксуючи, хто і з якого приводу звертався до нього (припустимо, протягом тижня), керівник з усією очевидністю зрозуміє, що дуже багато контактів не мали жодної користі. Адже він витрачав на це свій час!

Найбільш непродуктивними є контакти з людьми, які не тільки не здатні запропонувати нічого позитивного, але й намагаються ще перекласти свої обов'язки на плечі керівника. Причому мотивують вони саме прагненням підвищити ефективність. «Іване Івановичу, не могли б ви зателефонувати до фірми N, з вами вони набагато швидше вирішать це питання, ніж зі мною, рядовим співробітником». І ось уже Іван Іванович, крім своїх прямих обов'язків керівника, має ще й доручення від свого підлеглого, якому він тепер начебто чимось завдячує.

При роботі зі співробітниками керівник повинен чітко і однозначно дати зрозуміти, що навіть у тому випадку, якщо він погодиться допомогти, ця проблема ні на хвилину не стане його проблемою.

Ще одна група співрозмовників, контакти з якими найкраще виключити – це люди з минулого.

Необхідно нагадати підлеглому, що, працюючи в організації, він отримує заробітну плату саме за те, що вирішує подібні проблеми, і ніхто, крім нього, не повинен відповідати за їх успішний дозвіл.

Однокласники зі школи, де ви колись навчалися, одногрупники з інституту, який ви давно закінчили, колеги з колишньої роботи – це люди, з якими у вас давно вже немає спільних інтересів і важко очікувати, що вони з'являться в майбутньому. Тому, якою б жорсткою не видалася така рекомендація, контакти з такими людьми необхідно перервати якнайшвидше. Вони будуть тягнути вас у минуле, а ви повинні думати про майбутнє.

Аналізуючи список своїх контактів, менеджер як зможе отримати інформацію про тих, з ким спілкуватися годі було, а й чіткіше виділити собі тих людей, спілкування з якими приносить безсумнівну користь. Сюди можуть ставитися досвідченіші керівники, які завжди можуть підказати або навчити чомусь. Корисною може бути й розмова з деякими підлеглими, якщо вони творчо ставляться до своєї роботи та готові запропонувати нові ідеї. Час на такі контакти завжди має бути передбачено у графіку ефективного менеджера.

Встановлюючи пріоритети у сфері інформаційних обмінів, керівник перш за все повинен розподілити всі інформаційні потоки, що надходять до організації, на три основні групи.

Це можуть бути документи на підпис, інформація від постійних великих клієнтів фірми, доповіді керівників функціональних підрозділів про внутрішні проблеми та досягнення, повідомлення про позаштатні ситуації, що становлять загрозу існуванню організації.

Деякі інформаційні повідомлення керівнику не обов'язково вивчати повністю. Наприклад, під час виборів постачальника тих чи інших сировинних ресурсів попереднє вивчення наявних пропозицій проводиться спеціалістами служби постачання. Вони відбирають найприйнятніші варіанти, з співвідношення ціна – якість, і лише після цього представляють на розгляд керівнику невеликий перелік варіантів, з яких він зможе обрати остаточний, не витрачаючи на це занадто багато часу.

Це поточна інформація, яка необхідна співробітникам виробничих підрозділів для їх повсякденних професійних обов'язків. Наприклад, для забезпечення якості продукції необхідно здійснювати контроль на кожній стадії виробничого процесу, але інформація про результати такого контролю стає надбанням керівника лише в тому випадку, якщо виникають суттєві відхилення від норми. Якщо ж процес протікає нормально, спеціально інформувати про це керівника немає потреби, і ситуація визнається задовільною за умовчанням.

Розподіливши інформаційні потоки та виділивши ту інформацію, з якою він працюватиме сам, керівник і тут має зробити свого роду сортування.

Найчастіше відносна значимість інформації оцінюється керівником інтуїтивно. Неусвідомлено він має на увазі, що, пропрацювавши достатній час у цій організації, він може розібратися в її потребах і цілком здатний визначити, що для неї головне, а що – другорядне.

Але пріоритети будуть встановлені набагато точніше, якщо, оцінюючи важливість повідомлень, керівник як орієнтир використовує цілі організації. І тут значимість інформації оцінюється з масштабу її можливого на досягнення цілей незалежно від чиїхось суб'єктивних уявлень. Саме цей критерій дозволяє чітко розподілити повідомлення за ступенем важливості та дає гарантію, що час керівника буде витрачено недаремно.

Чим докладніше структурований час керівника, тим ефективніше воно витрачається. Саме тому рекомендується складати розклад робочого дня, в якому кожній справі відводиться певний обмежений період часу. Але такий розклад є не єдиним інструментом, за допомогою якого керівник може чіткіше регламентувати свої тимчасові витрати.

Щоб час, відведений для обробки інформації, використовувалося якомога ефективніше, необхідно всі наявні повідомлення підрозділити за рівнем важливості.

Навіть якщо менеджеру здається, що він має досить чітке уявлення про те, які питання необхідно обговорити, може виявитися, що спробувавши викласти їх на папері, він побачить перед собою нескладний набір слів.

Не секрет, що дуже велика частка робочого часу керівника припадає на проведення різноманітних зборів та нарад. І тут є дуже великий ресурс для економії часу.

Якщо перед проведенням наради керівник витратить деякий час на попередню підготовку, то зможе переконатись, наскільки заздалегідь сплановані заходи відрізняються від спонтанних. Тому перш ніж проводити нараду, корисно звернути увагу на деякі моменти.

Навіть коротке ранкове планування пройде набагато ефективніше, якщо менеджер має перед собою перелік питань, актуальних саме на даний момент, які необхідно торкнутися при обговоренні завдань на поточний робочий день. Тим паче важливо мати план під час проведення більш тривалих нарад, що стосуються стратегічних аспектів діяльності організації.

Часто при проведенні нарад, де передбачаються дискусії та обговорення різних думок, неможливо точно передбачити, скільки часу знадобиться на розгляд того чи іншого питання. У таких випадках керівник повинен визначити для себе максимальний проміжок часу, який він зможе відвести на обговорення кожного питання, та суворо дотримуватись встановленого регламенту, інакше нарада може затягнутися до нескінченності, а результатів так і не буде досягнуто.

При складанні плану чи порядку денного наради необхідно приділяти увагу тому, щоб пункти порядку денного були сформульовані якомога предметніше. Наприклад, якщо передбачається приділити увагу обговоренню способів мотивації працівників підприємства, то замість узагальнюючого формулювання «розглянути додаткові способи стимулювання праці» набагато ефективнішим виявиться конкретний перелік можливих способів. Обговорення піде швидше і результативніше, якщо даний пункт порядку денного виглядатиме приблизно так: «вибрати найприйнятніші способи додаткового стимулювання з наступних:

Преміювання за перевиконання норм виробітку;

Поквартальне, піврічне, річне преміювання;

Безкоштовне харчування;

Часткова оплата медичних послуг тощо».

Порядок денний дозволяє скоротити непродуктивні витрати часу і більш чітко організувати обговорення, зосередивши увагу на головному і не відволікаючись на другорядні деталі.

Підбиття підсумків наради дозволить забезпечити контроль за виконанням рішень. і стане додатковою гарантією ефективності проведених зборів.

Після проведення наради необхідно зафіксувати її результати, прийняті рішення, призначені завдання із зазначенням термінів виконання та відповідальних осіб.

Планування нарад, складання розкладу робочого дня, планів на тиждень та місяць дозволяють організувати роботу в рамках чітко визначених календарних проміжків. Але далеко не всі роботи в організації починаються з першого числа місяця та закінчуються тридцять першого. Більшість виробничих циклів і проектів, що розробляються, не прив'язані за строками до початку або закінчення місяця або року.

Наприклад, при будівництві будинку визначаються календарні терміни виконання тієї чи іншої частини робіт і паралельно з цим складається графік тимчасових витрат, необхідних для завершення етапів будівництва в порядку черговості: зведення коробки, внутрішнє оздоблення, скління, створення внутрішньої системи комунікацій, електро-, газо- та водопостачання тощо.

Крім розробки календарних планів, зазвичай складаються графіки проведення тих чи інших робіт, необхідні успішного здійснення виробничого процесу.

Паралельне використання графіків проведення робіт та календарних планів дозволяє чіткіше регулювати тимчасові витрати на весь процес.

Хоча складання графіків і планів саме собою вимагає часу, але це з лишком окупається тими годинами, а іноді й днями, які дозволяє заощадити якісне планування робіт.

Таким чином, менеджер має перед собою графік, де вказується час, необхідний, наприклад, для повного внутрішнього оздоблення будинку, та календарний план, де вказані терміни обробки кожного під'їзду. Якщо, наприклад, графіком передбачено повне оздоблення п'ятипід'їзного будинку за 60 днів, то менеджер, плануючи початок робіт з першого числа місяця, поставить завдання перед підлеглими закінчити оздоблення першого під'їзду до 12 числа.

Враховуючи, що майже завжди виникають будь-які відхилення, менеджер має можливість скоротити терміни виконання робіт нескладних та передбачуваних, виділивши за рахунок цього резерв на непередбачені витрати часу для робіт складних та небезпечних несподіванок. Таким чином, хоча календарні терміни і варіюватимуться, але вся сукупність робіт буде виконана вчасно.

Головне тут – не надто захоплюватися, намагаючись передбачити всі можливі нюанси майбутнього, а пам'ятати, що, забезпечивши виконання найважливіших завдань, легко досягти виконання та другорядних. Однак, розпорошуючи свою увагу на подробиці, можна опинитися у розбитого корита, не досягнувши ні стратегічних, ні поточних результатів.

У випадку це правило свідчить, що 80% результатів системи забезпечуються 20% відсотками витрат. Цей закон було виведено італійським економістом Вільфредо Парето у ХІХ столітті. Вивчаючи розподіл багатств, він звернув увагу на те, що більшість коштів зосереджена в руках меншої частини населення, і з цього вивів пропорцію 20: 80, яка ілюструє не тільки розподіл багатств, а й досить широке коло найрізноманітніших явищ.

Стосовно використання робочого дня цей закон означає, що лише 20% часу, витраченого виконання певного завдання, забезпечують максимальний ефект. Надалі кількість зусиль, що витрачаються на отримання одиниці корисності, зростає, і врешті-решт виявляється, що результати, що отримуються, абсолютно неадекватні витратам.

приклад

Підстригаючи газон за допомогою газонокосарки, ви швидше за все не досягнете того, щоб усі травинки були однаковою довжиною, але зможете за досить нетривалий час досягти хоч і не ідеального, але цілком прийнятного результату. Якщо ж ви продовжуватимете роботу, намагаючись отримати абсолютно рівний «килим», то, витративши кілька днів на додаткові виміри та стрижку, отримаєте приблизно те саме, але вже за набагато більшу ціну вашого часу та зусиль.

Якщо через 10 хвилин розмови клієнт підтверджує свою згоду на правочин, не потрібно витрачати ще півгодини, розповідаючи, як йому пощастило. Цей час можна провести набагато ефективніше, спробувавши домогтися згоди з іншими клієнтами.

Для менеджера правило Парето корисне тим, що наштовхує на два дуже важливі висновки.

Тут уже згадувалося про визначення пріоритетів і очевидно, що список справ, які мають першорядну важливість, буде невеликим. Ця група завдань і є та робота, яку слід виконувати на 100%, оскільки від ретельності виконання залежить досягнення основних цілей організації. Всі інші справи не обов'язково опрацьовувати у всіх подробицях, витрачаючи на це свій час.

В управлінській роботі важко створити завершеність. Менеджер постійно знаходиться у пошуку нових ідей, способів підвищення ефективності виконання робіт, і іноді все нові і нові ідеї, що виникають у процесі виконання якоїсь роботи, призводять до того, що ця робота ніяк не може закінчитися. Щоб уникнути цього, менеджер повинен завжди уявляти конкретний практичний результат, якого необхідно досягти при вирішенні цього завдання. Як тільки такий результат досягається, роботу одразу треба припинити, оскільки подальші зусилля, витрачені на її виконання, згідно з правилом Парето будуть використовуватися непродуктивно.

Таким чином, правило Парето ще раз підтверджує важливість для керівника такої якості, як уміння зосередити свої зусилля на головному, не розпорошуючись на другорядне. Чітко позначені цілі при проведенні професійних зустрічей та усвідомлена постановка питань, на які необхідно отримати відповідь щодо інформації, дозволять насправді отримати максимальні результати, витративши мінімальну кількість часу та зусиль.

Співвідношення 20:80 можна використовувати і для аналізу деяких інших аспектів діяльності керівника. Наприклад, у сфері професійних контактів з великою ймовірністю можна стверджувати, що лише 20% зустрічей забезпечують основну частку (80%) ефективності. Так само і щодо інформації, яку щодня доводиться вивчати менеджеру, можна припустити, що лише невелика частина її (20%) виявиться справді корисною.

Навіть навчившись з максимальною ефективністю виконувати свої повсякденні професійні завдання, менеджер не виглядатиме в очах керівництва як перспективний працівник, якщо він не прагне чогось ще.

Але цей закон має й інший бік. Зосередивши свою увагу виключно на пріоритетах, менеджер ризикує опинитися серед занадто обмеженого кола явищ, що загрожує втраченими можливостями розвитку.

Тому обмежувати свою діяльність лише тими питаннями, які мають цю хвилинну прикладну важливість, не варто навіть у тому випадку, якщо це пояснюється економією часу. Зустрічаючись з людьми, ніколи не можна заздалегідь знати, хто саме виявиться найбільш позитивним співрозмовником, а вивчаючи інформацію, можна виділити ті корисні 20% не раніше, ніж вивчивши всі 100%. Тому до використання цього закону необхідно підходити творчо.

Менеджер, орієнтований в розвитку, завжди зможе передбачити у своєму графіку час як на найважливіші 20% справ, які забезпечують 80% результатів, а й інші заняття.

Прагнучи підвищити ефективність використання свого робочого часу, менеджер певному етапі стикається з проблемою зміни своїх трудових звичок. Вивчаючи витрати часу протягом дня, керівник неминуче прийде до висновку, що кількісне скорочення тимчасових проміжків, що відводяться на ту чи іншу роботу, не дає надто глобальних результатів. Щоб ситуацію з економією часу можна було оцінити як реальний прорив, необхідні якісні зміни.

І тут керівнику необхідно замислитися не так над тим, що він робить протягом робочого дня, як над тим, як він це робить. Іншими словами, він повинен докладно розглянути свої трудові навички та зробити їх оцінку з точки зору ефективності та можливостей удосконалення, тобто визначити для себе напрямки особистого професійного розвитку.

Спілкування з колегами, читання літератури, зокрема й спеціальної, увагу до проблем підлеглих хоч і не позначаються безпосередньо на продуктивності, але створюють комфортну атмосферу, покращують психологічний клімат у створенні й у результаті працюють на ту ж продуктивність.

Виявлення своїх трудових звичок - завдання, яке тільки на перший погляд може здатися простим. Як правило, людина не замислюється над тим, як вона працює, вона просто виконує завдання, і часто їй навіть на думку не спадає, що ті чи інші дії можна робити якось інакше. Тому намагатися згадати, що ж із повсякденних дій можна віднести до трудових навичок – затій абсолютно марний. Ці навички вже стали вашою другою натурою, ви застосовуєте їх, не думаючи про них, і, намагаючись щось пригадати на цю тему, марно втратите час.

Маючи перед очима реальну картину фактичних витрат часу протягом тривалого періоду (не менше двох-трьох місяців), керівник вже зможе отримати деяке уявлення про свої трудові навички. Але якщо поставитися до таких записів творчо, можна в кілька разів збільшити їхню корисність і отримати набагато повнішу картину свого особистого стилю роботи.

Ведення щоденника давно вийшло з моди, а марно. Наслідуючи побиті стереотипи, багато хто думає, що вести щоденник - прерогатива старомодних або надто юних панянок, яким більше нічим зайнятися.

Щоб щоденник справді виявився корисним у визначенні та оцінці своєї професійної індивідуальності, необхідно відповісти на кілька запитань щодо того, як потрібно робити записи.

Щоденні записи своїх вчинків і вражень можуть принести величезну і цілком реальну, практичну користь людині, яка хоче більше дізнатися про себе.

Ведення записів про витрачання часу саме по собі вимагає часу, і багато керівників скажуть, що в них і без того немає зайвої секунди, а тут ще якийсь щоденник. Та й взагалі (ще велике питання), чи буде користь від цих дитячих забав? Що можна відповісти на це? Так, вивчення часу вимагає часу, але, не дізнавшись, як ви витрачаєте свій час зараз, ви ніколи не зможете дізнатися, як витрачати його ефективніше.

Тому, не відволікаючись на емоції, краще спробувати визначити, чи не знайдуться протягом дня 10-15 хвилин, коли вас не турбуватимуть і ви спокійно зможете підбити підсумки виконаної роботи та зафіксувати їх письмово. Це може бути час перед виходом з роботи додому, коли підлеглі вже розійшлися, всі справи перероблені, в кабінеті тихо і атмосфера цілком підходить для того, щоб ненадовго зосередитись і згадати, як минув день.

Цілком підійде вечірній час будинку перед відходом до сну. Навіть у найгучніших сім'ях у ці хвилини зазвичай все стихає і можна приділити деякий час самому собі. Пригадуючи все, що відбулося за день, і письмово відображаючи ці події, необхідно пам'ятати, що записи ведуться тільки для особистого користування з метою найбільш точного відображення власних трудових звичок, тому не варто ні прикрашати свої вчинки, ні намагатися хизуватися скромністю.

Щоб ваш професійний щоденник містив якнайбільше корисної інформації та був максимально конкретним та лаконічним, необхідно кожний запис розбити на три позиції.

1. Що ви сьогодні робили на роботі?

2. Як ви робили ці дії?

3. Чому ви виконали цю роботу саме так, а чи не інакше?

Щоб провести аналіз та оцінку ефективності використання часу, зовсім не обов'язково поринати у тривалі роздуми щодо того, що записано у вашому щоденнику. Таку оцінку можна зробити тут же, в цих самих записах. Для цього потрібно просто придумати для себе кілька символів, які показуватимуть вам, наскільки добре чи погано виконано те чи інше завдання і чи є у вас якісь зауваження щодо способу її виконання.

Підходячи до кожної з операцій, виконаних за -ч..день, з цих трьох точок зору, ви годВи зможете не тільки дати собі повний звіт про використання свого робочого часу, але й створити передумови для аналізу та оцінки ефективності цього використання.

Система умовних знаків швидко увійде у звичку і не вимагатиме особливих зусиль.

Щоб не надто забивати собі голову, символи краще використовувати найпростіші. Наприклад, знак оклику, поставлений у дужках після зазначеного завдання, може означати, що вона, на вашу думку, виконана на «відмінно». А якщо запис підкреслений прямою лінією, значить, при виконанні виникли проблеми, над якими слід поміркувати.

Користь від застосування системи умовних знаків є очевидною. Переглянувши свої записи за кілька тижнів, ви отримаєте ясну картину, яка відображатиме ваші індивідуальні трудові звички, а також переваги та недоліки саме ваших прийомів у роботі.

Визначившись з тим, як і коли ви робитимете записи, необхідно запастися терпінням і протягом декількох тижнів акуратно заповнювати свій щоденник, не пропускаючи жодного дня, не роблячи собі поблажок і не намагаючись пояснити свою лінь нездужанням. Якщо ви зробите все, як треба, то через відносно короткий період часу ви будете винагороджені сторицею, оскільки ваші записи дозволять визначити:

частку часу із загального бюджету, яка витрачена на кожен вид робіт;

Пропорцію, що відображає відносну витрату часу на основні функції, пов'язані з керуванням;

Витрата часу на операції, що повторюються, пов'язані з повсякденною практикою;

Витрата часу на разові управлінські дії.

Відстежуючи протягом усього періоду своїх записів способи виконання щоденних операцій, що повторюються, ви побачите, що є дуже багато можливостей економії часу на ці операції.

Крім цих суто математичних розрахунків, ваш щоденник дасть вам масу корисної інформації, що не піддається цифровому обчисленню, але має якісний характер. Напевно половину роботи, яку ви виконуєте, без шкоди для справи вдасться перепоручити іншим співробітникам, а це маса вільного часу, який можна буде витратити з набагато більшою користю, підвищуючи, наприклад, свою кваліфікацію.

Уважно розглянувши справи, які доводиться робити протягом дня, можна зіткнутися з дивовижними відкриттями. Наприклад, може виявитися, що багато функцій ви виконуєте просто за звичкою, дотримуючись якогось ритуалу, але ніякої практичної корисності виконання цих функцій не приносить.

Аналізуючи записи в щоденнику, можна подумки намалювати собі типову схему свого робочого дня та виявити всі її недоліки та вузькі місця.

Іноді з'ясовується, що керівник витратив час вирішення певних завдань, не подумавши у тому, що результати цих завдань можуть знадобитися ще скоро. Наприклад, замість того, щоб на початку робочого дня переглядати всю кореспонденцію, набагато ефективніше доручити секретареві розсортувати листи та документи та надавати інформацію з того чи іншого питання саме в той момент, коли це питання стає актуальним.

Керівник насамперед повинен виконувати найважливішу роботу та витрачати свій час на вирішення пріоритетних завдань.

Склавши з урахуванням записів у щоденнику приблизний перелік щоденно виконуваних робіт, можна розпочати їх раціоналізації. Виконання робіт, перелічених у вашому списку, можна зробити набагато ефективнішим, якщо чітко відповісти на такі запитання:

У чому полягає дійсна мета даної роботи, чи потрібна вона насправді, якими мають бути її результати, чи не можна виконувати її більш простим способом;

Який рівень пріоритетності даної роботи, чи є вона обов'язковою, чи її можна взагалі виключити з переліку щоденних робіт;

Чи можна делегувати цю роботу.

Якщо кожну зі щоденно виконуваних робіт буде скориговано з урахуванням усіх перелічених позицій, планування робочого дня відбуватиметься набагато ефективніше. Саме тому потрібно складати оновлений, більш оптимальний розклад свого робочого дня.

Щоб новий план був по-справжньому ефективним, він має бути гнучким.

Планування робочого часу не означає, що потрібно скласти жорсткий розклад, в якому щохвилини будуть розписані всі ваші рухи, і дотримуватися його будь-що-будь. Більше того, така політика швидше за все призведе до непродуктивного витрачання часу, оскільки якась запланована зустріч, яка несподівано зірвалася, може поставити керівника в глухий кут, і він не знатиме, чим же йому зайняти цю непередбачену перерву.

Реальний план ефективного використання свого часу має, крім основних, спочатку намічених цілей, передбачати й додаткові. У цьому випадку, якщо трапиться непередбачене скасування будь-яких заходів, керівнику достатньо буде переглянути список намічених додаткових робіт, щоб зрозуміти, як з найбільшою користю можна використовувати тимчасовий проміжок, що утворився.

Крім гнучкості, під час упорядкування нового оптимізованого плану використання робочого дня слід чіткіше регламентувати час працювати з підлеглими. Для цього необхідно:

Встановити чітко визначений годинник, у який підлеглі можуть звертатися до керівника, і пояснити, що в інший час вони можуть його потурбувати тільки в тому випадку, якщо йдеться про екстрену проблему;

Вимагати від підлеглих якомога чіткішого і конкретного викладу суті питання, яким вони звертаються до керівнику;

Взяти за правило, що, звертаючись до керівника з будь-якою проблемою, підлеглий має разом із цим запропонувати й можливі шляхи її вирішення.

Складаючи оновлений бюджет свого робочого часу, необхідно проаналізувати, скільки часу в минулому витрачалося на оцінку всіляких фактів, які не мають безпосереднього відношення до справи, а також на прийняття управлінських рішень, в яких не було потреби. У новому бюджеті таких непродуктивних витрат часу необхідно уникати.

Іноді зовнішні обставини складаються так, що менеджеру здається, що в тій чи іншій сфері своєї діяльності організація ось-ось може мати справу з серйозними загрозами. Він починає робити дії для запобігання передбачуваних загроз, і тут з'ясовується, що ситуація зовсім не така критична і він витратив час.

Керівник, який хоче використати свій час ефективно, має займатися лише практичними питаннями.

Щоб запобігти втратам, керівник у своїй роботі повинен спиратися на реальні факти, а не на передчуття і вирішувати лише ті проблеми, які справді існують.

Проаналізувавши свої трудові звички, визначивши способи їх удосконалення та розробивши нову, більш оптимальну схему планування свого робочого часу, керівник отримує реальну можливість для підвищення ефективності своєї управлінської діяльності та відкриває для себе нові перспективи подальшого професійного зростання.

У процесі аналізу та розробки нових, ефективніших способів використання робочого дня необхідно брати до уваги деякі практичні рекомендації, дозволяють знизити втрати часу.

Повне зосередження на конкретному питанні дозволить вирішити його швидко та з максимальною кількістю корисних результатів.

Дії, які виконуються нами автоматично, ми врешті-решт перестаємо помічати і, отже, не витрачаємо ні часу, ні зусиль на їхнє обмірковування. Але, зрозуміло, спочатку потрібно дуже ретельно проаналізувати свій робочий день, щоб визначити, якими саме нескладними справами потрібно займатися самому і доводити їх до автоматизму, а які делегувати підлеглим.

Почуття провини саме собою – чинник украй непродуктивний, і тим паче недоречно воно у робочій обстановці, де основою будь-якого рішення має бути передусім прагматизм. Той факт, що ви чогось не встигли, не привід для непотрібних емоцій, а скоріше симптом, що показує, що ви повинні приділити додаткову увагу плануванню свого робочого дня.

Вирішивши питання, найкраще забути про нього якнайшвидше, оскільки ця справа вже зроблена і вам потрібно переходити до іншого.

Ваш час належить лише вам, і тільки ви можете вирішувати, як його використовувати.

У прагненні оптимізувати свою діяльність завжди необхідно пам'ятати про людей, з якими ви взаємодієте та взаємно впливаєте один на одного.

Не варто витрачати час, щоб доводити до досконалості те, що може бути використане і в чорновому варіанті.

Навіть якщо ви зуміли знайти ідеальну формулу робочого дня і жодної хвилини вашого часу не пропадає задарма, це нічого не дасть при поганій роботі ваших підлеглих. Тому, виховуючи себе, паралельно потрібно виховувати і своїх підлеглих, привчаючи і їх ефективно справлятися зі своїми обов'язками і даючи зрозуміти, що ви як керівник вимагатимете від них постійного вдосконалення.

Приступаючи до чергової справи, менеджер повинен чітко уявляти допустимий ступінь його завершеності. Якщо ви проводите попередню зустріч із потенційним клієнтом, зовсім не обов'язково замовляти в друкарні буклет, що ілюструє ваші пропозиції. Достатньо буде накидати їх від руки на аркуші паперу і згадати в розмові, а детальніше опрацювати ті напрямки, які клієнта зацікавлять.

Існують різні техніки швидкого читання, але для керівника важливим є не вміння за короткий час прочитати максимальну кількість сторінок, а вміння виділяти в тексті важливе і відмітати другорядне. Під час читання корисно робити нотатки на полях, виділяти або наголошувати на тому, що здалося вам важливим. Всі ці прийоми дозволять зробити читання ефективним та гарантують, що увага буде зосереджена на інформації, дійсно необхідної та корисної.

Іноді керівники хочуть показати свою важливість, наголошуючи, що звернутися до них можна лише через секретаря або за попереднім записом, або встановлюють складні процедури розгляду ділових паперів. Така політика як негативно б'є по досягненні спільних цілей організації, а й у більшості випадків заважає працювати самому керівнику. Необхідно лише впорядкувати такі контакти, призначивши специфічний годинник, коли кожен працівник може звернутися зі своїм питанням безпосередньо до керівника.

Щоб робочий час використовувався ефективно, схеми взаємодії зі співробітниками мають бути максимально спрощені.

"Поспішай повільно" - говорить прислів'я, і ​​з нею важко сперечатися.

Спокійне, розмірене виконання запланованих завдань – запорука успішного досягнення намічених результатів. У стані цейтноту, коли очевидно, що робота не буде виконана в намічені терміни, крім тимчасових, діють ще й психологічні чинники, через що багаторазово зростає ймовірність помилок. Тому краще справи до такого стану не доводити, а якщо вже авральна ситуація виникла, потрібно постаратися скоригувати початковий план і перебудувати роботу так, щоб мінімізувати негативні наслідки. Категорично протипоказано в таких ситуаціях нагнітати атмосферу та провокувати своєю поведінкою ще більшу нервозність.

Сучасна промисловість випускає дуже багато допоміжних коштів, дозволяють керівнику ефективніше організувати свій виробничий процес. Сюди відносяться і складні технічні засоби, такі як комп'ютер, ксерокс або сканер, і звичайні настільні конторки або різнокольорові папки, які дозволяють сортувати документацію та швидко знаходити ті папери чи листи, які потрібні в даний момент.

Відпочивати та розслаблятися потрібно тоді, коли ви втомилися, а не тоді, коли з'явиться можливість. Серед напруженого трудового дна вона може взагалі не з'явитися, або на той час ви просто валятиметеся з ніг. Щоб протягом усього робочого періоду бути в тонусі, потрібно робити короткі, але досить часті перерви на розслаблення.

Ефективний менеджер не повинен нехтувати допоміжними засобами, адже вони при правильному використанні допоможуть йому заощадити чимало часу.

Іноді досить просто заплющити очі і відкинутися на спинку стільця, щоб відчути приплив нових сил.

Навколишні навчаться цінувати ваш час, коли побачать, що ви самі вмієте цінувати його.

Плануючи власний робочий час, не слід забувати і про час інших. Співробітники однієї організації перебувають у постійному взаємодії друг з одним, і, призначаючи час зустрічей чи нарад, необхідно узгоджувати його з планами своїх колег і з розкладом робіт своїх підлеглих.

Чуйність - чудова якість, але керівник, якого відривають від роботи з кожної дрібниці, ніколи не виконає тих завдань, для яких він поставлений на це місце. Тому, вступаючи в контакт з підлеглими або колегами, відразу уточніть, скільки часу їм може знадобитися, і, якщо в даний момент ви не маєте таких резервів часу, перенесіть зустріч.

Іноді, аналізуючи свій робочий час за день, керівник з подивом бачить, що майже 10% його пішло на перевертання та перекладання купи паперів, купою навалених на робочому столі. Кожному документу – своє місце: ось правило, яке дозволить організувати роботу ефективно та мати потрібний папір у руках саме в той момент, коли в ньому виникла потреба.

Хаос на робочому столі, що забирає додаткові хвилини на пошук потрібних паперів, непомітно призводить до відчутних втрат часу.

Можливо, це головна рекомендація щодо ефективного використання часу. Якщо ви не прагнете досягти будь-якої мети, то вам не потрібен час і на її реалізацію. Пам'ятаючи про довгострокові, стратегічні цілі, не можна забувати і поточні, повсякденні результати. Постійно тримаючи в голові результат, якого ви прагнете, ви непомітно для себе діятимете набагато організованіше і, не витрачаючи свій час через дрібниці, зможете всю увагу і сили приділити головному.

Приступаючи до виконання роботи, необхідно знати точну відповідь питанням, навіщо ви це робите.

Дата публікації: 06.06.2011

Вітаю. Сьогодні я хочу анонсувати нову рубрику Life Hack, в якій розкриватиму секрети самомотивації та ефективної роботи в мережі. Найчастіше новачки (та й старі теж), які прагнуть заробити в інтернеті, припускаються низки помилок, одна з яких - це не раціональне використання часу. Якщо ви також страждаєте від цієї недуги, читайте нижче.

• Багато хто з нас веде щоденники, записуючи в них плани на день, тиждень, місяць. Як ви записуєте свої справи? «Купити те», «зробити те»? Такий підхід докорінно не вірний! Свої цілі потрібно писати у завершеній формі, тобто "замовив контент на сайт", замість "замовити контент", або "купив домен", замість "купити домен". Така незначна начебто зміна допоможе вам концентруватися на кінцевому результаті, а не на процесі.
• Ставте цілі на 15 хвилин! Прикиньте, що ви можете встигнути зробити за цей проміжок, розділіть свій список справ на такі короткі відрізки, візьміть секундомір та вперед! Кожен із нас знає, коли трапляється аврал на роботі чи навчанні, то за один день можна зробити встигнути зробити стільки, скільки не завжди встигаєш за звичайний робочий тиждень. Головна умова цілей на 15 хвилин – це суворе дотримання обраних тимчасових відрізків – не встиг, відклав, наступного разу будеш активнішим! Якщо відступити від цього правила, то метод не працюватиме.
• Почніть записувати свої «перемоги» та «ураження»за день! Щодня у вас щось виходить, а щось ні. Візьміть собі за правило вносити до свого щоденника свою головну перемогу та головний провал. Що вам це дасть? Через місяць ведення такої звітності, у вас буде чудова база для аналізу! Наприклад, серед ваших провалів за місяць тричі написано «проспав на роботу» — це рецидив, з яким треба щось робити, або купити новий будильник, або почати раніше лягати спати – вибір рішення за вами, головне, що ви тепер знаєте проблеми в обличчя. Навіщо записувати перемоги? Щоб бачити свій рух уперед, якщо акцентувати увагу тільки на невдачах, то недовго і в депресію впасти.
• Вимірювання цілей. Часто трапляється так, що ви ставите собі цілі, але день у день не приступаєте до їх виконання. Таке можливе з двох причин:
  • Ціль занадто грандіозна і ви не знаєте як до неї підступитися. Наприклад, ви хочете створити мега СДЛ з відвідуваністю в 10 000 унік на добу. Таке завдання з наскоку не подужаєш, тому важливо розділити його на кілька дрібних - визначитися з тематикою, джерелами трафіку, контенту і т.д. У цьому випадку мета з абстрактної та нездійсненної стане просто складною, але цілком реальною і вам залишиться тільки почати діяти.
  • Ціль може бути дрібною і не цікавою. Як правило, якщо справу якої ви повинні виконати не несе негайної віддачі, якщо сам процес не приносить вам задоволення і здається дрібним, то в такому випадку потрібна додаткова мотивація, визначтеся навіщо це робити. Наприклад, «перевірити позиції сайтів», навіщо? Що б «оцінити ефективність просування у топ», навіщо? Що б "внести корективи", навіщо? Що б збільшити трафік, навіщо? Щоб «заробити більше грошей». Ідея думаю зрозуміла.

Загалом важливо запам'ятати принцип – якщо складно, запитуйте себе «як?», якщо не цікаво, ставте питання «навіщо?».

• Ціль «я не можу». Якщо поставлена ​​мета здається не здійсненною, то спробуйте уявити в якому разі ви змогли б здійснити задумане. Можливо, для досягнення мети вам потрібні рекомендації професіонала, великі грошові ресурси, або багато вільного часу. Спробуйте уявити, що це у вас є (реалістичність у разі грає останню роль). Добре, які тепер будуть ваші дії? Продумайте все до дрібниць, привчіть свій мозок думати, що ціль досяжна і реалістичне рішення виникне само собою.
• Встигайте все робити вчасно і не спізнюватися. Як показала практика, запізнення - це не питання пробок і завантаженості роботою, всі проблеми таяться у вашій голові Ви ж не спізнилися б на урочисту церемонію, де на вас чекав «Оскар»? Коли наступного разу ви будете збиратися на зустріч, уявіть, що там на вас чекає не клієнт, а скажемо мір міста, знайдіть спосіб замотивувати себе!
• Насамкінець ще одна техніка, вона називається "мрія на 15 хвилин". Візьміть собі за правило приділяти 15 хвилин на день своїм мріям - місцям, де ви хотіли б побувати, людям, з якими б ви хотіли познайомитися і т.д. Важливо мріяти, а не перебирати можливі шляхи вирішення поточних проблем. Ця техніка допоможе вам не закостеніти в сьогоднішньому дні, а постійно прагнути вперед і рости над собою.

На сьогодні все. Сподіваюся ви подужали статтю до кінця і вона допоможе вам раціонально використати свій час. Якщо є що сказати, то прошу у коментарі.

коментарів 11

1. Маруся написав:
   07 Чер 2011 о 2:36

   Дякую! 🙂

2. Тетяна Касумова написав:
   07 Чер 2011 о 14:56

   Дуже гарна стаття. Зараз у багатьох людей, які займаються бізнесом, бракує часу. Якщо не аналізувати, куди йде час, встигнути нічого неможливо. А від цього, звичайно, опускаються руки. Дякую.

3. Ольга написав:
   07 Чер 2011 о 15:03

   Про роботу з цілями є одна стара притча: у мудреця запитали, як досягти глобальної мети, мудрець відповів — так само як би ви з'їли слона, тобто частинами. Дрібними кроками. тренінгу на 15 хвилин я ще не зустрічала. Спробую вписати його свого дня.

4. Ольга написав:
   07 Чер 2011 о 17:09

   Дякую за пізнавальну статтю!

5. Валентина Запорожець написав:
   07 Чер 2011 о 18:05

   Дякую, Ігоре, за піст! Свого часу нас ніхто не вчив тому, що треба ставити цілі, цілі потрібно писати, з ними потрібно працювати. І ми жили, як Бог на душу покладе. Але, виявляється, були мудрі люди, які це робили задовго до нас.
   Пам'ятаєте, чи був такий дослідник Арктики Отто Шмідт? Він примудрився у 14 років визначити свої життєві цілі. Шмідт написав їх, а коли підрахував скільки часу необхідно для здійснення цих цілей, виявилося -240 років! Він розумів, що всі ці цілі здійснити фізично неможливо, і викреслив другорядні. Те, що залишилося, Шмідт знову підрахував, і виявилося, що на їхню реалізацію потрібно близько 120 років. Але це залишилися лише найважливіші цілі, і він нічого вже викреслити не міг.
   Так ось, він помер у 64 роки і на той час здійснив практично всі свої цілі, які здогадався поставити в юності!
   Цілі – це потужний стимул нашого руху вперед.

6. Salima написав:
   08 Чер 2011 о 11:51

   Вітаю!

   Дякую за слушну пораду.
   Найбільше сподобався пункт «Встигайте все робити вчасно і не спізнюватися», це написано для мене.
   Хотілося б більше затриматися на вашому блозі, але вибачте запізнююсь на вручення «Оскара.» 🙂

   З повагою

7. ігор написав:
   08 Чер 2011 о 19:25

   Пункт перемоги та поразки я б виклав так «Починаючи черговий захід у плані ставте жирний «мінус» наприкінці дня підбиваючи підсумки, максимально чесно дайте відповідь собі виконав чи ні. Якщо виконав «мінус», закреслюємо перпендикулярною чіточкою, отримуємо «плюс», мінуси переносимо наступного дня». Далі аналіз зробленого та девіз А. Суворова — тактичні завдання вирішувати як у «шашках» думай на один хід уперед.

8. Вікторія написав:
   09 Чер 2011 о 23:50

   Здрастуйте) спасибі за такі ціни поради.з завтрашнього дня хочу перевірити їх у житті!!!не стандартний підхід. я такій людині що багато чого хочу зробити знаю з чого почато нічого не робить розумію породокс але не можу себе змусити, нізнаю може у мене немає сили волі.
   так що спробую реалізувати це у життя

9. Олена написав:
   10 Чер 2011 о 17:51

   Хороша стаття, потрібно спробувати))

10. Tatiana написав:
    03 Січ 2012 о 14:07

    Дякую, інформація цікава та корисна
    tgordienko.ru

11. Sonny написав:
    29 Чер 2015 о 19:13

    Стаття непогана, написана зі змістом, зміст сподобалося, залишилося, тільки внести все вище написане в практику.

Створіть вашу індивідуальну систему управління часом та увімкніть ті прийоми, які найбільш ефективні для вас. Прийоми наведені нижче. Успіх прийде тоді, коли ви використовуватимете цю систему постійно.

1. Не покладайтеся на згадку

Записуйте свої завдання та розвантажте мозок.

2. Складіть список пріоритетів

Це допоможе сконцентруватися на головному і не дозволить витрачати час на дрібниці та другорядні завдання.

3. Наприкінці кожного тижня виділіть час

На складання плану наступного тижня. Це не втрачений час, він сторицею окупиться підвищенням вашої продуктивності.

4. Не сподівайтеся запам'ятати цікаву думку

Завжди майте під рукою записник для запису ваших ідей. Як варіант – носите диктофон.

5. Якщо вимоги іншої людини не збігаються з вашими цілями

Говоріть «ні». Цьому треба навчитися.

6. Перед тим як почати діяти – подумайте, але не надто довго

Невеликий роздум убереже вас від необдуманих вчинків та марної трати часу.

7. Вдосконалюйтесь!

Виділіть час у своїх планах на самовдосконалення.

8. Усвідомлюйте те, що ви робите

Ви повинні розуміти, на що витрачаєте свій час. Ваші справи повинні рухати вас до мети.

9. Ефективні прийоми

Включіть у вашу індивідуальну систему управління часом ті прийоми, які найефективніші для вас і використовуйте цю систему постійно.

10. Оцініть себе щодо наявності шкідливих звичок

Вони забирають ваш час. Складіть список таких звичок і по черзі позбавляйтеся їх. Найефективніше виходить заміщення шкідливої ​​звички – корисної.

11. Не виконуйте за інших їхню роботу, щоб здаватися краще

Так, ви витратите час, який міг би використовувати для власного просування.

12. Заведіть журнал

Де ви зможете реєструвати ваші успіхи на шляху до намічених цілей. Регулярно заповнюйте та вивчайте цей журнал, щоб переконатися, що ви рухаєтеся у потрібному напрямку.

13. Не кожне завдання може бути вирішене найкращим способом

Не потрібно ставати перфекціоністом і, наприклад, переписувати діловий лист 20 разів, щоб досягти стилю Льва Толстого.

14. Не перевантажуйте себе кількістю завдань

Якщо у вас є невідкладні справи і важливі завдання, які займуть весь час, то другорядні завдання можна відкласти на більш сприятливий час.

15. Не обманюйтесь ефективністю

Ви можете ефективно виконувати завдання, яке на даний момент не є пріоритетним. У цьому випадку не можна сказати, що ви використовуєте свій час ефективно.

Час гроші. Говорячи це, ми маємо на увазі, що розуміємо важливість раціонального використання часу.

Але як ми дійсно використовуємо цей цінний ресурс, даний нам всесвіту?

Чи використовуємо ми час із користю чи бездарно витрачаємо його на малозначущі речі?

Існують десять простих та ефективних способів як ефективно використовувати час, які дозволять отримати максимальну вигоду з наданих робочих годин та значно прискорити вашу ефективністьта рух сходами.

Часто ми намагаємося уникнути важкихчи неприємних до виконання завдань. Саме такими роботами слід займатися насамперед. Для стимулу можна винагородити себе такий підхід.

Важливо!Не варто витрачати час на незначні дрібниці та речі, які ви вважаєте не важливими. Завзято і наполегливо йдіть до мети. Виділіть найважливішу справу та приступайте до роботи. Це найдієвіший спосіб використання часу.

Встановлюйте собі крайні терміни виконання роботи, щоб ефективно використовувати час

Чим ближче призначений вами час закінчення роботи, тим швидше ви досягатимете поставленої мети.

Повністю сконцентруйтеся на тому, чим ви зараз займаєтесь

Бо ми, займаючись однією справою, часто дозволяємо думкам неквапливо рухатися до інших завдань, які мають виконуватися свого часу. Виховуйте дисципліну, для цього не потрібна велика сила волі.

Адже ви – хазяїн ситуації. Додатково змушуйте себе не реагувати на зовнішні подразники, а телефони просто вимикайте.

Привчіть себе раціонально вести телефонні розмови

Спочатку підготуйтеся до розмови, складіть перелік питань, на які ви обов'язково маєте отримати відповідь. Обов'язково уявіть собі співрозмовника і передбачте перебіг розмови.

Корисно!Можливо, ваш співрозмовник занадто балакучий або відповідає неохоче на ці запитання. Якщо заздалегідь накидати план розмови і мати заготовки у разі виникнення заминок у розмові, це допоможе уникнути порожніх витрат часу.

Намагайтеся отримати з телефонної розмови якнайбільше вигоди саме для себе, а чи не для співрозмовника.

Якщо ви відповідаєте на дзвінок, то постарайтеся отримати якнайбільше корисної для себе інформації: запишіть П.І.Б. співрозмовника, місце роботи, контакти зв'язку з ним, можливо, номер мобільного телефону.

Вважайте ці відомості своєю здобиччю, і пам'ятайте, що отримання інформації не коштувало вам жодної копійки.

Не зволікайте з відповіддю на листи

Якщо ви читаєте свою пошту (у тому числі електронну), то намагайтеся відразу розібратися, що ви повинні зробити. Якщо можете дати відповідь, негайно відповідайте, щоб не розмивати робочий час.

Якщо відповіді потрібна інформація, то встановіть собі нагадування про термін відповіді конкретний лист. Якщо ви даєте доручення вашому співробітнику, відразу встановіть для нього термін та інші деталі підготовки відповіді.

Непотрібні листи знищуйте або надсилайте їх у відповідні відділи.

У будь-якому випадку, не дозволяйте непрочитаній та необробленій пошті ставати для вас причиною стресу.

Обов'язково фіксуйте думки, що приходять вам на думку

Навіть вночі майте можливість записувати думки та ідеї. Якщо цінне міркування приходить вам у процесі роботи, перенесіть його на папір і не втрачайте. Якщо зараз ви сконцентровані на чомусь одному, це не означає, що можна витрачати ваш творчий потенціал у вигляді думок, що приходять час від часу.

Будьте напоготові при спілкуванні з відвідувачами

Увага!Якщо ви маєте справу з «балакун», то зумійте перервати вашу розмову, щоб не гаяти дорогоцінний час даремно.

Це не означає, що ви повинні закривати іншим людям доступ до себе, але встановіть правило раціонально приймати відвідувачів.

Це правило згодом стане правилом і для ваших відвідувачів: говорити лише у справі!

Привчіть себе брати участь лише у справах із максимальним прибутком

Витратьте кілька хвилин для чесного аналізу того, на що ви витрачаєте час. Найпродуктивніший годинник повинен приносити користь вам, а не комусь іншому.

Використовуйте час поїздок та очікування

В аеропорту, у приймальні, в автомобільній пробці займіть себе корисною справою. Це позбавить вас нервового очікування і нагадає вам про насущні справи. Читайте важливі матеріали, слухайте корисні аудіозаписи, Зробіть дзвінки потрібним людям.

Щоб ефективно витрачати час — знаходите час для відпочинку

З точки зору дуже важливо робити перерви. Відпустка та вихідні дні – не марна трата часу, якщо ви прагнете відновити сили в цей час. Вам необхідно час від часу відволікатися від справ, якщо Ви хочете досягти успіхів. Це найприємніший спосіб використання часу!

Корисне відео

На відео ви побачите поради Брайна Трейсі з тайм менеджменту:

Люди, які досягають найбільших успіхів, не втрачають жодної миті з цього часу. Стати і ви людиною, для якої час – найцінніший ресурс.Навчіться розпоряджатися своїм та чужим часом, адже це вигідно для вас та для вашої справи. Удачі вам!

Інструкція

Якщо ви лягаєте пізно і встаєте рано, ні про яку продуктивність мови і бути не може. Однак, якщо у вас є можливість виспатися, це ще не гарантує бадьорості. Навіть якщо ви прокинулися, випили чашку кави, і начебто б підготувалися до роботи, фактори, що відволікають, знайдуть вас. Наприклад, ви можете зайти в соціальну мережу та поговорити з друзями кілька годин.

Такий самий ефект дає телевізор, ви включите новини, заходите подивитися 5 хвилин, але потім вирішите, що варто дозволити собі 30-хвилинний перегляд цікавої передачі. Почнете клацати каналами, нічого не знайдете, а час буде втрачено.

Практично всі користуються інтернетом і майже кожен має соціальні мережі. Важко відмовити собі у перегляді новин та перевірки пошти. Звичайно, вам здається, що ви зможете витратити на це не більше ніж 5 хвилин, але в результаті залишаєтеся там на кілька годин. Як результат, лягайте пізно.

Лягайте спати вчасно. Таким чином ви прокидатиметеся бадьорим і вам не доведеться витрачати час на пробудження.

Зупиняйте нудні та безглузді розмови, якщо у вас є невідкладна справа. Не бійтеся образити співрозмовника, адже ваша причина поважна.

Якщо дивіться телевізор, виберіть щось конкретне. Обмежте таке задоволення мінімумом. Те саме стосується інтернету. Немає сенсу лазити сайтами без діла.

Ідея відстеження часу не нова, але вкрай ефективна. Щоб зрозуміти, чому часу завжди не вистачає, потрібно усвідомити, куди він витікає. Із цим якраз і допоможуть методики відстеження часу.

Поняття часу дуже абстрактне, тому перше, що потрібно зробити – визначити час як щось конкретне, наприклад, співвіднести час та їжу. Витрата часу - еквівалент поїдання фаст-фуду та шкідливої ​​їжі, у той час як його відстеження - свого роду ведення щоденника харчування. Це дуже дисциплінує. Побачивши на папері, що кожен "нешкідливий" епізод улюбленого серіалу коштує вам о 20 годині на тиждень, ви відчуєте стимул це змінити.

До плюсів відстеження часу можна віднести можливо визначити відповідні методики підвищення своєї продуктивності, здатність визначити переоцінку чи недооцінку тимчасових витрат за будь-які справи, розвиток почуття відповідальності, здатність більше встигати і краще концентруватися на поставленої задачі.

Щоб зробити відстеження часу найбільш продуктивним, дотримуйтесь трьох правил: чесність, сталість, дріб'язковість(Вимірюйте час хвилинами, а не годинами). Є два підходи: хронографія(Коли ви кожні 15 хвилин записуєте, чим займаєтеся саме зараз) і відстеження часу за допомогою завдань(Коли ви записуєте час кожного разу, коли переходите до нового заняття).

Звичайно, можна відстежувати час за допомогою цифрових засобів та без участі з вашого боку, але такий підхід не дасть гарного результату. Так що купіть гарний блокнот і відстежуйте свій час протягом 168 годин поспіль (це тиждень).

Таким чином, зрозумівши, куди насправді витікає ваш час, на що ви витрачаєте занадто багато часу, а на що занадто мало, ви зможете грамотно скоригувати свій підхід до часу і стати більш продуктивною людиною. До того ж, завівши звичку вести "щоденник часу" і витрачаючи час правильно, наприкінці дня, переглядаючи записи перед сном, ви почуватиметеся більш задоволеним, знатимете, що заслужили цей відпочинок.