Як навести ідеальний порядок на робочому столі в офісі та вдома? Збереження важливих даних за допомогою резервного копіювання. Наведення порядку на робочому столі

Робочий стіл - це перше, що відображається користувачеві на екрані комп'ютера після його увімкнення та завантаження Windows і те, що ви найчастіше бачите при роботі за ПК. Він дозволяє швидко отримати доступ до основних програм, функцій та ресурсів комп'ютера. Тобто від того, як він буде налаштований та організований, залежатиме ваш комфорт, зручність та функціонування всієї системи.

Наводимо порядок

Очищення робочого столу є першим кроком на шляху повноцінного наведення порядку на всьому комп'ютері. Тим більше, що непотрібні дані на ньому надмірно вантажать систему і гальмують її.

Зовсім не дивно, що користувачі люблять запускати все з робочого столу, але не розуміють, чому ПК працює занадто повільно. Багатьом людям просто ліньки зробити пару зайвих кліків щоб отримати доступ до того чи іншого документа.

Робочий стіл – це повноцінне місце роботи, і від цієї діяльності нічого не повинно вас відволікати. Саме тому не рекомендується, щоб на ньому розміщувалися непотрібні елементи, адже вони лише дарма займають вільне місце та можуть розташовуватись у будь-якому іншому місці.

Як правило, на головній сторінці ПК розміщуються ярлики різних папок, які містяться на локальних дисках. Кількість ярликів залежить виключно від вас, ваших побажань та уподобань. Комусь подобається чистота і повний порядок, коли на видному місці знаходиться мінімум знаком.

Інші люблять швидкий доступ до потрібних програм, через що їхній стартовий екран виглядає як мінне поле. Коли одне неправильне натискання тієї чи іншої іконки спричинить запуск непотрібної утиліти. Як показує практика, потреби в ярликах всіх наявних на ПК утиліт немає. Мінімальний набір – «Мій комп'ютер», «Кошик» та «Мої документи». Все інше слід робити на ваш смак.

Робота з іконками

Для переміщення файлів, необхідно перевести вказівник до необхідного ярлика, затиснути ліву клавішу мишки та перетягнути його у відповідне місце. Після цього потрібно оновити початковий екран, натиснувши F5 або через контекстне меню.

Також можна натиснути «Упорядкувати значки» та залишити пташку біля «Вирівняти по сітці», щоб значки були нормально розташовані та не зміщувалися.

Ті програми, якими ви користуєтеся регулярно, точніше за їх іконки, можна внести в панель швидкого доступу, розташовану правіше від «Пуску». Для додавання потрібно просто перетягнути значок на цю панель, а ярлик зовсім видалити.

Ви можете самостійно встановлювати розмір цієї панелі. Тиснемо правою кнопкою і в меню деактивуємо функцію «Закріпити панель завдань». Далі наводимо курсор на край панелі, щоб він змінив свою форму на подвійну стрілку, затискаємо ліву кнопку та регулюємо довжину. Тепер закріплюємо панель завдань, як і відкріплювали.

Щоб змінити стандартні іконки папок «Комп'ютер», «Кошик», Мережа», натисніть правою кнопкою на робочому столі та виберіть пункт «Персоналізація».

Зміна значків будь-якої іншої папки відбувається за схожим принципом: викликаємо властивості, переміщуємося у вкладку «Ярлик» і тиснемо «Змінити значок», далі встановлюємо потрібну іконку і тиснемо «Застосувати».

Окрему увагу хотілося б зупинити на пункті «Персоналізація», адже за його допомогою можна змінити оформлення кнопок та папок, поставити нові шпалери, теми та заставку. Для налаштування стартового екрану відповідно до власних бажань та уподобань слід переміщатися за відповідними вкладками та пунктами.

Меню Пуск

Другі програми, якими ви не так часто користуєтеся, можна винести в меню «Пуск». Для цього переведіть курсор на ярлик, затисніть ліву клавішу мишки, натисніть кнопку «Win» і перетягніть програму в потрібне місце.

Тепер утиліта стане доступна прямо з «Пуску» і необхідність щоразу шукати ту чи іншу іконку серед решти всіх іконок, пропаде. Достатньо натиснути на «Пуск» та запустити потрібну утиліту.

Призначення гарячих клавіш

Ще один дуже зручний варіант, яким користуються не багато хто - призначити гарячі клавіші для більш оперативного доступу до потрібної програми. Клацаємо по потрібному ярлику і переходимо до його властивостей. Клацаємо по полю "Швидкий виклик" і натискаємо на клавіатурі необхідну комбінацію (бажано щоб вона не використовувалася в Windows), наприклад, "CTRL+SHIFT+M".

Тепер після натискання заданої комбінації запуститься потрібна утиліта. Такий спосіб дозволяє взагалі відмовитися від використання іконок на робочому столі.

Програма для групування значків - Win7Stack

Ця програма дозволяє згрупувати всі необхідні значки у потрібному порядку. Потрібно лише вказати папку з іконками в налаштуваннях, після чого утиліта автоматично згенерує спеціальний ярлик для запуску меню.

Клацнувши подвійним кліком по цьому ярлику, ви побачите створений вами набір.

Утиліта працює на Windows 7.

Зберігання файлів

Напевно, багато користувачів після закінчення роботи, на робочому столі накопичуються безліч файлів, папок, документів, які порушують весь комфорт. У такому випадку необхідно дотримуватися простого правила і після закінчення робочого дня переміщувати створені файли у відповідні папки.

Наприклад, ви закінчили роботу з документом Excel, перемістіть його в окрему папку, де зберігаються інші ваші документи.

Також не варто зберігати всі файли на робочому столі, так як він знаходиться на локальному диску з встановленою ОС, тому весь вміст може бути втрачено в разі переустановки системи. Звичайно, сумнівів немає, що важливі файли набагато зручніше зберігати "на виду", але це небезпечно.

Для вашої зручності та безпеки всі важливі файли слід зберігати на інших дисках, наприклад D, E, у відповідних папках: фотографії у папці «Фото», документи – у «Мої документи» і так далі. На робочий стіл слід виводити виключно ярлики, створити які неймовірно просто. Для цього тиснемо на файлі правою кнопкою та вибираємо «Надіслати/Створити ярлик».

Тепер ви знаєте, як упорядкувати свій робочий стіл. Отримана інформація дозволить вам не тільки оптимізувати роботу в операційній системі, але й завдяки їй ви убезпечите себе від втрати важливих даних та інформації у критичній ситуації.

Як навести лад

Робочі місця можуть бути різними, а от у офісних працівників робоче місце найчастіше є робочим столом у кабінеті, на якому знаходиться якась кількість оргтехніки (залежно від потреби в ній у зв'язку з виконанням посадових функцій працівником), телефон для зв'язку , а також різні канцтовари, необхідні для щоденного використання працівником у процесі виконання посадових обов'язків. Це той мінімум, яким забезпечує працівника роботодавець. Однак мінімалізм зустріти на робочих столах офісних клерків вдається далеко не завжди.

Клерк в англомовних країнах – це службовець, працівник офісу . З деяких пір дане визначення стало застосовуватися і в Росії щодо працівників офісу, робота якого не пов'язана з фізичною працею.

Розберемося, що є причиною відсутності мінімалізму на робочих столах офісних працівників?

Причина 1:недоукомплектація персоналу канцтоварами та іншими товарно-матеріальними цінностями, що допомагають встановити та підтримувати порядок на робочому місці клерка, а часто й просто необхідні для цієї мети.

Приклад: працівникові видали ручки, олівці, степлер, скріпки, але не видали органайзер для них, у зв'язку з чим у працівника на столі цілком закономірно безладно лежать ці дрібні канцтовари.

Причина 2:Слабка дисципліна на підприємстві роботодавця, що характеризується як відсутністю локального нормативного акта, що регламентує корпоративні цінності та стиль поведінки, так і відсутністю реального контролю з боку керівництва за дисципліною на підприємстві.

Приклад: на робочому столі поєднуються і ділові папери, і фото улюбленого собачки, і кактус (є повір'я, що він знімає магнітне поле від монітора), і сувенір з моря (колега привіз-подарував), вироби дитини з дитячого садка та інші милі, але які мають відношення до роботи дрібниці.

Причина 3:Перевантаженість одного фахівця великою кількістю різних справ, які потребують щоденної уваги працівника.

Приклад: робочі столи судових приставів, секретарів судових засідань, щодня в рамках різних справ, які готують по кілька документів різної спрямованості та значення.

Причина 4:Неорганізованість робочого простору. Найчастіше причиною цього є суб'єктивний людський чинник.

Приклад: недарма багато творчих людей віддають перевагу хаосу на робочому місці. Парадокс, але він їм допомагає ... зосередитися!

Розібравшись з причинами відсутності порядку, що є мінімалізмом на робочому столі офісного клерка, варто з'ясувати й наступне питання: а чи потрібен цей мінімалізм і якщо потрібен, то – навіщо?

Необхідність встановлення вимог щодо утримання працівниками своїх робочих місць кожен роботодавець визначає собі сам. Для цього він оцінює такі фактори:

Безпека умов праці. Обов'язки роботодавця щодо забезпечення безпечних умов та охорони праці закріплені ст. 212 Трудового кодексу РФ (далі – ТК РФ). Наявність безконтрольно розкиданого паперу, складування папок з діловими паперами в проходах може спричинити порушення правил пожежної безпеки, за яке притягнуто до адміністративної відповідальності буде… роботодавець як підприємство – юридична особа (або її відповідальна за протипожежний стан посадова особа).

Відповідальність за порушення вимог пожежної безпеки в офісній будівлі наступатиме за ст. 20.4 КпАП РФ. Так, наприклад, складування паперових тек у проходах може бути кваліфіковано за п. 4 ст. 20.4 КпАП РФ як порушення вимог пожежної безпеки до евакуаційних шляхів, евакуаційних та аварійних виходів, що для юридичних може закінчитися накладенням штрафу у розмірі від ста п'ятдесяти тисяч до двохсот тисяч рублів, ну і, звичайно, приписом про усунення порушення.

Вимоги до порядку зберігання інформації на паперових носіях . Якщо організація невелика, відповідно, і документообіг у неї невеликий. Легкий безлад при зберіганні актуальних та архівних документів, як правило, легко ліквідується до кінця року, коли більшість служб усі ділові папери підшивають у папки, описують, формують у справи та здають до архіву. У великих підприємствах із значним документообігом неорганізованість у зберіганні ділових паперів може призвести до будь-яких негативних наслідків: втрати важливого документа, розладу важливої ​​угоди, зриву переговорів чи відряджень, допуску прострочок у виконанні зобов'язань, і навіть, як наслідок – до нарахування штрафів, неустойок.

Приклад: після довгого узгодження різних редакцій договір був нарешті підписаний сторонами. Але внаслідок його втрати серед інших паперів на робочому столі старшого менеджера та труднощів у відновленні актуальної редакції, в якій договір і було підписано, було пропущено термін перерахування авансу контрагенту, у зв'язку з чим на зазначену суму підлягала нарахуванню неустойка відповідно до умов договору, що не входило до планів підприємства.

Вимоги до інформаційної безпеки та збереження комерційної та іншої таємниці. Не розглядаючи питання держтаємниці, де порядок зберігання документів врегульований на законодавчому рівні, кожен сучасний роботодавець є володарем тієї чи іншої інформації, що становить комерційну таємницю.

Статтею 5 Федерального закону від 29.07.2004 N 98-ФЗ "Про комерційну таємницю" визначено перелік відомостей, які не можуть становити комерційну таємницю. Відмінності загальнодоступної інформації від інформації, доступ до якої обмежений, встановлені Федеральним законом від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації».

Приклад: робоче місце працівника, який обіймає посаду кредитного інспектора банку, знаходиться поза офісом, на орендованій роботодавцем ділянці будівлі, приміщення, магазину. Вкрай важливо встановити правило, згідно з яким при оформленні документів з клієнтом на своєму робочому місці з метою обмеження доступу сторонніх осіб до інформації роботодавця, працівник не повинен тримати на поверхні столу документи, що не належать до поточної угоди, а також правило про обов'язок працівника щоразу при залишення робочого місця блокувати доступ до комп'ютера. Ці заходи дозволять мінімізувати або навіть унеможливити ризик розкриття комерційної таємниці роботодавця – банку, а також персональних даних клієнта, з яким працівником від імені банку оформляється правочин.

Наявність вимог до корпоративного стилю . Багато організацій прагнуть підтримувати свій бренд візуалізацією ознак бренду на службовому одязі працівників, їхніх робочих столах. Наприклад, за допомогою однакових краваток, які працівники мають носити в офісі. Або за допомогою корпоративного кольору офісних меблів, включаючи робочі столи. Найчастіше регламентація стилю одягу не зустрічається окремо від регламентації стану офісного простору робочих місцях.

Отже, роботодавець проаналізував зазначені чинники і дійшов висновку, що необхідно закріпити свої вимоги до організації робочого простору робочих столах своїх працівників. Як це зробити, в якому акті закріпити і в якому обсязі?

Щоб кожен працівник виконував певні вимоги, що не стосуються безпосередньо його посадових обов'язків, закріплених у трудовому договорі та/або посадової інструкції, ці вимоги необхідні:

1. Сформулювати,

2. Закріпити в локальному нормативному акті (загально всім працівників),

3. Прийняти локальний акт,

4. Ознайомити з нею всіх працівників під розпис.

Після виконання цих дій роботодавець має право розглядати порушення вимог як порушення дисципліни та притягувати порушника до дисциплінарної відповідальності.

1. Зразки формулювань вимог до порядку робочому столі.

Для прикладу наводимо два зразки формулювань вимог до порядку на робочому столі офісного працівника та у його робочій зоні (поряд із робочим місцем).

Зразок 1 (короткий)

… Працівник Підприємства зобов'язаний дотримуватися порядку на робочому столі/робочому місці, не допускаючи:

Розміщення предметів, що не мають відношення до виконуваних функцій,

Розміщення предметів, що відволікають увагу,

Предметів, небезпечних для життя та здоров'я та/або тих, що не відповідають вимогам безпеки.

Недотримання працівником Підприємства зазначених вимог визнається порушенням трудової дисципліни, і може спричинити притягнення до дисциплінарної відповідальності.

Зразок 2

(Детальний)

Вимоги до порядку на робочому столі та у робочій зоні

Співробітник Підприємства під час виконання службових обов'язків зобов'язаний підтримувати чистоту на робочому місці протягом робочого дня, не допускаючи:

Переповнення кошика для паперу,

Наявності використаного паперу та іншого сміття поруч із кошиком для паперів,

Наявності на поверхні робочого столу плям та залишків їжі,

Наявності на поверхні робочого столу слідів від поставленого посуду,

Безладдя на робочому столі та в робочій зоні (простору навколо робочого місця), у тому числі що виникає при необґрунтованому розміщенні надмірно великої кількості робочих матеріалів на робочому столі одночасно.

Після закінчення робочого дня всі робочі матеріали повинні бути переміщені в місця зберігання, що замикаються (шафа, сейф, шухляда, що замикається, письмово столу тощо) для виключення ризику ознайомлення з ними сторонніх осіб, у тому числі працівників Підприємства, які безпосередньо не працюють із зазначеними робочими матеріалами. .

Допускається залишення на поверхні робочого столу та в робочій зоні в доступному для сторонніх осіб, у тому числі інших працівників Підприємства канцелярського приладдя, розтиражованих або роздрукованих інструкцій, положень та інших локальних актів Підприємства, які регулюють робочий процес.

1. Протягом робочого дня на столі співробітника Підприємства можуть бути такі предмети:

Монітор, жорсткий диск комп'ютера,

Клавіатура, миша,

Сканер та принтер (на додатковому робочому столі),

Телефон, включаючи робочий мобільний, а також особистий мобільний, але не більше 1 шт.,

Робочі матеріали, включаючи папки, креслення, таблиці, листи разом з конвертами та інші робочі матеріали на паперових носіях,

CD та флеш-диски з робочими матеріалами,

Інші робочі інформаційні носії,

Канцтовари, необхідні для роботи, в упорядкованому, акуратному стані (ручки, олівці, ластики, скріпки, скоби, степлер та ін.),

Калькулятор,

Папір для нотаток,

Стікери для роботи з робочими матеріалами,

Інші предмети, необхідні виконання службових функцій і службового завдання.

2. Забороняється у робочий час розміщувати на поверхні робочого столу:

Документи особистого змісту (листи, квитанції про оплату, дипломні роботи та ін.),

Пресу (газети, журнали), каталоги товарів, за винятком неробочого часу, включаючи обідню перерву,

Особисті фотографії,

Фотографії інших осіб, включаючи родичів, тварин, а також фотографій або зображень знаменитостей: акторів, політиків, видатних економічних та наукових діячів та ін.,

Сувеніри незалежно від тематики та розміру, у тому числі корпоративні сувеніри Підприємства,

Планшети та інші особисті інформаційні пристрої, які не використовуються в службових цілях,

Чашки, ложки та інший посуд для їди та рідин.

3. Забороняється у будь-який час розміщувати в робочій зоні, включаючи робочий стіл та додатковий робочий стіл:

Радіоприймачі,

Квіти в горщиках та вазах.

4. Забороняється розміщувати та використовувати в кабінетах незалежно від часу та розташування робочих місць:

Чайники,

Тостери,

НВЧ-печі,

Інші електронні пристрої для приготування та розігрівання їжі .

Перелічені у п.п. 2-3 предмети можуть бути розміщені в інших частинах робочого столу та/або інших предметах робочої зони (на тумбочці тощо)

5. Заборона на розміщення у робочий час предметів на робочому столі, перелічених у пунктах 2-4, не належить до випадків розміщення цих предметів працівниками, які безпосередньо працюють з цими предметами в силу службових обов'язків. Наприклад, розміщення каталогу канцтоварів на робочому столі завгоспу.

6. Забороняється використовуватистікери з інформацією та без такої для розміщення їх на робочому столі, моніторі, стіні, шафах. Для забезпечення нагадування про важливу подію, зустрічі рекомендується використовувати програму розкладу в програмному забезпеченні комп'ютера, або користуватися планингом або щоденником.

7. Недотримання працівником Підприємства вимогдо порядку на робочому столі та робочій зоні є порушенням трудової дисципліни, і може спричинити накладення дисциплінарного стягнення.

Зразок № 2 більш чітко формулює вимоги роботодавця, мінімізуючи ризик сумнівів у кваліфікації розміщеного на робочому столі/робочому місці предмета, що має відношення до виконуваних працівником функцій і не загрожує безпеці умов праці, і, отже, ризику визнання розміщення предмета як складу порушення дисципліни, що не утворює. .

Дивно, але ж факт! Наведений приклад такої регламентації дозволених та заборонених до розміщення на робочому столі предметів не обов'язково виключить ризик хаосу у паперах на робочому столі конкретного працівника. Деякі працівники під час виконання особливо складних завдань схильні використовувати максимально можливу кількість інформаційних матеріалів (як правило, - на паперових носіях) одночасно, що не буде порушенням дисципліни та вимог локального акту роботодавця. Робочий момент, так би мовити.

2. Де закріпити вимоги?

Варіант 1:Найлогічніше закріпити вимоги до облаштування порядку на робочому місці в локальному акті, що регулює корпоративний стиль (наприклад, у Кодексі корпоративної етики).

Варіант 2:якщо такого акта для підприємства немає, можна створити окремий невеликий локальний акт звідси, давши йому відповідне найменування. Наприклад, "Вимоги до утримання робочого місця" або "Правила організації простору робочого столу" і т.д.

Варіант 3:закріпити дані вимоги як частину іншого локального акта, що підходить за змістом. Проте в цьому випадку слід мати на увазі, що для прийняття та зміни деяких локальних актів роботодавця ТК РФ встановлено спеціальні процедури, порушення яких може призвести до визнання локального акта недійсним. Якщо роботодавець готовий до цих труднощів, цей варіант можна розглядати як рівноцінний іншим.

3. Правила ухвалення локального акта.

Статтею 372 ТК РФ встановлено порядок обліку думки виборного органу первинної профспілкової організації після прийняття локальних нормативних актів.

Роботодавець у випадках, передбачених ТК РФ, іншими федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ, колективним договором, угодами, перед прийняттям рішення спрямовує проект локального нормативного акта та обґрунтування по ньому до виборного органу первинної профспілкової організації, що представляє інтереси всіх або більшості працівників.

Виборний орган первинної профспілкової організації пізніше п'яти робочих днів із дня отримання проекту зазначеного локального нормативного акта направляє роботодавцю мотивовану думку щодо проекту у письмовій формах.

Зазначене узгодження проекту локального акта може й затягнутися: можуть бути потрібні додаткові консультації між зазначеними сторонами. Але це не гарантує вирішення розбіжностей. При недосягненні згоди розбіжності, що виникли, оформляються протоколом, після чого роботодавець має право прийняти локальний нормативний акт, який може бути оскаржений виборним органом первинної профспілкової організації у відповідну державну інспекцію праці або в суд. Виборний орган первинної профспілкової організації також має право розпочати процедуру колективного трудового спору гаразд, встановленому ТК РФ.

Вимога прийняття тієї чи іншої локального акта лише з урахуванням виборного органу первинної профспілкової організації не сформульовано у єдиній нормі ТК РФ, а закріплено у різних статтях. Так, якщо роботодавець вирішить закріпити вимоги до порядку на робочому місці у Правилах внутрішнього трудового розпорядку, який через вимоги ст. 190 ТК РФ повинен бути в кожній організації, він повинен буде враховувати думку виборного органу первинної профспілкової організації.

Якщо ж роботодавець вирішить обрати перший чи другий варіант закріплення вимог, і колективним договором не буде встановлено обов'язкової вимоги до врахування думки виборного органу первинної профспілкової організації, жодних дій, передбачених ст. 372 ТК РФ робити не потрібно.

4. Порядок ознайомлення працівників з локальним актом та новими вимогами.

Обов'язок роботодавця знайомити працівників під розпис із прийнятими локальними нормативними актами, які безпосередньо пов'язані з їх трудовою діяльністю, закріплено в ст. 22 ТК РФ.

Вперше з локальним нормативним актом працівники знайомляться прийому працювати (до підписання трудового договору). Цю вимогу встановлено ч. 3 ст. 68 ТК РФ. Потім – після затвердження новоприйнятих локальних актів або внесення змін до чинних локальних актів.

Є кілька варіантів ознайомлення працівників із прийнятим локальним актом.

Варіант 1: зробити до локального акту ознайомлювальний лист, у якому кожен працівник проставляє особистий підпис та дату ознайомлення. Мінуси запропонованого варіанта: чим більше трудовий колектив, тим більше ставатиме лист ознайомлення; загальна «чвари» документа не піде йому на користь – як паперовий носій, цей документ швидко занепаде.

Варіант 2:відбирати у кожного працівника розписку, зроблену на окремому аркуші, про ознайомлення з конкретним локальним актом, яку потім підшивати в особисту справу. Мінус: існує ризик втрати окремого аркуша як документа, якщо його своєчасно не підшити у справу.

Варіант 3:як додаток до трудового договору вказати, з якими актами працівник був ознайомлений прийому працювати. Мінус: такий варіант є разовою дією; згодом роботодавцю доведеться вибирати інший варіант ознайомлення з локальними актами, які роботодавець приймає в період роботи працівника.

Варіант 4:відбирати підписи у ознайомленні у спеціально заведеному для цього журналі, де зазначаються локальні акти та дати ознайомлення з ними працівників, які проставляють у журналі особисті підписи. Мінус - ризик втрати журналу з подальшим ризиком виникнення труднощів у відновленні повного обсягу інформації в ньому.

Як бачимо, кожен варіант ознайомлення з локальними актами працівників – не є ідеальним, кожен має деякі мінуси. Оцінити зручність та доцільність того чи іншого варіанту кожен роботодавець повинен для себе сам.

Висновки:

Встановити свої вимоги до порядку на робочих столах в офісах є законним і навіть не складним.

Переважно закріпити максимально докладні вимоги до того, що може розміщуватись працівниками на робочому столі, а що – ні. Розпливчасті, загальні заборони ризикують бути порушеними і навіть не покараними.

Вимоги мають бути зодягнені у форму локального нормативного акта організації.

У якому акті ці вимоги закріпити - вирішує кожен роботодавець самостійно залежно стану нормативної бази конкретному підприємстві, і навіть обсягу даних вимог. У цьому слід пам'ятати вимоги ТК РФ до порядку прийняття деяких локальних актів.

За порушення вимог доведеться порушників карати. У тому числі як превентивний захід як зразок для інших працівників.

Прим. автора: конкретні та докладні вимоги до порядку поводження з конфіденційною інформацією, що становить якусь таємницю, що охороняється законом, встановлюються в окремому спеціальному локальному акті. Наприклад, у «Положення про комерційну таємницю Підприємства», «Порядок охорони конфіденційної інформації на Підприємстві» тощо.

Прим. Автора: Більш подібні вимоги до відсутності сторонніх електричних приладів на робочих місцях, як правило, закріплюються в окремому спеціалізованому локальному акті організації, що регламентує правила пожежної безпеки на робочому місці.

Якщо на вашому столі стільки дрібниць і паперів, що нікуди поставити кухоль, то настав час вживати екстрених заходів. Не все так погано? Можна зробити ще кілька кроків задля досягнення ідеалу. Нехай Ейнштейн і казав, що «тільки дурень потребує порядку – геній панує над хаосом», дозволю собі з ним не погодитись. Якщо ви не Ейнштейн і бардак на столі об'єктивно відволікає, знижує вашу ефективність та сприяє стресу, краще стимулювати свою креативність в інший спосіб. Усього кілька корисних кроків і ритуалів із цієї статті наблизять вас до перемоги - чистого, організованого та надихаючого на здійснення столу.

Крок 1. Порядок на столі починається з сміття

Є люди, які люблять викидати зайві папірці, а є ті, для кого цей крок буде найскладнішим, але почати з нього потрібно. Нехай у сміття полетять прострочені документи, неактуальні нотатки, зламана канцелярія та інша непотрібна дрібниця.

Крок 2. Правильне сортування

Подивіться скептичним поглядом все, що залишилося після прибирання. Те, чим ви користуєтеся щодня, можна залишити на поверхні столу або у найближчому ящику. Те, що ви берете раз на тиждень і рідше, відправте на зберігання в шафу або полиці. Так вам буде простіше підтримувати простір організованим та чистим, а зрідка встати з-за комп'ютера, щоб сходити за річчю – лише корисна розминка.

Крок 3. Система зберігання

Інвестувати у продумані органайзери – гарна ідея. Важливо, щоб вони були зручними персонально для вас і, що важливо, тішили око, тоді порядок підтримувати буде приємніше. Здорово, якщо в органайзері буде місце для зарядки телефону, а ще краще бездротовий її варіант - це позбавить вас зайвих проводів під рукою.

Крок 4. Сміття у смітник

Оскільки обіцянка собі «я викину цей папірець, коли наступного разу вставатиму» практично ніколи не працює, просто поставте поряд зі столом невеликий і симпатичний сміттєвий кошик.

Крок 5. Зберігання дрібниць

Як би ви не намагалися, різні дрібниці все одно накопичуватимуться на вашому робочому столі. Замість того, щоб фанатично стежити за ними, заведіть невелику тацю, миску або будь-яку іншу ємність, куди ви їх скидатимете. Головне - все ж таки перебирати її час від часу.

Крок 6. Утихомирення проводів

Ми вже підказали вам про бездротову зарядку для телефону, але це явно не єдиний кабель, який вас турбуватиме. Додайте до обладнання робочого столу спеціальні органайзери для проводів. Якщо дроти надто довгі, скрутіть зайву довжину кільцями та скріпіть затискачем для паперів – як на фото нижче. Можна навіть приклеїти кольорові стікери до проводів і підписати їх: відмінний лайфхак не тільки, щоб не заплутатися в однотипних шнурах, але й шанс, що істотно підвищує, повернути своє майно після того, як ви позичили його колегам.

Крок 7. Довідкові документи поруч

Якщо у вас є документи, з якими ви постійно звіряєтеся (інструкції, таблиці - що завгодно), важливо, щоб вони були легко доступні і не губилися в інших паперах. Організуйте місце для цих «довідників» на стіні біля робочого столу або в настільному органайзері. Для більшого ефекту можна помітити цей документ яскравим стікером, покласти в унікальну папку або укласти в рамочку.

Крок 8. Надихаючий декор

Декору на робочому столі – бути! Навіть якщо ви затятий мінімаліст, 1-2 речі зроблять все тільки краще. Тут важливо витримати баланс: декор має надихати, але не відволікати. А ще його має бути рівно стільки, щоб залишалося місце не лише для корисних речей, а й для порожнього простору. Найкориснішим декором визнані рослини горщиків або квіти у вазі - вони знижують нервову напругу аж на 37%!

Також хороші мотивуючі листівки та постери, улюблені гуртки, а канцелярія, яку не соромно викласти в інстаграм, буде не лише надихаючою, а й корисною. Якщо ваш стіл стоїть біля стіни, використовуйте цей простір не тільки для навісних органайзерів, але і для красивих дощок для запису планів та ідей.

Крок 9. Вечірній ритуал

Порядок недостатньо один раз створити, його потрібно підтримувати. Для цього допоможе ритуал, який важливо робити перед відходом додому:

• розсортуйте речі за органайзерами;
• очистіть стіл від усього зайвого;
• протріть його ганчірочкою з складом, що чистить (зберігайте його в столі);
• спустошіть сміттєвий кошик;
• помийте чашку.

Подумайте, з чого ви починаєте свій день, оскільки те, як ви проводите робочий ранок, - хороший показник якості решти дня. Якщо ви спочатку записуєте справи в блокнот, нехай він лежить перед клавіатурою із закладкою на потрібній сторінці та гарною ручкою поряд. Якщо перевіряєте пошту, нехай ніщо не встає на шляху між вами та комп'ютерною мишею. Звикли починати ранок із кави? Поставте кухоль на самому видному місці.

Крок 10. Повторювати раз на квартал

Створіть ще один ритуал, який проводиться 4 рази на рік: вашому столу все одно знадобиться генеральне прибирання. Щоб не забувати про неї, можна ставити нагадування та позначки в календарі, але, як нам здається, набагато приємніше приурочити прибирання до початку нової пори року. У перший робочий день весни чи осені радуйте себе вільним, як чистий лист, столом.

Скажіть, чи бувало таке, щоб ви не могли нормально працювати через безлад на своєму столі? Всі ми сподіваємося, що одного разу наведемо на ньому порядок. Неважливо, працюєте ви вдома або в офісі, захаращений робочий простір геть-чисто вбиває продуктивність, в той час, як чистий робочий стіл, навпаки, може збільшити її.

У свій час я могла писати тільки в кафе. Мені це подобалося, тому що я мав мій улюблений напій, Wi-Fi і, найголовніше, якісний, чистий, дерев'яний стіл для мене однієї. Багато хто мені казав, що це досить дорогий спосіб для того, щоб писати і працювати. І хоча я розуміла їхні докази, я була впевнена, що вони зрозуміють мене, побачивши жахливий стан мого робочого столу вдома.

То був повний бардак! Папір, дроти, книги та диски, розкидані по всьому столу. Робота за таким столом - справжнісіньке вбивство ефективності. Як можна працювати, якщо на ньому ледве вистачає місця для ноутбука чи комп'ютера?

Але нестача простору – не єдина проблема. Я намагалася працювати на ліжку, яке стоїть перед моїм столом, але цей вид безладу викликав жахливе роздратування. Його споглядання змушувало мене замислитись про інші завдання, які мені потрібно було вирішити, включаючи систематизацію всього цього.

В результаті я відволікалася від поточних завдань, і стрес тільки зростав. Присутність на моєму столі непрочитаних книг, нових DVD часто змушувала мене думати про інші, сторонні речі. Незабаром я зрозуміла, що далі так не може тривати.

Якось, моя безоплатна, письменницька діяльність стала мені дорого обходитися. Коли мій бюджет зовсім схудшив, і довелося розпрощатися з регулярним відвідуванням кафе неподалік, я вирішила упорядкувати свій робочий стіл. Зменшення витрат, мінімізація дратівливих факторів і збільшення простору все ж таки були не єдиними перевагами. Don Aslett, автор книги The Office Clutter Cure, сказав, що головна втрата від бардаку на робочому місці - це повага.

Є припущення, що люди, які мають безлад на їхніх робочих місцях, також втрачають контроль і над своїми життями. Не можу не погодитись. Що б ви подумали про вашого лікаря або касира в банку, якби у них були неохайні столи з розкиданими на них інструментами та чеками? Напевно, наступне: якщо ці професіонали не можуть елементарно забратися на столі, то і свою роботу навряд чи виконають на належному рівні.

Я соромилася питати думку сім'ї та друзів через страх, що вони побачать мій стіл. Це могло вселити в них відчуття, що мені начхати на себе. Для тих, хто працює в офісі: яке враження ви справите на своїх начальників та колег, коли вони побачать безлад на вашому столі? Вони найімовірніше подумають, що ви не можете справлятися зі своєю роботою на належному рівні.

1. Заберіть все зі свого столу

Я люблю починати все із чистого аркуша. Заберіть усі речі зі свого столу і складіть їх в одну купу для сортування. До того ж це найкращий час, щоб вимити стіл. Використовуйте вологу ганчірку або будь-який інший засіб, щоб видалити весь пил і бруд з нього.

В результаті у вас буде чистий і сяючий стіл, як світло наприкінці темної печери, а це когось хочеш підштовхне до продовження наведення порядку. Після цього можна поставити на стіл основні речі, такі як комп'ютер і настільну лампу. Переконайтеся, що дроти від усіх приладів проходять позаду столу і не дозволяють нічого зачепити і перекинути.

2. Відсортуйте: залишити чи викинути

На жаль, для мене це найскладніша частина процесу, особливо з тоннами паперів, які я маю. Але незважаючи на це, я знаходжу цей крок вкрай вигідним, тому що він дозволив мені позбавитися великої кількості сміття.

Перше, що ви повинні зробити, - це відсортувати речі за категоріями: папір, ручки і так далі. Потім ви маєте розглянути кожну з них і вирішити, що залишити, а що викинути. Спробуйте виявити розсудливість у процесі рішення. Вам справді так потрібне меню з ресторану, який закрився п'ять років тому?

У випадку з канцелярським приладдям: перевірте, чи всі ручки пишуть. Викиньте все, що більше не становить цінності, наприклад зламана лінійка, шматочки якої валяються всюди.

3. Упорядкуйте свої папери

Розберіться з паперами, які ви все ж таки вирішили залишити на деякий час. Документи, які вам потрібні для роботи, повинні лежати на столі. Помістіть їх у різні папки, виходячи з того, якою категорією належить кожен документ, ще їх можна поділити на вхідні та вихідні. Все, що не призначене для негайного використання, повинно лежати в шафах.

Я волію використовувати для зберігання документів пластикові ящики на кшталт цих:

4. Повертаємо назад

Добре якось візуалізувати бажаний вид робочого столу до того, як ви покладете на нього інші речі. Роблячи це пам'ятайте, що документи та канцелярське приладдя має бути в зоні досяжності. Також бажано, щоб між речами було достатньо простору, щоб стіл не виглядав перевантаженим.

Покладіть все приладдя в настільні органайзери або інші ємності, які дозволять вам збільшити робочий простір. Також не кладіть на стіл жодних відволікаючих речей, на кшталт книг та інших розважальних матеріалів.

5. Надайте індивідуальності

Все майже готове! Тепер саме час внести трохи фарб і надати індивідуальності вашому робочому простору. Поставте рамки із фотографіями, які вам подобаються. Також можна додати трохи прикрас у вигляді маленьких іграшок, щоб стіл виглядав живішим.

Це непростий процес, але він того вартий, тому що ваш стіл більше розташовуватиме до роботи.

Тепер у вас є чистий та акуратний стіл, однак пам'ятайте, що головне підтримувати його в такому стані. Не відкладайте прибирання на потім, інакше вам доведеться розпочати все заново.

Робота займає більшу частину нашого життя: адже працюємо ми п'ять, а то й шість днів на тиждень. Тому, безумовно, робота має приносити задоволення. І це залежить не тільки від того, подобається вона нам чи ні, а й від того, чи правильно організовано робоче місце. Ось про це ми й поговоримо.

Порядок на робочому місці

Це не так уже й складно, потрібно лише зробити кілька простих кроків.

1. Запитайте себе: чи ви вже впевнені в тому, що творчій особистості потрібен безлад, або просто перебуваєте в полоні цього стереотипу? Чи дійсно вам комфортно перебувати у хаосі? Навряд чи. Крім того, безлад на вашому столі і навколо нього створює не дуже гарне враження про вас у колег. Вони можуть думати, що ви неорганізована, а отже, безвідповідальна особистість. Щоб уникнути цього, змініть своє ставлення до порядку. Чи не піддавайтеся на власні відмовки, що у вас немає на це часу. Адже досить один раз створити зручну систему підтримки порядку, щоб надалі не витрачати цей час.
2. Проведіть весняне прибирання. Розберіть усі стоси зі старими документами. Все, що можна, викиньте, те, що вам може знадобитися, залиште. Але обов'язково придумайте, як зберігати ці документи таким чином, щоб у разі потреби можна було швидко знайти необхідне.
Подумайте, що вам потрібне для виконання своїх повсякденних обов'язків. Тільки ці речі повинні знаходитися на вашому столі. Решту можна прибрати подалі і діставати при необхідності.
Потрібно також продумати систему зберігання документів, класифікацію їх у папках. І вибрати місце (не дуже далеко від вашого столу, але і не на ньому самому), де можна буде ці папки зберігати. Якщо протягом дня ви користуватиметеся деякими папками, візьміть собі за правило наприкінці дня обов'язково повертати їх на місце.
3. Щодня виділяйте невеликий часовий проміжок (10-15 хвилин) для підтримки порядку. Якщо ви схильні забувати про дрібні справи, поставте собі нагадування в комп'ютері або мобільному телефоні.
4. Складайте списки. Маленькі відривні листочки зручні для того, щоб залишати повідомлення на столі свого колеги, але не для складання списків справ. Плануйте у блокноті. Складайте список справ на день або тиждень, сортуючи їх за пріоритетністю. Позначайте дедлайни, нагадування, подробиці на зразок телефонних номерів. Тоді у вас під рукою буде вся необхідна інформація, що заощадить ваш час.
5. Забезпечте себе необхідними підручними засобами. Нерідко в офісі панує хаос через те, що колеги беруть зі столу один одного степлери, папери, ручки і т.д., і власник змушений витрачати час на пошуки своїх речей. Намагайтеся забезпечити себе всім необхідним і попросіть колег відразу ж повертати речі на місце, якщо вони беруть їх на якийсь час.
6. Якщо ви працюєте за комп'ютером, вивчайте нові програми. Наприклад, що дозволяють вам планувати свій день та ефективно керувати часом. Такі програми набагато зручніші в експлуатації, ніж звичайні блокноти.