Як підвищити свою продуктивність навчання Встановлюємо день технічного обслуговування

Ця стаття буде особливо корисна людям, які крутяться як білка в колесі, але при цьому ефективність їхньої діяльності мінімальна, також буде корисною тим, хто схильний відтягувати виконання не дуже цікавих обов'язків.

Якісь поради, можливо, вам здадуться не підходящими (все індивідуально) або вже знайомими, інші ви знайдете цікавими і візьмете на озброєння.

Як підвищити продуктивність діяльностіта встигати зробити все, що запланував? Як зосередитися на роботі і займаючись справою не відволікатися через дрібниці? Як нарешті приступити до виконання завдань, що стоять перед нами?

Як підвищити продуктивність діяльності

ПЛАНУЙТЕ СВІЙ РОБОЧИЙ ЧАС

Насамперед, треба перетворити на звичку планування робочого дня, зробити це щоденним ритуалом. Як це впливає продуктивність роботи?

По-перше, це спрощує запам'ятовування. Ви не пропустите з уваги як важливі, так і другорядні справи, достатньо буде заглянути в блокнот або щоденник онлайн. Вчені довели, що якщо ви постійно думаєте про те, як би щось не забути, ви забудете набагато більше, ніж якби просто робили свою справу і не вантажили себе з приводу поганої пам'яті. Тим більше, якщо ви будете записувати те, що треба зробити жодна справа не залишиться непоміченою.

По-друге, планування робочого дня встановлює пріоритети. Знати, в якому порядку треба діяти дуже важливо. Одні справи можуть зачекати, коли інші вимагають їхнього негайного виконання.

Ну і по-третє, коли ми плануємо свій час, часу ставати більшими – це одне з основних правил високої продуктивності.

БЕЗ ЗВОЛІКАННЯ

Чим раніше ви почнете діяти, тим краще. і тон всього вашого дня задаються в перші кілька годин.

ОТРИМАЙТЕ ЗАДОВОЛЕННЯ ВІД ТОГО, ЩО РОБИТЕ

Як банально б це не звучало, але це факт - висока продуктивність діяльності залежить від того, з яким настроєм ви підходите до виконання завдань. Робити те, що тобі подобається – найголовніший секрет продуктивної роботи! Зрозуміло, що ми часто змушені займатися чимось, що нам не цікаво і не подобатися, і це неминуче, але в будь-якому процесі можна знайти якісь позитивні сторони.

Продуктивність роботипри виконанні складних і не улюблених справ може залежати від мотивації. Та часом важко зробити щось остогидле, але справа тут же починає йти, як тільки ми згадуємо цілі, до виконання яких нас веде виконання цих завдань.

ЯСНІСТЬ ЦІЛІ

Під час роботи, ви повинні чітко і ясно бачити і розуміти кожен свій наступний крок і чітко представляти кінцевий підсумок ваших праць.

Якщо ви працюєте вдома, то напевно з вами траплялося таке – вставали не зовсім визначившись із завданнями, включали комп'ютер і приступили до «роботи». Після кількох годин перегляду новинних сайтів (ну чи інших, інших) розумієте, що не зрушили з місця. Це наочний приклад для висловлювання - Якщо немає мети, нічого не робиш».

ВІДПОЧИНАЙТЕ

Продуктивність діяльності буде вищою, якщо періодично ви знаходите час на відпочинок. Тут йдеться як про короткі перерви протягом робочого дня, так і про вихідні (багато хто беруть роботу додому) і період відпустки.

Відпочинок, що чергується з роботою, дає бадьорість, ентузіазм, дозволяє нам знову і знову повертатись до роботи посвіжілими та із зарядом нової енергії. Особливо ефективно відпочивати допомагають такі засоби, як зміна діяльності, заняття спортом, та й звичайний масаж вдома чудово допомагає, тільки краще купити масажний стіл, наприклад, на www.mstol.ru, ну чи можна відвідати гарний релах-салон.

Висипайтеся! Недосипання та нестачею снаведе до неадекватного сприйняття реальності та знижує ефективність діяльності.

Якщо у вас сидяча робота – частіше відривайтеся від стільця, якщо робота пов'язана ще й з комп'ютером – не забувайте про зарядку для очей, якщо у вас розумова робота – розбавте її невеликими фізичними навантаженнями. Все це, безумовно, позначиться на продуктивності вашої діяльності.

НЕ ВІДПОЛЮЧАЙТЕСЯ НА ДРІБНИЦІ

Якщо ви зайнялися справою, подбайте звести можливі відволікаючі моменти до мінімуму. Це означає, жодних зовнішніх подразників і жодних перерв у роботі з дрібниць (я не маю на увазі необхідні перерви, про які згадав раніше). Якщо ви куритимете через кожні півгодини, щогодини перевіряти електронну пошту, відповідати на телефонні дзвінки і при цьому ще спілкуватися в чаті це погано позначиться на продуктивності вашої діяльності. Крім того, що ви втрачаєте час, відволікаючись нехай навіть на 5-10 хвилин у вас ще йде якийсь час на те, щоб відновити колишній темп роботи.

Вирішивши продуктивно попрацювати, краще заздалегідь попередити тих, хто може відволікти вас в даний період часу. Якщо у вас віддалена робота, і ви працюєте вдома, скажіть своїм домочадцям звертатися до вас лише за великою потребою. Якщо ви працюєте в офісі можна закрити двері до свого кабінету, а якщо це неможливо надягніть навушники та увімкніть музику (звичайно якщо вона вас не відволікає, але про це нижче), ну або попередьте - "Я працюю!". Не варто ні кого звинуватити у недостатній продуктивності своєї праці, ви самі створюєте собі перешкоди. Якщо оточуючі не поважають і не цінують ваш час, то тільки тому, що ваше мовчання їм це дозволяє.

ДІЛИТЬ РОБОТУ НА ЕТАПИ

Продуктивна діяльність багато в чому залежить від термінів, які ви відводите тій чи іншій справі. Для виконання конкретної роботи слід відводити певний проміжок часу, ставте собі міні-цілі. Можете навіть встановити таймер, обмеживши себе лімітом часу.

Можна спочатку виконати найскладнішу або найнеприємнішу роботу, а потім взятися за те, що вам подобається. Порівняно з тим, що ви зробили, все інше вам здасться легко здійсненним і це спонукає на подальші дії. А можна вчинити з точністю навпаки, зробити щось легке та приємне, це дозволить увійти до робочого ритму, а потім і гори до плеча. Кому що личить.

Великі і довгострокові проекти краще ділити на менші етапи, тоді ці проекти здаються більш керованими, плюс це дає можливість оцінити роботу, яка вже зроблена, нехай до її повного завершення ще довгий шлях.

Впорається з роботою, яку ви постійно відкладаєте, ви зможете, якщо змусите себе попрацювати якісь 20-30 хвилин (або переконаєте, сказавши – « Це займе лише півгодини, за цей час я хоч щось зроблю»). Якщо вона вас чимось лякала, за цей час ви зрозумієте, що не все так страшно, адже відомо – очі бояться, а руки роблять. І почавши, вам можливо захочеться зробити все до кінця.

Причиною зниження продуктивності може бути одночасна зайнятість кількома справами. Зосередьтеся на чомусь одному.

ВАМ ДОПОМОЖЕ МУЗИКА

«Музика надихає, сприяє польоту уяви, забезпечує душу крилами, музика надає життя і веселощі всьому існуючому, вона спонукає нас красномовно мислити…» Платон

Деякі люди змушують зібратися звуки музики. Згідно з дослідженнями, проведеними англійськими вченими, продуктивність роботи людей, які слухають класичну музику та зайняті справою, вища, ніж у людей, які працюють у тиші. В іншому ідеальний рецепт тут підібрати складно – мало того, що музичні уподобання у всіх різні (когось може надихати та стимулювати хеві-метал), ще й діє музика на всіх по-різному. У будь-якому випадку не складно перевірити – чи заважає вам музика під час роботи чи допомагає.

НАВІДІТЬ ПОРЯДОК

Зверніть увагу на своє робоче місце. Захаращений робочий стіл не сприяє продуктивній роботі, він лише відволікає та дратує своєю нагородженістю. Розвантажте його, приберіть все зайве і непотрібне, а те, що потрібно акуратно, розкладете по місцях.

СПРАВІ ЧАС

Необхідно враховувати момент, що у кожної людини є пік активності – це той час, коли ви можете зробити свою роботу з меншою втратою енергії та якісніше. Ви навіть можете не знати, який період дня для вас найбільш продуктивний. Щоб визначити цей годинник (максимально продуктивний саме для вас) спробуйте працювати в різний час.

Так само бувають дні, коли натхнення накриває з головою, треба скористатися моментом і робити в такі дні якнайбільше – понад норму.

Ці прості поради допоможуть вам збільшити продуктивність своєї праці, всі вони перевірені часом та надзвичайно ефективні! І пам'ятайте, чим продуктивніше ви працюватимете, тим більше у вас залишиться часу на хобі, відпочинок та близьких людей.

P.S. У цій статті ні слово не було сказано про лінощі, тому що це окрема тема - Як боротися з лінощами.

В 1915 Альберт Ейнштейн представив свою блискучу і революційну теорію відносності. Протягом трьох років, що передували цьому, він повністю присвятив себе створенню цієї теорії, не відволікаючись ні на що інше.

Я не закликаю вас витрачати три роки на створення одного проекту, але такий метод фокусування справді ефективний.

Це був невеликий екскурс у минуле, а тепер звернемося до сучасних реалій: сьогодні стала доволі популярною тенденція «робити менше». Як випливає з назви, цей напрямок охоплює техніки, за допомогою яких можна досягти більших результатів, докладаючи менше зусиль.

1. Закон Парето, чи принцип 20/80

Загалом цей принцип формулюється так: 20% зусиль дають 80% результату, інші 80% зусиль - лише 20% результату. Закон 20/80 застосовується практично у всіх сферах життя. Наприклад, згідно із цим законом, 20% злочинців скоюють 80% злочинів.

Якщо ви знаєте, як скористатися законом Парето належним чином, це допоможе вам не лише у професійному, а й у повсякденному житті. Це маленький зручний трюк, який зможе допомогти спрогнозувати результат. Наприклад, якщо ви товариська людина, то у вас, швидше за все, багато друзів. Подумайте, хто з цих людей прийде до вас на допомогу у скрутній ситуації. Ймовірно, їх буде небагато, якраз щось біля тих горезвісних 20%. Варто взяти це до уваги і намагатися підтримувати спілкування з цими 20% замість того, щоб витрачати час на віртуальних друзів.

Як це працює

Відповідно до закону Парето, слід виконувати всі неважливі завдання тоді, коли ваша продуктивність невисока. Наприклад, багато людей, щойно прийшли з ранку на роботу, не можуть одразу ж включитися у робочий процес. Їм потрібно поспілкуватися з колегами, випити філіжанку кави або зробити щось ще, що допоможе їм налаштуватися на робочий лад.

Тільки у цьому випадку вони зможуть продуктивно працювати. Важливо розставити пріоритети між робочими завданнями. Намагайтеся виконувати важливі завдання саме в той час, коли ваша працездатність буде на високому рівні.

2. Три важливі завдання

Багато становлять список справ, це дозволяє зробити робочий процес більш організованим. Звичайно, в 21 столітті ми вже відійшли від того, щоб записувати майбутні справи на папері, для цього ми маємо смартфони та комп'ютери.

Я пропоную вам дотримуватися одного простого правила: щоранку витратите п'ять хвилин на те, щоб записати три найважливіші завдання на день. Потім зосередьте всі свої зусилля на виконанні цього короткого списку.

Це чудова альтернатива тим нескінченно довгим спискам завдань, які ми зазвичай любимо складати. Кого ми обманюємо, адже на них не вистачить і тижня, не говорячи вже про один день. Зосередьтеся на цих трьох основних завданнях, і якщо ви встигнете виконати їх раніше терміну, то можете взятися за щось ще.

Це проста, але дієва звичка справді може підвищити вашу продуктивність.

3. Філософія «Роби менше»

Філософія «Роби менше» дуже популярна у сучасних реаліях. Різні автори пропонують різноманітні підходи. Наприклад, Марк Лессер написав книгу "Досягти більшого, роблячи менше", засновану на дзен-буддизмі.

Його маніфест «робити менше» починається зі спростування твердження про те, що зниження навантаження робить співробітників лінивими та негативно позначається на їх продуктивності. Коли ми виконуємо менше завдань, ми можемо насолодитися своїми досягненнями.

Марк Лессер рекомендує знаходити кілька хвилин під час робочого дня, щоб помедитувати. Це вирівнює ваше дихання, ви прийдете до тями, позбавитеся стресу і зможете краще сконцентруватися на поставленій задачі.

Не забувайте про розміщення пріоритетів. В першу чергу виконуйте важливі завдання, а потім переходьте до низькопріоритетних. Не перевантажуйте себе великою кількістю завдань: краще зробити менше, але якісно та із задоволенням, чим більше, але без ентузіазму.

4. Помідорна техніка

Помідорну техніку запропонував Франческо Чирілло. Техніка називається помідорною через те, що її автор спочатку застосовував кухонний таймер як помідор для вимірювання часу.

В основі методики лежить принцип працювати 25 хвилин над конкретним завданням без перерви, але після цього обов'язково зробити перерву.

Як це працює

Подивіться на свій список завдань та виберіть із нього найпріоритетніші завдання.
Потім встановіть таймер на 25 хвилин і почніть працювати, ні на що не відволікаючись, доки не почуєте сигнал таймера. Кожен 25-хвилинний період називається «помідор».
Після цього зробіть п'ятихвилинну перерву і увімкніть таймер знову.
Після чотирьох «помідорів» (тобто через кожні дві години) робіть тривалішу перерву в 15–20 хвилин.
Якщо ваше завдання займає понад п'ять «помідорів», його можна розділити на кілька частин.

Така техніка допомагає працювати над пріоритетнішими завданнями, покращує увагу та допомагає краще сконцентруватися.

5. Міф про багатозадачність

Режим багатозадачності зовсім робить нас більш продуктивними, це міф. Насправді, коли ми концентруємося на багатьох завданнях одночасно, це негативно впливає на нашу продуктивність і концентрацію.

Незалежно від того, наскільки добре ви пристосувалися працювати в режимі багатозадачності, ваша продуктивність буде набагато меншою, ніж якщо ви вирішили зосередитися від початку і до кінця на виконанні одного завдання.
Девід Мейєр, професор університету штату Мічіган

Ефективно виконувати одночасно кілька завдань можна лише у деяких особливих випадках. Скажімо, коли ви робите щось автоматично, наприклад, йдете і одночасно розмовляєте. Ходьба – це діяльність на автоматі, вона не вимагає того, щоб ви на ній зосередилися. Добре це ілюструє відома казка:

Якось мураха зустріла на лісовій стежці сороконіжку, яка весело й безтурботно бігла йому назустріч. Мураха запитав сороконіжку: «Як ти так спритно переставляєш усі свої 40 лапок? Як тобі вдається так легко і швидко пересуватися? Сороконіжка на хвилинку задумалася і ... не змогла більше зрушити з місця!

Якщо ви хочете виконувати поставлені завдання продуктивніше, краще зосередьтеся на одному завданні, виконайте його від початку до кінця і потім переходьте до інших.

6. Інформаційна дієта

У наш час перевантажити свій мозок інформацією так само просто, як отримати тепловий удар у пустелі Сахара. І навіть симптоми схожі: порушення сну, розсіяна увага та уповільнена реакція. Наш мозок перевантажений інформаційним шумом. У сучасному світі люди постійно шукають новини, хоча вони й так скрізь оточують нас.

У цьому випадку Тімоті Ферріс, автор книги «Як працювати по чотири години на тиждень і при цьому не стирчати в офісі „від дзвінка до дзвінка“, жити де завгодно та багатіти» радить людям «сісти на інформаційну дієту». Подумайте, чи справді для вас важливі всі електронні листи, блоги, газети та журнали, які ви читаєте? Вам насправді потрібно витрачати так багато часу на соціальні мережі та телевізор?

Постарайтеся отримувати якнайменше зовсім непотрібної для вас інформації хоча б протягом тижня і простежте, як це позначиться на вашій продуктивності.

7. Живіть за графіком

Запитайте будь-яку успішну людину, коли вона або вона прокидається, і, швидше за все, почуєте, що ця людина рано встає. Це досить нескладно: у першій половині дня не так багато факторів, що відволікають, тому ми можемо сфокусуватися на пріоритетних справах.

Пам'ятайте, що є час відпочивати, а час працювати. Проведіть точні межі між тим та іншим. Почніть із того, що припиніть займатися справами, як тільки відчуєте, що вам необхідно відпочити.

Краще жити із планом, ніж без нього.

Закон Паркінсона говорить, що «робота заповнює час, відпущений неї».Це означає, що якщо ви, наприклад, вирішили, що напишете звіт за тиждень, ви весь тиждень його писатимете. Особливо закон Паркінсона застосуємо до справ, які нам не подобаються і якими ми не маємо бажання займатися. Багато хто з нас схильний розтягувати справи настільки, наскільки це можливо. Але якщо ви покладете кожну задачу в жорсткі рамки, це дозволить вам розправлятися зі справами значно ефективніше. Коли у вас є дедлайни, ви намагаєтеся встигнути виконати все вчасно, так що це чудова мотивація.

Почнемо з помилок, які цю саму продуктивність і залучення можуть зарубати на корені.

8 причин низької продуктивності

1. Добре виконана робота ніяк не відзначається керівництвом чи колегами

Скажіть, чи ви хоч раз проводили неформальні бесіди зі своїми співробітниками про їхні успіхи за рік? Ви частіше відзначаєте здобутки, хай і невеликі, чи вказуєте на недоліки? Ми стільки сил вкладаємо, щоб краще дізнатися про наших клієнтів: збираємо їхні контакти, вітаємо з Днем народження, вигадуємо спеціальні акції та розпродажі, які спрацюють саме на нашій цільовій аудиторії, але майже нічого не знаємо про тих, хто працює поряд з нами. Зворотний зв'язок важливий не лише від клієнтів, а й від співробітників.

2. Непослідовні цілі та неконкретні завдання, поставлені керівником

Можна зрозуміти вашого замовника, який спочатку хотів один дизайн, а потім передумав та попросив усе поміняти. Набагато складніше працювати в обстановці, коли завдання постійно змінюються зверху без жодного пояснення причин. Робота виконується, але не доводиться до результату. Співробітники не бачать сенсу вкладатися в результат, тому що немає жодних гарантій, що мета не зміниться ще кілька разів. Якщо ваш бізнес передбачає постійні зміни, дробіть завдання та формулюйте цілі, які мають бути досягнуті до кінця тижня, 2 тижнів, місяця.

3. Занадто великий обсяг роботи

Аврали та понаднормові можливі, але тільки як форс-мажор. Практика постійних авралів неминуче призведе до плинності.

4. Єдиний графік роботи навіть для відділів, які жорстко не зав'язані на роботі з клієнтами

Кожен співробітник хоче знайти баланс між роботою та особистим життям. Комусь потрібно забирати дітей із саду, тому він може і готовий розпочинати робочий день раніше, хтось за своїм характером сова, і о 9-й і навіть 10-й годині його роботу не можна назвати ефективною. Подивіться роботу з позиції вашого підлеглого, чи потрібно йому бути з 9 до 18?

5. Непроста атмосфера на робочому місці

Змагання та челенджі підстьобують персонал працювати ефективніше. Але якщо для досягнення «свого» бонусу інтереси колег стикаються, сподіватися на співпрацю та синергетичний ефект уже не доводиться. Перевірте, чи немає точок перетину інтересів, які можуть породжувати конфлікт, та перегляньте програму мотивації.

6. Зайвий контроль

Відмовтеся від мікроменеджменту, коли керівник перевіряє за підлеглим кожен крок. Надлишкові перевірки, з одного боку, змушують працівника почуватися під прицілом, що особливо негативно позначиться на творчій роботі, а з іншого боку – знімають відповідальність із працівника, оскільки за ним і так перевірять. Довіряйте співробітникам, вони можуть успішно виконати завдання без постійного втручання.

7. Безглузді наради

Коли кількість співробітників перевалює за 15 осіб, наради стають необхідними для нормальної роботи. Завжди формулюйте порядок денний заздалегідь, особливо важливо це робити, коли ви хочете почути від співробітників якісь пропозиції та ідеї. За підсумками нарад фіксуйте домовленості, строки та призначайте відповідальних осіб.

8. Зайва бюрократія

Багато погоджень обтяжує великі компанії. Малому та середньому бізнесу теж варто переглянути свої процеси. Не виключено, що є прості завдання, які виконує більш кваліфікований співробітник лише тому, що так склалося історично.

Кроки підвищення продуктивності

Правильно ставимо завдання підлеглим

У будь-якому бізнесі головна цінність - досвідчені співробітники, лояльні до керівництва компанії, які розділяють місію.

Співробітник працює ефективно лише коли розуміє:

навіщо він це робить;
як він має це робити;
яка його відповідальність та повноваження;
хто відповідає за різні етапи роботи;
до кого може звернутися у разі труднощів.

Керівники, дійшовши якоїсь угоди у верхах, нерідко забувають донести до пересічних співробітників, чому було ухвалено те чи інше рішення. Витратьте 15 хвилин, щоб пояснити, чому ви повинні діяти по-іншому. Це припинить непотрібні обговорення у курилках та на кухні. Завжди відповідайте на запитання "навіщо".

Щоб уникнути ситуацій, коли підлеглі спочатку завдання роблять як зрозуміли, а потім як треба, проговоріть, а краще пропишіть, який результат вам потрібен. І розпочати тут треба з посадових інструкцій. Їх складання - справа неймовірно довга і нудна, вам доведеться шукати приклади вакансій і деталізувати, що саме повинен робити співробітник на тому чи іншому етапі саме у вас. Багато компаній нехтують складанням інструкцій під себе та обмежуються стандартними рекомендаціями, завантаженими з інтернету.

Ніхто, крім вас, не знає особливостей роботи ваших співробітників, добре прописана посадова інструкція визначить обов'язки співробітника в рамках його функціональних можливостей. Підлеглі перестануть бути незамінними.

Для новачків зробіть пам'ятку, який відділ чимось займається і кому можна звертатися у разі труднощів. В ідеалі - закріпіть за новачками наставників, які курируватимуть їх перші 3 місяці.

Більшість питань, які можуть виникнути у ваших клієнтів, типові. Щоб заощадити час, розробіть інструкції щодо типових ситуацій та зробіть їх доступними для всіх співробітників, які взаємодіють із клієнтами чи постачальниками. Нехай у ваших підлеглих будуть готові шаблони для супровідних листів та прописані алгоритми дій для телефонних розмов.

Переконайтеся, що кожен співробітник має свою зону відповідальності. Ваші підлеглі працюватимуть уважніше, оскільки у разі помилок відповідати доведеться їм. До того ж, це допоможе скоротити практику перекладання відповідальності на інших або звинувачення обставин, якщо щось іде не так.

Людям треба давати свободу у реалізації поставленої мети. Не потрібно контролювати кожен їхній крок. Нехай виявлять творчість та нестандартний підхід. Це дозволить їм проявити себе, показати що вони можуть ефективніше розв'язати завдання, ніж у прийнятих у компанії скриптах. Заганяючи в рамки, ми позбавляємо їхньої мотивації привносити в компанію нові підходи. Якщо позитивний ефект станеться, то це буде одним із найкращих мотивуючих дослідів, створених насамперед самим співробітником.

Мотивуємо співробітників

Наголошуйте на важливості виконаної роботи. Особливо важливо це для новачків, які можуть бути не завжди впевнені у прийнятих рішеннях та межах повноважень. Як мотивувати роздрібних продавців працювати краще?

Співробітники повинні знати, що у зовнішньому світі (з партнерами, колегами з інших відділів) їх керівник завжди захистить та прикриє, навіть якщо вони не мають рації. Але вже при внутрішньому розборі конструктивно донесе і вкаже на всі помилки, що виникли.
Богачов Олексій, директор з маркетингу «Running Heroes Russia»

Премії

Найкращих, безумовно, можна і треба преміювати. При винагороді дотримуйтесь правил:

Премія – не частина зарплати. Якщо ви офіційно платите 10 000 руб., а решту проводите як премію, причому регулярно і кожен місяць, то співробітник справедливо сприймає суму в конверті як складову своєї зарплати. Премія – лише за досягнення.
Ваш підлеглий має розуміти, як його робота вплине на можливу премію. Чи це настільки нелюбимі деякими продавцями особисті продажі, сума середнього чека, кількість нових покупців, які стали постійними, відсоток повернень тощо. Критерії вибирайте самі залежно від особливостей вашого бізнесу.
Слідкуйте за показниками та регулярно інформуйте колег, якщо для досягнення премії їм трохи не вистачає. Буває прикро дізнатися наприкінці кварталу, що до премії не набрали замовлень на якісь жалюгідні 14 000 руб.
Плани мають бути досяжними. Якщо в лютому чи влітку традиційне просідання, не варто чекати від співробітників грудневих показників. Нереальні плани дуже демотивують навіть найлояльніших.

Нематеріальні заохочення

Як бути, якщо ви не маєте вільних грошей для преміальних? Численні дослідження показали, що гроші - важливий, але не вичерпний чинник мотивації.

Вчасно сказане «дякую» мотивує та підбадьорює співробітника, сигналізує про те, що він йде у правильному напрямку та взагалі молодець. І тут особливо важливо відзначати не лише тих, чия робота завжди на увазі, а й темних конячок, які виконують свої завдання чесно та без зайвого шуму.

Зауважте вдалі рішення співробітників та їх успіхи. Чи буде це портрет співробітника біля каси «Найкращий працівник місяця», якісь особливі іменні брендовані чашки-футболки чи розширення повноважень.

Наші новачки починають працювати на стільцях. На звичайних м'яких офісних стільцях. У той же час їхні колеги розтинають офісний простір на кріслах із коліщатками. Крісло у нас – показник досвіду та досягнутого результату. Вийшло проявити себе - отримуй крісло. Не вийшло – сиди на стільці. Як виявилося, цей простий спосіб мотивації дуже залучає нових співробітників до бурхливої та продуктивної діяльності і максимально швидко знайомить із корпоративною культурою.
Олексій Загуменов, керуючий групою компаній «Авіра» (AviraKids)

Якщо у вас з підлеглими склалися партнерські відносини, то навіть несподіваний приїзд до них (якщо вони знаходяться на відстані, наприклад в іншому місті) і організована вечеря, мотивує їх набагато сильніше за банальні активності, які багато хто плутає з мотивацією.
Богачов Олексій, директор з маркетингу «Running Heroes Russia»

Ви зможете утримати кращих співробітників, якщо колектив буде згуртованим і не буде випадкових людей, які не розуміють цінностей вашого продукту або послуги. Інертні колеги, які звикли робити все абияк, своїм ставленням до роботи сильно демотивують інших співробітників і гальмують роботу тих, чия робота залежить від їх оперативних рішень. Визначити, що людина не вписується можна ще на етапі співбесіди. У крайньому випадку у вас завжди є випробувальний термін, щоб зрозуміти, чи підходить вам цей конкретний співробітник чи ні.

Створюємо умови праці, необхідні для продуктивної роботи

З працівниками краще підтримувати добрі стосунки і до скарг до інстанцій не доводити.

Обов'язково визначте час для обіду та місце, де співробітники зможуть перекусити та зробити перерву у роботі. Людина не може бути продуктивною всі 8-10 годин, протягом яких триває її зміна, перерви необхідні, щоб зрештою краще було для всієї організації в цілому. Дослідження показують, що короткі перерви допомагають швидше впоратися з новими завданнями та якісніше виконати роботу. А в іншому експерименті автор пропрацював 90-годинний робочий тиждень і дійшов висновків, що такий формат підвищує продуктивність на вкрай нетривалий час, а надалі лише погіршує його. Це застосовується в умовах форс-мажору, але не більше.

Перегляньте графік роботи. Все більше компаній відмовляються від жорсткого розкладу та переходять на гнучкий графік та видалення. Адже, за великим рахунком, важливо, щоб робота була виконана якісно і вчасно, а де саме її буде зроблено – не має значення.

У нашій компанії ми надаємо можливість віддалено працювати. Це можливе всім співробітників (виняток - склад). Це чудовий мотиватор, оскільки співробітники можуть ефективніше поєднувати роботу, особисте життя та захоплення. А також не витрачають зайвий час та гроші на дорогу.
Анна Симбірцева - засновник інтернет-магазину косметики Perfectoria.ru

Корпоративна культура

Середній, а особливо малий бізнес має дуже істотну перевагу перед гігантами. Ви невеликі, а отже, вам не треба вкладати серйозні кошти у створення корпоративної культури. Вона вийшла як би сама собою, сформувалася у колі однодумців.

Влаштовуйте заходи, які об'єднуватимуть людей та залучатимуть новачків. Ідеї можуть бути різними - спільні виїзди влітку на природу, взимку - на турбазу, походи в театр, кіно, на футбольні матчі чи хокей. Свята не повинні сприйматися як обов'язковий, від цього вони перестають бути святами.

Дослідження, проведені інститутом Геллапа (Gallup Organization, американський аналог нашого ВЦВГД), показали, що співробітники довше працюють у компанії і більш лояльні до рішень керівництва, якщо у них є друзі всередині організації. Близькі дружні стосунки підвищують задоволеність співробітників на 50%, а люди, які працюють разом із найкращим другом, у сім разів частіше відзначали залучення до робочого процесу.

Непрямим чином такі спільні вилазки також впливають на продуктивність - співробітники відчувають, що їх цінують не як функцію, а як людину.

Ми давно зрозуміли, що грошова мотивація працівників не є вирішальним фактором і позитивно діє на працівників недовго.
Намагаємося створити для штатних співробітників максимально комфортні умови праці, починаючи від емоційної атмосфери в колективі, зручних та функціональних робочих місць та закінчуючи такими малозначними, але приємними дрібницями як безкоштовні чай, кава та печиво на кухні.
Понад два роки тому відкрили для компанії корпоративний фітнес, що знаходиться в сусідньому бізнес-центрі. Це позитивно оцінили співробітники, які кілька разів на тиждень відвідують фітнес-центр та басейн групами зі «спортивних інтересів».
А ось святкування днів народження та інших дат в офісі у нас не вітається, ми за здоровий спосіб життя.
Андрій Штиров, комерційний директор маркетингової агенції ZOOM MARKET

Оптимізація

Подумайте, які процеси у вашій компанії потребують покращення. З погляду керівника ви бачите процес загалом і приблизно розумієте, скільки потрібно буде вкласти у покращення.

Дрібниці допоможуть помітити ваші співробітники. Створіть анонімний «лист гніву», у якому ваші підлеглі напишуть, що у своїй роботі вони вважають незручним. «Лист гніву» можна розмістити на сервері, якщо у всіх співробітників є доступ до інтернету, або поставити звичайну коробку на кухні або підсобці.

У нашому видавництві за підсумками «аркуша гніву» тестувальнику поставили додатковий комп'ютер, щоб перевірка однієї збірки не гальмувала виконання інших завдань. Ці витрати окупилися підвищенням лояльності співробітника (його цінують, два комп'ютери тепер!) І суттєвим прискоренням роботи. Виявилося, що збільшений обсяг роботи не треба розподіляти на інших співробітників або оплачувати понаднормові, все може зробити один, але на більш зручній техніці.
Анна Крузенштерн, головний редактор Видавництва Форум Медіа

«Лист гніву» допоможе побачити вузькі місця очима співробітників. Ви зрозумієте, що саме потребує автоматизації, а які функції можна перерозподілити між колегами.

В підсумку

Визначтеся, наскільки зацікавленим у результатах праці має бути ваш підлеглий. Якщо ви тримаєте фастфуд, і немає різниці між шеф-кухарем та студентом на підробітку, тоді можна дозволити собі міняти персонал як рукавички. Але якщо потрібна вдумлива робота чи якісне конкурентоспроможне надання послуг, варто подумати про підвищення лояльності.

За гроші можна вимагати від людини виконання інструкцій та формального вирішення завдань. Для справжньої самовіддачі доведеться заручитися довірою та добрим ставленням з боку працівників, підштовхнути їхній ентузіазм, дати їм можливість проявити свої найкращі якості. Зробити це часом зовсім не важко. Як сказав Сергій Петрович Капіца, керувати – це означає не заважати добрим людям працювати.

Усі хочуть досягти успіху в житті, але деяким здається, що для цього потрібно працювати занадто багато, чому життя перетвориться на пекло. Якщо ви втомилися від постійного десятигодинного робочого дня, спробуйте використати ефективні способи збільшення продуктивності.

Фокусуйтеся на трьох головних завданнях на день

Не намагайтеся розпорошуватись на список справ із сотні пунктів. Ви не зможете їх виконати і потім докорятимете себе. Краще виділити всього три, зате найголовніших, завдання і почати ранок із виконання першої ж із них. Так ви зможете завжди просуватися за списком завдань та навчитеся добре розставляти пріоритети.

Щодня займайтеся спортом півгодини

Ви не зможете продуктивно працювати, якщо відчуватимете втому, і ваш спосіб життя буде вкрай пасивним. Вам потрібна енергія. Набути її допоможуть регулярні заняття спортом.

Починайте працювати раніше та закінчуйте у термін

Ніколи не затримуйтесь на роботі допізна. Краще плануйте свій день так, щоб встигати все зробити ще до того, як закінчиться робочий годинник.

Перестаньте постійно перевіряти пошту

Інтернет може вкрасти у вас неймовірну кількість часу. Якщо ви працюєте над серйозним завданням, не відволікайтеся на постійну перевірку пошти і, тим більше, на соціальні мережі. Відключіть телефон і закрийте всі вкладки, що відволікають вас.

Встановіть ліміт для будь-якого завдання

Однією з найкорисніших стане звичка завжди чітко визначати час, необхідний виконання тієї чи іншої завдання. Намагайтеся вписуватися в певний графік і не перевищуйте виділений собі час, щоб не забувати про наступні завдання.

Користуйтесь принципом Парето

Він також відомий як правило вісімдесят до двадцяти. За двадцять відсотків часу можна виконати вісімдесят відсотків роботи. Просто потрібні максимальна концентрація та увага на найвищому рівні. Докладіть всіх необхідних зусиль і результат вас вразить.

Забудьте про багатозадачність

Перестаньте ставити собі безліч завдань відразу. Раніше метод одночасного виконання багатьох завдань вважався правильним, але дослідження вже дозволили помітити, що це помилковий підхід. Не намагайтеся бути у кількох місцях одночасно. Робіть лише одне завдання за раз, максимально концентруйтеся на його виконанні та не поєднуйте роботу ні з чим іншим.

Менше ходіть на робочі зустрічі

Далеко не всі робочі збори справді корисні. Якщо відвідування необов'язкове, подумайте, чи вам потрібно брати участь. Можливо, ви й так знаєте, що вам потрібно робити, а пусті обговорення лише будуть марнуванням часу.

Побудьте на інформаційній дієті

Спробуйте тимчасово обмежити надходження нової інформації. Не читайте новини та статті. Нехай світ буде на кілька днів закритий для вас. Прислухайтеся до власних думок і почуттів замість постійно відволікатися на чужі.

Виділіть час для роздумів

Щоб продуктивніше працювати, вам потрібно вміти концентруватись. Але ніщо не заважає концентрації сильніше, ніж відсутність ладу в думках. Постарайтеся контролювати все, що спадає вам на думку, не поринайте в бездумні хвилювання. Дайте собі певний час для роздумів і щодня розумійтеся на собі.

Робіть перерви

Неможливо завжди працювати на межі сил. Якщо вам потрібно трохи розвіятись, не бійтеся зробити перерву. Люди, які вміють робити короткі перепочинки між моментами активної та зосередженої роботи, показують вищий результат, ніж ті, хто намагається не відриватися та швидко стикається з проблемою концентрації уваги.

Виберіть музику

Пошта та телефон повинні бути під забороною під час роботи. Єдиний подразник, який може бути вашим союзником – музика. Знайдіть мелодію, яка не відволікає вас, але підтримує робочий настрій.

Починайте з найскладнішого завдання

Насамперед, вибирайте те, чого боїтеся приступати. Якщо ви відразу ж розберетеся із завданням, яке турбує вас більше за інших, ви весь день відчуватимете піднятий настрій.

Тримайте напоготові блокнот та ручку

Щоб не позичати голову зайвими роздумами, записуйте все, що необхідно. Нехай у блокноті буде список справ, усі ваші робочі ідеї, план на тиждень. Головне – усім ділитися з папером. Тоді вашому підсвідомому не доведеться постійно нагадувати вам важливу інформацію.

Ведіть блог

Пишіть у блозі про свої успіхи та особистісне зростання. Це допоможе вам контролювати те, що відбувається, і постійно працювати над саморозвитком. Ви чіткіше бачитимете прогрес.

Заздалегідь розплануйте меню на тиждень

Здається, що їжа не має жодного стосунку до ефективної роботи? Подумайте вкотре! По-перше, якщо у вас буде чіткий план, за яким ви зможете заздалегідь зробити покупки, вам не доведеться думати про походи в магазин протягом тижня, і ви зможете сконцентруватися на важливіших речах. По-друге, так легше контролювати харчування, а лише людина, яка харчується правильно, може бути максимально ефективним працівником.

Висипайтеся

Ця порада також пов'язана з продуктивністю. Важливо не тільки займатися спортом та правильно їсти, а й регулярно відпочивати. Тільки коли ви спите, мозок може переробити всю отриману інформацію за день. Тож постарайтеся давати йому таку можливість щодня. Дайте собі час для відпочинку.

Організуйте робочий простір

Груди паперів дезорієнтують та знижують вашу продуктивність. Оптимізуйте своє робоче місце, наведіть у всьому порядок, визначте місця для всіх потрібних предметів, а зайвих просто позбавтеся.

Використовуйте час поїздки на роботу правильно

Якщо ви довго добираєтеся до роботи, постарайтеся використовувати з толком і цей час. Ви можете вирішити робочі питання, а можете послухати навчальну аудіокнигу. Це дуже корисно та зручніше, ніж читання у паперовому варіанті. Ви зможете використовувати кожну хвилину свого дня з толком.

Менше часу проводіть у душі

Ця порада може здатися вам смішною. Але багато людей дійсно надто довго миються! Півгодини, проведені в душі, могли б бути використані набагато кориснішим чином.

1. Закон Парето, чи принцип 20/80

Як це працює

2. Три важливі завдання

Це проста, але дієва звичка справді може підвищити вашу продуктивність.

3. Філософія «Роби менше»

4. Помідорна техніка

Як це працює

Подивіться на свій список завдань та виберіть із нього найпріоритетніші завдання.
Потім встановіть таймер на 25 хвилин і почніть працювати, ні на що не відволікаючись, доки не почуєте сигнал таймера. Кожен 25-хвилинний період називається «помідор».
Після цього зробіть п'ятихвилинну перерву і увімкніть таймер знову.
Після чотирьох «помідорів» (тобто через кожні дві години) робіть тривалішу перерву в 15–20 хвилин.
Якщо ваше завдання займає понад п'ять «помідорів», його можна розділити на кілька частин.

5. Міф про багатозадачність

Незалежно від того, наскільки добре ви пристосувалися працювати в режимі багатозадачності, ваша продуктивність буде набагато меншою, ніж якщо ви вирішили зосередитися від початку і до кінця на виконанні одного завдання.
Девід Мейєр, професор університету штату Мічіган

Якось мураха зустріла на лісовій стежці сороконіжку, яка весело й безтурботно бігла йому назустріч. Мураха запитав сороконіжку: «Як ти так спритно переставляєш усі свої 40 лапок? Як тобі вдається так легко і швидко пересуватися? Сороконіжка на хвилинку задумалася і ... не змогла більше зрушити з місця!

6. Інформаційна дієта

7. Живіть за графіком

Краще жити із планом, ніж без нього.