Як правильно спілкуватися із підлеглими на роботі. Основні правила поведінки у колективі: особливості та рекомендації

За мотивами прочитання книги

How To Say It for First-Time Managers: Winning Words and Strategies for Earning Your Team’s Confidence

Джек Гріффін
Prentice Hall Press 2010

Для керівника-початківця важливі не тільки талант і старанність, але і вміння спілкуватися з підлеглими. Керівник, який не вміє донести свою думку до співробітників, – все одно що риба, яка не вміє плавати.

Так що ж робити менеджеру, який щойно заступив на нову посаду? Найкращим виходом прочитатиме чудову книгу Джека Гріффіна, в якій описуються найважливіші прийоми налагодження комунікації з підлеглими. Автор зі знанням справи розповідає, що і як має говорити керівник на роботі, які слова та жести треба використати, а яких уникати.

Той, хто не вміє спілкуватися, не може й керувати

Будь-який керівник насамперед має вміти спілкуватися з підлеглими. Ефективність спілкування залежить від цього, чи здатний він говорити з ними мовою лідерства, який включає у собі низку вербальних і невербальних прийомів спілкування. Зокрема, керівник зобов'язаний стежити за своїми мімікою та жестами, оскільки у спілкуванні вони означають не менше ніж слова.

Надсилаючи негативні невербальні сигнали, керівник перестає надихати і мотивувати підлеглих. Щоб від вас виходило відчуття спокійної сили, контролюйте свою поведінку під час спілкування. Не метушіться і не позіхайте. Щоб показати інтерес до розмови, кивайте та нахиляйтеся до співрозмовника. Вітальне рукостискання має бути не надто сильним, але й не млявим. У розмові намагайтеся не торкатися свого носа, вух чи очей, оскільки ці жести сигналізують про вашу невпевненість. Почухуванням голови ви демонструєте розгубленість. Не забувайте усміхатися.

Розмова мовою бізнесу

Володіння мовою лідерства дозволяє новому керівнику здобути у підлеглих довіру та авторитет. Однак він має вміти говорити і мовою бізнесу, головними поняттями якого є гроші та час. У розмовах із співробітниками частіше оперуйте такими термінами, як "витрачені гроші" і "зароблені гроші", "витрачений час" і "заощаджений час". Можна виділити десять принципів, куди має спиратися спілкування керівника з підлеглими:

Відповідальність. Жоден проект не можна розпочинати перш, ніж буде знайдено людину, яка візьме на себе відповідальність за її виконання.

Співробітництво. Щоб колектив міг досягти мети, що стоять перед ним, співробітники повинні працювати як одна команда.

Прийняття рішень. Керівникам доводиться щодня приймати непрості рішення - у цьому полягає суть їх роботи.

Ділова етика. Людям, які не бажають суворо дотримуватися етичних стандартів, не місце у бізнесі. Практична цінність. Тверезо оцінюйте ідеї, пропозиції та проекти.

Якість роботи. Заохочуйте підлеглих виконувати роботу якісно.

Навчання. Вчіть людей отримувати уроки з досвіду. Постійно наголошуйте, що їм потрібно “навчитися” чогось, “уважно розібратися” та щось “з'ясувати”.

Місія. Ясне уявлення про спільну мету компанії змушує співробітників ставитись до виконання окремих завдань більш відповідально.

Продуктивність. Заохочуйте співробітників професійно розвиватися.

Бездоганність. Компанія, яка не прагне досягти досконалості у своїй діяльності, не має майбутнього.

Чи вмієте ви слухати?

Ефективна комунікація передбачає вміння співрозмовників вислуховувати одне одного. Керівник не може дозволити собі бути диктатором. Йому необхідний живий діалог зі співробітниками, якщо він хоче домогтися їхнього сприяння. У розмові з підлеглим продемонструйте жестами та мімікою, що уважно його слухаєте. Не варто схрещувати руки на грудях чи класти їх на стегна. Іноді повторюйте за співрозмовником його слова. Наприклад, якщо співробітник каже: “Я порадив йому купити комп'ютер потужніший”, то ваша реакція може бути такою: “Отже, ви порадили йому поставити комп'ютер потужнішим? Непогана ідея". Також дотримуйтесь кількох інших рекомендацій:

У розмові трохи нахиляйтеся вперед. Так ви покажете співрозмовнику, що розмова вам цікава.

Не хитайте головою. Співрозмовник може вирішити, що ви не погоджуєтесь.

Підтримуйте зоровий контакт. Уважно дивіться на співрозмовника.

Не опускайте підборіддя. Опущене підборіддя – знак захисної реакції.

Слідкуйте за диханням співрозмовника. Прискорене дихання - ознака занепокоєння.

Перший день нового керівника

Поведінка нового керівника означає для співробітників не менше, ніж його слова. Ваш успіх як начальника багато в чому залежатиме від того, наскільки ретельно ви підготуєтеся до першого дня роботи на новій посаді. Насамперед всебічно вивчіть діяльність своєї нової компанії. Прийшовши на роботу, не поспішайте усамітнюватись у кабінеті. Пройдіться по офісу, познайомтеся з підлеглими. Розпитайте їх, якими проектами вони зараз займаються. Не намагайтеся відразу змінити заведений порядок речей. Детально обговорюйте зі співробітниками лише ті питання, в яких добре знаєтеся. Якщо ви не впевнені, що добре володієте темою, краще промовчите.

Ретельно обміркуйте свою лінію поведінки першому діловому нараді. Коли настане ваша черга говорити, зробіть паузу за кілька секунд, щоб присутні звернули на вас увагу. Ця пауза дасть їм час на підготовку до того, щоб вислухати вас. Починайте говорити тільки після встановлення зорового контакту з людьми, що сидять перед вами.

Спілкуючись з кимось із підлеглих віч-на-віч, використовуйте слова та висловлювання, що полегшують взаєморозуміння. Наприклад, якщо співробітник розповідає про неприємну ситуацію, то замість "Схоже, у вас проблема" скажіть йому: "Бачу, що у нас проблема". Тим самим ви дасте підлеглому зрозуміти, що готові допомогти йому.

Як досягти ясності у спілкуванні

Спілкуючись зі співробітниками письмово, розмовляйте чітко, ясно і по суті. У розмовах з ними робіть акцент на загальних для вас цінностях - так ви пробудите у них інтерес. Вимагаючи у підлеглих надання певних відомостей, завжди уточнюйте, який вид даних вам потрібен і в які терміни. Інструктуючи персонал, пам'ятайте, що всі ваші вказівки мають відповідати на п'ять питань: хто, що, коли, де і чому. Не намагайтеся контролювати кожен крок підлеглих. Ваші інструкції не повинні бути багатослівними - подайте їх у формі покрокових вказівок у хронологічному порядку. Регламентувати роботу намагайтеся письмово, не забуваючи вказати на практичну користь від виконання кожного нового правила, яке вводите.

Співробітники стануть краще виконувати свої обов'язки, якщо у спілкуванні з ними ви будете використовувати такі вирази, як “надаю вам підтримку”, “обговоримо разом”, “давайте разом переосмислимо” та “маємо взяти на себе відповідальність”. Деякі слова і фрази краще виключити зі свого лексикону, наприклад: "повна плутанина", "серйозна помилка", "недолік", "катастрофа" та "некомпетентність". Доручаючи підлеглим завдання, будуйте розмову так:

Докладно опишіть мету, якої потрібно досягти.

Поясніть, які вигоди принесе компанії досягнення цієї мети.

Розкажіть, як ця мета узгоджується із загальною стратегією компанії.

Перерахуйте завдання, які доведеться виконати для досягнення мети.

Розбийте ці завдання окремі завдання.

Доручіть ці завдання конкретним співробітникам.

Поясніть, що і в які терміни потрібно зробити для виконання кожного завдання.

Продумайте систему показників, які допоможуть вам контролювати хід виконання кожного із завдань. Плануючи графік роботи, будьте конкретні. Наприклад, завдання може звучати так: "Опитати десять клієнтів до третього червня".

Коучинг та наставництво

Хороший керівник не тільки розподіляє завдання, а й бере на себе роль коуча та наставника. Необхідно розрізняти найважливіші функції керівника. Коучинг спрямовано розвиток конкретного вміння чи навички. Керівники часто виступають у ролі коучої, пояснюючи підлеглим їх цілі, завдання та обов'язки. В основі наставництва лежить індивідуальна домовленість між керівником, який виступає в ролі вчителя, та його підлеглим, якого він бере під свою опіку на невизначений час. Наставник спрямовує його професійний розвиток, ділиться своїм досвідом та допомагає налагоджувати корисні ділові зв'язки. Крім того, наставник допомагає підопічному формулювати проблеми та ідеї, які у того виникають. Зустрічі наставника з підопічним повинні відбуватися регулярно за заздалегідь складеним графіком. Виступаючи в ролі коуча чи наставника, спонукайте співробітників ставити перед собою важливі цілі, досягнення яких вимагатиме від них серйозних зусиль.

У своєму лексиконі коучу слід використовувати такі спонукальні слова та фрази, як "почнемо заново", "подолаємо" та "виявимо ініціативу". Є й фрази, яких краще уникати, наприклад: “просто виконуйте те, що сказано” чи “я ваш начальник”.

Важливість позитивного настрою

Керівник повинен постійно випромінювати оптимізм, вселяти підлеглим життєрадісний настрій та віру в успіх. У всьому намагайтеся шукати позитивні сторони. Звикніть говорити "складне завдання" замість "проблема", "висловлювати думку" замість "критикувати", "інвестиції" замість "витрати". Обговорюючи із співробітниками результати їхньої роботи, покажіть їм, що ви цінуєте їхні зусилля, а критичні зауваження залиште на потім. Не слід сподіватися, що співробітник відразу зрозуміє все, про що ви йому кажете. Тому у розмові ви повинні регулярно перепитувати, чи все йому зрозуміло. Ваш стиль спілкування може мати як позитивний, і негативний вплив на моральний дух у колективі. Завжди пам'ятайте, що завдання керівника – надихати підлеглих на бездоганне виконання своєї роботи. Демонструйте захопленість своєю справою. Чи не замовчуйте проблеми, а говоріть про них відкрито, не забуваючи запропонувати варіанти їх вирішення. Будь-який керівник повинен знати, як поводитися з проблемними співробітниками. Існує чотири основні типи проблемних співробітників, до кожного з яких потрібно знайти особливий підхід:

• Задира. З такими співробітниками краще листуватися електронною поштою, а не спілкуватися особисто, щоб не провокувати конфлікт.
• Співробітники із пасивно-агресивною поведінкою. Відмінна риса цих співробітників полягає в тому, що на них не можна покластися. Такі люди люблять говорити про важливу роботу: “Все буде гаразд!”, проте не роблять її як слід. Керівник повинен постійно стежити за якістю таких співробітників. Не намагайтеся розібратися в їхній психології, а просто змусіть працювати так, як слід.
• Хронічні скаржники. Ігноруйте невдоволення таких співробітників, поки вони справляються з обов'язками. Не приймайте їхні скарги близько до серця. У спілкуванні з такими людьми важливо дотримуватися принципу: "Робота насамперед".
• Грубіяни. Ви не повинні миритися з людьми, які словесно ображають інших. Виключіть лайки з власної мови. Щоб остудити таких співробітників, вчасно робіть їм зауваження.

Іноді обставини змушують вас говорити "ні" у відповідь на прохання підлеглих. У такому разі дотримуйтесь кількох простих рекомендацій:

• Говоріть чітко, щоб людина даремно не чекала від вас позитивної відповіді.
• Поясніть причини відмови.
• Запропонуйте щось натомість. Перейдіть від обговорення того, що зробити не можна, до обговорення того, що можна зробити.
• Говорячи "ні", будьте послідовні. Спробуйте задовольнити прохання співробітника хоча б частково.

Бездоганних керівників не буває - час від часу всі ми робимо помилки. Допустивши промах, визнайте свою провину у присутності підлеглих та вищого керівника. Однак не захоплюйтеся самобичуванням. Будьте об'єктивними, оцінюючи наслідки допущеної помилки. Вживіть заходів для її виправлення. Немає нічого гіршого, ніж перекладати провину за свій промах на когось іншого.

Проведення нарад

Кожна нарада повинна мати порядок денний, в якій потрібно вказати її мету та перерахувати питання, що виносяться на обговорення. Вирішіть заздалегідь, скільки часу ви виділите на розгляд кожного пункту порядку денного. На нараді не повинно бути більше людей, ніж потрібно. Якщо ви збираєтеся проводити нараду з метою інструктажу, кількість учасників не повинна перевищувати 30. Якщо на нараді піде мова про поточні проблеми, буде достатньо 12 учасників. Якщо ви зібралися шукати вирішення цих проблем, зберіть не більше ніж 5 осіб. Однак, якщо нарада проводиться для зміцнення мотивації персоналу або пошуку виходу з кризової ситуації, його учасників має бути стільки, скільки вмістить приміщення. Ділова нарада повинна обов'язково містити недвозначний заклик до дії, наприклад: “Завдання Х, Y і Z потрібно виконати негайно”. Проводячи нараду у форматі мозкового штурму, орієнтуйтеся на наступний план:

Визначте тему або мету.

Запропонуйте учасникам висловлювати будь-які ідеї, хоч би якими дивними вони здавалися. Утримуйтесь від критичних зауважень.

Попросіть одного з учасників записати висловлені ідеї на дошці, щоб їх бачили усі присутні.

На наступних нарадах обговоріть вибрані ідеї у всіх подробицях.

Правоохоронна практика нерідко ставить керівника у складні та досить делікатні ситуації, в яких дотримання правил поведінки, рекомендованих етиками та психологами, допомагає значно знизити нервову напругу та застерегти від помилок. Службові відносини різноманітні, тому правил поведінки керівника безліч. Щоб описати ці правила, знадобилися б цілі томи посібників з підготовки управлінського персоналу. Ми ж просто наведемо своєрідний кодекс поведінки керівника, складений фахівцями в галузі управління на основі узагальнення вітчизняного та зарубіжного досвіду.

Основою справжнього авторитету керівника є знання та розумня, принциповість і людяність.Це означає, що компетентність у службових питаннях і порядність у поведінці - складові справжнього керівника. Слід бути сміливим і рішучим: ніщо не компрометує керівника, як безініціативність і боягузливість, небажання брати він відповідальність, постійне очікування вказівок зверху.

Практика службового спілкування виробила ряд правил поведінки керівника, дотримання яких сприяє створенню психологічно комфортної атмосфери в колективі, сприяє зміцненню відносин керівників та підлеглих. Серед правил поведінки керівникапершочергове значення мають такі.

1. Будьте фактичним, а не номінальним лідером, у складних ситуаціях завжди беріть на себе ініціативу та відповідальність - тоді ви запалюватимете людей і вестимете їх за собою, а не підштовхуватимете їх. «обпалюючи» їх у своїй грубим словом, принижуючи їх нетактовністю, недовірою, упередженістю.

При невдачі не нарікайте на зовнішні обставини, шукайте за чину їх у собі. З непередбаченими обставинами стикаються, як правило, керівники, які не здатні передбачити їх та підготуватися до них.

Постійно вивчайте підлеглих, знайте їх ділові, моральні та інші якості, сімейний стан, побутові умови тощо. Це допоможе вам при розподілі завдань враховувати досвід та здібності кожного підлеглого. Яким би важким не було завдання, воно має бути посильним і, отже, здійсненним. Даючи завдання, треба пояснити підлеглому його мету і сенс, щоб він міг діяти свідомо та виявляти ініціативу. Не можна доручати підлеглому одночасно кілька важливих та термінових завдань. Рекомендується визначити пріоритетність завдань та виділити з них найважливіші та термінові.

Нерозумно звалювати всю роботу лише на себе, вважаючи підлеглих нездатними її виконати. Ніколи не робіть самі те, що можуть зробити підлеглі, за винятком випадків, коли потрібно показати приклад.

Виконання кожного завдання завжди контролюйте: відсутність контролю може навести співробітника на думку про непотрібність роботи, що виконується. Водночас не підміняйте контроль дріб'язкової опікою. Будьте вимогливими, але не прискіпливими. Ніколи при цьому не козиряйте.

Коли рішення, яке пропонує співробітник, в принципі не суперечить вашій думці, надайте йому максимум свободи.

Не забувайте подякувати підлеглому, бажано у присутності інших співробітників, за хорошу роботу.

Не бійтеся, якщо ваш підлеглий виявиться більш обізнаним з будь-якого питання, навпаки, підтримайте його. Хороша репутація підлеглого – це похвала керівнику.

Не давайте обіцянок, якщо не впевнені, що вони обов'язково будуть виконані.

Намагайтеся постійно підтримувати матеріальну та моральну зацікавленість підлеглих у результатах праці. Не захоплюйтесь покараннями; якщо ви не повністю впевнені у винності підлеглого, то краще від покарання утриматися.

Ніколи не використовуйте владу доти, доки не переконайтеся, що інші засоби впливу вичерпані. Дійте методом переконання, знаходите індивідуальний підхід до кожного співробітника з урахуванням особливостей його характеру, знань, досвіду та ставлення до справи.

12. Тримайте себе з людьми рівно, виявляйте витримку, не втрачайте самовладання за жодних обставин. Хто не може управляти собою, той не може управляти взагалі. Пам'ятайте правило: «Коли людина в гніві кричить, то вона смішна».

Будьте простими та доступними у спілкуванні, але не допускайте фамільярності. Репутація доброго керівника заслуговує на повагу, репутація «доброго» - принизлива.

Уникайте у суперечці різкостей та образливих виразів. Намагайтеся розібратися в аргументах опонента, поставивши себе його місце.

Пам'ятайте, що повага до керівника з боку підлеглого – дієвіша за владні повноваження. Воно здатне спонукати останнього на творчу самовіддану роботу, не рахуючись з часом.

Без потреби не робіть зауваження підлеглому у присутності третьої особи, щоб не принизити її. Не говоріть про підлеглих недоброзичливо заочно, висловлюйте свої претензії до них відкрито. Пам'ятайте афоризм: похвала, висловлена ​​заочно, рано чи пізно дійде до вух того, до кого вона належить, недоброзичливі слова доходять одразу.

Будьте суворими і прискіпливими в оцінці власних достоїнств і заслуг і більш терпимими і доброзичливими в оцінці своїх підлеглих. Оцінюючи поведінку підлеглого, не надавайте випадковим та другорядним деталям занадто великого значення.

Вмійте тверезо оцінювати результати своєї діяльності, визнавати свої помилки та скасовувати неправильні рішення. Водночас не поспішайте вносити зміни до вже ухвалених рішень, поки не з'ясуйте, що потрібно скоригувати.

Уважно та доброзичливо вислуховуйте будь-яку критику та будь-яку пропозицію підлеглих. Керівник, який нехтує справедливими критичними зауваженнями, неминуче протиставляє себе колективу й у кінцевому підсумку втрачає можливість ефективно управляти. Вчіть підлеглих (але не навчайте їх) і самі навчайтеся у них.

Слідкуйте за своєю промовою. У манері говорити проявляються професійна грамотність, загальна культура та моральний вигляд керівника.

Будьте оптимістом, у складних ситуаціях не втрачайте бадьорості духу: це вселяє у підлеглих впевненість у успіху справи. Жартуйте самі і дозволяйте жартувати оточуючим. Жарт знімає напругу, створює обстановку довіри та доброзичливості.

Будьте несприйнятливі до лестощів. Підлабузництво і непомірні вихваляння часто кружляють голови незрілим керівникам, заважають їм правильно оцінювати обстановку, результати своєї діяльності та оточуючих їх людей.

Не намагайтеся створювати навколо себе групу «особливо наближених», щоб забезпечити підтримку колективу. Результат буває, зазвичай, протилежним.

Точність та обов'язковість - неодмінні якості керівника. Він ніколи не спізнюється і вимагає того ж таки від підлеглих.

Слід бути важливим (але не впертим!) як зі своїми підлеглими, а й у спілкуванні зі своїми вищими керівниками, правильно інформувати про стан справ на своїй ділянці, відстоювати інтереси справи.

Не допускайте дріб'язкової опіки підлеглих, намагайтеся розвивати їхню ініціативу.

Намагайтеся не застосовувати заходи дисциплінарного впливу (заохочення, покарання), які можуть спричинити неприйняття колективу. Дисциплінарний вплив обов'язково має бути своєчасним, справедливим та зрозумілим.

Уникайте іронічної оцінки дій і вчинків підлеглого, особливо у присутності інших членів колективу, оскільки вона, зазвичай, викликає образу.

Критикуючи підлеглого, критикуйте його за конкретні вчинки, але не саму особу. Особливо несприятливі наслідки мають дії тих керівників, які, не маючи сталого стилю роботи, сахаються від стану безтурботності, благодушності до «закручування гайок», образи гідності підлеглих. Критикуючи дії інших, начальник повинен пам'ятати, що підлеглий захищає не тільки свою точку зору, так би мовити, «свій інтерес», але також і свій престиж, свою професійну честь, своє право на повагу, причому часом важко сказати, який із цих факторів нього є найважливішим.

Не слід упускати з уваги, кожен начальник є водночас і підлеглим стосовно вищестоящому керівництву. Тому йому необхідно знати і дотримуватися деяких основніправила поведінки підлеглого,серед яких можна виділити такі:

поважати начальника, а не догоджати йому;

бути ввічливим, а не улесливим;

поводитися з гідністю, але без зарозумілості;

бути скромним, а не смиренним;

виявляти розумну ініціативу, але не свавілля;

бути правдивим, але тактовним;

бути виконавчим, але не улесливим; іншими словами, підлеглий повинен виконувати всі вимоги субординації, але не втрачати при цьому своєї гідності.

Ефективність будь-якого з названих тут правил залежить від ставлення до них колективу: чи є вони нормами поведінки окремих співробітників, більшості чи всіх членів колективу, а також наскільки моральні якості керівника поєднуються з моральними рисами підлеглих. За високої свідомості та дисциплінованості всіх членів колективу діяльність керівника починає нагадувати роботу диригента, який, «відпрацювавши» з кожним музикантом його партію, далі дбає лише про злагодженість звучання оркестру.

Бути керівником- це величезний талант. Ця посада вимагає колосальної витримки, стресостійкості, терпіння та комунікабельності. Керівник завжди має бути авторитетом для своїх підлеглих. А цього неможливо досягти без завдатків лідера чи елементарної харизми.

Навчитися правильно спілкуватися з оточуючими, саме з підлеглими нелегко. Доводиться буквально балансувати між своїм я та нормами суспільства. Досить важко не зірватися на працівника та не висловити йому все в обличчя. А деяким навпаки: варто було б зірватися, а з губ злітає зрадлива усмішка і керівник із м'яким серцем відпускає підлеглого куролити далі. Іноді працівники здаються некерованою масою: спізнюються, зривають терміни та перекладають відповідальність на чужі плечі. Цього допускати не можна. Ваше завдання – створити міцний кістяк, справжню команду.

Віддавати розпорядження не завжди легко, якщо горе-підлеглий не слухається. Він може зрозуміти все зовсім не так, як ви подаєте, виконати по-своєму і цим зірвати дуже важливий проект. Але тут не лише його вина, а й ваша. Лідерські навички треба розвивати. Цінну інформацію потрібно вчитися доносити. Спілкування з вашим підлеглим має бути конструктивним, а не деструктивним. І тоді виграють обидві сторони гри під назвою «компанія».

1. Віддавайте довгі розпорядження письмово. Не сподівайтесь на згадку співробітника. Все має бути зрозумілим і під рукою для освіження в пам'яті.

2. Короткі розпорядження давайте усно у чіткій та ясній формі. Пара пропозицій, сказаних твердим тоном, запам'ятовуються і виконуються дуже ефективно.

3. Генеральні директори радять домогтися розуміння суті. Впевніться, що ваш підлеглий точно знає, чого ви хочете від нього. Перепитайте його, запитайте. Так ви переконаєтеся, що завдання зрозуміле. Поки не почуєте виразну відповідь, не займайтеся нічим іншим і не відволікайтеся на дзвінки. Будьте тут і зараз. Викликали працівника – дали завдання, переконалися у розумінні, відпустили виконувати. Ні більше, ні менше.

4. Іноді співробітник каже, що зрозумів своє завдання аби відмахнутися і піти швидше пити чай. Такого спускати не можна. Усадіть його і попросіть накинути усно план виконання. Будьте суворими, але ввічливими. Готуйтеся пояснити складності та розкласти їх по поличках. Керівник – це наставник, а не деспот, який роздає накази праворуч і ліворуч.

5. Використовуйте змішаний тип розпорядження. Ви можете зателефонувати по внутрішньому телефону в потрібний відділ, дати завдання усно в лаконічній формі і пізніше передати його письмово, тим самим закріпивши за певним співробітником.

Хороший керівник – гарний оратор

Розпорядження бувають двох видів: директивні (жорсткі)і демократичні (м'якіші). До перших належать накази та доручення. До других лояльніші форми: порада, рекомендація, прохання добровольців. Друга форма дає співробітникові більше свободи. Перша ж зобов'язує. Обмовляйте відразу всі неточності. Якщо колектив існує давно, намагайтеся дотримуватись другого виду розпоряджень. Мистецтво наказувати- Це те, чому ще варто повчитися. Говоріть твердо, впевнено, але не наказуючи. Не слід зачіпати самолюбство працівників.

Якщо людина – особливо цінний співробітник, який має багаторічний досвід у своїй сфері, будьте шанобливі до неї. Таким людям не завжди легко віддавати накази, оскільки вони впевненіші у собі та вимагають стосунки на рівних. Керуйте ними м'яко, але не давайте сідати на голову. Пам'ятайте, останнє слово за вами, хоч ви і прислухаєтеся до професіоналів. Запросіть до кабінету, покажіть плюси вашого рішення і переконайтеся, що це завдання під силу співробітнику. Своєчасне виконання завдання залежить від вашого таланту керівника. Не поспішайте дати наказ і відправити додому, обмовте цілі та методи.

Як правильно спілкуватися зі своїми підлеглими? Для початку поділимо їх на 4 типи та розберемо кожен окремо.

1 тип.Ті, хто свідомо не хоче працювати. З такими співробітниками бажано нещадно попрощатися, бо вони люблять перекладати завдання іншим. Такі люди нерідко стають джерелами конфліктів усередині колективу, тому що оточуючі відчувають неприязнь до таких розумників.

2 тип.Ентузіасти без досвіду. Такі новачки мають найбільший потенціал, вони хочуть вчитися і розвиватися. Направте на них усі свої сили. Іноді і вони ухиляються. Але найчастіше причиною є особисті проблеми. Однак слідкуйте, щоб такі проблеми не стали постійно відбиватися на робочому процесі.

3 тип.Досвідчені майстри своєї справи, яким уже все набридло. Для таких працівників рекомендується продумати певну схему роботи, яка їх мотивувала б. Спілкування з такими підлеглими зазвичай приємне і якщо вони ухиляються, досить суворої розмови.

4 тип.Високопрофесійні особистості. Це найцінніша категорія співробітників із багатим досвідом та знаннями. Вони теж можуть ухилятися від роботи, особливо якщо не поважають керівника чи сподіваються, що завдання виконає хтось інший.

До чого призводить демократія

До того, що підлеглі нахабніють. Але це стосується лише компаній, де є суворий регламент. У творчих колективах без демократії ніяк. Як хтось сказав «не можна грати у шахи з добрим серцем». Керівник на те й потрібний, щоб керувати. Зайва доброта може зіграти погану службу: вам сядуть на шию і перестануть шанувати. Потрібно бути об'єктивними. Але водночас не перетворюватися на деспотів, які створюють на роботі стресову атмосферу вже своєю присутністю.

Нездатність керувати говорить про невпевненість. Як правильно спілкуватися з підлеглими? Ви не повинні боятися їх. Пам'ятайте, хто ви і навіщо обіймаєте цю посаду. Якщо ви обрали демократичний спосіб управління, не опускайтеся до панібратства і не прагнете перетворити співробітників на друзів. Це свідомо провальний хід. На друзів вже не накричіть і не змусіть їх виконувати завдання. Прийде шкодувати почуття, а їм на роботі не завжди місце. Встановіть межі та свої правила:

1. Не повторювати завдання багато разів. Двох разів достатньо.
2. Не залишати поза увагою незавершені завдання.
3. Вигадати систему покарання, аж до звільнення. Деяких співробітників можна мотивувати лише так. Особливо корисний «наказ карбованцем». Штрафуйте за провини, і тоді у вашій компанії запанує порядок.
4. Тримайте дистанцію. Спілкуйтеся на вас і не торкайтеся особистого життя.
5. Відмовтеся від демократії, якщо компанія велика. Тут просто фізично неможливо врахувати думки кожного.
6. Делегуйте повноваження, якщо самі не справляєтесь. Але лише відповідальній особі, якій довіряєте.

Контроль за дотриманням термінів

Контролюйте всі накази, особливо якщо підлеглий не слухається. Досягніть працівників, щоб наприкінці дня вони писали списки виконаних завдань, що залишилися. Однак це не завжди ефективно у маленькому колективі. Намагайтеся якнайменше тиснути на свого підлеглого і не переборщите з контролем. Для цього часом досить просто поставити питання про те, чи встигає співробітник до поставленого терміну чи ні. Дуже допомагають контролювати роботу онлайн-програми, як Outlookабо Wunderlist. Ви зможете наочно бачити, хто що виконує та встигає.

Іноді корисним виявляється метод двох папок. В одну ви поміщаєте виконані накази, а в іншу невиконані. Але тоді вам неодмінно доведеться навчитися правильно спілкуватися з «запізнюючими»підлеглими. Вимагайте від своїх працівників наочних робіт, які виконані.

До покарань можна віднести звільнення, зниження працівника посадовими сходами і накладення штрафу. Мистецтво наказуватибезпосередньо з вмінням поставити місце. Найбільш легкий спосіб регулювання важкої ситуації – догана. Покажіть, які збитки зазнала компанія, і він у тому числі. Розкажіть, до чого призвела та чи інша дія працівника. Тільки не треба кричати і лаяти. За емоціями не завжди можна почути суть. Достатньо подивитися просто в очі і сказати, що працівник вас дуже підвів. Зазвичай цього досить у спілкуванні з підлеглими. Тільки робіть це в кабінеті і в жодному разі не в присутності працівників. Інакше особиста образа та обговорення за спиною гарантовані.

Грамотне складання розпоряджень:

1. Надайте наказу чітку та ясну форму. Як правильно спілкуватися з підпорядкованими, що виконують наказ? Зробіть завдання максимально інформативним та зрозумілим.
2. Напишіть у наказі ПІБ виконавця.
3. Не використовуйте обвинувальний тон, інакше зіткнетеся із ситуацією, коли підлеглий вас не слухається.
4. Пишіть конкретно, що слід робити та не розписуйте заборони.

Грамотна роздача наказів:

1. Мистецтво наказувати – це те, чого керівники навчаються роками. Тому віддавайте їх лише тим, хто є компетентним і може правильно виконати доручення.
2. Дотримуйтесь духу змагання, дайте працівникам розкрити свої особисті якості повною мірою.
3. Спілкування з вашими підлеглими – це робота одному напрямку. Забезпечте розуміння суті поставленого завдання.
4. Наділяйте наказ на прохання, м'яко підкреслюючи талант працівника.

Грамотні способи домогтися старанності:

1. Знайте цілі своєї компанії та донесіть їх до співробітників.
2. Навчитися правильно спілкуватися з підлеглими – це означає відмовитися від перфекціонізму у бік реалізму.
3. Вірте у себе та працівників, навіть якщо підлеглий сьогодні не слухається.
4. Вигадуйте мотивацію. Ставтеся до управління творчо.
5. Без жалості розлучайтеся з тими, хто тягне компанію на дно і відволікає співробітників, нав'язує чужі цілі.

Роль ділової культури та взаємодії між керівним складом і підлеглими нині грає величезну роль. Важливо не лише вміти грамотно виконувати свої обов'язки, а й правильно вибудовувати стосунки із співробітниками.

Норма ділових взаємин

Сьогодні культура ділових взаємин досягла високих позицій. Це з тим, що у процесі службової діяльності люди дедалі більше переходять на формальні відносини, і концентруються на особистих симпатіях і враження про людей. Особливі вимоги пред'являються спілкування між керівником і підлеглим.
Керівник – це завжди найголовніша постать у робочому колективі. Від його поведінки, політики заохочень та покарань, а також ставлення до співробітників залежить багато чого.
Фахівці вважають, що бути гідним керівником, багато в чому означає мати добрі стосунки з підлеглими. Співробітники працюватимуть інтенсивніше і давати більші результати, якщо начальник правильно ними керує. При поганому керівництві робота перетворюється на пекло, яке підлеглі щодня переживають, внаслідок чого їх інтерес згасає і ефективність залишає бажати кращого.

Правила поведінки керівника

Завжди слід пам'ятати, що у відносини впливають особисті, культурні, соціальні особливості індивідів. Від цих і багатьох інших чинників залежить мікроклімат в офісі та відносини між працівниками організації.
Терпіння та витримка потрібні для успіху в будь-якій справі, ці фактори разом із коректністю створюють сприятливу ділову атмосферу в колективі.
Саме тому слід запам'ятати кілька простих правил для вибудовування адекватних відносин між начальником та підлеглими.

• Керівник повинен ставитися до всіх співробітників рівно і неупереджено, незалежно від симпатій чи антипатій.
• У разі виникнення питань та ініціатив необхідно забезпечити вільний доступ до головного менеджера для обговорення будь-яких проблем та критики від керівництва.
• Начальник організації має право самостійно приймати відповідальні рішення, вимагати їх виконання та делегувати свої обов'язки підлеглим.
• Якщо керівник хоче налагодити роботу співробітників, йому необхідно постійно вимагати виконання актуальних поставлених завдань.
• Інше правило – це використання ненормативної лексики у присутності підлеглих. На жаль, не всі мають гарне виховання. Застосування міцних висловів деякими розцінюється як набуття авторитету. Поспішаємо зневірити – це не так. Людина, що дозволяє собі говорити в офісі матюки не вартий ніякої поваги. Це стосується однаково до начальницького складу і виконуючим обов'язки співробітникам.
• Наступне правило етикету для керівника – це непримиренність до приємних зауважень та комплементів. Немає кращого способу керувати людиною і приспати її пильність, ніж використання лестощів. Часом буває важко відрізнити прояв поваги та вихваляння людських достоїнств від неприхованих і грубих лестощів. Такі розмови і репліки, досвідчений керівник завжди припиняє.

Безвідповідальність начальницького складу дезорганізує роботу офісу та призводить до низької продуктивності підлеглих.

Службовий етикет у відносинах керівника та підлеглого

Службовий етикет керівника змушує організовувати хід роботи в такий спосіб, щоб обов'язки всіх підлеглих були чітко розмежовані. Службові повноваження мають бути розподілені рівномірно, незалежно від індивідуальних переваг співробітників та особистих відносин начальника.
Неважливо скільки довіри користується співробітник, моніторинг за виконанням необхідний завжди. Від головного менеджера компанії залежатиме і поведінка працівників. Не варто повторювати та роз'яснювати завдання багато разів і «стояти над душею» підлеглих. Усі є дорослими та відповідальними працівниками, тому слід поєднувати грамотне доручення обов'язків із безперервним контролем.
Серйозне ставлення до роботи можна привласнити використанням жартів та гарного настрою. Однак, при використанні гумору потрібно бути дуже обережним. Адже надто веселий настрій вбиває дисципліну, а гострі та образливі зауваження можуть налаштувати проти Вас не одну людину. Потрібно пам'ятати, що жарти з представниками старшого покоління недоречні, це може бути сприйнято як порушення належної поваги та поваги до них. Необхідно завжди дотримуватися корпоративної етики.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || ).push(());

Типові ситуації взаємодії начальника та співробітника

Нижче ми наведемо деякі ситуації, які можуть виникнути при налагодженні особистих взаємин. Мабуть, більшість керівників здатні адекватно оцінювати свою поведінку та недоліки характеру. Тому, якщо надмірно запальний характер позначається на взаєминах з людьми, спробуйте позбутися їх, або дотримуватися таких правил:

• • • Поспостерігайте прилучення з ким і яких ситуаціях негативні риси характеру проявляються;
    • Уникайте таких ситуацій та мінімізуйте час спілкування з такими людьми;
    • Заздалегідь попереджайте людей про наявні недоліки;
    • Відразу вибачайтеся, якщо довелося розлютитися або образити людину.

Буває так, що серед підлеглих зустрічаються люди зі складним характером чи негативною поведінкою. З ними складно спілкуватися і практично неможливо порозумітися. У таких випадках, ефективний та грамотний керівник може:

• • • Викликати підлеглого на розмову та з'ясувати причини її поведінки. Цього може бути достатньо, щоб людина переглянула свої дії;
    • Якщо характер працівника позначається на виконанні службових обов'язків істотно, варто попередити його про санкції за погані результати;
    • Для розгляду ситуації в цілому, потрібно вирішувати питання не самотужки, а із залученням досвідчених співробітників та авторитетних колег для впливу на «проблемного» працівника.

Керівник зіткнувся з тим, що з будь-яким співробітником у нього встановилися особисті дружні стосунки. У цьому випадку є плюси та мінуси тісного спілкування:

• • • Позитивна сторона утворена тим, що з'являється довіра між підлеглим та начальником, прозорість з обох сторін та відкритий діалог;
    • До негативних чинників можна зарахувати неможливість керівником об'єктивно оцінювати працівника, його залежність від підлеглих, зменшення поваги начальника.

Етикет керівника та підлеглого сьогодні відіграє велику роль. В основі хороших манер лежить принцип золотого правила моральності «Стався до інших так, як хочеш, щоб ставилися до тебе». Відносини між колегами мають базуватися на взаємній повазі, субординації та відповідальному ставленні до спільної справи.

Вконтакте

Спілкування з підлеглими відіграє у кар'єрі керівника. Поводитись із співробітниками неформально чи тримати дистанцію? Управлінці часто ставлять це питання. Про те, чому необхідно заздалегідь продумати організацію спілкування з підлеглими та який підхід до цього найбільш доречний – у нашій статті.

У цій статті ви прочитаєте:

• Чому важливо грамотно продумане спілкування з підлеглими
• Як має будуватися спілкування керівника з підлеглими
• Який підхід до спілкування начальник/підлеглий оптимальний
• Як побудувати неформальне спілкування між керівником та підлеглим

Спілкування з підлеглимиє складною, але посильною працею для кожного керівника. Завдання генерального директора зробити так, щоб його поважали, а не боялися, тоді доручення будуть не лише почуті, а й виконані. Діловий етикет спілкування важливий із підлеглими будь-якого рангу – від кур'єра до топ-менеджера.

Найкраща стаття місяця

Якщо ви робитимете все самостійно, співробітники не навчаться працювати. Підлеглі не відразу впораються із завданнями, які ви делегуєте, але без делегування ви приречені на цейтнот.

Ми опублікували у статті алгоритм делегування, який допоможе звільнитися від рутини та перестати працювати цілодобово. Ви дізнаєтеся, кому можна і не можна доручити роботу, як правильно дати завдання, щоб його виконали, та як контролювати персонал.

Чому необхідно налагодити правильне спілкування з підлеглими

Кожному керівнику необхідне насамперед уміння спілкування зі своїми підлеглими. Ефективність спілкування залежить від здатності говорити з підлеглими мовою лідерства, що включає цілу низку вербальних і невербальних прийомів спілкування. У тому числі від керівника потрібний контроль своїх жестів, міміки.

Керівник повинен вміти спілкуватися мовою бізнесу, головне в якій відштовхуватися від таких понять як час і гроші. Під час спілкування зі співробітниками частіше оперуйте термінами «зароблені гроші», «витрачені гроші», «заощаджений час», «витрачений час». Може бути виділено 10 принципів, які мають стати основою спілкування керівника та підлеглих:

- Відповідальність. Не можна розпочинати проект, доки не буде визначено відповідальну за виконання людину.

- Співробітництво. Для досягнення колективом встановлених цілей потрібна командна робота співробітників.

- Прийняття рішень. Керівникам доводиться приймати непрості рішення щодня – у цьому полягає сутність роботи.

- Ділова етика. Людям, які не хочуть виконувати етичних стандартів, не місце у бізнесі.

- Якість роботи. Слід спонукати своїх підлеглих до якісного виконання роботи.

- Навчання. Потрібно вчити людей робити висновки та знаходити уроки зі свого досвіду. Потрібно обов'язково наголошувати – їм належить чомусь «навчитися», «з'ясувати» та «розібратися».

– Місія. Співробітники при ясному уявленні про спільну мету організації повинні відповідально ставитися до виконання конкретних завдань.

- Продуктивність. Слід спонукати своїх підлеглих до професійного розвитку.

- Бездоганність. Якщо компанія не прагне досягти досконалості в роботі, то про серйозні перспективи говорити не доводиться.

Відносини керівника з підлеглим – це стосунки двох клієнтів

Олексій Сухенко,генеральний директор російського представництва Trout & Partners, Москва

Відносини керівника з підлеглим подібні до відносин між 2 клієнтами. Підлеглий залежить від керівника. Але чи гендиректор залежить від співробітника? Як правило, так, залежить. Часом багато залежить і від прибиральниці офісу. І вона іноді виступає у ролі клієнта щодо директора підприємства. Отже, спілкування у цьому форматі має бути клієнтоорієнтоване, а відносини – партнерські.

• Структура відділу продажів: інструкція для керівника

У спілкуванні з підлеглими дотримуюсь правил – ніколи не дозволяю собі наказувати та вказувати. Завжди прошу про щось, не забуваючи говорити «будь ласка» і про подяку після виконання зобов'язання. Для критики волію не образливу для співробітників форму. Якщо говорити про розмежування спілкування за принципом «офіс – поза офісом», то єдина відмінність – в офісі ми зі співробітниками говоримо про справи, на святі – ні.

Також я підтримую позицію прихильників концепції емоційного інтелекту. Діловим світом правлять терпимість, бажання зрозуміти іншу людину, з вираженням цього у коректних адекватних мовних формах. Даний підхід результативніший за авторитарний варіант, оскільки дозволяє досягати кращих бізнес-результатів.

Типи підлеглих і стилі спілкування з кожним з них

Слід придивитися до своїх підлеглих, щоб помітити, що їхня поведінка у різних ситуаціях може по-різному. Знаючи заздалегідь, як людина поводиться, можна і будувати оптимальне спілкування з підлеглими, ґрунтуючись на розумінні сильних і слабких сторін цього співробітника.

"Універсал". Такий співробітник почувається «незамінним». Він готовий замінювати, замінювати, уявляти. Зазвичай займається виконанням своєї роботи, зокрема і понаднормово. Пишається тим, що все може зробити. Його двічі просити не доводиться - він дотримується установки "потрібно". Готовий вас розуміти з півслова, навіть діяти на випередження.

«Самовлюблений». Ставить перше місце своє «я». За справу починає братися, щоби показати власне «я». Йому подобається громадська робота. Такого співробітника необхідно тримати у межах. Може з пихатості виконувати будь-яку роботу.

"Діловий". Сильний своїм практицизмом. Досягати кінцевого результату може будь-якими засобами. Все підкоряє користі, однак не може співвідносити цілі своєї ділянки та мети спільної роботи. На його думку, абстрактне мислення – філософствування. Не потребує особливого контролю. Обов'язково йому потрібно ставити цілі та роз'яснювати їх. У ньому слід виховувати звичку дивитися вперед, озираючись назад і дивлячись на всі боки.

"Захоплений". Характеризується розвиненим інтересом до діяльності. Працювати може лише коли робота до вподоби. Однак має нестійкий інтерес, швидко спалахуючи і так само швидко остигаючи. Таким співробітникам необхідне періодичне струс. «Слухайте уважно, робота доручена вам, за її виконання відповідаєте лише ви. Про виконання повідомите. Інакше матимете неприємності».

"Енергічний". Такому співробітнику важливе самопозначення, а не робота. Рідко буває дома. Весь у громадських справах, у постійній поспіху, комусь дзвонить, засідає і п. Такому співробітнику приємно представляти свій відділ у контактах з іншими. Для такого співробітника потрібний особливий підхід. Важливо, щоб вирішував не лише службові обов'язки, але й провадив громадську роботу. Відмінно реагує на фразу «Себе не шкодуйте. Замоталися зовсім. І там, і тут. Але виглядаєте добре. І чи не погодитеся нам трохи допомогти?».

"Мораліст". Дотримується владної поведінки, подобається всіх повчати. Такого співробітника не потрібно виховувати – потрібна з ним обережність, краще залучати як консультанта. До нього звертатися варто вкрай шанобливо. Добре підійдуть слова «Будьте люб'язні, підкажіть нам, як краще виконати цю роботу, як правильно розподілити? Ваш великий досвід...».

"Бюрократ". Виконуватиме все за інструкцією. Слід звертатися до такого співробітника щодо неясностей у документах, довіряти їх оформлення. Бажано нічого нового не доручати, оскільки все «на корені засушить». Можна йому спокійно довіряти папки із документами. Його робота набуває сенсу і масштабності. В іншому випадку потрібним почуватися не буде. Оптимальні слова – Ці документи так до вас і просяться. Попрацюйте з ними, будь ласка, щоб нам ніхто не висував претензій».

«Той, хто сумнівається». Виконання будь-якого завдання починається після 2-3 нагадування. Не бачить сенсу виконувати завдання. Не потребує особливого підходу. Не шукає зворотний зв'язок.

"Творець". Такому співробітнику все цікаво, працює красиво, розумно, прагне зробити все швидше, краще та більше. Досить вразливий і вразливий, не хоче і не вміє адаптуватися під навколишній порядок, поважає чесність, відкритість у стосунках. Йому потрібна доброзичлива підтримка, визнання. Його треба застерігати від певної наївності, помилок, налагоджувати тісну творчу взаємодію.

Чому важливий емоційний інтелект керівника у спілкуванні з підлеглими

Ірина Денисова, тренер-консультант, експерт у галузі ділової культури

Важливе значення сьогодні приділяється емоційному інтелекту лідерів. Емоційний інтелект називається фахівцями вмінням лідерів керувати собою, відносинами з іншими, з направленням чужих емоцій у потрібне русло. Наявність емоційного інтелекту передбачає такі якості людини:

• гарна самосвідомість;
• впевненість в собі;
• точна самооцінка;
• здатність контролювати емоції;
• вміння керувати відносинами, з регулюванням конфліктів;
• відкритість, чуйність, адаптивність.

Емоційний лідер впливає психологічний клімат у команді. Він краще за інших сприймає думки, прагнення групи.

Ігри, в які грають підлеглі

Психологічні ігри найчастіше заважають встановлювати добрі відносини людей, перешкоджаючи розвитку та зміцненню спільної справи, з погіршенням ефективності колективних зусиль. Проте люди продовжують їх використовувати для самоповаги, часом, заради права для безвідповідальності.

"Казанська сирота". Цей спосіб передбачає кілька способів полегшення свого життя. У тому числі підлеглий уникає роботодавця. За потреби він зможе стверджувати, що його закинули, не керували. Або співробітник провокує керівника на грубість, незаконні дії, а потім ображається. Часто скаржиться вищому керівництву на свого безпосереднього начальника.

"Мене рвуть на частини". Прагнення отримання по можливості більшого обсягу громадських навантажень, не замислюючись про свою здатність впоратися з ними. З урахуванням перевантаження роботою вони мають можливість відмовитися від нелегких завдань, посилаючись на занятость.

"Свята простота". Відображення свого оточення наївності, нездатності завершити розпочаті справи. Ця гра покликана для бажання оточуючих допомогти, в результаті перекладаючи свою відповідальність на інших.

«Знедолений начальник». Співробітник відмовляється керувати групою працівників, яка була створена на якийсь час з метою вирішення епізодичних завдань. Своя відмова аргументує відсутністю права для покарання людей, які тимчасово перебувають у підпорядкуванні – і стверджуючи, що без цього ефективно керувати неможливо.

"Клоун". Клоуни прагнуть продемонструвати, ніби не з цього світу, наука і робота складні та й не потрібні. Розважає інших, сміється, через що набуває впевненості та припиняє повноцінну роботу – свій позитив і задоволеність знаходить у радісних емоціях колег.

«Ах, який я добрий». Для підвищення авторитету, поваги оточуючих співробітник може вдаватися до різних варіацій цієї гри. У тому числі ненароком сказана фраза про досягнуті успіхи, або розповідаючи про близьких собі відомих особистостей. Часто такий співробітник розповідає про свою широку поінформованість.

Важливо виявити, в якій сфері співробітник буде сильнішим за своїх колег – демонструючи повагу та визнання за результати, що досягаються.

Варто пам'ятати про психологічну рекомендацію – для впливу на оточуючих треба говорити, що вони хочуть. Адже самовираження стає домінуючою потребою натури людини. Наприклад, підтримуйте з «казанською сиротою» співчутливе спілкування, переконуйте співробітника – він упорається з цим дорученням.

Як досягти ясності у спілкуванні з підлеглими

При письмовому чи усному спілкуванні з працівниками необхідно говорити ясно, чітко, вказуючи суть. Слід наголошувати на спільних із співробітником цінності, пробуджуючи його інтерес. При вимогі співробітника надати певні відомості, потрібно уточнювати - які дані вам необхідні, в які терміни. При інструктажі співробітників враховуйте, що у всіх вказівках випадках відповіді на 5 питань: хто, що, коли, де і чому.

Працівники краще виконуватимуть обов'язки за умови використання виразів «обговоримо разом», «надам вам підтримку», «давайте подумаємо разом». Розмова при дорученні завдання для співробітників має будуватися так:

- Докладний опис поставленої мети;

– розкажіть про вигоди, яких компанія досягне у разі виконання мети;

- Розкажіть, як узгоджується ця мета зі стратегією організації;

– розкажіть про перелік завдань, необхідних для виконання для досягнення поставленої мети;

- Ці завдання розбиваються на окремі завдання;

- Доручення даних завдань для окремих співробітників;

- Поясніть, що, коли потрібно виконати за кожним завданням.

Сформуйте систему показників, на основі яких здійснюватиметься контроль виконання кожного завдання. Будьте конкретні під час планування робочого графіка.

"Заборонені" фрази у спілкуванні з підлеглими

Щоб підтримувати впевнене спілкування зі співробітниками, намагайтеся не використовувати в промові певні фрази та вирази:

1) "Ми завжди робили це так". Краще наводитиме переконливі доводи своєї позиції. Не треба тиснути на підлеглого авторитетом.

2) «Розберися в цьому сам (сама)». Коли підлеглий звертається по допомогу до керівника, то, мабуть, уже перепробував усі відомі собі способи.

3) «Ваш попередник працював краще».

4) "Тобі пощастило, що в тебе взагалі взяли на роботу".

5) «Мені не потрібні твої пояснення». Навіть при сильній агресії та небажанні спілкуватися зі співробітником, потрібно знайти сили вислухати його спокійно, без емоцій. Адже саме діалог веде до досягнення компромісу.

6) "Я весь час спостерігаю за тобою". Начальник – це не вихователь із дитячого садка, якому потрібно контролювати кожен крок працівника. Дайте співробітникам свободу, щоб підвищувати їхню зацікавленість у продуктивній роботі.

7) "Це дурна ідея". Навіть якщо ідея справді дурна, не треба так заявляти. Краще сказати «Продовжуй працювати у цьому напрямі».

8) «Я знав, що ти не впораєшся». Намагайтеся такої ситуації не посилювати, а підтримувати підлеглого.

9) «Я ж вам казав».

10) "Просто роби те, що тобі кажуть". Обов'язково потрібно пояснювати свою позицію, наводити аргументи на її користь.

Якщо працівник не виконав обов'язки, робіть зауваження. Якщо ця помилка залишиться поза увагою, то недостатньо відповідальна робота продовжиться й надалі.

Критикувати треба дії, а чи не особистість.

Особисте життя працівника має бути перешкодою до роботи. Не треба давати поради.

Повага приходить до тих, хто вміє зберігати самовладання в складних ситуаціях. Не втрачайте контроль.

Дотримуйтесь справедливості у всьому. Винагорода має бути за заслугами.

Потрібно хвалити колектив навіть у ситуаціях, коли залежить успіх справи від керівника.

Зміцнюйте у підлеглих почуття власної гідності. Оптимальними рішеннями для цього стають похвала та премія

Завжди захищайте своїх підлеглих. Завдяки цьому їх віра у керівника зміцнюється, зростає ефективність.

Давайте розпорядження лише залежно від ситуації, особи підлеглого.

5 правил ділового етикету у спілкуванні з підлеглими

Дотримуйтесь корпоративного дрес-коду. Якщо керівник порушує правила бізнес-етикету в одязі, незважаючи на дрес-код, навряд чи до нього зросте лояльність працівників.

Не забувайте про правила вітання, поведінки та уявлення.

Пам'ятайте про правила етикету під час спілкування електронною поштою.

Дотримання правильних принципів критики, контролю та заохочення працівників. При зауваженнях слід говорити коректно, чітко, шанобливо, з дотриманням деяких побажань:

– потрібно критикувати допущені провини, а не саму людину;

– намагайтеся використати я-послання – «я помітив, що ви останнім часом часто спізнюєтеся»;

– при критиці слід звертати увагу на позитивні нюанси у роботі співробітника; розкажіть йому, за що цінуєте;

- Висловіть побажання щодо подальшої діяльності співробітника;

- Намагайтеся ставити уточнюючі питання, домагаючись реакції.

Необхідно контролювати підлеглих розумно, оперативно та своєчасно, але при цьому не потрібно вдаватися до ретельного контролю до дрібниць.

А ось заохочувати, хвалити та нагороджувати співробітника рекомендується у присутності колег.

Дотримуйтесь правил спілкування по мобільному телефону. Неприпустимо, щоб керівник зловживав становищем, телефонуючи підлеглим у неробочий час за особистим номером мобільного телефону. Не слід забувати про особисте життя своїх співробітників. Якщо попередньої домовленості про дзвінок був, те й турбувати працівника у час допускається лише крайніх випадках.

Не ображай, не принижуй, не критикуй публічно

Ігор Бітков, Генеральний директор ЗАТ «Північно-Західна лісопромислова компанія», Санкт-Петербург

Дотримуюся досить простих правил спілкування зі співробітниками – уникаю принижень, образ, не забуваю хвалити наодинці чи публічно, але лаяти лише присутності сторонніх, прагнучи зберігати об'єктивність у будь-якій ситуації. За наявності протиріч щодо когось із співробітників або у відносинах його та інших людей, завжди проблеми намагаюся вирішити відкритим спілкуванням, не замовчуючи ситуацію – адже в такому разі все лише погіршиться.

Якщо виникають конфліктні ситуації, прагну розібратися через проблему – тільки після цього буде прийнято рішення. Намагаюся приймати рішення на користь компанії.

Яку дистанцію тримати у спілкуванні з підлеглими

Перша порада – уникайте надмірної близькості. Це завадить вам говорити співробітникам про недоліки.

Друга порада – уникайте передчасної близькості. Спочатку краще залишатися дещо відстороненим, наближаючись поступово.

Третя порада – пам'ятайте про відповідальність. Навіть за близькості з підлеглими, керівнику необхідно тримати марку.

Четверта порада – не усувайтеся, коли доречна близькість. Нерідко лідерів вважають відстороненими від компанії, через що немає можливості розуміти те, що відбувається в організації. Так, подібна відстороненість досить спокуслива, але не виправдовує себе.

П'ята порада – при знаходженні вдалого прийому потрібно знати міру, не перегинати ціпок. Адже часом можна зайти занадто далеко, втративши вплив на колектив.

Чому підлеглі не виконують доручення

Серед причин незадовільного виконання встановленої дисципліни працівниками слід зазначити:

- Низька кваліфікація керівників;

- Низька кваліфікація виконавців;

- незадовільна якість підготовки рішення з боку керівника, за яким буде поставлено завдання для співробітника;

- Недостатня зацікавленість співробітника в цьому завданні;

- Нечіткість постановки завдань;

– незадовільний контроль із боку керівника;

- чинні в компанії правила та традиції негативно позначаються на відношенні співробітників до своєї роботи;

– відсутні достатні ресурси на виконання поставленої задачи.

Серед факторів високого рівня виконання слід зазначити:

Підбір співробітників, які оптимально підходять для роботи.

Потрібне ретельне опрацювання проблеми, яка має бути вирішена.

Керівник повинен отримати підтвердження від співробітника, що зрозумів доручення.

Забезпечення належної мотивації виконавця. Позитивні стимули мають перевищувати негативні.

Чітка вказівка, як проводитиметься контроль, які діють форми зворотного зв'язку з безпосереднім керівником.

Покарання підлеглих у рамках етикету

Критика та покарання співробітника не повинні ґрунтуватися на неперевірених даних чи підозрах.

При незадовільній роботі співробітника керівник з'ясує, хто її доручив, хто і як інструктував, здійснював контроль. Лише після цього можна визначити ступінь винності співробітника.

Якщо виникли прорахунки у роботі з вини керівника, потрібне негайне та відкрите визнання без спроб перекладання провини на підлеглого.

Перед визначенням форми на підлеглого, слід об'єктивно оцінити вчинок, мотивацію скоєних действий.

Незадоволеність керівника вчинком чи якістю роботи підлеглого може виражатися як критики.

Грубе порушення у службовому етикеті – публічна критика.

Необхідна відповідність покарання ступеня тяжкості допущеної провини.

Важливим аспектом етикету є єдність вимог щодо всіх працівників.

За правилами службового етикету, керівник не має права скаржитися на підлеглих.

Щоб уникнути деструктивних наслідків покарання, спрямовуючи емоції підлеглого на вчинок, а не на керівника, необхідно дотримуватись певної тактики спілкування.

Чи доречно неформальне спілкування з підлеглими

Можливі 2 підходи неформальних відносин із підлеглим.

Перший – логічний. Неформальні відносини – природне явище. Боротися із ним проблематично. Тому краще його використовуватиме цілей компанії.

Другий – прямо протилежний. До нього вдаються багато великих вітчизняних компаній. Передбачається повна концентрація працівників на робочих процесах, неформальні комунікації розцінюються як послаблюючі чинники, що порушують діючі взаємини. Чи не практикується проведення корпоративних заходів, спільне проведення позаробочого часу.

За даними опитувань співробітників, менеджерів вищої та середньої ланки, можна стверджувати – неформальне спілкування після роботи зміцнює взаємодію, успішну роботу, обмін досвідом та згуртування колективу. При цьому новачкам вдається швидше та простіше вливатися до колективу. А якщо переважає тотальний контроль та формальне спілкування, у працівників порушується почуття власної значущості.

Інформація про авторів та компаній

Олексій Сухенко,генеральний директор російського представництва Trout & Partners, Москва. Російське представництво компанії Trout & Partners працює з 2004 року. Компанія займається наданням консалтингових послуг у сфері маркетингу, залучаючи для розробки проектів фахівців світового рівня, а також організовує та проводить конференції та семінари відповідно до вимог замовника.

Ігор Бітков, Генеральний директор ЗАТ "Північно-Західна лісопромислова компанія", Санкт-Петербург. Північно-Західна лісопромислова компанія (СЗЛК) об'єднує групу російських промислових підприємств, серед яких керуюча компанія (Санкт-Петербург), Німанський целюлозно-паперовий комбінат (Калінінградська область), Кам'яногірська фабрика офсетних паперів (Ленінградська область), торгові будинки та представництва в регіонах та країнах СНД. СЗЛК - найбільший виробник паперу і виробів з неї, входить до п'ятнадцяти підприємств Північно-Західного федерального округу, що найбільш динамічно розвиваються.

Ірина Денісова,тренер-консультант, експерт у галузі ділової культури Москва. Має 13-річний досвід проведення семінарів та тренінгів у сфері ділової культури (бізнес-етика та етикет, телефонні переговори, робота з клієнтами та ін.). Автор статей, учасник телепередач, присвячених діловій культурі. Клієнти: Альфа-банк, Міжнародний московський банк (ММБ), Сибірська вугільно-енергетична компанія (СУЕК), Трубна металургійна компанія (ТМК), холдинги "Адамас", "Аскон", "Гранул", "Лукойл", "Союзконтракт", ТОВ "ТД "Євразхолдинг", компанії "Дента Клас", "Крок", "Ліггет-Дукат", "Мега-Ф", "Москабельмет", "Пан Спортсмен", Gedeon Richter. Брала участь у розробці етичних кодексів компанії Watson Telecom (Україна), мережі туристичних агенцій "1001 тур".