Як правильно розпланувати свій робочий час? Як планувати свій робочий день: корисні поради

Привіт, друзі! Із вами Катерина Калмикова. Мені, та й, напевно, вам доводилося досить часто стикатися з ситуаціями, коли не встигаєте щось зробити. Завершити обіцяний проект, надати час сім'ї, доробити якісь заплановані речі.

Я думаю, це трапляється, тому що ми не вміємо правильно і грамотно організовувати наш час, адже це дуже важлива складова нашого життя.

Сьогодні я хотіла б поговорити про те, як планувати день, щоб усе встигати і виконувати задумані справи саме в той час, коли ви їх і запланували.

Отже, навіщо ж нам потрібна ця навичка? Адже й так непогано. Подумаєш, що переніс зустріч із друзями наступного тижня, а якісь справи на завтра.

Не встиг, ну що ж поробиш?

Та ні, все не так просто, як вам здається, на перший погляд. Багато людей дуже сильно страждають саме через те, що ставляться до часу таким байдужим чином.

По-перше, вони знаходяться постійно в стані стресу. Так-так, начебто здається, що стрес ніяк не пов'язаний з плануванням, але це не так! Справа в тому, що коли ви щось постійно відкладаєте через те, що не встигаєте, невиконані справи перетворюється на величезну снігову кулю, яка в результаті навалюється на вас всією своєю вагою і переслідує день у день. Ось саме цей момент і викликає стрес.

По-друге, невдачі на роботі. Якщо ви постійно не встигаєте виконати те чи інше робоче завдання, це, безумовно, негативно позначається на вас. Як правило, такі люди рідко домагаються як на роботі, так і в житті.

По-третє, проблеми сімейного характеру. Бувають ті, хто не дбає про роботу, а буває — які ставлять її на перший план, забуваючи про свою родину і не встигаючи проводити час із нею. І найчастіше на цьому ґрунті відбуваються конфлікти та сварки. Жінці, так само як і чоловікові, дуже важлива увага та турбота.

Щоб уникнути всі перераховані вище проблеми необхідно просто почати планувати свій день.

Навіщо мені потрібне планування

Давайте я поділюся своїми думками з цього приводу. Я просто переконана у необхідності планування свого часу. Вважаю, що особливо це актуально для людей, які працюють удома. Так як саме вдома знаходиться маса моментів, що відволікають, які заважають зосередитися виконанню роботи.

Якими інструментами для планування я користуюся? - Та нічого особливого я не використовую. Тільки щоденник та блокнот. Ці предмети-помічники дозволити може кожен. Незважаючи на їхню простоту, вони чудово допомагають розпланувати свій час і стежити за виконанням кожної наміченої справи.

Раніше я нехтувала плануванням, але згодом зрозуміла свою помилку. Я просто перестала щось встигати, постійно щось відволікалася, забувала, що напередодні я задумувала щось зробити і т.д. Загалом витрачала свій час не за призначенням. Час минав - справи висіли на мені мертвим вантажем, причому з кожним днем ​​їх ставала дедалі більше. І я сказала собі: Стоп! Треба щось робити із цим».

І тут мені попалася чудова книга Д.Аллена «Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу».

Про неї докладно розсаджу в наступній статті. щоб не пропустити.

Купити цю книгу ви можете по цією посилання і вам доставлять її поштою. Отримати цифровий варіант книги можна тут .

Ще я почала вести щоденник. Звичайний паперовий щоденник мені набагато зручніший від усіх електронних еквівалентів. Зізнаюся, пробувала багато, навіть знаменитий Evernote, але це не для мене.

Тепер у мене все під контролем, я почала продуктивніше використовувати свій час і встигаю виконувати всі намічені справи. Виявилося, що все не так складно.

Через що так виходить

Наука, яка займається розподілом часових ресурсів, називається — . І, як правило, люди, які хочуть навчитися цьому мистецтву, звертаються за допомогою до фахівців, які допомагають за гроші.

У нас буде простіше та безкоштовно.

Спочатку потрібно визначити, чому відбувається збій у розподілі завдань:

1. Безвідповідальність людини. Йому абсолютно не важливо, що він сьогодні встигне зробити, а що ні.
2. Перфекціонізм. Коли людина хоче зробити все й одразу, а головне якісно. Приділяючи весь час і сили одній справі, інші зависають.
3. Переоцінка своїх можливостей. Занадто багато завдань різного плану, з якими складно впоратися і все встигнути.

Це основні причини, які можуть стати на заваді вам жити повним життям. А що потрібно, щоб виправити цю проблему.

Як вирішити проблему

Насправді, рішення дуже просте. Для того, щоб ви не втомлювалися на роботі і все встигали вдома, необхідно проаналізувати свій час і правильно його розпланувати.

Зупинюся на цьому детальніше.

1.Складіть список справ. Як правило, я займаюся цим або ввечері або ранком наступного дня. Просто перераховую, що мені потрібно зробити.

2.Зробіть розподіл справ. Я ранжирую справи в порядку їхньої важливості.

3.Складіть розклад, що відповідатиме справам.

Все, ваш день готовий!

Я додала б ще один важливий пункт – це самодисципліна. Адже без неї навіть найскладніший розклад залишиться тільки на папері. Не можна піддаватися своїм слабкостям і відкладати справи на потім. Треба чітко слідувати графіку і тоді ви самі помітите, як ефективно і продуктивно проходить ваш день.

У виконанні запланованих справ вам можуть допомогти окрім щоденника, ще мобільний телефон та комп'ютер. Наприклад, на мобільному телефоні ви можете створювати різного роду нагадування, що не дозволить вам витратити зайвий час на якусь справу. А якщо ви постійно сидите за комп'ютером або ноутбуком, можна скористатися різноманітними електронними планувальниками ( Evernote, Google Task, Todoist, Trelloі т.д.)

Хоча це і здається простим, насправді дотримуватися розкладу досить складно, тому придумайте собі заохочення. Потім з розкладом буде простіше, а надалі, якщо захочете, ви зможете зовсім від нього відмовитись, тому що ви навчитеся встигати робити заплановані справи і без нього.

Основне питання правильного розподілу часу у тому, що людина знає, що він поставити першому плані. Коли ви навчитеся це робити, вам стане набагато простіше жити.

Не забувайте планувати свій день так, щоб завжди залишався час на свою сім'ю. Адже саме це головне у житті!

Тепер ви знаєте, як розподілити час, щоб все встигнути.

Удачі вам!

З повагою, Катерина Калмикова

Бенджамін Франклін (Benjamin Franklin) був сином миловара, але завдяки самоорганізації та дисципліни досяг успіху в багатьох областях: у політиці, дипломатії, науці, публіцистиці. Він є одним із батьків-засновників Сполучених Штатів Америки - брав участь у створенні Декларації незалежності та конституції країни.

Портрет Франкліна поміщений на стодоларову купюру, хоч він ніколи не був президентом США. Йому приписується авторство таких крилатих фраз, як «Час – гроші» та «Не відкладайте на завтра те, що можна зробити сьогодні».

• "Жаби". У кожного є нудні завдання, які постійно відкладаються потім. Ці неприємні справи збираються і психологічно тиснуть. Але якщо щоранку починати з «поїдання жаби», тобто насамперед виконувати якесь нецікаве завдання, а потім уже переходити до решти, то поступово справи впорядкуються.
• "Якоря". Це матеріальні прив'язки (музика, колір, рух), пов'язані з певним емоційним станом. «Якорі» необхідні для того, щоб налаштуватися на вирішення того чи іншого завдання. Наприклад, можна привчити себе працювати з поштою під класичну музику, і щоразу, коли ліньки розвантажуватиме інбокс, потрібно буде лише включити Моцарта чи Бетховена, щоб упіймати потрібну психологічну хвилю.
• "Біфштекс зі слона". Чим більше завдання (написати дисертацію, вивчити іноземну мову і так далі) і чим жорсткіше дедлайн, тим складніше приступити до її виконання. Жахає саме масштабність: незрозуміло, з чого починати, чи вистачить сил. Такі завдання називаються "слонами". Єдиний спосіб "з'їсти слона" - готувати з нього "біфштекси", тобто розбити велику справу на кілька маленьких.

Примітно, що Гліб Архангельський велику увагу приділяє як раціоналізації робочих процесів, а й відпочинку (повне найменування його бестселера - «Тайм-драйв: як встигати жити і працювати»). Він переконаний, що без гарного відпочинку, що включає здоровий сон і фізичну активність, неможливо бути продуктивним.

Висновок

Плануйте кожен день. Todoist, Wunderlist, TickTick та інші подібні програми та сервіси допоможуть вам у цьому. Складні масштабні завдання подрібнюєте на прості дрібні. Вранці робіть саму неприємну роботу, щоб у час, що залишився, займатися тільки тим, що подобається. Виробіть тригери, які допоможуть вам справлятися з лінощами, і не забувайте включати в графік відпочинок.

Метод Франческо Чирілло

Можливо, вам незнайоме ім'я Франческо Чирілло (Francesco Cirillo), але ви напевно чули про Pomodoro. Чирілло – автор цієї знаменитої техніки тайм-менеджменту. Свого часу Франческо мав проблеми з навчанням: юнак ніяк не міг зосередитися, весь час відволікався. На допомогу прийшов звичайний кухонний таймер у вигляді помідора.

Висновок

На початку дня складіть список справ і виконуйте їх, відміряючи час помідорами. Якщо протягом 25 хвилин ви відволікалися, поставте навпроти завдання символ '. Якщо час минув, але завдання ще не виконане, поставте + та присвятіть їй наступну «помідорку». Під час п'ятихвилинної перерви повністю перемикайтеся з роботи на відпочинок: пройдіться, послухайте музику, випийте каву.

Отже, перед вами є п'ять основних систем тайм-менеджменту, за допомогою яких можна організувати свій день. Ви можете вивчити їх докладніше та стати апологетом однієї з методик, а можете виробити свою, комбінуючи різні прийоми та техніки.

GTD – альтернатива тайм-менеджменту

Девід Аллен (David Allen), творець методики GTD, - один із найвідоміших теоретиків особистої ефективності. Його книга «Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу» названа журналом Time найкращою бізнес-книгою десятиліття.

Термін Getting Things Done на слуху, і багато хто помилково ототожнює його з тайм-менеджментом. Але навіть сам Аллен називає GTD «методикою підвищення особистої ефективності».

Ось як пояснив різницю між управлінням часом та GTD експерт у цьому питанні.

Це не тайм-менеджмент. Керувати часом неможливо. На добу у всіх однакова кількість годин. Важливо не кількість часу, а те, чим ви його наповнюєте. Потрібно вміти обробляти великі потоки вхідної інформації, визначати, які дії необхідні досягнення цілей, і, зрозуміло, діяти. GTD саме про це. Це певний спосіб мислення та життя. А ще GTD - це про стан потоку та зниження психологічної напруги.

В'ячеслав Сухомлінов

Чи готові сперечатися? Ласкаво просимо до коментарів. Чого, на вашу думку, більше в GTD – тайм-менеджменту чи особистої ефективності? Також розкажіть, які прийоми допомагають організувати свій день.

Як правильно спланувати робочий день

Справ багато? У такі моменти хочеться, щоб на добу було не 24 години, а щонайменше 48. Але вихід є! В цій статтіDWрозкривається секрет управління часом.

Вам знайома така ситуація: телефон розривається, електронна скринька рясніє повідомленнями з позначкою "терміново", а до завтрашньої наради ще треба прочитати три звіти та підготувати свій власний? І головне – незрозуміло з чого починати, за що хапатися насамперед?! А тут ще колега із сусіднього відділу, який і каву встигає попити, і всю роботу переробити, і додому йде вчасно.

Час на службі у людини

Цейтнот на роботі – явище, в принципі, звичайне, – наприкінці року, на завершальній стадії проекту, у період відпусток… Але якщо стан авралу стає нормою, то є привід замислитись. Адже часто цейтнот виникає через неправильне планування робочого часу і неправильне розміщення пріоритетів: замість того, щоб сконцентруватися на головному, ми розмінюємося на дрібниці.

З чого почати? Розставте пріоритети! "Час - гроші", кажуть у народі. Посилання зрозуміле: витрачайте свій час так само дбайливо, як і вміст свого гаманця. Ви ж не витратите останні гроші на новий DVD, якщо у вас порожньо у холодильнику? Правильно розпорядитись 8 годинами робочого часу допоможе тайм-менеджмент (від англійського time-management) – сукупність прийомів та методів, що дозволяють більш ефективно використовувати наші тимчасові ресурси.

Теорія "управління часом" - саме так найчастіше перекладається слово "time-management" російською мовою - з'явилася в 60-х роках минулого століття в західних країнах як наслідок економічного прогресу. Обсяг роботи менеджерів збільшився настільки, що вони почали відчувати хронічну нестачу часу - не лише у професійному, а й у особистому житті. Для боротьби з цейтнотом було розроблено ряд методів щодо організації часу та підвищення ефективності його використання.

Почни з себе

Втім, не всі погоджуються з поняттям "управління часом". "У розпорядженні у кожного з нас - 24 години на добу, ні більше, ні менше. Тому керувати та організовувати нам доводиться в першу чергу не час, а самих себе", - каже психолог-консультант з питань кар'єри з Берліна Хелен Ханнерфельдт (Helen Hannerfeldt).

І відразу наводить ще один аргумент. "Про технології управління часом написані десятки книг. За бажання можна відвідати семінари на цю тему. Але ось про те, щоб дійсно застосовувати нові знання на практиці, кожен має подбати самостійно, - каже вона. - Тому коректнішим, ніж "управління часом" , мій погляд, є поняття " самоорганізація " - від англійського " self-management " .

Складіть перелік справ, тоді ви точно нічого не забудете! Отже, треба починати з себе. Хелен Ханнерфельдт рекомендує спостерігати за собою, щоб визначити, в який годинник ви працюєте найбільш ефективно, і вже залежно від цього планувати робочий день. Для планування краще використовувати список справ (to-do-list), складати який рекомендується не на комп'ютері, а від руки. Взагалі списки завдань – це один із найвідоміших інструментів тайм-менеджменту. Вважається, що вони дозволяють краще організувати себе, а й дають позитивний психологічний ефект. Закінчивши справу і викресливши її зі списку, ми мотивуємо себе "продовжувати так само".

Крім того, за одним із методів тайм-менеджменту рекомендується не лише записувати всі заплановані на день заходи, але й приблизно розраховувати час, який ви плануєте на них витратити. "Треба навчитися оцінювати, скільки часу у вас піде на виконання того чи іншого завдання, і відповідно до цього складати свій робочий графік. А наприкінці дня бажано робити невелику ревізію та дивитися, скільки ви встигли, де прорахувалися, а де, навпаки, впоралися швидше, ніж очікувалося", - пояснює берлінський тренер з організації часу Хелен Ханнерфельдт.

Важливо, неважливо…

Дуже часто, увійшовши до робочого ритму, ми починаємо виконувати завдання в міру їх надходження, як то кажуть "на автоматі". І нерідко буває так, що, витративши півдня на менш важливі речі, до кінця роботи ми раптом усвідомлюємо, що звіт, який на завтрашній ранок чекає шеф, писати вже ніколи. Щоб правильно розставити пріоритети і не хапатися за все поспіль, експерти рекомендують використовувати так званий метод Ейзенхауера.

Його суть полягає в тому, що всі справи поділяються на чотири категорії - "термінові та важливі", "термінові, але неважливі", "важливі, але несрочні", "неважливі та несрочні" - і виконуються саме в такій послідовності. Вважається, що такий підхід до роботи вигадав та успішно застосовував американський президент Дуайт Ейзенхауер, іменем якого і названо метод.

"Звичайно, є небезпека перебрати і помістити занадто багато справ у категорію "термінові та важливі", що знову-таки провокує стрес. Але загалом цей спосіб дуже добре допомагає сконцентруватися на головному", - каже психолог-консультант Хелен Ханнерфельдт. Крім того, за її словами, досвід показує, що справи, які потрапляють в останню категорію - "неважливі та нетермінові" - дуже часто вирішуються самі собою.

Обов'язки та цілі

Людям із розвиненим почуттям відповідальності будь-яка робота видається важливою. Однак не варто забувати і про те, що у вас, як у будь-якого співробітника, є список завдань, чітко прописаний у трудовому договорі. Тому все, що прямо не входить до ваших обов'язків, ви з легким серцем можете залишати "на потім" або взагалі ігнорувати.

Не варто забувати і про особисті цілі. Експерти рекомендують сконцентруватися на завданнях, які збагачують ваш професійний досвід і допомагають просунутися кар'єрними сходами. Ну а рутинну роботу - той баласт, який хоч-не-хоч доводиться тягти з собою, слід по можливості оптимізувати або довірити іншому виконавцю.

Час читання: 9 хвилин

Будь-яка робота виконується за певний проміжок часу, і якщо ви готові витратити весь день на виконання нескладного завдання, то провозьтеся з нею весь день. Але якщо виконання цього завдання ви обмежите час, то виконайте її швидше. Так було завжди, саме тому успішні люди займаються правильним плануванням робочого дня, щоб їхня робота проходила швидше та ефективніше.

20 пунктів планування робочого дня

Ми пропонуємо вам 20 пунктів, які допоможуть вам з правильним плануванням робочого дня та максимальною продуктивністю. Не обов'язково дотримуватися кожної поради, але спробувати кожен із пунктів необхідно. Так ви зможете зрозуміти, що вам підходить і зможете навчитися планувати свій робочий день.

1. Позитивний настрій

Щоранку має починатися з позитиву. З добрим настроєм у вас з'являється бажання діяти. Позитивне настроювання створюється щодня. Для цього, виконуючи щоденні роботи для досягнення мети, має бути видно результат ваших праць, відпочинок та заохочення за ваші досягнення.

Щодня знаходите відповіді на запитання:

- Як зберігати щоденний позитивний настрій?

- Як багато я сьогодні зробив для досягнення мети?

- Яке заохочення зробити сьогодні за виконану роботу?

2. Правильний сон та сніданок

Від того, як ви виспалися, і який у вас був сніданок, залежить весь день. Важливо стежити за своїм сном, вибрати правильний час для відбою та підйому, визначивши кількість годинників для сну. Сон має тривати близько 6-8 годин.

Завтра має бути легким та поживним, що містить максимальну кількість протеїну. За 5 хвилин до сніданку випийте склянку води, організм повинен прокинутися перед їдою. Приділяйте велике значення своєму сніданку.

3. Душ для пробудження

Щоб краще прокинутися, привчіть організм до холодного душу. Привчати потрібно саме до холодної води для пробудження, а не напрацьовувати звичку приймати лише душ вранці. Душ можна замінити простим умиванням холодною водою.

4. Час робочого дня

Якщо організм сприяє дресирування (у хорошому значенні слова), можна постаратися привчити його починати робочий день у час з точністю до хвилини. В іншому випадку намагайтеся виконувати роботу після виконання перших трьох пунктів.

5. Перепланування робочого дня

Складати список завдань бажано з вечора. Вранці приділяйте 10 хвилин на перепланування. Кожній справі приділяється свій час. Між завданнями йде відпочинок, фізичні вправи, їда та інші справи, що розвантажують мозок. Краще витратити 10 хвилин на початку дня і розписати порядок своїх завдань, ніж проігнорувати даний пункт і витратити весь день, виконуючи одне завдання.

6. Приступайте до роботи миттєво

Привчіть себе після перепланування робочого дня відразу приступати до роботи. Якщо розпочати роботу із зависання в соціальних мережах, на розважальних сайтах або робити щось віддалене від робочих завдань, то ви почнете втрачати свій час і втратите самоконтроль, самодисципліну та пунктуальність до своїх завдань.

7. Починайте роботу з найважливіших справ

Як правило, найважливіші та найскладніші завдання вирішуються насамперед. По-перше, з початку робочого дня у вас багато часу і ви точно встигнете виконати ці завдання, по-друге, простіше переналаштувати себе на більш легкі справи, ніж виконувати спочатку легкі завдання, а вже потім переходити до більш важких, які потребують більше часу та зусиль.

8. Видаляйте відволікаючі фактори

Ті самі соціальні мережі, пошта, друзі та родичі, кіт, телефон та інше. Все, що може порушити вашу продуктивність і відволікти від роботи, повинно бути виключено. Якщо вас почнуть відволікати, продуктивність значно знижуватиметься, ви пропустите тимчасову нитку, натхнення та бажання до робочого дня.

9. Робочий простір

Підготуйте свій робочий стіл до роботи. Порядок на робочому столі – порядок у голові. Заберіть усі зайві папери зі столу та предмети. Якщо предмети інтер'єру вам не мотивують - приберіть і їх. БФП, папки та папери повинні знаходитися поряд з робочим столом, але не на ньому. Переконайтеся в чистоті та зручності.

10. Не забувайте про відпочинок

Про це згадувалося. Відпочинок має бути постійним та своєчасним. Як тільки ваші очі стомлюються, дайте їм відпочинок. Як тільки ви засиділися – встаньте та пройдіться. Відпочинок має бути під час будь-якої діяльності; він не повинен відволікати, але й відмова від відпочинку позначається на здоров'ї та працездатності.

11. Скорочуйте термін роботи

Виділений термін виконання роботи має бути більше, ніж термін самої роботи. Якщо завдання виділяється 2 години, постарайтеся зробити її трохи швидше, не втрачаючи при цьому якості роботи. Так у вас залишиться більше часу на відпочинок перед виконанням наступного завдання.

12. Одноразові завдання

Завдання, яке можна виконати менш ніж за 10-15 хвилин, повинні з'єднуватися з аналогічними і виконуватися за один загальний проміжок часу. Щоб не приступати до кожного дрібного завдання окремо, витрачаючи на підготовку додаткові хвилини, виконуйте їх одночасно. Написати листа, зателефонувати, виконати іншу роботу – на все це визначається окрема година часу та виконується одна дія за іншою без перерв. Різноманітність дрібних робіт не втомить вас, зате зекономить час.

13. Завершуйте розпочате

Цей пункт неможливо ігнорувати, інакше який сенс дотримуватися всього перерахованого вище, планувати свій робочий день і не завершувати розпочаті завдання. Все, що вимагає завершення, має бути завершено у термін сьогодні. Якщо завдання велике, то розділіть його на частини та постарайтеся виконати за один робочий день.

14. Час робочого дня

Склавши список завдань, виділивши час на їх виконання, ви повинні весь свій робочий день провести з максимальною віддачею та виконати якнайбільше зі списку. Але буває таке, що залишається вільний час під час робочого дня. Постарайтеся використати і цей час, виконавши якусь роботу.

15. Принцип Парето

У ньому йдеться про 80% рішень, які виконуються за 20% часу та зусиль. Чим менше часу ви приділяєте поставленим завданням, тим краще та швидше отримаєте результат. Скорочувати терміни потрібно в межах розумного.

16. Закінчення робочого дня

Важливо закінчувати робочий день вчасно або з невеликою перевагою. Головне, щоб не лишилося незавершених справ. Якщо час залишився, виконайте ще 1-2 короткометражні задачі. Обов'язково заохочуйте себе за виконану роботу та налаштовуйте себе наступного робочого дня.

17. Контролюйте свої результати

Самодисципліна і самоконтроль одні з основних цінностей будь-якої людини. Виконуйте весь план у терміни, дотримуйтесь порад з цієї статті, які допоможуть правильно скласти ваш робочий день і досягти максимального результату. Кожне з виконаних завдань має наближати вас до мети та мотивувати вранці розпочинати новий робочий день з позитиву.

18. Складайте список завдань на завтра

І так по колу. Кінець робочого дня полягає у тому, щоб проаналізувати свою роботу та підготувати список завдань на завтра.

19. Відпочивайте та насолоджуйтесь життям

Обов'язково щодня робіть те, що принесе вам насолоду. Вечір з коханою людиною, ходьба, ресторан, книги, фільми, подорожі. Винагородіть себе.

20. Розвантаження

Хоча б раз на тиждень у вас має бути розумове та фізичне розвантаження. Забудьте на добу про справи, відпочиньте душею чи тілом. Обов'язково давайте собі такий відпочинок. Ваша голова потребує відпочинку, тіло потребує відпочинку. Слідкуйте за здоров'ям щодня, займайтеся фізичними вправами або спортом із мінімальною самовіддачею. Забудьте про справи.

Кожен із 20 пунктів допоможе як запланувати робочий день, так і підвищити продуктивність вашої діяльності, швидше ведучи вас до поставленої мети. Підлаштовуйтесь під себе, кожен пункт має покращити ваші показники. Якщо такого немає, відмовляйтеся від нього і шукайте щось своє, можливо, протилежне. Плануйте робочий день, складайте список справ та йдіть до своєї мети щодня, не зупиняючись на досягнутому результаті.

Вконтакте

Вітаю! У цій статті ми поговоримо про планування робочого дня.

Сьогодні ви дізнаєтесь:

1. Навіщо планувати свій робочий день;
2. Кому це потрібно;
3. Як правильно планувати робочий день

Планування робочого дня

У 21 столітті ритм життя помітно прискорився і продовжує набирати обертів. Якщо раніше для того, щоб бути успішним, потрібно виконувати один обсяг роботи, то зараз для досягнення успіху потрібно виконувати набагато більше. І люди починають стикатися з нестачею часу. Якщо гнатися за виконанням всіх повсякденних завдань, які щодня підкидає нам життя, часу не залишається.

Планування робочого дня – інструмент, який допомагає не лише ефективно використовувати робочий час, а й скорочувати його. Це не банальний список справ, який потрібно виконати у суворій черговості. Планування - здатність вибирати, що потрібно зробити, чому і коли.

Саме тому грамотне планування не лише структурує все, що ви робите за день, а й звільняє ваш час. Насамперед потрібно виконувати найголовніші справи — це головне правило. Кожній людині, яка має на роботі вільний час і не має чіткого розкладу, корисно розподіляти свій час правильно.

Що включає планування

Планування робочого часу включає:

• Розміщення пріоритетів.
• Вибір важливих завдань.
• Пошук найкращих шляхів їх вирішення.
• Пошук зайнятості у вільний час.

Розміщення пріоритетівдопомагає вам зрозуміти, що вимагає уваги, що може вирішитися саме, а яке питання потрібно просто проігнорувати. Час та інформація стали набагато ціннішими, ніж раніше, і розпалюватися на те, що не дає результату — безглузда справа.

Вибір важливих завдань— майже те саме, що й розстановка пріоритетів, лише в рамках одного робочого дня. Ви вибираєте, що дасть важливий результат, що потрібно зробити терміново, а що можна відкласти.

Пошук найкращих шляхів вирішення завдань- Дуже важливий пункт. При плануванні ви повинні враховувати не тільки те, що зробите, а й те, як це найкраще зробити. При цьому важливо не просто економити час, а робити все максимально швидко та якісно.

Робота з вільним часомтакож має входити до плану роботи. У вас звільнилося 2 години на день, які ви можете витратити на щось? Можна сказати про це босу, ​​і він навантажить вас роботою, можна зайнятися самоосвітою, а можна докласти зусиль до розвитку власного проекту.

Чому важливо планувати робочий день

Кожен, хто хоч раз стикався з фрілансом, бізнесом або «роботою за бажанням» (на зразок таксі), чудово розуміє важливість розстановки справ протягом дня. Але, наприклад, більшість офісних працівників не вважають за потрібне планувати свій робочий день.

Насправді головна причина планування робочого дня — підвищення власної ефективності. Якщо ви прислухаєтеся до власного організму, то зможете зрозуміти, що якісь справи вам даються краще одночасно, а якісь — в інший. Наприклад, дзвінки в інші компанії вам зручніше здійснювати після обіду, тому що ви вже прокинулися, але ще не встигли втомитися, а монотонна робота швидше виконується ввечері, тому вбивання інформації в БД краще відкласти до 5-6 годин.

Планування робочого дня враховує як базові елементи вирішення завдань, а й особисті переваги кожної людини. Тайм-менеджмент був зроблений не для того, щоб нав'язати всім той самий шаблон високоефективної роботи. Ви повинні підлаштовувати свої завдання особливо свого організму.

Організація та планування свого робочого дня дозволяють вам робити більше, ніж менше часу, залишаючи час на те, що вам подобається.

Хто має планувати свій робочий день

Планувати свій робочий день має вміти кожна людина. Так ви зможете економити час і ефективніше працюватимете. Але є 3 категорії людей, які мають займатися особистим плануванням.

. Найнедисциплінованіший працівник — фрілансер. У нього немає чіткого графіка, а про те, що настав час сідати щось робити, нагадує тільки дедлайн. Саме тому фрілансерам, які працюють з кількома клієнтами, дуже важливо планувати свій робочий день. Часто виявляється, що нові замовлення з'являються з різницею в один-два дні, і якщо тягнути до останнього, можна не встигнути попрацювати за двома проектами.

Бізнесмени. Тут все практично так само, як і у фрілансі. Особливо якщо це бізнес у мережі. З одного боку – ви можете спокійно відпочивати вдома, коли ваші співробітники працюють, але з іншого – такий підхід неминуче виявиться провальним. На Заході серед бізнесменів процвітає культ трудоголізму. Там вважають, що якщо ти не працюєш 60 годин на тиждень, значить, ти лінивий і тобі нема чого робити в бізнесі.

Керівники. Керівник не завжди буде бізнесменом. Власник компанії може не брати активну участь у справах своєї фірми, але її директор бере на себе відповідальність за роботу цілого механізму. Саме тому лідери середніх та великих компаній мають ефективно використати свій час, адже від їхніх рішень залежить майбутнє компанії у довгостроковій перспективі. Планування робочого дня керівника – спосіб найефективніше розподілити свій час між стратегічно важливими завданнями.

Методи планування робочого дня

Методів правильного планування робочого дня може бути багато. Але один із найефективніших — Матриця Ейзенхауера. Суть їх у наступному.

Є 4 квадрати:

1. Квадрат А - Термінові та важливі справи.
2. Квадрат В - нетермінові та важливі справи.
3. Квадрат С - термінові та неважливі справи.
4. Квадрат D - нетермінові та неважливі відносини.

Квадрат Амайже завжди має залишатися порожнім. При грамотному плануванні всі важливі справи повинні осідати в квадраті і виконуватися в міру їх наближення до А.

Квадрат Вце важливі справи, які допоможуть вам досягти вашої мети. Сюди включають усі справи, які слід виконати протягом 1 робочого дня.

Квадрат Созначає термінові та погані справи, які необхідно передати виконання іншим особам. Яскравий приклад термінових, але поганих справ — подзвонити потенційному клієнту. Це може зробити співробітник, який вам краще зосередитися на інших справах.

Квадрат D,означає, що є нетермінові та неважливі справи, які не наближають вас до мети, не дають позитивних емоцій та в принципі не потрібні. У цей квадрат варто записувати всі марні ідеї.

Такий поділ справ щодо їх важливості та терміновості дозволяє вам розуміти, чому потрібно приділити увагу протягом робочого дня, а про що можна забути. Матриця допомагає у робочих процесах, а й у повсякденному житті. Якщо ви хочете вчити англійську, вона вам цікава і допоможе в кар'єрі — це квадрат В. Але якщо ви хочете вчити іспанську просто заради того, щоб знати її — це D, і про неї можна забути.

Правила планування часу робочого дня

Існує кілька правил того, як необхідно ефективно вести свій робочий день. Для зручності, розіб'ємо день на 3 частини:

• Початок робочого дня.
• Основний робочий процес.
• Завершення.

Ранок – найважливіший етап. Залежно від того, наскільки ви виспалися, як встали і що робили, залежатиме ваш настрій, психологічний настрій та працездатність.

До принципів «правильного» ранку належать такі:

• Позитивний настрій. Якщо прокидатися щодня з думкою про те, що ненавидиш свою роботу, продуктивність знижуватиметься. Постарайтеся починати ранок із приємних думок.
• Намагайтеся не «розгойдуватися». Ви помічали за собою, що після того, як ви піднімаєтеся вранці, вам потрібно ще 30-40 хвилин на те, щоб остаточно прийти до тями? Це час, який не варто гаяти. Відразу після пробудження прийміть душ, заваріть каву і замість півгодини «в нікуди» ви можете спокійно поснідати.
• Неспішний сніданок та шлях на роботу. Починати день без поспіху дуже важливо. Коли ви поспішаєте, організм витрачає зайві сили та нерви, які могли б піти на більш продуктивну роботу. Якщо не можете дозволити собі щільний сніданок і неквапливу поїздку - лягайте пізніше і вставайте раніше.
• Ключові завдання. Більшість успішних бізнесменів схильні стверджувати, що найважливіші завдання потрібно вирішувати вранці. Як то кажуть «Хочеш усе встигати – їж жабу на сніданок». У ролі жаби виступає справа, яку ви зовсім хочете братися. Зробіть його вранці і позитивний настрій від того, що «жаба з'їдена», збережеться на весь день.

Основний робочий процес складається з наступних завдань:

• Вирішуйте невідкладні завдання. Важливо розуміти, що якщо протягом робочого дня на вас впала якась невідкладна справа, не потрібно переключати всю увагу виключно на неї. Спочатку треба зрозуміти, важливе воно чи ні. Якщо важливе, потрібно негайно приступити до нього. Якщо ні, передайте відповідальність за його виконання іншій людині.
• Дотримуйтесь термінів. Щодня ви повинні встановлювати собі зразкові терміни, за які повинні впоратися з усім обсягом завдань. Важливо, щоб це було не «Зробити все до 18 години», а «О 14:00 — розпочати план, о 15:00 — проаналізувати показники, о 16:00 — скласти звіт» тощо.
• Порядок робочому місці. Це неявний, але дуже важливий пункт. Якщо на вашому столі бардак, ваш погляд постійно губиться серед нього. І якщо на робочому місці опиниться якийсь сторонній документ, ви можете почати вивчати його і просто втратите 20-30 хвилин.
• Не слідуйте імпульсам. Це найважливіше. Є деякі тригери, які змушують вас переключати увагу з роботи на щось менш важливе. Зателефонувати другові, коли ви аналізуєте план продажу? Краще цього не робити, тоді ви втратите концентрацію і зможете легко упустити робочий настрій.
• Групуйте рутину. Це дуже важливо. Якщо вам потрібно зробити 60 телефонних дзвінків протягом дня, краще розбити їх на кілька дрібних груп, по 10 — 15 штук за раз. Після того, як зателефонували, можете виконувати інше завдання. Постійно перемикаючись із рутини на активну діяльність, ви зможете зробити набагато більше.

Завершення робочого дня ґрунтується на наступних принципах:

• Доробляйте необхідне. Є група справ, які входять до квадрата «важливе, але нетермінове». Їх краще доробляти протягом робочого дня, а квадрат «важливе і термінове» тримати завжди порожнім.
• Звіряйте результати із планом. Все, що ви зробили за день, потрібно порівняти із задуманим. Якщо ви почали планувати свій робочий день, то невеликі відхилення від плану будуть у порядку речей. Намагайтеся, щоб їх було якнайменше.
• Складайте план наступного дня. Найкраще це робити після завершення попереднього робочого дня. Так ви збережете робочий настрій і, але при цьому важливо скласти реальну програму справ.

Якщо ви керівник, то протягом робочого дня маєте щільно працювати зі своїм секретарем.

Пам'ятайте, що це все загальні поради. Вони не зважають на ваші індивідуальні особливості. Якщо вам зручніше робити термінову роботу вдень, а не вранці це ваше право. Якщо ви волієте робити велику і складну справу останнім, і це ніяк не впливає на ваше настроювання протягом одного дня — зробіть його останнім.

Планування робочого дня має бути індивідуальним.

Основні помилки під час планування робочого дня

Незважаючи на те, що практика тайм-менеджменту міцно осідає в нашому житті, більшість людей роблять типові помилки, коли планують свій робочий день. Ось кілька із них.

Помилка 1. Неправильне розташування пріоритетів.

Матриця Ейзенхауера говорить нам про те, що ми маємо виконувати важливі справи. Але багато людей можуть легко переплутати, що для них є важливим. Квадрат А, який повинен залишатися порожнім, і відповідальний за термінові та важливі справи, вони часто плутають із С, де скупчилися неважливі справи, що потребують негайного втручання.

Важливо пам'ятати, що ви повинні витрачати сили виключно на те, що вам важливо зараз. Працювати на перспективу слід, коли справи можна відкласти та грамотно їх розпланувати.

Помилка 2. Занадто багато часу приділяється дрібницям.

Щоб пояснити, чому в першу чергу треба робити «базу», а лише потім дрібниці, скористаємося Законом Парето. Він свідчить, що 20% зусиль дають 80% результату. Тобто коли ви працюєте над чимось важливим, ви витрачаєте 20% зусиль і досягаєте 80% результату. Коли ви працюєте над дрібницями, ви отримуєте результат у 4 рази менше, а витрачаєте сил у 4 рази більше.

Розглянемо невеликий приклад.Вам потрібно запустити рекламну кампанію. Якщо ви створите 10 креативів, підберете до них ключові слова та фрази та запустите на підготовлених майданчиках, то це буде 20% роботи, які дадуть 80% результату. Але якщо ви приділятимете час на виправлення шрифтів та зображень, добірку та шліфування фраз, пошук додаткових платформ для реклами, то витратите значно більше сил. Все це потрібно буде зробити, але вже після початку рекламної кампанії, коли ви досягнете першого результату.

Помилка 3. Відсутність часу особисті справи.

У кожної людини має бути особисте життя та свобода вибору заняття. Якщо у вас багато справ, і ви не знаходите одну-дві години для того, щоб зайнятися своїм хобі, то це погане планування власного дня. Планувати робочий час важливо не тільки тому, що дозволяє робити більше. Воно дає можливість займатися без поспіху тією справою, яка вам до вподоби.