Як правильно вести журнал реєстрації наказів. Про графи журналу реєстрації

Усі накази щодо основних видів діяльності повинні реєструватися у відповідному наказі. У записі відображають назву, дату складання документа та інші важливі відомості. Зразок запису, приклади заповнення журналу – це можна знайти у статті.

Будь-який наказ є правової акт внутрішньої дії, який зазвичай видається керівником компанії, її відокремленого підрозділу, філії. Накази класифікуються за різними ознаками, зокрема й у сфері, що вони регулюють. Наприклад, вони можуть стосуватися особового складу, матеріальних засобів підприємства. Водночас виділяють велику групу наказів, що регламентують складні, комплексні питання, що стосуються всієї компанії загалом. Їх називають наказами з основної діяльності. Вирізняють кілька різновидів таких документів:

Про призначення директора.
Про утворення підрозділу підприємства.
Про введення в дію розробленого штатного розкладу.
Про запровадження системи перерахування зарплати шляхом безготівкових платежів.
Про інструкції щодо заповнення розрахункового листка.
Про встановлення правил трудового розпорядку.
Про скорочення 1 чи кількох працівників.
Про заходи щодо охорони інформації, що становить комерційну таємницю.
Про заснування колективної матеріальної відповідальності працівників.

Є й інші види, які також належать до основної діяльності – вони підлягають фіксуванню у журналі реєстрації. До того ж не слід плутати різні типи документів. Наприклад, якщо набирає чинності акт про затвердження ключового співробітника, чия посада прописана у статуті (це може бути не тільки директор, а й головний бухгалтер, начальник служби охорони), такий наказ слід зареєструвати саме в журналі з основної діяльності, а не з особистого складу.

Ще один важливий момент – документи, пов'язані з основною діяльністю та з адміністративно-господарськими питаннями, реєструються окремо, бо останній зберігаються протягом 5 років. Щодо першої групи актів їх слід зберігати постійно ( не менше 75 років). Протягом цього часу зберігається і журнал.

Зразок запису в журналі: інструкція із заповнення

Фіксування запису про створення наказу є обов'язковим, тому що в цьому випадку документ остаточно набирає чинності. Таким чином, запис надає йому юридичної чинності як внутрішнього нормативного акта, обов'язкового до виконання в межах усього підприємства або конкретного його відокремленого підрозділу. До того ж, завдяки впорядкованій системі фіксування суттєво спрощується пошук потрібного документа серед тисяч паперів, подібних до нього.

Титульний лист

На титульному аркуші відповідальна особа прописує:

Назва компанії, її організаційна форма. Допускаються загальноприйняті скорочення – ТОВ, ПАТ та інші, наприклад: ТОВ «Дольче Віта».
Дату, коли було заведено документ. Вона може не збігатися із початком календарного року, що нормально.
Дату, коли закінчено документ (заповнена остання сторінка). Після цього журнал передають до архіву на довгострокове зберігання (не менше 75 років).
Відповідальний за ведення – посада, прізвище, ініціали.
У графі термін зберігання вказують постійно.

Записи про накази

Порядок формування запису можна встановити самостійно, оскільки до форми немає строгих законодавчих вимог. Зазвичай усі записи фіксуються у табличному вигляді; вказують такі відомості:

Номер документа - нумерація йде в наскрізному порядку, з початку до кінця року. Документи, інформація про які фіксується в різних журналах, мають різну нумерацію – свій порядок є в документах щодо основної діяльності, особового складу тощо.
Далі слідує дата видання документа – з цього дня він зазвичай і набирає чинності.
Потім наводиться назва заголовка (точно, як у наказі). Тут можна прописати короткий зміст.
Відзначають кількість аркушів та додатків через косу межу «/».
У графі «відповідальний» прописують прізвища та ініціали працівників, які відповідають за виконання наказу.
У графі «ознайомити» – прізвища та ініціали співробітників, які письмово (під підпис) мають ознайомитися з текстом документа.

За бажанням можна вставити і графу «Примітки», де за потребою прописуються короткі коментарі до виданих наказів.

Після того, як журнал закінчиться, необхідно оформити закінчення його ведення. Для цього спочатку потрібно прошнурувати всі сторінки та скріпити їх шнуром. Потім прописують кількість аркушів (а не сторінок), ставлять дату та підпис із розшифровкою (прізвище, ініціали). Ці записи вносить відповідальна особа, яка вела журнал протягом усього періоду (або особа, яка заміщає цього співробітника).

Способи ведення та відповідальний

Журнал реєстрації можна вести двома способами:

Зазвичай – рукописний варіант. Використовуються сині або чорні ручки, що не залишають помарок та розлучень. Усі записи робляться акуратно, виправлення можливі лише у виняткових випадках. Також необхідно стежити за тим, щоб у документі не було вирваних сторінок, додаткових вставок (замість попередніх) тощо.
В електронному вигляді: у цьому випадку вносити записи до журналу та коригувати їх може лише той співробітник, який має право електронного підпису.

Відповідати за заповнення документа можуть такі працівники:

секретар;
секретар-референт;
інші працівники, призначені за вказівкою директора.

Зазвичай, конкретний спосіб ведення, як і відповідальна особа затверджуються окремим локальним правовим актом, який приймається для підприємства.

Як виглядає журнал для реєстрації

Бланк цього документа є невеликою книгою з 64 сторінок з обкладинкою із золотистого картону (формат 210*288 мм). Передбачені отвори, щоб шнурувати сторінки, а потім здати документ до архіву.

Якщо спочатку журнал не був прошитий, необхідно зробити це самостійно.

Кадрова документація вимагає від співробітника точності та акуратності. Провести аналіз документів — для цього необхідна глибока зосередженість і дотримання правової бази. Кадрова документація є основою, де стоїть усе виробництво.

Завдяки викладеному вище, кадрова документація зазвичай є об'єктом частих перевірок відповідних організацій. Те, наскільки коректно оформлені документи щодо кадрів, визначає її юридичну силу.

Кожен співробітник компанії залежить від того, наскільки точно він оформлений у кадровій документації. Доки документацію не зареєструють правильним чином, фактично немає її існування

Журнал реєстрації кадрових наказів схожий на інші подібні журнали

Співробітники кадрового відділу зазвичай мають вести низку журналів, де реєструють різні накази. Наприклад, у одному журналі відображається у наказах діяльність організації. А в іншому містяться лише накази про кадри. Також бувають журнали, де описані відпустки або .

Зазвичай журнали реєстрації наказів схожі між собою наявністю стандартних стовпчиків. Серед цих колонок мають бути запасні, для заповнення відповідними працівниками у разі потреби.

Закон не передбачає жодної форми для всіх журналів реєстрації. Тому нижче ми наведемо наш приклад такого журналу. Але підприємство має право розробити свою форму журналу реєстрації наказів.

Порядок регулювання

Діяльність підприємства передбачає утворення низки документів, Список яких затверджує наказ Мінкультури РФ від 25.08. 2010 № 558. Базове становище цього нормативного документа наказує обов'язкову наявність термінів зберігання кадрової документації.

Наприклад, журнали реєстрації різних наказів по співробітникам підприємства мають бути збережені двома термінами: 5 і 75 років. Оскільки мають місце два різні терміни, кадровий відділ повинен вести відразу два таких журнали.

Розпорядження можуть нумеруватись у довільному порядку, оскільки законодавча база не визначає цей порядок. У той же час існує Типова інструкція діловодства, затверджена Росархівом (наказ № 68 від 27.11.00), відповідно до якої накази слід нумерувати по порядку в межах одного року за календарем. Також за цією інструкцією фахівці зобов'язані окремо нумерувати накази щодо діяльності підприємства та накази щодо .

Кадровий облік вимагає від фахівців, які ведуть документацію, крайньої акуратності. Потрібно знати порядок ведення журналу різних договорів (наприклад, трудових). Якщо є необхідність у тристоронніх договорах цесії, їх, зазвичай, необхідно укладати у банківських компаніях.

Чи є потреба у віданні?

Журнали зберігаються 5 або 75 років

Як ми вже говорили, наказ Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558 наказує необхідний термін, протягом якого необхідно зберегти журнали реєстрації документації за розпорядженнями щодо всієї діяльності організації. Тому стає очевидним обов'язкове ведення журналів реєстрації.

Письмово чи в електронному вигляді?

Ведення реєстраційного журналу може проводитись в електронному вигляді. Правова база не передбачає якусь особливу форму наказової документації, яка має, крім того, спеціальні застереження щодо її оформлення. Під останнім ми маємо на увазі прошивку журналу, друковане посвідчення чи нумерування.

У випадках, коли журнали реєстрації формуються у програмі 1С, нумерація наказів відбувається сама собою. І тоді ведення описуваної документації письмово немає обов'язкового характеру.

Різновиди наказних реєстраційних журналів та їх приклади

На сьогоднішній день для компаній актуальним є наступний список реєстраційних журналів:

про працевлаштування, звільнення або переведення співробітників;
про відрядження працівників;
журнали відпусток;
про дисциплінарні стягнення чи заохочувальні заходи.

Порядок роботи з журналом

Багато підприємств давно перейшли на документацію в електронному вигляді

Головні етапи роботи з ведення реєстраційних журналів такі:

грамотна побудова діловодства;
ведення документації, пов'язаної з діяльністю господарсько-адміністративної частини;
надійне збереження документів підприємства

Насправді процес діловодства — копітка робота, у якій важливу роль відіграє велика кількість фахівців організації. Процес документообігу та її формування входять у безпосередні обов'язки діловодного відділу підприємства.

Але відділ діловодства - це поняття досить розпливчасте, оскільки його обов'язки зазвичай виконуються або загальною службою, або покладаються на канцелярію, що залежить від масштабів підприємства.

Якщо організація має великі розміри, то діловодство зазвичай входить у обов'язки секретаря. На початку роботи спеціалісту слід розробити загальні інструкції з роботи з документами. Найкраще розроблені інструкції задокументувати офіційно.

Нині роботу із документами найчастіше підприємство розробляє самостійно. З цієї причини нормативно-правові акти не наказують порядок канцелярської роботи, а лише носять рекомендаційний характер.

Для раціонального формування процесу документообігу слід мати такі основні документы:

інструкція для діловодства. Цей документ є локальним актом. Він відбиває весь порядок роботи, пов'язаної з документацією, що проходить всередині організації. У випадку, якщо в компанії поки немає готових правил поводження з документами, то написання інструкції втрачає свою актуальність. І тоді доцільно на невизначений час користуватись існуючими положеннями.
номенклатура справ. Необхідний організований список документації містить її встановлені терміни, в які вона має бути збережена. Він необхідний визначення подальшого руху (перенесення в архів чи утилізації).

Зверніть увагу, що журнал містить накази, що стосуються працівників підприємства. На титульному аркуші реєстраційного журналу необхідно вказувати повну дослівну назву цього журналу. Така назва має бути написана лише великими літерами. Після найменування документа має бути повна назва організації.

Якщо організація є великою, кількість реєстраційних журналів має відповідати кількості служб чи відділів, включених у процес діловодства. Дата оформлення реєстраційного журналу має бути вказана на титульному листі.

Журнал необхідно прошити, пронумерувати, потім віддати на підпис та печатку адміністрації компанії. Особливо добре, якщо наказова документація опломбується номерною пломбою (слід звернути увагу, що пломбування не вважатиметься дійсною, якщо її номер не вписаний до журналу).

Хто відповідає?

Відповідальність за ведення журналу несе певний працівник

Основна робота підприємства регулюється насамперед його головою в особі директора. Він, у свою чергу, покладає відповідальність за розпорядженнями та наказами на керівників відділів.

Іноді завдання організації мають комплексний характер. І тут директором створюється спеціальна комісія, куди входять фахівці у різних галузях.

Розпорядження слід ділити на різновиду залежно від цього, чи є головними чи оперативними. Варіант класифікації наказів:

Накази щодо основної роботи підприємства. Розпорядження цього рівня видаються поруч із іншими завданнями основний діяльності підприємства.
Накази щодо роботи адміністрації.
Накази з цієї класифікації повинні реєструватися та зберігатися окремо. Це з встановленими термінами зберігання. Розпорядження щодо роботи адміністрації слід зберігати протягом 5 років, тоді як документи, що регулюють основну діяльність підприємства, знаходяться на постійному зберіганні. Реєстраційні журнали – такий вид документації, який призначений лише для внутрішнього користування. Його ніхто не має права передавати співробітникам будь-яких сторонніх підприємств без голови компанії.
Ознайомлення із записами журналу реєстрації має відбуватися лише у присутності відповідальної за цей журнал людини. Керівник підприємства регулярно перевіряє журнал реєстрації для контролю та оцінки роботи канцелярської служби.

Співробітник, відповідальний за ведення журналу наказу, повинен зберігати його в себе. Коли журнал закінчується, відповідальний повинен відзначити це на звороті.

Необхідні пункти

Журнал реєстрації кадрових наказів: заповнення

Як було зазначено вище, законодавство не передбачає спеціальну форму журналу реєстрації наказів. Однак фахівці дають рекомендації щодо основних розділів журналу, які можна використовувати. Наприклад:

порядковий номер,
дата наказу,
номер розпорядження,
основний зміст наказу,
співробітник,
табельний номер,
основу розпорядження.

Орієнтовні резервні колонки:

хто підписав наказ,
хто виконує наказ,
куди передали наказ,
розписка про отримання, дата,
відмітка про направлення у справу, і таке інше.

Іноді потрібна колонка "Примітки". Тоді слід зробити таку позначку: «запис № ……………… у стовпці № ………… не дійсний». Після цього вноситься новий запис.

Зразок заповнення журналу наказів з особового складу підприємства

Журнали реєстрації належить зберігати протягом 75 років згідно з наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558.

У таких журналах мають бути накази наступного характеру:

про прийом на роботу;
про суміщення професій;
підвищення кваліфікації;
про зміну прізвища співробітника;
про тривалі відрядження.
про заохочення персоналу;
про відпустки
про чергування;
про переведення;

Протягом 5 років слід зберігати журнали, які містять такі розпорядження:

про чергування,
про навчальні та чергові відпустки,
про нетривалі відрядження,
про дисциплінарні стягнення

Як реєструвати накази заднім числом

Журнал реєстрації кадрових наказів — один із документів щодо організації кадрового діловодства

Реєструвати накази заднім числом виключено через те, що журнали реєстрації слід нумерувати, прошивати та скріплювати печаткою. Але на підприємствах нерідко трапляються випадки порушення порядку реєстрації, оскільки виникають ситуації, в яких мають інтерес і співробітник, і адміністрація.

Існує дві прийнятні можливості обійти реєстраційний порядок:

Спосіб перший. Якщо канцелярія не здійснювала наступної реєстрації розпоряджень, наказ можна записати заднім числом.
Спосіб другий. Що стосується, якщо наступна реєстрація проводилася, то ім'я голови організації пишеться службова записка, а ній описується ситуація, що склалася. Наказ реєструється поточним числом. Насправді такий наказ видається під дробом 11/1-П (чи під будь-яким індексом, буква індексу немає юридичної сили.). Такий варіант є більш сприятливим у разі контролю з боку відповідних органів.

Слід особливо наголосити на порядку виправлення помилок. У разі появи слід повністю замінити лише ті документи, які не перетинаються з документами, які замінити не можна.

Реєстрація документів заднім числом має бути порівнянною зі сформованими ситуаціями. Наприклад, зі співробітником відбувається нещасний випадок за межами підприємства, а ознайомлення з наказом та підписом цього співробітника зареєстровані заднім числом. Такий факт лише приверне увагу органів, які проводять.

З найпоширенішими помилками в кадровому діловодстві вас ознайомить відеоматеріал:

Він дозволяє:

враховувати, систематизувати, обробляти кореспонденцію, що надходить;
своєчасно виконувати рішення керівництва;
контролювати діяльність співробітників із внутрішніх та зовнішніх питань;
проводити продуктивну довідкову роботу з документів.

Заповнює журнал секретар, референт, діловод чи офіс-менеджер. У разі відсутності відповідального за реєстрацію вхідних документів працівника його функції виконує призначена керівництвом особа.

У законодавстві РФ відсутня затверджений шаблон журналу.

Керівництво визначає самостійно:

у якій формі проходитиме реєстрація вхідних документів: паперової чи електронної
які графи (з урахуванням обов'язкових) включити до журналу.

Паперова форма журналу реєстрації вхідних документів

Паперова форма журналу реєстрації вхідних документів – виготовлена друкарським способом книга формату А4.

Сторінки зроблені у вигляді таблиці. Зазвичай передбачено можливість вписувати необхідні конкретному роботодавцю графи.

Інформація про вхідний документ записується як з лівого боку розвороту книги, так і з правого. Використовують ручку з блакитним, синім, фіолетовим або чорним чорнилом. Для збереження записів краще кулькова ручка.

Електронна форма журналу

Електронний журнал ведеться у звичному файлі на комп'ютері відповідальної за діловодства особи. Використовуються формати xls, doc, docx. Журнал зазвичай не дублюється на папері.

Тут легше, ніж у паперовому журналі, знаходити документ, що цікавить. Однак існує можливість простого спотворення інформації про дату надходження листа, виконавця, резолюції. Тому паперова форма журналу краща.

Система електронного документообігу

Сучасний спосіб реєстрації кореспонденції – система електронного документообігу.

До кожного документа створюється картка. Існує можливість контролю за виконанням резолюції.

У СЕД чатує на небезпеку доступу до документів осіб, які не мають до конкретного питання жодного відношення. Хоча співробітники мають окремі сторінки з паролями, зловмисники можуть їх зламати.

Для зниження ймовірності ознайомлення з документами обмеженого доступу великі організації виявили вихід. У всіх структурних підрозділах ведуться паперові журнали реєстрації кореспонденції. СЕД використовується лише для розпорядчих документів: розпоряджень, наказів керівництва.

Основні графи журналу реєстрації вхідних документів

Існують основні графи журналу:

реєстраційний номер
дата документа
вид документу
кореспондент
зміст
виконавець.

Реєстраційний номер – унікальний набір цифр (літер та цифр), який надається вхідному документу.

перша цифра – код структурного підрозділу (за штатним розкладом)
друга цифра – код журналу реєстрації вхідної кореспонденції (за номенклатурою справ організації чи структурного підрозділу)
третя цифра – порядковий номер документа.

Цифри в реєстраційному номері поділяються на тире або косою межею. Простий приклад. Код структурного підрозділу – 100. У номенклатурі журнал реєстрації перебуває під номером 25.

Реєстраційні номери вхідних документів цього підрозділу виглядатимуть:

100-25/01 (варіант – 100-25-01)
100-25/02
100-25/03 і т.д.

Дата документу- День, місяць, рік його надходження в організацію (підрозділ). Після занесення всіх необхідних даних до журналу на самому документі ставлять у правому нижньому кутку реєстраційний номер та дату. Приклад: Вх. №100-25/01 від 15.01.2014.

Вхідна кореспонденція може бути внутрішньою та зовнішньою. Основні види документів:

листи
телеграми
заяви
службові записки
пояснювальні записки
розпорядження
довідки.

Виконавець- Призначений керівником співробітник для вирішення зазначеного в документі питання.

Додаткові графи журналу реєстрації вхідних документів

Для повного контролю за виконанням проблемного питання до журналу рекомендується включати додаткові графи:

резолюція
відмітка про виконання.

Після розгляду документа керівник пише на ньому резолюцію.

Цей напис – спосіб адміністративного впливу – включає як прізвище виконавця, а й конкретне доручення: що потрібно зробити.

Резолюціяповністю переписується в журнал реєстрації. Інформація допомагає відстежувати правильність виконання доручення керівника. Можливі варіанти резолюції, які мають на увазі різні дії виконавця:

Іванову П.П. Для ознайомлення
Іванову П.П. Зібрати інформацію
Іванову П.П. Зібрати інформацію, підготувати чорновий варіант відповіді
Іванову П.П. Зібрати інформацію, підготувати відповідь, надіслати до 01.02.2014.

Відмітка про виконання- Це підсумковий результат роботи з конкретним вхідним документом. Часто тут пишуть лише слово «Виконане». Робити так не рекомендується. Детальна інформація допоможе у майбутньому уникнути неприємних ситуацій.

Корисно включити до журналу реєстрації графу « Дата резолюції». Інформація покаже, коли керівник розглянув вхідний документ. Характерний приклад. Секретар зареєстрував листа у день його надходження – 27.01.2014. У керівника з'явився час прочитати його лише 30.01.2014 року.

Вирішення зазначеної у листі проблеми затягується. Але винен не виконавець, не секретар, а керівник, котрий не зміг розглянути документ у день його реєстрації. Побачити цю ситуацію допоможе графа «Дата резолюції».

Для відображення в журналі повної інформації про кореспондента рекомендується увімкнути графу « Вихідний номер, дата документа». За цими даними можна швидко знайти потрібний лист. Коли у вхідному документі вихідного номера немає, пишуть «б/н» (без номера).

До журналу також допускається включення граф

у справу №
примітка
спосіб доставки документа
кількість аркушів документа.

У прикладі журналу реєстрації вхідних документів наводяться приклади правильного заповнення його граф.

Основні правила заповнення журналу

До початку роботи з журналом на титульній сторінці слід написати назву організації та дату.

Коли певна книга реєстрації вхідної кореспонденції повністю заповнюється, записують дату закінчення журналу.

На другій, третій сторінках журналу зазвичай знаходиться інформація про осіб, відповідальних за реєстрацію кореспонденції. Тут наведено дані:

П.І.Б.
посада
документ про покладання обов'язку вести журнал (наказ, розпорядження)
період роботи
підпис.

З четвертої сторінки журналу починається власне реєстрація документів. До початку роботи книгу повністю нумерують. Висмикувати сторінки із неї забороняється. Термін зберігання – 5 років. Журнал – це документ суворої звітності: прошивати його необов'язково.

Реєстрація вхідної кореспонденції ведеться за принципами:

Своєчасності. Вхідний документ має бути зареєстрований у день надходження до організації (структурний підрозділ). Іноді наказом термін реєстрації збільшують до 3 днів
Одноразовості. Документ реєструють 1 раз, надаючи унікальний номер
Повнота інформації. Наприклад, правильне заповнення графи «Зміст»: зменшення врожаю картоплі у 2012 р. у зв'язку з використанням застарілого обладнання. Якщо написати тут коротко «про картоплю», зміст вхідного документа буде втрачено
Наскрізний нумерації не більше одного календарного року.

Журнал реєстрації вихідних документів, зразок якого дано нижче, дуже допомагає під час ведення документації у створенні. У ньому реєструються вихідні листи, вказівки, пояснення та інші папери, які організація офіційно надсилає будь-куди. Великі підприємства використовують при цьому електронні таблиці, спеціалізовані програми. Але у малого бізнесу потреба у них виникає нечасто.

ФАЙЛИ

Значення

Фіксація факту відправлення будь-якого паперу не менш важлива, ніж фіксація факту його прийняття. Таким чином, журнал реєстрації вихідних документів має однакове значення з журналом реєстрації вхідних листів. Від нього залежатиме ступінь порядку у кореспонденції.

Також він необхідний збереження цілісності листування з принципово важливих питань. З таким журналом її можна буде легко оформити в єдину справу, з номерами, датами та переліком відповідальних осіб.

Вимоги до заповнення

Журнал реєстрації вихідних документів, як й інші журнали цього типу, має у своєму складі дві частини: обкладинку і сторінки. На обкладинці написано назву, дату початку та закінчення ведення (другу зручно проставляти при завершенні документа), найменування організації, інші основні реквізити. Основна частина має:

Бути представлені однаковими сторінками (дані у прикріпленому бланку та зразку журналу).
Прошиватись. Для зручності архівування сторінки приколюються у двох-трьох місцях. Таким чином, коли журнал закінчується, його зручно поміщати до папок.
Також кожна сторінка журналу має бути пронумерована.
Завершуватися візою керівництва. Наприкінці кількість сторінок вважається, звіряється. На останній сторінці документа – оборотній частині обкладинки – проставляється кількість сторінок. Керівник організації тут же ставить свій підпис, друк.

У діловодстві існує правило: не реєструвати непідписаний документ. Тільки після підпису особи, яка має на це право, документ набуває юридичної сили та може бути занесений до реєстрів.

Зберігається документ 3 роки (якщо співробітники організації не працюють у несприятливих умовах праці), а потім спеціально скликана експертно-перевірна комісія перевіряє цінність документа. Якщо він не представляє цінності для подальшого використання і не може бути доказом при суперечках, слідчих та судових розглядах, його знищують. Звичайно, заповнюючи при цьому акт про знищення документів.

Які дані вказувати під час заповнення

Журнал улаштований досить просто: обкладинка плюс таблиця. Остання представлена графами, у яких мають бути зазначені:

Дата документу. Вихідні листи прийнято розташовувати у хронологічному порядку. Це значно спрощує пошук ділового листування. Датою вважається день підписання.
Реєстраційний номер вихідної документації. Перший вихідний документ початку журналу – 1, другий – 2 тощо. Зазвичай, документ ведеться з початку календарного року, як і починаються реєстраційні номери.
Адресат.
Короткий зміст. Це може бути назва та номер документа або просто питання, за яким ведеться листування. Насправді часто виходить, що листи невеликого обсягу (у кілька рядків) можуть взагалі мати назви. Тоді ця графа залишається порожньою.
Ким підписано вихідний папір.
Виконавець.
Відмітка про направлення копії вихідного листа до справи.
Відомості про надсилання документа. Тут записуються дані, які підпадають під категорію інших граф, але необхідні орієнтування у журналі.

Кожен вихідний діловий лист має бути описаний у своєму рядку. Якщо до заповнюючого документ працівникові надходить відразу кілька листів, то реєструвати їх слід за зменшенням значущості. Номер та дата кожного паперу розміщуються в окремому рядку.

Заповнення журналу в електронному вигляді неприйнятне, тому що в ньому повинен розписуватись виконавець, ставиться відмітка про прикріплення копії документа у справу та ін. Помилки також небажані. Але якщо було зазначено неправильна інформація, слід її закреслити однією рисою, а правильну підписати поруч, з припискою «Виправленому вірити» і підписом керівника (чи іншого відповідального за заповнення журналу особи).

Варіації

Іноді вдаються до оформлення суміщеного журналу вхідної та вихідної документації. Це буває зручно, якщо обсяг ділового листування невеликий.

Варто мати на увазі, що пошук та відновлення всього ходу діалогу, наприклад, з діловим партнером чи клієнтом, буде утруднений. Час на оформлення збільшиться. Але кожна організація має право самостійно вибирати форму подання такої інформації.

Види документів, що пересилаються

Заноситись до журналу реєстрації вихідних документів може безліч різноманітних паперів. Наприклад:

довідки;
акти;
запити;
телеграми;
переклади;
заявки та ін.

Хоча журнал реєстрації вихідних документів і належить до документів суворої звітності, він корисний у організаціях, де ведеться ділове листування, потребує обліку і контролю.

Скільки зберігати

Час зберігання журналу не повинен бути меншим за термін зберігання тих документів, які в ньому зареєстровані. Це правило діє навіть у випадку, якщо в ньому наголошувалися накази щодо основної діяльності або кадрові документи, що мають постійний термін зберігання.

Правило: щоб мати право на знищення журналу реєстрації вихідних документів, необхідно переконатися у тому, що терміни зберігання всіх зазначених у ньому паперів минув.

Зазвичай термін не перевищує 3-5 років. Але бувають винятки із правил. Тому досвідчені кадровики, секретарі, голови підрозділів чи інші співробітники, чию частку випало ведення журналу, часто вдаються до поділу журналів. В одному реєструють документи з постійним терміном зберігання (також ті, що зберігаються 75 років), а інший залишають під документи, що «швидко псуються», втрачають юридичну силу протягом 3-5 років. На обкладинку журналу у разі наносять позначку. Головне – уникнути плутанини.