Як збільшити свою продуктивність, щоби більше встигати за порівняно короткий час. Відводимо на важливі справи менше часу

які допоможуть вам зберегти осудність і отримати прибуток

Наомі Данфорд ділиться порадами щодо продуктивності у своєму блозі. Її формула успіху: найкращі ментальні програми + найкращий маркетинг = магія.

Блог? - Придумати заголовок для вашого наступного посту у блозі.

Сайт? - Зателефонувати фотографу та отримати прайс на знімки.

Вебінар? - Купити мікрофон.

Завжди існує цілком визначальне наступне дію у справі. Якщо ви відчуваєте щось на кшталт: « Не знаю, з чого почати, бо міг би зробити з десяток різних речей, щоб зібрати нарешті цей вебінар», - просто виберіть будь-яку наступну дію.Це краще, ніж те, що у вас зараз. Наявність певного наступного кроку означає, що ви завжди знатимете, що робити далі. Більше не треба вирячитися в стіну.

10. Підготуйтеся до таких завдань, щоб було простіше розпочати

Почати - це завжди найскладніше (тому ми й не робимо багатьох речей, які б могли). Найбільша складність полягає в тому, що якщо ви почнете вам доведеться закінчувати. Приємного мало. Але! Якщо ви почнете хоч якось, ваш мозок віритиме, що найважча частина вже зроблена, і далі буде легше.

(Взагалі цьому існує наукове пояснення, але мені ліньки шукати посилання. До того ж, це відверне вас. Я дбаю про вашу продуктивність, правда-правда))

Скажіть собі: « Все, що я маю зробити прямо зараз, - придумати заголовок для посту в блог і відкрити документ».

Або: « Все, що я маю зробити прямо зараз, - почати лист із фрази:“Привіт, Кейт, у мене погані новини”».

Або: « Все, що я маю зробити прямо зараз, - написати назву вебінару на аркуші паперу і зробити майндмеп з трьома порожніми колами».

І відкладіть до завтра. Завдання розпочато та залишить вас у відкритому режимі: вашому мозку здаватиметься, що ви не починаєте, а продовжуєте.Це працює, я не жартую.

11. Перевіряйте та відповідайте на пошту у встановлений час, щоб зберігати осудність

Одна з останніх чутних мною речей щодо пошти: « Не відкривайте електронну пошту, якщо ви не можете відповісти на неї». Це чудово звучить у теорії - і, ймовірно, це хороша порада у 90% випадків. Але це непрактично. У мене, наприклад, багато листів, які я хочу відкрити, але відповідати на них поки що не готова.

Проте. Якщо кілька разів на день ви перевіряєте та відповідаєте на електронну пошту, прилипаючи до неї, з вами трапляться дві речі.

По першеви миттєво полюбите своє життя. Постійне сидіння в пошті має жорстокий ефект на психіку.Ви будете дорожити тим фактом, що ви зараз не в пошті, як би ви дорожили свободою після повернення з Сан-Квентін (в'язниця - прим. ред.).

По-друге, ви почнете краще відповідати на пошту, тому що почнете ненавидіти свою поштову скриньку. Ви почнете відповідати з такою швидкістю, щоб наблизитися до того, від чого пошта вас відриває. Відповідь на пошту стане на кшталт недбалого відвідування родича, який вам не подобається. Швидко, досить чемно і без будь-яких емоційних вкладень.

Виберіть 2 або 3 проміжки дня, які будуть вашим «поштовим часом». Все, що поза цим часом, – ваше життя. Двері замкнені зсередини, дорогі.

12. Встановіть час закриття, щоб встигнути вдвічі більше

Теж із розділу «отримати назад своє життя» - встановлення часу закриття для вашого офісу, віртуального чи фізичного. Якщо ви закінчуєте роботу на час X - і ви дійсно закінчуєте, то здивуйтеся, наскільки більше речей будуть відзначені як завершені у вашому списку.

Одна з причин, чому ви не робите стільки, скільки могли б - ви обманюєте самі себе.

Ви дозволяєте відмовлятися роботою. Ви дозволяєте говорити своїм близьким: « Мені доведеться працювати пізно ввечері, бо багато навалилося" (а не " Мені доведеться працювати пізно ввечері, тому що я прошатався весь день, відволікаючись на все поспіль, і не хочу визнавати це»). Абсолютна влада розбещує і таке інше.

Відповідальність означає, що ви починаєте говорити собі: Чорт, якщо я хочу, щоб це було зроблено, значить я маю зробити це».

Ви дуже розумна людина. Якщо ви встановите час закриття, ви отримаєте набагато кращий результат і заробите більше грошей. Я ніколи не бачила, щоб хтось зазнав невдачі за такого підходу.

13. Виберіть «Велику трійку» справ і простежте, щоб вони були створені

Підніміть руку, якщо колись чули таке: « Щодня ви повинні вибрати три найбільш важливі речі і робити їх насамперед». Так… добре, добре, багато рук. Я здогадалася.

Але що я помітила. Багато людей кажуть: « Я не можу піти на це! У мене є 10 справ, які потрібно завершувати щодня!» Круто.

Ті ж люди дуже часто кажуть: « Чорт! День закінчено, а я не зробив нічого зі списку!» (Підніміть руку, якщо ви говорите так частіше, ніж хотілося б).

Отже, замість списку великої трійки ви зробите нуль.

Ось як це відбувається. Ви вибираєте 3 найважливіші на сьогоднішній день справи, а потім звільняєте себе від інших думок у голові і просто робите.

Коли ви зрозумієте, що важливе завершено, а у вас ще в запасі більшість дня, виберіть три наступні справи. Концентруєтеся та робите їх.

Нерідко виходить завершити навіть понад десять завдань на день. 10 більше ніж 3.

Продуктивність не повинна ставати вам Дев'ятим колом Дантового Пекла.

Якщо ви підприємець – високі шанси, що у вас спостерігається певний рівень синдрому дефіциту уваги. Ось чому у вас є бізнес-суперсили - ви можете встановлювати інтелектуальні з'єднання надзвичайно швидко і робити речі, які інші люди не можуть робити.

Але якщо вам важко зосередитися, впевнено рухатися вперед і завершувати завдання, то вам потрібні конкретні рішення, що враховують синдром дефіциту уваги (навіть якщо насправді ви не страждаєте).

Великі зміни способу життя, корисні у довгостроковій перспективі, швидше за все, не допоможуть вам зробити більше справ цього тижня.

А ці 13 порад щодо продуктивності – допоможуть. Допоможуть підвищити продуктивність.

Це легко. Ви можете це зробити майже без зусиль.

Просто виберіть кілька і почніть робити.

Колеги, який один пунктви б обрали із цього списку?

"Кожна нова ідея в галузі підвищення продуктивності відноситься до однієї з трьох категорій: оптимізація управління часом, увагою або енергією", - говорить Кріс Бейлі. За його словами, коли ми витрачаємо час марно, ми просто постійно відкладаємо справи. Якщо ж ми не можемо зосередити свою увагу, то ми відволікаємося. А без енергії ми втомлюємося та вигоряємо. Описані автором прийоми дозволяють керувати всіма трьома компонентами продуктивності.

1. Визначаємо мотивацію

Автор упевнений, що найголовніше у процесі підвищення своєї продуктивності – це розуміння своєї мотивації, яка, до речі, має бути потужною, щоб не дати вам відкотитися назад. Можливо, деякі зміни вам і не потрібні, тому мотиви треба ще й ставити під сумнів. Кріс Бейлі пропонує читачам одне просте завдання виявлення своїх цінностей – воно складається з відповідей на два питання:

• Уявіть собі, що в результаті застосування рекомендацій, пропонованих у цій книзі, у вас з'являються дві вільні години щодня. Як ви використовуєте цей час? Які нові проекти розпочнете? На які існуючі проекти витрачатимете більше часу?
• Коли ви взяли в руки цю книгу, які цілі у сфері продуктивності ви ставили перед собою? Які нові звички чи ритуали хотіли виробити?

2. Складаємо список критично важливих завдань

Не можна підвищити свою ефективність, а то й визначити собі справи, виконання яких матиме максимальний ефект. Інакше кажучи, важлива як інтенсивність дій, а й їх раціональність. Не всі завдання є рівноцінними. "Продуктивність полягає не в тому, щоб робити більше справ, а в тому, щоб робити "правильні" справи", - вважає Бейлі.

Він радить провести інвентаризацію своїх справ, для цього потрібно:

1. Скласти список усіх своїх обов'язків на роботі.
2. Запитати себе: «Якби було можливо щодня виконувати лише один пункт із цього списку, то який із пунктів дозволив би досягти найкращих результатів за ту саму кількість часу»?
3. Поставити собі запитання: «Якби потрібно було виконати ще два пункти зі списку, то які ще дві справи дозволяють досягти найкращих результатів за той самий час»?

3. Слідуємо «правилу трьох»

За досвідом автора, дуже ефективно на початку кожного дня виділяти три основні справи, які мають бути виконані для його закінчення. Вони повинні залишатися завжди у фокусі вашої уваги. Так само варто починати і кожного робочого тижня. За цим принципом можна планувати особистий час.

Справа в тому, що наш мозок пристосований мислити «трійками» – початок, середина, кінець або золота, срібна та бронзова медалі, Три ведмеді, Три мушкетери тощо. Тому, прийшовши на роботу, насамперед потрібно подумки перенестися на кінець дня і запитати себе, які три справи я хотів би бачити виконаними до завершення робочого процесу.

4. Спостерігаємо за своїм біологічним піком

Бейлі закликає читачів поспостерігати за рівнем своєї енергії, як він змінюється протягом дня, в який годинник спостерігається спад, а в який, навпаки, підйом. Це дозволить визначити, в який час варто вирішувати найважливіші та складні завдання, а коли краще зайнятися плинністю. Тільки на період дослідження слід відмовитися від таких стимуляторів як кава, цукор та алкоголь.

Також варто почати вести журнал використання часу, в якому записувати, чим ви займаєтеся щогодини, щоб виявити, на які справи ви витрачаєте час непродуктивно, на що відволікаєтесь.

5. Шукаємо підхід до неприємних справ

Людина схильна відкладати все найскладніше і термінове потім, це називається прокрастинацією. Ось і Кріс Бейлі протягом одного тижня провів шість годин, відкладаючи те, що мав намір зробити.

Щоб відключити спускові механізми прокрастинації необхідно постаратися підвищити собі привабливість завдання. Для початку необхідно зрозуміти, які її негативні тригери включилися, до яких належать нудність виконання мети, рутинність, складність, відсутність задоволення. А потім постаратися знайти позитивні сторони. Наприклад, якщо вам потрібно заповнити податкову декларацію, можна подумати про розмір податкового відшкодування і на що можна буде його витратити.

Крім того, буде корисно скласти список резервних справ – як альтернативу, і негативних наслідків від невиконання завдання. Або ж просто взятися за справу. «Спробуйте встановити таймер всього на 15 хвилин, після чого дозвольте собі зупинитися і зайнятися чимось іншим. Якщо за 15 хвилин роботи ви відчуваєте, що можете продовжувати, – продовжуйте», – пише Бейлі.

6. Надсилаємо листа собі в майбутнє

Найчастіше ми сприймаємо себе в майбутньому як чужу людину, тому нам простіше перекласти на неї всі неприємні справи, тобто відкласти на завтра.

Позбутися цього можна, познайомившись із майбутнім собою, для цього автор пропонує:

• створити пам'ять про себе в майбутньому, представивши себе тією людиною, яка вчасно виконала всі необхідні завдання;
• написати та надіслати собі листа в майбутнє;
• скористатися додатком, який показує, як ви виглядатимете через багато років, наприклад, AgingBooth.

7. Відключаємо інтернет на максимально можливий час

"Найкращий спосіб мінімізувати втрати часу, який мені вдалося знайти, дуже простий: інтернет треба просто відключати, коли ми працюємо над важкими або неприємними завданнями", - ділиться Бейлі.

Це допоможе протистояти спокусі відволікатися на малоефективні справи – електронну пошту, месенджери та соцмережі.

8. Переходимо від тайм-менеджменту до економіки знань

Управління часом має поступитися місцем управлінню увагою та енергією, каже автор. Тому перед складанням плану на день треба зрозуміти, на яку кількість уваги та енергії цього дня можна розраховувати і чого потрібно досягти.

9. Відводимо на важливі справи менше часу

Або працюємо менше. Вся справа в тому, що чим більше годин ми працюємо сьогодні, тим менше можемо концентруватися та відновлювати енергію.

Під час експерименту Кріс Бейлі з'ясував, що за 90-годинної роботи на тиждень він зміг зробити ненабагато більше, ніж за 20-годинної. Просто, коли у вас мало часу для виконання завдання, потрібно докладати більше зусиль і уваги, щоб встигнути її зробити.

Ідеальна тривалість тижневого робочого процесу – 35 чи 40 годин. «Мій улюблений спосіб – встановити таймер на телефоні на половину часу, який, на мою думку, має зайняти виконання певної справи. Якщо я думаю, що знадобиться чотири години, щоб підготувати важливу презентацію, я плануватиму на неї лише дві», – розкриває свій секрет автор.

10. Розумно витрачаємо час біологічного піку

Концентруватися на найважливіших справах потрібно не тоді, коли у вас більше для цього часу, а в періоди біологічного піку.

«Зайдіть до Outlook, iCal, Google Calendar або будь-якого іншого календаря, яким ви користуєтеся, і на кілька тижнів зарезервуйте інтервали часу, коли настає ваш біологічний пік. Переконайтеся, що ви встановили нагадування за 30 і 15 хвилин до початку біологічного піку, і використовуйте їх як сигнал, що настав час приступати до серйозної роботи», – радить Кріс своїм читачам.

11. Встановлюємо день технічного обслуговування

Визначення дня або спеціально відведеного часу для всіх господарських справ, таких як похід до магазину, прибирання, стрижка та технічних завдань дозволяють вивільнити додаткові ресурси уваги та енергії на більш важливі потреби.

12. Зменшуємо кількість справ

Автор закликає максимально спрощувати процес роботи та план на день, щоб залишалося якнайбільше відкритого часу у графіку. Це дозволить гнучко реагувати зміни ситуації, наприклад, на коливання здатності концентрувати увагу.

13. Стискаємо неважливе

Основні справи завжди мають допоміжні з низькою віддачею, які потрібно прагнути стиснути. Зробити це не так складно - потрібно виміряти кількість часу і уваги, що витрачається на них, і скоротити їх за допомогою установки ліміту. Наприклад, можна виділити лише кілька проміжків по 30 хвилин для роботи з електронною поштою або здійснити всі необхідні дзвінки за один раз.

14. Усуваємо рутинні справи

Рутинні відносини можна і необхідно делегувати іншим. «Якщо ви хочете підняти ставки ще більше, закликаю вас також: зробити завтра свідоме зусилля та сказати «ні» п'яти справам незалежно від того, великі вони чи не дуже; подумати про зобов'язання та обов'язки, виконання яких прирікає вас на справи з низькою віддачею, і поставити собі запитання: чи дійсно вони є настільки цінними для мене? Можливо, варто відмовитися від деяких із них?», – ділиться Кріс Бейлі.

15. Записуємо ідеї

Бейлі наводить слова автора книги «Як упорядкувати справи» Девіда Аллена: «Голова призначена не для зберігання, а для генерування ідей». Для підвищення своєї організованості список незавершених завдань та нові ідеї краще записувати у блокноті, на комп'ютері чи смартфоні.

16. Складаємо список «гарячих точок»

Раз на тиждень корисно переглядати всі свої записи, проекти, зобов'язання та виконану роботу з висоти пташиного польоту. Можна скласти перелік «гарячих точок» у семи областях:

• інтелект
• емоції
• кар'єра
• фінанси
• відносини
• розваги

Просканувавши цей список, можна виписати з нього завдання, якими потрібно зайнятися наступного тижня. "Побачивши позначку "стоматолог", що відноситься до "гарячої точки" "тіло", я згадую, що давно не був у стоматолога і записуюся до нього на прийом", - наводить приклад автор.

17. Дозволяється думкам йти в блукаючий режим

Потрібно хоча б по 15 хвилин на день дозволять своїй свідомості блукати, мандрувати та мріяти. "Вас вразить, які думки можуть прийти до вас", - вигукує Бейлі. За його словами, він вважає за краще встановити на цей час таймер і засісти в тихому місці з ручкою та блокнотом.

18. Тренуємо увагу

Одна година роботи повністю сконцентрованим дорівнює двом-трьом годинам виконання завдання, сфокусувавшись на ньому наполовину. Увага складається з трьох компонентів, які потрібно тренувати:

• центральний виконавчий компонент – ваш мислячий та плануючий мозок;
• концентрація: звуження фокусу уваги;
• усвідомленість.

Щоразу, перериваючи роботу, потрібно записувати цей випадок у блокнот, щоб визначити фактори, що відволікають, і мінімізувати їх у майбутньому.

19. Вимикаємо повідомлення

20. Включаємо однозадачний режим

Не можна робити кілька справ одночасно, це знижує продуктивність, хоч і створює ілюзію протилежного.

"Незалежно про те, що ви вирішили - сфокусувати всю увагу на роботі, телефонному дзвінку, розмові, книзі або процесі прийому їжі, протягом 15-30 хвилин зосередьтеся тільки на цьому", - говорить Бейлі.

21. Медитуємо

Однозадачний режим, насправді, є стан повної усвідомленості, досягти якого дозволяє медитація – вправу на концентрацію уваги. Автор рекомендує встановити таймер, для початку достатньо і п'яти хвилин, і просто спостерігати за своїм дихальним ритмом, щоразу повертаючи до нього увагу, яка обов'язково намагатиметься блукати.

22. Поповнюємо енергію

Наші сили залежить від харчування. Бейлі виділяє два правила, дотримання яких допоможе почуватися енергійніше:

1. Є більше необроблених продуктів.
2. Відстежувати момент, коли ви вже наїлися, та припиняти їсти.

23. П'ємо більше води і менше напоїв, що містять цукор.

Підвищити рівень енергії може вода. Потрібно пити її якнайбільше. І відмовитися при цьому від кофеїну, алкоголю та цукромістких напоїв. Можна скорочувати їхню кількість поступово.

24. Займаємося спортом

Звичайно, ще один прийом збільшити свою енергію – це робити фізичні вправи, особливо аеробні: ходити, бігати, займатися на еліптичному тренажері хоча б по 15 хвилин.

25. Висипаємося

«Пам'ятайте: недосипаючи одну годину, ви втрачаєте принаймні дві години продуктивності», – каже Кріс Бейлі. Він радить вибрати і завжди дотримуватись розумного часу відходу до сну.

Часом нам дуже складно впоратися із темпом сучасного життя. Багато стресів, хвилювань, навантажень не сприяю ясності розуму. У таких випадках дуже складно сконцентруватися на чомусь, зникає інтерес до чогось, людина стає млявою. З цим треба боротися тому, що часто виникає ситуація, коли необхідно освоїти багато інформації, а сил немає. Таке завдання, наприклад, часто постає перед студентами. У цій статті будуть представлені кілька корисних та простих порад, як підвищити продуктивність свого навчання.

Для початку тілу потрібно бути в хорошій формі, щоб мозок міг нормально засвоювати інформацію. Важливим аспектом у питанні є кількість сну. Організму потрібно спати незалежно від того, вчитеся ви чи ні. Мозок просто не здатний зберігати інформацію, коли організм не отримує необхідного відпочинку. І кава не допоможе, повірте. Матеріал засвоюється набагато вище, якщо мозок отримає потрібний йому відпочинок і засвоїв вже наявну інформацію.

Також радимо не забувати про прийоми їжі та води. Набагато ефективніше піде процес навчання, коли ваш мозок постійно не нагадує про порожнечу у шлунку. Поставте пляшку з водою собі на стіл і іноді попивайте. Це допоможе від зневоднення, а також від спеки.

Правильно облаштовуйте робоче середовище. Чистий та організований простір покращує розумові процеси, підвищує зосередженість. Можна робити спеціальні музичні добірки, які налаштовуватимуть на потрібний лад, і асоціюватимуться саме з навчальним процесом.

Важливий порядок не лише довкола, а й усередині. Будьте спокійні, налаштовані на робочий процес і очистіть свою свідомість від усіх зайвих думок. Якщо ви хочете мислити ефективно, потрібно вміти очищати свій мозок від усього зайвого. Не відволікайтесь. Зовсім непродуктивно дивитися серіал і зубрити підручник. Вимкніть усі соціальні мережі, бажано і телефон подалі прибрати. Ви і не помітите, що зробили все швидше і запам'ятали матеріал набагато краще.

Не поспішайте. Робіть все розмірено та вдумливо. Краще витратити 30 зайвих хвилин вивчення матеріалу, а потім приступайте до завдання. Можна робити спеціальні нотатки, фіксуючи скільки матеріалу вже вивчено, а скільки залишилося. Бажано підключати кілька видів пам'яті, наприклад, зорову та механічну. Рівень запам'ятовування буде набагато вищим.

Важливо давати можливість відпочити, зробіть перерву на 15 хвилин. За цей час і тіло, і мозок відпочивають, а інформація засвоїться краще. Після перерви одразу приступайте до продовження навчання, не відволікаючись на зайве.

Надані поради нескладні у виконанні, але дуже корисні. Використовуючи їх, ви підвищите рівень продуктивності та зможете виконати надане собі завдання.

Приємно та вигідно у фінансовому плані – так і продовжуємо далі працювати!

Коли робиш добре та якісно свою роботу, отримуєш певне задоволення від цього. А як організувати роботу в колективі, щоб підвищити продуктивність всього відділу чи компанії загалом? Як розбудити бажання працювати в штаті співробітників? Що робити: підвищувати особисту мотивацію кожного, зацікавити морально та матеріально? Відповімо на ці запитання у нашій статті.

Виділимо найпоширеніші методи, що потребують значних фінансових вкладень:

1. Матеріальне заохочення

Витратний, але необхідний спосіб стимулювання персоналу:

• збільшення зарплатні;
• премії (за проект, протягом року);
• бонуси (% від проекту).

Це хороший спосіб показати співробітникам, що вони отримають у результаті. Але як досягти таких результатів – кожен має знайти рішення самостійно.

2. Додаткова відпустка або вихідні

Таке заохочення відпочинком стимулює співробітників швидкого виконання робіт.

3. Автоматизація ція робочих процесів

У діяльності будь-якої компанії є робочі процеси, які можна спростити, полегшити з допомогою автоматизації. Так, використання спеціальних програм полегшує, наприклад, введення даних, автозаповнення стандартних форм та шаблонів, спрощує листування з клієнтами тощо. Скорочуючи час виконання окремих операцій, можна домогтися зменшення загальних трудовитрат. Через війну звільняється час виконання інших, пріоритетніших завдань.

4. Постійний контроль з боку керівництва

Потребує особистого втручання керівника, яке робочий час - найдорожчий.

5. Оплата навчання співробітників – відправка на курси, тренінги, семінари.

Турбота про персонал, його розвиток показує зацікавленість керівників у працівниках. І, звичайно, допоможе підвищити продуктивність колективу.

Вищеперелічені методи - це традиційні методи стимулювання. Не завжди матеріальні способи стимулювання ефективні. Все має межі: при досягненні певного рівня доходу подальше збільшення заробітної плати не призводить до підвищення якості роботи співробітників.

Тому сьогодні російські компанії дедалі більше переймають західні методи підвищення ефективності праці співробітників. Вони не вимагатимуть великих вкладень, але результати можуть бути відмінними.

Маловитратні способи стимулювання співробітників:

• Створіть умови та атмосферу. Обстановка на робочому місці повинна розташовувати до роботи, відносини у колективі мають бути доброзичливими, і співробітники розуміють завдання кожного у досягненні спільної мети.
• Добре працюють у такій комфортній робочій атмосфері способи морального заохочення, виділення досягнень окремих працівників: вручення грамот, фото на дошці пошани(якщо така є). Навіть на словах виражена, але щира і від душі особиста подяка, може надати сили та енергії для ще кращої роботи. Непоганим стимулом може стати і сертифікат на безкоштовне використанняпослуг компанії, у якій працює. Вручений разом із грамотою, він стане чудовою можливістю підвищити лояльність співробітника до компанії та збільшити його продуктивність. Цей спосіб успішно застосовувався нашій країні за планової економіці. Всім добре відомі соцзмагання того періоду.
• Важливим є індивідуальний підхід до кожного співробітника . Зробити аналіз роботи працівника, визначити, чи своє місце він займає - можливо, він буде кориснішим на іншій посаді в колективі. Або йому можна сміливо довіряти і збільшити його повноваженняна поточній посаді. Для когось свобода дій та довіра підштовхнуть до підкорення ще більших вершин. Підвищення на посаді– як наступний етап розвитку кар'єри – найкращий спосіб відзначити перспективного співробітника. Але разом із підвищенням, звичайно ж, потрібно використати і фінансовий метод – додавання до зарплати.
• Правильна організація часу та планування – запорука успіху та гарної успішності. Щотижневі планерки, звітипро виконану роботу та плани майбутніх справ наступного тижня допомагають систематизувати роботу. Але важливо, щоб збори не перетворилися на формальність, а на написання планів та звітів не йшло половина робочого часу. Такі звіти потрібні, щоб допомогти оптимізувати завдання. Побачити велике завдання в цілому, а потім розкласти її на окремі кроки, або надати завданню конкретного виразу в цифрах або термінах. Тоді вирішити таке завдання буде легше.

• Хочете добитися швидшого вирішення завдання? Є один перевірений метод – встановіть конкретний час виконання завдання. Ніколи не працює так ефективно, як в останній день або годину перед закінченням відведеного часу. Але тут головне не надто перестаратися. Часу має бути достатньо виконання завдання, але з надмірно. Таке завдання має давати виклик, але бути досяжним у відведений термін. Однак якщо це не просто допомагає організуватися, а сильно напружує, то слід пам'ятати, що не можна постійно працювати «під напругою». Також корисно призначати проміжні точки - за ними зручно контролювати хід виконання та можна вчасно зрозуміти, що завдання провалюється. Наприкінці проекту можна провести ретроспективу проекту, щоб врахувати досвід для наступних завдань: у кого зі співробітників якісь промахи в роботі були. І що треба робити інакше, щоб цих промахів уникнути надалі.
• А взагалі допоможе систематизація накопиченого досвіду за допомогою створення інструкцій та регламентів. Такі інструкції повинні містити покроковий план дій та опис усіх етапів роботи, у тому числі і вказівки термінів їх виконання. Ці документи стануть гарним посібником для новачків. Діючі співробітники також почерпнуть звідти багато корисного.
• Одна з останніх новацій це – введення системи обліку робочого часу. Така програма дозволяє контролювати час, проведений співробітником за комп'ютером, підвищує навички самоорганізації та дозволяє відстежити ефективність використання робочого часу. Також система дозволяє керівнику лінійних підрозділів та департаментів визначити, хто зі співробітників має потенціал для зростання (наприклад, зі звіту керівник побачив, що співробітник під час виконання роботи використовував онлайн-довідники, які допомогли зробити завдання кращим) і що можна покращити у роботі колективу. Наприклад, одна всім добре відома енергетична компанія «А» за 4 місяці скоротила транзакційні витрати робочого часу в абсолютних цифрах на 12 мільйонів рублів, причому цільове використання робочого часу збільшилося на 20%).

Деякі методи підвищення продуктивності роботи обов'язково вимагатимуть грошових витрат, але часом досить ефективно працюють маловитратні способи. Поєднання одночасно і тих, та інших методів дасть найкращий результат.

Напевно, більшість людей у ​​цьому світі відчувають брак часу та бажання оптимізувати свій робочий процес.

Ключ до цього полягає в тому, що потрібно працювати краще, а не більше.

Так що, якщо ви хочете підвищити свою продуктивність, не потрібно просиджувати годинник на роботі, сподіваючись на кращий результат. Натомість спробуйте наші поради:

Регулярно відпочивайте.Це може здатися парадоксальним, але короткі перерви між завданнями покращують концентрацію, креативність та пам'ять. Тривала робота протягом тривалих періодів часу призводить до стресу, втоми та часто — неправильних рішень. Збільште свою ефективність на роботі за допомогою регулярних перерв, даючи своєму мозку відпочити та відновитись.

Чи не відкладайте важливі справи на потім.В англійській мові є такий вираз "eat the frog", дослівно - з'їж жабу. Цією жабою є найважливіше завдання, яке обов'язково потрібно сьогодні виконати. Щоб досягти високих показників та продуктивності, потрібно розвинути в собі звичку робити це завдання щодня з початку робочого дня. Але що робити, якщо у вас є кілька важливих завдань? З'їжте найпотворнішу жабу, радить Брайан Трейсі, відомий мотиваційний спікер. Це означає, що, якщо у вас кілька важливих завдань, то визначте, яка є найважчою, і почніть із неї. Привчіть себе сідати за складне завдання з самого ранку і не перемикатися на інші до повного завершення.

Будьте однозадачними.Людський мозок не пристосований багатозадачності. Навпаки, згідно з дослідженнями, багатозадачність зменшує продуктивність на цілих 40%. Це тому, що постійне перемикання між завданнями не дозволяє нам сконцентруватися на чомусь одному, забиває короткочасну пам'ять та викликає стрес та розумове виснаження. Отже, збільшуйте свою продуктивність, фокусуючись на одному завданні за один проміжок часу.

Дотримуйтесь правила двох хвилин.Автор бестселера «як упорядкувати справи» Девід Аллен пише про «правило двох хвилин» у своїй книзі. Суть методики така - якщо у вас є невирішені завдання, які можуть бути виконані за 2 хвилини, то зробіть їх одразу. Так як, якщо ви вирішите відкласти ці завдання, то потім вам доведеться знову витратити час на їх перегляд, і це займе у вас більше часу. Сюди можна віднести різні обов'язки, що стосуються не тільки роботи, наприклад, відповісти на e-mail, заправити постіль, помити посуд і т. д. Ця стратегія тайм-менеджменту може радикально покращити вашу продуктивність, перешкоджаючи прокрастинації і допомагаючи виконати більше завдань за добу .

Плануйте щодня заздалегідь.Складання списку справ, як ви вже знаєте, є прекрасним способом підвищити продуктивність. Це допоможе залишатися організованим та сфокусованим. Краще робити список справ простим і здійсненним – не більше 2-3 завдань на день. Величезний список завдань тільки змусить вас почувати себе втраченими та спустошеними.

Використовуйте час у транспорті.Замість того, щоб вбивати час, сидячи в соцмережах, використовуйте час у транспорті, щоб отримати більше знань. Читайте книги або статті, які наводять на роздуми, або послухайте цікаві подкасти. Можете просто знайти цікаві факти в інтернеті або використовуйте цей час, щоб планувати важливі завдання і відповідати на повідомлення в пошті.

Тримайте робоче місце у чистоті.Дослідження кажуть, що люди з безладдям на столі менш ефективні та більш дратівливі, ніж ті, хто має робочий стіл у порядку. Безлад перешкоджає здатності мозку концентруватися та обробляти інформацію. Тож підтягніть своє ментальне здоров'я та робочу ефективність, розібравши стіл. Почніть із прибирання не потрібних для робочого процесу предметів, а решту розставте по місцях. Найкращий спосіб домогтися чистоти на столі без відчуття дратівливості чи втоми це розчищати стіл кожен день перед тим, як піти додому.

Не сидіть постійно у соцмережах.Американець проводить близько чверті робочого часу, переглядаючи соціальні медіа. Хоча в тому, щоб час від часу переглядати ваш обліковий запис у твіттері або інстаграмі, немає нічого поганого, але постійно перевіряти соцмережі на предмет нових повідомлень або новин безумовно позначиться на вашій продуктивності. Встановіть ліміт часу, який ви проводите в Інтернеті. Також, відключіть пуш-повідомлення або переведіть телефон у безшумний режим під час роботи, щоб не відволікатися на постійні оповіщення.

Складіть список того, що НЕ потрібно робити.Вище ми вже обговорювали переваги створення списку справ на день. Список того, чим не варто займатися на роботі, також може бути хорошим інструментом підвищення ефективності робочого процесу. Витратьте якийсь час на аналіз речей, які ви могли б робити по-іншому або більш ефективно або виділіть завдання, які не приносять внесок у ваші професійні чи особисті цілі, відзначте будь-які звички, які вам потрібно вирізати та працюйте над включенням цих змін до повсякденне життя.

Спіть достатню кількість часу:Спати від семи до дев'ятої години щоночі необхідно для досягнення фізичного та психічного благополуччя. Американська асоціація сну зазначає, що понад 30% людей у ​​віці від 20 до 39 та 40% у віці від 40 до 59 отримують менше рекомендованого мінімуму сну. Згідно з звітом Гарварду 2007 року, брак сну значно зменшує ефективність і робить нас схильними до помилок. Гарний відпочинок піднімає настрій, підвищує креативність, зменшує стрес та покращує пам'ять. Він також дозволяє бути більш сконцентрованим і розвиває здатність акуратніше і точно приймати миттєві рішення.