Метод альпи складається із 5 стадій. Вважаємо необхідний час

Ви ніколи не запізнитеся на поїзд, якщо хоча б раз у житті вже запізнилися на нього.
Дж.К. Честертон

Щодня на роботі Ви або встановлюєте терміни, або їх узгоджуєте. Терміни є важливими, і вони є у всіх. Практично кожна робота має термін її виконання

Як не помилитися під час встановлення термінів виконання робіт?

Деякі терміни очевидні, тому що одна робота має бути виконана до певної дати та стати передумовою іншої. Наприклад, щомісячні звіти необхідно подавати наприкінці кожного місяця для того, щоб працівники бухгалтерії могли простежити якість діяльності організації в цілому. Інші терміни довільні. Наприклад, розбір картотек: тут Ви також можете встановити собі термін, який здасться Вам реальним, але якщо Ви в нього не вкладетеся, нічого страшного не станеться.

Основні причини виникнення проблем при встановленні термінів полягають у тому, що або ми не пов'язуємо їх з реальністю, або погоджуємося з тими, які нам пропонують, не замислюючись про сенс того, що відбувається.

Як мені навчитися вкладатись у намічені терміни?

Щоб завжди укладатися в намічені терміни, у своїй роботі постарайтеся дотримуватись наступних правил:

  • Коли Вас просять укластися в якийсь термін, перегляньте свій щоденник (список) відстрочених справ та визначте, чи зможете Ви реально викроїти час, щоб виконати роботу, не зірвавши останнього терміну.
  • Ніколи не користуйтеся фразою "якнайшвидше". Вона безглузда. Якщо у Вас повно паперової роботи, поміченої "якнайшвидше", то Ви не знаєте, за що братися в першу чергу, і чините, як вам заманеться. Завжди вказуйте людям конкретні дату та час та обґрунтування такого терміну. (Розкажіть, наприклад, про наслідки його зриву. Це буде оцінено навіть вищим начальством та клієнтами).
  • Отримавши документ, позначений "якнайшвидше", зателефонуйте його відправнику і з'ясуйте, коли саме вам потрібно по ньому звітувати.
  • Те саме стосується й слова “терміново”. З якого поняття терміновості виходити? Ви не знаєте, від чого при цьому відштовхуватись. Тому і тут також вкажіть конкретні дату та час, поряд із доводами/наслідками зриву строку. Отримавши щось із позначкою "терміново", зателефонуйте його відправнику і з'ясуйте, коли це дійсно потрібно зробити.
  • Надсилаючи комусь документ, який Ви хочете отримати назад або просто отримати відповідь, завжди вказуйте термін відповіді і, якщо потрібно, причину такого терміну.
  • Залишаючи повідомлення на автовідповідачі, вказуйте термін виконання необхідної дії та причину встановлення такого терміну.
  • Якщо встановлено термін, проконтролюйте виконання роботи заздалегідь (а чи не в останній момент!). Ви знаєте, що не отримали результатів роботи, і цілком імовірно, що вона ще не зроблена. "Підганяючи" людину ближче до закінчення терміну, Ви готуєте грунт для гніву з вашого боку та захисту - з його.
  • Запишіть у своєму списку відстрочених справ, коли контролюватиме хід роботи до закінчення терміну її виконання.
  • Встановлюючи терміни, давайте людям зрозуміти, що Ви стежитимете за роботою. Це можна ввічливо, сказавши, наприклад: “Я зателефоную вам у вівторок, запитаю, як справи (якщо виникнуть складнощі) тощо.”. Мало хто на це образиться. Швидше це вітатиметься.

Планування за допомогою методу "Альпи"

Рік за роком ми стаємо все більш підготовленими
для здійснення своїх прагнень. Але чого ми прагнемо?
Лоуренс Пітер

У чому полягає метод «Альпи»?

Метод Альпи відносно простий, і після деяких вправ Вам знадобиться в середньому не більше 10 хвилин для складання щоденного плану.

Метод включає п'ять стадій:

  1. складання завдань;
  2. оцінку тривалості запланованих дій;
  3. резервування часу (у співвідношенні 60:40);
  4. прийняття рішень щодо пріоритетів та доручення окремих операцій;
  5. контроль (облік незробленого).

Що дає метод Альпи?

Використання методу Альпи дає такі основні переваги:

  • Найкращий настрій на майбутній робочий день.
  • Планування наступного дня.
  • Чітке уявлення про завдання дня.
  • Упорядкування перебігу дня.
  • Подолання забудькуватості.
  • Концентрація на найбільш суттєвому.
  • Зменшення обсягу "паперової" роботи.
  • Прийняття рішень про встановлення пріоритетів та про доручення.
  • Скорочення перешкод та небажаних перерв.
  • Зменшення стресів та нервової напруги.
  • Поліпшення самоконтролю.
  • Підвищення задоволеності та мотивації.
  • Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

За успішного використання техніки планування часу та методів наукової організації праці Ви зможете щодня економити від 10 до 20% Вашого часу!

З чого розпочати планування методом «Альпи»?

Перша стадія – складання завдань. Для цього запишіть під відповідними рубриками формуляра “План дня” все те, що Ви хочете або маєте зробити наступного дня:

  • завдання зі списку справ або тижневого (місячного) плану;
  • невиконане напередодні;
  • справи, що додалися;
  • терміни, які треба дотриматися;
  • завдання, що періодично виникають.

Вживайте при цьому скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі “План дня”, наприклад:

У- візити, наради;

Д -делегування справ;

До- Контроль;

П- у процесі, у справі;

ПК- Поїздки, відрядження;

ПР- письмова робота, ділові листи, диктування;

З- Секретар;

Т- телефонні розмови;

Ч -процес читання (звітів, циркулярів, газет тощо).

Складений у такий спосіб список завдань на день може виглядати, наприклад, так:

ПК- нове приміщення для офісу;

У

У

П- Проект вивчення ринку;

До

ПР- Васильєв (лист);

Ч -спеціальний журнал для менеджерів;

Т

Т

Трохи тренування, і Ви зможете так складати список завдань, щоб:

  • у першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;
  • поділяти їх на затяжні та короткі, нетривалі;
  • перевіряти ще раз завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості їх виконання більш раціональним шляхом (за допомогою телефону тощо).

П- Проект вивчення ринку;

У- Іванов (експертна оцінка);

ПК- нове приміщення для офісу;

Ч- Спеціальний журнал для менеджерів;

Нетривалі роботи:

До- Сидорів (статистика збуту);

ПР- Васильєв (лист);

"Телефонний блок":

Т- Шишкін (комп'ютерна програма);

Т- Кошкін (нестача персоналу);

Т- Сергій (вечірня партія у більярд).

Однак це лише початок складання Вашого плану дня.

Що робити після визначення списку завдань на день?

Пам'ятайте, що реалістичний план дня має бути завжди обмежений тим, що Ви фактично можете зробити. Після визначення списку завдань на день Вам необхідно оцінити приблизну тривалість запланованих дій, наприклад:

Очевидно, що тривалість окремих справ неможливо оцінити абсолютно точно. Однак після накопичення деякого досвіду Ви навчитеся точніше планувати свій час. Майте також на увазі, що робота часто потребує стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Отже, встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви змушуєте себе укладатися саме в цей час. Ви працюєте значно зосередженіше і послідовніше позбавляєтеся перешкод, якщо під певне завдання Ви відвели певний час.

Скільки часу потрібно резервувати «про запас»?

При складанні плану дня дотримуйтесь основного правила планування часу, згідно з яким планом має бути охоплено не більше 60% Вашого часу та приблизно 40% має бути залишено як резервний час для несподіваних справ. Якщо Ви виходите з 10-годинного робочого дня, це означає, що Вам слід охопити планом не більше 6 годин. Однак Вашою метою має бути 8-годинний робочий день, при цьому запланований час має становити приблизно 5 годин!

Якщо Ви запланували більше 60 % свого часу, слід невблаганно довести складений Вами список завдань до вказаних параметрів, встановлюючи пріоритети, доручаючи справи та скорочуючи відпущений на них час. Залишок справ може бути або перенесено наступного дня, або викреслено, або завершено за рахунок понаднормових.

Чим завершується планування методом «Альпи»?

Четверта стадія планування: прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочень та передоручення. Мета: скоротити час, відведений виконання завдань дня, до 5-6 годин.

Для цього, по-перше, встановіть однозначні пріоритети для своїх справ та уточніть відповідно до них завдання дня. По-друге, перевірте ще раз скалькульовану Вами потребу в часі, і скоротите час на всі справи до абсолютно необхідного. Розгляньте кожну дію з погляду можливості її передоручення та раціоналізації.

В остаточному варіанті план дня може виглядати так:

І, нарешті, на п'ятому етапі здійснюється контроль за виконанням свого плану дня та перенесення незробленого на інший день. Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати, і не всі розмови можуть відбутися, тому їх доводиться переносити наступного дня. Якщо одну і ту ж справу Ви переносите багаторазово, то вона стає для Вас тягарем, і тоді існують дві можливості: Ви нарешті рішуче за нього беретеся і доводите до кінця або Ви відмовляєтеся від цієї справи, оскільки іноді проблема вирішується сама собою.

Складайте план до початку роботи, а саме ввечері: з більшою впевненістю і розслабленістю Ви відправитеся додому і з більшою концентрацією сил наступного ранку почнете новий день!

Вже по дорозі додому та по дорозі на роботу вранці Ваша підсвідомість переробляє завдання дня та готує можливі рішення. Оскільки формулювання основних завдань у Вас перед очима та намічені підходи до їх вирішення, новий насичений роботою день виглядає вже не сірим і важким, а доступним для огляду, планованим та керованим.

Планування за системою Франкліна

Ви любите життя? Тоді не витрачайте безрозсудно час,
бо це матеріал, з якого зроблено життя.
Бенжамін Франклін

Які особливості планування системи Франкліна?

Багато менеджерів і керівників західних компаній успішно використовують систему планування, створення якої приписують Бенджаміну Франкліну. Ті, хто застосовують цю систему на практиці, зазначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи - як за рахунок більш ефективного управління часом, так і за рахунок планування роботи.

На відміну від систем, що будуються на основі обліку вже витраченого часу, система Франкліна "спрямована вперед" - вона працює з тим, що має бути зроблено. Глобальне завдання дробиться на підзавдання, ті - на ще дрібніші підзавдання. Візуально цю систему можна відобразити у вигляді ступінчастої піраміди, а процес її застосування – як процес будівництва цієї піраміди:

Як практично виглядає процес «будівництва піраміди»?

  1. Спочатку укладається потужне підставу піраміди, що є опорою всім інших поверхів. Людина визначає свої життєві цінності (грубо кажучи, те, чого вона хоче від життя). Для одного це матеріальний достаток та впевненість у завтрашньому дні. Для іншого - благополучна сім'я, кохана дружина та щасливі діти. Для третього – слава та високий соціальний статус. Для четвертого – влада. Для п'ятого – пізнання. Етап визначення життєвих цінностей є найбільш важливим у побудові піраміди - якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, людина вибере "пізнання" та "служіння людям", хоча насправді для нього важливі насамперед "відомість" та "високий соціальний статус" "), то згодом його неминуче спіткає розчарування.
    Отже, Насамперед треба скласти список життєвих цінностей, причому не треба боятися витратити на це занадто багато часу - важливо добре обміркувати список. Необхідно переконатися, що обрані цінності не суперечать одна одній .
  2. Наступний етап - побудова другого поверху піраміди, що спирається перший. Виходячи зі складеного списку, людина повинна вирішити, чого вона хоче досягти. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найважливіші "відомість", "влада" та "високий соціальний статус", він може вирішити, що хоче стати президентом США. Треба поставити перед собою глобальну мету. Важливо переконатися, що обрана мета справді відповідає всім життєвим цінностям зі складеного на попередньому етапі списку.
  3. Третій поверх піраміди спирається другою. Складається генеральний план - що, за великим рахунком, необхідно досягти поставленої на попередньому етапі мети. Наприклад, для того, щоб стати президентом США, треба спочатку стати губернатором штату або мером одного з великих міст США, треба мати партійну та/або фінансову підтримку, треба бути відомим публіці оратором, треба мати чисту репутацію, треба бути солідною одруженою людиною, треба здобути вищу освіту в престижному навчальному закладі тощо. Так і пишеться план. Поставивши собі за мету, слід скласти генеральний план досягнення мети.
  4. Четвертий поверх піраміди - довгостроковий (на кілька років) проміжний план із зазначенням конкретних цілей та конкретних термінів. Дуже важливо вказати, досягненню якого саме (яких саме) пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще більш важливою є вказівка ​​конкретного терміну. Наприклад, якщо людина планує стати президентом і знає, що для цього потрібно мати вищу освіту, вона може включити до свого п'ятирічного плану наступний пункт: "До кінця 20-х років закінчити з відзнакою Гарвардський Університет за спеціальністю "соціологія та політологія" - це, по- перше, дасть мені необхідну вищу освіту, і, по-друге, я зможу завести знайомства з важливими для мене людьми». Отже, слід скласти план на найближчі 4-5 років , запитавши: "Що я можу зробити в найближчі роки для досягнення цілей, намічених у генеральному плані?" У плані важливо вказати конкретні цілі та конкретні терміни з точністю до кількох місяців , а також вказати, якому пункту генерального плану відповідає досягнення цієї мети .
  5. П'ятий поверх - короткостроковий (на термін від кількох тижнів до кількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина запитує себе: "Що я можу зробити найближчими тижнями або місяцями, щоб досягти тієї чи цієї мети?" Пункти довгострокового плану розбиваються більш конкретні завдання. Наприклад, якщо у довгостроковому плані стоїть пункт: "Закінчити Гарвардський Університет", то короткостроковий план увійдуть такі пункти, як "Подати документи до Гарвардського Університету", "Пройти курси з підготовки до іспитів" тощо. Слід скласти план терміном від 2-3 тижнів до 2-3 місяціві, як і на попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до кількох днів.
  6. Зрештою, шостий поверх піраміди – це план на день. Складається він, як неважко здогадатися, на основі короткострокового плану - малі завдання вирішуються цілком за один день, більші розбиваються на підзавдання. Наприклад, завдання "Подати документи до Гарвардського Університету" розбивається на такі підзавдання, як "З'ясувати, які документи і кому треба подати", "Оформити необхідні документи", "Надіслати документи" та "Переконатися, що документи отримані", кожну з яких можна призначити на певний день. Зазвичай план на день не просто складається за день до того, а складається зі списку різних справ, призначених на цей день протягом кількох попередніх тижнів, найчастіше до нього також вносяться корективи протягом дня. Складаючи план на день, бажано вказати час виконання для кожного завдання.

Яким чином буде виглядати процедура складання мого щоденного плану справ за системою Франкліна?

В рамках одного дня в системі Франкліна використовується наступний прийом планування: всі завдання поділяються на три категорії: першочергові, другорядні та малозначні.

Як випливає з назви, першочерговимиє завдання, які не терплять зволікання - кров з носа, але вирішити! Другоряднимиє завдання, які також бажано вирішити якнайшвидше, але не станеться нічого страшного, якщо, в крайньому випадку, вони будуть затримані на день-два (втім, якщо тягнути з вирішенням другорядної задачі занадто довго, вона може перейти до розряду першочергових). Зрештою, незначнимивважаються завдання, які треба колись вирішити (добре, звичайно, сьогодні), але терміни не підтискають і, якщо сьогодні немає часу, то можна відкласти їх на завтра, на післязавтра або на початок наступного місяця.

Протягом дня людина повинна виділяти час у порядку пріоритетів – спершу зайнятися першочерговими завданнями, коли вони будуть вирішені – перейти до другорядних, і тільки якщо залишиться час, вона може зайнятися малозначними справами. Наприклад, на сьогодні у Вас заплановано такі справи:

  1. Закінчити розробку програми стратегічного розвитку для клієнта.
  2. Закінчити статтю для журналу "Маркетингові дослідження".
  3. Привітати співробітника Вашої компанії Петрова з днем ​​народження.
  4. Отримати про квітневий семінар з маркетингу, в якому Ви збираєтеся взяти участь.
  5. Забрати куртку із хімчистки.
  6. Відповісти на лист читачки Кудрявцевої, переданий Вам редактором журналу “Маркетингові дослідження”.

Перше завдання для Вас є першочерговим, т.к. Сьогодні закінчується термін роботи над програмою і замовник повинен отримати її сьогодні, максимум - завтра, але не пізніше 8 години ранку. Першочерговим є також третє завдання – людину треба привітати з днем ​​народження саме цього дня.

Четверте і шосте завдання є другорядними - необхідно зробити і те, й інше протягом найближчих днів, було б непогано зробити це сьогодні, але якщо ви будете занадто зайняті і не зможете приділити час цим справам, ви можете безболісно відкласти їх на завтра.

Друге та п'яте завдання є для Вас малозначними (оскільки до терміну здачі статті ще далеко, а куртка може полежати у хімчистці) – можна відкладати їх без особливої ​​шкоди для себе.

У результаті список, якщо відсортувати його за рівнем пріоритетності завдання, має набути наступного вигляду:

  1. Закінчити розробку стратегічного плану розвитку.
  2. У перерві привітати Петрова із днем ​​народження.
  3. Якщо встигну, отримати інформацію про квітневий семінар з маркетингу.
  4. У вільний час закінчити статтю з маркетингу.
  5. У вільний час забрати куртку із хімчистки.
  6. Якщо встигну, відповісти на лист читачки Кудрявцевої, переданий Вам редактором журналу “Маркетингові дослідження”.

Людина, яка вдумливо планує свій день, встигає, як правило, вирішити всі першочергові завдання, найчастіше вистачає часу і на те, щоб розібратися з другорядними, а якщо пощастить, то і на малозначні завдання залишається час.

Якщо завдання не вирішено протягом дня, воно переноситься у план наступного дня. Якщо ж якась справа кочує з однієї сторінки щоденника на іншу, так і залишаючись незакінченою - добре подумайте, чи взагалі потрібно займатися цією справою? Якщо потрібно - чи Ви впевнені, що правильно визначили його пріоритет?

Чи передбачаються в системі Франкліна якісь спеціальні форми для записів?

Так, передбачено. Американці використовують спеціальні щоденники, що дають змогу полегшити використання системи Франкліна.

Перші (або останні) сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1 поверх піраміди), опис глобальної мети (2 поверх) і таблицю для запису генерального плану (3 поверх).

На початку щоденника дещо відповідним чином розмічених сторінок, виділених під список цілей на рік (фактично, довгостроковий план – 4-й поверх).

На початку кожного місяця та/або кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю завдань на цей період (короткостроковий план – 5-й поверх).

Зрештою, для кожного дня відводиться своя сторінка з таблицею для списку завдань на день (6-й поверх). Причому, у таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету завдань (рекомендується позначати першочергові задачі літерою "A", другорядні - літерою "B" і маловажливі - літерою "C") та для позначки, що вказує на статус завдання. Ці стовпці слід заповнювати під час роботи і, обов'язково, перевіряти наприкінці дня. Завершені справи рекомендують відзначати буквою " V". Скасовані, - з тієї чи іншої причини, - буквою " X(бажано також вписати причину, через яку завдання було скасовано). Для відкладених справ запис копіюється в план іншого дня (найчастіше - наступного), а у графі "Статус" за поточний день малюється стрілка і вписується дата, в план дня якої внесено це завдання.

Приклад сторінки щоденника планування робіт методом Франклина.

Що робити, якщо мої плани змінюються протягом дня?

Як Ви розумієте, всі ці плани аж ніяк не є незмінним. Наприклад, план на день, швидше за все, буде змінений Вами протягом дня. У цьому немає нічого страшного, навпаки, рекомендується регулярно переглядати Ваші плани.

  • короткострокові плани рекомендується переглядати кожні один-два тижні.
  • довгострокові плани повинні перевірятися (а за потреби - коригуватися) не рідше одного разу на чотири-шість місяців.
  • Генеральний план слід переглядати щорічно. тоді ж варто критично поглянути і на поставлену вами глобальну мету (чи приваблює вона вас, як і раніше, чи не хочете ви внести якісь корективи?) і навіть спробувати переосмислити записані вами життєві цінності.

«Пряме» планування за допомогою картотек та щоденників обліку часу

Наступного тижня криз не буде.
У моєму розкладі вони не передбачені.
Генрі Кісінджер

Якщо мені все одно доведеться постійно коригувати свої плани, чи не простіше вести «прямий» облік часу, що витрачається? Чи існують такі системи, і яка їхня ефективність?

Зрозуміло, що подібні системи існують. Наприклад, серед вітчизняних фахівців з наукової організації праці широко відома система обліку часу біолога та математика А.А. Любищева. З 1916 року (Любіщеву тоді було 26 років) він почав вести щорічний погодинний облік часу, що витрачається. Протягом 56 років він ЩОДЕННО записував: скільки часу витрачено на основну наукову роботу, скільки часу – на додаткову, які були ще роботи, скільки часу втрачено та чому. Щомісяця складалося зведення, щороку проводився річний баланс. Слід ще раз наголосити: облік провадився щодня протягом 56 років!Докладніше про цю систему Ви можете дізнатися, звернувшись до нашого “ПРАКТИКУМУ”.

Зрештою система обліку часу А.Любіщева забезпечувала йому таке:

  • він зміг оцінити реальний час, який він мав у розпорядженні.
  • маючи результати обліку, він міг з високим ступенем точності планувати свій час. Слід зазначити, що аналіз минулого досвіду дозволяв А.Любіщеву з високою точністю планувати час для читання конкретних книг, написання
  • він зміг більш ефективно використовувати той час, який звичайна людина відносять до необхідних втрат. "Утилізація "покидьків часу" у нього продумана до дрібниць. При поїздках - читання малоформатних книг та вивчення мов. Англійську мову, він, наприклад, засвоїв головним чином у "покидьках часу", -Д. Гранін.
  • система дозволила йому зрозуміти та використовувати більш ефективно зміни своєї працездатності."Як розподілялося читання книг протягом дня? З ранку, коли голова свіжа, я беру серйозну літературу (з філософії, з математики). Коли я пропрацюю півтори-дві години, я переходжу до легшого читання - історичного чи біологічного тексту. Коли голова втомлювалася, то береш белетристику", -писав А.Любіщев.

Як на практиці виглядає облік часу у системах «прямого» планування?

Вихідною точкою в організацію часу у системах “прямого” планування є облік витраченого часу з допомогою точної письмової фіксації. Це робиться з використанням так званих карток щоденного обліку часуабо "щоденників часу".Приклад такої картки наведено нижче. Інші форми для обліку часу Ви знайдете у нашому “ПРАКТИКУМІ”.

Фрагмент картки щоденного обліку часу

Чи потрібно мені записувати до картки все, чим я займаюся протягом дня?

Немає необхідності записувати все, на що йде Ваш час, просто відзначайте кожен перемикання уваги,як описано нижче.

Фіксуйте момент перемикання уваги, хоч би яким короткочасним він здавався. Наприклад, Вас можуть відволікти колеги по роботі, телефонні дзвінки, виклик до керівництва, незаплановані відвідувачі, термінові наради та багато іншого.

Записуйте ці перемикання уваги тоді, коли вони відбуваються. Деякі помилково вважають, що всі пам'ятатимуть, щоб провести облік часу наприкінці робочого дня. Однак пам'ять – поганий орієнтир, тому такий підхід ніколи не дає достатньо інформації.

На що ще звернути увагу під час заповнення картки?

Крім перерахованих вище, при заповненні картки обліку часу важливо дотримуватися наступних рекомендацій:

  • Починайте облік часу з моменту приходу на роботу і продовжуйте до закінчення робочого дня.
  • Якщо Ви берете роботу додому, увімкніть у картку час, витрачений вдома.
  • Робіть ваші записи коротко, використовуйте скорочення
  • Приступаючи до заповнення карток, починайте з колонок "Час", "Вигляд діяльності" та "Витрачений час".
  • Для заповнення колонки "Пріоритет"Скористайтеся матеріалами Розділу 3.
  • Колонку "Примітки"Ви можете заповнити, проаналізувавши Ваші особисті тимчасові втрати.

На мій погляд, ведення такої системи обліку часу має велику нестачу – це дуже копітка робота.

Насправді, ведення "карток часу" займе у Вас не більше 5 - 10 хвилин на день. Якщо ж на це дійсно йде багато часу, значить Ви занадто сильно вдаєтеся до деталей. Використовуйте більше скорочень. Якщо Ви користуєтесь комп'ютером, спробуйте ввести туди картку обліку часу у вигляді електронної таблиці, яка дозволить Вам автоматично підбивати підсумок щодо кожного виду діяльності наприкінці дня.

Що таке «щоденник часу»?

Щоденник Часу - це Ваша особиста робоча картотека, в якій пошито окремі аркуші щоденного обліку часу та зібрано іншу інформацію, що дозволяє Вам ефективно планувати свій час. За допомогою щоденника часу Ви отримуєте повне уявлення не тільки про всі ближні та дальні терміни, а й про всі плани, диспозиції, більш-менш великі проекти. Ви можете гнучко реагувати на будь-яку зміну ситуації та в будь-який час актуалізувати свої плани.

Яка структура типового «щоденника часу»?

Зазвичай “щоденник часу” має таку структуру:

  1. Календарна частина
  • У цю частину Ви можете “зашити” різні формуляри для місячних, декадних та денних планів із проміжними регістрами. Особливого значення надається плану дня. Основний принцип: один аркуш на день.
  • Помістіть у календарній частині листки для нотаток за відповідними місяцями та декадами, які полегшать перенесення термінів та цілеустановок на окремі тижні та дні.
  • Окремі денні листки Ви можете після використання зброшурувати у відповідному порядку, і після часу матимете архів часу та успіхів Вашого життя - надійний допоміжний засіб для усвідомленого планування майбутніх успіхів.
  • Нові "вхідні" денні листки повинні бути забезпечені всіма термінами та завданнями з декадних та місячних листків. З відповідних листків переносяться такі дати, як дні народження, ювілеї, відпустка, дні платежів тощо, таким чином усі свої особисті справи Ви можете інтегрувати, і нічого не буде втрачено за умови регулярного заповнення та контролю.
  • Розділ службових та приватних дат.Тут на відповідних листках та формулярах Ви можете записувати та постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад:
    • організаційні міні-плани;
    • список днів народження
    • терміни проведення різноманітних заходів;
    • листки-пам'ятки і т.д.
  • Розділ адрес та телефонів.У вас завжди будуть під рукою найважливіші телефонні номери та адреси, якими Ви найчастіше користуєтеся.
  • Типові помилки при організації планування часу

    Ситуація:"Мені складно дається планування часу, тому що я від народження неорганізована людина".

    Помилка:Якщо Ви не навчилися самоорганізації в юності, то можете все життя вважати себе дезорганізованою людиною. Однак істина полягає в тому, що будь-яка людина у будь-якому віці може навчитися організовувати свій час. Все, що для цього потрібно – готовність піти на зміни у своєму житті, а також знання того, де, коли та як здійснювати ці зміни.

    Ситуація:"Я переконаний, що планування часу позбавляє життя елементів непередбачуваності і робить його рутинним".

    Помилка:Чітке визначення своїх цілей та пріоритетів зовсім не означає, що Вас затягне у нудну та передбачувану рутину. Насправді, за кращої організації свого часу Ви надасте собі ще більше свободи дій. Наприклад, у спекотний день Ви захочете піти додому раніше. Але перед відходом Вам несподівано нагадують, що потрібно закінчити звіт, про який Ви майже забули. В результаті Ви не тільки не йдете раніше, а ще й затримуєтеся після роботи. Якби здача звіту була у Вас заздалегідь запланована, Ви могли б внести корективи у свій робочий графік і постаратися закінчити звіт заздалегідь, щоб звільнити час наприкінці робочого дня.

    Ситуація:"Щоб зробити більше, мені треба працювати ще старанніше ..."

    Помилка:Занадто багато працюючи та перенапружуючись, Ви не тільки не підвищуєте власну продуктивність праці, але, швидше за все, ще й знижуєте якість роботи, на яку витрачаєте стільки часу та сил! Навчіться виключати з життя якнайбільше “зайнятості” та замінювати його роботою з найефективнішим використанням часу.

    Ситуація:“Усі мої цілі та плани у мене в голові. Я вважаю, що немає потреби записувати їх на папері”.

    Помилка:Плани та цілі, не викладені письмово, правильніше вважати Вашими намірами. Ваші прагнення необхідно звернути до чітко окреслених планів дій, перш ніж їх можна буде реалізувати. Те саме стосується і постановки цілей. Залишаючись замкненими у Вас у голові, вони навряд чи керуватимуть Вашими діями день у день.

    Ситуація:"Як я можу скласти список своїх цілей, якщо хочу від життя так багато?"

    Помилка:Справді, якщо Ви захочете досягти всіх можливих або навіть просто всіх бажаних цілей, Вашого життя просто не вистачить. Якщо Ви спробуєте "осягнути неосяжне", швидше за все, досягнете набагато меншого, ніж досягли б, маючи меншу кількість чітко окреслених цілей. Постарайтеся відокремити основні цілі від другорядних. Деякі люди просто не наважуються зробити вибір. Як метелики, вони пурхають від одного до іншого, не дозволяючи собі затриматися на чомусь досить довго, щоб досягти чогось. Не робіть такої помилки. Вчитеся розставляти пріоритети (про це можна дізнатись у Розділі 3).

    Секрет успіху – у послідовності.
    Бенджамін Дізраелі

    У ході роботи Вам постійно доводиться вибирати найкраще рішення з наявних на даний момент – це центральна функція управління – ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ.

    Ухвалення рішень передбачає вибір першочергових завдань та справ. Встановити пріоритетність – означає прийняти рішення у тому, яким із завдань слід надати першорядне значення.

    Чи вмієте ви приймати рішення?

    Ви бачите щось і питаєте «чому?».
    А я уявляю те, чого ніколи не було,
    і теж питаю «чому не було?».
    Бернард Шоу

    Як оцінити, наскільки ефективно я ухвалюю рішення?

    Найпростіший спосіб оцінити ефективність ухваленого рішення – дочекатися його наслідків. На жаль, оцінка "за фактом" навряд чи допоможе Вам щось змінити, коли вже прийняте рішення призвело до плачевних результатів. Тому перш, ніж кидатися разом вирішувати проблеми, постарайтеся замислитися над наступними питаннями:

    • Чи оцінюю я роботу, перш ніж приступити до неї?
    • Чи встановлюю я пріоритетність справ залежно від їхньої важливості?
    • Чи приділяю я потрібну кількість часу для підготовки до прийняття рішення залежно від терміновості та важливості справи?
    • Чи часто я відкладаю прийняття рішень і вичікую, доки питання вирішиться “сам собою”?
    • Чи не приділяю я надто багато часу дрібним незначним справам чи часткам?
    • Чи марно витрачають мій час підлеглі?
    • Чи я схильний до того, щоб усе зробити самому?

    Якщо Ви позитивно відповіли на поставлені питання, швидше за все, у Вас є проблеми з ухваленням рішень.

    Чи завжди керівник має негайно приймати рішення?

    Намагаючись одразу ухвалити рішення з усіх питань, з якими до Вас звертаються, Ви постійно заганяєте себе в кут, звалюючи на себе відповідальність за все на світі. Такий спосіб вести справу в жодному разі не можна зводити до системи. Цілком очевидно, що, коли Ви вирішуєте діяти, маючи лише невелику частину фактів, цього явно недостатньо! Якщо справа саме так, то Вам має вже дуже пощастити, в іншому випадку Ви можете зазнати непоправних втрат. Коли Вас знову попросять негайно щось вирішити, задайте собі прості запитання:

    • Чи потрібно взагалі вирішувати цю проблему?Подумайте, що станеться, якщо цього робити. Можливо, вирішення цієї проблеми – марна трата часу, і від неї можна спокійно відмовитись.
    • Чи повинні Ви вирішувати цю проблему?Чому Ви повинні відповідати за все та за всіх? Можливо, підлеглий, який звернувся до Вас, просто намагається перекласти на Вас відповідальність, хоча може сам вирішити це питання.
    • Чи Ви повинні приймати рішення негайно?Можливо, є сенс доручити підлеглим зібрати додаткову інформацію, щоб ухвалити більш продумане та зважене рішення.

    Я не приймаю жодних рішень, поки не зберу достатньо інформації. Я правильно роблю?

    Щоб відповісти на це питання, потрібно зрозуміти, який обсяг інформації ви вважаєте достатнім для ухвалення рішення. Дати йому кількісне визначення неможливе, але 100% необхідної інформації Вам ніколи не вдасться зібрати. Тому якщо ви наполягаєте на тому, щоб були зібрані всі факти, швидше за все, ви просто боїтеся прийняти рішення. Приймайте ризик як неминучість. Вчіться приймати рішення, не маючи перед собою всіх фактів.

    Перш ніж поринути у процес прийняття рішень, постарайтеся в деталях продумати всі кроки цього процесу. Скористайтеся нашими рекомендаціями:

    1. Чітко сформулюйте проблему чи завдання, що ви збираєтеся вирішити.
    2. Визначте, наскільки терміновим і важливим є це завдання для вашої компанії, відділу, робочої групи і т.д.
    3. Постарайтеся оцінити, що дасть вирішення цього завдання особисто вам у короткостроковій та довгостроковій перспективі (грошова винагорода, підвищення по службі, інші можливості).
    4. подумайте, до чого може призвести невиконання цього завдання (втрата вигідного клієнта, виплата неустойки, звільнення тощо)
    5. оцініть, чи є можливість і сенс передоручити вирішення цього завдання комусь ще.
    6. оцініть, які ресурси (матеріальні та людські) вам знадобляться для вирішення поставленої задачі і чи маєте ви в них розпорядження.
    7. подумайте, яка інформація вам знадобиться для вирішення поставленого завдання.
    8. Постарайтеся знайти кілька варіантів рішення і вибрати найбільш прийнятний.
    9. обравши один із варіантів, оцініть його сильні та слабкі сторони.
    10. подумайте, які наслідки матиме ухвалене рішення у найближчій та довгостроковій перспективі.

    Аналіз пріоритетів по Ейзенхауеру

    Термінові справи, як правило, не найважливіші,
    а важливі – не найтерміновіші.
    Дуайт Ейзенхауер.

    Життя підприємця таке, що доводиться постійно «крутитися». Тому в мене завжди багато справ, які треба зробити терміново. Як же із цим впоратися?

    Насамперед важливо бути чесним перед собою – визнати, що все одно на всі справи часу не вистачить. Але, швидше за все, Ви можете досягти дуже непоганих результатів, добре виконуючи лише деякі справи. Тому Вам варто навчитися «сортувати» справи за ступенем необхідності їх виконання, розставляти пріоритети.Тоді Ви зможете вибирати, які саме справи варто зробити за доступний для Вас час.

    Як навчитися розставляти пріоритети, використовуючи метод Ейзенхауера?

    Запропоноване Дуайтом Ейзенхауер правило є простим допоміжним засобом, особливо для тих випадків, коли треба швидко прийняти рішення щодо того, якому завданню віддати перевагу. Відповідно до цього правила пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість та важливість справи.Важливість справи визначається тим, наскільки результат виконання впливає на Ваш бізнес. Терміновість – тим, наскільки швидко треба виконати цю справу.

    Залежно від терміновості та важливості Ейзенхауер запропонував 4 категорії пріоритетності справ:

    ТЕРМІНОВІ СПРАВИ

    НЕТЕРМІНОВІ СПРАВИ

    I - Термінове та важливе

    II - Важливе, але не термінове

    У
    А
    Ж
    Н
    Ы
    Е

    Вирішення криз
    Невідкладні завдання
    Проекти, у яких підходять терміни здавання

    Планування нових проектів
    Оцінка отриманих результатів
    Превентивні заходи
    Налагодження відносин
    Визначення нових перспектив, альтернативних проектів

    III - Термінове, але не важливе

    IV - Не термінове та не важливе

    Н
    Е
    У
    А
    Ж
    Н
    Ы
    Е

    Переривання, перерви
    Деякі дзвінки
    Деякі наради
    Розгляд невідкладних матеріалів
    Суспільна діяльність

    Рутинна робота
    Деякі листи
    Деякі дзвінки
    "Пожирачі" часу
    Розваги

    Матриця пріоритетів Ейзенхауера

    1. Термінові/важливі справи . Це справи, невчасне виконання яких призведе до значних збитків для Вашого бізнесу. За них слід братися негайно і самому їх виконувати.
    2. Менш термінові/важливі завдання . Їх не треба виконувати терміново, вони, як правило, можуть зачекати. Складнощі тут виникають тоді, коли ці завдання рано чи пізно перетворюються на термінові та мають бути особисто Вами вирішені у найкоротші терміни. Тому перевірте ще раз ступінь важливості і спробуйте завдання цього типу повністю або частково доручати своїм співробітникам.
    3. Термінові/менш важливі відносини. Тут існує небезпека потрапити під "тиранію" поспіху і в результаті цілком віддатися вирішенню конкретного завдання, тому що воно є терміновим. Якщо завдання не настільки важливою, то вона повинна бути в будь-якому випадку делегована, оскільки для її виконання не потрібні будь-які особливі якості.
    4. Менш термінові/менш важливі завдання. Дуже часто справи цієї категорії осідають на письмовому столі, і так заваленому паперами. Якщо Ви починаєте займатися цими справами, забуваючи про завдання першої категорії, то Вам не слід скаржитися на перевантаження роботою. Навіть Ваші підлеглі не повинні братися за завдання цієї групи.

    Правило Ейзенхауера:

    від завдань несуттєвих та несрочних слід утримуватися!

    Зверніться до матеріалів нашого «ПРАКТИКУМУ» для самоперевірки.

    Принцип Парето

    Якби я мав дев'ять годин на те, щоб зрубати дерево, шість із них я витратив би на заточення сокири.
    Авраам Лінкольн

    Принцип Парето: приблизно 20% зусиль і часу достатньо, щоб отримати 80% результату. Знаходячи можливості прийняти «реальний» результат замість «ідеального», Ви можете заощадити значні ресурси для інших справ.

    В яких сферах може застосовуватися принцип Парето?

    Принцип Парето дійсно працює і може застосовуватися в різних областях. Цей принцип був сформульований італійським економістом Вільфредо Парето у 1897 році, і відтоді підтверджувався кількісними дослідженнями у різних сферах життя. Відповідно до цього принципу:

    • 20% населення земної кулі мають 80% всіх світових багатств
    • 20% злочинців вчиняють 80% злочинів
    • 20% вихідних продуктів визначають 80% вартості готового виробу
    • 20% клієнтів визначають 80% прибутків компанії.

    Як «працює» принцип Парето у тайм-менеджменті?

    Щодо практики управління Вашим часом, принципи Парето можуть бути сформульовані таким чином:

    • 80% інформації Ви отримуєте з 20% джерел, необхідних для Вашої роботи
    • 80% прийнятих рішень укладаються в 20% часу, який Ви витратили на всілякі наради та планерки
    • 20% вашого робочого часу забезпечують 80% вашої продуктивної роботи, тобто того, що визначає її успіх.

    Як можна використовувати принцип Парето у моєму бізнесі?

    Ви можете знайти для себе чимало корисних ідей, застосувавши принцип Парето у своїй роботі. Наприклад, оцініть частку дійсно потрібних книг у шафі, корисну інформацію в газеті, частку потрібних файлів на диску Вашого комп'ютера.

    Ви можете вирішити, які клієнти заслуговують основної уваги(20% клієнтів, які забезпечують 80% прибутку). Або вибрати найважливіші види товарів (20% номенклатури товарів забезпечують 80% прибутку).

    Цей принцип також може бути корисним при встановленні нормативів та завдань для Ваших працівників – чи варто заохочувати їх уперто добиватися “ідеальних” результатів, чи заохочувати зосереджуватися на досягненні "хороших" результатіву більшій кількості проектів. Якщо Ви зіткнулися з проблемою, то подумайте: які 20% причин зробили 80-відсотковий внесок у виникнення неприємної ситуації? На що Ви можете вплинути у цій ситуації, щоб досягти 80-відсоткового покращення?

    Спочатку вирішите 20% найважливіших проблем, а вже потім – 80% другорядних!


    Тайм-менеджмент — дуже корисна навичка, адже час — дуже цінний ресурс. Набагато цінніші гроші. Чому? А тому, на відміну від часу, гроші можна заробити, накопичити, втратити і знову заробити.

    Час = гроші?

    А ось час це такий ресурс, який неможливо накопичити, повернути чи відновити. Часу не обміняють на гроші. Проте завдяки наявності часу гроші можна привернути до себе. Тобто силу часу можна використовувати для створення продукту, що приваблює гроші. Зробити це досить легко. Варто лише навчитися використати час ефективно. Кожен з нас має у своєму розпорядженні 24 години, але різні люди за цей годинник досягають різного результату. Чому так відбувається?

    Походить так тому, що деякі витрачають час на ті справи, які не приносять задоволення, на роботу, яка не дає прибутку. А хтось, наприклад, постійно виконує прохання друзів, забуваючи про власні питання, постійно відкладаючи їхнє рішення на потім. Багато хто має великі цілі, але зовсім не виділяє часу на їх досягнення. Чи грамотно налагоджений тайм-менеджмент у вас? Подивіться збоку на своє життя.

    Як ви використовуєте найцінніший ресурс? Ваша мета стала сьогодні ближчою хоча б на крок?
    Так, природа подарувала нам усім, як правило, однакову кількість часу, чого не скажеш про гроші. Тут уже кому як таланить. Точніше, щастить тому, хто не втрачає часу задарма.

    "Час гроші. Час, який ви маєте — це гроші, яких у вас немає».

    Зізнаюся: колись я, як, можливо, деякі з вас, не до кінця розумів зміст цієї фрази. Гроші ми заробляємо на роботі, а вдома відпочиваємо. Але який це відпочинок? Наприклад, можна цілий день пролежати на дивані перед телевізором, а можна встати та заробити гроші. Та хоча б, наприклад, почистити шафу від непотрібних речей та продати їх на барахолці. Це звичайно, найпростіший приклад, але все велике починається з малого.

    Про заробіток на вживаних речах ми вже писали

    Запам'ятайте: ні ми самі, ні будь-хто інший не відповідає за розподіл такого цінного ресурсу, як час. Головне — визначитись, куди ви вкладаєте цей ресурс.

    Тайм-менеджмент: Про дві групи та план

    Тут треба розуміти різницю між «працювати» та «заробляти». Іншими словами, всіх нас умовно можна поділити на дві групи. Тих, хто продає свій час за гроші, та тих, хто його купує.
    У першому випадку ви працюєте на роботодавця і віддаєте (тобто продаєте) йому свій час в обмін на зарплату. У другому випадку ви купуєте час інших і вкладаєте його у справу, яка притягує гроші.
    Саме тайм-менеджмент або, іншими словами, наявність чіткого плану, дозволяє другій групі людей через покупку часу інших вивільнити свій час для створення (заробляння) чогось більшого.

    Наприклад, власник сайту за 200$ зарплати на місяць купує час працівника, який наповнює сайт контентом. За місяць сайт забезпечив прибуток у розмірі 1000$. 200$ власник сайту заплатив за куплений час, а заробив 800$.

    Але не варто думати, що ці 800$ власнику просто впали з неба. Тут не обійшлося без продуманої стратегії, плану, щоденного контролю та правильного використання часу, тобто власного методу тайм-менеджменту. Адже власником керує мотивація, він втілює в життя власну цікаву ідею і, звільнивши частину свого часу покупкою часу іншої людини, спрямовує його на розвиток свого проекту. Внаслідок розумного обміну (читай: використання часу) він заробив (читай: залучив гроші). Пріоритетом для власника сайту виступало куди інвестувати свій час. Він мав на меті і розумно направив свій час на її досягнення.

    Якщо вам нікуди інвестувати свій час, навіщо його економити? Варто задуматися, що вам більше до вподоби: продавати свій час чи купувати його в когось іншого для того, щоб власне звільнити для створення чогось грандіозного?

    «Час не любить, коли його марнують»— казав Генрі Форд. "Час гроші", - Переконував Бенджамін Франклін. Раджу всім запам'ятати ці дві фрази. Але як навчитися розподіляти свій час так, щоб вистачало і на роботу, і на сім'ю, і на відпочинок, і ще створення нового? Адже побутовий клопіт і соціальне життя поки що ніхто не скасовував. Спробуємо розібратися.
    Для початку потрібно визначитися, скільки саме вам потрібно часу для себе, сім'ї, друзів, хобі, роботи, що забезпечує певний прибуток. Залежно від цього розставляються пріоритети.

    Правило 8-8-8

    У будь-якій бізнес-школі чи на тренінгу неодноразово згадують про правило трьох вісімок.
    Це правило ще XVII столітті сформулював знаменитий педагог Ян Коменський. Воно звучить так: вісім годин потрібно відводити роботі, вісім - на сон, вісім - для культурного проведення часу.

    Це придатне і до тайм-менеджменту, адже використовується й у ньому, т.к. кожну вісімку за бажанням можна розділити на підгрупи.

    Наприклад, «відпочинок» можна включити догляд за собою або прогулянку. У «роботу» – зустріч із колегами, майбутніми діловими партнерами. Що для вас є відпочинком, а роботою вирішуєте самі. Наприклад, для когось спланувати наступний день – це робота, а для когось відпочинок, навіть розвага.

    Головне — дотримуватись такого поділу і не «красти» час для «роботи» у «відпочинку», «відпочинку» для «роботи».

    І найголовніше, ні за яких обставин і ні за що не «красти» час у «сну».

    Дотримуючись цього просто правила, ви встигатимете все і навіть більше. Такий доступний тайм-менеджмент зробить ваше життя більш цілеспрямованим та впорядкованим.

    Про таємні 40%

    Але як це зробити практично? Тут можна використовувати такий прийом як 60/40.

    Прийом 60/40 - це принцип тайм-менеджменту, виведений експериментальним шляхом, згідно з яким при складанні плану на день 40% часу потрібно залишити вільним. Тобто 60% часу відводимо на планові роботи, 20% – на “непередбачувані” та 20% – на ті, що виникнуть спонтанно чи стануть супутніми.

    Спробуйте спланувати власні справи наступного тижня. Записуйте тільки ті з них, які необхідно виконати, тобто за планом. Інші 40% поділіть на справи непередбачувані та супутні. Наприклад, згорнути журнал — це планова справа, заміна ілюстрації — справа непередбачувана, а бажання переверстати кілька сторінок з метою вдосконалення супутня, спонтанна.

    Так, якщо виникне непередбачена справа, для нього буде час, а якщо все обійдеться, то з'явиться вільний час, який ви зможете використовувати або як перепочинок, або ж на вирішення наступного дрібного завдання зі списку.

    Ці 40%, які відведені для непередбачуваних справ, є тим рятівним колом і секретом тайм-менеджменту. З ними тайм-менеджмент 60/40 справді працює. Саме такий поділ справ надає впевненості, що за будь-яких обставин графік обов'язкових до виконання справ не зміститься, і ви все і всюди встигатимете. Навчіться розставляти пріоритети, не піддавайтеся спокусі починати таку справу, не закінчивши попередню.


    Однак...

    Однак реалії життя показують, що навіть у такому ідеальному розподілі часу та справ виникають непередбачувані моменти, що виходять за межі тих 40%. Що ж робити у такому разі?

    Варто навчитися бачити більше та ширше, саме це радить нам тайм-менеджмент. У таких випадках просто міняйте місцями «роботу» з «відпочинком» та уніфікуйте їх. Наприклад, на роботі вирішили оновити програмне забезпечення і тому журнал, який ви планували згорнути, за часом відсунувся. Поміняйте цю роботу місцем, наприклад відведеним під відпочинок часом. Випийте каву, прогуляйтеся. І коли нарешті ви сядете за комп'ютер, то у свій план вкладетеся. Навчіться перемикатися, як тільки «намалюється» не передбачуваний момент. Іноді для цього досить просто змінити положення тіла за столом.

    Про «Альпи»

    Ще одним досить дієвим тайм-менеджмент методом, який дозволяє керувати часом і направляти його туди куди потрібно, є метод Альпи. Суть його в тому, що в процесі планування вам потрібно дати тимчасову оцінку (тимчасовий еквівалент). Така тимчасова оцінка дозволяє реально розуміти, яку справу ви сьогодні обов'язково виконаєте, яке завдання лише частково, а за яке взагалі не візьметеся. За допомогою методу Альпи можна економити до чотирьох годин на день! Саме таке розуміння дозволяє виконати великі масиви роботи без авралу. Цей метод дозволяє економити час, який у результаті можна буде спрямовувати на створення чогось нового або на заробіток грошей.

    Цікаве відео на тему:

    Про матрицю Ейзенхауера

    Для короткочасного планування часу корисною буде так звана матриця Ейзенхауера. У тайм-менеджменті вона вважається одним із найефективніших методів планування справ на день. Особливо вона корисна тим, у кого накопичилася велика кількість справ, які потребують якнайшвидшого вирішення. Крім того, що матриця Ейзенхауера допомагає розібратися зі справами, вона ще дозволяє навести лад у житті.

    Метод тайм-менеджменту «Матриця Ейзенхауера», названий так на честь 34 президента США, який його винайшов.

    Дуайт Ейзенхауер (1890-1969) - американський державний і військовий діяч, 34 президент США, який відрізнявся відмінними організаторськими здібностями. Винайшов і використав для планування свого часу цю матрицю.

    Згідно з матрицею Ейзенхауера всі справи, наприклад, на сьогоднішній день, слід поділити на чотири групи: А, В, С, D.

    • А: важливі та термінові справи (дуже важливі для вас справи).
    • В: важливі, але з термінові справи (просто важливі справи).
    • С: термінові, але погані справи (форс-мажор).
    • D: не термінові та не важливі справи (справи, які не мають для вас ніякої практичної користі).

    Коли ви складете план, без жалю викресліть справи, які потрапили до групи D. Це можуть бути такі справи, як «зависання» в соцмережі, перегляд сотої серії серіалу, двадцята перерва на перекур, півгодинна розмова з подругою про нову курточку, яку ви бачили вчора у магазині тощо. Справи з групи D «з'їдають» ваш час, час, який ви могли б направити на створення та притягування грошей.
    Такий ось нехитрий тайм-менеджмент навчить вас розділяти справи на головні, другорядні та погані.

    Правило Парето

    І тут на допомогу приходить правило чи принцип Парето 80/20, згідно з яким щодо багатьох явищ 80 відсотків наслідків спричинено 20 відсотками причин. Ця ідея знайшла застосування у багатьох галузях. У тому числі й у тайм-менеджменті. Читайте далі та дивуйтеся.

    Про принцип Парето ми вже писали. . Це цікаво та дуже корисно.

    Адже виявляється, що за перші 20% витраченого часу на вирішення справи ми вирішуємо поставлене завдання на 80%. Інші 80% часу ми лише доопрацьовуємо 20% своєї справи.
    Відповідно до принципу Парето диспропорція є невід'ємною властивістю співвідношення між причинами, результатами та одержуваними засобами, що докладаються зусиллями та винагородою за них.

    Принцип 80/20 наочно демонструє цю диспропорцію:

    • 20% ваших вкладених коштів/зусиль відповідальні за 80% заробітку;
    • 80% наслідків вирішення вашої справи виникають із 20% наявних причин;
    • 20% ваших зусиль, спрямованих на вирішення справи, забезпечують 80% її результату.

    Але такого ефекту ми досягнемо лише за правильного планування часу, про що йшлося вище.
    Головна цінність правила Парето у тому, що це принцип не суперечить логіці нашого життя. Він лише наочно дає зрозуміти: ми можемо з упевненістю вважати, що деяку частину свого часу працюємо більш ефективно, ніж решта часу… І якщо ми розглянемо, які зусилля докладаємо до вирішення справи, і порівняємо їх із результатом, то можуть «очі на лоба » полізти. Таким наочним виявиться цей дисонанс.


    приклад

    Власник бізнесу побачить, що працівники з відділів «N» та «G» працюють з однаковою ефективністю, тому підвищувати зарплату якомусь одному відділу немає жодних підстав, потрібно підвищити або залишити зарплату на тому ж рівні обох. Секретарка Таня зрозуміє: до всіх дзвінків чи відвідувачів необхідно ставитися з однаковою увагою, адже так вона не пропустить справді важливого, такого, що сприятливо позначиться на зростанні та рівні зарплати. А випускник вишу Іван побачить: усі можливості, які дає життя, однаково цінні у фінансовому плані, хоч би який подальший шлях він не вибрав.

    Отже, питання не в тому, скільки ми маємо часу для притягування грошей. Всі люди володіють ним в однаковій кількості - 24 години на добу. Питання у тому, як ми цей час використовуємо. Тайм-менеджмент часто порівнює час із грошима, а обидві ці «категорії» — з водою. Чому? Тому що гроші та час течуть, як вода. Відмінність лише в тому, що хтось дозволяє часу текти просто так, а хтось знає, куди в яку саме справу/продукт вкласти його силу і отримати прибуток.
    Але якщо ваш час не перетворюється на гроші, можливо, вам потрібні не гроші, а щось інше? Можливо, вам варто замислитися над тим, чому на це інше вам завжди не вистачає часу?

    Раніше вже вказувалося, що на самому «передньому краї» всієї системи планування знаходяться оперативні короткострокові плани, зокрема, щоденні (вони максимально наближені до непо-

    4,17. Планування дня за допомогою методу Альпи»

    родинного виконання, фактично «сплавлені» з ним).

    Як правило, проігнорувати щоденне планування не в змозі жодна людина, хоч якось зацікавлена ​​в управлінні часом свого життя. Щоденний план може мати найпростіший вид переліку справ «до виконання», накиданого на клаптику паперу або просто розуміти. Однак найбільш зручний для денного планування (і контролю за виконанням намічених на день завдань) звичайний органайзер (щоденник). (Нагадаємо, що органайзер є не лише зручним, а й універсальним інструментом, що дозволяє керувати часом «в режимі реального часу»: планувати та коригувати плани, хронометрувати виконання, оперативно аналізувати характер витрат часу та ін; див. розділи 3.7, 3.8).

    Існує традиційна і широко використовується як у західному, так і вітчизняному ТМ система щоденного планування «Аль-пи» (назва умовна, символізує сходження до намічених «висот» - цілей). Система «Альпи» є п'ятикроковим алгоритмом щоденного визначення мети:

    Охарактеризуємо докладніше кожен із п'яти етапів системи «Альпи»: 1. Увечері попереднього дня запишіть всі завдання наступного дня (або вранці дня запишіть всі завдання на сьогодні). Важливо враховувати таке:

    А. Кількість завдань має бути оптимальною. Зазвичай щоденні завдання мають невеликий масштаб (себто витрат сил і часу), тому їхня кількість цілком відповідає «магічному числу» 7+2. У виняткових випадках (якщо йдеться про відпочинок або, навпаки, про виконання серйозних масштабних завдань), їх кількість може бути невеликою (менше 3-4). Слід уникати планування надто великої кількості завдань (більше 8-9), оскільки вони або не будуть виконані, або до «завдань» будуть віднесені надто дрібні допоміжні дії.

    Глава 4. Цілепокладання, планування, виконання

    Б. Завдання мають бути узгоджені зі списком завдань (цілей) на тиждень чи навіть місяць. Деякі з денних завдань, що плануються, можуть повністю співпадати з планами вищого рівня (наприклад, важлива ділова зустріч, яка планувалася за місяць, але має відбутися саме сьогодні). Деякі з денних завдань є дрібними частинами завдань (цілей) вищого рівня, лише трохи наближаючи до їх досягнення. Головним же наслідком цього правила є те, що по можливості необхідно уникати щоденного планування та виконання зайвих, «порожніх» завдань, які не вносять жодного вкладу в реалізацію ваших планів вищого рівня (тижневих, денних та ін.),

    В. Завдання мають бути завершені, мети досягнуто. Навіть у людей, максимально компетентних у часі, є свої "скелети в шафі" у вигляді "незавершенки" - невиконаних вчасно завдань, відкладених "на потім". «Незавершенка» (навіть у дрібницях) має дуже погану властивість «енергетичного вампіризму». Знання того факту, що якісь справи потрібно було зробити, але вони так і не зроблені, викликає почуття провини та серйозну емоційну напругу, що відволікає від ефективного вирішення актуальних завдань. Якщо справи, що «повисли», не можна просто відкинути і забути, то психологічно дуже важливо регулярно влаштовувати «розгрібання завалів», поступово доводячи до повного завершення недороблені справи. В ідеалі щодня має плануватися хоча б одне завдання, спрямоване на повне та остаточне усунення хоча б однієї «незавершенки». При цьому важливо отримати не проміжний результат, а кінцевий, щоб повністю позбавитися виснажливого почуття провини.

    Якщо раптом ви щасливим чином уникли «незавершенки», то намагайтеся протягом дня добиватися не просто виконання рутинних завдань, а отримання справді серйозного результату, що відповідає виконанню планів вищого рівня. Наприклад, щодня важливо досягати хоча б однієї мети (у середньому), значимої у тих тижневого плану. Щотижня важливо досягати 1-3 цілей, включених у місячний план тощо.

    Р. Плануйте неможливе. Незважаючи на парадоксальність цієї ради, все ж таки необхідно розвивати і тренувати власну інтуїцію. Зазвичай головною проблемою денних планів є різноманітні несподівані термінові справи, які звалюються як сніг на голову, відволікаючи від виконання запланованих завдань. Що цікаво, багато хто з цих «несподіванок» насправді цілком передбачуваний. Для цього достатньо лише в момент складання

    4.17. Планування дня за допомогою методу "Альпи"

    плану добре подумати: «Чи може у цей день виникнути щось справді важливе та термінове?» Якщо відповідь на це запитання радше ствердна, то необхідно «підстрахуватися», запланувавши невеликий резерв часу, який у разі потреби візьме на себе основний «удар» термінових позапланових справ.

    Відразу після складання списку завдань розподіліть їх за важливістю, тобто розставте пріоритети. Для цього я, наприклад, використовую метод АБВ (або ABC; див. розділ 4.15):

    А - завдання має бути виконане обов'язково й у першу чергу; Б - досить важливо і бажано, щоб ці завдання були

    виконані, але після виконання завдання А; В - якщо залишиться час після виконання завдань А і Б, то добре виконати й ці завдання.

    У органайзері (див. розділ 3.8, а також бланк органайзера в Додатку) блок постановки завдань на день виглядає, наприклад, наступним чином:

    ПЛАН НАДЕНЬ (дата 21 день тижня понеділок місяць червень рік 2004 Заплановані задачі Катет. Опис задачі Виконання 1(A) Обговорити g N частина 2 проекту 7Х ТАК, продуктивно" 2 (Б) Доручити Т знайти інформації п° партнерам з Уйська ТАК, контр , через 2 дні 3(Б) Дописати квартальний звіт (5 сторінок) ТАК, уклався 5 стор. 4(B) Зателефонувати М, домовитися про зустріч ТАК, записано 5(B) Поговорити , не спіймав 6(B) Батьківські збори в школі (якщо дружина не зможе; НІ (дружина) 7(B) уточнити до 17.00) У стовпці «Категорія» (Катег.) заздалегідь перераховані сім (відповідно до «магічного числа» 7 ±2) денних завдань відповідно до пропорції АБВ (див. розділ 4.15): одне з них – дуже важливе, два – середньої важливості, чотири – низької важливості.

    У стовпці «Опис завдання» у зручній формі описується задача надінь. Стовпець «Виконання» заповнюється у міру виконання завдань протягом або наприкінці дня.

    Глава 4, Цілепокладання, планування, виконання

    буде якісно вирішено. «Ідеальний час» передбачає не лише уявлення про загальну тривалість виконання завдання, а й прив'язку виконання до певного часу доби, що гарантує найбільшу ефективність діяльності. У принципі, якщо вам складно утримати в умі запланований час виконання завдань, його можна відзначити в блоці органайзера «Виконання та оцінка» (див. розділ 3.8), записавши олівцем завдання та наголосивши на бажаному інтервалі їх виконання. Потім, у процесі денного хронометражу, реально виконані завдання дописуються в блоці «Виконання та оцінка», наприклад, кульковою ручкою, а також відзначається фактичний час, витрачений на їхнє досягнення.

    Ще раз придивіться до поставлених завдань та виділеного на їхнє досягнення часу. Скоригуйте рішення про розподіл часу виконання поставлених завдань, спираючись на такі контрольні питання: На які завдання час слід збільшити? На які можна зменшити? В який час дня найкраще виконати це завдання? Чи виконувати завдання «одним шматком» чи роздробити його виконання на кілька блоків (скільки, якої тривалості)? Який час буде в резерві на випадок несподіваних термінових справ?

    4. Продумайте можливості раціоналізації (як можна виконати завдання швидше, простіше, з меншими витратами сил і ресурсів тощо) та делегування будь-яких завдань.

    5. Протягом дня ведіть облік (хронометраж) реальних витрат часу, витраченого на виконання поставлених завдань, за допомогою органайзера (простого або якісного аналізу; див. розділи 3.7 та 3.8).

    6. Наприкінці дня обов'язково щюконгроліруйге виконання поставлених завдань (заповнивши стовпець «Виконання» у блоці органайзера «Заплановані завдання», див. вище): Які завдання виконані, а які не виконані? Які завдання виконано повністю, а які частково? З яких причин? З якими перешкодами ви зіткнулися? Які раціоналізаторські ідеї принесли успіх? Що вдалось делегувати?

    Наприкінці дня ухваліть рішення щодо невиконаних завдань («незавершення») цього дня та/або попередніх днів: Зробити завтра (іншого дня)? Доробити? Переробити? Відмовитись? Ухвалене рішення занесіть у план на відповідний день.

    Примітка. У класичному методі "Альпи" послідовність кроків у щоденному плануванні трохи відрізняється: 1) завдання; 2) оцінка тривалості; 3) резервування часу; 4) пріоритети, делегування та раціоналізація; 5) контроль.

    4.18. Як виконати денний план?

    (1 Проаналізуйте запропонований у розділі метод щоденного планування «Альпи». У чому, на вашу думку, полягають його сильні сторони? Якими недоліками володіє метод «Альпи»?

    Чи готові ви використовувати цей метод щоденного планування у власній персональній системі ТМ? Чи потребує метод будь-якої переробки, модифікації? Запропонуйте свій метод щоденного планування.

    Для того щоб грамотно розпоряджатися своїм часом, вам необхідно знати тайм-менеджмент: методи планування часу.

    Досить важко збудувати роботу з віддачею максимальної користі. Планування часу – цене складання списку важливих і невідкладних справ, це насамперед уміння правильно розподілити навантаження. Всім відомо, що на складання простого плану йде близько 8 хвилин, але заощаджується близько години часу. Потрібно врахувати такі основні методи планування:

    План обов'язково складається на папері або електронним документом, який у вас завжди під рукою. У жодному разі не тримайте план тільки у своїй голові, навіть найменша деталь, яку ви можете упустити або забути, є частиною плану;
    Після кожної години роботи виділяйте близько десяти хвилин на відпочинок та відновлення сил. Це необхідно, витративши 10 хвилин, ви при цьому зможете відновити свої сили і продовжити роботу у звичному для вас темпі;
    За будь-яких обставин використовуйте в роботі щоденник, це в рази підвищить вашу продуктивність.

    Успішне планування часуозначає деякі методи планування, які ви успішно вмієте застосовувати практично. На сьогоднішній день, існує безліч різних теоретичних розробок, ми наведемо приклад найефективніших з них:


    Метод Альпи
    Планування часу, аналіз АВС

    Почнемо з принципу Парето

    Перед тим, як зайнятися плануванням часу, враховуєте принцип Дисбалансу. Цей метод має відношення до багатьох економічних сфер, а складається він за такими принципами: 80% ресурсів, які ви витратили, забезпечують 20% отриманого результату, решта 20% забезпечують всі 80% результату.

    З цього випливає, що невелика частина часу, ресурсів та зусиль у відповіді за найбільшу частину результатів. Адже тільки вдумайтеся в цифри, витративши всього 20% свого часу, ви отримаєте 80% результату, значні показники, чи не так? В основі самих ресурсів можуть виступати співробітники, час чи матеріали, гроші.

    Практична користь цього принципу полягає в тому, що застосування його означає зосередженість обмежених ресурсів та коштів компанії на одному із сегментів роботи, а не звичного розпилення у всіх напрямках та сегментах роботи. Метод допоможе визначити той сегмент, де можна отримати максимально великий результат від зусиль і витрат, що додаються.

    Метод Альпи

    Для планування часу ефективно та часто застосовують саме цей метод. За допомогою нього, витративши невелику кількість часу, ви оптимально та максимально ефективно розплануєте всі важливі справи. Принцип його роботи полягає в наступному:

    1. Обов'язково зафіксувати всі терміни та справи. Всі важливі справи, які не терплять зволікань і повинні бути виконані протягом дня, потрібно обов'язково записати у ваш щоденник або блокнот. Повинні бути чітко позначені терміни виконання тієї чи іншої завдання. Ефективність підвищиться у рази, якщо ви підійдете відповідально до цього завдання.

    2. Чітко визначити, скільки може знадобитися часу, виконання кожного запланованого завдання. При плануванні часу враховуйте також перерви на відпочинок між роботою, чим точніше ви визначите час, тим ефективніше складеться робота.

    3. Облік буферного часу. Як би точно ми не намагалися розрахувати час, його піде все одно більше, ніж ми запланували. З урахуванням цього факту, розплануйте час з урахуванням 70% всього робочого часу, це дасть вам резерв у разі нестачі основного часу.

    4. Розставте пріоритети важливим справам та терміновим. Це найважливіша частина плану. Звичайно, ви не зможете переробити за один день усі справи, які необхідно зробити. Ось чому слід розставити пріоритети щодо важливості справ. Це розумно і доцільно, виконання справи, яка не терпить зволікання, важлива в першу чергу, потім можна приступити до важливої ​​справи, за умови, що вона не є терміновою. Розставте пріоритети завжди за терміновістю та важливістю.

    Метод планування часу на основі аналізу АВС

    Основна суть його полягає у розстановці важливих пріоритетів:

    Найважливіша справа під позначкою «А». Ці справи найскладніші і трудомісткі їх потрібно виконати першими.
    Справа «В» – це важливі справи, які не обмежені конкретними термінами та можуть зачекати.
    Справи під позначенням «С», найменш значимі і виконуються останніми.
    Метод планування часу у цьому аналізі дуже ефективний.

    Тайм-менеджмент та методи планування часу, які наведені вище, обов'язково підвищать вашу працездатність та ефективність.

    Для початку згадуємо SMART.
    SMART – це схема для встановлення цілей.

    Мета має бути:

    Specific- Конкретною.
    Наприклад: хочу велосипед червоного кольору, 7 швидкісний, фірми Stark.

    Measurable- Вимірюваної.
    Наприклад: велосипед за 20 тисяч.

    Ambitious– амбітною, але при цьому відповідати можливостям. Наприклад: зараз я їжджу самокатом, а планую купити велосипед.

    Realistic- Реальною. Велосипеди бувають і за сто тисяч, але зараз я зможу собі дозволити за 20. Потрібно реально оцінювати свої можливості.

    Timed– визначено у часі. Безстрокова мета не має терміну досягнення. Якщо мета ставиться на тривалий період, вона має розбиватися на підцілі.
    Отже, ціль намічена, залишається навчитися будувати плани та їх виконувати.

    Метод "Альпи"

    План повинен обов'язково переноситися на папір, тому що плани в голові легко відкидаються, до того ж склероз його ніхто не скасовував. Втім, переносити план на папір потрібно обов'язково, адже нам із ним доведеться ще попрацювати.

    Метод Альпи включає 5 стадій.

    1. Складання завдань.
    Тут я думаю все зрозуміло. На аркуші паперу пишемо стовпчиком собі завдання на майбутній день. Якщо ведете план щодня, то все, що було не виконано вчора, додаєте в цей план, звичайно, якщо це ще не втратило актуальності.
    Якщо вам ліньки писати те саме або потрібно писати багато, то можна використовувати скорочення, символи, малюнки, наприклад,
    Т – зателефонувати за телефоном
    ПР – письмова робота
    В – візити, гості
    $ - сплатити рахунки
    - отримати зарплатню
    кава брейк
    привітати подругу
    нарада у начальника
    Втім, є поле для творчості.

    2. Оцінка тривалості акцій.

    Акції - це цінні папери, а й дії, у перекладі з латинської.
    Якщо у вас вже є досвід виконання завдань, то ви повинні приблизно уявляти, скільки те чи інше завдання займає часу або пофантазуйте, але несильно! Виходячи з цього, навпроти кожного завдання плану поставте кількість годин, яка займе його виконання.

    3. Резервування часу (60:40).
    Звичайний робочий день триває 8 годин. 60% – це 5 годин. Саме в межах цього часу ви маєте планувати виконати всі справи.
    Решта – 40%, 3 години, має залишатися в резерві для несподіваних справ. А несподівані справи, як правило, мають місце щодня, це й відповіді на незаплановані дзвінки та бесіди з підлеглими, навіть перерва на каву може з'їсти цілу годину. Ми ж живі люди, все буває.

    4. Прийняття рішень з пріоритетів та доручення.
    Якщо не встигаєте за 60% часу робочого дня, то ще раз перегляньте завдання, може щось доручити або спосіб виконання змінити, подумайте, у будь-якому випадку завтра розглянемо один із способів встановлення пріоритетів.

    5. Контроль (облік незробленого).
    Наприкінці дня з плану ви можете викреслити всі завдання, які виконали та перенести наступного дня все, що не виконали.
    Але, якщо ви регулярно, протягом тривалого терміну, наприклад, протягом місяця, відкладаєте виконання завдань з причин, які залежать тільки від вас, то подивіться правді в очі, або ви зараз же приступаєте до виконання, або відмовляєтеся від завдання, а там як Бог дасть.

    Якщо ви складатимете план щодня, то робитимете це на автоматі хвилин за 5, а то й менше. Складайте вечорами, тоді вранці ви швидше прийдете у робочу форму.



    Останні матеріали розділу:

    Список відомих масонів Закордонні знамениті масони
    Список відомих масонів Закордонні знамениті масони

    Присвячується пам'яті митрополита Санкт-Петербурзького та Ладозького Іоанна (Сничева), який благословив мою працю з вивчення підривної антиросійської...

    Що таке технікум - визначення, особливості вступу, види та відгуки Чим відрізняється інститут від університету
    Що таке технікум - визначення, особливості вступу, види та відгуки Чим відрізняється інститут від університету

    25 Московських коледжів увійшли до рейтингу "Топ-100" найкращих освітніх організацій Росії. Дослідження проводилося міжнародною організацією...

    Чому чоловіки не стримують своїх обіцянок Невміння говорити «ні»
    Чому чоловіки не стримують своїх обіцянок Невміння говорити «ні»

    Вже довгий час серед чоловіків ходить закон: якщо назвати його таким можна, цього не може знати ніхто, чому ж вони не стримують свої обіцянки. По...