Можна вже буде важливішими справами. Розміщення пріоритетів: матриця Ейзенхауера

Прочитано: 7 189

Чому руйнуються плани? Тому що в потоці повсякденних справ ми прагнемо виконання термінових справ, забуваючи про важливі та обов'язкові. В чому різниця? У правильності пріоритетів! Не завжди важливі справи термінові, а термінові – важливі. Як так? Дуже просто. І розібратися з цим допоможуть квадранти Кові. Друга їхня назва – матриця пріоритетів Ейзенхауера.

Важливо та терміново: терміни та уточнення

Важливість та терміновість.

Термінові справивимагають негайної, негайної участі чи рішення. Їх треба робити миттєво, інакше трапиться пожежа, форс-мажор, катастрофа. Термінові справи потребують реактивного реагування, змушуючи скасовувати всі плани та важливі справи.

Важливі справинатякають на . Вони необхідні досягнення поставлених глобальних цілей, попереднього вирішення важливих завдань, реалізації можливостей. Займаючись виконанням важливих справ, людина досягає найвищих результатів, успішності. Життя протікає чітко, розмірено та цілеспрямовано.

На жаль, важливі справи в нашому житті часто не мають пріоритетного значення. Чому? Тому що вся повсякденність спрямована на вирішення термінових завдань.

Як це виправити?

Використовувати матрицю Ейзенхауера як інструмент розміщення пріоритетів. Іноді з цією ж метою рекомендують квадрати часу Кови.

Чим відрізняються матриця квадрантів Стівена Кові та матриця справ Ейзенхауера?

Власне, нічим.

Обидва методи мають на увазі ідентичні підходи до планування. А різні назви отримали через відомих розробників систем. Так уже вийшло, що Дуайт Ейзенхауер використав у повсякденній роботі ту саму техніку, що описав у своїй книзі Стівен Кові.

Дві великі людини. Дві назви. Один спосіб.

Квадранти Кові: матриця структури справ

Розміщення пріоритетів за матрицею Ейзенхауера передбачає градування всіх справ і завдань на 4 блоки за їх важливістю та терміновістю виконання:

важливе/термінове;
важливе/нестрокове;
неважливе/термінове;
неважливе/нестрокове.

Якщо зробити заздалегідь – виписати всі найближчі та далекі справи в один список, можна легко заповнити будь-який квадрат Стівена Кові. Достатньо оцінити значущість і терміновість всіх завдань.

Як ділити задачі по матриці Ейзенхауера?

Високоефективний тайм-менеджмент з матриці Ейзенхауера

Якщо подивитися на структуру кожного блоку неупереджено, то видно особливості кожного квадрата:

Квадрат A – постійний цейтнот, «пожежа», нерви та реактивний ритм життя.
Квадрат B – вирішення стратегічних завдань, проактивність, робота на результат та успіх.
Квадрат C – хронофаги у різних варіантах.
Квадрат D - прокрастинація.

Тобто при визначенні пріоритетів за допомогою матриці Ейзенхауера на увагу заслуговують тільки справи другого блоку. А за фактом ми займаємося завданнями «термінових» квадратів», витрачаючи нерви і відволікаючись на непотрібні фактори.

Що робити з цими знаннями?

Все дуже просто. Планування часу відповідно до матриці Ейзенхауера передбачає проактивний підхід та застосування кращих інструментів тайм-менеджменту.

Використовувати можна:

С – відволікання всіх видів, які потрібно контролювати та тримати у вузді.
D – безглузде проведення часу, яке легко замінити заслуженим запланованим відпочинком після виконання справ.

Хтось думає, що домогосподаркам не потрібне планування та чіткий графік. Все навпаки.

Нескінченно зайняті собою та дітьми жінки більш ніж хтось інший потребують правильної структури дня.

Матриця терміновості та важливості матриця Ейзенхауера – зручна вправа, помічник та порадник на кожен день. Використання квадрантів Кові значно знижує рівень стресу у повсякденному житті та справах.

Кожна сучасна людина прагне бути успішною. Саме з цієї причини настільки популярним є тайм-менеджмент. Це методика, яка навчає ефективного планування. Сьогодні її використовують не лише політики та бізнесмени, а й прості домогосподарки. Але не слід вважати тайм-менеджмент винаходом останнього десятиліття. Ще півстоліття тому багато зайнятих людей замислювалися про підвищення власної продуктивності. Яскравий приклад - названа на честь свого творця матриця Ейзенхауера. Як інструмент її використав тридцять четвертий президент США Дуайт Девід Ейзенхауер.

Д. Ейзенхауер – геній ефективності

Дуайт Девід Ейзенхауер обіймав посаду президента США з 1953 по 1961 рік. Ця видатна людина відома і завдяки своїй військовій кар'єрі. Ейзенхауер брав участь у Першій та Другій світових війнах, отримав звання генерала армії. Відомий 34-й президент США і як один із засновників НАТО. Сучасники відзначали, що Дуайт був різнобічно розвиненою людиною з живим розумом, вирізнявся дисциплінованістю та організованістю. Своїм нащадкам видатний діяч залишив такий ефективний засіб планування, як матриця Ейзенхауера. Як інструмент розміщення пріоритетів та організації своєї діяльності використовувати її може кожен.

Загальний опис матриці Ейзенхауера

Вигадав дуже просту і при цьому неймовірно зручну систему планування. Для зручності та наочності свою матрицю він зобразив у вигляді квадрата. Усі заплановані справи Ейзенхауер пропонує поділяти на чотири категорії. По-перше, варто визначити все найважливіше, що вимагає негайного рішення. По-друге - справи та обов'язки, які важливі, але можуть почекати. Третя категорія – все термінове, але не важливе. В останню групу записуються неважливі та нетермінові плани. Матриця Ейзенхауера як інструмент розташування пріоритетів ідеально підходить для короткочасного планування. З його допомогою можна планувати справи на 1-2 дні. Як же побудувати власну матрицю Ейзенхауера? Вам знадобиться тільки аркуш паперу та ручка. Намалюйте квадрат і розділіть його на чотири рівні частини. Тепер поговоримо про те, які справи, куди необхідно записати.

Перший квадрат: найважливіші та термінові справи

У першому сегменті квадрата матриці Ейзенхауера слід записати найважливіші справи, які необхідно зробити невідкладно. При правильному та постійному використанні даної системи планування цей список завжди має бути порожнім. Суть матриці зводиться до того, щоб встигати робити важливі справи в належний термін і не допускати авралів. Зрозуміло, якщо ви тільки починаєте використовувати цю систему планування, 1-2 позиції у цій категорії можуть бути.

Які ж важливі завдання можуть бути гідними розміщення у блоці «Що зробити необхідно невідкладно»? Студент у цій категорії може розмістити складання іспиту, керівник компанії – зустріч із партнерами з бізнесу, домогосподарка – виклик аварійної служби при проблемах з водопроводом. Графік оцінки пріоритетності справ має охоплювати всі сфери вашого життя. Сімейні плани та справи, відвідування лікарів та стилістів, походи по магазинах – все це слід вписувати в матрицю Ейзенхауера. Наприклад, якщо у вас сильно захворів зуб, візит до дантиста може бути внесений у перший квадрат денного плану (як важлива річ, яку не можна відкласти).

Другий квадрат: значущі завдання, що не вимагають моментального виконання

Одна з найбільш значущих зон матриці Ейзенхауера - це її другий квадрат, який необхідно записати важливі справи, що не мають стислих термінів. При ефективному використанні системи планування тут завжди мають бути якісь завдання. Важливо своєчасно звірятися зі своїм особистим планом у цій категорії та слідувати йому. Запишіть у цей квадрат проекти, над якими зараз працюєте. Сюди ж можна внести заплановані дзвінки та зустрічі, написання дипломної роботи. У другому квадраті повинні бути перераховані всі завдання, виконати які необхідно в міру можливості. Система планування передбачає, що справи з цієї категорії будуть розбиратися передусім. Тільки в цьому випадку вдасться уникнути форс-мажорів та авралів, і перший квадрат матриці, відповідно, залишатиметься порожнім.

Третій квадрат: термінові, але погані справи

Третя зона матриці Ейзенхауера призначена для запису справ, що мають незначний пріоритет важливості, але потребують термінового рішення. Це все те, що знижує вашу продуктивність та заважає виконанню основної роботи. під час складання звіту? Це завдання має бути вписано в третій квадрат, вирішити її необхідно максимально швидко. Сюди можна внести перегляд кореспонденції, виконання щоденної рутинної роботи, що не вимагає прийняття серйозних рішень. Не забувайте про те, що матриця Ейзенхауера - як інструмент розстановки пріоритетів - повинна допомагати вам контролювати всі ваші справи. Не втрачайте дрібниць, і ви досягнете успіху.

Четвертий квадрат: справи нетермінові та неважливі

Останній, четвертий квадрат матриці призначений для запису завдань і варіантів проведення часу, які є неважливими і нетерміновими. Сам Д. Ейзенхауер називав цю категорію «списком пожирачів часу». У четвертий квадрат пишемо все те, що позитивно впливає на основний вид діяльності, але при цьому позитивно позначається на психоемоційному стані людини. Це особисті телефонні розмови, перегляд розважальних передач, спілкування в соціальних мережах.

Що зробити із четвертого квадрата можна без шкоди власної продуктивності? Матриця Ейзенхауера буде працювати, якщо ви зможете зосереджуватися і не робити перерв під час виконання певного завдання. У «пожирача часу» немає нічого поганого, якщо вони допомагають вам розслабитися і відпочити. Наприклад, можна спробувати розділити свій робочий день на блоки та чергувати активну діяльність з нетривалими перервами на відпочинок.

Приклад заповнення матриці Ейзенхауера

Як швидко освоїти навичку ефективного планування з матрицею Ейзенхауера? Почніть із складання денного планінгу. У своєму щоденнику намалюйте квадрат матриці, розділіть його на 4 рівні частини та пронумеруйте їх. Тепер залишається лише правильно визначити пріоритет власних справ та завдань. Саме для цього і вигадана матриця Ейзенхауера. Приклад її заповнення ви можете побачити у нашій статті. Якщо заплановано і справ дуже багато, можна спочатку виписати їх у чернетці загальним списком.

А як же ставити собі довгострокові цілі? Матриця Ейзенхауера вигадана для короткочасного планування. Працюючи з довгостроковими цілями має сенс використовувати окремий список. Далі розбийте складне завдання на кілька підпунктів і деякі з них внесіть у денний планінг.

Матриця Ейзенхауерає одним із найпопулярніших і затребуваних прийомів розміщення пріоритетів у завданнях.
Її авторство належить 34-му президенту США Дуайту Ейзенхауеру. Він проводив багато дослідів щодо організації свого часу і в результаті зробив висновок, що термінові справи рідко бувають важливими, а важливі справи рідко бувають терміновими.

Ейзенхауер вигадав інструмент, за допомогою якого цей принцип можна було б застосовувати при розставлянні пріоритетів у задах і відокремити важливі завдання від термінових, але не важливих. Інструмент отримав назву « Матриця Ейзенхауера».

Відповідно до матриці Ейзенхауера будь-яке завдання можна розділити на 4 категорії:

A – термінові та важливі
B – важливі, але не термінові
термінові, але не важливі
D – не термінові та не важливі

Докладно опишемо кожну з категорій.

A – термінові та важливі

У організованих людей, які вміють добре керувати своїм часом, ця категорія завдань практично завжди пустує. І лише зрідка туди можуть потрапляти форс-мажорні справи, що раптово виникли, які вимагають термінової уваги.

До цієї категорії згідно з класифікацією Ейзенхауера належать завдання, терміни за якими горять і невиконання яких може призвести до плачевних наслідків у майбутньому. Тобто дедлайни, аврали, ситуації життя та смерті.

Приклади термінових та важливих справ:

1) Захворів зуб – ні про що інше, крім зубного болю, ви думати не можете

2) Прорвало кран і топить квартиру – потрібно терміново викликати сантехніку

3) Здача проекту на роботі – терміни підтискають, а проект поки що не завершено.

Як я вже писав вище, чим організованіша людина, тим менше в її житті виникає термінових та важливих справ. Саме тому завдання, яке стоїть перед вами, як перед людьми, які хочуть навчитися краще керувати своїм часом, це навчитися заздалегідь вирішувати завдання, щоб вони не перейшли до цієї категорії.

B – важливі, але не термінові

До цієї категорії належать справи, виконання яких має значення для нашого майбутнього, але виконання яких не горить. Допустимо, ми хочемо вивчити нову мову і це допоможе нам отримати найкращу посаду. Або ми хочемо бігати вранці, щоб бути здоровими.

Виконання важливих і не термінових завдань допоможе нам досягти успіху в житті. Але, як показує практика, чомусь люди не поспішають за них сідати. І часто буває так, що ця категорія справ переходить у розряд важливих і термінових. І тоді стрес вам забезпечений.

Приклади важливих, але термінових справ:

1) Фізичне здоров'я

2) Навчання та курси

3) Вирішення важливих робочих завдань

Якщо ви навчитеся знаходити час для вирішення важливих, але не термінових завдань, незабаром побачите, як вам стає все простіше і легше жити.

С – не важливі, але термінові

Для того, щоб зрозуміти чи дійсно ця справа є важливою, уявіть, який результат ви отримаєте після її виконання. Якщо результати будуть мінімальними, то відносите цю справу до категорії С.

Приклади не важливих, але термінових завдань:

1) Допомога іншим - подруга попросила собачку вигуляти (вже шостий раз на місяць) відмовити незручно.

2) Карс долара завтра підніметься на піввідсотка, потрібно терміново поміняти 100 доларів

3) Подзвонили та попросили терміново пройти опитування (хоча проходження опитування може зачекати)

D – не важливі та не термінові

Ці справи називаємо пожирателями часу. Ми витрачаємо на них багато часу, але результат наших дій практично нульовий.

Термінові справи, як правило, не найважливіші,
а важливі – не найтерміновіші.
Дуайт Ейзенхауер.

Життя підприємця таке, що доводиться постійно «крутитися». Тому в мене завжди багато справ, які треба зробити терміново. Як же із цим впоратися?

Насамперед важливо бути чесним перед собою – визнати, що все одно на всі справи часу не вистачить. Але, швидше за все, Ви можете досягти дуже непоганих результатів, добре виконуючи лише деякі справи. Тому Вам варто навчитися «сортувати» справи за ступенем необхідності їх виконання, розставляти пріоритети.Тоді Ви зможете вибирати, які саме справи варто зробити за доступний для Вас час.

Як навчитися розставляти пріоритети, використовуючи метод Ейзенхауера?

Запропоноване Дуайтом Ейзенхауер правило є простим допоміжним засобом, особливо для тих випадків, коли треба швидко прийняти рішення щодо того, якому завданню віддати перевагу. Відповідно до цього правила пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість та важливість справи.Важливість справи визначається тим, наскільки результат виконання впливає на Ваш бізнес. Терміновість – тим, наскільки швидко треба виконати цю справу.

Залежно від терміновості та важливості Ейзенхауер запропонував 4 категорії пріоритетності справ:

	ТЕРМІНОВІ СПРАВИ	НЕТЕРМІНОВІ СПРАВИ
	I - Термінове та важливе	II - Важливе, але не термінове
У А Ж Н Ы Е	Вирішення криз Невідкладні завдання Проекти, у яких підходять терміни здавання	Планування нових проектів Оцінка отриманих результатів Превентивні заходи Налагодження відносин Визначення нових перспектив, альтернативних проектів
	III - Термінове, але не важливе	IV - Не термінове та не важливе
Н Е У А Ж Н Ы Е	Переривання, перерви Деякі дзвінки Деякі наради Розгляд невідкладних матеріалів Громадська діяльність	Рутинна робота Деякі листи Деякі дзвінки "Пожирачі" часу Розваги

Матриця пріоритетів Ейзенхауера

Термінові/важливі справи

Менш термінові/важливі завдання

Термінові/менш важливі відносини.

Менш термінові/менш важливі завдання.

У цій статті ми розглянемо, що є тайм-менеджментом, які є основні його методи і докладно опишемо приклад матриці Ейзенхауера. Дана матриця є найпоширенішим способом розподілу часу у будь-яких сферах життєдіяльності людини.

Матриця Ейзенхауера – метод тайм-менеджменту

Тайм менеджмент– вміння людини правильно розподілити свій час виконання конкретних завдань. Методів тайм-менеджменту існує дуже багато. Одним з найпопулярніших і найпоширеніших способів здійснення тайм-менеджменту є метод Ейзенхауера.

Важливо знати! Зниження зору призводить до сліпоти!

Для корекції та відновлення зору без операції наші читачі використовують ІЗРАЇЛЬСЬКИЙ OPTIVISION - найкращий засіб для ваших очей всього за 99 руб!
Ретельно ознайомившись з ним, ми вирішили запропонувати його і вашій увазі.

Дуайт Девід Ейзенхауер є відомим політичним та військовим діячем, народився Девід 14 жовтня 1890 року в Денісоні (штат Техас, Америка). Усі його знають як 34-го президента Америки, який вирізнявся своїми організаторськими та розумовими здібностями. Це дозволило йому досягти великих успіхів у житті, стати прикладом для багатьох громадських людей. Девід вважав, що наявність та виконання цінних справ визначає людину як особистість, сприяє розвитку у всіх сферах та починаннях.

«Відколи я перестав бути президентом, мені набагато рідше вдається вигравати в гольф»

Дуайт Девід Ейзенхауер

Будучи президентом, Девід був занурений у величезну кількість справ, планів, завдань. Він замислювався над тим, як можна чітко і правильно розподілити свій дорогоцінний час, щоб усе встигнути. Осмисливши всі свої плани на певний період, він створив таблицю, де позначив свої відносини відповідно до їхньої значущості та терміновості. Пізніше його метод набрав особливу популярність і став називатися матриця Ейзенхауера. Виглядає вона в такий спосіб.

А квадрантВажливі термінові справи

У квадрантВажливі несрочні

З квадрантНеважливі термінові

D квадрантНеважливі несрочні

Суть вікна Ейзенхауера полягає у розміщенні пріоритетів у діяльності. Людина повинна розділити всі свої плани щодо значущості та терміновості, співвіднести до певної категорії. Тепер докладно розглянемо основні сектори чи квадранти матриці. Приклад матриці Ейзенхауера розглянемо трохи далі у нашій статті.

Квадрант А

Сюди відносяться важливі нагальні справи, які не можна відкладати, оскільки це може призвести до негативних наслідків. При ідеальному розкладі, правильному розподілі часу цей квадрат має бути порожнім. Людина має під час виконувати важливі завдання, щоб вони не ставали терміновими.

Квадрант В

Тут є важливі нетермінові справи. За своєчасного виконання планів цього сектора в людини набирається величезна кількість цінних невідкладних справ. Поступове виконання планів за рівнем значущості допомагає упорядковувати час, без психологічного і фізичного виснаження організму.

Квадрант С

Неважливі термінові відносини, які є важливими в даний момент, але їх потрібно саме зараз виконати. Можливо, їхнє виконання є цінним для когось, але для вас вони звичайні без жодної цінності.

Квадрант D

До цього сектору Ейзенхауер відносив неважливі нетермінові справи, які потрібно виконувати, але вони є надважливими чи невідкладними. Їхнє виконання приносить людині, безсумнівно, задоволення, але невиконання їх не загрожує негативними наслідками.

Дані сектора ми розглянемо докладніше, описав приклад матриці Ейзенхауера.

Цілі методу Ейзенхауера

Метод Ейзенхауера має кілька основних цілей.

Розвиток самоорганізації людини. Побачивши все заплановане на кілька днів, людина активізується, підключає всі свої ресурси для досягнення результату, тим самим самоорганізовується без допомоги.
Якісний розподіл завдань повсякденного життя.Склавши таку матрицю, кожен зможе побачити значні справи в конкретний період часу, намагатиметься їх виконати, щоб не було авралу.
Навички успішного планування. Таблиця із чітко розписаними планами допомагає виділити певну кількість часу на кожне завдання, розрахувати цей час правильно.

Склавши приклад матриці Ейзенхауера, ми зможемо глибше проаналізувати цілі даної техніки планування.

Особливості виділення значущих завдань із прикладами

Як ми вже з'ясували, матриця Ейзенхауера складається з чотирьох основних складових, до яких належать наші відносини за рівнем значущості та терміновості на даний момент. Тепер за допомогою прикладів ми можемо розібратися, які справи можуть бути невідкладними, і як визначити самостійно. Приклад матриці Ейзенхауера допоможе повністю розібратися зі значними та невідкладними завданнями у повсякденному житті.

Квадрант А (важливі термінові відносини)

Як ми згадували, цей сектор в ідеалі має бути порожнім, людина має встигати робити цінні справи під час, щоб вони не ставали терміновими. Наприклад, до «сектора А» ми можемо віднести незаплановану операцію чи нараду на роботі. Значні справи потрібно виконувати вчасно, оскільки, коли вони стануть невідкладними та цінними, можуть виникнути раптові перешкоди для їх виконання (різке погіршення здоров'я, різноманітні форс-мажорні обставини). Візьмемо ситуацію зі складання іспиту. Це важливе, але не термінове. Якщо людина відкладе підготовку на останній день, перетворивши її ще й на термінове завдання, то просто фізично не встигне все зробити, її організм стане виснаженим фізично та психологічно.

Квадрант В (важливі нетермінові відносини)

Справи цього сектора можуть зачекати, але їхнє невиконання призведе до негативних наслідків. Особливо цінні справи для того і виділяються, щоб виконати їх у час. Сюди можна зарахувати завдання щодо власного здоров'я, особистісного розвитку. Наприклад, якщо ви підете до лікаря на консультацію, необхідність операції не виникне. Інший приклад, якщо ви під час вивчите англійську мову, зможете отримати нову посаду, що добре оплачується, незабаром.

Квадрант С (неважливі термінові відносини)

Цей сектор поєднує завдання, які необхідно виконати в конкретний момент часу, але вони не мають для вас особливої значущості. Щоб визначити важливість планів самостійно, запитайте себе: «Що буде, якщо я не зроблю це завдання?». Якщо в результаті справа має негативний вплив на вас, значить вона справді важлива. Прикладом завдань даного сектора може бути несуттєва розмова з колегою чи другом, участь у соцопитуванні. Ці справи відволікають вас від важливих справ. Наприклад, якщо ви зайняті цінним проектом на роботі, вас можуть відволікти будь-які інші вказівки начальства, дзвінок друга просто побалакати. Потрібно обов'язково відкласти ці завдання, зосередившись на важливішому, щоб воно не стало терміновим.

Квадрант D (неважливі нетермінові завдання)

Ці плани може здійснювати у вільний час, коли немає призначених важливих справ. Вони приносять почуття задоволення собою, виконаним працею. Наприклад, ви вирішили забратися у своїй бібліотеці, скласти речі у шафі. Сюди також належать комп'ютерні ігри, зависання у соціальних мережах. Дані речі допомагають вам заспокоїтись, але не варто їх ставити на перше місце, проігнорувавши тим самим значущі завдання.

Спробуємо з прикладу розібратися, як визначити собі важливі термінові завдання з допомогою матриці Эйзенхауэра. Розглянемо приклад матриці Ейзенхауера.

Допустимо, перед вами стоять такі завдання на перший час:

полагодити табуретку, щоб не хиталася;
звернутися до стоматолога з болем у зубах;
підготовка до завтрашнього робочого проекту;
дзвінок колеги з проханням надіслати звіт;
незапланована нарада у шефа;
провести час у соціальних мережах;

Тепер спробуємо структурувати ці завдання в міру їх важливості та терміновості. Створюємо власний приклад матриці Ейзенхауера.

Квадрант А (важливе термінове) :

підготовка до робочого проекту;
незапланована нарада у шефа.

Квадрант В (важлива несрочна) :

звернення до лікаря-стоматолога із зубним болем;
оволодіння навичками англійської для підвищення кваліфікації.

Квадрант С (неважливе термінове) :

дзвінок колеги з проханням надіслати звіт.

Квадрант D (неважливе несрочне):

полагодити табуретку, щоб не хиталася;
провести час у соціальних мережах.

Таким чином, осмисливши цінність своїх майбутніх справ, ви легко зможете розібратися з розподілом пріоритетів на даний момент часу. Не полінуйтеся виділити час для роботи над собою, над переосмисленням своїх планів та починань, це допоможе вам зробити більше, ніж ви думаєте.

« Одна година роботи над собою навчить більше одного дня пояснень»

Жан-Жак Руссо

Варто зазначити, що описана нами техніка розподілу часу розрахована на короткочасні цілі, яких потрібно досягти найближчим часом. Вона допомагає структурувати справи повсякденного життя, дуже корисна у будь-яких сферах праці та життєдіяльності. Даною технікою можуть користуватися як президенти, так і школярі, оскільки вона зрозуміла для всіх і проста у використанні.