Основи тайм менеджменту та його ефективне використання. Що таке тайм-менеджмент, або як ефективно керувати своїм робочим та особистим часом

«Ми втомлюємося і знемагаємо не тому, що багато працюємо, а тому, що погано працюємо, не організовано працюємо, безглуздо працюємо».

Фізіолог Н.Є. Введенський

Тайм – менеджмент – техніка управління часом, що включає правила і принципи, які допомагають людині правильно організувати свій час і досягти максимальної ефективності в будь-якій справі. За допомогою тайм-менеджменту людина може сама усвідомлено контролювати час, який він витрачає на різні види діяльності, збільшуючи при цьому ефективність та продуктивність своєї роботи чи відпочинку. Планування, розподіл, розстановка пріоритетів, встановлення цілей допомагає людині впоратися з божевільним ритмом сучасного життя. Тайм – менеджмент допомагає людині встигати робити все без стресів та уникнути хронічної втоми.

Спочатку методики тайм – менеджменту використовувалися лише за ведення бізнесу, організації праці. Але зараз методи управління часом також застосовуються і в особистому житті людини, щоб встигати справлятися з побутовими питаннями, правильно організовувати своє дозвілля, відпочинок.

Історія виникнення тайм-менеджменту

Ще в 20-ті роки Наукова організація праці говорила про те, що ефективність використання часу залежить від особистої ефективності самої людини. З'явилася Ліга "Час", яка публікувала статті в газетах під назвою "Боротьба за час". У 70-ті роки набув популярності метод хронометражу, який розробила біолог Любищев. Цей метод є інструментами вироблення ефективного мислення людини, що сприяє раціональному управлінню особистим часом та підвищенням особистої ефективності.

У 2007 році в Москві при фінансово-промисловому інституті відкрилася перша кафедра тайм - менеджменту. Сьогодні цей напрямок став дуже затребуваним і популярним. Є маса тренінгів, семінарів з планування та раціонального розподілу часу.

Тайм-менеджерце людина, яка враховує психологічні особливості людей, умови праці та пропонує більш ефективні графіки роботи. Він здатний розкрити в людині всі його приховані резерви та підказати, яким шляхом підвищити свою ефективність.

Процес спілкування тайм - менеджера з клієнтом схожий на психологічну консультацію, в якій він вислуховує людину, дає підказки та поради, як розподілити час, скільки часу приділяти відпочинку, як розставити пріоритети. Як спланувати день так, щоби все встигати без стресів.

Тайм – менеджери проводять не лише індивідуальні консультації. Часто їх запрошують компанії як експерти, щоб вони допомогли налагодити процес праці. Насамперед навчити керівника правильно розподіляти свій робочий час і грамотно розподіляти обов'язки в колективі. Вони вивчають діяльність компанії, необхідну кількість часу на вирішення певних завдань. Після збору інформації та аналізу, тайм-менеджер вносить корективи до порядку дня фірми.

• Аналіз витрат часу виконання певних завдань.
• Постановка, формулювання та визначення мети.
• Складання плану задля досягнення мети, і навіть розстановка пріоритетів.
• Реалізація мети. Підказка, які кроки потрібно зробити відповідно до плану.
• Складання списків справ, які потрібно зробити.
• Фіксація часу за допомогою хронометражу.

Які переваги має людина, яка навчилася правильно планувати свій час?

«Час, витрачений даремно, є існування; час, вжитий на користь, є життя»

Е.Юнг

• Досягає поставленої мети.
• Досягає своєї мети набагато швидше, ніж інші.
• Здатний досягти успіху у будь-якій сфері діяльності.
• Має більше часу на відпочинок, спілкування з близькими та друзями.
• Може виконувати набагато більше за певний проміжок часу.
• Може збільшити свої доходи та відійти від справ, правильно розподіливши обов'язки між співробітниками.
• Може позбутися хронічної втоми, не схильний до стресів.
• Завжди має чіткий план дій.
• Має почуття внутрішньої свободи і самостійно контролює своє життя.

Види тайм-менеджменту

Нині є багато різноманітних підходів до проблеми управління часом. Фахівці виділяють три основні типи:

• Персональний (особистий) тайм – менеджмент. Він пов'язаний з особистісним саморозвитком людини, вмінням правильно та плідно організувати свій день.
• Професійний тайм – менеджментдопомагає людині ефективно виконувати свою роботу, правильно організовувати свій робочий час чи розумно розподіляти обов'язки у колективі.
• Соціальний тайм – менеджментрегулює міжособистісні взаємини чи управління часом кількох людей. Наприклад, корпоративний.

Основні поняття тайм - менеджменту

Концепція управління часом-це спосіб розуміння та сприйняття часу. Концепція тайм – менеджменту допомагає визначити причину та мету, чому людині необхідно навчитися керувати своїм часом. Усвідомити цінність цього процесу, і навіть зрозуміти основні засади управління часом.

Методи керування часом- Певна послідовність дій, яка допоможе вирішити конкретне завдання.

Система управління часом– комплекс концепцій та методів, які дозволять вам максимально швидко та ефективно досягти своєї мети.

Неправильна організація роботи чи неписьменна організація діяльності керівництвом призводить до того, що співробітники компаній відчувають постійний дефіцит часу. Це позначається на ефективності роботи та успішності підприємства в цілому.

Нестача часу спостерігається у тих випадках, якщо:

• Немає розкладу роботи на день.
• Якщо помічник керівника не в курсі його порядку денного.
• Телефонні дзвінки та відвідувачі часто відволікають від основної діяльності.
• Якщо керуючий не вміє розподіляти обов'язки.
• Якщо робота виконується у постійній поспіху, що призводить до швидкої стомлюваності.
• Якщо працівники не відповідають своїм посадам.
• Якщо працівники неадекватно оцінюють свої можливості, то швидкість роботи.
• Якщо немає мотивації у працівників (наприклад, надто низька зарплата).

Щоб покращити ефективність роботи підприємства, необхідно навчити працівників складати план роботи на день. При складанні плану потрібно 60% часу відвести основним завданням, 20% непередбаченим і 20% спонтанним справам. Головне, привчити колектив складати плани на день систематично та регулярно.

Ефективність тайм-менеджменту в управлінні залежить від того, наскільки співробітники будуть навчені плануванню, розставленню пріоритетів, контролю часу виконання завдань, а також правильної черговості виконання завдань.

Для вирішення цих завдань можна запросити експерта з тайм-менеджменту або навчити менеджера вашого підприємства, який сам видаватиме співробітникам завдання та контролюватиме ефективність їх роботи. Менеджер повинен видавати як основні, і кілька запасних завдань. Наприкінці дня співробітник подає звіт про виконану роботу.

Управління особистим часом у тайм – менеджменті

Щодо управління особистим часом, тобто основні правила тайм – менеджменту, що застосовуються в особистому житті:

1. Ніколи не брати роботу додому.
2. Організувати побут так, щоб він займав мінімум часу.
3. Планувати вільний час наперед. Сюди має входити емоційна насолода (похід у кіно, театр, концерт, музей). А також фізичне (заняття спортом, танцями тощо).
4. Для відпочинку використовувати не лише вихідні, а хоч би один день серед тижня. Наприклад, покататися велосипедом після роботи або піти з друзями в сауну.
5. Під час відпустки обмежити дзвінки, пошту, інтернет, щоб відпочити по-справжньому.

1.Основне правило тайм-менеджменту - правильна постановка мети.

Якщо ви навчитеся чітко визначати свої цілі, а також визначати, які завдання є другорядними, то ви заощадите багато часу.

Якщо ви витрачаєте свій час на щось, значить, у цей момент ви вважаєте, що він дуже важливий. Але чи це так? Поставте собі запитання, чи результат цієї дії допоможе вам наблизитися до вашої мети? Що таке ціль? Мета - прагнення людини до чогось, коли весь процес спрямований на кінцевий результат.

При постановці мети потрібно спочатку визначитися з основними цінностями.

Усвідомити свої можливості, мотивацію. Проаналізувати проблеми, потреби та складності, які можуть виникнути на шляху до мети. Подати чітко свою мету в найдрібніших деталях, її кінцевий результат. Розпланувати свої дії, зайнятися пошуком ресурсів та розпочати реалізацію.

Існують різні методи постановки цілей. Але всі методи мають загальний алгоритм постановки цілей:

1. Мета має бути максимально конкретною із зрозумілим кінцевим результатом.
2. Необхідність досягнення мети має бути обґрунтованою. Навіщо це потрібно, і що я з цього отримаю?
3. Мета має бути реальною та зрозумілий механізм її досягнення.
4. Необхідно чітко визначити межі часу, за які мета має бути досягнуто.

2.Другое головне правило тайм – менеджменту – пріоритизація.

Вміти розставляти пріоритети це дуже важливо. Є справи, які мають меншу значущість у досягненні мети, а є ті, що грають головну роль.

3.Третє основне правило тайм - менеджменту - це планування.

Після встановлення мети наступним етапом буде планування. Планування – невід'ємна частина тайм – менеджменту. Воно складається з таких основних етапів:

1. Упорядкування плану тайм – менеджменту.
2. Етап складання проекту, у якому можна маневрувати, продумати різні варіанти досягнення мети.
3. Етап виявлення необхідних ресурсів.
4. Етап визначення осіб, які зможуть допомогти на шляху до мети.
5. Етап фіксації результатів планування у вигляді бізнес-проекту, карти.

Коли людина починає займатися плануванням, активізується мислення, вмикається творчий потенціал. При складанні плану ваша мета стає більш конкретною, ви починаєте розуміти, чого ви хочете насправді і як цього досягти. Це свого роду практичний посібник до дії.

Доки людина не складе план реалізації того, чого хоче, вона перебуває в постійному роздумі на цю тему. Але не думки, а дії наближають вас до мети. Коли складено докладний план, у якому враховані різні способи досягнення мети, це дозволяє маневрувати. Не виходить одними засобами та способами, можна спробувати інші. Планування розвиває в людині гнучкість та готовність до будь-яких ситуацій.

Упорядкування плану дає вам високий шанс успіху. Наявність плану надає впевненості у собі, своїх можливостях. Усі успішні люди та підприємці займаються плануванням.

Основні методики планування. Короткий опис

1. АВС плануваннябазується на тому, що необхідно спочатку потрібно виконувати найбільш значущі відносини (під буквою А), а потім В та С.

Справи категорії А – найважливіші. Вони становлять 15% всіх справ і дають 65% результатів. В - важливі справи, які становлять 20% всіх справ і приносять 20% результатів. Категорія С – це справи найменшої ваги, вони становлять 65% і дають результат – 15%.

2. Правило Паретоабо принцип "80 на 20". Цей принцип застосовується до будь-якої щоденної діяльності. 80% справ, які ви робите протягом дня, дають вам 20% потрібного результату. А 20% важливих справ, що плануються, наближають вас до результату на 80%.

Наприклад: 20% людей володіють 80% капіталу, 80% людей володіють 20% капіталу. 20% клієнтів дають прибуток у 80%, а 80% клієнтів дають прибуток у 20%.

3. Хронометраж- цей метод полягає в тому, що вам потрібно щохвилини записувати всі свої дії і скільки часу ви на них витратили. Це допоможе вам зрозуміти, куди і на що йде ваш час і як скоригувати ваш графік.

4. Складання списку завдань- Це найпростіший метод планування, який дозволяє планувати і час, і справи.

Як правильно скласти список справ і слідувати йому?

1. Спочатку поспостерігайте за собою. Скільки потрібно часу на виконання різних завдань.
2. Напишіть список справ із вечора.
3. Записуйте певні пункти. Наприклад: зайти до магазину. До цього пункту додайте список покупок.
4. Плануйте весь свій день, не лише роботу.
5. Починайте свій день із виконання неважких завдань. Щоб відразу поставити галочки і підбадьоритися на весь день думкою про те, що слідувати списку справ не так вже й складно. Наприклад, зробити зарядку і приготувати сніданок.
6. Список справ має бути завжди на увазі.
7. Не пишіть у список більше 7 пріоритетних справ, щоб потім не нервувати, що ви щось не встигли.

• Випробуйте всі методики планування та підберіть найбільш підходящий.
• Ведіть запис.
• Не намагайтеся встигнути все. Спочатку зробіть найважливіші та пріоритетні справи.
• Плануйте кожен день. А також складайте додатковий план на тиждень.
• Завжди носіть із собою ручку та блокнот.
• Заведіть Щоденник успіху, він вас мотивуватиме і нагадуватиме, що ви на вірному шляху.
• Навчіться говорити "Ні". Це допоможе уникнути спілкування з непотрібними людьми, занять непотрібними справами.
• Перш ніж щось робити, обміркуйте, наскільки це терміново, важливо і як ця дія наблизить вас до мети.
• Проаналізуйте свої звички, дії, які відбирають даремно ваш час. По хронометражу легко відстежити ті дії, яких вам потрібно позбутися.
• Не виконуйте чужих справ. Не будьте інструментом для досягнення чужих цілей. Сконцентруйтеся на своїй меті.
• Виділяйте час на самовдосконалення.
• Не зупиняйтеся на досягнутому. Досягши однієї мети, ставте наступну.

1. Стівен Кові у книзі «7 навичок високоефективних людей»розглядає тайм - менеджмент, як елемент самовдосконалення. Ось його поради:

• Робіть те, що маємо зробити спочатку. Чи не відкладайте важливі справи на потім.
• Ваша мета має бути пріоритетною та важливою. Рухайтесь до неї.
• Усі дії виконуйте на основі пріоритетів.
• Не витрачайте багато сил для досягнення незначної мети. Затрачувані ресурси та кінцевий результат мають бути порівнянними.
• Шукайте всі способи, щоб зробити життя простішим.

2. Девід Аллен радить правильно організувати робоче місце, придбати всі необхідні канцтовари. Також завести картотеку, на кожну справу завести відповідну папку. Також Аллен радить писати 4 списки справ:

• Скласти список справ, які необхідно виконати у найближчій перспективі;
• До окремого списку внести проекти, які потребують комплексного підходу;
• Окремо скласти список проектів, які з тієї чи іншої причини поки що не можуть бути виконані;
• Список «коли».

3.Джулія Моргенстерн радить спочатку оцінитискільки часу ви витрачаєте на виконання ваших завдань. Які фактори вас відволікають? Можливо, вас відволікають соцмережі, додаткові обов'язки, нереальні терміни чи психологічні перешкоди.

• Для кожної дії необхідно встановлювати часові рамки.
• Якщо ви не можете виконати якусь дію, то проаналізуйте, можливо, її можна відкласти на якийсь час, перепоручити іншим співробітникам або зовсім від нього відмовитися.
• Сортуйте речі та справи, очистіть простір від усього, без чого можна обійтись. Призначте кожній речі своє місце, а кожній справі – час.

«З'їдайте жабу на сніданок»

Щоб весь день ваші думки не поверталися до справи, яку ви не хочете виконувати або вона вам неприємна, почніть день із неї. Так ви звільнитеся від емоційної напруги та вантажу, який би довелося нести весь день.

«Біфштекс із слона»

Якщо перед вами стоїть глобальне завдання, для вирішення якого необхідно зробити безліч дій, тоді розділіть цю роботу на частини. Не робіть зі справи слона, наріжте його на шматочки. Так простіше почати реалізувати поставлене завдання. А також такий підхід сприяє кращому розумінню цього завдання.

Навчіться говорити «ні»

Управління часом вчить не тому, щоб встигати робити якнайбільше, а встигати правильно робити те, що потрібно. Говоріть «ні» непотрібним справам, людям. Не ставайте ні для кого інструментом для досягнення цілей. Сконцентруйтеся на своїх цілях.

Прагніть до автоматизації та максимального спрощення своєї діяльності.

Виконуйте схожі відносини поспіль, оскільки мозок звикає до певної сфери діяльності. І щоразу справляється з ними швидше.

Прислухайтеся до своїх біологічних ритмів. Робіть роботу в той час, коли відчуваєте особливий приплив сил та активності. У період найменшої активності дайте собі відпочити. Дослухайтеся до потреб свого організму. Іноді 15-хвилинної перерви достатньо, щоби відкрилося «друге дихання».

Кращі книги з тайм-менеджменту, які варто прочитати:

• Результативний тайм-менеджмент. Б. Трейсі
• Тайм-драйв. Як встигати жити та працювати. Р. Архангельський
• Жорсткий тайм-менеджмент: Візьміть своє життя під контроль. Д. Кеннеді
• Працюй менше, встигай більше. К. Глісон
• До біса все! Берися та роби. Р. Бренсон
• Екстремальний тайм-менеджмент. М. Мрочковський, О. Толкачов
• Практичний курс з тайм-менеджменту. І. Абрамовський
• Як працювати по 4 години на тиждень і при цьому не стирчати в офісі від дзвінка до дзвінка, жити де завгодно і багатіти. Т. Ферріс
• Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу. Д. Аллен

Ефективність тайм-менеджменту залежить від виконання вами основних його правил, а також чіткого розуміння того, навіщо він вам потрібен, як керувати своїм часом і які переваги ви матимете.

Ритм, у якому живе більшість із нас, навряд чи можна назвати спокійним та розміреним. Нестача часу, аврал та жорсткий цейтнот є випробуваннями, впоратися з якими під силу далеко не кожному. Постійне перебування в стані «не знаю, за що хапатися» навряд чи можна назвати відповідним, коли йдеться про особисту ефективність.

Емоційна напруга блокує продуктивність, призводить до швидкої стомлюваності та апатії. Тому, щоб не стати жертвою стресу або ще гірше синдрому хронічної втоми, займемося управлінням часом або тайм-менеджментом.

Усі успішні люди роблять це

Усі успішні люди дуже продуктивні. Вони багато працюють і багато встигають, а це не одне й те саме. Під продуктивністю насамперед мається на увазі результат, а не процес. Якщо Ви маєте намір підвищити свою продуктивність, твердо вирішите це зробити. Люди марнують час, бо вони так і не вирішили підвищити свою продуктивність.

І якщо Ви зважилися, то не відступайте і повторюйте те, що роблять усі успішні люди, поки це стане Вашою другою натурою. Основний секрет особистої ефективності полягає у правильному розподілі часу. Тайм-менеджмент допомагає уникнути незавидної долі заручника власного бізнесу чи кар'єри.

Планування вивільняє час

Ті, хто досяг успіху у своєму житті, багато часу присвячують плануванню. Щоденне планування просто необхідне підвищення продуктивності та ефективного управління часом.

Правило 6 «П» говорить: правильне попереднє планування запобігає поганим показникам.

Планувати та думати потрібно завжди на папері. Якщо мети немає на папері, вона не існує. Перелік завдань – це свого роду карта, яка не дасть Вам збитися зі шляху до наміченої мети. Пітер Ф. Друкер у книзі «Ефективний керуючий» наводить хорошу аналогію, що стимулює фіксування завдань на папері:

«Люди, які у темному приміщенні, швидко втрачають почуття часу. Але навіть у темряві більшість людей зберігають почуття простору. Перебуваючи у освітленому, але замкнутому приміщенні, ви вже за кілька годин перестанете відчувати рух часу. І якщо ви захочете підрахувати, як довго ви знаходитесь у такому приміщенні, ви сильно помилитеся у своїх підрахунках. Тому якщо ми покладаємося на нашу пам'ять, ми не помічаємо, на що витрачається наш час…»

Робота зі списком запланованих справ першого ж дня збільшує продуктивність на 25%. З вечора готуйте перелік завдань, які потрібно зробити завтра. Прийшовши на роботу, Ви завжди знатимете, з чого розпочати свій день.

Продовжуйте працювати зі складеним списком протягом дня: у разі появи нової справи вносите її до списку з урахуванням пріоритетності стосовно раніше запланованих завдань. Виконавши чергове завдання зі списку обов'язково викреслюйте його. Це дасть Вам відчуття задоволеності своєю роботою, додасть ентузіазму та зарядить енергією.

Плануйте від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від мети життя до плану на день. Кожному завданню ставте фіксований термін.

Складне завдання завжди діліть на дрібні підзавдання. Тут добре допомагає дерево рішень, де ключове завдання – дерево, а підзавдання для її виконання – гілки. Продовжуйте «розгалуження» доти, доки процес виконання всього завдання стане простим і прозорим.

Перед тим, як почати щось робити, згадайте про правило 10/90: 10% часу, витраченого на планування до початку виконання завдання, заощадить 90% часу під час її вирішення.

Найголовніше - визначити головне

Завдання тайм-менеджменту полягає в тому, щоби вчасно визначити головну справу. Розміщення пріоритетів дозволяє ефективно управляти списком намічених справ, привласнюючи кожному завданню свій рівень важливості.

Для розміщення пріоритетів добре підходить метод АБВГД. Це дуже простий спосіб планування, і полягає він у тому, щоб кожній задачі у списку справ надати пріоритет її виконання.

Так, завдання, зазначене буквою А, вказує на найважливішу справу з найсерйознішими наслідками у разі невиконання. Головне правило методу полягає в тому, щоб не братися за справу Б, поки не виконано завдання А, а за справу, поки відкрита задача Б, і т.д.

Літера Д означає «геть!». Цією літерою варто відзначати малоістотні завдання, які ні на що не впливають. Для встановлення пріоритетів у кожній групі завдань використовуйте цифри, які вказуватимуть на послідовність виконання справ. Таким чином, найважливіша справа у Вашому списку має бути позначена як А1.

Закон примусової ефективності

Основний секрет управління часом полягає в зосередженості та цілеспрямованості. Почніть із розв'язання першочергових завдань і робіть все послідовно, тобто щось одне у певний період часу. Кидаючи справу і повертаючись до нього знову і знову, Ви знижуєте свою ефективність у 5 разів.

Моцарт міг працювати над трьома композиціями одразу і створювати справжні шедеври. Але це скоріше виняток, ніж правило. Бах, Гайдн чи Верді могли працювати лише над одним твором у якийсь період часу. Вони не починали працювати над наступним твором, не закінчивши попереднього.

Використовуйте закон примусової ефективності, який говорить про те, що на всі часи ніколи не вистачає, але його завжди достатньо для найважливішого. Тому важливо зібратися і змусити себе зробити насамперед те, що принесе найбільший зиск та результат.

Усі справи можна поділити на 4 групи:

1. Термінові та важливі;
2. Важливі, але термінові;
3. Термінові, але з важливі;
4. Чи не термінові і не важливі.

Така класифікація має ім'я американського президента і називається методом (вікном, принципом) Ейзенхауера.

1. Першочергові завдання - це справи термінові та важливі. Спроба відкласти такі справи на потім створить Вам непотрібні проблеми – за них потрібно прийматись самому і негайно.
2. Далі йдуть справи важливі, але не термінові. Такі завдання можна відкласти, проте вони можуть вплинути на довгострокову перспективу. Нестрокові та важливі справи мають звичку ставати терміновими та важливими, якщо їх постійно відкладати. Щоб такого не сталося, заздалегідь передбачте для них тимчасовий резерв.
3. Термінові, але не важливі завдання мало впливають на Ваш успіх. Заняття терміновими, але не важливими справами не дає результату і може сильно вплинути на Вашу ефективність. Такі справи забирають більшу частину Вашого тимчасового резерву. Це якраз ті завдання, які наскільки можна перепоручати чи зменшувати їх кількість.
4. Логічно припустити, що несрочные і неважливі відносини немає жодного значення у принципі і несуть жодних наслідків за її невиконанні. Такі справи можна сміливо викреслювати зі списку.

Що означає «з'їсти жабу»?

Стара притча говорить: якщо насамперед з ранку Ви повинні з'їсти живу жабу, втіхою може бути те, що це найгірше, що може статися з Вами за весь день.

Брайан Трейсі, успішний бізнес-консультант, порівнює жабу з найнеприємнішою та найважливішою справою, яку слід сьогодні зробити. Відкладаючи його, Ви створюєте зайву емоційну напругу та небажані наслідки. Потрібно діяти без зайвих роздумів та зволікань – просто взяти та зробити. Це дасть вам заряд бадьорості на цілий день.

Слово "ні" економить несподівано багато часу

Найголовніше слово в організацію свого часу - це ввічливе «ні». Вчіться відмовляти і говорити «ні» завданням, які не входять до обраних Вами пріоритетів. Будьте тактовними і відмовляйте так, щоб людина зрозуміла, що Ви відкидаєте не її особисто, а завдання.

Слідкуйте за тим, на що Ви витрачаєте свій робочий та вільний час. Зауважте заняття, які є пожирателями Вашого часу (наприклад, обговорення новин з колегами, безцільне перемикання каналів телевізора або читання рекламних листівок та газет).

3 питання для Вашої ефективності

Завжди запитуйте про те, які довгострокові наслідки має те чи інше завдання, і що станеться, якщо Ви її взагалі не виконаєте. Ставте собі 3 наступні питання протягом дня:

1. Які справи найважливіші та найцінніші?
2. Що можу зробити я і тільки я, що значно покращить становище?
3. Як використовувати свій час із найбільшою користю?

Відповіді на ці запитання дозволять подвоїти вашу продуктивність.

На що здатний кошик для сміття?

Люди, які показують добрі результати, працюють за чистим столом. У непродуктивних та незібраних людей на столі панує дикий хаос. Виробіть звичку своєчасно розбирати папери, викидаючи непотрібні, та працювати за чистим столом. Зауважено, що до 30% робочого часу витрачається на пошуки потрібного паперу. Кошик для сміття - один із найефективніших інструментів управління часом.

Принцип рівноваги

Найпростіший спосіб уникнути паніки побачивши все збільшується обсяг роботи - це зробити глибокий вдих і сказати: «Я можу тільки те, що можу», і почати спокійно складати список. Аналізуючи завдання, що стоять перед Вами, Ви завжди побачите, що Вам вистачає часу, щоб вирішувати життєво важливі питання.

Уважно стежте, щоб у Вашому житті зберігалася рівновага. Працюючи до знемоги, Ви не зможете обдурити організм, він все одно візьме своє, і якщо Ви не зупинитесь, він зробить це примусово. А це явно не входить до Ваших планів.

Але для того, щоб бути ефективним, просто тайм-менеджмент мало. Важливо стежити за своїм здоров'ям та підтримувати себе у добрій фізичній формі. Ваше життя має бути насиченим, у ньому завжди повинен бути час для Вашої родини та відпочинку.

Основний принцип рівноваги: ​​важлива кількість часу вдома та якість часу на роботі.

На першому місці завжди повинні бути Ви та головні люди Вашого життя, – заради цього і варто працювати над власною ефективністю.

Багато наших сучасників прагнуть гіпер-продуктивності.

Напевно, ви знаєте людей, які снують від завдання до завдання, постійно перевіряють електронну пошту, організовують, кудись телефонують, виконують доручення тощо.

Люди, які це роблять, часто поділяють думку, що «бути постійно зайнятим» означає, що ви наполегливо працюєте і стаєте більш успішним.

Таке переконання може бути справедливим лише до певної міри, і воно часто призводить до безглуздої «продуктивності», тобто до постійної потреби щось робити і до схильності витрачати час на дрібні завдання. Але краще застосувати інший підхід.

Працювати треба розумніше, а не старанніше

Старе прислів'я говорить, що працювати треба розумніше, а не старанніше. Це твердження слід брати за основу при підході до будь-якого роду.

Замість роботизованого підходу до вирішення завдань, необхідно поставити питання, що можна зробити більш раціонально або зовсім виключити зі списку намічених справ.

Ефективно керуючи своїм часом, ви не ставите питання, як можна виконати більше завдань за день, а намагаєтеся спростити і прискорити процес, щоб уникнути перенапруги.

Йдеться про вивільнення місця у вашому житті для відпочинку та приємного проведення часу.

На добу справді достатня кількість годин, щоб зайнятися всім, чого б ви хотіли, але цей час потрібно виявити.

Ми сподіваємося, що цей список із 21 ради підштовхне вас у правильному напрямку.

Пам'ятайте про те, що є незліченні фішки та хитрощі, щоб ефективно планувати свій час. Ми знаходимо ці поради корисними, хоча у вас може бути своя думка з цього приводу.

Нехай цей список стане каталізатором, щоб ви регулярно думали про те, як підвищити результативність власної праці.

1. Головна увага головним вещам.

Найважливіші завдання виконуйте насамперед. Це золоте правило тайм-менеджменту. Щодня визначайте два-три завдання, які перебувають у пріоритеті та виконуйте їх насамперед.

Як тільки ви їх завершите, день уже можна вважати успішним. Переходьте до інших речей або відкладіть решту не наступного дня, адже найважливіші справи ви вже вчинили.

2. Навчіться говорити «ні».

Вирішення великої кількості завдань за обмежений час може навчити вас жонглювати різними проектами та керувати своїм часом. І це чудово.

3. Приділяйте сну принаймні 7-8 годин.

Деякі люди думають, що жертвувати сном це хороший спосіб збільшити продуктивність і звільнити пару додаткових годин на добу. Але це не той випадок.

Більшість з нас потребують 7-8 годин сну, щоб і тіло, і розум функціонували оптимально. Ви це відчуєте, дослухайтеся до свого організму. Не варто недооцінювати значення сну.

4. Повністю сконцентруйтеся на поставленій задачі.

Закрийте всі інші вікна браузера. Покладіть телефон у беззвучному режимі поза увагою. Знайдіть собі тихе місце для роботи або увімкніть музику, якщо вона вам допомагає (мені, наприклад, іноді подобається слухати класичну музику або звуки природи).

Сконцентруйтеся на одній-єдиній задачі, пориньте в неї. Ніщо інше не повинно існувати у цей момент.

5. Почніть раніше.

Багато хто з нас страждає на синдром «відкладення на потім». Здається, завдання настільки просте, що ви завжди встигнете її виконати і зрештою затягуєте час.

Позбавляйтеся хронічної прокрастинації, оскільки набагато приємніше уникнути перенапруги, заздалегідь виконавши заплановані справи. Це не так складно, достатньо вашої твердої рішучості.

6. Не відволікайтеся на другорядні деталі.

Ми часто затягуємо проекти, надто довго зациклюючись на дрібних деталях. Це притаманно перфекціоністів.

Але набагато ефективніше просуватися вперед, виконати більший обсяг проекту, відкинувши колишнє бажання щось постійно заглиблюватися. Найкраще все виконати, а після завершення переглянути окремі моменти.

7. Перетворюйте на звичку регулярні завдання.

Якщо у вас є регулярні обов'язки (наприклад, написання статей для власного блогу і т.д.), ви можете їх планувати і зробити своєю звичкою. Робіть це щодня і не змінюйте розпорядку, тоді ваш мозок дисциплінується і заняття перетвориться на звичку. Воно стає цілком природним та приємним. Спробуйте!

8. Контролюйте кількість часу, витраченого на ТБ/Інтернет/ігри.

Час, проведений в соцмережах, за іграми або переглядом телевізора може і повинен контролюватись. Спробуйте визначити собі кількість годин, проведених за перерахованими заняттями. Як правило, вони відволікають вас набагато більше, ніж ви хотіли б.

9. Визначайте тимчасовий ліміт для кожного завдання.

Замість того, щоб просто сидіти над проектом із думкою: «я просиджу тут, доки все не виконаю», спробуйте перефразувати: «Я попрацюю над цим завданням три години».

Обмеженість під час підштовхне вас до зосередженості та більшої ефективності, навіть якщо трохи пізніше ви повернетесь та допрацюєте.

10. Залишайте часовий проміжок між завданнями.

Коли ми мчимо від завдання до завдання, нам складно оцінювати свої дії і залишатися зосередженими та мотивованими.

Перерва між справами може стати ковтком свіжого повітря нашого мозку. Ви можете недовго прогулятися, помедитувати або зробити щось інше для розумового розвантаження.

11. Не думайте про тотальність списку ваших справ.

Один із найнадійніших способів розтрощити себе, це подумати про величезність списку справ. Скільки б ви про нього не думали, коротше він не стане.

У конкретний час необхідно зосередитися однією справі. Це одне-єдине завдання. Виконуйте все поетапно. Зберігайте спокій.

12. Фізичні вправи та харчування.

Численні дослідження пов'язують продуктивність праці зі здоровим способом життя. Достатня кількість сну, фізичні вправи та здорове харчування підвищують рівень енергетичного заряду, очищають розум та дозволяють вам легше зосередитись.

13. Робіть менше.

« Робіть менше» це ще один спосіб сказати « робіть те, що найважливіше». Така тактика знов-таки має на увазі зосередження на найбільш значимих речах.

Зупиніться, визначте першорядність завдань та приділіть їм увагу. Виконайте меншу кількість справ, але вони мають бути пріоритетними та мати більшу цінність, ніж інші.

14. Використовуйте вихідні, але не перестарайтеся.

Якщо подумати, ви здивуєтеся, виявивши, наскільки можна зменшити навантаження протягом тижня, трохи попрацювавши у вихідні дні. Лише 2-4 години на день. Ваше дозвілля майже не постраждає.

15. Систематизуйте процес.

Організованість заощадить вам масу часу, і для цього вам не обов'язково ставати найорганізованішою людиною у світі. Систематизувати свою працю зовсім не складно.

Створіть систему для реєстрації документів. Переконайтеся, що всі елементи зберігаються належним чином. Відпишіться від непотрібних розсилок та розвантажте свою електронну пошту. Оптимізуйте, упорядковуйте та раціоналізуйте.

16. Заповнюйте вільний час.

Як правило, кожен має незаповнений час. Це годинник, проведений у залах очікування, у магазинних чергах, у громадському транспорті, на еліптичних тренажерах тощо.
Знайдіть речі, які ви могли б при цьому робити. Найчастіше підійде читання, і не забувайте про аудіокниги, які можна слухати під час очікування.

17. Ізолюйтеся.

Жодних відволікань, жодних виправдань. Іноді єдиний спосіб щось зробити, це закритися у себе в кімнаті. Ізольованість багатьом допомагає.

18. Дотримуйтесь плану дій.

Частково ми про це згадували, але не зайвим буде повторити. Не відхиляйтеся від плану!

Рішуче дотримуйтесь запланованих справ, будьте професіоналом та йдіть до кінця. Тверда воля і непохитність приведуть вас до поставленої мети.

19. Пов'язані завдання виконуйте разом.

Припустимо, що за вихідні вам потрібно зробити два завдання з програмування, написати три есе та зняти два відео. Замість того, щоб починати роботу в спонтанному порядку, визначте групи подібних завдань і виконуйте їх послідовно.

Різні завдання вимагають різного типу мислення, тому є сенс дозволити своєму мозку продовжити виконувати типові завдання, а не перемикатися зайвий раз на щось інше.

20. Знаходьте час для тиші.

У сучасному світі багато людей постійно перебувають у русі і не знаходять часу, щоб просто зупинитися. Тим не менш, практика тиші має дивовижний ефект. І дія, і бездіяльність мають відігравати ключову роль у нашому житті.

Особиста ефективність – головний секрет успіху в усіх справах, а залежить, зокрема, від уміння правильно розподіляти тимчасові ресурси. Управління часом піддається науковому вивченню та плануванню. Існують спеціальні техніки, які дозволять правильно розподілити час, щоб його вистачало на все.

Поняття тайм-менеджменту

Людина при народженні отримує унікальний, непоправний ресурс – час. Від того, як він їм розпорядиться, залежить найчастіше успіх людини у справах, її результативність. Управління часом, або тайм-менеджмент – це багатоступінчастий процес, що включає навички планування, аналізу та організацію процесів.

Ідея управління часом зовсім не нова, ще в перші роки нашої ери римський філософ Сенека писав про те, що час вимагає особливого відношення, і сформулював перші правила тайм-менеджменту: потрібно вести щоденник-облік часу, потрібно оцінювати, наскільки корисно проведено час і як насичений був тимчасовий відрізок подіями. Пізніше філософи не раз міркували про те, як утримати час, що витікає, висували теорії та винаходили методи його економії та раціонального витрачання.

Але науковий підхід до управління цим ресурсом з'являється лише на рубежі 19 та 20 століть. Фредерік Тейлор, американський інженер, запропонував концепцію управління часом працівників і пов'язав цей процес із мотивацією та цілепокладанням. Російські вчені на початку 20 століття створили цілий напрямок, званий «науковою організацією праці» і який заклав серйозний фундамент для сучасної теорії управління часом. Термін «тайм-менеджмент» з'являється лише в 70-х роках 20 століття, і до початку 21 століття ця галузь перетворилася на одну з найважливіших та опрацьованих частин менеджменту.

Види часу

Для того, щоб чимось керувати, потрібно зрозуміти суть об'єкта. Час – специфічний об'єкт менеджменту, щоб його грамотно витрачати, варто поділити його на види. Перша класифікація базується на поняттях робота та відпочинок, у цьому випадку час ділиться на робочий та дозвілля, або вільний. Управління часом року дозволяє виділяти такі види, як сезонний час: високий та низький сезон витрачання часу.

Також можна класифікувати тимчасовий ресурс залежно від діяльності, якій вона присвячена, тоді виділяється робочий, особистий та суспільний час. Робоче витрачається виконання службових обов'язків, планування, особисте включає відпочинок, освіту, розваги, а громадське витрачається сім'ю, друзів, встановлення різних комунікацій. Коли йдеться про планування, то зазвичай до уваги береться робочий час, хоча, безумовно, необхідно отримані навички економного витрачання часу застосовувати до всіх його видів.

Функції тайм-менеджменту

Будь-який менеджмент виконує головну функцію – це раціональне використання ресурсів. Функції управління часом полягають у плануванні, розподілі та витрачання цього невідновлюваного ресурсу. Тайм-менеджмент необхідний у тому, щоб найефективніше використовувати наявний запас часу, що безпосередньо відбивається на результативності продуктивності людини чи співробітника. Головні функції тайм-менеджменту – це планування використання часу, організація процесів з часу, контролю над дотриманням принципів і фіксація витрат часу.

Переваги застосування тайм-менеджменту

Управління часом дає низку позитивних результатів. Щоб досягти успіху у будь-якій діяльності, потрібно навчитися правильно витрачати свій час. Людина, яка освоїла технології тайм-менеджменту, отримує такі переваги:

• швидше і частіше досягає поставленої мети;
• сам створює обставини свого життя та може їх контролювати;
• здатний досягти будь-якої мети та успіху в будь-якій діяльності;
• менше відчуває нервових переживань, тому що в його житті немає місця метушні та поспіху;
• має достатньо часу для самоосвіти та духовного розвитку;
• має план дій на кожен день, стає дисциплінованішим і зібранішим;
• більше відпочиває і тому почувається бадьорим та здоровим, має більше можливостей для спілкування з друзями та близькими, на заняття хобі;
• найбільш результативний у роботі;
• зрештою людина більш впевнена у собі і щаслива.

Структура процесу управління часом

Система управління часом включає кілька основних процесів:

• аналіз - для того, щоб кудись рухатися, потрібно знати, чого хочеш і які ресурси маєш;
• стратегічне планування;
• формулювання цілей;
• тактичне та оперативне планування;
• досягнення мети;
• контроль витрачання ресурсів та досягнення мети.

Є й інші підходи до визначення структури тайм-менеджменту, у ньому виділяють 4 галузі формування знань, навичок та звичок, до них належать:

• цілепокладання, освоєння техніки постановки цілей;
• вміння розподіляти пріоритети;
• вміння користуватися інструментами планування та грамотне їх застосування;
• вироблення, закріплення та застосування навичок раціонального використання часу.

Види керування часом

Як і будь-який менеджмент, основне управління часом можна поділити на стратегічне та оперативне планування. Також можна поділити на види управління цим ресурсом за термінами: довгострокове та короткострокове, яке, по суті, дублює першу класифікацію.

Стратегічне планування пов'язані з досягненням довгострокових, глобальних цілей, у своїй час розподіляється роком і більше. Воно пов'язане з прогнозуванням, ґрунтується на глибокому аналізі ситуації.

Поточне управління часом пов'язане з досягненням цілей у невеликій перспективі: від місяця до півроку. Воно вбудоване у стратегічний план, але охоплює лише найближчу його частину.

Оперативний розподіл часу пов'язаний із складанням планів на тиждень і на день. Тактичний розподіл ресурсів пов'язані з реальної, поточної ситуацією, яку обставини можуть вносити корекцію.

Загальні принципи управління часом

Процеси управління часом базуються на основних принципах, до них відносяться:

• Правильна постановка цілі. Від цього залежить її досяжність та мотивація до її досягнення. Існують різні техніки постановки цілей, найбільш відомою та ефективною є модель SMART.
• Мотивація. Економія часу має бути усвідомленою та пов'язаною із задоволенням якихось важливих потреб, інакше успіху від тайм-менеджменту чекати не доводиться.
• Економія. Керування часом необхідно для того, щоб зняти або знизити тимчасовий дефіцит, підвищити результативність за ті самі відрізки часу.

Методи тайм-менеджменту

Сьогодні відомі різні стратегії та техніки з розподілу та використання часу. Найвідоміші методи управління часом такі:

Матриця Ейзенхауера. Цей метод полягає у заповненні матриці за 4 характеристиками: важливо-неважливо, терміново-нестроково. Усі справи на запланований період оцінюються за цією шкалою і ранжуються до виконання. Насамперед виконуються термінові та важливі справи, менш термінові та важливі справи відкладаються на другу чергу, головне – не затягувати їх виконання, щоб вони не перейшли до першої категорії. Термінові та менш важливі справи по можливості потрібно делегувати підлеглим, несрочні та неважливі справи не повинні накопичуватись, тому їх варто перепоручати або зовсім не виконувати та виключати з планів.

Піраміда Б. Франкліна. Ця ґрунтовна модель вимагає вперше ґрунтовної підготовки, а потім нею легко користуватися. Підставою піраміди є глобальні цілі та життєві цінності людини. Другий рівень – довгострокові цілі на 10-20 років. Третій – стратегічний план, рішення про засоби досягнення глобальних цілей. Далі план на найближчий рік, потім короткостроковий план. Нагорі – план на день. Таку піраміду потрібно періодично піддавати ревізії та оновленню.

Існують і інші техніки управління часом, але всі вони базуються на вмінні відокремлювати важливе від неважливого, навички постановки правильних і досяжних цілей і на мотивації до економії часу.

Управління робочим часом: основні прийоми та правила

Раціональний розподіл робочого дня – це найважливіше завдання людей, які прагнуть підвищення своєї ефективності. Методи управління часом, менеджмент спрямовані на те, щоби ліквідувати дефіцит робочого часу. Тому надзвичайно важливо планувати робочий день, зважаючи на такі принципи:

• необхідно забезпечити можливість фіксувати час, що витрачається різні операції;
• при складанні плану необхідно 60% часу відвести на планові роботи, 20% - на непередбачені відносини, 20% - на спонтанні завдання;
• потрібно виявити «поглиначів часу» та максимально усунути їх;
• потрібно ранжувати робочі завдання щодо терміновості та важливості;
• планування часу має бути систематичним, послідовним, обґрунтованим.

Для управління часом організації часто застосовується метод АВС, він дозволяє класифікувати ресурси підприємства за рівнем значимості. Він будується на трьох принципах:

• найважливіші справи виконуються керівником, їх виконання він витрачає 15 % свого часу;
• завдання середньої ваги делегуються менеджерам, їм відводиться 20 % робочого дня;
• менш важливі завдання делегуються виконавцям, які витрачають 65% свого часу.

Тайм-менеджмент в організації

Управління часом у компанії – це спосіб заощадити до 30% робочого часу спеціаліста. Тому необхідно приділяти цьому належну увагу. Управління часом в організації лягає на плечі менеджерів, які складають оперативні та середньострокові плани роботи для виконавців. Сьогодні є чимало комп'ютерних програм, які дозволяють планувати робочий час співробітників, а також контролювати виконання завдань та час, що витрачається. Наприклад, Toggl, Бітрікс «Команда» та «Проект». Існує три основні стратегії тайм-менеджменту організації:

• Прискорення. Необхідно максимально зменшити час, що витрачається на виконання типових, особливо повторюваних операцій.
• Накопичення. Слід виявити резерви та пріоритети кожному виробничому етапі, сформувати резерв часу до виконання непередбачених завдань.
• Упорядкування. Необхідно впроваджувати ефективні системи планування та контролю витрачання часу.

Управління вільним часом

У будь-якої людини завжди відчувається нестача вільного часу, і її потрібно так само ретельно планувати, як і робоче. Для цього потрібно навчитися відокремлювати роботу від відпочинку, щоб був час відновити працездатність. Під час відпустки потрібно обмежити себе від дзвінків та повідомлень щодо роботи, щоб повноцінно відпочити. Побутові роботи слід навчитися організовувати з максимальною економією часу. Потрібно сформувати навичку виявлення найважливіших завдань, щоб вистачало часу як на розслаблення, а й у саморозвиток. Також слід навчитися відмовлятися від дрібних рутинних, нікому не потрібних справ, залишаючи максимум часу для досягнення пріоритетних цілей.

В умовах стрімкого розвитку суспільства та щоденного отримання великого обсягу інформації людині потрібно все більше часу, щоб використати надані ресурси у повному обсязі. Прискорення темпів життя призводить до того, що люди повинні або чимось жертвувати на благо основних цілей, або побудувати діяльність найбільш раціональним та ефективним чином, скорочуючи тимчасові витрати. У цьому їм може допомогти тайм-менеджмент як своєрідний напрямок чи технологія управління часом, що дозволяє використовувати цей цінний ресурс у правильному руслі.

Хаотичність у побудові діяльності, безлад у графіку виконання операцій та відсутність продуманого плану заходів призводять до того, що людина не встигає здійснювати всі необхідні справи. Внаслідок цього виникає напруженість, нервозність, марна трата сил і часу, що негативно позначається на результатах життєдіяльності людей.

Тайм-менеджмент спрямований на те, щоб упорядкувати ваші дії та операції, а також побудувати графік їх виконання для досягнення поставлених цілей у максимально повному обсязі та з мінімальними витратами часу.

Історія виникнення тайм-менеджменту

Ще в давнину люди намагалися побудувати режим своєї діяльності таким чином, щоб у короткий час вжити необхідних заходів і досягти максимального ефекту. Проте управлінню часом не приділялося належної уваги, оскільки в цьому не було особливої ​​потреби.

Цікавий факт:Римський філософ Сенека вперше задумався у тому, що раціональне використання часу здатне підвищити продуктивність праці людини. Поняття тайм-менеджмент в історичному сенсі спочатку ставився до філософської течії, а потім уже став окремим напрямом для вивчення, що має не лише теоретичну основу, а й практичну базу знань.

З розвитком науково-технічного прогресу та прискоренням темпів життя в суспільстві з'являється новий напрямок думки тайм-менеджмент - як наука про управління часом. Становлення цього поняття відноситься до другої половини XX ст. (70-80 рр.), коли цим питанням стали серйозно займатися як вчені світової спільноти, і наші співвітчизники.

У XXI столітті теорія та практика тайм-менеджменту широко використовується різними категоріями та групами людей. До них належать і співробітники підприємств, і фрілансери, і домогосподарки, і люди, які займаються вільною творчістю, тобто практично кожній людині слід детально вивчити правила та методи тайм-менеджменту для підвищення продуктивності на роботі та вдома.

Мета та завдання тайм-менеджменту

Головна мета тайм-менеджменту, заснована на сутності даного поняття, є управління часом і досягнення максимально позитивного результату. Відповідно до поставленої мети тайм-менеджмент вирішує такі завдання:

1. розстановка операцій та дій у порядку пріоритетності для людини;
2. ранжування цілей за рівнем важливості;
3. розподіл обов'язків та відповідальності між членами групи чи колективу;
4. побудова графіка виконання операцій як найефективнішого способу планування часу (див.?);
5. побудова найбільш раціональної моделі поведінки під час використання тимчасового ресурсу;
6. підвищення продуктивності праці, і, як наслідок, її ефективності та результативності;
7. пошук прихованих резервів часу, які можна використовувати ефективніше.

Перелічені завдання є укрупнені напрями діяльності, тому кожен блок може бути розділений на безліч дрібніших підзадач. Якими саме вони будуть вирішувати кожній людині в індивідуальному порядку. Головне - всі вони повинні підкорятися основній меті.

Завдяки вирішенню даних завдань кожна людина може навчитися грамотно керувати своїм часом, використовуючи її максимально ефективно. Така діяльність дозволяє навчитися самоконтролю та аналізу, самостійного вивчення різних методик і практик, організації особистого часу для праці та відпочинку.

Як і будь-яка інша сфера знань, тайм-менеджмент базується на певних принципах, розроблених фахівцями та прийнятих за основу використання. Необхідно виділити такі принципи управління часом:

1. Планування

Ефективне керування часом можливе лише в тому випадку, якщо воно буде чітко поділено на певні періоди для виконання будь-яких дій. При цьому для зручності можна використовувати різні способи планування - записувати в блокноті або органайзері, спеціальних додатках на телефоні або комп'ютері. Наочне планування дозволяє давати зорову оцінку складеному графіку, що допомагає детальніше проаналізувати його щодо ефективності.

Важливо:Деякі люди хоч і складають план на день, проте не записують його, а тримають усі пункти в голові. Цей спосіб планування малоефективний, оскільки, зрештою, можна упустити будь-які моменти чи переплутати пункти плану місцями, що може висловитися у нераціональному використанні часового ресурсу.

1. Визначення складності виконання завдань

При складанні плану необхідно орієнтуватися на те, що деякі завдання та операції є складнішими, що вимагають максимальної концентрації уваги або великого обсягу часу. Саме їх слід виконувати в першу чергу і бажано в першій половині дня, оскільки в цей період людина має більше сил, вона сконцентрована і її продуктивність набагато вища.

Після виконання складних завдань можна займатися більш простими операціями, які можуть бути виконані в напівавтоматичному звичному режимі. Якщо ж побудувати графік у протилежному вигляді, тобто спочатку робити легкі справи, а потім складні, то з великою ймовірністю людина не зможе виконати важку роботу, оскільки у неї просто не залишиться сил;

1. Поділ складних процесів на прості

Якщо при плануванні з'являються особливо складні пункти, що вимагають витратити великий обсяг ресурсів, найрозумніше розділити їх на дрібніші. І тут здавалося б нерозв'язна мета буде виконано, коли буде досягнуто виконання сукупності простих подцелей;

1. Пошук прихованих резервів часу

Найчастіше люди не помічають того, що деякі відрізки часу можна було б використовувати продуктивніше, а натомість вони витрачають їх на марні справи. Біч сучасного суспільства — соціальні мережі та Інтернет, у якому так багато інформації (корисної та не дуже), що часом людина не помічає, як може провести за комп'ютером чи телефоном кілька годин поспіль.

Цей час цілком можна було б використати з більшою результативністю. Необхідно визначити для себе ті операції, які є малоефективними та непотрібними, і почати скорочувати витрачений на них час. Замість них можна придумати для себе заняття, які справді давали б якийсь позитивний результат.

Крім того, можна ефективно поєднувати два заняття, якщо вони не заважають одне одному. Наприклад, якщо людина чекає своєї черги, вона одночасно може почитати пізнавальну наукову статтю за своєю професією або почати складати план наступного дня;

1. Мотивація

Замотивована людина здійснює діяльність із значно більшою продуктивністю. Внутрішня мотивація - це якийсь важіль або каталізатор, завдяки якому проявляється більш висока міра посидючості, концентрації уваги, націленості на отримання кінцевого результату (див. ).

Мотивація може бути виражена у конкретному вигляді, і найчастіше — це фінансовий результат, тобто отримання коштів за виконану роботу. Щоб мотивувати себе, можна вигадати, на які блага будуть витрачені кошти.

Крім того, мотивація може бути і суто емоційною, коли людина отримує психологічне чи фізичне задоволення від результату своєї діяльності (див. ).

Ефективний тайм-менеджмент передбачає дотримання певних правил поведінки, які полягають у наступному:

• використовуйте різні засоби та методики планування свого часу;
• зберігайте чистоту на робочому місці, щоб не витрачати час на пошук документів;
• не вивчайте інформацію, яка не потрібна під час виконання конкретного завдання;
• не витрачайте час на марне перегляд соціальних мереж;
• не виконуйте кілька справ одночасно, концентруйтеся однією;
• вчіться відмовляти людям, якщо вони просять виконати непотрібну вам роботу (див.);
• визначте періоди, в які у вас найвища розумова та фізична активність - виконуйте складну роботу саме в цей час;
• знаходьте час для відпочинку та навчитеся розслаблятися повністю, а не уривками.

Правила тайм-менеджменту спрямовані на те, щоб загалом визначити тактику організації робочого процесу. Їх застосування необхідно для того, щоб ефективно підвищити продуктивність людини та сформулювати лінію її поведінки під час здійснення робочого процесу.

Методи тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент - це керівництво до дії, націлене на управління часом, і в ньому містяться конкретні методи здійснення цього заходу. Серед них найчастіше використовуються такі способи:

• Метод створення графіка роботи на основі біоритмів — «сова» або «жайворонок». Він припускає, що кожна людина відноситься до одного з двох типів біоритмів, активність яких проявляється у різний час доби. Формувати план і графік роботи потрібно в такий спосіб, щоб виконання найскладніших і трудомістких завдань доводилося період підвищеної активності організму.

Цікавий факт:Леонардо да Вінчі не використовував традиційну практику сну та неспання. Натомість він працював по чотири години поспіль з наступними перервами по 15 хвилин на сон. У процесі сну організм набирався зусиль і мозкова активність посилювалася.

• Метод першого крокуґрунтується на тому, що починати важку справу завжди непросто, але для цього потрібно лише зробити перший крок. Подальший поступ буде легшим, оскільки людині завжди складно саме починати. Щоб перший крок був успішним, слід створити конкретний шаблон, яким можна буде здійснювати аналогічні операції;
• Метод обмеження, що допомагає приймати рішення у разі невизначеності. Якщо людина не знає, яке рішення їй прийняти в конкретній ситуації, вона ставить собі певне обмеження — наприклад, за 10 хвилин вибрати із двох варіантів або при неприйнятні рішення зробити саме цю дію;
• Метод записування у комплексному виглядіпередбачає, що всі записи необхідно робити в одному блокноті чи органайзері, а не на безлічі розрізнених листочків. Так завжди буде простіше знайти потрібну інформацію, і вона ніколи не загубиться, будучи скріпленою з усіма необхідними відомостями;
• Метод графічного записуванняпередбачає, що іноді інформацію простіше та зручніше відобразити за допомогою схеми чи графіка. Так вона буде більш зрозумілою і легкою для запам'ятовування, і часу на фіксування буде витрачено набагато менше.

Недоліки тайм-менеджменту

Планування з тайм-менеджменту завжди дає відчутні результати, але водночас має і низку недоліків. До них слід зарахувати такі моменти як:

1. Форс-мажорні обставини, що виникають, можуть порушити складений графік. Але якщо завдання заплановані, їх потрібно все одно вирішувати, і тоді починається новий пошук вільного часу. Порушення складеного графіка може спричинити нервовість і дратівливість, і, як наслідок, погіршення самопочуття людини;
2. Вивільнення вільного часу передбачає використання його до виконання нових завдань, у зв'язку з чим людина свідомо перевантажує себе роботою. У ситуації збільшення обсягу операцій та підвищення продуктивності може спостерігатися зростання втоми, здатної перейти у хронічний ступінь;
3. Чіткий графік - це добре, але може виникнути відчуття, що щодня настає день сурка. Людині щодня потрібно зробити багато різних справ, після якої все почнеться спочатку.

ТОП-5 книг з тайм-менеджменту

1. Працюй менше, встигай більше - К. Глісон
2. Екстремальний тайм-менеджмент - М. Мрочковський, А. Толкачов
3. Мистецтво встигати - А. Лакейн
4. Тайм-драйв. Як встигати жити та працювати — Г. Архангельський
5. Жорсткий тайм-менеджмент. Візьміть своє життя під контроль - Ден С. Кеннеді