Порядок заповнення трудових книжок. Що робити, якщо під час заповнення трудової книжки потрібно щось виправити? Дані на титульному листі

Трудова книжка є основним документом кожної працюючої людини. За допомогою неї можна підтвердити стаж трудової діяльності та досвід роботи. Відомості, внесені у книжку, знадобляться у момент прийому працювати, але отримання пенсії, різних пільг і гарантій.

Наповнення трудової книжки регламентується Трудовим кодексом РФ. Крім цього, зміни про внесення даних регулярно публікують Мінпраця та Уряд.

Основний порядок заповнення, зберігання трудових книжок та вкладишів прописується у Постанові Уряду РФ №225 «Про трудові книжки», прийнятому 16 квітня 2003 року. У ньому відображено діючу форму документа, зразок заповнення.

Хто і як оформляє

У трудову книжку вносяться дані щодо професійної діяльності громадянина. Після настання пенсійного віку згідно з документом нараховується допомога з непрацездатності. Роботодавець орієнтується на книжки при розрахунку виплат. Тому заповнювати документ потрібно правильно.

Про всі зміни, які у житті людини як працівника, у трудову книжку вносяться відповідні записи. 2019 року встановлено загальні правила заповнення трудової книжки у працівників ІП або юридичних осіб.

Генеральний директор чи індивідуальний підприємець самостійно не заводять книжки. Відповідно до статті 66 Трудового кодексу РФ наявність документа перевіряється лише в працівників, оскільки стаж починає відраховуватися з реєстрації в податкової служби і після надходження відрахувань до Пенсійного Фонду.

Вперше оформлення книжки потрібно першого тижня після офіційного прийому працювати. Важливо, що працівник пропрацював в організації понад 5 днів. При суміщенні внесення записів здійснюється у добровільному порядку. Тоді має бути надано відповідний документ.

У трудову книжку вноситься інформація про:

• надходження на роботу;
• переведення на іншу посаду або в іншу фірму;
• зміні прізвища, імені чи по батькові;
• військову службу чи службу у системі МНС, МВС, ФСКН;
• підвищення кваліфікаційного рівня;
• припинення трудової діяльності.

До Постанови Уряду РФ №225 від 16 квітня 2003 року внесено дані про порядок зміни інформації, відображеної у трудовій книжці:

• Записи можна вносити синім або чорним чорнилом. Дані надаються докладно без скорочень. Кожен запис повинен мати порядковий номер у відповідному розділі.
• Вказівка ​​паспортних даних провадиться на титульній сторінці.
• Після виходу наказу працівники кадрової служби мають тиждень на внесення змін. При звільненні інформація прописується в день відходу співробітника із зазначенням наказу та статті із Трудового кодексу РФ.

Документ не повинен містити відомостей про постійні преміальні виплати, що нараховуються щомісяця.

Загальні відомості про роботу

Порядок вказівки відомостей про роботу включає відображення найменування організації. Якщо вона має абревіатуру, цей факт також вказується. Після цього запису зазначається дата прийому людини працювати з порядковим номером.

При зазначенні відомостей про роботу слід зазначити структурний підрозділ, до якого приймається співробітник, його посада. Обов'язково вказуються підстави прийому. Для кожного документа проставляється дата видачі та номер.

Якщо робота здійснюється за сумісництвом, то внесення запису провадиться за бажанням працівника. І тут знадобиться підтвердження трудової діяльності додатковому місці.

Потрібна вказівка:

• номери запису;
• дати внесення відомостей;
• позначки про сумісництво працівника;
• найменування підрозділу;
• професійної спрямованості;
• займаної посади;
• кваліфікаційних даних.

Обов'язки виконуються відповідно до регламенту, прописаного у документі, поданому останнім.

Дані на титульному листі

Титульний лист заповнюється відповідно до певних вимог.

На ньому обов'язково прописуються основні відомості про працівника:

1. Ім'я, прізвище та по батькові прописуються повністю. Скорочень не повинно бути. Орієнтуватись необхідно на інформацію з паспорта. Також можна взяти відомості з посвідчення водія, військового квитка або іншого офіційного документа.
2. Оформлення дати народження провадиться арабськими цифрами. Необхідно використовувати двопорядкові числа при вказівці дня та місяця. Рік прописується чотирма цифрами.
3. Далі вказується освіта людини (середня професійна, вища). Можливе внесення відомостей про незакінчену освіту. Орієнтуватися під час заповнення необхідно на документи, надані працівником.
4. У поле «Спеціальність» вносяться відомості про кваліфікацію, отриману в навчальному закладі. Підтверджуються дипломом.
5. Під час заповнення нова трудова книжка має містити дані про внесення першого запису. День прописується у цифровому значенні, а місяць можна вказувати прописом.
6. Працівник, на якого оформляється книжка, обов'язково має розписатись у документі.
7. Нижче ставиться віза співробітника відділу кадрів, який відповідає за ведення та заповнення трудової книжки. Також можлива реєстрація начальником відділу кадрів, керівником компанії чи бухгалтером (за відсутності кадровиків).

Вся інформація засвідчується печаткою. Може використовуватись офіційний штамп організації або друк кадрового відділу.

Правила заповнення трудової книжки

Щоб правильно заповнити трудову книжку, необхідно орієнтуватися на зразок. Особливості внесення даних є на час вступу працювати і закінчення трудової діяльності. Виділяють правила надання інформації про заохочення та нагородження. Також важливо ознайомитися з варіантами отримання виписки та дублікату трудової книжки.

Прийом на роботу

При прийомі працювати важливо надати посвідчення особи. На його підставі виконується заповнення титульного листа трудової книжки. Якщо орієнтуватися з прикладу, то заповнити його нескладно.

На першій сторінці мають бути відображені:

• прізвище, ім'я, по батькові відповідно до паспортних даних або іншого документа, що засвідчує особу;
• дата народження власника книжки;
• освіта з підтвердженням його рівня за допомогою атестата, диплома або довідки під час незакінченого навчання;
• спеціальність відповідно до диплому;
• дата заповнення документа;
• підписи працівника та відповідальної особи;
• друк установи.

Звільнення

При звільненні за власним бажанням до трудової книжки обов'язково вносяться відповідні зміни:

• Для зазначення цього факту у стовпець ставиться порядковий номер.
• До другої графи прописується дата припинення трудової діяльності.
• Третя графа містить інформацію про причини розірвання трудового договору.
• Підстави для звільнення спостерігаються в останньому стовпці. Сюди вносяться номер та дата документа, що підтверджують закінчення роботи.

Розірвано договір має бути у день, коли співробітник востаннє виходить на роботу. За наявності застережень у законі або додатковій угоді, відомості відображаються у трудовій книжці.

При закінченні трудової діяльності згідно з Трудовим кодексом РФ, вказується пункт і стаття.

У разі припинення відносин з ініціативи роботодавця причини обов'язково наголошуються у трудовій книжці. Тут він посилається на норми закону. Аналогічно прописується звільнення з незалежних від сторін обставин.

За власним бажанням працівника припинити трудову діяльність, робиться запис «Звільнений за власним бажанням у зв'язку з …». Далі наводиться посилання законодавчу норму.

Заохочення та доповнення

У трудовій книжці є вкладиш, який не заповнюється роботодавцями. До нього вносяться відомості про грошове преміювання та усні подяки працівника за трудову діяльність.

Серед заохочень виділяють:

• звання;
• нагороди;
• почесні грамоти;
• дипломи;
• нагрудні знаки.

Для того, щоб заповнити цей розділ, інструкція не потрібна. Дані вносяться аналогічно до основних відомостей у трудовій книжці.

Співробітник відділу кадрів має прописати:

• порядковий номер;
• дату нагородження;
• тип заохочення та характеристику;
• документальні підстави видачі нагороди (номер та дата наказу, постанови).

Якщо наказом документ не проводиться, то вносити дані до трудової книжки не потрібно. Але якщо співробітник настоїть на позначці, організація має скласти розпорядчий документ.

До трудової книжки додатково можуть бути внесені інші відомості. Вони прописуються за бажанням працівника. Однією з таких інформації є робота за сумісництвом.

Для позначки потрібно надати підтвердження із відділу кадрів другої роботи. На підставі довідки спеціаліст за основним місцем трудової діяльності робить відповідну позначку.

Видача трудової книжки виключена.

Представник роботодавця самостійно прописує:

• порядковий номер;
• дату прийому працювати;
• найменування організації, структурного підрозділу, посади;
• номер та дату відповідного наказу.

Звільнення провадиться аналогічним способом.

Особливий облік відомостей потрібно при перейменуванні організації. Якщо процес є реорганізацією, то трудову книжку працівника вносяться зміни найменування чи статусу установи. Запис підтверджується новим друком.

У такий же спосіб повинен надійти роботодавець, якщо провадиться переведення співробітника на іншу посаду. Кожна зміна підтверджується внесенням запису до трудової книжки.

Приклад виписки

Розділ, що відображає відомості про роботу, є випискою з трудової книжки. Працівники часто просять зробити копію сторінок документа. Такі папери підлягають обов'язковому засвідченню та занесенню до журналу.

У виписці зазначаються:

• дата прийняття на роботу та порядковий номер прописом;
• дані про становище співробітника (прийом на роботу, звільнення), посада;
• підстава для складання виписки (наказ із датою та номером).

Дублікат

Якщо співробітник втратив трудову книжку, може оформити дублікат. Новий екземпляр видається на вимогу колишнього працівника за останнім місцем трудової діяльності. Процедура триває близько 2 тижнів. При втраті документа компанією відновлювати дані необхідно відповідальній особі.

Щоб відомості були повними, потрібно мати:

• накази керівництва про прийом на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду;
• витяги з державного архіву (у разі ліквідації підприємства);
• трудові угоди;
• підтвердження стажу на попередньому місці трудомісткості;
• зарплатні відомості;
• особові рахунки співробітника у фірмах, де раніше працювала людина;
• рішення суду під час відновлення стажу.

Дані вносяться додатковий екземпляр у хронологічному порядку.

Зразок заповнення трудової книжки при поновленні на посаді:

Випадки виправлень

Припускатися помилок при веденні трудової книжки заборонено. Але іноді вони всі мають місце. Тоді важливо проводити виправлення відповідно до певних правил.

Не можна перекреслювати записи. Можна визнати хибні відомості недійсними повністю. Для цього ставиться порядковий номер, дата внесення змін, фраза «Запис за номером… вважати недійсним». Після цього прописуються вірні відомості із зазначенням документа, що підтверджує.

Якщо помилилися відповідальні особи на попередньому місці роботи, то виправляти дані мають саме вони. За відсутності такої можливості дозволяється це зробити нинішній кадровій службі на підставі наказу, довідки або виписки.

Часто виправлення відбуваються за зміни прізвища жінки. У цьому випадку надається свідоцтво про укладання або розірвання шлюбу.

Співробітник кадрової служби повинен:

• перекреслити однією межею колишнє прізвище;
• над нею написати нову;
• ліворуч від титульного листа (на обкладинці) прописати дату та номер підтверджуючого документа;
• завірити інформацію власним підписом та печаткою установи.

Часто кадровики припускаються таких видів помилок:

• використовують скорочення;
• помиляються у ПІБ;
• неправильно прописують дату, вказуючи місяць прописом;
• залишають незаповненими відомості на титульному листі;
• не ставлять дату закладу книжки;
• не підписують документ на титульному листі;
• не ставлять печатку установи;
• плутають розділ «Про роботу» із графою для заохочень;
• звільнення підтверджують печаткою кадрової служби замість гербової;
• не дотримуються порядку зазначення реквізитів офіційних документів.

Щоб унеможливити виникнення помилок, дані повинні вноситися своєчасно з дублюванням в особистій картці співробітника.

Стандартні вимоги

При оформленні трудової книжки важливо пам'ятати основні правила:

• Внесення відомостей самим власником документа заборонено. Якщо виявлено помилку, слід звертатися до кадрової служби, яка допустила її.
• Документ заповнюється під час прийому працівника, який відпрацював понад 5 днів за місцем трудової діяльності. Якщо норма не дотримується, то організацію та компетентну особу можна притягнути до відповідальності.
• Ведення та оформлення трудових книжок провадиться співробітником, який внесений до наказу керівництва. Він заповнює книгу обліку, згідно з якою звіряється рух документів та вкладишів.
• Трудову книжку потрібно придбати самому працівникові в останній момент прийому працювати. Але іноді організації самі купують формуляри, а потім стягують із людини певну суму.
• Зберігання здійснюється у недоступному для інших людей місці. Найчастіше книжки розміщують у сейфах і металевих шафах. Видача провадиться тільки після звільнення.
• Якщо працівник не приходить за трудовою, він може отримати її поштою. Зберігання незатребуваних книжок здійснюється протягом 75 років.
• Ведення обліку індивідуальними підприємцями здійснюється у аналогічному підприємствам порядку. Тільки прийому працювати підписується трудового договору.
• Копію чи дублікат трудової книжки можна отримати у кадровій службі за наявності заяви.

Трудова книжка є серйозним кожному за громадянина документом. Тому заповнюватись вона має відповідно до вимог законодавства.

Як виплачувати дивіденди засновникам ТОВ у 2019 році, читайте

Чи обов'язково сьогодні застосовувати інструкцію Мінпраці щодо заповнення трудової книжки? Так, адже трудова книжка – власне документ суворої звітності. Всі дії з цим документом потрібно робити, дотримуючись інструкцій щодо заповнення трудової книжки. Нюанси ведення трудових книжок у 2019 році розберемо у статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Завантажте документи на тему:

Не пропустіть: головний матеріал місяця від провідних фахівців Мінпраці та Роструду

Енциклопедиція з оформлення трудових книжок під ключ від Системи Кадри.

Трудова книжка – основний документ, що підтверджує трудову діяльність

Сьогодні при оформленні працівнику видається трудова книжка, зразок якої було затверджено у 2003 році. Він оформлений з урахуванням політичних змін - герб СРСР на ній замінений гербом Росії. Новий бланк має підвищений ступінь захисту від фальсифікацій:

• листи, у кількості 44, скріплені спеціальним швом;
• для виготовлення використовується спеціальний папір із водяними знаками;
• в ультрафіолетовому світлі на аркушах проявляється напис "Трудова книжка".

Поступово трудова книжка втрачає своє значення. Це пояснюється тим, що при розрахунку допомоги по лікарняних листах та для призначення пенсії вже використовується страховий стаж. Відомості про цей стаж містяться у базах даних Фонду соціального страхування та Пенсійного фонду РФ. Стаж трудової діяльності, крім того, може бути підтверджений копіями наказів роботодавців про прийняття на роботу та звільнення.

З переходом на цифрову економіку та електронний документообіг трудові книжки на паперових носіях швидше за все будуть скасовано. Але в будь-якому випадку, навіть коли рішення про це буде прийнято на рівні закону, цей документ матиме ходіння у паперовому вигляді протягом якогось перехідного періоду. Тому заповнювати їх потрібно з тими правилами, які були встановлені раніше.

Порядок внесення запису про прийом на роботу

Усі відомості про роботу, тобто прийом, переклад, звільнення, вносять у відповідний розділ бланка трудової книжки.

Розділ є таблицею з чотирма графами:

1. Порядковий номер запису;
2. Дата внесення запису;
3. Відомості про прийом на роботу, перекладі на іншу постійну роботу , Підвищення кваліфікації;

1. У першій графі проставляється порядковий номер запису.
2. У 2-й – вказується дата звільнення (останнього дня роботи).
3. У третій - вноситься підстава розірвання трудового договору із зазначенням відповідного пункту ТК РФ, при цьому формулювання має також відповідати статті та пункту Кодексу.
4. У 4-й графі зазначаються дані наказу чи розпорядження про звільнення (дата, номер).
5. Рядком нижче запису про звільнення вноситься найменування посади особи, відповідальної за ведення трудових книжок (хто вніс запис), проставляється її підпис та розшифровка.
6. Кожна запис про звільнення має бути засвідчена печаткою організації.
7. Працівник зобов'язаний поставити свій підпис під записом про звільнення.

Зразок запису про звільнення співробітника за власним бажанням:

Порядок внесення записів нагородження до трудової книжки

Усі відомості про нагородження вносять у відповідний розділ бланку трудової книжки.

Розділ також є таблицею з чотирма графами:

1. Порядковий номер запису;
2. Дата внесення запису;
3. Тип нагороди, коли, ким і за що саме нагороджено працівника;
4. Найменування та реквізити документа, але на підставі якого внесено запис.

Відповідно до Інструкції, до трудової книжки вноситься інформація про такі види заохочень:

державні нагороди та присвоєні почесні звання державного рівня;

нагороди, отримані від роботодавця, зокрема: почесні грамоти, нагрудні знаки та значки, дипломи;

інших видах заохочень, передбачених законами РФ та локальними нормативними актами роботодавця.

Зверніть увагу! Премії та інші стимулюючі виплати , передбачені системою оплати праці, що діє на підприємстві, у розділі «Відомості про нагородження» не відображаються.

Коли йдеться про нагороди, отримані від роботодавця, документом, на підставі якого вноситься запис до трудової книжки, є відповідним наказ. У разі, коли нагородження працівника виробляє стороння чи вищестояща організація, документом-підставою є наказ (розпорядження, указ), виданий нагороджувальної організації. У деяких випадках документи про нагородження можуть надійти без такого наказу, тому працівникові кадрової служби, відповідальному за ведення трудових книжок, потрібно буде надіслати відповідний запит до організації, що нагороджує.

Зверніть увагу! Якщо працівник, що вже звільнився, висловить бажання внести до своєї трудової книжки записи про нагородження, він самостійно повинен буде робити запити в ті організації, від імені яких він був нагороджений.

Практика, коли інформація про застосовані до працівника заходи заохочення(Оголошення подяки, нагородження почесною грамотою тощо) не вноситься в трудову книжку, досить поширене явище. Це вважається порушенням не лише встановлених правил ведення цього документа, а й порушенням законодавства . Працівник має право вимагати, щоб відомості про нагородження та заохочення, отримані ним у період трудової діяльності на даному підприємстві, були внесені у відповідний розділ трудової книжки в повному обсязі.

Іншою поширеною помилкою є внесення до розділу «Відомості про нагородження» інформації про роботу. Зазвичай така помилка пояснюється просто неуважністю особи, відповідальної за ведення. трудових книжок, який не помітив, що попередній розділ «Відомості про роботу» повністю заповнений.

Правила виправлень записів у трудовій книжці

Як бути кадровику, якщо випадково або в результаті не знання правил та інструкції щодо заповнення трудових книжок 2019 при внесенні записів було допущено помилку?

Досить часто виникає потреба внесення виправлень до запису , зроблені на титулі. Наприклад, це потрібно буде зробити при зміні прізвища робітниці, яка вийшла заміж або, навпаки, розірвала шлюб і повернула собі дівоче прізвище.

Цей випадок також передбачено Інструкцією із заповнення трудової книжки. Згідно з цим документом, застарілі дані необхідно акуратно перекреслити однією рівною горизонтальною межею і над ними зробити новий запис. Звичайно, всі правки на титульному аркуші мають бути внесені лише на підставі відповідних документів. До таких документів належать:

• паспорт;
• свідоцтво про шлюб;
• свідоцтво про розірвання шлюбу;
• свідоцтво про народження;
• свідоцтво про зміну прізвища, імені, по батькові, дати народження.

Коли зміни вносяться до титульного листа, на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки вказується найменування та реквізити документа-підстави. Посилання має бути засвідчене печаткою організації та підписом керівника чи відповідальної особи.

Завантажити в.doc

Порядок заповнення трудової книжки - послідовність дій щодо внесення записів до головного документа співробітника, який відображає факт працевлаштування та підтверджує його робочий стаж. За записами цього документа відбуваються нарахування пенсійних виплат, тому важливо правильно внести всі записи до цього документа. За помилки, допущені під час внесення даних, відповідає роботодавець. Розкажемо, як заповнюється трудова книжка та дамо зразок оформлення трудової книжки 2019 року.

Якими нормативними актами керуватися

Насамперед слід згадати, що заповнення трудових книжок регулюється статей 66 ТК РФ. Крім того, слід згадати два інші основоположні документи.

Зразок та правила заповнення трудової книжки затверджено Постановою Мінпраці України від 10.10.2003 № 69. У ньому докладно розкрито нюанси внесення відомостей у документ та виправлення некоректних записів.

Крім інструкції, яка відповідає на запитання: як правильно вносяться записи у трудовій книжці (2019 рік), існують також Правила ведення та зберігання трудових книжок, затвердженіПостановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225.

Хто відповідає за грамотність оформлення

Інструкція із заповнення містить такі правила внесення записів:

• дати вписують арабськими цифрами у форматі «17.05.2019»;
• використовують пухову, гелієву або кулькову ручку чорного, синього або фіолетового кольору;
• не застосовують скорочень;
• не закреслюють записи під час виправлення (не відноситься до титульного листа), під некоректним записом пишуть «запис номер __ недійсний», нижче вносять правильний;
• П.І.Б. пишуть повністю, без заміни ініціалами, дату народження – на основі паспорта;
• інформацію про професію та освіту також на підставі відповідних документів;
• підпис працівника має завірити відомості.

Зразок заповнення трудової книжки 2019

Бланк трудової книжки затверджено Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225.

Зразки покажуть, як заповнювати трудову книжку (2019) за розділами та як має виглядати титульна сторінка.

Документ містить три частини:

• титульна частина - основні відомості про працівника;
• відомості про роботу - інформація про прийняття на посаду, переведення та звільнення;
• відомості про нагородження.

Розглянемо, як правильно заповнити кожну частину книги.

Заповнення титульного листа

Титульний лист потрібно оформлювати особливо уважно. Будь-які помарок та неточності приводять бланк книжки в непридатність.

На цій сторінці трудовий має бути така інформація:

• П.І.Б. власника;
• дата народження;
• освіта (середня, середня спеціальна, вища);
• найменування професії, як у дипломі;
• дата відкриття книжки;
• підпис особи, яка заповнювала бланк;
• друк організації (якщо є).

Ця сторінка заповнюється лише за даними документів, які надав працівник. Це мають бути паспорт, СНІЛС, документ про освіту (зазвичай диплом), свідоцтво про укладання (розірвання) шлюбу.

Титульний лист трудової книжки (2019) має такий вигляд:

Розділ «Відомості про роботу»

Кожна сторінка цього розділу складається з 4 граф:

1. Порядковий номер поточного запису.
2. Дата прийому працювати, звільнення, нагороджень та інших подій.
3. Відомості про організацію, найменування посади та підрозділи. Тут же фіксуються факти прийняття на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду.
4. Підтвердження зробленого запису – найменування, дата та номер наказу, згідно з яким зроблено запис.

Відомості до цього розділу мають бути включені протягом 7 днів з дня видання наказу про прийом на роботу, переведення на іншу посаду, нагородження, заохочення тощо.

Реорганізація підприємства також відбивається у розділі трудової книжки. Ці записи допоможуть пояснити різні печатки при прийнятті на роботу та звільнення.

Не треба говорити про те, наскільки важливим є правильне заповнення трудової книжки (2019) — адже від цього можуть залежати розміри майбутньої пенсії працівника, інших соціальних виплат

При перекладі

Перехід з однієї посади в іншу також відбивається у розділі трудової книжки.

Розрізняють два види перекладів:

• внутрішній - працівник змінює посаду, перебуваючи в одній організації;
• зовнішній – змінюється роботодавець. При цьому попередній трудовий договір розривається і укладається новий.

При внутрішньому перекладі у третій графі книжки записують «переведений на посаду...» і вказується нова посада та назва відділу, якщо він змінювався.

При зовнішньому перекладі вказується номер та дата наказу про звільнення з однієї організації та номер і дата наказу про прийняття на роботу до іншої організації. В обох випадках слід зазначити посаду працівника.

За сумісництва

Сюди можуть бути внесені відомості про роботу за сумісництвом. Запис у книзі також проводиться на підставі наданих документів з іншої організації. Тобто працівник приносить на основне місце роботи довідку, яка має містити:

• повна та скорочена назва організації;
• найменування посади працівника;
• дату прийняття на роботу;
• реквізити організації.

Разом з довідкою працівник подає заяву, написану у вільній формі, та засвідчену копію наказу іншої організації, що його прийнято до штату. Якщо ці документи оформлені правильно, керівник підприємства, яке вважається основною роботою, видає наказ про внесення додаткового запису до трудової книжки. Формулювання можна побачити, відкривши наш зразок, як правильно заповнити трудову книжку при суміщенні.

При звільненні

Аналогічно заповнюється цей розділ книжки при звільненні.

У третьому графі вказуються підстави звільнення, а четвертій — реквізити наказу, основі якого відбулося розірвання трудового договору.

Ці записи у трудовій книжці мають бути засвідчені печаткою (за наявності) та підписом працівника відділу кадрів. Якщо на підприємстві немає відділу кадрів чи відповідального за оформлення та ведення трудових книжок, то все це має здійснювати керівник організації.

Розділ «Відомості про нагородження»

Ще одним розділом трудової книжки, обов'язковим до заповнення є розділ про нагородження. Сюди вносяться дані про такі події:

• вручення державних нагород (а також надання почесних звань);
• нагородження дипломами, грамотами, медалями, орденами, відзнаками;
• трудові заохочення, прописані у ТК РФ чи внутрішніх нормативних актах організації.

Заповнюється розділ книги аналогічно до попереднього:

• 1 графа – порядковий номер запису;
• 2 графи - дата нагородження;
• 3 графи - назва компанії, посада та вид нагородження;
• 4 графи - реквізити наказу, на підставі якого відбулося нагородження.

Внесення виправлень

З часом дані, зазначені у трудовій книжці, можуть змінюватись. Наприклад, жінка вийде заміж та поміняє прізвище або працівник отримає додаткову освіту. Як внести до книжки зміни?

Якщо відбулася зміна прізвища, імені, по батькові, то запис перекреслюється однією рисою, а зліва вписується нова інформація. Її достовірність підтверджується назвою та номером документа, який став підставою для змін (наприклад, свідоцтво про укладення шлюбу). Нові дані засвідчуються підписом відповідального працівника, який вносив виправлення, розшифровкою підпису та печаткою організації (якщо є).

При присвоєнні нової класифікації освіти існуюча запис закреслюється однією рисою, а вище пишеться нова.

При перейменуванні організації виправлення вносяться так:

1. Графи 1 та 2 залишаються порожніми.
2. У графі 3 фіксується зміна назви організації. При цьому вказуються колишня та нова назви у повній та короткій формі.
3. У графі 4 проставляються реквізити документа, на підставі якого відбулася зміна назви.

Якщо під час заповнення трудової книжки було допущено помилку або внесено неправильний запис, закреслювати її не можна.

Після неправильного запису ставиться номер наступного порядку. У 2 графі проставляється дата внесення змін. У 3 графі вказується «Запис №... вважати недійсним». Після чого має слідувати правильний запис.

Для заповнення графи 4 є два варіанти:

• повторно вказати дату та номер наказу, який став підставою для недійсного запису;
• вказати номер та дату наказу, виданого для внесення виправлень.

Вкладиш

Після того, як усі чисті сторінки в трудовій будуть заповнені, дані вноситимуться на бланку вкладиша, який додатково набуває працівник. Вкладиш заповнюється роботодавцем аналогічно трудовому:

• заповнюються особисті дані працівника;
• проставляється дата;
• заповнюються актуальні відомості щодо працівника;
• записи засвідчуються підписом та печаткою організації.

Бланк вшивається наприкінці заповненої трудової книжки. На титульному листі основного документа ставиться штамп про видачу вкладиша із зазначенням його серії та номера.

Кількість вкладишів, які можуть бути у працівника, законодавчо не встановлено.

Як і до трудової, до оформлення вкладки теж є свої вимоги:

• обкладинка має бути непошкодженою;
• неприпустиме виправлення помилок;
• вкладиш немає юридичної сили без самої трудовий;
• якщо вносяться зміни до самої трудової, вони мають бути внесені до кожного вшитого бланку вкладиша.

Публікат трудової книжки

Дублікат оформляється при втраті трудової або при її псуванні. Якщо в цей час документ був у працівника, то для поновлення він повинен звернутися до останнього роботодавця. Щоб дублікат оформили, потрібно подати відповідну заяву, яка має бути розглянута протягом не більше ніж 15 днів. Додатково працівник може попросити документи, що свідчать про його попередні місця роботи.

У новій трудовій на титульному аркуші зверху має бути написано «Дублікат». Подальше наповнення відбувається стандартно. Усі дані про попередні місця роботи заповнюються на основі наданих працівником документів.

Якщо втрата чи псування сталася з вини роботодавця, то вся робота з відновлення інформації лягає нею.

Як завірити копію

Часті випадки, коли працівнику потрібна копія трудової. Щоб її одержати, потрібно на ім'я роботодавця написати заяву. Форму заяви не встановлено, але бажано дотримуватися усталених правил оформлення:

• у правому верхньому кутку листа - дані керівника та працівника;
• по центру - слово "Заява";
• далі текст самого прохання (у нашому випадку текст може бути такий: «На підставі ст. 62 ТК РФ прошу видати мені копію трудової книжки, засвідчену в установленому порядку»);
• дата та підпис.

Після прийняття заяви у триденний строк має бути підготовлена ​​та видана засвідчена копія трудової.

Важливо пам'ятати, що з 01.07.2018 набув чинності новий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги щодо оформлення документів», який вніс невеликі зміни до порядку засвідчення копії трудової книжки.

Щоб зробити все правильно, потрібно дотримуватись певного алгоритму:

1. Зробити копії всіх заповнених аркушів. При цьому копії мають бути односторонніми.
2. Пронумерувати та прошити листи. На звороті останнього листа потрібно заклеїти кінці ниток паперовою наклейкою, на якій написати, скільки всього аркушів.
3. Завіряти потрібно кожну сторінку (якщо не скріплювати в один файл). Робити це має особа, якій надано таке право локальними нормативними актами. Якщо такої особи немає, то завіряти копії має генеральний директор.
4. Потім особа, яка засвідчує документ, пише «Вірно», проставляє свою посаду, підпис із розшифровкою та дату. Можна поставити печатку організації (якщо вона є), але законодавство не зобов'язує це робити.
5. Також потрібно додати ще один запис, що стосується оригіналу трудового: «Родух документа знаходиться в (найменування організації) у справі № ___ за ___ рік» (це пишуть коли копія потрібна працівнику для надання в сторонню організацію).
6. Іноді працівник просить додати «Працює до теперішнього часу». Не заборонено законодавством (просять, зазвичай, банки).

Для кожного зайнятого трудовою діяльністю людини трудова книжка є документом першорядної ваги. Причому необхідна вона у процесі працевлаштування різні місця роботи, а й у подальшого оформлення пенсії. Звідси й вимоги до серйозного підходу до оформлення трудової книжки.

Ці вимоги передбачені чинним трудовим законодавством, у тому числі Трудовим кодексом РФ та постановами Уряду РФ №225 від 16.04.2003 та №69від 10.10.2003. Щоправда, у перелічених правових актах є чимало суперечливих один одному положень, які можуть часом призвести до замішання осіб, відповідальних за заповнення трудових книжок. У разі таких спірних моментів при внесенні записів у трудову книжку необхідно керуватися переважно положеннями Трудового кодексу РФ, оскільки він має найбільшу юридичну силу. Ми ж у цій статті постаралися узагальнити всі рекомендації щодо оформлення трудових книжок, що, напевно, буде гарною підмогою кадровикам. Тож почнемо…

Правила заповнення трудових книжок у 2017 році

Записи у трудовій книжціоформлюються без будь-яких скорочень. Їм надається індивідуальний порядковий номер у кожному розділі. Дати записів зазначаються виключно арабськими цифрами. Місяць та день у даті запису завжди вказуються двома цифрами (01,02,10,25), а рік – чотирма (наприклад, 2017).

Коли людина працевлаштовується на нове місце роботи, представлена ​​ним трудова книжка перевіряється на справжність, а саме перевіряється відповідність паспортних даних, що вказуються на першій сторінці книжки, наявність печатки з першого місця роботи на титульному аркуші. Якщо вказаний друк відсутній, книжка визнається недійсною, а роботодавець оформлює нову. Також нова книжка заводиться, якщо людина влаштовується працювати вперше.

У разі наявності незакритого останнього запису про роботу, коли відсутній запис про його звільнення, робити запис у трудовій книжціпро прийом на нове місце заборонено. Також у трудовій книжці не робляться записи про дисциплінарні стягнення щодо її власника, а ось позначки щодо встановлення безперервного стажу або не заліку конкретних періодів часу в безперервний стаж повинні відображатися в установленому порядку.

Правила заповнення трудових книжок: розділи

• Персональні відомості про працівника;
• Інформації про місця його працевлаштування та посади;
• Відомостей про нагородження, що мали місце в ході трудової діяльності.

При повному використанні кількості аркушів у конкретному розділі у нього оформляється спеціальний вкладиш. При цьому в книзі робиться відмітка про видачу вкладиша із зазначенням конкретної дати. Цей запис робиться у вигляді штампу на титульному листі або його розвороті. У разі зробити запис від руки про видачу вкладиша не можна. Вкладиш вшивається в книжку і без неї вважається недійсним, а нумерація сторінок у ньому продовжує нумерацію у самій книжці. На титульній сторінці вкладиша має стояти друк роботодавця.

Як робляться записи у трудову книжку

Щодо заповнення розділу щодо відомостей про місця роботи, то тут є свої правила заповнення трудових книжок. При занесенні першого запису новому місці проставляється штамп організації, що містить всі необхідні реквізити. Якщо штампу немає, то назва організації пишеться від руки.

графа 1 «Порядковий номер»

вказується порядковий номер запису. Використовувати можна лише арабські цифри;

графа 2 "Дата"

Дата прийому працювати, або внутрішнього перекладу, або звільнення. Знову ж таки використовуються виключно арабські цифри;

графа 3 «Відомості про прийом (переведення, звільнення) на роботу, перейменування підприємства, відділу»

зазначена інформація заповнюється без скорочень із посиланням на статті правових актів. Наприклад, «звільнено за згодою сторін відповідно до пункту 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації». За умови внесення запису про звільнення повинен обов'язково ставитися підпис власника книжки;

графа 4 «Підстава для здійснення запису»

Як підстави для внесення записів у трудову книжкуможуть виступати накази, протоколи, рішення загальних зборів. Разом з найменуванням документа обов'язково вказуються його номер та дата складання.

Щодо заповнення розділу про нагородження поширюються аналогічні вимоги щодо вказівки інформації щодо граф. Важливо враховуватись, що в цьому розділі відображаються відомості про присвоєння почесних звань, нагородження державними нагородами, почесними грамотами, дипломами, нагрудними знаками. А ось відомості про вручення грошових премій та цінних подарунків тут не вказуються.

Чи потрібні записи у трудовій книжці про сумісництво?

У разі якщо сумісництво здійснюється всередині одного підприємства, то для здійснення необхідних записів у трудовій книжцівикористовуються внутрішні документи. Аналогічно робиться запис про звільнення з місця роботи за сумісництвом.

Що робити, якщо під час заповнення трудової книжки потрібно щось виправити?

Є нюанси

При заповнення трудової книжкиу разі потрібно зробити запис наступного змісту «Час роботи з (дата) до (дата) не зараховується до безперервного трудового стажу». Не забудьте даному запису присвоїти порядковий номер, вказати його підставу та дату.

Заповнення трудових книжок у 2017 році треба проводити за новими правилами. Розглянемо новий порядок та наведемо зразки заповнення трудової книжки при прийомі та звільненні співробітника.

Трудові книжки роботодавці мають вести кожного співробітника, який пропрацював за трудовим договором понад 5 днів, і це робота є йому основний. Виняток становлять лише роботодавці – фізичні особи, які не є індивідуальними підприємцями. Вони не мають права вести трудові книжки на своїх працівників. Обговоримо подальше заповнення трудових книжок у 2017 році. Зразки, нові правила внесення записів до трудових книжок наведемо нижче.

Заповнення трудових книжок у 2017 році треба проводити за новими правилами. Вони затверджені наказом Мінпраці Росії від 31.10.2016 № 588н.

Тепер у трудовій книжці потрібно ставити печатку, тільки якщо вона є в організації. Нагадаємо, що печатка організації потрібна на титульному аркуші трудової книжки, на внутрішній обкладинці при внесенні записів про зміну прізвища, а також після записів про звільнення.

Так ось, з 27 листопада 2016 року друк ставиться у трудових книжках лише за наявності. Якщо у вашій фірмі немає друку, записи завіряйте підписом керівника чи особи, відповідальної за ведення трудових книжок.

Приклад проставлення печатки у трудовій книжці дивіться нижче.

Ще з цієї теми:

• Коли заповнити трудову книжку працівника на випробувальному терміні

Як заповнити титульний лист трудової книжки

Якщо роботодавець оформляє нову трудову книжку на співробітника, слід заповнити у ній титульний лист. Оформити книжку треба протягом тижня від дня, як прийнято працівника на роботу (п. 8 Правил ведення трудових книжок).

Заповнення трудових книжок у 2017 році має вестись пір'яною, гелевою або кульковою ручкою з чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору. Скорочувати слова у трудовій книжці не можна (п. 11 Правил ведення трудових книжок).

На титульному листі вказуються такі дані:

• прізвище, ім'я та по батькові працівника;
• дата народження;
• освіта та професія чи спеціальність.

ПІБ та дату народження слід вказати на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу.

А освіта, професія та спеціальність вписуються згідно з дипломом чи іншим документом про освіту чи кваліфікацію.

Приклад заповнення титульного листа трудової книжки дивіться нижче. Поля, які заповнила кадровик, виділені синім кольором.

Як внести запис у трудовій книжці про прийом на роботу у 2017 році

Запис у трудовій книжці про прийом працювати треба вносити виходячи з наказу директора про прийом співробітника. Усі записи слід робити без скорочень.

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» треба зазначити повну та скорочену назву організації. Замість запису можна поставити штамп, якщо на ньому стоїть повне та скорочене найменування фірми.

Порядковий номер ставиться у графі 1, а дата прийому на роботу – у графі 2. У графі 3 слід зазначити, що працівник прийнятий до організації з назвою посади, професії чи кваліфікації. У графі 4 слід поставити слово "Наказ" та реквізити наказу про прийом на роботу.

Завіряти підписом та печаткою запис про прийом не потрібно. Зразок запису про прийом на роботу див.

Як внести запис про звільнення співробітника

Записи у трудовій книжці під час звільнення у 2017 році робляться на підставі наказу керівника про звільнення. У графі 1 встановлюється порядковий номер запису, у графі 2 – дата розірвання трудового договору.

У графі 3 буде підстава та причина припинення трудового договору. Зауважте, що запис повинен відповідати формулюванням з Трудового кодексу, причому без скорочень.

У графі 4 пишеться слово «Наказ» та реквізити наказу про звільнення також без скорочень.

Запис засвідчується підписом керівника організації чи посадової особи, відповідальної за ведення трудових книжок. Також треба попросити працівника розписатись під записом. Потім поставити печатку організації, якщо вона є.

Зразок запису про звільнення за власним бажанням дивіться нижче.