Правила проведення планерок. Як проводити планерки, використовуючи досвід успішних компаній

Планерка - важлива частина робочого процесу. Однак вона може стати стимулом для співробітника, опорним пунктом і трампліном, так і геть-чисто відбити все бажання працювати. Як проводити наради, щоби «запалити» підлеглих? Як працівникам поводитися на зборах, щоб витратити час на користь?

Навіщо потрібні планерки?

Близько року я працювала в редакції журналу про будівництво та будинки. Видавець, вона ж власник, дуже любила планерку. Ми збиралися в її кабінеті щоранку на півтори-дві години і дивилися виставу одного актора. Озвучена мета цих зборів – розповісти, у якій стадії зараз відносини з рекламодавцями. Прихована – пояснити, які невдахи зібралися за столом. Мені (редактору) та дизайнеру теж потрібно було бути присутнім. «Звільнення» отримувала лише бухгалтер: їй потрібно було постійно моніторити рахунок щодо надходження грошей, які ніяк не надходили. Бо замість роботи ми сиділи на планерці.

Ми б і раді були послухати, що про нас думає наш наймач, і подивитися, як вона вміє продавати по телефону, але робота стояла. Справа в тому, що гроші в редакції з'являться у тому випадку, якщо менеджери продадуть рекламу. Щоб призначити зустріч із потенційним рекламодавцем, потрібно до нього додзвонитися. А застати когось на місці реальніше було з 9 до 10, потім народ розходився по своїх планерках, виробництвах та зустрічах. Загалом, дзвонити треба було якраз у той час, коли ми сиділи в директорському кабінеті.

Розірвати це замкнене коло було неможливо. Ні, ми говорили, що менеджерам потрібно до телефону, а редактор із дизайнером хотіли б повернутися до журнальних смуг. Ми багато разів просили перенести планерку на інший час. Але якщо збиратися заради зборів, забувши про зиск для компанії, добрі часи настануть нескоро.

1. Складіть план:

яка основна мета зустрічі: розповісти про нововведення, вислухати думки, вирішити проблему, зібрати звіти та ін.

які питання потрібно обговорити насамперед,

що можна буде пропустити та вирішити у робочому порядку, якщо не залишиться часу тощо.

2. Визначте мету

Сформулюйте запит у форматі результату. Не «обговорити проблему», а «виробити вирішення проблеми».

3. Зафіксуйте домовленості та закріпіть відповідальність із термінами

Якщо виникає пропозиція щодо рішення, результатом наради буде домовленість про те, які будуть кроки, хто бере на себе відповідальність та у які терміни.

4. Встановіть «зручний» час

Щоб співробітники не розтягували доповіді, були зібранішими і швидше думали, призначте нараду за годину до обідньої перерви або закінчення робочого дня. Затягнуть – пропустять обід чи підуть додому пізніше. А це, зрозуміло, нікому не хочеться.

5. Будьте ближчими до народу

Якщо ви хочете досягти відвертості від підлеглих, вислухати, що вони справді думають з цього питання, сядьте серед них. Коли ви на чолі столу, ви начальник, і ваша думка пріоритетна. Коли ви сидите поруч із співробітником, ви – колега, готовий до спільного обговорення та пошуку рішення.

Генеральний директор ТОВ «Складування», мережа складів індивідуального зберігання речей (Self storage), skladovka.ru

Збори завжди мають бути підготовлені керівником з погляду питань, які ви хочете обговорити. До початку краще розіслати повістку, за якою ви хочете отримати відповідь або організувати обговорення. Збори мають закінчитися протоколом, де фіксуються прийняті рішення, термін виконання та відповідальні.

Кожна нарада проводиться за принципом наступності, щоб люди розуміли логіку розвитку проектів та мали можливість дати зворотний зв'язок, повідомити про проблематику, яка виникла у процесі виконання рішень.

Дуже корисні наради на об'єктах, а не у кабінеті керівника. На місці відразу видно, що реально відбувається на об'єкті, що потрібно зробити для нього, щоб він досяг намічених цілей.

Робочі зустрічі керівника організації з представниками підрозділів дозволяють у результаті відстежувати, чи йде кожен підрозділ та підприємство загалом до наміченої мети чи відхиляється від неї.

Директор з розвитку компанії «ЦентрАгро»

У нашій компанії наради класифіковані: поради, комітети, зустрічі, які, у свою чергу, мають чіткий тимчасовий регламент та порядок денний. Тільки ситуаційні наради щодо форс-мажорів не мають заздалегідь визначеного порядку денного. До решти готуються документи заздалегідь і надсилаються поштою зацікавленим сторонам.

На нарадах встановлені правила:

не перебивати одне одного;

не виходити;

вимикати телефони;

бути вчасно.

Ефективність нарад підвищується за рахунок підготовки та попередньої розсилки документів, чіткого розкладу нарад для планування робочого часу працівників.

Планерки на відстані

З кожним роком стає дедалі більше компаній, які відмовляються від офісів та переходять на . Як же проводити планерки, коли всі співробітники живуть не лише у різних містах, а й у різних частинах світу?

Наталія Одегова

Засновник онлайн-тренінг-центру 1day1step.ru

Раніше я працювала у великій корпорації. Зараз усі мої співробітники з різних міст і навіть країн, і ми багато спілкуємося онлайн. Попередній досвід дозволив взяти найкраще і змінити те, що було явно неефективно.

Люди працюють онлайн для того, щоб мати більше часу, тому всі планерки сильно коротші і набагато результативніші. Ми не збираємо на зустріч людей, які не можуть вплинути на вирішення питання, і отже, не витрачаємо їх час даремно. Планерка проходить стисло і лише у справі. Нерідко це дзвінок по скайпу на 5-10 хвилин із обговоренням конкретного питання.

Є показники, які ми регулярно моніторимо, але за ними ми взагалі не телефонуємо, а викладаємо нові дані в загальний чат і приймаємо рішення, обговорюємо нові кроки щодо покращення.

За термінами: так як у нас взагалі багато свободи, то я ніколи не вичавлюю найкоротші терміни у проектах «на розвиток», а питаю: «У який термін ти віриш? За який термін можеш відповідати? Такий підхід дозволяє співробітнику усвідомлено взяти на себе відповідальність і з великим бажанням та задоволенням попрацювати над завданням.

І дуже допомагають проміжні контрольні точки, коли я заглядаю в процес і дивлюся, чи правильно рухаються справи.

Залишіть телефон, планшет та інші гаджети у кабінеті. Не варто брати улюблену іграшку на зустріч із керівництвом.

Пам'ятайте, що на зборах діє той самий принцип, що й у школі. Хто уважно слухає, киває та ставить уточнюючі питання, той молодець. А навіщо бути молодцями на роботі? Правильно – щоб про нас згадали, коли розподілятимуть премію.

Ще одне шкільне правило – «очі в очі». Коли хвалять, надішліть керівнику відкритий погляд. Посипалася лайка, починайте вишукувати найцікавішу рисочку на столі або приділіть увагу своїй ручці.

Записуйте все, взагалі всі . Потім розберетеся, що знадобиться, а що можна викинути. По-перше, начальники дуже люблять, коли їх конспектують. По-друге, записи – запасний аеродром, якщо знадобиться втекти. До речі, між перлами керівника можна фіксувати свої думки.

Активно висловлюйте свою думку, якщо це передбачено форматом планерки. Навіть якщо ви поділитеся банальністю, ви все одно виглядатимете солідніше на тлі товаришів по службі, що мовчать і розглядають черевики. Нині головне – показати, хто тут найактивніший учасник.

Про сон, позіхання та відсутній погляд навіть не говоримо. Ви самі розумієте, що це недоречно.

Якщо зовсім здолала нудьга, спробуйте працювати в умі. Складіть перелік справ, подумайте про свій проект глобально. Або просто помрійте.

ефективно проводити наради, щоб «запалити» підлеглих? Як співробітникам поводитися на зборах, щоб витратити час на користь?"/>

Рекомендуємо прочитати всім, кому доводиться організовувати планерки, п'ятихвилинки та інші збори. Їх проводять багато хто, але мало хто робить це добре. У статті описано етапи підготовки наради, її структуру, оцінку ефективності та фіксацію результатів — усе, що потрібно знати, щоб провести справді корисні збори.

Автор про себе

Євгенія Коряковцева.Консультант, незалежний бізнес-тренер. Більше десяти років працювала з роздрібним форматом, досвід роботи зовнішнім консультантом у консалтинговому агентстві та внутрішнім тренером у роздрібних мережах, керувала відділом B2B продажів.

Досвід проведення семінарів, тренінгів, лекцій (понад 400 проектів). Знання сучасних методів управління, навчання та оцінки персоналу у роздробі; формування комплексних проектів у цих напрямах. Досвід опису бізнес-процесів, побудови систем навчання, розробки систем мотивації персоналу та управління проектами.

Усі ми беремо участь у нарадах. А комусь навіть доводиться готувати та проводити їх. Або планерки. Або групові обговорення. Зізнайтеся, багато хто з нас вкрай не любить подібні «говірки».

Чому? Тому що в кров будь-якої нашої людини ввібралася установка: нарада — це коли довго, офіційно і нудно говорять не по ділу, а згодом — все одно нічого не робиться. Ну хіба не марна трата часу?

Цей чудовий формат роботи

Наради в компаніях часто призначаються несподівано, проводяться час від часу. До того ж, вони належним чином не підготовлені, а керівники не вміють організувати обговорення. Тому багато учасників сприймають інформацію неправильно (не почув, не зрозумів, забув) — потрібні рішення не приймаються (відкладаються і повисають), а якщо й затверджуються — часто не виконуються. Адже так?

Прикро мені за цей чудовий формат роботи. Ось чому в сьогоднішній статті ми обговоримо, чим він добрий, що робить групове обговорення незамінним, навчимося проводити його ефективно.

Для початку – навіщо нам все це треба? Навіщо збирати разом безліч зайнятих людей, відривати їх від роботи?

Якісна нарада дозволяє задіяти ключові механізми, що підвищують продуктивність праці, про що далі...

Принцип синергіїЕфект синергії давно відомий психологам. Пам'ятаєте? — Ефективність цілого вища за сумарну ефективність окремих його частин. Або навіть простіше: одна голова добре, а дві краще. І це правда. Саме разом ми здатні згенерувати більше ідей, знайти безліч розв'язків проблеми та вибрати з цієї різноманітності оптимальне. У режимі групового обговорення люди починають працювати як єдине ціле, доповнюючи одне одного. Помножується й ефективність – перевірте. Ось чому, якщо вам необхідно вирішити низку робочих питань, то якісним обговоренням, цим величезним ресурсом не варто нехтувати.

Принцип згуртованості.Команда, тобто люди, які однаково бачать мету, що довіряють один одному і вміють працювати разом, ефективніше за одну людину. Чи згодні? А як ваші працівники стануть командою? Раптом? Самі собою? Можливо, одразу високоефективною? А за рахунок чого? Ключ до формування команди - спільний рух до мети, діяльний та організований. І всі ці умови живе режим наради. Наради та планерки – потужний інструмент згуртування, формування поваги до колег та керівника, чудовий навчальний інструмент. Тому, якщо вам важливо, щоб співробітники працювали злагоджено, а не просто значилися в одному відділі або компанії, проводьте щотижневі планерки якісно.

Принцип розуміння.Багато людей бояться невідомості. Нормальна людина — мимоволі чи мимоволі, усвідомлено чи ні — пручається незрозумілому та незнайомому, і це абсолютно природно. А якщо до розряду незрозумілого раптом потрапляють цілі компанії, показники її ефективності, завдання на найближчий місяць тощо? Що відчуває людина, в якої вимагають викопати яму, але не кажуть навіщо, якої глибини і де? Звичайно опір та демотивацію.

Наради — це майданчик для роз'яснення «курсу партії», підвищення його зрозумілості, прийняття його співробітниками, а відтак інструмент зниження їх опору невідомості. Тому, якщо ви впроваджуєте зміни — проводите їх через низку планерок та нарад.

Досвідчений керівник знає, що наради створюють організацію. З їхньою допомогою можна підтримувати зв'язки всередині компанії та проводити в життя прийняті рішення, звіряти те, як співробітники бачать цілі, та руйнувати бар'єри між відділами. Якщо ви не проводите наради, то у вашій організації народжуються чутки та домисли. Це проблема, яка призводить до роз'єднаності та невпевненості співробітників у завтрашньому дні, а тут недалеко і до втрати керованості.

Добре проведені наради здатні творити чудеса. Ключове слово тут - добре. Що ж потрібно врахувати під час проведення нарад?

Принципи ефективних нарад

Відповідність завданням

Є кілька форматів зборів: нарада, мозковий штурм; планерка, п'ятихвилинка. Кожен формат має показання до застосування і методику. Вирішуючи зібрати людей, тверезо оцініть ваші цілі та завдання. Що ви бажаєте отримати від цього формату? Люди мають знайти рішення? Тоді це мозковий штурм - ви всі нарівні і приймаєте до розгляду будь-які ідеї. Ви хочете поставити завдання? Тоді це планерка з протоколом та повісткою... Формат визначають ключові моменти: роль провідних зборів, стиль спілкування на зборах, результат зборів.

Приклади форматів:

Нарада. Мета - висунути ідеї, оцінити варіанти, знайти рішення.Тобто команда працює у творчому режимі. Апофеоз цього формату є мозковий штурм. Обов'язковою умовою є можливість озвучити ідею/думку, тобто культуру вільного спілкування на нараді. Люди мають без побоювання висловлювати свої думки, це треба заохочувати. Отже, не повинно бути жорсткої неконструктивної критики.

Планерка. Мета – проаналізувати поточний стан процесу та намітити нові завдання.Цей формат ближче до усної звітності за заданими показниками, тому саме наявність цих показників і є для нього обов'язковим. Планерка завжди проходить у справі, за наміченим порядком.

П'ятихвилинка. Ціль — позначити пріоритети, сформувати робочий настрій.П'ятихвилинки проводяться не для вирішення глобальних завдань та відповідей на запитання «Хто винен?» і що робити?" Це формат-нагадування. Ключові вимоги – позитив та короткостроковість. Пам'ятайте, ранкові наради відіграють роль стимулятора-активізатора-мотиватора. Їхня тривалість від 5 до 15 хвилин — не довше!

Конкретність

Чи окреслені самі завдання? Перед зборами чітко пропишіть його порядок денний і підготуйте необхідні вам матеріали. Розішліть повістку всім учасникам заздалегідь (не пізніше як за три години до початку, а краще за день), щоб вони також могли підготуватися. Це дозволить усім вам не загубитися в завданнях, дотримуватись лінії наради та вкластися у відведений час.

Короткочасність

Будь-яка нарада має укладатися у мінімально можливий час. Ідеал – 30 хвилин, максимум – година. Дуже погано, якщо доводиться проминати п'яту точку протягом кількох годин. Чому? Довільній увазі людини властиво розсіюватися з часом, саме — протягом 30-40 хвилин. При монотонному процесі, що відбувається, перестає сприйматися через 20-30 хвилин. А при зниженні уваги пам'ять людини працює набагато гірше... Це каже нам: за 3 години наради люди будуть дуже неефективними.

Таймінг

Обов'язковою умовою ефективної наради є жорсткий таймінг чи регламент. Призначте час початку та закінчення наради. Починайте в означений час незалежно від того, чи всі підтягнулися, — це привчить людей не запізнюватися. Встановіть ЧЕСНИЙ дедлайн за часом (наприклад, півтори години) і за 10 хвилин до дедлайну - закінчуйте незалежно від результату. Встановіть п'ятихвилинний таймер для кожного виступаючого, це навчить людей говорити по суті. Припиняйте розмови не по ділу на нараді, повертайте людей до теми. Майте чітку повістку для наради. Вона має бути у всіх учасників перед очима.

Адекватність учасників

На нараді мають бути присутні лише ті співробітники, яких стосується повістка. НІКОЛИ не кличте людей на нараду причепом, просто посидіти. Дотримуйтесь принципу оптимальності: учасників має бути меншим, але рівень їхнього впливу на питання — вищий.

Право на слово

Знайомі вам наради, на яких співробітники говорять лише тоді, коли до них звернуться, і дають керівнику соціально бажані відповіді, на кшталт «так, звичайно зробимо»? Чому так відбувається? Тому що люди звикли отримувати "по голові" за висловлену думку, особливо за сумнів. Якщо керівник просить оцінити, чи можна вирішити завдання, співробітник висловлює сумнів, а керівник у відповідь затикає йому рота — чого тоді навчаються інші? Мовчати і «не гнівати». А нам що потрібно від них? Інтелект та аналіз. Несумісні речі, правда? Тому саме під час наради, як ні в яке інше, співробітникам необхідно надавати право на слово, думку, ідеї, сумніви, питання. Більше того, необхідно навчитися відповідати на запитання співробітників: коротко, у справі, при цьому припиняючи непотрібні та довгі стогін про важке офісне життя.

Закріплення результатів

У кожної наради, а особливо такої, на якій ви ставите завдання, має бути письмовий підсумок. Рекомендую вести електронний протокол наради. Наприклад, у такому вигляді:

Після зборів протокол надсилається всім учасникам. Саме протокол наради стає інструментом контролю, дозволяє нічого не проґавити, не забути жодного поставленого завдання. А переведення протоколу в електронну систему (наприклад, 1С або «Лотус») уможливлює його інтеграцію в систему постановки завдань. І найголовніше: про поставлені на минулій нараді завдання обов'язково потрібно спитати. Саме режим циклічності нарад «аналіз → завдання → контроль → аналіз» дозволяє перевести збори з режиму марнослів'я у формат роботи.

Плановість наради

Все, що можна перевести в плановий режим, треба перекласти. Єдина можливість звикнути до процедур контролю – прокласти для них планове русло. В ідеалі всі співробітники повинні знати, коли з них запитатиметься за ту чи іншу справу, тобто коли треба звітувати — щоб встигнути зібрати дані та підготувати осмислений звіт. Позапланові наради доречні лише для вирішення термінових та важливих справ, і частка таких раптових нарад має бути невисокою. В іншому випадку співробітник просто не встигає підготуватися (означає, ви будете чути «не знаю»), іноді навіть не зможе бути присутнім (замість вісьмох приходять двоє, інші «в полях»), відволікається від справи (а висока продуктивність вимагає концентрації) і т.д. д.

Щоб оцінити ефективність ваших нарад, пройдіть тест:

У вас більше 3 так? Давайте оптимізуватись!

Етапи підготовки та проведення ефективної наради

Визначте цілі та завдання наради.Які питання слід вирішувати? Яку інформацію слідкувати? Які висновки робити? Як успішніше структурувати завдання?

Визначте формат наради, виходячи із завдань.Виберіть учасників та час наради. У наради ОБОВ'ЯЗКОВО має бути голова/ведучий, який слідкуватиме за регламентом. Ця людина має нести менше відповідальності за вирішення проблеми, щодо якої зібрано нараду. Тоді він менш зациклений на емоціях (ніж, наприклад, ініціатор зборів) і не лобіює, мимоволі чи мимоволі, вигідні останньому рішення. І право висловитися дається чесно всім присутнім.

Визначте структуру наради.Нарада повинна мати чітку структуру і щоразу проходити саме в порядку, передбаченому їй.

Типова структура планерки:

• Вступне слово/розминка.

  Цілі. Регламент. Формат.

  Загальні питання.

  Загальні результати. Виконання поставлених завдань.

  Приватні результати/звіти учасників.

  Аналіз результатів. Постановка задач. Підведення підсумків.

Типова структура наради:

Позначення проблеми, цілі. Важливість теми. Плани.

Цілі. Регламент. Формат.

Обговорення. Аналіз.

Аналіз результатів. Постановка задач.

Підведення підсумків.

Типова структура мозкового штурму чи обговорення:

Вступне слово/мети зборів/регламент.

Проблема та чому це важливо.

Генерація ВСІХ варіантів рішення.

Обговорення плюсів та мінусів кожного варіанту.

Вибір варіанта рішення. З нього — постановка завдань учасникам.

Підготовка протоколу зборів.

Визначте регламент.Під час розробки регламенту пам'ятайте, що він має бути зручним як керівника, так учасників. Стандарт: 3-7 хвилин на виступ із постановки завдань; 5-7 хвилин на дебат. Перерви корисно передбачати з розрахунку 10-15 хвилин кожні 45-60 хвилин активної роботи. За великим рахунком, наради триваліші за годину — це ризик втратити увагу учасників. Такі збори можуть бути малоефективними.

Встановіть черговість вирішуваних питань.Питання щодо регламенту визначаються тими ключовими моментами, від яких залежить загальний результат та якість роботи фірми (наприклад, зворотний зв'язок від клієнтів, реакція на рекламу, інформація за новинками тощо).

Розділіть усі питання на три групи.

1. Питання регулярні – за регламентом. Намагайтеся швидше впоратися із регулярними питаннями. Спочатку їхнє обговорення може займати весь час. Потім до них додадуться поточні питання — люди самі проявлятимуть активність. Але ваш пріоритет, який і визначає швидкість руху вперед, це питання розвитку. Саме на них відводьте до 50% часу наради.

   Запитання поточні — за планом наради: ідеї, що виникли, проблеми, що заважає роботі і як її оптимізувати. Усього ви можете розібрати трохи більше 5 питань. Починайте завжди з найважливішого. Краще закінчити з одним важливим питанням, ніж залишити не до кінця десяток вирішеними.

   Питання розвитку – за планом розвитку.

Підготуйте необхідні документи та форми.Щоб ефективно опрацювати питання, дуже важливо правильно підготувати матеріал до нарад та розіслати його всім заздалегідь. На нараді необхідно вести протокол наради, де мають фіксуватися всі прийняті рішення.

Визначте час проведення наради.Якщо співробітники дисципліною не відрізняються, часто спізнюються, рекомендую проводити щотижневі наради вранці, прямо на початку робочого дня — своєчасний прихід працювати забезпечений. Найзлісніші «запізнювачі» перевиховуються за кілька днів. Завжди вказуйте час закінчення наради. Намагайтеся закінчувати трохи раніше – це стає приємним сюрпризом для учасників. Принаймні після обговорення планових питань має залишатися ще якийсь час. Тоді співробітники матиму можливість, привід і стимул ставити свої питання — тобто проявити активність і подумати. А що може бути краще для керівника, ніж активний та розумний співробітник!

Переконайтеся, що нарада необхідна.

Дайте відповідь на такі питання:

1. Чи актуальні питання до наради? Сьогодні треба говорити саме про це?

   Форма подачі матеріалу відповідає меті, аудиторії, змісту?

   Що має статися/залишитися в голові у працівників після наради?

   Чи можна не проводити нараду і досягти того самого результату?

Якщо ви відповіли «Так» на запитання 1, 2 та «Ні» на запитання 4 — сміливо проводьте нараду!

Сьогодні хочу розповісти про конкретний інструмент управління. Ця стаття – відповідь на лист друга з Казахстану.

"Привіт! Мені потрібна допомога у вигляді поради. Я був на зустрічі в одного районного акіма (губернатор на вашу). У нього є проблема. Є 2 блатні заступники, які не працюють (і не хочуть працювати і користі від них немає, нероби, заради статусу сидять) і звільнити їх теж не можна, тому що зверху кришують.І ще не хочуть, щоб хтось їхню роботу робив.Таким чином, мій аким у пастці.Тому йому витягувати район і треба робити роботу. Хотілося б знати, як вирішити цю проблему. Заздалегідь вдячний..."

Я думаю, з такою проблемою стикаються не лише в Казахстані, а й не лише у державних установах. Іноді в компанії засяде такий товариш, начебто все в нього чудово, а ось результатів жодних. І причепитися начебто ні до чого, і звільнити нема за що. Що ж робити у такому разі?

Я пропоную простий спосіб - щотижневу планерку

• Планерка не повинна бути довгою

Максимум – 30-40 хвилин.

• На планерці ведеться журнал

У цей журнал записується все те, що керівники мають намір досягти протягом тижня.

• Планер починається з того, що зачитується Мета компанії.

Мається на увазі велика мета. Наприклад: "Росія, що процвітає, вносить гідний внесок у світову цивілізацію". Після цього зачитується поточна мета, наприклад: "Підняти дохід у 5 разів цього року".

• Після цього провідний планерки просить керівників підрозділів розповісти по черзі, що вони зробили минулого тижня для досягнення мети.

При цьому основною функцією провідних зборів є контроль того, щоб виступаючий керівник не "лив воду" і не допускав фраз типу "ми збільшили ефективність відділу продажів на 15%". У такому разі він просто запитує чемно, які саме були зроблені кроки і який отриманий результат.

Відповідь, наприклад, може бути такою:

Ми провели тренінг для продавців. розіслали понад 500 листів нашим потенційним клієнтам. Загалом було прийнято 118 дзвінків від зацікавлених клієнтів і було виставлено 53 рахунки на загальну суму 3 млн. 600 тис. Загальний дохід по відділу становив цього тижня 1, 8 млн. рублів. що на 15% більше минулого тижня.

Така відповідь є прийнятною. Ведучий планерки може ініціювати короткі оплески з інших керівників.

Якщо керівник намагається "лити воду" або "наводити тінь на тин", завдання ведучого полягає в тому, щоб інші керівники це побачили. Підійде, наприклад, така фраза: "Це був непростий тиждень. Ми багато думали..."

При продовженні таких спроб ведучий планерки перериває промовця і каже, що зараз планерка і якщо немає конкретних результатів, то переходимо до наступного відділу. Або може попросити зачитати секретаря запису з минулого планерки, а що саме планувалося досягти цього тижня у цьому відділі.

Наприклад:

1. 1. Провести опитування щодо нового продукту у 400 клієнтів. Зроблено? Ні.
   2. Виставити рахунки загальну суму 2 млн.800 тис. рублів. Зроблено? Виставлено на 17 тисяч рублів. Провести тренінг продавців. Зроблено? Ні, ми були перевантажені.
   3. Зрозуміло, достатньо. Переходимо до наступного.

Хочу відзначити, що на такій планерці розкривається і робиться видимим усім іншим керівникам, хто досягає результатів і дійсно допомагає компанії рухатися до мети, а хто майстерно зображує гнучкий шланг і імітує корисну діяльність.

• Після того, як всі розповіли про результати, ставиться мета наступного тижня для всієї компанії, і ведучий досягає згоди в учасників із цією метою.

Ведучий просить керівників по черзі сказати, що вони збираються зробити для досягнення цієї мети у своїх сферах, і це записується в журнал.

Керівники можуть просити щось додатково зробити інших керівників, якщо їхні підрозділи пов'язані та їм потрібні спільні дії. З цього приводу досягається згода і фіксується у журналі.

• Після всього цього провідний планерки запитує, чи готові вони по-справжньому досягти мети цього тижня, і оголошує СТАРТ!

Ця проста та ефективна форма проведення планерки дозволяє досягти цікавих результатів. Керівники або починають по-справжньому виробляти і досягати результатів, або збігають з компанії під різними приводами, звільняючи місце новим керівникам, які дійсно хочуть робити свій внесок у команду, а не просто зображувати видимість корисної діяльності, перебуваючи в променях слави та пошани, отримуючи не заробляючи.

Ну і найголовніше - ця форма дозволяє навіть дуже продуктивним керівникам досягати ще більшого, чого я вам відверто бажаю.

СТАТТІ на цю ж ТЕМУ

Досягти злагодженої, швидкої та ефективної роботи колективу – непросте завдання для будь-якого керівника. Завдання начальника – виробити єдину стратегію дій кожному за підлеглого, стежити їх роботою і коригувати її. Щоб досягти плідної роботи, потрібно розуміти, як проводити наради, як правильно дати встановлення підлеглим на певний період.

Планерка - обговорення та розподіл робочих завдань, запланованих на певний час. Такі наради можна умовно розділити на кілька типів залежно від їхнього виду, часу та кількості.

До першого типу належать звітні планерки (проводити такі необхідно керівництву, щоб повідомити, як виконуються робочі завдання на даний момент), дискусійні наради (коли розглядаються пропозиції та обговорюються зміни плану дій) та мотиваційні збори (де кожен отримує своє завдання у процесі вирішення головного питання) ).

Виходячи з часу можна проводити щоденні, щотижневі або щомісячні наради.

Якщо взяти за основу кількісний фактор, планерки можна поділити на загальні чи масові (на яких присутні усі працівники) та закриті (коли нарадиться окрема група чи відділ).

Проведення планерок має певні переваги:

• Підтримує дисциплінованість, скорочує кількість запізнень.
• Допомагає чітко та зрозуміло поставити завдання колективу. Короткостроковий план на день набагато корисніший і продуктивніший за піврічний.
• Визначає реальний показник роботи. Ця якість поширюється, якщо на планерці працівники подають начальству звіти про виконане.

Не варто забувати про високу мотиваційну роль нарад. Проводити нараду грамотно – значить позитивно впливати на настрій співробітників, дати заряд для плідної роботи та стимулювати до підвищення показників. Крім того, така властивість сприяє налагодженню позитивних відносин між колективом та начальством.

З іншого боку, проведення планерок має і негативні сторони:

• Тривалі наради забирають сили та енергію у працівників.
• Раптові, позапланові збори, зазвичай, малоефективні.

Щоб уникнути таких негативних чинників, слід проводити наради продумано.

Думка експерта

На планерці співробітники пропонують нові ідеї розвитку бізнесу та підвищення продажів

Асмік Геворгян,

генеральний директор та одна з власників мережі магазинів «Провокація» у Москві

Ми винагороджуємо та всіляко підтримуємо наших працівників, яким цікаво підвищити впізнаваність бренду. Наші франчайзі вирішили проводити 2 рази на місяць спеціальні наради, на яких співробітники висловлюють свої думки та пропозиції щодо розвитку компанії та збільшення продажів. Автори найцікавіших проектів та ідей отримують премію до 15% від окладу.

Деякі з найкращих наших принтів на футболках були спочатку придумані та запропоновані працівниками. Завдяки співробітникам ми підвищуємо впізнаваність компанії, спонсоруючи культурні молодіжні заходи.

Яскравий приклад: один із наших співробітників у Тулі запропонував брати участь у проведенні муніципальних спортивних змагань та вечорів у клубах. Креативність та цілеспрямованість цього працівника стала запорукою того, що наша реклама з'явилася у популярних міських кафе. Зрештою продажі по місту Тула збільшилися вдвічі. Аналогічно збільшився і дохід працівника – за кілька місяців він став директором магазину.

3 складові успіху проведення планерок

1. Інформаційна складова.Зробіть матеріал цікавим та корисним для слухачів. Якщо нудної інформації уникнути, намагайтеся подати її незвичайним способом. Інформація, яка доводиться на планерці, має бути корисною та захоплюючою. Якщо ви маєте намір проводити наради успішно, прісні та сумні відомості краще не повідомляти.
2. Емоційна складова.Захоплюючий матеріал із поганою подачею – це поганий матеріал. Згадайте університет – проводити час на одних парах було нудно, студенти буквально спали на заняттях, а на інших усім хотілося вникнути у суть та подискутувати.
3. Лідер, який проводить збори.Авторитет оратора безпосередньо впливає на засвоєння інформації. Якщо ви ще не досягли високих риторичних навичок, старанніше займайтеся над першим та другим пунктом перед тим, як проводити зустріч.

Як проводити планерки, уникаючи опору співробітників

Ні для кого не секрет, що часто працівники негативно ставляться до планерок. Варто зрозуміти причини такого сприйняття.

По перше, споконвічне походження таких планерок асоціюється у людей з часом, коли засоби зв'язку не дозволяли координувати роботу людей і необхідно було збиратися особисто всім колективом та годинами обговорювати важливі робочі питання. Оскільки інших способів дізнатися чи обговорити важливі моменти просто не було, до зустрічі накопичувалися тонни запитань, зауважень та побажань щодо роботи. Тому й проводити збори доводилося кілька годин.

По-другеБагато офісних службовців дратує саме той факт, що планерка забирає 1/5 всього робочого часу. При цьому на обговорення доводиться не так вже й багато – мова начальника зазвичай займає половину наради.

По-третє, якщо проводити збори щодня, те й ставитися щодо нього працівники скоро будуть як до події «для галочки». Співробітники не повідомлять розгорнуто та цікаво про хід роботи чи будь-які зміни, тому що їх просто може не статися за такий короткий термін. Головні цілі будь-якої компанії – це довгострокові плани, тому не варто забирати цінний час у співробітників, щоб послухати «справи в нормі, ми працюємо». Лише у критичних випадках, позаштатних ситуаціях і термінових завданнях виникає необхідність проводити щоденні наради.

Як правильно провести планерку, вибравши відповідний формат

1. Інформаційна планерка

Проводити таку планерку можна по понеділках, зробити це щотижневим заходом для кожного відділу вашої фірми, кожного керівника підрозділу. Мета проведення цієї наради – з'ясувати, що виконано за минулий тиждень, чого вдалося досягти, і що заплановано цього тижня. Керівники можуть повідомити важливу інформацію підлеглим та мотивувати їх на плідну роботу. Не варто затягувати за часом – найкраще проводити зустріч, уклавшись у 30 хвилин.

2. Розподіл завдань

Таку коротку планерку найкраще проводити на початку дня. Керівники роздають доручення на день та пояснюють їх співробітникам. Якщо питань чи важливої ​​інформації немає, така планерка не забере багато робочого часу у працівників.

3. Планерка-нарада

Проводити подібну планерку потрібно після того, як усі співробітники будуть заздалегідь сповіщені письмово або електронно. Дайте їм підготуватися на тему, призначте час зустрічі та секретаря зборів. Висновки та підсумки з наради також надішліть кожному, хто був присутній або має бути на планерці. Важливо відзначити, що не можна проводити таку планерку надто довго. Якщо цього все-таки не уникнути, обов'язково влаштовуйте тайм-аути на відпочинок чи перекушування.

4. Творча планерка

Якщо цього разу вам нема чого запропонувати колективу, гарним варіантом буде провести планерку у нестандартному форматі. Це може бути конкурс на найкращу ідею чи мозковий штурм.

5. Планерка для вирішення конфліктів

Не варто забувати про людський фактор і можливе непорозуміння в колективі.

Правильна позиція начальника – виявити та вирішити подібну проблему. Проводити зустріч із цією метою буде як ніколи доречним. Вам потрібно дати кожній людині можливість пояснити свою позицію та розповісти, що саме її не влаштовує. Формат такої наради не повинен бути суворим, нехай люди поговорять чи посперечаються, аргументуючи свою думку. Після того, як ви разом виявите проблеми, потрібно їх подолати. Необов'язково брати це тільки на себе, вам допоможуть HR фахівці та вищі керівники.

Проводити збори потрібно, обравши цікаву тему для всіх – так, щоб кожен захотів висловитись, а у вас була можливість регулювати розмову та коригувати її напрямок.

Підсумуйте нараду, зберіть усе сказане учасниками та ознайомте їх з результатами.

Не потрібно з самого початку попереджати колег, що планерка проводиться через конфлікт, що виник. Виняток – спеціальні збори, організовані виключно на вирішення подібних ситуацій.

Як збільшити користь планерки

Погано організовані планерки, наради та збори абсолютно марні і навіть шкідливі. Тому що самі по собі вони додаткової вартості не виробляють, а ось часу на них витрачатися може дуже багато.

Дізнайтеся правила організації ефективних планерок від журналу «Комерційний Директор», які рухатимуть робочий процес при мінімумі часу, що витрачається.

Як проводити планерки щодня: покроковий алгоритм

Крок 1. Визначаємо мету проведення ранкової планерки

Кожна організація повинна представляти та планувати результати своєї роботи. Грунтуючись на намічених цілях, необхідно складати поетапний план реалізації.

Виберіть цілі зі списку, які підходять для вашого бізнесу:

• Постановка задач

Головне, для чого варто проводити колективні збори – це планування завдань. Щоденний план співробітника не повинен включати більше 3 завдань і 1 фокусу. В ідеалі кожен працівник сам намічає завдання та фокуси на день та повідомляє про це керівнику.

Щоб поставити реальні та здійсненні завдання, користуйтесь . Планувати роботу найкраще конкретними цифрами. Візуалізуйте інформацію: проводити захід краще у кімнаті з проектором або дошкою, на яку запишете основні завдання. Фокус на день спеціально відзначте маркером і наголосіть на цьому під час розмови.

Найкраще, щоб кожен співробітник записав свій план.

• Зворотній зв'язок від працівників

Дуже часто працівники, зіткнувшись із проблемою чи незрозумілою ситуацією, не повідомляють про це начальника. Як правило, це обговорюється між колегами і не вважається гідним донесення керівництву. Необхідно налагодити постійний контакт із підлеглими. Співробітники повинні звикнути розповідати керівникові про те, що їх непокоїть та хвилює у процесі виконання своїх обов'язків.

У такому випадку керівнику потрібно проводити окремі наради, щоб вислухати кожну проблему та відреагувати на неї належним чином, навіть якщо вважає, що ситуація не варта особливої ​​уваги. Окрім цього, шукайте корінь заковика, а не винного. Призначайте конкретну людину, відповідальну за усунення проблеми, і відведіть на це чіткий термін.

• Передача досвіду та навчання

Виступіть першим – розкажіть колегам, як самі б виконували доручене завдання. Почніть обговорення, запитуйте співробітників, як краще та плідніше зробити ту чи іншу роботу. Проводити планерку можна у форматі гри або взяти діловий кейс, щоб кожен взяв участь в обговоренні.

Можна проводити навчання: розповідати чи повторювати разом із колегами скрипти, типові відповіді, переваги продукту, акції компанії тощо. Залучіть весь колектив у цей процес.

Не повторюйтесь, навчайте співробітників новому щодня, розвивайте їх!

• Підвищення командного духу

Говоріть про компанію як про згуртований колектив – у мові використовуйте слова «ми», «наша команда».

Повідомляйте нове та цікаве за останній день: те, що сталося вчора, новини компанії, її успіхи (навіть невеликі). Якщо у вас є внутрішнє поштове розсилання, це ще не означає, що всі до одного її читають. Тому найцікавіше та важливе можна ще раз розповісти на планерці. Якщо інформація є не зовсім позитивною, у співробітників з'явиться можливість обговорити план дій.

Пам'ятайте про важливі для працівників дати, говоріть про них (дні народження самих співробітників, членів їхніх сімей, дітей, важлива подія для компанії тощо).

• Мотивація колективу

Проводити нараду можна для того, щоб зарядити колектив позитивом на наступний день. Для цього потрібно:

• Похвалити когось із співробітників (найкращий за продажами, гарна якість, подяка від клієнта, вирішення скрутної ситуації тощо).
• При розподілі завдань пояснити, наскільки позитивно позначиться робота на загальних цілях фірми. Дайте зрозуміти кожному працівникові, що він важливий.
• Використовувати мотиваційні слова та фрази: "Давайте зробимо це!", "Покажіть, на що ви здатні!" і т.п.
• Показати, що ви вірите в кожного співробітника, частіше говорити такі фрази, як "Ми можемо" "У нас вийде", "Я впевнений" і т.п.

Важливе правило, щоб проводити результативні зустрічі, – говоріть лише про позитивні речі, не вичитуйте когось на планерці, не лайте колектив. Вранці варто говорити лише про позитивне!

Обов'язково використовуйте всі цілі, згадані вище, але не для всіх потрібно проводити збори.

Крок 2. Складаємо регламент

Після того, як ви обрали цілі ранкових нарад, необхідно визначитися, як їх проводити. Регламент можна роздрукувати та повісити у тому кабінеті, де проводиться планерка.

Визначтеся, як довго ви збираєтеся проводити зустріч, і запишіть це в правила. П'ятнадцяти хвилин цілком достатньо для проведення ефективної зустрічі. Крім цього, внесіть конкретний план: те, про що ви говоритимете на зборах. Для цього необхідно:

Проводити планерку потрібно на позитивній ноті. Привітайте колектив, відзначте когось із співробітників за виконану роботу та успіхи за минулий день. Наприкінці наради можна привітати колектив, побажати приємного дня чи мотивувати продуктивну роботу.

На початку планерки повідомите, що було зроблено за минулий день. Ставте нові завдання з урахуванням виконаного. Після цього можна проводити навчання або розпочати повторення.

Досягніть реакції колективу, поспілкуйтеся з ним наприкінці зустрічі, щоб не затягувати захід. Якщо тема для обговорення є надто складною і потребує більше двох хвилин, винесіть її на окрему планерку або доручіть вирішити конкретному співробітнику.

Крок 3. Готуємось до планерки

Щоб правильно та грамотно проводити планерку, слід готуватися до неї заздалегідь. Підготовкою до ранкової наради краще зайнятися ввечері і обов'язково все записати.

Завдання на день повинні відповідати більш довгостроковим цілям і враховувати проблеми, що виникли за попередній день. Окремо для кожного пункту записуйте те, про що говоритимете: позитивні новини, проблеми, нещодавні події, навчання.

Крок 4. Проводимо планерку

Починайте проводити зустріч, використовуючи складений план. Вітайте колектив. Слідкуйте за часом, щоб нарада не тривала довше, ніж на 15 хвилин.

Під час проведення зустрічі спостерігайте реакцію працівників на кожен етап планерки. Тож ви зможете визначити, що було цікаво колективу, а що ні. Якщо якась інформація не зацікавила співробітників, подумайте, чи можна її прибрати з плану або змінити спосіб її подачі.

Зрозуміти, наскільки ефективно ви провели планерку, можна за показником якості роботи співробітників, рівнем продажів. Якщо продуктивність підвищилася, то планерка була організована правильно.

Думка експерта

Як провести нестандартну ранкову планерку

Дмитро Гришин,

голова ради директорів та один із засновників Mail.Ru Group у Москві

Для нас проводити наради незвичайного формату – звична річ. Кожна з них займає менше півгодини. Планерки відкриті для всіх бажаючих, брати участь можуть будь-які співробітники, а не тільки ті, які безпосередньо стосуються теми планерки. Говоримо ми стоячи, щоб трохи віддалитися від звичного формату роботи на робочому місці.

Знайти якнайбільше креативних ідей для вирішення проблем, навіть тих, які здаються зовсім нереальними, – це основна мета, з якою ми почали проводити такі планерки. Критикуються пропозиції суворо у справі, без емоцій, говорячи лише про технічний бік питання.

Все запропоноване колективом заноситься до спеціальної бази. Проводити заходи такого формату – це означає дати можливість працівникам чути один одного і не зациклюватися на малозначній проблемі. Кожен почувається залученим до спільної справи, важливою для компанії, а це як ніщо інше дає стимул до роботи.

Як правильно провести планерку у відділі

Кожен із нас розуміє, як багато доводиться робити керівникам підрозділів. Окрім звичайної роботи, вони беруть на себе вирішення проблем та загальну організацію всього відділу. Ефективність роботи начальника залежить від цього, які методи та інструменти управління він використовує. Чи варто витрачати час і проводити наради у такому разі?

Все залежить від підходу керівника до питання планерки. У разі начальники підходять до проведення планерок дуже формально, навіть якщо правилами компанії передбачено обов'язково проводити подібні збори. Такий керівник вважає, що головне – більше зусиль, менше нарад. Інші ж начальники відділу вирішують проводити зустрічі з власної ініціативи, бо знають, наскільки ефективним є такий інструмент для підвищення якості роботи колективу.

Якщо наставник цілого відділу вважає, що проводити збори потрібно просто тому, що «треба», то йому не варто гаяти час на проведення планерок. Будь-які заходи, організовані лише виду, позначаються на роботі лише негативним чином. Виходячи з самої назви, планерка - це грамотне планування дій щодо досягнення великих цілей компанії.

На основі циклу Демінга планерка – це періодична перевірка (Check) роботи колективу з метою зміни або перенаправлення руху (Akt), якщо це буде потрібно.

Як часто проводити планерки у відділі? Щоденні наради у відділі необхідні лише новим чи недосвідченим працівникам, яким не впоратися без постійного контролю та порад начальства. Для більш згуртованого та досвідченого колективу проводити наради потрібно раз на тиждень, в той самий день, приблизно однаково за часом і структурою планерки. Це необхідно з метою дисципліни.

Найчастіше керівник відмовляється від проведення планерки, бо вважає це марнуванням часу. Взаємодія з колективом перетворюється на короткий монолог без зворотної реакції співробітників. При такому підході втрачається більшість функцій, окрім хіба що інформаційної та частково дисциплінуючої.

Для будь-якого керівника взаємодіяти з групою набагато складніше, ніж окремо з кожним співробітником. Керувати цілим колективом відразу – це вміння досвідченого та гарного начальника. Такий керівник знає, як правильно проводити планерку: швидко і у справі, при цьому отримати віддачу від групи, обговорити з ними якесь питання і на підставі цього регулювати роботу відділу. Найкраще вкластися в півгодинні збори (+ - 15 хвилин). У людині фізіологічно закладено саме такий час для найбільшої концентрації уваги.

Введення нового заходу – планерки – вимагатиме певного часу. Найчастіше потрібно неодноразово провести нараду, щоб такий інструмент запрацював. Якщо начальник відділу почне вислуховувати реакцію у відповідь колективу, він отримає багато нової інформації, яку до цього ніхто не висловлював. Але тепер натрапив на випадок – керівник сам запитав! Потрібно буде визначити окремі ролі для співробітників та їх призначення у роботі всієї групи, долати заперечення, аргументувати свою позицію якнайкраще. Часто керівники не доводять впровадження нового інструменту до кінця і, перебуваючи за кілька кроків від ідеального результату, повертаються до менш ефективного управління, тобто проводити розмови окремо з кожним співробітником.

10 правил, як провести ранкову планерку у відділі продажу

Найчастіше менеджери з продажу добре справляються з основним обов'язком говорити з людьми та продавати товар, але при цьому зовсім не вміють діяти згідно з планом, аналізувати виконану роботу та працювати стабільно. Якщо менеджер вже отримав багато замовлень цього місяця, він перестає працювати так само активно, робить менше холодних дзвінків, не займається пасивними клієнтами.

Помітивши таку тенденцію, керівник може повідомити менеджеру про це на планерці, сказати, що його ухилення від роботи помічено та контролюється. Зрозуміло, менеджери шукатимуть привід, щоб не брати участь у нараді, аргументуючи це своєю зайнятістю. Проводити нараду можна з адміністративною управлінською метою, коли керівник може вплинути на роботу та налагодити її, якщо помітив спад чи аврал.

Щоб проводити планерку максимально ефективно, потрібно дотримуватись цих правил:

Правило 1. Періодичність

Проводити ранкові зустрічі слід щодня одночасно, незалежно від вашого настрою. Згодом планерка увійде у звичку і служитиме сигналом для початку роботи менеджерів. Були випадки, коли відсутність наради чи погана її організація ламала звичний уклад дня менеджерів, забирала гарний настрій та бажання працювати.

На ранковій планерці менеджери повинні до кінця прийти до тями, прокинутися і зрозуміти - настав час почати роботу!

Правило 2. Дисципліна

3 застави результативної планерки – проводити збори з точною структурою, певними цілями та однаковим часом. За дотримання правил планерка позитивно позначається на роботі менеджерів, відхилення від них – навпаки, шкодить праці.

Проводити нараду необхідно одночасно. Співробітники повинні прибути в офіс заздалегідь і не запізнюватись. Налаштуватись на роботу потрібно до та під час зборів, щоб одразу ж розпочати роботу після завершення планерки. Кожен менеджер повинен заздалегідь підготуватися до планерки, визначити цілі на день і порахувати всі показники, щоб не забирати час у всього колективу в процесі наради та не відволікатися самому.

Якщо ви вирішили проводити збори в ігровому форматі, виділіть для цього приблизно 45 хвилин. Це більше, ніж для звичайної планерки, але дуже ефективно для роботи колективу та фінансових показників компанії.

Правило 3. Енергійність

Ранкова нарада ставить настрій співробітникам на весь день.

Якщо проводити нудну та нецікаву планерку, то й позитивного ефекту від роботи цього дня не буде. Видавайте інформацію чітко та цікаво, не дозволяйте колективу уникати теми чи запитувати про те, що не стосується спільної роботи команди.

На планерці варто говорити лише про те, що стосується всіх співробітників. Такий захід – це колективна праця, а не просто час відсидітись.

Правило 4. Навчайте своїх менеджерів постійно

Щоразу наприкінці робочого дня дізнавайтеся у менеджерів, як пройшла робота – які проблеми виникли, які заперечення від клієнтів не вдалося подолати. Підсумовуйте інформацію, щоб проводити частину ранкової планерки, розбираючи ситуацію з колективом.

Спершу нехай сам менеджер опише проблему, що виникла. Після цього коротко повторіть теорію на цю тему, наприклад, розділ аргументації. Після цього влаштуйте мозковий штурм у процесі гри: роль клієнта візьме він менеджер, зіткнувся зі складністю, інші підлеглі пропонують варіанти вирішення проблеми.

Проводити обговорення потрібно так, щоб кожен працівник взяв участь у пошуку рішення. Вам не потрібно самостійно і щоразу пояснювати, як упоратися із труднощами, нехай команда сама знайде вихід за допомогою взаємодії один з одним.

Такий підхід із щоденним навчанням дасть можливість менеджерам постійно вдосконалюватись і не боятися зіткнутися з проблемою.

Правило 5. Постійно контролюйте заплановане

Правило гранично відомо з назви. Якщо перестанете контролювати роботу менеджерів, ефективної роботи ви не побачите.

Правило 6. Мотивація команди

Проводячи планерку, повідомляйте не лише загальні результати за попередній день, але й виділяйте менеджерів із кращим та найгіршим показником. Це не вплине негативно на роботу співробітників, а лише дасть стимул працювати так само добре або виправитися, якщо вчора щось не вдалося.

Важливо відзначати як кількісні показники, а й якість роботи. Похваліть менеджерів, які краще за інших спілкувалися з клієнтом. Ви можете самостійно прослухати розмови працівників або звернутися за звітом до відділу контролю якості.

Правило 7. Конкретність у планах

Плануючи свій день на ранковій нараді, менеджер має визначитися, який продаж зробить, з ким зустрінеться, яку оплату отримає. Необхідно звикнути проводити захід таким чином, щоб менеджери завжди видавали ці дані у конкретних цифрах та назвах організацій. Нехай менеджер чітко назве ті компанії, до яких зателефонує і поїде, навіть якщо на сьогодні у нього не заплановано конкретних відповідей від клієнтів.

Крім того, денний план має бути частиною мети на місяць. Іншими словами, якщо план продажів на місяць становить 500 000 рублів, то продажник не може планувати отримати за день 15 000, оскільки такий темп не призведе до виконання довгострокового завдання.

Потрібно обов'язково боротися із запереченнями власних співробітників, які не хочуть ставити собі високу планку, посилаючись на забобони чи просте невдоволення. Привчайте працівників ставити амбітні цілі.

Не слід забувати, що план має бути реальним і здійсненним, а не сказаним просто так. Менеджер повинен розуміти, що завдання, поставлене на день, реальне, і прагнути його реалізувати.

Правило 8. Перевірте готовність усієї команди

Перш ніж відправити своїх підлеглих по місцях, перевірте їхню готовність. Йдеться як про зовнішні ресурси (матеріали для презентації, візитки, телефонні бази та інше), так і внутрішні, «людські» – чи у всіх відповідний настрій, чи з кимось потрібно додатково попрацювати окремо, щоб мотивувати на продуктивну діяльність.

Правило 9. Потужний заклик до дії наприкінці планерки

Для завершення планерки придумайте яскраву фразу, що мотивує, яка послужить сигналом для початку роботи – наприклад «За справу!», «Вперед!» і тому подібне.

Така фраза послужить якорем, який додатково заряджатиме енергією колектив.

Правило 10. Візуалізація

Щоб проводити планеру з більшою результативністю, обов'язково потрібно оформити дошку, на яку будуть прикріплені результати наради та рейтинг, щоби співробітники бачили загальні досягнення, свій показник і те, наскільки вони близькі до виконання місячного плану.

Як проводити планерку щотижня

Якщо ви хочете проводити планерку ефективно, необхідно врахувати дві умови.Перш за все, час, відведений на нараду, – не бути довгим, приблизно півгодини. Друге – записи під час планування. Цілі, які озвучують керівники, мають бути обов'язково записані.

Щотижнева планерка складається з чотирьох етапів:

Етап 1. Оголошення цілей компанії

Проводити щотижневі збори найкраще, розпочавши з повторення основної чи довгострокової мети фірми. Наприклад, "Благополучна компанія з великим ринком збуту". Вже після цього називайте завдання більш короткий період – на кшталт «Збільшити дохід організації у 3 разу».

Етап 2. Керівники підрозділів розповідають по черзі, що вони зробили минулого тижня задля досягнення мети

Проводити планерку необхідно з метою дізнатися конкретну інформацію від керівників про виконану роботу. Не можна допускати загальних фраз, неінформативної мови, як "Нам вдалося збільшити ефективність роботи відділу на 10%". У такому разі варто коректно запитати, яких саме заходів було вжито.

Якщо начальник відділу продовжує видавати інформацію загального характеру, провідний планерки має перервати його і прямо запитати, чи є інформація, гідна огляду на нараді. Якщо ні, слід проводити збори далі, передавши слово іншому підрозділу.

Якщо проводити зустрічі такого формату, можна чітко бачити результати роботи кожного відділу компанії. Крім того, так з'ясовується, хто з керівників старанно працює на благо організації, а хто тільки вдає.

Етап 3. Ставиться мета наступного тижня для всієї компанії, і провіднийдосягаєзгоди в учасників із цією метою

Дайте кожному керівнику можливість розповісти, що збирається зробити його відділ цього тижня, як виконуватиме план. Намічені завдання занесіть до журналу.

Крім того, начальники відділів матимуть можливість взаємодіяти між собою: попросити щось зробити інший відділ, якщо знадобилися спільні зусилля. Після обговорення такі цілі також варто записати в журналі.

Етап 4. Ведучий планерки запитує, чи готові вони по-справжньому досягти мети цього тижня, і оголошує старт.

Така форма проведення планерки допомагає досягти найпозитивніших результатів. Керівники підрозділів починають старанно працювати і досягати високих показників за своїм відділом або звільняють посаду більш цінних кадрів. Саме за допомогою таких зборів можна зрозуміти, хто з колег докладає максимум зусиль, а хто лише створює видимість.

Думка експерта

Найкращий варіант проведення щотижневих планерок - багаторівневий

Володимир Кисельов,

генеральний директор, партнер ЗАТ «Компанія ШЕРП» у Москві

Щотижневі планерки - обов'язкові заходи для кожної компанії, на яких розглядаються та обговорюються підсумки роботи та ставляться цілі для наступного тижня. Найкраще проводити збори за кожним рівнем. Спочатку радяться керівники відділів та Генеральний директор, а вже після проводяться планерки у кожному відділі з його безпосереднім начальником. На другорядних планерках керівники можуть також оголосити інформацію, що стосується всієї компанії та кожного співробітника.

Важливо проводити планерку не тільки в строгих рамках заявленої теми, але й дати можливість співробітникам дізнаватися цікаву інформацію та обговорювати робочі питання. Роль подібних зустрічей дуже велика: так колектив дізнається про нові цілі, зміни в плані чи інші новини. Генеральний директор має проводити зустрічі зі співробітниками, які не беруть участь у щотижневих планерках, 1 раз на місяць чи квартал.

Як проводити планерки, використовуючи творчий підхід

1. Виберіть незвичайне місце

Проводити збори можна не лише в офісі. Пошукайте гарне місце у вашому місті, набережну, пішохідну вулицю або кафе. Головне, щоб ви могли швидко туди дістатися з роботи та на роботу.

Місце, яке сподобається колегам: кав'ярня, набережна, паркова зона. Єдиний нюанс – місце має розташовуватися близько до офісу, щоб усі могли швидко дістатися.

2. Призначте нестандартний час

Спробуйте проводити наради не вранці, а, наприклад, в обід (тільки не залишаючи колектив без їжі) або за 30 хвилин до кінця робочого дня (це прискорює темп роботи!).

3. Використовувані матеріали

Видайте канцелярію не всім учасникам, а комплект паперу та ручку на 2-3 особи. Таким чином вони самі вирішать, хто і що писатиме.

4. Заберіть у всіх телефони перед початком планерки

Хороше рішення - проводити зустріч, виключивши відволікаючі фактори. Спочатку це викличе деяке збентеження і розгубленість, проте потім значно підвищить концентрацію і залучення учасників у вирішенні завдань.

5. Змініть формат проведення

Проводити планерку можна телефоном або Skype, щоб урізноманітнити звичний ритм, коли всі звикли сидіти в дорадчій кімнаті.

Думка експерта

Чи може бути ефективною планерка з сигарами, кальяном та віскі

Микола Новосьолов,

директор компанії ArtNauka, Москва

Виходячи з особистого досвіду, можу сказати, що збільшення кількості планерок негативно впливає на продуктивність компанії. Ми спробували проводити «день офісної тиші» та переконалися, що такий підхід дає кращий результат, ніж сама планерка. На жаль, нам такий метод повністю не підходить, ми не можемо проводити день без нарад щотижня, тому що займаємось в галузі івента.

Брати участь у планерці подобалося співробітникам більше, якщо проводити зустрічі з сигарою і пити віскі. У такій майже неформальній обстановці колеги можуть розповісти набагато більше та чесно висловлювати свою думку. Я не побоювався, що в колективі з'явиться панібратство, якщо проводити такі планерки. Відносини між співробітниками не змінилися, люди просто стали більш розкуто почуватися, висловлювати думку про ситуацію і давати слушні поради.

Як проводити планерки, використовуючи досвід успішних компаній

Грамотно проводити зустрічі з колективом – це не завжди означає організовувати планерки звичайного формату, коли всі збираються та сидять у кріслах. У сучасних компаніях, де швидко приживаються нестандартні методи, все частіше намагаються проводити збори стоячи. Наради «на ногах» допомагають позбутися порожніх затягнутих розмов, почути лише найважливішу інформацію.

Atomic Object, компанія з розробки програмного забезпечення, давно вирішила проводити збори «на ногах». Завдяки такому креативному формату керівництво досягає максимальних результатів: відсутність непотрібних міркувань, чітко поставлені питання та коректні відповіді. Практика показує, що наради, що проводяться стоячи, займають не більше 7 хвилин – колектив планує день, слухає доручення та одразу починає працювати. Якщо проводити планерки подібної форми, співробітники не матимуть можливості розслабитися, і доведеться діяти і говорити активніше.

The Wall Street Journalповідомляє, що ще за часів І Світової війни було прийнято проводити короткі планерки, оскільки повільність була неприпустимою. Пізніше подібний формат перейшов у бізнес, у якому була потреба прискорити взаємодію та обмін інформацією.

Користь нового формату нарад була підтверджена науково. Вчений дослідник Ален Блюдорн з Університету Міссурі з'ясував, що проводити планерку стоячи – значить відібрати у співробітників менше часу, але досягти якщо не кращих, то абсолютно аналогічних результатів у порівнянні зі звичайними зборами.

За результатами опитування VersionOne, Проведеного в 2011 р., близько 80% співробітників з 6 000 опитаних підтвердили, що в їхніх компаніях щодня прийнято проводити короткі планерки.

Крім планерок «на ногах», західні компанії вигадали й інші нововведення для більш ефективної роботи.

Наприклад, у компанії Facebookвирішили проводити короткі планерки за 15 хвилин до перерви, тим самим спочатку встановлюючи тривалість наради. Співробітники стверджують, що подібний метод дає хороші результати: люди говорять коротко і лише на тему.

Якщо необхідно боротися з дисципліною у компанії, зменшити кількість запізнень, необхідно проводити короткі наради. Тих, хто запізнився, краще не запрошувати до обговорення, оскільки, не знаючи частини інформації, вони заважатимуть проводити збори і затягувати час, ставлячи непотрібні питання.

В компанії AdobeSystemsвирішили проводити планерки та паралельно боротися із запізненнями. Тут навіть передбачили штрафні санкції для тих, хто приходить невчасно. Втрачений з вини час, що запізнилися, прирівняли до часу, який міг піти на розробку програм. Так, штраф за кожну затримку становить $1.

Компанія Steelcaseвинайшла власну особливість - сигналом початку зборів служить композиція Елвіса Преслі - "A Little Less Conversation" або "менше балаканини".

Якщо співробітники організації не мають часу проводити не тільки звичайну, а й коротку планерку, можна проводити збори за допомогою засобів зв'язку. У подібних випадках можна вибрати спілкування в чаті або електронною поштою компанії, щоб передати основну необхідну інформацію колегам. При цьому проводити збори на ногах все одно ефективніше, ніж будь-які інші планерки.

Інформація про експертів

Асмік Геворгян, генеральний директор та співвласник мережі магазинів «Провокація», Москва. ТОВ "Провокація-продакшн". Сфера діяльності: виробництво та реалізація одягу та аксесуарів з провокаційними принтами. Територія: головний офіс – у Москві; виробництво – у Твері; торгові точки та магазини – більш ніж у 100 містах Росії, Білорусії, України та Казахстану. Чисельність персоналу: 55 (у головній компанії).

Дмитро Гришин, голова ради директорів та співзасновник Mail.Ru Group, Москва. Дмитро Гришин очолює раду директорів з березня 2012 р. У 2005 році став одним із співзасновників Mail.Ru Group, де з листопада 2010 р. по жовтень 2016 р. обіймав посаду генерального директора компанії (Росія). Дмитро працює у Mail.Ru з 2000 р.; 2001 року був призначений технічним директором компанії, з 2003 по 2010 обіймав посаду генерального директора. Закінчив факультет робототехніки та комплексної автоматизації Московського державного технічного університету ім. Н. Е. Баумана. У 2012 році заснував GrishinRobotics, венчурну фірму для інвестицій у споживчу робототехніку по всьому світу.

Володимир Кисельов, генеральний директор, партнер ЗАТ "Компанія ШЕРП", Москва. Володимир Кисельов – Генеральний Директор та старший партнер консалтингової «Компанії ШЕРП» із 2000 року. У сфері управління персоналом працює з 1996 року, з 1998 року очолював службу управління персоналом великого багатопрофільного холдингу. ЗАТ "Компанія ШЕРП" існує з 2000 року, займається формуванням високоефективних управлінських команд та розвитком бізнесу клієнтів, використовуючи інноваційну авторську технологію.

Микола Новосьолов, директор компанії ArtNauka, Москва. ІП Новосьолова Т.А. (ArtNauka). Сфера діяльності: проведення шоу, тимбілдингів та презентацій, заснованих на наукових експериментах. Територія: головний офіс – у Москві, вісім представництв у Росії. Чисельність персоналу: 10. Кількість шоу за рік: 340.

Планерки, оперативні пам'ятки та збори – це невід'ємна частина робочого дня практично кожного співробітника. Керівник рано чи пізно стикається з необхідністю самостійно проводити щоденну планерку. Але, як часто буває, цьому ніхто особливо не вчить. Тому часто виникає питання – як проводити планерку?

Цілі проведення планерки

Перше, що необхідно зробити це визначити цілі, які ви хочете досягти проведенням планерки. Як правило, основна мета таких нарад – це створення єдиного інформаційного простору серед усіх співробітників, як наслідок досягнення вищої та злагодженості роботи. Планерки допомагають вирішити такі завдання:

1. Постановка цілей та завдань на команду;
2. Доведення загальної інформації до всього колективу;
3. Вирішення спільних питань;
4. Мотивація та залученість персоналу;
5. Навчання співробітників, за рахунок передачі найкращих практик;

Погодьтеся, досягнення таких цілей становить великий інтерес для будь-якого управлінця. Тому практика планерок настільки поширена у бізнесі. Але досягти ефективності від зборів не так просто, важливо дотримуватися чітко прописаного плану дій і готуватися до кожної планерки.

План проведення планерки

Отже, ми визначили, що збори штука важлива і корисна, але, щоб не перетворити цей інструмент на чергове марне катування підлеглих, керівнику варто підійти з усією серйозністю до підготовки планерки. Раніше ми обговорили мету проведення наради, завдання керівника в залежності від мети скласти план проведення планерки. Природно збори для продавців і ТОП менеджерів кардинально відрізнятимуться один від одного. Хоча сама структура проведення буде приблизно однаковою.

Дуже важливим моментів у проведенні будь-яких зборів, якнайшвидше давати можливість висловитися підлеглим. Бажано з перших хвилин залучити якнайбільше учасників планерки. Це допоможе налаштувати команду.

Секрети успіху планерки

Найважливіше! Щоб збори були цікавими, ви повинні до них готуватися. Успіх зборів залежить від кількох важливих факторів:

1. Інформаційна складова. Інформація, яка доводиться на зборах, повинна бути корисною та цікавою. Якщо інформація нудна та одноманітна, то робіть цікавий спосіб подання інформації. Забирайте нудну та не корисну інформацію;
2. Емоційна складова. Навіть найцікавіша тема може бути занапащена неправильною подачею. Згадайте ваших викладачів з університету, на якихось лекціях вся аудиторія спить, а інші повний аншлаг.
3. Лідер, який проводить збори. Чим авторитетніший ведучий, тим краще його сприймає аудиторія. Якщо у вас авторитет не високий, уважно працюйте над 1 та 2м пунктами.

Правила проведення планерки

Співробітники, що запізнилися

На збори завжди хтось намагається запізнитися. Такі співробітники вносять великий деструктив, і з ними треба відчайдушно боротися. Прощу всього домовитися попередньо з усіма учасниками команди, що ми робимо з запізнілими. Є кілька прикладів: запізнілий приносить всій каві чи фрукти, запізнілий розповідає анекдот, що запізнився співає пісню тощо. Найголовніше, щоб правила всі знали і всі їм дотримувалися. Якщо правило продумане і прийняте колективом, то ви скоротите запізнення до мінімуму.

Один і той час проведення зборів

Дуже важливо дотримуватися чіткого графіка проведення зборів. Немає нічого гіршого за позапланові збори, це зриває плани підлеглих, не дає їм нормально підготуватися. До таких зборів ставлення спочатку негативне, що не має в своєму розпорядженні на робочий лад.

Про будь-які збори потрібно сповіщати заздалегідь, найкраще не змінювати дати та час зборів без зайвої потреби.

Не затягувати час зборів

Дуже важливо слідувати таймінгу, якщо ви визначили, що збори не повинні тривати більше 30 хвилин, тож тримайте слово. Чим довше збори, тим вони менш ефективні. Якщо потрібно вирішити складні питання і потрібно тривалий час на опрацювання деталей, створюйте робочі групи компетентних співробітників. Часто більшість зборів витрачається на опрацювання організаційних моментів, і більшість слухачів взагалі вилітає з діалогу.

Говорить лише ведучий

Часто спостерігаю картину, коли співробітники бояться свого боса й у підсумку збори перетворюються на монолог диктатора. Як правило, все це відбувається при труновій тиші, а повітрі відчувається напруженість. Директивний стиль управління не доречний на зборах, він суперечить суті цього заходу. В ідеалі, на планерці мають висловитись усі учасники.

Обговорення приватних питань

Іноді один із учасників планерки може спробувати використати цей захід для вирішення свого приватного питання. Співробітнику публічна постановка питання зазвичай вигідна. Такий підхід може перетворити збори на балаган. Тому потрібно відразу припиняти подібні маніпуляції та призначати час для вирішення приватних питань.

Вплив зборів працювати

Все, про що ви домовилися на зборах, має виконуватися і з вашого боку. Якщо немає контролю, співробітники швидко адаптуються та перестануть виконувати ваші розпорядження.

Як перевірити ефективність зборів

Ефективність зборів досить легко перевірити. Запитайте ваших підлеглих, що було на зборах? Через 5 хвилин після зборів, через 3 години та наступного дня. Відповіді на ці питання – це зворотний зв'язок для організатора планерки. Якщо багато інформації, змушуйте співробітників вести записи. Але фіксувати інформацію у будь-якому випадку всі мають.