Приклад чек листа. Віртуальний простір простих ідей

Чек-лист менеджера з продажу – це головний інструмент контролю якості та ефективності його роботи. З його допомогою може здійснюватись нагляд - по-перше, з боку керівництва, а по-друге, з боку самого працівника. Як правильно скласти чек-лист розповімо у нашій статті, а також наведемо приклад та покажемо зразок.

Чек-лист менеджера з продажу: що це і для чого він потрібен

Чек-лист – це список завдань, які необхідно виконати менеджеру з продажу (будь-якого іншого менеджера) протягом якогось часу, наприклад, робочого дня.

Це не просто список завдань, це список тих завдань, які не просто необхідно виконати в обов'язковому порядку, а й перевірити їх виконання, звітувати про виконання – перед собою, перед керівництвом. Загалом у перекладі з англійської «лист» – це «список», а «чек» – це «перевірка».

Чек-лист для роздрібного магазину – також ефективний інструмент для того, щоб не забути зробити щось, що є важливим та обов'язковим для виконання менеджером з продажу.

Темп ділової активності сьогодні настільки насичений, що забути про щось важливе насправді зовсім не складно: можна забути і пропустити важливу зустріч, забути зробити необхідні закупівлі, відповісти на комерційну пропозицію тощо.

Чек-лист застосовується у всіх галузях діяльності, де неприпустимо робити помилки: у медицині, будівництві, інших областях.

Буває так, що протягом робочого дня у менеджера буквально немає жодної вільної хвилини не лише для відпочинку, а й для деяких важливих справ.

Але при цьому, якщо проаналізувати результативність за підсумками робочого дня, виявляється, результатів особливих і немає: начебто багато працював, багато чого робив, не присів жодного разу, а в результаті нічого не зробив.

Таке явище характерне не тільки для менеджерів з продажу, а й для будь-якої категорії працівників. Таке трапляється тоді, коли менеджер не структурує свій робочий день так, як було б краще, витрачає надто багато часу на виконання незначних завдань, залишаючи мало часу або зовсім не залишаючи час на ті завдання, які мають бути у пріоритеті.

І при цьому менеджеру здається, що він цілий день працював, не покладаючи рук.

Чек-лист допомагає вирішити цю проблему ефективного планування свого часу. Записавши в чек-лист завдання, які він обов'язково повинен виконати протягом дня, менеджеру доведеться розподілити свій час таким чином, щоб вистачило на виконання всіх завдань.

Програма автоматизації магазину Бизнес.Ру дозволить контролювати як виконання своїх справ вчасно, а й співробітників. Ставте підлеглим завдання онлайн і слідкуйте за їх виконанням протягом дня, за необхідності вносити коригування.

Чек-лист для керівника відділу продажу. Відео

Як правильно скласти та написати чек-лист

Чек-лист є таблицею, що складається з стовпців:

1. Завдання;
2. Відмітка про виконання;
3. Примітки.

Це загальноприйнята, звична та знайома багатьом структура чек-листа. Вона може змінюватись в залежності від галузі, в якій працює той чи інший менеджер.

Є кілька простих правил, дотримуючись яких можна написати правильний чек-лист, який стане ефективним інструментом управління власним часом, а також особистим помічником менеджера з продажу та будь-якого іншого фахівця фірми.

Правила такі:

1. Пишіть коротко. Необхідно завдання записувати у скороченому варіанті, як пунктів, без розшифровки і непотрібних пояснень;

2. Пишіть потрібне. Записувати в чек-лист потрібно лише завдання, які мають певну важливість і які менеджер може забути. Очевидно, що немає необхідності записувати в чек-лист щось на кшталт «Увімкнути комп'ютер»;

3. Пишіть у ствердній формі. Наприклад, завдання можуть виглядати так:

• Підготувати протокол розбіжностей за договором із постачальником N;
• Підписати договір із постачальником N1;
• Надіслати комерційну пропозицію покупцю N2.

Деякі фахівці в галузі менеджменту та рітейлу говорять, що завдання можна писати не в ствердній формі, але навіть у минулому часі.

Нібито така форма запису завдань у чек-листі підвищує особисту відповідальність менеджерів та, відповідно, підвищує ефективність роботи саме цього менеджера (кожного з них).

У такому разі ті ж завдання будуть виглядати наступним чином (приклад):

• Підготував протокол розбіжностей за договором із постачальником N;
• Підписав договір із постачальником N1;
• Надіслав комерційну пропозицію покупцю N2.

4. Розставляйте пріоритети. Найбільш важливі завдання в чек-листі можна виділити жирним шрифтом або записати великими літерами (капслоком).

Менеджер у разі непередбачених обставин може внести до свого розкладу зміни таким чином, що вони не торкнуться виконання найважливіших завдань, запланованих на сьогодні.

Виділяючи завдання, не перестарайтеся: занадто багато виділених завдань можуть просто дезорієнтувати менеджера, що призведе до того, що якісь з найважливіших пунктів виконані не будуть.

5. Не робіть надто великий чек-лист. Фахівці кажуть, що пунктів та завдань має бути не більше 20. Іншими словами, записувати потрібно лише те, що дійсно важливо і про що за жодних умов не можна забути;

6. Редагуйте. Темп ділової активності сучасної людини протягом дня не тільки стрімкий, а й непередбачуваний. Протягом робочого дня можуть і виникатимуть нові завдання, які потрібно вирішити та виконати також сьогодні: нові зустрічі, поїздки, дзвінки, листування. І це обов'язково внесе корективи у ваш чек-лист;

7. У колонці для приміток обов'язково вказуйте, з якими труднощами вам довелося зіткнутися, виконуючи те чи інше завдання, які нюанси;

8. Аналізуйте. Наприкінці робочого дня після нього необхідно пробігтися по вашому чек-листу і подивитися, що виконано, як виконано, перечитати нотатки, які ви залишили на чек-листі протягом робочого дня.

Цей аналіз допоможе вам виявити власні можливі проблеми з плануванням часу, розстановкою пріоритетів, а також вирішити ці завдання. Робота з чек-листу, його постійний аналіз, аналіз кожного дня допоможе підвищити ефективність роботи менеджера з продажу.

Чек-лист для менеджера з продажу

Чек-лист для менеджера з продажу зразок на робочий день (робочий тиждень) може виглядати наступним чином (приклад):

З програмою для автоматизації роботи магазину Бизнес.Ру Ви легко зможете ставити плани своїм підлеглим та відстежувати відсоток їх виконання. Система мотивації стане прозорою і продавець зможе сам зрозуміти, скільки і за що він заробив.

Залежно від того, чим торгує ваш магазин зразок для чек-листа менеджера з продажу може бути іншим. Як мінімум завдання відрізнятимуться, причому завдання на кожен день, щотижня будуть різними.

Не варто шукати чек-лист або його зразок, готовий, що підходить саме для вашого магазину, вивчивши вказаний вище зразок, підготуйте зі своїми менеджерами з продажу бланки чек-листів, які підходять саме вам і які будуть працювати на підвищення ефективності вашого бізнесу.

Область потреби у контролі залежить від структури та виду діяльності конкретної організації. Для правильної перевірки роботи компанії необхідно регулярно проводити. Ця процедура просто неможлива без коректно складеного чек-листа.

Поняття чек-листа для внутрішнього аудиту

Чек-лист з аудиту може знадобитися для перевірки всієї діяльності організації чи якоїсь однієї галузі, процесу чи підрозділи. Цей документ раніше заповнювали у вигляді паперового носія, пізніше почали з'являтися електронні версії Word і Excel. Зараз існують спеціалізовані додатки для , але попередні методи, як і раніше, актуальні.

Стандартний бланк чек-листа з проведення аудиту містить 6 стовпців:

1. Номерний рядок.
2. Перевірена вимога ISO.
3. Деталізовані питання.
4. Метод оцінки вимоги, що перевіряється.
5. Позначка результату перевірки.
6. Коментарі аудитора чи комісії.

Саме поняття чек-лист дослівно перекладається як «контрольний список» і може застосовуватися навіть для аудиту діяльності одного співробітника компанії.

Нормативно-правова база

Згідно з Федеральним законом від 30.12.2008 №307 «Про аудиторську перевірку» регулюється складання чек-листів різних видів, але це стосується зовнішнього аудиту. Законодавчо дозволено проводити внутрішній аудит залученими компаніями.Керівництво може запросити співробітника щодо перевірки, а чи не створювати комісію з своїх працівників.

Ст.19 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» від 6 грудня 2011 року зобов'язує проводити внутрішній аудит. Це стосується перевірки бухгалтерської сфери, інші галузі діяльності контролюються відповідно до особистих переваг організації.

Функції документа

Головними завданнями чек-листа є контроль та структурування інформації про поточні процеси будь-якого виду діяльності. Це свого роду контрольний перелік питань, що дозволяє провести планомірний аналіз і виявити недоліки у роботі конкретної ланки організації.

Крім контролюючої функції на основі даних чек-листа, можливе складання подальшого плану розвитку або зміни структури компанії. Також за результатами внутрішнього аудиту допустима оцінка компетентності співробітників відділу компанії або цілого , що перевіряється .

Етапи заповнення чек-листа для внутрішнього аудиту СМК із прикладами описані нижче.

Етапи заповнення

У процесі контролю структура чек-листа має значення. При його розробці необхідно враховувати логічну послідовну процедуру, яка виключає постійне повернення до вже розглянутих аспектів. Це дозволить збудувати коректну структуру не лише самого контрольного списку, а й допомогти у правильному його заповненні.

Насправді заповнення грамотно складеного чек-листа дуже просте.

• На першому етапі необхідно вникнути у зміст пункту перевірки, прочитати питання чи ознайомитися з контрольованим критерієм.
• Далі слід уточнити метод оцінки та провести її відповідно до цього пункту. Це може бути огляд, інтерв'ю, опитування, вивчення документації чи інший спосіб оцінювання.
• На третьому етапі необхідно ввести або вписати результати контролю у відповідний стовпець чек-листа.
• Також у низці документів буває і пункт із коментарями аудитора. Якщо він присутній у контрольному списку, його необхідно заповнити до переходу до наступного питання.

Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту ви можете завантажити.

Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту

Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту.

Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту.

Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту.

Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту.

Зразок чек-листа для внутрішнього аудиту.

Якщо ви не належите до малого відсотка геніїв з феноменальною пам'яттю, то великий ризик того, що ви забуваєте зробити важливі речі. Справді, на власну пам'ять розраховувати не доводиться. У найважливіший момент ви раптом виявите, що забули виконати термінове доручення. Але якщо впорядкувати та систематизувати деякі речі у своєму житті, то виявиться, що ви встигаєте більше і виконуєте справді важливі речі.

Контрольний список на всі випадки життя

Недаремно кажуть, що все геніальне просто. Так воно і є: іноді, щоб допомогти собі виконати якусь роботу, достатньо скласти шпаргалку і іноді заглядати в неї, щоб переконатися, що все йде за планом. Дуже зручно використовувати чек-лист – це контрольний список, в якому міститься низка пунктів для певної роботи. Проходячи по них, потрібно відзначити те, що вже виконано, і дізнатися коректно/чи правильно проводиться робота. Такі списки можна використовувати у будь-якій сфері життя. Їхнє значення складно переоцінити, адже продуктивність від їх використання зростає в кілька разів.

Забуваються навіть такі речі, про які взагалі неможливо забути. Але в поспіху чого тільки не буває! Особливо неприємно, коли треба повертатися, переробляти щось чи вибачатися за такі неприємні моменти. На щастя цей негатив можна звести до мінімуму, якщо напередодні скласти чек-лист. Це допоможе зберегти свою нервову систему від непотрібних стресів.

У чому сенс таких записів

Є багато людей, які не користуються жодними списками. Вони вважають, що найважливіше ніколи не забувається. Просто вони не хочуть витрачати час на роботу із попередніми записами. Насправді скласти чек-лист – це лише 15 хвилин.

Сенс складання підказки - у цьому, ніж уникнути помилок у роботі. У списку може бути вказаний перелік дій, які необхідно виконати, або речей, які необхідно взяти із собою. Вони можуть бути підказки, позначки собі чи схеми. Не завжди варто пам'ятати рутинні речі в голові, якщо їх можна перекласти на папір.

Сфери використання

Будь-яка ідея не виникає на рівному місці. То навіщо потрібний чек-лист? Хто першим придумав його використати і для чого? Спочатку контрольні списки використовувалися в авіації - там неприпустимо робити помилки, вони можуть коштувати сотні життів. Людський фактор ніхто не скасовував, а людям властиво робити промахи, тож пілоти стали користуватися професійними чек-листами. Хоч пілот і так досконало знає, що треба робити перед зльотом, він все одно звіряється. А другий пілот стежить, щоб він обов'язково виконав звірку з чек-листом.

Списки, інструкції, чек-листи – це все синоніми. Списки широко використовуються в медицині (особливо перед проведенням операції), будівництві та інших галузях.

Використання контрольних списків у повсякденному житті

Той, хто відкрив собі можливість все фіксувати на папері, дивується, як він раніше міг обходитися без цього. У якій сфері може стати в нагоді створення чек-листів? Та в будь-якій. Адже в них можна фіксувати речі, які потрібно взяти, наприклад, на тренування. Можна скласти чек-лист у разі відрядження, прописати, як форматувати документи, як чистити комп'ютер тощо. Ці дії можуть повторюватися періодично і їм можна використовувати одні й самі алгоритми. Але можна складати і разові списки, якщо захід поодинокий, наприклад поїздка у відпустку.

Правила складання

Якщо ви задумалися над тим, як скласти чек-лист для себе, то ці кілька корисних порад вам знадобляться:

. Важлива лаконічність.Слід пам'ятати, що це не твір, тому текст максимально скорочуйте. Використовуйте чіткі формулювання і найпростіші слова, щоб накидати основні пункти. Вони повинні бути складені так, щоб при побіжному погляді суть можна було вхопити відразу.

. Виділяйте найважливіші моменти.Для одного аркуша двох виділень достатньо.

. Видаліть все непотрібне.Включайте лише те, що необхідно. У чек-лист написання статей не варто включити пункт "включити комп'ютер", це зрозуміло.

.Редагуйте список.Він має бути актуальним. Можете прямо біля пунктів робити позначки олівцем, коли позначок стане багато, можна передрукувати новий чек-лист.

До речі, варто сказати, що це зовсім не старомодний спосіб, чек-лист – це не лише список на папері. Такі записи можна зберігати на комп'ютері, смартфоні, на планшеті, щоб він завжди був під рукою.

Як виглядає чек-лист: зразки

Контрольний список часто є таблицею, до якої внесені всі необхідні дані. Вона може виглядати зовсім по-різному, але суть одна і та ж - нічого не проґавити.

Нижче наведено варіант, який можна використати на роботі, щоб нічого не забути.

Можна оформити чек-лист як звичайного переліку. Переглядаючи пункти під час роботи, набагато легше врахувати всі нюанси.

Можна скласти інший чек-аркуш. Наведений нижче зразок підійде для побутових питань, наприклад щодо одягу. Біля кожного пункту потрібно поставити відповідну літеру: П - полагодити, К - купити, Н - не знадобиться. Після виконаної роботи можна звільнити шафу від непотрібних речей і навести лад на полицях.

Заповнення чек-листа – це захоплюючий процес. Напередодні осені можна написати собі перелік того, що обов'язково необхідно зробити для повного щастя.

Переваги використання чек-листів

Інформаційний вік дозволяє кожному з нас бути практичнішим і мудрішим у багатьох аспектах. Але великий обсяг знань часто призводить до швидкої втрати концентрації. Головне йде з поля зору, увага розсіюється. З поля зору упускається необхідна базова інформація й у роботі з'являються помилки. Використовуючи звичайні чек-листи, можна виявити свою компетентність та відчути власні вміння. З їхньою допомогою можна структурувати свої думки і впорядкувати події, ніж здійснювати зайвих рухів і витрачати час даремно.

Навіть достатньо сконцентрованим людям не варто нехтувати контрольним списком. Він дозволяє дисциплінувати себе і йти наміченим шляхом, уникаючи помилок. Ви переконаєтесь, що не забуваєте важливу інформацію. Звільніть свій розум від дрібних моментів у тому, щоб працювати над серйозними речами. Використання записів допоможе вам заощадити свій час, адже не доведеться думати над тим, що робити, у вас уже все написано на папері.

Чи траплялося вам забувати щось?

Наприклад, плавки в басейн чи студентський?

Розвертаєш машину, лаєш себе останніми словами... Впевнений, кожен мав такі моменти.

Сьогодні ми поговоримо про надійний засіб «щоб не забувати» - чек-листах.

Що таке чек-лист?

Це набір якихось дій, які необхідно виконати. Або предметів, які треба взяти. Плюс позначки, схеми, підказки.

Сенс чек-листа - не припуститися помилки. Уникнути форс-мажору та нервування. Дістати всю рутину з голови та перекласти її на папір.

Професійні чек-листи

Чек-листи прийшли до нас із авіації. Там ціна помилки – сотні людських життів.

Будь-який пілот напам'ять знає, що йому треба робити перед зльотом. Проте пілоти все проганяють спеціальними чек-листами. При цьому один перевіряє, а другий – перевіряє, як перевіряє перший.

Чек-листи використовують при будівництві, медицині та інших областях, де неприпустимі помилки.

Авіаційний чек-лист, все англійською - це мова авіації:

Чек-лист перед хірургічною операцією:

Чек-листи у моєму житті

Я відкрив їх для себе нещодавно. Тепер не уявляю, як обходився без них весь цей час.

Речі, які я беру на футбольне тренування:

А це мій чек-лист щомісячної перевірки автомобіля:

На випадок відрядження:

Оскільки кожне відрядження має свої особливості, то цей чек-лист - просто шаблон, до якого я додаю щось чи видаляю.

Це мій чек-лист із написання статей для блогу:

Тут все: як зібрати ідеї, редагування тексту, оформлення та розкручування.

Зауважте, що тут є багато допоміжної інформації. Ось, наприклад, вказівка, якого розміру мають бути картинки у тому чи іншому випадку:

А ось мій чек-лист для резервного копіювання та очищення комп'ютера:

Виконую його один раз на два тижні.

Все це постійні чек-листи. Іноді я створюю чек-лист для якогось разового заходу. Наприклад, якщо планую відпустку.

Як оформляти чек-лист?

1. Скорочуйте. Це не твір. Це просто набір пунктів. Чіткість формулювань! Простий словник! Завдання - щоб навіть при побіжному погляді ви вхопили суть.
2. Видаляйте непотрібне.Включайте лише те, що ви можете забути. Наприклад, у чек-листі написання статей немає пункту «Включити ноутбук». Я це зроблю без нагадування.
3. Виділяйте важливе.Капслоком чи жирним шрифтом. Головне - не переборщите. Одного-двох виділень на аркуш достатньо.
4. Постійно редагуйте.Чек-лист має бути актуальним. Чи бачили мої правки олівцем? Ось. Коли виправлення стає багато, я друкую чек-лист заново.

Де зберігати?

На папері, у смартфоні, у Evernote… Там, де вам зручно.

Можна навіть наносити чек-лист прямо на річ. Наприклад, я раніше використовував наклейки на ноутбук. Але це не прижилося))

Разом

Чек-листи – це просто та зручно. Це врятує вам багато часу. І нервів.

Чому про це не розповідають у школі? Замість безглуздих моралі типу: «А голову ти не забув?».

Це список, що містить низку необхідних перевірок для будь-якої роботи. Зазначаючи пункти списку, ви, команда чи фахівець, можете дізнатися про стан чи коректність виконання цієї роботи.

Працюючи над проектом, чи ви ловили себе на думці, що повторюєте очевидні помилки вже не вперше? Або помічали, що при виконанні знайомого завдання співробітники роблять одні й самі помилки, марно витрачаючи час?

Чек-листи можуть застосовуватися в різних сферах: існують чек-листи для офіціантів, пілотів, маркетологів, веб-дизайнерів.

Нижченаведені правила для чек-листів допоможуть вам та вашим співробітникам створювати корисний та якісний продукт.

Правила складання чек-листів

1. Один пункт – одна операція

Пункти чек-листа – це мінімальні повні операції. Наприклад, замовити виготовлення візиток і доставити візитки в офіс - це 2 різні операції. Тому в чек-листі вони відображаються окремими пунктами:

• • візитки замовлені;
  • візитки доставлені до офісу.

1. Пункти написані у ствердній формі

Мета чек-листа – перевірка готовності завдання, тому краще складати пункти у ствердній формі – «замовлені, доставлені». Порівняйте формулювання: «замовити візитки» та «візитки замовлені». Другий варіант потребує більшої відповідальності.

1. Оптимальна кількість пунктів – до 20

Чек-листи не повинні бути довгими. Оптимальна кількість пунктів – до 20. Якщо потрібно, краще розбити завдання на кілька етапів та скласти до кожного етапу окремий чек-лист.

Ефективне використання чек-листів:

1. Тестування

Після складання чек-листа пройдіть подумки всі пункти разом із співробітником. Допишіть те, що було втрачено. Розставте пункти у правильному порядку. Внесіть редагування.

1. Оформлення

Чек-лист має виглядати естетично - тоді з ним буде приємніше працювати.

1. Зручний доступ

Організуйте спільний доступ співробітникам до документів, щоб у потрібний момент їх легко було роздрукувати. Віддрукуйте список у вигляді таблиці (якщо чек-лист заповнюється щодня).

Читайте також: Топ - 30 сайтів Уанета за серпень 2018

Переваги використання чек-листів:

• структурування інформації у співробітника При записуванні необхідних дій у співробітника чітко вимальовується необхідна послідовність завдань;
• підвищення швидкості навчання нових працівників. Не потрібно повторювати кілька разів послідовність операцій. Достатньо провести короткий інструктаж та дати чек-лист для самостійної роботи;
• високий результат; зменшення кількості помилок. Як уже говорилося на початку статті, чек-листи допомагають уникнути проколів та помилок через неуважність;
• взаємозамінність працівників;
• економія робочого часу - співробітники значно менше часу витрачатимуть на переробку завдань.

Андрій Маноха, креативний директор інтернет-агентства UaMaster