Порівняння методом розміщення пріоритетів. Справи не термінові та не важливі

p align="justify"> Метод пріоритетів застосовується при необхідності здійснення операції ранжування деякої групи об'єктів за якою-небудь ознакою (критерієм) при різних поєднаннях цих ознак. Розглянемо теоретичні засади даного методу.
Є кілька об'єктів (х^ i=1...n, де n - загальна кількість об'єктів. даному випадкуяк безліч об'єктів
виступає безліч варіантів стратегій формування та розвитку організаційної культури.
Безліч об'єктів характеризується деяким безліччю ознак (рк) k = 1 ... m, де m - загальна кількість ознак. В даному випадку як ознаки можуть виступати зазначені вище приблизні стратегічні та тактичні цілі.
В рамках даного методу проводиться якісна оцінка переваги за напрямками:
Між порівнюваними альтернативними варіантами стратегій формування та розвитку організаційної культури Xi за фіксованою ознакою рк
Між самими ознаками РК.
До оцінок переваги відносяться:
перевага одного об'єкта в порівнянні з іншим за певною ознакою (знак «>»);
рівність об'єктів за цією ознакою (знак «=»);
менша перевага одного об'єкта в порівнянні з іншим за даною ознакою (знак «Оцінки переваги визначаються експертним шляхом у вигляді парних порівнянь стратегій без кількісної оцінки ступеня переваги в кожній парі.
За підсумками результатів експертної оцінки будується матриця переваги (табл. 3.2).
Таблиця 3.2
Матриця переваг стратегій формування та розвитку організаційної культури Альтернативні Оцінки експертів варіанти стратегій (1) (j) Х] Х2 Хп Х1 = Х2 = Хп = У клітини матриці заносяться знаки експертних оцінок стратегій.
З метою здійснення обчислювальних процедур порівняння варіантів стратегій будується квадратна матриця коефіцієнтів:
A = | у (3..5)
Коефіцієнти (aij) задаються у таких межах:
1+y, якщо xi>xj aij = 1, якщо xi=xj (36)
1-y, якщо xiде 0Таблиця 3.3
Значення коефіцієнтів aij в залежності від кількості варіантів стратегій та помилки д. Помилка 5 5 = 20% n=8 n=7 n=6 n=5 n=4 n=3 n=2 коф-т aij 5=5% n=9 n=8 n=7 n=6 n=5 n=4 n=3 n=2 Xj>Xj 2 1,9 1,8 1,7 1,6 1,5 1,4 1,3 1,2 1,1 aii = Xj=Xj 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Xi Таблиця 3.4.
Матриця коефіцієнтів. №пп Фактори Розрахунок пріоритетів об'єктів i Х1 Х2 ХП 1 Х1 an a21 a1n 2 Х2 a21 a22 a2n n ХП an1 an2 ann На основі отриманих значень коефіцієнтів та побудованої матриці проводиться розрахунок значення пріоритетів варіантів стратегій формування та розвитку організаційної культури.
Відносна оцінка значущості i-го варіанта стратегії за k-ю ознакою (величина пріоритету) Р& розраховується за формулою (3.7): Рik = Z aij А, (3.7)
де j = Kn,
n – загальна кількість варіантів стратегій.
В свою чергу,
Ар! aij (3.8)
Аналогічно можна визначити величини пріоритетів ознак для кожного варіанта стратегії Пк:
Пк =! aij А, (3.9)
де j=1^m,
m – загальна кількість параметрів (ознак).
На основі розрахованих величин пріоритетів варіантів стратегій Р^ і характеризують їх ознак Пк будується матриця оцінок значущості i-го варіанта стратегії за k-ою ознакою та оцінок значущості ознаки (див. табл.3.5).
Таблиця 3.5
Матриця оцінок значимості i-го варіанта стратегії за k-м показником та оцінок значимості ознак Варіанти стратегій Розмір пріоритету за k-ю ознакою i А, Pik X1 X2 a12* A2+...+ a1n* An X2 a21 a22 a2n A2= a21+ a22+...+ a2n P2k= a21 A1+ a22* A2+...+ a2n* An Xn an1 an2 ann An= an1+ an2+...+ ann Pnk= an1 A1+ an2« A2+...+ ann* An Аналогічно будується матриця оцінок значущості ознак. Для визначення сумарних оцінок переваги варіантів стратегії формування та розвитку організаційної культури Q здійснюється зважування пріоритетів варіантів стратегій за пріоритетами ознак за формулою (3.10):
Q=I Пк Pik , (3.10)
де k
m – загальна кількість ознак. Розрахунки здійснюються у вигляді матриці зважених пріоритетів (див. табл. 3.6.).
Таблиця 3.6
Матриця зважених пріоритетів варіантів стратегій формування та розвитку організаційної культури за пріоритетами ознак. Ознаки
Величина пріоритету ознаки (Пк) Варіанти стратегій X1 X2 Xn р1 П1 Р11 П1-Р11 Р21 П1 Р21 РП1 П1 Рп1 р2 П2 Р12 П2 Р12 Р22 П2 Р22 РП2 П2 Рп2 Рш Пш Р1ш Пш Р1ш Р2
Х ПШ П Р
х пш Ci=E Пк Pik C1 C2 Cn На основі отриманих значень сумарних оцінок переваги варіантів стратегій формування та розвитку організаційної культури Ci робляться висновки про ступінь переваги тієї чи іншої стратегії шляхом розміщення значень Ci за зростанням або зменшенням. Максимальне значення Ci буде відповідати найкращому варіанту стратегії, тобто: лнаїб. переважне = max. (3.11)
Приклади розрахунків та вибору раціональної стратегії формування та розвитку організаційної культури наведено у Додатку 6.
Отримані під час використання даних методів результати дозволяють ухвалити рішення про найбільш раціональної стратегії формування та розвитку організаційної культури кожному за підприємства. Отримані числові значення є визначальними, і може бути єдиними критеріями, виходячи з яких вибирається стратегія. Проте наявність кількісних даних суттєво полегшує, формалізує процес вибору стратегії.
Крім того, ці методи є універсальними, і можуть бути легко адаптовані під конкретну ситуацію. Наприклад, цільову функцію можна дослідити максимум, тоді можна визначити, який дохід отримає фірма від запровадження стратегії. На жаль, у зв'язку з відсутністю статистики як вкладення, зроблені в організаційну культуру впливають на дохід підприємств, досить важко розрахувати, яка буде віддача з кожного вкладеного рубля. Тому визначення доходу від стратегії матиме високий рівень умовності.
Розглянуті методи вибору раціональної стратегії формування та розвитку організаційної культури доцільно використовувати у парі. Це пов'язано з тим, що метод лінійного програмування є досить абстрактним, математичним, тоді як метод пріоритетів -суб'єктивним, оскільки грунтується на експертних оцінках. У сукупності дані методи дають два результати, синтезуючи які можна ухвалити рішення про раціональність тієї чи іншої стратегії.

У цій статті я зберу всю ключову інформацію про те, як розставити пріоритети. Правильна розстановка пріоритетіввідіграє дуже важливу роль у житті будь-якої людини, вона важлива у всіх сферах людської життєдіяльності та у житті в цілому. Правильно розставлені пріоритети дозволяють у будь-якій справі, реалізувати усі свої та мрії.

Розстановка пріоритетів – це одне з найважливіших – мистецтва управління часом. Дуже часто люди нічого не встигають, не виконують потрібні справи, не досягають поставленої мети тільки тому, що не знають, як правильно розставити пріоритети. Вони кидаються виконувати всі справи одночасно і в результаті не можуть виконати якісно жодну з них, тим більше найважливіші та необхідні справи. Уникнути цієї помилки і суттєво допоможе правильне розміщення пріоритетів. Спочатку давайте розберемося, що це таке.

Розстановка пріоритетів – це сортування всіх завдань за рівнем важливості, щоб виконувати їх у порядку черговості, і для того щоб найважливіші, найпріоритетніші справи завжди виконувались насамперед і були виконані.

На перший погляд нічого складного. Але на практиці все не так просто ... Якщо ви часто не встигаєте зробити щось важливе, якщо ви постійно відкладаєте важливі справи на потім, якщо ви постійно вистачаєте за кілька справ відразу - вам однозначно варто задуматися про те, як правильно розставити пріоритети. І далі я запропоную вам для цього цілу низку інструментів різного ступеня ефективності, з яких ви зможете вибрати та використовувати ті, що сподобаються та підійдуть конкретно вам.

Методи розміщення пріоритетів.

Отже, розглянемо різнопланові методи розміщення пріоритетів. Деякі з них я вже детальніше розписував в інших статтях, тому даватиму посилання – переходьте по них, щоб ознайомитися докладніше.

Матриця Ейзенхауера.Дуже популярний та ефективний спосіб правильно розставити пріоритети, який активно обговорюється у різній літературі, на семінарах та . Суть цього методу полягає в тому, щоб розподілити всі необхідні завдання за двома критеріями: за ступенем важливості та терміновості. Таким чином, виходить свого роду матриця - таблиця, в якій пріоритетність виконання справ знижується від верхнього лівого кута до правого нижнього.

Застосовуючи матрицю Ейзенхауера, можна практично повністю виключити ймовірність того, що не буде виконано якусь важливу та термінову справу, а це вже не мало.

Складання списків справ.Багато людей, думаючи про те, як розставити пріоритети, користуються саме цим методом, тому що він дуже простий, зрозумілий та доступний. Суть полягає в тому, щоб планувати свій час шляхом складання списків справ та дотримання цього списку. При цьому найважливіші справи повинні ставитися на початку списку, і далі в міру зменшення пріоритетності.

Правило Парето.Розставити пріоритети правильно можна за допомогою знаменитого правила (або закону) Парето. Суть його в тому, що лише 20% зусиль дають 80% результату і навпаки: 80% зусиль приносять лише 20% результату. Розстановка пріоритетів у цьому випадку дуже проста: потрібно виділити свої 20% найефективніших справ (на основі аналізу даних) і сконцентрувати свої зусилля саме на них. Вони будуть для вас найпріоритетнішими, а решта 80% – вторинними.

Докладніше про дію цього закону та його застосування можна прочитати у статті.

Квадрат Декарт.Досить складний метод розстановки пріоритетів, що вимагає більше тимчасових і розумових витрат, порівняно з іншими, зате більш точний, ефективний. Найкраще використовувати цей спосіб для встановлення пріоритетів у глобальному плані, наприклад, на рік, на кілька років або навіть на все життя. Для щоденного планування він буде незручним.

Як застосовувати цей метод для планування? Потрібно кожну свою мету розглянути з чотирьох сторін:

• Що буде, якщо це зроблю?
• Що буде, якщо це не зроблю?
• Чого не буде, якщо це зроблю?
• Чого не буде, якщо це не зроблю?

Кожній вашій відповіді можна надати певну вагу, і за сумою цих ваг розставити пріоритети своєї діяльності: від більшої до меншої.

Метод АВС.Дуже спрощений, а тому доступний спосіб розміщення пріоритетів, який полягає у розподілі всіх своїх справ всього на 3 категорії важливості:

• A – дуже важливі;
• B – не дуже важливі;
• C - зовсім не важливі.

Відповідно, відносини з категорії A матимуть для вас найвищий пріоритет, слідом будуть йти відносини з категорії B, і в останню чергу - відносини з категорії C. Незважаючи на всю свою простоту, метод ABC практично повністю виключає можливість "втратити" і не виконати важливу завдання, тому його можна використовувати.

Олімпійська системаРозміщення пріоритетів за цим принципом відбувається шляхом послідовного попарного “змагання” – порівняння завдань з метою визначення фіналіста-переможця.

Допустимо, у вас є 16 завдань (число може бути будь-яким, яке вам необхідно). Ви проводите між ними попарний “турнір” – 1/8 фіналу, вибираючи з кожної пари пріоритетніше завдання. Залишається 8 справ – їм ви так само влаштовуєте 1/4 фіналу, в якій визначаються 4 півфіналісти. Потім 1/2 фіналу визначення 2 фіналістів. І, нарешті, фінал, де визначається ціль-переможець. Вона матиме вам найвищий пріоритет, другий півфіналіст – наступний за рівнем важливості, чверть-фіналісти – наступний тощо.

Метод попарного порівняння.Цей варіант розташування пріоритетів схожий на попередній, але трохи складніше, оскільки порівнювати завдання тут необхідно за кількома критеріями, найбільш важливими для вас. Кожному з таких критеріїв зручно надати свою вагу, скажімо, за шкалою від 1 до 5.

У житті кожного з нас постійно виникає маса справ різних за рівнем ваги. Що зробити в першу чергу, що залишити на потім і як заощадити при цьому дорогоцінний час – завдання, яке схоже на мистецтво. І для її вирішення не обов'язково вивчати багатотомні посібники з тайм-менеджменту. Достатньо грамотно розставити свої пріоритети.

Як це робиться і що означає "розставити пріоритети"? Дослівний переклад слова пріоритет означає «перший». Інакше кажучи, це першочергове завдання чи дію. Найчастіше таких завдань за весь виявляється кілька, і багато хто губиться в тому, як виконати всі важливі справи і нічого не згаяти. Крім того, є і глобальніші цілі з ряду життєвих. Тому друге важливе для багатьох питання – як розставити життєві пріоритети? Допомогти в обох випадках може тільки відпрацьована схема або методика. І такі, на щастя, є.

Методи розміщення пріоритетів

Насамперед, уміння розставляти пріоритети полягає у грамотному розподілі завдань за ступенем важливості. І на цьому етапі у багатьох починаються проблеми. На перший погляд, багато завдань не здаються настільки важливими, якими є насправді. Визначити цей ступінь та покликані численні способи розставлення пріоритетів. Розглянемо найефективніші з них.

1. Принцип Ейзенхауера.Одне з найчастіше застосовуваних у визначенні першорядних і другорядних завдань. Щоб зрозуміти, як поставити пріоритет, створіть собі анкету, щоб навчитися відокремлювати поняття важливості та терміновості. Наприклад:

• ви хочете поновити роботу над метою, яку ви поставили на рік. Однак ніяк не можете зайнятися цією справою. Це важливо чи терміново?
• на поштову скриньку надійшло кілька листів. Прочитати їх прямо зараз це важливо чи терміново?
• ви вирішили, що раз на півроку відвідуватимете лікаря. Минуло рівно півроку, але ви так і не сходили до нього. На сьогодні це важливо чи терміново?

Вірні відповіді:

1. Важливо
2. Терміново
3. Важливо

Цей принцип ґрунтується на комбінації лише двох можливих варіантів, що дозволяє зробити аналіз та класифікувати всі майбутні завдання. Таким чином ви вийде ієрархія справ, яка дозволить зрозуміти, що і коли потрібно зробити.

2. Квадранти С. Кові.Метод, що дозволяє зрозуміти, як розставити пріоритети у роботі. Згідно з автором книги «Сім навичок високоефективних людей», всі завдання людей умовно можна розділити на 4 частини:

1. Важливе та термінове
2. Важливе, але не термінове
3. Не важливе, але термінове
4. Не важливе та не термінове

За словами С. Кові, успішні люди насамперед приділяють свою увагу квадранту 2, і це дозволяє заощадити час під час виконання інших завдань. Однак кожен сам приймає рішення, які завдання важливіші – з квадранту 1 або 2.

3. Схожий принцип того, як правильно розставити пріоритети є методиці «АБВ». Але завдання у ній поділяються на 3 категорії.

Для кожної людини життєво важливо вміти правильно розставляти акценти як у роботі, так і в особистому житті. Пріоритетні цілі та завдання – це ті справи, без яких життя стає тьмяним, сірим і безглуздим. На жаль, у потоці буденних справ іноді буває дуже складно такі акценти розставляти. Ми просто пробігаємо повз власні бажання, устремління, цілі, не помічаючи або не бажаючи помічати того, як кричить у всі вуха власну підсвідомість: «Зверни увагу! Не проходь мимо! Та стривай же ти!». А ми поспішаємо, поспішаємо встигнути зробити те, що комусь пообіцяли, встигнути те, що нам нав'язали ззовні. Виправити цю ситуацію допоможе правильне розміщення пріоритетів.

Приділяйте собі час

Є одна дуже проста і цікава вправа, щоб вибратися з рутини та побачити життя під новим кутом. Щодня протягом тижня, незалежно від того, на роботі ви чи вдома, приділяйте собі одну хвилину. Поставте таймер і подумайте, що ви можете зробити за цю хвилину такого, що змінить ваш внутрішній та зовнішній стан на краще? Яка дія може привнести у ваше життя трохи тепла та комфорту? Можливо, ви вип'єте склянку води, а можливо, відкриєте вікно або вийдете на вулицю. Це дрібниці, на які ми зазвичай не звертаємо уваги: ​​свіже повітря, пити більше рідини – здається, всі ці вказівки для вразливих дівчат, а не для дорослих людей. Проте саме здоров'я – це один із найважливіших пріоритетів у житті кожної людини.

Наступного тижня спробуйте збільшити цей час, ставте час вже на 5-10 хвилин на день і приділяйте собі увагу. Ви помітите, що цей час намагатиметеся витратити на справи, на які раніше не вистачало часу, які здавалися неважливими, але тепер значно покращують душевний та фізичний стан.

Помийте машину, прочитайте на ніч дитині казку, з насолодою поваляйтеся у ванній, почитайте улюблену книгу. Якщо підсумувати ці дії, ви побачите, що вони крутяться навколо кількох головних напрямів у вашому житті. Сім'я, здоров'я, освіта, самовдосконалення, фінансове благополуччя, любов, нові враження, друзі – це «шматочки пирога», що називається «життям».

У потоці буденних справ, турбот і обов'язків на роботі та вдома ми часто забуваємо про ці пріоритети, задовольняючись жалюгідними крихтами задоволення від виконання батьківських або нав'язаних суспільством приписів. А що зрештою? А в результаті «страшенно боляче за безцільно прожите життя». Щоб цього уникнути, досить почати жити проактивно. Уникайте безцільності існування. Якщо вже «пливете за життям», то пливете з певною метою, наприклад, як японські самураї, які обрали шлях служіння.

Легке розставлення пріоритетів та гармонію у душі визначає ментальна чистота чи відсутність ментального сміття. Що таке ментальне сміття? Це: негативні емоції, психологічні комплекси, емоційні травми, що обмежують переконання, негативні установки, залежності та інший мотлох. Свобода від цього мотлоху дає енергію, рішучість і чистоту мислення, яке критично необхідне як для встановлення пріоритетів, так і в сучасному житті взагалі. .

Пріоритети: 5 шляхів краще розставити акценти у житті

Це може здатися дивним, але для кожної людини пріоритети є властивим тільки їй, унікальним. Це відбувається через різне розміщення цінностей у кожному з нас. Комусь важливий добробут сім'ї, хтось всю душу вкладає у дружбу, а для когось робота на першому місці. Але ми всі можемо збалансувати своє життя так, щоб цінності, пріоритети та обов'язки знаходилися в гармонії (до речі, дозволяє побачити наскільки гармонійно ви рухаєтеся по життю). І почати потрібно з балансу сьогодення, в якому правильно розставити акценти, використовуючи методи розміщення пріоритетів.

Давньоіндійський поет Капідаса говорив, що один наш день зберігає в собі всю красу світу. І це справді так. Якщо ви хочете зробити своє життя більш збалансованим, зробіть гармонійним свій день за допомогою цих простих інструментів.

• 1. Найпростіший спосіб

Складіть список справ на день і подумайте, яка з них найважливіша? Яка справа із цього переліку за умови його виконання подарує максимально велике відчуття задоволеності? Поруч із цією справою поставте літеру А. Можливо, у вас у списку буде не одна така справа, тому ранжуйте їх за ступенем важливості, позначаючи цифрами, наприклад: А1, А2 тощо. Протягом дня слідуйте отриманій послідовності справ (без фанатизму, звичайно). Увечері підсумуйте. Намагайтеся використовувати цей метод розставляння пріоритетів щоразу, коли у стані втоми і фрустрації.

• 2. Рольовий підхід до розміщення пріоритетів

Складіть список справ на день. На іншому аркуші паперу випишіть усі свої значущі, пріоритетні особисто для вас соціальні ролі, наприклад: «Я – друг», «Я – мама», «Я – дочка» тощо. Після цього рознесіть свої справи за отриманими сегментами та відранжуйте їх усередині кожного з них за ступенем важливості. Протягом дня виконуйте послідовно найважливіші справи кожного сегменту, поступово спускаючись на дедалі нижчі рівні важливості.

Починати треба, природно, з найпріоритетнішого для вас сегмента. У процесі виконання завдань звертайте увагу на свій внутрішній стан. Вам слід відстежити, як правильно ви розставили пріоритети. Можливо, виконуючи якусь дію, ви помітите, що в цей момент душа болить за щось інше, а може, навпаки, день пройде як по нотах. Звертайте увагу на такі тонкощі, робіть висновки і, складаючи список завдань наступного дня, зміщуйте пріоритети на користь тих, які виявилися для вас найважливішими. Розміщення пріоритетів – справа суто індивідуальна.

Буває так, що з ранку чи протягом дня скласти список справ та відранжувати його за ступенем важливості вже не вийде. Як показує життєвий досвід, дні, коли це відбувається, особливо вдалими не назвеш. Щоб повернути все у звичне русло, що піддається контролю, використовуйте такий інструмент, як «квадрат Ейзенхауера».

Для цього розкресліть на будь-якому аркуші паперу квадрат, який поділіть двома вертикальними відрізками на чотири рівні частки. Дві верхні частини по горизонталі озаглавте «Важливо» та «Неважливо», і дві частини по вертикалі позначте як «Терміново» та «Не терміново». Таким чином, у вас вийшло чотири осередки. Якщо ми сумісний подумки вертикаль з горизонталлю (як у шахах), вийде чотири категорії завдань: «Важливо та терміново», «Важливо, але не терміново», «Неважливо, але терміново», «Неважливо і не терміново». Щоразу, коли ви беретеся за якусь справу, відмічайте його у відповідному квадратику. Категорія «Важливо та терміново» – це, як правило, «гарячі» проекти, завдання, які потрібно було «виконати ще вчора».

«Важливо, але не терміново» – це проактивні завдання, які є важливими для майбутнього благополуччя. "Неважливо, але терміново" - всілякі завдання, які намагаються на нас "повісити" оточуючі. «Неважливо і не терміново» - порожнє проведення часу, зависання в соціалках, перекури і т.д. Очевидно, що останні дві категорії було б добре зовсім виключити зі свого життя, і після розгрібання завалів у першій категорії приділити максимум уваги другому сегменту.

Така розстановка пріоритетів дозволяє оперативно протягом дня навести лад у справах і не стати жертвою ранку, який не задався.

• 4. Система GTD («Getting Things Done» або «Як упорядкувати справи»)

У принципі, система GTD – це широкий спектр дій, вкладених у оптимізацію всіх завдань, що з життям окремо взятої людини. Але Девід Аллен дуже цікаво представив у ній свій принцип розміщення пріоритетів. Все дуже просто. Для початку потрібно «вивантажити» всі справи та завдання зі своєї голови та записати їх на папір. Після того, як цей процес завершиться, можна починати ранжувати. Усі справи ділимо на чотири категорії.

Для того, щоб правильно поділити по сегментах, запитуйте: «Чи можу я зробити цю справу за один крок? Скільки часу це займе? Можливо, це вже не потрібно? Чи можу я комусь доручити цю справу?» і т.д. У результаті ви отримаєте чітко відранжований список завдань, половину з яких ви зможете вирішити протягом п'ятнадцяти хвилин.

• 5. Розставляйте пріоритети, відштовхуючись від цілей

Опишіть свій досконалий день. Позначте кожну деталь: яка у вас сім'я, які стосунки, скільки ви заробляєте, де живете, про що думаєте, куди ходите, чим живете? Розмріяйтеся ґрунтовно, нехай це буде маленький шкільний твір на тему «Коли ж мені жити стане добре?» Після цього уявіть себе в цьому дні, подумайте, яку пораду ви собі дали б? На які аспекти життя попросили б звернути увагу, щоб ваше життя стало таким, як там, у майбутньому? Відштовхуючись від цього образу майбутнього, складіть перелік справ, які вас наблизили б до його матеріалізації. Відранжуйте його і почніть поступово втілювати в життя.

Всі ці методи розміщення пріоритетів не вимагають багато часу. Вони вимагають приділяти увагу і виявляти повагу до себе, а це для багатьох найскладніше завдання.

Тим не менш, всі зусилля окупляться, якщо ви одного разу приймете рішення жити усвідомлено і проактивно, приділяючи час найпріоритетнішим завданням і підшукавши свій власний метод розстановки пріоритетів.

Владе, я співчуваю вашій ситуації. Наскільки я зрозумів, у вас є один великий проект, який необхідно здати через два місяці. Немає великого сенсу змінювати роботу, тому що залишилося лише небагато часу до здачі. Тому зараз я розповім про 11 способів розміщення пріоритетів, які дозволять сконцентруватися на найболючішому місці, тобто на вашому проекті.

Причини невдач – неправильні пріоритети

На роботі часто з'являється багато додаткових завдань, телефонні дзвінки, незаплановані зустрічі тощо. Ми намагаємося все встигнути, але не виходить, а потім засмучуємося, що не встигли вислати комерційну пропозицію ключовому клієнту або зробити важливий телефонний дзвінок.

Чому ми пропустили важливі справи, але встигли зробити другорядні? Людині властиво розпорошувати свою увагуробити те, що зовсім неважливо. Це тому, що багато малозначущі справи не вимагають великих сил. І ми намагаємося йти шляхом меншого опору, тобто беремося за ті справи, які легше зробити, а не за те, що справді важливо. Але рано чи пізно все одно доводиться приступати до тих завдань, які здавалися складними, тільки не вчасно і шанси успіху різко падають.

Однією з причин невдач є - неправильно розставлені пріоритети. Наведені нижче способи допоможуть вам відрізнити важливе від термінового, головне від другорядного. Справи, що приносять тривалий ефект від коротких результатів. Як правильно розставити пріоритети?

1. Починайте роботу з найважливіших справ

Переходьте до менш важливих справ лише тоді, коли будуть зроблені більш значущі. Як оцінити важливість завдання? Для цього потрібно оцінити наслідки, які вас чекатимуть при невиконанні різних завдань. Просто запитайте себе: «Які будуть наслідки якщо це не зробити?» Чим гірші наслідки, тим важливіше завдання і тим вищий у неї пріоритет. У поганих справ наслідки від їх невиконання мінімальні.

Наприклад, регулярна профілактика хвороби вкрай важлива, тому що без неї можуть бути серйозні проблеми з самопочуттям, що негативно позначиться на всьому вашому житті. Отже, профілактика хвороби має високий пріоритет і приступати до цієї справи слід як одного з перших.

А зараз уявіть, як впливають на ваше життя: комп'ютерні ігри, сидіння в інтернеті, алкоголь та ін.?Якщо їхній вплив на ваше майбутнє невелике, то і пріоритет буде відповідний, якщо від них відмовитися, то нічого страшного не станеться, а навпаки, ви отримаєте додатковий час, який можна провести з користю.

Тому заходимо до соц. мережі чи йдемо до ресторану лише тоді, коли важливіші справи будуть зроблені.

2. Починайте свій день із планування

Перш ніж приступити до роботи, запитайте себе: «Які найважливіші завдання необхідно сьогодні зробити? Які стосунки другорядні і до них можна розпочати лише після завершення головного?» Якщо у вас справ більше 4 на день, то напишіть їх на листку, тому що наш мозок не може ефективно оперувати і розставляти пріоритети в розумі, коли завдань більше ніж 7+-2. Згадайте скільки часу вам знадобиться, щоб запам'ятати звичайний міський 7-значний? А скільки часу, щоб записати? Тому набагато ефективніше планувати на папері, а не в голові.

3. Скажіть ні другорядним справам

Другі завдання можна зробити не повністю або, взагалі, відмовитися від них. Коли часу не вистачає, краще виконати головне, ніж намагатися встигнути все.

Якщо часу достатньо, то встигнути все – найкращий результат, це безперечно. Але в умовах обмеженого часу можна найневажливіші справи з кінця списку навіть не починати або зробити не повністю. Це як у шахах – жертва фігурою заради перемоги. Також і у справах навчитеся жертвувати другорядним для роботи з головним.

На практиці буває важко відмовитися від усього запланованого і ви починаєте жертвувати часом на відпочинок, профілактикою своєї хвороби і т. д. Загалом, робите термінові справи замість важливих. Щоб викорінити цю звичку, кожен день вранці пишіть список справ на день і навпроти кожного пункту вказуйте пріоритет від 0 до 10. . Таким чином, ви навчитеся говорити ні другорядним завданням, від яких мало що залежить і почуватиметеся значно вільніше.

4. Не робіть доки не запишіть

Кожну нову справу спочатку записуйте і тільки потім вирішуйте, коли розпочати. Коли з'являється нова справа, то вона здається важливішою, ніж є насправдіі все з тієї ж причини, що наш мозок не може працювати в розумі з більш ніж 7+2 задач. Тому решта просто забувається і не виходить добре порівняти ступінь важливості кількох завдань. Також ефект ваги можуть посилити емоції, які неминуче з'являються при всьому новому. Коли ви запишите нове завдання, то по сусідству зможете виявити важливіші справи і методом порівняння ви краще зможете оцінити час роботи над нею.

Часто буває, що ви чимось зайняті і вам дзвонять і просять: відповісти по email, знайти інформацію і т.д. людське спілкування.

Навчіться не приступати до прохання миттєво, щоб емоції не відвернули від важливого на другорядне. Скажіть, що зараз дуже зайняті, але звільніться за кілька годин і зможете допомогти з цим проханням. Навіть якщо ви зараз не зайняті, скажіть, що передзвоніть через кілька хвилин, цього часу може вистачити для оцінки, в який час краще допомогти, щоб не збивати свій графік.

Трапляються випадки, коли відповідь бажано дати відразу, тоді кажіть: «Я зараз подивлюся свій щоденник і скажу, чи зможу допомогти зараз». У будь-якому випадку, це буде краще, тому що у вас з'являється можливість порівняти ступінь важливості справи із запланованими раніше і зробити більш виважене рішення.

У багатьох випадках навіть не відповідати на телефонні дзвінки. А передзвонити можна, коли звільнитеся.

5. Відокремте важливе від термінового

Термінові завдання не завжди є важливими. Також, як важливі завдання, необов'язково можуть бути терміновими. Починати треба з важливих завдань і лише потім переходити до термінових. Важливі завдання часто є стратегічними і не вимагають великої терміновості виконання, наприклад, вивчити англійську для підвищення по роботі, кинути шкідливі звички, скинути вагу. і т.д.

Термінові справи, які треба зробити прямо зараз, як правило, з'являються в результаті зовнішніх сил, це може бути телефонний дзвінок, прохання колег тощо. .

6. Навчіться говорити ні

Зі справами просто - тому що вони самі по собі не викликають у вас емоцій. А коли хтось просить у вас допомоги, ви відчуваєте емоції, почуття жалю, все це може збити ваші плани і замість важливого ви почнете робити термінове, яке може бути зовсім неважливим.

Бувають ситуації, коли ви можете своєю допомогою нашкодити, це називається надати ведмежу послугу. Наприклад, наркоман просить гроші на нову дозу, від якої може померти. Або вас просять взяти участь у незаконних справах. У таких випадках треба навчитися говорити нема. Наприклад:

- "Я зараз не можу".
- «Чому?»
- "Особиста причина, не можу сказати".
- "Може, допоможеш по дружбі?"
- "Ну будь ласка".
- «-/- Повторюємо те саме».

Вивчіть напам'ять це діалог або складіть свій і тоді ви зможете сказати ні більш м'яко, що погодьтеся важливо.

Звертаю увагу, коли у вас немає вагомих причин або ви розумієте, що можете образити іншу людину, якщо скажете справжню причину, то кажете: «не можете з особистої причини». Особиста причина - на те й особиста, що не завжди її слід говорити і це зустріне значно більше розуміння, ніж просто слово «ні» або причина, яка може здатися співрозмовнику не такою вже й вагомою.

7. Не піддавайтеся впливу

Буває, що прохання колег або особисті прохання несуттєві і можуть відволікти вас від найважливіших справ. І тут відмовляйте. Але робіть це обережно і тільки в тих випадках, коли ви можете допомогти пізніше або є більш пріоритетна справа, якою ви надаєте велику допомогу.

Чому ж не можна відмовитися повністю від допомоги іншимі весь час витрачати лише на себе? Справа в тому, що надання допомоги піднімає наш моральний стан, ми стаємо добрішими. А люди навколо прагнуть співпраці з порядними і уникають гордих і гордовитих. Тобто успіх у будь-якій справі залежить від морального стану.

Відмовити в Допомозі можна, якщо допомагаєте в іншому краще!

8. "А", "Б", "В", "Г" задачі

Складіть список з усіма справами, які потрібно зробити, і навпроти кожного завдання напишіть одну з літер. Кожна літера – це пріоритет. "А" - найвищий, "Г" - найнижчий.

Буква А".Найважливіші справи, від яких залежить ваше майбутнє. Усі важливі справи поділяються на термінові та нетермінові. Термінові позначаються доповненням "Ас", а несрочні просто "А". Спочатку зробіть усі важливі та одночасно термінові справи «Ас» і лише потім переходьте до важливих та несрочних «А».

До важливих і термінових, тобто до «Ас» відноситься: сходити до лікаря під час гострого болю, здавання проекту по роботі, дедлайн якого сьогодні і т. д. Якщо таких справ кілька, то ставте пріоритет виконання, наприклад, «Ас1 », «Ас2», «Ас3»,... Чим гіршими будуть наслідки від невиконання завдання, тим воно важливіше і вищий пріоритет.

До важливих і нетермінових відносяться: вивчити англійську для підвищення по роботі, заплатити податки і т. д. Коли справ кілька, також відзначаємо їхню пріоритетність: «А1», «А2», «А3»,...

Черговість списку «А» буде наступною: Спочатку робимо термінові та важливі «Ас1», «Ас2», «Ас3», і тільки після їх виконання приступаємо до важливих і нетермінових «А1», «А2», «А3»,...

Термінові та неважливі справи, від невиконання яких мало що зміниться, не належать до цього списку. Наприклад, подивитися «КВК» або купити приправу на вечерю.

Якщо завдання вимагає багато часу, наприклад, вивчити англійську, то умовтеся робити її певний час щодня, наприклад, по 30-60 хв. і вважайте виконаною того дня, коли приділіть їй запланований час, потім продовжуйте, але тільки наступного дня.

Літера «Б».Не дуже важливі завдання, які бажано зробити, але в крайньому випадку можна відмовитися. Якщо не братися до таких справ, то можуть бути невеликі неприємності, але водночас без серйозних наслідків. Важливо дотримуватись наступного правила – не приступати до справ «Б» поки не будуть зроблені завдання «Ас» та «А».

Літера «В».Справи, які непогано було б зробити, але в той же час неприємних наслідків не буде, наприклад, почитати новини, змастити двері в будинку. Приступаємо до них, лише коли «А» та «Б» завдання будуть виконані.

Літера "Г".Непотрібні завдання та зайві дії, які виконуються за звичкою. Намагайтеся визначити неактуальні для вас дії і не виконувати їх, тому що чим більше часу ви заощадите на порожніх діях, тим більше зможете зайнятися більш значущим.

9. Делегування

Чим більше завдань ви зможете доручити комусь, тим продуктивніше ви стаєте. Але важливо дотримання 2 правил:

Якість має бути на такому рівні, як і у вас чи вище;
- Ваш час коштує дорожче, ніж вартість, яку доведеться заплатити за делеговану роботу.

Делегування розширить ваші можливості та збільшить вільний час, який можна витратити задля досягнення ваших цілей.

10. Робіть те, що виходить добре

Шукайте своє покликання. Найважливіші завдання для нас є ті, які максимально залучають наші таланти. Віддавайте перевагу тим справам, які у вас добре виходять, і ви робите їх дуже добре. І навпаки не займайтеся тим, що не подобається чи це не ваше. Процес – цей нешвидкий, але необхідний. Я шукав себе близько 15 років, пробуючи різні сфери діяльності, доки не визначив своє покликання. Слова Джона Кейнса: « Ми повинні думати про майбутнє, адже там ми проведемо весь решту свого життя».

11. Не починайте роботу з дрібницями

Ми так влаштовані, що прагнемо все робити найменшим опором. На підсвідомому рівні ми вибираємо легшу справу. Так, замість виконання важливих завдань, які сильно впливають на наше майбутнє, можна провести весь день, займаючись незначними справами, які не становлять особливої ​​цінності. Не піддавайтеся спокусі розпочинати роботу з дрібних справ.

P.S.Якщо у вас є складності або питання за прочитаною статтею, а також за темами: Психологія (шкідливі звички, переживання та ін.), продаж, бізнес, тайм-менеджмент та ін. задавайте їх мені, постараюсь допомогти. Ще можлива консультація по skype.

P.P.S.Також ви можете пройти online тренінг "Як отримати 1 годину додаткового часу". Пишіть коментарі, доповнення;)

Підписуйтесь по email Додайте