Термінові важливі відносини квадрат. Приклад розподілу справ за допомогою матриці ейзенхауера

Насправді існують інструменти, які допомагають розставити пріоритети та встигнути зробити важливе.Один із них — матриця Ейзенхауера: метод, перевірений багатьма успішними у житті людей. Керівники компаній використовують її для планування та моніторингу власної активності та активності своїх підлеглих. Але вона така проста і ефективна, що її можна рекомендувати навіть домогосподарці, що створює дизайн своєї квартири.

Потренувавшись кілька разів, ви майже автоматично «розкидатимете» завдання на важливі і термінові, на ті, що можна зробити пізніше, і ті, які повинні займати набагато менше вашої уваги. Якщо дозволити собі пафосний склад, то матриця дозволяє в рутині нескінченних термінових справ не забути про свою життєву місію.

Звичайно, кожен по-своєму розуміє та використовує цей інструмент.

Нижче один із варіантів ефективного використання матриці. , Спробуйте і встигайте все, що для вас важливо!

Як побудувати:

Розбийте поле на 4 квадранти:

Завдання А «Терміново — Важливо» (такий собі квадрант «Прокинувся!» або «Пожежа!»).

Завдання Б "Не терміново - Важливо" (ключовий, основний робочий квадрант, в якому не тільки досягаєш якісного результату, а й розвиваєшся, делегуєш, святкуєш успіх і т. д.).

Завдання В «Терміново — Не важливо» (це вся суєта, яка й не наша часто, а робимо-таки, усвідомлено чи тому, що «так повелося»?).

Завдання Г «Не терміново - Не важливо» (це взагалі порожнє: вирішувати ці завдання - те саме, що відповідати на відвертий спам).

Що важливо"?

Організація, в якій ми працюємо, визначила ці завдання до нас та за нас. Це, власне, ті завдання, заради виконання яких нас запросили працювати в компанію: наші посадові обов'язки, завдання, які ставить нам безпосередній (адміністративний) керівник або керівник проекту, в якому ми беремо участь. Це не ваше особисте розуміння: важливо це у світовому масштабі чи ні?

Дедалі прозаїчніше: важливо те, заради чого вас покликали на цю позицію. І якщо кожен виконуватиме ці завдання, всім буде щастя.

А що «Терміново»?

Те, що має певний термін. Найчастіше терміново — коли термін вже дуже близький.

Як виглядає Матриця?

Що можна зробити прямо зараз?

Виконайте просту вправу:

1. Перерахуйте всі цілі та завдання, які ви плануєте виконати. Список має бути пронумерований.

2. Проранжуйте кожну справу за шкалою від −5 до 5 у категоріях «Терміновість», «Важливість» у таблиці 1. Великі цілі («Слонів») поділяйте на окремі завдання («Біфштекси») і надавайте ранг «Терміновість» та «Важливість» кожному окремому «біфштексу».

3. У таблиці 2 розподіліть усі справи по полю, виходячи з рангів Терміновості та Важливості.

4. Визначайте пріоритетність завдань, рухаючись полем від правого верхнього кута («Терміново — Важливо») до лівого нижнього кута («Не терміново — Не важливо»).

5. Виконуйте відповідно до пріоритетів.

6. Насолоджуйтесь порядком та успіхом. Адже Успіх це ще й встигнути.

34 президент США Дуайт Девід Ейзенхауер був дуже зайнятим. Щоб встигати за день зробити більше, він створив власний ефективний інструмент тайм-менеджменту, який сьогодні називають Матрицею Ейзенхауера чи Матріцею пріоритетів. У чому полягає суть методу?

Що таке матриця Ейзенхауера?

Ідея матриці Ейзенхауера полягає в тому, щоб навчитися швидко відрізняти важливі справи від другорядних та тих, які взагалі не потребують уваги. Усі поточні та заплановані справи Ейзенхауер запропонував розбивати на 4 категорії за принципом терміновості та важливості. Для наочності він намалював квадрат і поділив його на 4 поля. Кожне з полів містило список справ:

1 поле: Важливі та невідкладні відносини;
2 поле: Важливі, але дуже термінові справи;
3 поле: Не важливі, але термінові справи;
4 поле: Не важливі та не термінові справи.

Як працювати з квадратом Ейзенхауера?

Розглянемо квадрат Ейзенхауера докладніше:

Важливі та невідкладні відносини.Що б ви віднесли до цієї категорії? Яку кількість термінових та важливих справ могли б записати у цей квадрат? Фокус полягає в тому, що планування по Ейзенхауер тільки тоді можна назвати ефективним, коли перший квадрат виявляється завжди чистим, без єдиного запису. Якщо у вас є список справ, які ви можете віднести в дане поле матриці, значить, щось заважає вашій продуктивній роботі: лінь, відсутність самодисципліни, невміння правильно розставити преоритети і т. д. Все це призводить до появи авралів, що погано позначається на психічному та фізичному стані людини.
Важливі, але дуже термінові справи.Ейзенхауер, створюючи свою систему тайм менеджменту, був упевнений, що саме ця категорія є найважливішою. Своєчасно помістити сюди завдання та взятися за його виконання – означає можливість присвятити вирішенню завдання стільки часу, скільки необхідно. Так, наприклад, своєчасне звернення до лікаря попередить захворювання, а написання студентської дипломної роботи трохи раніше від термінів залишить можливість для виправлення помилок.
Не надто важливі, але термінові справи.Це поле матриці Езенхауера призначене для розміщення сюди справ, які заважають ефективній роботі і вимагають негайного усунення. Наприклад, ремонт поломки комп'ютера, допомога тещі в перевезенні меблів на дачу і т.д.
Чи не термінові і не важливі справи.У матриці пріоритетів є місце і для справ, які ми виконуємо щодня для того, щоб відволіктися від роботи.
Це довгі розмови по телефону, перегляд серіалів, френд-стрічки, написання листів тощо. Тобто всі ті справи, які є приємними, але не обов'язковими. Ейзенхауер, говорячи про пріоритети, називав подібні заняттями «пожирачі часу», які негативно впливають на продуктивність роботи.

Працювати з квадратом Ейзенхауера буде зручніше, якщо:

Розставити у кожному полі завдання за рівнем важливості, пронумерувавши їх латинськими літерами чи цифрами. Братися варто спочатку за більш термінові та важливі справи;
Зосередитись в основному на справах із квадрата 2. Якщо справи зі списку не дуже термінових, але важливих потраплять у квадрат важливих та термінових справ – не страшно. Головне, щоб подібне переміщення не стало тенденцією;
Визначити для себе довгострокові цілі та покроково розписати завдання для їх досягнення. Завдання розподілити за квадратами;
Не відволікатися від завдання, що виконується в даний момент на перекури, перегляд пошти та інші справи.

Таким чином, матриця, створена президентом Ейзенхауером - це дієвий інструмент тайм-менеджменту, який успішно застосовується на практиці вже понад півстоліття.

Схожі статті

Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів

Існує думка, що цей метод використав генерал Дуайт Ейзенхауер.

Він склав матрицю класифікації справ, яку використав для більш ефективної організації свого часу, і вона допомогла йому досягти успіху – стати президентом США.

Всі справи, згідно з матрицею Ейзенхауера, за важливістю та терміновістю можна розділити на чотири категорії

Розглянемо докладніше кожну з цих категорій.

А. Важливі та термінові. Справи цієї категорії потрібно зробити негайно. Найкраще слово для них - «аврал».

Завтра іспит, а квитки ще не вивчені, і доводиться спішно доучувати те, що відкладалося протягом довгого часу на потім.

«Жити треба так, щоб важливі справи не перетворювалися на термінові».

В. Важливі та нетермінові. Справи цієї категорії – «найображеніші», їм ми приділяємо найменше уваги, адже вони нетермінові! "Час терпить", - думаємо ми про такі справи і відкладаємо їх у довгий ящик. «Іспит так далеко, цілий семестр попереду, можна поки що не думати

про підготовку… Ну, до іспиту ще місяць, встигну все вивчити… Ще цілий тиждень попереду, час є…» І поступово через нашу нехтування справами категорії Увони перетворюються на справи категорії А.І ось вже остання ніч перед іспитом, а ми гарячково намагаємось запам'ятати хоч щось, і в голові крутиться: «Ех, треба було раніше почати готуватися!» Щоб уникнути подібного сценарію подій у своєму житті, до справ категорії Употрібно підходити як до інвестицій, які потрібно робити сьогодні, щоб отримати прибуток завтра.

З. Неважливі та термінові . Хитрі справи, які люблять «прикидатися важливими». Вони вправно маскуються під справи категорії А, і їм часто вдається нас провести: людині властиво плутати важливість і терміновість, чим і користуються завдання категорії С. Саме ці справи створюють атмосферу метушні, метушні та вічного поспіху, але чомусь такий стан справ найчастіше вважається показником активної роботи. Адже ще на початку XX ст. класик наукової організації праці Ф. Тейлор зауважив, що добре організоване підприємство - те, де ніхто нікуди не біжить, не метушиться, а всі справи робляться неквапливо, але вчасно та якісно. Подивіться уважно на свою особисту корпорацію «Я». Як справи у вас?

Д. Неважливі та нетермінові("кошик для сміття"). До справ такого типу ставляться наші поглиначі часу. Вони часто приємні і цікаві, тому ми вважаємо за краще витрачати на них найкращий годинник, а потім не можемо згадати, куди пропало стільки часу? «Фінансувати» такі справи потрібно за залишковим принципом, інакше вони з'їдять весь бюджет нашого часу. Якщо дотримуватися цього принципу, з поглиначів вони можуть перетворитися на наших помічників.

Взяти за правило: «Напишу реферат з економіки, зроблю завдання з тайм-менеджменту, і якщо залишиться вільний час, пограю годину

в комп'ютерну гру», і чітко слідувати йому. Тоді й важливу справу буде зроблено, і на розваги час залишиться.

Переваги матриці Ейзенхауера:

- Проста у використанні;

- дозволяє зменшити кількість поганих справ;

— допомагає швидко визначити пріоритетні завдання та справи.

Матриця управління часом Стівена Кові

Стівен Ковібув одним із небагатьох людей планети, хто знав, як правильно розпорядитися кожною хвилиною часу.

Кові працював над авторською системою тайм-менеджментупротягом кількох років, вклавши в неї весь практичний досвід, що він накопичив за сотні, а може й тисячі, консультацій бізнесменів і просто ділових людей, хто мріє вичавлювати з часу все. До останньої краплі.

Стівен написав кілька книг щодо продуктивності. Сама відома «Сім навичок високоефективних людей». У ній описуються звички, яких слід дотримуватися, щоб стати результативнішим.

Коротко про кожну зі звичок:

Будьте активними. Змінюйте світ навколо себе, щоб створити комфортне середовище для досягнення цілей, самореалізації та творення. Не звертайте увагу на фактори, які вам непідвладні, наприклад, політика
Починайте діяти, представляючи кінцеву мету. Будь-які ваші дії мають бути спрямовані на досягнення цієї мети
Складіть матрицю управління часомі віддавайте пріоритет важливим і водночас цим нетерміновим справам
Дійте, виходячи зі стратегії Win-Win(Виграв-виграв).

У будь-якій проблемі завжди 2 сторони (учасники). Думайте, як вирішити її одночасно і найвигідніше для всіх
Спочатку прагнете зрозуміти людину, бути зрозумілою — це справа другої важливості. Розвивайте емпатичне слухання - прийняття від людини емоцій, почуттів, а не лише слів. І не забувайте віддавати свої
Прагніть упіймати синергетичний ефект. Синергія означає, що ціле завжди більше складових його частин. Ефект виникає при роботі над важкими завданнями, а також при роботі в команді
Заточуйте пилку. Постійно покращуйте навички планування, комунікації та емпатії (співпереживання)

Найцікавіший і найнезвичайніший пункт із перелічених вище — це третій пункт: «Матриця часу».

Що таке матриця управління часом та як з нею працювати

Матриця – це шаблон, за яким можна визначати черговість виконання завдань.

Фізично матрицяявляє собою квадрат, розділений на 4 дрібніші квадрати. По горизонталі вимірюється терміновість, а по вертикалі - важливість.

Будь-яку нову справу потрібно співвідносити з одним із квадратів і в залежності від обраного квадрата робити конкретну дію, наприклад, відразу братися за виконання або відкладати на потім.

Варіанти дій із справами

Матриця управління часом Стівена Кові передбачає чотири варіанти розвитку дій.

Якщо справа термінове та важливе, Його потрібно зробити прямо зараз. Частка таких справ може сягати 40-50%. Кові стверджує, що термінові та важливі завдання слабко сприяють досягненню ваших головних цілей. Наявність великої кількості таких справ насамперед говорить про авралі, отже, про неправильну організацію робочого часу та низьку особисту продуктивність.

Якщо справа нестрокове та важливе, то його виконання необхідно виділити максимальну кількість часу, уваги і ресурсів. Саме ці справи призводять вас до поставленої мети, а значить користь від виконання є максимальною.

Якщо справа термінове та неважливе, потрібно його делегувати (доручити). Намагайтеся знайти виконавця, для якого це завдання є важливим. Таким чином ви заощадите свій час.

Якщо справа нестрокове та неважливе- Не виконуйте його. Іноді психологічно важко відмовитися від виконання, бо у свідомості вже зміцнилася думка, що завдання необхідно завершити. Якщо ж вам не вдається виявити силу волі і перебороти себе — помістіть справу в окремий список «Зробити коли-небудь».

Як керуватися з великою кількістю справ, використовуючи матрицю

Швидше за все, ви дуже зайнята людина і кількість ваших справ вимірюється десятками.

Намагатися пам'ятати їх чи виписувати на папір — контрпродуктивно.

Представляємо вам ЛідерТаск - спеціалізовану програму для аналізу справ. ЛідерТаск підтримує методику управління часом Стівен Кові.

Створіть у програмі 4 папки (проекти) для роботи за матрицею часу:

Починайте наповнювати їх завданнями:

Спробуйте ЛідерТаскдля роботи з матриці керування часом Кови.

Завантажити ЛідерТаск

Матриця Ейзенхауера (яка носить ім'я 34-го президента США, який її придумав) — один із методів тайм-менеджменту для визначення пріоритетів справ дня. Виглядає матриця як чотири квадрати, які виходять при перетині осей "Важливо - Неважливо" по горизонталі та "Терміново - не Терміново" по вертикалі.

Як використати цю матрицю? Просто розподіліть туди свої справи (наприклад, справи дня) відповідно до їх важливості та терміновості.

Важливі та термінові справи — ті, які дуже важливі та не терплять зволікання. Без них все порушиться, і зробити їх завтра буде вже пізно. Ці справи треба робити сьогодні насамперед — і обов'язково. Приклади важливих та термінових справ: виконання завдання за проектом, термін здачі якого ось-ось настане; позаплановий похід до дантиста, травматолога або іншого фахівця; терміновий телефонний дзвінок клієнту чи контрагенту. У теорії квадрат важливих і термінових справ має бути порожнім, але на практиці іноді у кожної людини бувають важливі та термінові справи, частина з них породжується лінощами, частина — недоліком професіоналізму, а частина — форс-мажорами.

Важливі, але не термінові справи — це важливе, що терміновим стане незабаром. Якщо ви не плануєте цього чекати і влаштовувати собі непотрібну гонку, то зверніть на ці справи пильну увагу. Приклади таких справ: поточна (планова) робота з ваших проектів; планування нових проектів; оцінка одержаних результатів за проектами.

Справи не важливі, але термінові. Як правило, у цей квадрат потрапляють справи, що ніяк не наближають вас до мети, якою б вона не була, це справи, які треба робити, але виключно для того, щоб їх робити. Привітати з днем народження (виявляється, Вася народився саме сьогодні), несподівана парафія гостей та інші не заплановані, нав'язані зустрічі, від яких не можна відмовитися. Якщо з цього можете делегувати щось, комусь доручити — зробіть це обов'язково.

Не важливі та не термінові справи – це найнеприємніша категорія справ. Вони не важливі, вони не термінові, але їх хочеться робити. Це ваші пожирачі часу – читання глянсових журналів, комп'ютерні ігри, перегляд телепрограм та інтернет-серфінг.

Важливо: багато хто починає займатися фігнею, коли просто втомлюється. Коли хочеться хочеться. Так от це помилкове рішення. Правильно – запланувати якісний відпочинок (це категорія Важливо, але не терміново) та відпочити якісно, а не займатися фігнею.

Разом як інструмент, матриця Ейзенхауера працює і, більше того, добре організує, якщо їй слідувати. Можете собою пишатися, якщо квадрат "Важливо і Терміново" буде у вас частіше порожнім: а це цілком реально, якщо ви частіше займатиметеся справами квадрата "Важливо, але не Терміново". Так працюють майстри!

Вам буде корисно визначити, наскільки ефективно ви проводите свій час, чи вмієте Ви встановлювати пріоритети та делегувати обов'язки.

Випишіть з Вашого тижневика/щоденника план одного дня. Що Ви зробили, які завдання
вирішили, з ким зустрічалися, хто Вам заважав працювати, скільки на це пішло часу? Розподіліть зроблене по чотирьох квадрантах Матриці Ейзенхауера із зазначенням витраченого часу.

Підрахуйте, як розподілився час на чотири квадранти?

Обробка результатів.

Квадрант I – ті справи, які потребують негайного вирішення. Вони і термінові, і важливі, і так
і кричать про себе: Зроби! Прийми рішення! Дай відповідь на лист! Нарада! Приготуй доповідь!».

Що ви отримали?
Якщо квадрант I непропорційно розрісся, це означає, що терміни та дати керують Вами, а не Ви своїм життям. Може, Ви просто дотягли всі справи до останньої межі? Адже може бути, що справи квадранта II, які теж важливі, але не термінові, стали терміновими, оскільки Ви не встигли їх виконати у встановлені терміни? У Вас немає стратегічного підходу до проблеми. Менеджер, та й просто людина, яка потрапила в таку ситуацію, перебуває під щоденним дамокловим мечем стресу, спричиненого неминучою кризовою ситуацією. У Вас немає ні часу, ні сил обдумати перспективні плани, підготувати пропозиції про новий продукт, Ваші друзі, стосунками з якими Ви так цінуєте, забули, як Ви виглядаєте. Ви наздоганяєте поїзд, що йде, і одного разу опинитеся на порожньому пероні з розривом серця.

Чому?
Ви неправильно розставили пріоритети, не вмієте делегувати обов'язки, не довіряєте
своїм співробітникам, тягнете всі навантаження на собі. При такому стані речей Вам важко роз-
зчитувати підвищення, т.к. у Вас немає думки, бачення майбутнього компанії, Ви повністю зайняті
важливими проблемами сьогодення.

Що робити?
Навчитися делегувати обов'язки, виховувати собі заступника, дублера, якщо хочете, який замінить Вас у разі потреби. Підготувати список обов'язків, які Ваші співробітники можуть виконувати замість Вас. Переглянути лист пріоритетів. Перенести центр тяжкості Вашої діяльності у квадрант II.

Золоте правило: Криза легше запобігти, ніж дозволяти.

Квадрант ІІ. Важливо, але не терміново – чудова філософія! Якщо Вам удалося так розподілити час, що квадрант II виявився найбільш заповненим справами, Вас можна щиро привітати!

Що ви отримали?
Ви чудово вмієте «відокремлювати зерна від полови», концентруєтеся на головному, маєте свій погляд на все, оскільки у Вас достатньо часу спокійно подумати про поточні та майбутні проекти. У Вас хороші ділові відносини з Вашими колегами, Вам є до кого звернутися з питанням та за консультацією, якщо це буде потрібно.

Чому?
Ваша система встановлення пріоритетів добре підходить для Вашої конкретної діяльності.
Ви вмієте делегувати обов'язки і не витрачаєте час на вирішення чужих проблем.

Квадрант ІІІ. Неважливо, але терміново? Несуттєві дрібниці, короткострокові цілі, нагальні інтереси та проблеми.

Що ви отримали?
Вам не здається, що Вами затикають усі дірки? Чи Ви це так самі влаштували? Чому Ви виконуєте найневажливішу частину роботи? Хто за Вас робить все інше?

Якщо друге місце за витраченим часом у Вашій матриці займає квадрант IV, то Ви перший кандидат на звільнення.

Чому?
Через якісь причини Ви з усіх своїх посадових обов'язків вибрали лише неважливі. Причому Ви самі визначили, що для Вас є основною справою, і що - марнота суєт. Якщо Ви самі визнаєте, що витрачаєте час на виконання неважливих завдань, то чому Ви так робите? У Вас немає ні чітких цілей, ні планів як на найближчий час, так і на довгострокову перспективу. Це схоже на саботаж, причому постраждаєте від нього передусім Ви самі.

Що робити?
Якщо Ви збираєтеся пошукати собі інше місце роботи, подумайте спочатку, на яку рекомендацію від теперішнього керівництва Ви можете розраховувати при такому ентузіазмі? Напевно, доцільніше впорядкувати справи на справжньому місці роботи, щоб Ваш начальник відпускав Вас зі сльозами на очах і обіцянкою прийняти, як тільки Ви захочете повернутися назад. Для цього необхідно «просто» перенести центр ваги Ваших справ у квадрант II, стати незамінним і дійсно потрібним співробітником. Для цього треба негайно переглянути аркуш пріоритетів, графіки виконання завдань, освоїти всі техніки економії часу. Вам відступати нікуди, Ви в кризі, яка може закінчитися плачевно!

Квадрант IV. Неважливі та нетермінові справи. За що вам платять зарплату? Вам не шкода витрачати
своє життя на виконання нікчемних справ? Коментарі зайві.

«Термінові справи, як правило, не найважливіші,
а важливі – не найтерміновіші».
Д. Ейзенхауер

Попередній аналіз Вашої Матриці Ейзенхауера показав, що люди, які прагнуть і досягають успіху, уникають займатися справами з квадрантів III і IV.

Якщо більшість Ваших справ опинилися в квадрантах І та ІІІ, Вам корисно ознайомитися з заміткою: Квадранти І та ІІІ

Перше, чого потрібно навчитися у роботі з матрицею, – грамотно у справах. Вміти відрізняти важливе від термінового, не дуже термінове від неважливого.

Матриця часу ділиться на 4 квадранти, в яких є 2 осі важливості та стільки ж осей терміновості. У кожен із них вписуються справи та завдання, що допомагає наочно побачити пріоритетність кожного складового: що робити насамперед, що у другу тощо.

Шаблон матриці виглядає так:

Розглянемо кожен квадрант докладніше.

Важливі та термінові

Ідеальний тайм-менеджмент має на увазі, що цей квадрант буде порожнім. Це зумовлено тим, що при грамотному розміщенні пріоритетів та своєчасному виконанні справ завалу просто не буде. Це може бути нормально лише іноді, але постійний хаос у справах – ознака неорганізованості.

Щоб уникати проблем із квадрантом «А», потрібно організувати грамотне планування в інших областях та виконувати точно всі пункти. Однак, якщо необхідність його заповнення все ж таки виникає, то сюди вписуються:

Справи, невиконання яких ставить під загрозу зриву досягнення мети.
Завдання, невиконання яких сприяє появі життєвих труднощів та труднощів.
Завдання, які безпосередньо пов'язані зі здоров'ям.

Не забувайте про . Часто буває так, що справи із квадранту «А» можна доручити іншій людині. Якщо таке можливе – скористайтеся цим правом.

Не забувайте про делегування обов'язків. Часто буває так, що справи із квадранту «А» можна доручити іншій людині.

Важливо, але не терміново

Найпріоритетніші справи та завдання розташовуються тут, тому йому потрібно приділяти максимум уваги. Це повсякденні заняття, терміновість яких не така висока, але вони все ж таки важливі. Фахівцями було помічено, що люди, які працюють саме з квадрантом «В», досягають у житті більшого успіху та досягають намічених цілей. Вони заробляють більше грошей та займаються улюбленою справою, від чого і щасливі.

Оскільки терміновість у справах відсутня – немає паніки, що робить підхід до виконання зваженим і розумним. Це у свою чергу сприяє високій ефективності та продуктивності. Проте не слід забувати, що невчасне виконання справ із квадранта «В» переміщає їх у квадрант «А».

Отже, до цієї зони вписуються всі поточні заняття, пов'язані з щоденними справами: основна діяльність, спортивні заняття, плани день і т.п.

Терміново, але не важливо

Заняття, які «лежать» в основі цього квадранта, як правило, є фактором, що відволікає. Їхнє виконання не несе в собі жодної корисності в плані досягнення цілей і не призводить до жодних результатів. Найчастіше вони лише заважають зосереджуватись на по-справжньому важливих справах та знижують загальну ефективність. Працюючи з матрицею головне – не сплутати відносини з квадрантів «А» і «З», інакше створиться плутанина пріоритетності справ.

В область «C» можна відносити справи, пов'язані з переговорами та зустрічами, які нав'язані кимось, зі святкуванням днів народження людей не дуже близького кола, домашній клопіт, який виникає раптово. Оскільки справи з цього квадранта лише гальмують і «крадуть» час, їм потрібно приділяти мінімум часу.

Не терміново і не важливо

Від справ, які поміщаються у цей квадрант, немає жодної користі. Ними потрібно займатися в останню чергу. Навіть якщо ви не займатиметеся ними зовсім, то від цього буде тільки краще. Проте зважати на такі справи необхідно, як кажуть, ворога треба знати в обличчя. Це щонайменше «пожирачі» корисного часу, яких варто позбавлятися.

Від справ, які поміщаються у квадрант «D», немає жодної користі.

Але найцікавіше, що справи саме з цього квадранту дуже приваблюють людей. Тут найприємніше і найпростіше, над чим не потрібно працювати. Вони розслаблюють та приносять задоволення. Приємне проведення часу робить проблематичною відмову від них.

Сюди вписуються телефонні розмови з друзями та родичами, просиджування в соціальних мережах, інтернет-серфінг, комп'ютерні ігри, перегляд телепередач, тусовки в клубах.

Звичайно, відпочинок для продуктивної роботи важливий, як і кисень для людини, але він також має бути корисним. Замість просиджування цілими вихідними на дивані влаштовуйте виходи та виїзди на природу, розробіть план активного відпочинку, це, до речі, допоможе зміцнити здоров'я. Прочитайте пізнавальну чи просто цікаву книгу, на яку раніше не було часу, це спонукає розум.

Контролюючи своє життя, пам'ятайте, що відпочинок також має бути запланований. Неприпустимо, щоб він був спонтанним. Але й не зневажайте їх. Це може призвести до затяжного неробства, оскільки перевтома ще нікому на користь не йшло. Тут доречним є правило: «Справі час – потісі час».

Приклад розкладу на кожен день може мати такий вигляд:

Можна розкреслити аркуші самостійно або завантажити готові бланки з Інтернету.

Розподіл пріоритетів

Спочатку, з незвички, буде проблематично визначити терміновість і важливість кожної справи, але кінцевий підсумок того вартий. Спробуйте використати таку вправу:

Накресліть таблицю з колонками: № п/п, справа, терміновість, важливість. Кількість рядків регулюйте самостійно залежно від довжини списку.
У другий стовпець «справу» впишіть усі завдання та справи, якими ви зазвичай займаєтесь.
Після цього переходьте до їхньої оцінки: наскільки кожне заняття важливе або термінове.

Щоб це було простіше, використовуйте такі критерії важливості, ставлячи запитання до кожної справи:

Виконання цього завдання необхідне досягнення моєї ключової мети (Так – значить, важливо; Ні – неважливо).
Невиконання справи тягне у себе серйозні наслідки для поточної діяльності (Так – важливо; Ні – неважливо).

Критерій терміновості:

Якщо завдання не виконати зараз, вона втрачає свою актуальність (Так – термінова; Ні – несрочная).

Цей інструмент розташування пріоритетів значно спростить весь процес роботи. Пройшовши через таке дослідження, ви виявите, скільки часу до цього моменту марнували і скільки, виявляється, корисного вивільняється.

Щоб встигати за день зробити більше, Дуайт Ейзенхауер створив власний ефективний інструмент тайм-менеджменту, який сьогодні називають Матриця Ейзенхауера або Матриця пріоритетів. У чому полягає суть методу?

ЩО ТАКЕ МАТРИЦЯ ЕЙЗЕНХАУЕРА?

Ідея матриці Ейзенхауера полягає в тому, щоб навчитися швидко відрізняти важливі справи від другорядних та тих, які взагалі не потребують уваги.

Усі поточні та заплановані справи Ейзенхауер запропонував розбивати на 4 категорії за принципом терміновості та важливості. Для наочності він намалював квадрат і поділив його на 4 поля.

Кожне з полів містило список справ:

1 поле: Важливі та невідкладні відносини.
2 поле: Важливі, але дуже термінові справи.
3 поле: Не важливі, але термінові справи;
4 поле: Не важливі та не термінові справи.

Як працювати з квадратом Ейзенхауера?

Розглянемо квадрат Ейзенхауера докладніше:

ВАЖЛИВІ І БЕЗПІДПРИЄМНІ СПРАВИ

Що б ви віднесли до цієї категорії? Яку кількість термінових та важливих справ могли б записати у цей квадрат? Фокус полягає в тому, що планування по Ейзенхауер тільки тоді можна назвати ефективним, коли перший квадрат виявляється завжди чистим, без єдиного запису.

Якщо у вас є список справ, які ви можете віднести в дане поле матриці, значить, щось заважає вашій продуктивній роботі: лінь, відсутність самодисципліни, невміння правильно розставити преоритети і т. д. Все це призводить до появи авралів, що погано позначається на психічному та фізичному стані людини.

ВАЖЛИВІ, АЛЕ НЕ ДУЖЕ ТЕРМІНОВІ СПРАВИ

Ейзенхауер, створюючи свою систему тайм менеджменту, був упевнений, що саме ця категорія є найважливішою. Своєчасно помістити сюди завдання та взятися за його виконання – означає можливість присвятити вирішенню завдання стільки часу, скільки необхідно.

Так, наприклад, своєчасне звернення до лікаря попередить захворювання, а написання студентської дипломної роботи трохи раніше від термінів залишить можливість для виправлення помилок.

НЕ ДУЖЕ ВАЖЛИВІ, АЛЕ ТЕРМІНОВІ СПРАВИ

Це поле матриці Езенхауера призначене для розміщення сюди справ, які заважають ефективній роботі і вимагають негайного усунення. Наприклад, ремонт поломки комп'ютера, допомога тещі в перевезенні меблів на дачу і т.д.

НЕ ТЕРМІНОВІ І НЕ ВАЖЛИВІ СПРАВИ

У матриці пріоритетів є місце і для справ, які ми виконуємо щодня для того, щоб відволіктися від роботи. Це довгі розмови телефоном, перегляд серіалів, френд-стрічки, написання листів тощо.

Тобто всі ті справи, які є приємними, але не обов'язковими. Ейзенхауер, говорячи про пріоритети, називав подібні заняттями «пожирачі часу», які негативно впливають на продуктивність роботи.

Працювати з квадратом Ейзенхауера буде зручніше, якщо:

Розставити у кожному полі завдання за рівнем важливості, пронумерувавши їх латинськими літерами чи цифрами. Братися варто спочатку за більш термінові та важливі справи;
Зосередитися переважно на справах із квадрата. Якщо справи зі списку не дуже термінових, але важливих потраплять у квадрат важливих та термінових справ – не страшно. Головне, щоб подібне переміщення не стало тенденцією;
Визначити для себе довгострокові цілі та покроково розписати завдання для їх досягнення. Завдання розподілити за квадратами;
Не відволікатися від завдання, що виконується в даний момент на перекури, перегляд пошти та інші справи.

Усі говорять про користь тайм-менеджменту, як про спосіб заощадити свій час. Насправді ж, виходить, що більше часу проводиш над блокнотиком з планами, пошуком потрібної сторінки, а також аналізом записаних упереміш справ, ідей, міркувань.

Сьогодні поговоримо про метод планування, який допоміг 34 президенту США обійняти власну посаду, а значить, спростить життя жінці. Отже, матриця Ейзенхауера - що собою являє, як використовується, де і ким застосовується дізнаємося з цієї статті.

Значення та ефективність

Цей спосіб планування відрізняється використанням, точно поставлених собі цілей. Ви знаєте, до чого йдете по життю, які прагнення душі, а також чого хочете досягти в найближчі терміни. Приналежність справ до досягнення мети визначає критерій пошуку їм місця у матриці – важливість. Те, що допоможе вам стати тим, ким хочете – важливе, решта – ні.

Другий критерій для опису справ, у якому працює матриця – це терміновість. Те, що вимагає негайного чи якнайшвидшого виконання – терміново, а те, що може почекати – не терміново.

Значення матриці засноване на тому, що допомагає наочно побачити список роботи, яка веде вас до мети, а також тієї, що нічого не приносить для просування. Таким чином, можете не просто оцінити власну роботу щодо ефективності, а також виробити чіткий план, щоб цю ефективність примножити.

Тепер поговоримо про значення. Матриця Ейзенхауера допомагає людині просуватися до поставленої мети. Якщо слідувати їй, неухильно дотримуватися принципів роботи, то бажані досягнення скоро замаячать на горизонті, а дії для проходження іншого шляху будуть чітко визначені. Знаєте, що робити, а значить – усі шанси досягти вершин у найкоротші терміни.

Суть методу

Розумію, що не всі вже стикалися з цим поняттям, а тому відразу після хвалебних од поясню, що це таке.

Матриця Ейзенхауера– це спосіб планування свого часу, що грунтується розміщенні переліку справ у списку особливої структури.

У сам список вносите абсолютно будь-які справи, тільки варто розуміти ступінь їхньої важливості та терміновості. Спосіб використовуйте як інструмент розташування пріоритетів, який дозволить досягти для себе результатів у скорочені терміни.

Список справ структурується як квадрата, що складається з чотирьох сегментів. Кожен сегмент відведений для справ та завдань, відповідно до важливості та терміновості.

Спосіб організації індивідуального часу підходить для короткострокового планування. Наприклад, на один чи два дні. Використовувати можна всім: майбутнім бізнесменам, нинішнім домогосподаркам, студентам та найманим робітникам. Це – універсальна методика. Повторюся – важливо визначитись із власними цілями.

Відразу дам рекомендації щодо ведення справ у такий спосіб. У нинішньому світі розроблено масу додатків на підставі матриці Ейзенхауера для смартфонів, ноутбуків, планшетів, що дозволить позбавитися використання блокнота. Також зручно вести подібні таблиці в Excel. Прихильникам старовинного паперового способу ніхто не забороняє вести власний щоденник або просто робити записи на листках, головне – щоб було зручно.

Як правильно використовувати метод

Щоб методика працювала на вас, а особисте просування було помітним, вести запис варто правильно. Якщо все робити належним чином, із задумом розробника матриці, то людина швидко помітить власну організованість, а також появу в неї вільного часу.

Пояснюю докладно, з прикладами, за принципом наростання важливості інформації:

Четвертий сегмент, присвячений неважливим і не терміновим справам, заповнюється, на вигляд. Сюди вносите перегляд стрічки новин у соцмережі, «необхідність» зателефонувати подружці чи тітці з Красноярська, читання мильної опери, а також перегляди серіалів. Це справи, які мають ні терміновості, ні важливості для особистісного чи професійного розвитку, тобто – пожиратели часу. Від їхнього виконання користі немає ніякої.
Третій сегмент складається з неважливих термінових справ. Це доручення вам від іншої людини, зустрічі, що раптово виникли. Наприклад, подружка попросила віднести джинси до хімчистки. Справа, яка безпосередньо на ваш особистісний та професійний розвиток ніяк не впливає, але все одно вимагає уваги та часу, причому у певний термін.
Другий сегмент. Сюди вносять важливі справи, які мають терміновості. Для виконання яких, варто мати запас часу. Важливість набувають тому, що впливають на розвиток та досягнення поставленої мети, але на щастя не обмежують у часі. Це ті завдання, які варто виконувати розмірено та спокійно, з максимальною віддачею, а значить – у майбутньому принесуть свої плоди у вигляді вашого просування до поставленої мети. Виконання списку з цього сектору для вас є пріоритетним. Сюди вписують професійні завдання, заходи особистого розвитку, і навіть підтримки власного здоров'я.
Перший сегмент. Важливі термінові відносини. По суті, це ті завдання, які повинні перебувати в другому сегменті, але з виконанням затягнули, залишивши роботу на останній момент, коли дедлайн вже «на носі». Тепер будете змушені працювати в авральному режимі, а також ризикуєте «напортачити». Наприклад, роботу надішлють на доопрацювання. Ідеально працює вважається та матриця, в якій цей сегмент порожній. Це говорить про вміння людини грамотно мати власний час.

Застосування у реальних умовах

Думаю, що теоретично все зрозуміло, але в цьому й сіль, що лише теоретично. Впевнена, що молодим мамам, які хочуть поєднати кар'єру з вихованням дитини, туманно представляється впровадження в цю табличку приготування їжі на тиждень, прання, роботи вдома або отримання додаткової освіти. Тому використання матриці присвячується одній меті. Вибираєте ціль, а потім будуєте час так, щоб якнайшвидше її досягти.

У житті сучасної жінки виходить, що хочеться бути гарною мамою, дружиною, а також досягти успіху на кар'єрному зростанні. У такому разі краще використовувати матрицю для планування на один день, а головне пам'ятати, що всі дії, які ведуть до мети – обов'язково важливі. І не важливо, що вони можуть не відповідати один одному за смисловим наповненням. Так, потреба присутності на першому виступі дитини буде важливою терміновою справою, а складання квартального звіту – важливою, але не такою терміновою. Принаймні саме для цього дня.

Вправа з матрицею допомагає орієнтуватися життям і визначити собі важливість цілей і завдань. У такому разі принципи важливості та терміновості будуть абстрактними.

Наприклад, мої цілі на три місяці – навчитися кататися на ковзанах, отримати підвищення кваліфікації, скласти іспит на права водія, знайти нову роботу, оновити гардероб чоловіка.

Як їх розмістити:

Отримати права водія, пройти підвищення кваліфікації – тому що так розширяться горизонти для пошуку нового робочого місця;
Знайти нову роботу;

Оновити гардероб чоловіка – це, звичайно, важливо для мене. Але ніяк не позначиться на моєму розвитку;
Навчитися кататися на ковзанах – приємно, але в житті навряд чи знадобиться.

Дівчата, ставте собі цілі та дотримуйтесь їх за допомогою матриці Ейзенхауера. Адже цілі наповнюють наше життя змістом.