Тайм-менеджмент - найкращі методи управління часом. Розумний тайм-менеджмент або як правильно організувати свій день

Процес та стратегія тайм менеджменту спрямовані на максимально ефективне використання часу. У цій статті намагатимемося розібратися, які методи та навички не тільки підвищують продуктивність, а й сприяють розвитку певного типу мислення. Крім того, розглянемо проблему пожирачів, які поглинають набагато більше вашого часу, ніж це можна собі уявити.

Як знову контролювати своє життя?

Сьогодні дуже легко перевантажити себе інформацією, спілкуванням та завданнями. Дуже часто все це просто бере над нами гору, залишаючи лише почуття пригніченості від того, що просто фізично неможливо одночасно впоратися з кількома завданнями. Такі ситуації призводять до хронічного стресу та втоми. Вся сіль успіху у легких, але дуже дієвих прийомах тайм менеджменту.

Тайм-менеджмент: що це?

Взагалі дискутувати над тим, що таке управління часом можна дуже і дуже довго.

Якщо вірити Вікіпедії, то це технологія організації часу та підвищення ефективності його використання.

Вивчення нової навички чи стратегії – це процес, етапи якого слід продумати особливо старанно. Спочатку вам буде некомфортно: це не повинно лякати, адже практика чогось нового завжди потребує величезних зусиль та витрат великої кількості часу, перш ніж звичка вкорениться у повсякденному житті.

7 принципів тайм менеджменту

Розуміння основних правил управління часом значно полегшить ваш початок шляху освоєння цієї науки.

Слідкуйте за своїм часом

Єдиний метод удосконалення навичок тайм менеджменту – вивчення та розуміння своїх нинішніх звичок управління часом.Наприклад, можна кожні 15 хвилин записувати в блокнот те, чим ви зараз займаєтесь. Вже за тиждень ви точно зрозумієте, де проводите час ефективно, а де витрачаєте марно. Проаналізувавши отриману інформацію, визначте, як можна підвищити продуктивність.

Навіть не спробуйте застосовувати нові стратегії, поки не досягнете успіху на цьому етапі.

Визначте важливі цілі

Після виявлення своїх звичок, пов'язаних з тайм-менеджментом, ви готові до наступного рівня – визначення та аналізу конкретних цілей. Вони обов'язково мають бути:

конкретними (з погляду кінцевого результату);
вимірними (іноді важко визначити, як можна оцінити факт реалізації мети);
досяжними (реальна оцінка власних матеріальних та нематеріальних ресурсів);
реалістичними (з погляду періоду часу, запланованого досягнення цілей);
визначеними за часом (чітке позначення термінів, виділених у цілей).

Складіть план подальших дій

Після формулювання цілей визначте наступний план.Накидайте на папері загальну схему дій, які приведуть вас до бажаних цілей. Потім поділіться на конкретні завдання з чіткими термінами. Після цього створіть перелік щоденних завдань.Нехай у ньому буде максимум шість архіважливих справ, які слід виконати.

Дуже важливо присвячувати більше часу саме суттєвим, а не терміновим завданням(адже часто багато хто з нас витрачає практично цілий день на «гасіння пожежі», тобто вирішення постійних поточних питань). Потрапляючи у своєрідну пастку рутиною плинності, важко зосередиться на пріоритетах.

Розділіть завдання на частини

Групуючи завдання на такі категорії,ви станете більш продуктивно та дієво керувати часом. Наприклад, можна виділити певний період для необхідних телефонних дзвінків або роботи з електронними листами. Коли закінчується час, виділений під виконання конкретного завдання, потрібно просто переходити до наступного пункту плану (навіть якщо не встигли зробити всі потрібні дзвінки або відправити заплановані листи). Можна ділити завдання на:

стаціонарні (ті, що ви виконуєте за робочим столом);
динамічні (ті, що не вимагають присутності в офісі).

Позначте конкретні часові рамки для виконання завдань

Встановлюючи завдання, відразу ж визначайте, скільки часу потрібно їх виконання. Без чітких дедлайнів ви витрачатимете дуже багато часу на інші трудомісткі завдання.Тому так важливо, щоб кожен пункт вашого списку був реалістичним та досяжним.

Намагайтеся максимально закінчити певну дію у встановлений термін, а коли час закінчиться – відразу беріться за нове завдання. Не дозволяйте перфекціонізму завадити вам у досягненні успіху!

Дотримуйтесь принципу Парето

Закон Парето або правило 80/20 свідчить, що 80% ваших зусиль приносять 20% результатів. І навпаки: 20% зусиль – це 80% результатів. Знаючи цей секрет, постарайтеся визначити завдання-пріоритети, які найбільше впливають на майбутній успіхпід кінець дня, місяця чи року. Насамперед сфокусуйтеся на реалізації саме цих завдань, а потім уже приступайте до виконання 80% дій, які приносять лише 20% результатів.

Балансуйте свій графік

І наостанок, складіть план щоденної/тижневої/щомісячної рутини,яка дозволить рухатися вперед, зосередившись на найважливіших цілях, завданнях та заходах. Послідовність– чудовий спосіб формування та зміцнення нових звичок, які допоможуть ефективно керувати часом. Обов'язково дотримуйтесь балансу між особистими та професійними сферами життя.

Розробка плану– це не просто створення переліку справ, які потрібно зробити. Завдання мають бути записані таким чином, щоб план на ходу можна було доповнювати або змінювати. Це можна зробити так:

запишіть усі завдання. Список має бути вичерпним, але лаконічним, оскільки з надто великим планом дуже важко працювати;
оцініть кількість часу для виконання кожного завдання; врахуйте додатковий час на непередбачувані події. Як правило, на всі заплановані дії витрачається набагато більше часу, ніж передбачалося. Не забудьте включити в план завдання, що повторюються, які ви виконуєте на регулярній основі;
встановіть пріоритети.

Як керувати часом: 6 ефективних стратегій

Щоденне застосування певних стратегій суттєво полегшить досягнення максимальної продуктивності та ефективності.

Дотримуйтесь гнучкості у плані

Слід розуміти: прожити день за чітким планом – радше рідкість, ніж реальність. Непередбачені події можуть раптово частково або навіть повністю змінити хід вашого дня. Слід наперед підготуватись до несподіваного повороту подій, передбачивши альтернативний план. Такий буфер дозволить вам набагато легше впоратися із непередбаченими обставинами протягом дня. Тим не менш, слід бути обережними, інакше ризикуєте загубитися у всіх цих сценаріях. Виділіть певний час на форс-мажорні події, а потім продовжуйте виконувати заплановані завдання-пріоритети.Думайте ширше, зосередившись на перспективніших справах.

Правильно організовуйте свою роботу

Організація роботи починається з упорядкування думок. Якщо у вашій голові дуже багато інформації, працюйте над створенням звички записувати їх на папері. Коли плани, завдання та ідеї будуть перенесені в робочий зошит, свідомість очиститься і організуватиметься вам у рази легше.

Будьте постійними у встановленні часових рамок

Хоча гнучкість у складанні плану та щоденного режиму відіграє важливу роль, ключове значення, якщо говорити про конкретні завдання та дії, належить незмінності тимчасових обмежень. Обов'язково визначте кількість часу для пріоритетів і завжди дотримуйтесь цих рамок(ну хіба вам вдасться достроково виконати завдання). Таке сталість під управлінням часом вирішує багато завдань тайм менеджменту.

Правильно організовуйте робоче середовище

Щодня втрачаєте цінні хвилини на пошуки документів? Якщо це так, існує простий спосіб перестати марнувати час. Потрібно лише організувати папери/папки так, щоб у будь-який момент легко і швидко можна було знайти все необхідне. Зверніть увагу на комп'ютер та систему електронної пошти. Якщо на пошук потрібної іконки, папки або файлу витрачається занадто багато часу, це означає, що система організації зберігання інформації також потребує вдосконалення. Насправді створити на робочому місці ідеальний порядок дуже легко. Набагато важче безперервно підтримувати його. Найпростіше розставляти речі на місця або сортувати листи відразу після їх отримання.Вже в той момент, коли ви залишаєте хоча б один аркуш паперу в непризначеному для цього місці, ви втрачаєте контроль над ситуацією.

Використовуйте нагадування

Два простих способи, що нагадують про заплановані завдання:

використання стікерів;
носіння при собі диктофона.

Ці варіанти – найкращі методи запам'ятовування швидких ідей, які згодом можна перенести до списку щоденних справ.

Визначайте шкідливі звички

У ході організації робочого процесу та робочого середовища, намагайтеся звертати увагу на звички, які крадуть час,тим самим гальмуючи досягнення прогресу та успіху. Визначайте ці звички, працюючи над тим, щоб раз і назавжди їх позбутися.

9 технік ефективного тайм менеджменту

Незалежно від вашої зайнятості протягом дня, можна знайти трохи часу, щоб почати використовувати одну з наведених нижче технік поліпшення навичок тайм менеджменту. У такий спосіб ви напевно зможете якісніше керувати не тільки робочим графіком, а й ефективно планувати свій відпочинок.

Комп'ютерна грамотність

Удосконалення навичок роботи з комп'ютером полягає в правильному користуванні програмним забезпеченням.Це дозволяє в рази заощадити час, енергію та зусилля для виконання конкретних дій. Навіть створення ярликів найбільш затребуваних програм на робочому столі може суттєво зберегти час, який витрачається на написання звіту або підготовку презентації.

Креативність

Творчий підхід дозволяє розвивати унікальні ідеї,сприяють економії часу та підвищенню продуктивності протягом дня.

Критичне мислення та навичка вирішення проблем

Вміючи критично оцінювати ситуацію,ви витрачаєте у рази менше часу на процес мислення, а більше – на роботу та виконання завдань.

Делегування

Можливість доручити роботу комусь іншомудозволяє суттєво заощадити час. Маючи другу пару рук для витратних часу завдань, можна дозволити собі сконцентруватися на інших речах.

Можливість оплачувати аутсорсинговому фахівцю чи особистому помічнику гарне виконання завдань – своєрідний каталізатор, що дозволяє значно підвищити власну продуктивність.

Навички ведення переговорів

Незгоди з іншими щодо робочих моментів часто відволікають нас від найважливіших питань. Набуття навичок ефективних переговорів допоможе вам швидко досягти задовільної угоди,що у свою чергу звільнить більше часу для вирішення інших завдань.

Емоційний інтелект

Коли негативні емоції беруть над вами гору, ви стаєте непродуктивними, втрачаючи дорогоцінний час. Емоційний інтелект передбачає активний процес контролю емоцій.Навчившись правильно їх виявляти, ви підвищите продуктивність та покращите результати своєї роботи.

Багатозадачність

Присвятіть трохи часу групуванню завдань та планів,а також розвитку та вдосконаленню навичок мультизадачності. Водночас до дуже важливих завдань, які вимагають багато уваги та обмірковування, слід поставитися з усією серйозністю. У такому разі багатозадачність грає з вами злий жарт: ви витрачаєте часу більше, ніж вам вдається заощадити.

Навички прийняття рішень

Тут все просто: чим швидше приймаються рішення, тим більше часу ви заощаджуєте!

Скорочитання

Збільшивши швидкість читання, ви тим самим збільшуєте обсяг інформації, яку можете засвоїти.

5 методів, що допомагають отримати більше часу

Навіть використовуючи хоча б кілька цих методів на щоденній основі набагато легше досягти головної мети тайм менеджменту – максимально продуктивного використання часу.

Використання афірмацій

Практика доводить, що прості твердження з позитивним настроєм- Правильний крок на шляху до реалізації цілей.

Для покращення навичок тайм менеджменту підійдуть такі афірмації:

щодня я ефективніше використовую свій час;
ключі до успішного життя моїх рук;
я все встигаю, створюючи для себе більш цікаве та успішне життя.

Регулярні перерви

Тіло і розум потребують постійних перерв. Здавалося б, безперервна робота протягом п'яти годин здатна підвищити продуктивність. Насправді слід розуміти, що без відпочинку наш мозок витрачає на елементарні операції набагато більше часу:уповільнюється творчий процес і навіть зменшується здатність вирішувати проблеми. І навпаки, регулярні перерви освіжають розум і креативність, полегшують процес мислення та покращують потік інформації.

Вміння відмовляти

Впевнено відповідаючи "ні" на прохання про надання допомоги або підтримки, ви не дозволяєте іншим людям маніпулювати вами та вашим особистим часом.Звичайно, кожен випадок слід розглядати в індивідуальному порядку, вміючи відрізнити нахабство від щирого прохання.

Систематизація процесів

Продумана система процесів дозволяє значно скоротити час, призначений до виконання конкретних завдань. Створюючи такі схеми, слід обов'язково поставити питання спрощення існуючих дій.Розглядайте ситуацію не лише як економію часу, а й енергії, грошей чи зусиль.

Прагнення постійного вдосконалення

Максимально намагайтеся щодня покращувати себе та свої навички. Це стане в нагоді незалежно від того, над яким завданням ви зараз працюєте, або яку функцію виконуєте, оскільки така тактика дозволяє вдосконалювати можливості мислення та розширювати усвідомлення того, як краще впоратися зі щоденною рутиною. Ви навчитеся правильно і своєчасно ставити собі потрібні питання,відповіді на які дозволяють заощадити час та гроші.

Спосіб мислення ефективного менеджера часу

Дієве управління часом, ефективні методи та стратегії – це лише половина шляху до успіху. Слід виробити у собі менталітет, який природно підтримуватиме всі ці прагнення, розширюючи усвідомлення часових рамок. Придивіться до способу мислення, орієнтованого на якісне використання часу.

Ставте потрібні питання

Перший крок до мислення, орієнтованого на якісне використання часу, полягає у правильних питаннях. Відповіді ними повинні стимулювати розвиток уявного ланцюжка на тему особливостей тайм менеджменту. Пару разів на день ставте собі три наступні питання:

як я можу в цей момент максимально ефективно використати свій час?
Як впливають на моє майбутнє ці дії?
чи є я найкращим спеціалістом з цього завдання?

Стати оптимістичним реалістом

Оптимістичний реалізм полягає у позитивному настрої щодо всього, що стосується виконання завдань найбільш дієвим, ефективним способом. Крім того, ця якість також передбачає об'єктивну оцінку всіляких перешкод, викликів, проблем, що виникають на шляху до реалізації мети.

Будьте проактивними, а не реактивними

Проактивність означає, що ви фізично та емоційно готові виконувати завдання, за які несете відповідальність. Незважаючи на сюрпризи та форс-мажори, ви зберігаєте адекватність та спокій, тримаєте все під контролем.Проактивне мислення приведе вас до правильних рішень, зробить продуктивнішим.

І навпаки, якщо реагувати на певні події, обставини надто емоційно, згодом ви відчуватимете постійний страх, розбитість і стрес.

Використовуйте цілеспрямовану концентрацію

Для успіхів у тайм менеджменті необхідно зосередити всю свою увагу виключно на конкретній справі. Позбавтеся відволікаючих факторіві повністю сконцентруйтеся на пріоритетному завданні.

Не шукайте досконалості

Якщо ви звикли шукати досконалість у всьому, що робите, не чекайте на перфекціонізм від тайм менеджменту. Слід розуміти, що досконалість - поняття досить суб'єктивне.Якщо щось видається вам ідеальним, зовсім необов'язково, що інші також так вважають. І навпаки: недосконалі у ваших очах речі, для когось можуть бути верхи перфекціонізму. Отже, запитайте себе: чи потрібні ці додаткові десять хвилин, присвячені виконанню завдання? Чи вплинуть вони на кінцевий результат? Якщо ні, робіть висновки!

Демонструйте відданість та дисципліну

Совісно та послідовно підходьте до виконання завдань. Високий рівень самодисципліни дозволить вам вчасно виконувати завдання, не порушуючи дедлайнів.Ця характеристика – характеристика реальних гуру тайм менеджменту.

Виявляйте ентузіазм

Незалежно від несподіванок або проблем, що наздогнали вас протягом дня, усміхайтеся, зберігаючи гарний настрій. Сприймайте все як виклик на шляху до мети.Також ентузіазм дозволить підтримувати високий рівень енергіїнавіть тоді, коли здається, що все довкола буквально руйнується.

Вироблення навичок тайм менеджменту: 5 вправ

Час - явище суб'єктивне, а наш мозок має здатність керувати сприйняттям цього феномену. Саме тому, керування часом – це відповідний спосіб мислення.

Щоб навчитися правильно мислити, потрібно обов'язково виконувати особливі вправи. Застосовуючи їх, ви зможете усвідомлено та повноцінно проживати щогодини свого життя.

"Час - гроші" - популярна, але докорінно невірна приказка. Час – це не гроші, час – це ваше життя!

Дуже важливо виконувати ці вправи повністю(від початку і до кінця) навіть тоді, коли це буде створювати вам певний дискомфорт.

Пам'ятайте, що мозок найкраще навчається, перебуваючи у важких умовах.

За допомогою нижченаведених вправ можна отримати до семи додаткових годин на тиждень,тому відмовки у стилі «немає часу» просто не проходять. Розглядайте це як інвестицію в одну з найважливіших валют.

Ці методи – це швидше одноразовий досвід, а не нові звички. Застосовуйте їх постійно, а лише деякий час.

Створіть екстремальні умови.Почніть додаткові проекти або задайте собі нові цілі, виділивши короткі терміни для їх реалізації. Це призведе до перенавантаженості роботою. Так, можливо, це буде не найлегший досвід, але саме в хаотичних обставинах можна швидко освоїти базові принципи тайм менеджменту. Фактично, це стане природною реакцією мозку на ситуацію, що виникла.
Протягом дня створюйте короткі, але чіткі візуалізації наступних кількох годин.Незалежно від того, чи розписано цей час у вас у блокноті чи ні, просто на кілька секунд закрийте очі, уявивши себе, що виконує конкретні дії протягом найближчих трьох-п'яти годин. Ця вправа дуже підвищує здатність керувати часом та організовувати свою роботу.
Плануйте день із точністю до хвилини.Зафіксуйте на аркуші паперу кожну дію, яка чекає на вас завтра вранці. Внесіть у список навіть такі речі, як чищення зубів або винесення сміття. Ціль вправи: навчити свій розум дуже детально організовувати час. Проживіть наступний день за готовим планом, відзначаючи кожен виконаний крок тріумфальною галочкою. А ввечері проаналізуйте, наскільки вам вдалося виконати все задумане, і зробіть висновки. Приготуйте такий самий детальний план і наступного дня. Загалом вам потрібно буде повторити вправу три дні поспіль. Ну а потім зробіть це знову, але вже обходячись без паперу - зафіксуйте всі справи в пам'яті. Опустіть незначні деталі, сфокусувавшись на пріоритетних завданнях наступного дня.
Щоразу, піддаючись прокрастинації, робіть п'ять присідань.Так, це не жарт. Без необхідності перевіряли електронну скриньку? П'ять присідань. Безцільно блукали у соціальних мережах? П'ять присідань.
Метод досить спірний, але він має як мінімум дві переваги:
- ви розумієте, як часто відволікаєтеся на непотрібні дії, витрачаючи свій час марно. Таким чином, можна в рази скоротити періоди прокрастинації;
- фізичний рух прискорює циркуляцію крові та забезпечує доступ більшої кількості кисню до мозку, що прямо впливає на підвищення мотивації та покращення концентрації в процесі подальшої роботи. Мало хто розуміє цінність фізичних вправ для якісного управління часом.

Придбайте секундомір і використовуйте його з ранку до вечора.Починаючи чергове завдання, чітко визначайте кількість часу, яку ви готові їй приділити. Запустіть таймер та дотримуйтесь призначеного плану. Безпосередні дедлайн для кожного завдання ставте відразу перед тим, як приступити до його виконання. Враховуйте також діяльність, пов'язану з пожирателями часу або марнуванням його марно. Наприклад, вирішіть скільки часу можна витратити на перегляд смішних фото в інтернеті, а потім запускайте таймер.

Останнє завдання навчить вас контролювати поточний час під час виконання завдань. Ця навичка – справжній наріжний камінь тайм менеджменту.

6 найпоширеніших пожирачів часу

Як би не було корисно розвивати звички ефективного управління часом, не менш знаменно усвідомлювати, скільки часу ми витрачаємо на дії, які не являють собою жодної цінності. Декілька прикладів допоможуть наочно зрозуміти, як ми втрачаємо набагато більше часу, ніж можемо собі уявити.

Прокрастинація та лінь

Прокрастинація – звичка уникати певних видів діяльності, винаходячи різні виправдання. Слід бути особливо обережним, оскільки таке зволікання часто наздоганяє нас там, де найменше цього можна очікувати. Навіть такі прості речі, як надмірне планування, тривалі перерви на обід, надто часті перерви – це ознаки прокрастинації.

Слідкуйте за цими сигналами та працюйте над розвитком мислення, орієнтованого на ефективний тайм менеджмент.

Пастка очікування

Очікування, чи то черга в супермаркеті, чи очікування ділової зустрічі, означає лише одне: ви даремно витрачаєте свій час, замість того, щоб робити щось важливіше та результативніше. Проте навіть справжнім гуру тайм менеджменту іноді просто не вдається уникнути таких ситуацій. Але, якщо ґрунтовно підготуватися, навіть так можна отримати користь. Наприклад, заздалегідь підготуйте матеріали для читання або зробіть у цей час телефонні дзвінки.

Присвятивши кожну робочу хвилину діям, що наближають вас до майбутньої мети, ви розумно використовуєте найбільш цінний особистісний ресурс – час.

Дистрактори

Все, що відволікає вашу увагу, призводить до втрати концентрації та перерв у процесі креативного мислення. Дослідження показали, що повернення до перерваної роботи може тривати від п'яти до п'ятнадцяти хвилин. Щоб уникнути подібних ситуацій, попередьте рідних/колег/друзів/підлеглих про те, що ви не будете доступні протягом певного періоду часу.

Попросіть не турбувати вас без надзвичайної причини.

Звичка постійної зайнятості

Видимість постійної зайнятості – найпоширеніша форма прокрастинації. Протягом дня ми виконуємо безліч сторонніх справ, які не мають жодного відношення до наших планів.

Тому завжди повертайтеся до правила 80/20: почніть виконувати ті 20 відсотків, від яких залежить 80 відсотків успіху. І тільки закінчивши їх, приступайте до 80 відсотків завдань, що залишилися.

Технологічні пастки

У довгостроковій перспективі технологія може бути дуже корисною. Якщо ж зловживати нею, вона поглинатиме занадто багато вашого часу, провокуючи стан прокрастинації.

Занадто тривале перебування в інтернеті, постійна перевірка електронної пошти, перегляд телевізора, телефонні розмови або радіопрограми можуть забрати ваш час: ви просто не встигнете виконати пріоритетні завдання.

Три емоції, які забирають час

Три види емоцій, які постійно забирають ваш час – це тривога, стрес та почуття розбитості. Вони позбавляють можливості активного керування часом.

Але якщо вам вдасться використати та активно застосовувати всі запропоновані принципи, методи та стратегії, що обговорюються в цій статті, ці негативні емоції ні в якому разі не вплинуть на вашу продуктивність протягом дня.

Висновок

Імплементація в життя звичок тайм менеджменту (управління часом) вимагає багато старань та зусиль, але послідовна практика та щоденне застосування приведуть вас до сатисфакції та свободи. Присвятивши час практиці цих стратегій та методів, тренуючи певний спосіб мислення, ви не тільки отримаєте більше часу, а й буквально повернете собі радість від активного життя.

«Ми втомлюємося і знемагаємо не тому, що багато працюємо, а тому, що погано працюємо, не організовано працюємо, безглуздо працюємо».

Фізіолог Н.Є. Введенський

Тайм – менеджмент – техніка управління часом, що включає правила і принципи, які допомагають людині правильно організувати свій час і досягти максимальної ефективності в будь-якій справі. За допомогою тайм-менеджменту людина може сама усвідомлено контролювати час, який він витрачає на різні види діяльності, збільшуючи при цьому ефективність та продуктивність своєї роботи чи відпочинку. Планування, розподіл, розстановка пріоритетів, встановлення цілей допомагає людині впоратися з божевільним ритмом сучасного життя. Тайм – менеджмент допомагає людині встигати робити все без стресів та уникнути хронічної втоми.

Спочатку методики тайм – менеджменту використовувалися лише за ведення бізнесу, організації праці. Але зараз методи управління часом також застосовуються і в особистому житті людини, щоб встигати справлятися з побутовими питаннями, правильно організовувати своє дозвілля, відпочинок.

Історія виникнення тайм-менеджменту

Ще в 20-ті роки Наукова організація праці говорила про те, що ефективність використання часу залежить від особистої ефективності самої людини. З'явилася Ліга "Час", яка публікувала статті в газетах під назвою "Боротьба за час". У 70-ті роки набув популярності метод хронометражу, який розробила біолог Любищев. Цей метод є інструментами вироблення ефективного мислення людини, що сприяє раціональному управлінню особистим часом та підвищенням особистої ефективності.

У 2007 році в Москві при фінансово-промисловому інституті відкрилася перша кафедра тайм - менеджменту. Сьогодні цей напрямок став дуже затребуваним і популярним. Є маса тренінгів, семінарів з планування та раціонального розподілу часу.

Тайм-менеджерце людина, яка враховує психологічні особливості людей, умови праці та пропонує більш ефективні графіки роботи. Він здатний розкрити в людині всі його приховані резерви та підказати, яким шляхом підвищити свою ефективність.

Процес спілкування тайм - менеджера з клієнтом схожий на психологічну консультацію, в якій він вислуховує людину, дає підказки та поради, як розподілити час, скільки часу приділяти відпочинку, як розставити пріоритети. Як спланувати день так, щоби все встигати без стресів.

Тайм – менеджери проводять не лише індивідуальні консультації. Часто їх запрошують компанії як експерти, щоб вони допомогли налагодити процес праці. Насамперед навчити керівника правильно розподіляти свій робочий час і грамотно розподіляти обов'язки в колективі. Вони вивчають діяльність компанії, необхідну кількість часу на вирішення певних завдань. Після збору інформації та аналізу, тайм-менеджер вносить корективи до порядку дня фірми.

Аналіз витрат часу виконання певних завдань.

Постановка, формулювання та визначення мети.

Складання плану задля досягнення мети, і навіть розстановка пріоритетів.

Реалізація мети. Підказка, які кроки потрібно зробити відповідно до плану.

Складання списків справ, які потрібно зробити.

Фіксація часу за допомогою хронометражу.

Які переваги має людина, яка навчилася правильно планувати свій час?

«Час, витрачений даремно, є існування; час, вжитий на користь, є життя»

Е.Юнг

Досягає поставленої мети.

Досягає своєї мети набагато швидше, ніж інші.

Здатний досягти успіху у будь-якій сфері діяльності.

Має більше часу на відпочинок, спілкування з близькими та друзями.

Може виконувати набагато більше за певний проміжок часу.

Може збільшити свої доходи та відійти від справ, правильно розподіливши обов'язки між співробітниками.

Може позбутися хронічної втоми, не схильний до стресів.

Завжди має чіткий план дій.

Має почуття внутрішньої свободи і самостійно контролює своє життя.

Види тайм-менеджменту

Нині є багато різноманітних підходів до проблеми управління часом. Фахівці виділяють три основні типи:

Персональний (особистий) тайм – менеджмент. Він пов'язаний з особистісним саморозвитком людини, вмінням правильно та плідно організувати свій день.

Професійний тайм – менеджментдопомагає людині ефективно виконувати свою роботу, правильно організовувати свій робочий час чи розумно розподіляти обов'язки у колективі.

Соціальний тайм – менеджментрегулює міжособистісні взаємини чи управління часом кількох людей. Наприклад, корпоративний.

Основні поняття тайм - менеджменту

Концепція управління часом-це спосіб розуміння та сприйняття часу. Концепція тайм – менеджменту допомагає визначити причину та мету, чому людині необхідно навчитися керувати своїм часом. Усвідомити цінність цього процесу, і навіть зрозуміти основні засади управління часом.

Методи керування часом- Певна послідовність дій, яка допоможе вирішити конкретне завдання.

Система управління часом– комплекс концепцій та методів, які дозволять вам максимально швидко та ефективно досягти своєї мети.

Неправильна організація роботи чи неписьменна організація діяльності керівництвом призводить до того, що співробітники компаній відчувають постійний дефіцит часу. Це позначається на ефективності роботи та успішності підприємства в цілому.

Нестача часу спостерігається у тих випадках, якщо:

Немає розкладу роботи на день.

Якщо помічник керівника не в курсі його порядку денного.

Телефонні дзвінки та відвідувачі часто відволікають від основної діяльності.

Якщо керуючий не вміє розподіляти обов'язки.

Якщо робота виконується у постійній поспіху, що призводить до швидкої стомлюваності.

Якщо працівники не відповідають своїм посадам.

Якщо працівники неадекватно оцінюють свої можливості, то швидкість роботи.

Якщо немає мотивації у працівників (наприклад, надто низька зарплата).

Щоб покращити ефективність роботи підприємства, необхідно навчити працівників складати план роботи на день. При складанні плану потрібно 60% часу відвести основним завданням, 20% непередбаченим і 20% спонтанним справам. Головне, привчити колектив складати плани на день систематично та регулярно.

Ефективність тайм-менеджменту в управлінні залежить від того, наскільки співробітники будуть навчені плануванню, розставленню пріоритетів, контролю часу виконання завдань, а також правильної черговості виконання завдань.

Для вирішення цих завдань можна запросити експерта з тайм-менеджменту або навчити менеджера вашого підприємства, який сам видаватиме співробітникам завдання та контролюватиме ефективність їх роботи. Менеджер повинен видавати як основні, і кілька запасних завдань. Наприкінці дня співробітник подає звіт про виконану роботу.

Управління особистим часом у тайм – менеджменті

Щодо управління особистим часом, тобто основні правила тайм – менеджменту, що застосовуються в особистому житті:

Ніколи не брати роботу додому.

Організувати побут так, щоб він займав мінімум часу.

Планувати вільний час наперед. Сюди має входити емоційна насолода (похід у кіно, театр, концерт, музей). А також фізичне (заняття спортом, танцями тощо).

Для відпочинку використовувати не лише вихідні, а хоч би один день серед тижня. Наприклад, покататися велосипедом після роботи або піти з друзями в сауну.

Під час відпустки обмежити дзвінки, пошту, інтернет, щоб відпочити по-справжньому.

1.Основне правило тайм-менеджменту - правильна постановка мети.

Якщо ви навчитеся чітко визначати свої цілі, а також визначати, які завдання є другорядними, то ви заощадите багато часу.

Якщо ви витрачаєте свій час на щось, значить, у цей момент ви вважаєте, що він дуже важливий. Але чи це так? Поставте собі запитання, чи результат цієї дії допоможе вам наблизитися до вашої мети? Що таке ціль? Мета - прагнення людини до чогось, коли весь процес спрямований на кінцевий результат.

При постановці мети потрібно спочатку визначитися з основними цінностями.

Усвідомити свої можливості, мотивацію. Проаналізувати проблеми, потреби та складності, які можуть виникнути на шляху до мети. Подати чітко свою мету в найдрібніших деталях, її кінцевий результат. Розпланувати свої дії, зайнятися пошуком ресурсів та розпочати реалізацію.

Існують різні методи постановки цілей. Але всі методи мають загальний алгоритм постановки цілей:

Мета має бути максимально конкретною із зрозумілим кінцевим результатом.

Необхідність досягнення мети має бути обґрунтованою. Навіщо це потрібно, і що я з цього отримаю?

Мета має бути реальною та зрозумілий механізм її досягнення.

Необхідно чітко визначити межі часу, за які мета має бути досягнуто.

2.Другое головне правило тайм – менеджменту – пріоритизація.

Вміти розставляти пріоритети це дуже важливо. Є справи, які мають меншу значущість у досягненні мети, а є ті, що грають головну роль.

3.Третє основне правило тайм - менеджменту - це планування.

Після встановлення мети наступним етапом буде планування. Планування – невід'ємна частина тайм – менеджменту. Воно складається з таких основних етапів:

Упорядкування плану тайм – менеджменту.

Етап складання проекту, у якому можна маневрувати, продумати різні варіанти досягнення мети.

Етап виявлення необхідних ресурсів.

Етап визначення осіб, які зможуть допомогти на шляху до мети.

Етап фіксації результатів планування у вигляді бізнес-проекту, карти.

Коли людина починає займатися плануванням, активізується мислення, вмикається творчий потенціал. При складанні плану ваша мета стає більш конкретною, ви починаєте розуміти, чого ви хочете насправді і як цього досягти. Це свого роду практичний посібник до дії.

Доки людина не складе план реалізації того, чого хоче, вона перебуває в постійному роздумі на цю тему. Але не думки, а дії наближають вас до мети. Коли складено докладний план, у якому враховані різні способи досягнення мети, це дозволяє маневрувати. Не виходить одними засобами та способами, можна спробувати інші. Планування розвиває в людині гнучкість та готовність до будь-яких ситуацій.

Упорядкування плану дає вам високий шанс успіху. Наявність плану надає впевненості у собі, своїх можливостях. Усі успішні люди та підприємці займаються плануванням.

Основні методики планування. Короткий опис

1. АВС плануваннябазується на тому, що необхідно спочатку потрібно виконувати найбільш значущі відносини (під буквою А), а потім В та С.

Справи категорії А – найважливіші. Вони становлять 15% всіх справ і дають 65% результатів. В - важливі справи, які становлять 20% всіх справ і приносять 20% результатів. Категорія С – це справи найменшої ваги, вони становлять 65% і дають результат – 15%.

2. Правило Паретоабо принцип "80 на 20". Цей принцип застосовується до будь-якої щоденної діяльності. 80% справ, які ви робите протягом дня, дають вам 20% потрібного результату. А 20% важливих справ, що плануються, наближають вас до результату на 80%.

Наприклад: 20% людей володіють 80% капіталу, 80% людей володіють 20% капіталу. 20% клієнтів дають прибуток у 80%, а 80% клієнтів дають прибуток у 20%.

3. Хронометраж- цей метод полягає в тому, що вам потрібно щохвилини записувати всі свої дії і скільки часу ви на них витратили. Це допоможе вам зрозуміти, куди і на що йде ваш час і як скоригувати ваш графік.

4. Складання списку завдань- Це найпростіший метод планування, який дозволяє планувати і час, і справи.

Як правильно скласти список справ і слідувати йому?

Спочатку поспостерігайте за собою. Скільки потрібно часу на виконання різних завдань.

Напишіть список справ із вечора.

Записуйте певні пункти. Наприклад: зайти до магазину. До цього пункту додайте список покупок.

Плануйте весь свій день, не лише роботу.

Починайте свій день із виконання неважких завдань. Щоб відразу поставити галочки і підбадьоритися на весь день думкою про те, що слідувати списку справ не так вже й складно. Наприклад, зробити зарядку і приготувати сніданок.

Список справ має бути завжди на увазі.

Не пишіть у список більше 7 пріоритетних справ, щоб потім не нервувати, що ви щось не встигли.

Випробуйте всі методики планування та підберіть найбільш підходящий.

Ведіть запис.

Не намагайтеся встигнути все. Спочатку зробіть найважливіші та пріоритетні справи.

Плануйте кожен день. А також складайте додатковий план на тиждень.

Завжди носіть із собою ручку та блокнот.

Заведіть Щоденник успіху, він вас мотивуватиме і нагадуватиме, що ви на вірному шляху.

Навчіться говорити "Ні". Це допоможе уникнути спілкування з непотрібними людьми, занять непотрібними справами.

Перш ніж щось робити, обміркуйте, наскільки це терміново, важливо і як ця дія наблизить вас до мети.

Проаналізуйте свої звички, дії, які відбирають даремно ваш час. По хронометражу легко відстежити ті дії, яких вам потрібно позбутися.

Не виконуйте чужих справ. Не будьте інструментом для досягнення чужих цілей. Сконцентруйтеся на своїй меті.

Виділяйте час на самовдосконалення.

Не зупиняйтеся на досягнутому. Досягши однієї мети, ставте наступну.

1. Стівен Кові у книзі «7 навичок високоефективних людей»розглядає тайм - менеджмент, як елемент самовдосконалення. Ось його поради:

Робіть те, що маємо зробити спочатку. Чи не відкладайте важливі справи на потім.

Ваша мета має бути пріоритетною та важливою. Рухайтесь до неї.

Усі дії виконуйте на основі пріоритетів.

Не витрачайте багато сил для досягнення незначної мети. Затрачувані ресурси та кінцевий результат мають бути порівнянними.

Шукайте всі способи, щоб зробити життя простішим.

2. Девід Аллен радить правильно організувати робоче місце, придбати всі необхідні канцтовари. Також завести картотеку, на кожну справу завести відповідну папку. Також Аллен радить писати 4 списки справ:

Скласти список справ, які необхідно виконати у найближчій перспективі;

До окремого списку внести проекти, які потребують комплексного підходу;

Окремо скласти список проектів, які з тієї чи іншої причини поки що не можуть бути виконані;

Список «коли».

3.Джулія Моргенстерн радить спочатку оцінитискільки часу ви витрачаєте на виконання ваших завдань. Які фактори вас відволікають? Можливо, вас відволікають соцмережі, додаткові обов'язки, нереальні терміни чи психологічні перешкоди.

Для кожної дії необхідно встановлювати часові рамки.

Якщо ви не можете виконати якусь дію, то проаналізуйте, можливо, її можна відкласти на якийсь час, перепоручити іншим співробітникам або зовсім від нього відмовитися.

Сортуйте речі та справи, очистіть простір від усього, без чого можна обійтись. Призначте кожній речі своє місце, а кожній справі – час.

«З'їдайте жабу на сніданок»

Щоб весь день ваші думки не поверталися до справи, яку ви не хочете виконувати або вона вам неприємна, почніть день із неї. Так ви звільнитеся від емоційної напруги та вантажу, який би довелося нести весь день.

«Біфштекс із слона»

Якщо перед вами стоїть глобальне завдання, для вирішення якого необхідно зробити безліч дій, тоді розділіть цю роботу на частини. Не робіть зі справи слона, наріжте його на шматочки. Так простіше почати реалізувати поставлене завдання. А також такий підхід сприяє кращому розумінню цього завдання.

Навчіться говорити «ні»

Управління часом вчить не тому, щоб встигати робити якнайбільше, а встигати правильно робити те, що потрібно. Говоріть «ні» непотрібним справам, людям. Не ставайте ні для кого інструментом для досягнення цілей. Сконцентруйтеся на своїх цілях.

Прагніть до автоматизації та максимального спрощення своєї діяльності.

Виконуйте схожі відносини поспіль, оскільки мозок звикає до певної сфери діяльності. І щоразу справляється з ними швидше.

Прислухайтеся до своїх біологічних ритмів. Робіть роботу в той час, коли відчуваєте особливий приплив сил та активності. У період найменшої активності дайте собі відпочити. Дослухайтеся до потреб свого організму. Іноді 15-хвилинної перерви достатньо, щоби відкрилося «друге дихання».

Кращі книги з тайм-менеджменту, які варто прочитати:

Результативний тайм-менеджмент. Б. Трейсі

Тайм-драйв. Як встигати жити та працювати. Р. Архангельський

Жорсткий тайм-менеджмент: Візьміть своє життя під контроль. Д. Кеннеді

Працюй менше, встигай більше. К. Глісон

До біса все! Берися та роби. Р. Бренсон

Екстремальний тайм-менеджмент. М. Мрочковський, О. Толкачов

Практичний курс з тайм-менеджменту. І. Абрамовський

Як працювати по 4 години на тиждень і при цьому не стирчати в офісі від дзвінка до дзвінка, жити де завгодно і багатіти. Т. Ферріс

Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу. Д. Аллен

Ефективність тайм-менеджменту залежить від виконання вами основних його правил, а також чіткого розуміння того, навіщо він вам потрібен, як керувати своїм часом і які переваги ви матимете.

Майже тиждень не писав сюди, пов'язано це аж ніяк з небажанням чи лінню, а з більш тривіальними речами. У житті кожного студента настає сесія, і, хоч як це парадоксально, вона торкнулася і мене. Сьогодні я представляю першу частину статті на конкурс, про який писав нижче. Отже, стаття:

Що таке GTD, таймменеджмент та як це правильно пишеться?
– Теоретичний курс тайм менеджменту.
- Особистий тайм менеджмент чи реальні приклади.
- Поради щодо тайм менеджменту.
- Висновок.

У статті я викладу короткий курс тайм менеджменту, різні способи проведення свого часу ефективно і з користю, покажу основні помилки та недоліки у щоденному тайм менеджменті, запропоную методи вирішення проблем, що виникають. У частині статті я розкрию лише перші два пункти, що залишилися – у другій частині статті. Це зроблено з двох причин, тому що не писати в блог, на мій погляд, дуже не добре, а також я зможу дізнатися реакцію на першу частину статті.

Що таке GTD, тайм-менеджмент і як це правильно пишеться?

Тайм менеджмент (від англ time management) - це вміння ефективно розподіляти свій час з метою підвищення ефективності роботи та отримання максимальної віддачі.

GTD – getting things done – у моєму вільному перекладі «виконуючи всі справи». Приблизно те ж саме і більш популярний тайм менеджмент.

Питання написання англійських слів, які вже увійшли в російську мову, але ще не з'явилися у словниках, завжди залишалося для мене відкритим. Тому я точно не знаю правильного написання слів на кшталт таймменеджменту.

Теоретичний курс індивідуального тайм менеджменту.

У цьому розділі:

Помилки або неправильні GTD.

Що потрібно робити чи правильний тайм менеджмент.

Що таке неправильний тайм-менеджмент? Припустимо, у людини є тиждень часу і 10 невиконаних справ, одна з яких, наприклад, запустити свій бізнес. До вирішення проблеми у звичайних людей існує 3 підходи: залишити все на останній день (назвемо такий спосіб «студентський», усі навчалися в університетах та знають, як навчаються студенти), робити максимум речей на початку тижня та розподілити справи на весь тиждень.

Розглянемо кожен підхід окремо.

Перший підхід має єдиний плюс: на початку тижня буде багато вільного часу. Мінусами є більша завантаженість вікенду, ризик не встигнути виконати намічене, витрата більшої кількості часу на виконання роботи, ніж при третьому способі. Другий спосіб - дзеркальне відображення першого, і його плюси та мінуси збігаються, за винятком відсутності ризику не вкластися за термінами. Третій спосіб найточніше описує моє розуміння поняття правильний тайм менеджмент. Його плюсами є низька завантаженість кожного окремого дня, найбільша продуктивність, відсутність ризику не вкластися в терміни.

Прояснивши приблизний вид правильного розподілу часу, розглянемо два важливі поняття, які допоможуть пояснити мені ключові моменти мого уявлення про тайм-менеджмент.

Ось ми підходимо до фіналу цієї частини. Конкретні поради можна буде знайти в наступному розділі, а тут лише наголошу, що правильний тайм менеджмент передбачає виключення описаних вище помилок і постійну роботу над собою.

Різні гаджети та мобільні смартфони диктують ритм нашого життя. І цей ритм стає швидше. Про запізнення на 5 хвилин можна попередити будь-яку людину, а щоб вирішити будь-яке питання, не обов'язково зустрічатися особисто або навіть дзвонити. Пара повідомлень у Wats app - і все вирішено. Обсяг завдань зростає. Людина стає більш мобільною та продуктивною. Кожен хоче встигати за день не лише попрацювати, а й провести приємний час для себе. І для ефективного розподілу свого часу існує такий термін, як тайм-менеджмент.

Що таке тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент - це правильний розподіл часу для більш дієвого та продуктивного його використання.

Раніше тайм-менеджмент використовувався лише для зайнятих у бізнес-сфері людей і був поняттям, пов'язаним лише з підприємництвом. Тепер представник будь-якої професії і кожна зайнята людина може планувати свій день грамотно і найбільш продуктивно. Керівництво часом захоплює всі сфери життя, чи це похід у кіно чи ранкова нарада.

Тайм-менеджмент давно стало науковим поняттям, а отже, і підходити до нього треба науково. Існують певні методи вирішення поставлених завдань. Завдяки грамотному плануванню дня (тижня, місяця) можна звільнити частину часу та встигнути набагато більший обсяг важливих справ. А найголовніше, це отримати бажаний результат.

Найдавніша методика, запропонована італійським письменником та вченим Альберті ще в 15 столітті, виглядала приблизно так:

З початку дня скласти перелік справ;
Справи слід розставити як зниження важливості.

Безумовно, тайм-менеджменту потребують далеко не всі. Якщо ви не знаєте, чим зайняти себе і куди подіти час сьогодні, то вам не потрібно планувати час і ставити пріоритети. Для всіх інших, ви є керівником великого холдингу, начальником відділу або діячем мистецтва, вся наступна інформація буде вкрай корисна.

Є основні складові тайм-менеджменту:

Точний облік відведеного часу;
Самооптимізація ресурсів;
проектування певного проміжку часу (день, тиждень, місяць);
Упорядкованість мотивації.

Люди, які грамотно організують свій день більш щасливі, здорові та успішні. Поняття "особиста ефективність" для них не просто слова, а самоціль.

Методики вирішення поставлених завдань

На тему тайм-менеджменту останнім часом написано достатню велику кількість книг, статей та праць. Наприкінці цієї статті є список літератури, у книжках у тому числі описано кілька методик та його реалізація.

Гліб Архангельський

Гліб Архангельський – є тренером з бізнесу, експертом тайм-менеджменту та директором компанії «Організація часу». Розробив власну методику з координації часу.

Тренінги Гліба Архангельського мають колосальний успіх. На своїх семінарах він пояснює, що час є унікальним ресурсом, який немає можливості заповнити. Гроші можна заробити завжди, а час повернути не вдасться. За методикою Гліба Олексійовича важливо виділити даний ресурс для виконання не найприємніших завдань, а потім переходити до інших. Такі справи часто перекладаються на потім. Умовно такі невеликі проблеми називаються жабами. Але після неодноразового перенесення рішення такої «жаби» завдання перетворюється на «слона», займаючи в житті людини все більший простір. Для вирішення проблеми розміру «слон» потрібно більше часу та зусиль. І для усунення Гліб Архангельський пропонує обробити слона на «біфштекси» і вирішувати проблему поступово. Інакше кажучи, поділити велику проблему більш маленькі і розумітися поетапно.

Семінари Гліба Олексійовича вчать ставитись до свого часу цілісно та об'єктивно. Планування на певний проміжок часу входять не тільки робочі завдання, а й приватні, витрати сил на які теж треба враховувати та зважати на їх важливість.

Також у планування дня важливий відпочинок. Залежно від роду завдань, пропонується відповідна перерва. Для представників «сидячих» професій, наприклад, програмістів, необхідне активне дозвілля, для людей пов'язаних зі спортивними професіями, таких як футболіст, необхідний «сидячий» відпочинок.

Не можна не згадати, що найкращим відпочинком все ж таки є сон. А поспати вдень – фізична необхідність максимальної працездатності. Для ефективнішого засипання слід робити той самий певний ритуал щодня.

Існують 3 основні чинники, при визначенні важливості тієї чи іншої задачі: , і . З цією метою все зазвичай просто – всі знають, чого хочуть. Для її досягнення плануються певні події. І для здійснення потрібна мотивація – ось з нею можуть виникнути певні проблеми. Для її створення необхідне розуміння режиму та здібностей людини. А потім створюються умови для виконання завдання.

Принцип Парето

Принцип Парето має також інші назви: закон Парето чи принцип 20/80. Отримав назву на честь італійського інженера, економіста та соціолога Вільфредо Парето. Запропонував термін Джозеф Джуран через 18 років після смерті Парето.

У спрощеному вигляді принцип звучить так: 20% старань дають 80% результату, коли решта 80% старань дає лише 20% результату. Цей принцип можна застосувати у всіх сферах життя. Кожна успішна людина, не завжди свідомо, тією чи іншою мірою застосовувала цей принцип на практиці. Хоча застосувати закон 20/80 повною мірою неможливо, а самі цифри є умовними і можуть практично коливатися. Хоча загальне правило буде збережено.

Є багато підтверджень закону Парето в різних областях. Починаючи з економіки та закінчуючи звичками будь-якої людини. Важливість цього принципу ламає стійкі стереотипи про те, що чим більше працюєш, тим кращим є результат і вища твоя нагорода. З чого випливає, що для досягнення максимального результату необхідно сконцентруватися на найважливіших завданнях.

У тайм-менеджменті закон 20/80 застосовується так: 20% вашого часу дає найбільші якісні результати, а решта 80% відволікають від досягнення мети або витрачаються неефективно. Значить, треба зрозуміти, які дії мають найбільший ефект і на що треба звернути свою пильну увагу.

На початку використання закону Парето має психологічний бар'єр. Починати працювати з принципом слід з дрібниць, згодом перемикаючись на більш важливі та великі плани.

Матриця Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера, інакше принцип пріоритетів, названа на честь 34-го президента США. За довгою службою Дуайту Ейзенхауеру доводилося вирішувати за день безліч завдань, проблем і справ, і він придумав свою схему вирішення проблем. Його принцип рішень досі вважається одним із найефективніших методів планування на короткий термін.

Як працює Матриця Ейзенхауера? 34-й президент США вигадав розділяти 4 пункти:

Важливе та термінове;
Нестрокове та важливе;
Термінове та неважливе;
Нестрокове та неважливе.

У перший квадрат ми вносимо важливі та термінові справи, які не терплять зволікань. Часто це справи раніше були важливими і не терміновими, але ліньки, брак часу і дедлайн, що наближається, переніс ці завдання до першого списку. Такі справи потрібно зробити насамперед.

До другого квадрата вносяться важливі і не термінові справи. Такі завдання важливо розпізнати одразу. Правильне та своєчасне виконання таких справ приносить у результаті хороші результати та впливає на всю якість життя. Важливо приділяти цьому розділу щодня певну кількість часу і не робити все в останній момент. Ейзенхауер вважав цей список найважливішим та продуктивним.

До третього квадрата вирушають термінові, але не важливі справи. Як би не хотілося робити таке завдання прямо зараз, головне зрозуміти, що вона не несе в собі жодного результату і лише заважає роботі. Дуже важливо відрізняти важливі проблеми від не надто важливих, інакше день буде завантаженим, але не принесе користі. Іноді варто поставити запитання, що буде, якщо я цього не зроблю? і відразу стане зрозумілим, наскільки потрібним є поставлене завдання.

У четвертий квадрат входять звані «пожирачі часу». Це перегляд серіалів, безглузді листування, ігри на комп'ютері тощо. Від таких справ можна відмовитись, а продуктивність дня не змінитись. Такі заняття до ладу не можна назвати навіть повноцінним відпочинком, оскільки вони не несуть у собі жодної користі. Ви не дихайте свіжим повітрям, не дізнаєтесь нічого нового, не займаєтесь спортом, не спите. Над такими справами варто встановлювати чіткий контроль.

Якщо день минає поспіхом і все задумане не відкладається в довгу скриньку, то ви робите все правильно. Спокій – якісний показник, як ви розпоряджуєтеся своїм найціннішим ресурсом – часом.

Книги з тайм-менеджменту

Є величезний список літератури щодо керівництва розподілу свого часу. Тільки у Гліба Архангельського понад 10 робіт. Найвідоміші з них: Формула часу, Робота 2:0, Тайм-менеджмент на Outlook.

За законом Парето є чудова книга Річарда Коаха «Принцип 20 на 80». У ній розкриваються навички підвищення ефективності своїх дій із найменшими витратами.

Також за квадратом розподілу важливості справ є книга «Високоефективний тайм-менеджмент із матриці Ейзенхауера», авторства Анатолія Генія.

До цікавих джерел для вивчення управління часом можна віднести «Мистецтво встигати», Алана Лакейна та «Це дивне життя», Граніна Данила, а до прекрасної книги Брайана Трейсі «Вийти із зони комфорту. 21 спосіб підвищення особистої ефективності» слід звернутися насамперед. Така робота здатна змінити багато чого в житті людини, причому на краще.

Вітаю всіх гостей та постійних читачів. У цій статті я поділюся з вами секретами, як встигати робити все і що таке домашній тайм менеджмент. Адже, напевно, багато хто з вас уже втомився від постійного авралу справ, який ніколи не закінчується.

Разом з тим, накопичується загальна втома, яка згодом загрожує перерости у серйозну депресію. Давайте сьогодні поговоримо про те, як встигати все і при цьому не почуватися «загнаним конем».

Навіщо потрібне домашнє планування?

Звісно, цілі у всіх різні. Хтось хоче розвантажити свій розклад, щоб залишався час на спілкування з близькими людьми, на відпочинок та на захоплення. Хтось постійно зашивається у прибиранні, приготуванні та пранні та спізнюється через це на роботу. Когось стомлює постійний «день бабака».

Це стан, коли кожен день нагадує попередній, але при цьому ви зовсім не отримуєте віддачу та не досягаєте поставленої мети. Домашня система управління допоможе правильно та ефективно організувати час, щоб встигати все!

Ще один дуже важливий та ефективний прийом тайм менеджменту – це не просто чітко дотримуватися поставленого плану, але ще й аналізувати те, що ви зробили. Це дуже важливо для зміцнення власної мотивації та розуміння, що ви йдете правильним шляхом.

Недостатньо просто викреслити наприкінці тижня усі пункти домашніх справ. Проаналізуйте список, подумки розділивши його на 3 групи:

За що я можу похвалити себе.
Що мені не вдалося зробити і чому?
На чому мені слід зосередитись наступного тижня.

Існує велика кількість видів тайм менеджменту, але всі вони мають одну мету «Встигнути більше і втомитися менше!»

Золоті правила домашнього планування

Не потрібно просто так писати величезний перелік справ, який ви ніколи в житті не можете виконати за 1 день. Це неефективний тайм-менеджмент, який призведе до втрати мотивації. Ви швидше закинете всю систему контролю часу, зневірившись у ній. Тобто завдання ефективного тайм менеджменту якраз і полягає в раціональному розподілі часу, а отже, при постановці завдання потрібно чітко розуміти, скільки часу піде на його виконання. Не обманюйте себе і не накидайте зайве, тоді ви точно нічого не встигнете.
Чітко ранжуйте домашні відносини за рівнем їх важливості.
Дробите велику справу, яка місяцями, а то й роками лежить без виконання, на дрібні частини та шматочки. Це може бути переїзд, ремонт, генеральне прибирання тощо.
Поєднайте відразу кілька справ. (Корисне + супер корисне, приємне + корисне, приємне + приємне). Наприклад, жінка розривається між купою прасування, прибиранням, необхідністю привести себе в порядок перед заходом та бажанням відпочити за переглядом улюбленого серіалу. Чому б не організувати свій день таким чином, що з 12-13 ви гладите, при цьому можна включити свій улюблений серіал або шоу, а потім нанести маску на обличчя і в цей же час зробити невелике прибирання.
Виявіть своїх «пожирачів часу». Що більше відволікає від виконання робочих завдань (ТВ, соціальні мережі, телефонні розмови)? Не треба назавжди виключати їх зі свого життя. Якщо всі ці дрібниці приносять вам задоволення, то просто відведіть на них чіткий період часу. До цього правила, мабуть, добре підійде приказка: «Зробив справу – гуляй сміливо!».

Відводьте під домашні справи трохи часу. Це правило стосується дуже зайнятих людей, які пропадають на роботі по 10-12 годин часу. В цьому випадку, як би не планував день, у ньому немає 3-4 годин на прибирання, готування, прання та прасування. Тому не мучте себе і виділіть лише 30 хвилин. Позначте, що у понеділок ви 30 хвилин приділяєте ванній кімнаті, у вівторок – рівно 30 хвилин прасуйте? Не вистачає цього часу - ще 30 хвилин прасування переносіть на інший день тижня і т.д. Це набагато краще, ніж у єдиний вихідний, з «мовою на плечі» робити глобальне прибирання в будинку, одночасно прати, гладити та готувати на весь тиждень. Що ви отримаєте наприкінці такого вихідного дня? Депресію та моторошну втому!

Багато жінок скаржаться, що приготування їжі займає у них величезну кількість часу, але при цьому у них щодня паніка на роботі, що сім'ї не буде нічого ввечері їсти! Це говорить про те, що ви неефективно керуєте часом та неправильно організували час.

Є навіть такий вид тайм менеджменту як організація домашнього харчування. Якщо коротко, то завжди потрібно складати меню на тиждень. Виходячи з цього, закуповувати продукти + продумати максимум у вихідний день, що можна заготовити з цього меню. А щоб не відчувати себе «жертвою домашнього побуту», можна поєднати недільну готування на тиждень

Я все встигаю!

Багато хто, хто вперше стикається з новомодним та заморським поняттям «тайм менеджмент», машинально відкидають подібну систему управління часом. Мовляв, навіщо мені всі ці системи, я все встигаю!

Можливо, але подумайте, наскільки ефективнішими ви могли б використовувати свої ресурси. Ви змогли б навчитися новій справі, вивчити іноземну мову, освоїти якусь спеціальність чи читати більше цікавих книг, відвідувати культурні заходи.

Так, можливо ви справді все встигаєте, але яка ціна? Ви втомлений, приходьте додому з лише думкою лягти поспати? Ви задоволені собою, так все зробили, але при цьому у вашому дні не було цікавих та яскравих моментів.

Не обмежуйте своє життя лише домашніми справами. Ефективна система тайм менеджменту допоможе зробити життя яскравішим і позбавить вас загальної втоми!

Обов'язково відпочивайте!

Це дуже важливе правило, про яке дуже багато хто або забуває, або не надає значення. Я не маю зараз на увазі сон, коли ви втомлений на автоматі донесли своє тіло до ліжка і з останніх сил завели будильник.

Я говорю зараз про повноцінний відпочинок, виділити час на який вам допоможе один із видів домашнього ефективного тайм менеджменту.

Складаючи план на кожен день, обов'язково надавайте тимчасові ресурси, які будуть витрачені на виконання завдання.
Чітко позначте робочий час і час на відпочинок.
Напишіть собі види відпочинку, які вам ідеальні. Це може бути похід у кіно, в театр, на виставку, прочитання книги (яку вже рік хочете прочитати), перегляд ТБ з коханою людиною, вечеря в кафе, прогулянка парком, візит гостей. Чому так важливо це виписати? Для того щоб не було того самого відчуття горезвісного «дня бабака» і для того щоб ви наочно переконалися, наскільки різноманітнішим, яскравішим і насиченішим може бути ваше життя.
Тепер, коли ви виписали, як хочете відпочивати – складіть короткостроковий план. Щодня залишайте у своєму розкладі час на улюблену справу. На вихідні віднесіть ті, що потребують більшої кількості часу (театр, кіно, прогулянка, пікнік). А щодня ввечері виділяйте 1-2 години на відпочинок (фільм, книга, чаювання з близькими тощо)

Успішні бізнес-консультанти, які викладають основи ефективного тайм менеджменту, стверджують, що немає гіршого ворога для самого себе, ніж хронічна втома! Ніщо так нас не демотивує, не знижує нашу працездатність і не перешкоджає здійсненню поставленої мети, як хронічна втома. Так ось система тайм менеджменту якраз і спрямована на те, щоб позбавити вас від цього почуття.

Взагалі, говорити про ефективне управління часом можна ще дуже довго, але краще завітайте тренінг з тайм менеджменту , і ви побачите, наскільки якіснішим може бути ваше життя.

Діліться у коментарях, як ви плануєте свої домашні справи, і чи допомагає вам така система у житті? Підписуйтесь, хто цього ще не зробила до нових зустрічей!