Прискорений аналіз за принципом ейзенхауера. Підручник: Психологія управління
Успішні люди відрізняються від невдах однією цінною якістю — вмінням. Грамотне та ефективне планування справ здатне реалізувати найсміливіші та . Здатність планувати і самому підкорятися складеному графіку дій передбачає цілеспрямованість та організованість. Набір усіх цих якостей характерний успішним бізнесменам, які домагаються всього.
Якщо ви бажаєте реалізувати свій потенціал, зверніть увагу на . Багато ділових людей вдаються до її допомоги, оскільки без елементарного планування неможливо досягти результату, що задовольняє. Одним з найкорисніших і найцінніших методів тайм-менеджменту є принцип Ейзенхауера.
Дуайт Д. Ейзенхауер, уродженець Техасу, прожив цікаве життя, яке наклало відбиток на всю історію США. Творча натура зуміла подолати суперечливий життєвий шлях. Незважаючи на задатки художника, він закінчив військову академію та дослужився до генерала. Але у світі він відомий як 34 президент Сполучених штатів Америки. Саме він став автором знаменитого принципу Ейзенхауера у тайм-менеджменті.
Вмій розставляти пріоритети
Сенс принципу зводиться до того що, що це справи й завдання повинні підрозділятися відповідно до їх важливості та терміновості. Точкою орієнтиру вважається життєва установка, тобто навіщо взагалі це робиться. Принцип Ейзенхауера ділиться на чотири складові:
1 . Важливі термінові справи.
2 . Важливі – нетермінові справи.
3 . Термінові - погані справи.
4 . Нестрокові - неважливі справи.
Спираючись на список класифікації, можна розпочинати планування. Найважливішим у підтримці принципу є вміння розуміти різницю між важливими та неважливими справами, терміновими та несрочними. Ступінь важливості визначається з поставленої глобальної мети. Наприклад, завдання пункту 1 має першорядне значення, оскільки його невиконання призведе до краху глобальної мети. Спочатку потрібно думати про справи, які просувають вас до поставленої мети. Якщо бачите, що прописане завдання у списку не має відношення до спільної мети, значить, воно відноситься до пункту 4. Її можна викинути у кошик для сміття і забути. Розшифровка принципу Ейзенхауера виглядає так:
1. Перші пункти списку плану будуть присвячені справам, які безпосередньо стосуються глобальної мети. Вони вимагають термінового виконання, оскільки будь-яке зволікання може суттєво відкинути чи призвести до краху організації.
2. Під другим пунктом маються на увазі справи, що стосуються важливих переговорів, засідання, налагодження контактів. Це завдання, які стосуються спільної мети, вони допомагають у розвитку бізнесу та підштовхують його вперед. Однак їх виконання не має термінового характеру.
3. Завдання третього пункту не мають відношення до досягнення спільної мети. Такі відносини є терміновими, але неважливими. Грамотний керівник доручить їхній своїй команді. Завдання цієї категорії, зазвичай, не вимагають втручання з боку начальства. Делегуйте справи та займайтеся важливими завданнями.
4. До цього пункту входять завдання, які не пов'язані з поставленою метою. Більше того, вони є нетерміновими і не носять корисного коефіцієнта. До них можуть належати справи, що належать до розваг, дозвілля і т.д.
Успішне введення принципу Ейзенхауера в роботу допоможе швидко і ефективно досягти поставлених цілей, завдань. Зрозуміло, на опрацювання та впровадження принципу піде якийсь час. Але коли все налагодиться і увійде до колії, результати перевершать очікування. Втрачений час швидко окупиться, залишиться лише пожинати плоди у вигляді чергового успіху!
Цей принцип дуже важливий визначення значущості завдань. Ейзенхауер (Eisenhower) підрозділяв завдання з їхньої важливості та терміновості на завдання А, В та С. (рис. 28).
А завдання дуже важливі і термінові - виконувати негайно.
По-завдання важливі, нетермінові – визначити, у які терміни їх слід виконувати.
Завдання менш важливі, але термінові – делегувати.
Терміновість
Мал. 28.Розподіл пріоритетів вирішення завдань
Справи, які є ні важливими, ні терміновими, нічого не винні відволікати увагу керівника.
Найбільша небезпека для керівника полягає у захопленні терміновістю (С-завданнями), у той час як В-завдання (або навіть А-завдання) залишаються невиконаними.
Планування робочого дня
Поставити собі завдання. На цій основі скласти перелік справ (на тривалий період).
Вивчити перелік справ. Великі завдання розбити на дрібні (морфологічний аналіз).
Встановити конкретну дату виконання кожного завдання та підзавдання.
На перше місце у календарі поставити справи з фіксованим терміном виконання (наприклад, підготовка до наради, призначеної на певний день).
Найвищим пріоритетом мають користуватися також завдання, що потребують великих зусиль (наприклад, вироблення нової стратегії, питання реконструкції тощо).
До справ другого ступеня важливості можна віднести різного роду середньострокову роботу, а також роботу, пов'язану з виконанням звичайних функцій.
На третє місце слід поставити другорядну роботу, невиконання якої не матиме скільки-небудь значних негативних наслідків (незначні телефонні дзвінки і т.д.).
5. Внести до календаря термінові справи, що виникли напередодні;
6. Спробувати скоротити перелік робіт.
Не планувати більше трьох важливих та більше десяти справ загалом на один день.
Планувати виконання найбільш важливих, складних та найменш приємних справ на найбільш сприятливий для Вас час доби; залишати легкі та приємні справи на кінець робочого дня.
Не приступати до виконання нового завдання до завершення попереднього; якщо Вас перервали, слід повернутися до незавершеної справи.
Вписувати невиконані справи в календар наступного дня, а якщо одне й те саме завдання з'являється у вашому календарі протягом кількох днів поспіль, подумати про те, чи не можна від неї відмовитися, передати на виконання іншій особі.
Якщо Ви волієте йти від простого до складного, то плануйте на ранок дрібні справи, якщо навпаки – починайте з великих і важливих справ.
Планування робочого часу на тиждень
Планування робочого дня на тиждень дозволяє раціонально розподілити його.
У понеділок вранці (або в п'ятницю ввечері) слід скласти список усього, що ви хочете зробити. Визначте пріоритети, виберіть найважливіші справи та заплануйте їх на початок тижня. Інші розподіліть по інших днях.
Саме слово "пріоритет" містить у собі латинську приставку "prio", яка означає "перед, перш". Розміщення пріоритетів - це коли ви щодня вирішуєте, що потрібно зробити насамперед для того, щоб досягти своїх цілей.
Принцип Ейзенхауера допоможе вам приступати до своїх завдань та роботи по порядку відповідно до розставлених пріоритетів. І для цього насамперед запитайте себе: чи є ці справи важливими чи терміновими?
Згідно з принципом Парето, 20% наших завдань будуть за всіма параметрами важливими. Кумедно, але більшість із них також є терміновими. Виконання важливих справ наближає до наміченої мети. Термінові справи переключають на себе вашу увагу, не надаючи при цьому великого впливу на вашу мету. Найбільш важливі справи та завдання, що ведуть до успіху та досягнення цілей, у жодному разі не повинні відсуватися назад під тиском справ неважливих, але термінових.
Однак, на жаль, усі ми маємо тенденцію починати з другорядних, несуттєвих справ, так би мовити, «розмінюватися на дрібниці». Надруковані бланки, що лежать на робочому столі, здаються нам набагато привабливішими, ніж ось уже протягом кількох днів відкладений нами важливий проект. Тому звертайте насамперед увагу на ті завдання, які найбільше можуть вплинути на ваш успіх. У цьому вам допоможуть пріоритети.
Щоб досягти найкращих результатів, ви повинні витратити більшу частину свого часу на справді важливі справи та завдання.
Невеликий тест: важливо чи терміново?
Позначте правильний варіант (лише один).
1. Ви вирішили працювати над досягненням своєї «річної» мети. Проте все це ще лежить «відкладеним у довгий ящик».
Важливо чи ____ терміново?
Важливо чи ____ терміново?
3. Ви вирішили, що щорічно відвідуватимете зубного лікаря. Рік уже минув, а Ви так і не побували у стоматології.
Важливо чи ____ терміново?
Правильні відповіді:
питання 1 – важливо; питання 2 – терміново; питання 3 – важливо.
Принцип Ейзенхауера дозволяє комбінувати лише два критерії - важливо і терміново, таким чином, виходить чотири класи пріоритетів. Для успішного планування вам необхідно проаналізувати і класифікувати всі завдання, що стоять перед вами. І тоді у вас вишикується ієрархічний список, завдяки якому ви знатимете що, коли і як потрібно робити.
Ієрархічний список Ейзенхауера
А-пріоритет: це справи, які необхідно зробити сьогодні, оскільки вони є терміновими та необхідними.
По-пріоритет: важливі справи, які не обов'язково робити сьогодні. Просто регулярно виділяйте собі час виконання справ В і знайдіть їм місце у своєму розкладі. Виконання завдань із цієї групи забезпечить успіх та наблизить вас до наміченої мети.
Дуже часто справи просто відкладаються в довгий ящик, оскільки вони не є терміновими. І все ж таки їх своєчасне виконання дозволить уникнути багатьох проблем.
Приклад завдання В. Вам потрібно підготувати доповідь до засідання правління, цілком можливо, що вона навіть принесе підвищення по службі. У вас в запасі є цілий місяць, проте, якщо Ви будете судомно складати доповідь в останні два дні перед засіданням, це може призвести вас до кризи.
Для всіх, хто змушений складати численні документи, завданням безумовно є набуття навички десятипальцевого методу набору. Навіть якщо на це потрібно тридцять годин вашого часу - не страшно, в майбутньому, вміючи швидко друкувати, можна заощадити масу часу, більше, ніж раніше розпочати навчання, тим краще.
Подібне значення має і так зване опитування покупців, яке проводиться для покращення продукту, завдяки чому значно підвищиться такий показник, як задоволення покупця.
У приватному житті завданням можна назвати регулярне профілактичне обстеження у лікаря, яке дозволить виявити особливі загрози вашому організму і запобігти серйозним захворюванням і, як наслідок, наступні довгі тижні непрацездатності.
С-пріоритет: навички, оволодіння, якими здається нам терміновою справою, але не є важливим. Сюди відносяться: вміння зберігати спокій, перепоручати свої обов'язки (так би мовити, «уміння відправляти делегації») чи говорити «ні». За допомогою цього ви виграєте час для вирішення важливих завдань групи В.
D-пріоритет: сюди належать справи, які є ні важливими, ні терміновими. Ви можете спокійно відкласти їх у ящик для паперів або ж, якщо йдеться про терміни або деякі завдання, відмовитися від них або просто перепоручити зробити це комусь ще. Свідомо захистіть себе на час від виконання справ D, які дозволяють відпочити та розважитись у дні найбільшого стресу.
Розміщення пріоритетів: зробіть це правильно
1. Розподіліть усі ваші завдання та обов'язки за вищезгаданими групами А, В, С та D. Таким чином ви відокремите «потрібне» від «непотрібного».
2. Пам'ятайте: «важливе» докорінно відрізняється від «термінового». "Важливе" наближає намічену вами мету, але при цьому воно не обов'язково є "терміновим". "Термінове" ж, навпаки, вимагає вашої безпосередньої уваги.
3. Зверніть увагу на так зване "правило переваги": "важливе" стоїть перед "терміновим". Не обов'язково виконувати все те, що потребує поспіху. Постарайтеся не підкорятися більше диктатурі термінових справ, оскільки в ній є така небезпека: ми починаємо відволікатися на те, що є терміновим, але абсолютно неважливим і не обов'язковим.
4. Для розумного планування вашого часу ця порада буде дуже корисною: завжди починайте роботу із завдання, що стоїть під номером 1 у групі А, а не з того, що стоїть під номером 3 або 4, якими б привабливими та цікавими вони не були. Якщо до кінця робочого дня ви не встигли впоратися з усіма завданнями та справами групи А, то продовжуйте роботу з ними і на наступний день. Не виконуйте інших завдань, доки не закінчите з першими.
5. Щодня працюйте над будь-яким завданням із групи В, яка потребує великих тимчасових витрат. Поряд зі своїми повсякденними справами ви повинні також думати про свої «стратегічні» важливі завдання та цілі. Тільки так ви зможете вже сьогодні забезпечити собі «завтрашній» успіх.
Уясніть собі раз і назавжди, що у вас ніколи не вистачить часу на все те, що вам хотілося б зробити, і те, чого хочуть від вас інші. Подбайте про те, щоб використовувати свій час лише на дійсно важливі для вас речі, які можуть наблизити поставлену вами мету. А час ви можете виграти лише в тому випадку, якщо навчитеся говорити «ні» та відмовлятися виконувати необов'язкові справи.
Тест: чи правильно ви розставляєте пріоритети?
Тепер ви можете проаналізувати своє вміння розставляти пріоритети. Зверніть увагу: лише завдання, які є дійсно важливими для вас, можуть входити до груп пріоритетів А та В!
1. Скільки відсотків від загального часу ви проводите у кожному із чотирьох квадратів А, В, С, D? (Див. малюнок)
2. До якої б групи ви віднесли справи, якими займатиметеся завтра?
1.____________________=_________ - пріоритет
2,____________________=_________ - пріоритет
3.____________________=_________ - пріоритет
4.____________________=_________ - пріоритет
3. Тепер запишіть, на що або на кого ви хотіли б витрачати більше часу, ніж зазвичай, а на що хотіли б скоротити час.
Я б скоротив (а):__________________________
Замість цього: __________________________
Що таке матриця Ейзенхауера Дуайта Девіда? Як планував час 34-й президент США? Який принцип організації дозволяв справлятися із величезною кількістю справ? Про все це я зараз розповім.
В основі тайм-менеджменту є принцип планування. А головним у плануванні є розстановка пріоритетів – які справи слід розпочинати насамперед, а які виконувати потім.
Дуже просту та неймовірно ефективну методику використав 34-й президент США, пізніше її назвали на честь його імені – принцип Ейзенхауера Дуайта Девіда. Усі розуміють, що у президента багато справ і від правильного планування часу однієї людини залежать долі мільйонів людей.
Як же чинив президент Ейзенхауер?
А ось як - він ділив усі завдання на важливі та термінові.Щоб краще зрозуміти метод, намалюємо матрицю Ейзенхауера Дуайта Девіда, розділивши квадрат на 4 рівні частини. У результаті у нас вийде 4 квадрати. Тепер підпишемо кожен наступними назвами: Важливо, не має значення, терміново, не терміново.
Суть принципу Ейзенхауера полягає в тому, при розташуванні пріоритетів необхідно спочатку виконати всі важливі та термінові відносини. Потім важливі та нетермінові. Далі, неважливі термінові. І якщо буде час насамкінець неважливі і нетермінові.
Навіщо?
Що ж дає застосування принципу Ейзенхауера? Для чого малювати матрицю? Чому не можна зробити все підряд без жодних проблем?
Напевно, всі стикалися з нестачею часу - коли хочеться встигнути все заплановане, але не виходить, щодня підносить нам сюрпризи і доводиться коригувати свої плани, відмовляючись від запланованого відпочинку, нових можливостей для роботи і т.д.
Передбачити незаплановане неможливо, а отже хочемо ми того чи ні, якісь плани доводиться скасовувати. Але... А якщо ми спочатку зробимо головні завдання, а менш значущі залишимо на потім. Від яких і відмовитись не так шкода? Наприклад, проведемо час із сім'єю замість зустрічі з клієнтом, який навряд чи погодиться на співпрацю.
У цьому є відповідь на запитання: «навіщо сортувати справи». Ми просто робимо головне, а другорядне відкладаємо і стаємо успішнішими і продуктивнішими за життя. Адже термінове, ще не означає важливе і навпаки.
1 квадрат: Важливо та терміново
Сюди відносяться невідкладні справи, невиконання яких може призвести до негативних наслідків. Ми починаємо всі справи саме з цього розділу, оскільки це найбільш значущі для нас завдання, та й до того ж термінові. До цього розділу можна віднести: "Невідкладна операція", "Незаплановані наради", "дедлайн у здачі проекту".
Головне, - цей квадрат, в ідеалі, має бути порожнім тому, що більшість важливих завдань спочатку не є терміновими і при правильному плануванні їх можна зробити до того, як вони стануть терміновими. Усі завдання у цьому квадраті з'являються з 2 причин:
- Залежні від нас (внутрішні причини), то на що ми можемо вплинути і це найбільша частка в більшості випадків. Наприклад: недолік професіоналізму, мотивації, сил тощо. буд. Загалом, цю причину ми можемо прибрати самотужки;
- незалежні від нас (зовнішні чинники): Коли ми не можемо на них вплинути, наприклад, форс мажори, раптовий біль, невідкладне прохання про допомогу і т.д.
До того ж, всі ми розуміємо, що на термінові справи не завжди можна виділити стільки часу, скільки необхідно. Приклад із життя - складання іспитів, якщо готуватися в останній день, то часу на підготовку може просто фізично не вистачити. Крім цього, робота в режимі авралу вимотує, погіршує психічний та фізичний стан. Тому всі важливі завдання слід виконувати до того, як вони стануть терміновими, тобто працювати з квадратом важливо та не терміново.
2 квадрат: Важливо та не терміново
Регулярне виконання всіх завдань саме з цього квадрата – показник вашого успіху та продуктивності. До цього квадрату відносяться справи, які можуть зачекати, але від їхнього невиконання будуть серйозні негативні наслідки.
Важливе завдання відрізняється від того, що наслідки при їх невиконанні різні. Чим важливіше завдання, тим сильнішими є негативні наслідки від її невиконання. Тому віддаємо перевагу виконанню спочатку важливих завдань і потім термінових.
В ідеалі всі важливі як термінові, так і несрочні завдання мають бути виконані повністю. Серед справ з даної галузі можна відзначити такі як: завдання з особистісного розвитку, турботу про здоров'я, наприклад: своєчасно звернутися до лікаря та попередити захворювання, опанувати базові навички англійської мови для підвищення по роботі та ін., як правило, це ключові завдання, які можуть сильно змінити ваше життя.
Усі ми розуміємо, що встигнути все заплановане, здебільшого неможливо. Хоча б тому, що виникають непередбачені обставини, які вносять серйозні корективи до планів. Враховуючи цей факт, краще зробити важливі завдання, від яких сильно залежить ваше життя, ніж неважливі справи. Тому так важливо сортувати завдання згідно з правилом Ейзенхауера.
Коли ми правильно розподіляємо справи і починаємо роботу з найважливіших, стає менше авралів, т. е. ми встигаємо зробити справи, доки вони стали терміновими. А це дуже важливо, коли на термінові справи не завжди вистачає часу - вони виходять недоробленими і ми влаштовуємо випробування своїм нервам, намагаючись встигнути до терміну. У той же час, при регулярній роботі з квадратом важливо і не терміново ви можете приділити на кожну задачу саме стільки часу, скільки вона вимагає, в результаті кількість авралів та стресових ситуацій зменшиться, а якість роботи виросте. За аналогією зі звичайного життя краще своєчасно робити профілактику хвороби, ніж запустити і наприкінці відчувати сильний біль та серйозні наслідки у майбутньому.
3 квадрат: Неважливо, терміново
Терміново це ще не означає важливо, багато термінових справ краще не робити, якщо через них ви не встигнете важливе. Щоб правильно зрозуміти яку справу важливіше, просто запитайте: «А що буде якщо це не зробити». Якщо негативні наслідки мінімальні, то справа неважлива і приступати до неї слід після виконання більш значущих завдань, при невиконанні яких будуть більш серйозні негативні наслідки. До неважливих завдань можна віднести такі: зателефонував колега і попросив допомогти у несуттєвому завданні, вам пропонують участь у соц. опитування чи просто знайомий зайшов поговорити про життя.
Мінус термінових справполягає в тому, що вони заважають ефективно працювати, тому що ви:
Вимушені перериватися із важливих завдань;
На тлі терміновості ви починаєте переживати, а емоції заважають ухвалювати правильні рішення.
Наприклад, ви працюєте з великим проектом від якого залежить ваше кар'єрне зростання і дохід компанії і в цей момент вам дзвонять колеги і просять терміново зателефонувати, роздрукувати, відправити документ поштою і т. д. Звичайно, потрібно допомагати колегам, але весь свій час. Спочатку потрібно зробити важливі справи, а другорядне потім, навіть якщо вони термінові. Просто скажіть колегам, що зараз зайняті, а як завершите роботу над важливою справою – передзвоніть.
Якщо намагатися встигнути за всіма терміновими справами, то життя може перетворитися на постійний цейтнот, а через метушні ви більше переживатимете і менше часу зможете приділити важливим завданням, які сильно впливають на ваше життя.
4 квадрат неважливо і не терміново
Це останній список справ до якого слід приступати, адже до нього ставляться найнепотрібніші завдання.
Але навіть найнепотрібніші справи теж можна поділити на 2 частини:
1. Життєва дрібниця, такі справи все-таки мають цінність, але тільки якщо ви зробили решту важливіших завдань з 3 квадратів. А в чому цінність? Наприклад, розібрати завал на антресолях - наче дрібниця, а приємно, або змінити кран, що підтікає на кухні, зміцнити стіл, щоб не хитався. Загалом, такого роду завдання створюють ваш затишок, підвищують настрій, тому до 4 квадратів потрібно намагатися добиратися, щоб жити більш гармонійно та повноцінно.
Але якщо займатися цими дрібницями до того, як зроблено важливіші завдання з минулих 3 квадратів, це не принесе належного задоволення.
2. Заняття фігней. Комп'ютерні ігри, соціальні. мережі, перегляд телевізора, алкоголь - все це лише забирає дорогоцінний час. Багато хто скаже, але це допомагає відпочити? Так, безперечно, будь-яке заняття фігнею розслаблює, але не так якісно як здоровий відпочинок. Комп'ютер, телевізор не можуть передати таких сильних емоцій, тактильних почуттів, запахів та інших відчуттів, як у реальному житті. Оскільки комп'ютер і телевізор використовують менше органів чуття, то швидкість відновлення, тобто відпочинку знижується. Алкоголь теж неефективний спосіб відпочити, тому що, крім негативного впливу на здоров'я, після такого відпочинку в лапках - відхідняк, головний біль та інші неприємності.
Загалом, усі шкідливі звички – це порожнє проведення часу і від них слід відмовитись повністю, але це ідеальний випадок. В реальності у кожної людини знайдуться шкідливі звички, тому що боротьба з ними вимагає часу, тому всю таку фігню, як комп'ютерні ігри, телевізор, алкоголь і т. д. заносимо в квадрат неважливо і не терміново вниз списку справ.
Практика застосування матриці Ейзенхауера Дуайта Девіда
Намалюємо 4 вадрати Ейзенхаура, позначимо кожен квадрат літерами:
А.Важливо та терміново (червоний);
Б.Важливо та не терміново (зелений);
Ст.Неважливо та терміново (синій);
р.Погано і не терміново (білий).
Починаємо виконання всіх справ за абеткою, тобто спочатку завдання пункту "А", потім "Б", "В" і в кінці "Г". Поки не виконаємо справи квадрата "А", не приступаємо до "Б". Потім поки не зробимо пункт «Б» не починаємо завдання з «В» і т. д. Загалом працюємо послідовно крок за кроком, не змінюючи порядку.
А тепер до практики, припустимо, ми маємо наступний список вхідних справ:
Тепер відсортуємо список вхідних завдань, проставимо поруч, навпроти кожного пункту, літеру квадрата, до якої можна віднести це завдання.
Тепер ви знаєте, з чого починати, щоб встигнути зробити головне. Просто спочатку виконуєте справи з квадрата "А", потім "Б", потім "В" і "Г", якщо буде час.
Важливо оцінювати ступінь важливості над розумі, але в листку, тому що коли справ стає більше 7+-2, то розстановка пріоритетів може бути хибна, оскільки наш мозок не призначений для таких операцій в умі. Саме близько 7+-2 справ ми можемо зберігати у пам'яті, інше забувається. Написані на аркуші завдання, куди легше та швидше, а головне, точніше можна відсортувати, не шкодуйте час на записи.
Ще можна переписати список у квадрати для наочності, особливо, як тільки почнете застосовувати метод Ейзенхауера, але це необов'язково.
Як ви вже розумієте, суть роботи з принципом Ейзенхауера: поділ завдань і концентрація на перших двох квадратах.
Робота відповідно до принципу Ейзенхауера допоможе зменшити кількість авралів на роботі і ви встигатимете більше.
P.S.Якщо у вас є складності або питання за прочитаною статтею, а також за темами: Психологія (шкідливі звички, переживання та ін.), продаж, бізнес, тайм-менеджмент та ін. задавайте їх мені, постараюсь допомогти. Ще можлива консультація по skype.
P.P.S.Також ви можете пройти online тренінг "Як отримати 1 годину додаткового часу". Пишіть коментарі, доповнення;)
 |
|
Цей принцип названо на ім'я генерала Ейзенхауера, який пізніше став президентом Сполучених Штатів Америки. Говорять, що досвідчений управлінець Ейзенхауер активно використовував його в роботі. Всі справи, завдання та питання він ділив на чотири підвиди, керуючись наступною матрицею.
Вважається що важливі та терміновівідносини потрібно робити самому, причому негайно. Але все мистецтво управління часом спрямоване саме на те, щоб не доводити справи до цієї стадії.
Далі у більшості людей на перший план виходять всі інші термінові відносини. Які при цьому не завжди є важливими. Як визначити, чи важлива справа? Дуже просто. Ми вважаємо важливими всі справи, виконання яких безпосередньо необхідне для досягнення наших цілей"А". Таким чином, якщо ця справа не є необхідною для досягнення однієї з трьох наших цілей «А», до важливих вона не належить.
Таким чином, багато людей в першу чергу витрачають час на будь-які термінові справи, але практично всі вони не мають досягнення цілей «А» ніякого відношення. У той же час досягнення цілей "А" все відсувається і відсувається. Адже важливі, але не термінові справизавжди можуть зачекати!
Нарешті, значний час йде на справи, які є ні важливими, ні терміновими. Натомість займатися ними найлегше. Не можемо змусити себе робити щось корисне і віддаємося рутинним процесам. Багато разів на день розбираємо електронну пошту. Ходімо по одним і тим же сайтам. Збираємо інформацію, яка нам не надто й потрібна. Зайнявши себе чимось неважливим, ми отримуємо добрий привід відкласти убік важливіші, але й складніші справи.
Як підвищити ефективність використання свого часу, керуючись принципом Ейзенхауера?
По-перше, плануйте час відповідно до значення та важливості завдань, а не з їхньою питомою вагою у загальній кількості справ!
Наприклад розглянемо, як розподіляється час керівників. Найважливіші завдання (категорія «А») становлять приблизно 15% загальної кількості всіх завдань та справ, якими зайнятий керівник. Власна значимість цих завдань (з погляду вкладу у досягнення мети) становить, однак, приблизно 65% .
Але це якщо говорити про завдання, необхідні для вирішення виробничих питань! Досягнення своїх цілей «А» у своїй може бути у повному загоні – як і робочий, і у неробочий час.
Очевидно, що найвигідніше максимально використовувати свій час для досягнення цілей «А» – як робітників, так і особистих. Якщо заздалегідь розгрібати важливі, але нетермінові справи, приділяючи їм багато часу і сил, більшість із них не встигнуть стати важливими та терміновими. Від решти справ потрібно позбавлятися.Термінові, але погані справи – делегувати комусь (наскільки це можливо). Нестрокові та неважливі – просто не робити (наскільки це можливо). Не витрачати на них свій час та сили. А якщо вже витрачати, то щонайменше. І якомога рідше. До речі, саме тому я розумію електронну пошту не частіше одного-двох разів на місяць.
Надзвичайно важливо навчитися відмовлятисявід більшості справ. Особливо від тих, які не мають жодного відношення до цілей А ні особисто для Вас, ні для Вашої роботи. Чим менше справ і доручень Ви берете на себе, тим більше часу зможете приділити по-справжньому важливим завданням. Недарма кажуть, що головне слово у тайм-менеджменті – слово «НІ».
Загалом ідеал управління часом наближається до того, щоб:
☼ максимум часу витрачати на справи «А», і лише на них;
☼ у перервах між справами «А» багато часу витрачати на якісний відпочинок;
☼ достатньо часу витрачати на сон, тобто добре висипатись.
Навряд чи Вам вдасться повністю виключити погані справи з розкладу. З іншого боку, цілеспрямовані(за Аланом Лакейном) люди повинні приділяти своїм справам "А" хоча б 5 годин на тиждень. Уявляєте, що буде, якщо витрачати на справи «А» третину, а то й половину всього часу, який Ви надаєте справам? При цьому всіляко обмежуючи тимчасові витрати на погані справи? І приділяючи значний час якісному відпочинку та сну?
На це, зрештою, і спрямований гнучкий підхід до управління часом, в основі якого лежить система управління часом Любищева, що спирається на вироблення почуття часу за допомогою хронометражу.Цю систему ми обговоримо далі!
Але перед цим розглянемо, як оптимізувати свій час на управління бізнесом керівник і особливо власник бізнесу.
