Хаос дедлайнов: как планировать дела, чтобы все успевать. Смена приоритетов и управление очередностью

Работая по 24 часа в день, люди стараются реализовать себя и добиться успеха. Однако ключ к достижению заветной мечты - не в том, чтобы тратить на работу все больше и больше времени: с помощью нескольких несложных правил можно работать эффективнее, прилагая при этом гораздо меньше усилий.

1. Учитывайте свои биологические часы

В книге с длинным названием «Спите ради успеха! Все, о чем вы хотели знать, но были слишком усталыми, чтобы спросить» два ученых-психолога утверждают, что повысить отдачу от работы позволяет не фанатический трудоголизм, а размеренный и постоянный график с полноценным временем для сна - не менее 7-8 часов. Авторы показывают, как влияет сон на общее ощущение от жизни и здоровье, а следовательно - и на продуктивность труда. Но это лишь начало: каждый человек должен подобрать для себя оптимальный распорядок жизни. Например, самый продуктивный период для большинства «жаворонков» - время с 10.00 по 13.00. Это лучшие часы для принятия критических решений (если решили попросить босса о повышении, сходите к нему именно в это время), а также для занятия делами, которые вы обычно стараетесь отложить на потом. Затем примерно до 15.00 длится период, в который лучше отдохнуть, - если и нельзя потратить эти два часа на обед, то можно хотя бы уделить время обязанностям, которые не требуют особой концентрации, - например, ответам на электронные письма. С 15.00 до 18.00 - второй продуктивный период, причем он отличается от первого: в это время лучше заняться чем-то, что требует не активных действий, а усидчивости и внимания: например, сводить баланс, планировать мероприятие и тому подобное. С 19.00 до 21.00 - пора активного отдыха: вы можете потратить это время на то, чтобы узнать что-то новое. Но после 21.00 все труды должны быть окончены, иначе вы рискуете получить бессонницу.

Dr. James B. Maas, Rebecca S. Robbins «Sleep for Success! Everything You Must Know About Sleep But are Too Tired to Ask» (AuthorHouse, 2011).

2. Помните о правиле 80/20

Это правило, которое иногда называют законом Парето (беда лишь в том, что итальянский экономист открыл его сто с лишним лет назад совсем по другому поводу), описывает закономерность, согласно которой 80% результата приносят 20% усилий. Важно понять, какие именно задачи обладают критической важностью, и направить основную энергию на решение именно этих задач. Такой подход советует британский инвестор и бизнес-консультант Ричард Кох в книге, успевшей стать классикой для венчурных предпринимателей: нет смысла тратиться на то, что не играет никакой роли. Кох призывает не путать свою стратегию с обычным тайм-менеджментом: задача не в том, чтобы выкраивать время на все, что вы считаете нужным, а в том, чтобы отсечь ту часть «нужного», которая на самом деле не играет важной роли. Автор предлагает ряд техник, которые позволяют достичь успеха не только в бизнесе, но и в личной жизни, прилагая относительно скромные усилия.

Richard Koch «The 80/20 Principle: The Secret of Achieving More with Less» (Nicholas Brealey Publishing, 1997).

3. Заканчивайте все, что можно закончить

Isabelle Royer «Why Bad Projects Are So Hard To Kill», Harvard Business Review, 2003, Issue 12.

4. Оперируйте цифрами

«Мне кажется, что...», «Думается, что...»: эти фразы - настоящие пожиратели времени и усилий. Если опираться на приблизительные представления о ситуации, вы с большой вероятностью получите ложную картину и выберете совершенно неверную стратегию. Между тем почти все поддается точным измерениям - в том числе и эффективность усилий. Если вам кажется, что вы мало зарабатываете, изучите рынок труда и узнайте, действительно ли вам платят меньше, чем тем, кто работает на аналогичной должности и имеет сопоставимый опыт работы. Если вы подозреваете, что в том, что у вас не получается работать эффективно, виноваты ваши коллеги, составьте список ситуаций, в которых они действительно наносят ущерб вашему труду, - и постарайтесь свести их к минимуму. Применяйте измерения при решении любых задач - например, протестируйте два разных метода решения одной и той же задачи и сравните их эффективность: время, которое вы потратили, число целей, которые удалось достичь.

Douglas K. Smith «Make Success Measurable! A Mindbook-Workbook for Setting Goals and Taking Action» (John Wiley & Sons, 1999).

5. Записывайте цели и методы их достижения

В 1979 году сотрудники программы MBA Гарвардского университета провели любопытное исследование, опросив студентов-выпускников, записывают ли они свои планы на будущее. Лишь 3% ответили положительно, еще 13% сообщили, что у них есть планы, но они их не записывают. Наконец, 84% сказали, что у них пока нет целей в жизни. Десять лет спустя исследователи вновь опросили тех же респондентов, стараясь узнать, чего они добились в жизни. Результаты были поразительными: те 13%, у кого были цели, но кто не записывал их на бумаге, зарабатывали в среднем в два раза больше тех 84%, у кого не было целей. Но это было еще не все: те 3%, которые записывали свои цели, зарабатывали в среднем в десять раз больше, чем оставшиеся 97%, вместе взятые! Иными словами, именно эти 3% выбились в миллионеры всего за 10 лет, став топ-менеджерами крупных компаний. Бизнес-тренер Марк Маккормак, рассказывающий об этом исследовании, советует записывать не только цели, но и предполагаемые пути их выполнения. Обозначьте цель. Затем попробуйте определить задачи, которые требуется решить для ее достижения. Теперь выберите инструменты, которыми вы воспользуетесь для решения каждой из задач. Определите препятствия, которые могут возникнуть у вас на пути. Если вы будете рисовать все это на бумаге, пользы будет гораздо больше, чем если бы вы никак не анализировали свои желания.

Mark McCormack «What They Don’t Teach You in the Harvard Business School» (Bantam Books, 1986).

Уделите всего 10 минут времени на саморазвитие и узнайте, как все успевать и быть на высоте!

Оно имеет потрясающие свойство останавливаться на месте, когда мы занимаемся чем-то скучным и нелюбимым, и, буквально на следующий день лететь со скоростью несколько сотен километров в секунду, если нам весело или нужно справиться с множеством дел…к сожалению…

Мало какой человек не хотел бы приобрести столь ценного союзника и научиться .

Так вот представьте себе, что есть люди, укротившие часы и им больше не нужно заботиться о том, как все успевать .

Ну, как же научиться все успевать?!

Была когда-то у меня бывшая коллега по работе – Настя.

Неглупая, активная, исполнительная – хорошая, в общем, девушка.

Но имеется у нее один громадный недостаток, который мешает и ей, и всему ее коллективу: непунктуальность в выполнении дел.

Запара – это фактически ее второе имя, а и неврозы от нагромоздившихся заданий – неизменные спутники.

При этом нельзя сказать, что она просто лениться и ничего не хочет делать, это бы объясняло ситуацию Насти.

Она постоянно чем-то занята и вроде бы старается все выполнять, но чего-то неизменно не хватает, чтобы все успеть!

Я считаю, что основные проблемы моей коллеги из-за того, что она:

1. Не умеет планировать свое время.
2. Постоянно отвлекается.
3. Не способна концентрировать внимание на чем-то одном.
4. Не знает как вести личный дневник успеха.
5. Берет на себя больше, чем может осилить.

Как все успевать: начало!

Научиться выполнять все задания вовремя так же просто, как и запрограммировать свою жизнь на успех.

Люди даже не догадываются, что большинство проблем и преград в своей жизни они создают сами.

Стоит проявить лишь немного усилий и все получится даже лучше, чем вы ожидали.

Конечно, ленивцы, не желающие работать над собой, никогда не поймут, как все успевать , и так и будут барахтаться среди невыполненных дел без надежды увидеть свет в конце туннеля.

Как вы знаете: «Победить в любой битве можно, лишь выбрав правильное оружие!»

Так вот укрощение времени вам нужно начать с покупки красивого блокнота, ручки и часов.

Расход небольшой, а вот польза от этого приобретения будет огромная.

«Для начала представьте себе, что час — это не просто единица измерения времени. Это товар, который можно обменять на деньги, образование, удовольствия, здоровье и другие ресурсы. Достаточно только определить, что именно вам необходимо.»

Но самое главное – вы должны понять, что человек, чувствующий себя уставшим и нездоровым, в принципе не сможет трудиться продуктивно.

Поэтому возьмите за правило:

Высыпаться:

заветное правило про 7-8 часов необходимого сна придумано не дураками.

Правильно питаться:

не только тем, что вкусно, но и тем, что полезно.

Свежие овощи и фрукты должны быть постоянными гостями на вашем столе.

Заниматься спортом:

физическая активность не только повышает иммунитет, но и дает заряд бодрости.

Списки дел – ваше все!

Я надеюсь, вы уже купили красивый блокнот и ручку, чтобы вести свой дневник успеха?

Так вот: возьмите за привычку вечером или утром писать списки дел, которые вы планируете закончить в течение дня.

Причем, не пишите их от балды, а возле каждого пункта обозначайте время, необходимое на его выполнение.

Сделали дело?

Вычеркните его из списка.

Также можно создавать отдельные перечни глобальных планов на месяц или год.

Пока не закончили работу, поборите желание залезть в Фейсбук или на сайт УНИАН, сбросьте телефонный вызов от подружки, откажитесь от кружки кофе.

Всем этим можно заняться в перерыве.

Не нагребайте обязанностей больше, чем сможете утащить!

У каждого человека есть предел его возможностей: у кого-то он совсем маленький, у кого-то – весьма впечатляющий.

Ваше задание – определить свой!

Коллега Таня может за день написать 5 статей, а вы только 3, как ни стараетесь?

Тогда не стоит выпрашивать у шефа 5 заданий, затем сидеть до полуночи, не успевать, нервничать и получать на следующий день «нагоняйку».

Лучше выполните три своих задания вовремя и качественно!

Поддерживайте порядок на рабочем месте!

Даже если ваше рабочее место – собственная квартира, не нужно превращать ее в свалку.

Во-первых, лишние предметы отвлекают, во-вторых, вы тратите время на то, чтобы найти в этих завалах что-то нужно, в-третьих, беспорядок расхолаживает и не дает настроиться на рабочий лад.

Оптимизируйте рабочий процесс.


Каждое дело, в том числе и домашнее, можно упростить и сократить время на его выполнение, если проявить немного смекалки.

Вот, например, файлы, которые мне нужны для работы ежедневно, скопированы в отдельную папку, хотя все электронные документы я храню в тематико-хронологических папках.

Используйте современные гаджеты.

Готовя обед, вы наверняка с удовольствием прибегаете к помощи кухонного комбайна, мультиварки, электромясорубки и т.д., а не делаете все вручную, растрачивая понапрасну силы и время.

Такого же принципа нужно придерживаться в любом деле!

Вознаграждайте себя за успех.

Сделали быстро и качественно одно дело – попейте чаю с вкусным пирожным, другое – гляньте ленту новостей в Фейсбуке, третье – пойдите на прогулку и т.д.

Не топчитесь на одном месте.

Люди, могут доводить себя до истерики в поисках только им понятного совершенства.

Помните, что лучшее – враг хорошего.

Не стоит зацикливаться на каких-то глупых идеалах, если это тормозит ваше продвижение вперед.

Не накапливайте невыполненные дела.

Забудьте о фразе: «Сделаю завтра!».

Сегодня – это сегодня, и все запланированное вы должны успеть закончить до наступления полуночи.

Если ежедневно что-то откладывать, то рано или поздно лавина невыполненных заданий вас накроет.

Не бойтесь просить о помощи.

Иногда в силу гордости (или глупости?) мы боимся обращаться даже к самым близким людям за помощью.

Если вы не успеваете, то попросите маму приготовить ужин, мужа – забрать ребенка из сада, подругу-коллегу – ответить на звонок от клиента и т.д.

от известного видеоблогера Павла Багрянцева:

«Как все успевать и вести одновременно множество проектов?»

Вы можете испробовать их все и выбрать для себя наиболее оптимальные, можете – комбинировать эти советы, а можете – придумать нечто свое.

Главное – начать действовать, а не просто ежедневно стонать: «Как все успевать ?!».

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Мы часто нагружаем себя делами, от которых легко можно отказаться, считает автор книги по тайм-менеджменту и мама четверых детей Марина Ярославцева. Она предлагает составить список того, что делается просто по привычке, и делится своими находками по упрощению жизни и облегчению уборки .

Например, нет никакой необходимости гладить ползунки и пеленки. И полгода жизни грудничка семья спокойно может поспать на неглаженых простынях (и редкий мужчина заметит разницу).

Если грудничок на улице спит в коляске — пусть гуляет на балконе. Он спит, вы занимаетесь своими делами, нет необходимости два часа катать его вокруг дома. Исключение — если маме это доставляет удовольствие: гулять, смотреть по сторонам, активно двигаться, болтать с такими же мамами, заходить в магазины.

Не обязательно расставлять все игрушки на полочке по линеечке — заведите красивую пластиковую коробку и собирайте все туда, минута — и в детской порядок.

Многие хозяйки гладят вещи дважды: после стирки и перед тем как надеть. Ведь выглаженная одежда, которую свернули и положили на полку, все равно мнется по складкам. Женщины по-разному выходят из этого положения. Некоторые мои знакомые убрали полки из платяных шкафов и сделали два уровня вешалок. Искать одежду так проще, и она не мнется. Другие же просто аккуратно вешают при сушке и после неглаженое складывают в шкаф, а приводят в порядок, только когда эти вещи собираются надевать.

Ну как: вы готовы составить свой список ненужных дел — для того чтобы перестать их делать? А пока вы над этим раздумываете, расскажу, что я изменила в нашем доме для того, чтобы меньше делать и больше успевать.

6 секретов порядка

Мне не хотелось тратить свое драгоценное время, сидя с детьми в песочнице. Это сподвигло нашу семью поменять место жительства. Мы продали квартиру в многоэтажке и переехали в частный дом, где наши четверо детей могли спокойно без моего участия играть во дворе.

Система хранения. Следующим моим шагом было оборудование дома. Я раз и навсегда решила для себя — открытых ниш должно быть минимальное количество. Больше полок-пылесборников — больше уборки. В закрытый шкаф можно аккуратно положить много вещей, которые не будут цеплять глаз. Если же это на виду, то сразу портит внешний вид комнаты и создает ощущение беспорядка. Это относится и к полкам для обуви, и к вешалкам для одежды — у меня все закрыто дверцами.

Напольные покрытия. Потом я избавилась от паласов и ковровых покрытий. Пока дети были малышами, мне приходилось прилагать много усилий, удаляя пятна. Мы постелили ламинат, который я с легкостью протираю шваброй. У меня есть один ворсистый ковер, он очень практичный, на нем совершенно не видно сора, требует пылесоса не чаще раза в неделю и отлично моется пароочистителем.

Мягкая мебель. Немного иначе я поступила с диваном в гостиной, на котором мы всей нашей большой семьей проводим много времени. И — о ужас! — мы на нем еще и едим во время домашних кинопросмотров. Спас меня безразмерный чехол из микрофибры. Такие чехлы надеваются и снимаются буквально за 1-2 минуты, без проблем стираются в машинке, гладить их не нужно, а внешний вид всегда на пятерку. Раньше же я в поте лица оттирала с обивки дивана следы от соков или пиццы, и не всегда успешно. Многие упрекнут меня, что надо есть строго на кухне, но не хочется лишать семью традиции, которая нас объединяет и радует. Мне проще раз в неделю засунуть чехол в стирку.

Мусорное ведро. Дети часто промахивались мимо него, после этого муж купил такое, которое крепится внутрь шкафа к стенке и при желании выезжает. Он закрепил его вверху, под самой столешницей, так что теперь промахнуться сложно. К этому добавилось еще два плюса: не надо нагибаться, чтобы выбросить мусор, и под ведром освободилось место, куда я поставила красивый ящик для овощей.

Кухонные ящики. Меня выводили из себя рассыпанные крупы, специи, хлебные крошки. Теперь все крупы живут у меня в банках (прозрачных, чтобы было видно содержимое), а небольшие пакеты я закрепляю специальными прищепками (одна моя подруга пользуется обычными бельевыми прищепками, а другая — канцелярскими зажимами).

Часто бывает, бросишь и думаешь: «А, потом уберу, дело двух секунд». Спустя несколько дней приходится на уборку тратить уже даже не минуты, а часы. Если вещи часто поселяются не там, где вы определили им место, подумайте — может быть, стоит это место изменить?
Вот рассказ одной мамы. Она долго ругала дочку за то, что та не вешает рюкзак на крючок в прихожей, и он все время валяется в комнате. Она продолжала ее ругать, пока не поняла, что дочке удобнее держать рюкзак под рукой. Прикрутив крючок около ее стола, она решила проблему валяющегося рюкзака.

Белье. Невыглаженное белье было моим ужасом. Я не могла гладить сразу же после сушки, и эта гора, которая всегда на глазах, сводила меня с ума. При планировании шкафа в спальне я сделала специальное отделение, куда убираю белье, и занимаюсь глажкой с чистой совестью раз в неделю.

Так же поступаю и с грязным бельем. Мы поменяли местами ванную и туалет. Туалет был маленький, и мы вмонтировали в эту комнату небольшую ванну, которая тремя сторонами уперлась в стены, а с одной повесили шторку. Вышла такая своеобразная душевая кабинка.

В комнате, где стояла ванна, поставили унитаз и шкаф. На нем столешница с врезанной раковиной, под ней за дверцами место для грязного белья, упаковок туалетной бумаги и стирального порошка (у нас всегда большие запасы). Рядом — стиральная машина, над которой узкий шкаф до потолка — там хранится бытовая химия, косметика, фен, маникюрные принадлежности, полотенца. Теперь там идеально, так как на виду только красивый комплект на столешнице.

Марина Ярославцева

Купить эту книгу

Обсуждение

Постельное белье можно стирать аккуратно сложенным в стопочку - тогда из машинки оно выходит так же сложенным. И сушить также. Это убирает затраты времени на складывание белья, и не нужно гладить.

Очень полезные советы в статье, я также использую правильные средства для уборки, которые быстро и эффективно помогают, например, для пола Glorix, для ванны и кухни Cif.

Я вот вообще практ никакие вещи не глажу:))) просто сушу их - если они того требуют - в расправленном состоянии и аккуратно потом или развешиваю на вешалки, или складываю на полки. Белье постельное не утюжу. намного все облегчилось!!!

Интересные советы.

Была книжка такая "Дом, где всегда чисто". Там тоже много таких рекомендаций.

Комментировать статью "Список ненужных дел: как меньше делать и больше успевать"

Мне кажется важнее правильно тратить. Пример мои родители - в советское время они зарабатывали по 200 руб, когда у других зп была Список ненужных дел: как меньше делать и больше успевать. Девочки, как часто вы дома убираетесь? и что считается "хорошей уборкой...

Обсуждение

Мужчина с мамой ещё не развелся. Прогноз неважный. Зачем самой себе усложнять жизнь таким. Только если вы - в роли спасительницы от депрессий и психозов. Вы потяните такое?
Смысл есть - если вам с ним лучше, чем без него. В отношениях должно быть легко и приятно, хотя бы в начале. А здесь в начале уже расхождение интересов. Ради чего тогда? И причем тут траты и доходы.
Послушайте Лабковского. Может помочь.

48 лет и с мамой? Какие отношения с таким?

На генеральную уборку иногда беру неделю в год,за это время успеваю сделать уборку У вас дорога занимает час в один конец - очень хорошо, но вы еще час тратите на утренние сборы Главное, чтобы в семье было поменьше детей и побольше работающих на дому взрослых в...

Обсуждение

Извините, я неполиткорректно напишу, так что,если не хотите расстраиваться, то дальше не читайте. Но, возможно, мой пост поможет вам на дела домашние под другим углом посмотреть. Так вот, представьте, о чем вы будете вспоминать с радостью, когда сил, здоровья, мобильности останется совсем мало? О том, как за неопрятным соседями ванную убирали, или о том, как по выставкам гуляли или с дочерью в обнимку кино смотрели или сидели рукодельничали. Вот и действуйте соответственно. Выделите себе уголок на кухне, где вы сможете салат нарезать и мультиварке поставить, и поддерживайте чистоту только там. Купите бактерицидные салфетки, и протирайте раковину или седушку унитаза перед использованием. Раз а неделю дочь может полы помыть и в ванной убраться, это не долго и не сложно, в молодости-то. И выделите себе полтора. Часа перед сном, когда вы все бросаете прямо где стоите, и в обязательном порядке делаете то, что любите. Конечно, вам ещё хочется о дочери позаботиться, но на всю жизнь с запасом не назаботишься. А вспоминать через много лет она будет не чистоту в квартире, а ваше совместное времяпрепровождение. Я желаю вам побольше сил!

У всех свои условия быта и привычки. У меня схожие с вами. Всю жизнь работаю ненормированно,читай больше 8ч. В среднем -12ч. Дорога в одну сторону больше часа. Встать,просто умыться,не краситься и одеть абы что,не могу.сборы не меньше часа. Суббота -отдых. Просто сплю полдня. Без этого я не человек. Воскресенье- готовка(хватает до среды),уборка,но не генеральная,стирка. На генеральную уборку иногда беру неделю в год,за это время успеваю сделать уборку,ремонт, погулять с детьми. Но отпуска жалко,поэтому решаюсь на это не каждый год. В течении недели помогает муж,у него стабильный график,еду часто покупаю в рабочей столовой. Семья привыкла. Как то так живем уже лет 20.бытовым Вещизмом не страдаем,общение добираем в отпуске.честно говоря,часто посещает мысль,что жизнь проходит зря. Но от скучной работы,я б умерла,а без тем более. Успевают в все,это те у которых дома свекрови мамы няни и те,которые работают отзвонка до звонка,имеют возможность отлучаться с работыпо своим делам.