Как привести дела в порядок, не теряя самообладания. Сохраняйте информацию на конкретный день в календаре или картотеке

Дэвид Аллен Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Посвящается Кэтрин, моему замечательному партнеру в жизни и в работе

Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных теоретиков продуктивности. Он - ведущий докладчик и фасилитатор таких организаций, как журнал New York Life, Мировой банк, Фонд Форда, L.L. Bean и ВМС США. Дэвид проводит мастер-классы по вопросам продуктивности для частных лиц и организаций по всем США. Кроме того, Дэвид - президент David Allen Company и в течение более чем двадцати лет работает консультантом по менеджменту и персональным тренером менеджеров высшего звена. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal и других популярных изданиях. Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была издана в двенадцати странах мира. Дэвид Аллен живет в городе Оджаи, Калифорния.

Многие учителя, партнеры, коллеги, сотрудники и друзья за долгие годы помогли мне осознать и разработать принципы, описанные в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Джордж Мэйер, Майкл Букбайндер, Тед Дрейк, Дин Ачесон и Рассел Бишоп сыграли ключевые роли на пути моего личностного и профессионального развития. Рон Медвед, Салли Мак-Ги, Лесли Бойер, Том Бойер, Пэм Тэррэнтайн и Келли Форристер также внесли свой вклад в мою работу по мере ее выполнения.

К тому же, десятки тысяч клиентов и участников семинаров помогли проверить и отшлифовать описанные в книге модели. Особая благодарность стратегам-руководителям, которые вовремя осознали значение изложенного материала для изменения корпоративной культуры своих компаний и предоставили мне возможность сделать это: в частности, спасибо Майклу Винстону, Бену Кэннону, Сьюзан Валасковиц, Патрисии Карлайл, Мэнни Бергер, Кароле Эндикотт, Кларе Штучински и Элиоту Келману. Административная и моральная поддержка, которую долгие годы оказывали мне Шар Канан и Андра Карассо, была просто бесценной.

Эта книга никогда бы не приобрела свой нынешний вид без неоценимых усилий и советов Тома Хагана, Джона и Лоры Мак-Брайд, Стива Льюерса, Доу Кувер, Грега Стайклезера, Стива Шалла и Мэриан Бейтман. Поистине велика заслуга моего редактора, Джанет Голдстейн - профессионала в своем деле и терпеливого наставника в искусстве и ремесле написания книг.

Наконец, сердечно благодарю своего духовного наставника, Джей-Ар, за его неоценимые советы и постоянные напоминания об истинных приоритетах, а также мою замечательную супругу Кэтрин за доверие, любовь, усердие и красоту, которыми она наполнила мою жизнь.

Добро пожаловать на страницы книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

Перед вами - кладезь стратегий и принципов. Вы найдете в себе новые силы, научитесь сохранять спокойствие и будете справляться с делами намного эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий. Умение справляться с делами и успешно выполнять поставленные задачи немаловажно, но при этом вам лично не должно мешать получать от жизни удовольствие, которое кажется почти или даже вовсе недоступным во время усердной работы. Впрочем, речь не идет о выборе «или-или»: поверьте, можно эффективно работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот.

Результативность - один из наиболее важных аспектов работы. Возможно, то, чем вы занимаетесь, действительно важно, интересно или полезно, а возможно, это не так, но работу надо выполнять в любом случае. В первом случае, как правило, хочется получить максимальную отдачу от затрачиваемых времени и сил. Во втором - как можно скорее взяться за новое дело, не оставляя «хвостов».

Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих людей.

Капитан Дж. А. Хетфилд

И что бы вы ни делали, вам, вероятно, хотелось бы спокойнее воспринимать происходящее и испытывать уверенность в том, что в данный момент вы должны заниматься именно тем, чем занимаетесь. Независимо от того, что вы делаете: пьете пиво с коллегами после работы, любуетесь среди ночи своим спящим в колыбели малышом, отвечаете на электронное сообщение или перекидываетесь парой слов с клиентом после официальной встречи, вам нужна уверенность в том, что именно этим вам следует заниматься в данный момент.

Работая над этой книгой, я ставил перед собой цель научить вас работать максимально эффективно и расслабляться, как только вы этого захотите или почувствуете такую потребность.

Текущая страница: 1 (всего у книги 18 страниц) [доступный отрывок для чтения: 10 страниц]

Дэвид Аллен
Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Посвящается Кэтрин, моему замечательному партнеру в жизни и в работе

Введение

Об авторе

Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных теоретиков продуктивности. Он – ведущий докладчик и фасилитатор таких организаций, как журнал New York Life, Мировой банк, Фонд Форда, L.L. Bean и ВМС США. Дэвид проводит мастер-классы по вопросам продуктивности для частных лиц и организаций по всем США. Кроме того, Дэвид – президент David Allen Company и в течение более чем двадцати лет работает консультантом по менеджменту и персональным тренером менеджеров высшего звена. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal и других популярных изданиях. Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была издана в двенадцати странах мира. Дэвид Аллен живет в городе Оджаи, Калифорния.

Благодарность автора

Многие учителя, партнеры, коллеги, сотрудники и друзья за долгие годы помогли мне осознать и разработать принципы, описанные в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Джордж Мэйер, Майкл Букбайндер, Тед Дрейк, Дин Ачесон и Рассел Бишоп сыграли ключевые роли на пути моего личностного и профессионального развития. Рон Медвед, Салли Мак-Ги, Лесли Бойер, Том Бойер, Пэм Тэррэнтайн и Келли Форристер также внесли свой вклад в мою работу по мере ее выполнения.

К тому же, десятки тысяч клиентов и участников семинаров помогли проверить и отшлифовать описанные в книге модели. Особая благодарность стратегам-руководителям, которые вовремя осознали значение изложенного материала для изменения корпоративной культуры своих компаний и предоставили мне возможность сделать это: в частности, спасибо Майклу Винстону, Бену Кэннону, Сьюзан Валасковиц, Патрисии Карлайл, Мэнни Бергер, Кароле Эндикотт, Кларе Штучински и Элиоту Келману. Административная и моральная поддержка, которую долгие годы оказывали мне Шар Канан и Андра Карассо, была просто бесценной.

Эта книга никогда бы не приобрела свой нынешний вид без неоценимых усилий и советов Тома Хагана, Джона и Лоры Мак-Брайд, Стива Льюерса, Доу Кувер, Грега Стайклезера, Стива Шалла и Мэриан Бейтман. Поистине велика заслуга моего редактора, Джанет Голдстейн – профессионала в своем деле и терпеливого наставника в искусстве и ремесле написания книг.

Наконец, сердечно благодарю своего духовного наставника, Джей-Ар, за его неоценимые советы и постоянные напоминания об истинных приоритетах, а также мою замечательную супругу Кэтрин за доверие, любовь, усердие и красоту, которыми она наполнила мою жизнь.

Добро пожаловать на страницы книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

Перед вами – кладезь стратегий и принципов. Вы найдете в себе новые силы, научитесь сохранять спокойствие и будете справляться с делами намного эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий. Умение справляться с делами и успешно выполнять поставленные задачи немаловажно, но при этом вам лично не должно мешать получать от жизни удовольствие, которое кажется почти или даже вовсе недоступным во время усердной работы. Впрочем, речь не идет о выборе «или-или»: поверьте, можно эффективно работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот.

Результативность – один из наиболее важных аспектов работы. Возможно, то, чем вы занимаетесь, действительно важно, интересно или полезно, а возможно, это не так, но работу надо выполнять в любом случае. В первом случае, как правило, хочется получить максимальную отдачу от затрачиваемых времени и сил. Во втором – как можно скорее взяться за новое дело, не оставляя «хвостов».

Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих людей.

Капитан Дж. А. Хетфилд

И что бы вы ни делали, вам, вероятно, хотелось бы спокойнее воспринимать происходящее и испытывать уверенность в том, что в данный момент вы должны заниматься именно тем, чем занимаетесь. Независимо от того, что вы делаете: пьете пиво с коллегами после работы, любуетесь среди ночи своим спящим в колыбели малышом, отвечаете на электронное сообщение или перекидываетесь парой слов с клиентом после официальной встречи, вам нужна уверенность в том, что именно этим вам следует заниматься в данный момент.

Работая над этой книгой, я ставил перед собой цель научить вас работать максимально эффективно и расслабляться, как только вы этого захотите или почувствуете такую потребность.

Я, как и многие из вас, долгое время искал ответы на вопросы: что делать, когда и как. И теперь, спустя двадцать с лишним лет, потраченных на разработку и внедрение новых методов повышения индивидуальной и организационной продуктивности, после многих исследований и попыток самосовершенствоваться, я могу с уверенностью заявить, что единого универсального решения не существует. Никакие компьютерные программы, семинары, персональные планировщики и утверждения личной миссии не смогут упростить ваш рабочий день и не станут принимать за вас решения день ото дня, каждую неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы найдете способ повысить продуктивность своей работы и упростить процесс принятия решений хотя бы на один уровень, перед вами откроется новый круг обязанностей и творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некоторой простой формулой.

Но, несмотря на отсутствие каких-либо простых средств, позволяющих довести до совершенства личную организованность и продуктивность, мы можем предпринять определенные шаги для их повышения. Год от года в ходе работы над собой я находил все более глубокие и важные вещи, на которых стоило сосредоточить внимание, идеи, о которых стоило задуматься, и дела, которыми стоило заниматься. Я нашел простые процессы, позволяющие существенно повысить способность человека творчески и конструктивно подходить к мирским заботам, освоить которые под силу каждому.

Эта книга – итог более чем двадцатилетней работы, посвященной исследованию индивидуальной продуктивности. Это руководство по максимизации результатов и минимизации затрат в мире, где работа с каждым днем становится все более объемной и требует решения многочисленных спорных вопросов. Я провел много часов, обучая людей «на передовой» – на рабочих местах, – помогая им обрабатывать и упорядочивать текущие задачи. Открытые мною методы доказали свою эффективность в самых разных организациях, во всех сферах деятельности, в разных культурных средах, даже в школе и дома. Спустя двадцать лет подготовки и обучения самых опытных и продуктивных работников, я понял, что мир нуждается в моих методах.

Руководители организаций стремятся привить «предельную продуктивность» себе и своим подчиненным в качестве базового стандарта. Они, как и я, знают, что по окончании рабочего дня за закрытыми дверями остаются телефонные звонки, на которые у них не хватило времени ответить, задания, которые нужно кому-то передать, непроработанные во время встреч и дискуссий вопросы, невыполненные обязанности и десятки непрочитанных электронных сообщений. Многие деловые люди преуспевают потому, что решенные ими проблемы и реализованные ими возможности являются более важными в конечном итоге, чем недоработки в их портфелях и кабинетах. Но при нынешних темпах жизни и развития бизнеса это равновесие становится очень шатким.

С одной стороны, нужны проверенные инструменты, которые помогут людям сосредоточить свои стратегические и тактические усилия и не позволят упустить из виду ничего важного. С другой стороны, необходимо создать рабочую среду и методы, которые не дадут способным сотрудникам «сгореть» на работе под давлением стресса. Нужны устойчивые стандарты стиля работы, которые уберегут от стресса лучших и способных сотрудников.

Это касается не только организаций, в этом нуждаются школы, где детям по-прежнему не объясняют, как анализировать полученную информацию, как сосредоточиться на результате и какие шаги предпринять, чтобы его достичь. Эти знания нужны каждому из нас: ведь они позволят использовать все открывающиеся перед нами возможности, чтобы самосовершенствоваться и постоянно улучшать окружающий нас мир.

Силу, простоту и эффективность принципов, о которых я расскажу в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», лучше всего можно испытать на собственном опыте: в реальном времени, в реальных условиях, в реальном мире. Естественно, цель книги – изложить сущность великого искусства управления рабочим процессом и достижения высокой продуктивности. Я попытался изложить материал таким образом, чтобы раскрыть перед вами общую картину и в то же время дать вам почувствовать вкус моментального результата по мере прочтения книги.

Книга разделена на три части. Первая часть раскрывает общую картину, содержит краткий обзор системы, поясняет ее уникальность и актуальность, а затем непосредственно знакомит с основными методами в сжатой и доступной форме. Во второй части рассказывается, как применять принципы системы на практике. Здесь вы сможете потренироваться и шаг за шагом научитесь применять описанные модели в повседневной жизни. В третьей части описаны еще более высокие и эффективные результаты, которых можно достичь, если сделать методологию и модели неотъемлемой частью вашей работы и личной жизни.

Присоединяйтесь! Я хочу, чтобы вы не просто поверили, но и проверили, что эти методы можно и нужно использовать лично вам. Я хочу, чтобы вы поняли: то, что я обещаю, не только возможно, но и вполне доступно каждому из вас. И я хочу чтобы вы знали: все, что я предлагаю, очень просто реализовать. Для этого не нужны никакие особые навыки. Вы уже умеете концентрировать внимание, записывать важную информацию, принимать решения о желаемых результатах и будущих действиях, взвешивать альтернативные варианты и делать выбор. Вы убедитесь, что многие поступки, которые вы постоянно совершали инстинктивно и интуитивно, действительно верны. Я расскажу вам о том, как вывести эти основные навыки на новый уровень эффективности. Я хочу помочь вам воплотить все эти навыки в новой манере поведения, которая и станет для вас маяком.

На страницах книги я постоянно ссылаюсь на программы подготовки и семинары по теме продуктивности. Последние двадцать лет я работал консультантом по управлению, как в одиночку, так и в составе небольших групп. Моя работа состояла, преимущественно, в индивидуальном обучении повышению продуктивности и проведении семинаров, посвященных методам, изложенным в книге. Я и мои коллеги подготовили более тысячи человек, провели тренинги для сотен тысяч специалистов и организовали сотни групповых семинаров. Из этого опыта я черпал впечатления и примеры для данной книги.

Суть этой книги прекрасно передал мой клиент, который написал: «Когда я только начал применять принципы этой программы, они спасли мою жизнь… Когда же я сделал их своей привычкой, они изменили мою жизнь. Это вакцина от ежедневной схватки «не на жизнь, а на смерть», когда «проект надо было закончить еще вчера», и противоядие от дисгармонии, которую многие люди сами вносят в свою жизнь».

Успевайте жить!

Уже достаточно давно сокращение GTD стало столь же привычным для многих людей в России, как USB или GPRS. На интернет-форумах, посвященных тайм-менеджменту и личной эффективности, система «Getting things done» обсуждается так же активно, как выбор ежедневника или постановка жизненных целей.

К счастью, за семь лет существования российского Тайм-менеджерского сообщества вопрос «Планировать или не планировать время?» перестал быть актуальным. Не планировать время, опаздывать на встречи, забывать о принятых на себя обязательствах – так же неприлично, как не пользоваться вилкой и ножом в ресторане. Тайм-менеджмент за прошедшие несколько лет занял такое же место в нашей жизни, как спортзал или бассейн. Быть в хорошей физической форме – естественно. Способы могут быть разными – плавание, йога, волейбол… – суть одна. Аналогично, модно и естественно – успевать все, ничего не забывать, всегда находить время на работу, отдых, общение с семьей и друзьями.

Главный вопрос – какие выбрать способы самоорганизации, условно говоря, «что мне больше подходит: плавание или тренажерный зал?» Как проще, комфортнее и с удовольствием настроить личную систему управления временем? В зависимости от психологического типа кому-то легче есть ножом и вилкой, кому-то – японскими палочками. В любом случае, нужна определенная система, последовательность, методология.

В каждой развитой стране есть эксперты, специализирующиеся на тайм-менеджменте. Российскому читателю хорошо известны книги Лотара Зайверта, руководителя гейдельбергского Института стратегии и планирования времени; Стивена Кови, президента американской корпорации Franklin Covey; Брайана Трейси, специалиста по лидерству и эффективности, Керри Глисона, Стефана Рехтшафена, Джулии Моргенстерн и др. Некоторые работы еще не переведены на русский язык и ждут своего часа – книги Марка Форстера (Великобритания), Харольда Тейлора (Канада) и др. К числу таких специалистов относится и Дэвид Аллен, система которого хорошо известна в США и приобрела уже много поклонников в нашей стране.

Рабочий график самого Дэвида впечатляет: на год вперед известно расписание его семинаров в крупнейших городах США и Европы. Его книга ясна, практична, рецептурна, технологична. С некоторыми принципами и рекомендациями стоит поспорить, и несомненно, выход русского перевода книги станет катализатором активных дискуссий. Но бесспорно одно: книга будет востребована и полезна. Ее популярность в России еще в англоязычном оригинале – тому подтверждение.

Желаю вам, читатель, с помощью проверенных опытом и практичных рекомендаций Дэвида Аллена научиться успевать жить. Жить насыщенной, эффективной, красивой жизнью, в которой каждая минута Времени имеет свой вес и высочайшую ценность.

Успехов вам!

Глеб Архангельский, генеральный директор компании Организация Времени, создатель российского Тайм-менеджерского сообщества www.improvement.ru

Ждем ваших отзывов!

Вы, читатель этой книги, и есть главный ее критик и комментатор. Мы ценим ваше мнение и хотим знать, что было сделано нами правильно, что можно было сделать лучше и что еще вы хотели бы увидеть изданным нами. Нам интересно услышать и любые другие замечания, которые вам хотелось бы высказать в наш адрес.

Мы ждем ваших комментариев и надеемся на них. Вы можете прислать нам бумажное или электронное письмо либо просто посетить наш Web-сервер и оставить свои замечания там. Одним словом, любым удобным для вас способом дайте нам знать, нравится или нет вам эта книга, а также выскажите свое мнение о том, как сделать наши книги более интересными для вас.

Посылая письмо или сообщение, не забудьте указать название книги и ее авторов, а также ваш обратный адрес. Мы внимательно ознакомимся с вашим мнением и обязательно учтем его при отборе и подготовке к изданию последующих книг. Наши координаты:

E-mail: [email protected]

WWW: http://www.williamspublishing.com

Информация для писем:

из России: 115419, Москва, а/я 783

из Украины: 03150, Киев, а/я 152

ЧАСТЬ I. Искусство получать результат

Глава 1. Новая методика для новой реальности

Человек, перед которым стоит масса задач, может продуктивно работать, сохраняя ясный рассудок и спокойно контролируя ситуацию. Это – прекрасный способ достичь более высокой эффективности в работе и в жизни. В последнее время именно такой стиль работы требуется от успешных специалистов высокого класса. Вы уже знаете, как нужно действовать, чтобы добиться более высокой продуктивности. Но, если вы относитесь к большинству, вам следует применять эти навыки в более адекватной, полной и упорядоченной форме, чтобы одержать верх над работой и не чувствовать себя похороненным под грудой забот. И хотя методы и технические приемы, которые описаны в данной книге, носят сугубо практический характер и базируются на здравом смысле, большинству людей придется менять некоторые из своих трудовых навыков, прежде чем они смогут применить предложенную систему. Необходимые незначительные изменения – изменения в вашей манере уяснения и упорядочения вещей, занимающих ваше внимание – могли бы стать существенным сдвигом, который позволит вам пересмотреть некоторые ключевые аспекты своей повседневной работы. Многие из моих клиентов отзывались о подобных изменениях как о значительном сдвиге в мировоззрении.

Причина беспокойства – недостаток контроля над ситуацией, организованности, подготовки и активности.

Дэвид Кекич

Все методы, представленные в моей книге, основаны на достижении двух основных целей: (1) объединить все задачи, которые нужно выполнить – сейчас, позднее или когда-нибудь, серьезные, мелкие или средней важности – в логически упорядоченную и надежную систему, выходящую за пределы вашего сознания и вашего разума, и (2) приучить себя принимать фронтальные решения, касающиеся всех входных сведений, с которыми вы сталкиваетесь в жизни, чтобы у вас всегда был план дальнейших действий, который можно осуществить или пересмотреть в любой момент.

Эта книга предлагает уже упомянутый проверенный метод управления рабочим процессом, требующим высокой производительности. Она описывает эффективные инструменты, подсказки, технические приемы и фокусы, к которым можно прибегать. Как вы сможете убедиться, описанные принципы и методы можно сразу использовать и применять во всех сферах вашей личной жизни и профессиональной деятельности.1
Я рассматриваю понятие «работа» в самом универсальном смысле: работа – это то, что вы хотите или должны изменить. Многие люди проводят различие между понятиями «работа» и «профессиональная деятельность», но я этого не делаю: для меня прополка сада или редактирование завещания – такая же работа, как и написание этой книги или обучение клиента. Все методы и приемы, описанные в книге, можно применять во всем спектре деятельности: в работе и в личной жизни – чтобы быть действительно эффективными, они должны быть универсальными. (здесь и далее – примечания автора)

Вы можете внедрить описываемую мной систему в качестве основного стиля работы в профессиональной деятельности и в жизни, как это сделали до вас многие люди. Или, подобно другой группе людей, вы можете просто использовать как инструкцию по контролю над ситуацией, когда почувствуете, что вам его не хватает.

Проблема: новые требования и недостаток ресурсов

Большинство людей считают, что у них слишком много работы и слишком мало времени на ее выполнение. Не так давно ко мне обратился партнер из крупной международной инвестиционной фирмы, который беспокоился, что новые управленческие обязанности, предложенные ему компанией, нанесут ущерб его семейной жизни. Женщину, которая управляла трудовыми ресурсами компании и ежедневно пыталась совладать с сотней-другой электронных писем, беспокоила перспектива расширения регионального штата офисных работников с 1200 до двух тысяч человек, поскольку она хотела сохранить возможность вести светскую жизнь по выходным.

В новом тысячелетии наблюдается парадокс: люди повысили качество своей жизни, но при этом вырос и уровень стресса, поскольку они взваливают на себя больше работы, чем способны выполнить. Видит око, да зуб неймет. И большинство людей опускают руки и заходят в тупик, пытаясь изменить такое положение вещей.

У работы больше нет четких границ

Время – это свойство природы, которое не дает всем событиям происходить одновременно. В последнее время это утверждение, похоже, потеряло смысл.

Основная причина нарастания уровня стресса состоит в том, что природа наших занятий изменилась гораздо более существенно и резко, чем качество нашей подготовки и нашей способности справляться с работой. Только в течение второй половины двадцатого века сущность понятия «работа» в промышленно развитых странах превратилась из производственного конвейера и деятельности по сборке и транспортировке товара в то, что Питер Друкер так удачно назвал интеллектуальным трудом.

В прежние времена результаты работы были очевидными. Поля нужно было вспахивать, машинами следовало управлять, коробки – упаковывать, коров – доить, а дела – делать. Вы знали, какую работу нужно выполнить – вы могли ее видеть. Было ясно, выполнена работа или не выполнена.

На сегодня большая часть проектов не имеет четких рамок. Большинство моих знакомых работают одновременно над несколькими задачами, но даже будь у них вся жизнь на их выполнение, им не удалось бы довести задуманное до совершенства. Перед вами, вероятно, стоит аналогичная проблема. Насколько плодотворной может быть конференция? Насколько эффективной может быть программа подготовки или схема оплаты труда персонала? Насколько хорош рассказ, который вы пишете? Насколько продуктивно собрание персонала? Насколько действенна реорганизация? И последний вопрос: какой объем доступной информации имеет смысл задействовать для «улучшения» этих проектов? Ответ таков: объем информации не ограничен, и все необходимые сведения можно без труда добыть в электронной сети.

Практически каждый проект можно усовершенствовать, и бесконечный объем информации, к которой есть доступ на данный момент, позволяет это сделать.

С другой стороны, отсутствие рамок может привести к появлению новых задач у каждого работника. Сегодня достижение целей многих организаций требует взаимодействия, сотрудничества и привлечения различных функциональных подразделений. Институт отдельно взятого кабинета рушится, и вместе с ним уходит в прошлое привилегия, позволяющая игнорировать электронные сообщения, пересланные маркетинговым отделом, кадровой службой или специальной комиссией, занимающейся определенным вопросом.

Наши профессиональные обязанности продолжают меняться

Исчезающие границы наших замыслов и задач уже сами по себе представляют достаточно серьезную проблему для каждого из нас. Но сегодня нам приходится добавить в уравнение постоянные изменения в определении наших профессиональных обязанностей. На семинарах я часто спрашиваю: «Кто из вас занимается только той работой, для выполнения которой его нанимали?». Мало кто поднимает руку в ответ. Какой бы аморфной и расплывчатой ни была работа, будь у вас возможность достаточно долго выполнять четко описанный круг задач, вам, вероятно, вскоре удалось бы выяснить, что именно вы должны делать – какой объем работ выполнять, и на каком уровне – чтобы не сойти с ума. Но сегодня уже почти никто не может позволить себе такой роскоши по двум причинам:

1. Организации, в которых мы работаем, постоянно претерпевают метаморфозы: меняются цели, продукция, клиентура, рынки, технологии и владельцы. Все это неизбежно отражается на структурах, формах, ролях и обязанностях.

2. Среднестатистический специалист сегодня как никогда подобен свободному художнику: он меняет вид деятельности так же часто, как его родители когда-то меняли работу. Даже те, кому за сорок или за пятьдесят, придерживаются принципов постоянного профессионального роста. Но сегодня цели стали более традиционными: они определяются общими принципами «профессионального управления и повышения квалификации», а это значит, что нанятые работники просто не будут заниматься текущим видом деятельности в течение сколько-нибудь продолжительного периода времени.

Мы никогда не сможем по-настоящему подготовиться к абсолютно новым вещам. Мы должны приспосабливаться, и любой радикальный шаг к самосовершенствованию – это кризис самоуважения: мы проходим испытание и нуждаемся в самоутверждении. Для того, чтобы принимать резкие перемены без внутреннего трепета, нужна твердая уверенность в своих силах.

Эрик Хоффер

Сегодня, когда речь заходит о том, в чем состоит наша работа, или о том, какие входные данные и в каком количестве необходимы для ее успешного выполнения, цели становятся расплывчатыми. Мы воспринимаем колоссальные объемы информации и сообщений из внешнего мира и генерируем столь же огромное количество идей и компромиссов с собой и окружающими в мире внутреннем. И мы оказываемся не подготовленными к тому, чтобы обрабатывать эту массу внутренних и внешних сигналов.

Чем больше я спешу, тем сильнее отстаю.

Старых моделей и привычек недостаточно

Ни стандартная система образования, ни традиционные модели распределения времени, ни масса доступных организационных инструментов, таких как электронные блокноты, установленные на портативных компьютерах, или персональные цифровые секретари типа Outlook Express или Palm, не являются надежными средствами для выполнения новых требований, которые возлагаются на нас. Если вы пробовали использовать какие-либо из перечисленных инструментов или процессов, то, вероятно, поняли, что они не соответствуют темпам, сложности и смене приоритетных направлений в работе, которой вы занимаетесь. Чтобы достичь успеха, избежать стресса и получить контроль над ситуацией в эти продуктивные, но нестабильные времена, необходим новый способ мышления и работы. Ощущается крайне острая потребность в новых методах, технологиях и стилях работы, необходимых для того, чтобы совладать с окружающим миром.

Ветры и волны всегда на стороне самых искусных мореходов.

Эдвард Гиббон

Традиционные подходы к распределению времени и персональной организации в свое время были весьма полезны. Они служили надежными ориентирами для персонала, который как раз переходил от режима производственного конвейера к работе нового типа, предполагавшей выбор дальнейших действий и принятие решений о том, когда их осуществить. Когда «время» само по себе превратилось в фактор труда, индивидуальные рабочие графики стали ключевым инструментом. (Даже в 1980-е годы некоторые специалисты считали, что наличие карманной записной книжки составляет основу персональной организованности, да и сегодня многие считают свой блокнот основным инструментом контроля над ситуацией). Помимо распределения времени, возникла необходимость принятия решений о том, как действовать. Списки приоритетов и перечни задач на каждый день стали основными инструментами, которые люди разработали, чтобы хоть как-то упорядочить свой выбор возможных дальнейших действий. Если бы вы могли решать, как поступать, то на вас также легла бы ответственность за правильный выбор с учетом приоритетов.

Как вы, вероятно, уже убедились (по крайней мере, на определенном уровне), календарь, при всей своей важности, помогает эффективно упорядочить лишь малую часть задач, которые требуют решения. Перечни заданий на каждый день и упрощенные списки приоритетов оказались недостаточными для того, чтобы обрабатывать огромные объемы работ различного характера, с которыми сталкивается среднестатистический профессионал. Все больше людей занимаются работой, которая предполагает прочтение десятков или даже сотен электронных сообщений в день, и не позволяет игнорировать ни одного запроса, жалобы или заказа. Очень немногие могут (или даже должны) наделять задачи первой, второй или третьей степенью важности, или придерживаться некоего заранее составленного плана работ, который может быть перечеркнут первым же телефонным звонком или вмешательством начальства.

«Общая картина»

С другой стороны, большое число книг, моделей, семинаров и учителей в деловой сфере придерживаются «более широкого взгляда», считая его решением проблем нашего сложного мира. Существует мнение, что четкое определение основных целей и ценностей придает упорядоченность, значимость и направленность нашей работе. Впрочем, на практике ориентация на общие ценности, даже с добрыми намерениями, часто не позволяет достичь желаемых результатов и затраченные усилия оказываются напрасными. Возможных причин три.

1. Слишком сильное отвлекающее влияние оказывают ежедневные и ежечасные заботы, которые не позволяют должным образом сосредоточиться на целях высшего порядка.

2. Низкая эффективность систем персональной организации влечет за собой резкое подсознательное нежелание заниматься все более масштабными проектами и преследовать новые цели, которые, скорее всего, не будут выполняться надлежащим образом, и, в свою очередь, вызовут большее разочарование и стресс.

3. Когда четко определяются цели и ценности более высокого порядка, поднимается и порядок наших требований, и мы замечаем, что нужны гораздо более масштабные изменения. У нас заранее формируется отрицательная реакция на огромный объем задач, который следует выполнить. И чем же обусловлен этот объем работ, которые стоят на первых местах в списке приоритетов? Нашими новыми идеалами!

Сосредоточение внимания на ценностях НЕ упрощает вашу жизнь. Оно придает ей значение и направленность, а также значительно усложняет ее.

Концентрация внимания на основных результатах и ценностях, конечно же, является критическим шагом. Но это совсем не означает, что уменьшится объем работы или число проблем, с которыми сопряжено ее выполнение. Как раз наоборот: повышаются ставки в игре, которая продолжается изо дня в день. Например, основная задача сотрудника отдела кадров, решившего заняться вопросами качества жизни и работы специалистов, чтобы привлечь и удержать талантливых работников в организации, не станет легче.

В нашей новой культуре интеллектуального труда наметился пробел: в ней отсутствует система согласованных действий и инструментов, которая эффективно функционирует на уровне физического выполнения работ. Она должна объединять общее мировоззрение и мельчайшие рабочие детали. Она должна регулировать многие уровни приоритетов. Она должна ежедневно осуществлять контроль над массой поступающих сведений. Она должна позволять экономить больше времени и сил, чем требуется на ее поддержание, и проще получать результат.

Перспектива: «состояние готовности» мастера боевых искусств

Представьте на мгновение, что бы было, если бы вы могли постоянно и полностью контролировать ситуацию в сфере персонального управления на всех уровнях. Что, если бы вы могли, ни на что не отвлекаясь, по собственному усмотрению, уделить все 100 % своего внимания любому делу, с которым сталкиваетесь?

Жизнь усложняет недостаток внимания независимо от того, чему его следует уделить: мойке окон или попыткам написания шедевра.

Надя Буланжер

Это возможно. Есть способ получить полный контроль над ситуацией, сохраняя спокойствие, и с минимальными усилиями выполнить главные задачи, которые возникают перед вами в работе и в жизни. Вы можете испытать состояние, которое мастера боевых искусств называют «текучесть сознания» (а спортсмены – «зона») в сложном мире, в котором живете. На самом деле вы, вероятно, уже неоднократно пребывали в этом состоянии.

Ваша способность накапливать силы прямо пропорциональна вашей способности расслабляться.

Книга рассказывает о подходе GTD (Getting things done), что примерно так и переводится: «справиться с делами» или «как справиться с делами». Мировой бестселлер — находится в топах книг по тайм-менеджменту. Я не понимаю, как это туда попало. Книга мне не понравилась. Во время чтения первой части, я думал: «Когда же закончится вступление?» Но вскоре осознал, что всё повествование будет продолжаться в такой манере до конца, и даже запаниковал. Позвольте я объясню своё мнение, на примере некоторых пунктов.

Одно из главных упущений: подход «снизу-вверх»

Вопреки распространенному мнению, что сначала нужно прояснить главные цели, Дэвид Аллен пропагандирует так называемый подход «снизу вверх», предлагая сначала грамотно организовать повседневную рутину, а потом уже думать о широкой перспективе. С этим можно ооочень хорошенько поспорить. Я считаю, что сначала определить своё направление, главную цель — одна из первоочередных задач. Определить главное направление, и уже с этим направлением сверять каждое из своих действий. «Соответствует ли то, чем я сейчас занимаюсь, моей главной цели?» Иногда этот вопрос можно поставить даже более сильно: «А не хернёй ли я сейчас занимаюсь?» Сверяясь со своей главной целью многие повседневные рутинные дела часто отпадают сразу же, без нужды их как-то там организовывать.
Главная цель — в начале. Это очевидно, логично и я не вижу смысла с этим как-то спорить. Как вообще можно было совершить такое упущение в своей системе, ещё и пропагандируя это как нечто революционное?

Не только я обратил на это внимание. Стив Павлина написал целую статью под названием «Недостающая существенная половина GTD «, и всё только об этом. Отлично раскрыл тему. Вот, что думает об этом Тимоти Феррис :

GTD, подход к тайм-менеджменту снизу-вверх, используемый сам по себе, может привести к становлению очень эффективным (хорошо справляющимся с делами), но «неправильно» эффективным (справляющимся с неправильными делами, не с теми, которыми следовало бы заняться).
GTD is, however, a bottom-up approach to time management that - used in isolation - can lead to becoming very efficient (doing things well) but decreasingly effective (not doing the right things).

Надо заметить, что и Тимоти Феррис и Стив Павлина отчасти используют подход GTD, но подстроив его под себя, чего я и вам советую. Но об этом позже.

Принципы и методы

Что касается методов, их может быть миллион, а вот принципов всегда бывает лишь несколько. Человек, который освоил принципы, легко может выбрать собственные методы. У человека, который пробует методы, игнорируя принципы, непременно возникнут проблемы.

Так вот, Дэвид Аллен, на мой взгляд, своей книгой сам же противоречит этой мысли, уделяя слишком большое внимание именно методам, а не принципам.

Главный принцип, красной нитью проходящий через всю книгу, я бы выразил словами: не держите ничего в голове, всё записывайте. С этим я полностью согласен. Я сам давно так поступаю и это значительно облегчает мне жизнь, о чём я писал в статье о . Чуть подробнее, автор говорит нечто подобное:

• Не держите ничего в голове, перенесите на бумагу (или в компьютер);
• разложите всё по полочкам, по спискам;
• чётко распишите и детализируйте каждую задачу, формулируя как простое понятное действие;
• создайте себе систему напоминаний, чтобы не забывать заглядывать в свои записи.

Всё это он формулирует в пять шагов, которые можете посмотреть в книге или на сайтах его методики. Неплохо, но, мне кажется, можно сделать ещё проще.

Дэвид Аллен даёт хорошее сравнение краткосрочной памяти, где висят все наши дела (держа нас в постоянной напряженности) и оперативной памяти компьютера. Говорит, что оперативку лучше всецело использовать для решения конкретной задачи, которая находится перед нами в настоящий момент. Дзэн. Мол, оперативка — это инструмент концентрации, мы же неэффективно используем её, как хранилище данных. Хранилище лучше перенести на бумагу, тем самым высвободив оперативку. При переносе мыслей на бумагу — голова освобождается и становится чудесно лёгкой. Это факт.

Это хороший главный принцип. Но дальше автор начинает дотошно размусоливать эту тему по всей книге, деля свои шаги на подпункты. Всё гениальное просто. Хорошая система должна быть лаконична и легко применима. У Дэвида Аллена же всё написано через чур подробно и громоздко. В дополнении к своей книге он основал целую секту курсов GTD. И ясно почему: ведь без дополнительных курсов в его системе хрен разберёшься. Гораздо эффективнее было бы сводить всё к минимальным правилам-принципам, вместо его сложных 20-и этажных 10-и ступенчатых моделей.

Я считаю, что каждый человек уникален и его шаблоны поведения, особенности, склонности, нейроны — сами подскажут, как лучше всё организовать именно ЕМУ, в его ситуации. Дэвид Аллен же пытается склонить к своему образу действий, вероятно, считая его наиболее эффективной тактикой. Каждый человек — это уникальный узор. Именно этот уникальный узор он проецирует на внешний мир, чем бы он не занимался. Разве узор Дэвида Аллена лучше, чем узор Алексея Ивановича? Может быть лучше для самого Дэвида Аллена. Безусловно, у него есть много хороших принципов, которые можно взять себе на вооружение. Но не размусоливать же настолько!

Примените главные принципы, мыслите трезво, перенесите всё на бумагу, решите, какое из действий наиболее эффективное при минимуме затрат или самое необходимое (в большинстве случаев это становится сразу ясно, если перенести на бумагу свои проблемы), и последний этап — действуйте. Джаст ду ит. Просто организуйте, как ВАМ всё удобно и просто делайте. Процесс сам подскажет, как всё лучше организовать. Лучше, чем Дэвид Аллен.

Все лотки для сбора информации, бумажки и блокноты, которые советует Дэвид Аллен у меня заменяются одной единственной программой Evernote, которая у меня всегда под рукой, установленная и на смартфоне и на ноутбуке, синхронизирует их между собой. Всем у кого есть смартфон и ноутбук, советую не тормозить и использовать современные инструменты организации времени: Evernote (используйте все функции: фотоаппарат, диктофон и т.д.), Google-календарь (синхронизируемый с телефоном) и т.д. Для расписывания проектов и задач многие любят использовать майнд-мэпы. Но я нахожу структурированные списки более удобным и быстрым средством.

В этом размусоливании книга доходит до абсурда. И издательство МИФ поддакивает этому безумию. Посмотрите, какую цитату МИФ выделили на странице продажи книги:

Рабочее место.

Покупайте качественные шкафы. Применяйте единственный критерий сортировки. Держите большой запас папок. Не позволяйте ящикам наполняться более чем на три четверти. Держите в пределах досягаемости папки со справочной информацией.

Ну это уже совсем. Уж без вас бы и не разобралися!

Кому будет полезна эта книга?

И всё же я допускаю, что книга кому-то может быть полезна. Если у вас полных хаос в делах, каша в голове и совершенно отсутствуют навыки само-организации, то можно воспользоваться этой книгой. При этом советую просто взять её за основу, но систему выстроить индивидуально под себя, точнее, она сама выстроится в процессе работы. Наверняка есть масса людей, которым GTD подходит именно в том виде, как её преподносит Дэвид Аллен. Скорее всего это люди со схожим типом мышления автора и ещё чем-то схожим. Ещё раз повторю, в книге есть хорошие мысли и принципы, но книгу можно было сжать ровно до такого размера: https://briefly.ru/allen/kak_privesti_dela_v_poriadok/

Я по своей природе изначально зануда, который всё всегда записывает и раскладывает по полочкам. В книге для себя я не нашёл ничего полезного. Мне нужны более дерзкие и нестандартные подходы. Мне нужно нечто более стратегическое.

Прошу вас, не ориентируетесь на мой отзыв, принимая решение о чтении этой книги. Всё-таки книга имеет очень высокий рейтинг, массу хороших отзывов. А всё вышесказанное — просто моё мнение. Не хотелось бы, чтобы из-за меня вы упустили нечто ценное, что могло бы вам помочь. Полистайте книгу сами.

Если вы считаете, что я в чём-то ошибаюсь, то напишите об этом в комментариях. Буду рад. Буду рад вообще любому мнению (и любым комментариям).

У вас есть возможность скачать бесплатно книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» в fb2, epub, pdf, txt, doc на нашем сайте по ссылке ниже.

Ритм жизнь неумолимо бежит и никого никогда не ждет. Хотите добраться до вершины? Вперед, но ждать Вас никто не будет, особенно запланированные дела и нависшие обязанности. Чтобы осуществить поставленные цели нужно все делать вовремя и наладить собственную эффективность туда. Но как это сделать? Дэвид Аллен расскажет Вам об этом по средствам своей обновленной и переизданной книги «Как привести дела в порядок».

Также мы предлагаем слушать аудиокнигу или читать онлайн «Как привести дела в порядок».

О чем эта книга?

Каждого человека поджидает за рабочим столом невероятное количество невыполненных дел, справившись с которыми он перейдет на другой уровень. Но, как правило, с грудой поручений справиться невероятно сложно, а порой и невозможно. На все никогда не хватает времени. Знакомая ситуация? Все дело в низкой эффективности и продуктивности Вашего труда, которые с каждым днем отдаляют от заветной мечты. Проблема в том, что даже не имея неукротимого желания стать великим человеком в своей профессии, невыполненные задания все равно не дают покоя – так устроен мозг человека. Каждый день Вы мысленно возвращаетесь к своим «хвостам» и осознание того, что они до сих пор остаются в этом статусе приближает человека к встрече со стрессом.

В книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен расскажет, как правильно справится с подобной ситуацией без ущерба для Вашего физического и психологического здоровья.

Чему учит эта книга?

Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок» предлагает читателям комплекс эффективных методик, которые направленны на повышение продуктивности труда человека. Автор считает, что справиться со всеми нависшими над делами можно, но для это необходимо научиться отсортировывать истинно важные дела от вторичных, правильно распределять свои силы, расставлять приоритеты и много отдыхать. Также не помешает очистить свои мысли и решить что именно Вам необходимо. Обо всем этом и принципах работы каждого из способов повышения эффективности работоспособности Дэвид Аллен рассказывает в своем пособие. А новая глава о влиянии цифровых технологий на человека и использовании их во благо, унивсализирует книгу.

Для кого эта книга?

Книга «Как привести дела в порядок» в узком применении подходит для руководителей отделов и начальников крупных корпораций, которые должны уметь организовать работу всего коллектива. В широком применении эта книга подойдет для каждого человека, который чувствует, что ничего не успевает делать из запланированного и его мечта от него отдаляется.

Меню статьи:

Об авторе: гуру продуктивного труда

Дэвид Аллен – американский теоретик в сфере продуктивности и личной эффективности, известный коуч, автор книг бизнес-тематики. Работа всей его жизни – методика управления временем Getting Things Done (дословно – “доведение дел до завершения”). Основной постулат GTD – освобождение мозга от множественных задач, перенесение и упорядочивание их на внешнем носителе. Тому, как успешно применять GTD на практике, посвящены книги и публичные выступления Дэвида Аллена.

“Временной” гуру сотрудничает со всемирно известными компаниями, проводя тренинги для сотрудников Ford Foundation, New York Life и других. Его статьи регулярно выходят на страницах Los-Angeles Times, Wall Street Journal, New York Times, а книги публикуются миллионными тиражами в десятках стран мира.

Аллена ошибочно называют теоретиком тайм-менеджмента, в то время как создатель GTD, напротив, критикует эту технологию за слишком узкую направленность и ограниченную эффективность.

Главным трудом Дэвида Аллена является книга “Как привести дела в порядок”. В ней подробно раскрывается суть GTD, ее основные модели и шаги управления рабочим процессом. Главное преимущество книги – ее универсальность, ведь методика “доведения дел до завершения” будет полезна каждому, неважно, кто вы – руководитель крупного холдинга, фрилансер, студент или домохозяйка.

GTD “для чайников”

Для тех, кто впервые слышит аббревиатуру GTD, поясним: Getting Things Down – методика повышения личной эффективности, основанная на обдумывании и построении результатов текущих и будущих задач. Вне зависимости от величины и степени важности, каждая задача должна быть вынесена на внешний носитель. Даже заказ канцелярии для офиса будет висеть над вами дамокловым мечом, просто запишите задачу в календаре с подробной инструкцией того, куда нужно позвонить и что заказать, тогда вы быстро приступите к выполнению задания в нужное время и точно не упустите его из головы. Разум человека, освобожденный от запоминания, может сконцентрироваться на выполнении самих задач, а также избежать стресса.

Основные преимущества GTD:

1. Вы никогда ничего не упустите.
2. Ваши действия на день будут приведены в четкую систему.
3. Вы не станете успевать больше или работать больше, просто ваш труд будет более продуктивным.
4. Вы раз и навсегда избавитесь от стресса.
5. Вы обретете контроль над тем, что делаете.
6. Вы научитесь концентрироваться на результате.
7. Планировать свою жизнь будете именно вы, а не другие люди или обстоятельства. И со временем вам это очень понравится!

В книге “Как привести дела в порядок” Дэвид Аллен описывает три базовые модели, необходимые для реализации GTD, это:

• Управление рабочим процессом;
• 6-уровневая модель обзора работы;
• Естественный метод планирования.

В нашем обзоре мы рассмотрим модель управления рабочим процессом, состоящую из пяти шагов, которые и являются основой “доведения дел до завершения”. Вот увидите, они предельно просты, но их несоблюдение приводит к тому, что ваша жизнь превращается в суматоху и сплошной стресс.

Если ваши бизнес-процессы завязаны на торговле или сфере обслуживания, тогда мы рекомендуем вам прочитать обзор книги “ “. Любому человеку, которому приходится иметь дело с заказчиками и клиентами – стоит прочитать эту книгу.

Шаг первый: Сбор

“Ваш мозг – инструмент мышления, а не запоминающее устройство. Если вы желаете мыслить ясно, вам нужна надежная “корзина для сбора материала” за пределами вашего разума”
(Д. А.)

Большинство людей хранят множественные задачи в собственной голове или на разрозненных “списках важных дел”. Дэвид Аллен утверждает, что первое и главное, чем следует заняться – собрать все дела на отдельном носителе, освободив тем самым память.

Важно! Будет ошибкой заносить в список только крупные дела особой важности, мелкие задачи имеют свойство накапливаться и засорять сознание. Так что на носитель следует записывать и мелкие, и долгосрочные задания.

Инструменты сбора:

• Стандартный лоток для входящих документов;
• Бумажные системы планирования и записи;
• Электронные системы планирования и записи;
• Электронные устройства, различные мессенджеры.

Не обязательно отдавать предпочтение лишь одному инструменту для сбора, выбирайте то, что наиболее удобно. Например, пластиковый или деревянный лоток подойдет для поступающих бумаг, писем, журналов, документов и различной мелочевки, даже фонарик с севшими батарейками следует поместить сюда, а не похоронить на долгие месяцы в ящике стола. Блокнот, стикеры, доска для сообщений подойдут для записи случайных задач, идей, коротких сообщений и т. п. Долгосрочные дела удобнее вносить в компьютер, на телефон или планшет. Ну, а электронную переписку и файлообмен упорядочивайте в специально созданном виртуальном хранилище.

В любом случае мест для хранения информации не должно быть слишком много, иначе у вас возникнуть трудности с их систематизацией.

Шаг второй: Обработка

Второй важнейший шаг – обработка информации. Мало просто собрать задачи воедино, их нужно внимательно изучить и рассортировать. “Разрозненные списки дел, – утверждает Аллен, – скорее, усиливают стресс, чем приносят облегчение”.

“Вы создаете систему ради того, чтобы она работала, а не ради самой системы” (Д. А.)

Автор книги советует еженедельно выделять время на сортировку и пересмотр поступившей извне информации. Что это за письмо из отдела кадров? Что за номер телефона на доске, зачем и когда нужно по нему позвонить, насколько это срочно? Что за рекламный проспект вам прислали, нужен ли он вам вообще и когда вы собираетесь им воспользоваться?

Алгоритм обработки наглядно представлен в книге Дэвида Аллена.

Шаг третий: Организация

Некоторые люди старательно собирают информацию, составляют список дел и видят пути их решения, но им не хватает организации для того, чтобы выполнить свое намерение.

“Если вы до конца не уверены, в чем заключается ваша работа, она всегда будет казаться вам необъятной” (Д. А.)

Успешная организация по Аллену – это четкая система проектов, напоминаний, листов ожиданий. Каждая задача, помещенная в соответствующую категорию (“срочно”, “отложенные”, “текущие” – названия могут быть любыми), ожидает своего времени для исполнения.

Автор также подробно рассказывает о том, как создавать проекты, хранить и систематизировать вспомогательные материалы, рационально упорядочивать календарь и работать с информацией, не требующей дальнейших действий.

Шаг четвертый: Обзор

Многие люди старательно собирают информацию и ведут календарь, но не проводят регулярного обзора. В итоге, результат оказывается тем же – они становятся жертвами суматохи, когда все нужно сделать в один момент. Другими словами, “одно дело – записать, что вам нужно молоко, другое – вспомнить об этом, когда вы находитесь в магазине”.

Регулярно просматривайте свой календарь, причем начинайте с самых важных и объемных задач, следом обозревайте менее значимые и долгосрочные проекты и, наконец, переходите к микрозадачам. Но ни в коем случае ничего не упускайте!

Шаг пятый: Выполнение

И, наконец, выполнение задачи – конечный шаг, ради которого и был проделан этот путь. Не стоит говорить, что бесконечное планирование без реализации и конкретного действия ничего не стоит.

Налаженная система планирования поможет не тратить время на выбор, каким делом лучше и полезнее заняться в данный момент, ведь вы уже все спланировали заранее – просто выполняйте, не отлынивая.

“Те, кто бессмысленно расходуют свое время, всегда жалуются на его недостаток” (Жан де Ла Брюйер)

Безусловно, предугадать условия работы на сто процентов невозможно. Вас непременно будет что-то сбивать (незапланированная встреча с клиентом, автомобильная пробка, затянувшиеся переговоры, телефонный звонок мамы и т. п.). Главное – не впадать в отчаяние. Именно потому что мы живем и трудимся в реальном мире, а не в вакууме, Аллен разработал модель принятия решений из четырех критериев и поместил ее в данный раздел своей книги.

Пример из жизни. Встречу перенесли на полчаса. У вас образовалось окно – не слишком большое для того, чтобы заняться крупным делом, но вполне подходящее для решения небольшой задачи. Как выбрать, чем заняться в данный момент? Для выбора задачи учитывайте:

1. Контекст – где вы находитесь, какие подручные средства у вас имеются, даже если в вашем распоряжении только телефон вы можете поговорить с клиентом, вызвать на дом сантехника или просмотреть отчет сотрудника, что пришел на e-mail;
2. Время – каким количеством времени вы располагаете и сколько его потребуется на выполнение задачи;
3. Энергия – подходят ли условия для того, чтобы выполнить задачу, требующую высокой концентрации или лучше выполнить механическую работу;
4. Приоритеты – какая из задач принесет максимальную отдачу, возможно, эти полчаса не сыграют роли в работе над новым проектом, поэтому их лучше потратить на разговор с супругом или супругой и расслабляющий кофе-брейк.

Понятия и термины: GTA (Getting Things Done), тайм-менеджмент, личная эффективность, методика управления временем, модель управления рабочим процессом.

Кому будет интересна книга “Как привести дела в порядок”: современным занятым людям; руководителям компаний, департаментов, отделов; поклонникам тайм-менеджмента; всем тем, кто хочет держать свою жизнь под контролем и избавиться от стресса.

“Как привести дела в порядок” Дэвида Аллена: лучшая бизнес-книга для занятых людей