Що означає прошити документи? Як правильно зшивати та нумерувати документи у діловодстві: способи, правила держ.

У багатьох підприємців, секретарів та бухгалтерів, особливо початківців, виникає питання: "Як зшивати документи?" Здавалося б, що у цьому складного? Однак не все так просто. Документи надаються до контролюючих органів або здаються до архіву, а отже, мають бути оформлені з дотриманням усіх норм та правил. Давайте докладно розберемося у нюансах цієї теми.

Діловодство – складний процес у плані оформлення документації. Це стосується й прошивки ділових паперів. Не можна просто скласти пачку листів та пошити. Дуже часто документи повертаються саме через те, що підшивки неправильно оформлені.

Щоб зрозуміти, як правильно зшивати документи у діловодстві, варто ознайомитись із Методичними рекомендаціями. Вони затверджені Росархівом (23.12.09).

Навіщо зшивають документи?

Перш ніж розібратися, як правильно зшивати документи, обговоримо, для чого, власне, це потрібно. Не кожна людина знає, навіщо це робиться. Адже існує маса організацій, у яких документи приймають лише у коректному, належним чином оформленому вигляді. Наприклад, при здачі до архіву, для участі у тендерних торгах, при поданні паперів до податкової тощо.

Хочемо зауважити, що немає однозначної інструкції щодо цього. Проте є нормативні акти, які регулюють порядок оформлення документації. Вважається, що прошивати необхідно абсолютно всі папери, якщо їх обсяги більше одного аркуша. Це стосується і копій, наприклад, документів статуту юридичних осіб (на копіях не ставиться печатка підприємства). Крім того, листи, що прошиваються, нумеруються арабськими цифрами. Ставляться вони у верхньому правому куточку. Для прошивки документів вам знадобляться спеціальні нитки-шпагат, шило, голка. На задній стороні останнього листа обов'язково приклеюється завірювальна записка, що містить інформацію про кількість сторінок. На ній ставиться підпис керівника та обов'язково друк підприємства.

Оформлення обкладинки

Оформляючи документи належним чином, варто подбати про обкладинку. Найчастіше вона картонна. Крім того, вона може призначатися для тривалого використання, бути стандартною (формат А4) та нестандартною.

З щільного картону виготовляють обкладинки у тих випадках, коли спочатку передбачається тривале зберігання паперів (понад двадцять п'ять років). А для подачі до державного архіву підійде і простіший варіант.

Опис документів

Перед тим як зшивати документи, потрібно все правильно оформити всередині справи, щоб надалі не довелося його розшивати. Адже воно може містити не один пакет паперів, а кілька. У цьому випадку кожен комплект повинен прошиватися окремо та містити чітку інформацію про назву папки, дату опису, перелік усіх аркушів, П.І.Б. відповідальної особи. Сам опис не нумерується.

Як правильно нумеруються листи

Для того, щоб правильно пронумерувати аркуші, слід знати деякі правила:

1. Номери надаються листам, але не сторінкам. Пам'ятайте про це.
2. Опис не нумерується.
3. Якщо серед паперів є листи, то спочатку нумеруються конверти, а вже потім по черзі кожен аркуш.
4. Номери листів ставляться у куточку зверху (правий верхній куточок) простим олівцем. Користуються арабськими цифрами.
5. Якщо справа містить не один том, то кожен із них нумерується окремо.
6. Якщо всередині є документи з власною нумерацією, то вони мають пройти загальну нумерацію.
7. Аркуші великих форматів (А2, А3) розгортаються, і у верхньому куточку ставиться порядковий номер. Підшиваються вони лише за край.
8. Якщо лист містить повністю приклеєні фрагменти, він має лише один номер, а внизу слід рукою написати весь перелік наклеєних чеків, виписок.
9. Якщо ж фото, чеки прикріплені до аркуша лише однією стороною, то в цьому випадку кожен з них матиме власний номер.
10. Діаграми, креслення та фото теж нумеруються.
11. Склеєні з кількох аркушів схеми та карти мають один номер, але в загальному описі вказується, з скількох аркушів вони складаються.

Чи допускаються помилки у нумерації?

Перед тим, як зшивати документи нитками, краще переконатися, чи все коректно оформлено. Особливо перевіряйте, чи всі сторінки містять правильні номери. При невеликих похибках (наприклад, пропущені листочки) допускається літерна нумерація, але за згодою працівників архіву. Це означає, що всі листи залишаються без виправлень, а на пропущених ставиться цифра (попереднього листа) та буква.

Якщо ж допущені грубі помилки, доведеться переробляти роботу повністю. Для цього потрібний простий олівець, щоб можна було стерти некоректну інформацію. Але навіть якщо ви користувалися ручкою, не біда. Закреслюються акуратно старі номери, а поряд вписуються нові. У цьому випадку змінюється і засвідчувальна записка. Вона, звичайно, не вилучається із справи. Просто вкладається новий.

Як правильно зшивати документи ниткою?

Якщо ви підготували всі документи та впевнені у правильності всіх вкладень, можна переходити до наступного етапу. Прошивають листи лише спеціальними нитками (їх ще називають банківським шпагатом) та голкою. А як правильно зшивати документи у діловодстві? Давайте докладно крок за кроком, розглянемо, як це робиться.

Оформити справу потрібно таким чином, щоб надалі її можна було прочитати. Тому з лівого боку, на відстані півтора сантиметри від краю, проколюються шилом три дірочки, одна під іншою. Середній отвір має розташовуватися рівно посередині, а два інших - перебувати за три сантиметри від нього.

Якщо справа невелика, то зручніше використовувати дірокол. А для важких томів краще взяти шило. Дуже часто псуються перша та остання сторінки. Тому краще взяти та підклеїти смуги картону в місцях проколів, де проходитиме шпагат. Нитка краще готувати заздалегідь, перш ніж зшивати документи. Дуже довгою її не робіть, тому що вона може заплутатися. Сантиметрів сімдесят вам має вистачити.

Щоб спростити пояснення, пронумеруємо отвори. Нехай верхнє буде під номером 1, центральне - 2, а нижнє - 3. Отже, шити починаємо зі зворотного боку справи, простягнувши голку через отвір 2 (ззаду папки залишається один кінець шпагату) на лицьову сторону, далі пропускаємо голку через отвір 1, знову нитку тягнемо на зворотний бік. Коли вільний кінець шпагату та голка опинилися ззаду папки, то через отвір три потрібно знову рухатися на лицьову сторону, а потім знову на зворотний через 2 отвір. Ось як зшивати документи до архіву.

Справа, як кажуть, зроблена. Папери прошиті. Тепер потрібно зав'язати шпагат на вузол (ззаду). Вузол має бути досить тугим і щільно прилягати до останньої сторінки, тому що його доведеться зафіксувати завірювальною запискою, посадженою на клей. Кінці шпагату повинні вільно звисати з-під наклеєного паперу.

Завіримо документи підписом

Як правильно зшивати документи, начебто розібралися. Наразі залишилося завірити підшивку підписом. Вона, до речі, так і називається – засвідчувальна. Робиться вона на окремому листку та приклеюється на задній стороні останньої сторінки. Записка обов'язково має містити інформацію про те, яка кількість прошитих паперів із зазначенням особливостей (можливо, це наявність довідок, фото, малюнків, креслень).

Завірювальний напис підписується безпосередньо директором або його заступником, який зазначає свою посаду. Сама записка ретельно приклеюється на шпагат, яким ми шнурували справу. Зверху на неї ставиться печатка підприємства. Але є один нюанс. Відбиток друку повинен бути частково на записці, а частково - на самому аркуші справи. Це дуже важливий момент. І про нього слід пам'ятати.

Ми поетапно розглянули, як зшивати документи. Фотографії, представлені у статті, наочно продемонструють процес.

Чи є відмінності у оформленні документів для податкової?

Ми неспроста хочемо приділити особливу увагу саме оформленню документів для податкової. Знання нюансів та особливостей дозволить уникнути деяких проблем, а саме причіпок з боку контролюючих осіб. Недбалість у цьому питанні може породити зайві претензії.

Таких випадків є чимало, коли повертають справи, мотивуючи неналежним оформленням. Недарма Мінфіном РФ було надано спеціальне роз'яснення (лист від 29.10.15г. № 03-02) щодо правильності надання прошитих документів, а також їх копій у паперовому вигляді.

При проведенні перевірок податкова має право витребувати у паперовому варіанті копії документів, які мають бути засвідчені. Мінфін пояснює, що копія - це екземпляр, який повністю відтворює оригінал. Завіреним вважається лише той варіант, на якому присутні всі реквізити, що надають паперу юридичної сили. При цьому відомством надаються рекомендації, як правильно зшивати документи та їх копії. Навіть ксерокопії подаються підшитими. І не беруться в іншому вигляді.

Як зшивати документи для податкової?

Передбачається, що підшивка має бути занадто великою, трохи більше ста п'ятдесяти листів. Обов'язково присутність нумерації листів лише арабськими цифрами (суцільною), починаючи з першого. Всі листи прошиваються у два чи чотири проколи спеціальною ниткою. Кінці цієї нитки повинні бути протягнуті на задню сторону останньої сторінки і пов'язані там міцним вузлом.

Рекомендації даються не тільки щодо того, як зшивати документи, а й як оформити паперову наклейку на зворотному боці. Вона має закривати місце прошивки і сам вузол. Розміри наклейки не перевищують сорока – п'ятдесят міліметрів. На ній розміщується засвідчувальний підпис із зазначенням числа пронумерованих сторінок. Підписується це все керівником організації чи іншим представником, які мають такі повноваження. Далі ставиться печатка підприємства - таким чином, щоб вона захоплювала і наклейку, і підпис із П.І.Б. людини, яка засвідчила документи.

Відомство однозначно наголошує, що при оформленні підшивок слід забезпечити збереження та цілісність самих оригіналів та їх копій. Пошиті документи надаються до податкової з супровідним листом. У ньому вказується підстава подачі підшивок, їх кількість, кількість аркушів у кожному їх.

Замість післямови

У нашій статті ми поговорили про те, як правильно зшивати документи до архіву, для податкової чи просто у діловодстві. Багато суперечок є щодо цього, оскільки немає єдиного стандарту. Але якщо створити підшивку газет і документів просто для зберігання в офісі протягом певного часу не складе особливих труднощів, то вже до зшивання та оформлення паперів для подачі їх контролюючим органам потрібно поставитися з усією відповідальністю, щоб уникнути проблем. Загалом вважається, що підшивка є найбільш надійним способом зберігання ділових паперів, оскільки їх складніше змінити або підробити. Сподіваємось, наша інформація буде для вас корисною.

Особливості нумерації та зшивання справ у діловодстві.

Діловодство — складний процес, що потребує уваги та постійного дотримання діючих нормативних документів. Відповідно, щоб здати документи в архів на зберігання, їх необхідно правильно пошити, виготовивши опис.

Необхідно, щоб зверху документа була обкладинка та титульний лист. Він може бути виготовлений як із картону, так і звичайного паперу. Картонна обкладинка є обов'язковою лише в тому випадку, якщо документи здаються на термін більше 25 років. В інших випадках достатньо аркуша.

Щодо нумерації, то тут є деякі особливості. Насамперед нумерується не з обкладинки, а від початку справи. При цьому сам опис документа не нумерується. Також у разі доповнень допускається літерна нумерація. Наприклад, 5а. Найцікавіше, що цифри потрібно ставити у правому верхньому куточку. Варто зазначити, що нумеруються не сторінки, а листи.

Як правильно зшивати ниткою документи: правила ГОСТ

Існує маса правил зі зшивання документів. Заборонено документацію скріплювати степлером. Використовується циганська голка та товсті нитки. Можна попередньо робити отвори діроколом, а потім зшивати ниткою. При цьому нитки початку та кінця зв'язуються, а кінчики залишають досить довгими. Часто приклеюють клаптик паперу з написом назви організації або її штампом. Також вказується кількість аркушів та дата нумерації.

Для цього застосовується тонкий шпагат. Особливих вимог щодо якості ниток немає. Часто застосовують суворі нитки чи лавсанову стрічку.

Як пошити документи на куточок: схема

Про те, як пошити документи на куточок, дивіться у відео.

ВІДЕО: Зшиваємо документи на куточок

Це один із найпростіших варіантів. Для цього необхідно намітити три дірки. У середній відстані між отворами має бути не більше 3 см. Розмітку сторінки виконайте лінійкою.

Інструкція:

• Складіть документи віч-на-віч. Після цього за допомогою лінійки відміряйте однакову відстань з кінцем і в центрі поставте крапку
• Від цієї точки відміряйте у кожну сторону 3 см
• За допомогою шила зробіть отвори та прошийте нитками
• Необхідно, щоб нитка обплітала папір з усіх боків дірочок
• Докладніше можна побачити на схемі
• Після цього зв'яжіть початок і кінець шпагату, приклейте шматочок паперу та поставте штамп

Такий варіант використовується у справах із великою кількістю аркушів. Необхідно проколоти отвори діроколом та приступати до зшивання.

Інструкція:

• Необхідно, щоб отвори були на відстані 3 см від лівого краю
• Відстань між дірочками має бути однаковою
• Нитка вводиться з тильного боку і знову виводиться через інший отвір
• Необхідно, щоб між отворами не було не прошитих місць
• Нитки наприкінці виводяться ззаду. Там робиться вузол і клеїться відрізок паперу для штампу

Чи можна і як правильно з якого боку скріплювати документи степлером?

Про це перегляньте відео.

ВІДЕО: Скріплення документів степлером

Як зшивати документи для податкової: правила, зразок

Необхідно дотримуватись правил:

• Зшиваються звіти для податкової у 5 отворів
• Вузол обклеюється цигарковим папером
• Нумерація ставиться у правому верхньому кутку

ВІДЕО: Підшиваємо звіт для податкової

Як пошити справу?

Необхідно дотримуватися ГОСТу та певних правил.

Інструкція:

• Справи зшиваються в три чи чотири отвори
• Для підшивки береться банківський шпагат
• Варто підшивати так, щоб усі відстані між дірочками перекривалися нитками
• Після цього нитки зв'язуються у вузол та приклеюється невеликий відрізок
• На ньому вказують кількість сторінок, підпис та ім'я того, хто проводив зшивання
• Ставиться штамп установи, щоб відбиток був на листочку і на сторінці, що прошивається.

ВІДЕО: Зшиваємо справу

Якщо спочатку потрібно здати в архів зошит або журнал, то можете його не зшивати як зазначено вище. Все робиться набагато простіше.

Інструкція:

• У нижній частині зошита близько до місця підшивки зробіть два отвори
• Протягніть банківський шпагат і з тильного боку зв'яжіть його
• Тепер приклейте клаптик паперу та напишіть кількість аркушів
• Обов'язково варто пронумерувати зошит. Це робиться зверху праворуч
• Поставте друк та підпис на клаптику паперу

Як прошити папку із документами?

Докладніше про підшивку можна дізнатися у відео.

ВІДЕО: Підшивка папки з документами

В архів не приймають непідшиті справи. Перед здаванням їх необхідно оформити належним чином.

Інструкція:

• Прошийте нитками в три чи чотири отвори
• Після цього зв'яжіть нитки та прикріпіть зверху опис
• У ній потрібно докладно описати кількість аркушів чи журналів
• На клаптику паперу, який приклеюється з тильного боку, пишеться кількість аркушів та підпис.
• Необхідний і штамп підприємства чи цеху

ВІДЕО: Підшивка для архіву

Діловодство - складна і скрупульозна робота, яка передбачає правильне оформлення документів. Дотримуйтесь всіх ГОСТів та нормативних документів.

ВІДЕО: Здаємо на зберігання

Незважаючи на простоту дій, прошивка документів є важливим організаційним моментом, у якому робити помилки неприпустимо. Саме тому у кожній організації мають бути співробітники, які вміють виконувати цей процес. Неправильно прошиті документи можуть спричинити серйозні проблеми.

Якщо документи пошиті неправильно

1. Неправильна прошивка документів може стати причиною відмови у їх прийнятті. А це втрачений час, зусилля та гроші на вітер.
2. Неправильна чи неякісна прошивка документів вашої організації може бути приводом для відмови зацікавлених осіб від співпраці.
3. Якщо документи прошиті неакуратно, то велика ймовірність їхнього розформування або зовсім підміни, що надалі під час перевірки буде дуже складно довести.

Які документи потрібно зшивати та навіщо?

Зазвичай зшиванню підлягають документи, які здаються в архіви, відправляються на перевірки або мають цінність для їх власника.

Документи, які необхідно обов'язково зшивати:

• архівні;
• бухгалтерські;
• кадрові;
• на перевірку.

Важливо! Діловод повинен пам'ятати про акуратність і якість зшивання. Інакше при розформуванні документів або за їх зникнення, вся відповідальність ляже на його плечі.

Основні регламенти

Через відсутність жорстких стандартів зі зшивання документів підприємцю складно розібратися в самому процесі, адже кожен окремий орган вимагає дотримання своїх правил.

Підготовка документів до зшивання

1. Оформлення обкладинки.

Обкладинки для документації бувають трьох видів:

• Стандартна – звичайна обкладинка, яка найчастіше трапляється. Розмір обкладинки 229х324 мм, вміщує стандартні листи (в основному А4).
• Нестандартний – застосовується, якщо формат документів має незвичайний розмір.
• Для тривалого зберігання – такі обкладинки роблять із міцного картону для більш тривалого зберігання. Вони повинні бути щільними та зносостійкими.

Готуємо комплект документів. У пачці має бути не більше 250 аркушів. Товщина її повинна становити не більше 4 см. До блоку необхідно додати порожній аркуш. Усі скріпки, шпильки мають бути видалені.

3. Нумерація.

Нумерація сторінок здійснюється лише простим олівцем. Номер ставиться у верхньому правому кутку. Жодних римських позначень. Опис до нумерації не включається. Номери сторінок не повинні зачіпати текст документа.

Важливо! У процесі нумерації з титульним аркушем цифра «1» не ставиться, нумеруємо лише з другого аркуша з цифри «2».

• Якщо у документації трапляється аркуш великого формату, його необхідно розгорнути і пронумерувати у верхньому правому кутку, потім згорнути. Підшивається він акуратно, за один край, щоб його можна було неодноразово розгорнути.
• У документах листи зберігаються у конвертах. Спочатку нумерують конверт, потім усі вкладені в нього листи.
• Якщо обсяг документації занадто великий (більше 250 аркушів), він ділиться на томи, які мають окрему нумерацію.
• Іноді у документах трапляються окремо пронумеровані видання. Їх також нумерують, незважаючи на вже наявну нумерацію.
• Якщо в документації присутні приклеєні аркуші, цей документ повинен нумеруватися, як один. Далі складається опис прикріплених доповнень на вивороті цього листа.
• Коли лист повністю зайнятий, немає місця для нумерації, то нумерують на зворотній сторонідокумента.
• При неправильній нумерації номер закреслюється та ставиться правильний, при цьому на виправленій ділянці обов'язково роблять напис.

Кожен прошитий документ повинен мати свій опис, в якому потрібно вказати:

• організацію та назву документа;
• дату підшивки та термін зберігання;
• докладну інструкцію (мета зберігання, зміст, кількість сторінок та інші важливі примітки);
• кількість документів та підпис із зазначенням ПІБ.

Зверніть увагу! Документи, призначені для внутрішнього користування, зшиваються за правилами, встановленими організацією.

Можливі варіанти зшивання

• Класичний спосіб – за допомогою голки та нитки. Зазвичай зшивається невеликий обсяг документів у два, три чи п'ять проколів. Нитки скріплюються, і до них приклеюється завірювальний напис.
• За допомогою шуруповерта та щільної мотузки. Підходить для об'ємних матеріалів.
• За допомогою дірокола. Схожий на класичний спосіб, тільки замість голки – дірокол.
• За допомогою палітурного верстата. Використовують такий вид зшивання лише у друкарні.

Необхідні матеріали для зшивання документів нитками

• голки (різних розмірів), шило, нитки, мотузки чи шпагат;
• обкладинку;
• завірювальний лист;
• ножиці та клей;
• дірокол (за потреби).

Процес зшивання документів

1. Робимо в документах 3 отвори (проколу) голкою (при необхідності шилом). Відстань між дірками близько 3 см. Нитка довжиною 80 см.

Зверніть увагу! Звичайні нитки бувають неміцними, краще використовувати товстіші та міцніші. У крайньому випадку слід скласти нитку вдвічі-втричі.

7. На вузлик клеїмо завірювальний лист, на якому робимо необхідний запис. Наклейка із завірювальним написом зазвичай має розміри 4х6 см. Лист наклеюється на вузол та частину ниток.

Зверніть увагу! Засвідчувати документи має керівник організації або його уповноважена особа.

Важливо! Завіряючи зшиті документи підписом і печаткою, ставте їх так, щоб частина знаходилася і на наклейці, і на справі, що засвідчується. Це дасть гарантію збереження та недоторканності документів.

Як зшивати документи правильно (відео)

Прошивка великого обсягу документів

Прошивка документації за допомогою верстата (відео)

У кожній організації поступово накопичуються матеріали, які після закінчення терміну підлягають передачі до архівних фондів. Зазвичай, справа здається архіваріусу після року, після завершення діловодства.

З цією метою справу готують за формою. До цієї процедури включається кілька обов'язкових моментів:

Дорогий читачу! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся у форму онлайн-консультанта праворуч або телефонуйте.

• Перевіряється, чи правильно документи розподілені по групі.
• Зшивають справу.
• Ретельно перевіряють правильність нумерації листів.
• Роблять супровідний напис.
• Заповнюють внутрішній опис.
• При необхідності коригують реквізити, винесені на палітурку.

Підшивкою документів має займатися людина, яка має на це відповідні повноваження.

Законодавство

На перший погляд, процедура підшивки документів якоїсь складності не становить, але річ у тому, що якийсь один загальний для всіх порядок підшивки відсутній. Тим більше цікаво, що співробітник податкового чи архівного органу має право повернути невірно, на його погляд, підшиті папери, адже ця обставина лише збільшує терміни паперообігу, хоча є затверджені ГОСТи, які регламентують цю процедуру.

1. Незважаючи на те, що якийсь один стандарт із підшивки та засвідчення документів відсутній, існують, наприклад, "Методичні рекомендації",у яких розроблено інструкцію діловодства у владному федеральному виконавчому органі, що регламентує певні правила. Відповідно до них і слід завіряти підшиті документи формату А4. Ці рекомендації прописані у Наказі Російського архіву за номером 76, підписаному 23 грудня 2009 року, та у ГОСТі Р 51141-98 (з архівної справи та діловодства).
2. При необхідності реєстрації Товариства з обмеженою відповідальністю, оформляти документи слід керуючись відповідними “Вимогами …” №110, затвердженими 26 лютого 2004 року для документації, яка використовується у разі держреєстрації юридичних осіб, а також фізосіб, при реєстрації індивідуальної підприємницької діяльності та відповідними “Методичними” (ст.1, абз.3), які пояснюють, у якому порядку заповнюються форми документів, які необхідно використовувати при держреєстрації юрособи.
3. Звичайно, коли раптом закрадаються сумніви, що все робиться правильно, напевно, є сенс з'ясувати всі тонкощі процедури в місці майбутньої здачі документів. Десь, зокрема, потрібна нумерація сторінок та засвідчення кожного аркуша.

Як би там не було, загальне правило таке: якщо в документ входить два і більше аркушів, вони мають бути прошиті.

Навіщо документи підшиваються

У деяких ситуаціях непідшиті документи просто не ухвалюються.

Вміти пошити документи обов'язково повинні ті, хто має намір:

• відкрити свій бізнес;
• брати участь у заходах з тендеру;
• здавати матеріали до судових чи архівних органів;
• передавати на перевірку бух.звіти тощо;

Які документи підшиваються

Найчастіше доводиться займатися підшивкою бухгалтерських, касових та деяких інших діловодних паперів, наприклад:

• госп.книг;
• податкових та конструкторських документів;
• нотаріальних справ;

Якщо якісь важливі документи не можна передавати в оригінальному вигляді, підшиваються завірені копії.

Як правильно зшивати документи нитками

Для зшивання документа необхідно придбати:

• діроколом;
• міцною ниткою, краще суворою;
• пергаментною або звичайною паперовою наклейкою (можна калькою).

Процес зшивання включає такі етапи:

1. На завірювальній наклейці у тексті вказується кількість нумерованих, скріплених за допомогою друку та підпису листів, найменування фірми, посада уповноваженої особи, дата, її розпис та розшифровка.
2. Кожен лист акуратно прикладається один до одного. Далі, діроколом пробивається необхідна кількість отворів. Коли документ складається з двох-трьох аркушів, можна використовувати шило чи товсту голку.
3. Якщо використовуються два отвори, нитка протягується через них так, щоб кінці опинилися ззаду. Нитку треба просмикнути двічі для надійності.
4. Хвостики нитки зав'язуються, залишаються довжиною 5-6 см, решта зрізається ножицями. Підготовлена ​​наклейка має прикривати вузол, але не ховати повністю. При терміні зберігання понад десяток років для наклейки застосовується пергаментний папір (калька).
5. Наклейка заздалегідь підписується, але іноді на неї ставлять друк та підпис після висихання клею.
6. Коли документ пошитий, його завіряє на останньому аркуші зі зворотного боку підписом уповноважена особа, яка відповідає за здачу підготовленого документа до податкової чи іншої структури. Іноді потрібно розписатися на кожній сторінці.

Способи прошивання

Зазвичай існує три способи зшивання документа нитками: з використанням трьох, чотирьох та п'яти дірок.

1. У першому випадку на листах з лівого краю тричі пробиваються отвори на відстані один від одного не більше, ніж три сантиметри. Потім справа перевертається та в середню дірочку пропускається нитка, кінець якої залишається зовні зі зворотного боку документа. Далі нитка пропускається через дірку зверху, звідти - з іншого боку, через дірку знизу і знову в середню. В результаті два кінчики нитки виявляться на зворотному боці документа, де вони зав'язуються вузлом, на який наклеюється шматок пергаментного паперу з печаткою та підписом.
2. При чотирьох отворах (між ними приблизно 1,5 см) справа перевертається і нитка просовується в третю знизу дірку, далі її пропускають через саму нижню дірку і ведуть вгору змійкою: крізь другу нижню дірку проводять, зовні справи, в третю знизу, далі протягують найвищу і знову пропускають у третю знизу дірку. З заднього боку справи утворюються два кінці, які зав'язуються та заклеюються пергаментом або калькою.
3. Допустимо прошивати документи і з використанням п'яти дірок, сам механізм прошивки залишається таким самим.

Різні документи прошиваються у різний спосіб:

• для бухгалтерських документів використовується система із п'яти дірок;
• для архівних та податкових – із трьох;
• у касових матеріалів найчастіше скріплення здійснюється у лівому верхньому кутку;

Загальними правилами, звичайно, користуватися можна, але слід пам'ятати, що деякі структури додають до цієї процедури свої нюанси, які обов'язково слід враховувати.

Покрокова інструкція оформлення документів

1. Щоб зберегти документи було краще, зверху оформляється обкладинка, яка може бути звичайною або спеціальною - для тривалого періоду.
2. У першому випадку вона складається з тоненького картону або звичайного листаДля тривалого зберігання береться твердий, досить щільний картон. Документи, що підлягають зберіганню в державних установах, повинні подаватися з обкладинкою з безкислотного картону.
3. Якщо у справі використані листи, четвертого формату (А4), застосовують обкладинку габаритами – 22,9 на 32,4 сантиметра, тобто трохи перевищує розміри листа.
4. Коли у підшитих у справу листів розміри нестандартні, то обкладинка матиме відповідний розмір, який не має припусків по сторонах.
5. Щоб надати додаткової міцності, до обкладинки попереду та ззаду підшивають картонки у вигляді тонких смужок, крізь які проходить нитка.
6. Клеєм можна скористатися тільки канцелярським або силікатнимІнші види (клейстер тощо) неприпустимі, так зазначено в існуючих особливих приписах.

Для того, щоб не було плутанини в аркушах, а також щоб вони не загубилися, необхідно пронумерувати документ. Ця процедура є найважливішою при зшиванні та відрізняється своїми специфічними тонкощами та правилами:

1. До початку проставлення цифр слід звільнити справу від усіх чистих аркушів і витягнути бланк опису,тому що нумерувати її немає необхідності.
2. Далі, кожен вкладаний лист відсортується за датою чи іншим критерієм(Алфавіту і т. п.). Зазвичай виняток становлять тендери, коли компанія-організатор сама диктує порядок розташування документів.
3. Простим олівцем звичайні листи пронумеровуються у верхніх кутах з правого боку; вшиті фото, карт-схеми, креслення – навпаки, зверху у лівих кутах зі зворотного боку.
4. У аркушів, що мають великий формат, номер сторінки вказується вгорі праворуч.Якщо в карту входять кілька аркушів, які склеєні воєдино, це вважатиметься в документах за один і нумеруватиметься однією цифрою. На звороті карти в подібній ситуації роблять напис із зазначенням кількості склеєних аркушів. Приклад: "Лист 5, карта-склейка на восьми аркушах".
5. Так само нумеруються наклеєні фотографії, які-небудь вирізки або схеми.Приклад: “На аркуш № 8 приклеєно 3 (три) вирізки, 2 (дві) схеми та 4 (чотири) фотографії, дивись опис на звороті”.
6. Коли така вставка приклеєна лише одним куточком, вона буде окремим листом і нумерувати її потрібно окремо.

Великі формати прошиваються так:

• лист згортається так, щоб формат його став таким, як потрібно;
• далі, згорнутий лист прикладається до документів і стає видно, де має пройти нитка;
• точно в цьому місці робляться отвори, через які проходитиме нитка;

Якщо справі є своя нумерація у якомусь журналі чи брошурі, вона змінюється лише тоді, коли збігається із загальною. У всіх інших випадках повинна проводитись перенумерація і листи повинні проходити за загальним списком.

Якщо будь-які матеріали знаходяться у спеціальному конверті, вони пронумеровуються індивідуально. Конверту (пакету) надається свій номер, що зазначено в описі. Все, що лежить у пакеті, має бути перераховано в окремому описі вкладення.

Коли в справу входить не одна частина або те, кожне з них нумерується самі по собі.

У разі здійснення описки при нумерації сторінок, неправильна цифра перекреслюється навскіс, а поруч ставиться правильна і засвідчується підписом.

Коли помилки зустрічаються у дуже великій кількості, слід перенумерувати повністю всі аркуші, старий завірювальний запис перекреслюється і складається інший. Як виняток допустимо позначати сторінки за допомогою букв: 4а, 4б і т.п.

Коли всі аркуші пронумеровані, завершується все завірювальним написом, де вказується скільки всього аркушів підшито, стан вшитих фотографій, карт, вирізок (можливо є порвані, зіпсовані), чи є пропущені аркуші і т. д. Потім проставляється підпис з розшифровкою прізвища та ініціа , що підшивав справу особи. Запис закінчувався вказівкою дати та формату аркушів.

Для контрольного порівняння підшитих сторінок робиться опис, який не нумерується і розташовується на початку справи.

У ній вказується:

• фірма,
• назва місцезнаходження;
• поточне число;
• посадове становище;
• прізвище, ім'я, по батькові виконавця;

Форма опису вкладення буває табличною, де позначається:

• число, коли складено вкладений документ;
• як він називається;
• на яких сторінках справи розташовується;
• у кількох аркушах;

У будь-якому, підготовленому до здачі документі, має бути присутність узагальнюючого опису. Крім цього, вкладення у вигляді конвертів можуть містити окремі описи.

Тим, хто не має справу з діловими паперами, питання, як прошити документи, може здатися щонайменше дивним.

Однак, для співробітників офісів та підприємців, яким часто доводиться стикатися з цим у своїй роботі, необхідно знати, як правильно скріпити документи.

Адже працівники в контролюючих органах досить прискіпливі у питаннях оформлення ділових паперів.

Які документи підлягають прошивці

Заради справедливості слід зауважити, що далеко не всі документи, які складаються в установах та компаніях, підлягають зшиванню.

Кожен структурний підрозділ має низку документів, оформлення яких потребує їх з'єднання подібним способом. Щоб систематизувати і закрити календарний рік у діловодстві організації, зшивається вся вхідна та вихідна документація, копії документів та інші.

Співробітники кадрової служби, виробляють прошивку:

• книги наказів з особового складу;
• книги наказів з інших питань організації;
• штатного розкладу з усіма змінами (іноді його оформлюють для зберігання папкою-швидкозшивач).

Достатньо багато зшивають документів у бухгалтерії. Регулярно до папки доводиться підшивати всі бухгалтерські та касові документи, оскільки багато хто з них здається в архів. Для щоденних касових звітів застосовується тимчасова фіксація на куточок.

Наприклад, звітність, що здається до ПФР, обов'язково має бути прошита.Подібно готуються різні види документів для держорганів, ІФНС та позабюджетних фондів.

Візьміть до уваги: 2013 року з Методичних рекомендацій виключено пункт про необхідність зшивання звітності для податкової. Тепер платники податків можуть вибирати звіти у скріпленому або прошитому вигляді.

Які документи регулюють прошивання

На сьогодні правила щодо прошивання різного роду документації не розроблені. Проте є кілька вимог певних інстанцій, якими регламентується порядок прошивки певних документів.

Так, у ГОСТі Р 7.0.8-2013 та Методичних рекомендаціях, затверджених Росархівом, можна знайти, як виконувати прошивку паперів формату А4.

Деякі з вимог до оформлення окремих типових форм, затверджені Міністерством РФ з податків і зборів 2003 року, регламентують оформлення документації, яка потрібна при держ. реєстрації ТОВ.

Вчимося правильно прошивати документи

Отже, як пошити документи, з чого почати, чим зшивають і з якого боку засвідчують печаткою – все це ми зараз розглянемо.

Сьогодні у багатьох офісах є спеціальна машинка-брошюратор. З її допомогою можна зброшурувати будь-які види документів. Подібним чином, наприклад, оформляють договір із проектно-кошторисною документацією. Проте, найчастіше папери зшивають вручну.

Щоб не відволікатися під час зшивання, варто запастися:

• нитками;
• голкою (штопальною);
• шилом;
• ножицями;
• канцелярським клеєм;
• паперовим стікером 4х6 см.

У 2 дірки

Це найпростіша прошивка. За цією схемою у ФМС прошивають домову книгу. У цій схемі прошивки 2 проколу не завжди можуть розташовуватися всередині листа. Наприклад, прошнурувати касову книгу та журнал з охорони праці прийнято внизу аркуша.

Перший раз продаємо нитку, виводячи її на титульний лист. Потім кілька разів пропускаємо нитку через отвори та зав'язуємо її кінці вузликом на останній сторінці.

Далі на вузол наклеюємо невеликий квадратик паперу, який має частково закрити і кінці нитки. Супровідний напис на листку засвідчуємо печаткою організації та підписом керівника. Відбиток друку повинен виходити на край наклейки.

У 3 дірки

Ця прошивка в 3 отвори дещо складніша.

Покроково вона робиться так:

У такий спосіб зшиваються податкові декларації, статут ТОВ.

У 4 дірки

Цю схему прошивки використовую під час оформлення особливо значущих документів.

Для неї зручніше спочатку зробити отвори. Проколювати їх можна за допомогою дриля або дірокола, залежно від того, скільки листів будуть документи.

Прошивка документації в 4 дірки покроково робиться так:

У 5 дірок

При прошивці за схемою п'ятьма отворами використовують прошивник. Вона застосовується під час зшивання особливо важливих документів, таких як кримінальна справа, оскільки може забезпечити захист паперів від заміни.

Крім того, пристрій дозволяє зшивати досить великий обсяг документації, тому схему з 5 дірками часто використовують для підшиття поточних бухгалтерських документів.

Потім всі листи добре вирівнюємо, закріплюємо в струбціні, після чого приступаємо до свердління 5 отворів в лівій стороні блоку. Два з них свердлимо по краях з відступом 2 см, третє в центрі. 4 і 5 розташовуємо в проміжках між центром та крайніми проколами.

Схема підшивки на 5 отворів виглядає так:

1. Голку з тильного боку проводимо через середній отвір, залишаючи хвостик нитки близько 10 см. З особи вводимо її в 2 отвір зверху.
2. Тепер голку через верхній отвір спускаємо вниз і знову проводимо через 2 зверху отвір.
3. Далі дотримуємо кінець нитки в центрі та просовуємо через нього голку, яка опиняється на вихідній точці.
4. Тепер аналогічним чином чинимо з отворами, розташованими нижче за центр.
5. В результаті в центральному отворі на тильній стороні виявляються два кінчики, які зав'язуємо вузлом та відрізаємо зайві нитки. Тільки після цього можна дістати папери із преса.

Вузлиць, як і у всіх попередніх випадках, заклеюємо прямокутним листочком. У ньому вказується нумерація та відповідні дані про підшивку.

Засвідчення прошитих документів

За ДСТУ документацію необхідно не лише пошити та пронумерувати, а й завірити.Це робиться на паперовому наклейці прямокутної форми.

Його наклеюють там, де при зшиванні зав'язувався вузол, причому з-під наклейки повинні виглядати кінці нитки.

На ньому у друкованому вигляді або від руки робиться наступний напис:

"Прошито, пронумеровано, скріплено печаткою ___ (________) лист___".

Окрім печатки, напис повинен завірити своїм підписом керівник організації.

Зверніть увагу:підпис та відбиток друку мають захоплювати наклейку та сторінку, на якій він наклеєний. Засвідчення здійснюється після висихання клею, щоб не порушити цілісність наклейки. В обов'язковому порядку зазначається дата засвідчення чи підписання документа.

Щоб краще зрозуміти, як правильно виконати прошивку документів ниткою, потрібно переглянути зразок – відповідну фото інструкцію. Вона допоможе покроково вивчити весь процес.

Якщо потрібно пошити великий обсяг документації, а Ви навіть не уявляєте, як користуватися верстатом-прошивачем, то краще подивитися відео.

Перед прошивкою обов'язково приберіть з паперу всі сторонні предмети: скріпки, скоби (зручніше виймати степлером). Складайте документи за датами складання і таким чином, щоб їх було зручно переглянути.

Для того щоб уберегти титульний лист від розриву, практично в місці прошивання підкласти смужки картону і вже через них пропускати нитку. Для обкладинки краще використовувати картонні папки із написом «Дело». Вони можуть мати різну товщину та розміри.

Відсутність єдиного стандарту, що дає роз'яснення щодо зшивання документів, досить часто призводить до виникнення спорів щодо їх оформлення. При подачі паперів до держструктур потрібно мати на увазі, що в деяких з них вимоги, що пред'являються до їх оформлення, можуть відрізнятися від стандартів, прийнятих у діловодстві. Тому бажано такі питання заздалегідь уточнити, щоб документацію не повернули на доопрацювання.

Дивіться відео, в якому юрист докладно розповідає, які документи підлягають прошивці і на конкретному прикладі показується процедура прошивки документа з декількох аркушів: