Як встигати більше за день, мої секрети особистої ефективності. Визначтеся з метою і зосередьтеся на головному

Всім привіт це Дмитро Пелін, автор блогу «На Грані»! Дуже просту пораду можу дати тим людям, які спантеличені проблемою, як багато встигати за день. Сьогоднішню статтю буде присвячено таймменджменту, хоча я не дуже великий прихильник жорсткого планування часу. Я вважаю, що в житті має бути місце імпровізації та певної спонтанності. Але якщо ви хочете знати, як можна встигати робити більше справ на день, прочитайте статтю нижче.

Але колись, розповім свою маленьку історію.

Як встигати більше за день? Це питання хвилює багатьох!

Якось, давним-давно, я провів маленький експеримент - протягом тижня ретельно записував, куди йде мій час. Тобто мені було цікаво вирішити питання «Як більше встигати за день?»і я вирішив підійти до його рішення прагматично.

Тобто встав із ранку і зробив зарядку – записав, поснідав – записав, написав статтю для сайту – записав. І так далі, з усіма зупинки протягом семи днів. Після того, як тиждень скінчився, я сів і підбив підсумки. Загалом, витрачання мого часу мене порадувало, крім двох моментів: я багато витрачав часу на соціальні мережі, і довго збирався з думками, коли відповідав на електронну пошту.

Після того, як була проведена така ось аналітика, я трохи переосмислив підхід до робочих процесів.

І дійшов деяких висновків, про які йтиметься в цій статті

В даний час, з ранку я намагаюся займатися найважливішими справами сьогоднішнього дня, а роботу з (соціальні мережі та відповіді на пошту) залишаю на другу половину дня.

Коли ви встаєте з ранку, ваш мозок – свіжий і бадьорий, а це означає, що він може вирішувати найголовніші завдання найбільш креативно та ефективно. Якщо ви "зілієте" це приголомшливу ефективність ранкових годин на взагалі-то марне сидіння в контакті або фейсбуці, то в другій половині трудового дня, вам доведеться довго говорити собі фрази типу "зберись ганчірка" і бити себе ластами по щоках. Навіщо воно вам?

з вечора попереднього дня обов'язково складаємо перелік справ на завтра!

Візьміть собі за правило,

з вечора попереднього дня складати список справ на завтра, виділяючи в цьому списку найголовніше. Нехай воно буде одне, але таке, виконавши яке, ви скажете самі собі, що день був прожитий не дарма.

І наступного дня, вставши з ранку, беріться за цю справу. Виконавши його, ви відчуєте, що радість життя і енергія наповнює вас, ви молодцем, і все вам під силу. Словом, така ось проста порада –

PS Є ще можливість, що ваша робота пов'язана з соц. мережами і електронною поштою і свій день вам треба починати якраз з цього — тут теж є свої тонкощі, про це ще поговоримо.

Сподіваюся, вам допомогла ця невелика стаття, присвячена питанню Як багато встигати за день?.

Текст - раціоналізаторськи налаштований (с)

Вконтакте

Однокласники

Простий спосіб ШВИДКО робити справи і БАГАТО встигати. Що в імені тобі моєму? Список найкрасивіших сучасних чоловічих імен День овочів: чудовий спосіб позбутися стресу

Вчора я перетнула два кордони, завершила три поточні проекти з клієнтами, уклала угоду з великими перспективами, а ввечері вечеряла вдома зі своєю другою половинкою.

Я працюю 25 годин на тиждень, сплю по вісім годин на день, не складаю розклад і все ще примудряюся робити набагато більше речей, ніж коли я була приклеєна до офісного столу по 60 з лишком годин на тиждень.

Я далеко не надлюдина. Все, що описано вище, просто наочний приклад.

Чи бачите, будучи незалежною від місця і працюючи на себе більше року, я отримала кілька цінних уроків ефективності та управління власним часом.

Нижче – список лайфхаків, які можуть здатися дуже простими. Однак, як тільки ви дійсно випробуваєте їх, ви помітите, що ваші справи займають дедалі менше часу.

1. Користуйтесь перевагами ефекту Зейгарник

Мозок має настирливу вбудовану функцію постійно нагадувати про справи, які ви залишили незакінченими, таким чином підштовхуючи вас доробити завдання. Це і є і він допоможе вам завершити справи, які ви вже почали.

Неважливо, подобається вам завдання, яке потрібно вирішити чи ні, зробіть принаймні один крихітний крок до неї.

Зіткнулися з творчою кризою та не можете писати? Відкрийте порожній файл і почніть друкувати будь-що - що вам подобається. Потрібно розпочати планувати весілля? Почніть із пошуку весільного букета. Чи потрібно до завтрашнього дня розробити маркетингову стратегію компанії? Запишіть пару ідей на відео для початку.

У 99% випадків ви працюватимете над завданням до переможного кінця.

2. Використовуйте інструменти для управління проектами (не лише для робочих справ)

Нашому мозку не подобаються складні завдання. Коли він стикається з будь-яким абстрактним завданням, скажімо «придумати щомісячну маркетингову кампанію», він негайно впадає в смуток і воліє зайнятися легкими звичними справами.

Ось чому необхідно розділити кожну велику справу на кілька простих, крихітних, досяжних кроків.

Тут інструменти для управління проектами набувають важливого значення. Ви ж не хочете пропустити жодних важливих кроків?

Існує безліч і безкоштовних, і платних додатків для управління особистими проектами. Мені найбільше подобається візуальний підхід до управління Casual.

Особливо чудово в цьому додатку те, що ви можете структурувати інформацію так, як вона спадає вам на думку - у вигляді взаємозв'язків, а не лінійно. Отже, замість малювання лінійного покрокового плану ви можете створити докладну картину проекту з кількома потоками дій, які відбуваються одночасно чи одна одною. (Докладніше про майндмеппінгу та інструменти для нього).

Іншими словами, ви малюєте наочну карту, яка дозволяє вам окинути весь проект одним поглядом плюс допомагає робити невеликі кроки, що ведуть до вашої мети.

Ось приклад такого проекту:

Чому такий наочний підхід відмінно працює для мене (і, можливо, підійде для роботи і вам):

1. Ви завжди знаєте, який крок має бути наступним, тому не залишаєте собі навіть шансу для прокрастинації.
2. У вас є велика ясна картина своїх цілей, зрозумілих з одного погляду.
3. Спланувати цілий проект так само просто, як і намалювати його на папері (що я й робила раніше), а скористатися планом набагато зручніше.
4. Якщо ви працюєте у команді, завжди буде зрозуміло, що вже зроблено, а що робиться зараз. Це означає, що буде менше помилок та пропущених дедлайнів.

Інші популярні інструменти, якими мені сподобалося користуватися: Basecamp, Podio, та Microsoft Project.

3. Змінюйте свої звички

Сьогодні легко знайти інформацію про те, як встигати робити всі свої справи, але чи багато хто з вас застосовують ці поради на практиці? Я теж була в цьому човні.

У всіх нас є звички, і змінити їх дуже добре. Проте одне розумне вирішення цієї проблеми можна виявити в книзі Чарльза Дахігга (Charles Duhigg). Автор називає його циклом звички. Якщо коротко, звичка складається з трьох компонентів: подразник («спусковий гачок», який передує звичній поведінці), звична поведінка (фактичне повторення дії) та нагорода (зовнішня та внутрішня нагорода, яку ви отримуєте за виконання звичної дії).

Зараз погана новина – на подразники ви ніяк не можете вплинути. Хороша новина – ви можете змінити звичну поведінку.

Рішення – запланувати, що потрібно зробити в мережах та медіа, за ніч до цього. Встановити для себе точний час, коли цим займатись, і робити це щодня.

Такий підхід застосовується для будь-яких подразників, які призводять до негативної поведінки.

Щоразу, коли ви виконаєте нову звичну дію, переконайтеся, що ви винагородили себе за це. Придумайте для себе ритуал, який допоможе вам передбачати свою негативну поведінку, наприклад бездумний веб-серфінг, витрати грошей або поїдання солодощів, і щоразу, коли вам вдається цього уникнути, нагороджуйте себе чимось приємним.

Повторювати 21 день, доки нова звичка не прилипне.

Близько 50 років тому нейрофізіолог Натаніел Клейтман (Nathaniel Kleitman) виявив, що наше тіло переходить від піку активності до спаду кожні 90 хвилин протягом дня. Цей феномен також відомий як ультрадіанний ритм. Простіше кажучи, ми можемо бути продуктивними лише протягом 90 хвилин.

Що відбувається через 90 хвилин? Ми починаємо шукати додаткове паливо у вигляді кофеїну, солодких батончиків чи власних гормонів стресу: адреналіну, норадреналіну та кортизолу. У цей момент ми втрачаємо зосередженість, перестаємо думати ясно і бачити цілісну картину.

Мій вчорашній день пройшов так: я дісталася аеропорту і працювала в кав'ярні 90 хвилин до посадки (там не було Wi-Fi), під час польоту подивилася фільм і знову повернулася до роботи в поїзді зі Швейцарії до Франції. Коли я опинилася вдома, я швидко перевірила вхідні, повечеряла та попрацювала ще 90 хвилин.

У результаті лише за 4,5 години я зробила більшу частину роботи, на яку раніше я витратила б 8-годинний робочий день.

5. Розставляйте пріоритети до останнього

Один керівник із Пентагону блискуче сформулював суть цієї поради:

Спочатку я складаю список пріоритетів: перший, другий, третій і таке інше. І тоді викреслюю все, що нижче за третє.

Це золоте правило будь-якого щоденного списку завдань. Усі завдання після третьої переносьте наступного дня.

Не можете визначити, які завдання важливіші?

1. Подумайте, чи є залежність між завданнями.Чи можна зробити крок A, не роблячи кроку B? Якщо ні, то завдання B важливіше. Вибирайте ті завдання, які впливають на подальший успіх.
2. Використовуйте матрицю рішень.

Все, що знаходиться у правому верхньому кутку, варто відзначити ярликом «Зроби це зараз». Завдання з великою віддачею, які складно зробити, потрібно перемішувати з іншими менш складними. Завдання з невеликою віддачею, які легко зробити варто делегувати.

Для мене надпродуктивне місце роботи – аеропорти та літаки. Насправді, я частіше вибираю рейси з пересадкою, ніж прямі (вони, до всього іншого, дешевше мінімум на 100 доларів), і намагаюся закінчити якнайбільше справ у дні, коли я в дорозі, а не коли працюю з дому.

А зараз дозвольте мені пояснити.

У вас є суворо обмежений час (до вильоту або до посадки) та обмежений безкоштовний Wi-Fi. Це означає, що ви можете працювати спринтами по 90 хвилин, щоб залишатися на піку продуктивності.

Вам нема на що відволікатися, коли ви сидите в літаку: ваш телефон вимкнений, і залишається тільки чиста ефективна робота, яку потрібно виконати за обмежений час. Я часто намагаюся відтворити схожу атмосферу вдома: відключаю інтернет і 90 хвилин роблю свою роботу, не відволікаючись ні на що інше.

Підведемо підсумки. Ось план, як встигати більше, а працювати менше:

1. Зробіть перший крок у вашій справі та дозвольте ефекту Зейгарник допомогти вам завершити його.
2. Використовуйте інструменти для управління проектами, щоб чітко уявляти, що потрібно зробити, і завжди бути зосередженим.
3. Відстежуйте свої подразники та перетворіть їх на позитивні звички.
4. Розставляйте пріоритети та працюйте над найважливішими завданнями.
5. Усуньте все, що відволікає вас. Наприклад, влаштуйте собі "аеропортовий день".

З віком виникає відчуття, що час дорікає бігу. Воно засноване на розумінні, що об'єктивно часу життя залишається все менше, а справ, бажань, прагнень та потреб стає більшим. Вже достатньо життєвого досвіду, щоб ефективно організовувати свою діяльність на робочому місці та в побуті, і тепер головним ворогом стає час, точніше його невблаганний рух уперед. Щоб подолати цей біг, потрібно робити більше, ніж раніше, за той самий тимчасовий відрізок.

На шляху інтенсифікації діяльності постійно виникають бар'єри, які можна назвати «злодіями часу». Вони відбирають основний ресурс, керувати яким людина навчається майже все життя. Все, що тим чи іншим чином заважає досягти мети, пов'язане з факторами, що «пожирають» час. Вони ж створюють такі зовнішні та психологічні обставини, через які на якийсь термін втрачається здатність якісно, ​​швидко та з орієнтацією на перспективу робити те, що потрібно і що приносить задоволення.

Які ж основні «злодії часу»?

• Шкідливі звички. Їх безліч: від куріння та захоплення соцмережами до неорганізованості та хаотичних перекусів. Організм затятого курця вимагає нікотину хоча б раз на годину. За 8-годинного робочого дня неважко підрахувати, що 10-хвилинні перекури «виливаються» майже о півтори годині добровільного простою. На тих, хто зловживає алкоголем, важко покластися на серйозні справи. До того ж, неприємне ранкове «амбре» та похмільний синдром перетворюють людину на подобу зомбі, для якого робота відступає на другий план, порівняно з бажанням «підлікуватися».

• Розмови не у справі. Коли студенти на парі просять викладача «поговорити на абстрактну тему», вони відбирають у себе час і знання, сподіваючись через бесіду «ні про що» відстрочити момент опитування. Якщо ж педагог йде на поводі, він визнає себе нездатним організувати заняття так, щоб у студентів не виникало думок ні про що, окрім навчання. Бажання попліткувати на роботі – це лише тимчасове самоусунення учасників імпровізованого «круглого столу» від виконання службових обов'язків, що згубно позначається на продуктивності праці.

• Форс-мажор (непередбачувані обставини). Це застуда, перелом ноги, стрес, раптово виниклі проблеми в особистій та професійній сферах, не кажучи вже про стихійні лиха та інші нещастя, які надовго вибивають зі звичної колії. Відновлення після пережитих проблем затягується. Лише небагатьом вдається мобілізуватися і зібрати внутрішні резерви в кулак, щоб продовжити діяти «на своєму полі», творчість, робота, вчення.

• І, звичайно, ліньки! Лінь – це свідома відмова починати, продовжувати чи завершувати дію. Саме вона заважає привести неергономічне робоче місце у належний стан, витратити трохи сил та зайнятися плануванням режиму дня. Вона не дає зібратися з думками і перестати відволікатися на численні спокуси, що кричать: «Подивися телевізор, пограй у комп'ютерну гру, повеселись, розслабся, потім доробиш, робота нікуди не дінеться!»

З «злодіями часу», поява яких пов'язана з відхиленням людини від бажаного режиму витрати цього ресурсу, можна і треба боротися. Вплив інших слід мінімізувати або спробувати уникнути їх виникнення. Керуючи часом, людина набуває того ступеня свободи, з якою вона може зробити більше і ще на крок наблизитися до відчуття/стану, яке зветься мотивуючим словом «успіх».

Братися одразу за кілька справ – ризиковано, але цілком реально. І вміння не забувати відразу кілька аспектів допомагає разюче економити час, та й уважність подібне угруповання занять розвиває. Тому тренуватися у справі «переслідування за двома зайцями» періодично корисно, головне, не зловживати і тверезо оцінювати свої можливості.

Думати та робити

Найпростіша вправа в розвитку вміння займатися відразу кількома справами можна умовно назвати «думай і роби». Суть вправи у цьому, щоб під час виконання будь-якої фізичної роботи завантажувати мозок як цієї самої роботою, а й іншими думками. Можна, наприклад, згадати таблицю множення чи улюблене вірш. Мити посуд і читати вірші, наприклад, не так вже й складно.

Коли просте читання віршів і рішення про простих математичних прикладів виходитиме, слід ускладнювати мозку завдання. Разом із прибиранням, яке найчастіше виконується «на автоматі», спробуйте продумувати плани на завтра, шукати шляхи вирішення нагальних проблем або ж підраховуйте витрати за останній місяць. Таке переплетення фізичної роботи зі сторонніми думками, до речі, допомагає швидше справлятися з рутинними завданнями, і час за їх виконанням пролітає помітно швидше.

Думати, робити, пам'ятати

Три справи одночасно легко виконуються. Так, поки на кухні дбає пиріг, можна перевірити електронну пошту або ж відремонтувати кран у ванній. І, крім того, паралельно ніхто не забороняє подумки розрахувати вартість наступного ремонту у квартирі.

Складність заняття полягає в тому, щоб не забути про пиріг. Виходить, що окрім занурення в думки, стеження за духовкою та ремонту крана доведеться ще й контролювати свій внутрішній таймер, щоб пиріг не пригорів. Спочатку краще заводити будильник, звук якого нагадає про пиріг. Згодом, через 1–2 місяці тренувань, справлятися з трьома, а то й чотирма справами одночасно буде легко.

Найскладніше для послідовників Цезаря, який, як відомо, легко міг робити десяток справ одночасно, зберігати всі справи в пам'яті і нічого не забувати. Для цього треба тренувати пам'ять, чому сприяє заучування віршів, читання книг та гра на музичних інструментах. Творчі люди, до речі, легше звикають заощаджувати час, займаючись різними справами паралельно.

Доброго часу доби, дорогі друзі!

Багато людей запитують, як при лімітованій кількості часу більше встигати. Сьогодні я намагатимусь допомогти Вам знайти відповідь на це питання.

Сьогоднішній швидкісний темп життя нав'язує свої правила, найголовніше з яких – справлятися якомога з великою кількістю справ. Як це можна зробити, якщо необхідно працювати, стежити за господарством, а на навантаження до всього цього хочеться знайти час на захоплення, хобі, та й просто поспати та відпочити? В результаті досить часто виходить далеко не все те, що було заплановано та виникає незадоволення собою, розчарування і через якийсь час з'являється хронічна втома.

Якщо вірити статистиці, близько 30% дорослих людей, що працюють більше трьох разів на тиждень, затримуються на робочому місці або доробляють справи вдома. Все це шкодить решті життєвих сфер. Як би Ви не любили роботу, це Вам набридне, або, можливо, стане причиною депресії. Є фахівці, які рекомендують деякі методики, завдяки яким можна звести проблеми з нестачею часу до мінімуму та навчитися правильно його планувати.

1. Як почав, так і закінчиш

Психологи вважають, що перш ніж почати шукати вирішення питання, як усе встигати, треба почати з того, що проаналізувати початок робочого дня. Було помічено, що люди, які спізнюються працювати, частіше не встигають справлятися зі своїми службовими обов'язками. Після ранкового запізнення обов'язково йдуть тривалі перекури, розтягування обідньої перерви... Але справа тут не в компетентності та рівні відповідальності. Якщо людина усвідомила свою провину, вона намагається загладити її в очах колег і керівництва, вистачає одночасно за кілька справ, або намагається виконати їх настільки добре, що доводить справу до абсурду, роблячи велику кількість непотрібних помилок.

2. Розподіляємо час

Один із найголовніших секретів того, як встигати зробити більше справ у робочий час – це планування. Потрібно навчитися заздалегідь, складати план того, що потрібно виконати надвечір. Це можна робити з ранку раніше в офісі або в домашній обстановці з вечора. Також було б добре провести аналіз, скільки часу витрачається на телефонні дзвінки, розмови, які не мають жодного відношення до роботи та інших питань особистого характеру.

Друзі, зверніть увагу, що до списку пріоритетних завдань, які потрібно виконати, бажано не вносити більше 6-7 пунктів, оцінюйте свої сили реально. Для найбільш значущих завдань слід відводити початкову частину робочого дня, оскільки саме тоді люди мають максимально високу працездатність.

3. Грамотна організація

Досить часто можна побачити, що багато працівників не в змозі грамотно організувати власний робочий процес. Вони, не сумніваючись у важливості різноманітних програм, одночасно відкривають їх на комп'ютері десятками. У них, за визначенням, не буває мало обов'язків. Спільною психологічною рисою цих людей є надмірна відповідальність, і навіть відсутність бажання чи невміння делегувати свої відносини.

Цю проблему можна спостерігати у менеджерів середньої та вищої ланки, керівників і вона є наслідком невпевненості у собі. Нічого страшного не станеться, якщо вони делегують частину своїх обов'язків ще комусь.

4. Бурхлива імітація діяльності

Часто трапляється, що людина імітує власну зайнятість, тоді як роботи у неї не так вже й багато. В основі цього знаходиться також психологічна складова, яка виявляється бажанням показати незамінність та власну важливість.

Істотним недоліком цих працівників, особливо якщо вони перебувають на керівних посадах, є те, що вони можуть змінювати свої рішення та завдання, а також оцінювати кінцеві результати не за якістю, а за кількістю витраченого підпорядкованим часом. Вони можуть маніпулювати працівниками, змушуючи їх теж переробляти і інакше почуватися винними.

Якщо співробітник справляється зі своїми обов'язками у відведені терміни – це хороший працівник, який у жодному разі зобов'язаний витрачати свій час задоволення чиїхось амбіцій.

5. Власне самопочуття

Пріоритетним має стати власне самопочуття, і якщо втома надто сильна, але хотілося, наприклад, сходити до кінотеатру, краще обмежитися переглядом телевізора, раніше лягти спати та довше поспати.

6. Сон

Сон є одним із головних секретів високої працездатності та гарного самопочуття.

7. Розподіл за пріоритетністю

Поточні завдання необхідно розбивати на основні відносини і їх виділяти найбільш значні і другорядні.

8. Робіть перерви

У процесі виконання різних справ необхідно навчитися робити коротенькі, тривалістю кілька хвилин перерви. У цей час можна просто посидіти із заплющеними очима або ж прогулятися.

9. Організація робочого простору

Для підвищення працездатності потрібно правильно організувати простір на робочому місці, коли всі необхідні документи та предмети будуть під руками і їх можна буде швидко відшукати.

10. Додати розваг

Для того щоб необхідна, але рутинна робота не так сильно втомлювала, можна урізноманітнити її якимись розвагами. Наприклад, зробіть коротку зарядку, слухайте приємну музику, відкрийте вікно та впустіть потік свіжого повітря.

P.S.Друзі, все, що Ви хочете знати про перші симптоми простатиту Ви можете дізнатися на сайті www.uromax.ru