Які документи видаються у день звільнення. Правильне документування процедури звільнення працівника

Будь-якому співробітнику, який звільняється з підприємства, де він був офіційно працевлаштований та отримував «білу» зарплату, роботодавець має видати цілий комплект документів. У випадку із «сірою» зарплатою список обов'язкових до видачі паперів той самий, хоча в документації, що стосується заробітків співробітника, буде вказано лише їхню офіційну частину.

При цьому, як і в багатьох інших сферах життя, спостерігається тенденція до зростання ролі бюрократії в житті людини. З кожним роком кількість документації, якою бухгалтер і кадровик повинні забезпечити працівника, що звільняється, збільшується. Адже є ще й ті, які до видачі не обов'язкові, але мають надаватися громадянинові на першу його вимогу.

Отже, розберемося, які документи потрібно видати працівникові під час звільнення у 2018 році?

Короткий список паперів

Кожному, хто звільняється, потрібно знати, що в будь-якому випадку - при розірванні трудового договору за взаємною згодою, за власним бажанням, у порядку скорочення і навіть за статтею за допущене серйозне порушення або дисциплінарний проступок список основних документів незмінний. Будь-якому співробітнику належать такі документи при звільненні від роботодавця у 2018 році:

• розрахунковий листок;
• медична книжка;
• довідка про зарплату за формою 2-ПДФО;
• довідки про розміри заробітної плати;
• інформація про страховий стаж за новою формою СЗВ-М;
• виписка за формою СЗВ-Стаж;
• довідка-розрахунок зі страхових соціальних внесків.

Вище перераховані лише ті документи, які обов'язкові до видачі. Якщо будь-яку довідку з цього переліку не видали працівникові, це є серйозним недоглядом. Але, крім усього зазначеного, будь-яка людина може запитати у роботодавця низку інших документів, необхідних йому з особистих причин. Відмовити у їхній видачі він не має права.

Розберемо суть та призначення кожного паперу.

Розрахунковий листок

Розрахунковий лист - це документ встановленого зразка, у якому вказується розмір зарплати, авансу, премії та всіх утримань (за зіпсований інструмент, у порядку виплати аліментів тощо) з доходу працівника, якщо такі були йому нараховані у законному порядку. Розрахунковий лист згідно з ТК повинен видаватися двічі на місяць, з авансом та основною частиною зарплати, хоча більшість роботодавців з метою зниження бюрократичних витрат друкує його лише один раз на місяць.

При звільненні перед виплатою розрахунку на руки або переведенням покладеної суми на банківську картку бухгалтерія зобов'язана видати громадянинові останній розрахунковий лист. У ньому буде докладно зазначено, скільки йому належить заробітної плати, і за який термін роботи (включаючи понаднормові та іншу переробку), яка величина допомоги і т. д. Заснування 136 стаття Трудового кодексу Росії.

Трудова

За російським законодавством це головний документ, що засвідчує стаж та досвід працівника. До нього вноситься і далі зберігається інформація про тривалість роботи громадянина на даному підприємстві на всіх займаних посадах, про попередні фірми та компанії, де він працював, про отримані нагороди та подяки, про стягнення та догани. Трудова книжка зберігається у кадровика чи службі персоналу організації, та заодно є особистої власністю трудящого (притому, що оформляє її роботодавець).

Відповідно до статті 80 ТК Росії роботодавець зобов'язується видавати трудову руки в день звільнення, у крайньому разі - наступного дня, якщо звільнення було несподіваним і оформлялося протягом кількох годин остаточно робочого дня. Будь-яка затримка у видачі цього документа є порушенням і може призвести навіть до позову на адресу роботодавця, оскільки без неї людина не влаштовується на іншу роботу. Якщо він зазнає матеріальних збитків через неможливість оформитися на новому місці через відсутність трудової, яку затримав роботодавець, то суд може змусити останнього виплатити компенсацію (підстава - стаття 234 ТК).

Якщо працівник не забрав трудову книжку за своєю ініціативою, то роботодавець зобов'язаний надіслати йому рекомендованим листом повідомлення, в якому нагадати про забутий документ. Він має право запропонувати колишньому працівникові надіслати йому трудову поштою. Але на поштове пересилання трудової книжки обов'язково потрібна письмова згода її власника.

Видається трудова лише під розписку в отриманні.

Медична книжка

Медкнижка для прийому працювати потрібна лише деяким категоріям трудящих. В основному це особи, зайняті в харчовому виробництві, а також продавці продуктових відділів та деякі групи порівняно рідкісних професій, для яких потрібне гарне здоров'я та загальне самопочуття. Медкнижка також є особистою власністю свого господаря, вона має бути повернена йому при розрахунку з нею в останній день роботи.

Довідка за формою 2-ПДФО

Які довідки видаються працівникові під час звільнення у 2018 році? Основною, як і раніше, є відома багатьом довідка за формою 2-ПДФО. Її оформлення обов'язково на першу вимогу того, хто звільняється. Підставою для видачі є написана ним заява. У багатьох серйозних організаціях (насамперед бюджетних) таку довідку видають автоматично. Вона потрібно переважно звернення до міську службу зайнятості чи податкову - щоб одержати відрахування, якщо такої належить. Слід враховувати, що за недостовірні відомості, внесені до цього документу, юридична особа – роботодавець буде оштрафована.

Термін оформлення довідки за формою 2-ПДФО може становити до 2 тижнів.

«Зарплатні» довідки

Тут насамперед мається на увазі «Довідка про суму заробітної плати, інших виплат та винагород» за 2 календарні роки. До неї включаються відомості про всі доходи, отримані на роботі та оподатковувані соціальними страховими внесками, за 2 календарні роки. З 2018 року форму цього документа було змінено відповідно до нового порядку перерахування внесків.

Через те, що функції ФСС були істотно урізані, і фактично за фондом залишилася лише страховка «на травматизм», було змінено низку формулювань – тепер більша частина інформації «за соцстрахом» спрямовується до податкової. Ця довідка необхідна нарахування виплат з непрацездатності, т. е. оплати лікарняного. Повинна бути видана тому, хто звільняється в день звільнення. В крайньому випадку допустима затримка з боку роботодавця на 3 дні.

Ця довідка може бути надіслана поштою разом з трудовою, якщо людина, яка звільнилася, виявив свою згоду на отримання документа таким чином.

Крім того, на вимогу працівника може бути видана загальна довідка про зарплату за 3 останні місяці. У деяких випадках вона потрібна при зверненні на біржу праці, особливо якщо працівника було звільнено зі скорочення, а отже, має право на допомогу по безробіттю. У ньому відбито середній заробіток протягом місяця, який за певним алгоритмом розраховується з урахуванням середньоденного заробітку.

СЗВ-М та СЗВ-Стаж

Які у 2018 році з'явилися нові документи, які бухгалтерія має видавати всім під час звільнення? Насамперед - це документація, пов'язана з новою формою СЗВ-М. У ньому відображаються дані, що мають значення для пенсійного фонду. Відповідно до закону № 27-ФЗ від 1 квітня 1996 року, починаючи з 2017 року, у будь-якій організації зобов'язані здійснювати видачу працівникові, що звільняється, виписки з форми СЗВ-М, яку, у свою чергу, він щомісяця подає до ПФР на всіх працівників у нього співробітників. Витяг робиться за останній місяць роботи,

Витяг з форми СЗВ-СТАЖ (попри те, що сама форма буде повністю введена в документообіг лише з 2018 року) має видаватися всім, хто звільняється, які не йдуть після звільнення на пенсію. При видачі цієї виписки роботодавець має право не подавати за даного співробітника достроковий звіт до ПФР.

Обидві виписки громадянин повинен отримати у своє розпорядження безпосередньо у день звільнення. При цьому для отримання довідки СЗВ-М потрібно написати заяву, датовану останнім днем ​​роботи.

Розрахунок внесків на соцстрах

Цей документ є витягом з форми «Персоніфіковані відомості про застрахованих осіб», розділ 3 або, якщо потрібні дані за періодом до 2017 року, частина 6 форми РСВ-1. До них вносяться відомості про внески на соціальну страховку, які роботодавець сплачує за співробітника (частиною зарплати вони не є). Розрахунок внесків на соцстрах також має бути підготовлений до дня звільнення трудящого.

Інша документація

За особливим запитом роботодавець, що самого звільняється, зобов'язаний надати йому копії інших службових документів, що безпосередньо висвітлюють нюанси його трудової діяльності. Також правом запитати нижченаведені папери мають державні органи, в деяких випадках - співробітники відділу кадрів або служби персоналу тієї компанії, куди перейшов працювати звільнений.

Зверніть увагу: отримати будь-яку інформацію можна тільки щодо самого себе. Навіть із форм, що заповнюються масового на всіх трудящих у компанії людей (СЗВ-М, розрахунки по соцстраху тощо), для видачі відомостей на руки робиться «вичавка», що стосується лише одного співробітника – того, хто звільняється.

Стаття 89 Трудового кодексу прямо вказує на те, що кожна людина має право запитати будь-яку свою персональну інформацію, яка знайшла своє відображення у службовій документації. При цьому на руки видаються копії, оригінали залишаються у роботодавця.

Це можуть бути:

• копії виробничих актів про нещасний випадок на виробництві;
• витяги з особової справи;
• копії наказів про нагородження, заохочення, переклади на іншу посаду та/або в інше місце; копії наказів про догани та стягнення (хоча вони рідко кому потрібні);
• копії наказів про прийом та звільнення;
• довідки про періоди роботи в даній організації;
• довідки про зарплату, у т. ч. про всі відрахування та утримання, що робляться з неї на законних підставах;
• відомості про штатний розпис організації (документ видається лише стосовно заявника), тощо.

Якщо вам не видають будь-який з цих паперів, то ви маєте право добиватися свого, посилаючись на статті 62, 69, 84.1 та 89 Трудового кодексу Російської Федерації. Невидача або затримка хоча б одного паперу загрожує роботодавцю штрафними санкціями.

Додаткові документи для пенсіонерів

Якщо співробітник звільняється, щоб більше ніколи не працювати, а лише пожинати плоди своєї праці, то, як майбутній пенсіонер, він має право зажадати відомості щодо власного трудового стажу за формою СЗВ-2. Це одна з форм, яка подається роботодавцем до Пенсійного фонду Росії. Підстава для подачі - сам факт відходу одного з трудящих на пенсію, неважливо з якої причини - за старістю, інвалідністю чи іншою. Вона має свій бланк.

Людині, яка йде на пенсію, на її вимогу мають зробити копію із заповненого бланка, оригінал якого вирушає до ПФР.

Штрафні санкції

За недбале ставлення до законного права працівника отримати при звільненні всі документи роботодавцю - як організації, в цілому, так і її керівнику персонально - можуть загрожувати солідні штрафи. Це порушення підпадає під категорію адміністративних санкцій, що регулюються Кодексом про Адміністративні правопорушення.

При звільненні працівника роботодавець, окрім трудової книжки, має видати на руки ще низку документів. Частина з них видається на запит звільненого співробітника, а деякі документи потрібно видати обов'язково. Як розлучитися зі співробітником безболісно та уникнути претензій, розповімо у цій статті.

Процес звільнення працівника за власним бажанням починається з подання ним письмової заяви. Заяву працівник повинен написати за два тижні до дати звільнення, якщо інший термін не встановлено законом (ч. 1 ст. ТК РФ). Термін обчислюється від дня, наступного за днем ​​подання заяви.

З заяви роботодавець оформляє наказ про припинення трудового договору (форма № Т-8 чи Т-8а). Працівник ставить свій підпис у наказі у графі «З наказом ознайомлений» (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). На прохання роботодавець, що звільняється, зобов'язаний видати завірену копію наказу.

Крім трудової книжки, роботодавець видає документи про заробітну плату та стаж працівника.

Трудова книжка

Видати трудову книжку роботодавець повинен у останній робочий день співробітника (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

У трудовій книжці слід зазначити:

• порядковий номер запису про звільнення;
• дату звільнення;
• причину звільнення, пославшись на ТК РФ. Наприклад, так: «Трудовий договір розірвано з ініціативи працівника, п. 3 ст. ТК РФ»;
• найменування документа, виходячи з якого вноситься запис, номер і дата документа. Наприклад, наказ №267 від 11.05.2017.

Запис у трудовій книжці необхідно завірити печаткою та підписами звільненого працівника та співробітника, який заповнив трудову книжку (п. 35 Постанови Уряду РФ від 16.04.2003 № 225).

Довідки про заробіток

Роботодавець зобов'язаний видати звільненому працівникові у день звільнення довідку про суму заробітку за два календарні роки. Такий обов'язок ставиться в корпорацію п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закону від 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Довідка стане в нагоді працівнику на новому місці роботи, якщо він, наприклад, занедужає. Довідку потрібно заповнити за формою, затвердженою Наказом Мінпраці РФ від 30.04.2013 № 182н.

На прохання працівника необхідно видати довідку про зарплату за останні три місяці. З такою довідкою працівник може стати на облік до служби зайнятості (п. 2 ст. 3 Закону РФ від 19.04.1991 № 1032-1).

Також на практиці прийнято видавати звільненим працівникам довідку за формою 2-ПДФО. За такою довідкою новий роботодавець, зокрема, зможе визначити право працівника на відрахування. Наприклад, якщо дохід перевищив встановлений ліміт, працівникові не належить дитячих відрахувань. Якщо роботодавець не видав довідку 2-ПДФО, працівник має право письмово запросити її (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Відомості персоніфікованого обліку

Роботодавець при звільненні працівника має надати йому дані перрахунку (п. 4 ст. 11 Федерального закону від 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Зазначені дані містяться у таких звітних формах:

• СЗВ-М;
• СЗВ-СТАЖ (видається з 2017 року);
• розділ 3 розрахунку страхових внесків (діє з 2017 року);
• розділ 6 форми РСВ-1 ПФР (якщо необхідні дані за періоди до 2017 року).

Відомості видаються як виписки з перелічених форм. Повністю форму звільненому співробітнику видати не можна, оскільки у ній містяться персональні дані та інших працівників. Звичайно, якщо в компанії працює лише одна людина, можна видати безпосередньо зазначені форми, завірені належним чином.

Зверніть увагу, що закон не передбачає видачу даних перрахунку на підставі письмової заяви. Отже, це прямий обов'язок роботодавця. Видати дані про нараховані внески та стаж роботодавець зобов'язаний нарівні з трудовою книжкою.

Законодавство не конкретизує період, протягом якого потрібно видати дані персоніфікованого обліку. Тож період роботодавець визначає сам.

Відповідальність за невидання відомостей перрахунку законодавством не передбачено. Але співробітник може звернутися до суду та, можливо, виграє справу.

Інші документи

Працівник має право одержати від роботодавця документи, безпосередньо пов'язані з його робочими функціями. Для цього співробітнику, що звільняється, потрібно подати заяву з переліком необхідних документів. Роботодавець, своєю чергою, повинен подати засвідчені копії запитуваних документів (год. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Зокрема, працівнику можуть знадобитися копії наказів про прийом та звільнення, про переведення чи суміщення тощо.

Невидача запитуваних копій можна розцінити як адміністративне правопорушення (ст. 5.27 КоАП РФ). За це потрібно штраф від 30 000 до 50 000 рублів на організацію.

Експерт сервісу Норматив

Рогачова Є.А.

Які довідки у разі звільнення роботодавці мають видавати співробітнику? Це питання хвилює багатьох, тому необхідно наперед розібратися, які довідки є обов'язковими, а які мають бути оформлені безпосередньо на прохання самого працівника.

Довідка про зарплату – перше і найголовніше

По-перше, відразу ж післязвільнення колишній співробітник маєповне право отримати довідку про зарплату. У ній має бути інформація про суму заробітної плати за кілька років, а саме за 2 календарні роки до подання заяви про припинення діяльності. Форму цієї довідки затвердила Мінпраця Росії від 30 квітня 2013 року. Такий папір роботодавець зобов'язаний вручити робітникові без нагадувань, тобто обов'язковому порядку.

Перелік інших обов'язкових документів

Тепер поговоримо про те, які довідки при звільненні повинні видаватися працівникам саме у день розірвання трудового договору за заявою, яка містить прохання працівника. Його необхідно оформити у формі листа. До таких документів належать офіційно засвідчені довідки, пов'язані з діяльністю колишнього співробітника організації – того, хто звільняється. Відповідно до статті 62 ТК Російської Федерації, до таких документів відносять довідку про всі страхові відрахування або внески до Російського пенсійного фонду. Крім того, працівник має всі підстави вимагати довідку про період (строки) здійснення робочої діяльності у конкретного роботодавця.

Крім він також може отримати довідку про доходи/заробітку фіз. особи, яка має форму 2-ПДФО, затверджену наказом Федеральної податкової служби Росії від 17 листопада 2010 року. До речі, довідка 2-ПДФО також не вважається обов'язковою. Таким чином, якщо працівник не отримав цей документ, то в цьому винен буде лише він сам, адже для надання цього паперу необхідно написати відповідну заяву-прохання. У чому сенс цієї довідки? Відповідь проста: вона забезпечує та гарантує право співробітника на стабільнеотримання стандартних податкових відрахуваньпротягом усього календарного року.

Отже, якщо працівник потребує даних документів, він має звернутися з відповідною заявою у письмовій формі до свого роботодавця. Якщо роботодавець відмовляється у видачі будь-якої довідки під час звільнення, це слід розцінювати як порушення законодавства. Саме тому директор зобов'язаний видати ці документи беззаперечно, безкоштовно та у встановлений термін, що становить 3 робочі дні.

Хто готує ці довідки

Всі перелічені вище документи, а саме: довідка про доходи фізичної особи, довідка за формою 2-ПДФОта про обов'язкові внески до пенсійного фонду РФ, надає співробітнику відділ бухгалтерії організації. Щодо довідки про тривалість виконання трудової діяльності у роботодавця, то вона має бути видана співробітнику відділом кадрів. Якщо організації така служба відсутня, то такий папір доведеться оформляти бухгалтерії. Документ про доходи фіз. особи на підприємстві мають складатися у вільній формі, оскільки інші уніфіковані форми такого документа ще не отримали затвердження. Які ж важливі відомості має містити у собі довідка від роботодавця про страхові внески до ПФ? Найважливіше, що має бути у цій довідці, - це інформація про відомості персонального обліку даного працівника.

Які ще обов'язки має компанія у день звільнення співробітника

Основна чітко сформульована у 3 абзаці пункту 4 статті 11ФЗ від 1 квітня 1996року. Даний закон про індивідуальний облік у системі обов'язкового пенсійного страхуваннявстановлює такі правила. Підприємство має передати колишньому співробітнику відомості про та прийняти від працівника підтвердження про те, що він їх отримав. Це підтвердження має бути оформлене письмово. Багато хто зараз напевно поставить питання: що входить до складу відомостей про персоніфікований облік? Отже, цей документ містить інформацію про страхові внески компанії (як нараховані, так і виплачені) на обов'язкове страхування пенсії та стажу. Крім того, у довідці має бути інформація про необов'язкові, тобто додаткові страхові внески роботодавця на накопичувальну частину пенсії.

Документ для центру зайнятості

Якщо після припинення трудової діяльностіна певному місці співробітник виходить на нову роботу не відразу, а вирішує тимчасово стати на облік у службі органів зайнятості, у такому разі йому необхідно запросити на підприємстві документ для цього органу. Така довідка нового зразка повинна містити інформацію про середній заробіток співробітника за останні три місяці. До речі, цей документ не має затвердженої законодавством форми, тому головне, що повинен дотримуватись роботодавець при видачі даної довідки, - це правила розрахунку, які встановленіМіністерством праці та соціального розвитку Російської Федерації від 12серпня 2003 року.

Як надаються відомості

Варто зазначити, що організація, яка надає робочі місця, має обов'язково надавати всім працівникам копії індивідуальних відомостей, направлених самим підприємством до Пенсійного фонду. Копії передаються працівникам у строки, встановлені для подання звітності до ПФ, тобто за звітними періодами. У день розірвання трудового договору роботодавця із співробітником перший зобов'язаний підготувати та віддати документ за звітний період до дня звільнення. Підтвердження у письмовій формі від працівника про те, що він отримав персональні відомості та всі необхідні довідки під час звільнення, слід передати роботодавцю.

Підпис як доказ

Після отримання підтвердження організація зобов'язана закріпити інформацію про те, що працівника дійшли всі важливі відомості. Зробити це можна за допомогою декількох способів:

1. Наприклад, співробітник може розписатися при отриманні документів на екземплярі (копії) того чи іншого документа, який надалі залишиться в організації після звільнення працівника;

2. Другий спосіб полягає в тому, щоб співробітник поставив особистий підпис у спеціальній книзі. Найчастіше вона має назву виданих на руки документів чи довідок.

Трудова книжка

Хоч вона й не відноситься до довідок, але після звільнення працівника також є обов'язковим документом, який йому потрібно повернути. Під час врученнятрудової книжки на рукиспівробітника йому слід розписатися про її отриманняу книзі обліку трудових книжокта переконатися, що до цього документа організацією було внесено позначку про дати початку та припинення робіт співробітника. При цьому, якщо працівник має власну особисту картку, до неї також мають бути внесені відповідні записи, засвідчені його особистим розписом. Якщо в день звільнення співробітник не з'являється в організації, і особиста книжка не може бути вручена йому прямо в руки, то в такому разі організація повинна вжити таких заходів. Колишньому співробітнику надсилається письмовий документ з повідомленням, в якому має бути прохання про те, щоб він з'явився на підприємствідля отримання трудової книжки.

Трапляються випадки, коли співробітники не можуть прибути до організації для отримання документа. Тоді роботодавець може запропонувати співробітнику за його згодою надіслати книжку поштою. Слід зазначити, що відповідальність підприємство несе лише тому випадку, якщо з власної ініціативи не видає трудову книжку її власнику. Якщо ж працівник сам у письмовій формі відмовляється від отримання документа, або з обставин чи інших істотних причин не може його забрати, а організація вже направила колишньому співробітникові листа з проханням, то роботодавець жодним чином не порушує закон, який встановив Мінпраці Росії.

До речі, наголошуються ситуації, коли на судовому процесі співробітники стверджували, що отримували листа від роботодавця, але в ньому не було прохання про прибуття на підприємство для повернення трудової книжки. З метою відстояти свої права в суді організація може надати як доказ надісланого листа, який складається та засвідчується співробітниками поштової служби. Тільки тоді підприємство, яке надавало робоче місце, зможе довести свою правоту та уникнути покарання.

Відповідальність для безграмотних роботодавців

Тепер поговоримо про те, яке покарання може переслідувати роботодавців, які ухиляються від виконання своїх прямих обов'язків, які не видають довідки під час звільнення. Які довідки маємо видати - з цим ми вже розібралися, а ось що може загрожувати несумлінним начальникам, докладно розглянемо у цьому розділі. Відповідно до законодавства такі випадки регулюєстаття 5.27 КпАП Російської Федерації, що містить у собі такі правила.

По-перше, подібних безграмотних або навмисно не дотримуютьсянорми Трудового кодексу РФроботодавцям може загрожувати адміністративний штраф. Його розмір коливається від однієї тисячі до 5000 руб.Якщо ж підприємецьздійснює свою діяльність без утворення юридичної особита реєстрації у державному реєстрі, то в такому разі, крім отримання штрафу, організація може бути позбавлена ​​прав діяльності строком від одного до трьох календарних місяців. Юридичні особи, які порушують законодавство Російської Федерації, можуть отримати штраф розміром від 30 000 до 50 000 руб. або виявитися тимчасово непрацездатними на 90 днів.

Наказ Мінпраці РФ також уточнює покарання для організацій, які вже були раніше притягнуті до адміністративної відповідальності за порушення. Для таких підприємств можлива дискваліфікаціястроком від одного календарного до 3 років.

Що входить до переліку документів, які мають видати під час звільнення за власним бажанням? Для тих, хто вперше вирішив припинити трудові відносини з власної ініціативи, корисно дізнатися про всі нюанси звільнення.

Правила діловодства

Стаття 80 ТК України.

Звільнення за власним бажанням регулюється статтею 80 ТК РФ. Якщо між сторонами укладено безстроковий договір, то працівник зобов'язаний повідомити наймача про звільнення за 2 тижні. Для того щоб повідомити роботодавця про свій відхід, співробітник пише заяву на звільнення, яка і буде підставою для розірвання трудових відносин.

Після закінчення цього терміну повідомлення роботодавець зобов'язаний оформити всі документи для звільнення за власним бажанням. Насамперед необхідно видати наказ, у якому вказати основу та дату припинення трудових відносин. Із наказом працівника необхідно ознайомити під розпис.

Кадрові та бухгалтерські документи

Довідка про доходи фізособи.

В останній робочий день наймач зобов'язаний віддати працівникові трудову книжку, а також інші документи на його вимогу. Законодавство не містить переліку інших документів, тому вони надаються лише на прохання.

Відділ кадрів повинен на письмову вимогу надати копії документів, що зберігаються в ньому. Співробітнику при звільненні може знадобитися таке:

• медична книжка;
• копії наказів про заохочення або перекази;
• копія трудового договору;
• свідоцтва та сертифікати щодо підвищення кваліфікації.

Копії кадрових документів мають бути засвідчені печаткою організації та видаються на письмову вимогу протягом 3 днів.

Особливо під час звільнення для співробітника важливі довідки з бухгалтерії. Виходячи з практики, необхідний наступний список бухгалтерських довідок:

1. Довідка про нараховані та сплачені податки, що складається за спеціально затвердженою формою 2-ПДФО, необхідна для надання за новим місцем роботи, якщо звільнений має право на податкові відрахування.
2. Довідка про доходи за формою 2Н видається роботодавцем, навіть якщо працівник її не вимагає. Ці відомості використовуються для розрахунку по лікарняному листу, і якщо вона не буде надана новому роботодавцю, то нарахування будуть провадитись лише виходячи з тих сум, які були отримані вже на новому місці роботи.
3. Щоб стати на облік у центр зайнятості, необхідна довідка про заробітну плату за останні 3 місяці. Як правило, цей документ видається за скорочення штату. Відомості, зазначені у довідці, використовуються для нарахування допомоги по безробіттю.

Усі довідки мають бути оформлені належним чином та містити підпис головного бухгалтера та керівника, а також печатку організації.

Відповідальність наймача за затримку документів

Стаття 234 ТК України.

При видачі трудової книжки співробітник розписується у її отриманні у Книзі обліку та руху бланків суворої звітності. У разі якщо в останній робочий день звільнений був відсутній на роботі, роботодавцю слід надіслати рекомендований лист із проханням з'явитися за отриманням документів. У цьому ж листі можна уточнити, чи погоджується звільнений, щоб трудову книжку та бухгалтерські довідки наймач відправив поштою.

Важливо! Пересилання поштою документів, що належать працівникові, без письмової його згоди заборонено.

За невчасну видачу трудової книжки роботодавець може бути притягнуто до матеріальної відповідальності. Законодавство виходить із того, що такими діями наймач перешкоджає звільненому влаштуватися на нову роботу. Статтею 234 ТК РФ передбачено відшкодування роботодавцем неотриманого працівником заробітку за період затримки.

У судовому порядку звільнений має право вимагати відшкодування моральної шкоди. Визначаючи розмір компенсації, суд виходить із ступеня вини роботодавця. Судом також враховуються індивідуальні особливості особистості співробітника, які визначають його фізичні та моральні страждання.

Щоб уникнути зловживанням правом із боку працівника, за його відмови від отримання трудової книжки роботодавець повинен скласти відповідний акт.

У разі звільнення роботодавець зобов'язаний видати працівникові цілий пакет документів. Складемо точний перелік обов'язкових до видачі документів та розповімо, хто їх готує та як їх правильно видати.

Сім обов'язкових документів

1. Трудова книжка

Щоб довести, що книжка була видана вчасно, дату видачі фіксують у книзі обліку руху трудових книжок та вкладок у них. Форму книги затверджено Постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 (в ред. від 31.10.2016).

Якщо працівник відсутня на роботі у день звільнення, потрібно направити йому повідомлення про необхідність прийти за трудовою книжкою або написати згоду на відправку поштою. І тут роботодавець звільняється від відповідальності за затримку трудової книжки.

2. Розрахунковий листок

Трудовий кодекс РФ зобов'язує закріпити на локальному рівні (у наказі чи локальному акті) і форму листка, і його видачі.

Під час перевірок державні інспектори праці вимагають підтвердити отримання працівниками розрахункових листків. Якщо ви надсилаєте їх електронною поштою, можна просто показати відповідні повідомлення. А видачу звичайних паперових розрахункових листків підтвердити може лише розписка працівника у його отриманні.

Заведіть окремий журнал обліку видачі листків або просіть працівників розписуватись у відривній частині листка.

Нагадаємо, що невидача розрахункових листків є порушенням трудового законодавства та карається за ч. 1 ст. 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення (КоАП РФ): організаціям загрожує штраф до 50 тис. руб., Індивідуальним підприємцям - до 5 тис. руб.

3. Довідка про суму заробітку за два роки

Форма та правила заповнення довідки встановлені Наказом Мінпраці Росії від 30.04.2013 № 182н (в ред. від 09.01.2017).

Готує довідку зазвичай бухгалтер, а от видати її може й кадровий працівник разом із рештою документів. Пункт 3 год. 2 ст. 4.1 Федерального закону № 255-ФЗ не містить прямої вимоги про письмову фіксацію факту видачі довідки. Але під час перевірок інспектори дивляться, чи виконує роботодавець встановлений обов'язок, та можуть оштрафувати його за відсутність документів, що підтверджують видачу працівникові довідки про заробітну плату.

4. Форма СЗВ-М

Копіювати весь звіт не можна, інакше розкриєте персональні дані інших працівників.

Форму наведено в Постанові Правління Пенсійного фонду РФ від 01.02.2016 № 83п. Заповнити потрібно всі розділи, але в розділі 4 вказати відомості щодо одного працівника. Готує форму, зазвичай, бухгалтер. А от видати може будь-який фахівець, головне взяти підтвердження, що працівник отримав документ при звільненні.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма документа та порядок заповнення встановлені Постановою Правління Пенсійного фонду РФ від 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ видавати потрібно також під розпис.

Готує цей документ той, хто звітує до Пенсійного фонду РФ, найчастіше це бухгалтер. Видати його працівникові може й кадровик у складі всього пакету.

6. Витяг з розділу 3 «Персоніфіковані відомості про застрахованих осіб» розрахунку страхових внесків

Майте на увазі, що цей витяг видається також громадянам, які працюють за цивільно-правовими договорами.

7. Витяг з ДСВ-3 «Реєстр застрахованих осіб, за яких перераховано додаткові страхові внески на накопичувальну пенсію та сплачені внески роботодавця»

Як підтвердити, що працівник отримав документи

1. Взяти з працівника розписку, що підтверджує, що він отримав усі необхідні документи (приклад 1).

2. Завести спеціальний журнал обліку видачі документів. Затвердженої форми такого журналу немає, ви можете розробити будь-яку зручну вам облікову форму (приклад 2).

3. Залишати в організації копії документів, на яких працівники роблять відмітку щодо отримання свого примірника. У цьому випадку буде можливість документально підтвердити, що документ було оформлено правильно та повно.

Якщо працівник відмовляється отримати документи у день звільнення, зафіксуйте це в окремому акті за свідків. Якщо працівник не забрав документи сам, а дав дозвіл надіслати їх поштою, зберігайте всі поштові документи, що підтверджують факт надсилання.