Нераціональне використання часу. Планування робочого періоду

Ефективне використання часу – безумовно, один із найважливіших елементів успіху. Якщо ви вмієте використовувати час повноцінно та раціонально, то тільки цього достатньо щоб сказати, що ви досягли чималих висот у саморозвитку.

Щоб не перевтомитися і повноцінно працювати, необхідно виділяти час для відпочинку, оскільки з часом працездатність людини знижується. Потрібно заохочувати себе за добре виконану роботу та виділяти собі перерву. І зовсім не обов'язково під час відпочинку ледарювати, його також потрібно проводити з користю. Можна змінити розумову працю фізичним навантаженням, присвятити час роботі над собою, почитати цікаву книгу чи статті з саморозвитку.

Створіть вашу індивідуальну систему управління часом та увімкніть ті прийоми, які найбільш ефективні для вас. Прийоми наведені нижче. Успіх прийде тоді, коли ви використовуватимете цю систему постійно.

1. Не покладайтеся на згадку.Записуйте свої завдання та розвантажте мозок.

2. Складіть список пріоритетів.Це допоможе сконцентруватися на головному і не дозволить витрачати час на дрібниці та другорядні завдання.

3. Наприкінці кожного тижня виділіть брешемояна складання плану наступного тижня. Це не втрачений час, він сторицею окупиться підвищенням вашої продуктивності.

4. Не сподівайтеся запам'ятати цікаву думкуь– завжди майте під рукою записник для запису ваших ідей. Як варіант – носите диктофон.

5. Якщо вимоги іншої людини не збігаютьсяз вашими цілями – кажіть «ні». Цьому треба навчитися.

6. Перед тим як почати діяти- Подумайте, але не дуже довго. Невеликий роздум убереже вас від необдуманих вчинків та марної трати часу.

7. Виділіть часу своїх планах на самовдосконалення.

8. Усвідомлюйте те, що ви робите.Ви повинні розуміти, на що витрачаєте свій час. Ваші справи повинні рухати вас до мети.

9. Увімкніть у вашу індивідуальну системууправління часом ті прийоми, які найефективніші для вас і використовуйте цю систему постійно.

10. Оцініть себе щодо наявності шкідливих звичок. Вони забирають ваш час. Складіть список таких звичок і по черзі позбавляйтеся їх. Найефективніше виходить заміщення шкідливої ​​звички – корисної.

11. Не виконуйте за інших їх роботу,щоб здаватися кращим. Так, ви витратите час, який міг би використовувати для власного просування.

12. Заведіть журнал,де ви зможете реєструвати ваші успіхи на шляху до намічених цілей. Регулярно заповнюйте та вивчайте цей журнал, щоб переконатися, що ви рухаєтеся у потрібному напрямку.

13. Не кожне завдання може бути вирішенеанайкращим способом. Не потрібно ставати перфекціоністом і, наприклад, переписувати діловий лист 20 разів, щоб досягти стилю Льва Толстого.

14. Не перевантажуйте себекількістю завдань. Якщо у вас є невідкладні справи і важливі завдання, які займуть весь час, то другорядні завдання можна відкласти на більш сприятливий час.

15. Не обманюйтесь ефективністю. Ви можете ефективно виконувати завдання, яке на даний момент не є пріоритетним. У цьому випадку не можна сказати, що ви використовуєте свій час ефективно.

Ось деякі поради, як розумно розподіляти час, що є у вашому розпорядженні

З'ясуйте, як саме ви витрачаєте свій час

Не пошкодуйте трохи часу, щоб простежити, як саме ви розпоряджаєтеся ним. Дуже важливо одразу визначити сфери, які абсолютно безперспективні, і ті, в які варто «вкладати» енергію. Це допоможе правильно розставити пріоритети.

Сформулюйте мету

Ви вкладаєте у щось багато енергії, але при цьому не уявляєте, чого хочете в результаті досягти? Багато хто витрачає дорогоцінний час, намагаючись стати більш ефективним, при цьому не маючи кінцевої мети. Іншими словами, вони не сфокусовані на тому, що справді важливо для них. Маючи собі за мету, ви зможете сконцентруватися на способах досягнення бажаного результату. Сама собою мета також може стати хорошим мотиваторам.

Складіть список справ

Ви можете скласти список справ у своїй голові, але краще написати його на папері. До такого списку ви зможете звернутися будь-якої миті протягом дня. Вибирайте самі, яким чином він виглядатиме: надрукований на аркуші паперу, написаний від руки або збережений на комп'ютері. Викреслюючи зі списку завершені справи, ви отримаєте певне задоволення та заряд натхнення на нові звершення. При цьому вам не доведеться гаяти час, згадуючи, які ще справи необхідно завершити.

Встановіть пріоритети

Складання списку не буде ефективним, якщо всі справи у ньому стоятимуть у неправильному порядку. Вас завжди підстерігатиме спокуса спершу зробити те, що хочеться, а не те, що важливо. Розставте пріоритети і в першу чергу зосередьтеся над вирішенням найактуальнішого завдання. Таким чином, якщо якісь справи залишаться невиконаними до кінця дня, вони будуть не дуже важливими.

Зробіть все добре з першого разу

Якщо ви збираєтеся виконати якесь завдання, не настроївшись належним чином, це означає, що добре ви його не зробите. Докладіть максимум зусиль, щоб зробити все добре з першого разу. Таким чином, ви зробите менше помилок і вам не доведеться витрачати час на переробку. Насамперед беріться за найскладніші справи, це збільшить ймовірність того, що ви все зробите правильно.

Перестаньте відкладати на потім

Більшість людей вважають за краще прокрастинувати або подумки перебирати в голові способи здійснення дії замість того, щоб діяти. Особливо часто це відбувається, коли ви оточені численними відволікаючими факторами, які можуть бути виправданнями. Постарайтеся контролювати своє довкілля, виганяючи з нього те, що розсіює вашу увагу. Якщо перед вами стоїть складне завдання, ви підсвідомо прагнутимете ухилитися від її вирішення, використовуючи всілякі приводи для цього.

Будьте організовані

Дезорганізованість – злодій вашого часу. Тільки уявіть, скільки часу ви витрачаєте на те, щоб визначити місцезнаходження якоїсь речі на роботі чи вдома. Можливо, вам необхідно впоратися з хаосом, що панує у вашому робочому чи житловому просторі, щоб працювати більш ефективно. Заберіть подалі ті речі, які вам не потрібні, або просто позбавтеся їх, а тим речам, якими користуєтеся постійно, дайте певну прописку, знайти їх швидко не складе труднощів.

«Діліться» справами

Це має очевидний вигляд, але ви можете звільнити багато часу для себе, перенаправивши комусь частину роботи. Ідея полягає в тому, щоб передати комусь завдання, з яким ця людина впорається швидше чи не гірше, ніж ви самі. Це стосується як роботи, так і домашніх справ. Чому б не попросити дітей зайнятися пранням в обмін на якесь послаблення надалі. На роботі не соромтеся звернутися до колеги, хто знає, можливо, він буде тільки радий цікавому завданню, особливо якщо він сильний у цьому.

Мультизадачність

У деяких випадках відмінним рішенням стане виконання кількох завдань одночасно, що дозволить ефективний використовувати наявний у розпорядженні час. Ми не говоримо про масивні навантаження, просто про суміщення завдань, коли це можливо. Наприклад, коли ви в дорозі, не втрачайте нагоди послухати аудіо-курс іноземної мови, який ви вже давно мріяли освоїти. А якщо ви подорожуєте потягом, це чудова можливість прочитати книгу або трохи попрацювати на ноутбуці.

Вчіться говорити «ні»

Уміння не звалювати на себе весь тягар справ, навчившись говорити «ні», дозволить вам суттєво заощадити час. Якщо хтось звертається до вас з проханням, запитайте себе: «Це справді входить до моїх обов'язків?». чи «я справді найкращий кандидат на вирішення цієї проблеми?». У разі негативної відповіді не беріться за цю справу. Ми не закликаємо шукати відмовки, щоб не робити нічого, безумовно, не варто постійно відмовляти, коли вас про щось просять. Просто не варто ставати звалищем чужих проблем, це допоможе вам суттєво звільнити час.

Будьте сконцентровані

Коли ви повністю зосереджені на ділі, ви зможете швидше завершити його. Єдиний спосіб зберегти концентрацію - захистити себе від усіх відволікаючих факторів. Недостатньо сфокусуватися на виконанні якоїсь справи на старті, важливо також не втратити цей фокус. Якщо перед вами стоїть серйозне завдання, усамітніться, відключіть телефон і не вмикайте його, доки не закінчите. Пізніше у вас буде достатньо часу, щоб відповісти на всі повідомлення чи пропущені дзвінки.

Слідкуйте за собою

Неможливо працювати безперервно, так можна і перегоріти. Дуже важливо знайти час, щоб спостерігати за собою збоку, тож ви зможете дізнатися свої межі. Зберігаючи здоровий баланс у своєму житті ви відчуєте, що рухаєтеся у вірному напрямку і ефективно справляєтеся з проблемами і завданнями, що виникають, і при цьому не витрачаєте на їх вирішення більше часу, ніж вони того заслуговують.

Інструкція

Якщо ви лягаєте пізно і встаєте рано, ні про яку продуктивність мови і бути не може. Однак, якщо у вас є можливість виспатися, це ще не гарантує бадьорості. Навіть якщо ви прокинулися, випили чашку кави, і нібито підготувалися до роботи, фактори, що відволікають, знайдуть вас. Наприклад, ви можете зайти в соціальну мережу та поговорити з друзями кілька годин.

Такий самий ефект дає телевізор, ви включите новини, заходите подивитися 5 хвилин, але потім вирішите, що варто дозволити собі 30-хвилинний перегляд цікавої передачі. Почнете клацати каналами, нічого не знайдете, а час буде втрачено.

Практично всі користуються інтернетом і майже кожен має соціальні мережі. Важко відмовити собі у перегляді новин та перевірки пошти. Звичайно, вам здається, що ви зможете витратити на це не більше ніж 5 хвилин, але в результаті залишаєтеся там на кілька годин. Як результат, лягайте пізно.

Лягайте спати вчасно. Таким чином ви прокидатиметеся бадьорим і вам не доведеться витрачати час на пробудження.

Зупиняйте нудні та безглузді розмови, якщо у вас є невідкладна справа. Не бійтеся образити співрозмовника, адже ваша причина поважна.

Якщо дивіться телевізор, виберіть щось конкретне. Обмежте таке задоволення мінімумом. Те саме стосується інтернету. Немає сенсу лазити сайтами без діла.

Ідея відстеження часу не нова, але вкрай ефективна. Щоб зрозуміти, чому часу завжди не вистачає, потрібно усвідомити, куди він витікає. Із цим якраз і допоможуть методики відстеження часу.

Поняття часу дуже абстрактне, тому перше, що потрібно зробити – визначити час як щось конкретне, наприклад, співвіднести час та їжу. Витрата часу - еквівалент поїдання фаст-фуду та шкідливої ​​їжі, у той час як його відстеження - свого роду ведення щоденника харчування. Це дуже дисциплінує. Побачивши на папері, що кожен "нешкідливий" епізод улюбленого серіалу коштує вам о 20 годині на тиждень, ви відчуєте стимул це змінити.

До плюсів відстеження часу можна віднести можливо визначити відповідні методики підвищення своєї продуктивності, здатність визначити переоцінку чи недооцінку тимчасових витрат за будь-які справи, розвиток почуття відповідальності, здатність більше встигати і краще концентруватися на поставленої задачі.

Щоб зробити відстеження часу найбільш продуктивним, дотримуйтесь трьох правил: чесність, сталість, дріб'язковість(Вимірюйте час хвилинами, а не годинами). Є два підходи: хронографія(Коли ви кожні 15 хвилин записуєте, чим займаєтеся саме зараз) і відстеження часу за допомогою завдань(Коли ви записуєте час кожного разу, коли переходите до нового заняття).

Звичайно, можна відстежувати час за допомогою цифрових засобів та без участі з вашого боку, але такий підхід не дасть гарного результату. Так що купіть гарний блокнот і відстежуйте свій час протягом 168 годин поспіль (це тиждень).

Таким чином, зрозумівши, куди насправді витікає ваш час, на що ви витрачаєте занадто багато часу, а на що занадто мало, ви зможете грамотно скоригувати свій підхід до часу і стати більш продуктивною людиною. До того ж, завівши звичку вести "щоденник часу" і витрачаючи час правильно, наприкінці дня, переглядаючи записи перед сном, ви почуватиметеся більш задоволеним, знатимете, що заслужили цей відпочинок.

У 90% людей робочий процес відбувається хаотично. Здавалося б, працюючи за графіком або за планом, вони все одно не встигають зробити найголовніше і в результаті залишаються незадоволеними. У боротьбі за ефективну діяльність та досягнення поставленої мети зможе допомогти лише раціональне використання робочого часу, а як саме – ми розповімо в цій статті.

Усвідомлення та розуміння пріоритетів

У роботі важливий, перш за все, результат: вирішене завдання та досягнута мета. Але щоб вона була досягнута, важливо побудувати робочий процес, виділивши час на форс-мажори, які бувають у всіх. І тому необхідно впровадити у життя раціональне планування робочого дня.

Тайм менеджмент

Багато роботодавців та власників підприємств бізнесу впроваджують систему, щоб персонал працював ефективніше. Його використання має наступні переваги:

• Економія витрат часу та сил співробітника.
• Мінімізація стресів співробітника та підвищення рівня стресостійкості через готовність до форс-мажорів.
• Підвищення самоорганізованості та особистої відповідальності.
• Зростання результативності кожного співробітника та організації.
• Благотворна атмосфера у колективі завдяки правильно розписаному процесу роботи.

Основою тайм-менеджменту є. Перед тим, як організовувати робочий час, необхідно вирішити, що на даний момент є дійсно важливим і чим слід займатися в першу чергу. Але не варто забувати і про другорядні завдання та дрібниці, які впливають на результат.

Перед тим, як організовувати робочий час, необхідно вирішити, що на даний момент є дійсно важливим і чим слід займатися в першу чергу.

Завдяки правильному вибору пріоритетів людина як на роботі, так і в житті зможе швидше і легше досягти поставленої мети, витрачаючи час, сили та гроші на те, що їй справді потрібно.

Організація, в якій запроваджено основи тайм-менеджменту, не матиме проблем з ефективністю роботи співробітників, внаслідок чого буде на мінімальній відмітці, а реалізація проектів та досягнення стратегічних цілей – здійснюватись швидше та з обмеженими фінансовими втратами.

Інструменти та методи

Розпочати реалізацію тайм-менеджменту, у результаті співробітник чи вся організація раціонально використовувати робочий час, слід з вибору методів і .

Планування робочого часу

Про цей інструмент чув практично кожен підприємець, проте далеко не кожен планує свій час правильно. Внаслідок чого відчуваються втрати часу, а результат роботи незадовільний. Є прості, але ефективні методи планування часу.

Важливо планувати свій робочий день увечері, підбиваючи підсумки пройденого дня, та розписувати план наступного дня з урахуванням форс-мажорів. Робити це можна в блокноті, в таблиці особистого ПК або смартфона, використовуючи Google або Мейл-календар. Важливо, щоб ви бачили на власні очі, що вам треба зробити і що ви зробити не встигли. Варіант "все тримати в умі" не підходить - занадто великий ризик пропустити важливу зустріч або термінову справу.

Важливо планувати свій робочий день увечері, підбиваючи підсумки пройденого дня, та розписувати план наступного дня з урахуванням форс-мажорів.

Планування – це інструмент №1 у тайм-менеджменті людини. Адже завдяки цьому ефективності підвищується мінімум на 25% вже в перші дні, що доведено дослідженнями.

Виключаємо «пожирачів» часу

У кожної людини в житті та трудової діяльностіє ці звички або постійний вплив ззовні, який забирає масу корисного часу. Йдеться про розмови по телефону з подругою чи другом, часті перерви на каву чи куріння, ігри онлайн чи плітки з колегами. Здавалося б, це невинна забава, але слід знати, що саме вона забирає багато цінного часу і не дозволяє виконати ваш план вчасно.

Важливо виявити, наприклад, прописати на аркуші паперу, марні тимчасові витрати протягом дня і позбутися їх один за одним.

Розміщення пріоритетів

Це є ключовим моментом планування робочого часу. Відмінним інструментом його реалізації є . За допомогою простого квадрата, розбитого ще на 4 квадрати, людина за 10-15 хвилин зможе визначити, що для нього дійсно важливо, розкидавши завдання на 4 пункти:

• Термінове та важливе.
• Нестрокове та важливе.
• Термінове та неважливе.
• Нестрокове та неважливе.

Усі завдання будуть перед очима протягом дня, виставлені за пріоритетністю. Це дозволить реалізувати термінові та важливі справи, не відволікаючись на менш пріоритетні завдання.

Закону Парето 80/20

У тому, що 20% витрачених зусиль приносять 80% результату. Необхідно із загальної маси завдань відфільтрувати неефективні та непотрібні, щоб сконцентрувати свої зусилля на 20% справді ефективних та результативних пунктах плану.

Мотивація

Дуже важлива у будь-якій роботі мотивація. Ставлячи цілі на день, потрібно розуміти, що ви отримаєте в результаті. Внутрішня мотивація – це найсильніший важіль досягнення поставленої мети.

Інструментів та методів планування робочого часу дуже багато. Найбільші ми розписали в цій статті. Але які б методи не використовувалися, обов'язково наприкінці робочого дня необхідно підбити підсумки, виявити слабкі місця та чітко сформувати план наступного дня з урахуванням результату конкретного дня.

Є організація, тобто пошук ресурсів та людей, які сприяють нашому розвитку.

Існує три ключові життєві ресурси:

• час;
• енергія;
• гроші.

У цій статті ми поговоримо про час, тому що ефективно використовувати цей ресурс дуже непросто, але робити це має вміти кожен із нас.

Що ти хочеш?

Я хочу вбити час.

Час дуже не любить, коли його вбивають.

«Аліса в Країні чудес», Льюїс Керрол

Упевнений, вам доводилося чути такі фрази: «У мене на це немає часу» або «Я насилу встигаю працювати, який там…». З усіх ресурсів лише час є абсолютно непоправним.

Філософ Б. Фуллер говорив: Я прожив 70 років. Це складає 600 тисяч годинників. З них 200 тисяч я проспав, 100 тисяч пішли на те, щоб їсти, пити, відновлювати своє здоров'я, 200 тисяч годин я навчався та заробляв на життя. З решти – 60 тисяч годин я провів у дорозі. Залишок - час, яким я міг розташовувати вільно, - склав всього близько 40 тисяч годин, або близько півтори години на день».

Головне питання: як провести цей час із користю?

Написано десятки гарних книг з тайм-менеджменту. Я поділюся лише деякими принципами, які допоможуть вам краще керувати цим ресурсом.

Контроль

Не обманюйтесь своїм календарем. У році стільки днів, скільки ви можете використати. Так, у році однієї людини всього сім днів, у році іншої – 365.

Чарльз Річардс, американський п'ятиборець

Контролюйте свій час. Щоб у вашій добі було 24 години, а не дві, три чи п'ять, ви повинні чітко розуміти, на що ви їх витрачаєте.

Є люди, які надвечір кажуть: «Ну ось, ще один день пролетів непомітно». А є ті, хто цей вечір проводить з користю, наприклад, за читанням книг, тільки тому, що так було.

Заведіть щоденник, використовуйте записки, ставте хрестики на руці. Ви усвідомлюєте цінність часу лише тоді, коли починаєте його помічати. Не давайте свого часу пролітати, ловіть його і змушуйте працювати на себе.

Жертва

Не кажіть про те, що у вас немає часу. Часу у вас рівно стільки, скільки його було у Мікеланджело, Леонардо да Вінчі, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Ейнштейна.

Джексон Браун

Мені дуже подобається цей афоризм. Мало хто розуміє, що у всіх нас однакова кількість годин на добу. Ми бачимо людей, які бігають вранці або встигають виконати понаднормову роботу, і запитуємо себе: як у них це виходить?

Все дуже просто: ці люди пішли на певні жертви. Ви повинні розуміти, що мета розвинути в собі будь-яку навичку або досягти високих результатів повинна неминуче витіснити з вашого розкладу інші справи.

Є студенти, котрі на лекціях сидять у смартфонах, а є ті, хто уважно слухає викладача. Є ті, хто о сьомій ранку спить, і ті, хто медитує. Є ті, чий вечір п'ятниці закінчується тусовкою в клубі, і ті, хто в цей час працює над новим проектом.

Не обманюйте себе. Насправді фраза "Я почну вчити англійську" звучить як "Я почну вчити англійську замість того, щоб проводити час за комп'ютером".

Завжди відразу позначте, від чого вам доведеться відмовитись, щоб досягти намічених результатів. І постійно нагадуйте собі, що воно того варте.

Дисципліна

Люди не змінюються в одну мить.

"Жорстокі ігри"

У вас є натхненна мета, готовий план, і ви починаєте дотримуватися свого нового розкладу. І ось минає день, два, три, але щось точно не так. Ви питаєте себе: «Ну і де результат? Чому я ще не став мільйонером?

Джерело мотивації вичерпується. Але дасть вам щось більше – сталість у роботі над собою.

Наша мотивація – ручний генератор. Ми отримуємо її заряд і починаємо судомно крутити ручку, виробляючи енергію змін. Подивилися натхненний фільм, сходили на тренінг, прочитали книгу, але минає день, два, і ми робимо все менше і менше, поки не кажемо собі: Ну все, я здаюся.

Дисципліна – це двигун. Ви конструюєте його крок за кроком, удосконалюєте, збільшуєте потужність. Якщо ви включили його одного разу, він уже не зменшить обертів. Контролюйте його роботу та вносити коригування. Так, він також не вічний, але його заряду вам вистачить надовго.

Формуйте дисципліну невеликими зусиллями щодня. Постійно працюйте над собою, виробляйте нові навички, відмовляйтеся від старих. Головне, ні на хвилину не переставайте слідувати вашому плану. Якщо буде занадто важко, просто скажіть собі: «Здаватися можна, але завтра, а сьогодні продовжуй працювати». І так кожного дня.

Це не психологічний обман, це прийняття факту, що потрібно змінюватися зараз і проводити його з максимальною користю.

Що робити?

• Заведіть щоденник, скачайте додаток-календар, купіть книгу з тайм-менеджменту. Порахуйте скільки часу у вас залишилося, щоб працювати над собою.
• Перед тим як складіть список того, чим доведеться пожертвувати заради неї. Дайте відповідь самі собі, що для вас важливіше, і тільки після цього починайте працювати.
• Навчайтеся дисципліни. Виконайте свій план на сьогодні і продовжуйте його повторювати, поки він не стане частиною вашого розпорядку. Пам'ятайте: звичка формує вдачу.

Якщо у вас є свої способи покращити організацію часу, будь ласка, напишіть мені на пошту [email protected] або VK.