Спілкування директора із підлеглими. Правила та поради керівнику, як спілкуватися з підлеглим

Якось я допомагала вирішити конфліктну ситуацію в одній чудовій невеликій Компанії. Ми з власниками (вони ж топ-менеджери) провели душевну розмову з дуже цінним і важливим, але дуже конфліктним співробітником, який працював у цій Компанії з дня її заснування (12 років!). Конфлікт було вирішено. Я запитала у власників Компанії:

- А ви давно з ним так спілкувалися?

- Ну… не знаю… Років десять не спілкувалися, точно…

Розмовляти з підлеглими. Як?

Сьогодні все більше свого часу ми проводимо на роботі. З нею пов'язано багато наших емоційних переживань, і спілкування на роботі має високу значимість. У деяких компаніях цей очевидний факт намагаються врахувати та організовують столові кафе, місця відпочинку, тренажерні зали та ігрові майданчики. Тобто роблять багато для того, щоб людина і на роботі продовжувала активно і повноцінно жити. А як же справи зі спілкуванням? Особливо зі спілкуванням «керівник-підлеглий», від якого для обох сторін залежить дуже багато. Зазвичай (і це найгірша ситуація) ці комунікації зводяться до кількох моментів: постановка завдання, «пару слів» після виконання підлеглим завдання, спілкування «за протоколом» наради.

Якось керівник Компанії «Х» весь місяць був у роз'їздах і не спілкувався з підлеглими, а потім повернувся і барвисто висловив своє невдоволення їхньою роботою. При цьому жодних завдань попередньо не було. «Ну, вони самі повинні знати, що їм потрібно робити» - думав наш керівник. Виїжджав він частенько, і така ситуація стала звичною. У підлеглих поступово зникла ініціатива та бажання працювати – адже вони знали, що зрештою начальник все одно залишиться незадоволеним.

Якби вони поговорили, то ймовірно, керівник зміг би пояснити причини свого занепокоєння і дізнатися про думку підлеглих про ситуацію.

Я не знаю, в якому столітті до нашої ери одні люди почали працювати на інших, але думаю, що це почалося дуже давно. І з того часу ми бачимо два погляди на підлеглих, дві позиції.

Перша– я головний, вони на мене працюють. Вони мають набагато менше прав, але більше обов'язків. Вони повинні робити те, що я їм скажу. Їхні інтереси не важливі для мене.

І друга– ці люди допомагають мені робити те, що я сам не зміг би зробити. Вони допомагають мені бути тим, хто я є та отримувати мою зарплату. Я за них відповідаю. Тому я роблю багато для того, щоб вони добре себе почували.

Яка з цих позицій вам ближча?

Якщо Ви керівник – коли востаннє Ви спілкувалися зі своїм підлеглим? Ні, не просто - дали завдання-перевірили-похвалили (налаяли), а саме Спілкувались?

«Ага, скажете Ви, - з ними тільки почні спілкуватися, одразу на шию сядуть. Та й про що з ними говорити? На Балі вони були, книжок розумних не читали. Та й взагалі, рівень життя та інтереси у нас з ними різні…»

Як же можна спілкуватися з підлеглими, про що говорити та навіщо? Давайте спочатку розберемося з питанням «навіщо?».

«Навіщо», тобто про цілі.Керівнику дуже вигідно якісне спілкування зі своїми підлеглими. Під час розмови можна:

• прояснити очікування друг від друга; зрозуміти, наскільки ці очікування виправдовуються. Взагалі дуже корисно бути в курсі настроїв своїх співробітників - знати, «чим вони дихають», що їм подобається, що не подобається. Таким чином, можна уникнути неприємних сюрпризів з обох боків.
• Зрозуміти – наскільки людина бачить цілі – свою та Компанії, чи є в неї сили йти до них. Ваш підлеглий працездатний тоді, коли розуміє цілі та поділяє цінності Вашої Компанії.
• Розсіяти невизначеність та невідомість. Найбільше у світі людина боїться невизначеності. Згідно з дослідженнями американських психологів, навіть засуджені на смерть злочинці помітно заспокоювалися, коли їм повідомляли точну дату страти. Виявляється, невизначеність іноді буває страшніша за смерть!
• Підтримувати свою роль лідера, надихати людей. Бенджамін Зандер, відомий диригент і громадський діяч, так говорить про управління: «Щоб зрозуміти, наскільки добре я працюю, достатньо подивитися моїм музикантам у вічі. Очі ніколи не брешуть». Якщо у ваших підлеглих горять очі, значить, Ви працюєте правильно.

Як бачите, спілкування дуже корисне і для керівника, і для Компанії в цілому.

Але ж ми ходимо працювати, а не просто «приємно проводити час» і «налагоджувати комунікації». Як спілкуватися з підлеглими так, щоб користь не пішла «на шкоду»?

Зупинимося на основних робочих ситуаціях, у яких відбувається спілкування підлеглих і керівників. Це - спілкування у роботі із завданнямита спілкування на нарадах.Звичайно, є ще так звані «малі розмови». До них відносяться: «спілкування в курилці», їдальні, на сходах, під час спільних поїздок, коли ми говоримо про життя, музику, телепередачі і т.д. Але цей вид спілкування, як правило, для роботи не специфічний, і всі ми – так чи інакше, опановуємо мистецтво таких «розмов ні про що». Отже…

Спілкування під час постановки завдання, контролю. Правильний зворотний зв'язок

Не розмовляючи зі співробітниками взагалі, керівник втрачає частину контролю у своїй компанії. За фактом співробітник, який не отримує правильного зворотного зв'язку, перебуває в режимі, коли йому не вистачає інформації та відчуттів збоку. Тому він вибудовує картинку світу по-своєму. Дії такого співробітника можуть виглядати майже як злісний саботаж, хоча він щиро впевнений, що діє на користь компанії.

Кожен ваш контакт із підлеглим – це можливість. Можливість мотивувати, надихнути, поговорити про цілі та цінності. До речі, ненароком, мимохідь. Типу: "Ну, ти ж знаєш, ми зараз посилено працюємо над клієнторієнтованістю, і тому ...". Як відомо, саме опосередковано подана інформація запам'ятовується найкраще. Тому приділяйте увагу та енергію розмовам «по роботі», робіть їх людяними, ставтеся до підлеглих як до людей, а не як до механізмів.

Наради.На наради важливо збирати всіх співробітників, щоб обговорити проблеми та поширити досвід (наприклад, усіх співробітників відділу збираємо раз на тиждень). На початку зустрічі можна перекинутися кількома словами про погоду, про дітей, свята. Це створить більш дружню атмосферу та зменшить дефіцит спілкування у колективі. Хороша навичка для керівника - пам'ятати про захоплення співробітників, цікаві факти про них, імена дітей, подружжя тощо. Подібні відомості дозволять покращити особисті стосунки з підлеглими та легко знайти тему для «легкої» розмови . Так, у романі Роберта Хайнлайна «Подвійна зірка» провінційного актора, який волею долі видного політичного діяча, що замінив собою, рятує архів відомостей про всіх людей, з яким зустрічався цей політик за час своєї кар'єри.

Нарада - це хороша нагода дати зворотний зв'язок щодо виконаної роботи, якщо не всім співробітникам, то хоча б деяким. Водночас важливо пам'ятати, що оцінка критичних ситуацій не може чекати до наради. І тут дуже важлива своєчасність зворотний зв'язок. Якщо людина зробив щось або дуже хороше, або дуже погане, з нею важливо спілкуватися якнайшвидше. Пам'ятайте, якщо ви не дасте підлеглому зворотного зв'язку щодо його роботи, він дасть її собі сам, і ваші думки можуть кардинально не збігтися.

Важливі поради керівникам:

• Корисно буває «згадати молодість». Кожен начальник має (або був) свій начальник. Згадайте - як він до вас ставився, чи часто ви розмовляли з ним про щось, крім роботи, і як ви почували себе, будучи його підлеглим. Стати тим начальником, який би сподобався вам, якби ви були підлеглими.
• Можна скласти графік спілкування. Особливо якщо робота передбачає не тільки загальні наради, а й індивідуальні зустрічі. Зазвичай є люди, які вимагають більшої чи меншої уваги. Тоді з одними можна зустрічатись раз на тиждень, з іншими, наприклад, раз на два тижні.
• Плануйте наради та інші види спілкування. Коли ви свідомо не стежите за цим, а керуєте інтуїтивно, ситуація нагадує мультфільм про восьминіжок, коли одного помили вісім разів, а іншого жодного разу. Ось і ходять співробітники – один не знає, куди подітися від уваги начальства, а іншого шеф і на ім'я не знає…
• Класична помилка керівника – приділяти увагу проблемним співробітникам та забувати про добрих, або навпаки (залежить від психотипу та настрою начальника).

І, на закінчення, найважливіша порада: дійте не «за підручником». Слухайте своє серце. Прислухайтеся до своїх відчуттів, намагайтеся відчувати інших людей. Так ви краще розумітимете, що відбувається в колективі. Адже ваші підлеглі насправді «відпрацьовують вашу карму»… Тож допоможіть їм зробити це добре!:)

ЗВЕРНЕННЯ. Стиль спілкування керівника із співробітником (тобто підлеглим) залежить від загального стилю відносин у колективі. Керівник, як правило, повинен звертатися до співробітників на ім'я та по батькові. Звернення на прізвище з додаванням слова «пан» можливе, але в нашій країні поки що не поширене. Не варто також звертатися до підлеглих на ім'я, та ще в скороченому варіанті. У нашій країні споконвіку прийнято шанобливо називати людей на ім'я та по батькові. Такою є наша давня традиція. На ім'я можна звертатися до найближчих співробітників, якщо вони молоді і не заперечують такого фамільярного звернення.

У діловій розмові треба вміти дати відповідь будь-яке питання. Навіть на найпростіші, що задаються по кілька разів "Як справи?", завжди необхідно пам'ятати про почуття міри. Нічого не відповісти неввічливо; буркнути "нормально" і пройти повз теж неввічливо, якщо не грубо; пуститися в довгі міркування про свої справи - уславитися занудою. У разі діловий етикет наказує відповідати приблизно таке:

"Дякую, нормально", "Спасибі, поки скаржитися гріх", і в свою чергу поцікавитися: "Сподіваюся, що і у Вас все нормально?". Такі відповіді нейтральні, вони заспокоюють усіх, дотримуються норм, що склалися в Росії: "Не врочи, коли справи йдуть добре".

Однак у чехів, словаків, поляків та югославів на питання "Як справи?" правилами ділового етикету можна коротко розповісти про труднощі, поскаржитися, наприклад, на дорожнечу. Але говорять про це бадьоро, підкреслюючи, що ділова людина долає труднощі - їх чимало в його справі, але він знає, як з ними впоратися, і пишається цим. А без труднощів і турбот живе лише нероба.

ВМІННЯ СЛУХАТИ. Наступний важливий етап. Вміння слухати своїх працівників. Багатьом видається: що може бути простіше, ніж уміти слухати! Але слухати, це не означає не діяти. Слухаючи, необхідно вникнути у сенс не тільки того, про що говорить співрозмовник, але й зрозуміти, для чого він це говорить, що він від вас хоче, з чим він прийшов до вас. Що ви можете зробити для нього? Не поспішайте перебивати співрозмовника, дайте йому виговоритись.

Але справжнього ділового спілкування керівника зі своїми співробітниками часто не відбувається з низки причин, головна з яких - наявність соціальних, психологічних та інших бар'єрів. Перерахуємо найбільш характерні з них:

ü Відсутність психологічної сумісності керівника та співробітника (окремі риси характеру, манери поведінки одного не подобаються іншому). Керівник (або, навпаки, співробітник) колись у якійсь ситуації припустився неповажного ставлення. І це відчуження продовжує бути бар'єром у ситуаціях спілкування.

ü Керівник або підлеглий були раніше нещирі, а ще гірше, один здійснив нечесний вчинок по відношенню до іншого. Це надовго, а іноді назавжди створює бар'єр для спілкування.

Співрозмовники не називають один одного на ім'я та по батькові, а суто офіційно звертаються на «ви».

ü Вираз обличчя одного з співрозмовників безпристрасний, байдужий, а іноді навіть нудний по відношенню до всього того, що говорить інший.

ü Один (керівник чи співробітник) вважає іншого некомпетентним, професійно непідготовленим.

У одного зі співрозмовників відсутнє почуття гумору (один пожартував, а інший цей жарт або не зрозумів, або сприйняв як особисту образу).

ü Керівник систематично прагне показати свою перевагу і тим самим пригнічує і навіть принижує свого співробітника.

ü Відносини мають надто формальний, офіційний характер.

ü Керівник у ситуації спілкування періодично відволікається (на телефонні розмови, продовжує щось писати, має байдужий вигляд).

Керівник не входить і не хоче навіть зовні увійти в становище співробітника і тим самим ніби ілюструє свою байдужість до свого співробітника.

ü Один із співрозмовників по відношенню до іншого поводиться зарозуміло, спілкується в повчально-повчальному тоні.

ь Для спілкування несприятлива обстановка (багато сторонніх людей занадто холодно або, навпаки, занадто жарко в приміщенні).

ü За одягом, манерою поводитися чи якимось іншим ознакам один із співрозмовників «ілюструє» явну перевагу, своє «особливе становище».

ü Один із співрозмовників показує, що він кудись поспішає.

ь Розмова переходить у полеміку, а потім у з'ясування стосунків. Перелік бар'єрів можна було б продовжити. Ми їх привели не випадково, а для того, щоби керівник не створював їх сам. А якщо якийсь із бар'єрів спілкування виник, шукав спосіб, щоб його зняти або хоча б знизити.

Для керівника дуже важливо знати, а найголовніше, вміти творчо використовувати в залежності від ситуації правила ділового, але одночасно і довірчого спілкування:

ь Там, де це можливо і доречно, вітайтеся за руку.

Якщо ви сидите за робочим столом, а до вас зайшов відвідувач, то в цей момент найкраще вийти з-за столу і запросити його сісти.

ь Розпочавши розмову, поцікавтеся особистими справами, проблемами, які хвилюють співрозмовника.

ь Не хмуріться, посміхніться, будьте відкриті із співрозмовником. Уникайте фраз: «мене це не цікавить.., а в мене з цього приводу інша думка.., я хотів би вам нагадати…»

ь Шукайте «зону спільних інтересів», те, що може зблизити вас з співрозмовником.

Постарайтеся поступитися співрозмовнику в дрібницях, але у вирішенні головної проблеми переконайте співрозмовника в доцільності вашого підходу, вашої точки зору.

ь Закінчуйте ділову розмову на такій ноті, фразі, щоб перекинути місток на наступну зустріч.

ü Постарайтеся, щоб співрозмовник пішов від вас із гарним настроєм.

Ділове спілкування відіграє особливу роль у житті кожної людини. Воно визначає відносини для людей. Навіть помінявши місце роботи, колишні колеги продовжують спілкуватися. Основним принципом ефективного ділового спілкування та відносин людей є етичні норми чи правила. Кожен має своє уявлення про норми спілкування, вкладаючи свій досвід, виховання та уявлення про моральні цінності. Тому ділове спілкування для одних – ефективний інструмент кар'єрного зростання, самореалізації, для інших – привід для невдач та труднощів у відносинах з колегами та начальством.

У понятті моральних норм лежить певне уявлення ідеалу, який є прикладом для копіювання та наслідування. Але воно йде врозріз із необхідністю людини задовольнити свої потреби, що часом безпосередньо пов'язане з порушенням моральних норм. У конфлікт вступають уявлення про норми поведінки та практичний розрахунок, бажане самовдосконалення та реальна необхідність.

Ділове спілкування відрізняється тим, що воно відбувається у зв'язку з певною діяльністю, з певного приводу, де люди, які вступають у спілкування, перебувають у певних формальних відносинах. І тут спілкування - не самоціль, лише привід досягнення кінцевої мети самореалізації та соціалізації учасників спілкування.

Ще далекому минулому вирішувалися проблеми етики ділового спілкування. Мабуть, найбільш раннім документом, що дійшли до нас, є вчення Конфуція, яке проповідує основний принцип спілкування: "не роби іншим те, що не забажаєш собі".

За цим принципом він створив і більше практичні порадита зауваження щодо виробничих відносин:

ь Коли не знаєш ритуалу, не зможеш утвердитись.

ь Слухаю слова людей і дивлюся на їхні дії.

ь Вести боротися ненавчених людей - значить кидати їх.

ü Благоговійно стався до справи і чесно роби з іншими.

ü Благородний чоловік, коли керує людьми, використовує таланти кожного; мала людина, коли керує людьми, вимагає від них універсалій.

ь Тримати два кінці, але використовувати середину.

Напрочуд мудрі слова, що дають точне уявлення про генеральну лінію поведінки в колективі, оптимальному способі керівництва, пошуку компромісу, "золотої середини". Актуальна і думка про становище кожного учасника ділового спілкування, який займає свій соціальний щабель.

Створюючи положення про корпоративну етику, керівник повинен виходити з рівня розвитку колективних відносин. Якщо колектив новий, у ньому переважає формальний бік відносин, співробітники придивляються один до одного, і до керівника. Це найкращий момент для керівника, щоб встановити свої власні традиції та закони. Якщо ж керівник прийшов у колектив, що вже склався, то не можна відразу все ламати. Необхідно продумати шлях поступового виправлення прорахунків та помилок колишнього керівника, залучаючи при цьому лідерів цього колективу.

У сучасних поняттях про етику ділового спілкування та про корпоративну етику як одну зі складових її лежить принцип контролю та поєднання мотивів та інтересів.

ü Керівники організації повинні розуміти, що однією з основних цілей управління є реалізація ідеї максимального згуртування колективу.

ь Тоді приходить стан психологічного комфорту, розуміння, що все разом - єдине ціле, але кожен незамінний та індивідуальний.

ü Вирішуючи будь-яку проблему з підлеглим, керівник з'ясовує мотив його вчинку, причину невдачі.

ь Постійний та розумний контроль - одне з основних правил етичної поведінки. Безкарність здатна зруйнувати найзгуртованіший колектив.

ь Необхідно бути критичним до результатів роботи, але не до слабкостей та недоліків людини.

ü Керівник не повинен показувати, що у нього є найулюбленіші співробітники.

ü Необхідно захищати своїх підлеглих, бути на їхньому боці, не боятися розумної самокритики.

ь Потрібно вміло вибирати форму розпорядження, поєднуючи накази з проханнями, радиючись і підкоряючи.

ü Саме керівнику необхідно виховувати у своїх підлеглих етичні норми спілкування.

ü Підлеглі повинні знати, що вони створюють атмосферу в колективі.

ü Не можна допускати можливість безпосередньо командувати керівником.

ü Не можна заохочувати прямого звернення до управителя, минаючи свого безпосереднього керівника.

Під час спілкування між рівними за статусом співробітниками особливо гостро постає питання особистої конкуренції, суперництва. У багатьох робочих ситуаціях вони виявляють особливі таланти створення інтриг та пліток.

Керівник у разі повинен уникати певних помилок, попереджаючи і випереджаючи конфліктну ситуацію.

ü Керівнику не варто заохочувати якесь особливе становище одних на противагу іншим.

ь Слід реалізувати такий принцип поділу обов'язків, коли оцінка результатів роботи кожного найясніша.

ь Не можна заохочувати плітки та чутки.

ü Необхідно виробляти професійну згуртованість, гордість за підприємство, за загальні результати.

ü Намагатися на багато речей дивитися з почуттям гумору, підтримувати добрі та рівні стосунки.

Пам'ятайте, що ваші колеги та підлеглі мимоволі копіюють вас, повторюючи ваші слова, жести, інтонацію.

ПОДАРУНКИ. Розглянемо деякі рекомендації та досвід, пов'язані з подарунками на роботі, усередині колективу. Службовий етикет має ієрархічний характер, суворо враховує систему взаємодії співробітників із керівниками – службову вертикаль. За службовим етикетом не прийнято, щоб співробітники подарували своєму керівнику індивідуальні подарунки. Вони можуть вручити колективний подарунок до Нового року або з якогось особливого випадку. Однак якщо в колективі існує традиція робити подарунки всім чоловікам до 23 лютого чи 9 Травня, а жінкам до 8 Березня, то керівники – жінка чи чоловік – не можуть бути обійдені увагою. Секретар керівника може взяти участь у спільному подарунку або, якщо вони давно працюють разом, подати скромний сувенір від себе особисто.

У США відзначається "тиждень секретарів". Цього тижня начальники дарують секретарям квіти. Подарунки керівнику - офіційній особі, від якої багато в чому залежать співробітники, не повинні бути надто дорогими, оскільки це може поставити його в незручне становище або змусить замислитися про справжні мотиви цього підношення.

Керівник відділу, організації може зробити подарунок співробітнику, лише спираючись на законну та очевидну підставу, щоб не провокувати пересуди та плітки у колективі. Приводом до вручення подарунка можуть бути велике досягнення у роботі, успішне завершення проекту, понаднормова робота тощо. Такі особисті події, як народження дитини, одруження, закінчення навчального закладу, захист диплома, дисертації. І нарешті ювілей. І дуже особливий випадок – вихід співробітника на пенсію. Керівництво зазвичай визначає, який подарунок вручається від імені підприємства чи фірми. Традиційно це може бути дорогий годинник, кришталь, аудіо- та відеоапаратура. При цьому враховуються заслуги та внесок у процвітання організації. На подарунку можуть бути вигравіровані ім'я співробітника, дати початку та закінчення його служби в компанії – на згадку. Зазвичай у процедурі вшанування беруть активну участь співробітники. Вони вручають свої подарунки, квіти, розповідають із гумором та вдячністю про окремі епізоди біографії цієї людини.

Роль ділової культури та взаємодії між керівним складом і підлеглими нині грає величезну роль. Важливо не лише вміти грамотно виконувати свої обов'язки, а й правильно вибудовувати стосунки із співробітниками.

Норма ділових взаємин

Сьогодні культура ділових взаємин досягла високих позицій. Це з тим, що у процесі службової діяльності люди дедалі більше переходять на формальні відносини, і концентруються на особистих симпатіях і враження про людей. Особливі вимоги пред'являються спілкування між керівником і підлеглим.
Керівник – це завжди найголовніша постать у робочому колективі. Від його поведінки, політики заохочень та покарань, а також ставлення до співробітників залежить багато чого.
Фахівці вважають, що бути гідним керівником, багато в чому означає мати добрі стосунки з підлеглими. Співробітники працюватимуть інтенсивніше і давати більші результати, якщо начальник правильно ними керує. При поганому керівництві робота перетворюється на пекло, яке підлеглі щодня переживають, внаслідок чого їх інтерес згасає і ефективність залишає бажати кращого.

Правила поведінки керівника

Завжди слід пам'ятати, що у відносини впливають особисті, культурні, соціальні особливості індивідів. Від цих і багатьох інших чинників залежить мікроклімат в офісі та відносини між працівниками організації.
Терпіння та витримка потрібні для успіху в будь-якій справі, ці фактори разом із коректністю створюють сприятливу ділову атмосферу в колективі.
Саме тому слід запам'ятати кілька простих правил для вибудовування адекватних відносин між начальником та підлеглими.

• Керівник повинен ставитися до всіх співробітників рівно і неупереджено, незалежно від симпатій чи антипатій.
• У разі виникнення питань та ініціатив необхідно забезпечити вільний доступ до головного менеджера для обговорення будь-яких проблем та критики від керівництва.
• Начальник організації має право самостійно приймати відповідальні рішення, вимагати їх виконання та делегувати свої обов'язки підлеглим.
• Якщо керівник хоче налагодити роботу співробітників, йому необхідно постійно вимагати виконання актуальних поставлених завдань.
• Інше правило – це використання ненормативної лексики у присутності підлеглих. На жаль, не всі мають гарне виховання. Застосування міцних висловів деякими розцінюється як набуття авторитету. Поспішаємо зневірити – це не так. Людина, що дозволяє собі говорити в офісі матюки не вартий ніякої поваги. Це стосується однаково до начальницького складу і виконуючим обов'язки співробітникам.
• Наступне правило етикету для керівника – це непримиренність до приємних зауважень та комплементів. Немає кращого способу керувати людиною і приспати її пильність, ніж використання лестощів. Часом буває важко відрізнити прояв поваги та вихваляння людських достоїнств від неприхованих і грубих лестощів. Такі розмови і репліки, досвідчений керівник завжди припиняє.

Безвідповідальність начальницького складу дезорганізує роботу офісу та призводить до низької продуктивності підлеглих.

Службовий етикет у відносинах керівника та підлеглого

Службовий етикет керівника змушує організовувати хід роботи в такий спосіб, щоб обов'язки всіх підлеглих були чітко розмежовані. Службові повноваження мають бути розподілені рівномірно, незалежно від індивідуальних переваг співробітників та особистих відносин начальника.
Неважливо скільки довіри користується співробітник, моніторинг за виконанням необхідний завжди. Від головного менеджера компанії залежатиме і поведінка працівників. Не варто повторювати та роз'яснювати завдання багато разів і «стояти над душею» підлеглих. Усі є дорослими та відповідальними працівниками, тому слід поєднувати грамотне доручення обов'язків із безперервним контролем.
Серйозне ставлення до роботи можна привласнити використанням жартів та гарного настрою. Однак, при використанні гумору потрібно бути дуже обережним. Адже надто веселий настрій вбиває дисципліну, а гострі та образливі зауваження можуть налаштувати проти Вас не одну людину. Потрібно пам'ятати, що жарти з представниками старшого покоління недоречні, це може бути сприйнято як порушення належної поваги та поваги до них. Необхідно завжди дотримуватися корпоративної етики.

(adsbygoogle = window.adsbygoogle || ).push(());

Типові ситуації взаємодії начальника та співробітника

Нижче ми наведемо деякі ситуації, які можуть виникнути при налагодженні особистих взаємин. Мабуть, більшість керівників здатні адекватно оцінювати свою поведінку та недоліки характеру. Тому, якщо надмірно запальний характер позначається на взаєминах з людьми, спробуйте позбутися їх, або дотримуватися таких правил:

• • • Поспостерігайте прилучення з ким і яких ситуаціях негативні риси характеру проявляються;
    • Уникайте таких ситуацій та мінімізуйте час спілкування з такими людьми;
    • Заздалегідь попереджайте людей про наявні недоліки;
    • Відразу вибачайтеся, якщо довелося розлютитися або образити людину.

Буває так, що серед підлеглих зустрічаються люди зі складним характером чи негативною поведінкою. З ними складно спілкуватися і практично неможливо порозумітися. У таких випадках, ефективний та грамотний керівник може:

• • • Викликати підлеглого на розмову та з'ясувати причини її поведінки. Цього може бути достатньо, щоб людина переглянула свої дії;
    • Якщо характер працівника позначається на виконанні службових обов'язків істотно, варто попередити його про санкції за погані результати;
    • Для розгляду ситуації в цілому, потрібно вирішувати питання не самотужки, а із залученням досвідчених співробітників та авторитетних колег для впливу на «проблемного» працівника.

Керівник зіткнувся з тим, що з будь-яким співробітником у нього встановилися особисті дружні стосунки. У цьому випадку є плюси та мінуси тісного спілкування:

• • • Позитивна сторона утворена тим, що з'являється довіра між підлеглим та начальником, прозорість з обох сторін та відкритий діалог;
    • До негативних чинників можна зарахувати неможливість керівником об'єктивно оцінювати працівника, його залежність від підлеглих, зменшення поваги начальника.

Етикет керівника та підлеглого сьогодні відіграє велику роль. В основі хороших манер лежить принцип золотого правила моральності «Стався до інших так, як хочеш, щоб ставилися до тебе». Відносини між колегами мають базуватися на взаємній повазі, субординації та відповідальному ставленні до спільної справи.

Вконтакте

Нова посада, окремий кабінет, власний штат підлеглих та «німб» керівника над гордо піднятою головою... Усі ці привілейовані повноваження ви набули зовсім недавно, отримавши місце в адміністративному відділі та автоматично поповнивши кількість «обраної вежі» своєї компанії. Але не встигли ви ще відійти від невагомого стану ейфорії та головного болю від вчорашнього свята на честь підвищення, як у бочку з медом буквально впала ложка дьогтю у вигляді проблем із підлеглими, які розгорнули цілі баталії у відділі, відкрито чи потай відмовляючись приймати особу нового .

«Повстанці» ігнорують доручення, заперечують інформацію, натякаючи на її недостовірність, критикують методи управління, всім своїм виглядом демонструючи небажання підкорятися. Спочатку не всі новоспечені керівники вирішуються на каральні операції у вигляді штрафів, звільнень і биття скла машин своїх підлеглих темної ночі (це, звичайно, перебільшення, але чим чорт не жартує), і незрима війна затягується на невизначений час. Небажаний бос кидається за порадами до досвідченіших колег або досліджує надра мережі Інтернет з метою знайти спосіб, і стати гідним керівником. Розглянемо, що радять у таких випадках психологи.

Тонка грань між прутиком та пряником

Найперше і, мабуть, головне правило - яким би не був метод управління, він не повинен завдавати шкоди ні співробітнику, ні робочому процесу. Незалежно від того, скільки ви проштудували літератури з цієї теми, подивилися навчальних роликів, наслухалися суперечливих порад від колег під час обіду, стиль вашого управління не повинен сліпо копіювати інструкції, надруковані в книгах та озвучені досвідченими керівниками. Психологія управління людьми у вашій інтерпретації має нести у собі індивідуальні відбитки натури, природні особливості характеру, відточені вмінням контролювати свої емоції, і власний досвід пройденого шляху від низів до верхів ієрархічних сходів. Ваше ставлення до підлеглих має бути таким, якого ви очікували від свого боса, сидячи в кріслі звичайного клерка. Спробуйте знайти золоту середину між злим прискіпливим занудою, що відмовляється видавити з себе навіть звук похвали, і м'яким веденим босом, який не наважується висловити своє невдоволення.

«Вето» керівника, або Чого не слід робити

Перед тим як знайти бажану відповідь та дієвий метод, як підпорядкувати собі підлеглих, слід ознайомитись зі списком заборонених дій, порушення яких охарактеризує вас як вкрай неприємного та невихованого начальника-самодура:

• Перехід особистості. Розбір особистих, які мають відношення до справи якостей співробітника - правильний спосіб відновити проти себе колектив.
• Підвищений тон, що переходить у крик. Дикий репетування не налякає співробітників і не змусить їх підкорятися, більше того, такою поведінкою ви продемонструєте свою слабкість і невміння стримувати емоції, а отже, і керувати.
• Регулярна самопохвала та демонстрація власної значущості. Начальник, який розхвалює виключно себе і не втрачає можливості похвалитися своїми успіхами, показати, наскільки значуща його фігура для компанії, ніколи не зможе викликати у довіреного йому колективу поваги та підтримки, а тим більше захоплення.
• Порушення та розпорядку робочого дня за правом входження до числа «панів». Якщо керівник дозволяє собі дії, що стосуються розряду заборонених ним же (у вигляді нескінченних телефонних розмов зі своєю пасією, використання навушників, просиджування в інтернеті, скайпі не з робочих питань, перекушування у відділі), підлеглі співробітники незабаром почнуть брати з нього приклад, швидко перетворивши офіційні заборони на формальні.
• Млява працездатність, незацікавленість у результаті, відсутність яскравих ідей та ініціативи. Яким є начальник, такі й співробітники. Лідер, який не бореться за рідне підприємство, у будь-якому разі заразить своєю байдужістю людей, які йдуть за ним.

Категорії управління, прийоми та хитрощі

Незважаючи на багатогранність, практична психологія управління людьми ділиться на дві категорії:

1. Шлях до успіху, сидячи верхи на шиї підлеглих, або прийоми байдужого лідера.
2. Шлях до успіху як переможець на руках підлеглих, або Сила натхнення.

Лідер вибирає відповідну тактику - залежно від особистих якостей, власного досвіду та ставлення до людей загалом.

Маніпуляція

Маніпуляція як прихованого управління має на увазі під собою спритне, хитре, спрямоване на досягнення власних цілей вплив на людину. У поодиноких випадках кінцеві цілі бувають благими, але маніпулювання, за своєю природою, не що інше, як акт впливу людей, непомітне примус до прийняття ними невигідних рішень. Основна його відмінність від добровільного підпорядкування полягає в тому, що людині просто не залишають вибору обрати інший шлях, крім нав'язуваного.

У разі аналізоване поняття, залежно від характеру керівника, може застосовуватися задля досягнення власних корисливих цілей чи на благо підприємства. Управління підлеглими за принципом маніпулювання включає вміло викликану образу, агресію, страх, почуття провини.

Образа, агресія

Покинута побіжно чи безпосередньо керівником невтішна фраза щодо ділових якостей співробітника на тлі розгорнутої похвали іншого підлеглого у 9 випадках з 10 досягає мети, а все завдяки властивому людям почуттю суперництва. Стимулююча заява виглядає приблизно так: «Петров блискуче впорався з поставленим завданням, але ж ви так не зможете?» або «Ви Петрову в підмітки не годі!», або «Ви не здатні ні на що, а ось Петров!» Коктейль вибухонебезпечних почуттів, що захлеснув співробітника, - агресія, образа, бажання продемонструвати свої здібності і довести, що він теж багато може і вміє, - підштовхує маніпулюваного до виконання найрізноманітніших завдань. Не замислюючись про характер своїх дій, підлеглий, сам не знаючи, сприяє втіленню ідей начальника.

Страх

Неможливо з точністю визначити природу страху перед начальством: він може бути викликаний авторитетом лідера-деспоту, слабкою волею підлеглого чи залякуваннями у формі: «За непослух та невиконання поставлених завдань – звільнення!» Пара залякувань, що закінчилися розрахунком норовливих працівників для підтвердження слів, матимуть потрібну дію: співробітники, які дорожать місцем, підуть на поводу у начальника. Тільки в цьому випадку відносини керівника та підлеглого будуть ґрунтуватися не на повазі, самовіддачі в ім'я підприємства, а на банальному страху втратити роботу.

Почуття провини

Приховане управління, побудоване на почутті провини, включає методи, у яких начальник оголошує про позбавлення всіх співробітників преміального відділу або відпустки через неякісну роботу одного з них; або без премії (відпустки) залишається один працівник через недостатню запопадливість інших. Прийом тиску, заснований на почутті провини, спрямований викликати мотивацію працювати краще, щоб не підвести інших.

Психологія управління людьми, заснована на вмілої провокації, здатна дати задумані результати, але застосовна у тих випадках, коли прихований вплив необхідний для благих цілей, а не для власної користі, з використанням чужих сил та ресурсів.

Позитивний вплив

Щоб стати хорошим лідером, необхідно усвідомити, що ваша поведінка, вчинки та взаємини з підлеглими безпосередньо впливають на мікроклімат відділу, ставлення співробітників до роботи та результативність виконуваних завдань. Керівник має вміти брати він відповідальність, надихати свій колектив, заражати їх своїм ентузіазмом, подавати приклад і бути їм ідеалом. Прекрасний лідер - не той, хто викликає у підлеглих тваринний страх, пригнічує та провокує на конфлікти. Справжній вождь - той, хто, знаючи психологію кожного співробітника, його прагнення, цінності та бажання, спрямовує потік енергії у потрібне русло. Для нього немає станів «начальник і підлеглий», він віддається роботі настільки, що не може не викликати захоплення, його люблять, цінують, поважають всі і охоче йдуть за ним.

Похвала, лестощі, заохочення

Не секрет, що будь-яка людина потребує регулярної похвали, заохочення та схвалення своїх дій. Керівник – саме той, хто може дати бажане своїм підлеглим. Заслужена похвала, система преміювання найкращих співробітників, визнання їх досягнень – дієвий інструмент для завоювання довіри, поваги колективу та натхнення його на ще більш блискучі результати.

Ефективним методом управління є також авансована похвала, коли бос заздалегідь висловлює підлеглому вдячність, наприклад: «Я вирішив довірити це завдання вам, оскільки ви зумієте з нею впоратися». Підбадьорений і вдячний співробітник (а то як же: «Шеф вважає мене найкращим, і я просто не можу підвести його!») виконує доручення з подвійною запопадливістю та старанням. У цьому випадку начальник, який чітко уявляє, як підкорити собі підлеглих, одним пострілом кладе на лопатки двох зайців: домагається відмінного виконання поставленого завдання і збільшує кількість відданих йому людей.

Мистецтво натхнення

Важливо вміти спрямовувати безліч людей з різними цілями, різним ступенем працездатності та вмінь на єдиний шлях. Для цього до кожного члена команди необхідно знайти індивідуальний підхід, дізнатися про його прагнення та мотиви і, виходячи з цього, розробити мотивацію. Адже коли зрозумілі мотиви, легше рухатися вперед, перетворивши розрізнений натовп на сильну, націлену на кінцевий результат дружну команду. Керівник повинен не тільки вміти надихати, а й підтримувати бойовий настрій, йти проти вітру, роздмухуючи віру в неодмінний успіх, коли мимоволі опускаються руки. для обох сторін. А конфлікт «керівник-підлеглий» у професійного лідера буває лише один раз – на самому початку управлінської кар'єри, та й то не завжди.

Компетентність

Підлеглі часто звертають увагу на те, наскільки компетентний їх начальник у довіреній йому сфері, чи має він потрібні знання та навички. Ви повинні бути готові до ретельної оцінки, пильного інтересу та докладного розбору своїх здібностей з боку ваших підопічних. Тому вам просто необхідно знати про свою діяльність практично все, постійно вдосконалюватись та поповнювати багаж знань. В очах колективу керівник – втілення досконалості, геніальності та яскравого, нестандартного розуму, інакше як йому вдалося досягти цієї посади? Адже ви не хочете розчарувати своїх співробітників, а тим більше відчувати себе негідним лідером, регулярно звертаючись за допомогою до них у незнайомих вам питаннях? Вивчайте, аналізуйте та постійно навчайтеся, щоб стати асом у своїй галузі, не звалюючи власних обов'язків на співробітників, інакше в чому сенс понять «керівник» та «підлеглий»?

Звертайтесь на ім'я

Користуйтеся порадою відомого психолога Д. Карнегі, який стверджував, що ім'я – це найсолодший звук для нас. Звернення на ім'я підвищує значущість людини у власних очах і викликає довіру до співрозмовника. Називайте своїх підлеглих не на прізвище, прізвиська, а строго на ім'я, і ​​в жодному разі не плутайте і не перекручуйте його. Цей найпростіший прийом гарантує вам розташування та повагу оточуючих.

Вміння слухати – теж мистецтво

Навчіться уважно слухати співрозмовника, зберігаючи на обличчі вираз ввічливого інтересу, без тіні нетерпіння або, що ще гірше, байдужості. Якщо ви не згодні з його словами, не поспішайте перебивати розмову своїми аргументами. Вислухайте співробітника до кінця, відзначте цінність його думки і лише потім висловлюйте своє бачення цього питання. Вміння слухати і зважати на думку підлеглих лише підніме ваш авторитет і завоює пошану колективу.

Застосувавши у своїй описані вище методи та поради, ви зрозумієте, як підкорити собі підлеглих, а можливо, і станете одним із найкращих лідерів нашого часу.

Поведінка керівника впливає те, які відносини складаються між начальником і підлеглим. В одних колективах фахівці обожнюють своїх лідерів, а в інших відчувають страх, заходячи до кабінету на чергові збори. Одні підрозділи працюють як добрий годинниковий механізм, навіть коли керівник відсутня на робочому місці. У той час, як співробітники інших відділів п'ють каву та обговорюють особисті новини. Розберемося, які управлінські навички начальників відділів та служб впливають на організацію ефективних робочих команд, а які їх активно розвалюють.

Правила спілкування керівника із підлеглими

Спілкування із підлеглими – мистецтво, якому треба вчитися. Управляючи найціннішим ресурсом організації – її співробітниками, можна або досягти видатних результатів, або виконати якісно прості робочі завдання.

Найефективніші керівники здатні вибудовувати спілкування з підлеглими так, що співробітники з ентузіазмом та інтересом ставляться до своєї роботи та цінують досягнення всього колективу.

Основні правила спілкування таких керівників будуються на кількох базових засадах:

• Самоповага та повага підлеглих.
• Цілеспрямованість на співробітників.
• Оцінка досягнень.
• Надання зворотний зв'язок.
• Регулярність контролю виконання завдань.

І керівники, і підлеглі, отримуючи досвід роботи, разом із ним набувають маси стереотипів:

• начальство вважає, що їхні співробітники мало чим відрізняються від решти;
• працівники частіше чекають критики на свою адресу, а не похвали.

Погано, що керівник може собі дозволити сказати підлеглому, що він не виправдав його довіри і мало чим відрізняється від інших. Такі фрази дуже знижують мотивацію співробітника.

Важливо уважно вивчати досягнуті результати і використовувати конструктивну критику, спрямовану виключно на невірно виконані роботи або завдання, а не на своє ставлення до помилок взагалі.

Слід пам'ятати, що будь-яке необґрунтоване узагальнення призводить до погіршення порозуміння між начальником та підлеглим.

Вникаємо у ситуацію

Одна з помилок керівників – це розгляд робочої ситуації як типової, яка колись була у його досвіді. Звідси з'являється велика кількість стереотипних рішень, розпоряджень та наказів, що лунають підлеглим.

В результаті немає жодного керівника, який не сказав би жодного разу за свою кар'єру: «Як же я пропустив… Що ж ви мені не підказали…». Відбувається це тому, що ситуація оцінюється неуважно, без урахування нюансів та впливу нових умов.

Тому, для того щоб формувати ефективні, важливо вивчити ситуацію, як переходити до дій чи мотивувати працівників їх виконання.

Зважуємо рішення

Швидке вирішення проблеми часто вважається необхідним навичкою. Але насправді висока швидкість не завжди гарантує максимально позитивний ефект. Особливо це стосується рішень, пов'язаних із покаранням підлеглих за невиконання чи неякісне виконання поставлених завдань.

Якщо емоції зашкалюють, то висока ймовірність того, що обране покарання буде надмірно суворим.

Тому перш ніж ухвалити рішення, необхідно заспокоїтися і перевірити самого себе, наскільки те, що передбачається як покарання, адекватне провину.

Даємо зворотний зв'язок

Зворотній зв'язок та вміння його надавати – одне з найважливіших умінь будь-якого керівника. Відповідальний співробітник зацікавлений отримати оцінку своїх дій як правильних, так і помилкових. Зрозуміти, наскільки компанія задоволена його роботою.

Зворотній зв'язок дозволяє

• проаналізувати результати роботи разом із підлеглим;
• розібратися у причинах невдач;
• похвалити за високу ефективність роботи;
• сформувати мотивацію на зміни та розвиток;
• скоригувати дії працівника.

Основні принципи передачі зворотного зв'язку

1. Своєчасність. Оцінка має бути надана найближчим часом після події чи виконання завдання, а не через тиждень чи місяць.
2. Конкретність. Обговорювати необхідно конкретні дії, а чи не весь досвід роботи спеціаліста.
3. Зворотний зв'язок – це діалог підлеглого та керівника, а не монолог начальника. Необхідно запитувати думку підлеглого про те, що сталося, його бачення ситуації, рішення, які він сам міг би запропонувати для її виправлення.
4. Заборона на обговорення особи підлеглого. Обговорюватися може лише конкретна дія, факт, але не сама людина та її професіоналізм загалом.
5. Націленість отримання конкретного результату, а чи не сам процес обговорення ситуації.
6. При зачинених дверях. Спілкування має бути індивідуально, без присутності третіх осіб. Якщо під час передачі зворотний зв'язок прозвучить критика, присутність сторонніх різко знизить мотивацію підлеглого зміну поведінки.

Чітка позиція керівника

Невміння керівника дотримуватись своєї точки зору, постійна зміна ставлення до робочих ситуацій погіршують взаємини з підлеглими.

Працівники вважають такого начальника непослідовним, невпевненим у собі та своїх рішеннях.

Якщо у керівника через якісь причини думка поки не сформувалася, то краще спочатку розібратися в ситуації, і тільки потім озвучувати свою точку зору співробітникам.

Керівництво колективом – це постановка завдань і контроль їх виконання. Не всі співробітники мають досвід, достатній для якісного виконання завдання. З огляду на це потрібно бути готовим допомогти співробітнику порадою, дати додатковий час. У деяких випадках - прикріпити на час досвідченішого співробітника.

Ставимо конкретні цілі

Чітке формулювання мети – це запорука отримання якісного результату. Безцільна робота породжує відчуття марної праці без кінця і початку, ходіння на роботу заради процесу, а не результату.

Для збільшення мотивації працівників важливо, щоб цілі допомагали професійному розвитку фахівців. Показували, як робота співробітників дозволяє компанії вирішити амбітні завдання.

Якщо виконання завдання передбачає досягнення кількох цілей, необхідно розставити пріоритети, показавши, які з них є найважливішими.

Оцінюємо наслідки

Приймаючи будь-яке управлінське рішення, керівник зобов'язаний оцінювати, як він вплине як на загальний виробничий процес, а й у подальше взаємодія підлеглих друг з одним. Особливо це стосується заохочень та покарань працівників, вирішення ситуацій та внутрішніх протиріч у колективі.

Також важливо оцінювати вплив поведінки самого керівника, стилю його управління на загальний клімат у підрозділі: чи додає начальник ентузіазму та мотивації на роботу, чи відбиває бажання виконувати завдання.

Контролюємо результати

Відсутність контролю виконання завдань породжує безвідповідальність. Кожен працівник повинен знати, що доручене завдання буде перевірено. Будь-який результат, навіть неефективний, може бути розцінений як задовільний, якщо немає контролю.

Але навіть якщо визначено термін виконання завдання, а в результаті контроль з боку начальника відсутній — то співробітники звикають, що їхня робота не перевіряється. У майбутньому відділ покаже найнижчі результати роботи.

Оцінюємо себе тверезо

У якийсь момент часу в окремих керівників з'являється ілюзія вседозволеності, оскільки важливим є лише результат, а люди, які виконують завдання, величина змінна.

Ліки в цій ситуації лише одна – здорова самокритика. Та й підлеглі швидко просигналізують такому керівнику, що він переходить дозволені: виникає більше претензій співробітників до начальника, з'являються відмови підкорятися наказам, фахівці відкрито заявляють, що вони заслуговують на повагу, а не постійного понукання і критики на свою адресу.

Ефективні керівники завжди визначають свої горизонти розвитку, прагнуть вчитися новим технологіям управління персоналом та виробничими процесами.

Дотримуючись основних принципів ділової комунікації, керівник зможе досягти високих результатів у роботі підрозділу, а співробітники із задоволенням приходитимуть на роботу та виконуватимуть поставлені завдання.