Правила заповнення трудової книжки на рік. Для громадян РБ

Вона видається наймачем під час першого працевлаштування після оформлення контракту. За цим фактом видається наказ. З його підставі пізніше п'яти днів у бланк вноситься запис.

Відсутність трудової книжки прийому працювати - не підстава відмови у працевлаштуванні. У громадянина може бути документа, т.к. він раніше не працював. Щоб його завести, людині потрібно написати заяву з ім'ям роботодавця з проханням оформити бланк (ст. 65 ТК РФ).

Записи вносяться російською мовою синім або чорним чорнилом.

Заповнення починається з титульника:

З паспорта вносяться П.І.Б. співробітника.

Дата народження.

Відомості про освіту.

Професія та спеціальність вписуються на підставі диплома.

Якщо працівнику менше 18 років і він продовжує своє навчання, рядок про освіту не заповнюється до отримання диплома (див. пункт 2).

На титульній сторінці громадянин ставить підпис, підтверджуючи правильність внесених відомостей.

Кадровим працівником зазначається дата заповнення, ставиться печатка організації та підпис.

Оформлення розділу відомості про роботу

Відповідно до ст. 66 ТК РФ , оформлення трудової книжки прийому працювати є обов'язковою умовою.

У повсякденній роботі кадровики часто використовують зразок оформлення трудової книжки прийому працювати. Представимо його на прикладі запису на прийом швачки у трудовій книжці:

У розділі “Відомості про роботу” вказується назва фірми: “Товариство з обмеженою відповідальністю “Півонія” (ТОВ “Півонія”);

У першій графі під назвою компанії вказується номер запису по порядку.

До другої арабських цифр вноситься фактична дата приступу до праці.

У третю вносяться відомості про працевлаштування із зазначенням посади: “Прийнято до цеху з пошиття жіночого легкого одягу на посаду швачки”;

У четвертій – зазначаються реквізити наказу.

Зразок заповнення відомостей

Правила оформлення

Записи вносяться до бланку на підставі не пізніше ніж 5 днів з дати працевлаштування. При розірванні договору - у день звільнення.

Працівника під підпис знайомлять з кожним записом у бланку та в особистій картці.

Оформлення трудової книжки при подальшому працевлаштуванні

Внесення інформації при подальшому працевлаштуванні відбувається у тому порядку за винятком оформлення титульного листа.

Якщо громадянин каже, що втратив документ, він може написати на ім'я роботодавця заяву із проханням видати йому бланк. На підставі заяви йому оформлять нову. Але іноді працівники роблять так з метою отримати. Він може знадобитися, щоб працювати одночасно по двох бланках у різних організаціях. Однак слід пам'ятати, що це незаконно.

Висловіть свою думку про статтю або запитайте експертів, щоб отримати відповідь

Оформлення трудової книжки: основні правила

Порядок заповнення трудової книжки регулюється:

Трудовим кодексом РФ (ТК РФ);
Правилами ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затвердженими постановою Уряду РФ "Про трудові книжки" від 16.04.2003 № 225 (далі - Правила, постанова № 225);
Інструкцією із заповнення трудових книжок, затвердженою постановою Мінсоцрозвитку від 10.10.2003 № 69 (далі — Інструкція).

На жаль, нерідко доводиться стикатися із протиріччями між згаданими документами. Так, запис про звільнення за власним бажанням за ТК РФ необхідно вносити в документ у точній відповідності до формулювання кодексу (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Водночас Правила говорять про те, що потрібно записувати формулювання згідно з наказом про звільнення.

Відповідальним співробітникам варто орієнтуватись на ієрархію нормативно-правових актів. Якщо інші акти суперечать ТК РФ, застосовувати їх не варто. У випадку, описаному вище, необхідно формулювати наказ (а потім запис у трудовий) відповідно до кодексу.

Перерахуємо основні правила, які підкажуть кадровику, як заповнити трудову книжку:

трудова оформляється для кожного, хто працює на підприємстві понад 5 днів;
термін, протягом якого необхідно зробити запис, становить 7 днів;
у записах потрібно використовувати арабські цифри;
можна писати ручкою чорного, синього та фіолетового кольору;
заборонені скорочення та виправлення (виправлення допустимі лише у порядку, передбаченому п. 27 Правил, і лише у розділах «Відомості про роботу» та «Відомості про нагородження»);
кожен запис повинен мати порядковий номер.

Як заповнювати розділи трудової книжки: приклад заповнення у 2018-2019 роках

Бланк документа затверджено постановою № 225 – де взяти бланк розповідається у статті Порядок придбання, зберігання та заповнення бланка трудової книжки (нюанси). Так, трудова складається з декількох розділів, що допомагають ідентифікувати особу працівника, дізнатися про його професію, кваліфікацію, тривалість трудового стажу та отримані нагороди. Ці розділи містять:

особисті дані;
відомості про трудову діяльність;
інформацію про заохочення (крім премій).

Поряд із вищезазначеними загальними правилами, для кожного з розділів законодавець розробив специфічні правила заповнення, які ми розглянемо далі.

Як заповнюється титульний лист трудовий

Дані працівника вказуються на титульному аркуші документа. Керуючись п. 2 Інструкції, кадровик має внести:

особисті дані співробітника так, як вони зазначені у паспорті, без скорочення;
інформацію про освіту, якщо працівник має відповідний документ;
назва професії, за якою людина має працювати на підприємстві;
дату заповнення документа.

Усі записи мають бути засвідчені підписами працівника та співробітника кадрової служби, а також печаткою організації (за її наявності). Титульний лист заповнюється першому місці роботи людини.

Якщо у працівника змінилися особисті дані, співробітники кадрової служби можуть закреслити ці дані однією рисою та вказати нові. Для цього працівник має подати офіційні документи, що підтверджують зміну особистих даних, а кадровик переписати відомості з цих документів на внутрішній бік обкладинки трудової книжки. Докладніше про виправлення прізвища у трудовий - у статті Запис про зміну прізвища у трудовій книжці - зразок.

За бажання роботодавець може розмістити на титульному листі голограму – про те, для чого використовується голографічна наклейка, розказано у статті Куди правильно клеїти голограму у трудовій книжці – зразок?

Як правильно оформляється розділ «Відомості про роботу»

Співробітники кадрових служб повинні знати, як правильно оформити трудову книжку, зокрема розділ, де вказуються відомості про роботу.

Чи потрібно прийняти людину на роботу? У такому разі співробітник кадрової служби повинен керуватися п. 3 Інструкції та записати у трудовій книжці під порядковим номером:

назва організації у повному та скороченому вигляді;
найменування структурного підрозділу, куди людина влаштовується працювати;
назва професії, за якою працюватиме співробітник;
дату надходження співробітника працювати.

Якщо людина працює успішно, набуває нового розряду або класу, це необхідно зафіксувати в його трудовій книжці.

Під порядковим номером співробітник відділу кадрів записує:

відомості про присвоєння працівникові вищого розряду, класу;
інформацію про додаткові професії або кваліфікації співробітника.

Якщо трудові відносини вичерпали себе та настав час розлучитися зі співробітником, роботодавець повинен правильно оформити запис про його звільнення відповідно до вимог п. 5 Інструкції.

Для цього у розділі «Відомості про роботу» під відповідним порядковим номером слід зазначити:

причину звільнення;
дату закінчення трудових відносин;
назву, номер та дату рішення роботодавця, на підставі якого відбувається звільнення.

ВАЖЛИВО! Відомості у документі потрібно вказувати точно, формулювання мають відповідати трудовому законодавству. Усі записи необхідно підтверджувати печаткою організації (за наявності) та підписом її керівника.

Порядок заповнення розділу «Відомості про нагородження»

Ще один важливий розділ трудової книжки містить інформацію про нагородження, які співробітник заслужив у процесі роботи. Відповідно до п. 4 Інструкції відомості зазначаються у такому форматі:

номер запису;
Назва організації;
відомості про нагороду;
дані про те, ким нагороджено співробітника;
інформація про заслуги, за які нагороджено людину;
посилання на документ, на підставі якого зроблено нагородження.

Працівник кадрової служби повинен заповнити цей розділ ретельно та правильно, оскільки дані про нагороди впливають на кар'єру працівника, дають більше можливостей для подальшого працевлаштування.

Як оформити у трудовій книжці особливі випадки

Деякі випадки у трудових правовідносинах оформляються у трудовій книжці особливим чином. До таких випадків можна зарахувати роботу за сумісництвом. Відповідно до п. 3.1 Інструкції трудова книжка має зберігатися дома основний роботи. Але сумісник може попросити кадрову службу внести додаткові відомості у трудову книжку. Для цього достатньо підтвердити факт додаткової роботи. Можна, наприклад, подати як доказ трудовий договір з іншою організацією.

Переклад на іншу роботу – досить поширене явище. Такі зміни у трудових правовідносинах також мають бути зафіксовані у трудовій книжці. При цьому зазначаються:

номер запису;
дата переказу;
інформація про переклад;
назву нового відділу чи посади;
інформація про розпорядження, виходячи з якого перекладається працівник.

Відповідальність кадрових працівників

Правильне заповнення трудової книжки - важлива складова трудових правовідносин. Якщо документ буде заповнено неправильно, співробітнику буде важко довести свій стаж. Крім того, він зазнає матеріальних втрат, оскільки не зможе влаштуватися на роботу із трудовою книжкою, заповненою з помилками.

За порушення у цій галузі можлива відповідальність:

підприємства (адміністративна за ст. 5.27 та 13.20 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ, далі - КоАП РФ, наприклад за невнесення до трудових книжок необхідних записів, або цивільно-правова, якщо порушення спричинило для працівника збитки);
посадових осіб кадрової служби (адміністративна за вищезгаданими статтями КоАП РФ за аналогічні порушення, і навіть матеріальна, якщо порушення кадровика завдало шкоди підприємству, і дисциплінарна).

Працівники відділу кадрів повинні заповнювати трудові книжки акуратно і ретельно, використовуючи зразки заповнення трудової книжки, складені відповідно до суворих формалізованих правил, які мають обов'язковий всім характер. Помилки та порушення у цій сфері тягнуть за собою адміністративну, цивільно-правову, матеріальну та дисциплінарну відповідальність.

Трудова книжка є основним документом кожної працюючої людини. За допомогою неї можна підтвердити стаж трудової діяльності та досвід роботи. Відомості, внесені у книжку, знадобляться у момент прийому працювати, але отримання пенсії, різних пільг і гарантій.

Наповнення трудової книжки регламентується Трудовим кодексом РФ. Крім цього, зміни про внесення даних регулярно публікують Мінпраця та Уряд.

Основний порядок заповнення, зберігання трудових книжок та вкладишів прописується у Постанові Уряду РФ №225 «Про трудові книжки», прийнятому 16 квітня 2003 року. У ньому відображено діючу форму документа, зразок заповнення.

Хто і як оформляє

У трудову книжку вносяться дані щодо професійної діяльності громадянина. Після настання пенсійного віку згідно з документом нараховується допомога з непрацездатності. Роботодавець орієнтується на книжки при розрахунку виплат. Тому заповнювати документ потрібно правильно.

Про всі зміни, які у житті людини як працівника, у трудову книжку вносяться відповідні записи. 2019 року встановлено загальні правила заповнення трудової книжки у працівників ІП або юридичних осіб.

Генеральний директор чи індивідуальний підприємець самостійно не заводять книжки. Відповідно до статті 66 Трудового кодексу РФ наявність документа перевіряється лише в працівників, оскільки стаж починає відраховуватися з реєстрації в податкової служби і після надходження відрахувань до Пенсійного Фонду.

Вперше оформлення книжки потрібно першого тижня після офіційного прийому працювати. Важливо, що працівник пропрацював в організації понад 5 днів. При суміщенні внесення записів здійснюється у добровільному порядку. Тоді має бути надано відповідний документ.

У трудову книжку вноситься інформація про:

надходження на роботу;
переведення на іншу посаду або в іншу фірму;
зміні прізвища, імені чи по батькові;
військову службу чи службу у системі МНС, МВС, ФСКН;
підвищення кваліфікаційного рівня;
припинення трудової діяльності.

До Постанови Уряду РФ №225 від 16 квітня 2003 року внесено дані про порядок зміни інформації, відображеної у трудовій книжці:

Записи можна вносити синім або чорним чорнилом. Дані надаються докладно без скорочень. Кожен запис повинен мати порядковий номер у відповідному розділі.
Вказівка паспортних даних провадиться на титульній сторінці.
Після виходу наказу працівники кадрової служби мають тиждень на внесення змін. При звільненні інформація прописується в день відходу співробітника із зазначенням наказу та статті із Трудового кодексу РФ.

Документ не повинен містити відомостей про постійні преміальні виплати, що нараховуються щомісяця.

Загальні відомості про роботу

Порядок вказівки відомостей про роботу включає відображення найменування організації. Якщо вона має абревіатуру, цей факт також вказується. Після цього запису зазначається дата прийому людини працювати з порядковим номером.

При зазначенні відомостей про роботу слід зазначити структурний підрозділ, до якого приймається співробітник, його посада. Обов'язково вказуються підстави прийому. Для кожного документа проставляється дата видачі та номер.

Якщо робота здійснюється за сумісництвом, то внесення запису провадиться за бажанням працівника. І тут знадобиться підтвердження трудової діяльності додатковому місці.

Потрібна вказівка:

номери запису;
дати внесення відомостей;
позначки про сумісництво працівника;
найменування підрозділу;
професійної спрямованості;
займаної посади;
кваліфікаційних даних.

Обов'язки виконуються відповідно до регламенту, прописаного у документі, поданому останнім.

Дані на титульному листі

Титульний лист заповнюється відповідно до певних вимог.

На ньому обов'язково прописуються основні відомості про працівника:

Ім'я, прізвище та по батькові прописуються повністю. Скорочень не повинно бути. Орієнтуватись необхідно на інформацію з паспорта. Також можна взяти відомості з посвідчення водія, військового квитка або іншого офіційного документа.
Оформлення дати народження провадиться арабськими цифрами. Необхідно використовувати двопорядкові числа при вказівці дня та місяця. Рік прописується чотирма цифрами.
Далі вказується освіта людини (середня професійна, вища). Можливе внесення відомостей про незакінчену освіту. Орієнтуватися під час заповнення необхідно на документи, надані працівником.
У поле «Спеціальність» вносяться відомості про кваліфікацію, отриману в навчальному закладі. Підтверджуються дипломом.
Під час заповнення нова трудова книжка має містити дані про внесення першого запису. День прописується у цифровому значенні, а місяць можна вказувати прописом.
Працівник, на якого оформляється книжка, обов'язково має розписатись у документі.
Нижче ставиться віза співробітника відділу кадрів, який відповідає за ведення та заповнення трудової книжки. Також можлива реєстрація начальником відділу кадрів, керівником компанії чи бухгалтером (за відсутності кадровиків).

Вся інформація засвідчується печаткою. Може використовуватись офіційний штамп організації або друк кадрового відділу.

Правила заповнення трудової книжки

Щоб правильно заповнити трудову книжку, необхідно орієнтуватися на зразок. Особливості внесення даних є на час вступу працювати і закінчення трудової діяльності. Виділяють правила надання інформації про заохочення та нагородження. Також важливо ознайомитися з варіантами отримання виписки та дублікату трудової книжки.

Прийом на роботу

При прийомі працювати важливо надати посвідчення особи. На його підставі виконується заповнення титульного листа трудової книжки. Якщо орієнтуватися з прикладу, то заповнити його нескладно.

На першій сторінці мають бути відображені:

прізвище, ім'я, по батькові відповідно до паспортних даних або іншого документа, що засвідчує особу;
дата народження власника книжки;
освіта з підтвердженням його рівня за допомогою атестата, диплома або довідки під час незакінченого навчання;
спеціальність відповідно до диплому;
дата заповнення документа;
підписи працівника та відповідальної особи;
друк установи.

Звільнення

При звільненні за власним бажанням до трудової книжки обов'язково вносяться відповідні зміни:

Для зазначення цього факту у стовпець ставиться порядковий номер.
До другої графи прописується дата припинення трудової діяльності.
Третя графа містить інформацію про причини розірвання трудового договору.
Підстави для звільнення спостерігаються в останньому стовпці. Сюди вносяться номер та дата документа, що підтверджують закінчення роботи.

Розірвано договір має бути у день, коли співробітник востаннє виходить на роботу. За наявності застережень у законі або додатковій угоді, відомості відображаються у трудовій книжці.

При закінченні трудової діяльності згідно з Трудовим кодексом РФ, вказується пункт і стаття.

У разі припинення відносин з ініціативи роботодавця причини обов'язково наголошуються у трудовій книжці. Тут він посилається на норми закону. Аналогічно прописується звільнення з незалежних від сторін обставин.

За власним бажанням працівника припинити трудову діяльність, робиться запис «Звільнений за власним бажанням у зв'язку з …». Далі наводиться посилання законодавчу норму.

Заохочення та доповнення

У трудовій книжці є вкладиш, який не заповнюється роботодавцями. До нього вносяться відомості про грошове преміювання та усні подяки працівника за трудову діяльність.

Серед заохочень виділяють:

звання;
нагороди;
почесні грамоти;
дипломи;
нагрудні знаки.

Для того, щоб заповнити цей розділ, інструкція не потрібна. Дані вносяться аналогічно до основних відомостей у трудовій книжці.

Співробітник відділу кадрів має прописати:

порядковий номер;
дату нагородження;
тип заохочення та характеристику;
документальні підстави видачі нагороди (номер та дата наказу, постанови).

Якщо наказом документ не проводиться, то вносити дані до трудової книжки не потрібно. Але якщо співробітник настоїть на позначці, організація має скласти розпорядчий документ.

До трудової книжки додатково можуть бути внесені інші відомості. Вони прописуються за бажанням працівника. Однією з таких інформації є робота за сумісництвом.

Для позначки потрібно надати підтвердження із відділу кадрів другої роботи. На підставі довідки спеціаліст за основним місцем трудової діяльності робить відповідну позначку.

Видача трудової книжки виключена.

Представник роботодавця самостійно прописує:

порядковий номер;
дату прийому працювати;
найменування організації, структурного підрозділу, посади;
номер та дату відповідного наказу.

Звільнення провадиться аналогічним способом.

Особливий облік відомостей потрібно при перейменуванні організації. Якщо процес є реорганізацією, то трудову книжку працівника вносяться зміни найменування чи статусу установи. Запис підтверджується новим друком.

У такий же спосіб повинен надійти роботодавець, якщо провадиться переведення співробітника на іншу посаду. Кожна зміна підтверджується внесенням запису до трудової книжки.

Приклад виписки

Розділ, що відображає відомості про роботу, є випискою з трудової книжки. Працівники часто просять зробити копію сторінок документа. Такі папери підлягають обов'язковому засвідченню та занесенню до журналу.

У виписці зазначаються:

дата прийняття на роботу та порядковий номер прописом;
дані про становище співробітника (прийом на роботу, звільнення), посада;
підстава для складання виписки (наказ із датою та номером).

Дублікат

Якщо співробітник втратив трудову книжку, може оформити дублікат. Новий екземпляр видається на вимогу колишнього працівника за останнім місцем трудової діяльності. Процедура триває близько 2 тижнів. При втраті документа компанією відновлювати дані необхідно відповідальній особі.

Щоб відомості були повними, потрібно мати:

накази керівництва про прийом на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду;
витяги з державного архіву (у разі ліквідації підприємства);
трудові угоди;
підтвердження стажу на попередньому місці трудомісткості;
зарплатні відомості;
особові рахунки співробітника у фірмах, де раніше працювала людина;
рішення суду під час відновлення стажу.

Дані вносяться додатковий екземпляр у хронологічному порядку.

Зразок заповнення трудової книжки при поновленні на посаді:

Випадки виправлень

Припускатися помилок при веденні трудової книжки заборонено. Але іноді вони всі мають місце. Тоді важливо проводити виправлення відповідно до певних правил.

Не можна перекреслювати записи. Можна визнати хибні відомості недійсними повністю. Для цього ставиться порядковий номер, дата внесення змін, фраза «Запис за номером… вважати недійсним». Після цього прописуються вірні відомості із зазначенням документа, що підтверджує.

Якщо помилилися відповідальні особи на попередньому місці роботи, то виправляти дані мають саме вони. За відсутності такої можливості дозволяється це зробити нинішній кадровій службі на підставі наказу, довідки або виписки.

Часто виправлення відбуваються за зміни прізвища жінки. У цьому випадку надається свідоцтво про укладання або розірвання шлюбу.

Співробітник кадрової служби повинен:

перекреслити однією межею колишнє прізвище;
над нею написати нову;
ліворуч від титульного листа (на обкладинці) прописати дату та номер підтверджуючого документа;
завірити інформацію власним підписом та печаткою установи.

Часто кадровики припускаються таких видів помилок:

використовують скорочення;
помиляються у ПІБ;
неправильно прописують дату, вказуючи місяць прописом;
залишають незаповненими відомості на титульному листі;
не ставлять дату закладу книжки;
не підписують документ на титульному листі;
не ставлять печатку установи;
плутають розділ «Про роботу» із графою для заохочень;
звільнення підтверджують печаткою кадрової служби замість гербової;
не дотримуються порядку зазначення реквізитів офіційних документів.

Щоб унеможливити виникнення помилок, дані повинні вноситися своєчасно з дублюванням в особистій картці співробітника.

Стандартні вимоги

При оформленні трудової книжки важливо пам'ятати основні правила:

Внесення відомостей самим власником документа заборонено. Якщо виявлено помилку, слід звертатися до кадрової служби, яка допустила її.
Документ заповнюється під час прийому працівника, який відпрацював понад 5 днів за місцем трудової діяльності. Якщо норма не дотримується, то організацію та компетентну особу можна притягнути до відповідальності.
Ведення та оформлення трудових книжок провадиться співробітником, який внесений до наказу керівництва. Він заповнює книгу обліку, згідно з якою звіряється рух документів та вкладишів.
Трудову книжку потрібно придбати самому працівникові в останній момент прийому працювати. Але іноді організації самі купують формуляри, а потім стягують із людини певну суму.
Зберігання здійснюється у недоступному для інших людей місці. Найчастіше книжки розміщують у сейфах і металевих шафах. Видача провадиться тільки після звільнення.
Якщо працівник не приходить за трудовою, він може отримати її поштою. Зберігання незатребуваних книжок здійснюється протягом 75 років.
Ведення обліку індивідуальними підприємцями здійснюється у аналогічному підприємствам порядку. Тільки прийому працювати підписується трудового договору.
Копію чи дублікат трудової книжки можна отримати у кадровій службі за наявності заяви.

Трудова книжка є серйозним кожному за громадянина документом. Тому заповнюватись вона має відповідно до вимог законодавства.

Як виплачувати дивіденди засновникам ТОВ у 2019 році, читайте

Якщо зробити запис у трудовій книжці про звільнення неправильно, працівник залишиться без пенсії. Якщо ви прийняли співробітника на основну роботу в 2019 році, ви зобов'язані робити записи до трудової книжки про прийом та звільнення. Причому при прийомі на роботу ви робите для всіх співробітників аналогічні записи.

Вказуєте назву посади, дату та реквізити наказу. А при звільненні запису у трудовій книжці залежатиме від причини звільнення. Тому докладно розповімо, як зробити запис у трудовій книжці про звільнення. Зразок 2019 буде запропоновано далі.

Трудовики почали штрафувати за помилки у трудових книжках. Журнал "Спрощенка" з'ясував, як правильно заповнити трудові книжки:

Як робити запис про звільнення за власним бажанням

Записи в трудовій книжці про звільнення у 2019 році ви робите в такому порядку (п. 5.2 Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 № 69). У графі 1 встановіть порядковий номер запису.

У графі 2 буде дата звільнення, тобто припинення договору. При цьому датою припинення трудового договору буде останній день роботи працівника.

У графі 3 вкажіть причину звільнення. Ви докладно розписуєте причину звільнення та ставите статтю Трудового кодексу, на підставі якого трудовий договір припинено. Стаття 77 ТК РФ - це стаття звільнення за власним бажанням, запис у трудовий буде включати вказівку на пункт 3 частини першої статті 77 ТК.

А у графі 4 поставте реквізити документа, на підставі якого ви зробили запис про звільнення. Це буде наказ чи розпорядження за підписом директора про припинення трудового договору.

Щоб звільнити працівника за власним бажанням, від нього має бути заява. Справа в тому, що звичайний співробітник, який хоче звільнитися, зобов'язаний попередити роботодавця не менш як за два тижні (ст. 80 ТК РФ). Для керівника цей термін – місяць, а працівника на випробувальному терміні – 3 дня. Але якщо керівництво не проти, можна розірвати трудовий договір і за встановлений термін.

Так от, якщо працівник написав заяву, пройшов встановлений термін, ви оформили наказ, можна вносити запис до трудової книжки при звільненні за власним бажанням. 2019 рік – не виняток, записи у трудовій книжці ви робите в тому самому порядку, що й у попередні роки.

Наведемо приклад, як виглядає запис у трудовій книжці.

Зразок запису про звільнення за власним бажанням

Звільнення оформляється у суворій відповідності до ТК РФ. У цьому слід написати, виходячи з якої статті ТК РФ звільнено працівника. Якщо припуститися помилки тут, то працівник може оскаржити звільнення в суді. Не можна скорочувати напис.

Формулювання має бути таке: Трудовий договір розірвано з ініціативи працівника, пункт 3 частини 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації.

Нижче цього напису ставиться підпис кадровика та підпис працівника.

Якщо звільняє ІП, то трудовій книжці ставиться найменування ІП (ІП А.С. Петров) і підпис.

Зверніть увагу, що при звільненні в книжці ставиться підпис кадровика та працівника.

Звільнення у зв'язку із скороченням штату.Для звільнення зі скорочення штату формулювання має бути таким: Звільнено у зв'язку із скороченням штату працівників організації, пункт 2 частини 1 статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації

Порядок заповнення трудової книжки - послідовність дій щодо внесення записів до головного документа співробітника, який відображає факт працевлаштування та підтверджує його робочий стаж. За записами цього документа відбуваються нарахування пенсійних виплат, тому важливо правильно внести всі записи до цього документа. За помилки, допущені під час внесення даних, відповідає роботодавець. Розкажемо, як заповнюється трудова книжка та дамо зразок оформлення трудової книжки 2019 року.

Якими нормативними актами керуватися

Насамперед слід згадати, що заповнення трудових книжок регулюється статей 66 ТК РФ. Крім того, слід згадати два інші основоположні документи.

Зразок та правила заповнення трудової книжки затверджено Постановою Мінпраці України від 10.10.2003 № 69. У ньому докладно розкрито нюанси внесення відомостей у документ та виправлення некоректних записів.

Крім інструкції, яка відповідає на запитання: як правильно вносяться записи у трудовій книжці (2019 рік), існують також Правила ведення та зберігання трудових книжок, затвердженіПостановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225.

Хто відповідає за грамотність оформлення

Інструкція із заповнення містить такі правила внесення записів:

дати вписують арабськими цифрами у форматі «17.05.2019»;
використовують пухову, гелієву або кулькову ручку чорного, синього або фіолетового кольору;
не застосовують скорочень;
не закреслюють записи під час виправлення (не відноситься до титульного листа), під некоректним записом пишуть «запис номер __ недійсний», нижче вносять правильний;
П.І.Б. пишуть повністю, без заміни ініціалами, дату народження – на основі паспорта;
інформацію про професію та освіту також на підставі відповідних документів;
підпис працівника має завірити відомості.

Зразок заповнення трудової книжки 2019

Бланк трудової книжки затверджено Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225.

Зразки покажуть, як заповнювати трудову книжку (2019) за розділами та як має виглядати титульна сторінка.

Документ містить три частини:

титульна частина - основні відомості про працівника;
відомості про роботу - інформація про прийняття на посаду, переведення та звільнення;
відомості про нагородження.

Розглянемо, як правильно заповнити кожну частину книги.

Заповнення титульного листа

Титульний лист потрібно оформлювати особливо уважно. Будь-які помарок та неточності приводять бланк книжки в непридатність.

На цій сторінці трудовий має бути така інформація:

П.І.Б. власника;
дата народження;
освіта (середня, середня спеціальна, вища);
найменування професії, як у дипломі;
дата відкриття книжки;
підпис особи, яка заповнювала бланк;
друк організації (якщо є).

Ця сторінка заповнюється лише за даними документів, які надав працівник. Це мають бути паспорт, СНІЛС, документ про освіту (зазвичай диплом), свідоцтво про укладання (розірвання) шлюбу.

Титульний лист трудової книжки (2019) має такий вигляд:

Розділ «Відомості про роботу»

Кожна сторінка цього розділу складається з 4 граф:

Порядковий номер поточного запису.
Дата прийому працювати, звільнення, нагороджень та інших подій.
Відомості про організацію, найменування посади та підрозділи. Тут же фіксуються факти прийняття на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду.
Підтвердження зробленого запису – найменування, дата та номер наказу, згідно з яким зроблено запис.

Відомості в цей розділ повинні бути включені протягом 7 днів з дня видання наказу про прийом на роботу, переведення на іншу посаду, нагородження, заохочення тощо.

Реорганізація підприємства також відбивається у розділі трудової книжки. Ці записи допоможуть пояснити різні печатки при прийнятті на роботу та звільнення.

Не треба говорити про те, наскільки важливим є правильне заповнення трудової книжки (2019) — адже від цього можуть залежати розміри майбутньої пенсії працівника, інших соціальних виплат

При перекладі

Перехід з однієї посади в іншу також відбивається у розділі трудової книжки.

Розрізняють два види перекладів:

внутрішній - працівник змінює посаду, перебуваючи в одній організації;
зовнішній – змінюється роботодавець. При цьому попередній трудовий договір розривається і укладається новий.

При внутрішньому перекладі у третій графі книжки записують «переведений на посаду...» і вказується нова посада та назва відділу, якщо він змінювався.

При зовнішньому перекладі вказується номер та дата наказу про звільнення з однієї організації та номер і дата наказу про прийняття на роботу до іншої організації. В обох випадках слід зазначити посаду працівника.

За сумісництва

Сюди можуть бути внесені відомості про роботу за сумісництвом. Запис у книзі також проводиться на підставі наданих документів з іншої організації. Тобто працівник приносить на основне місце роботи довідку, яка має містити:

повна та скорочена назва організації;
найменування посади працівника;
дату прийняття на роботу;
реквізити організації.

Разом з довідкою працівник подає заяву, написану у вільній формі, та засвідчену копію наказу іншої організації, що його прийнято до штату. Якщо ці документи оформлені правильно, керівник підприємства, яке вважається основною роботою, видає наказ про внесення додаткового запису до трудової книжки. Формулювання можна побачити, відкривши наш зразок, як правильно заповнити трудову книжку при суміщенні.

При звільненні

Аналогічно заповнюється цей розділ книжки при звільненні.

У третьому графі вказуються підстави звільнення, а четвертій — реквізити наказу, основі якого відбулося розірвання трудового договору.

Ці записи у трудовій книжці мають бути засвідчені печаткою (за наявності) та підписом працівника відділу кадрів. Якщо на підприємстві немає відділу кадрів чи відповідального за оформлення та ведення трудових книжок, то все це має здійснювати керівник організації.

Розділ «Відомості про нагородження»

Ще одним розділом трудової книжки, обов'язковим до заповнення є розділ про нагородження. Сюди вносяться дані про такі події:

вручення державних нагород (а також надання почесних звань);
нагородження дипломами, грамотами, медалями, орденами, відзнаками;
трудові заохочення, прописані у ТК РФ чи внутрішніх нормативних актах організації.

Заповнюється розділ книги аналогічно до попереднього:

1 графа – порядковий номер запису;
2 графи - дата нагородження;
3 графи - назва компанії, посада та вид нагородження;
4 графи - реквізити наказу, на підставі якого відбулося нагородження.

Внесення виправлень

З часом дані, зазначені у трудовій книжці, можуть змінюватись. Наприклад, жінка вийде заміж та поміняє прізвище або працівник отримає додаткову освіту. Як внести до книжки зміни?

Якщо відбулася зміна прізвища, імені, по батькові, то запис перекреслюється однією рисою, а зліва вписується нова інформація. Її достовірність підтверджується назвою та номером документа, який став підставою для змін (наприклад, свідоцтво про укладення шлюбу). Нові дані засвідчуються підписом відповідального працівника, який вносив виправлення, розшифровкою підпису та печаткою організації (якщо є).

При присвоєнні нової класифікації освіти існуюча запис закреслюється однією рисою, а вище пишеться нова.

При перейменуванні організації виправлення вносяться так:

Графи 1 та 2 залишаються порожніми.
У графі 3 фіксується зміна назви організації. При цьому вказуються колишня та нова назви у повній та короткій формі.
У графі 4 проставляються реквізити документа, на підставі якого відбулася зміна назви.

Якщо під час заповнення трудової книжки було допущено помилку або внесено неправильний запис, закреслювати її не можна.

Після неправильного запису ставиться номер наступного порядку. У 2 графі проставляється дата внесення змін. У 3 графі вказується «Запис №... вважати недійсним». Після чого має слідувати правильний запис.

Для заповнення графи 4 є два варіанти:

повторно вказати дату та номер наказу, який став підставою для недійсного запису;
вказати номер та дату наказу, виданого для внесення виправлень.

Вкладиш

Після того, як усі чисті сторінки в трудовій будуть заповнені, дані вноситимуться на бланку вкладиша, який додатково набуває працівник. Вкладиш заповнюється роботодавцем аналогічно трудовому:

заповнюються особисті дані працівника;
проставляється дата;
заповнюються актуальні відомості щодо працівника;
записи засвідчуються підписом та печаткою організації.

Бланк вшивається наприкінці заповненої трудової книжки. На титульному листі основного документа ставиться штамп про видачу вкладиша із зазначенням його серії та номера.

Кількість вкладишів, які можуть бути у працівника, законодавчо не встановлено.

Як і до трудової, до оформлення вкладки теж є свої вимоги:

обкладинка має бути непошкодженою;
неприпустиме виправлення помилок;
вкладиш немає юридичної сили без самої трудовий;
якщо вносяться зміни до самої трудової, вони мають бути внесені до кожного вшитого бланку вкладиша.

Публікат трудової книжки

Дублікат оформляється при втраті трудової або при її псуванні. Якщо в цей час документ був у працівника, то для поновлення він повинен звернутися до останнього роботодавця. Щоб дублікат оформили, потрібно подати відповідну заяву, яка має бути розглянута протягом не більше ніж 15 днів. Додатково працівник може попросити документи, що свідчать про його попередні місця роботи.

У новій трудовій на титульному аркуші зверху має бути написано «Дублікат». Подальше наповнення відбувається стандартно. Усі дані про попередні місця роботи заповнюються на основі наданих працівником документів.

Якщо втрата чи псування сталася з вини роботодавця, то вся робота з відновлення інформації лягає нею.

Як завірити копію

Часті випадки, коли працівнику потрібна копія трудової. Щоб її одержати, потрібно на ім'я роботодавця написати заяву. Форму заяви не встановлено, але бажано дотримуватися усталених правил оформлення:

у правому верхньому кутку листа - дані керівника та працівника;
по центру - слово "Заява";
далі текст самого прохання (у нашому випадку текст може бути такий: «На підставі ст. 62 ТК РФ прошу видати мені копію трудової книжки, засвідчену в установленому порядку»);
дата та підпис.

Після прийняття заяви у триденний строк має бути підготовлена та видана засвідчена копія трудової.

Важливо пам'ятати, що з 01.07.2018 набув чинності новий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Організаційно-розпорядча документація. Вимоги щодо оформлення документів», який вніс невеликі зміни до порядку засвідчення копії трудової книжки.

Щоб зробити все правильно, потрібно дотримуватись певного алгоритму:

Зробити копії всіх заповнених аркушів. При цьому копії мають бути односторонніми.
Пронумерувати та прошити листи. На звороті останнього листа потрібно заклеїти кінці ниток паперовою наклейкою, на якій написати, скільки всього аркушів.
Завіряти потрібно кожну сторінку (якщо не скріплювати в один файл). Робити це має особа, якій надано таке право локальними нормативними актами. Якщо такої особи немає, то завіряти копії має генеральний директор.
Потім особа, яка засвідчує документ, пише «Вірно», проставляє свою посаду, підпис із розшифровкою та дату. Можна поставити печатку організації (якщо вона є), але законодавство не зобов'язує це робити.
Також потрібно додати ще один запис, що стосується оригіналу трудового: «Родух документа знаходиться в (найменування організації) у справі № ___ за ___ рік» (це пишуть коли копія потрібна працівнику для надання в сторонню організацію).
Іноді працівник просить додати «Працює до теперішнього часу». Не заборонено законодавством (просять, зазвичай, банки).