Наказ про перехід на електронні дорожні листи. Який вигляд має наказ і що в нього включати

Це первинний документ, він необхідний обліку і списання витрат утримання автомобіля. Також на підставі «путівок» (як ще часто називають цей папір) у багатьох установах нараховують заробітну плату водію.

Складати дорожні листи зобов'язані всі установи, організації та приватні підприємці, які експлуатують автомобілі.

Форму документа можна розробити та затвердити самостійно або користуватися бланком, затвердженим постановою Держкомстату від 28.11.1997 № 78.

Винятком є ​​підприємства, які надають послуги з перевезення вантажів чи пасажирів, вони мають вести облік пересування МС в уніфікованих формах.

Путівку виписують обов'язково при використанні авто в робочих цілях. Форма власності транспортного засобу не грає ролі. Тобто якщо машина стоїть на балансі організації, орендована у сторонньої фірми або експлуатується особистий автомобіль співробітника для потреб установи, путівка має бути.

Враховувати бланки слід у спеціальному журналі реєстрації. Його мають вести всі юридичні особи та приватники, які експлуатують автомобілі.

Бланк дорожнього листа

Нова форма дорожнього листа у 2019 році: що змінилося

Зміни у дорожніх листах у 2019 році набули чинності ще у грудні 2017 (утв. наказами Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152 (ред. від 18.01.2017 р.) та від 07.11.2017 № 476). Вимоги до заповнення доповнено новими обов'язковими реквізитами. У той же час скасовано круглу печатку на форменому бланку, якщо її використання не передбачено Статутом.

Якщо організація вирішила затвердити свою форму дорожніх листів (з 15 грудня 2017 року), слід врахувати обов'язкові вимоги:

1. Найменування документа, номер та дата його видачі. При проставленні нумерації необхідно дотримуватись хронології.
2. Термін дії путівки. Максимальний період – один місяць.
3. Інформація про власника автомобіля. Тепер обов'язково вказувати ОГРН.
4. Інформація про водія транспортного засобу (П.І.Б., номер посвідчення водія).
5. Відомості про автомобіль (державний номерний знак, марка).
6. Дані одометра перед виїздом у рейс та після повернення до гаража (на стоянку).
7. Дата та час початку рейсу та повернення на стоянку.
8. Підпис та П.І.Б. відповідального працівника, який вказав показання одометра, дату та час.
9. Дата та час передрейсового та післярейсового медичного огляду водія.
10. Штамп, підпис та П.І.Б. медпрацівника, який провів медичний огляд.
11. Інформація про проходження передрейсового технічного огляду із зазначенням дати та часу (ДД/ММ/РРРР, а також години та хвилини).
12. Підпис та П.І.Б. відповідального за техогляд транспортного засобу (механік, контролер, майстер).

Заповнений документ підписом засвідчує диспетчер та керівник установи або уповноважені керівником особи. Якщо підприємство використовує печатку (визначено статутом), путівка скріплюється печаткою. Документ завжди складається в єдиному екземплярі та видається водієві на руки. Після закінчення рейсу водій має здати його відповідальній особі під підпис.

Шляховий лист 2019 року необхідний не тільки для списання витрат та підтвердження їх у податковій інспекції. Також путівка необхідна водієві в рейсі для підтвердження співробітникам ДАІ законності використання авто, перевезення пасажирів або вантажу. Правильно заповнена путівка підтверджує, що транспортний засіб справно пройшов технічний огляд, а водій має право керувати машиною (пройшов медогляд). Якщо інспектору ДІБДР не надати бланк, то водієві загрожує штраф від 500 до 3000 рублів (ст. 12.3 КпАП РФ).

Дорожні листи: правила заповнення у 2019 році

Для кожного типу автомобілів Мінтранс затвердив нові дорожні листи 2019 року. Розповімо про них за допомогою таблиці. У ній описані дорожні листи, бланки можна завантажити за посиланнями.

Терміни зберігання та відповідальність

Організація зобов'язана забезпечити збереження путівок терміном 5 років, це встановлено наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152. Цей термін встановлено ст. 29 Закону №402-ФЗ для первинних облікових документів.

Відповідальність за правильність складання та достовірність зазначених відомостей несуть особи, які вказали ці відомості, а також керівник установи. Некоректно складена путівка визнається нікчемною. Податківці не ухвалять такий документ як підтвердження транспортних витрат на автомобіль, що загрожує збільшенням податкової бази на прибуток та штрафними санкціями.

Зразок заповнення дорожнього листа

Пропонуємо зразок для бюджетної установи, яка експлуатує легковий автомобіль.

Дорожній лист - дуже важливий документ для службового транспорту. Якщо власник автомобіля - організація, цей документ підтверджує право керування, якщо автомобіль є приватним, але використовується в робочих цілях, - допомагає розрахувати витрати. Перевіряють путівки багато служб: і ФНП, і ДІБДР, і трудова інспекція. Як же правильно заповнити цей документ та уникнути можливих санкцій за помилки з урахуванням останніх змін у законодавстві?

Так звані «путівки» — це облікові первинні документи, які мають вести всі організації та індивідуальні підприємці, які експлуатують автотранспорт. При цьому юридичні особи та ІП, які надають послуги з перевезення вантажів чи людей, зобов'язані застосовувати уніфіковані форми цих документів. Нову форму, за якою заповнюється дорожній лист 2019 року, затверджено двадцять років тому. ухвалою Держкомстату від 28 листопада 1997 року № 78. Вона актуальна досі, хоча за роки в неї багато разів вносилися зміни різного характеру. Останній з них вніс Мінтранс наказом від 07.11.2017 № 476 . В силу цих поправок з 15 грудня 2017 року у дорожньому листі слід зазначати додаткові відомості про власника транспортного засобу. Так, індивідуальним підприємцям обов'язково треба вказати свій ОГРІП, а організаціям – ОГРН.

Залежно від виду транспортних засобів та області їх застосування потрібно використовувати різні види дорожніх листів. Так, окремі нові бланки розроблені для:

• легкових автомобілів;
• вантажних автомобілів;
• спеціального транспорту;
• легкового таксі;
• вантажного таки;
• автобусів громадських та незагального користування.

Порядок оформлення дорожніх листів встановлено наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 N 152, що діє у редакції від 7 листопада 2017 року, яка набула чинності 15 грудня 2017 року. Враховують дорожні листи у спеціальному журналі. Розберемося докладніше, які відбулися зміни у дорожніх листах у 2019 році та як оформити цей документ, щоб не виникло питань у перевіряючих із податкових органів та ДІБДР, які найчастіше дивляться цей документ.

Нова форма дорожнього листа

Дорожній лист транспортного засобу необхідний при виїзді будь-якого транспортного засобу за робочими цілями, незалежно від того, власний це автомобіль організації або орендований. Жорсткі вимоги до ведення цього первинного документа встановлені тільки для автотранспортних компаній, однак і для решти він є документом суворої звітності і повинен містити обов'язкові реквізити. У 2019 році таких відомостей побільшало — чиновники наприкінці 2017 року додали обов'язок вказувати у дорожньому листі відомості про проходження водієм передрейсового контролю технічного стану автомобіля. Крім того, скасували обов'язковий круглий друк на оформленому бланку.

Якщо організації не підходить уніфікований бланк, вона може розробити свій варіант, в якому мають бути враховані всі обов'язкові реквізити та необхідні показники. Застосування нового бланка обов'язково має бути зазначено в обліковій політиці організації, як це визначено у пункті 4 ПБО 1/2008. Не слід забувати, що до первинних документів суворої звітності застосовуються також правила, регламентовані статтею 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗпро бухгалтерський облік.

Таким чином, нові дорожні листи 2019 року обов'язково повинні містити такі відомості:

• назва та номер самого документа;
• реквізити власника автомобіля (ОГРІП та ОГРН);
• дату видачі;
• період дії;
• дані про водія ТЗ;
• дані про ТС;
• дані про власника ТЗ;
• дані про проходження технічного огляду перед рейсом.

Документ має бути засвідчено підписом диспетчера, який його оформив і керівником організації. Друк потрібно ставити лише тим організаціям, які його використовують за своїм Статутом. Форма оформляється в одному екземплярі та видається на руки водієві. Після цього він має бути повернутий уповноваженій особі під розпис, у цьому випадку вважається закритим та надходить до бухгалтерії. З цього моменту потрібно з'ясувати, навіщо взагалі потрібні дорожні листи.

Кому і навіщо потрібні дорожні листи

Дорожні листи, як і раніше, необхідні організації для контролю за рухом автотранспорту, розрахунку заробітної плати водіям, фіксування витрати ПММ, нарахування амортизації на автомобіль, обліку загальних витрат на транспорт. Крім того, якщо водія на службовому транспорті зупинить для перевірки документів інспектор ДІБДР, цей документ підтверджує обґрунтованість рейсу, законність перевезення вантажу та пасажирів та свідчить про те, що ТЗ перебуває у справному стані та водій має право ним керувати. Якщо путівки не виявиться, доведеться заплатити адміністративний штраф за статті 12.13 КпАП РФ.

Порядок оформлення та зразок заповнення дорожнього листа

Оформленням цієї форми для ТЗ в автотранспортних організаціях займаються диспетчери, а в інших компаніях це може бути просто уповноважений на випуск автомобілів рейс працівник. Такі обов'язки мають бути делеговані наказом керівника організації, оскільки саме той, хто заповнює документ, несе відповідальність за допущені у ньому помилки. Іноді оформленням дорожніх листів займаються самі водії, проте за загальним правилом, водії повинні заповнювати лише свою частину документа — записувати дані про пробіг автомобіля відповідно до показників приладів у машині.

Виписати путівку можна як на один рейс чи робочий день, так і цілий місяць. Крім того, в уніфікованому бланку передбачено можливість продовжити термін дії цього документа, оскільки з МС у рейсах можуть відбуватися різні ситуації, а рух без дорожнього листа є порушенням.

Дорожній лист, бланк якого є уніфікованим, розділений на кілька різних форм, залежно від виду ТЗ. Ці форми відрізняються змістом та вимогою до заповнення. Ми зібрали їх у таблицю, щоб кожна організація могла зорієнтуватися та вибрати необхідну.

Якщо організації підходять такі дорожні листи, бланки можна завантажити прямо за посиланнями в таблиці з відповідних постанов. На кожному обліковому документі, щоб він мав юридичну силу, обов'язково має стояти штамп організації-власника чи орендаря ТЗ. Крім того, необхідно проставляти час від'їзду з гаража та точний час повернення авто на місце. Потрібно брати до уваги й інші вимоги щодо їх оформлення.

Зокрема, як при виїзді транспортного засобу з гаража, так і після його повернення в гараж записи в колійному листі повинні бути перевірені на відповідність показника приладів в автомобілі, таким як датчик палива, одометр і т. д. Технічний стан транспортного засобу повинен завізувати уповноважений співробітник Наприклад, механік організації. Дані про передрейсовий медичний огляд обов'язково заповнює медпрацівник із зазначенням дати та проставленням особистого штампу. Запис повинен повідомляти, що водій «пройшов передрейсовий медичний огляд і допущений до виконання трудових обов'язків». При необхідності ставиться також позначка медогляд після рейсу.

Іноді для заповнення путівок використовують спеціальну програму. Вона дозволяє приховувати непотрібні області документа, точно визначати, скільки часу зайняла дорога, а також ставити точне число на кожен документ. Оголошення про використання програми необхідно зробити всім диспетчерам, щоб усі путівки були оформлені однаково. Крім того, це полегшить життя водіям, які зможуть врахувати кожен карбованець вартості витраченого на дорогу палива та вивести точні рештки. Відсутність такої програми не є порушенням, оскільки нові бланки не забороняється заповнювати в ручному режимі.

Наказ Мінтрансу Росії від 18 вересня 2008 р. № 152 наказує зберігати закриті дорожні листи протягом п'яти років. Відповідальність за коректність оформлення документів несе особисто керівник організації та уповноважені особи, які відповідають за експлуатацію ТЗ. Ті, хто ставить на бланку свій підпис, несуть відповідальність за достовірність даних, які вони запевнили. Якщо при перевірці представники ФНП виявлять порушення у заповненні дорожнього листа, вони можуть виключити списані по ньому ПММ зі складу витрат з метою оподаткування прибутку. Тоді організації доведеться доплатити податок, а також сплатити штрафи та пені, призначені перевіряльниками.

Правильно заповнений новий дорожній лист за формою № 3 (для легкового автомобіля) виглядає так:

Титульний лист із урахуванням змін у порядку заповнення (підготовлено за допомогою комерційної версії КонсультантПлюс):

Продовження:

За якою формою видавати у 2018 році наказ про затвердження дорожніх листів? Що писати у ньому? Наводимо зразок наказу про затвердження форми дорожнього листа у 2018 році з поясненнями щодо його заповнення для організацій та ІП.

Для чого потрібні дорожні листи

Дорожній лист у 2018 році необхідний, щоб, зокрема:

• розраховувати та нараховувати водієві зарплату та надбавки за роз'їзну роботу;
• списувати витрати на бензин та запчастини для власних та орендованих машин компанії;
• списувати витрати на стоянку та бензин, якщо співробітник їздив на машині у відрядження;
• списувати компенсацію за використання особистого майна, якщо працівник їздить своєю машиною у справах компанії;
• підтверджувати реальність угод перевезення вантажів.

Форма типових листів

Організація або індивідуальний підприємець у 2018 році може використати:

• уніфіковані форми дорожніх листів;
• самостійно розроблені дорожні листи.

Нещодавно Мінтранс запровадив додатковий обов'язковий (!) реквізит дорожнього листа: у відомостях про власника (власника) т/с слід зазначати ОГРН. Крім того, до обов'язкових реквізитів віднесли дату та час передрейсового контролю + підпис та П.І.Б. контролера. А ставити печатку чи штамп у заголовній частині дорожнього листа більше не обов'язково.

Навіщо стверджувати свою форму типового листа

Уніфіковані форми дорожніх листів організації або ІП можуть не підходити (з різних причин). І тоді слід затвердити свій бланк.

За загальним правилом форми первинних документів визначає керівник організації за поданням особи, на яку покладено ведення бухобліку (ч. 4 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ). Тобто керівник має затвердити одне з двох:

• або самостійно розроблену організацією форму дорожнього листа;
• чи факт використання організацією уніфікованих форм.

Форми первинних документів затверджуйте в обліковій політиці (п. 4 ПБО 1/2008). Зразки самостійно розроблених форм дорожніх листів, затверджені керівником, включіть додаток до наказу про затвердження форми дорожніх листів.

Який вигляд має наказ і що в нього включати

Наказ про затвердження бланка дорожнього листка потрібно формувати на бланку організації чи ІП. Складати це розпорядження потрібно за формою, прийнятою для таких документів. Наказ повинен включати:

• найменування укладача – організації чи ІП;
• номер та дату складання;
• назва документу;
• суть події, якій присвячено видання наказу;
• дату введення в дію;
• коло осіб, яких стосується обов'язок виконання наказу;
• перелік осіб, відповідальних за виконання наказу;
• підпис керівника;
• підписи ознайомлених із наказом осіб.

приклад

Припустимо, ТОВ «Кащій Безсмертний» у 2018 році хоче затвердити бланк дорожнього листа. З цією метою на бланку організації необхідно описати базові реквізити:

• номер наказу та дата складання (у нашому прикладі наказ має № 38 та дату складання – 15.03.2018);
• назва: «Про затвердження форми дорожнього листа»;
• суть події, воно ж - зміст (тут потрібно зробити посилання на нормативний правовий акт: «Відповідно до ч. 2 і 4 ст. 9 Закону "Про бухгалтерський облік" від 06.12.2011 № 402-ФЗ, а також наказом Мінтрансу РФ від 18.09.2008 № 152 у редакції від 07.11.2017"; крім того, потрібно викласти основну причину видання наказу: "Затвердити форму дорожнього листа, наведену в Додатку № 1 до цього наказу, як первинний документ, що використовується для обліку та с. Довести цей наказ до відома всіх осіб, які працюють із цим документом»);
• дата введення в дію (для нашого прикладу – 16.03.2018);
• список відповідальних осіб (у нашому прикладі відповідальність за виконання цього наказу покладено на головного бухгалтера ТОВ «Кащій Безсмерний» Лопатіну О.С.);
• список ознайомлених із наказом осіб (у нашому випадку це головний бухгалтер ТОВ «Кащій Безсмертний» Лопатіна О.С. та водій Феоктистів І.А.);
• підписи керівника та ознайомлених із наказом осіб.

Нижче наведено зразок наказу про затвердження дорожнього листа. Ви можете завантажити цей зразок та користуватися ним у 2018 році.

З 1 березня 2017 року дорожні листи зміняться. Додадуть новий реквізит, скасують друк. Якщо ви складаєте дорожні листи за своєю формою, змініть її. Завантажити бланк та зразок заповнення можна у нас.

Мінтранс готує проект змін щодо дорожніх листів. У них з'явиться новий обов'язковий реквізит – відомості про передрейсовий контроль технічного стану автомобіля. А друк скасують. Бланк дорожнього листа компанії розробляють самостійно. Але податківці вимагають включати до нього всі обов'язкові дані, які ухвалив Мінтранс (наказ від 18 вересня 2008 р. № 152). Тому компаніям потрібно буде змінити свій бланк, додавши до нього новий реквізит.

Як часто оформляти дорожні листи

Періодичність, з якою складають дорожні листи, залежить від того, чи є організація автотранспортним підприємством чи ні.

Автотранспортні компанії оформляють дорожні листи щодня: такі документи дійсні протягом одного дня (зміни). На більш тривалий термін дорожні листи виписують лише за відрядження. Тоді водій самостійно записує докладний маршрут із зазначенням відповідних дат. Це з розділу 2 Вказівок, затверджених постановою Держкомстату Росії від 28 листопада 1997 р. № 78.

Організації, які не належать до автотранспортних, оформлюють дорожні листи з тією періодичністю, що дозволяє обґрунтувати витрати на ПММ. Але щонайменше один раз на місяць (п. 10 наказу Мінтрансу Росії від 18 вересня 2008 р. № 152, лист Мінфіну Росії від 30 листопада 2012 р. № 03-03-07/51).

За якою формою складати дорожні листи

Якщо компанія не є автотранспортним підприємством, вона оформляє дорожні листи:

• за уніфікованою формою;
• за самостійно розробленою формою.

Дорожні листи оформляйте незалежно від того, у власності організації транспортний засіб чи орендовано.

Уніфіковані зразки дорожніх листів затверджено постановою Держкомстату Росії від 28 листопада 1997 р. № 78. При цьому вони не є обов'язковими до застосування.

Якщо уніфіковані зразки дорожніх листів з будь-яких причин не підходять (наприклад, частина реквізитів не використовується чи немає необхідних показників), можна самостійно розробити бланки дорожніх листів. Застосування дорожніх листів зафіксуйте в обліковій політиці (п. 4 ПБО 1/2008).

Плюс до всього такий бланк повинен відповідати й іншим вимогам законодавства, що висуваються до первинних документів (ч. 2 ст. 9 Федерального закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ).

При виїзді автомобіля та після його повернення в гараж дорожній лист повинен перевірити (покази одометра, витрата палива тощо) та завірити механік або співробітник, який відповідає за експлуатацію автотранспорту, своїм підписом (із зазначенням П. І. О.) або відповідним штамп.

Дати та час передрейсового та післярейсового медогляду водія проставляє медпрацівник, який проводив огляд. Ці дані також мають бути засвідчені його підписом (із зазначенням П.І.Б.) або відповідним штампом. Крім того, за результатами передрейсового огляду в колійному листі медпрацівник має зробити запис: «Пройшов передрейсовий медичний огляд, до виконання трудових обов'язків допущено». А за результатами післярейсового огляду – запис: «Минув післярейсовий медичний огляд». Такі позначки необхідно робити незалежно від того, чи у власності автомобіль чи орендований (у т. ч. у співробітника). Якщо у дорожніх листах не буде запису про проходження водієм медогляду або позначку зробить не кваліфікований лікар, а хтось інший, компанію оштрафують.

Оформлені дорожні листи слід зберігати протягом п'яти років (п. 18 розділу III наказу Мінтрансу Росії від 18 вересня 2008 р. № 152).

Як заповнювати дорожні листи

Подивіться зразок дорожнього листа (спрощена форма), який розробила компанія:

У таблиці ми показали, які відомості вказувати у дорожніх листах:

Форма дорожнього листа

Порядок заповнення

Чи потрібний дорожній лист, якщо співробітник використовує особистий автомобіль у службових цілях

Якщо співробітник використовує свій автомобіль для службових поїздок, йому виплачують компенсацію. У цьому випадку також потрібен дорожній лист.

За загальним правилом дорожній лист легкового автомобіля є первинним документом з обліку роботи автотранспорту та підставою для нарахування зарплати водію (розділ 2 Вказівок Держкомстату Росії № 78).

Підставою для виплати компенсації за використання особистого автомобіля співробітника є наказ керівника, в якому передбачаються розміри такої компенсації (лист Мінфіну Росії від 5 грудня 2012 р. № 03-03-06/1/629). Для отримання грошей співробітник має подати до бухгалтерії копію технічного паспорта особистого автомобіля.

При цьому представники контролюючих відомств вважають, що дорожні листи потрібні, щоб підтвердити використання особистого автомобіля для службових поїздок та обґрунтувати витрати. Таке підтвердження потрібне для того, щоб організація могла.

При оформленні даних документів слід пам'ятати, що для легкових та вантажних автомобілів передбачені різні форми дорожніх листів. Вони були затверджені Мінтрансом Росії у відповідному наказі. У 2017 році наказ зазнав чергових змін, результатом яких стало внесення нових реквізитів до бланку.

Підприємства можуть, але не повинні застосовувати затверджені форми документів. Про це має бути сказаноу затвердженій організації. Компаніям законодавство дозволяє самостійно розробляти бланки.

Єдиною умовою при цьому є наявність обов'язкової інформації, а саме:

• назва документу;
• порядковий номер;
• інформація про період, на який виписаний дорожній лист;
• інформація про власника автомобіля;
• дані автомобіля, тобто. його тип та модель, державний номер;
• інформація про кілометр на початок та кінець робочого дня;
• дата та час, у який автомобіль залишив стоянку та у який повернувся;
• особистий підпис та його розшифрування співробітника, який контролює кілометраж автомобіля та час його роботи;
• відомості про водія;
• відмітка медика про огляд водія;
• відмітка про те, що автомобіль перед початком роботи пройшов технічний контроль, із зазначенням дати та часу проведення такої перевірки;
• особистий підпис та його розшифрування співробітника, що випускає автомобіль на виїзд.

Нові обов'язкові реквізити

Про те, що механік повинен контролювати технічний стан автомобіля перед кожним рейсом, було вказано Мінтрансом Росії ще 2014 року. Однак необхідного реквізиту в дорожньому листі не було, що дозволяло організаціям безкарно ігнорувати цю вимогу. Тепер же цей реквізит став одним із обов'язкових.

З 2018 року потрібно вказувати точну інформацію про власника транспортного засобу. Юридичні особи тепер вказують ОГРН, ІП - ОГРІП. Друк та штамп у заголовній частині – більше не обов'язкові реквізити.

Уніфіковані бланки вже розроблені та затверджені. Компанії ж, які їх не використовують, мають доопрацювати свої документи щодо відповідності новим вимогам.

Постійні суперечки ведуться з приводу того, які ж компанії повинні дотримуватись вимог Мінтрансу – транспортні чи всі організації, які мають автомобілі. Думка міністерства однозначна. Його вимоги поширюються абсолютно на всеюридичні особи та індивідуальних підприємців, навіть якщо автомобіль використовується керівництвом лише для управлінських потреб.

Якщо компанія не дотримується цієї вимоги, то їй загрожує адміністративний штраф у сумі 30 000 руб., і навіть витрати на паливо може бути виключені з бази оподаткування при розрахунку прибуток.

Співробітник, якому доручено проведення контролю за технічним станом автомобіля перед початком його роботи, повинен мати відповідну атестацію. Як правило, він є механіком чи водієм. Якщо в компанії немає такої посади, то поставити потрібну позначку можна в сервісному центрі, з яким доведеться укласти договір обслуговування наявного автопарку.

Спеціальну підготовку може пройти, наприклад, і сам індивідуальний підприємець, якщо його діяльність пов'язана із перевезеннями.

Якщо під час проведення передрейсового контролю було виявлено поломку, то відмітку в дорожньому листі ставити не потрібно, а автомобіль до виїзду не допускається.

Згідно з чинними правилами, дорожній лист повинен виписуватися на кожен транспортний засіб, що виїжджає, навіть якщо це автонавантажувач і працює він у межах складу. Назва бланка має містити тип автомобіля. Мається на увазі легковий автомобіль чи вантажний.

Крім форми використовуваного дорожнього листа в обліковій політиці має бути зазначено, яким чином проводиться присвоєння номерів бланкам. Пов'язано це з тим, що законодавство вимагає вести облік видачі путівок у спеціалізованому , де протягом року має дотримуватися наскрізна нумерація. Проте, за наявності у компанії кількох типів транспортних засобів допускається нумерація листів для легкових автомобілів відокремлено від вантажних.

Період, на який видається аналізований бланк, залежить від діяльності компанії. Якщо це транспортна компанія, вона видає його терміном на один робочий день. Виняток становлять відрядження. У цьому випадку дорожній лист діє на весь період службової поїздки.

Для решти фірм жорстких обмежень немає. Вони також можуть оформлювати документ щодня, а можуть оформити його на місяць. Причому календарний місяць – це максимальнийтермін, який він видається.

Механік або водій, який має відповідні повноваження, повинен завіряти дату та час виїзду та повернення, кілометраж на початок та кінець робочого дня своїм підписом. Підпис обов'язково повинен мати письмове розшифрування або штамп із цією інформацією.

Якщо однією машиною можуть виїжджати кілька співробітників, то дорожній лист видається кожному водієві. У такій ситуації дата, час виїзду та показання приладу, що враховує пробіг, вносяться до колії водія, який виїжджає з гаража першим, а дата та час прибуття та кілометраж наприкінці робочого дня – до колії водія, який повернув автомобіль на місце постійної стоянки .

Співробітники, яким видаються дорожні листи, повинні бути оглянуті медикомдо початку роботи та після неї. Він має проставити відповідний штамп у документ та завірити його своїм підписом.

Ця вимога практично часто порушується, т.к. далеко не кожна компанія може дозволити собі мати посаду медичного працівника у штатному розкладі. Однак, відсутність зазначеної позначки є серйозним порушенням. Щоб уникнути його, керівнику необхідно укласти договір на медичне обслуговування із спеціалізованою організацією.

Таблична частина дорожнього листа призначена для внесення інформації про маршрут працівника. Сюди вносяться дані про місце призначення, час прибуття та виїзду звідти. Причому доцільною є вимога про те, щоб запевняли ці дані відповідальні особи.

Наприклад, автомобіль торгової компанії був направлений із партією вантажу для доставки її до роздрібних магазинів. У цьому випадку директори магазинів мають підписувати дорожній лист при прибутті до них машини. Цей захід є додатковою функцією контролю, що дозволяє перевіряти пробіг, час роботи, також він підтверджує виробничий характер витрат, що враховуються за цим документом.

У дорожньому листі також вказується інформація про рух палива. На його підставі виробляється. Ця ділянка бухгалтерського обліку завжди була об'єктом пильної уваги з боку різних перевіряльників. І досить часто податкові органи вилучали дорожні листи, а точніше витрати на пальне, з розрахунку податку на прибуток у зв'язку з їхньою некоректністю, що вело до штрафних санкцій та нарахування пені.

Як було зазначено вище, реєстрація виданих дорожніх листів має вестись у спеціалізованому журналі. Зазвичай цей журнал складається за календарний рік, т.к. з нового року нумерація починається наново. Зберігатися він повинен, як і вся документація, у тому числі дорожні листи протягом 5 років.

Цього року чинними залишаються Положення федерального законодавства, що дозволяють юридичним особам з організаційно-правовою формою ТОВ та АТ взагалі не користуватися печаткою. Якщо керівництво таких компаній ухвалює відповідне рішення, то воно має бути зафіксовано у їхньому статуті.

Таким чином, якщо у статуті організації зазначено, що компанія не використовує друк, то вона не ставиться на жодному документі такої організації. Якщо ж компанія приймає рішення про використання печатки, то її необхідно ставити лише на тих документах, на яких законодавство передбачає цей обов'язок.

Отже, Мінтранс Росії, прийнявши на початку року зміни до Наказу №152, просто усунув існуючі розбіжності між його положеннями та вищенаведеними нормами. Зокрема, коригування торкнулися п. 12 Наказу, з якого було виключено згадку про штамп та печатку організації, яка є власником автомобіля. Вважається, що даних, які вказуються в бланку дорожнього листа про компанію, цілком достатньодля ідентифікації власника.

Законами регулюється лише мінімальна кількість інформації, яка має бути наведена в бланку, що розглядається. Тому компанія може ухвалити рішення про те, що вона ставить свій друк на дорожньому листі. Помилкою це не буде. Тільки це рішення потрібно зафіксувати у своїй обліковій політиці. І треба пам'ятати, податкові інспектори не мають права виключати витрати за такими дорожніми листами з бази оподаткування.

Новий бланк 2018 року

Коригування, які були внесені до Наказу Мінтрансу Росії, вимагали зміни затвердженої форми дорожнього листа. Компанії та індивідуальні підприємці мають доопрацювати бланки, щоб вони містили всі обов'язкові дані.

Так, необхідно передбачити місце для заповнення відомостей про технічний стан автомобіля перед роботою та після неї, власником ТЗ, ОГРН та ОГРІП. При цьому позначка ставиться із зазначенням дати та часу, а також підписом відповідального співробітника та її розшифровкою.

Логічним з точки зору наочності та перевірки коректності є внесення даних про технічний стан автомобіля в табличній формі. Приклад такої таблиці наведено нижче.

Дорожні листи посадові особи компанії можуть оформляти за допомогою комп'ютера, а можуть заповнювати і руки. Законодавство допускає обидва варіантиоформлення. Основна вимога – це наявність усіх даних, які перелічені у Порядку оформлення дорожніх листів. У 2018 році дорожні листи оформлюють на день або термін, не більше одного місяця.

Якщо співробітники фірми використовують свої автомобілі у службових цілях, то компаніям рекомендується оформляти дорожні листи, інакше податкові інспектори при черговій перевірці можуть вважати, що вона не нарахувала на компенсації за використання особистого транспортного засобу працівника внески на пенсійне забезпечення та соціальне страхування.

В результаті їй загрожує не лише донарахування зазначених виплат, а й пені, та . В такій ситуації позиція перевіряльників однозначна: відсутність дорожнього листа говорить про те, що автомобіль не був використаний для здійснення основної діяльності фірми, а співробітник отримав заробітну плату, яка, у свою чергу, має оподатковуватись внески до позабюджетних фондів. У такій ситуації компанії залишається тільки звернутися до суду.

Аналіз арбітражної практики показує, що коректність дорожнього листа – це гарантія для фірми відстояти свою позицію. А ось недбалість в оформленні з великою ймовірністю призведе до задоволення вимог податкової інспекції або перевіряючих з боку позабюджетних фондів, адже некоректно оформлений дорожній лист вважається неповноцінним, а отже він не може підтвердити виробничий характер поїздки.

Такий документ вилучається з обліку, а витрати по ньому відновлюються з бази оподаткування, що в кінцевому підсумку призводить до донарахування податку на прибуток, а в деяких випадках - до відмови у відрахунку з податку на додану вартість.

Неповноцінним може бути визнаний дорожній лист, навіть якщо в ньому були вказані всі необхідні реквізити, але, наприклад, не було вказано маршрут руху. У такій ситуації позиції суддів усіх інстанцій сходяться на тому, що за таким дорожнім листом не можна підтвердити коректність списання палива, тому такі витрати не можуть бути включені до розрахунку з податку на прибуток.

Інструкція із заповнення дорожнього листа в 1С Бухгалтерія представлена ​​нижче.