Тайм-менеджмент як система управління часом персоналу на прикладі тов "елемент". Корпоративний тайм-менеджмент

Особиста ефективність – головний секрет успіху в усіх справах, а залежить, зокрема, від уміння правильно розподіляти тимчасові ресурси. Управління часом піддається науковому вивченню та плануванню. Існують спеціальні техніки, які дозволять правильно розподілити час, щоб його вистачало на все.

Поняття тайм-менеджменту

Людина при народженні отримує унікальний, непоправний ресурс – час. Від того, як він їм розпорядиться, залежить найчастіше успіх людини у справах, її результативність. Управління часом, або тайм-менеджмент – це багатоступінчастий процес, що включає навички планування, аналізу та організацію процесів.

Ідея управління часом зовсім не нова, ще в перші роки нашої ери римський філософ Сенека писав про те, що час вимагає особливого відношення, і сформулював перші правила тайм-менеджменту: потрібно вести щоденник-облік часу, потрібно оцінювати, наскільки корисно проведено час і як насичений був тимчасовий відрізок подіями. Пізніше філософи не раз міркували про те, як утримати час, що витікає, висували теорії та винаходили методи його економії та раціонального витрачання.

Але науковий підхід до управління цим ресурсом з'являється лише на рубежі 19 та 20 століть. Фредерік Тейлор, американський інженер, запропонував концепцію управління часом працівників і пов'язав цей процес із мотивацією та цілепокладанням. Російські вчені на початку 20 століття створили цілий напрямок, званий «науковою організацією праці» і який заклав серйозний фундамент для сучасної теорії управління часом. Термін «тайм-менеджмент» з'являється лише в 70-х роках 20 століття, і до початку 21 століття ця галузь перетворилася на одну з найважливіших та опрацьованих частин менеджменту.

Види часу

Для того, щоб чимось керувати, потрібно зрозуміти суть об'єкта. Час – специфічний об'єкт менеджменту, щоб його грамотно витрачати, варто поділити його на види. Перша класифікація базується на поняттях робота та відпочинок, у цьому випадку час ділиться на робочий та дозвілля, або вільний. Управління часом року дозволяє виділяти такі види, як сезонний час: високий та низький сезон витрачання часу.

Також можна класифікувати тимчасовий ресурс залежно від діяльності, якій вона присвячена, тоді виділяється робочий, особистий та суспільний час. Робоче витрачається виконання службових обов'язків, планування, особисте включає відпочинок, освіту, розваги, а громадське витрачається сім'ю, друзів, встановлення різних комунікацій. Коли йдеться про планування, то зазвичай до уваги береться робочий час, хоча, безумовно, необхідно отримані навички економного витрачання часу застосовувати до всіх його видів.

Функції тайм-менеджменту

Будь-який менеджмент виконує головну функцію – це раціональне використання ресурсів. Функції управління часом полягають у плануванні, розподілі та витрачання цього невідновлюваного ресурсу. Тайм-менеджмент необхідний у тому, щоб найефективніше використовувати наявний запас часу, що безпосередньо відбивається на результативності продуктивності людини чи співробітника. Головні функції тайм-менеджменту – це планування використання часу, організація процесів з часу, контролю над дотриманням принципів і фіксація витрат часу.

Переваги застосування тайм-менеджменту

Управління часом дає низку позитивних результатів. Щоб досягти успіху у будь-якій діяльності, потрібно навчитися правильно витрачати свій час. Людина, яка освоїла технології тайм-менеджменту, отримує такі переваги:

швидше і частіше досягає поставленої мети;
сам створює обставини свого життя та може їх контролювати;
здатний досягти будь-якої мети та успіху в будь-якій діяльності;
менше відчуває нервових переживань, тому що в його житті немає місця метушні та поспіху;
має достатньо часу для самоосвіти та духовного розвитку;
має план дій на кожен день, стає дисциплінованішим і зібранішим;
більше відпочиває і тому почувається бадьорим та здоровим, має більше можливостей для спілкування з друзями та близькими, на заняття хобі;
найбільш результативний у роботі;
зрештою людина більш впевнена у собі і щаслива.

Структура процесу управління часом

Система управління часом включає кілька основних процесів:

аналіз - для того, щоб кудись рухатися, потрібно знати, чого хочеш і які ресурси маєш;
стратегічне планування;
формулювання цілей;
тактичне та оперативне планування;
досягнення мети;
контроль витрачання ресурсів та досягнення мети.

Є й інші підходи до визначення структури тайм-менеджменту, у ньому виділяють 4 галузі формування знань, навичок та звичок, до них належать:

цілепокладання, освоєння техніки постановки цілей;
вміння розподіляти пріоритети;
вміння користуватися інструментами планування та грамотне їх застосування;
вироблення, закріплення та застосування навичок раціонального використання часу.

Види керування часом

Як і будь-який менеджмент, основне управління часом можна поділити на стратегічне та оперативне планування. Також можна поділити на види управління цим ресурсом за термінами: довгострокове та короткострокове, яке, по суті, дублює першу класифікацію.

Стратегічне планування пов'язані з досягненням довгострокових, глобальних цілей, у своїй час розподіляється роком і більше. Воно пов'язане з прогнозуванням, ґрунтується на глибокому аналізі ситуації.

Поточне управління часом пов'язане з досягненням цілей у невеликій перспективі: від місяця до півроку. Воно вбудоване у стратегічний план, але охоплює лише найближчу його частину.

Оперативний розподіл часу пов'язаний із складанням планів на тиждень і на день. Тактичний розподіл ресурсів пов'язані з реальної, поточної ситуацією, яку обставини можуть вносити корекцію.

Загальні принципи управління часом

Процеси управління часом базуються на основних принципах, до них відносяться:

Правильна постановка цілі. Від цього залежить її досяжність та мотивація до її досягнення. Існують різні техніки постановки цілей, найбільш відомою та ефективною є модель SMART.
Мотивація. Економія часу має бути усвідомленою та пов'язаною із задоволенням якихось важливих потреб, інакше успіху від тайм-менеджменту чекати не доводиться.
Економія. Керування часом необхідно для того, щоб зняти або знизити тимчасовий дефіцит, підвищити результативність за ті самі відрізки часу.

Методи тайм-менеджменту

Сьогодні відомі різні стратегії та техніки з розподілу та використання часу. Найвідоміші методи управління часом такі:

Матриця Ейзенхауера. Цей метод полягає у заповненні матриці за 4 характеристиками: важливо-неважливо, терміново-нестроково. Усі справи на запланований період оцінюються за цією шкалою і ранжуються до виконання. Насамперед виконуються термінові та важливі справи, менш термінові та важливі справи відкладаються на другу чергу, головне – не затягувати їх виконання, щоб вони не перейшли до першої категорії. Термінові та менш важливі справи по можливості потрібно делегувати підлеглим, несрочні та неважливі справи не повинні накопичуватись, тому їх варто перепоручати або зовсім не виконувати та виключати з планів.

Піраміда Б. Франкліна. Ця ґрунтовна модель вимагає вперше ґрунтовної підготовки, а потім нею легко користуватися. Підставою піраміди є глобальні цілі та життєві цінності людини. Другий рівень – довгострокові цілі на 10-20 років. Третій – стратегічний план, рішення про засоби досягнення глобальних цілей. Далі план на найближчий рік, потім короткостроковий план. Нагорі – план на день. Таку піраміду потрібно періодично піддавати ревізії та оновленню.

Існують і інші техніки управління часом, але всі вони базуються на вмінні відокремлювати важливе від неважливого, навички постановки правильних і досяжних цілей і на мотивації до економії часу.

Управління робочим часом: основні прийоми та правила

Раціональний розподіл робочого дня – це найважливіше завдання людей, які прагнуть підвищення своєї ефективності. Методи управління часом, менеджмент спрямовані на те, щоби ліквідувати дефіцит робочого часу. Тому надзвичайно важливо планувати робочий день, зважаючи на такі принципи:

необхідно забезпечити можливість фіксувати час, що витрачається різні операції;
при складанні плану необхідно 60% часу відвести на планові роботи, 20% - на непередбачені відносини, 20% - на спонтанні завдання;
потрібно виявити «поглиначів часу» та максимально усунути їх;
потрібно ранжувати робочі завдання щодо терміновості та важливості;
планування часу має бути систематичним, послідовним, обґрунтованим.

Для управління часом організації часто застосовується метод АВС, він дозволяє класифікувати ресурси підприємства за рівнем значимості. Він будується на трьох принципах:

найважливіші справи виконуються керівником, їх виконання він витрачає 15 % свого часу;
завдання середньої ваги делегуються менеджерам, їм відводиться 20 % робочого дня;
менш важливі завдання делегуються виконавцям, які витрачають 65% свого часу.

Тайм-менеджмент в організації

Управління часом у компанії – це спосіб заощадити до 30% робочого часу спеціаліста. Тому необхідно приділяти цьому належну увагу. Управління часом в організації лягає на плечі менеджерів, які складають оперативні та середньострокові плани роботи для виконавців. Сьогодні є чимало комп'ютерних програм, які дозволяють планувати робочий час співробітників, а також контролювати виконання завдань та час, що витрачається. Наприклад, Toggl, Бітрікс «Команда» та «Проект». Існує три основні стратегії тайм-менеджменту організації:

Прискорення. Необхідно максимально зменшити час, що витрачається на виконання типових, особливо повторюваних операцій.
Накопичення. Слід виявити резерви та пріоритети кожному виробничому етапі, сформувати резерв часу до виконання непередбачених завдань.
Упорядкування. Необхідно впроваджувати ефективні системи планування та контролю витрачання часу.

Управління вільним часом

У будь-якої людини завжди відчувається нестача вільного часу, і її потрібно так само ретельно планувати, як і робоче. Для цього потрібно навчитися відокремлювати роботу від відпочинку, щоб був час відновити працездатність. Під час відпустки потрібно обмежити себе від дзвінків та повідомлень щодо роботи, щоб повноцінно відпочити. Побутові роботи слід навчитися організовувати з максимальною економією часу. Потрібно сформувати навичку виявлення найважливіших завдань, щоб вистачало часу як на розслаблення, а й у саморозвиток. Також слід навчитися відмовлятися від дрібних рутинних, нікому не потрібних справ, залишаючи максимум часу для досягнення пріоритетних цілей.

Тайм-менеджмент як система управління часом включає ряд елементів, які, будучи використаними, в сукупності дають значне скорочення часу, необхідного для здійснення різних виробничих процесів. До цих елементів відносяться аналіз використання робочого часу, постановка цілей, які хоче досягти керівник у ході використання тайм-менеджменту, планування робочого часу, вироблення різних методів боротьби з причинами нераціонального використання тимчасового ресурсу. Однак, незважаючи на таку досить струнку систему тайм-менеджменту не слід сприймати його як аксіому, тому що кожна людина є єдиною, хто може вирішити для неї проблему раціонального використання часу найкращим чином і тому найефективнішим є особистий тайм-менеджмент, який у кожному окремому випадку індивідуальний. Однак у випадку можна застосовувати зазначені вище елементи тайм-менеджменту.

Аналіз - це такий процес, який дозволяє виявити нераціональне використання робочого часу, його причини, а також вичленувати з усіх причин основні, які мають найбільш несприятливий вплив на використання часу.

Постановка цілей - необхідний етап у тайм-менеджменті, в ході якого необхідно відповісти на питання, навіщо тайм-менеджмент взагалі необхідний конкретної людини чи конкретному підприємстві. Постановка цілей допомагає надалі орієнтуватися у тому, які методи управління часом слід застосовувати, які застосовувати не слід.

Планування - це процес, під час якого здійснюється складання переліку завдань, які потрібно виконати за певний проміжок часу. Планування робочого дня має деякі свої специфічні особливості.

Вироблення методів боротьби з причинами втрат часу передбачає, що в ході попереднього аналізу ці причини були виявлені і необхідно ліквідувати їх. Для типових причин існують різні типові способи боротьби з ними, проте слід пам'ятати, що кожен конкретний випадок індивідуальний і потрібні індивідуальні підходи до кожної причини в кожному випадку.

Тайм-менеджмент являє собою цілісну структуру і застосовувати його слід не виключаючи жодних його елементів. Застосування тайм-менеджменту передбачає, що людина творчо підходитиме до його використання.

Причини дефіциту часу

Можна виділити велику кількість різних факторів, що призводять до втрат часу. Частина з цих факторів є наслідком неписьменних дій керівника, частина відбуваються незалежно від нього, а частина пов'язана безпосередньо з особистістю керівника, проте на більшість із них керівник має можливість вплинути або хоча б знизити втрати часу, що відбуваються через вплив цих факторів. Розглянемо ці групи чинників.

1 причини, які є наслідком неписьменних дій керівника

До них відносяться безплановість роботи, погано налагоджений в організації обмін інформацією, відсутність чіткого розподілу робіт за ступенем їх важливості, виконання завдань, які можуть бути виконані підлеглими, слабка мотивація праці. Керівник може виявити ці фактори та спробувати їх усунути якимось чином.

Розглянемо ці чинники.

1) Безплановість роботи. Є результатом життя як самого керівника, а й загального стилю життя цієї організації. Безплановість роботи веде до постійних перерв для різноманітних " уточнень " , роз'яснень, необхідні подальшої роботи різних відділів, підрозділів і окремих працівників. При цьому відволікаються не лише ті, хто звертається за інформацією, а й ті, до кого звертаються за інформацією.

2) Погано налагоджений організації обмін інформацією. Передаючи інформацію, будь-яка людина завжди впевнена, що її одержувач повністю усвідомлює та розуміє її зміст, проте це не завжди так. Кожен має свої межі сприйняття, які можуть спотворювати отриману інформацію. Далеко не всі сучасні керівники вирішили це завдання для себе та своїх співробітників та запровадили на своїх фірмах уніфіковану систему прийому та передачі інформації. У багатьох організаціях обмін інформацією між підрозділами відбувається як зіпсованого телефону, часто у процесі неформального спілкування. Також прикладом відсутності стандартів передачі може бути відсутність єдиного стандарту пояснення клієнту за телефоном розташування організації - " кожен пояснює, як може " .

3) Відсутність чіткого розподілу робіт за рівнем їх важливості. Це часто призводить до того, що керівник спершу робить справи, які насправді не мають великого значення. При цьому на них витрачається значний час, необхідний для вирішення справді важливих проблем.

4) Виконання завдань, які можуть бути виконані підлеглими. Найчастіше керівник виконує подібні завдання у разі, якщо він не довіряє підлеглим, вважаючи, що вони зможуть виконати це завдання так само якісно, як і він сам, тобто йдеться про відсутність впевненості в належній кваліфікації співробітників організації. Як приклад можна навести прийом клієнтів саме менеджером, а чи не наділення будь-якого співробітника повноваженнями роботи з клієнтами, особистий розбір пошти, а чи не доручення секретареві сортування вхідної кореспонденції.

5) Слабка мотивація праці. Слабка мотивація праці призводить до низької продуктивності праці, переважно це стосується керівника організації, яке підлеглих, проте на підприємстві ця проблеми може мати місце і низька продуктивність праці вестиме дефіцит часу.

2 причини, які не залежать від керівника

Це робота з кореспонденцією, великий потік рутинних справ, часто термінових, робота над якими займає багато часу, а також "злодії часу". Керівник не може позбутися цих факторів і може лише спробувати максимально зменшити їхній вплив на втрати часу.

Розглянемо ці фактори:

1) Робота з кореспонденцією. Дослідження свідчать, що 20 – 30% свого часу керівник витрачає на розбір кореспонденції, переглядаючи на день до 100 документів, з яких лише 30 по-справжньому потрібні. Підраховано, що в діловому листуванні обсяг непотрібних відомостей сягає 15-20%, а по всіх каналах із внутрішніх джерел відомостей надходить на 30%, а із зовнішніх - на 40%.

2) Великий потік рутинних справ, часто термінових, робота над якими займає багато часу. Прикладами можуть бути такі справи, як оформлення приміщень, у яких проводиться ремонт, вибір меблів, необхідність особисто перевіряти різні параметри діяльності організації, найчастіше це з некомпетентністю підлеглих чи небажання їх брати він відповідальність, коли вони звертаються до керівника з " проханнями допомогти ".

3) "Злодії часу". "Злодії часу" - це непередбачені справи, більшість з яких вимагають термінового рішення і не можуть бути доручені підлеглим. Все це забирає багато часу та відволікає від справді важливих справ. Існує багато різних видів "злодіїв часу":

а) телефонні дзвінки;

б) люди, що заглядають до нас;

в) проблеми із комп'ютерним обладнанням;

г) зміна черговості робіт, що нав'язується колегами;

д) нестача організаційного планування;

е) невміння слухати інших;

ж) незадовільна організаційна структура;

з) виправлення помилок, яких можна було б уникнути;

і) нерішучість у ділових питаннях;

к) погано організовані та скоординовані збори;

л) відволікаючі чинники робочому місці;

м) надмірна офісна бюрократія;

н) марні дискусії про свою роботу та роботу інших;

3. причини, безпосередньо пов'язані з особистістю керівника

Це постійний поспіх, постійні доопрацювання будинку, метушливість. Щоб знизити вплив цих факторів на робочий час керівник повинен постаратися змінитися, інакше ці фактори не дозволять раціонально використовувати йому свій робочий час. На мій погляд, це найсерйозніша група факторів, тому що щоб ефективно керувати своєю думкою, необхідно спочатку змінитись самому, а потім уже намагатися змінити навколишню дійсність, а змінити самого себе – це дуже важко, особливо людині, яка вже бачить себе незалежною, грамотною. і зрілим у всіх відносинах.

Розглянемо ці фактори:

1) Постійний поспіх. У стані постійного поспіху керівник не встигає зосереджуватись на тій задачі, яку він виконує в даний момент. Він йде тим шляхом, який першим прийшов на думку, замість того, щоб подумати про інші, можливо більш раціональні способи вирішення цього завдання.

2) Постійні доопрацювання будинку. Постійні доопрацювання будинку породжують замкнене коло, коли людина не встигає в робочий час виконати свої справи та вирішити всі проблеми, в результаті він змушений вирішувати їхні будинки за рахунок свого вільного часу, відпочинку та особистого життя. Людина не може повноцінно жити, відпочивати і в результаті у неї знижується працездатність, що призводить до недоробок і знову до необхідності доопрацьовувати вдома. Це замкнене коло є наслідком неправильно організованого робочого часу, і зруйнувати його дуже важко.

3) Метушність. Метушність є результатом поганої організації робочого дня, вона також залежить від імпульсивності та особливостей людини. Мітливій людині важко вибрати, а яку справу взяти, вона часто "кидається" між двома справами, однаково терміновими і однаково тривалими у вирішенні, вона ніяк не може вибрати, за яку з них взятися, і через це відбувається марнування часу.

Як відповісти на такі запитання на співбесіді: Як ви керуєте своїм часом? Як ви плануєте свій робочий день? Які техніки та методи ви використовуєте у плануванні? Наведіть приклади того, як ви використовуєте навичку тайм-менеджменту, щоб успішно впоратися з поставленим завданням.

Усі відповіді на ці запитання ви дізнаєтесь, прочитавши цю статтю.

Що таке тайм-менеджмент?

Тайм менеджмент— це сукупність знань, умінь та навичок, завдяки яким людина вміє розставляти пріоритети, точно планує свій час, тим самим підвищуючи свою особисту продуктивність в організації свого робочого часу.

«Поки ви не можете керувати своїм часом, ви не зможете керувати нічим іншим» Пітер Друкер

Перфекціонізм
Прокрастинація
Нестача знань
Відсутність необхідних інструментів та ресурсів

1. Перфекціонізмдуже ускладнює виконання завдань точно вчасно. Багато хто вважає, що ця якість є сильною стороною, проте саме постійне прагнення досконалості та незадоволеність отриманими результатами є однією з причин неефективного використання часу. Знаходячи можливості прийняти «реальний» результат замість «ідеального», ви заощаджуєте значні ресурси для інших справ. Є такий вислів: «перфекціонізм — це зло», звичайно, все це досить відносно і в кожній окремій ситуації можна по-різному оцінювати цю характеристику особистості, проте, безперечно, в рамках тайм-менеджменту: пефрекціонізм — це ЗЛО!

2. Прокрастинація- Постійне відкладання справ на потім, небажання виконувати певні обов'язки. У лексиконі співробітників, що прокрастинують, домінує слово «ЗАВТРА». Про таких людей, дуже добре сказав Стів Джобс: «Бідний, невдалий, нещасливий і нездоровий це той, хто часто використовує слово «завтра».

Позбавити вас перфекціонізму та прокрастинації я не зможу, моя мета — дати знання, надати кращі техніки та методики, познайомити з ресурсами та інструментами для оволодіння навичкою тайм-менеджменту. А використовуватимете ви отриману інформацію чи ні — все залежить виключно від вашого бажання. Однак після прочитання цієї статті ви вже ніколи не будете колишніми.

Спочатку пропоную визначити свої навички управлінням часом. Пройдіть

Когнітивний дисонанс у тому, що з одного боку, ми можемо управляти часом, як таким. Адже саме час ми не можемо контролювати і здається, що саме час керує нами, а не ми. Ми звикли сприймати час як щось вічне та безмежне. Здається, його завжди багато. З іншого боку, час — це один із найцінніших ресурсів, які є у всіх нас. Важливо розуміти, що час має свої межі, щодня — це посудина певної місткості, яку ви наповнюєте справами. Можна заповнити його непотрібними справами, а можна заповнити справами, які працюють на ваші завдання і ведуть вас до кінцевої мети.

Ми можемо керувати собою, як ми плануємо свій день, і як ми витрачаємо свій робочий час. Розумне, продуктивне та економне використання цього ресурсу є важливою складовою оцінки співробітника.

Ефективність використання часу можна досягти двома способами:

Досягнення значних результатів з допомогою економії часу. Це означає, що ви вмієте вимагати виконання завдання за мінімальний час.
Ефективне планування робочого часу дозволить скоротити кількість та обсяг виконуваних вами справ.

У цій статті я зробила дайджест шести найкращих технік керування часом. З їх допомогою ви зможете навчитися планувати та контролювати ваші пріоритетні завдання щодня.

Як навчитися керувати своїм часом?

6 найкращих методів тайм-менеджменту:

Принцип Парето
Матриця Ейзенхауера
Інтелект-картки або Mind maps
Піраміда Франкліна
Метод АБВГД
Спочатку з'їжте жабу

1. Принцип Парето

Принцип Парето говорить, що невелика частка причин, докладених зусиль і коштів, що вкладаються, відповідає за велику частку результатів. Цей принцип був сформульований італійським економістом Вільфредо Парето в 1897 році і з тих пір підтверджувався кількісними дослідженнями в різних сферах життя:

20% зусиль дають 80% результатів

Принцип Парето у сфері тайм-менеджменту може бути сформульований так: приблизно 20% зусиль та часу достатньо, щоб отримати 80% результату.
Як саме визначити, які зусилля достатньо витратити на отримання хорошого результату? Уявіть, що ви шукайте відповіді на питання, що вас цікавлять, у книзі. Згідно з принципом, 80% потрібної вам інформації ви знайдете в 20% обсягу тексту. Якщо ви точно знаєте, що саме вас цікавить, ви зможете швидко перегорнути книгу та уважно прочитати лише окремі сторінки. Таким чином, ви заощадите 80% свого часу.

2. Матриця Ейзенхауера

Напевно, це найвідоміша на сьогодні концепція тайм-менеджменту, яка дозволяє виокремлювати пріоритети. Дана методика, створення якої приписують американському генералу Дуайту Ейзенхауеру, дозволяє розсортувати відносини одночасно і з їхньої терміновості, і з їхньої важливості. Усі розуміють, що за один проміжок часу можна виконати лише обмежену кількість завдань. Іноді без шкоди для роботи лише одну. І щоразу нам доводиться вирішувати, ЯКУ Ж САМЕ? Американський президент Дуайт Ейзенхауер мав звичай, плануючи свої справи, сортувати їх за кількома важливими категоріями.
Відповідно до так званої матриці Ейзенхауера необхідно віднести кожну справу до одного з чотирьох типів, позначених на схемі.

Матриця Ейзенхауера

Важливість справи визначається тим, наскільки результат виконання впливає на ваш бізнес. А терміновість – одночасно двома факторами: по-перше, наскільки швидко треба виконати цю справу, по-друге, чи прив'язано виконання цієї справи до конкретної дати та конкретного часу. Саме важливість та терміновість, що розглядаються разом, впливають на розміщення пріоритетів.

Розглянемо докладніше, які відносини можна зарахувати до кожного з чотирьох типів.

Тип I: «важливе та термінове».
Це справи, невчасне виконання яких призведе до значних збитків для вашого бізнесу (наприклад, оновлення ліцензій, надання податкових звітів тощо). Певна частка таких справ неминуче буде присутня у житті кожної людини. Проте завдяки завчасній підготовці (справи Типу II – «важлива, але не термінова») можна запобігти виникненню багатьох криз (наприклад, шляхом вивчення законодавства, налагодження добрих взаємин із впливовими людьми).

Також це можуть бути проекти з терміном виконання, що «горить», невідкладна. Наприклад, відвідати лікаря через проблеми зі здоров'ям, здати до журналу статтю до жорсткого терміну чи оформити звіт за підсумками дослідження. Тут у нас немає вибору. Справи цієї групи треба виконувати і точка. Інакше будуть серйозні проблеми.

Тип II: "важливе, але не термінове".
Це справи, орієнтовані майбутнє: навчання, вивчення перспективних напрямів розвитку бізнесу, вдосконалення устаткування, відновлення здоров'я та працездатності. Справи, що ведуть до вашої стратегічної мети. Наприклад, вивчити іноземну мову, щоб перейти працювати в іншу, більш перспективну організацію. Також це профілактика проблем – підтримувати себе у добрій фізичній формі. На жаль, такими справами ми часто нехтуємо, відкладаємо їхнє рішення у довгу скриньку. У результаті – мова так і не вивчена, доходи не зростають, а скорочуються, здоров'я – ні до біса. Ці справи мають цікаву особливість – якщо ними довго нехтувати, то вони переходять у розряд Важливі — Термінові. Адже якщо хоч раз на рік не з'являтися у стоматолога, то рано чи пізно терміновий візит до нього стане неминучим.

Тип III: "не важливе, але термінове".
Багато хто з цих справ насправді не приносить великої користі в житті. Ми робимо їх тільки тому, що вони на нас впали (тривала телефонна розмова або вивчення реклами, що прийшла поштою), або через звичку (відвідування виставок, на яких вже немає нічого нового). Якраз та сама щоденна рутина, яка забирає в нас безліч часу і сил.

Тип IV: "не важливе і не термінове".
Це всілякі способи «вбивання часу»: зловживання спиртним, «легким читанням», переглядом кінфоільмів тощо. буд. друзями – справами дуже важливими). Це «моль», що поїдає наш час.

Оскільки ви прагнете успіху вашого бізнесу, ви насамперед намагаєтеся виконати справи, визначені вами як «важливі» – спочатку «термінові» (тип I), а потім «нестрокові» (тип II). Час, що залишився, можна приділити справам «терміновим, але не важливим» (тип III).
Слід наголосити, що основна частина робочого часу співробітника повинна йти на справи «важливі, але не термінові» (тип II). Тоді буде запобігти багато кризових ситуацій, а виникнення нових можливостей розвитку бізнесу вже не буде для вас несподіваним.

Коли ви тільки починаєте користуватися запропонованою системою для встановлення пріоритетів, швидше за все, ви захочете віднести багато з цих справ до «важливих». Однак, набуваючи досвіду, ви більш точно оцінюватимете важливість тієї чи іншої справи. Щоб навчитися користуватися системою визначення пріоритетів, знадобиться певний час. Де його взяти? Швидше за все, ви віднесете роботу з освоєння прийомів управління своїм часом до справ «важливим, але не терміновим».
За образним висловом Стівена Кові (автор міжнародного бестселера «Сім навичок високоефективних людей»), треба знайти час, щоб «заточити пилку», тоді й заготівля дров піде швидше.

Притча

Якийсь чоловік побачив у лісі дроворуба, який насилу рубав дерево зовсім тупою сокирою. Чоловік запитав його:
— Шановний, чому б вам не наточити вашу сокиру?
— У мене немає часу точити сокиру – я мушу рубати! - Простогнав дроворуб ...

Тому потрібно «вольовим чином» виділяти на планування своїх занять певний час, відмовившись від виконання менш важливих справ. Якщо ви зумієте це зробити, то завдяки новим умінням наступного разу зможете вивільнити ще більше часу і використовувати його, щоб ще чогось навчитися. Так, завдяки рішучості підвищувати ефективність своєї роботи, ви поступово звільнятимете час для розвитку своєї особистої продуктивності.

Критерії виділення пріоритетів
Зазвичай, оцінюючи важливість тієї чи іншої справи, ми вважаємо важливими передусім ті справи, які треба зробити терміново (або вчора). Накопичення невиконаних справ та обіцянок створює проблеми у вашої компанії, а також породжує особисто у вас неприємні почуття. Саме з такими «терміновими» справами ми прагнемо розправитися насамперед. Але фактор терміновості не повинен бути єдиним під час написання списку справ та визначення порядку їх виконання.
Досвід показує, що виконання (або невиконання) багатьох термінових справ не сильно впливає на ваш бізнес, водночас є багато нетермінових справ, які можуть закласти основу успіху в майбутньому. Тому, крім терміновості, необхідно враховувати, наскільки та чи інша справа впливає на успіх бізнесу, тобто визначити та враховувати його важливість.

3. Інтелект-картки або Mind maps

Це розробка Тоні Бьюзена – відомого письменника, лектора та консультанта з питань інтелекту, психології навчання та проблем мислення. Також зустрічаються такі переклади словосполучення "Mind maps", як "Ментальні карти", "Мисливські карти", "Карти розуму".

Інтелект-картки- Це метод, що дозволяє:

Ефективно структурувати та обробляти інформацію;
мислити, використовуючи свій творчий та інтелектуальний потенціал.

Це дуже гарний інструмент для вирішення таких завдань як проведення презентацій, прийняття рішень, планування свого часу, запам'ятовування великих обсягів інформації, проведення мозкових штурмів, самоаналіз, розробка складних проектів, власне навчання, розвиток і т.д.

Області застосування:
1. Презентації:
за менший час ви даєте більше інформації, при цьому вас краще розуміють та запам'ятовують;
проведення ділових зустрічей та переговорів.

2. Планування:
управління часом: план на день, тиждень, місяць, рік…;
розробка складних проектів, нового бізнесу.

3. Мозковий штурм:
генерація нових ідей, творчість;
колективне вирішення складних завдань.

4. Прийняття рішень:
чітке бачення всіх «за» та «проти»;
більш виважене та продумане рішення.

4. Піраміда Франкліна

Це готова система планування, яка допомагає правильно розпорядитися своїм часом і досягти поставленої мети. Бенджамін Франклін (1706-1790) – амер. політ. діяч. Б. Франкліна відрізняла фантастична працездатність та унікальна цілеспрямованість. У віці двадцяти років він склав план досягнення мети на все життя вперед. Протягом усього життя він дотримувався цього плану, чітко плануючи щодня. Його план досягнення цілей отримав назву «піраміда Франкліна» і виглядає приблизно так:

1. Фундаментом піраміди є основні життєві цінності. Можна сказати, це відповідь на запитання: "З якою місією ви прийшли в цей світ?" Що ви хочете отримати від життя? Який слід на Землі хочете залишити після себе? Існує думка, що не набереться і 1% людей, які живуть на планеті, які б про це замислювалися серйозно. Іншими словами, це вектор напряму руху до своєї мрії.

2. На основі життєвих цінностей, кожен собі ставить глобальну мету. Ким він хоче стати в цьому житті, чого планує досягти?

3. Генеральний план досягнення цілей – це фіксація конкретних проміжних цілей на шляху досягнення глобальної мети.

4. План на три, п'ять років називається довгостроковим. Тут важливо визначитись із точними термінами виконання.

5. План на місяць, а потім і на тиждень – це короткостроковий план. Чим продуманіше він буде, чим частіше ви його аналізуватимете і коригуватимете, тим ефективнішою буде робота.

6. Останній пункт у плані досягнення цілей – це план щодня.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» є ефективним способом розміщення завдань з пріоритетності, який ви можете застосовувати щодня. Цей метод простий і настільки ефективний, що здатний, за умови регулярного та грамотного використання, звести вас до рангу найпродуктивніших і найпродуктивніших людей у вашій сфері діяльності.
Сила методу у його простоті. Ось як він працює. Ви починаєте зі складання переліку всього, що вам належить зробити протягом наступного дня. Думайте на папері.
Після цього ви ставите літеру А, Б, В, Р чи Д перед кожним пунктом вашого списку.

Завдання типу «А»визначається як щось, що має цьому етапі найважливіше значення, щось, що ви повинні зробити, інакше ризикуєте зіштовхнутися з серйозними наслідками. Завданням типу "А" може стати візит до важливого клієнта або написання звіту для начальника. Дані завдання є справжніми, зрілими «жабами» вашого життя.
Якщо перед вами стоїть більш ніж одне завдання типу «А», ви оцінюєте їхню пріоритетність, позначаючи А-1, А-2, А-3 і т. д. Завдання А-1 є найбільшою і потворною «жабою» з усіх , з якими вам належить впоратися.

Завдання типу «Б»визначається як та, яку слід було б виконати. Проте наслідки у разі її виконання чи невиконання є досить м'якими. Такі завдання являють собою не більше ніж «головастиків» вашого життя. Це означає, що, не зроби ви відповідну роботу, хтось виявиться незадоволеним або поставленим у невигідні умови, однак у будь-якому разі за ступенем важливості зазначені завдання та близько не відповідають завданням типу «А». Дзвінок з не дуже термінового питання або перегляд електронної пошти, що накопичилася, могли б скласти сутність завдання типу «Б».
Правило, якого ви повинні дотримуватися, свідчить: ніколи не приступайте до завдання типу "Б", поки у вас залишається незавершеною завдання типу "А". Ніколи не дозволяйте «головастикам» відволікати вас, поки велика «жаба» чекає своєї долі бути з'їденою!

Завдання типу «В»визначається як щось, що було б чудово зробити, але від чого не слід очікувати жодних наслідків, чи зроби ви це чи ні. Завданням типу «В» може стати дзвінок другові, філіжанка кави, обід з колегою або будь-яка особиста справа, здійснена в робочі години. Подібного роду «заходи» не надають ніякого впливу на вашу роботу.

Завдання типу "Г"оцінюється як робота, яку ви можете доручити комусь іншому. Правило в даному випадку говорить, що ви повинні доручати іншим все, що їм під силу, тим самим вивільняючи собі час на завдання типу «А», які ви і тільки ви можете виконати.

Завдання типу «Д»є роботу, яку можна зовсім видалити з вашого переліку справ. Це може бути завдання, що мало насамперед значення, але тепер втратила актуальність як для вас, так і для інших. Нерідко це робота, яку ви робите день у день або просто за звичкою, або знаходячи у її виконанні задоволення.

Після того, як ви застосували метод «АБВГД»до свого переліку справ на день, ви повністю організували свою роботу та підготували ґрунт для того, щоб важливіші справи виконувались швидше.

Найважливішою умовою для того, щоб метод «АБВГД» дійсно працював на вас, є дотримання наступної вимоги: приступати до виконання завдання А-1 без зволікання і потім працювати над нею, доки вона не буде повністю завершена.Пустіть у хід силу волі, щоб почати і продовжувати роботу над найголовнішим для вас завданням на даний момент. Беріться за свою найбільшу «жабу» і «їжте» її не відриваючись до останнього шматочка.
Вміння проаналізувати свій перелік справ на день і виділити завдання А-1 стане відправною точкою для досягнення істинно великого успіху у вашій діяльності, підвищить вашу самооцінку, наповнить повагою до себе та почуттям гордості за свої досягнення.
Коли ви придбаєте звичку повністю концентруватися на своїй найважливішій справі, тобто задачі А-1, — іншими словами, на з'їданні головної своєї «жаби» — ви навчитеся робити вдвічі, а то й утричі більше, ніж люди, що вас оточують.

6. Спочатку з'їжте жабу

Перехід від тяжкого до легкого

Ви, мабуть, чули таке запитання: «Як ви з'їли б слона?» Відповідь, зрозуміло, така: «По шматочках». А як би ви з'їли свою найбільшу і гидку «жабу»? Тим же манером: ви б розбили її на конкретні покрокові дії і почали б із самого першого.

Почніть свій робочий день із найважчого завдання і виконайте його так швидко, як тільки ви можете. Вам допомагатиме усвідомлення того, що у вас ще багато справ, а час робочого дня обмежений. Виконання найскладнішої справи насамперед дасть вам величезне почуття задоволення. Використовуйте це правило щодня і ви побачите, який заряд енергії ви отримуєте та як ефективно проходить ваш робочий день. Постійне відкладання проблемного завдання на кінець дня, призводить до того, що ви все одно думатимете про це завдання весь день, і це заважатиме вам фокусуватися на виконанні інших завдань! Спочатку з'їжте жабу, а потім приступайте до поїдання слона частинами!

Інструменти планування часу

Наперед плануйте кожен свій день.
За допомогою планування ми переносимо
майбутнє в даний час і тим самим маємо
можливість зробити що-небудь
щодо нього вже зараз

Алан Лейкін

Основні покоління «планувальників»
Відомі сьогодні технології та засоби організації робочого часу можна розділити на кілька поколінь – відмінності тут у принципах фіксації інформації та техніки використання.

До XX століття планування робочого часу здійснювалося за допомогою примітивних методів: записки на згадку, списки справ тощо. На початку минулого століття разом з розвитком бізнесу широко поширилися нові інструменти, що полегшують роботу з планування часу менеджера.
Ідея пристосувати побутовий календар для конторської роботи виникла ще в XIX столітті і матеріалізувалась у вигляді перекидного календаря у 1870 році. Щодня відводилася одна сторінка календаря, де вказувалися число, день, місяць і рік. Наявність вільного місця для записів дозволяло робити необхідні нотатки: переговори, наради, витрати, зустрічі. Майже сторіччя перекидний календар був основним інструментом планування часу для управлінців.

Результатом удосконалення перекидного календаря стали щоденник та тижневик. Щоденник – це перекидний безвідривний календар у вигляді зручного блокнота різного формату. Щоденник можна було брати із собою на наради та у відрядження.
Ще зручнішим для керівника виявився тижневик, у якому була можливість планування робочого тижня та дня, контролю виконання записаних справ, аналізу витраченого часу (оскільки з'явилася годинна розбивка робочого дня), швидшого пошуку інформації (адже тепер вона групувалася за 52 тижнями, а не по 365 днів). У 80-х роках тижневики практично витіснили перекидні календарі та набули настільки широкого поширення, що стали елементом ділового стилю підприємств.

Дизайнерська ідея поєднати в одному зручному інструменті календар, блокнот і телефонну книжку вдало матеріалізувалася ще 1921 року у вигляді «організатора» (англ. organizer). Подальше вдосконалення інструменту здійснювалося за рахунок зміни формату, дизайну, якості паперу та зовнішнього оздоблення. Тут в одному інструменті були поєднані накопичувачі інформації та технічні засоби (календар, блокнот, адресна та телефонна книжка, візитниця, ручка, мікрокалькулятор). При цьому була відсутня чітка класифікація та систематизація записів.

Знаменитий «тайм-менеджер» було створено Данії 1975 року. У ньому реалізувалася ідея цільового планування особистих результатів на основі типового класифікатора функцій («ключових задач») та технології реалізації глобальних заходів («слонових завдань»). При цьому використання «тайм-менеджера» виявилося прийнятним лише для організованих та дисциплінованих за вдачею людей, до того ж були потрібні значні фінансові витрати на навчання та придбання.
Проте назва цього різновиду «організатора» – «тайм-менеджер» – стала номінальною і позначає сьогодні загальний підхід до активного використання часу як управлінського ресурсу.

Розвиток НТП в останні десятиліття призвело до створення принципово нових з технологічної точки зору електронних інструментів планування часу: електронної записника, різних сервісних програм ПК, мобільних телефонів, смартфонів тощо.

Найкращі сучасні технології управління часом:

1.Trello - це безкоштовний веб-додаток для управління проектами у невеликих групах. Trello дозволяє продуктивно працювати у більш тісній співпраці. Trello — це дошки, списки та карти, які дозволяють організувати всі справи та розставити пріоритети проектів у веселій, гнучкій та легко змінюваній формі.

2. Evernote - веб-сервіс та набір програмного забезпечення для створення та зберігання нотаток. Як нотатка може бути фрагмент форматованого тексту, веб-сторінка повністю, фотографія, аудіофайл або рукописний запис. Нотатки також можуть містити вкладення з файлами іншого типу. Нотатки можна сортувати за блокнотами, присвоювати їм мітки, редагувати та експортувати.

Федеральне агентство з освіти

Державний освітній заклад

вищої професійної освіти

«Білгородський державний університет»

Кафедра «Менеджменту»

РЕФЕРАТ

з дисципліни «Менеджмент»

на тему: «Функції тайм-менеджменту»

БІЛГОРОД 2009

План

Вступ

1. Тайм-менеджмент: сутність та принципи

2. Причини дефіциту часу

2.1 Інвентаризація часу

2.2 «Поглиначі» часу

3. Постановка мети

4. Планування

4.1 Класичне планування

4.2 "Золоті" пропорції планування часу

4.3 Техніка аналізу складності завдань

5. Делегування повноважень

6. Контроль підсумків та коригування цілей

7. Інформація комунікація

8. П'ять уроків тайм-менеджменту

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

Тайм-менеджмент - це відносно нова для Росії і галузь менеджменту, що динамічно розвивається. Її основне завдання – виявлення принципів ефективного управління часом. Перші ідеї щодо правил організації робочого дня з'явилися торік у 60-х роках минулого століття країнах Заходу у відповідь прискорення темпів життя, а широко застосовуватися стали лише з 80-х. Розвиток бізнесу спричинило зростання навантаження на людей, зайнятих у сфері управління. Обсяг роботи менеджерів збільшився настільки, що вони почали відчувати хронічну нестачу як робочого, і вільного часу.

Проста і неприємна істина в тому, що сьогодні ми завантажені справами більше, ніж будь-коли. Хоча наука цей очевидний факт ніяк не підтверджує, доказів не доведеться довго шукати. «Докази неймовірної зайнятості всюди, - вважає Jana Jasper, експерт з питань продуктивності праці з Нью-Йорка. Ми надто швидко розмовляємо. Ми постійно поспішаємо. Ми беремося за важливі справи та кидаємо їх, не довівши до кінця. Нас переслідує думка про те, що ми щось забули, прогавили і що життя минає. Але чи так це насправді?

Мода, що панує останнім часом, на всілякі пристрої та геджети, що допомагають заощадити час і збільшити ефективність роботи наскільки руйнівна, що іноді не виправдовує свого призначення. Але прогрес позбавляє нас деяких переваг так само легко, як дає їх.

Чим більше геджетів, що дозволяють заощадити час і полегшити наше життя, ми купуємо, тим більше занять ми знаходимо, щоб заповнити час, що звільнився. А хронічна нестача часу неминуче призводить до стресу. Проте експерти з тайм-менеджменту впевнені: стресу можна уникнути. Подумайте, наскільки добре з допомогою технік тайм-менеджменту збільшити свій день цілу годину, тобто. звільнити годину корисного часу!

Нині ця проблема надзвичайно гостро сприймається і російськими керуючими. Як показує життєвий досвід, вирішити проблему нестачі часу за рахунок продовження робочого дня та роботи у вихідні не завжди вдається. Крім того, це не найкраще позначається на якості життя, забираючи час, призначений для спілкування з сім'єю, відпочинку та спорту. Часом, зрозуміло, керувати не можна, і реальне завдання тайм-менеджменту так упорядкувати використання часу (і робочого, і особистого часу) дня та тижня, щоб встигати робити всі найважливіші справи.

1. Тайм-менеджмент: сутність та ознаки

«Тайм-менеджмент (Управління часом) – міждисциплінарний розділ науки та практики, присвячений вивченню проблем та методів оптимізації тимчасових витрат у різних сферах професійної діяльності». Тайм-менеджмент – у перекладі з англійської означає «керування часом». Часом, зрозуміло, керувати не можна, і реальне завдання тайм-менеджменту так упорядкувати використання часу (і робочого, і особистого часу) дня та тижня, щоб встигати робити всі найважливіші справи. Тайм-менеджмент – це облік та оперативне планування часу.

Основні засади тайм-менеджменту

1. Кропотлива самостійна робота.

Якісну, ефективну систему організації свого часу людина може розробити лише самостійно. Цю важливу роботу не можна доручити консультантові чи секретареві. Отримуючи інформацію про існуючі системи та методи побудови власної, підтримку прийняття рішень та поштовх до самовдосконалення - не потрібно вважати запропоноване вам правилом, яке не підлягає сумніву. Вибрати відповідне рішення і перебудувати його під свої потреби зможете тільки ви самі.

2. Індивідуальність рішення.

На Заході поняття тайм-менеджменту, зазвичай, пов'язують із набором конкретних уніфікованих підходів. У Росії її важливу роль відіграє людський азарт, у якого ми здатні згорнути гори, запнувшись у своїй на простій спробі підійти до творчого процесу з лінійкою, таблицею і секундоміром. Для нашого менталітету пошук прийомів організації часу пов'язані з глибоким аналізом індивідуального стилю роботи конкретної людини. Про стереотипи планування не може йтися й мови – таку «упокорливу сорочку» можуть використовувати з користю для себе лише особи структурованого типу. А тим часом люди більш хаотичного складу також прагнуть досягти ефективності та успішності. В організації особистого часу важливі не загальні правила, а індивідуальний стиль, який людина знаходить для себе. Якщо він йому комфортний, це дає максимальну ефективність. Загострити увагу слід швидше на тих методах, які дозволяють орієнтуватися навіть в умовах невизначеності. Тому важливо визначитися з такими параметрами, як темперамент людини, сенсорні переваги, біоритми її організму, робочі цілі тощо.

3. Необхідність відстеження своєї ефективності.

Використовуючи хронометраж, можна виявити моменти непробачної витрати часу та виявити його приховані резерви. При аналізі даних рекомендується використовувати метод порівняння досягнутого з максимально можливим, а чи не досягнутого із запланованим, як і у західних технологіях тайм-менеджмента. Але головним результатом використання хронометражу є поява певного вміння постійно самостійно відстежувати свою ефективність. Облік свого часу протягом кількох тижнів виробляє особливу увагу до часу, і людина починає зовсім по-іншому дивитися свої дії.

4. Мислення, спрямоване ефективність.

Першорядну роль грає безпосередня зміна мислення. Людина, яка навчилася визначати неефективні процеси і вдосконалювати їх, яка прагне оптимізації та підвищення результативності - може застосовувати наявні методи, налаштувати їх під свої потреби або розробити свої. А самі технічні прийоми організації часу та особистої роботи та безпосереднє їх втілення в життя – це якраз справа техніки. Одного разу зміна свідомості, що відбулася, починає працювати і приносити свої плоди в будь-якому виді діяльності.

5. Досяжність та невичерпність резервів ефективності.

Основний принцип, поруч із яким незрівнянні жодні технологічні питання. Виходячи з припущення, що резерви ефективності, розвитку та самовдосконалення не лише реально досяжні, а й потенційно невичерпні, пошук потрібного рішення та розробка необхідного методу – питання суто тактичні та вирішені.

2. Причини дефіциту часу

2.1 Інвентаризація часу

Хронометраж особистого часу слід проводити за кілька робочих днів, можливо, тижнів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини дефіцитів часу, що виникають. Тривожні симптоми близького виникнення тимчасових проблем можна визначити за такими ознаками:

1. Відсутність пріоритетів під час виконання справ (вирішення другорядних завдань при регулярному перенесенні головних);

2. Поспіх при виконанні об'ємних завдань (часто спричинений несвоєчасністю початку роботи над ними);

3. Великий потік всіляких рутинних справ (ризик потонути у дрібницях);

4. Несвоєчасне вивчення ділового листування (поточної документації);

5. Робота вечорами та вихідними (у службовий годинник не вистачає часу);

6. Постійне виконання роботи за своїх колег чи підлеглих (здається, що так буде швидше чи надійніше);

7. Робота не за своїм профілем (неефективне використання можливостей);

8. Безперервні перешкоди у роботі (нескінченні телефонні дзвінки та наплив відвідувачів);

9. Уточнення відомостей, постійне перепитування (важке сприйняття інформації, як наслідок стомлення).

Після проведення хронометражу необхідно проаналізувати всі види діяльності, у яких брала участь людина. Для цього можна використовувати таблиці з розподілу областей роботи щодо тимчасових витрат - реальних та теоретично досяжних, скласти аркуш перешкод.

Подальший аналіз можна з погляду двох позицій: позитивних і негативних, тобто. визначити сильні та слабкі сторони для раціонального використання перших та уникнення других.

2.2 «Поглиначі» часу

Провівши детальний аналіз основних «поглиначів» часу, можна краще контролювати свій робочий процес і уникнути відволікаючих моментів. Основними причинами, що змушують нас витрачати час даремно, визнано:

1. Телефонні дзвінки по праву займають почесне перше місце, зриваючи робочий настрій і не даючи зосередитись на справах. З широким поширенням стільникових телефонів проблема набула глобальних масштабів. Налагодьте розподіл дзвінків, що відсіває не призначені вам, та переносіть менш важливі на більш вільний час.

2. Відвідувачі, які приходять в офіс, відволікають вірніше телефонів, тому що їх неможливо проігнорувати або виконувати паралельно іншу роботу. При чіткої, правильно розробленої структурі організації з відвідувачами, зазвичай, взаємодіє спеціальний відділ, що ні заважає роботі інших відділів.

«Ми втомлюємося і знемагаємо не тому, що багато працюємо, а тому, що погано працюємо, не організовано працюємо, безглуздо працюємо».

Фізіолог Н.Є. Введенський

Тайм – менеджмент – техніка управління часом, що включає правила і принципи, які допомагають людині правильно організувати свій час і досягти максимальної ефективності в будь-якій справі. За допомогою тайм-менеджменту людина може сама усвідомлено контролювати час, який він витрачає на різні види діяльності, збільшуючи при цьому ефективність та продуктивність своєї роботи чи відпочинку. Планування, розподіл, розстановка пріоритетів, встановлення цілей допомагає людині впоратися з божевільним ритмом сучасного життя. Тайм – менеджмент допомагає людині встигати робити все без стресів та уникнути хронічної втоми.

Спочатку методики тайм – менеджменту використовувалися лише за ведення бізнесу, організації праці. Але зараз методи управління часом також застосовуються і в особистому житті людини, щоб встигати справлятися з побутовими питаннями, правильно організовувати своє дозвілля, відпочинок.

Історія виникнення тайм-менеджменту

Ще в 20-ті роки Наукова організація праці говорила про те, що ефективність використання часу залежить від особистої ефективності самої людини. З'явилася Ліга "Час", яка публікувала статті в газетах під назвою "Боротьба за час". У 70-ті роки набув популярності метод хронометражу, який розробила біолог Любищев. Цей метод є інструментами вироблення ефективного мислення людини, що сприяє раціональному управлінню особистим часом та підвищенням особистої ефективності.

У 2007 році в Москві при фінансово-промисловому інституті відкрилася перша кафедра тайм - менеджменту. Сьогодні цей напрямок став дуже затребуваним і популярним. Є маса тренінгів, семінарів з планування та раціонального розподілу часу.

Тайм-менеджерце людина, яка враховує психологічні особливості людей, умови праці та пропонує більш ефективні графіки роботи. Він здатний розкрити в людині всі його приховані резерви та підказати, яким шляхом підвищити свою ефективність.

Процес спілкування тайм - менеджера з клієнтом схожий на психологічну консультацію, в якій він вислуховує людину, дає підказки та поради, як розподілити час, скільки часу приділяти відпочинку, як розставити пріоритети. Як спланувати день так, щоби все встигати без стресів.

Тайм – менеджери проводять не лише індивідуальні консультації. Часто їх запрошують компанії як експерти, щоб вони допомогли налагодити процес праці. Насамперед навчити керівника правильно розподіляти свій робочий час і грамотно розподіляти обов'язки в колективі. Вони вивчають діяльність компанії, необхідну кількість часу на вирішення певних завдань. Після збору інформації та аналізу, тайм-менеджер вносить корективи до порядку дня фірми.

Аналіз витрат часу виконання певних завдань.

Постановка, формулювання та визначення мети.

Складання плану задля досягнення мети, і навіть розстановка пріоритетів.

Реалізація мети. Підказка, які кроки потрібно зробити відповідно до плану.

Складання списків справ, які потрібно зробити.

Фіксація часу за допомогою хронометражу.

Які переваги має людина, яка навчилася правильно планувати свій час?

«Час, витрачений даремно, є існування; час, вжитий на користь, є життя»

Е.Юнг

Досягає поставленої мети.

Досягає своєї мети набагато швидше, ніж інші.

Здатний досягти успіху у будь-якій сфері діяльності.

Має більше часу на відпочинок, спілкування з близькими та друзями.

Може виконувати набагато більше за певний проміжок часу.

Може збільшити свої доходи та відійти від справ, правильно розподіливши обов'язки між співробітниками.

Може позбутися хронічної втоми, не схильний до стресів.

Завжди має чіткий план дій.

Має почуття внутрішньої свободи і самостійно контролює своє життя.

Види тайм-менеджменту

Нині є багато різноманітних підходів до проблеми управління часом. Фахівці виділяють три основні типи:

Персональний (особистий) тайм – менеджмент. Він пов'язаний з особистісним саморозвитком людини, вмінням правильно та плідно організувати свій день.

Професійний тайм – менеджментдопомагає людині ефективно виконувати свою роботу, правильно організовувати свій робочий час чи розумно розподіляти обов'язки у колективі.

Соціальний тайм – менеджментрегулює міжособистісні взаємини чи управління часом кількох людей. Наприклад, корпоративний.

Основні поняття тайм - менеджменту

Концепція управління часом-це спосіб розуміння та сприйняття часу. Концепція тайм – менеджменту допомагає визначити причину та мету, чому людині необхідно навчитися керувати своїм часом. Усвідомити цінність цього процесу, і навіть зрозуміти основні засади управління часом.

Методи керування часом- Певна послідовність дій, яка допоможе вирішити конкретне завдання.

Система управління часом– комплекс концепцій та методів, які дозволять вам максимально швидко та ефективно досягти своєї мети.

Неправильна організація роботи чи неписьменна організація діяльності керівництвом призводить до того, що співробітники компаній відчувають постійний дефіцит часу. Це позначається на ефективності роботи та успішності підприємства в цілому.

Нестача часу спостерігається у тих випадках, якщо:

Немає розкладу роботи на день.

Якщо помічник керівника не в курсі його порядку денного.

Телефонні дзвінки та відвідувачі часто відволікають від основної діяльності.

Якщо керуючий не вміє розподіляти обов'язки.

Якщо робота виконується у постійній поспіху, що призводить до швидкої стомлюваності.

Якщо працівники не відповідають своїм посадам.

Якщо працівники неадекватно оцінюють свої можливості, то швидкість роботи.

Якщо немає мотивації у працівників (наприклад, надто низька зарплата).

Щоб покращити ефективність роботи підприємства, необхідно навчити працівників складати план роботи на день. При складанні плану потрібно 60% часу відвести основним завданням, 20% непередбаченим і 20% спонтанним справам. Головне, привчити колектив складати плани на день систематично та регулярно.

Ефективність тайм-менеджменту в управлінні залежить від того, наскільки співробітники будуть навчені плануванню, розставленню пріоритетів, контролю часу виконання завдань, а також правильної черговості виконання завдань.

Для вирішення цих завдань можна запросити експерта з тайм-менеджменту або навчити менеджера вашого підприємства, який сам видаватиме співробітникам завдання та контролюватиме ефективність їх роботи. Менеджер повинен видавати як основні, і кілька запасних завдань. Наприкінці дня співробітник подає звіт про виконану роботу.

Управління особистим часом у тайм – менеджменті

Щодо управління особистим часом, тобто основні правила тайм – менеджменту, що застосовуються в особистому житті:

Ніколи не брати роботу додому.

Організувати побут так, щоб він займав мінімум часу.

Планувати вільний час наперед. Сюди має входити емоційна насолода (похід у кіно, театр, концерт, музей). А також фізичне (заняття спортом, танцями тощо).

Для відпочинку використовувати не лише вихідні, а хоч би один день серед тижня. Наприклад, покататися велосипедом після роботи або піти з друзями в сауну.

Під час відпустки обмежити дзвінки, пошту, інтернет, щоб відпочити по-справжньому.

1.Основне правило тайм-менеджменту - правильна постановка мети.

Якщо ви навчитеся чітко визначати свої цілі, а також визначати, які завдання є другорядними, то ви заощадите багато часу.

Якщо ви витрачаєте свій час на щось, значить, у цей момент ви вважаєте, що він дуже важливий. Але чи це так? Поставте собі запитання, чи результат цієї дії допоможе вам наблизитися до вашої мети? Що таке ціль? Мета - прагнення людини до чогось, коли весь процес спрямований на кінцевий результат.

При постановці мети потрібно спочатку визначитися з основними цінностями.

Усвідомити свої можливості, мотивацію. Проаналізувати проблеми, потреби та складності, які можуть виникнути на шляху до мети. Подати чітко свою мету в найдрібніших деталях, її кінцевий результат. Розпланувати свої дії, зайнятися пошуком ресурсів та розпочати реалізацію.

Існують різні методи постановки цілей. Але всі методи мають загальний алгоритм постановки цілей:

Мета має бути максимально конкретною із зрозумілим кінцевим результатом.

Необхідність досягнення мети має бути обґрунтованою. Навіщо це потрібно, і що я з цього отримаю?

Мета має бути реальною та зрозумілий механізм її досягнення.

Необхідно чітко визначити межі часу, за які мета має бути досягнуто.

2.Другое головне правило тайм – менеджменту – пріоритизація.

Вміти розставляти пріоритети це дуже важливо. Є справи, які мають меншу значущість у досягненні мети, а є ті, що грають головну роль.

3.Третє основне правило тайм - менеджменту - це планування.

Після встановлення мети наступним етапом буде планування. Планування – невід'ємна частина тайм – менеджменту. Воно складається з таких основних етапів:

Упорядкування плану тайм – менеджменту.

Етап складання проекту, у якому можна маневрувати, продумати різні варіанти досягнення мети.

Етап виявлення необхідних ресурсів.

Етап визначення осіб, які зможуть допомогти на шляху до мети.

Етап фіксації результатів планування у вигляді бізнес-проекту, карти.

Коли людина починає займатися плануванням, активізується мислення, вмикається творчий потенціал. При складанні плану ваша мета стає більш конкретною, ви починаєте розуміти, чого ви хочете насправді і як цього досягти. Це свого роду практичний посібник до дії.

Доки людина не складе план реалізації того, чого хоче, вона перебуває в постійному роздумі на цю тему. Але не думки, а дії наближають вас до мети. Коли складено докладний план, у якому враховані різні способи досягнення мети, це дозволяє маневрувати. Не виходить одними засобами та способами, можна спробувати інші. Планування розвиває в людині гнучкість та готовність до будь-яких ситуацій.

Упорядкування плану дає вам високий шанс успіху. Наявність плану надає впевненості у собі, своїх можливостях. Усі успішні люди та підприємці займаються плануванням.

Основні методики планування. Короткий опис

1. АВС плануваннябазується на тому, що необхідно спочатку потрібно виконувати найбільш значущі відносини (під буквою А), а потім В та С.

Справи категорії А – найважливіші. Вони становлять 15% всіх справ і дають 65% результатів. В - важливі справи, які становлять 20% всіх справ і приносять 20% результатів. Категорія С – це справи найменшої ваги, вони становлять 65% і дають результат – 15%.

2. Правило Паретоабо принцип "80 на 20". Цей принцип застосовується до будь-якої щоденної діяльності. 80% справ, які ви робите протягом дня, дають вам 20% потрібного результату. А 20% важливих справ, що плануються, наближають вас до результату на 80%.

Наприклад: 20% людей володіють 80% капіталу, 80% людей володіють 20% капіталу. 20% клієнтів дають прибуток у 80%, а 80% клієнтів дають прибуток у 20%.

3. Хронометраж- цей метод полягає в тому, що вам потрібно щохвилини записувати всі свої дії і скільки часу ви на них витратили. Це допоможе вам зрозуміти, куди і на що йде ваш час і як скоригувати ваш графік.

4. Складання списку завдань- Це найпростіший метод планування, який дозволяє планувати і час, і справи.

Як правильно скласти список справ і слідувати йому?

Спочатку поспостерігайте за собою. Скільки потрібно часу на виконання різних завдань.

Напишіть список справ із вечора.

Записуйте певні пункти. Наприклад: зайти до магазину. До цього пункту додайте список покупок.

Плануйте весь свій день, не лише роботу.

Починайте свій день із виконання неважких завдань. Щоб відразу поставити галочки і підбадьоритися на весь день думкою про те, що слідувати списку справ не так вже й складно. Наприклад, зробити зарядку і приготувати сніданок.

Список справ має бути завжди на увазі.

Не пишіть у список більше 7 пріоритетних справ, щоб потім не нервувати, що ви щось не встигли.

Випробуйте всі методики планування та підберіть найбільш підходящий.

Ведіть запис.

Не намагайтеся встигнути все. Спочатку зробіть найважливіші та пріоритетні справи.

Плануйте кожен день. А також складайте додатковий план на тиждень.

Завжди носіть із собою ручку та блокнот.

Заведіть Щоденник успіху, він вас мотивуватиме і нагадуватиме, що ви на вірному шляху.

Навчіться говорити "Ні". Це допоможе уникнути спілкування з непотрібними людьми, занять непотрібними справами.

Перш ніж щось робити, обміркуйте, наскільки це терміново, важливо і як ця дія наблизить вас до мети.

Проаналізуйте свої звички, дії, які відбирають даремно ваш час. По хронометражу легко відстежити ті дії, яких вам потрібно позбутися.

Не виконуйте чужих справ. Не будьте інструментом для досягнення чужих цілей. Сконцентруйтеся на своїй меті.

Виділяйте час на самовдосконалення.

Не зупиняйтеся на досягнутому. Досягши однієї мети, ставте наступну.

1. Стівен Кові у книзі «7 навичок високоефективних людей»розглядає тайм - менеджмент, як елемент самовдосконалення. Ось його поради:

Робіть те, що маємо зробити спочатку. Чи не відкладайте важливі справи на потім.

Ваша мета має бути пріоритетною та важливою. Рухайтесь до неї.

Усі дії виконуйте на основі пріоритетів.

Не витрачайте багато сил для досягнення незначної мети. Затрачувані ресурси та кінцевий результат мають бути порівнянними.

Шукайте всі способи, щоб зробити життя простішим.

2. Девід Аллен радить правильно організувати робоче місце, придбати всі необхідні канцтовари. Також завести картотеку, на кожну справу завести відповідну папку. Також Аллен радить писати 4 списки справ:

Скласти список справ, які необхідно виконати у найближчій перспективі;

До окремого списку внести проекти, які потребують комплексного підходу;

Окремо скласти список проектів, які з тієї чи іншої причини поки що не можуть бути виконані;

Список «коли».

3.Джулія Моргенстерн радить спочатку оцінитискільки часу ви витрачаєте на виконання ваших завдань. Які фактори вас відволікають? Можливо, вас відволікають соцмережі, додаткові обов'язки, нереальні терміни чи психологічні перешкоди.

Для кожної дії необхідно встановлювати часові рамки.

Якщо ви не можете виконати якусь дію, то проаналізуйте, можливо, її можна відкласти на якийсь час, перепоручити іншим співробітникам або зовсім від нього відмовитися.

Сортуйте речі та справи, очистіть простір від усього, без чого можна обійтись. Призначте кожній речі своє місце, а кожній справі – час.

«З'їдайте жабу на сніданок»

Щоб весь день ваші думки не поверталися до справи, яку ви не хочете виконувати або вона вам неприємна, почніть день із неї. Так ви звільнитеся від емоційної напруги та вантажу, який би довелося нести весь день.

«Біфштекс із слона»

Якщо перед вами стоїть глобальне завдання, для вирішення якого необхідно виконати безліч дій, тоді розділіть цю роботу на частини. Не робіть зі справи слона, наріжте його на шматочки. Так простіше почати реалізувати поставлене завдання. А також такий підхід сприяє кращому розумінню цього завдання.

Навчіться говорити «ні»

Управління часом вчить не тому, щоб встигати робити якнайбільше, а встигати правильно робити те, що потрібно. Говоріть «ні» непотрібним справам, людям. Не ставайте ні для кого інструментом для досягнення цілей. Сконцентруйтеся на своїх цілях.

Прагніть до автоматизації та максимального спрощення своєї діяльності.

Виконуйте схожі відносини поспіль, оскільки мозок звикає до певної сфери діяльності. І щоразу справляється з ними швидше.

Прислухайтеся до своїх біологічних ритмів. Робіть роботу в той час, коли відчуваєте особливий приплив сил та активності. У період найменшої активності дайте собі відпочити. Дослухайтеся до потреб свого організму. Іноді 15-хвилинної перерви достатньо, щоби відкрилося «друге дихання».

Кращі книги з тайм-менеджменту, які варто прочитати:

Результативний тайм-менеджмент. Б. Трейсі

Тайм-драйв. Як встигати жити та працювати. Р. Архангельський

Жорсткий тайм-менеджмент: Візьміть своє життя під контроль. Д. Кеннеді

Працюй менше, встигай більше. К. Глісон

До біса все! Берися та роби. Р. Бренсон

Екстремальний тайм-менеджмент. М. Мрочковський, О. Толкачов

Практичний курс з тайм-менеджменту. І. Абрамовський

Як працювати по 4 години на тиждень і при цьому не стирчати в офісі від дзвінка до дзвінка, жити де завгодно і багатіти. Т. Ферріс

Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу. Д. Аллен

Ефективність тайм-менеджменту залежить від виконання вами основних його правил, а також чіткого розуміння того, навіщо він вам потрібен, як керувати своїм часом і які переваги ви матимете.