Справи термінові та важливі схема. Матриця Ейзенхауера: ефективність методу планування

Матриця Ейзенхауера(матриця пріоритетів) – один із найвідоміших інструментів для управління своїм часом. Її вигадав Дуайт Ейзенхауер, 34 президент США. Бути главою держави – справа клопітна, така людина завжди дуже зайнята, т.к. його робота поєднує у собі різні функції. За день йому треба встигнути переробити багато справ.

Тому Ейзенхауер почав випробовувати різні інструменти тайм-менеджменту. Він хотів знайти щось найефективніше. Але так і не знайшов такого, щоб його задовольнило. Тому, зрештою, він створив власний інструмент, який згодом отримав його ім'я.

Організаторські здібності Ейзенхауера цінувалися завжди і скрізь. І цілком заслужено. Зараз же матрицю Ейзенхауера вважають одним із найефективнішихкоштів на складання планів на короткий термін.

Цей чудовий інструмент, безперечно, буде корисний кожній сучасній людині. Сьогодні всім потрібно вміти керувати своїм часом. Адже життя наше проходить поспіхом і метушні. Але, незважаючи на гігантські зусилля, рідко хтось буває задоволений результатами своєї діяльності.

Все частіше люди скаржаться на нестачу часу. Хоча всім нам щодня виділяється однакова кількість хвилин. Проте хтось встигає все, а хтось безтурботно витрачає свій час на марні справи. Матриця Ейзенхауера допомагає правильно організувати свій час і цим різко підвищити свою ефективність.

Що таке
матриця Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера використовується для планування невеликий термін (один або кілька днів). Це ефективний метод обробки тих списків справ, які людина планує зробити за цей термін. Як правило, люди складають такі довгі списки, що всі справи з них апріорі неможливо переробити.

У результаті вони накопичуються недороблені і . І це небезпечно, т.к. незавершенка як гальмує рух до мети, а й може зашкодити подальшому розвитку життя. Адже велика ймовірність розпорошення сил і енергії на те, що людині зовсім не потрібно.

Матриця Ейзенхауера дозволяє швидко та ефективно розібратися зі списком справ, розподіливши ці справи за категоріями. В результаті людина ясно бачить усі найважливіші справи, а також ті справи, що взагалі не варті його уваги.

Матриця Ейзенхауера складається з 4 полів (квадрантів) – по одному на кожну категорію справ. Категорії визначаються за принципом терміновості та важливості: важливо – не важливо, терміново – не терміново На малюнку нижче видно, як розподіляються ці квадранти.

У кожен квадрант із загального списку справ вносяться ті справи, що задовольняють критерію даного квадранта.

Опис квадрантів
матриці Ейзенхауера

Щоб зрозуміти, як потрібно працювати з матрицею Ейзенхауера, перш за все, потрібно розібратися з її квадрантами - що ж туди вносити. Як я вже казала, ми розглядаємо лише ті справи, які ви плануєте виконати протягом дня чи якогось невеликого періоду.

Квадрант 1.
Термінові та важливі справи.

Найбільший і головний секрет матриці Ейзенхауера в тому, що перший квадрант повинен завжди залишатися порожнім . Тільки в цьому випадку можна сказати, що людина вміє ефективно розподіляти свій час та вміє добре планувати.

Якщо ж є справи, які потрібно вписати в перший квадрант, це означає, що в житті людини присутні аврали. Він не вміє правильно планувати та звик відкладати все до останнього моменту. Він береться за справу лише тоді, коли ось-ось закінчуються всі терміни.

Тому, якщо ви прагнете бути ефективним, то перш за все вам слід знайти всі ті причини, що заважають вашій продуктивній роботі. Можу вас засмутити, що таких причин може бути безліч, починаючи від невміння планувати і закінчуючи прокрастинацією.

Звичайно, всі ці перешкоди повинні бути прибрані в першу чергу. Інакше взагалі не варто говорити про ефективність.

Все ж таки іноді можуть виникнути якісь непередбачені справи, які потрібно внести в перший квадрант. Але будьте обережні. Пам'ятайте, що для вибору цих справ є два основні критерії:

1. 1. Невиконання справи загрожує відкинути у досягненні мети.
   2. Невиконання справи може спричинити неприємності – погіршення здоров'я (при зубному болю), грошовий штраф (при несплаті кредиту), затоплення (при протіканні труби) тощо.

Звичайно, найкраще про це думати заздалегідь і взагалі не допускати таких ситуацій. Завжди набагато легше запобігти можливим неприємностям, ніж ліквідувати наслідки. Обмірковуйте та робіть все вчасно. Ну, а якщо справи з цього квадранта не потребують вашої безпосередньої участі, їх взагалі варто комусь делегувати.

Квадрант 2.
Важливі та не дуже термінові справи.

Ейзенхауер вважав роботу зі справами даного квадранта найважливішою. Якщо людина своєчасно поміщає сюди завдання і послідовно її виконує, то цій справі може присвятити стільки часу, скільки вона потребує.

Причому він може працювати без поспіху, суєти і не страждати потім від різних згубних наслідків. Так, профілактичний огляд у зубного захистить від несподіваного зубного болю, а своєчасна робота над звітом позбавить нічних переробок.

У цю групу завдань обов'язково треба вносити справи, спрямовані на досягнення своїх цілей.

Саме на ці справи треба зосереджувати максимальна увага і саме сюди треба докладати всіх своїх сил. Бо цілеспрямоване та методичне виконання справ даного квадранта гарантує більшу віддачу у майбутньому.

До списку справ другого квадранта обов'язково треба ввімкнутизавдання з особистісного зростання, саморозвитку, турботі про своє здоров'я. Адже все це є фундаментом будь-якого успіху. Сюди ж мають входити завдання щодо аналізу своїх дій, а також розробка нових планів та аналіз нових можливостей та перспектив.

Відсутність тягаря терміновості дозволяє виконувати поставлені завдання максимально якісно. Але не забувайте, що за термінами все ж таки треба стежити. І невчасне виконання цих завдань може перевести в перший квадрант. А ось такого результату треба остерігатися.

Квадрант 3.
Термінові та неважливі справи.

У цей квадрант поміщають справи, що заважаютьефективно працювати, т.к. вимагають себе термінової уваги. Потрібно бути особливо уважним до таких справ. Часто їх плутають із завданнями першого квадранта. Але не все термінове є важливим. Основний критерійдля розрізнення термінового та важливого – наближає ця справа вас до мети чи ні. До третього квадранта входять завдання, які ніяк не пов'язані з вашою метою.

Тому завжди треба чітко пам'ятати про них і бути сфокусованим на них. Найпростіше завжди мати їх опис перед очима.

У третій квадрант потрапляє багато побутових справ, наприклад, ремонт взуття наприкінці сезону, допомога сусідові у перевезенні меблів, неважливі телефонні дзвінки. Тут можуть виникнути й незаплановані раніше справи, на кшталт якась термінова зустріч. А ось ремонт комп'ютера, наприклад, може бути важливим (якщо ви працюєте на ньому або ведете блог), і неважливим (якщо ви використовуєте його тільки для ігор).

Отже, не варто плутати важливість та терміновість. Чомусь більшість людей автоматично починають вважати термінові справи важливими. У результаті їхнього життя виникає напруженість і цейтнот, які день наповнюється метушні.

Сум'яття завжди віддаляє від мети. Засновник менеджменту, Фредерік Тейлор, свого часу говорив, що організацію справ можна вважати доброю, якщо все робиться неквапливо і без суєти.

Як правило, справи третього квадранта лише відволікають від того, на що ви націлені і що реально вам потрібно. Вони просто з'їдають час. Тому краще постаратися не розсіювати увагу на такі справи. Зрозуміти ж, важлива справа чи ні, досить просто – лише запитайте себе “ Що станеться, якщо цього не зроблю?“.

Квадрант 4.
Неважливі та нетермінові справи.

Сюди потрапляють все те, що ми робимо майже щодня, але це не пов'язано з нашою роботою: перегляд телевізора, порожні телефонні розмови, комп'ютерні ігри, відвідування форумів, соціальних мереж тощо. Це зазвичай приємні справи, але не обов'язкові.

Ці справи Ейзенхауер назвав справжніми “ пожирателями часу“, Що знижують продуктивність дня.

Невже комусь не шкода витратити 203 години на ? Адже це більше тижня нашого життя. І цей час можна було б використати більш продуктивно.

Такі справи можна просто не робити, або робити лише тоді, коли у вас залишається вільний час. У загальній черзі ваших справ вони мають стояти наприкінці. І ще не забувайте жорстко лімітувати час, який ви виділяєте на такі справи.

Дехто може сказати, що такі заняття допомагають йому відпочивати. Але це важко назвати повноцінним відпочинком. Такі заняття не просто марні, вони – шкідливі. Краще відпочивати якісно.

Так що знайдіть свої пожирачі часу та встановіть над ними жорсткий контроль.

До речі, багато рутинних справ з четвертого квадранта можна і потрібно. У будь-якій сім'ї можна розподілити обов'язки, щоб не перенапружувати себе і робити спокійно.

Два великі плюси
матриці Ейзенхауера

Ця матриця стане незамінним помічником для тих, хто мріє підвищити ефективність своєї роботи.

По перше, навіть сам собою простий розподіл справ по квадрантам ясно покаже, що вам актуально, що ні.

Дуже часто ми звикли працювати на автоматизмі. І якщо щось колись було записано у нашому списку, його обов'язково треба виконати. А якщо ця справа втратила актуальність? Виходить, ми займаємося роботою заради самої роботи.

З чистим сумлінням усі неактуальні справи можна прибрати. Ви навіть не помітите наслідків їхньої відсутності. Навіть якщо ви якісь із них почали робити і не доробили, то так само спокійно можна забути про це.

По-друге, матриця вчить правильно планувати.

Коли людина просто складає собі списки справ, найчастіше, їй дуже важко оцінити обсяг роботи, що звалюється на себе. Ось так і виникають не просто списки, а простирадла. невиконані відносини переносяться день у день, доповнюючи те. що з'являється знову.

Як би там не було, але є суто фізичне обмеження, скільки чого ти можеш зробити за день. Але таке просте обмеження часто не зізнається. Робота з матрицею додає усвідомленості та дозволяє перейти до більш грамотного планування.

Тест з оцінки
вашої продуктивності

Багатьом людям важко оцінити своє вміння організовувати трудовий процес. І це є закономірним. Потрібні навички не даються нам від народження. Їх треба у собі виробляти. Але для цього треба знати, яких навичок тобі не вистачає. Тоді простіше буде знайти техніки, що допоможуть розвинути потрібні якості.

У цьому вам допоможе чудовий тест «Чи вмієте організовувати свою працю». Це брошура з 8 сторінок, в якій, крім тесту, дано ключі для його розшифровки, а також пояснення до отриманих результатів.

Даний тест дозволить краще зрозуміти, що ж вам заважає досягти успіху, що потрібно змінити і що виробити в собі для цього. Він

• покаже, наскільки ефективно ви можете діяти на вирішення поставлених завдань;
• допоможе визначити, що вам потрібно зробити для отримання більш високих результатів.

Цей тест умовно безкоштовний. Я підготувала його як подарунок у відповідь на грошову підтримку цього сайту. Мене постійно запитують, як можна висловити подяку за мою роботу. Просто. Почастуйте мене чашкою кави. Я його дуже люблю і отримую масу насолоди. А я у відповідь віддячу вам цим тестом.

Щоб отримати цей тест, внесіть 100 руб.на Яндекс-гаманець чи WebMoney. Мешканці України на WebMoney можуть внести гривню ( 50 грн. ).

Номери гаманців:

WebMoney R213267026024 (рублі)
U136906760978 (гривня)

Яндекс-гаманець 410011224648992

При перерахуванні у Примітках вкажіть свою Прізвище та Ім'я.

Після цього:

1. Напишіть мені у Формі зворотного зв'язку (розділ контактів), категорія! Фінансові питання».
2. Вкажіть, куди ви перерахували гроші та звідки.
3. Тест вам буде надіслано на e-mail, який ви вкажіть у Формі зворотного зв'язку.

На цьому ми поки що перервемо наш розгляд матриці Ейзенхауера. Я пропоную вам добре обміркувати цю інформацію, спробувати скористатися нею, щоб розбити свої справи за даними категоріями. А в другій частині статті ми вже познайомимося більш детально з тим, як треба працювати з даною матрицею.

Прочитано: 5 338

Чому руйнуються плани? Тому що в потоці повсякденних справ ми прагнемо виконання термінових справ, забуваючи про важливі та обов'язкові. В чому різниця? У правильності пріоритетів! Не завжди важливі справи термінові, а термінові – важливі. Як так? Дуже просто. І розібратися з цим допоможуть квадранти Кові. Друга їхня назва – матриця пріоритетів Ейзенхауера.

Важливо та терміново: терміни та уточнення

Важливість та терміновість.

Термінові справивимагають негайної, негайної участі чи рішення. Їх треба робити миттєво, інакше трапиться пожежа, форс-мажор, катастрофа. Термінові справи потребують реактивного реагування, змушуючи скасовувати всі плани та важливі справи.

Важливі справинатякають на . Вони необхідні досягнення поставлених глобальних цілей, попереднього вирішення важливих завдань, реалізації можливостей. Займаючись виконанням важливих справ, людина досягає найвищих результатів, успішності. Життя протікає чітко, розмірено та цілеспрямовано.

На жаль, важливі справи в нашому житті часто не мають пріоритетного значення. Чому? Тому що вся повсякденність спрямована на вирішення термінових завдань.

Як це виправити?

Використовувати матрицю Ейзенхауера як інструмент розміщення пріоритетів. Іноді з цією ж метою рекомендують квадрати часу Кови.

Чим відрізняються матриця квадрантів Стівена Кові та матриця справ Ейзенхауера?

Власне, нічим.

Обидва методи мають на увазі ідентичні підходи до планування. А різні назви отримали через відомих розробників систем. Так уже вийшло, що Дуайт Ейзенхауер використав у повсякденній роботі ту саму техніку, що описав у своїй книзі Стівен Кові.

Дві великі людини. Дві назви. Один спосіб.

Квадранти Кові: матриця структури справ

Розміщення пріоритетів за матрицею Ейзенхауера передбачає градування всіх справ і завдань на 4 блоки за їх важливістю та терміновістю виконання:

• важливе/термінове;
• важливе/нестрокове;
• неважливе/термінове;
• неважливе/нестрокове.

Якщо зробити заздалегідь – виписати всі найближчі та далекі справи в один список, можна легко заповнити будь-який квадрат Стівена Кові. Достатньо оцінити значущість і терміновість всіх завдань.

Як ділити задачі по матриці Ейзенхауера?

Високоефективний тайм-менеджмент з матриці Ейзенхауера

Якщо подивитися на структуру кожного блоку неупереджено, то видно особливості кожного квадрата:

• Квадрат A – постійний цейтнот, «пожежа», нерви та реактивний ритм життя.
• Квадрат B – вирішення стратегічних завдань, проактивність, робота на результат та успіх.
• Квадрат C – хронофаги у різних варіантах.
• Квадрат D - прокрастинація.

Тобто при визначенні пріоритетів за допомогою матриці Ейзенхауера на увагу заслуговують тільки справи другого блоку. А за фактом ми займаємося завданнями «термінових» квадратів», витрачаючи нерви і відволікаючись на непотрібні фактори.

Що робити з цими знаннями?

Все дуже просто. Планування часу відповідно до матриці Ейзенхауера передбачає проактивний підхід та застосування кращих інструментів тайм-менеджменту.

Використовувати можна:

• С – відволікання всіх видів, які потрібно контролювати та тримати у вузді.
• D – безглузде проведення часу, яке легко замінити заслуженим запланованим відпочинком після виконання справ.

Хтось думає, що домогосподаркам не потрібне планування та чіткий графік. Все навпаки.

Нескінченно зайняті собою та дітьми жінки більш ніж хтось інший потребують правильної структури дня.

Матриця терміновості та важливості матриця Ейзенхауера – зручна вправа, помічник та порадник на кожен день. Використання квадрантів Кові значно знижує рівень стресу у повсякденному житті та справах.

Вітаю! Чи траплялося Вам увечері лаяти себе за те, що за день встигли зробити дуже мало? Постійно були зайняті, але по-справжньому важливі та термінові справи плавно переповзли на завтра?

Особисто я з такою проблемою стикався регулярно. Надвечір втомлювався як собака, а за фактом — гори незробленої роботи, на кухні бардак і за квартиру вчасно не заплачено.
Я страшенно сердився, але чомусь продовжував частенько витрачати час на нісенітницю, закінчуючи всі важливі завдання поспіхом і в останній момент (і, як правило, глибокої ночі).

Все це неподобство тривало досить довго. Поки що я не почав використовувати простий, зручний та наочний інструмент. На мій погляд, це один із найефективніших способів раз і назавжди прочистити мозок. І навести, нарешті, лад у справах.

Знайомтеся: матриця Ейзенхауера як інструмент розташування пріоритетів.

Матриця була вигадана тридцять четвертим президентом США Дуайтом Девідом Ейзенхауером (він обіймав президентську посаду з 1953 по 1961 рік).

Політик розробив універсальну схему, яка допомогла йому класифікувати та розсортувати купу щоденних завдань. Думаю, у президента США їх було достатньо. Одного разу Ейзенхауер зробив парадоксальний висновок:

Термінові справи рідко бувають важливими, а важливі справи – терміновими.

До речі, матрицю Ейзенхауера наполегливо рекомендує мій улюблений Стівен Кові у книзі «Головна увага – головним речам». Рекомендую завантажити та вивчити.

Суть матриці Ейзенхауера

Проблема більшості сучасних людей – невміння розставляти пріоритети під час планування. Ми вважаємо за краще спочатку займатися тим, що подобається, залишаючи неприємні, але важливі речі на потім. В результаті цейтнот, стрес і синдром.

Техніка від президента миттєво розкладає все «по поличках».

Вона виглядає як чотири квадранти з двома осями. По вертикалі матриця ділиться по терміновості ("терміново" і "не терміново"), по вертикалі - по важливості ("важливо" і "не важливо").
При цьому до термінових автор теорії відносить те, що не можна відкласти. А до «важливих» — завдання, від вирішення яких залежить повноцінне, успішне та емоційне життя. І як показує мій досвід, всі повсякденності можна зарахувати до одного з квадрантів.

Квадрант А. Важливі та термінові справи

Правильне планування залишає цей квадратик порожнім. Записані в сектор А речі – ознака неорганізованості та неправильного розміщення пріоритетів. «Важливо та терміново» — це форс-мажор, цейтнот та аврал.

Приклад справ із сектора А:

• Зубріння предмета в останню ніч перед іспитом
• Виклик сантехніка через порив у трубі
• Терміновий дзвінок клієнту, який надіслав гроші не на ті реквізити
• Гострий зубний біль та терміновий візит до стоматолога

Причому здебільшого з усього цього списку цілком можна було уникнути. Почати зубрити потрохи щодня за тиждень до іспиту. Або раз на півроку відвідувати стоматолога для профілактичного огляду. Чи згодні?

Квадрант В. Важливі, але не термінові справи

У сектор В вписують найпріоритетніші та найперспективніші завдання – це наш найцінніший квадратик. Саме з таких справ, в ідеалі, має складатися список «Що зробити» на день. За статистикою, той, хто наголошує на квадранті В, досягає кращих результатів і при цьому живе насиченим і щасливим життям.

Відсутність фактора терміновості дозволяє вирішувати задачі обдумано та конструктивно. Але варто розслабитися - і багато із зони В швидко "переповзе" в сектор А.

Приклад завдань із сектора В:

• Заповнити квитанції на оплату комунальних послуг
• Придбати продукти на тиждень
• Написати звіт про відрядження
• Сходити на тренування до спортзалу
• Записатися на прийом до стоматолога
• Зробити фото на перепустку в гараж

Квадрант С. Термінові, але не важливі завдання

90% таких справ відволікають від досягнення важливих цілей, знижують ефективність та заважають зосередитись. Але зробити їх таки потрібно (чи ні – вирішувати лише Вам).

Приклад завдань із сектора С:

• Привітати далекого та дуже балакучого родича з днем ​​народження
• Сходити на зустріч випускників (йти Ви не хочете, але відмовити незручно)
• Миттю відвезти папери на інший кінець міста на прохання колеги

Вміст із сектора З потрібно або не робити зовсім, або приступати до них після повного опрацювання завдань зі списку.

Квадрант D. Не термінові та не важливі справи

D має бути тільки те, що не впливає на якість нашого життя. Ви вже здогадалися, про що мова? Ну, звичайно, про «пожирачі часу»: комп'ютерні ігри, читання коментів у соцмережах, розмови «ні про що» по телефону, безцільний шопінг, розгадування кросвордів. Справи із D-зони потрібно виконувати лише після того, як усі інші категорії порожні!

1. Починайте день із того, що нагадуйте собі головну довгострокову мету. Це щось подібне до маяка, на який потрібно орієнтуватися при заповненні матриці Ейзенхауера. Наприклад, мета: «через п'ять років». І кожен пункт у матриці оцінюйте з позиції: «Виконання цього завдання допоможе мені досягти мети чи ні?»
2. Якщо Вам не подобається ідея щодня креслити квадрати, можна просто відзначати літерами A, B, C і D справи в щоденнику
3. Виконуйте всі поточні завдання саме в тій послідовності, в якій вони перераховані вище: А, В, С і D. Тільки тоді Ви все встигатимете і уникнете «завалів» та «авралів». При правильному підході - навіть залишиться час на нісенітницю з квадранта D
4. Не використовуйте справи із четвертого сектору для відпочинку в процесі роботи! Практика показує, що соцмережі та «стрілялки» серйозно відволікають і не дають повноцінно відпочити

У матриці Ейзенхауера мене не влаштовував один важливий момент: я не знав, як розставити пріоритети між завданнями з різних галузей. З роботою все більш-менш зрозуміло (хоч і там є нюанси). Але ж життя не обмежене «трудовими подвигами»: є ще здоров'я, особистий розвиток, сім'я та спілкування з друзями.

Якщо зовсім коротко, то мою проблему можна було сформулювати так: «Що важливіше – вивчити 10 нових англійських слів чи зробити 10 вправ на прес?».

Для себе я вирішив завдання в такий спосіб. Виділив усі важливі сфери життя: робота, здоров'я, особистий розвиток, комунікації, господарські відносини. Ви можете додати до цього списку ще щось: догляд за собою (для дівчат), навчання (для студентів) або духовні практики (для шанувальників езотерики).

Залишилося лише простежити, щоб у матрицю були вписані відносини з кожної сфери.

Ось так виглядає мій сектор:

• Доопрацювати другу частину проекту для замовника (робота)
• 3 км у басейні («здоров'я»)
• Пройти 2 відеоуроки з вивчення бізнес-англійської («особистий розвиток»)
• Купити продукти та приготувати вечерю («госпсправи»)
• Зустрітися з колишнім однокласником, який приїхав до міста одного дня («комунікації»). До речі, цей пункт можна сміливо розміщувати в секторі «Горить, але не важливо»

А що я відношу до сектора Д? Перегляд улюбленого серіалу, наприклад, або пиво із друзями у спортбарі.

Зрозуміло, що це дуже спрощений приклад і кількість пунктів у секторі набагато більше. Але такий підхід дозволяє жити повноцінним життям, а не «горіти на роботі» цілодобово. Перевірено на собі!

А чи Ви використовуєте матрицю для планування поточних справ? Підписуйтесь на оновлення та не забувайте ділитися посиланнями на свіжі пости з друзями у соціальних мережах!

Сьогодні ми з вами розглянемо, наскільки важлива правильне розміщення пріоритетіву будь-якій справі, і як можна навчитися їх розставляти, використовуючи нескладну техніку зі складною назвою: матриця Ейзенхауера.

Напевно, кожен з нас хоча б колись стикався з нестачею часу для виконання всіх намічених завдань. Мало того, є певна категорія людей, яким його не вистачає постійно та катастрофічно! Намагаючись все встигнути, вони намагаються навіть, але від цього загальний результат страждає тільки ще більше.

Головна проблема таких людей полягає в незнанні або небажанні використовувати їх на практиці. Зокрема – одного з найважливіших методів управління часом, який звучить так: правильне розміщення пріоритетів.

Саме від уміння правильно розставити пріоритети багато в чому залежить успішність та своєчасність виконання всіх наявних завдань.

Іншими словами, людині необхідно грамотно розподілити черговість виконання справ та дотримуватися цієї черговості.

Існують різні методи розміщення пріоритетів. Сьогодні я хочу розглянути один з найбільш популярних, і, мабуть, найдієвіший метод, який отримав назву "Матриця пріоритетів Ейзенхауера". Що це таке та як її використовувати – про це далі.

Метод розстановки пріоритетів Матриця Ейзенхауера був винайдений навіть не математиком чи психологом, а самим 34 президентом США – Дуайтом Девідом Ейзенхауером. Будучи відомим політиком, він, природно, постійно стикався з необхідністю виконання величезної кількості справ, і ось, щоб усе встигати, і виробив для себе цей метод, який сьогодні активно використовується в тайм-менеджменті для виконання як робочих, так і особистих завдань.

Матриця Ейзенхауера є системою координат, по осі X якої відкладається важливість справ, які необхідно виконати, а по осі Y – їх терміновість. Таким чином, утворюється чотири сегменти, які відрізняються між собою за ступенем терміновості та важливості. Розглянемо, як виглядає матриця Ейзенхауера на малюнку:

Метод розстановки пріоритетів Матриця Ейзенхауера полягає у розподілі всіх наявних справ та завдань за цими чотирма сегментами для виконання їх у суворій послідовності.

Якщо розподілити всі завдання на ці 4 сегменти, то вийде, що:

- Зверху - всі термінові справи;

- Праворуч - всі важливі справи;

- Знизу - всі не термінові справи;

- Зліва - всі не важливі справи.

А тепер коротко охарактеризуємо кожен із квадратів, що вийшли саме в тій послідовності, в якій потрібно виконувати завдання, що відносяться до них.

1. Важливі та термінові справи.Тобто правий верхній сегмент матриці Ейзенхауера. Тут мають бути найважливіші завдання, які, до того ж, необхідно виконати терміново. Те, що називається “питання життя та смерті”.

Сюди можна віднести, наприклад, виконання роботи, термін здачі якої добігає кінця, важливий діловий дзвінок, якщо ви обіцяли зателефонувати у певний час. Або в особистому плані – відвідування дантиста, якщо у вас раптом різко розболівся зуб.

В ідеалі у цьому квадраті не повинно накопичуватись більше 1-2 справ. Категорично не варто "пхати" в цей сегмент все підряд: ви повинні об'єктивно оцінювати, наскільки це завдання дійсно важливе і термінове.

2. Чи не важливі, але термінові справи.Або лівий верхній сегмент матриці Ейзенхауера. До цього сегменту варто відносити незаплановані справи, які раптово з'явилися, які потрібно виконати терміново, але які при цьому не є особливо важливими. Те, що називається "форс-мажор".

Наприклад, начальник попросив сходити надіслати пошту. Або дорогою відлетів підбор, і необхідно терміново його відремонтувати або повернутися замінити взуття. Або ви раптом згадали, що у колеги сьогодні день народження, а робочий день уже закінчується – треба привітати терміново.

Комусь помилково може здатися, що ці справи входять до першої категорії, тобто є важливими, але це абсолютно не так. Тому що їхнє виконання ніяк не вплине на ваше подальше життя чи результати роботи – від того, що ви зробите ці справи, нічого взагалі не зміниться, проте їх потрібно робити терміново, без цього ніяк.

Другий сегмент взагалі часто може бути порожнім: справи в ньому, як правило, з'являються раптово і зникають відразу після їх термінового виконання.

3. Важливі, але з термінові справи.Тобто правий нижній сегмент матриці пріоритетів Ейзенхауера. Сюди відносяться всі завдання, які вам важливі, але при цьому не вимагають невідкладного виконання. Важливі справи, термін виконання яких ще “підтискає”, і які можуть зачекати у разі, якщо є справи у перших двох сегментах.

Наприклад, ділові контакти з клієнтами, які мають чітких часових рамок, поточна робота. В особистому плані – заняття спортом, вивчення англійської мови, читання корисної літератури.

Важливо розуміти, що деякі справи з цієї категорії, якщо їх не виконувати, поступово піднімаються вгору та переходять у перший сегмент, тобто стають терміновими. Наприклад, потрібно погасити кредит до 25 числа. Якщо на календарі 20 число – це просто важлива справа, а якщо 24 – вже важлива та термінова.

Цей сегмент, хоч і є аж третім у розстановці пріоритетів, відіграє дуже велике значення, оскільки саме розв'язання завдань, що входять до нього, надає максимальний вплив на подальшу життєдіяльність людини.

4. Не важливі та не термінові справи.Останній, лівий нижній квадрат матриці пріоритетів Ейзенхауера. Сюди відносяться справи, від виконання яких взагалі нічого не залежить, і які за великим рахунком часто людині взагалі не потрібні. Їх поєднують одним загальним терміном - "пожирачі часу".

Наприклад, побалакати з подругою по телефону, полазити у соціальній мережі, відвідати розважальні сайти тощо.

До виконання завдань із цієї категорії варто приступати тільки в тому випадку, якщо всі інші категорії на даний момент порожні.

Ось так працює метод розміщення пріоритетів Матриця Ейзенхауера.

На цьому все. Сподіваюся, що ви взяли собі на замітку ці корисні поради та рекомендації. До нових зустрічей на сайті, який допоможе вам досягти успіху в будь-якій справі і навчить грамотно розпоряджатися особистими фінансами.

У нескінченному потоці справ можна розгубитись, забути щось або просто не встигнути зробити. Невиконані справи, таким чином, накопичуються та обтяжують наступний новий день із новими можливостями. І знову та сама проблема: не встиг, забув, відклав на завтра.

Подібні ситуації часто трапляються з тими, хто не вміє планувати, і в цьому немає нічого дивного, адже процес планування потребує певних навичок тайм-менеджменту та особливої ​​уваги.

Існує чимало технік планування, що дозволяють при правильному використанні тимчасового ресурсу отримувати максимальну вигоду. Наведемо приклад найбільш ефективної та нескладної техніки, яка називається «матриця Ейзенхауера»або «квадрат Ейзенхауера».

– це принцип розташування пріоритетів, що дозволяє протягом дня вирішувати найбільшу кількість завдань.

Цей принцип є одним із найпопулярніших у тайм-менеджменті. Ним користуються у всьому світі: від простих працівників до керівників великих організацій всесвітньо відомих корпорацій.

Основоположником цього принципу є Дуайт Девід Ейзенхауер (34 президент США). Враховуючи свою зайнятість, він оптимізував свій робочий графік завдяки систематизації справ залежно від їхньої значущості, що призвело до створення власної техніки, яка відзначилася простотою та унікальністю.

Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки пріоритетів

Ейзенхауер розділив справи на 4-і категорії і вписував їх у таблицю, в якій чітко виділив квадрати, що дозволяють розподіляти заплановані завдання щодо їх терміновості та важливості (a, b, c, d).

Кожному квадрату властиве своє призначення справ:

• "а" - невідкладні особливої ​​значущості;
• «b» - важливі, з якими можна почекати;
• "с" - не першої важливості, але невідкладні;
• «d» - нетермінові та неважливі.

Розставивши пріоритети в такий спосіб, можна навчитися керувати часом, що допоможе у досягненні поставлених цілей, підвищить успішність у виконанні запланованих завдань та вплине на успіх у тій чи іншій діяльності.

Щоб розставляти пріоритети за принципом Д. Д. Ейзенхауера, необхідно докладно вивчити категорії (квадрати) в його таблиці.

Важливі та термінові справи (категорія а)

У квадрат цієї категорії вписуються заплановані завдання, є найбільш значущими і терміновими. За принципом Ейзенхауера цей квадрат має бути порожнім, вільним для нового щоденного запису, що для людини, яка володіє навичками тайм-менеджменту, не дасть можливості запустити терміновість справ та допустити критичну ситуацію у разі їх невиконання.

Часто буває так, що справи із квадрата «b» переміщуються в квадрат «а» через звичайну людську лінощі, що є однією з причин його заповнення. Часом це може бути з кожним, але у разі щоденного перекидання справ із квадрата до квадрата, варто зайнятися самодисципліною.

Щоб уникнути появи невиконаних завдань у квадраті «а», необхідно своєчасно виконувати завдання інших категорій і суворо дотримуватися переліку справ цього квадрата. Також можна скористатися методом делегування (передоручення завдань будь-кому), що дасть змогу врегулювати завдання та не залишати хвости незробленої роботи.

Список справ для квадрата «а»:

• негативно позначаються досягненні поставленої мети;
• проблемні, які можуть спричинити неприємності;
• пов'язані зі здоров'ям.

Важливі, нетермінові відносини (категорія b)

До цієї категорії найчастіше ставляться найперспективніші та пріоритетні відносини. Ейзенхауер відводить їм значну роль, тому що їх виконання є запорукою успіху. Як показує досвід, якщо відповідально використовувати час при виконанні справ, включених до «b» квадрат, то хороші результати дадуть про себе знати дуже скоро.

Перевага цього квадрата в тому, що на важливі справи є необхідна кількість часу, що дозволяє вирішувати завдання конструктивно та обдумано, повною мірою розкривати свій потенціал та продумувати (аналізувати) діяльність. Але важливо знати, що відкладати в довгий ящик ці справи не варто, оскільки є ризик перемістити їх у перший квадрат, що є неприпустимим за принципом Ейзенхауера.

Приклади справ та завдань квадрата « b »:

• планування проектів;
• партнерство (пошук, співробітництво);
• підсумки завершених проектів (оцінка про виконану роботу);
• пошук перспектив з метою розвитку.

Що стосується повсякденного життя, то фахівці рекомендують до цього квадрата включати справи, пов'язані з плануванням, навчанням, спортом, режимом харчування тощо.

Термінові, погані справи (категорія с)

До цієї категорії належать другорядні завдання, які не терплять зволікання. Часто відбувається так, що людина поспішає виконати найменш важливі завдання і таким чином усувається від поставленої мети. Матриця Ейзенхауера вимагає точного використання техніки, тому не варто припускатися помилок у класифікації завдань.

Розставляючи пріоритети, не потрібно плутати задачі, що належать до квадрата «с» із завданнями квадрата «а». Наведемо приклад можливої ​​плутанини:

Начальник дає доручення, що вимагає термінового виконання, причому це доручення до роботи ніяк не відноситься. Це завдання слід занести до квадрата «с» і вважати важливим, але нетерміновим, оскільки відходити від намічених цілей не можна, тим самим витрачати свій час на те, що відволікає від головного.

Приклади справ та завдань квадрата «с»:

• несподівані гості, які потребують уваги;
• незаплановані термінові зустрічі;
• рятування від неприємностей, що виникли за своєю недбалістю.

Нестрокові та неважливі справи (категорія d)

Це завдання, які готові чекати свого тимчасового ресурсу, скільки знадобиться або взагалі можуть залишитися нездійсненними. Швидше до цієї категорії належать справи нескладні та цікаві, але не варто хапатися за них, вони лише гальмують робочий процес та відсувають від мети.

Приклади справ та завдань квадрата «d»:

• порожні телефонні розмови;
• розважальні заходи;
• будь-які події, що відволікають від роботи.

Розставивши пріоритети за принципом матриці Ейзенхауера, безперечно, можна встигнути зробити багато і наблизитися до поставленої мети, але не слід забувати, що праця – головне джерело успіху при правильному керуванні часом.