Ефективне планування, або Як не перетворитися на Шурочку. Види ефективного планування

Оксана КлименкоПровідний тренер-консультант з проектного менеджменту, керівник напряму «Управління проектами» компанії Just Consulting, м. Москва
Журнал «Новий менеджмент», №11 за 2007 рік

Що потрібно робити для того, щоб свій найцінніший ресурс — час використовувати оптимально? Як навчитися планувати якісно і точно слідувати наміченому? Які навички потрібні для успішного виконання щоденних планів?

Почнемо із прикладу. Новий день керівник компанії зустрічає з надією встигнути зробити все заплановане на сьогодні, а якщо вийде, то добре ще б пару зустрічей у розклад втиснути та подзвонити важливому партнеру, з яким давно збирався поговорити, та все ніяк не виходило. З таким оптимістичним настроєм керівник/топ-менеджер вирушає працювати. Він приходить в офіс, поринає у справи і незабаром ловить себе на думці, що зробити все задумане сьогодні буде дуже проблематично. Виникають термінові питання, які потребують негайних рішень, і план змінюється до невпізнання. Снігова куля справ перетворюється на лавину, часу катастрофічно не вистачає, і під кінець робочого дня керівник, невдоволений собою, переносить усе, що не встиг зробити сьогодні, на завтра.

Існує думка, що якщо план не виконується на сто відсотків, то ми працюємо неефективно. Це один із дуже поширених міфів про планування, і, звичайно, він, як і всі міфи, не претендує на достовірність. Насамперед, потрібно зрозуміти, що план - це не догма, А постійно змінний управлінський інструмент. Погодьтеся, при різкій зміні погоди, ми теж часом відчуваємо негативні емоції: то надто спекотно, то осінь з дощами та вітром прийшла не вчасно, то сніг розтанув раніше, ніж треба… Але погода все одно змінюватиметься — незалежно від нашого настрою. І треба сприймати це як даність. Так і із плануванням. Чим спокійніше ми реагуватимемо на необхідність постійного коригування планів і швидше визнаємо аксіомою те, що план у процесі виконання змінюється завждитим успішніше зможемо його реалізувати.

Класифікуйте всі справи, якими займаєтесь

Є багато способів ефективного планування, про них написані книги, статті, за ними розроблені спеціалізовані тренінги та семінари. Усьому цьому можна й треба вчитися. Відомі також різні типи планування, серед яких найпоширеніші — стратегічне, тактичне та оперативне чи поточне. Ми зупинимося лише на кількох моментах оперативного планування, які заслуговують на окрему увагу. Тому що саме щоденні навантаження та перевантаження у розкладі керівника викликають найбільшу напругу. Як цього уникнути? Розглянемо кілька класифікацій, які допоможуть керівнику більш усвідомлено та чітко здійснювати щоденне планування.

Один із способів планування за часом робочого дня:

• ранок (що потрібно зробити на початку робочого дня);
• день (завдання на першу та особливо другу половину дня);
• вечір (питання, які можна вирішити під кінець або навіть після закінчення робочого дня).

Тобто всі майбутні справи групуються в три блоки в залежності від вашого особистісного типу («жайворонок» ви або «сова»). Завдання, що вимагають значних зусиль, краще вирішувати тоді, коли ваша працездатність найвища.

Наступний спосіб - за видами діяльності:

• листи;
• робота з документами;
• дорадча діяльність усередині компанії (робочі зустрічі, збори та ін.);
• дорадча діяльність поза компанією (зустрічі та переговори з партнерами, постачальниками, клієнтами та ін.).

Скориставшись такою класифікацією щодо обсягу роботи наступного дня, ви зможете, по-перше, оцінити, справ якого типу вийшло найбільше, і по-друге — скоригувати їх в такий спосіб, щоб усунути одноманітність. В ідеалі, керівнику потрібно виділити певний годинник на роботу з листами та іншими документами та відзначити їх у робочому розкладі.

Можна також сортувати щоденні справи з областей менеджменту:

• фінанси;
• збут;
• виробництво;
• маркетинг;
• керування персоналом і т.д.

Перелік складається відповідно до виду бізнесу компанії. Він (перелік) має бути достатньо повним, щоб нічого не забути і все врахувати. Що дасть планування? По-перше, всі майбутні справи (проведення зустрічей та участь у них, складання та аналіз документів) можна чітко співвіднести з областю управління та конкретними людьми, які цими справами займаються та відповідають за їх виконання. А це, у свою чергу, дозволяє ставити завдання своїм підлеглим (скажімо, підготувати необхідну інформацію для зустрічі). По-друге, через місяць можна буде, наприклад, проаналізувати, якій області приділяється достатньо уваги, а якій — менше, і дізнатися про причини. І, нарешті, такий аналіз дозволить у майбутньому рівномірніше і цілеспрямовано планувати свою роботу.

З огляду на те, що будь-який процес проходить певні стадії, можна виділити ще один вид класифікації щоденних справ. по стадіях процесу:

• ініціювання (всі справи, які потрібно розпочати, тобто ініціювати);
• планування (заходи, що перебувають у стадії розробки та потребують складання планів);
• виконання (справи, що реалізуються зараз);
• аналіз (робота з документами, звітами, а також вирішення інших завдань розумового характеру);
• контроль (заходи, мета яких – перевірка роботи тих чи інших підрозділів та співробітників, спостереження за виконанням проектів та ін.);
• завершення (справи, які потрібно закінчити).

Тепер треба вибрати дві класифікації, найбільш зручні для вас і зрозумілі, які зможуть стати для вас найбільш ефективними інструментами планування робочого дня.

Наприклад розглянемо сортування справ за областями менеджменту та за стадіями процесу.

Складаємо таблицю (див. нижче). У першу колонку вписуємо стадії процесу, у першу рядок - галузі менеджменту. У осередках на перетині маємо майбутні відносини. Зручно також застосовувати різні маркери, відзначаючи заходи певними літерами та кольорами. Можна позначати літерами бажаний час дня: У ранок, Д день, В вечір. Можна різним кольором виділити пріоритетність (червоний – дуже важливо, жовтий – важливо, зелений – менш важливо).

Важливо заповнювати таку матрицю поступово протягом дня, у міру виникнення завдань. У готовому вигляді матрицю справ можна передати своєму помічнику для внесення коригувань у розклад наступного дня або робити це самостійно. Таким чином, замість хаотичного списку справ у вас вийде структурована таблиця, зручна та наочна. Залишиться лише співвіднести їх з певними днями та годинами.

Можливо, ви оберете для себе два інші види класифікації, що найбільш підходять саме вам. У будь-якому випадку, планування відразу в двох площинах дає набагато більший ефект, ніж складання звичайного довгого списку справ, які важко втиснути в робочі години.

Удосконалюйте та розвивайте навички планування

Не секрет, що для успішного планування потрібні певні навички. Це зосередження головному, вибудовування логічних ланцюжків, розстановка пріоритетів гнучкість мислення, роботи з великим обсягом інформації, системне бачення цілісної картини тощо. Якщо протягом дня в розкладі відбуваються зміни, знадобиться вміння швидко і легко перемикатися з однієї теми на іншу, часом не пов'язану з попередньою. У малих та середніх компаніях можна спостерігати таку картину. Керівник працює з документами, зосередивши всю свою увагу на звіті, який містить важливі фінансові показники за певний період. І раптом до кабінету заходить, наприклад, начальник відділу і, як у відомій вітчизняній комедії, піднявши руки до неба, волає: «Шеф! Все зникло!". Після чого, важко стримуючи хвилювання, говорить про те, що робота на межі провалу, що змінити щось практично неможливо і що вся надія на керівника. Доводиться за кілька секунд перейти зі звіту на відділ, проаналізувати ситуацію і швидко прийняти ефективне управлінське рішення.

Чи можна розвивати навички поточного планування, які допоможуть справлятися з непередбаченими змінами планів? Наведемо низку простих вправ, мета яких — навчитися ефективно планувати та орієнтуватися у процесі виконання намічених на день справ. Кожне з них займає кілька хвилин (можна виконувати їх, наприклад, у перервах між складними завданнями), і при більш-менш регулярному тренуванні ви зможете значно підвищити свою ефективність у сфері планування завдань.

Вправа"Мішень".Ця вправа розвиває здатність концентрувати увагу на одній важливій справі. На аркуші паперу намалюйте велику мету - як у тирі. Розташуйте справи майбутнього дня у довільному порядку в колах мішені, залишивши крапку в центрі вільної. Більш віддалені за часом справи можна розташувати на аркуші поза межами області мішені. Чим більше різних справ та заходів ви згадаєте, тим краще. Тепер дивіться в центр мішені і зосередьте увагу на одній справі. Утримуйте увагу на ньому одну хвилину. Потім переведіть погляд на інші записи, наявні на аркуші, ніби ви спостерігаєте збоку, давши собі невеликий відпочинок. Знову дивіться в центр мішені, зосередившись на якійсь іншій справі, теж одну хвилину. Таким чином, чергуючи концентрацію уваги на одному з переглядом багатьох інших справ, можна добре натренуватися в умінні виділяти головне і відкидати другорядне, що дозволить при плануванні швидше визначати першорядні та найважливіші завдання.

ВправаПеремикання телевізора.Цю просту і добре всім знайому процедуру у психологічному контексті називають «синдромом кнопки». Уявіть собі, що у вас в руках пульт від телевізора. Спробуйте "перемикати" думки з однієї теми на іншу - при кожному натисканні на кнопку уявного пульта. Вибирайте темп перемикання, який вам зручний. Спочатку це можна робити повільно, потім поступово прискорювати. Як варіант можна чергувати тривалість обмірковування справ. Головне — щоб «кнопка на пульті» означала для Вас сигнал перемикання з теми на тему. Таким чином ви навчитеся швидко переводити увагу з одного питання на інше, не застрягаючи в одній темі надовго.

Вправа"Свяжи слова".Творчі завдання вимагають від виконавця гнучкості мислення. Звичка мислити стандартно — не найкращий помічник для вироблення оптимального рішення і навряд чи допоможе досягти бажаних результатів. Креатив і спонтанність — такі значні складові ефективного розумового процесу, як логічність, і системність. Розвивати такі навички можна за допомогою гри. Завдання наступне: у парі слів, які зовсім не пов'язані між собою, потрібно знайти щось спільне. Спочатку можна скласти список із пар слів (5-6 пар), потім по черзі в кожній намагатися знаходити загальне. Наприклад, «крокодил» та «лінійка». Що з-поміж них спільного? Як варіант — те, що вони обидва можуть бути зеленого кольору. Таке тренування розвиває гнучкість мислення та допомагає успішно знаходити оптимальні варіанти вирішення задач за мінімальний час.

Вправа"Дерево".Часто для того, щоб правильно розставити пріоритети, потрібно спланувати всі справи за принципом важливості чи фундаментальності: ґрунтовні, на базі яких виконуються решта, і невеликі, але теж необхідні. Намалюйте на аркуші паперу дерево - від коріння до листя. І розподіліть завдання так: коріння — базові, основні пріоритетні відносини; стовбур - стратегічні напрями розвитку; гілки — заходи щодо областей менеджменту чи окремих напрямів бізнесу; листя – конкретні завдання.

Отримавши наочне зображення інформації, починайте подальшу роботу — вносите уточнення, відбирайте персонал до роботи з окремих напрямах, до виконання конкретних завдань тощо.

Плануйте щодня, постійно, розвивайте свої навички, удосконалюйте вміння, вигадуйте нові методи та способи. Нехай процес планування стане для вас позитивним та креативним заняттям. Успіхів вам у плануванні та в бізнесі!

Календар – один із ефективних інструментів планування. Будь-яка з нас, почавши керувати часом, рано чи пізно розуміє – без календаря і ні туди, ні сюди. Справді, недаремно ще 4236 року до нашої ери стародавні єгиптяни звірялися з календарем і визначали, коли як вони оброблятимуть землю.

В основі будь-якого календаря лежать спостереження: за сонцем чи місяцем, за припливами та відливами. Але оскільки найскладнішу роботу за нас уже зробили, розбивши час на добу, тижні та місяці, займемося справами простіше. Ми спостерігатимемо за собою і складатимемо свій календар!

Календарі бувають різні…

Один із перших календарів, що зустрічаються в системі флай, це «Сімейний календар». Річ потрібна та корисна! Звісно, ​​ваша пам'ять чудова, але краще записати дні народження родичів та інші пам'ятні дати вашої родини. Сімейний календар допоможе кожному пам'ятати про різні дати, тому важливо, щоб він був загальнодоступним. Якщо є можливість повісити такий календар на холодильник чи стіну, повз яку щодня ходять усі родичі, то без зайвих нагадувань кожен із них зможе планувати час із урахуванням сімейних традицій. Та й вчасно згадувати подарунки буде легше.

Інший тип календаря щоденник! Про нього ми поговоримо сьогодні. У вас, звичайно, вже є «Контрольний журнал», він складений, зрідка доповнюється новими нотатками, але носити з собою його незручно.

Для щоденного планування використовую календар-щоденник, але не датований. Мені довелося не один рік перевіряти на міцність планування з щоденником, щоб визначитися з найкращим варіантом. Вам також слід експериментувати, спостерігати і пробувати. Я купувала щоденники з датами А5 формату, купувала великі зошити та альбоми та креслила в них тиждень, пробувала маленький блокнотик – у кожній системі мене щось не влаштовувало та заважало працювати.

Три на три!

Найбільш прийнятний варіант вийшов після застосування три системи на три. Ідея полягає в тому, щоб:

• Щомісяця року розбити на три складові: місяць, тиждень, день.
• Щодня уявити що складається з трьох частин: ранок, день, вечір.
• Пам'ятати, що життя складається із трьох сфер: робота, сім'я-будинок, особистий час.
• Щодня ставити ОДНУ ціль у кожній із сфер, тобто. планувати три обов'язкові справи.

Місяць – тиждень – день

Для такої системи дуже зручні щоденники без дат. На першому чистому розвороті я креслю місяць. Процес може здатися трудомістким, але складнощі виникають лише вперше, далі все значно простіше.

Накресливши весь місяць, я намагаюся прикинути справи обов'язкові цього місяця. Погодьтеся, «дорослі» справи досить сезонні, і хоч би як ми намагалися готувати сани влітку, дещо перенести ніяк не можна. Я вношу дати народження родичів і друзів, записую, коли треба відправити вітальні листівки, наголошую на походах до стоматолога, день, коли точно треба сплатити рахунки, дні звітів по роботі, загалом, все те, що відбудеться в наступному місяці.

Наступний розворот присвячується тижню. Сюди, але вже детальніше вношу обов'язкові цього тижня справи: як у будні, так і на вихідні.

Далі починається найцікавіше. Свій день я уявляю розділеним на три частини: ранок, день та вечір. Ніч у цій схемі враховується, т.к. я вважаю за краще вночі спати, але для сов, можливо поділ на день, вечір, ніч. Важливо визначити, які саме справи ви збираєтеся робити, і в який час доби. Не викликає сумнівів – деякі справи перенести неможливо. Наприклад, я обов'язково ходжу на базар тричі на тиждень, але щоб купити все необхідне саме у потрібної господині вставати слід дуже рано, а на базарі бути годині до 7 ранку. Розмістивши обов'язкові справи в часі, я займаюся розстановкою цілей.

Не секрет, життя кожної жінки вписується в тріо: робота, будинок-родина, «я-улюблена». Також не секрет, зазвичай лише одній сфері приділяється належна увага, якась друга кульгає, іноді навіть на дві ноги, а третя… так, що вже тут згадувати, третя майже відсутня. Ось тут допоможе постановка цілей за сферами життя. Щодня тижня я визначаю три обов'язкові справи, по одній для кожної сфери. Три справи, без здійснення яких день буде прожитий не повністю! Головне, пам'ятати – не можна відкладати виконання справ із будь-якої сфери, ви гідні прожити щодня життя повноцінно!

Підсумок

Щовечора, хвилин п'ять, приділяю аналізу дня минулого і планування наступного дня, не забуваючи звірятися зі справами, запланованими на весь місяць. Це дуже важливо, адже спочатку важко контролювати всі справи одразу. Якщо мені складно придумати справу дня у будь-якій сфері, я користуюся «списком відкладених справ». Він дуже рятує при постановці цілей і непомітно зникає при регулярному використанні цього методу.

Щотижня я роблю 21 справу, а це не так уже й мало!

Вітаю, дорогі друзі!

У сьогоднішній статті ми поговоримо про найцінніше, що є у нашому житті. Про те, що використовується непомітно, надається даремно або проводиться з користю. Нам часто його не вистачає і навіть двадцять чотири години на добу, здаються нам мінімумом, який не в змозі задовольняти всі наші. То що, впізнали? Так-так, мова йтиме про час. Як вмістити у свій день все потрібне?

Що потрібно для того, щоб маневрено використовувати хвилини для досягнення максимального ефекту? У сьогоднішньому матеріалі ви зможете знайти корисні інструкції та способи контролю стрілок циферблату. Ефективне використання часу - це той інструмент, без якого не обійтися сучасній людині в не менш сучасному світі.

Що таке час?

Час - це ілюзорне і дуже велике нагадування про те, що життя швидкоплинне.Його можна побачити на фотографіях, з ним можна познайомитися в дзеркалі, його можна побачити, подивившись своїх дітей, відзначивши те, як швидко вони ростуть.

Щодня, як величезний супермаркет, без знижки та акції пропонує нам нові двадцять чотири години для реалізації себе у просторі. Ми або використовуємо час ефективно, або спостерігаємо за тим, що відбувається. А ви все встигаєте за день? Більшість із нас не має гувернанток, прислуг та кухарів.

Колосальна кількість часу поїдає побут, робота та маніакальне бажання все встигнути: навчання, дім, робота, зустрічі з друзями, не забути відвідати батьків та бабусь, вибрати подарунок до дня народження коханої людини тощо. Ситуації та життєві обставини іноді навалюються на нашу голову і з тріском провалюють дах, який уже мало не їде від метушні невиконаних справ.

Чи часто ви відчували потребу у помічнику чи черговому гаджеті, який спростить ваше життя?

Мій персональний помічник

Сучасні гаджети чудовий привід освоїти новинки і вдатися до електронної допомоги. На сьогоднішній день їх кількість зростає як гриби і радує найрозпещеніших і витончених покупців. Органайзери, планшети, записники- все це створено для того, що нам з вами простіше жило. Програми, які за лічені секунди встановлюються на телефон, з радістю і не похмурим оповіщенням, будуть допомагати вам планувати свій час і не забувати те, що їх маленький, штучний мозок забути не зможе, навіть якби йому захотілося.

Людина за своєю натурою істота і робить все для того, щоб кількість зусиль виправдалася на 100%. Але іноді, коли час і так не підпорядкований нам і вислизає крізь пальці, виділити десять хвилин для того, щоб описати все потрібне в додатку або зробити нотатки в блокноті здається просто непосильним завданням. Знайомо, чи не так?

Є вірний спосіб впоратися зі ситуацією, що склалася, і тимчасовим хаосом. У ролі Чіпп і Дейла виступає планування свого дня.

Як навчитися планувати свій день?

Планування – це те, про що нам часто говорили батьки у дитинстві. Чіткий поділ завдань, їх побудова та структурування відіграє роль хорошого та якісного блокатора невпорядкованості. Адже згадайте, зробив уроки – пішов на прогулянку, вигуляв собаку, виніс сміття чи помив посуд – можеш подивитись улюблені мультфільми.

Зробив справу гуляй сміливо!

Теоретично нічого не змінилося, за винятком того, що минув час, ми подорослішали та звикли вирішувати свої проблеми ситуативно. Тобто те, що вже навалилося на нашу і без того замучену головушку. Як із цим бути? Як боротись?

Як правильно організувати день та вибрати стратегію планування?

Напевно, кожен перед сном чи зранку думає про те, що потрібно зробити і коли це найкраще впровадити у свій тайм-менеджмент справ. Планувати свій день можна по-різному.Навчившись це робити на короткострокову перспективу дня, можна сміливо переходити до планів на тиждень, місяць та рік.

Таким чином, кожну хвилину вашого дорогоцінного життя не буде змарновано.

Уміння розставляти пріоритети - навичка, яка так потрібна нам для того, щоб грамотно розподіляти навантаження.

Планування умовно можна поділити на два пункти:

Короткострокове планування

Все те, що ви, як СуперМен, можете змінити або скоригувати протягом доби.

Короткострокове планування - це унікальний спосіб вигідно розподілити енерговитратні дії для вирішення повсякденних справ та вдало лавірувати у їх перебудові, переміщенні для оптимального досягнення кількості виконаних пунктів.

Короткострокове планування включає складання списків справ або завдань, які ви хотіли б виконати завтра, сьогодні або протягом години.

Довгострокове планування

Планувати більш тривалі часові дистанції можна навчитися з допомогою даного пункту. Ви хотіли поїхати у відпустку влітку? Вижити після глобального ремонту вітальні? Розподіліть час і сили з розумом. Довгострокове планування включає короткострокове і одне не може виключати друге.

Поспішаю прописати одну важливу пораду. У плануванні немає місце умовностям. Дуже важливо аналізувати кожну маленьку деталь, обдаровуючи її владою. Картина вашого часу складена з маленьких пазлів і якщо порушити гармонію, шедевра в результаті не буде. Розберемо з прикладу.

Довгострокове планування: зробити ремонт у вітальні. Здавалося б, що незрозумілого? А давайте копнем глибше і помітимо весь обсяг айсбергу. У своєму гаджеті або блокноті, вам потрібно розукрупнити пункт подетально, з урахуванням часу, місця та події.

Наприклад, зробити ремонт у вітальні до кінця 2016 року:

• виділити бюджет (10.000 у.о.)
• знайти додатковий дохід у розмірі 400 у. щомісяця
• опрацювати інтер'єр з дизайнером до вересня 2016 року тощо.
• визначитися зі стилем ремонту

Кожен пункт можна ділити на деталі до нескінченностіабо вашого повного задоволення тим, що все лаконічно, просто і зрозуміло. І в результаті, мети буде досягнуто. Місія виконана! Ви молодець.

Планування дня та з чого почати?

Як правильно скласти план на день, спитаєте ви? Не обійдуся без поради. Відмінно працює стратегія планування в тому випадку, якщо ви складні завдання виконуватимете першочергово. Часто ми не хочемо відразу занурюватися у вир із головою і виконувати не приємні, не цікаві чи нудні справи, відтягуючи таке задоволення на вечір.

Результативність роботи нашого мозку під захід сонця менш ефективна ніж з ранку. Тому, наберіться терпінням і вирішіть глобальні питання тоді, коли ваша сіра речовина є максимально ефективною, тобто вранці.

Добре така тактика застосовна в організації робочого дня. Якщо на вас вже чекає аврал, якнайшвидше виділіть найскладніші та потрібні завдання, для переможного їх вирішення з криком «Банзай!». Таким чином, ви звільните свій день від непотрібних переживань і зможете із задоволенням похвалити себе, позначивши цей пункт як виконаний.

Планування та його види, розраховані те що, у найближчому майбутньому ви станете справжнім повелителем часу свого дня, а тим самим життя. Щодня працюючи у своєму додатку, гаджеті або органайзері, ви виростите корисну звичку, яка зможе стати приводом бути краще завтра, ніж учора.

Досягнення результату залежить від вас і від вашого бажання контролювати свій час і проживати максимально яскраво і результативно кожен свій день. Дія заради дії без - порожнє здригання простору. Про що мрієте? ?

Розписавши всі кроки по етапах, ви з радістю відзначите те, що у вашій голові це здавалося набагато страшнішим і об'ємнішим, ніж в електронному екрані або аркуші блокнота. Крок за кроком, виконуючи завдання за завданням, ваша успішність та оперативність підвищиться, а хаос, невпорядкованість та страх прямо пропорційно знизяться.

На цьому, мабуть, я закінчу свої епічні думки і залишу вас віч-на-віч з усвідомленням часу та його сили. Сподіваюся, хвилини, що ми провели з вами разом, принесуть користь, а поради, представлені в цій статті, допоможуть впоратися з потоком завдань, облік яких вести легко і просто.

Дорогі друзі, підписуйтесь на оновлення блогу, у коментарях розкажіть про те, як плануєте свій час ви? Порекомендуйте його друзям у соціальних мережах для прочитання і нехай буде нам із вами заплановане щастя!

До незабаром на блозі elenarou. Бувай.

Продуктивність і результативність роботи безпосередньо залежить від правильного формулювання поставлених завдань та їх виконання, тому тут відіграє ключове значення. Насамперед, потрібно знати, що планування – це здійснення певних робочих моментів, вибір тимчасового проміжку реалізації, і безпосередній контроль результатів. Дані аспекти є дуже важливими, і мають деякі нюанси. Якщо їх знати, тоді ви зможете досягти максимальної ефективності під час виконання денного плану.

Постановка завдань

Головним моментом у формуванні щоденного плану є правильна постановка завдань. Необхідно як виділити час їхнього вирішення, а й правильно визначити кожну їх. Багато людей досить банально прописують пункти для плану: провести зустріч чи збори, зробити презентацію, підготувати звіт тощо. Всі ці завдання націлені на процес, а не результат. Однак, щоб досягти ефективного плануванняпотрібно озвучити постановку завдання. Наприклад, є необхідність поповнити штат ще одним працівників, дана мета прописана в плані на певний день і має таке формулювання: «провести три співбесіди». Замість цієї поширеної фрази слід писати: «найняти одну людину». Якщо після проведення співбесід, наймач так і не найняв нового працівника, то поставлена ​​мета залишилася не досягнутою. Такий підхід до поставленого завдання дозволить відзначити, чи було досягнуто плану за відведеною на цей час, і який результат було отримано. Крім того, ви зможете проаналізувати особисту ефективність.

Правило Парето та розстановка пріоритетів

Багато хто вважає, що визначення пріоритетності завдань – це ключ до ефективного планування. Однак, давайте проаналізуємо, чи це так насправді? У цьому нам допоможе правило Парето, яке звучить так – 80% результату дає 20% зусиль. Найчастіше подібний принцип зустрічається у бізнесі, так, наприклад, 20% співробітників можуть принести 80% користі або 20% зусиль, можуть дати 80% прибутку. Ставати зрозумілим, що варто зусилля сконцентрувати на виконанні цих 20% завдань.

Однак передбачити, які саме зусилля увійдуть у дані 20%, як правило, дуже складно чи практично неможливо. Система пріоритетів має на увазі наявність навичок ефективного планування, тобто вміння визначати важливі завдання від менш суттєвих. Людина докладає максимум зусиль, щоб зробити всі справи, які нібито здаються пріоритетними та значущими. У результаті він виконує лише деяку частину плану.

Відповідно, лише 20% даних завдань, здатні принести найбільший результат. А оскільки 20% від загальної частини – це не багато, ніж 20% від загальних справ, тому найбільшого результату досягне та людина, яка робить усі справи із плану, а не обмежується значущими завданнями. Ключовий висновок із орієнтоване на ефективне планування – це обов'язкове виконання всього, що було заплановано. У такому разі, 100% обсяг плану зберігатиметься, а отже ті завдання, які здатні принести максимум результату, будуть, напевно, виконані.

Планування робочого дня

Грамотне планування – це ключ до виконання 100% обсягу завдань. Воно має бути систематичним і охоплювати певний часовий проміжок. Наприклад, щовечора зручно складати план на завтрашній день. Витрачений час на процес планування, не так важливо. Істотно, щоб він був конкретно визначено і постійно здійснювалося. При ефективному плануванні важливовраховувати масштабні події та ті, що повторюються регулярно. Це може стати основою плану, а решта справ просто прив'язуватиметься до нього. Не забудьте при складанні плану залишати незначні часові «вікна» у випадку, якщо одне із завдань вимагатиме більшого часу на виконання. Так не станеться накладки, і ви зможете усі справи виконувати вчасно.

Навички стратегічного плануванняпередбачає правильну оцінку своїх сил. Тобто обсяг встановлених завдань повинен відповідати дійсним можливостям. Щоб оцінити свою результативність, необхідно постійно контролювати виконання всіх пунктів плану. Так ви зможете побачити, які завдання постійно не реалізуються, чому це відбувається і в чому полягає складність. У результаті ви виявите причини низької ефективності.

Отже, підсумовуючи, ефективне планування робочого процесупередбачає грамотну постановку завдань, систематичне складання плану, обов'язкове виконання всіх встановлених справ та аналіз своєї діяльності.

Напевно з вами буває так, що наприкінці важкого дня ви почуваєтеся спустошеним не через те, що втомилися, а тому, що не досягли жодної істотної. Кожен з нас має виправдання цьому: нескінченні зустрічі, часті відволікання, термінові справи. Але результат той самий - ви не встигли зробити нічого з того, що заздалегідь запланували. То як навчитися планувати свої справи так, щоб у вас залишався час на все – важливі завдання, сім'ю, розваги?

Важливість планування

Якщо ви плануєте ефективно і розумно, то це вміння дозволяє вам:

• Розуміти, за який час можна досягти певної мети.
• Переконуватись, що у вас є достатньо часу для виконання найважливіших завдань.
• Планувати час у разі непередбачених обставин.
• Уникати брати на себе таку кількість справ, які ви не зможете виконати.
• Завзято працювати над своїми особистими та кар'єрними цілями.
• Мати достатньо часу на сім'ю, друзів, саморозвиток та хобі.
• Досягати.

Час не можна купити чи сповільнити, зате його можна витратити марно і шкодувати минуле. Планування допомагає отримувати задоволення від сьогодення та прагнути досягти успіху в майбутньому.

Як планувати свій час

Багато речей найкраще робити прямо сьогодні і зараз, однак почати планувати найкраще на початку тижня або місяця і робити це регулярно. Втім, якщо ви фрілансер, то можете розпочати зараз.

Існують сотні різних методик і додатків, які дозволять вам ефективно планувати свій час. Наприклад:

• Wunderlist
• Trello
• Todoist
• Any.do

Ці послуги зручні, вони дозволяють легко вводити дані, отримувати зворотний зв'язок у вигляді графіків і додаткової інформації.

Визначте доступний час

Напевно, у вас є справи, які ви робите кожен день і витрачаєте на них певну кількість часу. Є спокуса включити його, але будьте реалістами - вам потрібно планувати вільний час. Заздалегідь вирішіть, скільки вільного часу витратите на роботу, скільки на саморозвиток, а скільки на здоров'я, сім'ю та розваги.

Розплануйте основні дії

Які дії вам обов'язково потрібно зробити для того, щоб гарантовано зробити свою роботу добре? Виходьте саме з цього, не робіть її погано, не забирайте цей час.

Визначте справи із високим пріоритетом

Саме ці справи повинні бути на першому місці для вас, що зовсім не обов'язково означає робити їх в першу чергу (для них може бути певний час, який не залежить від вас). Це означає виділити час для ретельної підготовки.

Наприклад, ваш головний пріоритет – вивчити за рік. Ви записалися на курси і тричі на тиждень вам потрібно бути в певному місці з шостої до восьмої години вечора. Ви не повинні пропустити жодного уроку, подбати про те, щоб не спізнюватися на курси та робити всі домашні завдання, якщо вони є. Це ваш головний пріоритет. Пам'ятайте також, що одного відвідування курсів буде недостатньо, тому що високих результатів людина досягне тільки коли вплітатиме нову навичку у своє повсякденне життя. У випадку з англійською, це означає читати книги і дивитися фільми цією мовою. Ви можете робити це не кожен день, але ходити на курси та бути на них підготовленими.

Плануйте час для непередбачених обставин

Типова помилка новачків у плануванні – думати, що все пройде саме так, як заплановано. У нашому світі підвести може будь-хто: люди, обставини, погодні умови, валютний курс, політика держави, власний організм. Тому будьте мудрішими і виділяйте кілька годин про всяк випадок.

Розплануйте дискреційний час

Дискреційний час - це час, що залишається між вашими завданнями у тому випадку, якщо ви їх виконали раніше, ніж припускали. А також це свідомо виділений період, під час якого ви хочете досягти цілей. Все залежить від ваших цінностей та пріоритетів. Для деяких людей це може бути читання книжки або перегляд фільму.

Аналізуйте свою діяльність

При плануванні недостатньо намагатиметься встигнути зробити всі справи. Вам знадобиться шукати вічний баланс. Навіть найуспішніші люди є вкрай гнучкими при плануванні – вони, свій організм та його можливості для того, щоб з кожним тижнем удосконалювати свій список справ. Також ви можете делегувати свої обов'язки, просити допомоги та надсилати завдання на аутсорсинг.

Для більш глибокого розуміння планування, пройдіть курс . У ньому ви зможете дізнатися про його основи, а також вибрати методику, яка підходить саме вам.

Бажаємо вам удачі!