Як упорядкувати свій робочий стіл. Кабінетне життя можна покращити навіть за рахунок дрібниць

Робоче місце – це персональний ЦУП. Від того, наскільки раціонально його організовано, залежить продуктивність.

Ми розповімо, як навести лад на робочому столі і стати продуктивнішим.

На Заході є спеціальність "професійний організатор". Він допомагає клієнтам навести лад у кімнатах та офісах, у паперових та електронних файлах, а також розробити персоналізовану систему планування.

Ліза Заслав- один із таких фахівців: "Дослідження показують, що в середньому людина втрачає годину на день через дезорганізацію. При цьому люди жахливо дратуються, коли щось не можуть знайти. А для того, щоб навести лад, потрібно набагато менше часу ".

Правило 1. Розставте все правильно

Монітор повинен знаходитися на рівні очей та на відстані 43-45 см від вас.

Розташовуйте часто використовувані предмети, наприклад телефон або канцелярське приладдя, з боку переважаючої руки. Це зручно: не потрібно тягтися, звалюючи все довкола.

Правило 2. Використовуйте канцтовари раціонально

Вам дійсно потрібні 10 ручок, ніж для паперів та степлер щодня? Тримайте на столі тільки те канцелярське приладдя, яким користуєтеся щодня. Решту складіть у пенал і приберіть у стіл, а краще кудись подалі.

"Вставши з-за столу за олівцем або скріпкою, ви на якийсь час вимкнете мозок від проекту, над яким працюєте. Це дозволить поглянути на нього під новим кутом, коли ви повернетеся". (Еммі Трейгер, професійний організатор із Чикаго)

Інший експерт, Ендрю Меллен, наголошує, що краще, коли співробітники зберігають запаси офісних канцтоварів в одному місці (загальний комод чи стелаж), а не кожен по своїх ящиках.

Правило 3. Використовуйте наклейки для нотаток без фанатизму

Обклеювати монітор різнокольоровими папірцями як дошку оголошень не корисно і не продуктивно.

"Коли нагадувань занадто багато, вони марні". (Еммі Трейгер)

Будьте поміркованими - робіть стікери тільки з важливими короткостроковими нагадуваннями.

Правило 4. Не переборщіть з особистими речами

Важливо дотримуватися балансу між професійним та особистим життям на робочому місці. Це важко.

Сімейні фотографії, сувеніри з відпочинку та інші приємні дрібниці гріють душу та піднімають настрій протягом робочого дня. Однак надто пам'ятні речі, що викликають бурю спогадів, надто відволікають.

"Погляд ковзає з предметів, а мозок обробляє інформацію, навіть якщо ми не усвідомлюємо цього". (Ліза Заслав)

Тримайте на робочому столі не більше трьох особистих речей.

Правило 5. Регламентуйте "спілкування" з електронною поштою

Email - це, як і раніше, найзручніший спосіб комунікації в інтернеті. Але він може завдати удару по продуктивності, якщо постійно відволікатися на листи.

Так! І вимкніть повідомлення, щоб не руйнувати стан потоку.

Правило 6. Залишайте вільне місце для паперової роботи

Часом робочий стіл настільки завантажений, що нема де розписатися або скласти документ від руки.

Майте праворуч або ліворуч (залежно від того, правша ви чи шульга) нічим не зайнятий острівець. Не обов'язково великий – для паперової роботи цілком достатньо прямокутника 30×40 см.

Правило 7. Упорядкуйте робочі процеси

Не тримайте під рукою документи, які не стосуються поточної роботи. Коли стіл завалений паперами за позаминулим, минулим, сьогоденням та майбутнім проектами, настає хаос. Щоб уникнути цього, експерти рекомендують групувати документи з папок: важливі та термінові; термінові та неважливі; важливі та нетермінові; нетермінові та неважливі. Зберігайте ці папки у спеціальному органайзері, а не в стосі один на одному, щоб спростити документообіг.

Правило 8. Наводьте порядок якнайчастіше

Безлад допомагав творити Алану Тьюрингу та Олександру Флемінгу. Але такі приклади поодинокі.

На більшість людей безлад діє негативно, знижуючи концентрацію і продуктивність. Регулярно запитуйте, чи всі предмети на своїх місцях на вашому столі?

"Навіть якщо людина не помічає безладдя, вона все одно впливає на неї". (Ендрю Меллен)

Як навести лад

Робочі місця можуть бути різними, а от у офісних працівників робоче місце найчастіше є робочим столом у кабінеті, на якому знаходиться якась кількість оргтехніки (залежно від потреби в ній у зв'язку з виконанням посадових функцій працівником), телефон для зв'язку , а також різні канцтовари, необхідні для щоденного використання працівником у процесі виконання посадових обов'язків. Це той мінімум, яким забезпечує працівника роботодавець. Однак мінімалізм зустріти на робочих столах офісних клерків вдається далеко не завжди.

Клерк в англомовних країнах – це службовець, працівник офісу . З деяких пір дане визначення стало застосовуватися і в Росії щодо працівників офісу, робота якого не пов'язана з фізичною працею.

Розберемося, що є причиною відсутності мінімалізму на робочих столах офісних працівників?

Причина 1:недоукомплектація персоналу канцтоварами та іншими товарно-матеріальними цінностями, що допомагають встановити та підтримувати порядок на робочому місці клерка, а часто й просто необхідні для цієї мети.

Приклад: працівникові видали ручки, олівці, степлер, скріпки, але не видали органайзер для них, у зв'язку з чим у працівника на столі цілком закономірно безладно лежать ці дрібні канцтовари.

Причина 2:Слабка дисципліна на підприємстві роботодавця, що характеризується як відсутністю локального нормативного акта, що регламентує корпоративні цінності та стиль поведінки, так і відсутністю реального контролю з боку керівництва за дисципліною на підприємстві.

Приклад: на робочому столі поєднуються і ділові папери, і фото улюбленого собачки, і кактус (є повір'я, що він знімає магнітне поле від монітора), і сувенір з моря (колега привіз-подарував), вироби дитини з дитячого садка та інші милі, але які мають відношення до роботи дрібниці.

Причина 3:Перевантаженість одного фахівця великою кількістю різних справ, які потребують щоденної уваги працівника.

Приклад: робочі столи судових приставів, секретарів судових засідань, щодня в рамках різних справ, які готують по кілька документів різної спрямованості та значення.

Причина 4:Неорганізованість робочого простору. Найчастіше причиною цього є суб'єктивний людський чинник.

Приклад: недарма багато творчих людей віддають перевагу хаосу на робочому місці. Парадокс, але він їм допомагає ... зосередитися!

Розібравшись з причинами відсутності порядку, що є мінімалізмом на робочому столі офісного клерка, варто з'ясувати й наступне питання: а чи потрібен цей мінімалізм і якщо потрібен, то – навіщо?

Необхідність встановлення вимог щодо утримання працівниками своїх робочих місць кожен роботодавець визначає собі сам. Для цього він оцінює такі фактори:

Безпека умов праці. Обов'язки роботодавця щодо забезпечення безпечних умов та охорони праці закріплені ст. 212 Трудового кодексу РФ (далі – ТК РФ). Наявність безконтрольно розкиданого паперу, складування папок з діловими паперами в проходах може спричинити порушення правил пожежної безпеки, за яке притягнуто до адміністративної відповідальності буде… роботодавець як підприємство – юридична особа (або її відповідальна за протипожежний стан посадова особа).

Відповідальність за порушення вимог пожежної безпеки в офісній будівлі наступатиме за ст. 20.4 КпАП РФ. Так, наприклад, складування паперових тек у проходах може бути кваліфіковано за п. 4 ст. 20.4 КпАП РФ як порушення вимог пожежної безпеки до евакуаційних шляхів, евакуаційних та аварійних виходів, що для юридичних може закінчитися накладенням штрафу у розмірі від ста п'ятдесяти тисяч до двохсот тисяч рублів, ну і, звичайно, приписом про усунення порушення.

Вимоги до порядку зберігання інформації на паперових носіях . Якщо організація невелика, відповідно, і документообіг у неї невеликий. Легкий безлад при зберіганні актуальних та архівних документів, як правило, легко ліквідується до кінця року, коли більшість служб усі ділові папери підшивають у папки, описують, формують у справи та здають до архіву. У великих підприємствах із значним документообігом неорганізованість у зберіганні ділових паперів може призвести до будь-яких негативних наслідків: втрати важливого документа, розладу важливої ​​угоди, зриву переговорів чи відряджень, допуску прострочок у виконанні зобов'язань, і навіть, як наслідок – до нарахування штрафів, неустойок.

Приклад: після довгого узгодження різних редакцій договір був нарешті підписаний сторонами. Але внаслідок його втрати серед інших паперів на робочому столі старшого менеджера та труднощів у відновленні актуальної редакції, в якій договір і було підписано, було пропущено термін перерахування авансу контрагенту, у зв'язку з чим на зазначену суму підлягала нарахуванню неустойка відповідно до умов договору, що не входило до планів підприємства.

Вимоги до інформаційної безпеки та збереження комерційної та іншої таємниці. Не розглядаючи питання держтаємниці, де порядок зберігання документів врегульований на законодавчому рівні, кожен сучасний роботодавець є володарем тієї чи іншої інформації, що становить комерційну таємницю.

Статтею 5 Федерального закону від 29.07.2004 N 98-ФЗ "Про комерційну таємницю" визначено перелік відомостей, які не можуть становити комерційну таємницю. Відмінності загальнодоступної інформації від інформації, доступ до якої обмежений, встановлені Федеральним законом від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації».

Приклад: робоче місце працівника, який обіймає посаду кредитного інспектора банку, знаходиться поза офісом, на орендованій роботодавцем ділянці будівлі, приміщення, магазину. Вкрай важливо встановити правило, згідно з яким при оформленні документів з клієнтом на своєму робочому місці з метою обмеження доступу сторонніх осіб до інформації роботодавця, працівник не повинен тримати на поверхні столу документи, що не належать до поточної угоди, а також правило про обов'язок працівника щоразу при залишення робочого місця блокувати доступ до комп'ютера. Ці заходи дозволять мінімізувати або навіть унеможливити ризик розкриття комерційної таємниці роботодавця – банку, а також персональних даних клієнта, з яким працівником від імені банку оформляється правочин.

Наявність вимог до корпоративного стилю . Багато організацій прагнуть підтримувати свій бренд візуалізацією ознак бренду на службовому одязі працівників, їхніх робочих столах. Наприклад, за допомогою однакових краваток, які працівники мають носити в офісі. Або за допомогою корпоративного кольору офісних меблів, включаючи робочі столи. Найчастіше регламентація стилю одягу не зустрічається окремо від регламентації стану офісного простору робочих місцях.

Отже, роботодавець проаналізував зазначені чинники і дійшов висновку, що необхідно закріпити свої вимоги до організації робочого простору робочих столах своїх працівників. Як це зробити, в якому акті закріпити і в якому обсязі?

Щоб кожен працівник виконував певні вимоги, що не стосуються безпосередньо його посадових обов'язків, закріплених у трудовому договорі та/або посадової інструкції, ці вимоги необхідні:

1. Сформулювати,

2. Закріпити в локальному нормативному акті (загально всім працівників),

3. Прийняти локальний акт,

4. Ознайомити з нею всіх працівників під розпис.

Після виконання цих дій роботодавець має право розглядати порушення вимог як порушення дисципліни та притягувати порушника до дисциплінарної відповідальності.

1. Зразки формулювань вимог до порядку робочому столі.

Для прикладу наводимо два зразки формулювань вимог до порядку на робочому столі офісного працівника та у його робочій зоні (поряд із робочим місцем).

Зразок 1 (короткий)

… Працівник Підприємства зобов'язаний дотримуватися порядку на робочому столі/робочому місці, не допускаючи:

Розміщення предметів, що не мають відношення до виконуваних функцій,

Розміщення предметів, що відволікають увагу,

Предметів, небезпечних для життя та здоров'я та/або тих, що не відповідають вимогам безпеки.

Недотримання працівником Підприємства зазначених вимог визнається порушенням трудової дисципліни, і може спричинити притягнення до дисциплінарної відповідальності.

Зразок 2

(Детальний)

Вимоги до порядку на робочому столі та у робочій зоні

Співробітник Підприємства під час виконання службових обов'язків зобов'язаний підтримувати чистоту на робочому місці протягом робочого дня, не допускаючи:

Переповнення кошика для паперу,

Наявності використаного паперу та іншого сміття поруч із кошиком для паперів,

Наявності на поверхні робочого столу плям та залишків їжі,

Наявності на поверхні робочого столу слідів від поставленого посуду,

Безладдя на робочому столі та в робочій зоні (простору навколо робочого місця), у тому числі що виникає при необґрунтованому розміщенні надмірно великої кількості робочих матеріалів на робочому столі одночасно.

Після закінчення робочого дня всі робочі матеріали повинні бути переміщені в місця зберігання, що замикаються (шафа, сейф, шухляда, що замикається, письмово столу тощо) для виключення ризику ознайомлення з ними сторонніх осіб, у тому числі працівників Підприємства, які безпосередньо не працюють із зазначеними робочими матеріалами. .

Допускається залишення на поверхні робочого столу та в робочій зоні в доступному для сторонніх осіб, у тому числі інших працівників Підприємства канцелярського приладдя, розтиражованих або роздрукованих інструкцій, положень та інших локальних актів Підприємства, які регулюють робочий процес.

1. Протягом робочого дня на столі співробітника Підприємства можуть бути такі предмети:

Монітор, жорсткий диск комп'ютера,

Клавіатура, миша,

Сканер та принтер (на додатковому робочому столі),

Телефон, включаючи робочий мобільний, а також особистий мобільний, але не більше 1 шт.,

Робочі матеріали, включаючи папки, креслення, таблиці, листи разом з конвертами та інші робочі матеріали на паперових носіях,

CD та флеш-диски з робочими матеріалами,

Інші робочі інформаційні носії,

Канцтовари, необхідні для роботи, в упорядкованому, акуратному стані (ручки, олівці, ластики, скріпки, скоби, степлер та ін.),

Калькулятор,

Папір для нотаток,

Стікери для роботи з робочими матеріалами,

Інші предмети, необхідні виконання службових функцій і службового завдання.

2. Забороняється у робочий час розміщувати на поверхні робочого столу:

Документи особистого змісту (листи, квитанції про оплату, дипломні роботи та ін.),

Пресу (газети, журнали), каталоги товарів, за винятком неробочого часу, включаючи обідню перерву,

Особисті світлини,

Фотографії інших осіб, включаючи родичів, тварин, а також фотографій або зображень знаменитостей: акторів, політиків, видатних економічних та наукових діячів та ін.,

Сувеніри незалежно від тематики та розміру, у тому числі корпоративні сувеніри Підприємства,

Планшети та інші особисті інформаційні пристрої, які не використовуються в службових цілях,

Чашки, ложки та інший посуд для їди та рідин.

3. Забороняється у будь-який час розміщувати в робочій зоні, включаючи робочий стіл та додатковий робочий стіл:

Радіоприймачі,

Квіти в горщиках та вазах.

4. Забороняється розміщувати та використовувати в кабінетах незалежно від часу та розташування робочих місць:

Чайники,

Тостери,

НВЧ-печі,

Інші електронні пристрої для приготування та розігрівання їжі .

Перелічені у п.п. 2-3 предмети можуть бути розміщені в інших частинах робочого столу та/або інших предметах робочої зони (на тумбочці тощо)

5. Заборона на розміщення у робочий час предметів на робочому столі, перелічених у пунктах 2-4, не належить до випадків розміщення цих предметів працівниками, які безпосередньо працюють з цими предметами в силу службових обов'язків. Наприклад, розміщення каталогу канцтоварів на робочому столі завгоспу.

6. Забороняється використовуватистікери з інформацією та без такої для розміщення їх на робочому столі, моніторі, стіні, шафах. Для забезпечення нагадування про важливу подію, зустрічі рекомендується використовувати програму розкладу в програмному забезпеченні комп'ютера, або користуватися планингом або щоденником.

7. Недотримання працівником Підприємства вимогдо порядку на робочому столі та робочій зоні є порушенням трудової дисципліни, і може спричинити накладення дисциплінарного стягнення.

Зразок № 2 більш чітко формулює вимоги роботодавця, мінімізуючи ризик сумнівів у кваліфікації розміщеного на робочому столі/робочому місці предмета, що має відношення до виконуваних працівником функцій і не загрожує безпеці умов праці, і, отже, ризику визнання розміщення предмета як складу порушення дисципліни, що не утворює. .

Дивно, але ж факт! Наведений приклад такої регламентації дозволених та заборонених до розміщення на робочому столі предметів не обов'язково виключить ризик хаосу у паперах на робочому столі конкретного працівника. Деякі працівники під час виконання особливо складних завдань схильні використовувати максимально можливу кількість інформаційних матеріалів (як правило, - на паперових носіях) одночасно, що не буде порушенням дисципліни та вимог локального акту роботодавця. Робочий момент, так би мовити.

2. Де закріпити вимоги?

Варіант 1:Найлогічніше закріпити вимоги до облаштування порядку на робочому місці в локальному акті, що регулює корпоративний стиль (наприклад, у Кодексі корпоративної етики).

Варіант 2:якщо такого акта для підприємства немає, можна створити окремий невеликий локальний акт звідси, давши йому відповідне найменування. Наприклад, "Вимоги до утримання робочого місця" або "Правила організації простору робочого столу" і т.д.

Варіант 3:закріпити дані вимоги як частину іншого локального акта, що підходить за змістом. Проте в цьому випадку слід мати на увазі, що для прийняття та зміни деяких локальних актів роботодавця ТК РФ встановлено спеціальні процедури, порушення яких може призвести до визнання локального акта недійсним. Якщо роботодавець готовий до цих труднощів, цей варіант можна розглядати як рівноцінний іншим.

3. Правила ухвалення локального акта.

Статтею 372 ТК РФ встановлено порядок обліку думки виборного органу первинної профспілкової організації після прийняття локальних нормативних актів.

Роботодавець у випадках, передбачених ТК РФ, іншими федеральними законами та іншими нормативними правовими актами РФ, колективним договором, угодами, перед прийняттям рішення спрямовує проект локального нормативного акта та обґрунтування по ньому до виборного органу первинної профспілкової організації, що представляє інтереси всіх або більшості працівників.

Виборний орган первинної профспілкової організації пізніше п'яти робочих днів із дня отримання проекту зазначеного локального нормативного акта направляє роботодавцю мотивовану думку щодо проекту у письмовій формах.

Зазначене узгодження проекту локального акта може й затягнутися: можуть бути потрібні додаткові консультації між зазначеними сторонами. Але це не гарантує вирішення розбіжностей. При недосягненні згоди розбіжності, що виникли, оформляються протоколом, після чого роботодавець має право прийняти локальний нормативний акт, який може бути оскаржений виборним органом первинної профспілкової організації у відповідну державну інспекцію праці або в суд. Виборний орган первинної профспілкової організації також має право розпочати процедуру колективного трудового спору гаразд, встановленому ТК РФ.

Вимога прийняття тієї чи іншої локального акта лише з урахуванням виборного органу первинної профспілкової організації не сформульовано у єдиній нормі ТК РФ, а закріплено у різних статтях. Так, якщо роботодавець вирішить закріпити вимоги до порядку на робочому місці у Правилах внутрішнього трудового розпорядку, який через вимоги ст. 190 ТК РФ повинен бути в кожній організації, він повинен буде враховувати думку виборного органу первинної профспілкової організації.

Якщо ж роботодавець вирішить обрати перший чи другий варіант закріплення вимог, і колективним договором не буде встановлено обов'язкової вимоги до врахування думки виборного органу первинної профспілкової організації, жодних дій, передбачених ст. 372 ТК РФ робити не потрібно.

4. Порядок ознайомлення працівників з локальним актом та новими вимогами.

Обов'язок роботодавця знайомити працівників під розпис із прийнятими локальними нормативними актами, які безпосередньо пов'язані з їх трудовою діяльністю, закріплено в ст. 22 ТК РФ.

Вперше з локальним нормативним актом працівники знайомляться прийому працювати (до підписання трудового договору). Цю вимогу встановлено ч. 3 ст. 68 ТК РФ. Потім – після затвердження новоприйнятих локальних актів або внесення змін до чинних локальних актів.

Є кілька варіантів ознайомлення працівників із прийнятим локальним актом.

Варіант 1: зробити до локального акту ознайомлювальний лист, у якому кожен працівник проставляє особистий підпис та дату ознайомлення. Мінуси запропонованого варіанта: чим більше трудовий колектив, тим більше ставатиме лист ознайомлення; загальна «чвари» документа не піде йому на користь – як паперовий носій, цей документ швидко занепаде.

Варіант 2:відбирати у кожного працівника розписку, зроблену на окремому аркуші, про ознайомлення з конкретним локальним актом, яку потім підшивати в особисту справу. Мінус: існує ризик втрати окремого аркуша як документа, якщо його своєчасно не підшити у справу.

Варіант 3:як додаток до трудового договору вказати, з якими актами працівник був ознайомлений прийому працювати. Мінус: такий варіант є разовою дією; згодом роботодавцю доведеться вибирати інший варіант ознайомлення з локальними актами, які роботодавець приймає в період роботи працівника.

Варіант 4:відбирати підписи у ознайомленні у спеціально заведеному для цього журналі, де зазначаються локальні акти та дати ознайомлення з ними працівників, які проставляють у журналі особисті підписи. Мінус - ризик втрати журналу з подальшим ризиком виникнення труднощів у відновленні повного обсягу інформації в ньому.

Як бачимо, кожен варіант ознайомлення з локальними актами працівників – не є ідеальним, кожен має деякі мінуси. Оцінити зручність та доцільність того чи іншого варіанту кожен роботодавець повинен для себе сам.

Висновки:

Встановити свої вимоги до порядку на робочих столах в офісах є законним і навіть не складним.

Переважно закріпити максимально докладні вимоги до того, що може розміщуватись працівниками на робочому столі, а що – ні. Розпливчасті, загальні заборони ризикують бути порушеними і навіть не покараними.

Вимоги мають бути зодягнені у форму локального нормативного акта організації.

У якому акті ці вимоги закріпити - вирішує кожен роботодавець самостійно залежно стану нормативної бази конкретному підприємстві, і навіть обсягу даних вимог. У цьому слід пам'ятати вимоги ТК РФ до порядку прийняття деяких локальних актів.

За порушення вимог доведеться порушників карати. У тому числі як превентивний захід як зразок для інших працівників.

Прим. автора: конкретні та докладні вимоги до порядку поводження з конфіденційною інформацією, що становить якусь таємницю, що охороняється законом, встановлюються в окремому спеціальному локальному акті. Наприклад, у «Положення про комерційну таємницю Підприємства», «Порядок охорони конфіденційної інформації на Підприємстві» тощо.

Прим. Автора: Більш подібні вимоги до відсутності сторонніх електричних приладів на робочих місцях, як правило, закріплюються в окремому спеціалізованому локальному акті організації, що регламентує правила пожежної безпеки на робочому місці.

Про те, якою ви людина, можна судити за багатьма критеріями та параметрами, у тому числі і за тим, який у вас порядок на робочому столі.Не дарма існує багато прислів'їв і приказок на цю тему, трансформованих нами у процесі набуття життєвого досвіду:

"Скажи мені, хто твій друг, і я скажу, хто ти"

«Скажи мені, якої породи твій собака, і я скажу, хто ти»

"Скажи мені, у що ти одягнений, і я скажу, хто ти"

Почасти це правда, адже нас інші люди завжди можуть оцінити за ознаками, які впадають у вічі при першому знайомстві, а яка людина насправді можуть знати лише найближчі, друзі та рідні.

Порядок на робочому столі. Як ви до цього належите?

Чи ви кохаєте порядокабо безлад, чи любите ви чорне чи біле — це особисті переваги людини, які можуть змінюватися з часом, дивовижного в цьому нічого немає. Але є загальноприйняті моделі поведінки, які нав'язуються суспільством самому собі, а будь-яке відхилення від цих норм сприймається вже як щось. нетривіальне, доступне небагатьом.

"Покажи мені свій робочий стіл, і я скажу тобі, хто ти" - як ви вважаєте, чи можна дізнатися характер людини по його робочому столі, вірніше по тому, як він організований? Порядок чи безлад на робочому столі,говорять про його власника багато, але однозначно трактувати це багато хто не береться. Тільки через особисті переваги та своє ставлення до питання.

Ми з дитинства привчаємо своїх дітей до порядку на письмовому столі, портфелі, ранці, шафі з одягом. Вважається, що при цьому стає вищим. Намагаємося, щоб вони навчилися стежити за своїми речами та тримали їх гаразд. Когось з дітей вдається привчити до порядку, а хтось, згодом перетворюючись на дорослих дядечок і тітоньок, з насолодою організують навколо себе хаос і безладдя, в якому почуваються, як риба у воді.

Одна дівчина поділилася спогадами з дитинства, коли її тато, дуже організована людина, не витримував її бардачного столу, і наставав момент, коли він приходив зі відром для сміття, і скидав одним рухом руки весь «безлад» у кошик. Були сльози, крики, вмовляння, — нічого не допомагало: тато ж не розумів, що для доньки це справжнісінький порядок, у якому із зав'язаними очима можна знайти будь-яку річ за секунду.

Іноді я сприймаю наше ставлення до ситуації на робочому столі людини, як сприйняття нами людини-шульги або людини-правші. Може, ви пам'ятаєте часи, коли шульга насильно змушували ставати правшою ще в початковій школі? Так і з внутрішньою організованістю людини відбувається — скільки не перевчивай, все-таки комфортно їй у його бардаку та безладді на робочому столі.

А іноді усвідомлення того, що правила значно полегшують наше життя, змушують не лише себе організовувати, а й інших людей спонукати до цього.

Люблю, коли на столі порядок, і немає нічого зайвого і не відволікає від головного. Комп'ютер або ноутбук, клавіатура, ручка, щоденник – обов'язкові атрибути робочого столу сучасної ділової людини. Цікаво, що генеральне прибирання в цьому випадку доводиться проводити вкрай рідко. Руки якось самі собою в потрібний час прибирають зайві речі, окрім тих, про які я написала, в ящики столу та розкладають по потрібних папках. Рідко-рідко буває, коли не закінчивши якусь справу, залишаєш усе, що є до наступного робочого дня. В основному для цього використовую закладки, щоб знати, на чому зупинилася вчора.

«Найгостріше гаразд потребують ті, хто не може набути гармонії в душі, вони намагаються знайти її за допомогою наведення порядку навколо себе. Згадайте дітей, ось у них якраз із гармонією все гаразд, тому навівши у своїй кімнаті страшний безлад, вони його просто не помічають, ніби його ніколи й не було».

Знаю, що є багато людей, які люблять порядок, але не стерильність і мають повну гармонію в душі. І навпаки, пам'ятаю якось почутий випадок про одного успішного бізнесмена, який зустрічав гостей та партнерів у ідеально чистому кабінеті. Але в цій кімнаті були двері в інші, де панував цілковитий безлад — там ця людина працювала. Він нікому не дозволяв входити до цієї кімнати, у цій кімнаті він був бог і цар одночасно.

На блогах відомих блогерів іноді зустрічаються конкурси на найкраще робоче місце. Запевняю, що жодного разу не переміг стіл, завалений паперами та різним приладдям та речами. Найчастіше перемагав нестандартний підхід та відмінний дизайн. Все-таки порядок на робочому столі вітається багатьма з нас.

Спробуймо оцінити кілька робочих столів за п'ятибальною шкалою і зіставити свій робочий стіл з тим, який кожному з нас найбільше сподобався. А у коментарях можна про це написати.

Отже, перший робочий стіл:

0 балів: Повний бардак!

Речі на столі не піддаються класифікації поглядом.

Вільної поверхні столу немає.

На столі стоїть посуд із залишками чаю/кави або іншими напоями, або їжею.

Знайти потрібну річ дуже важко.

1 бал: Творчий безлад!

Загальний вигляд схожий на «Повний бардак».

Речі на столі належать до однієї теми занять.

У зовнішньому хаосі господар може знайти будь-яку потрібну річ.

2 бали: Творчий порядок!

Речів на столі багато, але вони розкладені за групами.

Дрібні речі розкладені у коробки.

Робочі інструменти чисті.

3 бали: Порядок!

На столі лише необхідні речі.

Усі речі розкладені за групами.

Зошити, блокноти, книги – закриті.

Інструменти стоять у підставках.

Обидва лікті можна вільно покласти на стіл.

Поверхня столу чиста (немає пилу, бруду тощо)

4 бали: Ідеальна чистота!

На столі тільки:

Оргтехніка

Підставка з ручками

Годинник

Підставки для паперів (з паперами чи без)

1-2 прикраси

Поверхня столу чиста

5 балів: Мінімалізм!

Якщо на вашому столі стільки дрібниць і паперів, що нікуди поставити кухоль, то настав час вживати екстрених заходів. Не все так погано? Можна зробити ще кілька кроків задля досягнення ідеалу. Нехай Ейнштейн і казав, що «тільки дурень потребує порядку – геній панує над хаосом», дозволю собі з ним не погодитись. Якщо ви не Ейнштейн і бардак на столі об'єктивно відволікає, знижує вашу ефективність та сприяє стресу, краще стимулювати свою креативність в інший спосіб. Усього кілька корисних кроків і ритуалів із цієї статті наблизять вас до перемоги - чистого, організованого та надихаючого на здійснення столу.

Крок 1. Порядок на столі починається з сміття

Є люди, які люблять викидати зайві папірці, а є ті, для кого цей крок буде найскладнішим, але почати з нього потрібно. Нехай у сміття полетять прострочені документи, неактуальні нотатки, зламана канцелярія та інша непотрібна дрібниця.

Крок 2. Правильне сортування

Подивіться скептичним поглядом все, що залишилося після прибирання. Те, чим ви користуєтеся щодня, можна залишити на поверхні столу або у найближчому ящику. Те, що ви берете раз на тиждень і рідше, відправте на зберігання в шафу або полиці. Так вам буде простіше підтримувати простір організованим та чистим, а зрідка встати з-за комп'ютера, щоб сходити за річчю – лише корисна розминка.

Крок 3. Система зберігання

Інвестувати у продумані органайзери – гарна ідея. Важливо, щоб вони були зручними персонально для вас і, що важливо, тішили око, тоді порядок підтримувати буде приємніше. Здорово, якщо в органайзері буде місце для зарядки телефону, а ще краще бездротовий її варіант - це позбавить вас зайвих проводів під рукою.

Крок 4. Сміття у смітник

Оскільки обіцянка собі «я викину цей папірець, коли наступного разу вставатиму» практично ніколи не працює, просто поставте поряд зі столом невеликий і симпатичний сміттєвий кошик.

Крок 5. Зберігання дрібниць

Як би ви не намагалися, різні дрібниці все одно накопичуватимуться на вашому робочому столі. Замість того, щоб фанатично стежити за ними, заведіть невелику тацю, миску або будь-яку іншу ємність, куди ви їх скидатимете. Головне - все ж таки перебирати її час від часу.

Крок 6. Утихомирення проводів

Ми вже підказали вам про бездротову зарядку для телефону, але це явно не єдиний кабель, який вас турбуватиме. Додайте до обладнання робочого столу спеціальні органайзери для проводів. Якщо дроти надто довгі, скрутіть зайву довжину кільцями та скріпіть затискачем для паперів – як на фото нижче. Можна навіть приклеїти кольорові стікери до проводів і підписати їх: відмінний лайфхак не тільки, щоб не заплутатися в однотипних шнурах, але й шанс, що істотно підвищує, повернути своє майно після того, як ви позичили його колегам.

Крок 7. Довідкові документи поруч

Якщо у вас є документи, з якими ви постійно звіряєтеся (інструкції, таблиці - що завгодно), важливо, щоб вони були легко доступні і не губилися в інших паперах. Організуйте місце для цих «довідників» на стіні біля робочого столу або в настільному органайзері. Для більшого ефекту можна помітити цей документ яскравим стікером, покласти в унікальну папку або укласти в рамочку.

Крок 8. Надихаючий декор

Декору на робочому столі – бути! Навіть якщо ви затятий мінімаліст, 1-2 речі зроблять все тільки краще. Тут важливо витримати баланс: декор має надихати, але не відволікати. А ще його має бути рівно стільки, щоб залишалося місце не лише для корисних речей, а й для порожнього простору. Найкориснішим декором визнані рослини горщиків або квіти у вазі - вони знижують нервову напругу аж на 37%!

Також хороші мотивуючі листівки та постери, улюблені гуртки, а канцелярія, яку не соромно викласти в інстаграм, буде не лише надихаючою, а й корисною. Якщо ваш стіл стоїть біля стіни, використовуйте цей простір не тільки для навісних органайзерів, але і для красивих дощок для запису планів та ідей.

Крок 9. Вечірній ритуал

Порядок недостатньо один раз створити, його потрібно підтримувати. Для цього допоможе ритуал, який важливо робити перед відходом додому:

• розсортуйте речі за органайзерами;
• очистіть стіл від усього зайвого;
• протріть його ганчірочкою з складом, що чистить (зберігайте його в столі);
• спустошіть сміттєвий кошик;
• помийте чашку.

Подумайте, з чого ви починаєте свій день, оскільки те, як ви проводите робочий ранок, - хороший показник якості решти дня. Якщо ви спочатку записуєте справи в блокнот, нехай він лежить перед клавіатурою із закладкою на потрібній сторінці та гарною ручкою поряд. Якщо перевіряєте пошту, нехай ніщо не встає на шляху між вами та комп'ютерною мишею. Звикли починати ранок із кави? Поставте кухоль на самому видному місці.

Крок 10. Повторювати раз на квартал

Створіть ще один ритуал, який проводиться 4 рази на рік: вашому столу все одно знадобиться генеральне прибирання. Щоб не забувати про неї, можна ставити нагадування та позначки в календарі, але, як нам здається, набагато приємніше приурочити прибирання до початку нової пори року. У перший робочий день весни чи осені радуйте себе вільним, як чистий лист, столом.

Робота займає більшу частину нашого життя: адже працюємо ми п'ять, а то й шість днів на тиждень. Тому, безумовно, робота має приносити задоволення. І це залежить не тільки від того, подобається вона нам чи ні, а й від того, чи правильно організовано робоче місце. Ось про це ми й поговоримо.

Порядок на робочому місці

Це не так уже й складно, потрібно лише зробити кілька простих кроків.

1. Запитайте себе: чи ви вже впевнені в тому, що творчій особистості потрібен безлад, або просто перебуваєте в полоні цього стереотипу? Чи дійсно вам комфортно перебувати у хаосі? Навряд чи. Крім того, безлад на вашому столі і навколо нього створює не дуже гарне враження про вас у колег. Вони можуть думати, що ви неорганізована, а отже, безвідповідальна особистість. Щоб уникнути цього, змініть своє ставлення до порядку. Чи не піддавайтеся на власні відмовки, що у вас немає на це часу. Адже досить один раз створити зручну систему підтримки порядку, щоб надалі не витрачати цей час.
2. Проведіть весняне прибирання. Розберіть усі стоси зі старими документами. Все, що можна, викиньте, те, що вам може знадобитися, залиште. Але обов'язково придумайте, як зберігати ці документи таким чином, щоб у разі потреби можна було швидко знайти необхідне.
Подумайте, що вам потрібне для виконання своїх повсякденних обов'язків. Тільки ці речі повинні знаходитися на вашому столі. Решту можна прибрати подалі і діставати при необхідності.
Потрібно також продумати систему зберігання документів, класифікацію їх у папках. І вибрати місце (не дуже далеко від вашого столу, але і не на ньому самому), де можна буде ці папки зберігати. Якщо протягом дня ви користуватиметеся деякими папками, візьміть собі за правило наприкінці дня обов'язково повертати їх на місце.
3. Щодня виділяйте невеликий часовий проміжок (10-15 хвилин) для підтримки порядку. Якщо ви схильні забувати про дрібні справи, поставте собі нагадування в комп'ютері або мобільному телефоні.
4. Складайте списки. Маленькі відривні листочки зручні для того, щоб залишати повідомлення на столі свого колеги, але не для складання списків справ. Плануйте у блокноті. Складайте список справ на день або тиждень, сортуючи їх за пріоритетністю. Позначайте дедлайни, нагадування, подробиці на зразок телефонних номерів. Тоді у вас під рукою буде вся необхідна інформація, що заощадить ваш час.
5. Забезпечте себе необхідними підручними засобами. Нерідко в офісі панує хаос через те, що колеги беруть зі столу один одного степлери, папери, ручки і т.д., і власник змушений витрачати час на пошуки своїх речей. Намагайтеся забезпечити себе всім необхідним і попросіть колег відразу ж повертати речі на місце, якщо вони беруть їх на якийсь час.
6. Якщо ви працюєте за комп'ютером, вивчайте нові програми. Наприклад, що дозволяють вам планувати свій день та ефективно керувати часом. Такі програми набагато зручніші в експлуатації, ніж звичайні блокноти.