Метод альпи та прийняття рішень про пріоритети. Психологічний аспект планування часу за методом Альпи

Для того щоб грамотно розпоряджатися своїм часом, вам необхідно знати тайм-менеджмент: методи планування часу.

Досить важко збудувати роботу з віддачею максимальної користі. Планування часу – цене складання списку важливих і невідкладних справ, це насамперед уміння правильно розподілити навантаження. Всім відомо, що на складання простого плану йде близько 8 хвилин, але заощаджується близько години часу. Потрібно врахувати такі основні методи планування:

План обов'язково складається на папері або електронним документом, який у вас завжди під рукою. У жодному разі не тримайте план тільки у своїй голові, навіть найменша деталь, яку ви можете упустити або забути, є частиною плану;
Після кожної години роботи виділяйте близько десяти хвилин на відпочинок та відновлення сил. Це необхідно, витративши 10 хвилин, ви при цьому зможете відновити свої сили і продовжити роботу у звичному для вас темпі;
За будь-яких обставин використовуйте в роботі щоденник, це в рази підвищить вашу продуктивність.

Успішне планування часуозначає деякі методи планування, які ви успішно вмієте застосовувати практично. На сьогоднішній день, існує безліч різних теоретичних розробок, ми наведемо приклад найефективніших з них:

Метод Альпи
Планування часу, аналіз АВС

Почнемо з принципу Парето

З цього випливає, що невелика частина часу, ресурсів та зусиль у відповіді за найбільшу частину результатів. Адже тільки вдумайтеся в цифри, витративши всього 20% свого часу, ви отримаєте 80% результату, значні показники, чи не так? В основі самих ресурсів можуть виступати співробітники, час чи матеріали, гроші.

Практична користь цього принципу полягає в тому, що застосування його означає зосередженість обмежених ресурсів та коштів компанії на одному із сегментів роботи, а не звичного розпилення у всіх напрямках та сегментах роботи. Метод допоможе визначити той сегмент, де можна отримати максимально великий результат від зусиль і витрат, що додаються.

Метод Альпи

1. Обов'язково зафіксувати всі терміни та справи. Всі важливі справи, які не терплять зволікань і повинні бути виконані протягом дня, потрібно обов'язково записати у ваш щоденник або блокнот. Повинні бути чітко позначені терміни виконання тієї чи іншої завдання. Ефективність підвищиться у рази, якщо ви підійдете відповідально до цього завдання.

2. Чітко визначити, скільки може знадобитися часу, виконання кожного запланованого завдання. При плануванні часу враховуйте також перерви на відпочинок між роботою, чим точніше ви визначите час, тим ефективніше складеться робота.

3. Облік буферного часу. Як би точно ми не намагалися розрахувати час, його піде все одно більше, ніж ми запланували. З урахуванням цього факту, розплануйте час з урахуванням 70% всього робочого часу, це дасть вам резерв у разі нестачі основного часу.

4. Розставте пріоритети важливим справам та терміновим. Це найважливіша частина плану. Звичайно, ви не зможете переробити за один день усі справи, які необхідно зробити. Ось чому слід розставити пріоритети щодо важливості справ. Це розумно і доцільно, виконання справи, яка не терпить зволікання, важлива в першу чергу, потім можна приступити до важливої ​​справи, за умови, що вона не є терміновою. Розставте пріоритети завжди за терміновістю та важливістю.

Метод планування часу на основі аналізу АВС

Найважливіша справа під позначкою «А». Ці справи найскладніші і трудомісткі їх потрібно виконати першими.
Справа «В» – це важливі справи, які не обмежені конкретними термінами та можуть зачекати.
Справи під позначенням «С», найменш значимі і виконуються останніми.
Метод планування часу у цьому аналізі дуже ефективний.

Тайм-менеджмент та методи планування часу, які наведені вище, обов'язково підвищать вашу працездатність та ефективність.

Метод Альпи відносно простий, і після деяких вправ Вам знадобиться в середньому не більше 10 хвилин для складання щоденного плану.

Метод включає п'ять стадій:

1) складання завдань;

2) оцінку тривалості запланованих дій;

3) резервування часу (у співвідношенні 60:40)

4) прийняття рішень щодо пріоритетів та доручення окремих операцій;

5) контроль (облік невиробленого). Розглянемо їх:

Перша стадія планування методом «Альпи» - складання завдань. Для цього запишіть під відповідними рубриками формуляра "План дня" все те, що Ви хочете або маєте зробити наступного дня:

Завдання зі списку справ чи тижневого (місячного) плану;

Невиконане напередодні;

терміни, яких треба дотримуватися;

Завдання, що періодично виникають.

Вживайте при цьому скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі "План дня", наприклад: - візити, наради; Д – делегування справ; К – контроль; П - у процесі, у справі; ПВ – поїздки, відрядження; ПР – письмова робота, ділові листи, диктування; С – секретар; Т – телефонні розмови;

Ч – процес читання (звітів, циркулярів, газет тощо). Складений у такий спосіб список завдань на день може виглядати, наприклад, так:

ПК – нове приміщення для офісу; В – Шишкін (комп'ютерна програма);

П – проект вивчення ринку;

ПР – Васильєв (лист);

Після короткого тренування Ви зможете так складати список завдань, щоб:

У першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;

Підрозділяти їх на затяжні та короткі, нетривалі;

Перевірити ще раз завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості їх виконання більш раціональним шляхом (за допомогою телефону тощо).

П – проект вивчення ринку;

В – Іванов (експертна оцінка);

ПК – нове приміщення для офісу;

Ч – спеціальний журнал для менеджерів;

Нетривалі роботи:

К – Сидоров (статистика збуту);

ПР – Васильєв (лист);

"Телефонний блок":

Т – Шишкін (комп'ютерна програма);

Т - Кошкін (нестача персоналу);

Т – Сергій (вечірня партія у більярд).

Друга стадія – визначення витрат часу. Пам'ятайте, що реалістичний план дня повинен завжди бути обмежений тим, що Ви фактично в змозі зробити.

Після визначення списку завдань на день Вам необхідно оцінити приблизну тривалість запланованих дій, наприклад:

Третя стадія – встановлення співвідношення 60/40.

При складанні плану дня дотримуйтесь основного правила планування часу, згідно з яким планом має бути охоплено не більше 60% Вашого часу та приблизно 40% має бути залишено як резервний час для несподіваних справ. Якщо Ви виходите з 10-годинного робочого дня, це означає, що Вам належить охопити планом не більше 6:00. Однак Вашою метою має бути 8-годинний робочий день, при цьому запланований час має становити приблизно 5:00.

Якщо Ви запланували понад 60% свого часу, то слід обов'язково довести складений Вами список завдань до вказаних параметрів, встановлюючи пріоритети, доручаючи справи та скорочуючи відпущений на них час. Залишок справ повинен бути або перенесений наступного дня, або викреслено взагалі, або вчинено за рахунок понаднормових робочих годин.

Очевидно, що тривалість окремих справ неможливо оцінити однозначно. Однак після накопичення деякого досвіду Ви навчитеся точніше планувати свій час. Майте також на увазі, що робота часто потребує стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Отже, встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви змушуєте себе полягати саме в цей час. Ви працюєте значно зосередженіше і послідовніше уникаєте перешкод, якщо під певне завдання ви відвели певний час.

Четверта стадія планування: прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочень та передоручення. Мета: скоротити час, відведений виконання завдань дня, до 5 - 6:00. В остаточному варіанті план дня може мати такий вигляд (табл. 4.1.):

Таблиця 4.1.

Для цього:

по перше,встановити однозначні пріоритети для своїх справ та уточніть відповідно до них завдання дня;

по-друге,перевірте ще раз скалькульовану Вами потребу в часі, і скоротить час на всі справи до необхідного. Розгляньте кожну дію з погляду можливості її делегування та раціоналізації.

І, нарешті, на п'ятій стадії здійснюється контроль за виконанням плану дня та перенесення невиробленого на інший день. Як показує досвід, не всі завдання вдалося виконати, і не всі розмови можуть відбутися, тому їх доводиться переносити наступного дня. Якщо ту ж справу Ви переносите багаторазово, то вона стає для Вас тягарем, і тоді існують дві можливості: Ви нарешті рішуче її беретеся і доводите до завершення, або Ви відмовляєтеся від цієї справи, оскільки іноді проблема вирішується сама собою.

Складайте план до початку роботи, а саме напередодні ввечері: з більшою впевненістю та розслабленістю Ви відправитеся додому і з більшою концентрацією сил наступного ранку розпочнете новий день

Вже на шляху додому та на шляху на роботу вранці Ваша підсвідомість опрацьовує завдання дня та готує можливі рішення. Оскільки формулювання основних завдань у Вас перед очима та намічені підходи до їх вирішення, новий насичений роботою день здається вже не сірим і важким, а доступним для огляду, планованим та керованим.

Використання методу Альпи дає такі основні переваги:

Найкраще налаштування на майбутній робочий день.

Планування наступного дня.

Чітке уявлення про завдання дня.

Складання протягом дня.

Подолання забудькуватості.

Концентрація на найбільш суттєвому.

Зменшення обсягу «паперової» роботи.

Прийняття рішень щодо встановлення пріоритетів та передовіри (делегування).

Скорочення перешкод та небажаних перерв.

Зменшення стресів та нервової напруги.

Поліпшення самоконтролю.

Підвищення задоволеності та мотивації.

Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

За успішного використання техніки планування часу та методів наукової організації праці Ви зможете щодня економити від 10 до 20% Вашого часу.

Метод Альпи – це метафорична назва, яка символізує поступово сходження до твоєї мети та досягнення твоїх цілей.

Навіщо потрібна ця техніка? Вона допомагає тобі підготуватися до наміченої мети, оптимізувати робочу діяльність та заощадити час.

Метод Альпи має 5 кроків.

Перший крок.Необхідно скласти список завдань на день.Як завжди, ти береш лист і записуєш. Робиться це з вечора або на початку робочого дня, перш ніж ти приступаєш до роботи. Це можуть бути короткострокові та довгострокові завдання, твої плани, ідеї, непередбачені завдання. Ми віримо, що за один день зможемо розправитися здебільшого своїми справами.

Крок другий.Ми ділимо всі завдання на три категорії: A, B та C.А — це важлива категорія завдань, які не потребують зволікань. Вона має бути виконана. Завдання категорії Б це завдання, які потрібно зробити за залишковим принципом. І завдання категорії С — це неважливі завдання, які можна не робити або делегувати їх іншим людям.

Необхідно оцінити кожне завдання з погляду тривалості: скільки знадобиться часу їх виконання. Це дуже важливий крок. Плануй із невеликим запасом. Якщо, наприклад, ранкова зарядка в тебе займає 15 хвилин, напиши 20. Але й не збільшуй. Адже всім відомо правило, що завдання вимагає рівно стільки часу, скільки на нього є. Завдяки таким запасам, ти залишаєш деякі коридори часу, які зможеш використовувати у разі позапланових завдань.

Третій крок.

Необхідно зарезервувати час. Сенс у тому, щоб планувати лише 60% свого робочого часу.

Тобто якщо ти працюєш 10 годин, то розписуєш свій день на 6 годин. Якщо 5 годин, то відповідно на 3 години. Тобто ти вибираєте зі списку завдання, які вкладуться у ці 3 години. Якщо завдань виявиться більше, то перенеси їх на інший день, делегуй помічникам або викресли. Неважливі й нетермінові завдання, що залишилися, є поглиначами часу: вони вбивають твій час, не просуваючи до досягнення цілей.

Чому ж 60% береться для резервування робочого дня? Справа в тому, що вченими та дослідниками доведено, що люди, як правило, працюють над саме робочими завданнями 60% часу. Крім того, не треба забувати про непередбачені завдання, про якісь форс-мажори, про якісь додаткові завдання, які можуть виникнути несподівано. Для всього цього теж потрібен час. Якщо ти розпланував весь свій робочий час, то в тебе не залишиться місця для маневру. А це означає стрес, це невиконання інших справ, порушення всієї системи.

Четвертий крокалгоритму, якраз дає розуміння того, які завдання ти делегуватимеш.

Розстав пріоритетиу порядку важливості А, В, С.

Або розплануйте по (справи термінові важливі, несрочні неважливі, термінові неважливі, важливі несрочні).

Наступний та останній, п'ятий крок.Проживи день, зроби заплановані справи та оцінищо вдалося зробити, а що ні. Можливо, ти десь неправильно запланував час на виконання того чи іншого завдання? На що забракло часу?

Технологія планування за методом "Альпи", "Парето", Ейзенхауера

Багато людей зазнають труднощів із плануванням, тому що вони бачать у ньому лише «обмірковування», під яким часто мають на увазі «погляд у порожнечу» або «порожнє мріяння». Отже, необхідно перетворити уявлення про планування на щось конкретне, розглядаючи планування, скоріше як «писемну роботу», ніж «розумну». Час, витрачений на планування, можна визначити як «Час Рішень», тому що саме цьому і присвячено планування: прийняття рішень про те, що, коли і як слід зробити.

Під час довгострокового, середньострокового та короткострокового планування слід скласти список та визначити пріоритети. Усі завдання, згадані у списку, є рівноцінними. Після складання списку слід розподілити справи у порядку їхньої значимості нині, завершивши його визначенням пріоритетів. Жоден список не може бути повним, доки він не показує порядок важливості справ. У практиці самоменеджменту існують методи планування часу, застосування яких має раціонально організувати власне життя.

Планування за принципом Парето

У ситуації, коли людина перевантажена справами й завданнями, виконання яких їй бракує часу, і не вирішується відмовитися від низки дуже важливих справ, доцільно у практиці застосовувати правило 80/20. Принцип Парето говорить: «Якщо всі предмети розмістити у порядку їхньої цінності, то 80 % цінності посідає предмети, складові 20 % від загального числа, тоді як 20 % цінності посідає предмети, складові 80 % від загального числа».

Виходячи з правила 80/20, у списку з 10 справ – 2 забезпечать 80% успіху. Отже, треба знайти ці 2 справи, включити до категорії «А» та здійсніть їх. Відповідно до цього принципу, решта 8 може залишитися незробленими, тому що цінність їх результатів буде набагато меншою, ніж у двох, найбільш плідних справ. Практика показує, що:

· 80% вартості торгових угод забезпечує 20% всіх клієнтів;

· 80% виробництва забезпечує 20% підприємств;

· 80% часу, пропущеного через хворобу, припадає на 20% працюючих;

· 80% відсотків досьє, що вживається, припадає на 20%

папок досьє;

· 80% бруду накопичується на 20% площі підлоги, за якою найбільше

· 80% прання припадає на 20% предметів одягу;

· 80% кращого телевізійного часу припадає на 20% програм, най-

улюблених телеглядачами;

· 80% часу читачі газет витрачають на читання 20% матеріалів, опубліковано-

ванних у газеті;

· 80% телефонних дзвінків роблять 20% телефонних абонентів;

· 80% необхідних даних отримують із 20% джерел інформації;

· У школі вчителі витрачають 80% своїх сил на 20% учнів (зазвичай про-

проблемних чи талановитих);

· 80% їжі поглинається у 20% найпопулярніших ресторанів.

Дані факти підтверджують існування небезпеки ув'язнути у справах, що приносять слабкі результати, та посилюють ступінь важливості осередку зусиль на двадцяти відсотках справ, які значно підвищують ефективність праці.

Принцип Парето чудово пояснює те, що трапилося, проте не завжди допомагає заздалегідь знайти вихід із ситуації. Справа в тому, що, напевно, ніколи не можна сказати заздалегідь, які 20% виявляться ефективними. Відповідно до цього принципу 80% задоволення в нашому житті приносять 20% витрачених сил – більша частина успіху буде результатом лише кількох кроків. Значить для того, щоб знайти більше часу на те, що приносить користь, доведеться робити менше того, що виявляється марним. Іншими словами - не марнувати час марно!

Розподілити час можна і основі інших міркувань, а чи не лише з погляду задоволення. Це можуть бути: забезпечення фінансової стабільності, просування кар'єрними сходами, підтримання хорошої фізичної форми тощо. Важливо визначити сенс корисного проведення часу, оскільки « час, витрачене марно, це існування, а час, вжите з користю, це життя»(ЕдвардЮнг).

Планування за методом "Альпи"

Метод планування Альпи відносно простий, складання щоденного плану займає в середньому не більше 10 хвилин. Процес складання плану складається з 5 стадій:

1. Складання завдань;

2. Оцінку тривалості запланованих действий;

3. Резервування часу (у співвідношенні 60:40);

4. Прийняття рішень з пріоритетів та доручення окремих

операцій;

5. Контроль (облік незробленого).

У ряді існуючих у практиці самоменеджменту методів планування використання методу “Альпи” дає такі основні переваги:

· Найкращий настрій на майбутній робочий день.

· Планування наступного дня.

· Чітке уявлення про завдання дня.

· Упорядкування перебігу дня.

· Подолання забудькуватості.

· Концентрація на найбільш суттєвому.

· Зменшення обсягу "паперової" роботи.

· Прийняття рішень про встановлення пріоритетів та про доручення.

· Скорочення перешкод та небажаних перерв.

· Зменшення стресів та нервової напруги.

· Поліпшення самоконтролю.

· Підвищення задоволеності та мотивації.

· Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

Практика показує, що з успішному використанні техніки планування часу та методів наукової організації праці з'являється реальна можливість щоденної економії від 10 до 20% часу. Процес планування методом «Альпи» складається з наступних етапів:

Перший етап- Складання завдань. З метою складання завдань на день слід записати необхідні завдання наступного дня:

· Завдання зі списку справ або з тижневого (місячного) плану;

· Невиконане напередодні;

· Додали справи;

· Терміни, які треба дотриматися;

· Завдання, що періодично виникають.

Складання списку завдань має відповідати таким вимогам:

· У першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;

· Поділяти їх на затяжні та короткі, нетривалі;

· перевіряти ще раз завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості їх виконання більш раціональним шляхом (за допомогою телефону тощо).

Реалістичність складання плану дня полягає у обмеженні списку завдань лише фактично необхідними справами. на другому етапіСкладання плану на день необхідно оцінити приблизну тривалість запланованих дій.

Цілком очевидно, що тривалість деяких справ неможливо оцінити абсолютно точно, подібна навичка приходить лише з досвідом. Але, з іншого боку, необхідно пам'ятати про те, що будь-яка робота часто вимагає стільки часу, скільки її є в розпорядженні людини. Тому визначення для виконання окремих завдань конкретного проміжку часу передбачає виконання цього завдання тільки у встановлений час. Коли для виконання завдання визначено конкретний проміжок часу, людина працює зосередженіше, максимально позбавляючись різних перешкод.

Третій етапскладання плану полягає у резервуванні часу на непередбачувані обставини. Суть методу «Альпи» полягає в тому, що планом має бути охоплено не більше 60% часу і 40% необхідно залишити як резервний час на непередбачені обставини. Так, восьмигодинний робочий день має бути строго розпланований лише на п'ять годин (що становить 60 % робочого часу) і три години необхідно залишити незапланованими для виконання конкретних, але для виконання несподіваних справ.

У разі, коли заплановано понад 60% часу, слід обов'язково довести складений список завдань до зазначених параметрів, встановлюючи пріоритети, делегуючи повноваження та скорочуючи визначений раніше на завдання час. Якщо після виконаної роботи не вдається скоротити запланований час до шістдесяти відсотків, слід перенести на наступний день справи відповідно до розставлених пріоритетів. Це означає, що завдання з категорії «А» та «В» не можуть бути перенесені наступного дня, відповідно перенесення справ категорії «С» не суттєво позначиться на результатах прожитого дня.

Четвертий етаппланування полягає у прийнятті рішень щодо пріоритетів та застосуванні мистецтва делегування повноважень. Мета цього етапу – скоротити час, відведений виконання завдань дня до 5-6 годин. З цією метою необхідно: по-перше, встановити пріоритети для справ та уточнити відповідно до них завдання дня. По-друге, слід перевіряти ще раз для кожного завдання певну потребу в часі і, відповідно, скоротити час на справи до необхідного.

Важливим є оцінка кожного на предмет можливості його делегування і раціоналізації. Після зробленої аналітики остаточний варіант плану дня повинен мати встановлену структуру.

на п'ятому етапіздійснюється контроль за виконанням складеного плану дня та перенесення незробленого на інший день. Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати, і не всі заплановані розмови можуть відбутися, тому їх доводиться переносити наступного дня. Якщо одна й та сама справа кілька разів переноситься день у день, тоді існують дві можливості: рішуче довести її до кінця, тим самим завершивши або відмовитися від виконання цього завдання через її

неактуальності.

Фахівці в галузі самоменеджменту настійно рекомендують

план дня складати напередодні увечері. Це пов'язано з тим, що складання

плану після робочого дня сприяє набуттю впевненості та концентрації.

ції сил наступного дня. Підсвідомість людини, таким чином, перероб-

ти завдання наступного дня і готує можливі рішення. Слі-

очевидно, новий робочий день стає доступним для огляду, запланованого і

керованим.

Планування за принципом Ейзенхауера

Принцип Ейзенхауера слід застосовувати під час виконання щоденних

планів, класифікуючи всі майбутні відносини за рівнем їх важливості по че-

зробити негайно. Саме з приводу цієї категорії справ існує

вираз про те, що «потрібно жити так, щоб важливі справи не перетворювалися

у термінові»

вистачає часу. Як правило, це справи, пов'язані з власним скоєнням.

ванням у різних галузях. Практика показує, що часто трапляється

лам "В". Отже, необхідно провести детальний аналіз справ «А» на

предмет їх важливості та терміновості. Часто трапляється так, що людина працює

з наслідками замість того, щоб знайти причини. Можливо, не слід

приділяти так багато часу на наради, а впровадити в корпоративну куль-

туру філософію бізнесу та професійний підхід. Або досконалість-

вати організацію власної праці з метою максимально можливого пре-

дотвердження кризових ситуацій та непередбачених обставин.

манія природи важливого і термінового в житті, що властиво більшості

людей, як будь-яка термінова справа автоматично зараховується до категорії

важливого. Життєвий досвід показує, що саме справи категорії «С» частіше

всього служать причиною авралів, напруг і безперервних кризових си-

туацій. Проте згідно із законами менеджменту на добре організованому

підприємстві не повинно бути суєти та необґрунтованого поспіху.

рих доцільно уникати. Парадокс полягає в тому, що зазвичай це ті

справи, які робити легко і приємно. Тривалість виконання даних

му переважна більшість людей намагаються починати робочий день з

виконання неважливих та нетермінових справ.

Одним із основоположних принципів самоменеджменту є

вміння відокремлювати основні справи від справ другорядних, важливі від поганих,

термінові від несрочних.__

Праксіологія та оптимальна система планування часу

Як би людина не була зайнята, вона завжди повинна приділяти час плануванню.

вання. Чим менше у вільного часу, тим важливішим стає

ретельне планування часу. Розумніше витратити на планування

всього десять хвилин на початку або наприкінці дня, оскільки ці витрати з лишком

компенсуються.

Часто людина говорить про те, що дуже зайнята, і вирішує, що на плані

вання немає часу, що є оманою. Якщо день не розплановано

ван, то найчастіше відчувається нестача часу. Більше того, у ситуації, ко-

час не розпланований, без сумніву, неможливо відрізнити важливі

відносини від менш важливих, термінові від несрочних. Тому, запевняючи себе та інших

людей, що часу на те, щоб планувати свої справи немає, че-

людина все одно витрачає час, але безладно і бездумно, що заперечує.

тельно позначиться на раціональній організації його життя. Тому необхідно

димость планування як робочого дня, і особистого життя не викликає-

вати. Існує __________ багато переваг у тому, щоб починати день з планування.

вання, оскільки в міру того, як складається план, людина більш активно

входить у процес його складання, та був і виконання. « Той, хто як-

щоранку планує справи дня і послідовно виконує цей план,

бачить, що планування прокладає для нього шлях у лабіринті дуже на-

насиченого та діяльного життя. Упорядкування свого часу подібно до променя

світла, який проноситься через усі його справи. Але там, де немає плану, де контроль часу відданий на свавілля випадковостей, незабаром починає цар-

вувати хаос»– писав Віктор Гюго. Продумавши, що потрібно зробити, легко

переходити до втілення плану у реальність. При точному визначенні

пріоритетів залишається менше ймовірності відволікання убік при їх осу-

існуванні.

Багаторічний досвід застосування різних засобів планування поки-

зал, що справа не тільки в конкретних пристроях для планування (пере-

кидні календарі, щоденники, органайзери, електронні записники-

ки і т.д.), а в системі планування, яку застосовує людина. Засновник

праксіології (науки про ефективну діяльність людини) Т. Котарбін-

ський вважав, що оптимальна система планування покликана:

1) Забезпечити досягнення мети.

2) Не вимагати надто багато часу на освоєння.

3) Бути зручною для використання.

Сьогодні існує безліч систем і методик планування часу.

мені і вибрати найкращу досить складно, тому що у кожної є як

переваги, і недоліки.

Тільки вільна особистість може досягти досконалості у використанні.

ванні свого вільного часу та часу взагалі. Однак у цьому кон-

Текст свобода – якість необхідна, але недостатня. Іншими умовами

ними є: переважання духовних потреб людини та володіння

якісним інструментарієм.

Іммануїл Кант (1724 – 1804) жив настільки ритмічно, що його сусіди

перевіряли годинник, коли він виходив на прогулянку. Відомо, що він прожив усю

життя холостяком і другий період його творчості, понад тридцять років, по-

святив дослідженням пізнавальних і моральних здібностей людині.

ка. Творчі особистості здебільшого дбайливо ставилися до вре-

мені і, мабуть, важко знайти продуктивну творчу особистість, у кото-

не було б жорсткого режиму роботи. У наукових джерелах можна

знайти підтвердження тому, що такі талановиті особистості, як: Архімед та

Арістотель, Роджер Бекон і Ньютон, Анрі Пуанкаре та Дюма – батько, Енгельс

і Ленін, Вавілов та інші прагнули побудувати систему витрати часу.

Ця система покликана була гарантувати високий виробіток не за день

– а за життя.

Однак, як і у будь-якому правилі, існують винятки. Зокрема

Авіценна (Ібн-Сіна), провівши велику частину своїх п'ятдесяти шести років усіляко, підпілля і поневіряння, зміг залишити по собі багато праць, з ко-

яких 270 дійшли до наших днів. Сучасники можуть лише припускати

кількість незбережених праць і скільки ця велика людина змогла б

зробити у стабільних, комфортних умовах.

2. Планування: як готувати виконання своїх завдань
2.4. Складання планів дня за допомогою методу Альпи

Планування, як зазначалося, означає підготовку до реалізації цілей. У зв'язку з цим говорять також про цільові плани. Ви зможете зовсім інакше сприймати навколишній світ, якщо знаєте, чого Ви хочете і коли (чому), тобто. якщо Ви маєте конкретний план часу.

Принципово важливо складати план дня письмово.
– Плани дня, які тримають у голові, легко відкидаються.
– Письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті.
- План, що письмово фіксується, має психологічний ефект самомотивації до роботи. Ваша ділова активність стає більш цілеспрямованою та орієнтованою на суворе дотримання програми дня.
- В результаті Ви менше відволікаєтеся і більше спонукаєте займатися лише наміченими завданнями.
- Завдяки контролю результатів дня у Вас «не губляться» незроблені справи (перенесення наступного дня).
- За рахунок письмової реєстрації Ви підвищуєте ефект від планування, оскільки краще оцінюєте потребу в часі та перешкоди, а також можете більш реалістично планувати резервний час.
- Послідовне планування дня обумовлює вдосконалення Вашої особистої методики роботи
- Якщо існує ясність щодо того, що треба зробити протягом дня, то Ви автоматично намагаєтеся раціоналізувати свою працю та, крім того, свідомо протидіяти перешкодам внутрішнього чи зовнішнього порядку. В цьому випадку Вас не відволікають зайві телефонні розмови, Ви обмежуєтеся лише суттєвим. Якщо Ви наприкінці дня задаєте собі питання, а що, власне, зроблено, то причина цього полягає головним чином у відсутності чіткої цілеустановки на день.
- Реалістичний план дня повинен у принципі містити лише те, що Ви хочете або маєте, а також можете зробити цього дня. Тому що, чим більш досяжними Ви вважаєте поставлені цілі, тим більше сил Ви концентруєте та мобілізуєте на їхню реалізацію.

П'ять стадій методу Альпи

Пропонований до Вашої уваги метод відносно простий, і після деяких вправ потрібно в середньому не більше 10 хвилин для складання щоденного плану.

Його відносно легко запам'ятати, оскільки він ґрунтується на мемотехніці: початкові букви символізують предметні поняття. Навіть якщо Вам здається, що Ви задихаєтеся під «грудою справ», не миритеся з долею, а дійте методом «Альпи».

Метод включає п'ять стадій:
1) складання завдань;
2) оцінку тривалості акцій;
3) резервування часу (у співвідношенні 60:40);
4) прийняття рішень щодо пріоритетів та доручення;
5) контроль (облік незробленого).

Перша стадія: складання завдань

Запишіть під відповідними рубриками формуляра «План дня» все те, що Ви хочете або маєте зробити наступного дня:
- Завдання зі списку справ або з тижневого (місячного) плану;
- Невиконане напередодні;
- справи, що додалися;
- терміни, які треба дотриматись; завдання, що періодично виникають.

Вживайте при цьому скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі "План дня":
В – візити, наради;
Д – делегування справ;
К – контроль;
П - у процесі, у справі;
ПК – поїздки, відрядження;
ПР – письмова робота, ділові листи, диктування;
С – секретарка;
Т – телефонні розмови;
Ч – процес читання (звітів, циркулярів, газет тощо).

Складений у такий спосіб список завдань на день може виглядати, наприклад, так:
ПК – продавець «БМВ» (уживані автомобілі);
В - пан Мюллер (програма ЕОМ);
В – пан Шульте (експертна оцінка);
П – проект вивчення ринку;
Т – пан Шмідт (статистика збуту);
ПР – пан Гюнтер (лист);
Ч – спеціальний журнал для менеджерів;
Т - пан Майєр (нестача персоналу);
Т – Хельмут (вечірня пробіжка).

Трохи тренування, і Ви зможете так складати список завдань, щоб:
- у першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;
- підрозділяти їх на затяжні та «короткі», нетривалі;
- перевіряти ще раз завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості виконання їх більш раціональним шляхом (за допомогою телефону тощо).

Приклад:

Однак це лише початок складання Вашого плану дня. Реалістичний план дня має бути завжди обмежений тим, що Ви фактично можете зробити.

Друга стадія: оцінка тривалості акцій

Проставте проти кожного завдання приблизний час для його виконання, підсумуйте та визначте орієнтовно загальний час.

Ви можете заперечити, що тривалість окремих справ неможливо оцінити досить точно. Це вірно. Однак після накопичення відомого досвіду Ви зможете покласти його в основу свого часу. Адже у своїй діяльності Ви також стикаєтеся з труднощами в оцінці ринку, обороту та витрат.

Майте також на увазі, що робота часто потребує стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Отже, встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви змушуєте себе вкладатися саме в цей час.

Ви працюєте значно зосередженіше і послідовніше позбавляєтеся перешкод, якщо під певне завдання Ви відвели певний час. Спробуйте протягом 10 днів складати письмові плани, і Ви почуватиметеся при цьому все впевненіше.

Третя стадія: резервування часу про запас

При складанні плану дня дотримуйтесь основного правила планування часу, згідно з яким планом має бути охоплено не більше 60% Вашого часу та приблизно 40% має бути залишено як резервний час для несподіваних справ.

Якщо Ви виходите з 10-годинного робочого дня, це означає, що у Ваших інтересах охопити планом не більше 6 годин. Однак Вашою метою має бути 8-годинний робочий день, при тому що запланований час має становити приблизно 5 годин!

Якщо Ви запланували більше 60 % свого часу, слід невблаганно довести складений Вами список завдань до вказаних параметрів, встановлюючи пріоритети, доручаючи справи та скорочуючи відпущений на них час. Залишок справ може бути або перенесено наступного дня, або викреслено, або завершено за рахунок понаднормових.

Четверта стадія: ухвалення рішень щодо пріоритетів, скорочень та передоручення

Мета: скоротити час, відведений виконання завдань дня, до 5-6 годин.
- Встановіть однозначні пріоритети для своїх справ, наприклад, за допомогою аналізу АБВ, та уточніть відповідно до них завдання дня (див. гл. 3).
- Перевірте ще раз скалькульовану Вами потребу в часі і скоротите час на всі справи до необхідного; намагайтеся при цьому залишатися на ґрунті реальності,
- Розгляньте кожну акцію з погляду можливості її передоручення та раціоналізації (див. «Делегування» у 3.5).

В остаточному варіанті план дня в нашому прикладі виглядає так:

П'ята стадія: контроль та перенесення незробленого

Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати і не всі розмови можуть відбутися. Тому їх доводиться переносити наступного дня.

Якщо одну і ту ж справу Ви переносите багаторазово, то вона стає для Вас тягарем, і тоді існують дві можливості:
- Ви нарешті рішуче за нього беретеся і доводите до кінця;
- Ви відмовляєтеся від цієї справи, оскільки іноді проблема вирішується сама собою.

Оскільки для планів дня у звичайних календарях-пам'ятках місця не вистачає, а окремі листки мають той недолік, що втрачається загальний огляд, рекомендується регулярно та послідовно працювати зі спеціальним щоденником часу. Він може бути придатним для денних та інших планів часу (див. 2.5).

Раціоналізація використання часу за допомогою бюрографії

Ви можете ще більше раціоналізувати складання плану, якщо поряд із літерними скороченнями для позначення найважливіших елементів використовуєте інші скорочення та графічні символи, так звану бюрографію.

Наприклад:

Використовуйте інші, свої власні позначення. Особисту творчість тут можна не обмежувати. За допомогою бюрографії Ви зможете підвищити ефективне використання такого допоміжного засобу, як щоденник.

Що дає метод Альпи!

Щовечірні витрати спочатку 20, потім 10, а потім лише 5 хвилин за методом Альпи принесуть Вам багаторазовий виграш у часі. Нижче наводяться основні докази на користь методу.

20 переваг методу "Альпи"
- Найкращий настрій на майбутній робочий день.
- планування наступного дня.
- Чітке уявлення про завдання дня.
- Упорядкування перебігу дня.
- Подолання забудькуватості.
- Концентрація на найбільш суттєвому.
- зменшення обсягу «паперової» роботи.
- досягнення цілей дня.
- Виділення більш важливих та менш важливих справ.
- прийняття рішень про встановлення пріоритетів та про доручення.
- Раціоналізація за допомогою угруповання завдань.
- Скорочення перешкод та небажаних перерв.
- Самодисципліна під час виконання завдань.
- Зменшення стресів та нервової напруги.
- спокійне сприйняття непередбачених подій.
- Поліпшення самоконтролю.
- Відчуття успіху наприкінці робочого дня.
- Підвищення задоволеності та мотивації.
- зростання особистих результатів.
- Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

За успішного використання техніки планування часу та методів наукової організації праці Ви зможете щодня економити від 10 до 20% Вашого часу!

Намагайтеся щодня вигравати 1 годину часу – «золота година»!

Спробуйте протягом одного місяця планувати та організовувати свій робочий день за методом Альпи. Це вимагатиме деякої самодисципліни, але Ви швидко оціните переваги щоденного планування часу.

Коли Ви розпочнете? Може завтра?
Дата ___________

Складайте план до початку роботи, а саме ввечері: з більшою впевненістю і розкутістю Ви відправитеся додому і з більшою концентрацією сил наступного ранку почнете новий день!

Психологічне підґрунтя

Вже по дорозі додому та по дорозі на роботу вранці Ваша підсвідомість переробляє завдання дня та готує можливі рішення. Оскільки формулювання основних завдань у Вас перед очима та намічені підходи до їх вирішення, новий насичений роботою день виглядає вже не сірим і важким, а доступним для огляду, планованим та керованим.

Ви вже не так легко відволікаєтеся на сторонні справи, через які Ви раніше переносили на все більш віддалені терміни вирішення основних завдань, поки останні не дозволялися поспіхом, за рахунок понаднормової роботи і, як правило, менш задовільно.

1. Мінімум, за що треба взяти поряд із докладними планами дня, - це річний план загалом.
2. Наступним кроком можна додатково ввести декадний, а потім місячний план.
3. Інтегроване, безперервне планування часу охоплює також квартальний план і включає, таким чином, усі стадії системи планування часу від розширеного річного плану до плану дня.
4. Відповідно до своїх схильностей та уявлень про цілі у професійній та особистій сферах Ви можете розширити систему в результаті до складання планів кількох періодів життя та всього життя в цілому. Як інструмент планування та управління своїм часом у повсякденній практиці слід застосовувати, ймовірно, найбільш ефективний засіб особистого самоменеджменту – щоденник часу.