Програми для організації часу. Перевірте свої знання

У чому користь:дозволяє ефективно планувати завдання та контролювати час.

Додаток для iOS-пристроїв пропонує на день планувати завдання з різних категорій. Створюючи завдання, користувач встановлює час початку роботи та її завершення, звукове нагадування, за необхідності задає періодичність повторення завдання.

Можна також прив'язувати завдання до місцезнаходження та поставити нагадування про те, що потрібно зробити під час відвідування певного місця.

Програма може проаналізувати ваші дії та намалювати графік, на якому буде видно, скільки часу було відведено на категорію завдань за планом і що в результаті вийшло. Ця статистика дає змогу відстежувати ефективність роботи.

TIME Planner – корисна річ для людей, яких непокоїть проблема підвищення продуктивності. Додаток безкоштовний. Але є просунута версія з додатковим функціоналом, яку можна придбати у AppStore за $4,99.

SelfControl

У чому користь:блокує доступ до соціальних мереж та розважальних сайтів на певний час.

У житті кожного з нас іноді виникають дуже напружені періоди, коли необхідно підключити всі резерви для виконання великої кількості завдань. Дивно, але навіть у цей складний час багато хто шкодить собі, витрачаючи дорогоцінний час на соціальні мережі та інші сторонні розваги. Частково ми це робимо за звичкою, не помічаючи, як витікає час. Можна, звичайно, бити себе по руках при кожній спробі заглянути у Facebook або Twitter, але простіше встановити на свій комп'ютердодаток SelfControl.

Програма дозволить створити чорний список сайтів, що відволікають вас, після чого доступ до них буде припинено на той часовий інтервал, який ви виставите. Навіть перезавантаження системи не вплине на зміну цього режиму. До речі, цією програмою користується Ігор Манн. SelfControl доступний безкоштовно.

Focus Booster

У чому користь:допомагає ефективно організувати роботу у режимі циклів.

Безкоштовна програма заснована на випробуваній багатьма методиками управління часом Pomodoro. Суть її полягає у чергуванні робочих інтервалів та коротких відрізків відпочинку. Наприклад, ви можете на кожну годину роботи виділяти 10-15 хвилин відпочинку. Focus Booster є таймером зі звуковим сигналом, який встановлюється при виконанні будь-якої задачі.

Due

У чому користь:неодноразово нагадує необхідність виконати певне завдання у певний час.

Додаток для iPhone та iPad буде корисним тим, хто не довіряє своєї пам'яті і не любить залишати нагадування в блокноті. Допустимо, ви повинні написати комусь листа, але зробити це прямо зараз не можете. Якщо у вас встановлено програму Due, то ви можете «змусити» його нагадати вам про те, що потрібно зробити у певний час, наприклад, через три години. У призначений час програма почне видавати звуковий сигнал і не замовкне до тих пір, поки ви не відреагуєте на нагадування, або не зміните час. Вартість – $4,99.

Fathm

У чому користь:простий та зручний інструмент обліку особистого часу без зайвих функцій.

Безкоштовна програма, доступна в AppStore. Видає мінімалістичні діаграми звітів Daily Donut, які показують цікаву інформацію про витрату часу та продуктивність. Можна подивитися, чому варто приділити більше часу, а які справи його скоротити.

aTimeLogger

У чому користь:дозволяє вести облік часу та видає результати у різних форматах.

Ще одна безкоштовна і, судячи з усього, дуже корисна програма для обліку часу. На введення даних потрібно кілька хвилин. В результаті можна отримувати статистику по днях, тижнях та місяцях у вигляді графіків та діаграм. Програма дозволяє формувати звіти різних типів та форматів з метою аналізу результатів.

Користувачі в основному хвалять цю програму. Один із коментарів у AppStore: «Якщо ви ще читаєте Архангельського, програма саме те. Я б навіть із задоволенням за неї заплатив» (прим. ред. – Гліб Архангельський, експерт у галузі управління часом).

Розробник також має більш просунуту версію aTimeLogger2 за 99 руб.

ManicTime

У чому користь:відстежує, на що ви витрачаєте час, коли ви сидите за комп'ютером.

Встановлюючи ManicTime, ви фактично погоджуєтесь на постійний контроль, тому що всі ваші дії записуються. Але краще просто забути про це та сконцентруватися на роботі.

Програма стежитиме, які програми ви використовуєте найбільше, на яких сайтах проводите основний час. Таким чином вона допоможе вам оцінити, наскільки ефективно ви розпоряджаєтеся часом. На основі отриманих даних можна робити відповідні висновки щодо своєї продуктивності.

Активність додатків фіксується у вигляді різнобарвних часових відрізків на загальній шкалі. Кожна програма має свій колір.

Безкоштовна версія ManicTime доступна 15 днів. Професійна версія коштує $67.

RescueTime

У чому користь:допомагає сфокусуватися на головному завданні.

Програма схожа на ManicTime, але її можна встановлювати як на комп'ютер, так і на телефон (iOS або Android). RescueTime формує докладні звіти, на них видно, на які програми та сайти витрачається найбільше часу. Додаткові звіти показують, наскільки ви продуктивні і чи досягаєте поставленої мети.

Щотижня користувачам надсилаються електронною поштою звіти з коротким аналізом їх діяльності та оцінкою продуктивності.

Преміум-версія дозволяє блокувати доступ до сайтів, які відволікають від основної роботи, фіксувати офлайн-активність (телефонні дзвінки, переговори, подорож до місця роботи та ін.).

Лайт-версія RescueTime безкоштовна. Преміум-версія коштує на місяць $9, на рік – $72. Але розробник дарує безплатно 14 днів для проби.

Any.DO

У чому користь:дозволяє складати списки справ не лише за допомогою клавіатури, а й голосом.

Безкоштовний менеджер завдань доступний для Android, iPhone, Chrome та Web. Відрізняється інтуїтивним інтерфейсом і зручністю використання - все робиться буквально в два кліки. Якщо ліньки писати, можна вносити завдання голосом.

Один з 10 must-have додатків за версією New York Times та must-have додаток №1 за версією PC Magazine. Дозволяє додавати час або місце, зручне для нагадування, ділитися завданнями з друзями та колегами. Синхронізується із Passbook.

Nirvana

У чому користь:звільняє від необхідності запам'ятовувати численні завдання, допомагає сконцентруватися на чомусь одному.

Сервіс заснований на відомій методиці Девіда Аллена Getting Things Done (GTD), яка вчить фокусуватись на виконанні поточного завдання та не відволікатися на додаткові завдання. Працює з будь-якого мобільного пристрою чи комп'ютера з браузерами Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari та Internet Explorer. Безкоштовно можна вести до п'яти проектів, за більше доведеться заплатити $5 на місяць або $39 на рік.

Chaos Control

У чому користь:позбавляє стресу, який виникає в результаті хаотичності і розрізненості завдань, дозволяє привести всі справи в порядок.

Сервіс підтримує всі основні мобільні платформи, доступний з будь-якого смартфона, планшета та комп'ютера. Основна функція програми — чітке визначення дій, необхідні досягнення цілей, і навіть контроль їх виконання. Дозволяє об'єднувати цілі та завдання у проекти, систематизує їх, забезпечує їх виконання.

Розробник програми Дмитро Тарасов заявляє, що він створений спеціально для стартапів, малого та середнього бізнесу.

У гонитві за грошима ми часто забуваємо про головний наш ресурс - час. А воно не нескінченне і, на жаль, швидкоплинне; саме до цього усвідомлення дійшли творці поняття тайм менеджмент. Сьогодні розглянемо з вами, що це за слово таке складне та як із ним поводитися.

Якщо говорити сухою мовою, то тайм менеджмент є цілою наукою про грамотний розподіл годинника. Вона увійшла в російські реалії відносно недавно, а на Заході словосполучення вже набуло статусу повсякденного. У деяких компаніях навіть працюють так звані тайм менеджери - співробітники, які займаються оптимізацією робочого часу.

Кому потрібний тайм менеджмент?

Давайте розглянемо питання з погляду компаній. Стартапи, компанії дрібного і великого калібру - хто з цих гравців найбільше потребує такого менеджменту?

Найбільша сторона від нестачі тайм менеджменту - компанії малого та середнього калібру. Якщо у великих корпораціях система усталася і працює на автоматі, то брак роботи з часом виразно видно на графіках продажу дрібніших гравців.

З чим це пов'язано?

Тайм менеджмент це інструмент, зрештою спрямований підвищення продажів. Чим краще ваші співробітники звертаються з робочим годинником, тим вони результативніші. А результат – це продаж.

Як освоїти тайм менеджмент безкоштовно?

Як уже було сказано вище, ми говоримо про науку. Зрозуміло, як і в будь-якій іншій науці, тайм менеджмент може похвалитися цілою хмарою експертів та формулами. Розглянемо, наприклад, одного із президентів США - Дуайта Ейзенхауера. У своїй роботі він винайшов цілу матрицю, актуальну й сьогодні.

Суть методу дуже проста – ваше завдання визначити всі свої справи в один із 4 квадрантів:

1. Терміново та важливо
2. Не терміново і важливо
3. Терміново та неважливо
4. Не терміново і не важливо

Потім ви повинні приступити до вирішення завдань відповідно до пріоритету (як у нашому списку вище). До речі, у цьому полягає основна ідея управління часом - у систематизації справ. Так що так, освоїти тайм менеджмент безкоштовно - більш ніж реальне завдання, потрібно лише підібрати найкращу для себе систему.

Основні атрибути тайм менеджменту

Якщо ви всерйоз задумалися про впровадження тайм менеджменту у свою повсякденну дійсність, то вам необхідно знати про основні атрибути поняття. Отже, що необхідно мати при собі?

1. Щоденник. Найкраще мати під рукою записну книжку, де будуть вказані всі ваші завдання. До речі, з тією ж метою можна використовувати програми для тайм менеджменту абсолютно безкоштовно.
2. Відповідна вам система тайм-менеджменту. Знайти "ту саму" важко, зробити це можна, тільки постійно пробуючи щось нове.
3. Маркери та стікери для візуалізації. Спростити навігацію за списком справ можна за допомогою цих інструментів.

Програма для тайм менеджменту (для комп'ютера)

Замість паперового щоденника рекомендуємо використовувати спеціальну програму з аналогічним функціоналом. Так легше працювати із завданнями, вносити правки, візуалізувати та розставляти пріоритети. Отримати такий функціонал у вигляді програми для тайм-менеджменту можна безкоштовно; це стандартний набір функцій будь-якого планувальника.

Рекомендуємо скористатися програмою ЛідерТаск. Головним чином, тому що ви завжди зможете бачити список справ, навіть перебуваючи далеко від комп'ютера. Сервіс має мобільні клієнти на iOS та Android, так що пропустити щось важливе не вийде.

Отже, ми розглянули тайм-менеджмент з погляду атрибутики, науки та систем. Тепер важливо усвідомити важливість цього поняття та негайно почати впроваджувати його у свій повсякденний побут. Причому неважливо, хто ви - генеральний директор, менеджер або зовсім домогосподарка: тайм-менеджмент потрібний усім.

Без жодного сумніву, робота з дому має свої переваги.Наприклад, не треба їздити на роботу. Вони не марнують безцінний час компанії, пліткуючи біля кулера. А ви оплачуєте тільки ті годинники, які вони реально відпрацювали. І, як показують дослідження: чим офісні працівники. Тим не менш, для успішного ведення бізнесу вам можуть знадобитися деякі тайм-менеджмент програми.

Адже, незважаючи на всі вигоди найму віддалених співробітників, якщо вони не живуть в одному з вами регіоні, то буває нелегко допомогти їм ефективно розпоряджатися своїм робочим часом.

Отже, віддалені співробітники не витрачають час на дорогу, але водночас ви хотіли б бути впевнені в тому, що вони виконують свою роботу ефективно і для цього вам потрібні правильні інструменти управління. Ось найкращі 2018 року:

Тайм менеджмент програми

Є кілька важливих аспектів у мистецтві тайм-менеджменту, і в цій статті ми хотіли б висвітлити їх усі. Але почнемо з найбільш очевидного - обліку робочого часу.

1. Time Doctor

Якщо вам потрібна програма для обліку робочого часу дистанційних працівників, тоТайм Лікар саме те, що треба.

За допомогою Time Doctor ви зможете отримувати докладні звіти про те, як ваші віддалені співробітники використовують робочий час та наскільки їхня робота продуктивна. Ця програма враховує, як робочий час співробітників загалом, і час, витрачений на конкретний проект, виконання завдань, працювати з клієнтами.

Крім цього, дана система управління персоналом включає в себемоніторингу активності в Інтернеті, трекінг відвіданих сайтів, GPS трекінг та багато іншого.

У Time Doctor є все, що має включати в себе.

2. Roadmap

10. Asana

Asana - Ідейно простий додаток для управління проектами. Одна з найкращих функцій в Asana те, що ви можете вносити завдання до списку або календаря. Таким чином, ви бачите у календарі, коли і що вам потрібно зробити. Коли ви закінчили роботу над завданням, то можете натиснути на неї і відзначити як виконану.

Asana також дозволяє сортувати завдання за категоріями на «виконані», «невиконані», «закінчити до певної дати» та «за проектами». Це дає менеджеру можливість бачити поточний прогрес, а віддаленому працівнику швидко відсортувати, що вже зроблено і що треба зробити.

Цей додаток також надсилає електронного листа з повідомленням перед настанням дати здачі завдання.

11. Float

Float - програма для управління проектами, яка найкраще підходить для малих команд.

Float має зручний «click-and-drop» планувальник, який допомагає наочно відобразити поточний обсяг роботи команди, легко керувати завданнями, швидко робити оновлення та знайти потрібного вам працівника завдяки фільтрам та пошуковим функціям програми.

У Float ви також можете розподіляти завдання між співробітниками, розбивати на етапи виконання, групувати проекти та додавати до завдань свої пояснення.

Float допомагає керувати командою і дозволяє створювати власні звіти, щоб ви могли бути впевнені в досягненні своїх цілей.

Програми для підвищення продуктивності

Ви, напевно, чули вираз: «Бути не гірше за інших». І хоча зазвичай це стосується соціального стану - те саме можна сказати і про ситуацію з віддаленими працівниками. Іншими словами, це чудово бачити в додатку для підвищення продуктивності, хто і що робить, і хто очолює гонку.

12. IDoneThis

IDoneThis - Досить цікавий додаток для підвищення продуктивності - по суті це «прокачений» список поточних справ. За допомогою IDoneThis ви можете створювати списки справ, які мають виконати віддалені працівники та спостерігати, як червоні позначки «Х» (невиконані завдання) перетворюються на зелені (виконані).

IDoneThis це зручний спосіб відстежувати хід виконання робіт і перевіряти, як справляються співробітники. Іноді найкращийтайм менеджмент – це здорова дружня конкуренція.

13. Todoist

Todoist - це відмінний та ідейно простий додаток зі створення списку поточних справ. Ні, ви можете додавати туди свої особисті справи. На зразок списку покупок, фільмів, які хочете подивитися, планувати поїздки. Однак, програму можна повністю переналаштувати та використовувати тільки для робочих завдань.

В обліковому записі Todoist ви можете додавати завдання, маркувати їх, призначати термін виконання, сортувати завдання за фільтрами: доручені вам, іншим співробітникам, пріоритетні. Вам також буде видно завдання на сьогодні і ті, які потрібно виконати протягом найближчих семи днів.

Базові функції Todoist доступні безкоштовно, але для управління великою командою варто оновити обліковий запис до платного преміум-плану та використати всі можливості.

Спільний доступ до файлів

Може здатися дивним, що ми включили хмарні сховища до статті, в якій висвітлюються найкращіпрограми для тайм-менеджментуАле тут є прямий зв'язок. Тільки уявіть, скільки часу буде витрачено марно, якщо у ваших віддалених співробітників не буде програми для спільного доступу до файлів? І, боронь Боже, всі файли будуть надсилатися вам на електронну пошту?

Багато зі згаданих програм включають опцію спільного доступу до файлів, але, можливо, вам знадобиться резервна копія або ви захочете користуватися більш надійними сервісами, такими як Dropbox або Google Drive.

14. Dropbox

Dropbox - відмінне хмарне сховище, яке можна використовувати для спільного доступу до файлів. Сервіс інтуїтивно зрозумілий і багато віддалених працівників вже знайомі з тим, як він влаштований.

Для найбільшої економічної віддачі варто використовувати обліковий запис Dropbox Business з безпечним доступом до даних, синхронізацією та можливістю спільної роботи.

15. Google Drive

Якщо ви керуєте невеликою командою віддалених співробітників, то Google Drive буде просто чудовим вибором. За допомогою Google Drive ви можете ділитися файлами, редагувати їх, вести спільну роботу, додавати коментарі до текстових документів тощо.

Крім цього, як додатковий захід безпеки та контролю, у вас є можливість вибирати, хто має право доступу до певних документів.

Раніше для того, щоб найбільш продуктивно керувати своїм особистим часом, а також робочими проектами люди вдавалися до громіздких щоденників. Сьогодні справи набагато простіше, адже можна звернутися до мобільних додатків. Які з них найбільше підходять для тайм-менеджменту, ми розберемо в цьому топі.

Списки справ та нотатки

p align="justify"> Ще одним важливим моментом є наявність функції Work chat (робочий чат). Ви створюєте нотатку та надсилаєте її вибраним контактам. Коли хтось відповість на ваше повідомлення, вам надішле повідомлення. Якщо, звичайно, у вас відкрито програму і ви онлайн. Evernote працює з рукописними нотатками. Програма розпізнає прості геометричні фігури, тому її можна використовувати для створення наочних графіків та діаграм. Вам не варто дбати про те, наскільки акуратно ви їх намалюєте, оскільки програма відобразить все рівно, запропонувавши вам перетворити рукописний малюнок на стандартний вигляд.

Другим за популярністю є додаток Google Keep. Воно дещо простіше у використанні. Тут також можна створювати як прості нотатки, так і списки, ставити нагадування. До нотаток можна додавати ярлики (тобто теги) або фотографії, проте немає можливості прикріплення документів, що є недоліком для деяких користувачів. Також ви можете надавати нотаткам певні кольори, наприклад, робочі записи – червоні, списки покупок – сині тощо.

Google Keep, як і Evernote, розпізнає мову, перетворюючи її на текст і записує аудіо. Але коли нотатка вже створена, додати до неї запис неможливо. Користувач може керувати кількома нотатками одночасно за допомогою тривалого торкання, а щоб надіслати запис до архіву, потрібно прокрутити праворуч. У Evernote всі записи за замовчуванням розташовані у вигляді списку, а в Google Keep можна відображати нотатки і в стилі плитки. Також доступний віджет для робочого столу.

Обидві програми безкоштовні, але є можливість підписки, яка дещо розширює функціональність Evernote. Наприклад, у безкоштовній версії програма надає 60 МБ для зберігання інформації, а преміум-версія – 10 ГБ, що зручно для корпоративних користувачів.

Календарі

Додати подію або нагадування в календар дуже легко – у правому нижньому кутку є відповідна кнопка, як і у вищеописаних додатків. Після назви можна вказати місце проведення, призначити сповіщення, щоб не забути, запросити на захід інших користувачів, прикріпити файл і визначити колір для даної події. Є два режими перегляду календаря: помісячно і понеділка. Програма, звичайно, безкоштовно. І дуже зручно.

Ще одна корисна програма-календар – Sunrise, Компанію-розробника якого нещодавно викупила Microsoft. Коли ви починаєте роботу з календарем Sunrise, програма відразу пропонує підключитися до інших ваших облікових записів, яких може бути безліч. Тут і інші календарі, на кшталт Google Календар та iCloud, і соціальні мережі Facebook, LinkedIn, Twitter і т.д., а також різні програми на зразок Trello, Evernote та Wunderlist. Така інтеграція буде досить корисною для автоматичного заповнення вашого календаря, оскільки із соціальних мереж Sunrise візьме дні народження ваших друзів, а з LinkedIn – інформацію про найближчі ділові зустрічі. Також завдяки цій програмі користувач може надсилати контактам запрошення на певні події.

Є також два режими відображення календаря: на два тижні та на найближчі три дні. Під календарем відображаються всі події, призначені для обраної дати. Додати подію дуже просто. Можна додати дату, час, місце проведення, учасників заходу та нагадування. Є віджет робочого столу. Крім функціональності Sunrise варто відзначити простий та приємний оку дизайн.

Управління проектами

Одна картка на дошці – це одне завдання, однак усередині неї можуть розташовуватись прикріплені документи, список підзавдань та коментарі колег. Коли щось змінюється у певній картці, наприклад, додається документ або коментар, користувачі отримують повідомлення. Картки на одній дошці можна міняти місцями, а також переміщувати на інші дошки, якщо завдання виконується або вже зроблено. Програма абсолютно безкоштовна і не має платної версії.

До цієї категорії можна додати ще один досить непоганий додаток – Todoist. Воно також популярне серед користувачів Google Play. Ця програма найбільше підходить для індивідуального проект-менеджмент. За допомогою Todoist ви можете складати списки того, що потрібно зробити. Для кожного завдання можна встановити пріоритет, нагадування, мітки. Загалом, тут все характерно. Найголовніше – є можливість організації проектів, до яких можна додавати перелік завдань. Для всіх пунктів можна вибрати дедлайн.

За замовчуванням у програмі вже існують колонки завдань: Робочі, Особисті, Доручення, Списки покупок, Фільми для перегляду, але можна додавати свої. Цікаво, що в Todoist є розділ «Карма». У ньому буде вестись облік того, наскільки успішно ви виконуєте завдання, які ставите самі собі щодня. Чим частіше ви натискатимете на кнопку «Відкласти», тим гірше буде ваш особистий рейтинг. "Карма", безумовно, мотивуватиме користувача.

Контроль витраченого часу

Одночасно можна запустити кілька таймерів, які можна ставити на паузу. Таким чином ви можете відстежити, скільки годин на тиждень вам вдалося поспати та попрацювати, скільки ви витратили на просиджування в соціальних мережах, як довго гуляли чи займалися у спортзалі тощо. Програма безкоштовно.

Досить популярними для управління своїм особистим часом є програми, засновані на методиці Pomodoro. Згідно з цією схемою, під час роботи людині необхідно робити перерви кожні 25 хвилин, щоб процес був найбільш продуктивним. Звісно, ​​це стосується розумової праці. додаток Clockwork Tomatoне вимагатиме від вас перериватися кожні 25 хвилин. Ви можете встановлювати час, протягом якого готові безперервно працювати над певною частиною проекту. Можна також встановити час перерви. Додаток зберігає статистику, тому після закінчення часу ви зможете зрозуміти, скільки часу витрачаєте на роботу, відпочинок, або ж якісь інші види діяльності. Кожному таймеру можна надавати свою назву. Однак одночасно не можна запускати більше одного.

Були б не більше ніж елементами стрункої теорії, якби їх не доповнювали спеціально розроблені загальнометодологічні та в рамках окремих технік практичні інструменти. Наслідуючи їх, застосовуючи їх у своєму повсякденному житті, кожен зможе набути не тільки корисних знань, а й створити власну систему постановки, оцінки та реалізації стратегічних цілей. Зібрані в цьому уроці рекомендації, поради, хитрощі, прийоми, а також сервіси та програми з тайм-менеджменту взяті з різних джерел, але є універсальними інструментами і однаково стануть у нагоді як у плані управління часом, так і для особистісного розвитку в цілому: тренування самодисципліни , характеру, ставлення до життєвих пріоритетів та цілей

Поради від провідних фахівців у галузі тайм-менеджменту

Якщо й звертатися до когось за порадою, то до людини в цих справах, що розуміється. Та й те, повноцінно зрозуміти систему поглядів того чи іншого автора можна лише прочитавши та зрозумівши його праці. Ми ж поставили собі амбітне завдання виділити і коротко уявити наріжні камені окремих методик та технік.

Стівен Кові

Назвати С. Кови фахівцем у галузі тайм-менеджменту можна лише з поправкою на те, що управління часом для нього – елемент самовдосконалення, що в комплексі приводить людину до успіху. А ось у цьому глобальному напрямі він є гуру, тому нижче зібрані деякі рекомендації з розділу його книги «», присвяченого 3 навичці - визначення пріоритетів.

1. Суть досвіду: спочатку робіть те, що потрібно робити спочатку. Іншими словами, ніколи не варто відкладати важливі справи на потім, хоч би якими складними і неприємними вони були. Пам'ятайте, кожна така справа наближає вас до мети, тому змусіть свої почуття працювати на результат. Усі, навіть найуспішніші люди, змушені робити те, що не завжди їм подобається. Це неминучість.
2. Ви повинні «залежати від своїх цінностей, а не від швидкоплинних імпульсів та бажань». Рух до мети вимагає мотивації та наполегливості, тому сама мета має бути пріоритетною та важливою, адже себе не обдуриш.
3. Найкраща рада з управління часом, на думку автора: «Організація та дії на основі пріоритетів».
4. Термін «управління часом» не зовсім правильний. Потрібно вчитися керувати не часом, а собою.
5. Дотримуйтесь принципу Р/РС балансу (результат/ресурси+засоби). Баланс має на увазі те, що жоден з цих напрямків не переважує інший. Простіше кажучи, мета має бути пропорційна витрачається на її досягнення зусиллям. І навпаки: не варто витрачати великі сили заради успіху у незначній справі.
6. Використовуйте матрицю управління часом для визначення справді важливих справ, і концентруйтеся на них, оскільки від цього залежить досягнення ваших глобальних цілей.
7. Шукайте можливості та способи зробити ваше особисте та професійне життя простіше. Пробуйте, використовуйте, серед них можуть бути ті, які допоможуть позитивним змін у вашому житті.

GTD Девіда Аллена

Метод Д. Аллена корисний насамперед своїми порадами щодо фізичної організації робочого простору, а також рекомендаціями використовувати різні канцелярські та інші засоби для «звільнення» мозку від непотрібної інформації. Про те, яким має бути робоче місце, на думку автора GTD, . Розберемо ще деякі рекомендації:

Ведення картотеки. Більшість незначних затримок часу можна уникнути, широко використовуючи недорогі канцелярські засоби. Під час одночасної роботи з великою кількістю проектів або вхідної інформації - організуйте картотеку. Для цього можна використовувати звичайні папки, які потрібно складати всю документацію та інші матеріали за проектом. Їх варто завести навіть для справ, де є лише 1 документ.

"43 папки". Простий та ефективний метод для організації справ. Знадобиться 43 папки: 12 на кожен місяць та 31 на кожен день. Їх функція - нагадувати про будь-які глобальні чи дрібні справи заплановані на кожен день. Припустимо, на початку травня в результаті переговорів ви домовилися наприкінці червня подати клієнту звіт і заздалегідь, за тиждень, з ним зателефонувати. З цією метою в «червневу» папку кладеться документ-«нагадування» про заплановану на цей місяць подію. Крім того, у папки відповідні 20 і 27 числу також містяться записи про дзвінок та здачу звіту. Щодня починається з ознайомлення із вмістом папки. На відміну від щоденника чи електронного органайзера, вони «застраховані» від збою, їх неможливо втратити або забути.

4 типи списків справ. Також Д. Аллен пропонує вдосконалену модель. Суть ідеї у диференціації завдань, виділенні пріоритетних напрямів та зручній структурі. Усього потрібно вести 4 списки:

1. Наступні події. У цей список ви записуєте речі, які вам необхідно зробити у найближчій перспективі. Редагувати його, вносячи нові записи, потрібно щодня.
2. Проекти. Ті підприємства, які є декількома пов'язаними субдіями, і на виконання яких потрібна не одна дія. Проекти потрібно контролювати щотижня, щоб мати змогу судити про хід реалізації.
3. Відстрочені. У цьому списку зберігаються проекти, виконання яких комусь делеговано чи потребує впливу зовнішніх чинників. Їх також систематично слід перевіряти (як мінімум раз на тиждень).
4. Колись/можливо. З назви списку зрозуміло, що це є список невизначених справ на майбутнє (пробігти марафон або завести блог).

Джулія Моргенстерн

Дж. Моргенстерн розпочинала свою кар'єру на посаді адміністратора і саме на ній набула необхідних навичок планування та організації. Тому вона впевнена, що управління часом полягає здебільшого у правильній організації діяльності. А для того, щоб вона була правильною, пропонує такі інструменти:

1. Оцінка. Починати варто не з застосування будь-яких методик, а з оцінки часу, що витрачається, і своїх дій. Що вам заважає займатися пріоритетними справами? Причин може бути кілька: технічні (відволікання на соцмережі, пошту, здійснення дзвінків під час на них невідведене), зовнішні обставини (стислі терміни, нереалістичні графіки, додаткові обов'язки), психологічні перешкоди (небажання чекати і пов'язані з цим хронічні запізнення, що створюються спеціально для кризи умови).

2. Тимчасові рамки. За словами Джулії, 90% її клієнтів, використовуючи списки справ, поряд з пунктами не записують час, потрібний на їх виконання. Це помилка: часові рамки потрібно ставити для будь-якого завдання.

3. Техніка 4D. Якщо через будь-яку причину ви не здатні виконати завдання, потрібно застосувати одну з таких дій:

• Видалити (delete). «Якщо щось не варто робити зараз, то можливо це не варто робити і пізніше». Це стосується насамперед до некваліфікованої діяльності. Відмовтеся від таких справ.
• Відкладіть (delay). Застосовуйте сортування: менш пріоритетні справи можна відкладати, звільняючи час більш важливі.
• Делегувати (delegate). До виконання окремих завдань можна залучити інших: колег, друзів, сім'ю.
• Зменшити (diminish). У деяких компаніях продуктивність значно покращилася після того, як щотижневі наради були замінені на 15-хвилинні. Це дозволило «вбити двох зайців»: зберегти час на безпосередню роботу, та й співробітників упродовж більш короткого відрізку часу полегшало.

4. Пріоритети. Дж. Моргенстерн говорить про необхідність розробки великої картини життя - ваших цілей, глобальних планів. Вона складається із 3 етапів. Перший: виділення "категорій" - головного, того, що важливо для вас. Їх має бути не більше шести (наприклад, «фінанси», «здоров'я», «родина»). Другий: цілі для кожної категорії. Наприклад, у фінансовому плані це може бути певна сума на банківському рахунку на момент виходу на пенсію. Третій: 2-3 види діяльності, що ведуть до мети (зарплата, пасивний дохід від інвестування, депозит).

5. Техніка SPACE. Організація часу та організація простору єдині, тому автор пропонує спеціальну методику планування SPACE (від англ. простір):

• Sort – сортуйте справи та речі навколо себе.
• Purge – очистіть час та простір від усього, без чого можна справлятися і так.
• Assign – призначте кожній речі своє місце, а кожній справі – свій час.
• Containerize – визначайте параметри кожної значущої діяльності.
• Equalize - іноді переоцінюйте свою систему.

«З'їдайте жабу на сніданок»

Б. Трейсі «жабою» називає якусь неприємну, але важливу справу. Він упевнений, що його відкладати не можна, адже таким чином думки все одно повертатимуться до нього, крім того, тяганина лише посилить емоційну напругу. Починати свій день варто саме з виконання цієї справи - так ви звільнитеся від вантажу необхідності та зосередитеся на приємніших справах.

«Біфштекс із слона»

Трапляється так, що перед нами стоїть необхідність вирішити якесь глобальне завдання – складний багатоступінчастий проект. І незрозуміло, як саме і що слід починати робити, особливо якщо черговість не обумовлена. У такому разі потрібно розділити роботу на частини та виконувати їх окремо (образно кажучи, з'їсти цілого слона набагато важче, ніж поділеного на біфштекс). Це не тільки дозволить почати реалізовувати завдання, але й сприятиме кращому її розумінню.

Навчіться говорити «ні»

Можна захоплюватися фільмом «Завжди кажи так» з Джимом Керрі у головній ролі, але в плані тайм-менеджменту він – поганий порадник. Це зовсім не означає, що треба уникати нових можливостей, навіть навпаки, але й звалювати на себе надто багато, навіть в одній області – неправильно. Рано чи пізно людина «перегорає». Ще раз нагадаємо, що управління часом потрібно не для того, щоб встигати робити більше, а для того, щоб робити правильно те, що потрібно.

Прагніть автоматизації

Завжди шукайте можливості зробити рутинну роботу простішою. Наприклад, якщо ви працюєте з електронною поштою і змушені постійно перевіряти папку з вхідними - налаштуйте оповіщення про нові листи на смартфон або комп'ютер за допомогою спеціальних сервісів.

Виконуйте схожі справи поспіль

Якщо вам належить зробити 2-3 практично однакові справи протягом дня, виконуйте їх поспіль. Мозок «звикає» до подібних завдань і наступного разу справляється з ними швидше, ніж, якби між ними була перерва.

Біологічний годинник

У тайм-менеджменті варто приділяти увагу як часу як фізичної одиниці. Відповідно до своїх визначте години найбільшої активності та найменшої, і займайтеся справами або давайте собі відпочинок з їх врахуванням. Можливо, доведеться пожертвувати традиційною філіжанкою кави відразу після приходу на роботу, але ви набагато продуктивніше проведете день.

7 сервісів та програм для планування та управління часом

Google Keep

Google Keep - електронний блокнот з можливістю створення звичайних записів та пронумерованих списків, найпростіша програма, що підтримує всі мобільні платформи, а також браузерну та офлайн версію. Корисним даний сервіс є в тому плані, що з будь-якого пристрою, де виконано вхід до вашого Google-акаунту, ви зможете отримати доступ до всіх наявних записів; Крім того, можна почати працювати над документом зі смартфона ще в транспорті дорогою на роботу, а продовжити вже в офісі з ПК.

Maniac Time

Ця програма, як маніяк, переслідує вас цілий день. У хорошому сенсі, звісно ж. З моменту запуску програми вона збирає інформацію про відкриті програми та час роботи з ними, що наприкінці робочого дня можна використовувати для аналізу часу, що витрачається на різні дії (відсоток та реальний час). З цієї статистики видно, скільки в день ви працювали в текстовому редакторі, скільки в браузері, наскільки відволікалися на інші програми. Якщо певний час не виконувати на комп'ютері жодних дій, а потім повернутися за нього, Maniac Time зустріне вас питанням, де ви були і чому не працювали?

LeaderTask

Ця програма поєднує у собі відразу кілька корисних функцій – календар, планувальник, органайзер, менеджер файлів. Широкий функціонал доповнюється можливістю індивідуального налаштування (виділення пріоритетів), здатністю візуалізувати подання або хід виконання проектів, синхронізувати свої дані між пристроями на різних платформах та Outlook. Оцінити всі переваги програми перед покупкою розробники пропонують за 45 днів безкоштовного використання.

Microsoft Outlook

Багатьом цей продукт відомий як поштовий клієнт, але це лише одна з функцій. Насправді Outlook надає можливість роботи з календарем і планувальником - досить зручними і зрозумілими всім користувачів пакета Office. Про використання цієї програми як інструмент для тайм-менеджменту читайте у статті Гліба Архангельського http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

Microsoft OneNote

Ще один сервіс з пакета Microsoft Office, що з недавнього часу розповсюджується безкоштовно. Програма не є чимось революційним, хоча пропонує досить сильний інструментарій: можливість деревоподібного відображення списку справ, додавання до завдань аудіо та медіа файлів. Особливість – підтримка рукописного введення для планшетів.

Мініплан

Цей сервіс, призначений для особистого використання, створений авторами Мегаплану – успішним корпоративним інструментом планування. Один із найвідоміших і функціональних російських продуктів. Детальніше про програму в короткої презентації.

Remember the Milk

Одна з найвідоміших програм з GTD. Крім списку справ/планувальника, цей сервіс оснащений цілим рядом сучасних технічних рішень, покликаних розвантажити пам'ять. Серед них: налаштування E-mail та sms-повідомлень про майбутні справи, управління нотатками Evernote (який, до речі, можна також використовувати з метою управління часом), робота з додатком за відсутності Інтернету, можливість синхронізації з календарем Google(Ще одним самостійним практичним інструментом, виконаним за аналогією з щоденником).

І головна порада насамкінець, що виходить із логіки предмета тренінгу: не можна навчитися керувати часом і при цьому не цінувати свій та інших людей час. Планування має починатися з усвідомлення того, наскільки це важливо для вас, наскільки ви готові до дисципліни і контролю. Без цього, разове прочитання та спроба застосувати окремі рекомендації чи інструменти у житті відчутного ефекту не дадуть. Тому бажаємо вам терпіння, наполегливості та, звичайно ж, вимірних результатів. Успіхів!

Перевірте свої знання

Якщо ви хочете перевірити свої знання на тему даного уроку, можете пройти невеликий тест, що складається з кількох питань. У кожному питанні правильним може бути лише один варіант. Після вибору одного з варіантів, система автоматично переходить до наступного питання. На бали, які ви отримуєте, впливає правильність ваших відповідей і витрачений на проходження час. Зверніть увагу, що питання щоразу різні, а варіанти перемішуються.