Стадії планування робочого дня методом альпи. Як організувати собі відпочинок між справами прямо на робочому місці? етап

4,17. Планування дня за допомогою методу Альпи»

родинного виконання, фактично «сплавлені» з ним).

Як правило, проігнорувати щоденне планування не в змозі жодна людина, хоч якось зацікавлена ​​в управлінні часом свого життя. Щоденний план може мати найпростіший вид переліку справ «до виконання», накиданого на клаптику паперу або просто розуміти. Однак найбільш зручний для денного планування (і контролю за виконанням намічених на день завдань) звичайний органайзер (щоденник). (Нагадаємо, що органайзер є не лише зручним, а й універсальним інструментом, що дозволяє керувати часом «в режимі реального часу»: планувати та коригувати плани, хронометрувати виконання, оперативно аналізувати характер витрат часу та ін; див. розділи 3.7, 3.8).

Існує традиційна і широко використовується як у західному, так і вітчизняному ТМ система щоденного планування «Аль-пи» (назва умовна, символізує сходження до намічених «висот» - цілей). Система «Альпи» є п'ятикроковим алгоритмом щоденного визначення мети:

Охарактеризуємо докладніше кожен із п'яти етапів системи «Альпи»: 1. Увечері попереднього дня запишіть всі завдання наступного дня (або вранці дня запишіть всі завдання на сьогодні). Важливо враховувати таке:

А. Кількість завдань має бути оптимальною. Зазвичай щоденні завдання мають невеликий масштаб (себто витрат сил і часу), тому їхня кількість цілком відповідає «магічному числу» 7+2. У виняткових випадках (якщо йдеться про відпочинок або, навпаки, про виконання серйозних масштабних завдань), їх кількість може бути невеликою (менше 3-4). Слід уникати планування надто великої кількості завдань (більше 8-9), оскільки вони або не будуть виконані, або до «завдань» будуть віднесені надто дрібні допоміжні дії.

Глава 4. Цілепокладання, планування, виконання

Б. Завдання мають бути узгоджені зі списком завдань (цілей) на тиждень чи навіть місяць. Деякі з денних завдань, що плануються, можуть повністю співпадати з планами вищого рівня (наприклад, важлива ділова зустріч, яка планувалася за місяць, але має відбутися саме сьогодні). Деякі з денних завдань є дрібними частинами завдань (цілей) вищого рівня, лише трохи наближаючи до їх досягнення. Головним же наслідком цього правила є те, що по можливості необхідно уникати щоденного планування та виконання зайвих, «порожніх» завдань, які не вносять жодного вкладу в реалізацію ваших планів вищого рівня (тижневих, денних та ін.),

В. Завдання мають бути завершені, мети досягнуто. Навіть у людей, максимально компетентних у часі, є свої "скелети в шафі" у вигляді "незавершенки" - невиконаних вчасно завдань, відкладених "на потім". «Незавершенка» (навіть у дрібницях) має дуже погану властивість «енергетичного вампіризму». Знання того факту, що якісь справи потрібно було зробити, але вони так і не зроблені, викликає почуття провини та серйозну емоційну напругу, що відволікає від ефективного вирішення актуальних завдань. Якщо справи, що «повисли», не можна просто відкинути і забути, то психологічно дуже важливо регулярно влаштовувати «розгрібання завалів», поступово доводячи до повного завершення недороблені справи. В ідеалі щодня має плануватися хоча б одне завдання, спрямоване на повне та остаточне усунення хоча б однієї «незавершенки». При цьому важливо отримати не проміжний результат, а кінцевий, щоб повністю позбавитися виснажливого почуття провини.

Якщо раптом ви щасливим чином уникли «незавершенки», то намагайтеся протягом дня добиватися не просто виконання рутинних завдань, а отримання справді серйозного результату, що відповідає виконанню планів вищого рівня. Наприклад, щодня важливо досягати хоча б однієї мети (у середньому), значимої у тих тижневого плану. Щотижня важливо досягати 1-3 цілей, включених у місячний план тощо.

Р. Плануйте неможливе. Незважаючи на парадоксальність цієї ради, все ж таки необхідно розвивати і тренувати власну інтуїцію. Зазвичай головною проблемою денних планів є різноманітні несподівані термінові справи, які звалюються як сніг на голову, відволікаючи від виконання запланованих завдань. Що цікаво, багато хто з цих «несподіванок» насправді цілком передбачуваний. Для цього достатньо лише в момент складання

4.17. Планування дня за допомогою методу "Альпи"

плану добре подумати: «Чи може у цей день виникнути щось справді важливе та термінове?» Якщо відповідь на це запитання радше ствердна, то необхідно «підстрахуватися», запланувавши невеликий резерв часу, який у разі потреби візьме на себе основний «удар» термінових позапланових справ.

Відразу після складання списку завдань розподіліть їх за важливістю, тобто розставте пріоритети. Для цього я, наприклад, використовую метод АБВ (або ABC; див. розділ 4.15):

А - завдання має бути виконане обов'язково й у першу чергу; Б - досить важливо і бажано, щоб ці завдання були

виконані, але після виконання завдання А; В - якщо залишиться час після виконання завдань А і Б, то добре виконати й ці завдання.

У органайзері (див. розділ 3.8, а також бланк органайзера в Додатку) блок постановки завдань на день виглядає, наприклад, наступним чином:

ПЛАН НАДЕНЬ (дата 21 день тижня понеділок місяць червень рік 2004 Заплановані задачі Катет. Опис задачі Виконання 1(A) Обговорити g N частина 2 проекту 7Х ТАК, продуктивно" 2 (Б) Доручити Т знайти інформації п° партнерам з Уйська ТАК, контр , через 2 дні 3(Б) Дописати квартальний звіт (5 сторінок) ТАК, уклався 5 стор. 4(B) Зателефонувати М, домовитися про зустріч ТАК, записано 5(B) Поговорити , не спіймав 6(B) Батьківські збори в школі (якщо дружина не зможе; НІ (дружина) 7(B) уточнити до 17.00) У стовпці «Категорія» (Катег.) заздалегідь перераховані сім (відповідно до «магічного числа» 7 ±2) денних завдань відповідно до пропорції АБВ (див. розділ 4.15): одне з них – дуже важливе, два – середньої важливості, чотири – низької важливості.

У стовпці «Опис завдання» у зручній формі описується задача надінь. Стовпець «Виконання» заповнюється у міру виконання завдань протягом або наприкінці дня.

Глава 4, Цілепокладання, планування, виконання

буде якісно вирішено. «Ідеальний час» передбачає не лише уявлення про загальну тривалість виконання завдання, а й прив'язку виконання до певного часу доби, що гарантує найбільшу ефективність діяльності. У принципі, якщо вам складно утримати в умі запланований час виконання завдань, його можна відзначити в блоці органайзера «Виконання та оцінка» (див. розділ 3.8), записавши олівцем завдання та наголосивши на бажаному інтервалі їх виконання. Потім, у процесі денного хронометражу, реально виконані завдання дописуються в блоці «Виконання та оцінка», наприклад, кульковою ручкою, а також відзначається фактичний час, витрачений на їхнє досягнення.

Ще раз придивіться до поставлених завдань та виділеного на їхнє досягнення часу. Скоригуйте рішення про розподіл часу виконання поставлених завдань, спираючись на такі контрольні питання: На які завдання час слід збільшити? На які можна зменшити? В який час дня найкраще виконати це завдання? Чи виконувати завдання «одним шматком» чи роздробити його виконання на кілька блоків (скільки, якої тривалості)? Який час буде в резерві на випадок несподіваних термінових справ?

4. Продумайте можливості раціоналізації (як можна виконати завдання швидше, простіше, з меншими витратами сил і ресурсів тощо) та делегування будь-яких завдань.

5. Протягом дня ведіть облік (хронометраж) реальних витрат часу, витраченого на виконання поставлених завдань, за допомогою органайзера (простого або якісного аналізу; див. розділи 3.7 та 3.8).

6. Наприкінці дня обов'язково щюконгроліруйге виконання поставлених завдань (заповнивши стовпець «Виконання» у блоці органайзера «Заплановані завдання», див. вище): Які завдання виконані, а які не виконані? Які завдання виконано повністю, а які частково? З яких причин? З якими перешкодами ви зіткнулися? Які раціоналізаторські ідеї принесли успіх? Що вдалось делегувати?

Наприкінці дня ухваліть рішення щодо невиконаних завдань («незавершення») цього дня та/або попередніх днів: Зробити завтра (іншого дня)? Доробити? Переробити? Відмовитись? Ухвалене рішення занесіть у план на відповідний день.

Примітка. У класичному методі "Альпи" послідовність кроків у щоденному плануванні трохи відрізняється: 1) завдання; 2) оцінка тривалості; 3) резервування часу; 4) пріоритети, делегування та раціоналізація; 5) контроль.

4.18. Як виконати денний план?

(1 Проаналізуйте запропонований у розділі метод щоденного планування «Альпи». У чому, на вашу думку, полягають його сильні сторони? Якими недоліками володіє метод «Альпи»?

Чи готові ви використовувати цей метод щоденного планування у власній персональній системі ТМ? Чи потребує метод будь-якої переробки, модифікації? Запропонуйте свій метод щоденного планування.

Технологія планування за методом "Альпи", "Парето", Ейзенхауера

Багато людей зазнають труднощів із плануванням, тому що вони бачать у ньому лише «обмірковування», під яким часто мають на увазі «погляд у порожнечу» або «порожнє мріяння». Отже, необхідно перетворити уявлення про планування на щось конкретне, розглядаючи планування, скоріше як «писемну роботу», ніж «розумну». Час, витрачений на планування, можна визначити як «Час Рішень», тому що саме цьому і присвячено планування: прийняття рішень про те, що, коли і як слід зробити.

Під час довгострокового, середньострокового та короткострокового планування слід скласти список та визначити пріоритети. Усі завдання, згадані у списку, є рівноцінними. Після складання списку слід розподілити справи у порядку їхньої значимості нині, завершивши його визначенням пріоритетів. Жоден список не може бути повним, доки він не показує порядок важливості справ. У практиці самоменеджменту існують методи планування часу, застосування яких має раціонально організувати власне життя.

Планування за принципом Парето

У ситуації, коли людина перевантажена справами й завданнями, виконання яких їй бракує часу, і не вирішується відмовитися від низки дуже важливих справ, доцільно у практиці застосовувати правило 80/20. Принцип Парето говорить: «Якщо всі предмети розмістити у порядку їхньої цінності, то 80 % цінності посідає предмети, складові 20 % від загального числа, тоді як 20 % цінності посідає предмети, складові 80 % від загального числа».

Виходячи з правила 80/20, у списку з 10 справ – 2 забезпечать 80% успіху. Отже, треба знайти ці 2 справи, включити до категорії «А» та здійсніть їх. Відповідно до цього принципу, решта 8 може залишитися незробленими, тому що цінність їх результатів буде набагато меншою, ніж у двох, найбільш плідних справ. Практика показує, що:

· 80% вартості торгових угод забезпечує 20% всіх клієнтів;

· 80% виробництва забезпечує 20% підприємств;

· 80% часу, пропущеного через хворобу, припадає на 20% працюючих;

· 80% відсотків досьє, що вживається, припадає на 20%

папок досьє;

· 80% бруду накопичується на 20% площі підлоги, за якою найбільше

· 80% прання припадає на 20% предметів одягу;

· 80% кращого телевізійного часу припадає на 20% програм, най-

улюблених телеглядачами;

· 80% часу читачі газет витрачають на читання 20% матеріалів, опубліковано-

ванних у газеті;

· 80% телефонних дзвінків роблять 20% телефонних абонентів;

· 80% необхідних даних отримують із 20% джерел інформації;

· У школі вчителі витрачають 80% своїх сил на 20% учнів (зазвичай про-

проблемних чи талановитих);

· 80% їжі поглинається у 20% найпопулярніших ресторанів.

Дані факти підтверджують існування небезпеки ув'язнути у справах, що приносять слабкі результати, та посилюють ступінь важливості осередку зусиль на двадцяти відсотках справ, які значно підвищують ефективність праці.

Принцип Парето чудово пояснює те, що трапилося, проте не завжди допомагає заздалегідь знайти вихід із ситуації. Справа в тому, що, напевно, ніколи не можна сказати заздалегідь, які 20% виявляться ефективними. Відповідно до цього принципу 80% задоволення в нашому житті приносять 20% витрачених сил – більша частина успіху буде результатом лише кількох кроків. Значить для того, щоб знайти більше часу на те, що приносить користь, доведеться робити менше того, що виявляється марним. Іншими словами - не марнувати час марно!

Розподілити час можна і основі інших міркувань, а чи не лише з погляду задоволення. Це можуть бути: забезпечення фінансової стабільності, просування кар'єрними сходами, підтримання хорошої фізичної форми тощо. Важливо визначити сенс корисного проведення часу, оскільки « час, витрачене марно, це існування, а час, вжите з користю, це життя»(ЕдвардЮнг).

Планування за методом "Альпи"

Метод планування Альпи відносно простий, складання щоденного плану займає в середньому не більше 10 хвилин. Процес складання плану складається з 5 стадій:

1. Складання завдань;

2. Оцінку тривалості запланованих действий;

3. Резервування часу (у співвідношенні 60:40);

4. Прийняття рішень з пріоритетів та доручення окремих

операцій;

5. Контроль (облік незробленого).

У ряді існуючих у практиці самоменеджменту методів планування використання методу “Альпи” дає такі основні переваги:

· Найкращий настрій на майбутній робочий день.

· Планування наступного дня.

· Чітке уявлення про завдання дня.

· Упорядкування перебігу дня.

· Подолання забудькуватості.

· Концентрація на найбільш суттєвому.

· Зменшення обсягу "паперової" роботи.

· Прийняття рішень про встановлення пріоритетів та про доручення.

· Скорочення перешкод та небажаних перерв.

· Зменшення стресів та нервової напруги.

· Поліпшення самоконтролю.

· Підвищення задоволеності та мотивації.

· Виграш у часі за рахунок методичної організації праці.

Практика показує, що з успішному використанні техніки планування часу та методів наукової організації праці з'являється реальна можливість щоденної економії від 10 до 20% часу. Процес планування методом «Альпи» складається з наступних етапів:

Перший етап- Складання завдань. З метою складання завдань на день слід записати необхідні завдання наступного дня:

· Завдання зі списку справ або з тижневого (місячного) плану;

· Невиконане напередодні;

· Додали справи;

· Терміни, які треба дотриматися;

· Завдання, що періодично виникають.

Складання списку завдань має відповідати таким вимогам:

· У першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;

· Поділяти їх на затяжні та короткі, нетривалі;

· перевіряти ще раз завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості їх виконання більш раціональним шляхом (за допомогою телефону тощо).

Реалістичність складання плану дня полягає у обмеженні списку завдань лише фактично необхідними справами. на другому етапіСкладання плану на день необхідно оцінити приблизну тривалість запланованих дій.

Цілком очевидно, що тривалість деяких справ неможливо оцінити абсолютно точно, подібна навичка приходить лише з досвідом. Але, з іншого боку, необхідно пам'ятати про те, що будь-яка робота часто вимагає стільки часу, скільки її є в розпорядженні людини. Тому визначення для виконання окремих завдань конкретного проміжку часу передбачає виконання цього завдання тільки у встановлений час. Коли для виконання завдання визначено конкретний проміжок часу, людина працює зосередженіше, максимально позбавляючись різних перешкод.

Третій етапскладання плану полягає у резервуванні часу на непередбачувані обставини. Суть методу «Альпи» полягає в тому, що планом має бути охоплено не більше 60% часу і 40% необхідно залишити як резервний час на непередбачені обставини. Так, восьмигодинний робочий день має бути строго розпланований лише на п'ять годин (що становить 60 % робочого часу) і три години необхідно залишити незапланованими для виконання конкретних, але для виконання несподіваних справ.

У разі, коли заплановано понад 60% часу, слід обов'язково довести складений список завдань до зазначених параметрів, встановлюючи пріоритети, делегуючи повноваження та скорочуючи визначений раніше на завдання час. Якщо після виконаної роботи не вдається скоротити запланований час до шістдесяти відсотків, слід перенести на наступний день справи відповідно до розставлених пріоритетів. Це означає, що завдання з категорії «А» та «В» не можуть бути перенесені наступного дня, відповідно перенесення справ категорії «С» не суттєво позначиться на результатах прожитого дня.

Четвертий етаппланування полягає у прийнятті рішень щодо пріоритетів та застосуванні мистецтва делегування повноважень. Мета цього етапу – скоротити час, відведений виконання завдань дня до 5-6 годин. З цією метою необхідно: по-перше, встановити пріоритети для справ та уточнити відповідно до них завдання дня. По-друге, слід перевіряти ще раз для кожного завдання певну потребу в часі і, відповідно, скоротити час на справи до необхідного.

Важливим є оцінка кожного на предмет можливості його делегування і раціоналізації. Після зробленої аналітики остаточний варіант плану дня повинен мати встановлену структуру.

на п'ятому етапіздійснюється контроль за виконанням складеного плану дня та перенесення незробленого на інший день. Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати, і не всі заплановані розмови можуть відбутися, тому їх доводиться переносити наступного дня. Якщо одна й та сама справа кілька разів переноситься день у день, тоді існують дві можливості: рішуче довести її до кінця, тим самим завершивши або відмовитися від виконання цього завдання через її

неактуальності.

Фахівці в галузі самоменеджменту настійно рекомендують

план дня складати напередодні увечері. Це пов'язано з тим, що складання

плану після робочого дня сприяє набуттю впевненості та концентрації.

ції сил наступного дня. Підсвідомість людини, таким чином, перероб-

ти завдання наступного дня і готує можливі рішення. Слі-

очевидно, новий робочий день стає доступним для огляду, запланованого і

керованим.

Планування за принципом Ейзенхауера

Принцип Ейзенхауера слід застосовувати під час виконання щоденних

планів, класифікуючи всі майбутні відносини за рівнем їх важливості по че-

зробити негайно. Саме з приводу цієї категорії справ існує

вираз про те, що «потрібно жити так, щоб важливі справи не перетворювалися

у термінові»

вистачає часу. Як правило, це справи, пов'язані з власним скоєнням.

ванням у різних галузях. Практика показує, що часто трапляється

лам "В". Отже, необхідно провести детальний аналіз справ «А» на

предмет їх важливості та терміновості. Часто трапляється так, що людина працює

з наслідками замість того, щоб знайти причини. Можливо, не слід

приділяти так багато часу на наради, а впровадити в корпоративну куль-

туру філософію бізнесу та професійний підхід. Або досконалість-

вати організацію власної праці з метою максимально можливого пре-

дотвердження кризових ситуацій та непередбачених обставин.

манія природи важливого і термінового в житті, що властиво більшості

людей, як будь-яка термінова справа автоматично зараховується до категорії

важливого. Життєвий досвід показує, що саме справи категорії «С» частіше

всього служать причиною авралів, напруг і безперервних кризових си-

туацій. Проте згідно із законами менеджменту на добре організованому

підприємстві не повинно бути суєти та необґрунтованого поспіху.

рих доцільно уникати. Парадокс полягає в тому, що зазвичай це ті

справи, які робити легко і приємно. Тривалість виконання даних

му переважна більшість людей намагаються починати робочий день з

виконання неважливих та нетермінових справ.

Одним із основоположних принципів самоменеджменту є

вміння відокремлювати основні справи від справ другорядних, важливі від поганих,

термінові від несрочних.__

Праксіологія та оптимальна система планування часу

Як би людина не була зайнята, вона завжди повинна приділяти час плануванню.

вання. Чим менше у вільного часу, тим важливішим стає

ретельне планування часу. Розумніше витратити на планування

всього десять хвилин на початку або наприкінці дня, оскільки ці витрати з лишком

компенсуються.

Часто людина говорить про те, що дуже зайнята, і вирішує, що на плані

вання немає часу, що є оманою. Якщо день не розплановано

ван, то найчастіше відчувається нестача часу. Більше того, у ситуації, ко-

час не розпланований, без сумніву, неможливо відрізнити важливі

відносини від менш важливих, термінові від несрочних. Тому, запевняючи себе та інших

людей, що часу на те, щоб планувати свої справи немає, че-

людина все одно витрачає час, але безладно і бездумно, що заперечує.

тельно позначиться на раціональній організації його життя. Тому необхідно

димость планування як робочого дня, і особистого життя не викликає-

вати. Існує __________ багато переваг у тому, щоб починати день з планування.

вання, оскільки в міру того, як складається план, людина більш активно

входить у процес його складання, та був і виконання. « Той, хто як-

щоранку планує справи дня і послідовно виконує цей план,

бачить, що планування прокладає для нього шлях у лабіринті дуже на-

насиченого та діяльного життя. Упорядкування свого часу подібно до променя

світла, який проноситься через усі його справи. Але там, де немає плану, де контроль часу відданий на свавілля випадковостей, незабаром починає цар-

вувати хаос»– писав Віктор Гюго. Продумавши, що потрібно зробити, легко

переходити до втілення плану у реальність. При точному визначенні

пріоритетів залишається менше ймовірності відволікання убік при їх осу-

існуванні.

Багаторічний досвід застосування різних засобів планування поки-

зал, що справа не тільки в конкретних пристроях для планування (пере-

кидні календарі, щоденники, органайзери, електронні записники-

ки і т.д.), а в системі планування, яку застосовує людина. Засновник

праксіології (науки про ефективну діяльність людини) Т. Котарбін-

ський вважав, що оптимальна система планування покликана:

1) Забезпечити досягнення мети.

2) Не вимагати надто багато часу на освоєння.

3) Бути зручною для використання.

Сьогодні існує безліч систем і методик планування часу.

мені і вибрати найкращу досить складно, тому що у кожної є як

переваги, і недоліки.

Тільки вільна особистість може досягти досконалості у використанні.

ванні свого вільного часу та часу взагалі. Однак у цьому кон-

Текст свобода – якість необхідна, але недостатня. Іншими умовами

ними є: переважання духовних потреб людини та володіння

якісним інструментарієм.

Іммануїл Кант (1724 – 1804) жив настільки ритмічно, що його сусіди

перевіряли годинник, коли він виходив на прогулянку. Відомо, що він прожив усю

життя холостяком і другий період його творчості, понад тридцять років, по-

святив дослідженням пізнавальних і моральних здібностей людині.

ка. Творчі особистості здебільшого дбайливо ставилися до вре-

мені і, мабуть, важко знайти продуктивну творчу особистість, у кото-

не було б жорсткого режиму роботи. У наукових джерелах можна

знайти підтвердження тому, що такі талановиті особистості, як: Архімед та

Арістотель, Роджер Бекон і Ньютон, Анрі Пуанкаре та Дюма – батько, Енгельс

і Ленін, Вавілов та інші прагнули побудувати систему витрати часу.

Ця система покликана була гарантувати високий виробіток не за день

– а за життя.

Однак, як і у будь-якому правилі, існують винятки. Зокрема

Авіценна (Ібн-Сіна), провівши велику частину своїх п'ятдесяти шести років усіляко, підпілля і поневіряння, зміг залишити по собі багато праць, з ко-

яких 270 дійшли до наших днів. Сучасники можуть лише припускати

кількість незбережених праць і скільки ця велика людина змогла б

зробити у стабільних, комфортних умовах.

Прийомів тайм-менеджменту багато і необхідно їх якось звести в єдину систему, щоб можна було за допомогою її грамотно планувати свій час. Такою системою може стати метод "Альпи"

У переваги методу Альпи?

— 10 хвилин витрачені використання методу допомагають заощадити до кількох годин щодня;

- Метод простий і легкий у використанні;

- Вам простіше контролювати робочий процес, і ви легше справляєтеся з несподіваними справами;

- Концентрація вашої уваги в першу чергу йде на важливих речах і це допомагає вам робити більше;

Для управління часом методом «Альпи» потрібно пройти 5 етапів:

1) складання списку завдань

2) оцінка часу виконання

3) планування часу щодо 60 на 40

4) розстановка пріоритетів та передоручення

5) контроль процесу виконання

Етап 1. Як правильно складати список завдань методом «Альпи».

Увечері (можна вранці) випишіть на лист всі завдання, які вам хотілося б виконати за день. Бажано, щоб у цей список потрапили всі завдання, які ви маєте, починаючи від «Приготувати завтра» і закінчуючи «Зібрати атомну бомбу на кухні». Всі дрібні побутові справи, задуми, незавершені завдання вчора пишіть у цей список.

Етап 2. Оцінка часу виконання завдань методом «Альпи»

Після складання списку завдань, настає час оцінки часу виконання кожного завдання. У нашому суспільстві якось не прийнято оцінювати час. Наш спосіб мислення у цьому плані можна назвати східним. (Якщо ви хочете докладніше дізнатися про різні способи планування часом, раджу ознайомитись зі статтею)

Водночас оцінка часу допомагає більш реалістично поглянути на обсяг робіт, який необхідно виконати, а отже, відразу ж сказати, які завдання за сьогодні ми встигнемо виконати, а які ні.

Приклад оцінки часу для завдань:

Корисна порада. При оцінці тимчасових витрат закладайте додаткові часові рамки безпеки на їх виконання (десь + 20%). За спостереженням - це дозволяє точніше вкластися в план і встигнути більше.

Етап 3. Планування часу щодо 60 на 40

Чи може людина на 100% точно сказати кожну подію, яка станеться з нею протягом дня. Якщо ви не є героєм фільму «День бабака», то малоймовірно.

Саме тому при плануванні свого дня ви повинні враховувати цю особливість та планувати час з урахуванням можливих непередбачених ситуацій, які потрібно буде вирішити.

Вважається, що найкраще розподіляти свій час щодо 60 на 40. Тобто ми плануємо завдання лише для 60% свого часу, решту часу залишаємо на різні форс-мажори.

Як на тренінгу мене запитали: «А що робити, якщо форм-мажорів не станеться?».

Радіти і використовувати час, що звільнився, для того, щоб вирішити додаткові завдання.

Тому мета 3-го етапу у методі «Альпи» — це зробити так, щоб ви обрали лише 60% тих завдань, які ви можете сьогодні виконати. Решта або перенесли на інший день, або доручили комусь іншому.

Етап 4. Розміщення пріоритетів та передоручення.

На цьому етапі спочатку нам необхідно розставити пріоритети у справах. Про те, як це зробити, ви можете прочитати в моїй статті « ».

Поручити, якщо це можливо, частину завдань іншим людям.

Після того, як ви виконаєте цей пункт, у вас повинна вийде таблиця виду.

Дуже важко збудувати свою роботу так, щоб отримати в результаті максимальну користь. Тайм-менеджмент – це не просто складання списку невідкладних справ, це й уміння розподілити час та навантаження. Відомо, що на складання плану витрачається близько 8 хвилин і при цьому економиться година часу. При плануванні слід врахувати таке:

• план потрібно складати на папері або у вигляді електронного документа (а не в голові!) та періодично з ним звірятися;
• оптимальний відпочинок – 10 хвилин після кожної години роботи;
• корисно та зручно використовувати щоденник.

Успішний тайм-менеджмент означає застосування практично деяких методів планування часу. Відомо досить багато теоретичних розробок у цій сфері. Ми наведемо тут 3 з них:

1. принцип Парето;
2. метод Альпи;
3. ABC-аналіз;

Принцип Парето

Під час планування свого робочого дня корисно враховувати принцип Дисбалансу, запропонований італійським економістом Вільфредо Парето. Цей принцип відноситься до багатьох сфер економіки і полягає в наступному: 80% витрачених ресурсів забезпечують 20% результату, а 20%, що залишилися, забезпечують 80% результату.

Таким чином, менша частина часу, зусиль або ресурсів відповідає за більшу частину результатів. Наприклад, люди витрачають лише 20% часу отримання 80% результатів роботи. Виходить, що 80% свого часу працівники витрачають зовсім неефективно.

Як ресурси можуть виступати гроші, співробітники, матеріали або час, співвідношення зберігається.

Практична користь принципу Парето полягає в тому, що його застосування означає концентрацію завжди обмежених коштів та ресурсів компанії на певному сегменті роботи, замість їхнього звичного розпилення по безлічі напрямків. Він допомагає визначити саме ту ділянку, де можна розраховувати на максимальний результат своїх зусиль.

Метод Альпи

Для планування індивідуального часу ефективно застосовується метод Альпи. З його допомогою можна, витративши лише кілька хвилин, оптимально розпланувати усі справи. Коротко він полягає в наступному:

Зафіксувати всі справи та терміни.

Усі справи, які необхідно здійснити за день, потрібно записати в щоденник, блокнот, на аркуш паперу або в електронний документ. Крім того, необхідно вказати терміни, в які вони мають бути виконані. Дуже важливо підійти до цього завдання відповідально, тому що вписати в готовий план несподівано вигадані справи навряд чи вдасться.

Визначити, скільки часу потрібно виконання кожного етапу роботи.

Тепер потрібно визначити, скільки часу потрібно виконання кожної справи. Не треба забувати і про такі справи? як відпочинок, обідня перерва, чашка кави, оскільки вони також потребують тимчасових витрат.

Врахувати буферний час.

Як би ретельно ми не розраховували час, необхідний виконання справи, його все одно піде трохи більше. Тому бажано розпланувати справи лише на 60% робочого часу, решта 40% стануть буфером. Приблизно половина того, хто залишився, піде на усунення непередбачених перешкод, а друга половина - на спонтанні дії, робоче спілкування.

Розставити пріоритети.

Це найважливіша частина плану. Потрібно визначити пріоритет кожної справи (наприклад, оцінити за п'ятибальною системою). Цілком можливо, що всі справи, намічені на день, у план просто не помістяться. Значить, туди повинні входити лише найтерміновіші та найважливіші завдання. Інші доведеться переглянути (щоб виконання їх займало менше часу), делегувати чи відкласти.

Проконтролювати у результаті.

Наприкінці робочого дня потрібно знову повернутися до плану, щоб переглянути, наскільки вдало його було складено. Також слід звернути увагу на справи, які не були виконані.

ABC аналіз

Буває, що час витрачається зовсім не на ті відносини, які є найбільш значущими. ABC аналіз дозволяє позбутися цього недоліку.

Суть його у розстановці пріоритетів:

Справи "А".

Це найважливіші справи, які можна виконати лише самостійно. Зазвичай є найбільш трудомісткими. У робочий план потрібно включати лише 1-2 справи з цієї групи, щоб за часом виконання їх зайняло 3 години.

Справи "В".

Це важливі справи, з якими можуть дати раду інші співробітники. Більшість їх потрібно делегувати, 2-3 включити у свій розклад. Виконання цих завдань має тривати близько години.

Справи "С".

Це найменш важливі завдання, які займають багато часу. У робочому розкладі ними має бути передбачено трохи більше 45-ти хвилин. Решту справ з цієї групи потрібно позбавлятися.

Метод Альпи це покращений спосіб планування, попередня підготовка до реалізації наміченої мети.

Метод Альпи у плануванні часу можна застосовувати будь-який період терміновості: середній, короткий, довгий. Для цього рекомендується скласти список справ письмово. На погляд всі справи здаються рівноцінними. Але в будь-якому випадку потрібно розподілити відносини по порядку значущості та виділити пріоритети, ступінь важливості.

Метод Альпи дуже простий. На створення плану потрібно трохи більше 5-10 хвилин. На практиці доведено, що при постійному використанні методів і техніки планування щоденна економія часом становить 10-20%.

Етапи складання плану

Метод Альпи складається з п'яти етапів:

Етап №1. Формування денного завдання, використовуючи список із категорії «Плани дня». Створіть перелік завдань найближчого дня:

• Чи не виконані справи;
• Додали нові завдання;
• Обов'язкові, важливі відносини;
• Завдання із плану тижневого чи щомісячного планування;
• Непередбачені завдання.

При складанні необхідно дотриматися вимог:

• Важливим та пріоритетним справам надавати перші місця;
• Виділити справи нетривалі та тривалі;
• Вибрати раціональний спосіб виконання завдань (можливе рішення по телефону, скайпу, СМС).

Не слід записувати всі справи поспіль, лише реальні необхідні завдання.

Етап №2. Оцініть приблизний час виконання кожного завдання.
Існує закономірність: будь-яке завдання вимагатиме такий період, скільки часу в запасі людини. Тому, задайте приблизний термін виконання і намагайтеся у нього вкластися. Людина зосереджується, позбавляється другорядних перешкод.

Етап №3. Резервування тимчасового запасу.
Особливість методу Альпи в тому, щоб запланована робота була виконана за 60% робочого часу, решта часу — 40% має відводиться для резерву на непередбачені раптові обставини.

Приклади:
Працюєте 8 годин. Значить, 3 години у вас у резерві, за 5 годин виконуєте планове завдання (поспішайте, ущільнюйте робочий графік).
Якщо працюєте 10 годин. Значить 4 години у резерві, за 6 годин виконуєте завдання.

Допустимо, завдань більше 60% спланованого часу. Для цього перегляньте перелік усіх справ. Виділіть переваги, делегуйте права, зменшуйте відведений час. Навіть після цього не вдалося зменшити до 60% спланованого часу. Отже, переносіть невиконані справи на другий день.

Етап №4.Застосовуючи першочергові рішення пріоритетних справ та мистецтво делегування прав, скорочуємо час до 5-6,5 години на відведені справи. Мета цієї стадії: ще раз уточнити завдання дня та пріоритети. А також потреба часу на їх виконання.

Аналітична оцінка кожного завдання щодо раціоналізації і делегування. Виконує остаточний варіант за встановленою структурою.

Етап №5 завершальна. Виконання наміченого плану справ та контроль. З практики ясно, що не всі справи можуть виконуватися вчасно. Доводиться дещо переносити на завтрашній день.
Допустимо, ви помітили, що якась справа періодично переноситься. Існує два варіанти: припинити переносити – виконати повністю. Або це завдання стало неактуальним, варто від нього відмовитися.

Область самоменеджменту розвивається, його фахівці рекомендують плануванням дня проводити увечері, що сприяє набуттю у собі впевненості та концентрування сил на завтрашній день. Підсвідомо людина переробляє завдання та готує конкретні рішення. Значить, новий трудовий день буде керованим, плідним, доступним для огляду.

Таким чином, можна власне повне життя раціонально планувати та організувати.

Приклад метод Альпи

Припустимо, ви бізнесмен, власник великої компанії. Неможливо писати всі доручення повністю. Тому полегшує свою роботу і роботу секретаря за допомогою скорочених літер, за видом конкретної діяльності.

В – засідання, візити;
Д – делегування завдань;
К - перевірка, спостереження;
П-у роботі, у процесі;
ПК-відрядження, поїздки;
ПР-диктування, рукописне ділове заняття;
З - особистий секретар;
Т - телефонні переговори;
Ч - кореспонденція (газет, звітів, циркулярів).

Планування за методом Альпи список справ на день:

ПК - нове торгове місце;
В - Петров (комп'ютерна послуга);
В - Сєров (юридична допомога);
П - вивчення попиту ринку;
К - Матвєєв (реалізація продукції);
ПР – Черанев (запит-лист);
Ч - спец. журнал для керівника:
Т - Удоєв (не комплектність персоналу);
Т - Денис (відвідування сауни з другом).

Метод Альпи приклад наочно виглядає, зведений у таблицю:

Пріоритетні відносини: А - термінові, важливі; Б - важливі, але дуже термінові; В- термінові, але дуже важливі.

Краще виконувати роботу найголовнішу, знаючи час вашої плідної праці. Не забувайте про відпочинок, зміну виду діяльності, щоб ваша робота приносила вам радість.

Приклад: не плануйте наради один за одним. Виділяйте час у першій та у другій половині дня.

Якщо у вас зненацька з'явилося кілька хвилин вільного часу, не втрачайте його, займіть його коротким завданням: перегляньте кореспонденцію, зателефонуйте другу.

Раптом кардинально змінилися плани: непередбачене відрядження, ділова зустріч. Можна швидко переписати, згідно з методами планування часу, за методом Альпи план справ протягом 5-10 хвилин.

Взагалі, не бійтеся гнучкий графік роботи. Добре продуманий план, використовуючи п'ять стадій методу Альпи, ніколи не підведе вас.

Переваги методу Альпи

• Цілеспрямовані дії протягом робочого дня;
• Раціоналізація, об'єднуючи до групи подібні відносини;
• Зменшення непотрібних інтервалів;
• Стабільна самодисципліна;
• Скорочення нервових перенапруг;
• Боротьба із забудькуватістю;
• Досягнення конкретних цілей у роботі;
• Робочий настрій;
• Підвищена задоволеність та мотивація;
• Сприйняття трудового досягнення, приплив чудового настрою наприкінці зміни.
• Виділення та реалізація пріоритетних справ;
• Зростання потенціалу та особистих результатів праці;
• Правильна організація робочої зміни, купуєте і виграє час.

У тайм-менеджменті налічується багато методів планування завдань дня. До них відносяться: матриця Ейзенхауера, принцип Парето, АВС-аналіз, але метод Альпи – раціонального планування часом і складається із п'яти стадій.

Раджу взяти до уваги. І якщо вас зацікавить, використовуйте у житті.