Уніфікована форма n т 3. Що таке штатний розклад

Щоб дізнатися, які професії існують і скільки отримують співробітники, зайняті на них, необхідно подивитися штатний розклад. Цей документ одна із основних для підприємства, у ньому закріплюються як зарплата, а й необхідна діяльності чисельність працівників. У зв'язку із важливістю документа, штатний розпис на 2019 рік оформляємо за всіма правилами.

Штатний розпис формою Т-3 - це локальний нормативний акт, який закріплює для підприємства його організаційну структуру.

А також перелік професій, що існують у компанії із зазначенням кількості необхідних для діяльності людей. Фактично документ повністю складається з таблиці, де дані згруповані за відділами.

Зарплата у ньому відбивається за календарний місяць, з розшифровкою за її складовими частинами. Виходячи з цих показників визначаються витрати компанії на залучення найманої праці, складаються різні плани, а також здійснюється прийняття найважливіших рішень у галузі управління фірмою.

Штатним розкладом керуються при внесенні даних до співробітників - ця угода має містити назву професії працівника, яка відповідає строго затвердженому штатному розкладу, а також певний розмір зарплати.

На підставі цього документа кадровий фахівець може визначити наявність вакансій. Для цього їм необхідно відомості зі штатного розкладу порівняти із фактичним числом прийнятих працівників. Якщо на підприємстві є потреба, інспектор з кадрів подає заявку до служби зайнятості.

Увага!Законодавство не закріплює цей локальний акт у складі обов'язкових нормативів, які мають бути у кожній фірмі. Однак, якщо на підприємстві приймається рішення про проведення встановлених державою процедур (наприклад, звільнення зі скорочення штату), то штатний розпис має існувати.

До того ж, інші локальні акти компанії можуть передбачати обов'язкову наявність його у фірмі. До них насамперед належить. А також необхідність існування на підприємстві штатного розкладу може встановлювати посилання у трудовому контракті із працівником до нього.

У цьому кожному керівнику слід пам'ятати, що його організацію можуть притягнути до відповідальності за відсутність штатного розкладу, а й за його неправильне оформлення.

ТОВ та ІП – хто має складати штатку?

ТК РФ у частині регламентування обов'язкових умов встановлює необхідність відповідності зазначеної у договорі професії та відповідної їй зарплати даним штатного розкладу господарюючого суб'єкта.

Звідси можна дійти невтішного висновку, що штатний розклад обов'язково має бути у компанії чи підприємця, якщо вони існують трудові контракти.

Таким чином, якщо ІП працює самостійно без залучення найманих співробітників, штатний розпис він не повинен складати. Залучення ним виконавців за цивільними договорами також вимагатиме оформлення цього локального акта.

ТОВ та інші форми організації юридичної особи, які мають хоча б договір з директором фірми, вже повинні розробляти та використовувати штатний розпис.

Створення штатного розкладу в компаніях, в основному, покладається на фахівців кадрової фірми, які проводять низку заходів щодо визначення трудовитрат за кожною зазначеною в цьому акті професією. На основі отриманих досліджень визначають необхідну кількість працівників, щоб підприємство могло здійснювати свою діяльність.

Якщо чисельність працівників для підприємства незначна, цей обов'язок може бути покладено на бухгалтера, економіста, юриста чи самого керівника.

Вимоги до документу

Законодавство не вимагає дотримання будь-яких особливих правил щодо штатного розпису, за винятком того, що посада чи професія, зазначена в ньому, повинна відповідати посадам та професіям, які роботодавець записує у трудових угодах, які оформлюються з кожним працівником.

• Рекомендується дотримуватись форми штатного розкладу, яка встановлена ​​Росстатом (форма Т-3).
• Стверджувати локальний акт слід за наказом керівника.
• Допускається складання штатного розкладу на кількох аркушах, при цьому прошнурувати та скріплювати їх підписом та печаткою необов'язково. Можна просто скріпити листи скріпкою.
• У деяких ситуаціях професії, відображений у штатному розкладі, обов'язково повинні відповідати довідникам професій та посад, а також крім назви треба ще відображати в документах їх шифри (Наприклад, наявність професій з небезпечними та шкідливими факторами).
• Наявність на штатному розкладі фірмового друку не є обов'язковою.
• При зміні штатного розкладу, якщо вони незначні, можна видати наказ на ці корективи, а саме штатне залишити в колишньому вигляді.

Завантажити бланк та приклад заповнення форми Т-3 на 2019 рік

Зразок заповнення штатного розкладу

Для оформлення штатного розкладу було розроблено спеціальну форму Т-3. Однак вона не є суворою до застосування - фірма може її змінити, виходячи з власних потреб, або розробити свою власну із застосуванням обов'язкових реквізитів. Штатний розклад на 2019 рік оформляємо за всіма правилами за запропонованою нижче інструкцією.

Внесення інформації до штатного розкладу починається із вказівки найменування компанії, а в спеціальному полі праворуч - згідно з довідником її .

Далі проставляється номер штатного розкладу. Його необхідно надавати виходячи з кількості документів, які раніше використовувалися цього року. Поруч записується дата, коли було складено цей розклад.

Потім записується дата, з якої документ починає діяти. Вона може бути аналогічна даті складання, або наступати пізніше. Однак неприпустимо, щоб день початку дії був раніше ніж день оформлення документа.

Правіше від цього поля розташовуються графи, в які записуються відомості про наказ, який затвердив документ (його номер та дата), а також загальну кількість штатних одиниць у ньому.

Сам документ виглядає як велика таблиця.

Графа таблиці "Структурний підрозділ"має містити найменування відділу, згідно з розробленою організаційною структурою. У тому випадку, коли разом із письмовим позначенням відділу введено ще й цифрове, воно має бути зазначене у наступній графі.

Як правило, код формується із цифр, або перших букв найменування відділу. Однак якщо у компанії відкрито кілька філій або відокремлених підрозділів, то код відділу можна також включити позначення міста, код регіону і т.д.

У графу «Посада»необхідно записати назву посад, які є у компанії. Дуже важливо оформити структуру документа таким чином, щоб після вказівки назви підрозділу в попередній графі стовпцем перераховувалися посади, що до нього входять.

Рекомендується при вказівці найменувань посад керуватись довідником ОКПДТР. Але для комерційних компаній це правило не обов'язкове до використання. У той самий час бюджетні установи мають заносити в штатний розпис посади лише з цього довідника, і додатково вказувати розряд чи клас працівника.

бухпрофі

Важливо!Комерційна фірма має вказувати розряд і клас тих посад, які належать до шкідливим чи небезпечним. Цей факт має значення при встановленні пільгового стажу та часу дострокового виходу на пенсію.

У графу «Кількість штатних одиниць»вноситься кількість працівників, які мають бути прийняті на цю посаду. Якщо нею передбачається також прийом сумісників, їх кількість записується дробовим виразом, відповідному розміру виплачуваної ставки - наприклад, 0,5.

У графу "Розмір окладу"записується той оклад, який працівник отримуватиме під час роботи на цій посаді. Потрібно пам'ятати, що такий самий оклад записується і в трудовій угоді зі співробітником.

Також слід враховувати:

• Якщо на підприємстві або щодо даної посади прийнято відрядну форму оплати, то в цю графу записується розмір заробітку, отриманий шляхом множення тарифної ставки на обсяг виробленої продукції за місяць.
• Якщо для цієї посади запроваджено погодинну оплату, то в цій графі можна записати розмір оплати праці за годину. Після цього у цьому ж рядку, але у графі «Примітка» необхідно вказати – «Погодинна оплата праці», а також зробити відсилання до розпорядчого документа, який встановив цю особливість.

Далі слідує кілька граф, об'єднаних одним підзаголовком «Надбавки». Сюди необхідно записувати інформацію про різних стимулюючих виплати, якщо є і встановлені Положенням про зарплату, Положенням преміювання чи іншими внутрішніми актами. Розмір премії може записуватися як фіксованою сумою, але й у вигляді відсотка, коефіцієнта тощо.

У графу «Усього» записується загальний фонд зарплати на цій посаді. Він розраховується як збільшення розміру зарплати на число штатних одиниць.

У графу «Примітка»необхідно заносити різні пояснювальні написи. Наприклад, якщо на момент оформлення нового штатного розкладу на будь-якій посаді є вакансія, то цей факт необхідно відобразити в даній графі.

Завершується складання документа шляхом підрахунку та зазначення загальної кількості штатних одиниць та загального фонду оплати праці.

Після цього повністю складений документ має бути підписаний головним бухгалтером та кадровим співробітником, відповідальним за його оформлення.

Порядок затвердження штатного розкладу

Крок 1. Розробити документ

Насамперед необхідно виявити всі потреби організації у штатних одиницях скласти пропоновану до розгляду форму штатного розкладу.

Крок 2. Видати наказ керівника

Введення в дію штатного розпису здійснюється шляхом видання наказу, який затверджується керівником фірми. Для нього немає обов'язкової форми – таке розпорядження можна скласти на фірмовому бланку у довільному вигляді. Головне, щоб наказ про затвердження штатного розкладу включав дату, з якої починає діяти новий документ.

Причому така дата може бути однаковою з датою прийняття наказу, так і наступати помітно пізніше. Проте вводити в дію штатний розпис заднім числом не можна. Не вдасться вказати у наказі дату, яка на момент його ухвалення вже пройшла.

Якщо в компанії прийнято, що кожного року нумерація всіх значних документів починається спочатку, то виконувати нумерацію штатного розкладу можна за тим самим принципом. Причому це буде найбільш доцільним, якщо зміни штатного розкладу щороку мають масовий характер - це позбавлятиме великих номерів документа в майбутньому.

Увага!Якщо вводиться в дію новий штатний розклад, то до нього доцільно включити пункт про скасування дії старого, яким керувалася кадрова служба до цього часу.

Крок 3. Ознайомити співробітників компанії із прийнятим документом

Всі прийняті в компанію співробітники повинні бути ознайомлені з локальними нормативними актами, що діють у ній, які зачіпають трудову діяльність. Даний документ не зачіпає безпосередньо трудову діяльність і на думку Роструда з ним знайомити працівників не обов'язково.

Увага!Якщо трудовому контракті чи колективному договорі оклад співробітників встановлюється виходячи з затвердженого у компанії штатного розкладу, то з ним обов'язково потрібно ознайомити всіх працівників. Для цього можна застосовувати.

Порядок внесення змін до штатного розпису

Цей документ має зберігати свою актуальність у будь-який час. Оскільки штатку періодично запитують під час перевірок державні органи, необхідно своєчасно вносити до неї всі зміни, що виникають.

Порядок внесення змін до штатного розкладу прямо залежатиме від того, яку кількість змін потрібно відобразити в документі:

• Якщо їх велика кількість, то простіше повністю скасувати старий штатний розпис і ввести в дію новий документ, який враховує всі необхідні зміни.
• Якщо ж кількість правок, які потрібно внести до штатки невелика, тоді відповідальному працівникові найкраще скласти наказ про внесення змін до штатного розкладу.

Зазвичай можна виділити такі ситуації, за яких потрібно виконати зміни у документі:

• створення нових відділів або підрозділів;
• Організація нових посад;
• Зміна назви наявних посад;
• Зміна окладу чи ставок працівників;
• Закриття відділу, підрозділу, штатної одиниці.

Якщо зміна штатки тягне у себе зміна умов праці працівника (зміна окладу, посади тощо. буд.), обов'язково необхідно попередньо отримати в нього письмову згоду. А після того, як новий документ буде введений у дію, зі співробітником оформляється додаткова угода до договору, яка враховує всі зміни, які вони зробили.

З новим наказом потрібно познайомити всіх працівників, які далі займатимуться оформленням необхідних документів. Також до списку ознайомлення можна також внести і тих співробітників, яких безпосередньо зачіпатимуть зміни, що проводяться.

Якщо у наказі проводиться запровадження нових посад, потрібно вказати їх найменування, і навіть скільки штатних одиниць організовується. Цей документ приймається негайно, якщо їм не зачіпаються інтереси будь-яких із найнятих працівників.

Увага!Якщо проводиться скорочення кількості одиниць, то у складеному документі потрібно записати назву, кількість штатних одиниць, що виводяться, і дату введення наказу в дію. У цьому слід пам'ятати, що скорочення - це тривалий процес, у якому необхідно своєчасно повідомити як самих працівників, і компетентні органи.

Термін повідомлення може становити 2-3 місяці, залежно від кількості осіб, що скорочуються. Також закон визначає види працівників, яких скорочувати не можна.

Періодичність складання документа та термін зберігання

Зазвичай штатний розпис оформляється терміном на рік, і справді протягом усього цього періоду. Однак, якщо організація маленька, і рух штату в ній відбувається дуже рідко, можна прийняти цей документ відразу на кілька років уперед.

Після того, як відбувається внесення змін до штатного розкладу, попередній документ перестає діяти та втрачає юридичну силу. Однак, воно ще деякий період має зберігатися на підприємстві, тому, як завжди, перевірки торкаються кількох попередніх періодів. А це зазвичай до 2-3 років.

Увага!Існує правило, за яким недійсний штатний розпис має зберігатися в архіві ще щонайменше 3 роки з моменту завершення дії. Це правило поширюється і документи, з яких відбувалися зміни у штатному розкладі.

Керівникам підприємств рекомендується використовувати уніфіковану форму, затверджену постановою від 24.03.1999 N 20. Якщо розклад складається первинно, то керівництво має чітко продумати перелік усіх посад, що будуть на підприємстві, а також скласти додатковий документ, який фактично регламентує оплату робочої праці. Визначається, що штатний розклад може складатися будь-яким співробітником, але практика показує, що керівники довіряють таку справу бухгалтерам або співробітникам кадрових відділів.

У трудовому кодексі визначено, що будь-який підприємець або юридична особа, яка здійснює процес укладання трудового договору зі співробітниками, зобов'язаний здійснити складання штатного розкладу. У той же час у законі не визначено відмінності складання цього документа для ІП або ТОВ. Тобто всі керівники мають право використовувати форму Т-3, заповнення якої не має особливих складнощів і проблем.

Форма Т-3 у своєму складі містить інформацію про всі підрозділи організації, кількість штатів одиниць, перерахування посад тощо. Тобто, можна використовувати уніфіковану форму, в яку просто потрібно внести індивідуальні дані. Зауважимо, що розклад внесено до переліку уніфікованих форм. Більшість керівників використовують цю форму з тієї причини, що вона містить у своєму складі всі необхідні колонки та графи. Застосування документа не є обов'язковим. У листі Роструда N ПГ/409-6-1 чітко вказується те що, що Т-3 - рекомендована форма, але керівник вправі здійснити розробку своєї форми документа, головне врахувати у складанні всі вимоги законодавчих норм. У статтях 15 і 57 ТК РФ вказуються певні нюанси оформлення розкладу, з урахуванням того, що найменування всіх посад, які існують на підприємстві, неодмінно мають бути внесені до розкладу.

Також встановлюється вимога використати такі реквізити:

• Перелік усіх підрозділів, розроблених в організації;
• Вказуються всі посади, а також відомості щодо кількості штатних одиниць;
• Обов'язково вноситься до документу інформація про оклади за посадами, також вносяться дані про надбавки та ін.

Щоб цей документ набув юридичної значущості, потрібно скласти наказ керівника, який фактично схвалює розроблений розклад, приймаючи його як внутрішній, локальний документ. Що ж до терміну дії штатного розкладу, то керівництво вправі самостійно його визначати. Наприклад, в організації може щороку розроблятися розклад, але слід зазначати його термін на складеному документі. Як правило, складання розкладу на рік імпонує компаніям, які розвиваються дуже динамічно, що призводить до розширення штату, формування нових посад, формування більш високих показників окладу, премій та ін. Маленькі організації найчастіше здійснюють процес складання розкладу на суттєвіший термін. На бланку потрібно буде вказати дату початку дії, тобто дату, з якою цей розклад застосовується на підприємстві. Обов'язково вказується термін дії.

Бувають ситуації, коли у діяльності підприємства виникають певні зміни. Наприклад, змінюється оклад, з'являються нові штатні одиниці, змінюється назва посад. В даному випадку можна скласти новий розклад, а можна просто здійснити процес внесення змін до чинного документа. Для внесення змін керівник складає спеціальний наказ із зазначенням проведення необхідних змін. У розроблену та діючу форму Т-3 вносять усі необхідні зміни, але виключно відповідно до раніше випущеного наказу.

Втім, бувають досить великі зміни. Наприклад, на підприємстві здійснюється скорочення штату, в даному випадку раціональнішим буде скласти новий штатний розклад.

Таблиця даного розкладу у стандартній формі Т-3 містить у собі інформацію про підрозділи з обов'язковим зазначенням кодів, внутрішньої класифікації, а також із зазначенням найменувань усіх посад, причому з використанням класифікатора ОКПДТР. Вказується кількість посад, і обов'язково вказується інформація по окладу, і навіть різним надбавкам, якщо такі матимуть місце.

На підставі штатного розкладу можна швидко здійснити процес прорахунку місячного бюджету для співробітників підрозділів. Оскільки фактично можна буде підсумовувати заробітну плату посадових одиниць і помножити на кількість, яка передбачена за кожною посадовою одиницею.

Після заповнення форми вона має бути обов'язково передана керівнику на затвердження. Якщо керівник формує зауваження щодо складання, то форма перезаповнюється. Зрештою, форма має бути підписана керівником. Вгорі бланка має стояти спеціальна позначка – «затверджено».

Обов'язкові реквізити форми Т-3

1. Обов'язково вказується повне найменування організації. При цьому встановлюється необхідність вказати найменування, яке відповідатиме установчим документам організації;
2. Ставиться 8-значний код підприємства (код ОКПО). Вказується номер штатного розкладу. Потрібно відразу ж сказати про те, що за номером немає особливих вимог. Фактично щороку розклад може мати номер 1, а можна просто стежити за порядковою нумерацією;
3. Проставляється дата складання документа. Пам'ятайте, що на документі ставиться фактична дата його складання, проте вона може фактично відрізнятися від дати введення розкладу в дію. Наприклад, розклад може бути складений у грудні, а вводити його на підприємстві можна лише з січня;
4. Прописується термін розкладу. Як ви вже зрозуміли, дрібні підприємства з мінімальними аспектами розвитку можуть складати розклад на кілька років. Якщо підприємство має дуже високу динаміку розвитку, то цьому випадку розклад складається на рік. Проте, протягом цього часу формується можливість вносити певні зміни;
5. Щоб штатний розклад набув значущості, він неодмінно має бути прийнятий керівником. Причому, у разі складається спеціалізований наказ. Гриф «затверджено», і навіть всі реквізити складеного наказу обов'язково мають бути зазначені у вигляді Т-3. Також поверх грифу прийнято ставити печатку організації. Проте це правило не закріплено на законодавчому рівні.

Як заповнити форму Т-3?

Порядок складання форми Т-3 вимагатиме використання певних даних первинних документів організації. Дуже важливо, щоб у шапці фігурувала саме та назва підприємства, яка відображена в установчих документах (тобто організаційне, а не комерційне найменування).

У першій графі зазначається найменування структурного підрозділу. Мова йде про філії, цехи, відділи, представництва. У разі здійснюється процес розподілу підрозділів за значимістю. Тобто, спочатку зазначаються дані про представництва, відділи, цехи. Що ж до розподілу інформації з відділам, то треба починати з тих відділів, які мають більш істотні аспекти фінансової значущості. Наприклад, відділ інвестиції, після чого відділ реалізації та ін. Це рекомендаційний аспект заповнення, він не є обов'язковим. Так що можна вказувати всі дані про підрозділи так, як вам це буде зручно.

У другій графі вам потрібно буде зазначити код підрозділу. У принципі, кодування присвоюється на самому підприємстві, причому можна використовувати звичайну порядкову черговість, можна використовувати кодифікацію за відділами та підлеглими йому галузям. Наприклад, відділу фінансів ви надаєте код 02, а бухгалтерія, яка працюватиме в даному відділі матиме код 02.1 та ін. Зауважимо, що на дрібних підприємствах дана графа зовсім не заповнюється.

У третій графі відображається інформація про посаду. Найменування вказується в однині і виключно в називному відмінку. Визначено необхідність зазначення посади без скорочень та абревіатур. Усі посади, пов'язані з важкими, а також шкідливими умовами праці, визначаються професійними стандартами, і всі дані щодо таких посад потрібно буде отримувати за допомогою кваліфікаційно-тарифних довідників. Найменування інших посад можуть бути обрані керівником самостійно, оскільки законодавець не встановлює жодних обмежень щодо цього питання.

У процесі вибору назв посад рекомендується використовувати спеціалізований класифікатор професій (ОКПДТР). У цьому довіднику запропоновано найменування всіх посад, а також різних професій, причому з їх точним кодовим позначенням.

У четвертій графі зазначається кількість штатних одиниць. Ви повинні вказати кількість робочих місць на кожну окрему посаду. Причому ви повинні пам'ятати, що можна вказувати цілі та дробові одиниці. Наприклад, це може бути ціла ставка, або всього 0,25 ставки. Зауважимо, що роботодавець має право вказувати у штатному розкладі передбачувану кількість працівників, незважаючи на те, скільки фахівців працює на підприємстві. Наприклад, у розкладі зазначено 3 бухгалтери, але фактично може бути всього 2 бухгалтери, а одна посада залишається вакантною. Але тут є виняток, якщо є штатна одиниця, яка відведена під квоту для працівників-інвалідів, то про її вакантність неодмінно потрібно відразу ж повідомляти в центр зайнятості.

У п'ятій графі визначається інформація про тарифну ставку або оклад. До цієї графи може проставлятися певна тарифна ставка, а також вказуватися інформація про прийнятий оклад. Якщо немає можливості чітко вказати конкретне цифрове значення, то цьому випадку можна вказати форму оплати праці. Це може бути акордна або відрядна оплата. Проте, у наступній графі ви неодмінно повинні поставити посилання положення, що стосується оплати праці, де здійснюється детальний опис розрахунку оплати фактично виконаної роботи.

Зауважимо, що вартісні показники при заповненні уніфікованих форм первинних документів зазначаються виключно у рублях. Причому встановлюється необхідність вказівки показників з точністю до другого знака, який слідує після коми. У той же час, якщо ваша організація не формує окладів, то ніхто не може вам заборонити в штатному розкладі не вказувати конкретні дані по окладу за тією чи іншою штатною одиницею. Можна просто визначити можливі межі. Наприклад, можна вказати суму у розмірі 1000-1500 рублів. Така межа дозволить вам надалі правильно, не порушуючи норм законодавства здійснювати виплату заробітної плати з урахуванням сумісництва, кваліфікації, певних характеристик працівника.

У 6-8 графах зазначаються надбавки. Сюди вноситься інформація щодо всіх надбавок, що формуються на підставі роботи фахівців у нічний час. Також формуються надбавки за перевиконання плану, за роботу в складних кліматичних умовах та ін.

Якщо на вашому підприємстві застосовуються різні види надбавок та їх дуже значна кількість, то складається окремий документ, в якому прописується вся необхідна інформація, після чого у зазначених рядках форми Т-3 просто дається посилання на ваш локальний документ з надбавок.

У дев'ятій графі вказується інформація щодо бюджету організації з певної посади з урахуванням усіх штатних одиниць. Проте, дана графа заповнюється лише тому випадку, якщо було заповнено все графи з праці. Якщо такі дані ви не вносили, то ставиться прочерк. Якщо ж дані вносилися, то з усіх посад множиться сума окладу кількість передбачених робочих одиниць.

У десятій графі зазначаються примітки. Саме тут ви зможете вказати внутрішній документ, який фактично визначає усі нюанси нарахування заробітної плати. У процесі складання документа роботодавець має право фактично виключати ті графи, які йому не потрібні, або показники яких визначити на даному, конкретному підприємстві буде неможливо.

Оскільки в законодавчих актах не визначено обов'язок роботодавців щороку здійснювати складання розкладу, нерідко роботодавці здійснюють складання розкладу весь час роботи, й у разі виникнення певних змін займаються створенням нового розкладу, а здійснюють процес його зміни.

Щоб внести до документа всі необхідні зміни, потрібно скласти спеціалізований наказ. Причому, у цьому наказі мають бути відображені всі дані, що стосуються існуючого та чинного штатного розкладу, а також мають бути надані вказівки щодо внесення певних змін. Усі зміни описуються детально та точно.

Усі зміни, що формуються на підприємстві, визначаються виключно роботодавцем, який також має право приймати рішення з питання внесення змін до штатного розпису. Законодавець не встановлює обмежень на кількість та строки внесення змін. У той же час, у трудовому законодавстві визначено необхідність у чітко визначені терміни внести зміни до штатного розпису у разі, якщо проводиться процедура скорочення працівників.

• Найменування посад, що вказуються в розкладі, неодмінно повинні відповідати тим найменуванням, які зазначаються у трудовій угоді. Причому, при внесенні даних до того чи іншого документа не можна використовувати скорочення;
• Сам запис посад здійснюється у своєрідному спадному порядку. Тобто, стразу вказується основна – головна посада, після – посади зі спадання;
• Документ має бути підписаний керівником, а також головним бухгалтером, рекомендується ставити на розкладі печатку організації;
• Якщо в процесі заповнення документа були допущені помилки, то виключається можливість їх виправлення за допомогою коректора, але допускається легке та акуратне закреслення, причому поруч мають бути вказані правильні дані. При внесенні виправлень навпроти виправлення ставиться печатка відповідальної особи, яка здійснює складання документа;
• Якщо йдеться про серйозні помилки, наприклад, у найменуванні посади, то внесення виправлень у разі курується виключно наказом керівника. Складається наказ, у якому чітко вказується на те, які саме мають бути внесені зміни до розкладу. Після цього відповідальна особа здійснює внесення всіх необхідних змін.

Навіщо потрібен розклад?

Розклад - документ, який фактично є необхідним для прийому на роботу найманих працівників, оскільки він займається всіма даними за посадами, одиницями робочих місць, місцями за квотами, а також дозволяє контролювати аспект нарахування оплати тим чи іншим працівникам відповідно до передбачених ставок. Також такий розклад стає основою можливості систематично здійснювати кадровий аналіз підприємства. З передбачених посад, і фактично потрібних, формується можливість правильно балансувати питання найму працівників у майбутньому.

Для керівника розклад стає основою швидкого розрахунку можливих витрат на оплату праці всім співробітникам, оскільки в розкладі формується вказівку суми витрат на оплату діяльності співробітників за тими чи іншими посадами. Співробітники кадрових відділів мають можливість на підставі розкладу правильно здійснювати аналіз необхідності набору або звільнення працівників. Крім того, розклад може стати надійним елементом захисту інтересів роботодавця в суді, при виникненні певних спірних ситуацій з працівниками, які стосуються скорочення чисельності, або з питань відмови у працевлаштуванні.

Чи потрібно складати розклад форми Т-3?

У 2013 році було створено законодавчий акт, який визначає, що комерційні організації мають право не здійснювати оформлення кадрових документів за раніше складеними формами, які були обов'язковими. Тобто форма Т-3 є рекомендованою, але не обов'язковою. У той же час, законодавець скасовує необхідність використовувати стандартні та уніфіковані форми, але немає скасування складання розкладу. Обов'язок складати розклад штатного значення зберігається як за юридичними особами, і за індивідуальними підприємцями.

Керівник має право самостійно опрацювати форму штатного розкладу, яка використовуватиметься саме на чітко визначеному підприємстві. Структура, форма і змістом документа не нормовані законодавцем, але встановлюється ряд обов'язкових реквізитів. Що фактично говорить на користь готової форми Т-3, яка містить у собі всі необхідні дані. Форма є практичним і зручний спосібоформлення розкладу, оскільки до неї внесені всі ті відомості, які мають бути відображені у розкладі відповідно до трудового законодавства. Водночас, певні графи керівник має право не заповнювати.

Зберігання документа

Керівник може зберігати оригінал розкладу в бухгалтерії або відділі кадрів. При цьому обидва підрозділи повинні мати цей документ на руках, щоб відповідно до нього здійснювати складання іншої документації.

Розклад має зберігатися в організації постійно. Під час проведення певних перевірок, контрольні та наглядові інстанції можуть здійснити процес запиту оригіналу розкладу, і керівництво має надати цей документ на вивчення. Якщо ж на підприємстві цього документа не буде, то формується можливість накласти на підприємця або юридичну особу штраф, причому буде також видано припис про складання розкладу як одного з основних документів, що мають важливе значення у взаєминах роботодавця та працівника.

Висновки

Розклад штатного типу є обов'язковим документом, оскільки він фактично визначає всі нюанси прийому на роботу тих чи інших співробітників, а також визначає нарахування коштів як оплату праці. Законодавець пропонує підприємцям та юридичним особам скористатися відпрацьованою формою Т-3, яка містить у собі всі дані щодо обов'язкових та додаткових реквізитів розкладу. Але закон не забороняє вам самостійно здійснити складання розкладу за індивідуальною формою, залежно від особливостей саме вашого конкретного підприємства.

Форма Т-3 дуже проста у заповненні, містить незначну кількість рядків, які потрібно буде заповнити, при цьому є опрацьовані інструкції, за допомогою яких можна швидко здійснити заповнення документа. Також можна використовувати автоматичне складання розкладу за допомогою спеціалізованих програм.

Цей документ є локально нормативним актом, який застосовується для оформлення штатного складу, організації відповідно до її Статуту (Положення). Необхідно пам'ятати, що штатний розклад – це не проста формальність, а необхідний у роботі документ, наявність якого зумовлена ​​потребами організації.

Розклад має містити перелік структурних підрозділів, посад, відомостей про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки та місячний фонд заробітної плати, тому перш ніж приступити до складання документа, необхідно визначитися з організаційною структурою підприємства.

Заповнення форми № Т-3

Залежно від розміру та штатної чисельності організації обов'язки щодо складання та заповнення форми № Т-3 можуть бути покладені як на працівників відділу кадрів, так і на бухгалтерів або навіть керівників.

Найменування організації у документі має зазначатись у точній відповідності до установчих документів.

Слід звернути увагу, що у формі № Т-3 вказується як мінімум дві дати: дата складання (у графі "Дата складання" у форматі "дд.мм.гггг"), а також дата набрання чинності документом із зазначенням періоду його дії (Як правило затверджується на один рік). У зв'язку з цим, при заповненні форми не варто плутати ці дати, оскільки дата складання штатного розкладу найчастіше передує даті початку його дії.

Найменування структурних підрозділів повинні зазначатися відповідно до затвердженої структури організації. Особливістю заповнення даної колонки і те, що комерційні організації можуть запроваджувати будь-які найменування структурних підрозділів, які вважають за доцільне, керуючись лише вимогами до термінології та загальноприйнятими поняттями та визначеннями. У той же час, державні установи та організації зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці при вказівці підрозділів повинні керуватися вимогами загальноросійських та галузевих класифікаторів, а також тарифно-кваліфікаційних довідників та інших нормативних документів, оскільки від цього залежить низка пільг, які надаються працівникам даних організацій під час виходу пенсію.

Код для кожного структурного підрозділу встановлюється організацією самостійно та необхідний для ведення документообігу, а також для позначення місця структурного підрозділу в ієрархії організації.

Найменування посад рекомендується визначати відповідно до "Загальноросійським класифікатором професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів" (ОКПДТР), який містить найменування професій та посад, а також їх кодові позначення. У штатному розкладі слід зазначати і вакантні посади, у вигляді відповідної позначки у колонці "Примітка", або із зазначенням кількості вакантних штатних одиниць зі виноскою внизу сторінки, де вказується, що посада вакантна.

Кількість штатних одиниць кожної посади визначається потребами організації у тих чи інших видах робіт, і навіть з економічної доцільності.

Відповідно до правил заповнення "Альбомів уніфікованих форм первинних облікових документів", вартісні показники вказуються в рублях з точністю до другого знака після коми. І якщо ваша організація при визначенні посадового окладу співробітників не зобов'язана дотримуватися лише Єдиної тарифно-кваліфікаційної сітки, то ніхто не може заборонити вам у штатному розкладі, що затверджується, у графі "Оклад (тарифна ставка)" не вказувати конкретний оклад за цією штатною одиницею, а визначити можливі Межі. Наприклад: 1000-1500, це дозволить Вам диференційовано оплачувати працю працівників, які займають однойменні посади за штатним розкладом, але при цьому враховувати їхню кваліфікацію та відмінності у трудовій функції та не порушувати вимоги трудового законодавства про заборону "дискримінації" (подолати зрівнялівку).

Уніфікована форма № Т-3 містить кілька колонок (6-8), об'єднаних загальною назвою "Надбавки". Вони фіксуються все стимулюючі і компенсаційні виплати (надбавки, премії, доплати тощо.), передбачені тієї чи іншої посади. При встановленні даних виплат у відповідній колонці робиться позначка - в якому розмірі та за що встановлена ​​надбавка (доплата).

При неможливості заповнення колонок 5-9 в карбованцевому обчисленні у зв'язку із застосуванням інших систем оплати праці (наприклад, безтарифної, змішаної та ін) зазначені колонки заповнюють у відповідних одиницях вимірювання (відсотках, коефіцієнтах тощо).

Дев'ята колонка "Усього" розраховується додаванням 5-8 колонок і множенням суми, що вийшла, на кількість штатних одиниць з колонки 4. Підсумкова сума по всіх посадах буде місячним фондом заробітної плати.

Штатний розклад- це документ, який містить інформацію про посади, кількість штатних одиниць та тарифні ставки з урахуванням різних надбавок структурних підрозділів організації.

Як скласти штатний розклад

Як бланк штатного розкладу застосовують уніфіковану форму № Т-3, затверджену Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1.

Штатний розклад складають за структурними підрозділами організації у порядку підпорядкованості працівників. Форма штатного розкладу заповнюється співробітником кадрової служби, економістом з праці чи бухгалтером. Затверджується штатний розпис наказом керівника організації.

Штатний розклад організації: інструкція із заповнення форми Т-3

Заповнюємо поле «найменування компанії» згідно з даними установчих документів організації.

Проставляємо код ОКПО організації.

Ставимо номер, дату складання штатного розкладу (у форматі число, місяць, рік) та період його дії.

У графі «Затверджено» зазначаємо дату та номер наказу керівника організації про затвердження штатного розкладу, загальну кількість штатних одиниць.

Переходимо до заповнення таблиці.

У першій та другій графі вказуємо відповідно найменування та код структурного підрозділу організації.

У третій графі вказуємо посаду відповідно до Класифікатора професій щодо кожного структурного підрозділу в порядку підпорядкованості.

У четвертій графі вказуємо кількість штатних одиниць з кожної посади.

У п'ятій графі проставляємо тарифну ставку (оклад) у рублях за кожною посадою.

Шоста-восьма графи «Надбавки» заповнюються у разі наявності додаткових виплат (у рублях) працівникам певних посад за спеціальні умови праці, режим роботи, спеціальні знання чи заохочувальні премії.

Значення дев'ятої колонки обчислюються шляхом підсумовування чисел у колонках 5-8 та множення на кількість штатних одиниць у четвертій колонці з кожної посади.

Підбиваємо підсумкову кількість штатних одиниць (сума значень у четвертому стовпці) та підсумковий місячний фонд заробітної плати (сума значень у дев'ятій графі).

Ставимо підписи керівника відділу кадрів, головного бухгалтера.

До штатного розкладу можуть вноситися зміни у зв'язку із запровадженням нової посади, її перейменуванням, переведенням в інший відділ, зміною тарифної ставки тощо. виходячи з наказу керівника організації.

Кожному підприємцю, який набирає найманих співробітників, відомо, що підприємство має мати штатний розклад Т-3- зразок заповнення, бланк має бути під рукою у кожного керівника кадрового відділу.

Штатний розклад – цескладений представником відділу кадрів документ, у якому розписано структуру підприємства з відділів, посад, кількості співробітників, а також окладів, які їм передбачені. Складатися штатний розклад може і працівник бухгалтерії. У будь-якому разі на ньому мають стояти візи перших осіб підприємства – його керівника та, звичайно ж, керівника бухгалтерії. Цей документ складається над вільної формі, а спеціальної. Законодавством визначено йому форма Т-3.

Крім зазначеної вище інформації, у ній слід зафіксувати допустимі поєднання посад, а також передбачені за це надбавки. Як правило, вони становлять від половини до повного обсягу від плати, яка видається працівникам за виконану роботу.

Штатний розклад Т-3має коригуватися та переглядатися не менше одного разу на рік, щоб проіндексувати усі оклади. Звертаємо увагу, що заповнюється бланк форми Т-3, треба заповнити двічі однаковий. Один екземпляр залишається керівнику підприємства, інший – головному бухгалтеру.

Заповнення бланка штатного розкладу

Спочатку бланка штатного розпису Т-3 пишеться найменування організації, причому він має до літери збігатися з тим, що зазначено в установчих документах. Далі вказується номер документа та дата, коли штатний розпис було складено, а також час набрання ним юридичної сили. Також у відповідній графі виявляється період, у який вона діятиме. Праворуч у бланка є спеціальна графа під назвою «ЗАТВЕРДЖЕНО», до якої записується дата та номер наказу на підприємстві, який затвердив штатний розпис Т-3. Зауважимо, що кількість співробітників завжди вказується цифрами.