Чек лист тестування зразок конверта. Тайм-менеджмент простими словами

У статті розглянемо зразок чек-листа. Так називають зручний і зрозумілий спосіб контролю будь-якої складної чи багатоступінчастої операції. Спектр застосування контрольних списків настільки широкий, що інформація про них буде одночасно корисною. творчим людям, учням та студентам, підприємцям, керівникам компаній та спеціалістам найрізноманітніших напрямків.

Що таке «чек-лист»

Навіть якщо поняття "чек-лист" здається вам незнайомим, майже напевно ви з ним не раз зустрічалися. Найчастіше так називають список послідовних дій (або кроків), які необхідно зробити, щоб досягти будь-якої мети. Також може використовуватись для перевірки виконання всіх пунктів або операцій для вирішення задачі.

Простіше кажучи, це список дій, які потрібно робити одна за одною, щоб дійти кінцевого результату.

Сфера використання таких листів настільки широка, що великим ступенемвпевненості можна сказати: кожна людина колись складала для себе «список справ».

Однак, у рамках цієї статті ми розглянемо, як чек-листи допомагають у підприємництві та організації роботи окремих співробітників та цілих компаній.

«Чек-лист» - це список дій, які потрібно робити одна за одною, щоб дійти кінцевого результату.

У яких сферах використовуються чек-листи

Користу чек-листів для виробництва оцінили вже багато підприємців, керівників та працівників. Коли потрібно працювати в режимі багатозадачності (а в сучасних умовахце відбувається майже постійно), перелік справ допомагає проконтролювати виконання всіх операцій. Всі цілі та завдання у такому разі не потрібно пам'ятати.

Найчастіше контрольні списки в найбільш різних формахможна зустріти в:

• авіації (пілоти перед зльотом перевіряють готовність літака за особливим порядком);
• будівництві;
• медицині (від процедур до найскладніших хірургічних операцій);
• бухгалтерії та аудиті;
• менеджмент, у тому числі у продажах;
• освіту.

Таким чином, контрольні списки використовуються у сферах, де потрібна постійна концентрація, а від виконання кожного пункту залежить успіх всього заходу (а в авіації та медицині – життя людей). Розберемо окремі різновиди чек-листів.

Використання чек-листів в окремих галузях

Зародившись у сфері авіації, контрольні списки давно переросли застосування лише у галузі. Незважаючи на переконання деяких людей, у тому, що найважливіше забути не можна, практика показує протилежне. У сучасному світідуже багато відволікаючих факторів, тому іноді навіть доведена до автоматизму дія відбувається з помилкою. Щоб цього уникнути, розумно застосовувати чек-листи. Як вони використовуються в різних сферах?

Контрольні списки у сфері громадського харчування

У закладах громадського харчування контрольні списки використовуються постійно та не в одиничному екземплярі. Наприклад, чек-лист відкриття ресторану допомагає керуючим та працівникам готувати заклад до початку роботи, забезпечуючи прийняті стандарти обслуговування.

Для кожної зміни зазвичай готується окремий лист, із зазначенням номера, дати, прізвища управителя. В такому випадку контрольний лист - фактично документ звітності. Якщо щось піде не за планом, керівник може вивчити його і зрозуміти, які помилки були допущені менеджером.

1. Перевірка плану заходів на день (дні народження, ювілеї).
2. Перевірка готівки в касі.
3. Організація збирання.
4. Наявність звітних листів на кухні та в туалеті.
5. Перевірка всіх співробітників (запізнення, зовнішній вигляді т.д).
6. Початок роботи кухні.

Зрозуміло, цей перелік зразковий, кожен ресторан розробляє свій. Окремо може бути розроблений порядок дій для кожної посади, наприклад чек-лист для офіціантів ресторану, для працівників кухні тощо. Такі документи зазвичай зберігаються недовго, трохи більше місяця (на випадок виникнення будь-якої проблемної ситуації).

У закладах громадського харчування контрольні списки використовуються постійно та не в одиничному екземплярі.

Чек-листи у сфері клінінгу

В області професійного прибирання контрольні списки також знайшли широке застосування. Наприклад, чек-лист прибирання приміщень. Зразок такого списку може бути виконаний у кількох варіантах:як план дій та як звітний документ. Розглянемо обидва варіанти.

Як план дій чек-листи прибирання зазвичай використовуються професійними клінінговими компаніями при наданні послуг організаціям та приватним клієнтам. Так як у такому випадку йдеться саме про професійне прибирання, список дій допомагає досягати необхідного рівня якості. Може включати такі пункти:

1. Прибирання пилу, вологе прибирання, догляд за меблями.
2. Миття вікон.
3. Миття підлоги.

Сенс цього листа – допомогти співробітнику орієнтуватися на місці, виконати всі пункти та надати послуги зі збирання максимально якісно, ​​щоб у клієнта не виникло претензій. За бажанням клієнта в чек-лист можуть включатися інші завдання.

Також контрольні списки можу використовуватись як звітний документнаприклад, для прибирання туалетів. З такими листами стикалися майже всі люди. Зазвичай вони висять у вбиральні кафе та ресторанів. Пункти таких чек-листів містять не перелік завдань, а час збирання. Виконавши прибирання, працівник ставить свій підпис навпроти кожного пункту. Такий документ допомагає керуючому закладу контролювати та перевіряти своєчасне виконання прибирання.

Чек-листи у продажу

Будь-які співробітники, пов'язані з активним продажем, повинні використовувати чек-листи для підвищення ефективності своєї роботи. У першу чергу контрольні списки потрібні для спілкування з клієнтом, особливо по телефону.

Більшість холодних дзвінків закінчується провалом, тому що менеджер не спілкується з клієнтом, а зачитує йому готовий текст. Більше того, навіть на кожне запитання чи заперечення у менеджерів передбачений шаблон. Це зручно в роботі - не потрібно думати і складати свою відповідь - але практично абсолютно марно. Клієнтам такий підхід не подобається.

Контрольний список може допомогти організувати більше живе спілкування, Отже, підвищує ймовірність продажу. Чек-лист менеджера з продажу повинен включати такі пункти:

1. Знайомство.
2. Мета дзвінка.
3. Пропозиція.
4. Уточнення деталей, діалог із клієнтом, відповіді на заперечення.
5. Продаж (запрошення тощо).
6. Прощання.

Такий варіант краще за готовий алгоритм продажу, коли менеджер зачитує шаблонні фразимонотонний голос. З ним, можливо, складніше працювати на перших етапах, але в результаті він буде більш результативним, оскільки більше схожий на індивідуальний підхіддо клієнта.

Також чек-листи можуть використовуватись для оцінки ефективності роботи не окремого менеджера, а всього відділу продажу. У такому разі вони містять такі питання:

1. Чи розроблена в компанії маркетингова стратегія?
2. Доведено і план продажу до співробітників?
3. Чи розроблені алгоритми продажу та чек-лист співробітників?
4. Чи ведеться база клієнтів?
5. Скільки дзвінків на день здійснюють співробітники?
6. Скільки дзвінків припадає на 1 продаж кожного співробітника?
7. Скільки триває в середньому телефонна розмова?
8. Як виконується план продажу (на добу, на тиждень, на місяць).

Таким чином, постійний контроль та методичне виконання всіх пунктів дозволить підвищити ефективність роботи кожного працівника, особливо у сфері продажу. Важливо, щоб керівники організацій серйозно ставилися до складання чек-листів та прищеплювали звичку використати такий вид тайм-менеджменту всім співробітникам.

Будь-які співробітники, пов'язані з активним продажем, повинні використовувати чек-листи для підвищення ефективності своєї роботи.

Як чек-лист допомагає таємним покупцям

Завдання таємного покупця – комплексна оцінка роботи окремого продавця та всього магазину в цілому.У такому випадку, без контрольного списку параметрів, що вимірюються, не обійтися. Зазвичай у таких списках пункти оцінюються за п'ятибальною шкалою або просто так/ні. Чек-лист таємного покупця повинен включати такі пункти:

1. Контакт із покупцем:
   • продавець підходить першим, видається;
   • доброзичливий, ввічливий;
   • охайний зовнішній вигляд;
   • зацікавлений, усміхнений.
2. Володіння інформацією:
   • виявляє потреби покупця, задаючи питання, у тому числі відкриті та уточнюючі;
   • розповідає про товари, що зацікавили клієнта;
   • пропонує аналоги, про які покупець не знає;
   • впевнено володіє матеріалом про товари.
3. Презентація послуг компанії:
   • розповідає про діючі акції та знижки;
   • пропонує взяти участь у програмах лояльності (оформити картку, отримати бонуси, передплатити розсилку).
4. Робота з запереченнями:
   • не відгукується негативно про думку покупця, не називає її хибною;
   • не сперечається відкрито, пропонує альтернативу;
   • висловлює аргументовані контраргументи.
5. Завершення продажу:
   • підбиває підсумок діалогу;
   • інформує про додаткові властивостітовару, про які не йшлося у попередній бесіді;
   • розповідає порядок дій для здійснення покупки (де примірювальна, де каса, де зона видачі тощо);
   • дякує за купівлю та вибір магазину.

Можливі як простіші, так і більші складні варіантичек-листів таємних покупців. Однак що більше деталей розповість таємний покупець, то кращеТому краще розробити досить об'ємну і докладну анкету про роботу співробітників магазину.

Чек-листи в особистому тайм-менеджменті

Чек-листи можна використовувати як організації роботи підприємств, а й у особистому плануванні.Наприклад, якщо у компанії не прийнято використовувати чек-листи, але працівник бачить у цьому необхідність, він обов'язково має створити такий контрольний списокдля себе.

Це спростить виконання поточної роботи, дозволить виявити найефективніші алгоритми виконання тих чи інших операцій. Робота з чек-листу зніме частину психологічного навантаження - навіть складний проект, розбитий на частини, стає більш здійсненним. А відсутність ризику щось забути і зовсім є приємним бонусомпід час планування.

Робота з чек-листу зніме частину психологічного навантаження - навіть складний проект, розбитий на частини, стає більш здійсненним.

Як грамотно скласти чек-лист

Щоб чек-лист спрацював як треба, потрібно грамотно його скласти. Ось кілька рекомендацій:

1. Список має бути простим та коротким. Не потрібно складати докладний твір, необхідно виділити головне та записати максимально простими словами. При одному погляді на лист має бути ясно, що робити.
2. Пункти мають бути послідовні та взаємопов'язані. Пам'ятайте, це алгоритм досягнення лише однієї мети. Чек-лист передбачає ступінчастий підхід до завдання. Тобто переходьте до другого пункту лише після виконання першого.
3. Вносити виправлення. Фіксуйте у чек-листі всі зміни, доопрацювання та покращення.
4. Якщо ви складаєте особистий чек-лист, робіть його зручним для себе. Використовуйте виділення кольором, курсив, великі літери. У такому разі не потрібно турбуватися про те, наскільки зрозумілим є лист іншим людям.
5. Чек-лист повинен уміститися на 1 аркуш, якщо ви робите його в паперовому вигляді або вписуватися в розмір екрану комп'ютера або телефону без прогортань, якщо ви віддали перевагу електронний варіант. Оптимально – 5-7 пунктів.

Де зберігати чек-лист

Залежно від призначення чек-листів може бути кілька варіантів їх зберігання:

1. Особисті контрольні списки зберігаються у щоденниках, телефонах і комп'ютерах. Найпростіші чек-листи "що не забути при виході з дому" доречно розмістити біля вхідних дверей.
2. Робочі та службові чек-листи співробітників потрібно розміщувати на виду на робочому місці або в електронному виглядіна робочому столі комп'ютера.
3. Колективні чек-листи повинні розміщуватися в місцях, де доступні всім співробітникам, що беруть участь у їх виконанні.

Висновок

Чек-лист - відмінний варіант планування роботи та підвищення її ефективності. Такі контрольні списки знайшли застосування практично у всіх сферах діяльності: від авіації та медицини до громадського харчування та професійного прибирання. Грамотно складений алгоритм допоможе без страху підходити навіть до найсерйозніших і багатоступінчастих завдань.

Чи траплялося Вам ловити себе на думці, що Ви повторюєте щось співробітнику не вперше? Або помічати, що при виконанні знайомого завдання співробітники роблять одні й ті ж прикри помилки? Якщо так – тоді саме час доручити співробітникам складання чек аркушів.

Чек лист(Check list – контрольний список) – список, що містить ряд необхідних перевірок для будь-якої роботи. Зазначаючи пункти списку, співробітник може дізнатися про стан/коректність виконання цієї роботи.

Важливість чек листів важко переоцінити. Яким би досвідченим не був співробітник, поспіхом він може легко забути важливу деталь. Візьмемо, наприклад, поширену ситуацію – підготовка до участі у виставці. Це дуже дорогий захід. Одна втрачена деталь – не надруковані вчасно флаєри – може коштувати половину бюджету.

Чек листи можуть застосовуватись у різних сферах:Існують чек листи для офіціантів, для пілотів, для маркетологів, для веб-дизайнерів.

Нижче правила створення чек аркушів, які допоможуть Вашим співробітникам створити корисний та якісний інструмент.

Правила складання чек листів

Пункти чек листа – це мінімальні повні операції. Що це означає?

Замовити виготовлення візиток і доставити візитки в офіс - це 2 різні операції.

Тому, в чек аркуші вони відображаються окремими пунктами

* візитки замовлені
* візитки доставлені в офіс

2. Пункти написані у ствердній формі

Метою чек-листа є перевірка готовності, тому краще складати пункти у ствердній формі - "замовлені, доставлені". Порівняйте формулювання "замовити візитки" та "візитки замовлені". Другий варіант потребує більшої відповідальності.

3. Оптимальна кількість пунктів – до 20

Чек листи не повинні бути довгими. Оптимальна кількість пунктів – до 20. Якщо потрібно, краще розбити завдання на кілька етапів та скласти до кожного етапу окремий чек аркуш.

Приклад чек листа:

Ефективне використання чек листів

Після складання чек аркуша, пройдіть подумки всі пункти разом із співробітником. Допишіть те, що було втрачено. Розставте пункти у правильному порядку. Внесіть редагування.

2. Оформлення

Чек лист має виглядати естетично - тоді з ним буде приємніше працювати.

3. Зручний доступ

Організуйте спільний доступ співробітників до документів, щоб потрібний моментїх легко можна було роздрукувати. Віддрукуйте список, що вийшов, у вигляді таблиці (якщо чек лист заповнюється кожен день).

Переваги використання чек листів

Приклади корисних чек листів для бізнесу в інтернеті

Чек-лист менеджера з продажу – це головний інструментконтролю якості та ефективності його роботи. З його допомогою може здійснюватись нагляд - по-перше, з боку керівництва, а по-друге, з боку самого працівника. Як правильно скласти чек-лист розповімо у нашій статті, а також наведемо приклад та покажемо зразок.

Чек-лист менеджера з продажу: що це і для чого він потрібен

Чек-лист – це список завдань, які необхідно виконати менеджеру з продажу (будь-якого іншого менеджера) протягом якогось часу, наприклад, робочого дня.

Це не просто список завдань, це список тих завдань, які не просто необхідно виконати в обов'язковому порядку, але й перевірити їх виконання, звітувати про виконання – перед собою, перед керівництвом. Загалом у перекладі з англійської «лист» – це «список», а «чек» – це «перевірка».

Чек-лист для роздрібного магазину– також ефективний інструмент для того, щоб не забути зробити щось, що є важливим та обов'язковим для виконання менеджером з продажу.

Темп ділової активності сьогодні настільки насичений, що забути про щось важливе насправді зовсім не складно: можна забути і пропустити важливу зустріч, Забути зробити необхідні закупівлі, відповісти на комерційну пропозицію і т.д.

Чек-лист застосовується у всіх галузях діяльності, де неприпустимо робити помилки: у медицині, будівництві, інших областях.

Буває так, що протягом робочого дня у менеджера буквально немає жодної вільної хвилини не лише для відпочинку, а й для деяких важливих справ.

Але при цьому, якщо проаналізувати результативність за підсумками робочого дня, виявляється, результатів особливих і немає: начебто багато працював, багато чого робив, не присів жодного разу, а в результаті нічого не зробив.

Таке явище характерне не тільки для менеджерів з продажу, а й для будь-якої категорії працівників. Таке трапляється тоді, коли менеджер не структурує свій робочий день так, як було б краще, витрачає надто багато часу на виконання незначних завдань, залишаючи мало часу або зовсім не залишаючи час на ті завдання, які мають бути у пріоритеті.

І при цьому менеджеру здається, що він цілий день працював, не покладаючи рук.

Чек-лист допомагає вирішити цю проблему ефективного плануваннясвого часу. Записавши в чек-лист завдання, які він обов'язково повинен виконати протягом дня, менеджеру доведеться розподілити свій час таким чином, щоб вистачило на виконання всіх завдань.

Програма автоматизації магазину Бизнес.Ру дозволить контролювати як виконання своїх справ вчасно, а й співробітників. Ставте підлеглим завдання онлайн і слідкуйте за їх виконанням протягом дня, за необхідності вносити коригування.

Чек-лист для керівника відділу продажу. Відео

Як правильно скласти та написати чек-лист

Чек-лист є таблицею, що складається з стовпців:

1. Завдання;
2. Відмітка про виконання;
3. Примітки.

Це загальноприйнята, звична та знайома багатьом структура чек-листа. Вона може змінюватись в залежності від галузі, в якій працює той чи інший менеджер.

є кілька простих правил, слідуючи яким можна написати правильний чек-лист, який стане ефективним інструментом управління власним часом, а також особистим помічником менеджера з продажу та будь-якого іншого фахівця фірми.

Правила такі:

1. Пишіть коротко. Необхідно завдання записувати у скороченому варіанті, як пунктів, без розшифровки і непотрібних пояснень;

2. Пишіть потрібне. Записувати в чек-лист потрібно лише завдання, які мають певну важливість і які менеджер може забути. Очевидно, що немає необхідності записувати в чек-лист щось на кшталт «Увімкнути комп'ютер»;

3. Пишіть у ствердній формі. Наприклад, завдання можуть виглядати так:

• Підготувати протокол розбіжностей за договором із постачальником N;
• Підписати договір із постачальником N1;
• Надіслати комерційну пропозицію покупцю N2.

Деякі фахівці в галузі менеджменту та рітейлу говорять, що завдання можна писати не в ствердній формі, але навіть у минулому часі.

Нібито така форма запису завдань у чек-листі підвищує особисту відповідальність менеджерів та, відповідно, підвищує ефективність роботи саме цього менеджера (кожного з них).

У такому разі ті ж завдання будуть виглядати наступним чином (приклад):

• Підготував протокол розбіжностей за договором із постачальником N;
• Підписав договір із постачальником N1;
• Надіслав комерційну пропозицію покупцю N2.

4. Розставляйте пріоритети. Найбільш важливі завдання у чек-листі можна виділити жирним шрифтомабо записати великими літерами(«капслоком»).

Менеджер у разі непередбачених обставин може внести до свого розкладу зміни таким чином, що вони не торкнуться виконання самих важливих завдань, запланованих на сьогодні.

Виділяючи завдання, не перестарайтеся: занадто багато виділених завдань можуть просто дезорієнтувати менеджера, що в результаті призведе до того, що якісь з найбільш важливих пунктіввиконано не буде.

5. Не робіть надто великий чек-лист. Фахівці кажуть, що пунктів та завдань має бути не більше 20. Іншими словами, записувати потрібно лише те, що дійсно важливо і про що за жодних умов не можна забути;

6. Редагуйте. Темп ділової активності сучасної людинипротягом дня не тільки стрімкий, а й непередбачуваний. Протягом робочого дня можуть і виникатимуть нові завдання, які потрібно вирішити та виконати також сьогодні: нові зустрічі, поїздки, дзвінки, листування. І це обов'язково внесе корективи у ваш чек-лист;

7. У колонці для приміток обов'язково вказуйте, з якими труднощами вам довелося зіткнутися, виконуючи те чи інше завдання, які нюанси;

8. Аналізуйте. Наприкінці робочого дня після нього необхідно пробігтися по вашому чек-листу і подивитися, що виконано, як виконано, перечитати нотатки, які ви залишили на чек-листі протягом робочого дня.

Цей аналіз допоможе вам виявити власні можливі проблемиз плануванням часу, з розстановкою пріоритетів, і навіть вирішити ці завдання. Робота з чек-листу, його постійний аналіз, аналіз кожного дня допоможе підвищити ефективність роботи менеджера з продажу.

Чек-лист для менеджера з продажу

Чек-лист для менеджера з продажу зразок на робочий день ( робочий тиждень) може виглядати наступним чином (приклад):

З програмою для автоматизації роботи магазину Бизнес.Ру Ви легко зможете ставити плани своїм підлеглим та відстежувати відсоток їх виконання. Система мотивації стане прозорою і продавець зможе сам зрозуміти, скільки і за що він заробив.

Залежно від того, чим торгує ваш магазин зразок для чек-листа менеджера з продажу може бути іншим. Як мінімум завдання відрізнятимуться, причому завдання на кожен день, щотижня будуть різними.

Не варто шукати чек-лист або його зразок, готовий, що підходить саме для вашого магазину, вивчивши вказаний вище зразок, підготуйте зі своїми менеджерами з продажу бланки чек-листів, які підходять саме вам і будуть працювати на підвищення ефективності вашого бізнесу.

Чи траплялося вам забувати щось?

Наприклад, плавки в басейн чи студентський?

Розвертаєш машину, лаєш себе останніми словами…Впевнений, кожен мав такі моменти.

Сьогодні ми поговоримо про надійний засіб «щоб не забувати» - чек-листах.

Що таке чек-лист?

Це набір якихось дій, які необхідно виконати. Або предметів, які треба взяти. Плюс позначки, схеми, підказки.

Сенс чек-листа - не припуститися помилки. Уникнути форс-мажору та нервування. Дістати всю рутину з голови та перекласти її на папір.

Професійні чек-листи

Чек-листи прийшли до нас із авіації. Там ціна помилки – сотні людських життів.

Будь-який пілот напам'ять знає, що йому треба робити перед зльотом. Проте пілоти все проганяють спеціальними чек-листами. При цьому один перевіряє, а другий – перевіряє, як перевіряє перший.

Чек-листи використовують при будівництві, медицині та інших областях, де неприпустимі помилки.

Авіаційний чек-лист, все англійською - це мова авіації:

Чек-лист перед хірургічною операцією:

Чек-листи у моєму житті

Я відкрив їх для себе нещодавно. Тепер не уявляю, як обходився без них весь цей час.

Речі, які я беру на футбольне тренування:

А це мій чек-лист щомісячної перевірки автомобіля:

На випадок відрядження:

Оскільки кожне відрядження має свої особливості, то цей чек-лист - просто шаблон, до якого я додаю щось чи видаляю.

Це мій чек-лист із написання статей для блогу:

Тут все: як зібрати ідеї, редагування тексту, оформлення та розкручування.

Зауважте, що тут багато допоміжної інформації. Ось, наприклад, вказівка, якого розміру мають бути картинки у тому чи іншому випадку:

А ось мій чек-лист для резервного копіюваннята очищення комп'ютера:

Виконую його один раз на два тижні.

Все це постійні чек-листи. Іноді я створюю чек-лист для якогось разового заходу. Наприклад, якщо планую відпустку.

Як оформляти чек-лист?

1. Скорочуйте. Це не твір. Це просто набір пунктів. Чіткість формулювань! Простий словник! Завдання - щоб навіть при побіжному погляді ви вхопили суть.
2. Видаляйте непотрібне.Включайте лише те, що ви можете забути. Наприклад, у чек-листі написання статей немає пункту «Включити ноутбук». Я це зроблю без нагадування.
3. Виділяйте важливе.Капслоком чи жирним шрифтом. Головне - не переборщите. Одного-двох виділень на аркуш достатньо.
4. Постійно редагуйте.Чек-лист має бути актуальним. Чи бачили мої правки олівцем? Ось. Коли виправлення стає багато, я друкую чек-лист заново.

Де зберігати?

На папері, у смартфоні, у Evernote… Там, де вам зручно.

Можна навіть наносити чек-лист прямо на річ. Наприклад, я раніше використовував наклейки на ноутбук. Але це не прижилося))

Разом

Чек-листи – це просто та зручно. Це врятує вам багато часу. І нервів.

Чому про це не розповідають у школі? Замість безглуздих моралі типу: «А голову ти не забув?».

Здебільшого робота діджитал-студії складається з рутинних процесів. Прийшов новий клієнт- провели комплексний аудит сайту та склали план робіт. У плані – SEO, Рекламна компаніяу Директі, «медійка», управління репутацією… І кожну з цих робіт треба проводити за однотипним, виведеним з досвіду алгоритмом.

Щоб стандартизувати та автоматизувати роботу, ми в студії Solvintech використовуємо чек-листи.

Вони допомагають нічого не забути та ведуть за планом.Деякі роботи дуже об'ємні. Навіть якщо проводимо їх регулярно - щось можемо випустити з уваги, а це позначиться на результаті.

Чек-лист - це ще й докладний планроботи. Коли не перескакуєш із п'ятого на десяте, не виникає плутанини і робота проходить швидше.

А головне – містять чіткі критерії якості роботи.У кожному пункті ми можемо позначити, який результат є оптимальним, а який - неприпустимий. А заразом вказати всі проміжні варіації.

Відразу зрозуміло, що добре, а що погано

Чек-листи можна підігнати під кожен вид робіт, що піддається стандартизації. Тобто майже під будь-хто. Але є складнощі.

Грань між робочим та нежиттєздатним чек-листом тонка

Що стосується чек-листами діє правило: вони мають у всьому відповідати реальному процесу роботи. Якщо ця умова не виконується – чек-лист не працюватиме.

приклад.Студія пропонує нову послугу- Управління репутацією компанії в інтернеті. Це нелінійна послуга: хід робіт залежить від можливостей та ресурсів студії, там багато підводного каміння, неочевидних тонкощів. Найгірше, що можна зробити – скласти чек-листи формально. Якщо брати до уваги тільки теоретичні передумови- між чек-листом та реальним станом справ виникає купа дрібних протиріч. Співробітникам та керівникам доведеться постійно узгоджувати та переробляти.

Відірвати чек-лист від життя можуть завищені вимоги, недбале опрацювання змісту, пропуск важливих моментів. Тоді він стає непридатним інструментом. Це все одно, що забивати шурупи молотком.

Яким має бути хороший чек-лист

Треба пам'ятати дві речі:

• Ваше завдання – створити злагоджений механізм, коли кожен співробітник розуміє, що і як робити поетапно.
• Усі пункти чек-листа мають бути взаємопов'язані. Не можна навалювати до таблиці все поспіль без виразної системи.

Щоб створити робочий чек-лист, потрібно спочатку розкласти кожну з операцій на складові. Випишіть усі дії, які ви робите, аж до найменш значущих. Можна зробити це у майндкарті, а потім оформити у чек-лист – так зручніше.

1. Структуруйте по порядку дій.Наприклад, від простого – до складного, від загального – до приватного.
2. Розділіть на окремі етапи.Для аудиту контекстної реклами етапи можуть бути такими: перевірка налаштувань облікового запису, параметрів РК, груп оголошень та окремих оголошень, ключових слів.
3. У кожному пункті – лише одна дія.Якщо оцінюєте шапку сайту - випишіть окремі пункти про висоту шапки, наявність та розмір логотипу, інформативність, вид телефонного номераі т.д. Ключові дії можна виділити жирним шрифтом.
4. Позначайте тільки конкретні дії і можливі (припустимі або неприпустимі) варіанти результатів, до яких вони призводять. Теорія не потрібна – чек-листи не для цього.
5. Зробіть чек-лист максимально зрозумілим для працівника.Використовуйте чіткі, лаконічні та ємні формулювання.

Приклад чек-листа у роботі

В ідеальному випадку зробити 10-20 типових чек-листів можна за пару днів і побачити перші результати від впровадження вже цього тижня. Але так виходить нечасто. Налаштуйтеся на те, що використання чек-листів буде довгим. Їх потрібно розробити (або завантажити готові), протестувати практично. Швидше за все – кілька разів відредагувати. І остаточно затвердити лише після того, як вони доведуть свою ефективність.

Готові чек-листи

Нижче кілька чек-листів, які ми склали і використовуємо в роботі щодня. Здебільшого вони регулюють універсальні процесиде всі етапи приблизно однакові незалежно від специфіки бізнесу. Тому їх можна доопрацювати під себе, а можна використовувати як є. Зробіть копію документа та налаштовуйте під себе.

У чому робити чек-листи: Google Sheets та аналоги

Одна з наших таблиць

Зазвичай цей спосіб підходить для студій та компаній, у яких працює до 50 фахівців. В ідеалі – 20-30.

Аналоги Google Sheets:

1. Sitechco. Тут можна створювати чек-листи та групувати їх у рамках різних проектів. Ще є кілька готових «чит-листів». Ось наприклад:

Чек-лист для перевірки форми невалідності e-mail

Інтерфейс не найпростіший - треба витратити годину-другу, щоб розібратися. Натомість функціонал гарний, а хмарна версія сервісу безкоштовна.

2. Чек-лист | Експерт . Тут зручніше: реєструємось, складаємо чек-лист, користуємося. Усередині є хороші шаблони. Щоправда, у безкоштовної версіїможна створити лише 10 чек-листів. А ось у платній – ділити листи на логічні розділи, додавати інтерактивні підказкипри наведенні на кожен пункт, дивитися аналітику заповнення та використання, додавати відео. Все це корисно і коштує 450 руб/місяць.

Так виглядає частина інформаційного чек-листа щодо складання офферів в «Експерті»

Якщо йдеться про найпростіші процеси (наприклад, про розміщення статті у блозі) - достатньо роздрукувати чек-листи та роздати їх співробітникам.

Таск-месенджери для чек-листів

Іноді таблиць Google та аналогів не вистачає. Якщо над проектом по тому самому чек-листу працюють кілька фахівців, їм потрібно взаємодіяти: обговорювати завдання та складності, що виникають, шукати шляхи вирішення. Краще, щоб робота та обговорення проходили в одному вікні.

У таких випадках допоможуть таск-месенджери. Ось найзручніші з них.

Wunderlist. Це сервіс-органайзер: тут можна ставити завдання на день (собі та співробітникам), робити нотатки, створювати чек-листи і відразу перетворювати їх на завдання з терміном виконання.

Якщо потрібно - додаємо медіафайли, довідкові чи методичні матеріали

До кожного чек-аркуша можна прикріпити кілька виконавців.

Надсилаємо запрошення - і робоча групазібрана

Trello. Це додаток, де кожному завданню відповідає своя картка. До кожної картки можна додати відповідальних співробітників, прикріпити документи, медіафайли та чек-листи. Список чек-листа можна копіювати прямо з таблички Excel.

Створюємо чек-лист, призначаємо відповідальних

Мінус один, але серйозний: немає вкладеності. Не можна додати варіанти відповідей у ​​пунктах. Зате можна створити в кожній картці по кілька окремих чек-листів – кожен із них стане логічним блоком єдиного чек-листа. Або навіть зробити пунктом чек-листа цілу картку (картки тут можна групувати на окремих дошках).

Rovertask. Тут також можна експортувати чек-листи у форматі.xls. Прикріплюєте їх до завдання - і система сама поділяє кожен аркуш окремі завдання. Співробітники беруть їх у роботу та виконують. Якщо потрібно – обговорюють якісь моменти у чаті. Чат автоматично створюється для фахівців, які працюють над конкретним завданням(Керівник і клієнт теж можуть брати участь в обговоренні).

Це зручно: кілька кліків і не потрібно розписувати все вручну.

Якщо клікнемо по будь-якому із завдань, з'явиться віконце з відповідною частиною чек-листа

Rovertask пропонує кілька готових чек-листів – з докладними поясненнями та прикладами використання.

Якщо користуєтеся Мегапланомабо Бітрікс24- Створюйте чек-листи прямо там:

Чи потрібні чек-листи вашої студії?

Чек-листи незамінні при масштабуванні. Їх потенціал розкривається, коли ви розширюєтеся: надає все більше послуг, проводите об'ємні, комплексні роботи. У чек-листах ви фіксуєте найкращі (і вже відпрацьовані) практики для нових співробітників. Створюєте їм відправну точку в роботі.

Якщо ви працюєте маленькою командою, не збираєтеся масштабуватись, а комплекс ваших послуг обмежений – ефект від чек-листів буде слабким. Майже всі процеси і так у головах у співробітників. Надлишку інформації немає. Тут стандартизація може виявитися зайвою. Чек-лист стане «ще одним папірцем», без якого і так було нормально.

Чесно дайте відповідь собі на запитання: ви плануєте розширюватися? Якщо так – чек-листи вам допоможуть. Якщо зараз головне - утриматися на плаву, витратите час більш термінові справи.

Розробка чек-листів як нова послуга

Автоматизували роботу самі – допоможіть іншим. Коли впровадите чек-листи у студії та побачите результат, зможете робити те саме для своїх клієнтів. Адже ви занурюєтеся в їхній бізнес і розумієте, як і що має працювати. Пропонуйте різні варіантипослуги:

• можна складати чек-листи на замовлення під кожний робочий процес;
• давати їх бонусом під час укладання угоди;
• брати він контролю над використанням.

Чек-листи – чудова річ для стандартизації практично будь-яких процесів. Використовуйте їх, щоб масштабувати бізнес без провалів та осічок.