Як усе встигати? Як багато встигати за день: маленькі поради для великих звершень. Рекомендація дев'ята: не витрачайте багато часу на блукання інтернетом

Працюючи по 24 години на день, люди намагаються реалізувати себе і досягти успіху. Однак ключ до досягнення заповітної мрії - не в тому, щоб витрачати на роботу все більше й більше часу: за допомогою кількох нескладних правилможна працювати ефективніше, докладаючи при цьому набагато менше зусиль.

1. Враховуйте свій біологічний годинник

У книзі з довгою назвою«Спіть заради успіху! Все, про що ви хотіли знати, але були надто втомленими, щоб запитати» два вчені-психологи стверджують, що підвищити віддачу від роботи дозволяє не фанатичний трудоголізм, а розмірений та постійний графік з повноцінним часом для сну – не менше 7-8 годин. Автори показують, як впливає сон на загальне відчуттявід життя та здоров'я, а отже - і на продуктивність праці. Але це лише початок: кожна людина має підібрати для себе оптимальний порядок життя. Наприклад, найпродуктивніший період для більшості «жайворонків» - час з 10.00 до 13.00. Це найкращий годинникдля прийняття критичних рішень (якщо вирішили попросити боса про підвищення, сходіть до нього саме в цей час), а також для зайняття справами, які ви намагаєтеся відкласти на потім. Потім приблизно до 15.00 триває період, у який краще відпочити, - якщо й не можна витратити ці дві години на обід, можна хоча б приділити час обов'язкам, які не вимагають особливої ​​концентрації, - наприклад, відповідям на електронні листи. З 15.00 до 18.00 – другий продуктивний період, причому він відрізняється від першого: у цей час краще зайнятися чимось, що вимагає не активних дій, а посидючості та уваги: ​​наприклад, зводити баланс, планувати захід тощо. З 19.00 до 21.00 – час активного відпочинку: ви можете витратити цей час на те, щоб дізнатися щось нове Але після 21.00 всі роботи повинні бути закінчені, інакше ви ризикуєте отримати безсоння.

Dr. James B. Maas, Rebecca S. Robbins «Sleep for Success! Everything You Must Know About Sleep But are Too Tired to Ask» (AuthorHouse, 2011).

2. Пам'ятайте про правило 80/20

Це правило, яке іноді називають законом Парето (біда лише в тому, що італійський економіст відкрив його сто років тому зовсім з іншого приводу), описує закономірність, згідно з якою 80% результату приносять 20% зусиль. Важливо зрозуміти, які саме завдання мають критичну важливість, і направити основну енергію на вирішення саме цих завдань. Такий підхід радить британський інвестор та бізнес-консультант Річард Кох у книзі, яка встигла стати класикою для венчурних підприємців: немає сенсу витрачатися на те, що не відіграє жодної ролі. Кох закликає не плутати свою стратегію зі звичайним тайм-менеджментом: завдання не в тому, щоб викроювати час на все, що ви вважаєте за потрібне, а в тому, щоб відсікти ту частину «потрібного», яка насправді не грає важливої ​​ролі. Автор пропонує ряд технік, які дозволяють досягти успіху не тільки в бізнесі, а й особистого життя, докладаючи щодо скромних зусиль.

Richard Koch "80/20 Principle: The Secret of Achieving More with Less" (Nicholas Brealey Publishing, 1997).

3. Закінчуйте все, що можна закінчити

Isabelle Royer "Why Bad Projects Are So Hard To Kill", Harvard Business Review, 2003, Issue 12.

4. Оперуйте цифрами

«Мені здається, що…», «Думається, що…»: ці фрази – справжні пожирачі часу та зусиль. Якщо спиратися на приблизні уявлення про ситуацію, ви з великою ймовірністю отримаєте хибну картину і виберете неправильну стратегію. Тим часом майже все піддається точним вимірам- У тому числі і ефективність зусиль. Якщо вам здається, що ви мало заробляєте, вивчіть ринок праці та дізнайтесь, чи дійсно вам платять менше, ніж тим, хто працює на аналогічній посаді та має порівняльний досвід роботи. Якщо ви підозрюєте, що в тому, що вам не вдається працювати ефективно, винні ваші колеги, складіть список ситуацій, в яких вони дійсно завдають шкоди вашій праці, - і постарайтеся звести їх до мінімуму. Застосовуйте вимірювання під час вирішення будь-яких завдань - наприклад, протестуйте два різних методіввирішення одного і того ж завдання і порівняйте їх ефективність: час, який ви витратили, кількість цілей, які вдалося досягти.

Douglas K. Smith Make Success Measurable! A Mindbook-Workbook для Setting Goals and Taking Action» (John Wiley & Sons, 1999).

5. Записуйте цілі та методи їх досягнення

У 1979 році співробітники програми MBA Гарвардського університетупровели цікаве дослідження, опитавши студентів-випускників, чи вони записують свої плани на майбутнє. Лише 3% відповіли позитивно, ще 13% повідомили, що мають плани, але вони їх не записують. Зрештою, 84% сказали, що у них поки що немає цілей у житті. Через десять років дослідники знову опитали тих же респондентів, намагаючись дізнатися, чого вони досягли в житті. Результати були разючими: ті 13%, у кого були цілі, але хто не записував їх на папері, заробляли в середньому вдвічі більше за ті 84%, у кого не було цілей. Але це було ще не все: ті 3%, які записували свої цілі, заробляли в середньому в десять разів більше, ніж 97%, разом узяті! Іншими словами, саме ці 3% вибилися в мільйонери лише за 10 років, ставши топ-менеджерами великих компаній. Бізнес-тренер Марк Маккормак, який розповідає про це дослідження, радить записувати не лише цілі, а й передбачувані шляхи їх виконання. Позначте мету. Потім спробуйте визначити завдання, які потрібно вирішити для її досягнення. Тепер виберіть інструменти, якими ви скористаєтеся для вирішення кожної із завдань. Визначте перешкоди, які можуть виникнути на шляху. Якщо ви малюватимете все це на папері, користі буде набагато більше, ніж якби ви ніяк не аналізували свої бажання.

Mark McCormack "What They Don't Teach You in the Harvard Business School" (Bantam Books, 1986).

Напевно, багатьом знайома проблема, як більше встигати і не раз виникала мрія збільшити тривалість доби хоча б на кілька годин.

Зазвичай вона з'являється, коли катастрофічно не вистачає часу, щоби переробити купу справ. А може, не варто подовжувати тривалість доби, а краще просто навчитися тому, як встигати робити багато справ за рахунок грамотного планування часу.

Адже існують люди, які встигають переробити масу запланованих заздалегідь справ, при цьому не втомлюючись. І, напевно, цьому можна навчитися, необхідно лише чітко дотримуватися рекомендацій, що допомагають чітко керувати власним часом. читайте у цій статті.

Не секрет, що дуже часто цейтнот будинку і на роботі утворюється через простудне або вірусне захворювання, що раптово настало. Чи можна запобігти таким випадкам? Звичайно можна.

Достатньо як профілактика вести здоровий, активний образжиття, не нехтувати фізичними вправами та прогулянками на свіжому повітрі. Але якщо все-таки відчуєте раптове нездужання, то варто застосувати сучасні засобипроти застуди та грипу, що дозволяють швидше перемогти хворобу.

Рекомендація друга: намічайте собі на день не більше 3–5 важливих завдань

Варто завести звичку щоранку за сніданком намічати собі 3–5 важливих завдань. Звичайно, якщо у вас вдасться перевиконати намічений план, буде чудово, але основне – постаратися виконати намічене.

Завдяки цьому ви перестанете залишати справи на останній момент, зникнуть аврали у вашій роботі, домашні справи виконуватимуться поетапно, не змушуючи вас перенапружуватися.

Рекомендація третя: робіть зарядку хоча б 30 хвилин на день

Сподіваюся, всі чули фразу: "Я в порядку, дякую зарядці!" А тому лінуватися не варто і приділіть, будь ласка, на день 30 хвилин фізичним вправам. Або, як зараз заведено говорити, фітнесу. Не виходить з ранку, робіть їх у будь-який зручний час.

Погодьтеся, такі регулярні навантаження не тільки сприяють здоров'ю, а й корисні для ясності розуму. Інформація засвоюється швидше, запам'ятовується набагато легше, знаходяться нестандартні рішеннявиникаючих проблем, навіть стресових ситуаційз'являється набагато менше.

Рекомендація четверта: навантаження краще розпланувати за біологічним годинником

Для «сов», продуктивність яких максимальна у другій половині дня, не варто зранку планувати собі важливі подіїта невідкладні справи. Навряд чи відчуття розбитості допоможе при їх виконанні.

Натомість «жайворонкам» ранкове навантаження буде цілком під силу, а на другу половину дня краще запланувати справ поменше і простіше. Найкраще в цьому плані «голубам», їм під силу практично будь-який графік робіт, головне не забути передбачити в ньому періодичний відпочинок та рівномірне навантаження.

У ряді європейських країнзастосовується система автовідключення оргтехніки та комп'ютера наприкінці робочого дня. Робиться це спеціально для виконання робіт у
протягом робочого часу, не затримуючись понаднормово. Як на роботі встигати більше?

Все дуже просто. Не варто дозволяти роботі забирати у вас робочий час. Якщо ви вчасно підете з роботи, то вечірній часзможете присвятити рідним, друзям, походу до театру чи кіно, свого хобі. Подібна зміна діяльності швидше відновлює сили.

Рекомендація шоста: під час планування робіт намагайтеся встановити реальні терміни

Не встановлюйте на виконання робіт ліміт часу більше, ніж потрібно. Пам'ятайте, що будь-яке завдання примудриться зайняти весь час, що ви відпустите на його виконання. Який термін намітите собі, в той і укладетеся. Тому не варто розтягувати задоволення.

Але тут, головне, не перестаратися і вибрати реальний термін. Тому що можна не вкластися в сильно зменшений термін, підвівши тим самим клієнтів чи колег.

Це знаменитий принцип Парето: 80% результату виходить завдяки 20% витрачених зусиль. А якщо коротше, то не варто розпорошувати зусилля, необхідно сконцентрувати їх на важливому та складному етапі робіт, тоді і результат ви побачите швидше. І вам перестане бути секретом, як встигати багато, коли часу мало.

Фахівці з управління вважають, що спроба робити кілька справ одночасно зростанню продуктивності не сприяють. Юлій Цезар у даному випадкує винятком із правил. А насправді багатозадачність знижує продуктивність праці, відбираючи більше енергії та сил.

Якщо ви одночасно намагаєтеся виконати дві справи, то кожну ви виконуєте напівсили, допускаючи помилки. Краще виконувати завдання поступово, розпочавши з найактуальнішого і, приступаючи до наступного, лише після завершення першого.

Рекомендація дев'ята: не витрачайте багато часу на блукання інтернетом

Головна порада сучасного тайм-менеджменту: не зависайте надовго в соцмережах, на електронній пошті, блоги, журнали, газети. Не витрачайте багато часу на перегляд телевізора. Це все затягує та забирає масу дефіцитного часу.

Намагайтеся побалувати себе паузами, протягом яких можна прогулятися, помедитувати, попити чаю тощо. Побудьте трохи просто самі із собою. Це допоможе не тільки набратися свіжих сил, але й додасть маси. цікавих ідейдля вирішення наявних проблем.

Влітку, як ніколи, перед багатьма людьми постає питання, як встигати більше робити за день . Гарна погодатягне на річку і в ліс, хочеться більше побути з дітьми. І в той же час робота теж потребує уваги, а у кожного блогера є ще одна турбота – їхній улюблений блог. Таким чином, саме влітку гостро усвідомлюєш, як сильно переповнений день безліччю справ, планів та цілей.

Щоб вас не завалила купа незроблених справ і ви не потрапили в таку непривабливу ситуацію, я приготувала для вас. простих порадяк можна спростити свій день

Вони покажуть вам, як встигати більше, а найголовніше – як зробити все ПОТРІБНЕ. Останнє слово- Ключове. У відмові від непотрібних справ приховано одну з основних секретів встигання. Нема чого освоювати принципи підвищення, якщо в результаті цього ви просто будете робити більше непотрібної роботи.

Рада 1 .
Викреслюйте сміливо.

Дана порада - найпростіша і найпростіша дієвий. Той, хто хоче встигати, має припинити планувати багато справ. Якщо ви звикли писати довгі спискисправ, що хотіли б зробити за день, то навчитеся їх скорочувати.

Спочатку вам буде важко це робити. Тому спочатку пишіть все, що хочете. Так ви будете впевнені, що нічого важливого не проґавте.

Потім перегляньте свій список, сміливо викресліть з нього якнайбільше пунктів. Спробуйте пограти з собою - чи зможете ви скоротити його так, щоб він став удвічі коротшим.

Але це ще не все. Коли закінчите цю незвичайну гру, на деякий час відкладіть свій список. А потім знову поверніться до нього і постарайтеся його ще скоротити.

Напевно, вас цікавить, як правильно викреслювати те, що вже запланували, щоб залишити головне. Є безпомилковий критерійдля цього. Саме він допоможе вам зрозуміти, що треба залишити, а що викреслити. Критерій простий

Залишайте лише те, що просуває вас
до ваших цілей та мрій.

Порада 2 .
Концентруйтеся
лише на трьох цілях.

Ідеальний список справ на день повинен містити всього лише три цілі. Але це має бути три справи, що для вас Найбільш важливі. Свого часу за таку пораду 25 000 доларів. Дивіться: навіть зараз це великі гроші, а сто років тому це був цілий добробут!

Уявіть собі, наскільки високо багаті люди оцінили цю ідею! Саме вони знають, на що витрачати гроші, і шукають тільки те, що може збільшити їхній добробут. То невже ви вважаєте себе крутішими і розумнішими за них, якщо не користуєтеся їхнім досвідом?

Навіть якщо це для вас не звично, спробуйте виробити у себе таку потрібну звичку. Вона допоможе вам концентрувати свої зусилля на найважливішому. Ви цінуватимете свій час і завжди знатимете, на що краще його спрямувати.

Такий підхід забезпечить вам те, що ви за день встигатимете робити заплановане. І вам уже нема чого переносити на завтра.

Концентрація на важливому
дозволяє щодня просуватися вперед.

Рада 3 .
Об'єднуйте
дрібниця та рутину.

Вміння правильно організовувати свій процес допомагає сильно прискоритиВиконання справ. Тим самим ви встигатимете більше їх зробити. Особливо важливо організовувати різну дрібницю. Простежте за собою – як часто вас відволікають на будь-які подразники та дрібні справи.

Найпростіший приклад – прихід нових листів. Сучасні поштові сервіси налаштовані так, що вони автоматично доставляють вам листи на комп'ютер і відразу ж повідомляють вам про це. Ви тільки-но заглибилися в завдання або почали щось робити, і тут сигнал, що прийшов новий лист. Ви, звичайно, відволіклися, щоб подивитися, від кого воно.

Аналогічним чином відволікають будь-які месенджери (SMS, Скайп, звичайний телефон). Адже наш мозок вимагає часдля того, щоб перейтиз одного на інше. Ви відволіклися - втратили час. Потім повернулися до свого завдання – знову втратили, поки налаштувалися. Ось і порахуйте, скільки часу ви втрачаєте даремно.

НайпростішийМетод економії часу – зібрати всі дрібні стосунки в один часовий проміжок і займатися ними лише в цей час. Наприклад, ви визначаєте для себе, що переглядатимете пошту вдень і ввечері. Я, наприклад, дуже люблю, свої будні ґрунтую якраз на ній. І всі дрібні справи я виконую якраз у ці 15 хвилин перепочинку між основними справами.

Об'єднання дрібних справ
зробить ваш день ефективнішим.

Рада 4 .
Усувайте
зайве та непотрібне.

Масу часу в нас крадуть справи, які насправді нас нікуди не просувають. Особливо багато таких "заманок" пов'язано з комп'ютером. Напевно, ви помічали за собою, що заходиш кудись здавалося б на 5 хвилин, а зрештою, застрягнеш там на годину. Оскільки різноманітні комп'ютерні зачіпки я досить глибоко, то зараз не на цьому зупинятимуся.

На роботі багато часу забирають курилки. Гаразд, не говоритимемо, скільки зла ця звичка може принести вашому здоров'ю. Але ж курилки часто розглядаються як соціальний фактор– місце, де можна поспілкуватись із колегами. І "спілкуються" там навіть ті, хто сам не курить. Подумайте, чи дійсно ви потребуєте цих розмов. Взагалі, чи конструктивні вони, чи це просто плітки.

Ще до цієї групи можна віднести телевізор та жовту пресу. Невже так важливо знати, хто із зірок розлучається чи одружується? Хіба дана інформаціязробить вас успішнішим? Станьте гурманом у споживанні інформації – беріть лише те, що дійсно вам потрібно, або що приносить вам задоволення.

Той, хто цінує свій час,
завжди думає, потім він його витрачає.

Рада 5 .
Забудьте всі “диво-рецепти“

І насамкінець, найнесподіваніша для вас порада – перестаньте шукати диво-рецепт, як встигати більше.

Такого рецепта просто немає. Фізично ніхто не можевстигнути все. Завжди залишаються якісь справи, що ти не зробив, хоч і хотів. Будь-яка спроба збільшити свою швидкість приведе вас лише до енергетичного виснаження або навіть депресії.

Повірте, успіху досягають лише ті, хто знає, що треба встигнутив першу чергу. Тому ще раз уважно перечитайте всі поради, що дано вище.

Звичайно, вони не вичерпують усіх хитрощів, які допомагають людині стати ефективнішими. Якщо хочете копнути глибше, то уважно вивчіть, як ще можна.

Наприклад, за бажанням "встигати більше" може ховатися низька самооцінка. Така людина кількістю справ намагається довести собі та іншим, що вона щось варта. А коли йому це не виходить, він незадоволений собою. Тому постійно себе лає та карає.

Або людина намагається "крутиться", тому що вона боїться зупинки. Йому здається, що на цьому його життя закінчиться, він втратить сили і енергію. Як правило, це закінчені те, що зовсім не вміють відпочивати.

І якщо ваші причини цього розряду, то, перш ніж збільшувати свою продуктивність, вам треба зайнятися собою, своїм саморозвитком. Перестаньте звертати увагу на чужу думку, підніміть впевненість у собі і, найголовніше, навчитеся помічати всі свої успіхи як великі, так і маленькі. Тоді ви зрозумієте, що ви завжди можете досягти своєї мети. Для цього зовсім не обов'язково зрушувати гори, бо

Досягає успіху зовсім не той,
хто прагне ВСПІВАТИ ВСЕ.

Тест з оцінки
вашої продуктивності

Багатьом людям складно оцінити своє вміння організовувати трудовий процес. І це є закономірним. Потрібні навички не даються нам від народження. Їх треба у собі виробляти. Але для цього треба знати, яких навичок тобі не вистачає. Тоді простіше буде знайти техніки, що допоможуть розвинути потрібні якості.

У цьому вам допоможе чудовий тест «Чи вмієте організовувати свою працю». Це брошура з 8 сторінок, в якій, крім тесту, дано ключі для його розшифровки, а також пояснення до отриманих результатів.

Даний тест дозволить краще зрозуміти, що ж вам заважає досягти успіху, що потрібно змінити і що виробити в собі для цього. Він

• покаже, наскільки ефективно ви можете діяти на вирішення поставлених завдань;
• допоможе визначити, що вам потрібно зробити для отримання більш високих результатів.

Цей тест умовно безкоштовний. Я підготувала його як подарунок у відповідь на грошову підтримку цього сайту. Мене постійно запитують, як можна висловити подяку за мою роботу. Просто. Почастуйте мене чашкою кави. Я його дуже люблю і отримую масу насолоди. А я у відповідь віддячу вам цим тестом.

Щоб отримати даний тест, внесіть 100 руб.на Яндекс-гаманець чи WebMoney. Мешканці України на WebMoney можуть внести гривню ( 50 грн. ).

Номери гаманців:

WebMoney R213267026024 (рублі)
U136906760978 (гривня)

Яндекс-гаманець 410011224648992

При перерахуванні у Примітках вкажіть свою Прізвище та Ім'я.

Після цього:

1. Напишіть мені у Формі зворотнього зв'язку(розділ Контакти), категорія! Фінансові питання».
2. Вкажіть, куди ви перерахували гроші та звідки.
3. Тест вам буде надіслано на e-mail, який ви вкажіть у Формі зворотного зв'язку.

Приділіть всього 10 хвилин часу на саморозвиток і дізнайтеся, як все встигати і бути на висоті!

Воно має приголомшливі властивості зупинятися на місці, коли ми займаємося чимось нудним і нелюбимим, і, буквально наступного дня летіти зі швидкістю кілька сотень кілометрів на секунду, якщо нам весело чи потрібно впоратися з багатьма справами… на жаль…

Мало яка людина не хотіла б придбати такого цінного союзника і навчитися.

Так от уявіть собі, що є люди, що приборкали годинник і їм більше не потрібно піклуватися про те, як усе встигати.

Ну, як же навчитися все встигати?

Була колись у мене колишня колегапо роботі – Настя.

Недурна, активна, виконавча – хороша дівчина.

Але є в неї одна величезна вада, яка заважає і їй, і всьому її колективу: непунктуальність у виконанні справ.

Запара – це власне її друге ім'я, а й неврози від нагромаджених завдань – постійні супутники.

При цьому не можна сказати, що вона просто лінуватися і нічого не хоче робити, це пояснювало б ситуацію Насті.

Вона постійно чимось зайнята і начебто намагається все виконувати, але чогось незмінно не вистачає, щоб усе встигнути!

Я вважаю, що основні проблеми моєї колеги через те, що вона:

1. Не вміє планувати свого часу.
2. Постійно відволікається.
3. Не здатна концентрувати увагу на чомусь одному.
4. Не знає як вести особистий щоденникуспіху.
5. Бере він більше, ніж може подужати.

Як усе встигати: початок!

Навчитися виконувати всі завдання своєчасно так само просто, як і запрограмувати своє життя на успіх.

Люди навіть не здогадуються, що більшість проблем та перешкод у своєму житті вони створюють самі.

Варто виявити лише трохи зусиль і все вийде навіть краще, ніж ви очікували.

Звичайно, лінивці, які не бажають працювати над собою, ніколи не зрозуміють, як усе встигати, і так і будуть борсатися серед невиконаних справ без надії побачити світ наприкінці тунелю.

Як ви знаєте: «Перемогти в будь-якій битві можна лише вибравши правильну зброю!»

Так ось приборкання часу вам потрібно почати з покупки гарного блокнота, ручки та годинника.

Витрата невелика, а ось користь від цього придбання буде величезною.

«Для початку уявіть собі, що година – це не просто одиниця виміру часу. Це товар, який можна обміняти за гроші, освіту, задоволення, здоров'я та інші ресурси. Достатньо лише визначити, що саме вам необхідно.»

Але найголовніше - ви повинні зрозуміти, що людина, яка відчуває себе втомленою і нездоровою, в принципі не зможе працювати продуктивно.

Тому візьміть за правило:

Висипатися:

заповітне правило для 7-8 годин потрібного сну придумано не дурнями.

Правильно харчуватися:

не лише тим, що смачно, а й тим, що корисно.

Свіжі овочі та фрукти мають бути постійними гостями на вашому столі.

Займатися спортом:

фізична активність як підвищує імунітет, а й дає заряд бадьорості.

Списки справ – все ваше!

Я сподіваюся, ви вже купили гарний блокнот та ручку, щоб вести свій щоденник успіху?

Отож: візьміть за звичку ввечері або вранці писати списки справ, які ви плануєте закінчити протягом дня.

Причому не пишіть їх від балди, а біля кожного пункту позначайте час, необхідний для його виконання.

Зробили справу?

Викресліть його зі списку.

Також можна створювати окремі переліки глобальних планів на місяць чи рік.

Поки не закінчили роботу, поборіть бажання залізти у Фейсбук або на сайт УНІАН, скиньте телефонний виклик від подружки, відмовтеся від кави.

Усім цим можна зайнятися у перерві.

Чи не нагрібайте обов'язків більше, ніж зможете потягнути!

У кожної людини є межа її можливостей: у когось вона зовсім маленька, у когось – дуже вражаюча.

Ваше завдання – визначити своє!

Колега Таня може за день написати 5 статей, а ви лише 3, як не намагаєтесь?

Тоді не варто випрошувати у шефа 5 завдань, потім сидіти до півночі, не встигати, нервувати та отримувати наступного дня «наганяку».

Краще виконайте три свої завдання вчасно та якісно!

Підтримуйте порядок на робочому місці!

Навіть якщо ваше робоче місце- Власна квартира, не потрібно перетворювати її на звалище.

По перше, зайві предметивідволікають, по-друге, ви витрачаєте час на те, щоб знайти в цих завалах щось потрібно, по-третє, безладдя розхолоджує і не дає налаштуватися на лад.

Оптимізуйте робочий процес.


Кожну справу, в тому числі і домашню, можна спростити і скоротити час на її виконання, якщо виявити трохи кмітливості.

Ось наприклад, файли, які мені потрібні для роботи щодня, скопійовані в окрему папку, хоча всі електронні документия зберігаю у тематико-хронологічних папках.

Використовуйте сучасні гаджети.

Готуючи обід, ви напевно із задоволенням вдаєтеся до допомоги кухонного комбайна, мультиварки, електром'ясорубки і т.д., а не робите все вручну, марнуючи сили і час.

Такого ж принципу слід дотримуватись у будь-якій справі!

Винагороджуйте себе за успіх.

Зробили швидко та якісно одну справу – попийте чаю зі смачним тістечком, інше – гляньте стрічку новин у Фейсбуці, третє – підіть на прогулянку тощо.

Не тупцюйте на одному місці.

Люди можуть доводити себе до істерики в пошуках тільки їм зрозумілої досконалості.

Пам'ятайте, що найкраще – ворог гарного.

Не варто зациклюватись на якихось дурних ідеалах, якщо це гальмує ваше просування вперед.

Чи не накопичуйте невиконані справи.

Забудьте про фразу: "Зроблю завтра!".

Сьогодні - це сьогодні, і все заплановане ви повинні встигнути закінчити до півночі.

Якщо щодня щось відкладати, то рано чи пізно лавина невиконаних завдань вас накриє.

Не бійтеся просити допомоги.

Іноді через гордість (чи дурість?) ми боїмося звертатися навіть до найближчих людей за допомогою.

Якщо ви не встигаєте, то попросіть маму приготувати вечерю, чоловіка забрати дитину з саду, подругу-колегу відповісти на дзвінок від клієнта і т.д.

від відомого відеоблогера Павла Багрянцева:

"Як усе встигати і вести одночасно безліч проектів?"

Ви можете випробувати їх усі і вибрати для себе найбільш оптимальні, можете комбінувати ці поради, а можете придумати щось своє.

Головне – почати діяти, а не просто щодня стогнати: Як все встигати?!».

Корисна стаття? Не пропустіть нові!
Введіть e-mail та отримуйте нові статті на пошту

Вчора я перетнула два кордони, завершила три поточного проектуз клієнтами, уклала угоду з великими перспективами, а ввечері вечеряла вдома зі своєю другою половинкою.

Я працюю 25 годин на тиждень, сплю по вісім годин на день, не складаю розклад і все ще примудряюся робити набагато більше речей, ніж коли я була приклеєна до офісного столу по 60 з лишком годин на тиждень.

Я далеко не надлюдина. Все, що описано вище, просто наочний приклад.

Чи бачите, будучи незалежною від місця і працюючи на себе більше року, я отримала кілька цінних уроків ефективності та управління власним часом.

Нижче – список лайфхаків, які можуть здатися дуже простими. Однак, як тільки ви дійсно випробуваєте їх, ви помітите, що ваші справи займають дедалі менше часу.

1. Користуйтесь перевагами ефекту Зейгарник

Мозок має настирливу вбудовану функцію постійно нагадувати про справи, які ви залишили незакінченими, таким чином підштовхуючи вас доробити завдання. Це і є і він допоможе вам завершити справи, які ви вже почали.

Неважливо, подобається вам завдання, яке потрібно вирішити чи ні, зробіть принаймні один крихітний крок до неї.

Зіткнулися з творчою кризою та не можете писати? Відкрийте порожній файл і почніть друкувати будь-що - що вам подобається. Потрібно розпочати планувати весілля? Почніть із пошуку весільного букета. Потрібно завтрашнього днярозробити маркетингову стратегію компанії? Запишіть пару ідей на відео для початку.

У 99% випадків ви працюватимете над завданням до переможного кінця.

2. Використовуйте інструменти для управління проектами (не лише для робочих справ)

Нашому мозку не подобаються складні завдання. Коли він стикається з будь-якою абстрактним завданням, Скажімо «придумати щомісячну маркетингову кампанію», він негайно занурюється і воліє зайнятися легкими звичними справами.

Ось чому необхідно розділити кожну велику справу на кілька простих, крихітних, досяжних кроків.

Тут інструменти для управління проектами набувають важливе значення. Ви ж не хочете пропустити жодних важливих кроківправильно?

Існує безліч і безкоштовних, і платних додатків для управління особистими проектами. Мені найбільше подобається візуальний підхід до управління Casual.

Особливо чудово в цьому додатку те, що ви можете структурувати інформацію так, як вона спадає вам на думку - у вигляді взаємозв'язків, а не лінійно. Значить, замість малювання лінійного покрокового плануВи можете створити докладну картину проекту з кількома потоками дій, що відбуваються одночасно або одна за одною. (Докладніше про майндмеппінгу та інструменти для нього).

Іншими словами, ви малюєте наочну карту, яка дозволяє вам окинути весь проект одним поглядом плюс допомагає робити невеликі кроки, що ведуть до вашої мети.

Ось приклад такого проекту:

Чому такий наочний підхід відмінно працює для мене (і, можливо, підійде для роботи і вам):

1. Ви завжди знаєте, який крок має бути наступним, тому не залишаєте собі навіть шансу для прокрастинації.
2. У вас є велика ясна картина своїх цілей, зрозумілих з одного погляду.
3. Спланувати цілий проект так само просто, як і намалювати його на папері (що я й робила раніше), а скористатися планом набагато зручніше.
4. Якщо ви працюєте у команді, завжди буде зрозуміло, що вже зроблено, а що робиться зараз. Це означає, що буде менше помилок та пропущених дедлайнів.

Інші популярні інструменти, якими мені сподобалося користуватися: Basecamp, Podio, та Microsoft Project.

3. Змінюйте свої звички

Сьогодні легко знайти інформацію про те, як встигати робити всі свої справи, але чи багато хто з вас застосовують ці поради на практиці? Я теж була в цьому човні.

У всіх нас є звички, і змінити їх дуже добре. Проте одне розумне вирішення цієї проблеми можна виявити в книзі Чарльза Дахігга (Charles Duhigg). Автор називає його циклом звички. Якщо коротко, звичка складається з трьох компонентів: подразник («спусковий гачок», який передує звичній поведінці), звична поведінка(фактичне повторення дії) та нагорода (зовнішня та внутрішня нагорода, яку ви отримуєте за виконання звичної дії).

Зараз погана новина- на подразники ви не можете вплинути. Хороша новина- Ви можете змінити звичну поведінку.

Рішення – запланувати, що потрібно зробити в мережах та медіа, за ніч до цього. Встановити для себе точний час, коли це робити, і робити це кожен день.

Такий підхід застосовується для будь-яких подразників, які призводять до негативної поведінки.

Щоразу, коли ви виконаєте ваше нове звична діяпереконайтеся, що ви нагородили себе за це. Придумайте для себе ритуал, який допоможе вам передбачати свою негативну поведінку, наприклад бездумний веб-серфінг, витрати грошей або поїдання солодощів, і щоразу, коли вам вдається цього уникнути, нагороджуйте себе чимось приємним.

Повторювати 21 день, доки нова звичка не прилипне.

Близько 50 років тому нейрофізіолог Натаніел Клейтман (Nathaniel Kleitman) виявив, що наше тіло переходить від піку активності до спаду кожні 90 хвилин протягом дня. Цей феномен також відомий як ультрадіанний ритм. Простіше кажучи, ми можемо бути продуктивними лише протягом 90 хвилин.

Що відбувається через 90 хвилин? Ми починаємо шукати додаткове паливо у вигляді кофеїну, солодких батончиків чи власних гормонів стресу: адреналіну, норадреналіну та кортизолу. У цей момент ми втрачаємо зосередженість, перестаємо думати ясно і бачити цілісну картину.

Мій вчорашній день пройшов так: я дісталася аеропорту і працювала в кав'ярні 90 хвилин до посадки (там не було Wi-Fi), під час польоту подивилася фільм і знову повернулася до роботи в поїзді зі Швейцарії до Франції. Коли я опинилася вдома, я швидко перевірила вхідні, повечеряла та попрацювала ще 90 хвилин.

В результаті лише за 4,5 години я зробила більшу частинуроботи, на яку раніше я витратила б 8-годинний робочий день.

5. Розставляйте пріоритети до останнього

Один керівник із Пентагону блискуче сформулював суть цієї поради:

Спочатку я складаю список пріоритетів: перший, другий, третій і таке інше. І тоді викреслюю все, що нижче за третє.

Це золоте правилодля будь-кого щоденного спискузадач. Усі завдання після третьої переносьте наступного дня.

Не можете визначити, які завдання важливіші?

1. Подумайте, чи є залежність між завданнями.Чи можна зробити крок A, не роблячи кроку B? Якщо ні, то завдання B важливіше. Вибирайте ті завдання, які впливають на подальший успіх.
2. Використовуйте матрицю рішень.

Все, що знаходиться у правому верхньому кутку, Варто відзначити ярликом «Зроби це зараз». Завдання з великою віддачею, які складно зробити, потрібно перемішувати з іншими менш складними. Завдання з невеликою віддачею, які легко зробити варто делегувати.

Для мене надпродуктивне місце роботи – аеропорти та літаки. Насправді, я частіше вибираю рейси з пересадкою, ніж прямі (вони, до всього іншого, дешевше мінімум на 100 доларів), і намагаюся закінчити якнайбільше справ у дні, коли я в дорозі, а не коли працюю з дому.

А зараз дозвольте мені пояснити.

У вас є суворо обмежений час(до вильоту або до посадки) та обмежений безкоштовний Wi-Fi. Це означає, що ви можете працювати спринтами по 90 хвилин, щоб залишатися на піку продуктивності.

Вам нема на що відволікатися, коли ви сидите в літаку: ваш телефон вимкнений, і залишається тільки чиста ефективна робота, яку необхідно виконати за обмежений час. Я часто намагаюся відтворити схожу атмосферу вдома: відключаю інтернет і 90 хвилин роблю свою роботу, не відволікаючись ні на що інше.

Підведемо підсумки. Ось план, як встигати більше, а працювати менше:

1. Зробіть перший крок у вашій справі та дозвольте ефекту Зейгарник допомогти вам завершити його.
2. Використовуйте інструменти для управління проектами, щоб чітко уявляти, що потрібно зробити, і завжди бути зосередженим.
3. Відстежуйте свої подразники та перетворіть їх на позитивні звички.
4. Розставляйте пріоритети та працюйте над найважливішими завданнями.
5. Усуньте все, що відволікає вас. Наприклад, влаштуйте собі "аеропортовий день".